Umeå kanotklubb Ekonomisk rapport för verksamhetsåret 2008

Transkript

1 Umeå kanotklubb Ekonomisk rapport för verksamhetsåret 28 Kanotklubbens ekonomiska utveckling har varit mycket omtumlande under året 28. Styrelsens vånda under våren över mindre intäkter än tidigare år byttes under sommaren mot en otrolig investeringsmöjlighet. Umeå kanotklubb tilldelades 6 kronor från Riksidrottsförbundet. Vi fick stipendiet för att förverkliga målet om en ordentlig satsning på kantpolo. Pengarna betalades in på kontot den 9 oktober, vilket gav möjlighet att köpa kajaker och utrustning under vintern. Totalt har klubben investerat nästan 1 kronor i ny utrustning under året! Omsättningen under året är 247 kronor! Intäkter och utgifter per kvartal Intäkter Utgif ter Kv1 Kv2 Kv3 Kv4 Den osannolika S-kurvan Den svaga intäktsutvecklingen under första halvåret tvingade styrelsen att bromsa upp planerade investeringar. Det var först efter semesterperioden som intäkterna började hålla budgetnivån för att därefter öka osannolikt. S-kurvan i figuren till vänster visar ackumulerade intäkter över året. Den stegrande utgiftskurvan i figuren till höger följer på s-kurvan från intäktssidan. Intäkter Utgifter Utfall 28 Budget 28 Jämf Start Kv1 Kv2 Kv3 Kv4-2 Kv Kv1 Kv2 Kv3 Kv4

2 Verksamhetsåret startade med en ingående balans på kronor. Beslutad budget grundade sig på utfallet 27. Budgeterade intäkter på 5 kronor och utgifter på 68 kronor, innebar ett planerat minusresultat på 18 kronor. Under det första kvartalet nåddes bara 15 % av budgetmålet, varmed planerade utgifter fick skjutas fram i tid. Paddling är en sommarsport Bokföringen visar tydligt att paddling är en sommarsport. Under vintern och våren är det få medlemmar som tänker på paddling. Några är förutseende och betalar in sina avgifter under våren men den stora rusningen kommer när solen börjar värma och isen smält. Intresset kulminerar under juni och det är många som ringer och meddelar att de betalat in på fredag och önskar få koden till förrådet till helgen. Samtidigt vill klubbansvariga själva få paddeltid och inte administrera när det är som paddelbäst. Inbetalningar över tid Medlemmar Kanotlån Förråd 1-1 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Av figuren ovan framgår att det stora medlemstrycket är i maj och juni. Under juli är många på semester och några vaknar till i augusti i slutet av semestern. Därefter planar det ut. Medlemsavgifterna (blå kurva) började droppa in under april för att kulminera under maj-juni månad. Kanotabonnemangen (röd kurva) toppade också i början av sommaren. Intresset för privatförrådet är dock mindre än tidigare (grön kurva) och har en jämnare kurva. Kanotförråd, kanotlån och uthyrning Intäkterna från kanotförrådet har minskat med 26 % jämfört med tidigare. Klubbens privatförråd har ett resultat ca kronor. Kanotlånen har ett resultat på kronor. Intäkterna har ökat från 13 5 kr 27 till kr detta år. Mindre omkostnader för nycklar, märkutrustning m.m. är bokförda under administration. Kanotreparation på 535 kr är bokförd som materialinköp. Kanotförvaring Antal avgifter för förråd 2 27 Antalet privatförvarare har minskat från 27 till 2 personer. Totalt finns 34 privata kanoter i förråden. Medelintäkten är 12 kr/kanot och resultat är ca 6 kr/kanot när hyreskostnaden är frånräknad. Med nuvarande hyreskostnad behöver klubben ha minst 17 privata kanoter i förrådet för att inte få ett negativt resultat.

3 Antal kanoter i förråd 1 st 15: st 225: st 3: st 375:- 4 5 st 45:- 5 5 SUMMA 34 Antalet kanotabonnemang har ökat från 46 till 61 personer. Kanotabonnemangen hade ett bättre resultat än förväntat (4 6 kronor bättre än 27). Ryktet om att nya kajaker köpts in verkar ha ett direkt samband med det ökade antalet abonnemang. Kanotlån Antal Antal avgifter för kodlås Klubben har under året hyrt ut kanoter till IKSU, vilket medfört intäkter på 3 6 kronor. Uthyrning till medlemmar har inbringat 1 kronor. Summa intäkter för kanotförråd, kanotlån och uthyrning är 26 8 kronor, vilket motsvarar inköp av ca tre nya kajaker. Jag tror att detta är klubbens historiskt bästa resultat hittills. Resultatet bör dock justeras ned med 1 37 kronor eftersom hyresavgiften på förråden för sista kvartalet redovisas i januari 29. Medlemsavgifter Antalet medlemmar har ökat med 15, från 93 till 18 medlemmar, jämfört med förra året. Medlemsavgifterna har inbringat 18 3 kronor. Förbundsavgifter och omkostnader är på kronor. Klubben har, inräknat familjemedlemmar, ca medlemmar. Medlemsavgifter Antal Antal medlemskap varav familjemedlem 38 ca 4 varav enskilda 69 Antal medlemmar (minst) Riksidrottsförbundets stipendium Kanotpolosatsningen Tack vare riksidrottsförbundets beslut att bevilja klubben medel har vi kunnat genomföra planerna med att köpa in kajaker och utrustning för att utveckla kanotpolon. Klubben äger numera 6 st nya Gecko och 6 st begagnade kanotpolokajaker. Därtill har nya hjälmar och bollar köpts in. Utrustningen används för fullt i kanotpoloträningen. Återstår kronor av tilldelade extra medel. Riksidrottsförbundet 6 Kanotpolo kajaker, inköp Kapell, flytväster, hjälmar, bollar Saldo

4 Kanotpoloverksamheten Verksamhetsmässigt har kanotpolon tack vare ovan nämnda extra medel tagit ett stort steg upp. Det rent ekonomiska resultatet är dock negativt. Träningsverksamheten har ett underskott på 6 88 kronor. Detta hjälps upp något av intäkterna från eskilkursen ( kronor). Slutresultatet är dock fortfarande ett underskott på 2 25 kronor. Den stora kostnaden är lokalhyran för simbassängen, om 1 8 kronor för helåret. Antalet inbetalda årsavgifter är 15 stycken jämfört med budgeterade 2 stycken. Avgiften är 2 kronor per termin. Summa intäkt är 4 2 kronor, men då avser 1 2 kronor förskott på 29 års avgift (6 stycken). Redovisningen är inte komplett. Det finns betalade kontantavgifter som inte har redovisats till kassören. Poloansvarig har varit bortrest över årsskiftet och ställföreträdande har inte upprättat någon årsrapport av kontantkassan. Kassören har heller ingen uppgift om antalet förväntade intäkter eftersom antalet deltagare inte redovisats. Detta är en dramatisk försämring jämfört med rapporteringen föregående år. Förhoppningsvis kommer kurs- och träningsavgifter att balansera kostnaderna för hela verksamheten vintern För kommande verksamhetsår bör träningsavgiften höjas till 8 kronor helåret och 4 kronor per termin. Detta för att täcka kostnaderna för simhallen. Beräkning är gjord utifrån årets utfall på 15 betalande. Inkomster från kurs- och träningsverksamhet Vårens eskimåsvängkurs har inbringat kronor till klubbkassan. Sommarens forspaddlingskurs gav en intäkt på 9 35 kronor. Kanotpoloträningen har haft intäkter motsvarande 5 45 kronor. Totalt har klubbens kursverksamhet gett ett tillskott på kronor. Redovisade kostnader för kurs- och träningsverksamheten är kronor. En del av dessa kostnader gäller kanotpoloverksamheten, se ovan. Resultat blev därmed kronor, vilket är mycket bättre än 27. Inköp av nya kajaker samt utrustning En Robson Red Fred köptes in i mars för 4 kronor. Fem kapell köptes samma månad. Ytterligare en forskajak köptes in i slutet av maj för 7 kronor från en privatperson med Samuel som kontakt. Under sommaren vågade styrelsen göra planerat inköp av havskajaker. Johanna och Gustav var under semester ned till Norrköping och hämtade hem tre stycken Necky Narpa för 8 45 kronor styck. Dom var mycket efterfrågade och välkomna i verksamheten. Fredrik ordnade så att klubben fick tillgång till 6 stycken begagnade kanotpololådor från Kuiva Gränspaddlare för totalt 3 9 kronor. I september var Gustav snabb och hann köpa en ny Point 65 Picnic från Stadium för bara kronor. Sedan kom det stora lyftet och vi kunde vid slutet av året beställa 6 st nya Gecko kanotpolokajaker från Kajaktiv. Därefter gjordes lite inköp av flytvästar, hjälmar och kanotpolobollar. Totalt har klubben investerat kr i nya kajaker och utrustning kr har använts av kanotpolopengarna och resterande ca 3 3 kr har tagits från klubbens verksamhet.

5 Kanotinköp (antal) Kanotpolo Fors Hav Picnic Investeringsandelen är 81 % av de totala utgifterna och klubben har totalt under året köpt in 18 stycken kajaker. Fördelningen är tolv kanotpolokajaker, tre havskajaker, två forskajaker och en picnic. Redovisning av balans och resultat för 28 Redovisat resultat för verksamhetsåret 28 är ett överskott på kronor. Summa intäkter är kronor och summa utgifter är kronor. Utgående balans per den 31 december 28 är kronor Utf all Budget 4 2 Inkomst Kostnad Budgetutfallet är 25 % på intäktssidan och 18 % på utgiftssidan, vilket är en dramatisk men glädjande budgetmiss! Enligt budget skulle vi köpa in kajaker för 35 kronor. Årsresultatet blev istället inköp för kronor plus inköp av utrustning för ca 1 6 kronor. Totalt har klubben investerat nästan 1 kronor i ny utrustning under året! Omsättningen är 247 kronor. Detta har aldrig hänt tidigare i klubbens historia och kommer kanske heller aldrig att upprepas om inte klubben växer till tredubbel omsättning.

6 Balansräkning Ingående balans PG-konto nr ,28 Sparbanken konto ,81 Kontant kassa 152, SUMMA ,9 Intäkter Utgifter Medlemsavgifter 18 3, Medlemsavgift, Kanotförbund 4 815, Kanotlån, kodlås 18 15, Övriga medlemsutgifter 154, Förrådsavgift, kanotförvaring 4 5, Lokalhyra Kanotförråd 3 974, Kurser, utbildningar , Träningslokal, hyra 1 8, Träningsavgifter (kanotpolo) 5 42, Tränings/kursomkostnader 1 417,77 Försäljning av materiel, Inköp kanoter , Hyra, kanothyra etc. 4 6, Materialinköp 1 617, Administrativa intäkter 72, Drivmedel, transport 1 36, Övriga intäkter 6 25, Administration 959, SUMMA SUMMA Resultat Plusgiro Resultat PG + ingående balans 54 92,51 Utgående balans PG-konto nr ,51 Sparbanken ,81 Kontant kassa 152, SUMMA ,32 Resultaträkning Intäkter Utgifter Resultat Kanotlån Privatförråd Uthyrning Kanotpolo Medlemmar Kurser Administration 72, 959, -239 Övriga intäkter Inköp kanoter , Materialinköp 1 617,

7 Resultat per verksamhet Kanotlån Privatförråd Uthyrning Kanotpolo Medlemmar Kurser Administration Övrigt Figuren visar grafiskt hur resultaten är fördelat per verksamhet. Medlemsavgifter, kanotabonnemang och kurser är dom tre största inkomstkällorna. Jämförelser över åren Umeå kanotklubb kan redovisa en stadigt bättre utveckling över åren. Startnivån, dvs. ingående saldo, har höjts från 19 kr år 24 till 54 kr vid utgången av 28. Ett högt saldo är inget självändamål men det ger styrelsearbetet en planeringstrygghet så att visioner och strategier kan genomföras med mindre ekonomisk osäkerhet. Det finns helt enkelt en budgetmarginal för mindre felsatsningar. Resultatet har under åren varierat mellan 1 9 och 18 kr. Under 27 fördes en restriktiv utgiftsnivå för att få en buffert inför planerad satsning under 28. I år ligger resultatet i nivå med tidigare år Kanotklubbens resultat och saldo Ingående saldo Resultat

8 Antalet verifikationer över året är en måttstock på ökat antal aktiviteter och verksamhet som kräver fler transaktioner. Vi ser en ökning från drygt 1 verifikat till 191 under 28. Med andra ord har aktivitetsgraden nästan fördubblats sedan 25. Samtidigt kräver en ökad verksamhet mer ideellt arbete och mer administration. Vi ser också en snabbare omsättning på personer i styrelsearbetet jämfört med tidigare. Här måste årsmötet tänka till och besluta om en organisation som breddar ansvaret på fler medlemmar än vad som är fallet idag. Stigande antal verifikationer Antal verifikat Förslag till förbättringar till verksamhetsåret 29 Som kassör ser jag en betydande ökning av det administrativa arbetet jämfört med 27. Det är inte rimligt att en person ska sköta all administration för bokföring, budget, medlemsförteckning, kanotabonnemang och privatförråd. Till 29 måste bokföring, medlemsförteckning, administration av kanotabonnemang och privatförråd fördelas på fler personer. Jag föreslår att årsmötet väljer ansvariga personer för klubbförrådet, privatförrådet samt medlemsansvarig. Framöver krävs en bättre intäkts- och utgiftsredovisning från verksamhetsansvariga grupper. I år har detta inte fungerat bra varför årsredovisningen saknar några viktiga punkter. Därtill har det under året redovisats kostnader som lovats från olika håll men som inte kommunicerats med kassören. Jag föreslår att årsmötet ger styrelsen i uppdrag att se över alla avgifter och att styrelsen får mandat att höja de avgifter som behövs utifrån kommande budgetarbete. Den ekonomiska redovisningen kräver bra och enkla verktyg. Idag hanteras all bokföring med hjälp av Nordeas kontotjänst, Openoffice och Idrott Online. Under 29 bör detta ses över. Jag föreslår att årsmötet ger styrelsen i uppdrag att besluta om ett nytt ekonomisystem. Kennet Johansson Täfteå

9 Bilaga 1 Budgetanalys - utfall och budget per verksamhet En uppdelning på verksamheter visar att medlemsavgifter, kanotlån och kurser/träning har ett utfall bättre än budget och i jämförelse med 27. Övriga intäkter blev absurt högt tack vare idrottslyftet. Vi har även haft hyresintäkter som vi inte budgetera. Intäkter per funktion Budget Medlemsavgifter Kanotlån/kodlås Kanotförråd Kurser/träning Kanoter Övrigt På utgiftssidan är inköpet av kanoter den mest iögonfallande budgetavvikelsen. Den lägre kostnaden för kanotförråden jämfört med budget beror på att adressändringen hos kommunen fortfarande inte fungerar och att hyreskostnaden på 1 37 kronor för sista kvartalet på grund av detta kommer att redovisas först under januari 29. Kostnader per funktion Budget Medlemsavgifter Kanotlån/kodlås Kanotförråd Kurser/träning Kanoter Övrigt