Org. nr. Kontaktperson:

Transkript

1 Sida 1 av 12 De kommersiella villkoren ligger till grund för kontrakt mellan beställaren och leverantören. I anbudet ska det framgå att anbudsgivare accepterar de kommersiella villkoren i sin helhet. 1 Parter Parterna har denna dag träffat nedanstående kontrakt. Beställare: Leverantör: Org. nr. Kontaktperson: Org. nr. Kontaktperson: 2 Omfattning Detta ramavtal omfattar tryckta och interaktiva läromedel till förskola, förskoleklass, grundskola, gymnasieskola, kommunal vuxenutbildning, särskola, SFI, lärar- och fortbildningslitteratur, lärarkalendrar och facklitteratur till kommunens övriga förvaltningar för successiva avrop under kontraktstiden. Leverantören ska utföra alla delar av uppdraget i enlighet med bestämmelserna i detta kontrakt och med den skicklighet och omsorg som beställaren har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag verksamt inom branschen. Leverantören förbinder sig att utföra uppdraget i enlighet med lämnat anbud. 3 Kontraktstid Kontraktstid är fr.o.m t.o.m med rätt för beställaren till förlängning i ett (1) år. Kontraktet upphör att gälla utan föregående uppsägning. 4 Parternas gemensamma åtaganden Parterna ska verka för att en god avtalsrelation upprätthålls genom att kontinuerligt informera varandra om händelser som påverkar eller kan komma att påverka ramavtalet. Parterna är skyldiga att vara väl förtrogna med ramavtalets villkor, samt i övrigt hålla sig informerade om ramavtalets praktiska tillämpning och utveckling. 5 Beställarens åtaganden Beställaren ska verka för att berättigade avropare agerar i enlighet med ramavtalets villkor. Beställaren ska verka för att nödvändiga förutsättningar för leverantörens möjligheter att tillhandahålla varor av högsta kvalitet möjliggörs.

2 Sida 2 av 12 6 Leverantörens åtaganden 6.1 Kundtjänst Kundtjänst ska finnas som erbjuder personlig support kring sortiment, priser, beställningsrutiner, fakturering, reklamationsrutiner, instruktioner för returer, tillgänglig ordermottagning helgfri måndag-fredag klockan samt annat som denna upphandling omfattar. Kontaktuppgifter till kundtjänst: Telefon: [ifylles senare] E-post: [ifylles senare] 6.2 Underleverantörer Leverantören får endast anlita sådan underleverantör eller samarbetspartner som uppfyller kraven enligt LOU 10 kap, 1-2. Anlitande av underleverantör eller samarbetspartner innebär inga inskränkningar i leverantörens ansvar för uppdragets utförande. Utbyte av angiven underleverantör eller samarbetspartner får inte ske utan beställarens skriftliga medgivande. 6.3 Kapacitet Leverantörens leveranskapacitet ska hållas intakt under hela ramavtalsperioden. Bredd och djup avseende leverantörens utbud ska upprätthållas under hela ramavtalsperioden. 6.4 Förhållningssätt Leverantören ska inte verka i sådana sammanhang som är ägnade att rubba förtroendet för beställaren. 6.5 Uppfyllande av krav Leverantören ska under hela kontraktstiden uppfylla de i upphandlingen ställda kraven på uteslutning, ekonomisk ställning, teknisk och yrkesmässig kapacitet, certifieringar, kvalitetssäkring och miljöledning. De varor och tjänster som levereras av leverantören med stöd av detta ramavtal ska uppfylla de i upphandlingen ställda kraven under hela kontraktstiden. Leverantören ska vid kontroll av kravuppfyllnad utan dröjsmål bistå beställaren med uppgifter och stöd enligt önskemål för att på ett enkelt och entydigt sätt verifiera kravuppfyllnad. Vägran att bistå med nödvändig hjälp för att kontroll ska kunna utföras innebär att beställaren får bedöma krav som inte uppfyllda. Om leverantören inte längre uppfyller ställda krav ska leverantören åtgärda detta snarast, dock senast inom en (1) månad.

3 Sida 3 av Sekretess Leverantören och dennes personal är skyldig att följa offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess gäller även efter det att uppdraget har upphört. 7 Beställningar/avrop Beställningar ska kunna ske från leverantörens Webbutik: [ifylles senare] E-post: [ifylles senare] Telefon: [ifylles senare] och i kommunens verktyg för elektroniska beställningar (se avsnitt gällande elektroniska beställningar). Orderbekräftelse ska skickas till respektive beställare när beställning behandlas. Av orderbekräftelsen ska framgå vilka titlar som kan levereras, vilka titlar som är restnoterade, leveranstidpunkter och preliminärt ordervärde exklusive moms. Leverantören ska utan kostnad skicka böcker för påseende till kund och kunden ska ha möjlighet att behålla boken/böckerna i minst 5 arbetsdagar. Leverantörens hela sortiment av läromedel ska presenteras och kunna beställas i webbutiken. Webbutiken ska uppdateras kontinuerligt med aktuellt förlagspris och aktuellt ISBN-nummer. Förlagspris, avtalad rabatt/påslag samt nettopris ska synas tydligt för beställaren vid beställning genom webbutiken. 7.1 Elektroniska beställningar Bromölla Kommunen arbetar idag med Raindance och kommer under 2015 att fasa in ett nytt ekonomisystem, Unit4 Agresso. Kommunen förordar att EDI-flödet sker enligt SFTI scenario 6, version 2.7 eller senare (se Det innebär att leverantören digitalt tar emot beställning och skickar pricat, ordererkännande/orderbekräftelse och faktura enligt denna standard. I speciella situationer, t ex vid tillfälliga driftstörningar eller enstaka akuta beställningar måste göras, kan beställningar direkt ske via e-post, telefon och fax. Korrekt prislista ska levereras till kommunen minst 14 dagar före avtalsstart. Leverantören ska kategorisera sina artiklar enligt UNSPSC-standard. (UNSPSC är en internationell standard för klassificering av varor och tjänster där samma koder används i alla länder. Närmare information kring detta finns på

4 Sida 4 av Elektroniska beställningar Hässleholm Kommunen arbetar med Aditro Affärslösningar med inköpsmodulen Inköp och faktura, där kommunens beställningar görs. Kommunen förordar att EDI-flödet sker enligt SFTI scenario 6, version 2.7 eller senare (se Det innebär att leverantören digitalt tar emot beställning och skickar pricat, ordererkännande/orderbekräftelse och faktura enligt denna standard. I speciella situationer, t ex vid tillfälliga driftstörningar eller enstaka akuta beställningar måste göras, kan beställningar direkt ske via e-post, telefon och fax. Korrekt prislista ska levereras till kommunen minst 14 dagar före avtalsstart. Leverantören ska kategorisera sina artiklar enligt UNSPSC-standard. (UNSPSC är en internationell standard för klassificering av varor och tjänster där samma koder används i alla länder. Närmare information kring detta finns på Elektroniska beställningar Kristianstad Kommunen arbetar med ett beställningssystem där kommunens beställningar görs. I speciella situationer, exempelvis när akuta beställningar behöver göras eller vid temporära driftstörningar i kommunens beställningssystem, ska beställningar även kunna göras via telefon, fax och e post. Kristianstads kommun erbjuder leverantörer att använda sig av olika typer av elektroniska beställningar. Allt från ett komplett EDI flöde enligt SFTI standard scenario 6 till att ordern mailas till leverantören. Leverantören ska därför vid avtalsstart kunna ta emot kommunens elektroniska beställningar från kommunens beställningssystem, där de upphandlade produkterna kommer att läggas in. Beställning av varor ska även kunna ske via telefon, fax och e-post. Kommunen förordar EDI flöde enligt SFTI scenario 6, version 2.7 eller senare. Leverantören skickar minst pricat (innehållande bland annat URL-länk till websida för presentation av produktbild samt tillhörande information), ordererkännande/orderbekräftelse och faktura och kan ta emot order enligt SFTI. Närmare information kring detta finns på Kommunikation sker via en VAN operatör. Vid beställning via mail ska fakturan vara en e faktura och innehålla det beställningsnummer som finns med på ordern som mailats till leverantören. Om beställd artikel ej kan levereras ska leverantören kontakta beställaren och meddela detta. Korrekt prislista ska levereras till kommunen minst 14 dagar före avtalsstart. Leverantören ska kategorisera sina artiklar enligt UNSPSC-standard. (UNSPSC är en internationell

5 Sida 5 av 12 standard för klassificering av varor och tjänster där samma koder används i alla länder. Närmare information kring detta finns på Leverantören åtar sig att under hela avtalstiden medverka i utvecklingen av den elektroniska handeln mellan parterna. 7.4 Elektroniska beställningar Osby och Östra Göinge Inför Osby kommun och Östra Göinge kommun elektroniskt beställningssystem under kontraktstiden ska leverantören inom sex (6) månader från underrättelse därom kunna ta emot kommunens elektroniska beställningar från kommunens beställningssystem. I sådana fall förordar kommunen ett EDI-flöde som sker enligt SFTI scenario 6, version 2.7 eller senare (se Det innebär att leverantören digitalt tar emot beställning och skickar pricat, ordererkännande/orderbekräftelse och faktura enligt denna standard. I speciella situationer, t ex vid tillfälliga driftstörningar eller enstaka akuta beställningar måste göras, kan beställningar direkt ske via e-post, telefon och fax. Korrekt prislista ska levereras till kommunen minst 14 dagar före avtalsstart. Leverantören ska kategorisera sina artiklar enligt UNSPSC-standard. (UNSPSC är en internationell standard för klassificering av varor och tjänster där samma koder används i alla länder. Närmare information kring detta finns på 8 Leveransvillkor 8.1 Leverans och följesedel Leverans ska ske fritt till av beställaren angiven leveransadress inom kommunen samt inburet på anvisad plats. Leverans ska ske på normal arbetstid (08:00-15:00), under förutsättning att parterna inte kommit överens om något annat. Vid leverans ska godset kvitteras av personal som tillhör beställaren. Lådor ska vara märkta med uppgift om referensnummer, beställare och leveransadress. Följesedel ska innehålla uppgifter om levererade artiklar, eventuellt restnoterade artiklar och beräknad leveranstid för dessa, referensnummer, beställare och leveransadress. Leverans av restorder ska ske fritt inburet anvisad plats oavsett restorderns värde. Emballage ska ingå. Beställaren ska kontrollera innehållet i leveransen normalt senast 1 vecka efter leverans.

6 Sida 6 av Leveranstid av tryckta läromedel inför terminsstart Höstterminen Inför terminsstarten ska leverans ske vecka enligt överenskommelse med beställaren. För att leveranstider ska kunna hållas ska beställning göras senast 15 juni. Vårterminen Inför terminsstarten ska leverans ske vecka För att leveranstider ska kunna hållas ska beställning göras senast 10 december Alternativ leverans Inför terminsstarten ska leverans ske vecka För att leveranstider ska kunna hållas ska beställning göras senast 14 november. 8.3 Leveranstid av tryckta läromedel vid övrig tid Leveranstiden för svenska läromedel (på svenska och utländska språk) som beställs löpande under året ska vara högst sex (6) arbetsdagar. Leveranstid börjar räknas dagen efter, till leverantören, inkommen beställning. Leveranstiden för utländska läromedel som beställs löpande under året ska vara högst 14 arbetsdagar. Leveranstid börjar räknas dagen efter, till leverantören, inkommen beställning. 8.4 Expressleverans Beställaren ska kunna begära expressleverans mot faktisk fraktavgift. Vid beställning ska kostnaden för frakten framgå. Vid expressleverans ska leverans ske inom två (2) arbetsdagar. 8.5 Leverans av interaktiva läromedel Leverans av interaktiva läromedel ska ske inom tre (3) arbetsdagar. 8.6 Leveransförsening Om leverantören inser att leverans inte kan göras inom avtalad tid ska denne utan dröjsmål, meddela beställaren detta samt ange orsakerna till förseningen och ny tidpunkt för när leverans beräknas ske. Kan inte leveransen ske, inom för beställaren skälig tid, är beställaren fri att häva köpet och att beställa varan från annan leverantör. Avlämnas inte varan eller avlämnas varan för sent, oavsett om den aviserats eller ej, och det inte beror på beställaren eller något förhållande på dennes sida har beställaren rätt till vite. Vite ska utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 2 % av värdet på den försenade leveransen. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga 10 % av sagda värde. Beställaren har rätt att avräkna vite från erhållen faktura.

7 Sida 7 av Returer och avbeställningar Beställaren har rätt att returnera artiklar, oavsett volym, inom en (1) månad efter leverans under förutsättning att de ej använts. Returnerade artiklar krediteras med varans förlagspris med ett avdrag på 20 procent. Returneras artiklarna inom 14 dagar ges full kreditering. Returfrakt betalas av beställaren. Beställning som inte verkställts, det vill säga om den inte lämnats till transportör eller beställts hos förlag, ska kunna justeras eller annulleras. Har faktura expedierats ska kreditering av justerat eller annullerat gods ske omgående. 8.8 Fel i varan och reklamation Enligt ALOS 05 punkterna med följande tillägg: Kan inte omleverans ske, inom för beställaren skälig tid, är beställaren fri att häva köpet och att beställa varan från annan leverantör. 9 Samordnad varudistribution Kristianstad kommun Kristianstads kommun arbetar med samordnad varudistribution. Det innebär att kommunen har ett leveransställe, en distributionscentral DC, för vidare distribution till kommunens enheter. Leverantören behöver endast leverera till DC, som ligger i anslutning till Kristianstads tätort. Därefter tar kommunens transportör GDL hand om distributionen till de olika kommunala enheterna. Varor levereras inte direkt till kommunens enheter. Inga direktleveranser får förekomma till kommunens enheter av leverantören. Alla leveranser ska vara kundförpackade, dvs. leveranserna ska förpackas så att de är uppdelade på respektive leveransställe inom kommunens verksamhet. Alla leveranser på pall ska vara packade på engångspall. Är en lastbärare kundpackad till en enhet (en GLN-kod), med olika typer av varor. Då räcker det att lastbäraren är plastad och synligt märkt med en lastbäraretikett (se bilaga 1 Märkningsinstruktion för samordnad varudistribution) med den korrekta informationen till den kundpackade enheten. Sker en samlastning med flera olika enheters kundpackade kollin på en och samma lastbärare. Då ska varje kolli vara märkt så att det framgår vems kolli det är och vem som ska ha respektive kundpackade kollin.

8 Sida 8 av 12 Varor som ska levereras till kommunens enheter ska anlända till DC dagen innan utleveransdag, dock senast kl. 15:00. Leveransavisering till distributionscentralen bör ske dagen innan leverans till DC, dock senast en 1 timme före leverans till DC. Leveransaviseringen ska ske elektroniskt via en cellstrukturerad fil (se bilaga 2 Leveransavisering GLN). Vid Leveransaviseringen ska följande information finnas med: GLN nr leveranspunktens GLN nummer Leverantör Datum för inleverans till GDL Terminalen Antal kg för kollina, vikt för lastbärare, pallar och plastbackar ska ej ingå i den angivna vikten Antal kolli Antal pall Försändelsenummer Kollinummer Typ av vara =kylt/kolonial/fryst Leverantören ska i händelse av att uppdraget övergår till ny distributör medverka till att övergången sker utan olägenhet. 9.1 Betalningsskyldighet för uppkomna merkostnader Följer inte leverantören de krav som gäller Samordnad varudistribution samt märkinstruktioner, felplock, skadat gods och detta medför en merkostnad för Kristianstads kommun kommer leverantören att bli debiterad uppkommen merkostnad. När en restnotering medför att den beställande enheten får fler stoppavgifter p.g.a. att leverantören inte kunnat leverera alla beställda produkter vid en leverans kommer leverantören att bli debiterad uppkommen merkostnad. Om viktangivelse anges högre på transportetikett/leveransaviseringsfil än verklig vikt, ska leverantören kreditera den beställande enheten med 0,68 kr/kg på aktuell faktura. 10 Priser och rabatter Rabatt eller påslag gäller på för leveransdagen gällande förlagspris alternativt listpris. I den angivna rabatten/påslaget ska samtliga kostnader som är förbundna med kraven i förfrågningsunderlaget ingå. Följande rabattsatser/påslag gäller: Rabattgivande förlag [ifylles senare] procent Övriga läromedelsförlag [ifylles senare] procent Övriga svenska förlag [ifylles senare] procent Utländska förlag [ifylles senare] procent

9 Sida 9 av 12 Rabattsatserna/påslagen ska vara fasta under avtalsperioden inklusive avtalsförlängning. Kan läromedel eller andra artiklar som omfattas av ramavtalet köpas till lägre pris, till exempel vid kampanjerbjudanden, ska det lägre priset gälla. Detta gäller oavsett om det lägre priset beror på åtgärd hos leverantören eller hos aktuellt förlag. 11 Betalnings- och faktureringsvillkor Fakturering sker månadsvis i efterskott. Betalning sker 30 dagar efter mottagen och godkänd faktura. Fakturerings-, expeditionsavgifter och liknande accepteras ej. Eventuell dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. På fakturan ska det framgå förlagspris, rabatt/påslag samt nettopris på beställda produkter. Fakturan ska förutom art och omfattning av utfört arbete innehålla leverantörens: firma F-skattesedelnummer organisationsnummer momsregistreringsnummer plus-/bankgironummer 11.1 Fakturering Bromölla kommun Faktura sänds till: Bromölla Kommun Box BROMÖLLA Fakturan märks med: Er ref: GSE61601 Bromölla kommun tar emot elektroniska fakturor i form av Svefakturor, VAN-tjänsten BTS Fakturering Hässleholms kommun Leverantören kan skicka e faktura på följande sätt: VAN operatör man använder leverantör som hjälp - företag som bland annat erbjuder faktureringstjänster genom att skapa elektroniska fakturor i Svefakturaformat. HLM:s samarbetspartner InExchange ( har olika tjänster för att skicka Svefaktura.

10 Sida 10 av Fakturering Kristianstad kommun All fakturering ska ske genom elektronisk faktura (e-faktura). Kristianstads kommun tillhandahåller en fakturaportal, där ni kan registrera era fakturor gratis och därmed blir de elektroniska. Om ni inte använder Kristianstads kommuns fakturaportal så är det följande standarder som ska användas vid elektronisk fakturering, Svefaktura (ver. 1.0 eller senare) eller fulltextfaktura (ver. 2.3 eller senare) allt enligt SFTI-standard (se närmare Fakturan ska innehålla följande: Kristianstads kommun, beställande enhets namn, beställarens namn, beställningsnummer (om sådant finns), referensnummer, eventuellt kundnummer, uppgifter om företaget med angivande plus-/bankgironummer, organisationsnummer, innehav av F-skattebevis, adress samt kontaktuppgifter (e-post och telefonnummer). Referensnumret ska finnas i referensfältet i fakturan. En beställning ska motsvara en faktura. En beställning får inte delas upp i flera fakturor vid exempelvis delleveranser. Av fakturan ska det tydligt framgå för vilka tjänster/produkter ersättning begärs och hur det begärda ersättningsbeloppet beräknats, bruttopris, rabatt/tillägg i % och nettopris i kr Fakturering Osby kommun All fakturering ska ske genom elektroniska fakturor. Osby kommun tar emot Svefakturor. Kommunens samarbetspartner för Svefakturor är Pagero, Fakturan ska innehålla: Osby kommun samt giltig, fyrställig referens i formatet 1xxx. En beställning ska motsvara en faktura. En beställning får inte delas upp i flera fakturor vid exempelvis delleveranser Fakturering Östra Göinge kommun Faktura sänds till: Östra Göinge Kommun Box BROBY Referensnummer (fyra siffror) ska alltid anges. Elektronisk fakturering i form av Svefaktura blir aktuellt under kontraktstiden. Leverantören ska i det fallet kunna leverera elektroniska fakturor i detta format.

11 Sida 11 av 12 En beställning ska motsvara en faktura. En beställning får inte delas upp i flera fakturor vid exempelvis delleveranser. 12 Brister i utförd tjänst Vid allvarliga brister eller om den i kontraktshandlingarna angivna kvalitetsnivån inte uppnås ska leverantören utan dröjsmål för beställaren presentera en åtgärdsplan för hur och när bristerna ska åtgärdas. Åtgärdsplanen ska godkännas av beställaren. Sker inte rättelse enligt åtgärdsplanen äger beställaren rätt att säga upp kontraktet med en (1) månads uppsägningstid. Planerade insatser ska i sådana fall inte utföras. 13 Produktinformation Produktinformation som ej framgår av detta kontrakt ska, om beställaren så begär, lämnas av leverantören. Eventuella prislistor, beställningskataloger och broschyrmaterial tillhandahålls i erforderligt antal exemplar utan kostnad för beställaren. 14 Statistik Leverantören ska årligen utan kostnad lämna statistik över vad som levererats. Av statistiken ska framgå totalt inköp i kr exklusive moms, antal leveranser, förlag, samt beställande enhet. Statistiken ska skickas till respektive kommun. 15 Ansvar Leverantören ansvarar för skada på person och sak om skadan orsakats genom vållande hos leverantören eller av dennes personal. Leverantören är skyldig att inneha försäkring för sådan skada och ska, om beställaren så begär, utan fördröjning uppvisa försäkringsbrev. 16 Ändrade ägarförhållanden Väsentliga förändringar avseende ägarförhållanden hos leverantören eller leverantörens eventuella moderbolag ska utan dröjsmål skriftligen anmälas till beställaren. 17 Hävning Beställaren äger rätt att häva ramavtalet med omedelbar verkan om leverantören i väsentliga hänseenden icke utför sina åligganden eller att det inte är fackmannamässigt utfört och om rättelse ej sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran. Beställaren äger också rätt att häva ramavtalet om leverantören försätts i konkurs eller eljest är på sådant obestånd att han inte kan förväntas fullgöra sina åligganden i övrigt enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling 10 kap. 1-3 /15 kap stycket. 18 Överlåtelse av kontrakt Part har inte rätt att utan motpartens skriftliga medgivande överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta kontrakt.

12 Sida 12 av Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till kontraktet kan endast ske genom en skriftlig, av båda parter, undertecknad handling. 20 Kontraktshandlingar För kontraktet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de sinsemellan i följande rangordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta kontrakt 2. Detta kontrakt, inklusive bilagor 3. Förfrågningsunderlag inklusive bilagor, daterat. 4. ALOS Anbud Förteckning över bilagor: 21 Force majeure Om parts fullgörande av detta kontrakt förhindras eller blir oskäligt betungande till följd av omständighet utanför hans kontroll ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för prestation och befrielse från vite och andra påföljder. Om kontraktets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än tre månader på grund av viss ovan angiven omständighet äger part, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda kontraktet. 22 Tvist Eventuella tvister ska i första hand avgöras i förhandling mellan parterna, därefter avgöras i svensk domstol på beställarens hemort med tillämpning av svensk rätt. 23 Kontraktsexemplar Detta kontrakt har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt. 201å-mm-dd [Beställarens namn] 201å-mm-dd [Leverantörens namn]