Handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Sida 1 (1) Diarienr NF 2017/ Sociala nämndernas förvaltning Berit Johansson Epost: berit2.johansson@vasteras.se Kopia till Nämnden för personer med funktionsnedsättning Handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning Förslag till beslut Nämnden för personer med funktionsnedsättning beslutar 1. Revidera handlingsplanen för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning enligt förvaltningens förslag 2. Ge förvaltningen i uppdrag att påbörja upphandling av boendena Välljärnsgatan, Trossbacken och Havsmannen under Ge förvaltningen i uppdrag att verkställa de upphandlingar respektive beställningar som finns i översiktsbilagan. Ärendebeskrivning Handlingsplanen för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning behöver revideras på grund av ändring i upphandlingslagstiftningen. Den 1 januari 2017 trädde den nya lagen om offentlig upphandling i kraft. Lagen är anpassad utifrån gällande EU direktiv. Med det som bakgrund behöver handlingsplanen som beskriver lagstiftning, förutsättningar och strategi revideras. Förutom detta behöver nämnden besluta om vilka verksamheter, inom nämndens område, som ska upphandlas respektive läggas som uppdrag till egenregin fram till och med Förvaltningen har tagit fram förslag till revidering av handlingsplanen och förslag på verksamheter som upphandlas respektive beställs av egenregin.

2 DDiare Diarienr 2017/00011-NF DnrDnr Handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning Antagen av nämnden för personer med funktionsnedsättning Reviderad program policy handlingsplan riktlinje

3 program uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad policy handlingsplan uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen och fastställda mål på olika nivåer i organisationen riktlinje säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande i koncernen Västerås stad 2

4 Innehåll Handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning 1 Västerås stads organisation 4 Syfte med handlingsplanen 4 2. Egenregin/kommunal utförare 5 Beställningar till egenregin 5 Myndighetsutövning 5 3. LOU (2016:1145) Lag om offentlig upphandling 5 Upphandlingsdokumentet 6 Sekretess vid upphandling 6 Tilldelningsbeslut 6 4. LOV (2008:962) Lag om valfrihetssystem 7 Förfrågningsunderlaget 7 Kontinuerlig kontraktsskrivning 7 5. Samverkan med civilsamhället 7 6. Uppföljningar 7 7. Strategi för beställning, upphandling och konkurrensutsättning 8 3

5 1. Inledning Nämnden för personer med funktionsnedsättning har utarbetat en handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning. Handlingsplanen vilar på kommunens övergripande styrdokument. I dessa ingår exempelvis inköps- och upphandlingspolicy och näringslivsprogrammet som beslutats av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen har beslutat om riktlinje för hållbarhetskrav i upphandlingar. Det innebär att krav på sociala, etiska, - och miljöhänsyn ska ställas i proportion till det som upphandlas. Västerås stads organisation Sedan början av 1990-talet har Västerås stad varit organiserad i en så kallad beställar-/utförarmodell. Staden har därefter förändrat organisationen och nu är det enbart vård och omsorgsdelen som fortfarande är en beställar-/utförarmodell. De utförarorganisationer som finns för vård och omsorg är de kommunala utförarna Västerås stad Vård och Omsorg och Skultuna kommundelsförvaltning eller privata aktörer. En central uppgift för nämnden är att beställa och upphandla verksamhet inom sina verksamhetsområden. Syfte med handlingsplanen Inom offentlig verksamhet gäller att driften av verksamheter antingen beställs, upphandlas eller konkurrensutsätts. Beställa driften av en verksamhet kan enbart göras till egenregin 1, det strider inte mot LOU och kan heller inte överprövas eller ge skadestånd. Upphandling är ett alternativ till beställning och vid upphandling kan även egenregin lägga bud, såvida inte nämnden beslutat att egenregin inte ska delta. Konkurrensutsättning innebär att utsätta egenregin för konkurrens vid den/de verksamheter där de sköter driften. Innan beslut om upphandling eller konkurrensutsättning av egenregin fattas ska en bedömning göras för att säkerställa att strategisk eller speciellt viktig verksamhetskompetens behålls. Handlingsplanen ska: Stödja nämnden gällande beställningar, upphandlingar, konkurrensutsättning av verksamhet Tydliggöra avsikten med konkurrensutsättning Möjliggöra en god planering av verksamheten Bidra till en god ekonomisk hushållning Bidra till en mångfald av utförare och en god näringslivsutveckling Beskriva olika former för beställning/upphandling/avtalsuppföljning 1 Västerås stad Vård och Omsorg och Skultuna kommundelsförvaltning 4

6 2. Egenregin/kommunal utförare Nämnden för personer med funktionsnedsättning, beställarnämnd, ger uppdrag till utförarstyrelsen Västerås stad Vård och Omsorg eller Skultuna kommundelsförvaltning att utföra den verksamhet som nämnden beslutat att staden själv ska utföra. Beställningar till egenregin Beställningar av uppdrag görs på ett eller flera år. Det är beroende på vad för slags verksamhet det gäller. Boenden läggs oftast på flera år medan den öppna verksamheten har allt från ett år och uppåt. Beställningar med fleråriga avtalstider, motsvarande de som upphandlas, bör göras av verksamhet inom egenregin där goda kvalitetsresultat och kostnadseffektivitet har uppvisats under flera år för att uppnå en god ekonomisk hushållning. Nämnden lägger beställningar till egenregin där de bedömer att det är viktigt att staden behåller driften för att behålla kompetensen eller att verksamheten är för liten, tillfällig eller av särskild karaktär som gör att upphandling inte är lämplig. Vid effektiviseringar är egenregin den part som nämnden kan förhandla med, upphandlade verksamheter är bundna till avtal/kontrakt. Myndighetsutövning Myndighetsutövning kan endast bedrivas i kommunal regi. Den kan bestå av till exempel biståndshandläggning samt utredning av individärenden som leder till insatser. Kännetecknande för all myndighetsutövning är att det rör sig om beslut eller andra åtgärder som ytterst är uttryck för samhällets maktbefogenheter i förhållande till medborgarna. Det behöver dock inte vara åtgärder som medför förpliktelser för enskilda, utan myndighetsutövning kan även vara ett gynnande beslut. Karakteristiskt för myndighetsutövning är dock att den enskilde befinner sig i ett slags beroendeförhållande, samt att saken ensidigt avgörs genom beslut av myndigheten. 3. LOU (2016:1145) Lag om offentlig upphandling Offentlig upphandling är lagstyrt och skälet till det är att myndigheter i sina upphandlingar ska använda offentliga medel optimalt, ha goda kunskaper om marknaden och använda konkurrensen på aktuell marknad. Ett ytterligare skäl till lagen är att leverantörerna ska kunna konkurrera på samma villkor i varje upphandling. Lagen är tvingande, vilket innebär att kommunen vid varje upphandling eller inköp, ska följa regelverket. I lagen betraktas kommunen som en upphandlande enhet. Direktupphandling får användas om värdet är lågt, eller om det föreligger synnerliga skäl som brådskar och som beror på omständigheter som inte kunnat förutses och som inte beror på den upphandlande enheten. 5

7 Upphandlingsdokumentet Inför en upphandling måste nämnden besluta 2 om ett upphandlingsdokument. Nämnden har möjlighet att ställa kvalitetskrav och krav på viss profil eller inriktning för den verksamhet som ska upphandlas. Det ska även tydligt framgå hur nämnden avser att utvärdera anbuden. Vid varje upphandling/konkurrensutsättning måste beslut om vem som tilldelas kontrakt göras utifrån det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten. Vilket som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska utvärderas på någon av följande grunder: Bästa förhållande mellan pris och kvalitet Kostnad Pris Bästa förhållande mellan pris och kvalitet används när andra aspekter än pris värderas. Till exempel leveranstid, driftkostnader, kostnadseffektivitet, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper. Tilldelningskriterierna ska viktas, om de inte kan viktas, ska de beaktas genom en prioritetsordning. Kostnad innebär att en bedömning ska göras i fråga om kostnadseffektivitet. I bedömningen ingår till exempel en analys av kostnaderna under livscykeln för tjänsten. Pris innebär beskrivning av vad som ska ingå och hur leverantörerna ska ange priset, t.ex. totalt pris för hela uppdraget, pris per månad eller pris per timme. Kvalitet beaktas genom relevanta krav. Sekretess vid upphandling Vid offentlig upphandling råder som huvudregel absolut sekretess fram till dess att nämnden beslutat att tilldela avtalet till en viss leverantör eller anbuden dessförinnan offentliggjorts. Detta innebär att uppgifter som rör anbud inte i något fall får lämnas till någon annan än den som lämnat anbudet eller erbjudandet innan alla anbud offentliggjorts eller beslut om leverantör och anbud fattats eller när upphandlingen avslutats. Tilldelningsbeslut När förvaltningen är klar med utvärderingen av anbuden tar nämnden del av utvärderingen och beslutar 3 om vilken/vilka anbudsgivare som ska tilldelas avtalet. En omedelbar justering av beslutet görs så att underrättelse snarast kan lämnas till samtliga anbudsgivare. Det gäller även vid beslut om att avbryta upphandlingen eller göra om den. I och med att samtliga anbudsgivare underrättats om beslutet om tilldelning hävs den absoluta sekretessen. Det gäller även om upphandlingen avbryts eller görs om. 2 Nämnden kan delegera detta till förvaltningschefen 3 Nämnden kan delegera detta till förvaltningschefen 6

8 4. LOV (2008:962) Lag om valfrihetssystem Lag om valfrihetssystem (LOV) reglerar vad som ska gälla för de kommuner som vill konkurrenspröva kommunala verksamheter genom att överlåta valet av utförare av stöd, vård- och omsorgstjänster till brukaren eller patienten. LOV är ett alternativ till upphandling enligt Lag om offentlig upphandling (LOU). Det är ett regelverk som beskriver hur valfrihet kan möjliggöras genom att erbjuda alternativa leverantörer att leverera välfärdstjänster. Förfrågningsunderlaget Nämnden beslutar om ett förfrågningsunderlag för LOV-tjänster. Alla berörda leverantörer som kommer in med en ansökan om att bli godkända leverantörer och som uppfyller förfrågningsunderlagets krav ska godkännas 4 och kontrakteras och blir då leverantörer i ett valfrihetssystem. Det kan gälla till exempel boendestöd, ledsagarservice, avlösarservice eller andra verksamheter som nämnden bedömer lämpliga att omfattas av LOV. Kontinuerlig kontraktsskrivning Förfrågningsunderlagen annonseras löpande på valfrihetswebben ( och kontraktering sker kontinuerligt. Valfrihetssystemet innebär att den enskilde kan välja vilken leverantör den önskar för tjänsten. Det skapar även möjlighet för privata företag och organisationer att utföra tjänster som kommunen tidigare utfört. 5. Samverkan med civilsamhället Utöver upphandling och beställning av egenregin kan utvecklandet av partnerskap med civilsamhället vara ett alternativ. Grundförutsättningen för ett sådant partnerskap är att det inte inkräktar på en redan etablerad marknad och att finansieringen är ömsesidig mellan kommun och civilsamhälle. Partnerskap är alltjämt relativt oprövad juridiskt Organisationer inom det civila samhället är en viktig part i såväl välfärds- som utvecklingssatsningar och utgör en potential som förnyare och utvecklare av välfärden. När en ny verksamhet, eller tidigare bedriven, ska utvecklas och metoder och praktik är okända eller oprövade kan partnerskap vara ett alternativ. Partnerskapet är en överenskommelse som någon del av civilsamhället gör med en skattefinansierad offentlig organisation, vilket kan vara kommun, landsting eller staten. 6. Uppföljningar Det är viktigt att de krav som ställs i avtalen/kontrakten efterföljs och upprätthålls. Uppföljning är ett viktigt instrument för kommande upphandlingar både för nämnden och för den utförare som vunnit upphandlingen (LOU)/blivit godkänd (LOV). Nämnden följer kontinuerligt upp hur utföraren följer avtalet/kontraktet. 4 Nämnden har delegerat detta till förvaltningschefen 7

9 Uppföljning av avtal/kontrakt/uppdrag görs i alla verksamheter oavsett om de drivs av kommunala eller icke kommunala utförare. Uppföljning görs genom kontroll av hur systematik tillämpas i verksamheten, besök i verksamhet, genomgång av verksamhetsberättelser, kontroll av avvikelserapporteringar, anmälningar enligt Lex Sarah och Lex Maria m.m. Vid allvarliga eller omfattande klagomål på verksamheter görs uppföljningar omgående. Ekonomisk uppföljning i form av kontroller med skatteverket sker kontinuerligt. Verksamheter kan även följas upp externt av oberoende granskare på uppdrag av kommunen. Uppföljningarna redovisas till nämnden periodvis, enligt plan eller där uppföljning påkallats på grund av omfattande brister. Formerna för uppföljning sker genom introduktionssamtal vid nya avtal/kontrakt/uppdrag. Kvalitetssäkringssamtal genomförs inom cirka ett år från start. Därefter sker uppföljning minst en gång under överenskommen tid för avtal/kontrakt/uppdrag. Dessa former kan komma att förändras i samband med att nämnden arbetar fram en riktlinje för uppföljning enligt beslut av kommunfullmäktige, Program för uppföljning av utförare av kommunal verksamhet, diarienummer 2016/00930-KS. 7. Strategi för beställning, upphandling och konkurrensutsättning Beställning av egenregin görs företrädesvis där uppdragstiden för driften av verksamheten kan variera beroende på andra inverkande faktorer samt där strategisk viktig kompetens inom staden behöver säkerställas. Det är en fördel om egenregin ansvarar för driften inom flera av verksamhetsområdena där nämnden även har andra utförare. Det går då att jämföra stadens effektivitet och kostnad gentemot andra utförare. Nyproducerad verksamhet som av olika skäl inte kan definieras eller där verksamhet kommer att pågå i projektform kan övervägas att beställas av egenregin. Upphandling passar där driften av verksamheten finns över längre tid och där det inte förkommer någon myndighetsutövning. Lämpligt för tidigare upphandlad verksamhet och för nyproducerad verksamhet där nämnden eftersträvar nytänkande av till exempel tjänster eller teknik. Konkurrensutsättning av egenregin kan vara ett alternativ där verksamheten presterar låga kvalitetsresultat och/eller inte är kostnadseffektiv eller som ett alternativ då ny inriktning eller innovativa idéer efterfrågas. Lag om valfrihetssystem kan användas om nämnden vill konkurrenspröva verksamheter genom att överlåta valet av utförare av stöd, vård- och omsorgstjänster till den enskilde. Valfrihetssystem är ett alternativ till upphandling enligt lagen om offentlig upphandling. 8

10 Översikt upphandling LOU, LOV och beställningar Uppdaterad Upphandlade bostäder Utförare Intro.samtal Kval.samtal Uppföljning Avtal fr.o.m Avtal t.o.m Notering Rönnbergastigen, LSS GB Attendo care Tråddragargatan 52, LSS GB Attendo care Kvistbergavägen LSS GB TGS Källbovägen LSS GB TGS Gotlandsgatan LSS GB Nytida år Lokes väg LSS GB Nytida år Ruagatan LSSGB Nytida år Skulptörvägen LSS GB Nytida år Traktorgatan LSS GB Nytida år Tågengatans LSS GB Indies år Plåtslagargatan 1 A LSS GB Indies år Hundaregatan LSS GB Indies år Triangelnätsvägen LSS GB Indies år Lavegatan LSS GB Indies år Skälbygatan 169 LSS GB Indies år Skälbygatan 173 LSS GB Indies år Trossbacken LSS GB Upphandling 2017 Havsmannen LSS GB Upphandling 2017 Upphandlat drivs av egenregin Introsamtal Kval.samtal Uppföljning Avtal fr.o.m Avtal t.o.m Notering Välljärnsgatan LSS GB/HW Västerås VO Utmarksgatan LSS GB/HW Västerås VO år Direktbeställda bostäder Utförare Introsamtal Kval.samtal Uppföljning Fr o m T o m Notering Rallarvägen Västerås VO Vetterslundsgatan Västerås VO Lillhäradsvägen 20 A-B LSS Västerås VO Lillhäradsvägen 20 C-F LSS Västerås VO Lillhäradsvägen 20G LSS Västerås VO Svarvargatan 13 SoL Västerås VO Svarvargatan 15 SoL Västerås VO Svarvargatan extra hus SoL Västerås VO Plåtslagargatan 1B SoL Västerås VO Karlfeldtsplatsen SoL Västerås VO Knutsgatan SoL Västerås VO Flugsnappargatan 26 SoL Västerås VO Tråddragargatan 48, vån 1 LSS GBVästerås VO Tråddragargatan 48, vån 2 LSS GBVästerås VO Rönnoxelgatan LSS GB Västerås VO Skogsduvevägen LSS GB Västerås VO Välljärnsg Bäckbysk. LSS GB Västerås VO Gästrikevägen LSS GB Västerås VO Skallbergsgatan LSS SB Västerås VO Grön = Avtal/kontrakt löper Rosa = Bedöms ej få tillstånd av IVO alt LSS- översyn Orange = Bedöms kunna få tillstånd av IVO Gul = Beslut förnyad upphandling

11 Översikt upphandling LOU, LOV och beställningar Uppdaterad Solbergagatan LSS SB Västerås VO Släggargatan LSS SB Västerås VO Vildrosgatan LSS SB Västerås VO Malmabergsgatan LSS SB Västerås VO Knutgatan 7 lgh (Herrgärdet) SoL Västerås VO Lövsångargården 3 lgh SoL Västerås VO Plåtverksgatan SoL Västerås VO Origovägen LSS GB Västerås VO Sigfrid Edströms gata A LSS GB Västerås VO Sigfrid Edströms gata B LSS GB Västerås VO Kartbladsvägen LSS GB VVästerås VO Forntidsgatan 2 A LSS GB Västerås VO Uppföljt Forntidsvägen 2 B LSS GB Västerås VO Uppföljt Aluminiumvägen,1 LSS GB Skultuna Aluminiumvägen, 2 LSS GB Skultuna Höstvägen LSS GB Skultuna IVO tillsyn Skogsgårdsvägen SoL Skultuna Flisavägen SoL Västerås VO Knotavägen SoL Västerås VO Rekylgatan SoL Västerås VO Hagabergsgatan LSS GB Västerås VO Lundagatan LSS GB Västerås VO Vallbygränd + extra hus LSS GB Västerås VO Naddenvägen LSS GB Västerås VO Gråsparvsvägen LSS GB Västerås VO Öster Mälarstrand (LSS) Västerås VO Hammarbacksvägen LSS GB Västerås VO Emausgatan Västerås VO Lillhäradsvägen 26 SoL Västerås VO Korttidsplatser LSS Utförare Introsamtal Kval.samtal Uppföljning Fr o m T o m Notering Drevet Västerås VO Vår Kaptensvillan Västerås VO Vår Labradoren Västerås VO Vår Hörntorpet Västerås VO Vår Sigtunagatan Västerås VO Vår Rotorvägen Västerås VO Vår Freja Västerås VO Vår Benvägen Västerås VO Vår Personlig assistans, Ickeval Leverantör Introsamtal Kval.samtal Uppföljning Fr o m T o m Notering Grön = Avtal/kontrakt löper Rosa = Bedöms ej få tillstånd av IVO alt LSS- översyn Orange = Bedöms kunna få tillstånd av IVO Gul = Beslut förnyad upphandling

12 Översikt upphandling LOU, LOV och beställningar Uppdaterad Nordisk Hem&LSS Alfema Assistansbolaget LSS assistans AB Eskilstuna Omsorg o Behandling AB RO Omsorg Assistans AB Aktivia Assistans AB Basansvar vikarieanskaffning, leverantö Introsamtal Kval.samtal Uppföljning Fr o m T o m Notering Humana Årligen LOV DV LSS, leverantör Introsamtal Kval.samtal Uppföljning Fr o m T o m Notering Västerås stad Vård och Omsorg Delvis 2013, 2016, Kopparbruket, Skultuna 2013, shåppen, Skultuna 2013, Dra ó Thea 2013, Conexi 2013, Misa 2013, Attendo LSS Personstöd Mälardalen AB LOV Boendestöd, leverantör Introsamtal Kval samtal Uppföljning Kontrakt fr o m Kontrakt t o m Notering Aros Stödgrupp Attendo Framtidens Omsorg Humana OmsorgsCompaniet Personstöd Mälardalen Skultuna kommundel Viskos Västerås stad TGS Olivia Hemstjänst AB apr-17 Höst LOV Ledsagar/Avlösarservice, leverantör Introsamtal Kval.samtal Uppföljning Kontrakt fr o m Kontrakt t o m Notering Alfema Care AB Höst Framtidens Omsorg Höst Assistansbolaget Höst Humana Höst OmsorgsCompaniet Höst Personstöd Mälardalen Höst Skultuna kommundel Höst Grön = Avtal/kontrakt löper Rosa = Bedöms ej få tillstånd av IVO alt LSS- översyn Orange = Bedöms kunna få tillstånd av IVO Gul = Beslut förnyad upphandling

13 Översikt upphandling LOU, LOV och beställningar Uppdaterad Viskos Höst Västerås stad Höst TGS Höst Övriga verksamheter Introsamtal Kval samtal Uppföljning Uppdrag fr o m Uppdrag t o m Notering Kultur och Fritid Rondellen, VVO Café Pilen, VVO Träffpunkt Åttan, SKD Personligt ombud, VVO Telefonjour, SKD Grön = Avtal/kontrakt löper Rosa = Bedöms ej få tillstånd av IVO alt LSS- översyn Orange = Bedöms kunna få tillstånd av IVO Gul = Beslut förnyad upphandling