Metod för att behålla och utveckla service på landsbygden. Landsbygd - det naturtäta området

Transkript

1 Metod för att behålla och utveckla service på landsbygden Landsbygd - det naturtäta området

2 Förord Under åren genomfördes med finansiering av Tillväxtverket, Länsstyrelsen i Dalarnas län och Länsstyrelsen i Gävleborgs ett projekt Utveckling av servicecentra på landsbygden i Dalarna och Gävleborg. Syftet med projektet var att pröva och utveckla en modell för att bibehålla och utveckla den kommersiella och samhällelig servicen samt skapa förutsättningar för entreprenörskap i ett antal utvalda bygder. I Dalarnas län har projektet genomförts i Fors, Avesta kommun, Stora Skedvi, Säters kommun, Sollerön, Mora kommun och i Gävleborgs län har projektet genomförts i Svågadalen, Hudiksvalls kommun, Hassela, Nordanstigs kommun och Loos, Ljusdals kommun. De erfarenheter som kommit ur detta projekt är nu samlat i den här handledningen. I texten talas det om att utveckla eller att behålla service. Vad är service? Vid denna frågeställning så kommer det en strid ström om vad service faktiskt är, när man kan kalla den bra eller dålig, relevant eller onödig o.s.v. När väl processen är igång kommer ni att upptäcka att om man vill behålla och utveckla servicen så kan man inte per automatik räkna med att om vi bara löser butikens interna utmaningar så är problemet löst. Det kan vara så att bygden måste utveckla och säkerställa driften av stugbyn med skidbacken för genom att vara en bra ort för besöksnäringen så kommer det även att skapas förutsättningar för butiken att få en långsiktig lönsamhet och överlevnad. Vi har under denna period upptäckt att det varken går och ej heller är önskvärt att styra utvecklingsprocessen mot ett fixerat mål. Man måste vara beredd att släppa taget om heliga kor och beslutade projektplaner och istället ta tillvara på möjligheterna och kraften som kommer ur grupperna och deras arbete. Detta innebär att en process som från början har ett mål kan komma att få ett helt annat resultat. Vi förespråkar inte att man, om detta händer, skall strunta i de saker man föresatt sig, det gäller att orka ta omtag och hitta nya grupperingar och former för att säkerställa även dessa mål. Vi hoppas att den metod som vi under projektet har förfinat skall komma till användning i fler bygder. Utförare har varit Gordon Krmic, Lasse Nygård samt Göran Forsén. Om du har tankar, idéer eller synpunkter på detta material så är du välkommen att kontakta någon av oss via Entreprenörskolan i Leksand. Tack! Vi vill även tacka för de många skratten, intressanta diskussionerna och mottagandet vi fått i bygderna samt även tack till övriga representanter och finansiärer.

3 Innehåll Sida nr 1. Initiativ till lokal utvecklingsprocess 4 2. Processledare 6 3. Tidsperspektiv 8 4. Insatser och tidsåtgång, det tar alltid längre tid än man tror 8 5. Särintressen 9 6. Genomförande 9 A. Landsbygdsutvecklingsperspektivet 10 B. Kommersiell service på landsbygden Hjälp i genomförandet 19 A. Handledning i att driva bygdeutvecklingsprocesser 19 B. Ungdomar, tankar runt hur man engagerar ungdomar i bygdeutveckling 26 C. Företagarna, hur kan man driva företagsnätverk kopplat till bygdeutveckling 28 D. Bedömningsmall vid förstudie för val av bygd 29 E. Handlingsplan, förslag till mall 30 F. TURMÖ, modell för hur man sätter mål 31 G. Samverkansmodell 32 H. Kompetensutvecklingsmodell, vad händer under processen 33 I. Kontroll, hur tar vi den, en modell 35 J. Trygghetsboxen med målnivåer 36 K. Roller/intressenter 37 Butikshandboken verktyget för en lönsammare butik Bilaga 1 3

4 1. Initiativ till lokal utvecklingsprocess Initiativet till att starta en lokal utvecklingsgrupp kan komma från fler håll; Initiativet kan komma underifrån i form av att bygden känner att det finns ett behov av att starta en ny eller utveckla en redan befintlig process. Initiativet kan även komma från kommunens tjänstemän eller från det politiska i form av direktiv. Det finns även liknande processer som getts möjligheter att starta igång i större skala genom att det skapas tillgång till medel som styr mot lokal utveckling från exempelvis länsstyrelsen. Den som initierar denna process bör ha i åtanke att det finns ett antal förutsättningar som måste vara på plats för att om inte säkerställa så i alla fall öka sannolikheten för att lyckas FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT NÅ ETT OPTIMALT RESULTAT I UTVECKLINGEN AV HÅLLBARA SERVICECENTRA Under utvecklingen av metoden har vi erfarit att följande delar är ytterst viktiga för att nå ett optimalt resultat: 1. På ett tidigt skede innan ett projekt körs igång måste ett grundläggande arbete ha skett i bygden. Vid förberedande träffar måste bygdens medborgare enas om ett arbetssätt där varje deltagande person måste bestämma sig för ett aktivt deltagande. Medborgarna måste komma bort från begrepp som någon skall göra det till det personliga planet-jag skall medverka till utveckling av min bygd. Det optimala är att det redan finns en lokal utvecklingsgrupp i bygden. Arbetsgruppen bör ha en sammansättning av personer representerande offentlig sektor/privat näringsliv och social ekonomi. En sådan grupp måste ha en stark legitimitet i bygden och bör utgöra ett kommande paraply för tillkommande undergrupper. En sådan utvecklingsgrupp blir en stark part i utvecklingsprocessen. I en grupp med människor som bestämt sig för att aktivt delta uppstår ofta kreativitet och entreprenörskap. Om den förberedande processen bär det nu skisserade varumärket är förutsättningarna för att uppnå ett gott resultat optimalt. 2. Behovet av kommunens aktiva medverkan kan inte nog betonas. Kommunen måste på ett tidigt stadium bestämma sig för deltagande i hela processen och aktivt medverka i denna med representanter i form av både politiker och tjänstemän. Detta ger tyngd åt processarbetet och visar bygdens innevånare att deras arbete är viktigt. En uppställning enligt denna modell förhindrar vi- och dom-tänkande och ger förutsättningar att bygden tillsammans med kommunen når ett optimalt resultat. 3. Kommuner som inte har en struktur, arbetssätt och vana att arbeta med landsbygd- och serviceutveckling bör innan starten genomgå en utbildning i arbetsmetoden. Denna utbildning bör kopplas till en lämplig kommundel, där man genom att genomföra en process både lär sig och organisationen vad som krävs för att lyckas i genomförandet samt även hur man kan uppnå de önskade effekterna på bygden. 4. Det är viktigt med kringarrangemangen som inbjudan, kaffe m.m. är ordnat till varje sammanträde samt vem som kallar till mötet. Här är det viktigt att en namngiven person både i bygden och kommunen får detta ansvar. Bygdens namngivna person bör vara någon som visar engagemang och är beredd att arbeta för utvecklingen. Kommunens namngivna person bör vara tjänsteman som är engagerad i kommunens landsbygdsutveckling eller motsvarande. 4

5 5. Den interna informationen om utvecklingsarbetet är viktig. Under utvecklingsprocessen kommer nya, nyfikna medborgare med i arbetet och dessa måste få möjlighet att hämta in vad övriga ledamöter arbetat med. Om utvecklingsarbetet skall bli lyckat bör deltagande personer informera andra medborgare om hur utvecklingen fortgår. Ett bra sätt är att under projekttiden ha ett lokalt blad som kontinuerligt ges ut för att hålla alla uppdaterade. Marknadsföring! viktigt att marknadsföra att det jobbas i grupper, mätningar som gjorts visar att 80 % av de tillfrågade kan tänka sig att jobba aktivt och lägga ner tid medan det endast är ca 20 % som faktiskt gör det. FRÅGESTÄLLNING: Är det så att man inte har informationen eller beror procentsatserna på att arbetsgrupperna jobbar med fel typ av frågor, frågor som inte engagerar och bedöms som viktiga eller kanske att de jobbar på ett felaktigt sätt. 6. Även extern information är viktig. Lokala tidningar, radio och TV ökar intresset i arbetet och ger bygdens innevånare extra stolthet i arbetet. Optimalt är också att låta deltagarna i processarbetet komma och informera fullmäktigeförsamlingen om sitt arbete. Detta är ju öppna möten och hit kan andra utvecklingsgrupper i kommunen komma för att ta del av arbetet. 7. Även kommunens företrädare bör kontinuerligt informera politiker och tjänstemän under processtiden. Detta kan kontinuerligt göras i fullmäktigeförsamlingar och personalmöten. Om kommunens arbete skall bli framgångsrikt bör offentligheten ha en aktiv del i bygdens utvecklingsarbete, 8. Även deltagarna som kommer från det privata näringslivet bör ha kanaler via företagarföreningar eller motsv. där de informerar om och diskuterar bygdens pågående utvecklingsarbete. 9. Att få med barn och ungdomar i processen är viktigt. Barn och ungdomar växer med uppgiften och blir en viktig länk i utvecklingsarbetet. Här gäller det från början få med engagerade vuxna som kan stötta barnen och ungdomarna i arbetet. Rektor och lärare från den lokala skolan kan vara sådana stöttepelare men även andra vuxna såsom pensionärer kan komma ifråga. Vår erfarenhet är att inblandade ungdomar blir viktiga i det generationsövergripande arbetet, 10. Den kommersiella servicen på landsbygden i form av dagligvaru- och drivmedelsutbud har genom åren försvagats. Genom ett aktivt deltagande av dessa servicegivare ökar förutsättningarna markant att bevara och utveckla utbudet eller att dessa kan återuppstå. Förståelsen i bygden av värdet på dessa behöver förstärkas i olika avseenden; livskvalitet, turism, fastighetsvärden eller t ex en förutsättning för övrigt företagandes tillväxtmöjligheter. 5

6 2. Processledare CITAT Utmaningen är inte processen, den kan man lära sig och det finns alternativ och varianter. Den verkliga utmaningen är processledaren, utan rätt person, med rätt kunskaper och engagemang kommer man inte att lyckas Externa processledare kan anlitas. Men målsättningen med den här handboken är att den kommunala landsbygdsutvecklaren eller en driven person i bygden ska kunna leda utvecklingsprocessen. Oavsett om kommunen driver processen eller inte så måste kommunen ha en namngiven person som har landsbygdsutveckling som sin uppgift med ett klart mandat, med tydligt strukturerad målsättning, vad man vill få genomfört och varför detta är viktigt. Frågan som måste ställas är detta en strategiskt viktig serviceort före boende, företag och besöksnäring etc.. Det är en starkare fördel ju högre i den kommunala organisationen som landsbygdsutvecklaren är sanktionerad. Om man anlitar externa processledare är det viktigt att dessa är starkt involverade i urvalet av deltagande bygder och att processledarna har möjlighet att träffa representanter för kommun, privat näringsliv, bygdeutvecklingsgrupp och kommersiella servicegivare i förväg. Processledarna kan då göra en bedömning hur processarbetet ska genomföras. Här finns också möjlighet att fastslå att det inte finns förutsättningar att genomföra processen i någon av bygderna. Se bedömningsmall vid förstudie för val av bygd. Det är viktigt med en bra dialog mellan projektfinansiären och den eventuella externa processledaren. Att dessa träffas och har en genomgående diskussion innan det praktiska arbetets början. Arbetet bör specificeras mellan parterna i form av ett avtal. Detta för att eliminera riskerna för att det uppstår olika bilder om vad som är syfte och mål med genomförandet. Det måste glasklart framgå vad finansiären har för förväntningar. Varför man inte ska jobba ensam utan alltid minst vara två Det är av största vikt att man under de olika mötena kan ha full fokus på processen, därför rekommenderar vi att det alltid ska vara två processledare. En som ansvarar för den muntliga kommunikationen och en som under mötet ansvarar för den skriftliga dokumentationen. Om någon av processledarna blir sjuk eller inte kan närvara så skapar även detta upplägg en säkerhet, det går nämligen att vara själv även om vi inte rekommenderar detta Viktigt att ni som processledare innan ni går in i en process är förberedda på att ni i huvudsak kommer att arbeta under kvällar och helger, detta är inget 8-17 jobb. Om du som processledare är anställd av kommunen så bör du reda ut de eventuella utmaningar du kan komma att ställas inför. Många gånger så får man bära ansvaret för samtliga kommunens verksamheter, du som representant representerar inte endast din verksamhet och man kan inte säga att frågorna ligger på någon annans bord, förväntningarna på dig som kommunal representant är att du äger samtliga frågor, allt som fungerar bra men speciellt allt som fungerar sämre. Det är en utmaning i att ni som processledare under mötena i princip kommer att vara tvungna att ställa krav på er själva. 6

7 Så frågan är om den kommunala landsbygdsutvecklaren verkligen ska driva processen i sin egen kommun, kan det vara ide att man går ihop två kommuner och hjälps åt att vara processledare i varandras kommuner samtidigt som den andre kan vara den som löpande under mötena dokumenterar. Vad gör jag om det går trögt Viktigt att hålla en positiv attityd och att inte fastna i den negativa bilden av vad som inte fungerar. Hantera tidigt de negativa individerna och konstellationerna. Låt er inte dras med i en diskussion som handlar om historik och där både ni och andra deltagare plötsligt kan finna er i ett samtal som inte går att reda ut och endast skapar dålig stämning och en massa obesvarade frågor. Ett sätt att agera om denna situation uppstår är att låt den som kommer in på detta spår tala till punkt och säg sedan att den frågan kan vi återkomma till i slutet av dagens möte. När vi så kommer till detta kan man återigen ta upp frågan/synpunkten och fråga om vi tror att vi kan komma vidare utan att detta ska hindra oss i vårt arbete eller måste denna fråga hanteras av denna gruppering? Vad gör processledaren efter/mellan varje möte Om man startar igång en process så är det viktigt att man redan innan processen klargjort hur man som processledare ska vara aktiv i genomförandet. Om det är så att ni går in och lovar saker under mötena så måste dessa också genomföras enligt den överenskommelsen ni gör. Detta är av yttersta vikt för förtroendet för processen och dess handledare. Det är dessutom mer viktigt i uppstarten innan förtroende byggts upp. Processledaren ska dokumentera mötet, renskriva protokollet och skicka ut detta till samtliga på deltagarlistan, detta skall göras så snabbt som möjligt men inte längre än tre dagar efter mötet. Det är även viktigt att det finns en portal eller annat sätt där de som inte deltog på mötet ändå kan komma över informationen. Skicka gärna ett vykort eller mail mellan mötena för att de ska känna att de har stöd. Det kan finnas en poäng med att vid de första två till tre mellanliggande arbetena vara med på plats i de olika grupperna och stötta med kompetens och handledning. Detta skapar en trygghet och man kan säkerställa att mötet verkligen avhandlar det som ska göras och inte blir kafferep. Kafferep tenderar till att många tappar sugen och inte är intresserade att lägga sin tid på att delta. Om den lokala butiken och/eller bensinmacken deltar, och man känner att man inte har kompetens att driva en utvecklingsprocess, kan man anlita en särskild konsult för att utveckla dessa. Det är viktigt att sätta in åtgärder som märks snabbt, det kan handla om varuutbud, service eller åtgärder som i vissa fall behöver ge snabb ekonomisk effekt. För att pejla statusen för servicegivaren kan man lämpligen börja arbetet med en anonym kundenkät. 7

8 3. Tidsperspektiv Tiden ska vara så väl tilltagen att processen blir självgående och kan fortsätta det lokala utvecklingsarbetet och att det finns en plattform som stöttar och underhåller processen. Erfarenheter har visat att detta tar mellan 1,5-2 år innan processen är satt och att man hittar sina arbetsformer. När man startar den lokala processen måste man vara mycket medveten om vilka starka krafter som släpps loss. Dessa kan vara olika svåra att tygla och styra. Processledarna får inte aktivt gå in i åtgärderna utan man måste alltid säkerställa att det finns energi och kraft som för processen framåt. Allt ansvar och alla beslut ligger på bygdens aktörer inklusive butiken, bensinmack eller andra servicegivare. 4. Insatser och tidsåtgång, det tar alltid längre tid än man tror För att processarbetet ska fungera bra ska man helst vara 2 processledare. Allra helst för insatser i butik och/eller bensinmack bör en butiksmentor utnyttjas vilken kan vara den ena processledaren. Det är en fördel att mötena sker tis-tors, mellan 18:00-21:00 första mötet tar ca 3h möte två och framåt får max ta 2h. Anledning till när och längd på tiderna är en ren erfarenhetsmässig bedömning. Det är vid dessa tidpunkter lättast att få så många som möjligt att komma och engagera sig i arbetet Uppstarten av en ny process måste ske efter sommaren, man ska i så stor utsträckning som möjligt undvika att det kommer ett sommaruppehåll mitt i genomförandet då detta riskerar att allt avstannar. Drömscenariot är att hinna genomföra alla 6 mötena mellan två sommaruppehåll, detta är av så stor betydelse att vi inte endast rekommenderar detta förfarande utan vill stäcka oss till att det är en förutsättning för att lyckas. Ekonomin i processen Var tydlig och klargör projektets ekonomi, finns det inte några tillgängliga medel så ska detta uttalas. Klargör de delar man i projektet kan stå för rent ekonomiskt. Många gånger handlar det inte om stora pengar men det kommer att orsaka irritation om man inte har reglerat vem som ska stå för exempelvis; annonseringskostnader, för inbjudan till träffarna. Kostnader för lokaler samt kostnaderna för lättare förtäring under kvällarna då stormötena äger rum. Om det är så att bygden har fått externa medel, det kan vara både privata och/eller offentliga, för att genomföra en allmän process eller att pengarna är öronmärkta så går det inte att förtydliga nog hur viktigt det är att skapa en budget där det med all tydlighet framgår hur och när pengarna skall användas. 8

9 5. Särintressen Det är av stor vikt att samtliga parter är observanta på att jävsituation kan uppstå och att man har en öppenhet angående detta i alla grupperingar. De flesta som deltar är där för att man ser ett eget behov av att delta egenintresse. Detta får dock inte påverka på ett sätt som skapar konflikter i genomförandeprocessen! 6. Genomförande Utvecklingsarbetet består av två delar: landsbygdsutveckling mer generellt och utveckling av den kommersiella servicen mer specifikt. Dessa två delar står inte separerade utan är i allra högsta grad beroende av varandra, hör starkt ihop och är viktiga för bygdens attraktivitet som vi tidigare i inledningen beskrivit så måste båda vara på plats för att det ska gå att skapa en större och bestående effekt. Projektstart. Den lokala utvecklingsgruppen bjuder in bygdens aktörer och processledarna. Oavsett om en konsult anlitats eller inte så ska det före uppstarten ha skett ett möte där butiken och bensinmacken har besökts för att de ska ta aktiv del i processen. Genom detta deltagande blir man medveten om att man med sin delaktighet stärker konkurrenskraften såväl för sin verksamhet som bygden, en winwineffekt uppnås. De deltagande måste medvetandegöras om varför de är delaktiga i utvecklingsprocessen samt att processarbetet medför kontinuerliga större träffar och mellanliggande arbete under en tid. Processledarna måste vara tydliga med att man är processledare. Detta innebär att det lokala arbetet ska skötas av de lokalt boende. Processledarna kan vid vissa tidpunkter under projektet ta på sig specifika uppgifter men detta är undantag. Däremot så skall processledarna vara generösa med sina nätverk. Observera skillnaden mot coach eller mentor som aktivt går in med praktiska åtgärder i butik och bensinmack. En planering ska göras inför varje möte av processledarna hur agendan ska se ut, vilka mål man vill uppnå samt en utvärdering av mötet. Viktigt att de praktiska detaljerna fungerar: lokal, eventuell förtäring, presentationsmaterial, arbetsmaterial. Det är viktigt att ha en struktur för hur man kallar till första mötet och även vem som kallar vid varje möte, kanaler, texter och utseende på affischer och annat material kan med fördel skapas innan processen startas upp. Det är viktigt att i stort även ha klargjort processen och ansvarsområden mellan byrepresentanter, kommunen samt processledarna. Om man inte har detta klart kan hela processen baktända och du kommer få en negativ upplevelse av det hela. 9

10 Viktigt att säkerställa så att nyinflyttade informeras och är och känner sig välkomna till mötena. Ofta har denna grupp ett stort intresse för att bygden skall utvecklas. De har ju medvetet valt just denna by för sitt framtida liv. Missa inte heller möjligheten att ta tillvara på nysvenskars engagemang och driv. Det kan krävas en större insatts samtidigt som ni kommer få människor som ofta har en stark vilja att bidra. För båda ovanstående grupper kan ni med fördel säkerställa så att personer som är väl förankrad i bygden Tar sig an och stöttar. Detta bidrar till att integreringen och känslan av samhörighet infinner sig snabbare Man kan skapa ett större engagemang i bygden genom att man går ut och knackar dörr för att uppmana och få boende att uttala att man ska komma. Det blir då svårare att inte dyka upp, detta är tidskrävande men oftast värt mödan. Involvera tidig media i processen, låt de vara med i början, en kickoff, löpande samt när man har intressant information att delge. A. Landsbygdsutvecklingsperspektivet Mellan varje allmänt möte hålls minst ett arbetsmöte på beslutade arbetsområden och en kommunikation mellan de lokala utförarna och processledaren. Tiden mellan varje allmänt möte bör vara 4 6 veckor. Sommaruppehåll ska i så stor utsträckning som möjligt försöka undvikas, erfarenheter visar att det är mycket svårt att återuppta arbetet och få upp farten. Efter ett längre uppehåll läggs större vikt på en repetition, vad har hänt från starten av processen. Man förtydligar målbilden, vad man har kommit överens om samt gör ett omtag för det fortsatta arbetet för att alla, speciellt de nytillkomna, ska känna full delaktighet i processen. Träff 1 Den första träffen ägnas åt begreppet varför? Varför är det så viktigt med lokal utveckling? Eftersom deltagarna i arbetet måste ta en mycket aktiv del i utvecklingsprocessen är det viktigt att var och en gör klart för sig varför man deltar. Det är viktigt att redan här poängtera att arbetet får vara roligt! En tvärtomanalys genomförs. Den går ut på att mötesdeltagarna får i uppgift att lista åtgärder för att snabbast lägga ned bygden. När detta är gjort vet man vad som ska värnas. Från och med första mötet börjar man med att utarbeta en åtgärdsplan (arbetsmaterial) som deltagarna jobbar med parallellt med strategiarbetet. Detta dokument används som en arbetsplan och hanterar både små och stora frågor vad gäller vem som ansvarar, när, hur osv. En avgörande faktor för att intresset inte ebbar ur är att deltagarna känner att det faktiskt sker något mellan mötestillfällena och att det blir ett påtagligt/synligt resultat. 10

11 Det är inte förbjudet att redan efter första mötet starta konkreta åtgärder, det är snarare önskvärt. De närmaste mötena bör man dock fokusera på att jobba med mer långsiktiga bilder. Detta är en utmaning då deltagarna och bygden gärna vill se att det händer något nu. Som processledare måste man balansera dessa två önskningar. När vi är klara med varför-perspektivet kommer vi in på frågan om vad som skall göras. Den första träffen avslutas med att gruppen börjar ta fram en vision, en framtidsbild för bygden. Gruppen får i uppgift att dels vidareutveckla visionen till nästkommande träff, samt aktivt jobba med de åtgärder som tagits fram. Man får också i uppgift att få med fler deltagare till nästa träff. Träff 2 Träff 2 fokuserar återigen på vad som skall göras. Utifrån visionen om bygdens framtid prioriterar deltagarna några av de framtagna framtidsbilderna. Uppgiften till nästkommande träff är att diskutera prioriteringar tillsammans med övriga i bygden, samt arbeta med framtagna aktiviteter. Träff 3 De två första träffarna har ägnats åt visionsarbete, att se in i bygdens framtid. Träff 3 tar fasta på att hitta affärsmässiga koncept på de prioriterade framtidsbilderna. En viktig frågeställning är vilken offentlig och/eller ideell service som finns lokalt, till vilken kostnad och vad som kan utföras i lokal regi för att ifrån detta ska kunna uppstå lokalt entreprenörskap. Här blir entreprenörskaps-begreppet och affärsmanna-begreppet viktigt. Vi kommer också in på frågan om vem som skall åstadkomma det som skall göras. Uppgiften till nästkommande möte är att med övriga i bygden diskutera vilka personer som är viktiga för genomförandet och hur man ska lyckas engagera dessa. Fortsatt jobb med aktiviteter. Träff 4 Under den fjärde träffen ägnar sig deltagarna åt att tidsätta vad som skall åstadkommas inom det närmaste året samt hur genomförandet skall ske. Uppgiften till nästkommande träff är att färdigställa en handlingsplan samt fortsatt arbete med aktiviteter. Träff 5 Den femte träffen utgörs av ett stormöte i bygden där deltagarna på träffarna presenterar sin plan för framtiden. Efter en genomgripande diskussion fastställs en strategiplan. Jobba vidare med aktiviteter enligt handlingsplan. 11

12 Träff 6 Uppföljning av vad som åstadkommits på lokal nivå. Följ handlingsplan, genomför aktiviteter samt fyll på med nya. Fortsatt lokalt arbete Följande träffar jobbar aktivt med att stämma av mellanliggande arbete, nya åtgärder samt prioritera och tidsätta dessa och stämma av genomförande. Efter detta kan man efter en tid och efter behov följa upp med ytterligare träffar. B. Kommersiell service på landsbygden Köpmannaskapets tre delar För köpmannen handlar det om att ha kompetens på de 3 områden man som företagare arbetar med. Även ett konsumentkooperativ måste drivas som ett företag. Butiken/kunderbjudandet Hantverket/personalen Företaget/ekonomin Att driva butik är ett hantverk, här benämner vi det köpmannaskap. 1. Butiken och kunderbjudandet Det är viktigt att upprätthålla en hög standard såväl på den yttre som inre layouten. Butiken på landsbygden är oftast berättigad till statligt investeringsstöd som brukar uppgå till normalt 50% men i vissa fall( tex strategiskt viktig butik med flera viktiga ombudsfunktioner) upp till 85%. Stödandelen är även beroende på tillgängliga medel hos länsstyrelse/region. Genom det här kan man alltså räkna hem en investering på halva tiden jämfört med andra som inte får investeringsbidraget. Investeringar har olika orsaker. Den gamla inredningen är utsliten Lokalen behöver en uppfräschning Gamla kyl- och frysmöbler klarar inte att hålla tillräcklig kyla och matkvalitet Man vill energieffektivisera butiken Den tidigare inredningen behöver utökas/kompletteras Vissa kedjor köper ny inredning i stället för att rengöra den befintliga. Rengöring eller ommålning gör underverk på begagnad inredning och lokal. 12

13 Varuexponeringen En ny butik kan kännas kantig. Det tar ofta lite tid att åstadkomma den hemtrevliga atmosfären. Här gäller det att skapa det naturliga angenäma kundvarvet. Man kommer ofta långt med enkla medel som t ex textilier, trä och korginredningar för exponering och skyltning. Regelbunden omdisponering av butiken gör att kunden hittar nya varor som funnits tidigare. Landsbygdens varuhus Butiken på landet har utöver varuutbudet ofta ett brett tjänsteutbud genom olika ombudskap. Det här innebär en konkurrensfördel jämfört med annan dagligvaruhandel; i en och samma butik kan man handla på Apoteket, Systembolaget, Svenska Spel, ATG, Turistbyrån, kontanthantering och post med mera. Samtidigt som detta ombudskap är bra för bygden så blir det desto sårbarare om butiken försvinner. Därför är det viktigt att butiken finns kvar Det är också vanligt att man tillhandahåller drivmedel vilket är en mycket viktig del. Det är annars lätt för kunden att handla i tätorten när man ändå är där och tankar. I livsmedelshandeln står ca 10 % av sortimentet för 90 % av försäljningen. Kunderbjudandet Butiken på landet upplevs hålla en för hög prisnivå. Det här är inget unikt, om man ställer frågan på en stormarknad svarar kunden att maten är för dyr. Lönsamheten i detaljhandeln räcker inte till några stora prissänkningar. Resultatet ligger som regel på någon enstaka procent av omsättningen och elimineras snabbt vid prissänkningar. Genom aktiva inköp och uppföljning av kedjans kampanjer kan butiken upplevas som prisvärd. Tumma ändå aldrig på kvaliteten! Tumma ändå aldrig på kvaliteten! Säkerhet I takt med att säkerheten ökar på andra ställen ökar risken för butiken på landsbygden. Oftast är inte polisen heller närvarande här. Inbrott och rån blir allt vanligare. Det gäller att vara förberedd på olika sätt: Utbildning av hela personalen Förebyggande åtgärder Minimera kontanthanteringen Håll extra koll på stöldbegärliga varor som t ex tobak, mediciner, batterier och rakblad Håll bakdörren låst för att alltid ha ryggen fri. 13

14 Marknadsföring och affärsidé/vision Ofta ställer handlaren frågan i vilket media man ska marknadsföra sig. Innan den frågan går att besvara måsta man ha svaret på var man står idag och vart man vill. En bra metod är att hela personalen börjar med att samlas kring en SWOT analys. Vilka är våra styrkor och svagheter och vad ser vi för möjligheter och hot. De två första egenskaperna är interna för butiken och de två senare handlar om omvärlden. Utifrån detta kan man beskriva sin målbild och sätta in åtgärder och medför att hela personalen strävar åt samma mål. Det är bortkastat att börja annonsera innan man har ett optimalt kunderbjudande. En kan genomföras för att få svar på vad kunderna i omlandet förväntar sig och vad som är utvecklingsbart. Den ska omfatta såväl butikens varuutbud som servicen. Exempel Vision för Vår butik AB Vår butik AB ska vara en modern färskvarubutik som täcker behoven för både de fastboende och för turister. Butiken ska fungera som ortens naturliga träff- och servicepunkt med attraktiva kringtjänster. Mål Utveckla butiken för att klara framtidens utmaningar. Butikens ska vara den dagliga träffpunkten för byborna. Vara den bästa butiken med enbart nöjda kunder. Åtgärder Köpmanna- och ledarskap. Personlig service. Hela personalen har hög kompetens genom utbildningar. Lokal marknadsföring. Optimal butiksskötsel. Engagemang utanför butiken och lokal samverkan. Aktiv prissättning och uppföljning av kampanjer. Tidsenligt och ekologiskt sortiment. Brett serviceutbud. Tillgodose kundernas och medlemmarnas önskemål. Kostnadsmedvetenhet bland hela personalen. Indikatorer Nöjd kund och medarbetarindex. Bäst på ekologiskt i hela kommunen. Omsättningsökning utöver prisökningar. Ökade snittköp. Ökad bruttovinst. Rörelseresultat. 14

15 2. Personalen, hantverket och servicen Likaväl som man har höga förväntningar när man anlitar andra hantverkare som t ex elektriker, snickare, läkare mm är det i högsta grad ett berättigat krav på en hög standard på den dagliga maten man köper i butiken. Det är viktigt att personalen känner och utstrålar yrkesstolthet och kompetens. Samtal med bekant: - Vad jobbar du med? - Jag jobbar på deltid i butiken. Nej! Rätt svar är att jag jobbar som säljare eller kassör i butiken. Arbetet i butiken ska präglas av: Hela personalens delaktighet Personalen uppmuntrar varandra Man söker nya rationella arbetssätt Ekonomitänk präglar arbetet Man har kompetens på olika områden Hela personalen arbetar mot samma målbild Butiksbesöket handlar inte bara om att kunden får de varor den tänkt sig. Det handlar minst lika mycket om det bemötande man får i butiken och hur upplevelsen blir. Servicen är inte bättre än den svagaste länken i kedjan, det vill säga att hela personalen måste agera på ett professionellt sätt. Det räcker inte med att man fått de varor man tänkt sig om butiksbesöket avslutas med ett dåligt bemötande i kassan. Det blir den upplevelsen man tar med sig hem och förmedlar till sina bekanta. Om kunden upplever att man fått dålig service beror det på att fel har begåtts. En gång är ett misstag Två gånger är en vana Tre gånger är inte acceptabelt Köptrohet eller lojala kunder? Ett vanligt påstående framförallt i landsbygdshandeln är att det skulle gå bra om alla var köptrogna. Att enbart vänta på det här löser inte problemet, man har väldigt liten påverkan. Ett mobiliseringsmöte med uppmaning till köptrohet ger en väldigt kortvarig effekt. Om man i stället vänder på det och erbjuder en så attraktiv butik med allt vad det innebär att man har enbart nöjda kunder så blir de lojala mot den lokala butiken och bra ambassadörer. En genuint nöjd kund är en lojal kund. Ett starkare engagemang för det lokala serviceutbudet kan skapas genom en lokal utvecklingsprocess initierad av den lokala utvecklingsgruppen och kommunen. Ett exempel som varit framgångsrikt är att ge ut en katalog över det lokala utbudet. 15

16 Följande effekter behöver uppstå: Kunden får de bra råvarorna/produkterna man tänkt sig Kunden får matinspiration Kunden får ett korrekt bemötande Butiken är byns mötesplats Kunden har sparat tid, miljö och pengar genom att inte ha gjort inköpsresan till tätorten 3. Företaget/ekonomin Att man faktiskt är företagare är tyvärr oftast det minst prioriterade för landsbygdshandlaren. Man ägnar hellre tiden till den dagliga skötseln av butiken och ser till att personalen fungerar. Ekonomin kommer i sista hand om den överhuvudtaget kommer. Att kunna sina resultat och balansräkningar borde vara det viktigaste. Genom att ha koll på dessa får man också reda på vilka åtgärder som ger den bästa ekonomiska effekten. En kostnadsminskning med 2 procentenheter ger bättre resultatpåverkan än att öka omsättningen med 10 %. Det är sällan någon stor revolutionerande åtgärd som löser en butiks alla problem utan det behövs i stället ett antal olika förädlingsåtgärder som tillsammans avgör den framtida utvecklingen. Åtgärderna måste prioriteras så att de mest effektfulla åtgärderna snabbast får utslag i resultaträkningen. Butiken ska tidigt ta kontakt med kommun eller länsstyrelsen angående möjligheter till olika ekonomiska eller praktiska stöd. Kommunens service- eller varuförsörjningsplan. Kommunen har som regel en varuförsörjningsplan som är mer eller mindre aktuell. Det är inte ovanligt att den återspeglar hur serviceutbudet var för tiotals år sedan. För att hålla den aktuell behöver den som regel uppdateras minst vart annat år. Det här som en följd av den allt mer accelererande utvecklingen på marknaden. Planerna kan innehålla kommunens prioriteringar för tillhandahållande av serviceställen. Om den är fullt uppdaterad är den ett värdefullt stöd för länsstyrelsen när man söker olika form av bidrag såsom till investeringar, drift och varuhemsändning. Företagets bolagsform och lite generaliserade tankar De bolagsformer som man har är: Enskild firma/näringsverksamhet Handelsbolag Aktiebolag Ekonomisk förening 16

17 Enskild firma eller handelsbolag kan fungera bra som en startsträcka för ett nystartat företag. Nackdelarna med bolagsformerna är kopplingen till privatekonomin och det personliga ekonomiska ansvaret. Man betalar sin preliminära skatt men om den avviker och blir för liten uppstår en personlig skatteskuld som det ofta inte finns likvida medel till. Det här drabbas de flesta av dessa företagare av förr eller senare i bolagsformerna. En annan nackdel är att ägaren inte kan ta ut lön och löpande betala sina skatter och avgifter utan den här uträkningen görs oftast inte förrän vid inkomstdeklarationen året efter. I stället tar man ut vinst ur rörelsen vilken blir starkt missvisande då den kan te sig stor men oftast återstår mindre än hälften efter skatter och avgifter. Aktiebolag är en stabil bolagsform. Bolaget lever sitt eget liv och ägaren tar ut lön. Om aktiekapitalet till stor del förbrukats övergår driften i personligt ansvar. Små verksamheter tillåts numera att inte anlita godkänd eller auktoriserad revisor. Erfarenheten visar ändå att det som regel lönar sig. En annan risk är kvartalsvis momsredovisning. Det här har visat sig kunna vara förödande t ex för säsongsbutiker. Ekonomisk förening är också en vanligt förekommande bolagsform för landsbygdsbutiken och macken. En vanlig svaghet är ett för litet eget kapital. Det kollektiva ägandet kan stärka lojaliteten mot försäljningsstället men tyvärr är inte det här alltid fallet. Dagsformen för en förening kan variera starkt och brukar avta med tiden. Det kan leda till svårighet att rekrytera styrelse då den i värsta fall vid obestånd kan få ta personligt ekonomiskt ansvar. Det förekommer att en ekonomisk förening äger ett aktiebolag som bedriver driften. Utveckling eller avyttring? I ett tidigt skede ska man titta på olika strategiska alternativ som handlaren har att välja mellan för den fortsatta driften. Det är viktigt att besluten är väl förankrade hos denne och inte pressas på utifrån. En grundförutsättning för att utvecklingen av butiken ska lyckas är att kundunderlaget är tillfredsställande och att butikspersonalen är beredda att satsa mer än 100 % en tid. Det finns givetvis enstaka undantag från den här regeln. Med sådana förutsättningar kan man gripa sig an arbetet med positiv framtidstro. 17

18 Övergripande framtidsinriktade val Alternativ 1 Att inte göra någonting Om handlaren inte är beredd att ta några ekonomiska risker väljer denna att inte göra något alls. Därmed är risken stor för att butiken kommer att gå en dyster framtid till mötes. När butiken väl kommit in i en negativ omsättnings eller resultatmässig trend kommer den att förstärkas efter hand om inget görs. Det får inte gå så långt att man inte längre har tillräcklig likviditet för åtgärder! Alternativ 2 Utveckla butiken och företaget Handlaren och personalen väljer att genomföra föreslagna åtgärder (enligt utvecklingsplanen), möjligen med ekonomisk och/eller praktisk hjälp. Det finns bra marknadsmässiga förutsättningar. Resultatet blir att butikens lönsamhet kommer att förbättras! Alternativ 3 Avyttra butiken Handlaren för stöd att komma till beslutet och det blir väl genomtänkt med hänsyn tagen vad som känns bäst framförallt för den egna framtiden och ekonomin och kanske även familjens. Resultat: Handlaren kommer snabbt från problemet. Alla butiker går inte att rädda av olika anledningar. 18

19 7. Hjälp i genomförandet A. Handledning i att driva bygdeutvecklingsprocesser Denna del av materialet är ett exempel på hur man skulle kunna driva en process, vi gör inte gällande att detta är det bästa sättet, vi ser mer än gärna att processen utvecklas till att bli något eget som kanske mer är specialanpassat till bygdens önskemål och behov. Vad vi däremot vet är att under de ca 5 år som processen löpande tagits fram, testats mot andra arbetssätt, förfinats och speciellt efter all tid vi lagt ner för att förenkla den, så anser vi att den är en bra utgångspunkt att starta vid. Förberedelser före första mötet Du som processledare bör innan mötet göra en inventering av allt som faktiskt finns i byn/området. Detta visar på att allt inte är kört. Tycker man att det finns för lite så kan detta i sig vara anledningen till att skapa en grupp som fokuserar på att utveckla detta nyupptäckta behov. Viktig fråga att reda ut innan man startar, hur ska processen finansieras? Gör en plan för hur ni kommer att kommunicera i genomförandet, mail, facebook, traditionella mail, lokala bladet eller annat sätt. Innan ni beslutar, tänk igenom vilken målgrupp ni vänder er till och analysera hur denna grupp vill kommunicera. Checklista/Material som behövs för processen Jobba gärna med ett bra presentationsmaterial, gärna med projektor. Whitebord Pennor Postitlappar Dator Projektor Duk Enkäter Bord att kunna sitta vid Kaffe och smörgåsar, gärna även något sött till pausen Lokalen måste vara anpassad för antalet deltagare både i storlek och ventilation Träff 1 Den första träffen ägnas åt begreppet varför? Varför är det så viktigt med lokal utveckling? Eftersom deltagarna i arbetet måste ta en mycket aktiv del i utvecklingsprocessen är det viktigt att var och en gör klart för sig varför man deltar. Det är viktigt att redan här poängtera att arbetet får vara roligt! CITAT Det här var ju riktigt roligt och så blev det ju något gjort också, om alla andra möten man varit på hade varit på detta sätt så hade man ju velat vara med på alla En tvärtomanalys genomförs. Den går ut på att mötesdeltagarna får i uppgift att lista åtgärder för att snabbast lägga ned bygden. När detta är gjort vet man vad som ska värnas. 19

20 Från och med första mötet börjar man med att utarbeta en åtgärdsplan (arbetsmaterial) som deltagarna jobbar med parallellt med strategiarbetet. Detta dokument används som en arbetsplan och hanterar både små och stora frågor vad gäller vem som ansvarar, när, hur osv. En avgörande faktor för att intresset inte ebbar ut är att deltagarna känner att det faktiskt sker något mellan mötestillfällena och att det blir ett påtagligt/synligt resultat. Det är inte förbjudet att redan efter första mötet starta konkreta åtgärder. När vi är klara med varför-perspektivet kommer vi in på frågan om vad som skall göras. Den första träffen avslutas med att gruppen börjar ta fram en vision, en framtidsbild för bygden. Under träffen eller till nästa träff kan gruppen ta fram en SWOT-analys för bygden. Gruppen får i uppgift att vidareutveckla visionen till nästkommande träff. Man får också i uppgift att få med fler deltagare till nästa träff. Viktigt att vara tydlig när man startar upp att detta är en process och att det inte är tänkt att det ska vara något som genomförs under endast 6 tillfällen, utan att detta skall leva vidare. Därför är det av yttersta vikt att man under året verkligen hittar en modell/form som passar att jobba i fortsättningen. Säkerställ att du är i god tid så att du är först, viktigt att ingen deltagare skall stå och vänta, detta kan leda till att man inte känner sig välkommen eller sedd, betydelsefull. Som processledare, hälsa på alla, ta alla i hand, det finns inga ursäkter att inte göra detta. Konkret beskrivning av möte nummer 1, tid max 3h Hej vi heter Förklara att begrepp som någon och alla borde förbjudas, istället så ska vi använda oss av personliga pronomen, och säga vad kan jag, du och vi bidra med för att garantera bygdens utveckling. Viktigt att klargöra att det är vi i bygden som skall samverka tillsammans mellan företag och byinvånare och detta tillsammans med kommunen, alla tre parter måste vara delaktiga och alla tre är lika viktiga. Beskriv varför nödvändigheten av projektet, ingen manna från himlen. Detta möte är till för att skapa en plattform för att kunna ta eget ansvar och minska beroendet av att andra gör. Innan vi sätterigång, ska alla kanske presentera sig. Vi kommer vara med och starta processen men vi kommer dock inte att göra jobbet, det ansvaret är ert eget. Detta för att skapa en rutin och arbetsmodell i hur ni skall arbeta och säkerställa att, när den initiala processen på 6 tillfällen är slut, finns en struktur för det fortsatta arbetet som skall vara en bestående fortgående process. Beskriv hur du kommer lägga upp processen med 6 möten, mellanliggande arbete, vad som är förväntningarna osv. Det är även viktigt att låta dem förstå att detta är en process och att man måste ha för förståelse för att en process inte följer en rak linje. Samt att man måste ha förtroende för att processledarna och grupperna kommer att uppnå det man föresatt sig. 20

21 Vi jobbar med ett frågebatteri som ni säkert känner igen och det är; o Varför o Vad o Hur o När o Vem Med hjälp av dessa frågor så ska vi identifiera och skapa handlingsplaner som vi under processen ska jobba efter. Säkerställ att ni skickar ut ett deltagarunderlag. Där ska deltagarna minst skriva upp sitt: o Namn o Mail, har man ingen så skriver man postadress o Ålder Kul att just du och du är här men varför är ni här, varför är du här? Välj ut tre till fyra personer som i tur och ordning får berätta och svara på frågan. Om deltagarna är osäkra och ni känner att ni inte kan få igång diskussionen, skapa grupper och låt de diskutera frågan några minuter. Vanligaste svaret blir att man vill bo kvar och verka i sin byggd, att det ska finnas förutsättningar att ha ett bra liv både för sig själv och för våra barn Efter vittnesbörden snabbt över till vad ska göras i vår byggd för att vi ska kunna bo kvar här? Grupper om 4, i 20 minuter. Styr mot vad som krävs för att Bo-Leva-Verka i denna byggd, ex. barnen ska ha det bra, möjlighet till service, transporter mm. Vad som kommer fram kommer att vara avhängigt av vilka som sitter med i övningen. Gruppen måste tänka utifrån ett bredare perspektiv. För att ett samhälle ska kunna fungera så måste alla målgrupper Boende, företagare ungdomar, äldre, kvinnor/män och nysvenskar skall trivas för att det skall finnas en långsiktig utveckling och överlevnad. Redovisa gruppvis vad vill vi o Under redovisningen så antecknar en av processledarna på blädderblock, samt skapar kluster av fokusfrågor o En av processledarna skriver löpande ner allt som sägs i punktform på dator, det person skriver projiceras direkt upp på vita duken så att alla kan se och följa vad som man gemensamt kommer fram till. Nu när vi klustrat ihop önskemål och frågeställningar, måste varje deltagare ställa sig frågan vilken grupp vill just jag vara med i, det går bra att engagera sig i flera grupper om man vill. Det är viktigt att jobba med frågor som ger mig energi och skapar ett engagemang, men det är även viktigt att ibland engagera sig i viktiga frågor som måste hanteras, det finns en balans i detta. Om jag inte har energin eller engagemanget för de frågor som jag jobbar med så spelar det ingen roll hur viktiga dom är för de kommer inte att bli genomförda i alla fall. Skapa nu strukturen för grupperna utifrån det vi klustrat på blädderblocken och ta och sätt dig vid det aktuella bordet som du helst vill börja jobba med och som kanske mest engagerar dig. 21

22 Nu när ni satt er i grupperna så måste ni svara på tre frågor o Vad ska vi fördjupa oss i o När ska vi genomföra vårt mellanliggande arbete o Vart träffas vi o Vem är ansvarig och kallar till mötet mellanliggande arbete Kaffet inmundigas under grupparbetena Låt den som vill jobba med ett eget projekt så kallat enmansprojekt och som inte vill ha inblandning göra detta. Det finns många exempel på att det blir störst sannolikhet till verkstad om man kan acceptera detta. Återsamling och alla grupper redovisar vad man kommit fram till Personen vid datorn skriver in vad-vem-när. Viktigt att alltid säkerställa att det finns namn, telefon och mail till respektive gruppchef i protokollet Var lika noga med att skriva in era egna kontaktuppgifter och UNDERSTRYK att ni både vill och hoppas att de ska höra av sig i den mellanliggande tiden om de fastnar, behöver hjälp eller bara vill bolla en fråga. En rekommendation är att vid avslutet ge dem möjlighet och lite insikt i att komma i kontakt med hur man sätter mål; TURMÖ. Ge gärna även insikter i form av kontrollcirklarna samt även handlingsplanen se separat mall. Tala även utifrån problem och önskningar, att bakom varje upplevt problem eller hinder finns en önskan, riv bort problemen och du har bara önskningarna kvar, detta är viktigt för att inte tyngas ner av negativa tankar och gör det lättare att lägga energi på rätt saker som med större sannolikhet gör att vi uppnår det vi vill. Gör gärna en konkret övning i hur man mentalt kan komma längre om man kan visualisera det man vill åstadkomma. Om ni vill underlätta för dokumentationen så kan det vara bra med att man förutom den muntliga redovisningen vid nästa möte även lämnar in en skriftlig redovisning. Bra om ni kan ha en mall att dela ut för hur ni vill att den redovisningen skall dokumenteras. Innan mötet avslutas MÅSTE det vara klargjort; o När stormötet träffas nästa gång o Var, säkerställ tillgången till lokalen, att det inte är dubbel bokat o Vem som ansvarar för fikat o Vem är ansvarig och kallar till nästa storgruppsmöte o Vem för protokoll o Vem kommer att sprida informationen o Vem ansvarar för att driva processen framåt 22

23 Träff 2 Träff 2 fokuserar återigen på vad som skall göras. Utifrån visionen om bygdens framtid prioriterar deltagarna några av de framtagna framtidsbilderna. Uppgiften till nästkommande träff är att diskutera prioriteringar tillsammans med övriga i bygden. OBS, viktigt att man till möte två verkligen har gjort en bra inbjudan, om inte så kan hela processen äventyras då den i detta läge är som mest känslig. Förslag på hur ni konkret kan genomföra möte nummer 2, tid max 2h Hej igen, kul att ni.. Repetera det som sagts vid senaste mötet, klargör din roll som process ledare vad du kommer och kan bidra med, vilken tid, vilken ekonomi, vilken typ av stöd och vad man kan förvänta sig av detta stöd. Läs upp anteckningarna från förra mötet, den punkten som återger varför är du här Läs upp vad man ville jobba med och vilka grupper som skapats Säkerställ att ni förklarat hur lång tid man har på sig att redovisa, detta kan dra ut alldeles för mycket om man inte sätter ramar. Viktigt att din disposition av mötet håller och att tiden inte överskrids. Samtidigt så måste man ge utrymme för att det får ta tid, man har nu jobbat och är stolt och vill visa upp vad man åstadkommit. Låt samtliga grupper redovisa sina arbeten och ta in den eventuella skriftliga dokumentationen från grupperna. Låt den som redovisar alltid ställa sig upp inför gruppen så att man lägger fokus på den som talat och på innehållet. Kom ihåg att det finns många gamla människor som hör dåligt och att ljudet kanske måste förstärkas. Anteckna löpande när de redovisar, återigen kom ihåg att det är viktigt att ha en sekreterare och det helst skall vara en av processledarna. Beröm grupperna Viktigt att poängtera att grupperna måste hitta sina medspelare, det spelar ingen roll om det är kommunerna, företagare eller andra/nya gruppmedlemmar Är det någon som har bytt grupp, eller vill byta grupp, återigen där man har sitt intresse, där kommer man också att leverera. Prioritera gärna aktiviteter som är synliga, detta är viktigt både för er själva och för er omgivning. Skapa möjlighet att byta erfarenhet mellan de olika grupperna och aktörerna Vid detta möte är det hög tid att börja mäta, exempelvis kundnöjdheten i butiken, om man inte gjort detta tidigare Viktigt att jag som process ledare inte blir indragen i en redovisning även om jag deltar i en grupp, mitt jobb under mötet är att hålla i processen och inget annat. Vissa grupper kommer att hinna ha två mellanliggande möten, detta är bra och om det händer så uppmuntra gärna tätare träffar, men var samtidigt noggrann med att det även är väldigt bra med ett möte också. Viktigt att grupperna i processen inte hanterar för många frågor, besluta i gruppen vilka två till tre frågor som är prioriterade och håll er till dessa så att ni avslutat någon av dem och så kan ni sedan gå vidare med att fylla på med en ny. Om man anser att fler frågor måste prioriteras var då inte rädda för att bryta upp gruppen till fler grupper. Om man får ett bakslag/negativt beslut av ex. kommunen så får detta inte vara avgörande för att man inte ska jobba vidare. Säkerställ att engagemanget bibehålls och fokusera på vägen och handlingsalternativen. 23

24 Träff 3-5 De två första träffarna har ägnats åt visionsarbete, att se in i bygdens framtid och att börja skapa aktiviteter/handlingsplaner Träff 3 tar fasta på att hitta lösningar och metoder på de prioriterade framtidsbilderna/områdena. En viktig frågeställning är vilken offentlig (t ex skola, omsorg, medborgarinformation) och/eller kommersiell service (t ex Butik som även är ombud, drivemedel) som finns lokalt, till vilken kostnad och vad som kan utföras i lokal regi för att det utifrån detta ska kunna uppstå lokalt entreprenörskap. Här blir entreprenörskaps-begreppet och affärsmanna-begreppet viktigt. Vi kommer också in på frågan om vem som skall åstadkomma det som skall göras. Grupperna har nu kommit till den punkten att konkretisera hur handlingsplanen ska se ut och hur strategin är för genomförandet. Viktigt att senast till träff nummer fyra ha färdigställt en handlingsplan nästkommande träff är att färdigställa en handlingsplan. Använd gärna bifogad modell, Se bilaga 4 TURMÖ handlingsplan. Det är viktigt för grupperna att i det mellanliggande arbetet involvera övriga i bygden, att diskutera vilka personer som är viktiga för genomförandet och hur man ska lyckas engagera dessa. Det är önskvärt att senast under möte fem försöka kalla till stormöte i bygden där deltagarna från de tidigare träffarna presenterar sina plan och aktiviteter för framtiden. Låt de nya åhörarna ha synpunkter och komma med input, detta skapar legitimitet till ert arbete. Konkret beskrivning av möte nummer 3-5, tid max 2h + tid innan möte för eventuellt stöd Grupperna har nu kommit så pass långt att de kan hantera processen mer fristående, frågorna runt hur arbetet skall genomföras är i oftast utredda och grupperna börjar nu lägga fokus mer på innehåll. Därför kan det vara ide att erbjuda att man kommer ca 1,5h före ordinarie stormötes start för att kunna stötta och supporta de grupper som känner att de har behov av ett bollplank. Vid möte 3-4 så börjar grupperna även att efterfråga samarbete mellan grupperna och man börjar också diskutera om man inte ska slå ihop grupper. Liten varningsflagg, om man gör detta för att bli mer effektiv och inte dubbelarbeta, använda resurserna mer effektivt osv. så är detta bra men om man gör detta för att en grupp inte vill hantera vissa frågor så måste man ställa sig frågan om det överhuvudtaget är värt att hantera dessa frågor och om man inte istället helt enkelt skall lägga ner den frågan/gruppen. 24

25 Agenda: Genomgång av historik, om det finns nya deltagare så dra historiken i korta drag Vad gjorde vi förra gången Avrapportering grupperna Kaffe och diskussion med de stående frågorna o Vad ska vi fördjupa oss i o När ska vi genomföra vårt mellanliggande arbete o Vart träffas vi o Vem är ansvarig och kallar till mötet mellanliggande arbete Beslut om o När stormötet träffas nästa gång o Var, säkerställ tillgången till lokalen, att det inte är dubbel bokat o Vem som ansvarar för fikat o Vem är ansvarig och kallar till nästa storgruppsmöte o Vem för protokoll o Vem kommer att sprida informationen o Vem ansvarar för att driva processen framåt Träff 6 Uppföljning av vad som åstadkommits på lokal nivå. Vi träff nummer 6 är det tänkt att grupperna ska ha ett eget liv och att det inte längre ska behövas en processledare, däremot kan den lokala utvecklingsgruppen i form av intresseförening eller byaråd mm ta över ansvaret för fortsättningen. Det är dock ingen katastrof om man måste hjälpa grupperna ytterligare vid en eller två tillfällen. Om ni har varit lite fram seende så kan ni ha förberett en överlämning till några personer som kan ta på sig ansvaret för att fortsätta driva och hålla i nästa avrapporteringsmöte. Det är viktigt att poängtera att det inte nu går att ändra sitt beteende genom att avsluta avrapporteringsmötena. Det är en alldeles för stor riska att arbetet då inte kommer att fortsätta. Grupperna måste fortsätta med principen att träffas en gång var 4-6 vecka för ett avrapporteringsmöte med alla grupper och att det däremellan förekommer mellanliggande arbete med minst en gemensam träff. Konkret beskrivning av MÖTE nummer 6, max 2h + tid innan möte för eventuellt stöd Processen genomförs som tidigare med tillägget att det nu skall mätas av effekter/hur lång har vi kommit samt hur processen nu ska drivas vidare, av vem osv. Möte nummer 6 är i regel det avslutande mötet vad gäller processledarens involvering i att leda arbetet, det måste inte vara på detta sätt men du som ledare skall ha säkerställt att grupperna kan stå på egna ben, det är viktigt att ni från första mötet och fram till detta datum varit tydliga med att ni kommer lämna över processen och det är av stor vikt att så även sker. Ni kan även fortsättningsvis även delta om det finns behov men vad då inte den som håller i samtalet och inte heller den som dokumenterar utan lämna över dessa uppgifter till efterträdare och inta istället rollen som en mentor där de nya mötesledarna och grupperna kan söka stöd vid behov. Gör ett formellt avslut genom att tacka och ge gärna några blomkvastar till deltagarna/utvalda, detta markerar, på ett enkelt och diskret sätt, att ni nu formellt lämnar över. 25

26 Det kan finnas en poäng i att göra en överenskommelse om att ni skall besöka grupperna efter 6 och 12 månader. Detta gör att man känner ett ansvar för att säkerställa att processen får ett fortsatt liv. Fortsatt lokalt arbete Följande träffar jobbar aktivt med att stämma av mellanliggande arbete, nya åtgärder samt prioritera och tidsätta dessa och stämma av genomförande. Efter detta kan man efter en tid och efter behov åter börja med träff 1. Under träff 6 kan man lyfta frågan om det fortsatta arbetet även skall innehålla punkten att starta en förening, om detta nu inte redan finns. Lyft gärna frågan och försök at besvara, vilka är fördelarna, nackdelarna och när i processen ska man ta detta steg? B. Ungdomar, tankar runt hur man engagerar ungdomar i bygdeutveckling I princip så följer processen för ungdomar samma förfarande som den ordinarie processen med vissa viktiga tillägg: Vad gäller tider för ungdomar så måste man se detta som en separat process samtidigt som man måste begränsa tiden för respektive möte. Rekommendationen är att möten med ungdomar är max 45min + fika + 45min För att underlätta processen så kan man innan första mötet Skapa en ungdomsenkät så att ungdomarna själva får svara på vad man är intresserad av, om denna genomförs innan första mötet så finns det något att utgå ifrån under första mötet. Exempelvis kan ni i ingressen till enkäten ha en text som beskriver varför ni vill veta, att föräldrarna gärna får tala med barnen om vad ungdomarna/barnen vill ägna sig åt i exempelvis sockenstugan; filmkvällar, film-maraton, dans, teknik, umgänge, café, baka. Man kan med fördel kopplat detta till elevrådet på skolan och varför inte engagera så att elevrådets representanter går runt och fråga i klasserna istället för att skicka ut en enkät. Frågorna man kan ställa är Vad vill du göra i byn/bygdegården på din fritid När skulle du vilja göra detta (vardagar, helger, dagtid, kvällstid) Hur gammal är du När gruppen har kommit igång så rekommenderar vi att gruppen får göra en egen research, en bra idé är att perspektiv ska vara positivt så be gruppen att lista allt som är bra och som man faktiskt kan göra och roa sig med. Detta medför att gruppen när man ska börja på den andra listan med rubriken Nya idéer inte behöver börja från noll utan kan spinna vidare på det som finns och även komma med nytt. 26

27 Vi vill verkligen betona att det är viktigt att den äldre generationen är med och stöttar. Att de känner att de får stöd från vuxna för att våga ta steget och känna att det finns någon som kan ta emot ifall att de faller. Det är av yttersta vikt att du som jobbar med ungdomarna alltid har perspektivet vad ungdomarna vill, när du börjar sätta dig själv som måttstock för vad som går och vad som är kul och lämpligt så har du redan förlorat möjligheten att attrahera ungdomar och du kommer att ta död på deras engagemang. VIKTIGT att vara lösningsfokuserad och att inte kratta manegen för mycket, vill ungdomarna något så låt de själva leverera det. Hjälp dock till att skapa förutsättningarna men gör INTE jobbet åt dem, led dom med lite finess. Det har visat sig att när ungdomar vill göra något så är oftast företagen välvilliga med att ställa upp med material och maskiner, det är dock trögare med rena ekonomiska stöd även om även detta många gånger erbjuds. Återigen så är det ungdomarna som ska göra jobbet och ringa till företagen, be att få komma och presentera sina idéer och få accept på dem. Du som äldre mentor skall förbereda dem men inte göra jobbet. Det är viktigt att man förstår att det finns mycket som idag lockar ungdomarna så om man kan hitta de tongivande ungdomarna i byn så kommer dessa att dra med sig sina vänner. Förvänta er inte att ungdomarna kommer be om att få delta. Det är snarare tvärtom. Byutvecklings-processen måste konkurrera med andra saker som intresserar ungdomarna. Kompisar, TV/video, spel, idrott mm. Om det går så flytta in ungdomarnas delaktighet i skolan på ordinarie skoltid Var beredd att när ni jobbar med i ungdomsprocesser att ni ska ha koll på vilka som kommer att flytta på sig efter sommaren pga. studier. Det kommer bli svårt för gruppen att fortsätta om det inte finns en kontinuitet. Du som mentor för ungdomarna måste säkerställa att det finns förmågor som kan ta över stafettpinnen även efter sommaren. Använd facebook och andra sociala medier som kanal, kan du inte pga. kunskapsbrist så måste du lära dig, kan du inte lära dig så låt bli att vara processledare för de yngre eller säkerställ att du har tillgång till någon som kan och som kan avsätta tid och stöd för dig Vi vill sammanställa ungdomarnas egna önskemål för att delta enligt följande (tyvärr uttryckt på en vuxens språk); Det är viktigt att vi ungdomar får ett förtroende för att vi kan samt att vi känner ett förtroende för de som ska stötta oss, vi vill blir sedda och tagna på allvar samt att vi konkret vill se att det blir verkstad och en effekt av vår insatts. 27

28 C. Företagarna, hur man kan driva företagsnätverk kopplat till bygdeutveckling. Erfarenheten har visat att entreprenörerna/företagarna är intresserade av att vara delaktiga, Dom är väl medvetna om att om det är så att det inte finns en attraktiv bygd så kommer det bli svårt att rekrytera nya kompetenta medarbetare. Dom själva är också människor med familj och har själva samma behov som alla andra boende i bygden man kan dock inte vänta sig att alla har möjligheter att avsätta tid för sitt deltagande. Man vill dock bidra på andra sätt och det kan vara frågan om olika former av sponsring och att de kan bidra med material och maskiner när det finns behov. En företagares första prioritet är och skall vara det egna företaget, det är viktigt att det går bra för företagen, detta säkrar utveckling och jobb. För att företagarna som grupp skall kunna knytas mer till den lokala utvecklingsprocessen så kan man skapa ett separat forum som har till syfte att öka företagens intjänandeförmåga, i detta sammanhang så kan man också föra in frågor som är av annan karaktär, exempelvis lokal utveckling. Kort beskrivning av process som visat sig fungera är: Företagarna träffas minst var 14 dag och helst en gång i veckan mellan 07:30 och 09:00. Det är helt avgörande att tiden mellan mötena inte är mer än 14 dagar. Alla på plats presenterar sig för varandra på 30 sekunder samt ger uttryck för vad de söker eller vill ha hjälp med (###beskriv hur detta kan se ut) Ett av företagen har 10 minuter på sig att presentera lite djupare vad företaget sysslar med. Man dricker kaffet sittande samtidigt som man har mötet (för att vara effektiv). Det finns en ordförande som säkerställer att mötet fokuserar på affärsnyttan genom att löpande lyfta in frågor såsom exempelvis; o Vad söker du o Vilka nya kontakter vill du ha o Vad ska vi andra lyssna efter för att kunna förstå/se att andra har behov som du kan tillgodose o Om jag upptäcker ett behov hos en av mina kunder, hur ska jag kontakta dig och överlämna detta. Säkerställ att alla har med sig visitkort och gärna ett A4 som beskriver deras verksamhet och vad de söker Innan man lämnar mötet så skall man ha stämt av vart och när nästa möte skall ske, vem som ansvarar för fikat. Skicka även med att de skall hålla öron och ögon öppna för att kunna hjälpas åt att skapa bättre affärer åt varandra. 28

29 D. Bedömningsmall vid förstudie för val av bygd 29