Vardagssamverkan del 3 (trafik)

Transkript

1 Vardagssamverkan del 3 (trafik) Ett utvecklingsprojekt inom ramen för Program för samverkan Stockholmsregionen Projektrapport 2014:02 Aktörer Brandkåren Attunda Kommuner i Stockholms län Kommunförbundet Stockholms län Länsstyrelsen Stockholm Militärregion Mitt, Försvarsmakten Polismyndigheten i Stockholms län SOS Alarm Stockholms hamnar Stockholms läns landsting Storstockholms brandförsvar Södertörns brandförsvarsförbund Trafikverket e-post: program.samverkan@stockholm.se och #pfssr

2 Innehåll Innehåll Inledning Syfte och mål Medverkande aktörer Avgränsningar Förberedelser och genomförande Gemensam kommunikation Stort intresse för försöket Löpande utvärdering Projektorganisation Så gick arbetet till Gemensam lägesbild Informationsflöden Exempel på händelser Resultat och slutsatser Informationsdelning Samlad lägesbild Kunskapsöverföring Behov av ytterligare samverkan Deltagarnas erfarenheter Några reflektioner Bilaga 1: Projektorganisation Bilaga 2: Organisationer som deltog i försöket Bilaga 3: Tekniska stödsystem Bilaga 4: Exempel på samlad lägesbild Bilaga 5: Aktörernas gemensamma pressmeddelande Bilaga 6: Mall för utvärdering vid arbetspassets slut

3 1. Inledning Program för samverkan - Stockholmsregionen Den gemensamma satsningen Program för samverkan Stockholmsregionen ska stärka samhällets förmåga att upprätthålla viktiga samhällsfunktioner. Det sker genom att samordna regionens resurser mer effektivt för att på så sätt förebygga och minimera samhällsstörningar och andra oönskade effekter av kända eller plötsliga händelser, olyckor och kriser. Målet är att skapa trygghet, säkerhet och framkomlighet för regionens medborgare, både till vardags och i krissituationer. Bakgrund Stockholmsregionen växer snabbt. Allt fler bor och vistas i regionen och fler rör sig i transportsystemet. Transporterna ökar på vägar, järnvägar och i kollektivtrafik. Det medför att små störningar kan få stora konsekvenser. I huvudstadsregionen finns också flera av landets viktiga funktioner som riksdag, regering och statliga myndigheter. Globaliseringen och övergången till ett informationssamhälle skapar nya risker och sårbarhet, men också ökade behov av omvärldsbevakning samt krav på snabb och enhetlig kommunikation. Programmet startade 2011 och avslutas under En rad aktörer arbetar i flera projekt med att upprätta strukturer, arbetsprocesser och kontaktvägar för att stärka samverkan. Aktörer I programmet medverkar Länsstyrelsen Stockholm, kommuner i Stockholms län, Stockholms läns landsting, Kommunförbundet i Stockholms län, Försvarsmakten Militärregion Mitt, SOS Alarm, Trafikverket, Polismyndigheten i Stockholms län, Stockholms Hamnar samt kommunalförbunden Storstockholms brandförsvar, Södertörns brandförsvarsförbund och Brandkåren Attunda Syfte och mål Vardagssamverkan Målet med projektet Vardagssamverkan är att utveckla och effektivisera samverkan mellan ledningscentraler i det dagliga arbetet. År 2012 genomfördes ett första delprojekt med Polisen, räddningstjänsten och SOS Alarm, de så kallade blåljusmyndigheterna, och efter positiva resultat genomfördes ett andra delprojekt i början av Då flyttade operatörer från Trafik Stockholm in under samma tak tillsammans med blåljusmyndigheterna för att samarbeta i vardagssituationer. Vardagssamverkan del 3 (trafik) I början av 2014 genomförde länets trafikaktörer ett tredje delprojekt, där syftet var att identifiera hur man kan utveckla och effektivisera samverkan mellan trafikaktörernas ledningscentraler i det dagliga arbetet. Målet var att: skapa gemensamma lägesbilder över trafikläget hantera störningar i trafiken effektivt 3

4 ge resenärer bättre möjligheter att göra aktiva val i sitt resande genom snabb och samstämmig trafikinformation. Syftet på kort sikt var att skapa förutsättningar för bättre samverkan mellan trafikaktörer och på lång sikt bidra till en trafikinformation som skapar bättre möjligheter att göra aktiva val i resandet Medverkande aktörer Följande aktörer deltog i projektet: Vägtrafik: Trafikverket och Trafikkontoret i Stockholms stad genom Trafik Stockholm Järnväg/väg: Trafikverkets Regionala operativa ledning i Öst/Stockholm (benämns i rapporten som ROL) Trafikförvaltningen/SL genom Trygghetscentralen (benämns i rapporten som TryggC) och Driftledningscentralen (benämns i rapporten som DLC) Kollektivtrafik: Keolis (buss), MTR(tunnelbana) och Stockholmståg (pendeltåg) Se bilaga 2 för mer information Avgränsningar De aktörer som deltog i försöket hade inte full tillgång till de tekniska system som man normalt använder i det dagliga arbetet. Mest begränsade var sannolikt TryggC och MTR. TryggC hade inte tillgång till kamerabilder från de cirka övervakningskameror som finns i tunnelbane- och pendeltågssystemet. Inte heller hade de tillgång till det system som visar positionen för ordningspatruller. MTR kunde bara arrangera ett tittskåp i deras system. Det innebar att de endast fick övergripande information om exempelvis försenade tåg, men inga detaljer. Till skillnad från tidigare delprojekt hade aktörerna inte möjlighet att med hjälp av videolänk kommunicera med den egna ledningscentralen, den så kallade hemmacentralen. Arbetspassen schemalades utifrån möjligheten att bevaka trafikhändelser under rusningstrafik, vilket innebar en begränsning för TryggC som oftast rapporterar händelser under sena kvällar, nätter eller helger Förberedelser och genomförande Projektet planerades och förbereddes under Under hösten genomfördes ett antal möten och workshops, där deltagare i försöket, projektledning och styrgruppen för projektet träffades för att kunna förbereda sig och lära känna varandra. Deltagarna fick också möjlighet att besöka varandras ledningscentraler. 4

5 Inledningsvis informerades om TLS 1 -chatten, en gemensam kommunikationsyta för kollektivtrafikaktörer som innehåller information om störningar. Chatten används även av P4 Radio Stockholm, SBS Radio/TV4 Stockholm och SL-trafikens kundtjänst. Inför försöket hölls en kort utbildning i Samverkanswebben, en tjänst som SOS Alarm tillhandahåller. Där kan aktörer som arbetar med krishantering lägga in och ta del av information om händelser och framkomlighet i regionen, bland annat räddningsinsatser, polisinsatser, trafikstörningar, planerade händelser och väderrelaterad information. Både TLS-chatten och Samverkanswebben användes och testades under försöket. Under tre veckor, mellan 27 januari och 14 februari 2014, genomfördes försöket i Trafik Stockholms lokaler på Kungsholmen i Stockholm. Den första veckan var arbetstiderna , den andra veckan och den tredje veckan På så sätt kunde rusningstrafiken under både morgon och eftermiddag täckas in. Rummet var avgränsat från övrig verksamhet, med undantag från ett antal fönster mellan försökslokalen och rummet för vägtrafikledning på Trafik Stockholm. Deltagarna placerades i rummet utifrån hur de brukar arbeta. Det innebar till exempel att bussentreprenören Keolis satt bredvid Trafik Stockholm och att pendeltågsentreprenören Stockholmståg satt bredvid Trafikverkets regionala operativa ledare. Dessa par samarbetar även till vardags, men på distans. Möblering i rummet där försöket genomfördes Organisationerna valde att bemanna försöket på olika sätt. Från Driftledningscentralen, DLC, och Trygghetscentralen, TryggC, deltog samma personer genom hela försöket. Övriga organisationer varvade mellan två eller tre olika personer. Alla deltagare, med några undantag, hade tillgång till den tekniska utrustning de har i sin hemmacentral. Se avgränsningar kap Trafikledningssamverkan. Drivs av Samtrafiken. 5

6 Deltagarna ansvarade gemensamt för att driva arbetet framåt på lämpligt sätt, utan någon bestämd ledare. Under försöket hade inte deltagarna något operativt ansvar. Det innebar att de själva inte utförde några åtgärder, utan skickade information från försöksrummet till sina hemmacentraler. Dessa agerade i sin tur operativt, till exempel genom att lägga om trafik eller skicka ut ordningspatruller. På så sätt undveks förvirring om vem som äger uppgifter gentemot hemmacentralen och kunde hålla sig till de vanliga rutinerna. Endast ett fåtal ärenden hanterades direkt från försöksrummet. Kontakten med den egna ledningscentralen upprätthölls oftast i form av telefoni, chatt och olika system för ärendehantering. Vissa deltagare använde även radio. Varje dag avsattes tid för att ge deltagarna möjlighet att diskutera olika frågor Gemensam kommunikation Huvudaktörerna i projektet, det vill säga Trafikverket, trafikkontoret i Stockholms stad och trafikförvaltningen i Stockholms läns landsting, genomförde en gemensam kommunikationsinsats inför och under försöket i nära samarbete med programkommunikatören i Program för samverkan och Trafikverkets kommunikationsansvarig i projektet. Projektet presenterades med hjälp av samstämmiga budskap och gemensamt kommunikationsmaterial. Erfarenheter återrapporterades löpande. Kommunikationen fick ett brett genomslag internt och externt, både i traditionella och i digitala medier, mycket tack vare ett stort engagemang hos projektledare och kommunikationsansvariga. Sista dagen i försöket arrangerades en gemensam pressaktivitet, följt av ett pressmeddelande. Se bilaga 5. På pressaktiviteten medverkade bland andra Stockholm stads trafikborgarråd Ulla Hamilton och landstingsborgarrådet Christer G Wennerholm. 6

7 1.6. Stort intresse för försöket Försöket väckte stort intresse både hos anställda inom deltagande organisationer och hos andra aktörer. Drygt 80 personer från cirka 30 organisationer gjorde besök, bland annat forskare från Försvarshögskolan, Totalförsvarets forskningsinstitut och Chalmers tekniska högskola samt företrädare för Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. P4 Stockholms trafikredaktion var också på besök. Sista dagen under försöket kom även politiska företrädare för staden och landstinget. 1.7 Löpande utvärdering Under hela försöket var en observatör närvarande, som kontinuerligt noterade vad som hände i försöksrummet. Dels tittade observatören på hur specifika händelser hanterades av försöksdeltagarna, dels observerades deras agerande när det gäller informationsdelning. I slutet av varje arbetsdag hade deltagarna i regel ett utvärderingsmöte, där de bland annat diskuterade hur händelser hade hanterats under dagen, effekter av arbetet och hur det skulle kunna förbättras. Diskussionerna handlade framför allt om hur försöket hade påverkat informationen till resenärer samt hanteringen av planerade och plötsligt uppkomna trafikstörningar. Efter det att försöket avslutades intervjuades alla försöksdeltagare. Omkring en månad därefter hölls en workshop med deltagarna och projektgruppen. Syftet var att diskutera tidiga hypoteser och slutsatser samt ge deltagarna möjlighet att diskutera hur försöket genomfördes. 1.8 Projektorganisation Projektet leddes till en början av en projektledare från Trafikförvaltningen/SL. Under genomförandefasen och utvärderingsfasen tog en trio över, bestående av representanter från Trafikkontoret, Trafikverket och Trafikförvaltningen/SL. Projektet har letts av en styrgrupp med stöd av kommunikatörer och ett utvärderingsstöd. Hela projektorganisationen presenteras i bilaga Så gick arbetet till 2.1 Gemensam lägesbild Tidigt under försöket diskuterades om, och i så fall hur, deltagande organisationer vanligtvis arbetar med att sammanställa lägesbilder. Detta ser olika ut i respektive organisation. Keolis går exempelvis tre gånger om dagen ut med information till sina förare om trafikläget. Inom Regional Operativ Ledning hålls produktionsmöten varje morgon, där man går igenom de senaste och de kommande 24 timmarna för vägoch järnvägsläget (vilket inkluderar Trafik Stockholm). Hos Stockholmståg går man snabbt igenom lägesbilden kring trafikläget i samband med större störningar. MTR går ut internt med samlad information om deras trafikläge när det är större evenemang på gång som påverkar organisationens trafik. TryggC och DLC arbetar inte aktivt med att sammanställa lägesbilder. 7

8 Varje dag inleddes passet med att deltagarna tog fram en samlad lägesbild, se exempel i bilaga 4. De rapporterade både hur deras trafikläge såg ut just nu samt om de kände till några planerade händelser under dagen som kunde vara av intresse för övriga. Man gick också igenom vädret och prognos för de närmaste dagarna. Resultatet sammanställdes och mejlades till aktörernas ledningscentral i hemmaorganisationen. Deltagarna kunde också ta fram en lägesbild kopplad till enskilda händelser. Några av dessa var endast snabba, muntliga lägesbilder och skrevs aldrig ner på grund av brist på tid eller händelsens omfattning. De utgick från den information som utbyttes spontant i rummet. Den muntliga lägesbilden är visserligen mer utmanande att ställa samman, men representerar samtidigt samverkan i vardagen och har störst värde när det gäller information om vardagshändelser. Mer beständiga lägesbilder, i form av nedtecknade och i någon mån överenskomna lägesbilder, var inte lika värdefulla som snabba och muntliga. När händelser dök upp som bedömdes vara av intresse för övriga aktörer sade man det antingen rakt ut i rummet eller till en särskild aktör. I stort sett kunde alla i rummet ta del av all information. När någonting av intresse inträffade undersökte berörda deltagare om de hade tillgång till mer information. Man kollade upp vilken information som fanns i de egna systemen, vad som saknades hos hemmacentralen och vilken information som därför borde kommuniceras dit. 2.2 Informationsflöden Deltagarna tog aktivt del av information från den egna organisationen, framför allt från den egna ledningscentralen. Man använde sig av medlyssning i radiokommunikation och hämtade information via interna tekniska system, exempelvis ärendehanteringssystem, trafikledningssystem och chattar. Deltagarna följde också informationsflödet på Samverkanswebben och i TLS-chatten. Stora skärmar visade bilder från Trafik Stockholms kameror. Deltagare i försöket följer informationsflödet i försöksrummet 8

9 TLS-chatten används redan i dag av såväl kollektivtrafikentreprenörer som Trafikverkets regionala operativa ledning och i viss mån Trafik Stockholm. Ett etablerat, om än inte formaliserat, arbetssätt finns redan, medan Samverkanswebben endast användes av Trafik Stockholm före försöket. En grundläggande skillnad mellan verktygen är att TLS-chatten används för interaktiv kommunikation, medan Samverkanswebben används för att dela information. Fokus i försöket låg på att fundera på om och i så fall vilken nytta Samverkanswebben har för de olika aktörerna. Samverkanswebbens funktion går ut på att flagga upp om någonting har hänt. Graden av interaktivitet är mycket låg, även om det finns möjlighet att kommentera händelser. Informationen i själva applikationen är som regel inte tillräcklig för att ensamt kunna ligga till grund för åtgärder. Istället söker man information från andra system eller personer om en aktuell händelse i systemet. Under försöket användes TLS-chatten som vanligt av kollektivtrafikentreprenörerna. Främst var det personal från respektive hemmacentral som informerade i chatten, men vid flera tillfällen lade deltagarna in information, till exempel när en händelse noterades i Samverkanswebben eller kom in till försöksdeltagarna på annat sätt och som det inte fanns information om i chatten. Ett exempel är när information kom in den 14 februari om att det fanns ett bombhot mot en bank i Farsta Centrum. En deltagare lade då ut informationen i chatten, eftersom händelsen skulle kunna påverka trafiken. Deltagarna från Trafik Stockholm delade information om trafikstörningar framför allt under senare delen av försöket. Tack vare trafikövervakningskameror kan de ge information som andra aktörer inte har tillgång till. Alla deltagare kunde ta del av information i TLS-chatten, en översikt från tågtrafiken liksom bilder från trafikövervakningskameror. 9

10 Vid vissa händelser följde man också blåljusmyndigheternas insatser via Rakel, ett nationellt kommunikationssystem för samverkan. Trafik Stockholm är kanske det tydligaste exemplet på aktör som främst är avsändare av information, medan Keolis framför allt är mottagare, oftast i form av bilder från trafikövervakningskameror. I dag informerar Trafik Stockholm bussentreprenörer via mejl vid trafikolyckor och andra störningar. Vid behov kan Trafik Stockholm strömma bilder från trafikövervakningskameror till Polisens länskommunikationscentral, SOS Alarm och räddningstjänsternas ledningscentraler, men alltså inte till bussentreprenörer. Vid flera tillfällen kunde busstrafiken ledas om tack vare information från trafikövervakningskameror från Trafik Stockholm. I mån av tid deltog deltagarna i försöket i eller lyssnade på det produktionsmöte som Trafikverkets regionala operativa ledning i Stockholm/Öst genomförde dagligen klockan Vid det mötet ger alla delar av Regional operativ ledning (inklusive produktionsplatserna, bland annat Trafik Stockholm), en bild av vilka störningar de har haft, hur läget ser ut samt om det finns några planerade händelser under dagen som övriga bör känna till. Deltagarna lyssnade också på de samverkanskonferenser som leds av Länsstyrelsen Stockholm varje torsdag klockan Vid dessa möten deltar ett 40-tal samhällsaktörer i Stockholmsregionen, bland annat Polisen, räddningstjänsterna, Stockholms läns landsting, trafikaktörer samt kommuner i Stockholms län. Vid slutet av varje arbetspass samlades alla för en gemensam diskussion om dagens händelser. Diskussionerna kunde exempelvis leda till förändrade arbetssätt vid andra liknande händelser. Ett exempel är att alla uppmanades att prata högt om sina egna händelser, även om man kanske inte trodde att det kunde beröra någon annan. I bilaga 6 finns den mall som användes för utvärdering vid arbetspassens slut. Vissa dagar hölls diskussioner kring speciella frågeställningar, till exempel förväntningar på försöket, lägesbild som begrepp och erfarenheter av Samverkanswebben. 2.3 Exempel på händelser Försvunnen flicka i kollektivtrafiken Ärendet började med att deltagaren från Keolis frågade deltagaren från TryggC om de visste något om en åttaårig flicka som försvunnit vid Slussen. Keolis hade i sin tur fått informationen från Polisen. Något sådant ärende fanns inte registrerat hos TryggC, varvid deltagaren lade in det i ärendehanteringssystemet. När flickan hittats av Keolis personal på en av deras bussar kunde informationen snabbt föras till TryggC, som skickade ut en ordningspatrull och polis för att möta flickan omkring tre till fem minuter snabbare tack vare snabb informationsdelning i försöksrummet. En annan försöksdeltagare kunde också snabbt informera SL:s kundtjänst, vilket underlättade dialogen med flickans skola. I det här exemplet kunde deltagarna använda sina respektive informationskanaler för att få en gemensam bild av läget och kunna vidta lämpliga åtgärder. Det hade knappast gått lika snabbt om de inte hade arbetat i ett operatörskluster. 10

11 Omlagda bussturer Halv två på eftermiddagen den 13 februari inträffade en trafikolycka på väg 222 Värmdöleden med tre avstängda körfält, stor räddningsinsats och långa köer till följd. Genom att följa händelseutvecklingen via trafikövervakningskameror kunde Keolis se omfattningen och därigenom ta beslut om att leda om sin busstrafik. Omkring turer kunde ledas om så att förseningar på cirka minuter kunde undvikas. Antalet resenärer på varje tur vid den här tiden på dagen är ungefär Det visar att cirka förseningsminuter eller omräknat, förseningstimmar, kunde undvikas,. Med beräkningen om värde per sparad timme per trafikant på 136,5 kronor per timme innebär den omlagda trafiken en samhällsekonomisk besparing på kronor. Om olyckan hade skett under rusningstid skulle köerna ha blivit avsevärt mycket längre, ungefär det dubbla. Bombhot mot Forex Den 14 februari inträffade ett bombhot mot Forex vid Klarabergsviadukten, vilket ledde till avspärrningar. TryggC:s deltagare informerade deltagaren från Keolis. Vid det laget hade Keolis redan en yttre trafikledare på väg till platsen, men tack vare den tidiga informationen från TryggC kunde trafiken läggas om tidigare än vad som annars varit fallet. Detta medförde att omkring 10 bussar inte fastnade helt i polisavspärrningarna. Även returerna för dessa bussar, cirka turer med passagerare vardera, kunde ledas om tack vare ett tidigt agerande. Genom att sitta tillsammans kunde aktörer, som egentligen inte var påverkade i det akuta skedet, meddela sina hemcentraler (MTR, Stockholmståg och Regional Operativ Ledning). Risken fanns att händelsen skulle utvecklas på ett sätt som påverkade trafiken på Stockholms Central. Bombhotet mot Forex var den enda händelse under försöket som pågick under tillräckligt lång tid för att det skulle vara meningsfullt att ta fram en händelsebaserad lägesbild. Hotet berörde flera av de organisationer som deltog i försöket. Cirka en timme in i händelseförloppet sammanställde deltagarna en lägesbild som skickades till respektive hemmacentral. Dessutom kallade man till ett möte lett av Länsstyrelsen i Stockholm. En minut innan mötet skulle börja kom meddelandet att Polisen lyfte avspärrningarna. Därmed kom mötet mer att handla om själva händelsen än hur den behövde hanteras framöver. Spricka i rälsen På morgonen den 31 januari meddelade ROL förseningar på pendeltågen norr om Stockholms Central. Orsaken var en misstänkt spricka i rälsen i närheten av Sundbyberg. Risken fanns att man under eftermiddagsrusningen måste köra pendeltågen på ett annat spår förbi stationerna Sundbyberg och Karlberg. Deltagaren från TryggC kunde förbereda den egna organisationen om att det kunde behövas ordningspatruller vid dessa stationer. Normalt sett informeras TryggC först när störningar redan uppstått. Tågstopp mellan stationer Ett exempel på informationsdelning som sannolikt inte hade kommit till stånd utan försöket var när ett pendeltåg blev stående mellan stationer och eventuellt skulle behöva evakueras. TryggC noterade att de hade en ordningspatrull på tåget som skulle kunna hjälpa till vid en evakuering. Ordningspatrullen kunde 11

12 också på ett smidigt sätt informeras om hur lång tid tåget sannolikt skulle bli stående. Det gjorde det också möjligt för TryggC att besluta om att skicka över en annan ordningspatrull. 3. Resultat och slutsatser De observationer som gjordes under hela försöket samt intervjuer med deltagarna har lett fram till ett antal slutsatser som presenteras i detta kapitel. Slutsatserna är indelande i områdena informationsdelning, samlad lägesbild och kunskapsöverföring. 3.1 Informationsdelning I projektet fick deltagarna såväl bättre som snabbare information genom att arbeta och sitta tillsammans. En av dem uttryckte det så här: Man får generellt sett informationen mycket snabbare, och en mer rättvisande bild av läget. Det hade nog märkts om man hade haft en person i försöket när man jobbar på hemmaplan. Samtidigt var det mest potentiella tidsvinster som diskuterades, eftersom deltagarna sällan agerade operativt under försöket. Men det fanns även reella tidsvinster. Vid flera tillfällen lade deltagarna in information på TLS-chatten - information som annars skulle ha kommit senare eller i vissa fall inte alls. Den främsta tidsvinsten i försöket låg i omläggning av busstrafiken. Vanligtvis gick det till så att en händelse som riskerade att störa trafiken hittades på Samverkanswebben, TLS-chatten via Trafik Stockholms trafikledare eller via deltagaren från Keolis. För att kunna göra en bedömning försökte man se händelsen i trafikövervakningskameror eller få tag i information från något annat system som fanns tillhands i försöksrummet. Den information som delades var av olika stor betydelse för olika deltagare. Vissa uttryckte att den visserligen var intressant, men att man redan i dagsläget hade bra tillgång till information. De flesta har dock framhållit värdet av delad information. Att värdet av informationsdelning bedöms något olika av olika försökdeltagare skulle kunna ha att göra med vem som är avsändare respektive mottagare av information. De sistnämnda är de som förmodligen tydligast ser fördelarna. Trafik Stockholm, Trafikverkets regionala operativa ledning och ofta TryggC kunde föra ut information som de övriga inte var medvetna om, eller som för dem skulle ha tagit längre tid att leta fram. Kollektivtrafikentreprenörerna var, av naturliga skäl, oftare mottagare av information från dessa aktörer. Keolis är den aktör som oftast kunde omvandla mottagen information till praktisk handling. DLC var relativt sällan direkt mottagare eller avsändare av information som rörde deras ansvarsområde. Däremot var deltagaren från DLC mycket aktiv och delade ofta information från Samverkanswebben och TLSchatten samt letade efter information i egna system. 12

13 Samtidigt bör det framhållas att de olika deltagarna hade något olika förhållningssätt till sin roll i försöket. Vissa deltagare agerade vid ett antal tillfällen operativt, i dialog med sin hemmacentral, medan andra i stort sett uteslutande skickade information till hemmacentralen för vidare behandling där. De olika trafikslagen innebar dessutom olika möjligheter att agera operativt. Busstrafiken är exempelvis mer flexibel, och omläggningar i trafik kan göras på ett avsevärt mycket lättare sätt än i spårbunden trafik. Försöksdeltagarna hade även olika roller vid sina respektive hemmacentraler, vilket sannolikt påverkat deras agerande under försöket. Vissa hade i vanliga fall trafikledande/driftsledande roller på sin hemmacentral (Keolis, Trafik Stockholm, och ROL). Andra jobbade som trafikinformatörer (Stockholmståg och MTR). Att aktörerna hade olika roller påverkade deras arbetssätt och deras möjligheter att i viss mån agera operativt under försöket. Generellt sett var trafikinformatörerna mer begränsade i detta avseende och kan ha haft något mindre nytta av det förbättrade informationsutbytet jämfört med övriga personalkategorier i försöket. En slutsats är att det behövs mycket litet information för att ge ett värde för andra aktörer. Oftast finns inte utrymme för mer komplexa resonemang, i alla fall inte i vardagssituationer. En mer allvarlig störning i transportsystemet kan naturligtvis kräva en mer utförlig och kommunikationsbaserad lägesbild. Värdet av att fysisk kunna sitta tillsammans med personer som snabbt, men framför allt korrekt, kan tolka information som kommer via olika systemstöd ska inte underskattas. Bilden nedan togs fram i en förstudie 2 som genomfördes innan vardagssamverkan del 3 startade. Den beskriver de många aktörer och informationskanaler som leder trafiken och förser resenärer med trafikinformation. Flera aktörer som finns med i bilden nedan deltog i vardagssamverkan del 3, men inte alla. 2 Vardagssamverkan- Trafik. Kartläggning av trafikaktörernas informationsdelning för bättre samverkan och trafikinformation, version

14 Aktörer och informationskanaler. Källa: Kartläggning av trafikaktörernas informationsdelning för bättre samverkan och trafikinformation Samverkanswebben Uppfattningen om Samverkanswebbens värde varierar bland deltagarna. Informationen handlade ofta om framkomlighet, vilket främst berör vägtrafiken. Informationen kan också vara av olika stort intresse, beroende på vilka arbetsuppgifter olika personer har. För trafikledare är den till exempel mer värdefull än för en trafikinformatör, åtminstone vad gäller störningar i vägnätet. Bland dem som främst jobbar med spårbunden trafik var det ROL som såg störst värde i tjänsten, bland annat genom att den ger möjlighet att följa händelser via Rakel. Trafikinformatörerna från Stockholmståg och MTR tyckte visserligen att det fanns fördelar med att följa händelser som riskerar att påverka trafiken, men i mindre utsträckning. Både Trafik Stockholm och Keolis såg fördelar med Samverkanswebben, eftersom de kan få information om händelser som riskerar att påverka busstrafiken. Till exempel kunde Keolis få information som gäller andra händelser än rena trafikolyckor och som kan påverka trafiken. På så vis kan de tidigt planera för att lägga om busslinjer, om så skulle behövas. Ett exempel är när Samverkanswebben varnade för explosionsrisk på Roslagsgatan. Keolis lade snabbt om trafiken och undvek på så sätt att bussar fastnade i avspärrningar. De kunde också på kort tid informera resenärer. Ett annat exempel är när aktörerna informerade på Samverkanswebben om en cykelolycka på Odengatan och trafiken snabbt kunde läggas om. 14

15 DLC ser en nytta i att kunna se störningar i pendeltågs- och tunnelbanenätets elnät på Samverkanswebben. När ett fel inträffar måste de i dag granska alla elbolags internetsidor. TryggC ser nyttan med att följa informationsflödet i Samverkanswebben för att tidigt kunna se om en händelse kan kräva åtgärder från deras sida. Däremot upplever de att den egen information oftast inte är av intresse för andra aktörer. Det är också oklart vilken information som av sekretesskäl kan spridas vidare. Sammanfattningsvis är alla deltagare i försöket mer eller mindre positiva till Samverkanswebben. Den är framför allt en källa till information, snarare än ett verktyg för aktiv informationsdelning. När man själv lägger in information kan det av tidsskäl vara bra om det kan ske automatiskt från interna system. För att öka värdet med Samverkanswebben borde man uppmuntra till att lägga in kommentarer som är relevanta för andra aktörer. Som tidigare nämnts är det i allmänhet bara begränsad information som ges på webben. En av aktörerna i försöket uttryckte det som att Samverkanswebben gör ju en bara nyfiken. Det vore därför bra om varje händelse kunde beskrivas något mer utförligt. Samtidigt är det viktigt att syftet med informationen måste avgöra hur mycket information som läggs in på webben. Om Samverkanswebben ska vara en källa för djupare information om händelsen ska hämtas via andra källor så är detta inget problem. Vissa av försöksdeltagarna efterfrågar mer information från och samverkan med Polisen, exempelvis kring planerade händelser som skulle kunna påverka trafiken. Möjligen skulle Polisen, likt Trafik Stockholm, kunna lägga in planerade händelser i Samverkanswebben, till exempel information om demonstrationer. I projektet Vardagssamverkan har man redan tidigare fört diskussioner kring en evenemangskalender som är gemensam för många aktörer. En sådan skulle till viss del kunna ersätta behovet av information från Polisen i Samverkanswebben. Utöver planerade händelser kunde det vara bra att lägga in även plötsligt uppkomna händelser som påverkar trafiken. TLS-chatten Deltagarna i försöket anser att samarbetet kring störningsinformation till resenärer i stort sett fungerar bra i dag. En bidragande faktor till detta är TLS-chatten. Vid större störningar har det dock visat sig att samarbetet kring informationen inte fungerar tillfredsställande. I sådana situationer finns inte tid att använda TLS-chatten, menar försöksdeltagarna. Frågan är då hur informationen till resenärer fungerar vid större störningar. I dag är det kollektivtrafikentreprenörerna som samordnar den informationen, och kunde vara värt att studera hur den kan förbättras och vilken roll TLS-chatten skulle kunna ha. Hur chatten används är till viss del personberoende, framhåller flera försöksdeltagare. Vilka riktlinjer som finns för hur chatten ska användas varierar mellan organisationerna. En fördel med chatten, som har lyfts fram under försöket, är att den är informell och bygger på förtroende mellan chattdeltagarna. Det underlättar spridningen av information och bidrar sannolikt till att 15

16 tröskeln för att informera blir lägre jämfört med att ringa runt till alla berörda aktörer. Därför bör man vara försiktig med att styra användningen. Vad som kan behövas är istället ökad förståelse för vilken information andra aktörer behöver, vilket förmodligen förbättrar kommunikation på chatten. En nackdel var att chatten inte alltid var tillräckligt tydlig eller uttömmande och därför behöver informationen förtydligas innan resenärerna kan informeras. En tydligare kommunikation skulle också underlätta inte minst för nya aktörer på chatten och för medierepresentanter, som ofta behöver mer detaljerad information. När deltagarna i försöket diskuterade detta kom de fram till att det vore bra om man använde mindre interna uttryck och istället uttryckte sig på ett sätt som gör informationen begriplig. En lösning kan vara att enas om gemensamma riktlinjer för när och hur information ska delas på chatten. Hur chatten används i mer ansträngda lägen i trafiken har vi inte kunnat studera, eftersom inga storskaliga störningar inträffade. Men enligt försöksdeltagarna används chatten sparsamt vid den typen av händelser det finns ingen tid att chatta. 3.2 Samlad lägesbild Det mesta av all befintlig information om läget i transportsystemet i Stockholmsregionen fanns tillgänglig i försöksrummet. Det är en unik situation och en förutsättning för att kunna etablera gemensamma lägesbilder över trafikläget. Information från alla aktörers system lades samman samtidigt som det fanns personer på plats med förmåga att tolka informationen. Eftersom deltagarna inte agerade operativt tog man relativt få kontakter med personer inom respektive organisation som arbetar på fältet. Om sådana personer också används som direkta informationskällor skulle mängden möjlig information som kan sammanställas öka avsevärt. De organisationer som deltog i försöket har ett stort antal anställda som vid behov kan ge information till andra aktörer Det handlar exempelvis om tågvärdar, förare av tåg och bussar, yttre trafikledare, ordningspatruller och spärrvakter. En sådan samlad informationsmängd ger goda möjligheter att bevaka händelser i ett tidigt skede och vara beredd på, och i viss mån försöka undvika, eventuella kaskadeffekter från ett trafikslag till ett annat. Den ger också möjlighet till förbättrad samverkan vid allvarliga störningar som kan uppstå om en knutpunkt drabbas som är viktig för flera trafikslag. Under försöket utnyttjades inte möjligheten till samlad information fullt ut. I dag saknas rutiner för att snabbt initiera samverkan mellan alla berörda aktörer i kollektivtrafiksystemet. Men det finns undantag: Trafikverkets regionala operativa ledning kan till exempel kalla in berörda järnvägsföretag till gemensam åtgärdsplanering. Det kan däremot vara svårare att hantera störningar som får konsekvenser över flera olika trafiksystem. En lösning kan vara att införa ett system med telefonkonferenser, på samma sätt som inom Samverkan Stockholmsregionen. Då kan en aktör välja att snabbt sammankalla till telefonkonferens där berörda aktörer kan ta fram en samlad lägesbild. Det underlättar samordningen av olika aktörers åtgärder, minskar eventuella konsekvenser av eventuella störningar samt förbättrar informationen till resenärer. 16

17 Det skulle dessutom vara värdefullt att djupare studera hur man etablerar fler system och rutiner för bättre samverkan inom transportområdet. 3.3 Kunskapsöverföring I förstudien till försöket konstateras att deltagarna har dålig kunskap om varandras verksamhet. Ett sätt att öka kunskaperna är att göra studiebesök. Det ger dels möjlighet till förbättrade relationer på individnivå, dels möjlighet till ökat lärande om varandras organisationer. Besöken kan antingen vara korta och syfta till att ge en övergripande bild eller vara längre och ge en djupare förståelse. Ett exempel är att personer från Stockholmståg under ett antal dagar besöker funktionen Trafikverkets operativa regionala ledning och vice versa. Motsvarande upplägg på vägsidan kan innebära att trafikledare på Trafik Stockholm under ett par dagar sitter med i en bussentreprenörs ledningscentral. I stort sett alla försöksdeltagare har lyft fram betydelsen av de personliga kontakter och den ökade personkännedom som försöket ledde fram till och menar att det i sin tur underlättar ett framtida samarbete. Detta har också stöd i forskning och liknar de slutsatser som drogs under Vardagssamverkan 1 och 2. I dag finns få forum för den typen av fysiska möten. Många deltagare anser att en viktig effekt av försöket är att de har fått mer kunskap om övriga aktörers verksamhet och vilken typ av information de behöver. Det har skett dels genom att följa och hantera händelser, dels genom spontana samtal och diskussioner. En fördel med fysisk samlokalisering är, enligt deltagarna, möjligheten till direkt återkoppling och lärande efter att ärenden hanterats. Orsaken är att det är enklare att efter inträffad händelse genast kunna prata igenom vad som gick bra och mindre bra. Dessutom innebär ökad personkännedom att man lättare kan ta tag i svårare samtal. Ett ökat utbyte mellan aktörer inom trafikområdet kan med andra ord innebära bättre förutsättningar för feedback och lärande när det gäller samarbete mellan olika aktörer. Flera försöksdeltagare har i intervjuer uttryckt att dagens rutiner inom detta område är otillräckliga. Det talar för att det behövs nya rutiner som förankras hos berörda aktörer och därefter implementeras. Man skulle bland annat kunna genomföra upprepade fallstudier av inträffade händelser för att belysa hur samverkan mellan olika parter fungerat (se rapporten Projekt mätbara effekter.) Samtidigt visar intervjuerna med deltagarna att det ofta inte räcker med att införa nya rutiner för samarbete. Om de inte upplevs som värdefulla finns risken att de ändå inte följs. Detta visar på vikten av att ha förståelse för varandras organisationer och informationsbehov. Att få en personlig förståelse för varför rutiner är utformade som de är bidrar till att de faktiskt används. Enligt deltagarna i försöket genomförs sällan några övningar som berör ett större antal aktörer. En naturlig fortsättning på försöket kan vara att anordna gemensamma övningar. Då skulle sannolikt kunskapen om varandras organisationer öka, brister i dagens samverkansmetoder identifieras och nya 17

18 rutiner för samverkan tas fram. Ett annat förslag är att genomföra en enkät bland medarbetare hos berörda organisationer för att kartlägga deras kunskap om andra trafikaktörer. En väg att gå är också att anordna utbildningar. Under hösten 2014 genomförs exempelvis utbildningar för personal från de organisationer som deltog i Vardagssamverkan 1 och 2. Genom sådana utbildningsinsatser ser man också till att de effekter som uppnåtts inom försöken sprids i hela organisationerna. 3.4 Behov av ytterligare samverkan Under försöket upplevdes behov av att stärka samarbetet mellan Trafik Stockholm och bussentreprenörer, något som också konstaterades i förstudien. Det blev också tydligt under försöket att rutinerna för kontakter mellan vissa deltagare och TryggC inte fungerade tillräckligt väl. Antingen har kontakterna uteblivit eller tagits senare än vad som var lämpligt. TryggC bidrog ofta med information som övriga aktörer inte hade tillgång till. Det gäller till exempel information från Polisen, som de vanligtvis har kontakt med. För det mesta rörde det sig om larmsituationer. Ibland var det tvärtom - de andra aktörerna bidrog med information som kunde föras vidare, till exempel till TryggC, när ordningspatruller var inblandade i ordningsproblem eller biljettkontroller. Samtidigt är det värt att notera att informationsdelningen mellan TryggC och andra aktörer kanske inte var helt representativ. TryggC har vanligtvis flest kontakter med andra aktörer under kvällar och helger då det förekommer fler ordningsproblem, medan försöket genomfördes mestadels under dagtid. En fördjupad dialog mellan blåljusaktörer och aktörer inom trafikområdet skulle kunna leda både till minskade trafikstörningar och bättre information till resenärer. Under tidigare försök i projektet Vardagssamverkan har det visat sig att ökad samverkan mellan polis, räddningstjänst, SOS Alarm och Trafik Stockholm har bidragit till färre trafikstörningar och bättre framkomligheten i trafiken. Flera händelser som inträffade under försöket, liksom synpunkter från deltagarna, pekar på att bättre kontakter med polis och räddningstjänst vore positivt också i relation till trafikaktörer. Det gäller både planerade händelser som Polisen har kännedom om och händelser som uppstår mer plötsligt och som kan påverka trafiken. Framför allt gäller det vägtrafiken. Ett exempel är information till bussentreprenörer om när eventuella avspärrningar tas bort. Behovet av en gemensam kalender har efterlysts i flera olika sammanhang från trafikaktörer och behovet blev tydligt även under det här försöket. 18

19 4. Deltagarnas erfarenheter Förståelse för helheten Att detta också har skapat en helhetsförståelse för transportsystemets utformning visar olika kommentarer från deltagarna: Men kanske har jag fått lite mer helikopterseende, även om det inte direkt berör vår trafik tänker jag mer brett. Även om jag inte behöver agera på det. Jag har fått bättre översyn, tänker utifrån ett bredare perspektiv nu. Att saker som händer kan få ringar på vattnet-effekt. Man snappade upp småsaker som gjorde att man fick ett helikopterperspektiv på saker och ting. Det går inte att förmedla så lätt till kollegorna om inte personen varit där och jobbat. Vissa delar, absolut. Men inte till hundra procent. En deltagare uttrycker det så här: Man försöker förklara för andra på hemma centralen när man har bättre kunskap om andra aktörer. Varför de gör si och så i olika situationer.. Samtidigt menar en deltagare att den ökade informationen om andra aktörer inte är kunskap som ger så mycket i den egna professionella rollen: Jo, men den [kunskapen om andra aktörer] har väl definitivt ökat. Jag tycker väl det man lärt sig varit mer av kuriosa, såna grejer man upplever man har fått mer information om. Inget som egentligen är kritiskt för att jag ska kunna göra mitt jobb bättre. På det stora hela alltså, vissa andra grejer har jag säkert fått med mig. Åsikterna går isär något när det gäller ifall ett mer operativt agerande under försöket skulle ha lett till ökat lärande. Om man hade jobbat operativt, då hade man fått ytterligare kunskap, för då hade samverkan testats mer på allvar, menade en deltagare, medan andra ansåg att just frånvaron av det operativa, ofta stressiga arbetet gör att man får tid för diskussioner och på så sätt kan skapa förståelse för varandras behov. En försöksdeltagare uttryckte sig så här om hur samverkan utvecklats genom försöken: Exempelvis tänka på att om det är en buss som står stilla på 73:an, då ska man inte bara göra sitt vanliga jobb utan också ringa bussledningen och informera. Det insåg jag genom att sitta så här. Inte det man först tänker på när man jobbar normalt, då är det så många saker som sliter på ens uppmärksamhet. Under försöket hade man tid att fokusera på en händelse, det gav helt andra möjligheter än vardagssituationen. Även andra försöksdeltagare har uttryckt liknande effekter: Kanske har man ett annat tänk med sig nu. Har med mig i bakhuvudet hur det går för andra. Man tänker på om det finns något som andra kan behöva information om som man själv vet. 19

20 Personliga kontakter Tillit och personliga relationer brukar ofta lyftas fram av forskare som en kritisk framgångsfaktor för samverkan. 3 Samtliga försöksdeltagare uttrycker också att det har varit värdefullt att lära känna personer i andra organisationer, främst för att det gör det lättare att ta kontakt framöver. På frågan om det funnits något värde i att lära känna övriga deltagarna svarade en så här: Gud ja. Skulle det vara en stor sak, en svårare fråga att diskutera, då skulle jag vända mig till någon jag fått kontakt med under försöket. Skulle det vara något med Keolis, då ringer jag person x.. Finns det för- och nackdelar med att rotera personal under försökets gång? De personer som deltagit under hela försöket har fått chansen att stifta djupare bekantskap med övriga deltagare än de som var där en kortare tid. Det gör det lättare att prata om litet svårare frågor, även sådana som kan innehålla eventuella konflikter eller meningsskiljaktigheter. Fler personer får dessutom kunskap om andra organisationer och deras behov. I händelse av nya, liknande försök kan det vara värt att överväga bemanningsfrågan. Genom försöket har deltagarna inte bara fått en bättre förståelse för andra. Även den egna organisationen kan ses med nya ögon. Som en deltagare uttryckte det: Jag har fått möjlighet att reflektera kring min egen organisation när jag betraktat den från utsidan. Kontakt med hemmacentralen Möjligheterna att arbeta operativt med sina ordinarie arbetsuppgifter, geografiskt skild från sin hemmacentral, diskuterades flera gånger under försöket, både gemensamt och i enskilda intervjuer med försöksdeltagarna. Meningarna går isär när det gäller frågan om deras vanliga arbetsuppgifter skulle kunna utföras från en plats liknande den som under försöket. De främsta hindren som lyftes fram är frånvaron av medlyssning från kollegorna samt i vissa fall frånvaron av centrala system. De flesta av deltagarna arbetar vanligtvis i någon form av trafiklednings-/eller ledningscentral där ett stort antal operatörer sitter samlade, ofta både trafikinformatörer och trafikledare. I hemmacentralen går det snabbt att förstå trafikläget bara genom att lyssna in kollegorna och se hur de agerar. Viktig information kan också snappas upp via medlyssning, vilket gör att exempelvis trafikinformatörer kan börja förbereda information till resenärer redan när trafikledarna börjar prata om förseningar, omläggningar och liknande. Den möjligheten har inte funnits under försöket. Detta lyfte deltagarna fram som ett hinder för att kunna agera operativt med samma ansvar och med samma roll som man har vid hemmacentralen. Det andra hindret mot att agera operativt har varit frånvaro av vissa tekniska system. Det tydligaste exemplet på detta är att TryggC inte haft tillgång till kamerasystemet i kollektivtrafiken. Andra aktörer har dock ansett att det skulle gå bra att agera operativt, även om man är fysiskt frånkopplad från hemmacentralen. Att använda videolänk för att kunna följa händelserna där är ett 3 Projekt mätbara effekter (2011). Program för samverkan 20

21 önskemål, som också togs upp under Vardagssamverkan del 2. Vissa aktörer hade då tillgång till videolänk mot hemmacentralen, men inte andra. De senare tyckte att det försvårade arbetet. Samlokalisering Frågan har också ställts om det skulle vara möjligt att uppnå effekterna från försöket utan att vara fysiskt samlokaliserade. Svaren blev olika. Vissa menar att just den fysiska samlokaliseringen är kritisk: Jag tror det mycket sitter i att kunna sitta tillsammans rent fysiskt. Vill man ha ut max av det, då ska man sitta tillsammans. En annan kommenterar: Alltså teknikmässigt skulle det nog kunna gå bra via någon typ av chatt eller telefonkonferens. Problemet är att när det väl händer saker så sitter man där operativt och då hinner man inte med. När man är frikopplad från det operativa, det är då man lär sig och kan få förståelse för andra. Viktigt i sammanhanget är att dessa erfarenheter, liksom ökad förståelse, också kan leda till nya rutiner och processer som gynnar alla i organisationen. Möjligheterna att agera operativt kan säkert variera, beroende på vilken roll personen har - trafikinformatör eller trafikledare. Det beror sannolikt också på vilken organisation och trafikslag personen kommer ifrån. 5. Några reflektioner Under de tre veckor som försöket pågick inträffade inga större störningar, varken i väg- eller spårbunden trafik. Eftersom försöket inte använde sig av fiktiva scenarier, var det alltså inte möjligt att studera hur aktörerna samverkar under långvariga, större störningar i trafiken. Det gör det naturligtvis svårt att bedöma värdet av att sitta tillsammans. Däremot diskuterades vid dagliga utvärderingsmöten olika tänkbara händelseförlopp och eventuella effekter av ökad samverkan. En viktig fråga att reflektera kring är vilka personalkategorier som är mest lämpliga att samla till ett liknande försök. Bör det vara trafikledare, trafikinformatörer eller som nu en blandning? Under försöket stod Trafik Stockholm och Keolis för mer intensiva informationsutbyten, vilket bland annat ledde till konkreta effekter i form av minskade förseningar. Denna samverkan hade inte med säkerhet fungerat lika bra om Keolis istället deltagit med en trafikinformatör. På liknande sätt skulle försöket kanske ha kunnat utvecklas mer om Stockholmståg hade deltagit med en trafikledare istället för en trafikinformatör, den som vanligen är Trafikverkets regionala operativa lednings motpart. Möjligheten att i dialog med den regionala operativa ledaren från Trafikverket föreslå omläggning av trafik var av naturliga skäl begränsad i försöket. Hade bemanningen istället utgjorts av personal från Stockholmståg med ansvar för trafikledning kunde utfallet ha blivit annorlunda. 21

22 Denna skillnad kan också ha vissa andra förklaringar. Dels är det lättare att lägga om busstrafiken än den spårbundna trafiken. En annan möjlig orsak är att samarbetet i dagsläget är mer utvecklat mellan Trafikverket och Stockholmståg jämfört med mellan Trafik Stockholm och bussentreprenörer. Samtidigt har blandningen av roller hos försöksdeltagarna varit något de själva lyft fram som positiv ur ett lärandeperspektiv. De har också betonat att det krävs personer med både trafikledande och trafikinformerande roller vid eventuellt operativt samarbete. Inte bara personalkategorier skulle kunna ses över inför eventuella nya försök, utan även deltagande organisationer. De aktörer som deltog i försöket har uttryckligen efterfrågat medverkan av polis och räddningstjänst. I eventuella framtida försök kan man även ta med representanter från media, som har en viktig roll när det gäller att informera trafikanter. Om man genomför ett nytt försök kan det finnas en fördel med tydligare arbetsinstruktioner för dem som deltar i försöket, något som fanns i tidigare försök inom Vardagssamverkan. Som försöket kom att utvecklas var deltagarna under perioder något understimulerade, vilket möjligen hade kunnat undvikas om de hade haft tydliga uppgifter. Ett förslag kan vara att utse en person som ansvarar för att främja samverkan mellan de olika försöksdeltagarna. En sådan funktion skulle bland annat kunna bidra till en bättre helhet genom att se till att alla röster hörs. Det är särskilt viktigt i en situation där personalen byts ut ofta. I det aktuella försöket var dock personalomsättningen låg. En annan fråga gäller rumsplaceringen och i vilken utsträckning den påverkar både informationsdelning och kunskapen om varandras organisationer. I det här försöket grupperades deltagarna utifrån vilka som antogs ha flest kontakter och störst värde av ökat informationsutbyte. De aktörer som satt nära varandra hade mest informationsutbyte. I framtida försök kan det vara värt att pröva att byta platser allt eftersom för att öka kontakterna mellan dem som vanligen inte har så mycket kontakt. Samtidigt kan det naturligtvis innebära ett minskat informationsutbyte mellan vissa aktörer. En annan faktor som kan påverka informationsutbytet och kontakter är den rad av datorskärmar som i viss mån avgränsade den enda sidan av rummet från den andra. Som en deltagare uttryckte det: Jag känner mig helt off här bakom. En aspekt som bör lyftas fram i sammanhanget är att försöket var extremt ur ett informationsdelningsperspektiv. Deltagarna kunde fokusera på enskilda händelser på ett sätt som inte är möjligt i hemmacentral, där många ärenden ofta måste hanteras parallellt. En av deltagarna uttryckte det så här: I försöket går man på tårna, man grottar ner sig i alla händelser och man försöker samverka. I vardagen går man i det vanliga, men nu har man har i bakhuvudet att man kan behöva samverka. En annan konstaterade att [samverkan] är inte det man första tänker på när man jobbar normalt, då är det så många saker som sliter på ens uppmärksamhet. Under försöket hade man tid att fokusera på en händelse, det gav helt andra möjligheter än vardagssituationen. 22

23 Bilaga 1: Projektorganisation Styrgrupp Maria Nichani, Trafikverket Ted Ell, Trafikkontoret Stockholms stad Mattias Wäppling, Trafikförvaltningen/SL Ola Slettenmark, Program för samverkan Projektgrupp Anna Forsmark, Trafikförvaltningen/SL (tom dec 2013) Helene Olofsson, Trafikkontoret Stockholms stad Joakim Barkman, Trafikverket Cornelis Harders, Trafikförvaltningen/SL David Kernell, Trafik Stockholm Anna Zimmerling, Trafikverket Magnus Ohlsson, Trafikförvaltningen/SL Kent Martin, Trafikförvaltningen/SL Kommunikatörer Madeleine André, Program för samverkan Stockholmsregionen Cristina Sundberg, Stockholm stad Linda Berg, Trafikverket Hallberg Per, Trafikförvaltningen/SL Projektet utvärderades med hjälp av konsultstöd. 23

24 Bilaga 2: Organisationer som deltog i försöket Trafikverket Trafikverkets Regionala operativa ledning (RegOpLed) är en ledningsfunktion i respektive trafikledningsområde. RegOpLed har ett helhetsgrepp över både väg och järnväg på underliggande trafikcentraler (Stockholm järnväg, Norrköping järnväg samt Trafik Stockholm). Trafikcentralerna för järnväg leder och övervakar pendeltågstrafiken, övrig persontågtrafik och godstrafik i Mälardalen. Inom Regional operativ ledning finns rollerna regional operativ ledare, (ROL) trafikinformationsledare, tågledare och driftledare. Två regionala operativa ledare delade på uppdraget i projektet. Trafik Stockholm Stockholms stad och Trafikverket äger och driver gemensamt Trafik Stockholm sedan tio år tillbaka. Trafik Stockholm ansvarar för trafikledningen på prioriterade kommunala gator och för det statliga vägnätet i Stockholm, Mälardalen samt på Gotland. Man har också hand om felanmälningar kring gator, torg och parker i Stockholms stad. I uppdraget ingår att styra och leda trafiken samt informera trafikanter om aktuellt trafikläge. I projektet deltog två produktionsledare som är arbetsledare på Trafik Stockholm samt ett antal andra trafikledare under var sin dag. Keolis Keolis är en internationell kollektivtrafikkoncern som i Stockholmsregionen bedriver busstrafik på uppdrag av SL, bland annat i innerstaden och i Nacka-Värmdö. Två skiftledare deltog växelvis i projektet. Mass Transit Railway (MTR) MTR Stockholm har från hösten 2009 och minst åtta år framöver ansvaret för drift, planering och underhåll av tunnelbanan i Stockholm. Tunnelbanetrafiken leds från tre olika centraler, en för varje tunnelbanelinje. I projektet deltog växelvis två trafikinformatörer från Gröna linjen samt under några dagar en trafikledare. Stockholmståg Stockholmståg ägs av SJ AB och ansvarar för pendeltågstrafiken i Stockholmsregionen. I uppdraget ingår utförande av pendeltågstrafiken och bemanning av stationerna, trafikinformation, underhåll och reparation av tågen samt biljettförsäljning, service och städning på tåg och stationer. Två trafikinformatörer deltog växelvis i projektet. SL:s driftledningscentral SL:s driftledningscentral (DLC) övervakar elkraft och system i kollektivtrafikområdet, tar emot felanmälan för all SL:s infrastruktur och sköter via upphandlade entreprenörer drift och underhåll. En driftledare deltog. SL:s trygghetscentral Trygghetscentralen (TryggC) tar emot larm från trafikentreprenörer, resenärer och andra i kollektivtrafiken. De kan sätta in trygghetsresurser i form av ordningsvakter, väktare eller trygghetsvärdar. Försöksdeltagare var en trygghetsoperatör. 24

25 Bilaga 3: Tekniska stödsystem Samverkanswebben Samverkanswebben är en tjänst som SOS Alarm tillhandahåller, där aktörer som arbetar med krishantering kan lägga in och ta del av information om händelser och framkomlighet i regionen. Innehållet baseras på SOS Alarms egna system och på källinformation från andra anslutna informationsgivare. I dag förses systemet automatiskt med följande information: Alla räddningsärenden som registreras hos SOS Alarm (gäller inte sekretessbelagda ärenden) Väderinformation från SMHI och vägvädersmeddelanden från Trafikverket. Vägavstängningar, trafikolyckor och evenemang från Trafikverket/Trafik Stockholm. Telestörningar som påverkar möjligheten att använda nödnumret 112 från teleoperatörerna via Post- och telestyrelsens system GLU. Händelser som rapporteras in via Trafikverkets vägkameror. Syftet med webben är framför allt att ge en bild av nuläget över en viss geografisk region. Den används bland annat av ledningsoperatörer, beredskapssamordnare och jourhavande personal inom kommunal verksamhet. Innan projektet vardagssamverkan del 3 initierades var det bara Trafik Stockholm som använde Samverkanswebben. Man lägger in information från Trafikverkets system om planerade vägarbeten och om avstängningar samt oförutsedda trafikstörningar i vägnätet. Under projektet testades webben genom att alla deltagare fick tillgång till den inför och under försökets gång. Innan försöket inleddes hölls också en halvdags utbildning kring tjänsten. Samverkanswebben fanns under försöket tillgänglig på en storbildsskärm i ena änden av försöksrummet och genom att varje deltagare var inloggad i sin egen dator. Ofta användes information från samverkanswebben tillsammans med information från andra applikationer och informationskällor. Vanligast var att en händelse sågs i Samverkanswebben. Därefter kontrollerade man om Trafik Stockholm hade några kameror som täckte det aktuella området. Deltagarna sökte också information i sina organisationsinterna system för att skapa en bättre bild av läget. Ett exempel är när driftledningscentralen noterade på Samverkanswebben att det brann vid Spånga torg. I början var det oklart om händelsen påverkade trafiken eller inte. Deltagaren från TryggC ringde till sin hemmacentral för att kontrollera om de fått något larm eller kunde se något i sina kameror. Under tiden knappade deltagaren från Trafik Stockholm fram rätt talgrupp på Rakel för att om möjligt få mer information. Genom att ta in information från olika håll försökte man få ihop en samlad bild. En fördel med applikationen är att den ger information om vilken talgrupp för Rakel som används av de blåljusaktörer som är inblandande. På så sätt får man ytterligare information. Det gör det också möjligt att 25

26 snabbt kunna informera andra aktörer. 4 Men ibland var det svårt att hinna ha nytta av detta. Blåljusaktörerna byter ofta till en annan talgrupp än den som anges i Samverkanswebben när de nått fram till själva händelsen. Keolis deltagare hade även velat få tillgång till Rakel för medlyssning, något som inte är möjligt i dag. För närvarande kommer information kring en händelse från en aktör den som registrerar händelsen. Därmed går man miste om möjligheten att få in information från de olika aktörer som använder Samverkanswebben. Det kan delvis bero på osäkerhet om vilken typ av information som bör läggas in. Deltagarna i försöket efterlyste en tydligare beskrivning av vilken kompletterande information som kunde vara lämplig att lägga in. TLS-chatt Företaget Samtrafiken 5 driver en chatt som i Stockholmsområdet används för att utbyta information mellan olika aktörer inom transportsystemet. Det handlar främst om läget i kollektivtrafikentreprenörernas trafik samt trafikstörningar inom väg och järnväg. Informationen flödar ganska fritt och handlar mest om trafikinformation. Det finns inga gemensamma riktlinjer för hur, när och vilken information som ska spridas. Däremot har några aktörer interna riktlinjer för hur chatten ska användas. Alla kollektivtrafikentreprenörer använder chatten för att sprida information om störningar i egna eller andra aktörers trafik samt informera resenärer om dessa. De rapporterar också till SL vid vilket klockslag informationen om störningen spreds på chatten. Enligt kollektivtrafikentreprenörerna har chatten stort mervärde. Tidigare använde man sig mest av telefon, vilket tog tid och innebar att färre aktörer fick information. Även personer i Trafikverkets regionala operativa ledning använder chatten, både för att informera om störningar och för att via ett eget chattrum kommunicera med Stockholmståg. I det egna chattrummet kan personal från regional operativ ledning och Stockholmståg ha en snabb och öppen dialog. Trafik Stockholms personal använder den i varierande grad. Brist på tid är den främsta orsaken till att chatten inte används i någon större utsträckning. Personalen bedömer att de inte kan ta på sig att informera via chatten, eftersom det kan skapa en förväntan på kontinuerlig information, något man inte kan leva upp till. Chatten används också av aktörer som till exempel SL:s kundtjänst samt radio- och TV-reportrar som rapporterar om störningar i trafiken. 4 Rakelsystemet är Sveriges nationella kommunikationssystem för samverkan och ledning. Rakel underlättar den dagliga kommunikationen hos organisationer som arbetar med allmän ordning, säkerhet eller hälsa. Systemet används av centrala statliga myndigheter, länsstyrelser, kommuner och landsting samt privata aktörer med samhällsviktig verksamhet. 5 Samtrafiken ägs av en rad olika privat och offentligt ägda kollektivtrafikaktörer. 26

27 Vare sig SL:s trygghets- eller driftledningscentral använder sig av chatten i vanliga fall. Under försöket följde TryggC och driftledningscentralen informationsflödet i chatten, men lade inte in någon egen information. TryggC:s kan inte dela information om pågående ärenden, främst på grund av sekretesskrav. Däremot fördes information om trafikstörningar vidare till TryggC:s hemmacentral. Sådan information ska de få via kollektivtrafikentreprenörerna, men i vissa fall går det snabbare via chatten. Olika aktörer använder chatten på olika sätt. Under försöket gick man igenom vilken information de vanligen sprider, hur de bemannar chatten under dygnets timmar, med mera. Aktörerna fick på så sätt rätt förväntningar på varandras sätt att använda chatten. Det visade sig exempelvis att trafikinformationsledare bemannade chatten för regional operativ lednings del under kontorstid, medan regionala operativa ledaren bemannade chatten under övrig tid. De senare har inte samma vana av att ge trafikinformation, vilket kan vara bra för övriga aktörer att känna till. 27

28 Bilaga 4: Exempel på samlad lägesbild 28