Handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och uppföljning

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Sociala nämndernas förvaltning Dnr: 2015/68-IFN-003 E-post: Kopia till Individ- och familjenämnden Handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och uppföljning Förslag till beslut Individ- och familjenämnden godkänner bilagan till handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning Individ och familjenämnden delegerar till direktören för sociala nämndernas förvaltning att besluta om förfrågningsunderlag och tilldelningsbeslut för upphandling och beställning av HVB-hem, stödboende och utsluss för ensamkommande flyktingbarn. Ärendebeskrivning Individ- och familjenämnden beslutade den 23 april 2015 om handlingsplanen för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och avtalsuppföljning som ska gälla under Förvaltningen har på nämndens uppdrag färdigställt bilagan som beskriver vilka verksamheter som är planerade att beställas, upphandlas och konkurrensutsättas under tiden Nämnden kommer ta ställning till om verksamheter ska konkurrensutsättas eller inte i varje enskilt fall. Med anledning av den ansträngda situation och prognos som råder gällande flyktingar och ensamkommande barn föreslås nämnden, i syfte att påskynda upphandlingsprocessen, att delegera till direktören för sociala nämndernas förvaltning att besluta om förfrågningsunderlag och tilldelningsbeslut gällande HVB-hem, stödboende och utsluss för målgruppen ensamkommande barn. Sociala nämndernas förvaltning har den 27 oktober 2015 lagt fram förslag till beslut. Bilagor Bilagatill handlingsplan för beställning, upphandling, konkurrensutsättning och uppföljning Skickad av: Eva Sahlén - SNSES03

2 VÄSTERÅS STAD TJÄNSTESKRIVELSE 2 (2) Dnr: 2015/68-IFN-003

3 Förvaltningens rekommendation avseende Egenregi eller upphandling Beställning av egenregin görs företrädesvis där uppdragstiden för driften av verksamheten kan variera beroende på andra inverkande faktorer samt där strategisk viktig kompetens inom staden behöver säkerställas. Det är en fördel om egenregin ansvarar för driften inom flera av verksamhetsområdena där nämnden även har andra utförare. Det går då att jämföra stadens effektivitet och kostnad gentemot andra utförare. Nyproducerad verksamhet som av olika skäl inte kan definieras eller där verksamhet kommer att pågå i projektform kan övervägas att beställas av egenregin. Kommunen har även större möjlighet att göra förändringar i egenregins uppdrag i jämförelse med upphandlad verksamhet där avtalstiderna i regel är minst två år. Upphandling passar där driften av verksamheten finns över längre tid och där det inte förkommer någon myndighetsutövning. Lämpligt för tidigare upphandlad verksamhet och för nyproducerad verksamhet där nämnden eftersträvar nytänkande av t.ex. tjänster eller teknik. Upphandlad verksamhet är bunden vid avtal som ofta löper flera år. Innehållet i avtalen kan i regel inte förändras under pågående avtalstid. Konkurrensutsättning av egenregin kan vara ett alternativ där verksamheten presterar låga kvalitetsresultat och/eller inte är kostnadseffektiv eller som ett alternativ då ny inriktning eller innovativa idéer efterfrågas. Ett viktigt underlag för nämndens ställningstaganden är att förvaltningen gör uppföljningar i verksamheterna. Lag om valfrihetssystem kan användas om nämnden vill konkurrenspröva verksamheter genom att överlåta valet av utförare av stöd, vård- och omsorgstjänster till den enskilde. Valfrihetssystem är ett alternativ till upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Det är svårt att generellt ge ett svar på vilka verksamheter som är mest lämpade att upphandla respektive att uppdra åt egenregin att bedriva. Små verksamheter som det bara finns en av och som det av risk för sårbarhet eller kompentensförlust är mindre lämpligt att dela upp i mindre delar kan det vara en fördel att behålla i egen regi. Likaså verksamheter som man bedömer kan behöva genomgå verksamhetsförändringar ändrad lagstiftning, politiska beslut om någon speciell inriktning eller besparingsskäl kan det också vara en fördel att behålla i egen regi tills verksamhetsförutsättningarna uppfattas som stabila. Vid upphandlad verksamhet kan nämnden inte gå in och ändra i uppdraget under gällande avtalstid, till skillnad mot egenregin. Det är därför viktigt att förvaltningen vid varje ny beställning/upphandling redogör för nämnden vilka typer av konsekvenser olika beställningsformer får, något som behöver göras i varje enskilt fall.

4 Område vuxen/missbruk/psykisk ohälsa Staden har idag både boenden i egenregi och upphandlad verksamhet för målgruppen vuxna med missbruksproblem i kombination med psykisk och fysisk ohälsa. Boendena har vissa skillnader sinsemellan, där några boenden har krav på drogfrihet och några tillåter den enskilde att vara påverkad. Boendena har även olika ålderskategorier och det finns boende för enbart kvinnor. Några boenden är sk. motivationsboenden och några är stadigvarande boenden. Totalt finns 11 st boenden och därutöver även projektet Bostad först. Utav 11 boenden är 4 boenden upphandlade för drift enligt LOU. Flera av egenregins boenden bedöms försvåra samarbetet med befintliga samverkanspartners i de fall de skulle upphandlas. Boendena har även goda resultat och det är svårt att se fördelar med att konkurrensutsättning i dagsläget. Vid en konkurrensutsättning behöver beaktas att nya aktörer tar över befintlig verksamhet, vilket enkelt uttryckt kan beskrivas att verksamhetens förutsättningar ligger fast från början vad gäller personal, brukare, fysisk arbetsmiljö etc. Boendena i egenregin rekommenderas därför inte för upphandling i nuläget. De verksamheter som idag har driften upphandlad rekommenderas för fortsatt upphandling. Under nästkommande år kan primärt ett av egenregins boende eventuellt komma att upphandlas till följd av flytt av verksamheten som innebär samordningsvinster med en idag upphandlad verksamhet. Öppenvård område familj, barn och ungdom Inom området ryms flertalet mindre verksamhetsspår så som familjebehandling, stödgrupper, medling, umgängesstöd mm. Förvaltningen bedömer att området i sin helhet eller separata områden ej är att rekommendera för upphandling då detta sannolikt skulle vara fördyrande. Verksamhetsområdet är även mycket föränderligt och det finns därför fördelar med att egenregin driver verksamheterna. Öppenvård, familj, vuxna, ungdom Inom området ryms b.la. barnahus, ungdomsboende, kvinnocentrum, familjeterapeuterna och familjerådgivning. Familjerådgivningen kommer övergå till annan förvaltning, övriga verksamheter bygger på samverkan med andra aktörer, Barnahus är samfinansierad. Kring ungdomsboendet pågår

5 ett utredningsarbete. Rekommenderas ej för upphandling eftersom verksamheterna är samorganiserade med andra aktörer samt att utredningsarbete pågår. Öppenvård vuxen, missbruk Missbruksmottagningen, Narkomanvårdsgruppen och Spindeln. Delar av verksamheterna är samordnade med landstinget. Samorganisering med landstinget är en försvårande faktor vid upphandling. Landstinget kommer att bilda en tillnyktring- och avgiftningsenhet under Missbruksmottagningen behöver ha ett nära samarbete med denna enhet. Kategori där det är svårt att bedöma framtida behov och inriktning. Rekommenderas ej för upphandling. Öppenvård integration Ett område där förutsättningarna både lokalt och nationellt har förändrats snabbt. Innefattar samhällsorienteringen, mottagning och arbetsrehabilitering. Beställningarna kommer att läggas på annan kommunal utförare nästa år. Stadens mottagande av flyktingar förväntas öka och de kommunala resurserna att hantera detta kommer troligtvis innebära behov av att involvera fler nämnder varför en upphandling ej rekommenderas. Kategori HVB-ensamkommande Nämnden har i dagsläget HVB-hem både i egenregi och upphandlade verksamheter. Med anledning av flyktingkrisen och den prognos som Migrationsverket presenterat kommer nämnden behöva fler HVB-platser samt andra former av boenden, så som stödboende alt. utsluss. Förvaltningen bedömer att det finns fortsatt stort behov av att såväl upphandla som att av egenregin beställa HVB-hem, stödboende och utsluss för målgruppen. I dagsläget går ej att förutspå vilken volym det handlar om. Kategori Budget och skuldrådgivning Övergår till annan förvaltning och behöver etableras i den nya förvaltningen innan något ställningstagande kring eventuell upphandling kan göras.