Stangmalmen & Malmgard, Stånga. Övriga deltagare: Anders Mattsson arenagruppen, hedersordförande. Alf Lindström

Transkript

1 PROTOKOLL nr 5/2011 Tid: (Stangmalmen) (Malmgard) SAMMANTRÄDESDATUM STYRELSEN - PARAGRAFER: Lokal: Stangmalmen & Malmgard, Stånga Beslutande: Mikael Nilsson ordförande Gunilla Lindström vice ordförande Olof Thomsson skattmästare Tomas Ardin suppleant Övriga deltagare: Anders Mattsson arenagruppen, hedersordförande K-G Runander hedersledamot Bertil Westberg adj sekreterare Alf Lindström FGI Bernt Jakobsson varpagruppen Maria Mattsson varpagruppen Markus Jakobsson FS Charlotte Eliasson SIF Mats Rundby SIF Frånvarande: Kerstin Österberg ledamot Jan-Inge Ahlgren ledamot Håkan Nyberg ledamot Jan-Arne Riéem ledamot Niklas Ulmstedt suppleant UNDERSKRIFTER SEKRETERARE:... Bertil Westberg MÖTESORDFÖRANDE:... Mikael Nilsson

2 REGISTER: Sammanträde nr 5/ Mötets öppnande 40 Godkännande av dagordning 41 Justering av föregående protokoll ( ) 42 Inför Stångaspelen 2011 a) Sponsorer 2011 b) Avtal FGI/SIF/FS c) Avtal mat/dryck d) Avtal - ljudanläggning e) Anmälningar f) Arena g) Pärk h) Varpa i) Priser j) Festarrangemang k) Stangmalmen l) Entréer m) Marknadsföring n) Presskonferens o) Polis/ungdomsgrupp p) Korum q) Tillståndsansökningar 43 FGI 100 år 44 Övriga frågor 45 Nästa möte 46 Mötets avslutande Förkortningar FGI SP Stångaspelen GVF Gotlands Varpaförbund SVF Svenska Varpaförbundet GI Gotlands Idrottsförbund SIF Stånga IF FS Föreningen Stangmalmen 2

3 39 Mötets öppnande Ordförande Mikael Nilsson hälsade efter rundvandringen på Stangmalmen, välkommen till fortsättningen på möteskvällen i Malmgard. 40 Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 41 Justering av föregående protokoll ( ) Protokollet är justerat och lades till handlingarna. Samtliga protokoll finns att läsa på FGIs hemsida 42 Inför Stångaspelen 2011 a) Sponsorer 2011 Årets huvudsponsor är Visby Återvinning AB och Telia blir en samarbetspartner till Stångaspelen. 71 betalande annonsörer och sponsorer i år mot 57 ifjol. I pengar blir det i år ca kr mot ifjol. att godkänna rapporten om sponsorer inför 2011 års Stångaspel. b) Avtal FGI/SIF/FS Olof Thomsson och Thomas Fogelberg får mandat av styrelsen att förhandla fram nya avtal mellan FGI och SIF samt FS till årets Stångaspel. att Olof Thomsson och Thomas Fogelberg får mandat att skriva avtal mellan FGI och SIF/FS inför 2011 års spel. c) Avtal mat/dryck Det är klart med Gumbalde. Öltält med mat på kvällar och mat på dagar. att godkänna avtalet med Gumbalde. d) Avtal ljudanläggning Micke tar kontakt med Roger Wickman - Varpan behöver en mobil och en fast högtalaranläggning samt en bärbar mick till Ivan Ahlgren. - Pärken som ifjol. - Arenan som ifjol med bärbar mick. att godkänna rapporten gällande ljudavtalet. 3

4 e) Anmälningar Pärk (anmälan senast 1 juni) Damer: 53 lag (57) Herrar: 117 lag (112) Ungdomar: 27 lag (26) Summa: 197 lag (195) Varpa (anmälan senast 15 juni) 3 klubbar (10 kastare) Arena 0 anmälningar Varpan lottar den 16 juni kl 18 i Idrottens Hus. Bia lägger in en blänkare på Facebook till de som brukar tävla på arenan. att godkänna rapporten om anmälningarna till spelen f) Arena Det har inte hänt så mycket mer sedan det förra mötet, men en träff kommer att ske med Anders Mattsson, Tomas Ardin, Erik Broström och Bengt-Åke Rundqvist. - Kontakt tas med Karl-Johan och Tore Johansson. - Anders raggar medhjälpare till wågen. - Tomas A ordnar tröjor till femkampen så att tröjor och vimplar matchar i färg. - Medhjälpare till fredagens ungdomstävlingar behövs. - Micke pratar med Håkan Nyberg och Tommy Wickman. - Politikermötet tas bort i år. - Andreas Jonsson kommer med sin speedwaycykel. Hur ska han exponeras? - En kamp mellan travkusken Erik Adelsson och Andreas Jonsson. Micke försöker ta kontakt med Erik. att godkänna rapporten från arenagruppen. g) Pärk - Johan Wallin har nu fått pärkfilen till programmet pärkdomare är klara. - Det behövs någon mer som kan kommentera matcher (kanske ngn domare). - Lotta Sandström kan är inte på plats under torsdagen som tidigare har tagit hand om barn -10 år samt prisutdelningen till de minsta. - Mikael Nilsson tar ansvaret för de minsta minutersmatcher bör tillämpas för de minsta. - Barn -10 år börjar spela kl 9. - Det blir resultattavlor på 13 planer. - Tillägg i PM för domare att använda resultattavlorna och att domare ansvarar för att tavlorna vänds vid sidbyte. - Be Mattias Pettersson om 10 st målade pärkrutor plus kaspinnar. - Pärkbollar finns enligt pärkansvarige Gunilla Lindström. 4

5 - Boka läktare från Hansa Hoburg. - Boka läktare från Kultur- och fritid (halva läktaren vid pärkplan och andra halvan till varpan). att godkänna rapporten från pärkgruppen. h) Varpa - Den lilla grinden (bredvid arenainsläppet) behöver vara öppen på morgon och eftermiddag när entrébodarna har stängt. Detta för att underlätta för varpkastare som har mycket varpor med sig. - En mobil toalett behövs i anslutning till varpaplanerna mitt emot varpans sekretariat mot vägen till campingen. - En stationär och en mobil högtalaranläggning. - Mer stickor och pinnar. - Mer tunna nylonrep behövs för att slippa de prassliga plastband som också är lätta att förstöra. att godkänna rapporten från varpagruppen. i) Priser Prisansvarige Kerstin Österberg var ej på plats men vid förra mötet 28 april hade Kerstin kontroll över priserna. j) Festarrangemang Fredag: öltält med mat, dans till Déjà Vu, uppträdande The Playtones. Lördag: öltält med mat, dans till DJ, uppträdande av Olle Hedberg med band. Söndag: öltält med mat efter prisutdelningen. Bia lägger in information om festarrangemangen på Facebook och att det går att boka biljetter över Gotland Promotions hemsida. att godkänna rapporten från SIF om festarrangemang. k) Stangmalmen - Bevattningen börjar söndag 12 juni. - Luckan i pärkboden plåtbeläggs likadant som varpans bod. - Pärkboden behöver fräschas upp med den vita färgen. - Ny reklamställning på arenan för uppsättning av banderoller. - En gånggrind behövs i anslutning till plan En sjukvårdstavla i pärk- och varpabod. - Skjutbanan har en del ojämnheter, framför allt i varpamålen. - Lagning och vattning omgående i grytan. - Skyltställning på arenan. - Prispallar görs både till arena och pärksekretariat (varpan har egen prispall). - Följande planer behöver lagas där pärkrutorna ligger; Plan 4, 5, 9, 10 och Folksam behöver låna en elkabel av Stangmalmen. - FGI:s kansli gör nya skyltar med texterna; Herrtoalett och Damtoalett. 5

6 att godkänna rapporten om åtgärder som behöver göras på stangmalmen. l) Entréer Fredag, lördag, söndag á 50 kronor. 100 kronor för tre dagar. Ett hela-helgen-kort kan köpas för 100 kronor. Entré som vanligt kl 9-15, lördag-söndag samt fredag kl Stånga Bowlings ungdomar bemannar även i år entrébodarna. Programbladet ska förutom på parkeringen säljas i entrébodarna. att godkänna rapporten från prisansvarige Olof Thomsson. m) Marknadsföring - Annons in i GA/GT och Gotlands Annonsblad. - Affischer i storlekarna A5, A4, A3, A2 och A1 trycks upp och kommer att finnas på kansliet för uppsättning på hela öns anslagstavlor. Kansliet meddelar när det är dags! - Särskild affisch och banderoll trycks för kvällsarrangemangen. - Avtal är skrivet med Gotland Promotion vilket gör det möjligt att marknadsföra Stångaspelen samt kvällsarrangemangen. Det blir möjligt att onlineboka biljetter. En tvåtimmars utbildning ingår. - Frågor till Gotland Promotion blir; är det möjligt att visa upp lite information om Stångaspelen och dess kvällsarrangemang på båtarnas monitorer? Ingår den möjligheten då avtal skrivs? - På fredag är det sista dag för annonsering i Gotland Just nu. - Plansponsorernas jingeltexter till Bia, måste vara klara senast V24. - Vägbanderoller placeras ut på följande ställen; Stånga (bredvid busstationen), parkeringsfickan norr om Hemse samhälle, Lyekorset, Ljugarnskorset, Sjonhemskorset samt hos Mickes syrra på Södervärnsgatan. - Bia uppdaterar kontinuerligt Facebook. - Alf uppdaterar kontinuerligt stangaspelen.com. All information som rör Stångaspelen läggs på dess hemsida. - Bia pratar in radiojinglar som Radio Four sänder i Stångaspelsdagarna. - Evenemangstips i GA/GT och Radio Gotland. - Anders kontaktar TV4. - Olof undersöker möjligheterna att sätta upp rollups på turistföreningen och flygterminalen. - Information är skickad till turistbyråer och bussbolag. att godkänna rapporten marknadsföringsgruppen och godkänner priset på jinglarna i Radio Four. n) Presskonferensen Plats: samma plats som ifjol, i Almedalen Tid: onsdag 6 juli Klockan:

7 De som bör närvara är i första hand ansvariga för FGI, arena-, pärk- och varpagrupperna samt från Stånga IF och Föreningen Stangmalmen, men även övriga som har ett ansvar är välkomna! Anders kommer med förslag på upplägg och namn på inbjudna. att godkänna rapporten om presskonferensen i Almedalen. o) Polis/ungdomsgrupp Micke kontaktar ungdomsgruppen. Micke har varit i kontakt med polismyndigheten. En kontaktlista behövs både till ungdomsgrupp och polis. att godkänna rapporten om polis och ungdomsgruppen. p) Korum Kl 8 på söndagsmorgonen. Anders kontaktar kyrkoherden. Micke hälsar välkommen. q) Tillståndsansökningar På G enligt Lottis. 43 FGI 100 år Jubileumskommittén har träffats några gånger men ligger för tillfället lite lågt då all tid just nu går åt till årets Stångaspel. Arbetet fortsätter efter semestern. Många idéer finns det på listan, men fler välkomnas. - Det finns önskemål om att FGI tar fram en flagga. - Anita Gandå har fått ett anbud från reklamfirma på en jubileumslogga. - Bertil och Anders kollar om protokollböckerna finns på arkivet. - Bia pratar in på jinglarnas cd-skiva, om ändrade speldagar 2012 (text till Bia senast nästa vecka). - Även på Facebook kan det informeras om ändrade speldagar nästa år. - Rollups eller banderoll med information om spelen 2012 sätts upp på årets Stångaspel. att godkänna rapporten om FGI 100 år. 44 Övriga frågor Utställare på Stångaspelen - Bågskytteklubben Vildkaninen befinner sig på arenan under lördag förmiddag. - Styringheim som behöver lite större yta i form av tre tält. Förslagsvis kan de vara i anslutning till kungastenen. - Folksam behöver en yta av 3 x 3 meter. Har med egen flagga. Pratar in egen jingel som läggs in på samma cd som Bia s. Kommer samtliga dagar mellan kl 10 och 15. Det kommer två st per dag. Det blir I-pod frågesport. En elkabel behöver lånas av Stangmalmen. 7

8 - Telia kommer och kan ställa sig på samma plats som tidigare. Har också en flagga med sig. Stångaspelens Vänner 200 st numrerade medlemskort är tryckta för försäljning. Ett medlemsblad är under bearbetning som delas ut i samband med försäljningen av medlemskortet. Totempåle FGI i samarbete med Stånga IF kommer att sätta upp vägvisningsskyltar på en centralt uppsatt stolpe. Revanschen - Onsdag 13 juli, kl 17 på Gutavallen. - Micke bokar Gutavallen. - Olof kontaktar Jorma Jääskeläinen eftersom friidrotten eventuellt kan vara där. - Olof frågar Erik Broström som speaker. - Revanschen marknadsförs på Gotland Just Nu. - Bia lägger in på Facebook. - Bia pratar in om Revanschen på cd:n tillsammans med övriga jinglar, och text skickas till Bia senast V25. - Kansliet gör förslag på affisch. Läkerolpokalen Anders visade upp ett gammalt pris med texten: Läkerol-Fabrikens hederspris, Stånga- Spelen Anders hör sig för med Kerstin vad priset kan användas till. att godkänna rapporten om utställare, telefonlista, totempåle och revanschen. 45 Nästa möte Stångaspelens uppföljningsmöte; torsdag 1 september, kl 19, i Malmgard, Stånga 51 Mötets avslutande Micke tackade de närvarande för mötet och uppmanade alla att ladda inför årets Spel. Viktigt inför årets Stångaspel! Läs alla protokoll och anteckningar, från 2010 års uppföljningsmöte till dags dato! (påpekande från FGI:s adj sekreterare) 8

9 Bilaga till protokoll nr Nedanstående anteckningar är från Stångaspelens uppföljningsmöte 2010 VARPA - Även varpans prisutdelningar behöver lyftas fram. - Det ska vara som tidigare så att folk känner igen sig. - Ett eget högtalarsystem. - Kansliet ska försöka att räkna ut kostnaden för samtliga priser. PÄRK - En ruta i domarprotokollet för att markera att match spelades utan domare för att lättare upptäcka vilken klubb som skulle ha dömt. Dock ingen domarbot utan en rejäl åthutning. - Resultattavlor till samtliga pärkplaner fixas av Micke, Olof och kansliet. - Tydliga regler i inbjudan för vilken ålder som gäller i ungdomsklasserna. - Det finns planer med skador från pingborren som behöver åtgärdas. - Tydliggör i inbjudan vad som gäller för reserver i pärklag t.ex. att lagen betalar sin anmälningsavgift är däri ingår en reserv. Vill lagen ha fler reserver kostar det lagen ytterligare 125 kronor per reserv. - Se över statuterna Knut Östergrens vandringspris för bästa pärksocken, så att det blir möjligt för fler än När socken att vinna. - Säkerställa att klubbansvarig klarar av att vara klubbansvarig och inte bara anmäler lag som var med förra året. Kanske ett separat brev som läggs med i inbjudan. - Pärkprogramansvarig skriver in FGI som domare i mästerklasserna och klass I så slipper kansliet vänta på domarnamnen. Det kan då tryckas och skickas ut till klubbar samt läggas in på hemsidan, medan pärkansvarig fortsätter att ragga domare. - En kontrolläsning av pärkprogrammet bör ske före tryckning. - Hemsidorna måste fixas till nästa år. Som det är nu blir det bara virrigt. En hemsida med en avdelning som heter Stångaspelen. Krångligare än så behöver det inte vara. - En person som sköter resultatrapporteringen efterlyses. Gäller pärk, varpa och arenaresultaten. Resultaten läggs ut på Internet där även media lätt kan hämta. - En prisutdelning som är väl förberedd. ARENA - Bilda en arenagrupp med Anders Mattsson som sakkunnig. - Arenagruppen ska vara väl förberedd med riktlinjer, upplägg och anskaffande av tillräckligt med medhjälpare. Fundera på och kontakta eventuellt så kallade dragplåster. Se över tidsprogrammet. Förslag till nytänkande och i god tid göra en ansvarsfördelning. - En utvärdering av arenaprogrammet 2010 är ett måste för den nya arenagruppen. - En person som ansvarar för att ta emot arenaanmälningar. 9

10 - Bättre reklam för lördagsgluggen. - Fler stänger behövs. Sören Wallin hjälper till och FGI betalar. - Två st 26-kilos stänger beställs av Olof Thomsson hos Stånga Brädgård som under många år har fått gratisannonser i programbladet utan att egentligen har bidragit med någonting. - Det bör finnas minst två insatta och pålästa personer på podiet där en bara kommenterar och den andra tar emot anmälningar, svara på frågor och server speakern med personalia och andra siffror som är av publikvärde. - Kommentatorn och Tomas Ardin ska vara väl förberedda med upplägg och hur de varvpratar. - En Erik Broström tillbaka höjer kvalitén ännu mer. - Speciellt utsedda personer som sköter prisutdelningen på arenan mellan de olika aktiviteterna. - Lottningsproceduren behöver enligt Johan Wallin ses över då han i ett tidigt skede fick möta en mycket bättre motståndare. - Ett sätt måste hittas så att deltagarna är klara så att en planering av arenaprogrammet kan göras i tid. - Korta programmen till max 1,5 timmar. - Tomas Ardin är med i den nya arenagruppen inför 2011 års Stångaspel. FESTARRANGEMANG - En annan inriktning på marknadsföringen till nästa år, så att deltagarna i pärk och varpa kommer på lördagskvällen. - Tydligare avtal med dem som utför tjänster åt SIF. - Om Gumbalde ska fortsätta måste det till en annan inriktning på mat, t.ex. att Micke pratar med Scan eller KeGes om sponsring på ett eller annat sätt. STANGMALMEN - Förbättringar kommer att ske på en del planer bl.a. på plan Föreningen Stangmalmen skickar faktura som bygger på avtalet mellan FS/FGI på planhyra till FGIs kansli. ÖVRIGT - Handikapptoalett måste på plats till nästa år. - En prisgrupp bildas med Kerstin Österberg (smk), Gunilla Lindström, Elsa Westberg och en från varpagruppen. - Röda Korsets avtal och vilka pengar samt hur många matbiljetter de ska ha måste bringas klarhet i till nästa år. - En utvärdering av marknadsföringen i Gotlands Annonsblad och Radio Four. - Inte bra med Gotland Just Nu och Annonsbladet som lovade att skriva mer vilket kan vara bra att ha med sig till nästa år. - En utvärdering av marknadsföringsgruppens första år bör göras. - Stångaspelsvärdar och stångaspelsvärdinnor som också kan vara kurirer. 10

11 - DBW:s vandringspris som 2010 skulle ha tillfallit Hablingbo är borta! 2009 erövrade Västra Frölunda vandringspriset och kansliet kommer att kontakta Frölunda och fråga vad som hänt med priset. 11