Handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning

Transkript

1 Diarienr 2017/ nternati Handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning Antagen av äldrenämnden Reviderad program policy handlingsplan riktlinje

2 Handlingsplan program policy handlingsplan riktlinje uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen och fastställda mål på olika nivåer i organisationen säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande i koncernen Västerås stad

3 Innehåll Handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning 1 Västerås stads organisation 4 Syfte med handlingsplanen 4 2. Egenregin/kommunal utförare 5 Beställningar till egenregin 5 Myndighetsutövning 5 3. LOU (2016:1145) Lag om offentlig upphandling 5 Sekretess vid upphandling 6 Tilldelningsbeslut 6 4. LOV (2008:962) Lag om valfrihetssystem 6 Förfrågningsunderlaget 7 Kontinuerlig kontraktsskrivning 7 5. Samverkan med civilsamhället 7 6. Uppföljningar 7 7. Strategi för beställning och upphandling 8 3

4 1. Inledning Äldrenämnden har utarbetat en handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning. Handlingsplanen vilar på kommunens övergripande styrdokumenten. I dessa ingår exempelvis inköpsoch upphandlingspolicy och näringslivsprogrammet som beslutats av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen har under våren 2015 beslutat om riktlinje för hållbarhetskrav i upphandlingar. Det innebär att krav på sociala, etiska, - och miljöhänsyn ska ställas i proportion till det som upphandlas. Västerås stads organisation Sedan början av 1990-talet har Västerås stad varit organiserad i en så kallad beställar-/utförarmodell. Staden har därefter förändrat organisationen och förnärvarande är det enbart vård och omsorgsdelen som är en beställar-/utförarorganisation. De utförarorganisationer som finns för vård och omsorg är de kommunala utförarna Västerås stad vård och Omsorg och Skultuna kommundelsförvaltning eller privata aktörer. En central uppgift för nämnden är att beställa och upphandla verksamhet inom sina verksamhetsområden. Syfte med handlingsplanen Inom offentlig verksamhet gäller att driften av verksamheter antingen beställs, upphandlas eller konkurrensutsätts. Beställa driften av en verksamhet kan enbart göras till egenregin 1, det strider inte mot LOU och kan heller inte överprövas eller ge skadestånd. Upphandling är ett alternativ till beställning och vid upphandling kan även egenregin lägga bud, såvida inte nämnden beslutat att egenregin inte ska delta. Konkurrensutsättning innebär att utsätta egenregin för konkurrens vid den/de verksamheter där de sköter driften. Innan beslut om upphandling eller konkurrensutsättning av egenregin fattas ska en bedömning göras för att säkerställa att strategisk eller speciellt viktig verksamhetskompetens behålls. Handlingsplanen ska: Stödja nämnden gällande beställningar, upphandlingar, konkurrensutsättning av verksamhet Tydliggöra avsikten med konkurrensutsättning Möjliggöra en god planering av verksamheten Bidra till en god ekonomisk hushållning Bidra till en mångfald av utförare och en god näringslivsutveckling Beskriva olika former för beställning/upphandling/avtalsuppföljning 4

5 2. Egenregin/kommunal utförare Äldrenämnden, beställarnämnd, ger uppdrag till utförarstyrelsen Västerås stad Vård och Omsorg eller Skultuna kommundelsförvaltning att utföra den verksamhet som nämnden beslutat att staden själv ska utföra. Beställningar till egenregin Beställningar av uppdrag görs på ett eller flera år. Det är beroende på vad för slags verksamhet det gäller. Boenden läggs oftast på flera år medan den öppna verksamheten har allt från ett år och uppåt. Beställningar med fleråriga avtalstider, motsvarande de som upphandlas, bör göras av verksamhet inom egenregin där goda kvalitetsresultat och kostnadseffektivitet har uppvisats under flera år för att uppnå en god ekonomisk hushållning. Nämnden lägger beställningar till egenregin där de bedömer att det är viktigt att staden behåller driften för att behålla kompetensen eller att verksamheten är för liten, tillfällig eller av särskild karaktär som gör att upphandling inte är lämplig. Vid effektiviseringar är egenregin den part som nämnden kan förhandla med, upphandlade verksamheter är bundna till avtal/kontrakt. Myndighetsutövning Myndighetsutövning kan endast bedrivas i kommunal regi. Den kan bestå av till exempel biståndshandläggning samt utredning av individärenden som leder till insatser. Kännetecknande för all myndighetsutövning är att det rör sig om beslut eller andra åtgärder som ytterst är uttryck för samhällets maktbefogenheter i förhållande till medborgarna. Det behöver dock inte vara åtgärder som medför förpliktelser för enskilda, utan myndighetsutövning kan även vara ett gynnande beslut. Karakteristiskt för myndighetsutövning är dock att den enskilde befinner sig i ett slags beroendeförhållande, samt att saken ensidigt avgörs genom beslut av myndigheten. 3. LOU (2016:1145) Lag om offentlig upphandling Offentlig upphandling är lagstyrt och skälet till det är att myndigheter i sina upphandlingar ska använda offentliga medel optimalt, ha goda kunskaper om marknaden och använda konkurrensen på aktuell marknad. Ett ytterligare skäl till lagen är att leverantörerna ska kunna konkurrera på samma villkor i varje upphandling. Lagen är tvingande, vilket innebär att kommunen vid varje upphandling eller inköp, ska följa regelverket. I lagen betraktas kommunen som en upphandlande enhet. Direktupphandling får användas om värdet är lågt, eller om det föreligger synnerliga skäl som brådskar och som beror på omständigheter som inte kunnat förutses och som inte beror på den upphandlande enheten. Upphandlingsdokument Inför en upphandling måste nämnden besluta 2 om ett upphandlingsdokument. Nämnden har möjlighet att ställa kvalitetskrav och krav på viss profil eller inriktning för den verksamhet som ska upphandlas. Det ska även tydligt framgå hur nämnden avser att utvärdera anbuden. 2 Nämnden kan delegera detta till förvaltningschefen 5

6 Vid varje upphandling/konkurrensutsättning måste beslut om vem som tilldelas kontrakt göras utifrån det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten. Vilket som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska utvärderas på någon av följande grunder: Bästa förhållande mellan pris och kvalitet Kostnad Pris Bästa förhållande mellan pris och kvalitet används när andra aspekter än pris värderas. Till exempel leveranstid, driftkostnader, kostnadseffektivitet, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper. Tilldelningskriterierna ska viktas, om de inte kan viktas, ska de beaktas genom en prioritetsordning. Kostnad innebär att en bedömning ska göras i fråga om kostnadseffektivitet. I bedömningen ingår till exempel en analys av kostnaderna under livscykeln för tjänsten. Pris innebär beskrivning av vad som ska ingå och hur leverantörerna ska ange priset, t.ex. totalt pris för hela uppdraget, pris per månad eller pris per timme. Kvalitet beaktas genom relevanta krav. Sekretess vid upphandling Vid offentlig upphandling råder som huvudregel absolut sekretess fram till dess att nämnden beslutat att tilldela avtalet till en viss leverantör eller anbuden dessförinnan offentliggjorts. Detta innebär att uppgifter som rör anbud inte i något fall får lämnas till någon annan än den som lämnat anbudet eller erbjudandet innan alla anbud offentliggjorts eller beslut om leverantör och anbud fattats eller när upphandlingen avslutats. Tilldelningsbeslut När förvaltningen är klar med utvärderingen av anbuden tar nämnden del av utvärderingen och beslutar 3 om vilken/vilka anbudsgivare som ska tilldelas avtalet. En omedelbar justering av beslutet görs så att underrättelse snarast kan lämnas till samtliga anbudsgivare. Det gäller även vid beslut om att avbryta upphandlingen eller göra om den. I och med att samtliga anbudsgivare underrättats om beslutet om tilldelning hävs den absoluta sekretessen. Det gäller även om upphandlingen avbryts eller görs om. 4. LOV (2008:962) Lag om valfrihetssystem Lag om valfrihetssystem (LOV) reglerar vad som ska gälla för de kommuner som vill konkurrenspröva kommunala verksamheter genom att överlåta valet av utförare av stöd, vård- och omsorgstjänster till kund eller patienten. LOV är ett alternativ till upphandling enligt Lag om offentlig upphandling (LOU). Det är ett regelverk som beskriver hur valfrihet kan möjliggöras genom att erbjuda alternativa leverantörer att leverera välfärdstjänster. 3 Nämnden kan delegera detta till förvaltningschefen 6

7 Förfrågningsunderlaget Nämnden beslutar om ett förfrågningsunderlag för LOV-tjänster. Alla berörda leverantörer som kommer in med en ansökan om att bli godkända leverantörer och som uppfyller förfrågningsunderlagets krav ska godkännas 4 och kontrakteras och blir då leverantörer i ett valfrihetssystem. Det kan gälla till exempel hemtjänst och hemsjukvård eller andra verksamheter som nämnden bedömer lämpliga att omfattas av LOV. Kontinuerlig kontraktsskrivning Förfrågningsunderlagen annonseras löpande på valfrihetswebben ( och kontraktering sker kontinuerligt. Valfrihetssystemet innebär att den enskilde kan välja vilken leverantör den önskar för tjänsten. Det skapar även möjlighet för privata företag och organisationer att utföra tjänster som kommunen tidigare utfört. 5. Samverkan med civilsamhället Utöver upphandling och beställning av egenregin kan utvecklandet av partnerskap med civilsamhället vara ett alternativ. Grundförutsättningen för ett sådant partnerskap är att det inte inkräktar på en redan etablerad marknad och att finansieringen är ömsesidig mellan kommun och civilsamhälle. Partnerskap är alltjämt relativt oprövad juridiskt Organisationer inom det civila samhället är en viktig part i såväl välfärds- som utvecklingssatsningar och utgör en potential som förnyare och utvecklare av välfärden. När en ny verksamhet, eller tidigare bedriven, ska utvecklas och metoder och praktik är okända eller oprövade kan partnerskap vara ett alternativ. Partnerskapet är en överenskommelse som någon del av civilsamhället gör med en skattefinansierad offentlig organisation, vilket kan vara kommun, landsting eller staten. 6. Uppföljningar Det är viktigt att de krav som ställs i avtalen/kontrakten efterföljs och upprätthålls. Uppföljning är ett viktigt instrument för kommande upphandlingar både för nämnden och för den utförare som vunnit upphandlingen (LOU)/blivit godkänd (LOV). Nämnden följer kontinuerligt upp hur utföraren följer avtalet/kontraktet. Uppföljning av avtal/kontrakt/uppdrag görs i alla verksamheter oavsett om de drivs av kommunala eller privata utförare. Uppföljning görs genom kontroll av hur systematik tillämpas i verksamheten, besök i verksamhet, genomgång av verksamhetsberättelser, kontroll av avvikelserapporteringar, anmälningar enligt Lex Sarah och Lex Maria m.m. Vid allvarliga eller omfattande klagomål på verksamheter görs uppföljningar omgående. Ekonomisk uppföljning i form av kontroller med skatteverket sker kontinuerligt. Verksamheter kan även följas upp externt av oberoende granskare på uppdrag av kommunen. Uppföljningarna redovisas till nämnden periodvis, enligt plan eller där uppföljning påkallats på grund av omfattande brister. 4 Nämnden har delegerat detta till förvaltningschefen 7

8 Formerna för uppföljning sker genom introduktionssamtal vid nya avtal/kontrakt och uppdrag. Kvalitetssäkringssamtal genomförs inom cirka ett år från start. Därefter sker uppföljning minst en gång under överenskommen tid för avtal/kontrakt/uppdrag. Dessa former kan komma att förändras i samband med att nämnden arbetar fram en riktlinje för uppföljning enligt beslut av kommunfullmäktige, diarienummer 2016/00930-KS, Program för uppföljning av utförare av kommunal verksamhet. 7. Strategi för beställning och upphandling Beställning av egenregin görs företrädesvis där uppdragstiden för driften av verksamheten kan variera beroende på andra inverkande faktorer samt där strategisk viktig kompetens inom staden behöver säkerställas. Det är en fördel om egenregin ansvarar för driften inom flera av verksamhetsområdena där nämnden även har andra utförare. Det går då att jämföra stadens effektivitet och kostnad gentemot andra utförare. Nyproducerad verksamhet som av olika skäl inte kan definieras eller där verksamhet kommer att pågå i projektform kan övervägas att beställas av egenregin. Upphandling passar där driften av verksamheten finns över längre tid och där det inte förkommer någon myndighetsutövning. Lämpligt för tidigare upphandlad verksamhet och för nyproducerad verksamhet där nämnden eftersträvar nytänkande av till exempel tjänster eller teknik. Konkurrensutsättning av egenregin kan vara ett alternativ där verksamheten presterar låga kvalitetsresultat och/eller inte är kostnadseffektiv eller som ett alternativ då ny inriktning eller innovativa idéer efterfrågas. Lag om valfrihetssystem kan användas om nämnden vill konkurrenspröva verksamheter genom att överlåta valet av utförare av stöd, vård- och omsorgstjänster till den enskilde. Valfrihetssystem är ett alternativ till upphandling enligt lagen om offentlig upphandling. 8

9 9

10 0 XXXX Västerås Telefon Produktion: Västerås stad 2007-XX