Kallelse till Äldreomsorgsnämnden

Transkript

1 ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN KALLELSE SIDA 1 (2) Kallelse till Äldreomsorgsnämnden Tid Tisdag den 13 november 2018, klockan 17:00 Plats A-salen i kommunalhuset, Kommunalvägen 28 Ärenden Diarienummer 1 Val av justerare 2 Godkännande av föredragningslistan 3 Information Ekonomisk rapport Michael Johansson, tillförordnad ekonomichef och controller 4 Verksamhetsplan 2019 för äldreomsorgsnämnden AN-2018/ Förslag till upphandlingsplan 2019 AN-2018/ Redovisning av bisysslor 2018 AN-2018/ Ersättning för verksamhet i egen regi och verksamhet enligt LOV 2019 AN-2018/ Överenskommelse om bibehållet kostnadsansvar vid flyttning till särskilt boende mellan kommunerna i Stockholms län - remissvar AN-2018/

2 ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN KALLELSE SIDA 2 (2) 9 Översyn av riktlinjer för övergripande styrdokument - remissvar AN-2018/ Delgivningar och anmälda delegationsbeslut AN-2018/ Övriga frågor Huddinge den 25 oktober 2018 Love Bergström Ordförande Lars Axelsson Sekreterare

3 TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (3) Handläggare Linn Byström Linn.Bystrom@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Verksamhetsplan 2019 för äldreomsorgsnämnden Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens förslag till verksamhetsplan 2019 inklusive budget och överlämnar den till kommunstyrelsen. Sammanfattning Social- och äldreomsorgsförvaltningen har utarbetat förslag till verksamhetsplan inklusive budget för äldreomsorgsnämnden för Förslaget bygger på gällande lagar och föreskrifter samt mål, delmål, särskilda prioriteringar samt budgetram beslutad av kommunfullmäktige. Nämndens basuppdrag inryms till största del under det övergripande målet God omsorg för individen, och har utifrån det formulerat två utvecklingsåtaganden av generell karaktär för 2019, som samtliga verksamheter och staber arbetar fram konkreta aktiviteter kring. Nämnden arbetar under 2019 med ytterligare två kommunövergripande åtaganden under målområdet Attraktiv arbetsgivare. Äldreomsorgsnämndens budgetram för 2019 uppgår till 745,2 miljoner kronor vilket är 24,6 miljoner mer än budgetåret I budgeten finns kompensation med två procent för löne-, pris- och hyresökningar samt volymer. Som en del av ramen har äldreomsorgsnämnden fått 1,0 miljoner kronor avseende medel för att ta över budgetansvaret för företagshälsovården samt en minskning av ramen där 9,0 miljoner kronor avseende volymer för personer över 65 år med LSS-insatser överförs till socialnämndens budget. Ett flertal anpassningar i verksamheten är nödvändigt för att klara budgeten. Beskrivning av ärendet Äldreomsorgsnämnden har att besluta om en verksamhetsplan inklusive budget för verksamhetsåret I november 2018 ska nämndens beslut överlämnas till kommunstyrelsen. Verksamhetsplanen är ett styrdokument som beskriver hur nämnden utifrån lagar och föreskrifter samt kommunfullmäktiges beslut om mål och budget, planerar att bedriva verksamheten under det kommande året. Efter att fullmäktige i juni HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge Gymnasietorget 1 Tfn vxl

4 TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (3) fattade beslut om kommunens mål och budget 2019, har förvaltningen övervägt vilka av målen och de särskilda prioriteringarna som ingår respektive inte ingår i nämndens ansvar. Mål, delmål och särskilda prioriteringar i äldreomsorgsnämndens verksamhetsplan Äldreomsorgsnämnden har övervägt vilka mål och delmål som hör till nämndens uppdrag. Nämnden har också beaktat de särskilda prioriteringarna som fullmäktige har beslutat om ska gälla för För flertalet mål, delmål och prioriteringar som är inom nämndens ansvarsområde har mått och etappmål utarbetats. Vissa mål, mått och åtaganden riktas till både förvaltningens egen regi och externa utförare, medan andra riktas enbart till förvaltningens egen regi. Nämndens basuppdrag inryms till största del under det övergripande målet God omsorg för individen. Arbetet med de strategiska målen och övriga övergripande mål, bidrar huvudsakligen till att stödja nämnden i sin måluppfyllnad av basuppdraget. Nämndens basuppdrag beskrivs under avsnittet Organisation. Nämnden har för 2019 formulerat två utvecklingsåtaganden av generell karaktär, som samtliga verksamheter och staber arbetar fram konkreta aktiviteter kring. Aktiviteterna ska syfta till en utveckling av basuppdraget. Utvecklingsåtagandena fokuserar på utvecklad samverkan, samt långsiktigt och förebyggande arbete. Åtagandena återfinns under målet God omsorg för individen. Vissa aktiviteter kopplade till åtagandena kan vara beskrivna under ett annat målområde. Nämnden arbetar under 2019 med ytterligare två kommunövergripande åtaganden under målområdet Attraktiv arbetsgivare. I verksamhetsplanen ingår också nämndens planering för intern kontroll bestående av identifierade och prioriterade risker med riskreducerande åtgärder, redovisning av åtgärder utifrån rekommendation från extern granskning samt ett avsnitt om systematiska kontroller. Verksamhetsplanen innehåller också en redovisning av verksamhetsuppföljningar och avtalsuppföljningar som nämnden avser att genomföra under Budget 2019 I verksamhetsplanen finns förslag till budget och investeringar för verksamhetsåret 2018 samt förslag på åtgärder som behöver vidtas för att nå en budget i balans. Äldreomsorgsnämndens budgetram för 2019 uppgår till 745,2 miljoner kronor vilket är 24,6 miljoner mer än budgetåret I budgeten finns kompensation med två procent för löne-, pris- och hyresökningar samt volymer. Som en del av ramen har äldreomsorgsnämnden fått 1,0 miljoner kronor avseende medel för att ta över budgetansvaret för företagshälsovården samt en minskning av ramen där 9,0 miljoner kronor avseende volymer för personer över 65 år med LSS-insatser överförs till socialnämndens budget. Ett flertal anpassningar i verksamheten är nödvändigt för att klara budgeten

5 TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (3) Förvaltningens synpunkter I bilagd verksamhetsplan lämnar förvaltningen sitt förslag till planering inför verksamhetsåret 2019 vad gäller mål och tilldelad budget. Annmarie Sandberg Social- och äldreomsorgsdirektör Marianne Krook Bitr. Social och äldreomsorgsdirektör Linn Byström Utvecklingsledare Bilagor Bilaga 1. Verksamhetsplan 2019 för äldreomsorgsnämnden Beslutet delges Kommunstyrelsen

6 Ärendenr: AN-2018/317 Verksamhetsplan 2019 för äldreomsorgsnämnden

7 Innehåll Huddinges vision och mål...3 Ansvarsområde...4 Nämndens tolkning av målen...4 Bra att leva och bo...5 Fler i jobb...9 God omsorg för individen...10 Ekosystem i balans...17 Systematisk kvalitetsutveckling...18 Attraktiv arbetsgivare...22 Sund ekonomi...26 Plan för intern kontroll...30 Nämndens internkontrollarbete...30 Riskreducerande åtgärder...31 Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan extern granskning...33 Systematiska kontroller...34 Plan för uppföljning och insyn...35 Uppföljning Verksamhetsstatistik nyckeltal...36 Organisation...37 Planerings- och uppföljningsdokumentens röda tråd...39 Källförteckning...41

8 Huddinges vision och mål Vision: Huddinge - en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län Huddinges vision är att vara en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län att bo, besöka och verka i. Hållbart Huddinge 2030 I Ett hållbart Huddinge pekar kommunfullmäktige ut en långsiktig, önskvärd och möjlig framtid med fokus på år Här beskrivs hur ett hållbart Huddinge ter sig och vilka vägval kommunen bör göra för att komma dit. Mål för Huddinge För att nå det framtida läget i Ett hållbart Huddinge 2030 och visionen om att vara en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län, är fem övergripande mål formulerade som visar utåtriktat vad kommunen åstadkommer för invånare, brukare och kunder. Bra att leva och bo Utbildning med hög kvalitet Fler i jobb God omsorg för individen Ekosystem i balans För att vara framgångsrik i detta arbete ska kommunen ständigt sträva efter att förbättra verksamheterna och detta är formulerat i tre strategiska mål under rubriken effektiv organisation som visar inåtriktat hur och med vilka resurser kommunen genomför sitt uppdrag. Attraktiv arbetsgivare Sund ekonomi Systematisk kvalitetsutveckling Huddinges kärnvärden Kärnvärdena är den värdegrund som Huddinge vilar på; både nu och i framtiden. Dessa kärnvärden fungerar som ledstjärnor för alla verksamheter och individer som verkar i kommunen. Huddinge ska stå för: Mod betyder att vi vågar ta för oss, ta nya vägar och ta ställning i viktiga frågor. Omtänksamhet betyder att vi bryr oss om människor, besökare, företagarna och natur. Driv betyder att vi kraftfullt driver utvecklingen framåt och att vi tar en ledande roll i regionen. Mångfald betyder att vi tar tillvara på variation och omväxling i miljöer, invånare, medarbetare och utbud. Vi vill utnyttja potentialen i mångfalden och skapa ett rikt och flexibelt samhälle. 3

9 Ansvarsområde Äldreomsorgsnämnden erbjuder olika former av stöd, vård och omsorg så att de äldre invånarna i Huddinge ska kunna leva ett så självständigt och bra liv som möjligt. Det görs i form av hemtjänst, äldreboenden, dagverksamhet, korttidsoch växelvårdsplatser, trygghetslarm, anhörigstöd och öppen verksamhet för seniorer. Äldre som sedan tidigare har beslut om insatser enligt LSS, får fortsatt stöd från socialnämnden när de fyller 65 år. Äldreomsorgsnämnden utför även vissa insatser för personer under 65 år på socialnämndens uppdrag. Äldreomsorgsnämnden ansvarar för hela processen från utredningar av behov till beslut, utförande, uppföljning och utveckling av insatser. En del insatser utförs i egen regi och en del insatser utförs i såväl egen som extern regi. De lagar som styr verksamheten är framförallt socialtjänstlagen (SoL) och hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Äldreomsorgsnämnden har också ansvar för utredningar av färdtjänst och beslut om riksfärdtjänst, bidrag till verksamhetsanknutna frivilligorganisationer samt förvaltningen av Stiftelsen Lars Larssons fond, Stiftelsen Klara Hults fond samt Stiftelsen Elin Maria Rataplangs fond. Nämndens tolkning av målen Äldreomsorgsnämnden fastställer årligen en verksamhetsplan som beskriver hur äldreomsorgen planerar att bedrivas under det kommande året. Social- och äldreomsorgsförvaltningen ska arbeta med de delmål i Mål och budget som är relevanta för verksamheten och ansvarar för att svarar upp mot styrsignaler och särskilda prioriteringar inom aktuella målområden, samt i enlighet med gällande lagar och förordningar. Arbetet ska rymmas inom den budget som kommunfullmäktige har fastställt. Fokus ska ligga på att säkerställa resurser till kärnverksamheten och utvecklingsåtaganden som frigör resurser till denna ska prioriteras. Inför verksamhetsåret 2019 Äldreomsorgsnämndens verksamheter har för 2019 valt ett nytt angreppssätt kring arbetet med utvecklingsåtaganden. Detta då de flesta av fullmäktiges styrsignaler och politiska prioriteringar som är riktade mot nämndens rör dess basuppdrag. Verksamheterna inriktar sig i första hand på att utföra basuppdraget som till allra största del inryms under det övergripande målet God omsorg för individen. Arbetet med de strategiska målen och övriga övergripande mål, bidrar huvudsakligen till att stödja förvaltningen i sin måluppfyllnad av basuppdraget. Utifrån detta är det under detta målområde utvecklingsåtagandena återfinns. Utvecklingsåtaganden och aktiviteter Social- och äldreomsorgsförvaltningen formulerar två utvecklingsåtaganden av generell karaktär, som samtliga verksamheter och staber arbetar fram konkreta aktiviteter kring. Aktiviteterna ska syfta till en utveckling av basuppdraget och kan komma att beskrivas under ett annat målområde beroende på fokusområde för aktiviteten. Social- och äldreomsorgsförvaltningen kommer under 2019 att arbeta med ytterligare två kommunövergripande åtaganden som beskrivs under målområdet Attraktiv arbetsgivare. I den inledande beskrivningen vid varje målområde anges om det finns aktiviteter som kommer att genomföras i verksamheter och staber utifrån nämndens utvecklingsåtaganden. Verksamheterna och staberna ansvarar för att tydliggöra på vilket sätt aktiviteterna bidrar till att utveckla arbetet med de övergripande åtagandena. Aktiviteterna konkretiseras och följs upp ingående i respektive verksamhetsplan för verksamheten och enheten. De konkreta aktiviteterna kan komma att justeras under året, om det är så att förutsättningarna förändras exempelvis. inom förvaltningen eller hos någon samarbetspartner. Detta kommer då att beskrivas och omformuleras i delårsuppföljningar. Möjligheten till att kunna ställa om aktiviteterna om förutsättningarna ändras, måste kunna ges verksamheterna. Dels för att verksamheter och staber ska kunna fortsätta vara så pass konkreta som möjligt i formuleringen av aktiviteter, 4 VERKSAMHETSPLAN 2019

10 och dels då detta är ett nytt angreppssätt av målstyrningsarbetet, vilket måste få ta sin tid. Övrigt I verksamhetsplanen ingår även nämndens plan för intern kontroll, plan för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare. För att förtydliga verksamheternas basuppdrag beskrivs nämndens verksamheter och staber mer ingående utifrån sina respektive uppdrag under Organisation. Övergripande särskilda prioriteringar för 2019 handlar om att ge kommuninvånarna service med hög kvalitet. Fokus ska ligga på kärnverksamheten och arbetet ska vara långsiktigt och förebyggande. Digitaliseringsutvecklingen står även i fokus samt ett ökat samarbete med, och jämförelser med andra kommuner. Tydliga steg ska tas för att ge fristående aktörer möjlighet att vara med och utveckla kommunens verksamheter. Bra att leva och bo Under målområdet Bra att leva och bo redovisas utöver arbetet med kärnuppdraget tre aktiviteter kopplade till nämndens utvecklingsåtaganden långsiktigt och förebyggande arbete och utvecklad samverkan. Två återfinns under delmålet Utbyggd samhällsservice i takt med bostadsbyggandet och en under delmålet Ökad delaktighet. Ökat bostadsbyggande Särskilt prioriterat 2019 Verksamheterna ska ha tillgång till ändamålsenliga lokaler, Dessa ska utnyttjas effektivt så att inga lokaler står tomma eller endast delvis utnyttjas. Kommunens lokaler ska samutnyttjas i högre utsträckning och göras tillgängliga för bokning av invånare och organisationer. Etappmål 2019 Samtliga lokaler ska inventeras för att tillgängliggöras och öka samutnyttjandet. Äldreomsorgsnämnden ser över funktionsprogram för äldreboenden för att kunna nyttja ytorna på ett mer effektivt sätt. Ett annat sätt att minska kostnader för lokalytor är att öka samutnyttjande med andra förvaltningar. Strategisk inriktning för samhällsplaneringen Huddinges befolkning har ökat varje år under lång tid och den väntas öka även i framtiden. Ökningen beror på ett positivt födelsenetto och hög inflyttning. Samtidigt blir den äldre populationen allt större. Under den kommande tioårsperioden kommer även nybyggnationen ha en markant påverkan på såväl befolkningsutveckling som befolkningsstruktur. För social- och äldreomsorgsförvaltningens arbete vad gäller strategisk inriktning för samhällsplaneringen, se nästa stycke, under delmålet Utbyggd samhällsservice i takt med bostadsbyggandet. Samarbete mellan kommunens alla nämnder är viktigt för att möjliggöra optimalt nyttjande av kommunens befintliga lokaler för såväl kommunens egna verksamheter som föreningslivet. Vid all planering av nya lokaler och anläggningar bör frågan om samlokalisering och samutnyttjande för kommunens olika verksamheter, föreningsliv m.m. säkras. Lokaler ska byggas för att möjliggöra en flexibel användning. Utbyggd samhällsservice i takt med bostadsbyggandet Särskilt prioriterat 2019 Utbyggd samhällsservice som förskolor, skolor och äldreboenden ska ges samma prioritet som bostäder och arbetsplatser. Kostnadsutvecklingen för lokaler för offentligt finansierad service ska dämpas samtidigt som förskolor, skolor och äldreboenden ska byggas ut i takt med behoven. Bakgrund Huddinge kommun är en attraktiv kommun för bostadsbyggande och etablering av verksamheter och 5

11 marknadsförutsättningar förväntas vara fortsatt goda. För att komma närmare ett socialt hållbart samhälle är det viktigt att sociala aspekter kommer in tidigt i samhällsplaneringen. Genom sitt uppdrag har social- och äldreomsorgen en unik kunskap om förhållandet rörande samhällsförändringars påverkan på människor. Om verksamheterna med sin specifika målgruppskännedom kommer in i ett tidigt skede av samhällsplaneringsprocessen kan man exempelvis öka tillgängligheten för äldre i den fysiska miljön. I syfte att tidigt integrera äldreomsorgens målgruppers behov i samhällsplaneringsprocessen har förvaltningen olika aktiviteter planerade inför 2019 som svarar såväl mot äldreomsorgsnämndens två utvecklingsåtaganden rörande långsiktigt och förebyggande arbete och utvecklad samverkan, som de särskilda prioriteringarna. Aktivitet Medverkande i framtagandet av utvecklingsplan för tre av Huddinges kommundelar Beskrivning Förvaltningen kommer att vara med i en referensgrupp inför framtagandet av en utvecklingsplan för kommundelarna Sjödalen, Fullersta och centrala Huddinge. I detta projekt bevakar förvaltningen äldres intressen genom att exempelvis påtala behovet av bänkar att sitta på längst gångstråken, att det ska vara lätt att orientera sig i centrum och upplysta vägar. Arbetet leds av Samhällsbyggnadsavdelningen. Aktivitet Stärka trafiksäkerhets- och gångtrafikarbetet för äldre i kommunen Beskrivning Förvaltningen är, genom Äldreomsorgen i egen regi, med i en projektgrupp för att stärka trafiksäkerhets- och gångtrafikarbetet för äldre i kommunen. I detta projekt ska förvaltningen vara med och identifiera viktiga platser för äldre så att exempelvis övergångsställen tillgänglighetsanpassas. Arbetet leds av Trafik- och landskapssektionen, Kommunstyrelsens förvaltning. Båda aktiviteterna syftar till att social- och äldreomsorgsförvaltningen får en mer aktiv och tydlig roll i samhällsbyggnadsprocessen där våra målgruppers behov uppmärksammas på ett tidigare skede i processen. För det övergripande arbetet i samhällsbyggnadsprocessen deltar representant från förvaltningen i den kommunövergripande portföljgruppen där lokalstrategier och prognostisering sker. Ökad trivsel och trygghet i Huddinges områden Den offentliga miljön ska vara trygg och trivsam och de verksamheter som bedrivs i Huddinge kommuns regi ska ske i trygga och säkra lokaler. Äldreomsorgen egen regi har seniorträffar med god spridning i Huddinges områden. Ökad delaktighet De äldre invånarna i Huddinge ska ha goda möjligheter till delaktighet och inflytande i frågor som rör dem. Utgångspunkten är att vi möter invånarna på det sätt och i de kanaler som passar dem bäst. Vi ska finnas där invånarna finns, och bidra till att de kan vara delaktiga och att de upplever att de får ett gott bemötande och att deras synpunkter tillvaratas. Aktivitet Utbildningsinsatser som ökar förutsättningarna till digital delaktighet hos de äldre. Bakgrund Delaktighet och kommunikation med hjälp av digitala kanaler kommer även fortsatt att vara ett prioriterat utvecklingsområde. I arbetet med att bredda kommunens utbud av digitala tjänster, möten och kommunikationskanaler för invånarna är det viktigt att hänsyn tas till de grupper som riskerar att hamna i ett digitalt utanförskap, och hit hör de äldsta invånarna. Undersökningen Svenskarna och internet visar att 42 procent av de som är 76 år eller äldre inte använder internet alls. Motsvarande siffra för åringarna är nio procent. Studien visar även att 58 procent av de äldsta inte använder internet för att ta del av offentlig information från kommun och myndigheter. De går alltså miste om information på kommunens webbplats. I gruppen år är det 21 procent som aldrig använder internet för att ta del av offentlig information. Dessutom visar studien att endast 23 procent av de som är 76 år eller äldre använder mobilt bank-id, 1 Undersökningen Svenskarna och internet genomförs årligen av Internetstiftelsen i Sverige, IIS 6 VERKSAMHETSPLAN 2019

12 vilket oftast är en förutsättning för att kunna utföra digitala tjänster. Beskrivning För att bidra till att öka den digitala kompetensen bland de äldre, och andra målgrupper som riskerar att hamna i digitalt utanförskap, kommer social- och äldreomsorgsförvaltningen, under ledning av IT- och kommunikationsenheten, att inleda ett samarbete med kultur- och fritidsförvaltningen under Fokus kommer att ligga på utbildning och handledning för dessa grupper, och syftet är att öka förutsättningarna och förmågan till digital delaktighet. Aktiviteten kopplas även till utvecklingsåtagandet utvecklad samverkan. Dessutom kommer förvaltningen att verka för att det finns tillgängliga alternativ för de äldre invånare som av olika anledningar inte har möjlighet att använda digitala tjänster. De förtroendevalda ska ges goda förutsättningar att utföra sitt arbete. I början av 2019 kommer förvaltningen att erbjuda introduktion för nya ledamöter, och arrangera utbildningar och studiebesök för såväl nya som gamla ledamöter i äldreomsorgsnämnden. Tjänsteutlåtanden och andra handlingar som de förtroendevalda får från förvaltningen ska vara välarbetade och ska följa klarspråksreglerna som gäller för svenska myndigheter. De tjänstemän som skriver handlingar till nämnden erbjuds utbildningar för att höja kvaliteten i dokumenten. Ökad jämlikhet Nämndens arbete med detta delmål omfattas av basuppdraget då samtliga verksamheter inom social- och äldreomsorgsförvaltningen ska verka i enlighet med vad som anges i 1 kap, 1, socialtjänstlag (2001:453): Samhällets socialtjänst skall på demokratins och solidaritetens grund främja människornas - ekonomiska och sociala trygghet, - jämlikhet i levnadsvillkor, - aktiva deltagande i samhällslivet. Ett steg i förbättringen av nämndens arbete med ovanstående delmål är att systematisera det återkommande arbetet med aktiviteter för ökad jämlikhet. Samtliga verksamheter och staber ska inför varje nytt år, identifiera minst ett område, där man ser att det finns behov av att utveckla jämlikhetsarbetet och genomföra minst en aktivitet för ökad jämlikhet i basuppdraget. Aktiviteterna ska leda till vidareutveckling av det jämlikhetsarbete som redan ryms i basuppdraget. Dessa följs upp årligen i en systematisk kontroll. Aktiviteterna som genomförs, varierar år från år mellan verksamheter utifrån det fokus de valt för året. Det kan exempelvis handla om granskning av dokumentation med fokus på synliggörandet av barn, uppdatering av information till brukare och kunder med fokus på HBTQ eller olika språk, genomförande av föreläsning eller annan aktivitet utifrån funktionshinderområdet, med mera. Ett genomförande av en aktivitet innebär i sig inte självklart en ökad jämlik utveckling. Nämnden ser dock att ett systematiskt och återkommande jämlikhetsarbete, ökar kunskaperna och medvetandet om frågorna, vilket i sin tur har positiv påverkan i rätt riktning. Den förvaltningsövergripande arbetsgruppen för jämlikhet och mångfald samordnar jämlikhetsarbetet och fungerar som stöd för verksamheterna samt främjar möjligheterna till intern kunskapsdelning. Nationella minoriteter Huddinge kommun är ett så kallat finskt förvaltningsområde utifrån lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk. Kommunen ska värna grundskyddet för samtliga nationella minoriteter, bland annat genom att informera om deras rättigheter och det allmännas ansvar enligt denna lag och de föreskrifter som lagen hänvisar till. Kommunen ska verka för att det finns tillgång till personal med kunskaper i finska, jiddisch, meänkieli, romani, chib eller samiska där detta behövs i omvårdnaden om äldre människor. Detta innebär bland annat en rätt att använda dessa språk vid sina muntliga och skriftliga kontakter med kommunen. Kommunen är skyldig att ge ett muntligt svar på dessa minoritetsspråk. Länsstyrelsen beviljar årligen riktade statsbidrag som ska gå till merkostnader i kommunen som uppstår med anledning av lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk, med anledning av att Huddinge är ett finskt förvaltningsområde. Dessa medel kommer 2019 att användas till exempelvis till kulturella aktiviteter på boenden med finskspråkiga äldre samt anhöriggrupper på finska. Ökad nöjdhet med bemötandet vid kontakt med kommunen Alla som kommer i kontakt med äldreomsorgen i Huddinge ska få ett bra och professionellt bemötande. Bemötandet påverkar förtroendet för verksamheten. I mötet mellan våra medarbetare och de äldre är ett bra bemötande en viktig utgångspunkt. I introduktionen av nya medarbetare inom äldreomsorgen ingår ett avsnitt om 7

13 äldreomsorgnämndens värdighetsgaranti, där värdegrunden är en central del. Invånarna förväntar sig att kontakten med kommunen ska vara snabb och effektiv, och att man i allt större utsträckning ska kunna ta kontakt digitalt. Under 2019 fortsätter förvaltningen att identifiera, planera och lansera e-tjänster. I introduktionen för alla nyanställda ingår ett avsnitt om förvaltningens e-posthandbok och telefonipolicy. Inlägg och frågor från allmänheten i kommunens sociala medier besvaras skyndsamt, och i de fall inläggen strider mot kommunens regler för exempelvis Facebook tas de omedelbart bort. När ett inlägg tas bort får den som skrivit inlägget en förklaring från kommunen. Informationen om äldreomsorgen på huddinge.se uppdateras kontinuerligt under året för att alltid vara korrekt och aktuell. Förvaltningen kommer under 2019, tillsammans med de övriga förvaltningarna, gå igenom och justera kommunens webbplats så att den uppfyller kraven i det nya webbtillgänglighetsdirektivet som började gälla den 23 september Befintliga webbplatser ska uppfylla kraven senast den 23 september Förvaltningen kommer under 2019 att utöka samverkan med landstinget och andra kommuner kring digitala tjänster, genom projekt hos bland annat Storsthlm2 och Inera3. Under 2019 fortsätter arbetet med övergången till ett mer automatiserat arbetssätt, till exempel automatisering av beräkning och utbetalning av ersättningar till utförare. Synpunkter och klagomål Hanteringen av synpunkter och klagomål är en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet och en del av kommunens övergripande kvalitetsstrategi. Dels är det en värdefull information till verksamheten om vad en brukare upplever som problematiskt och det ger ett tillfälle att genast rätta till ett fel, dels är en systematisk hantering och analys av inkomna synpunkter och klagomål ett sätt att hitta systemfel och återkommande problemområden. Förvaltningen har identifierat ett behov av att förbättra hanteringen rörande inrapporteringen av inkomna klagomål. Under 2019 kommer arbetet med att digitalisera processen och rutiner för synpunkter och klagomål att påbörjas som en del i arbetet med att integrera i det digitala systemstödet för ledningssystem, vilket i sin tur förväntas öka enhetlighet i hanteringen. Ökad valfrihet Att underlätta medvetna val av utförare Valfrihet är en självklarhet för de flesta idag. Genom att erbjuda valmöjligheter inom olika områden skapas förutsättningar för alla att påverka sin livssituation. En förutsättning för att ett kundval ska fungera optimalt är att informationen till brukarna om de olika utförarna är enkel, relevant och väsentlig så att de kan göra välgrundade val. Förvaltningen kommer att se över möjligheten att göra informationen så jämförbar och opartisk som möjligt utifrån kända fakta. Andelen hos annan utförare kundval enligt Lag (2008:962) om valfrihetssystem Inom äldreomsorgsnämndens verksamhetsområde finns två kundval, hemtjänst och biståndsbedömd dagverksamhet för äldre. Inom kundvalet för hemtjänst är det för närvarande tio privata utförare. Inom kundvalet för dagverksamhet har ännu ingen privat utförare ansökt om att bli godkänd. Huddinge har ramavtal med ett stort antal privata utförare vad gäller boenden. Två av dessa boende är belägna i kommunen. Kundval enligt LOV hemtjänst Inkomna kundvalsansökningar hemtjänst Totalt (antal) 7 22** VB Godkända utförare Totalt (antal) VB Utförda hemtjänsttimmar* Egen regi (%) VB Externa utförare (%) VB * Avser personer över 65 år ** Med anledning av nytt förfrågningsunderlag, sades befintliga avtal upp under 2017, och utförarna fick inkomma med nya ansökningar. Resultatet för 2018 redovisas i verksamhetsberättelse Storsthlm är en politiskt styrd organisation med länets kommuner som medlemmar. Storsthlms syfte är att stärka kommunernas möjligheter att nå sina mål inom välfärd och service till medborgarna. 3 Inera AB ägs bla av Sveriges kommuner och landsting, Deras uppdrag är att koordinera och stötta digital verksamhetsutveckling inom kommuner och landsting. 8 VERKSAMHETSPLAN 2019

14 Fler i jobb Under det strategiska målområdet Fler i jobb redovisas hur nämndens möter upp styrsignaler, särskilda prioriteringar samt etappmål inom ramen för sitt arbete med kärnuppdraget. Fler arbetstillfällen Äldreomsorgsnämndens verksamheter i egen regi bidrar till att fler Huddingebor får jobb. Enheterna tar emot OSA 4 - anställda, praktikanter, nystartsjobbare, ferieungdomar och Huddingejobbare. Fler och växande företag Särskilt prioriterat 2019 Fortsätta att utveckla kommunens företagsklimat. Medarbetare som har företagskontakter ska ha god insikt och förståelse för förutsättningarna att driva företag i kommunen. Näringslivsstrategin och handlingsplanen för ett bättre företagsklimat anger inriktningen i arbetet. Ett aktivt och strukturerat arbete för att ge fler privata aktörer möjlighet att bygga och driva offentligt finansierad verksamhet ska genomföras. Hälften av alla nya verksamheter ska byggas och drivas av en fristående aktör. Näringslivsklimatet Näringslivet möter och berörs av kommunens alla verksamheter. Varje förvaltning har därför en viktig roll i arbetet för ett förbättrat företagsklimat. Genom att ta fram och genomföra konkreta åtaganden med utgångspunkt i näringslivsstrategins strategiska prioriteringar bidrar alla verksamheter till arbetet. Kommunstyrelseförvaltningen har en nystartad näringslivsgrupp med en sammanhållande funktion för kommunens övergripande insatser för ett förbättrat företagsklimat. Näringslivsgruppen samlar åtaganden från kommunens olika verksamheter i en handlingsplan, analyserar och följer upp, samt för vidare inspel och synpunkter från näringslivet ut i organisationen. För att attrahera privata aktörer inom offentligt finansierad verksamhet till kommunen, har en process tagits fram i samarbete mellan kommunstyrelseförvaltningen och socialoch äldreomsorgsförvaltningen som säkerställer ett väl fungerande mottagande av dessa kontakter. För att förenkla för privata aktörer och ge dem en ingång till kommunen har en företagslots anställts på kommunstyrelseförvaltningen. Förvaltningen bidrar till den särskilda prioriteringen att ge fler privata aktörer möjlighet att driva offentligt finansierad verksamhet genom de kundval som nämnden beslutat om. Social- och äldreomsorgsförvaltningen har genom kundvalet kontakt med många privata aktörer. Här fortsätter arbetet med att etablera bra och regelbunden kontakt dels med varje aktör dels med informationsmöten i grupp. Kraven för att verka inom äldreomsorgsnämndens verksamheter ska vara lättillgängliga och lätta att förstå. Processen för att bli godkänd som utförare ska vara känd och transparent. Förvaltningen strävar även efter att ha tydliga förfrågningsunderlag för att underlätta för leverantörerna och förtydliga uppdraget där kvaliteten för den enskilde står i fokus. Stockholm Digital Care Inom ramen för Stockholm Digital Care (SDC) 5 erbjuder Huddinge kommun en testmiljö för välfärdsteknik för äldre. Syftet är att företagen ska få testa sina produkter för att anpassa dem ytterligare till verksamheternas och de äldres behov och förutsättningar. Testmiljön erbjuder tillgång till testpersoner, exempelvis seniorer med eller utan insats från kommunen, personal från verksamheten eller anhöriga. Även produkter eller tjänster som riktar sig mot särskilda boenden kan testas. Utöver detta erbjuder testmiljön företag att få sina produkter eller tjänster utvärderade av en testpanel där man har dialog med seniorer, omsorgspersonal och chefer. Syftet med testerna är att företagen ska få återkoppling på sin produkt eller tjänst så att de kan utveckla den utifrån målgruppens behov. Inför 2019 planerar Huddinge kommun tre tester med olika företag. Genom att erbjuda en testmiljö för dessa lösningar skapas förutom utvecklingsmöjligheter för företagen också ett mervärde i form av kontakter med Huddinge kommun och dess invånare. 4 OSA betyder offentligt skyddad anställning. 5 Samverkansprojekt som är delfinansierat av Tillväxtverket där Huddinge kommun, Stockholms stad samt Nacka kommun deltar. 9

15 10 VERKSAMHETSPLAN 2019

16 God omsorg för individen Under målområdet God omsorg för individen redovisas nämndens två övergripande utvecklingsåtaganden, då det är under detta mål som nämndens kärnverksamhet i huvudsak ingår. Utöver arbetet med kärnuppdraget redovisas åtta aktiviteter kopplade till nämndens utvecklingsåtaganden. Samtliga återfinns under delmålet Fler upplever god hälsa. Två stycken är kopplade till utvecklingsåtagandet utvecklad samverkan och sex stycken till åtagandet rörande långsiktigt och förebyggande arbete. Delmålet Fler upplever god hälsa riktas till förvaltningen och nämndens utförare i egen regi. Delmålet Fler upplever god vård och omsorg, riktas till hela förvaltningen och samtliga utförare av nämndens tjänster. Målen avser de som är kunder inom äldreomsorgen samt deras anhöriga och närstående. Tillitsdelegationen har i sitt huvudbetänkande Med tillit växer handlingsutrymmet6 särskilt belyst vikten av att medarbetarna ges utrymme att anpassa lösningarna till de kommuninvånare de möter, för att det i förlängningen ska kunna ge den enskilde det inflytande som denne förväntar sig. I enlighet med detta betänkande fokuserar nämndens verksamheter särskilt på mötet med kommuninvånaren och på handlingsutrymmet i detta möte, vilket även går i linje med Huddinge kommuns politiska styrsignaler där fokus ska läggas på att frigöra resurser till kärnverksamheten. Nämnden åtar sig två övergripande utvecklingsåtaganden som samtliga verksamheter och staber kommer att arbeta med under året. Utvecklingsåtagandena är av generell art. Detta för att verksamheter och staber ska ges förutsättningar för att långsiktigt kunna planera utvecklingsområden inom ramen för kärnverksamheten. Varje verksamhetsområde samt stab ansvarar för att i sina respektive verksamhetsplaner formulera och beskriva vilka aktiviteter man planerar att utföra under 2019 vilka syftar till att utveckla den löpande verksamheten. Vissa aktiviteter kan därför komma att beskrivas under ett annat delmål än det övergripande målet med utvecklingsåtagandet. Fler upplever god hälsa Särskilt prioriterat 2019 Prioritera tidiga, främjande och förebyggande insatser som leder en bättre folkhälsa, integration och att fler kommer i arbete. Civilsamhället gör på många områden ett viktigt förebyggande arbete som kommunen kan samverka mer kring. Utvecklingsåtagande Utvecklad samverkan Bakgrund Det finns idag, såväl i Sverige som helhet som Huddinge kommun specifikt, utmaningar och brister i samverkan mellan utförare av de kommunala insatserna. Med den ökade detaljstyrningen har man förlorat lite av helhetsperspektivet. Detta påverkar mötet mellan medarbetare och kommuninvånaren negativt, även om omsorgen hos de enskilda verksamheterna håller hög kvalitet. Ett väl fungerande samarbete mellan relevanta verksamheter skapar i slutändan mervärde för den enskilde kommuninvånaren. Ett utökat samnyttjande av kompetenser, lokaler och resurser, skulle i förlängningen kunna frigöra resurser, såväl, tidsbesparande som ekonomiska. Frigjorda resurser som kan användas till att stärka kärnverksamhet. Beskrivning Samtliga verksamheter och staber ska se över sin verksamhet och beskriva aktiviteter man identifierat att man behöver göra som utvecklar arbetet med kärnuppdraget för att utveckla samverkan. Nedan följer några av nämndens verksamheters aktiviteter kopplade till detta åtagande och målområde. Aktivitet Samverkansforum, workshops och dialogmöten mellan biståndskansliet och utförarna 6 Tillitsdelegationens huvudbetänkande Med tillit växer handlingsutrymmet Tillitsbaserad styrning och ledning av välfärdssektorn SOU 2018_47, vilket presenterade den 14 juni Bakgrund Verksamheterna under äldreomsorgsnämnden har identifierat ett behov av ökad samverkan. Behovet av samverkan ökar med en större andel äldre i befolkningen, 11

17 fler äldre som bor hemma längre med mer komplexa behov samt en snabbare utskrivningsprocess från sjukhus. En god samverkan är en förutsättning för god omsorg om individen. Samverkan är idag en naturlig del i det dagliga arbetet. Nämndens verksamheter ser dock ett ökat behov av att formalisera samverkan. Beskrivning Biståndskansliet och hemtjänsten i egen regi inför under 2019 ett samverkansforum. Ett antal workshops kommer att genomföras med enhetschefer, gruppledare, samordnare och handläggare för att öka förståelsen för varandras uppdrag och arbetssätt. Biståndkansliet kommer bjuda in till dialogmöten med externa LOV-utförare för hemtjänst och boendestöd tre gånger under Syftet med dialogmöten är ett informationsutbyte, upprätta snabba kontaktvägar, skapa förståelse för varandras uppdrag. Biståndskansliet och sektionen för särskilt boende kommer formalisera sin samverkan genom att införa ett samverkansforum för frågor. Under 2019 kommer former och innehåll att utredas. Aktivitet Förbättra vården och omsorgen i livets slut Bakgrund När äldreomsorgen under 2019 övergår till en läkarorganisation (från tidigare två) ökar möjligheterna för att i samverkan förbättra den palliativa vården och omsorgen inom särskilt boende. Beskrivning Äldreomsorgen kommer att arbeta för att förbättra vård och omsorg i livets slut genom att tillsammans med läkarorganisationen ta fram gemensamma rutiner och förhållningssätt. När läkaren kan ta en mer aktiv roll ökar kompetensen bland medarbetarna, de får en ökad trygghet som kan ge en ökad kvalitet i omsorgen i livets slut. I detta ingår att använda det palliativa registret där man bland annat registrerar brytpunktssamtal och om personen avlidit ensam. Utvecklingsåtagande Långsiktigt och förebyggande arbete Bakgrund I enlighet med kommunfullmäktiges mål att arbeta med förebyggande och långsiktiga insatser, ser social- och äldreomsorgsförvaltningen att detta arbete är en förutsättning för att komma till rätta med såväl sociala problem och social utestängning, som att bibehålla en effektiv verksamhet med god kvalitet. Förvaltningen har i sin omvärldsbevakning och planeringsförutsättningar lyft upp kommande större lagändringar som förväntas ha stor påverkan på det löpande arbetet. Det gäller framför allt översyn av socialtjänstlag (2001:453) där frågan om behovet av en särlagstiftning för äldre ses över. Äldreomsorgen påverkas även av barnkonventionen som lag, eftersom man utför insatser för personer under 65 år. Ett förberedelsearbete rörande omställning och uppdatering av verksamheterna utifrån kommande författningsändring måste därför påbörjas i god tid. Detta går även i linje med nationella prioriteringar, där regeringen gett en utredning i uppdrag att se över socialtjänstlagen och vissa av socialtjänstens uppgifter. I delbetänkandet Ju förr desto bättre vägar till en förebyggande socialtjänst 7 fördjupar utredningen kunskaperna om och möjligheterna med att arbeta förebyggande. Beskrivning Samtliga verksamheter och staber ska se över sin verksamhet och beskriva aktiviteter man identifierat att man behöver göra som utvecklar arbetet med kärnuppdraget för att utveckla det långsiktiga och förebyggande arbetet. Nedan följer några av nämndens verksamheters aktiviteter kopplade till detta åtagande och målområde. Aktivitet Förslag på åtgärder kopplat till återtagen ansökan av dagverksamhet Bakgrund Biståndskansliet har uppmärksammat att kunder som beviljats insatsen dagverksamhet ofta återtar sin ansökan innan beslutet verkställts. Det finns ett behov av att se över varför detta är så vanligt förekommande. 7 Ju förr desto bättre vägar till en förebyggande socialtjänst, SOU 2018:32 12 VERKSAMHETSPLAN 2019

18 Beskrivning Biståndskansliet och äldreomsorgen egen regi kommer under året att utreda vad detta beror på och ta fram förslag på åtgärder. Aktivitet Sprida information om biståndskansliets uppsökande verksamhet till verksamheter inom landstinget. Bakgrund Biståndskansliets uppsökande verksamhet för vuxna över 18 år med psykisk ohälsa samverkar idag med olika aktörer för att lotsa den enskilde vidare till rätt stöd och hjälp. Landstinget är då en viktig samverkanspart men också en mycket stor och i länet utspridd aktör. Beskrivning Biståndskansliet kommer att arbeta för att sprida information om den uppsökande verksamheten till landstingets verksamheter genom att bland annat erbjuda informationsträffar. Informationsträffarna syftar till att sprida information, förbättra samverkan kring enskilda individer och att upprätthålla ett nätverk för den uppsökande verksamheten med relevanta samverkansparter. Genom kunskap om varandras uppdrag och insatser kan kommunen och landstinget lättare samverka och samordna insatser för enskilda individer med psykisk ohälsa. Aktivitet Öka användningen av nationella kvalitetsregister inom äldreomsorgen Bakgrund Nationella kvalitetsregister är verktyg för att identifiera och förebygga risker, planera och genomföra förebyggande åtgärder samt följa upp åtgärder och utvärdera resultat både på individ- och gruppnivå. Av de fyra register som Huddinge är ansluten till är det endast Svenskt demensregister (SveDem) som inte används specifikt för omsorgen av den enskilde. Beskrivning Äldreomsorgen i egen regi kommer under 2019 att införa en styrgrupp för de nationella kvalitetsregister inom äldreomsorg som Huddinge är ansluten till. Styrgruppen ska se över processer och rutiner för att öka användningen av kvalitetsregistren. Genom att öka användningen kan verksamheten få ut mer kvalitetssäkrade uppgifter som används till att förbättra vården för den enskilde och för att följa upp och utveckla verksamheten i stort. Nationella kvalitetsregister i Huddinge: Senior Alert syftar till att förebygga fall, trycksår, viktminskning, ohälsa i munnen och problem med blåsdysfunktion. BPSD-registret syftar till att säkerställa personcentrad vård och omsorg genom att förebygga beteendemässiga och psykiska symtom vid demens (BPSD), exempelvis aggitation, oro, apati, hallucinationer eller sömnstörningar. Palliativa registret syftar till en god vård i livets slut. Personalen som vårdat en just avliden människa besvarar ett trettital frågor om vården och omsorgen den sista veckan, bland annat om brytpunktssamtal har genomförts och om personen dog ensam. SveDem syftar till att förbättra kvaliteten på demensvården i landet, länet, kommunen och på den egna enheten, genom att samla in data och följa upp förändringar i patientgrupper, diagnoser och behandling. Förbättra det förebyggande arbetet i omsorgen för personer med demenssjukdom Bakgrund Den ökande medellivslängden innebär att äldreomsorgen kommer att möta allt fler äldre med demenssjukdom. Enligt Svenskt demenscentrum insjuknar uppemot personer i en demenssjukdom per år. De allra flesta är äldre: risken att insjukna i en demenssjukdom ökar efter 65 års ålder och 20 procent av personerna över 80 år är drabbade. För att möta denna utmaning kommer äldreomsorgen i egen regi att förstärka det personcentrerade arbetssättet kring personer med demenssjukdom utifrån tre aktiviteter. Aktivitet Uppföljning av enheternas arbete med att förebygga beteendemässiga och psykiska symptom vid demens Beskrivning 2013 påbörjade äldreomsorgen i egen regi arbetet i det nationella kvalitetsregistret BPSD som syftar till att säkerställa personcentrad vård och omsorg genom att förebygga beteendemässiga och psykiska symtom vid demens (BPSD). Äldreomsorgen kommer under 2019 följa upp arbetet på enheterna. 13

19 Aktivitet Stjärnmärkning av dagverksamheter och äldreboenden med demensinriktning Beskrivning Äldreomsorgen i egen regi kommer att stjärnmärka sina dagverksamheter och äldreboenden med demensinriktning. Stjärnmärkning är ett sätt att kvalitetssäkra att verksamheterna arbetar enligt de nationella riktlinjerna för vård och omsorg vid demenssjukdom. Stjärnmärkning är en utbildningsmodell och ett arbetssätt som tagits fram av Svenskt Demenscentrum. Stjärnmärkningen gäller under ett år. Aktivitet Utreda hur kompetensen om demenssjukdom inom hemtjänsten kan öka Beskrivning Hemtjänsten kan inte använda sig av stjärnmärkning eftersom kommunen inte tagit över hemsjukvården. Äldreomsorgen kommer därför att utreda hur kompetensen om demenssjukdom kan öka inom hemtjänsten och hur omsorgen om personer med demenssjukdom kan förbättras. Arbetet med IBIC IBIC, individens behov i centrum, är ett arbetssätt framtaget av Socialstyrelsen vilket bland annat innebär användandet av en gemensam struktur och ett gemensamt språk (ICF7) i dokumentationen. IBIC bidrar exempelvis till bättre möjlighet till delaktighet för individen, ökad rättssäkerhet och bättre möjlighet att beskriva individens behov. Inom sektionen för stöd och ordinärt och särskilt boende SoL har arbetet med införandet av IBIC pågått sedan Samtliga biståndshandläggare inom sektionen har genomgått utbildning i IBIC. Biståndshandläggarna dokumenterar i dagsläget enligt ICF och beskriver enskildas behov i olika livsområden och relaterade faktorer. För närvarande arbetar handläggarna i en anpassad version av verksamhetssystemet procapita. Detta är inte optimalt och innebär att man inte fullt ut kan implementera IBIC. En modul anpassad för IBIC finns i det nya systemet Lifecare. På grund av olika omständigheter inom verksamheterna har arbetet med att införa IBIC under 2018 inte kunnat genomföras i den omfattning som planerats. Det kommer därför att göras ett omtag inför En ny planering ska göras för breddinförande av IBIC med start inom äldreomsorgen. Arbetet med civilsamhället Förvaltningens verksamheter har ett nära och väl upparbetat samarbete med civilsamhället i olika forum. Det kan exempelvis handla om lokala samråd mellan förvaltningen och brukarorganisationer, samarbete med frivilligorganisationer och föreningar, samverkan med olika studieförbund och utbildningsinstanser med mera. Kommunens hälso- och sjukvårdsansvar Verksamhetschef enligt hälso- och sjukvårdslagen och medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) har ett gemensamt författningsreglerat ansvar för hälso- och sjukvårdens kvalitet i kommunens särskilda boenden och dagverksamhet. MAS kommer under 2019 utifrån det övergripande ansvaret för hälso- och sjukvården att arbeta med utveckling och kvalitetssäkring av hälso- och sjukvårdens avvikelseprocess. Detta genom att förtydliga flödes- och ansvarsfördelning för den lokala avvikelsehanteringen. Ytterligare ett område som under 2019 måste utvecklas är den legitimerade personalens dokumentation. Detta utifrån Socialstyrelsens nya krav på att kommunerna från och med 1 januari 2019 är skyldiga att dokumentera och rapportera legitimerad personals utförda utredande och behandlande vårdåtgärder (KVÅ). Riktlinjen för journalföring kommer att kompletteras med strukturer för dokumentationsprocessen för att säkerställa en enhetlighet och spårbarhet i patientjournalen. Förändringen kommer kräva kontinuerliga och löpande handledning/utbildningsinsatser för kommunens legitimerade personal. Fler upplever god vård och omsorg Nämndens kvalitetsområden För att bedriva socialtjänst av god kvalitet och nå goda resultat för delmålet, har nämnden brutit ner god vård och omsorg i fyra kvalitetsområden att mäta. Dessa är God tillgänglighet, Gott bemötande, Hög delaktighet samt God kvalitet på insatser och tjänster, vilka överensstämmer med intentionen i lagar och föreskrifter som styr socialtjänsten. Kvalitetsområdena mäts via Socialstyrelsens nationella årliga brukarundersökning, med undantag för myndighetsutövning där kundernas nöjdhet följs upp via undersökning upphandlad av förvaltningen. Målgruppen utgörs av kunder inom äldreomsorgsnämndens verksamhetsområden och omfattar alla utförare samt myndighetsutövning. Siffrorna för 2016 är ej jämförbara med senare års resultat på grund av tidigare förväxling av resultat för de olika kvalitetsområdena. 14 VERKSAMHETSPLAN 2019

20 God tillgänglighet För den som har behov av stöd och insatser från äldreomsorgen ska det vara lätt att komma i kontakt med verksamheten. Det kan till exempel handla om att snabbt få svar på frågor via telefon, brev, e-post, digitala kanaler eller snabbt få tid för ett personligt möte. Tillgång till och kvalitet på informationen om verksamheten är ytterligare en viktig aspekt för hur tillgängligheten upplevs. Det kan handla om muntlig information eller information i trycksaker samt på kommunens webbplats och i sociala medier. Kunder inom hemtjänst nöjda med tillgängligheten Totalt (%) VB Kvinnor VB Män VB Genomsnitt för Stockholms län VB Kunder vid äldreboenden nöjda med tillgängligheten Totalt (%) VB Kvinnor VB Män VB Genomsnitt för Stockholms län VB Kunder nöjda med tillgängligheten i samband med myndighetsutövning Totalt (%) VB Kvinnor VB Män VB Resultat för 2018 redovisas i verksamhetsberättelse Gott bemötande Den nationella värdegrunden, social- och äldreomsorgsförvaltningens värdegrund och äldreomsorgens lokala värdighetsgarantier ska vara grunden för alla kontakter med boende, kunder, anhöriga och närstående. Kvalitetsområdet gott bemötande är en viktig faktor för hur äldreomsorgens kunder upplever kontakten med verksamheten. Bemötandet handlar i hög grad om samspelet i det direkta mötet mellan kund och personal. Alla har i kontakten med äldreomsorgen rätt till att bli bemötta på ett respektfullt, professionellt, jämlikt och icke diskriminerande sätt. Likabehandling ska gälla samtidigt som var och en har rätt att bli bemött utifrån sina förutsättningar. Alla kontakter ska också bygga på hög grad av självbestämmande och integritet. Enheterna ska ha arbetssätt och forum som främjar delaktighet och medbestämmande för alla boende och kunder utifrån var och ens individuella förutsättningar. Kunder inom hemtjänst nöjda med bemötandet Totalt (%) VB Kvinnor VB Män VB Genomsnitt för Stockholms län VB Kunder vid äldreboenden nöjda med bemötandet Totalt (%) VB Kvinnor VB Män VB Genomsnitt för Stockholms län VB Kunder nöjda med bemötandet i samband med myndighetsutövning Totalt (%) VB Kvinnor VB Män VB Resultat för 2018 redovisas i verksamhetsberättelse Hög delaktighet Upplevelsen av bemötandet är ofta nära förknippat med upplevelsen av delaktighet. I och med kundernas beroendeställning är det särskilt viktigt att personalen har ett förhållningssätt som bjuder in kunden till att föra fram sina åsikter och önskemål. Nämndens verksamheter arbetar ständigt för en hög grad av brukarmedverkan och brukarinflytande i det dagliga arbetet. Det gäller både vid val av insats eller tjänst och vid utförandet av vald insats och tjänst. Verksamheten ska bygga på respekt för rätten till självbestämmande och integritet. Hög grad av individ- och situationsanpassning är särskilt viktigt när det gäller delaktighet för kunderna. Utföraren ska tillsammans med kunden upprätta en genomförandeplan som beskriver kundens önskemål om hur de beslutade insatserna ska utföras. 15

21 Kunder inom hemtjänst nöjda med delaktigheten Totalt (%) VB Kvinnor VB Män VB Genomsnitt för Stockholms län VB Kunder vid äldreboenden nöjda med delaktigheten Totalt (%) VB Kvinnor VB Män VB Genomsnitt för Stockholms län VB Kunder nöjda med delaktigheten i samband med myndighetsutövning Totalt (%) VB Kvinnor VB Män VB Resultat för 2018 redovisas i verksamhetsberättelse God kvalitet på insatser och tjänster Innehållet i och utformningen av insatser och tjänster är grundläggande för verksamhetens kvalitet och kundernas nöjdhet. Insatser och tjänster ska utgå från varje kunds individuella livssituation, bygga på en helhetssyn, vara samordnade och präglas av kontinuitet. I den mån evidensbaserade metoder finns, så ska dessa så långt som möjligt användas i verksamheten. Äldreomsorgsnämndens insatser och tjänster ska leda till att de äldre får leva ett värdigt liv, får möjlighet att leva och bo självständigt under trygga förhållanden och ha en aktiv och meningsfull tillvaro i gemenskap med andra. Verksamhetsprocesserna för myndighetsutövning och för utförandet av insatser och tjänster ska vara väl fungerande, rättssäkra och ge avsedd effekt utifrån varje kunds behov. Kunder inom hemtjänst nöjda med kvaliteten på tjänsterna Totalt (%) VB Kvinnor VB Män VB Genomsnitt för Stockholms län VB Kunder vid äldreboenden nöjda med kvaliteten på tjänsterna Totalt (%) VB Kvinnor VB Män VB Genomsnitt för Stockholms län VB Kunder nöjda med kvaliteten på myndighetsutövningen Totalt (%) VB Kvinnor VB Män VB Resultat för 2018 redovisas i verksamhetsberättelse Att använda resultat i förbättringsarbete Alla enheter inom äldreboende och hemtjänst i egen regi ska analysera sina egna resultat från Socialstyrelsens brukarundersökning, kommunen som helhet och andra kommuner i Stockholms län. Kvalitetsenheten kommer under 2019 att arbeta fram en analysmodell som syftar till att kunna ta fram sammantagna analyser per verksamhetsområde. En del av den sammantagna analysen är resultaten från brukarundersökningarna. Nöjdhet inom hemtjänst och äldreboende Resultaten per delmål utgörs av genomsnittsvärden av flera olika frågor i kundundersökningarna. Nedan redovisas resultatet på en enskild fråga vilken avser att visa kundens sammantagna nöjdhet. 16 VERKSAMHETSPLAN 2019

22 Kunder inom hemtjänst nöjda med verksamheten Totalt och per kön Totalt (%) VB Kvinnor VB Män VB Genomsnitt för Stockholms län VB Ranking i länet 19/26 22/26 VB Kunder vid äldreboenden nöjda med verksamheten Totalt och per kön Totalt (%) VB Kvinnor VB Män VB Genomsnitt för VB Stockholms län Ranking i länet 11/26 8/26 VB Resultat för 2018 redovisas i verksamhetsberättelse

23 Ekosystem i balans Under det strategiska målområdet Ekosystem i balans redovisas hur nämndens möter upp styrsignaler, särskilda prioriteringar samt etappmål inom ramen för sitt arbete med kärnuppdraget. Minska klimatpåverkan och luftföroreningar Särskilt prioriterat 2019 Användningen av papper och trycksaker ska minskas genom att i större utsträckning nyttja digitala verktyg. Etappmål 2019 Energianvändningen ska minska. Vid i utbyte av fordon ska i möjligaste mån fordon som drivs av förnyelsebara bränslen väljas. Antal & andel fordon med förnyelsebara drivmedel i nämndens fordonsflotta Fordonsflotta (antal) - 37 Fossilbränslefria fordon (antal) - 4 Fossilbränslefrihet (%) - 11 Förvaltningen arbetar ständigt för att öka medvetenheten och kunskapen om kommunens miljöpåverkan hos anställda och förtroendevalda i kommunen. Att minska antalet trycksaker för att i stället erbjuda digitala lösningar för de äldre invånarna bör genomföras långsamt och med försiktighet. Bland invånare som är 76 år eller äldre är det hela 42 procent som inte använder internet alls, och står därmed helt utanför det digitala samhället. Det digitala utanförskapet bland äldre beskrivs mer utförligt under avsnittet Ökad delaktighet under målområdet Bra att leva och bo. Under 2019 kommer i stället fokus att ligga på digitala arbetssätt för förvaltningens medarbetare. Exempel på detta är att alla blanketter och checklistor ska vara digitalt ifyllningsbara för att minimera pappersutskrifter. Ett annat exempel är att all intern kommunikation ska ske digitalt, genom i första hand kommunens intranät Insidan. Tryckta affischer och informationsblad som vänder sig till medarbetare ska undvikas. Även i den digitala satsningen internt inom förvaltningen har den digitala mognaden och kompetensen stor betydelse. Tillgången till datorer, läsplattor och telefoner är en annan faktor som påverkar hur väl denna satsning lyckas. En intern informationskampanj kring satsningen på färre utskrifter kommer att genomföras under våren Antalet utskrifter i förvaltningen under 2019 ska minska med minst 5 procent jämfört med Huddinge kommuns miljöprogram anger målet att kommunens egen fordonsflotta ska drivas enbart med förnyelsebara bränslen år En plan för denna omställning från fossilbränsledrivna fordon kräver både ett ekonomiskt tankesätt men även en systematik för att lyckas. Giftfri miljö Gifter i vardagen utgör ett hot inte bara mot oss människor utan mot vår livsmiljö. Medvetna val vid inköp av varor och tjänster till förvaltningens verksamheter ska ständigt beaktas. Genom äldreomsorgsnämndens ambition med att skapa en medvetenhet i arbetet för en giftfri miljö, har miljöombud utsetts inom varje verksamhet. Miljöarbetet har flera år omfattat olika utvecklingsåtaganden och är nu ett basuppdrag där miljöombuden tillsammans med enhetschefer ansvarar för att driva arbetet i basuppdraget. Förvaltningen kommer att fortsätta med att bjuda in till en informativ miljödag även under Andel ekologiska livsmedel i nämndens verksamheter i egen regi samt kommunens ranking i länet Totalt (%) 33,1 37,7 39,7 VB Ranking i länet VB Resultat för 2018 redovisas i VB Rankingen i länet avser kommunens ranking, då data saknas för att jämföra nämndens egna verksamheter i länet. Under 2018 har priserna på ekologiska livsmedel ökat dramatiskt efter den svåra sommaren för bönderna. Redan innan dess hade priserna börjat öka på grund av en större efterfrågan nationellt. Genom att säsongsanpassa menyerna skapar man förutsättningar för att kunna bibehålla andelen ekologiska livsmedel under Samtidigt kommer ytterligare åtgärder behövas på grund av de ökade kostnaderna för ekologiska livsmedel. 18 VERKSAMHETSPLAN 2019

24 Systematisk kvalitetsutveckling Under det strategiska målområdet Systematisk kvalitetsutveckling redovisas utöver arbetet med kärnuppdraget tre aktiviteter kopplade till nämndens utvecklingsåtaganden. En återfinns under delmålet Systematiskt planera, följa upp och förbättra, en under Ökad processorientering och en under delmålet God användning av digitaliseringens möjligheter. Samtliga aktiviteter är kopplade till utvecklingsåtagandet långsiktigt och förebyggande arbete. Särskild prioritering samt etappmål rörande genomlysningar flyttas från detta målområde till målområdet Sund ekonomi, där ytterligare etappmål och aktiviteter rörande nämndens arbete med genomlysningar beskrivs. Särskilt prioriterat 2019 Kommunens kvalitetsarbete ska inriktas på att stödja verksamheterna och förbättra nämndernas förutsättningar att i första hand utföra kärnuppdraget. Nämnderna ska tydliggöra vad i verksamheten som utförs utöver kärnuppdraget. Innovativa arbetsmetoder som leder till ökad kvalitet för invånare, företagare samt brukare och minskar kostnaderna för kommunen ska tas till vara och implementeras. Inom ramen för äldreomsorgsnämndens verksamheter ingår ett kontinuerligt och ständigt förbättringsarbete enligt ovanstående prioriteringar. Detta omfattas såväl av baskraven på ett ledningssystem enligt SoSFS2011:9, som de särskilda prioriteringarna utifrån fokus på kärnuppdrag samt utvecklad digitalisering. Nämnden utvecklar sina tankar om fokus på kärnuppdraget under Nämndens tolkning av målen samt definierar övergripande sitt kärnuppdrag under Organisation. Initiativet till merparten av de innovativa arbetsmetoder som prövas och implementeras kommer från verksamheten, nära medarbetarna och kunderna. De flesta initiativ rör digitala arbetssätt och välfärdsteknik, men det kan även handla om arbetsmetoder som skapar en tryggare omsorg för kunderna, såsom metoden Stjärnmärkt demensomsorg som infördes på två äldreboenden 2018 och som fortsätter att implementeras på andra äldreboenden under Ett exempel på en digital arbetsmetod som kommer att testas under 2019 är tillsyn med kamera hemma hos hemtjänstkunder. Förvaltningen har genomfört en förstudie som visar att en del äldre föredrar att få sin tillsyn på natten via kamera, i stället för personliga besök. På så sätt störs de inte när de sover, och vissa uppger att det även skulle leda till en ökad självständighet. Tillsyn via kamera leder också till en effektivisering för hemtjänstpersonalen. Under 2019 fortsätter arbetet med att förbereda införandet av nyckelfria digitala lås hos hemtjänstkunderna, vilket leder till en ökad säkerhet för kunderna och en effektivare och enhetligare nyckelhantering för hemtjänstutförarna. Under 2019 påbörjas arbetet med att byta ut befintliga trygghetslarm på våra äldreboenden mot moderna digitala tekniklösningar. Detta kommer att förbättra och effektivisera arbetet för medarbetarna, men leder också till ett tryggare boende för de äldre. Systematiskt planera, följa upp och förbättra Verksamhetsuppföljningar En ny modell för verksamhetsuppföljning kommer att implementeras under Modellen har tagits fram i samverkan mellan kvalitetsenheten och förvaltningens egen regi och förankrats i ledningsgrupperna. Fokus kommer under 2019 att ligga på äldreomsorgsnämndens verksamheter gällande hemtjänst extern regi. Aktivitet Framtagande av en modell för analys av kvalitet på verksamhetsnivå Bakgrund Från och med 2018 använder social- och äldreomsorgsförvaltningen en ny modell för avtalsuppföljning. Modellen syftar till uppföljning på enhetsnivå. Däremot saknas det en modell för en analys av kvalitet på verksamhetsnivå. Idag görs förutom avtalsuppföljningar flertalet andra mätningar, enkäter, undersökningar och sammanställningar 19

25 av nyckeltal. Utöver detta följs kraven på ledningssystem genom att sammanställa klagomål och synpunkter, samt Lex Sarah. Det som saknas är en sammanvägd analys av dess olika uppföljningar och mätningar utifrån hur kvaliteten på verksamhetsnivå ser ut och förändras över tid. En sammantagen analys av resultat och data är nödvändigt för att kunna bedriva utvecklingsarbete inom verksamheterna utifrån observerade trender, tendenser och mönster. För att kunna identifiera utvecklingsområden behövs ett instrument för att ta fram en bild av den övergripande kvaliteten inom social- och äldreomsorgsförvaltningens olika verksamhetsområden. Beskrivning Inledningsvis kommer en arbetsgrupp att skapas som kommer välja ut ett verksamhetsområde att belysa samt identifiera nyckelpersoner från verksamheten som ska delta i arbetet. Relevanta resultat från mätningar, uppföljningar etcetera kommer inventeras och arbetet per verksamhetsområde kommer att ske i tematiska arbetsgruppsmöten. En sammanvägd analysmodell kommer att skapas och presenteras vid en analysvecka där resultatet diskuteras och förslag till åtgärder och aktiviteter kan tas fram. Ansvarig för denna aktivitet är Kvalitetsenheten. Aktiviteten kopplas till utvecklingsåtagandet långsiktigt och förebyggande arbete. Hälso- och sjukvård Individer inom kommunens vård och omsorg ska få en säker och ändamålsenlig hälso- och sjukvård av god kvalitet. Att arbeta systematiskt med preventiv hälso- och sjukvård är ett viktigt led i att förebygga ohälsa. Alla personer som flyttar till ett äldreboende i kommunens egen regi ska få en riskbedömning utförd vad gäller nutrition, fall, trycksår och munhälsa. Denna riskbedömning ska vara genomförd inom två veckor från inflyttningsdagen så att lämpliga åtgärder vidtas i förebyggande syfte. Vidtagna åtgärder ska följas upp. Riskbedömningar, åtgärder och uppföljning ska dokumenteras i patientens journal och i kvalitetsregistret Senior alert. Registrerad data kan sedan användas direkt i verksamheten för att bidra till ökad kvalitet av vården och omsorgen. Tidigare redovisade mått var antalet riskbedömningar som genomförts inom två veckor från inflyttning. Ett mått som inte visade på huruvida åtgärder vidtagits eller inte. Det visade heller inte vilket/vilka områden riskbedömningar har gjorts, varvid detta mått inte redovisas i årets VP. En översyn har under hösten 2018 påbörjats kring användandet av Senior alert, och kommer att fortlöpa under 2019 för att få en enhetlighet av registreringarna. I förlängningen leder detta till en tillförlitlig och jämförbar statistik. Målet är att till 2020 kunna redovisa och följa resultatet av andel personer som har en identifierad risk och som har en åtgärdsplan (procent) inom områdena nutrition, fall, trycksår och munhälsa. Detta kommer att bidra till att bättre kunna följa kvalitetsarbetet inom respektive riskområde.. Ett första steg mot detta långsiktiga mål kommer i delar att redovisas i Patientsäkerhetsberättelsen för Ökad processorientering Aktivitet Digitalisering av ledningsprocesser samt stödprocesser i nytt systemverktyg Bakgrund En process definieras som en kedja av aktiviteter som i ett återkommande flöde genomförs för att skapa ett mervärde för den processen är till för. I ett ledningssystem för kvalitet behöver verksamheterna kartlägga sina processer för att följa det överenskomna arbetssättet. Processerna behöver ses över med jämna mellanrum och säkra att innehållet i dem stämmer överens mellan nivåer och mellan processer som hör ihop. En del i det systemstöd för planering och uppföljning som upphandlats under hösten 2017 omfattar även ett processverktyg. Det digitaliserade ledningssystemet innebär ett annat sätt att kartlägga och dokumentera processerna än i det tidigare ledningssystemet. Det innebär att samtliga verksamheter behöver se över sina processer. Äldreomsorgsnämndens verksamheter samarbetar kring sina verksamhetsnära processer i syfte att förbättra kvaliteten på tjänsterna. Beskrivning Under 2019 och framåt, kommer kvalitetsenheten att leda ett förvaltningsövergripande arbete med att digitalisera ledningssystemet och processerna. Arbetet omfattar även införandet av en kommunövergripande klassificeringsstruktur (HUDD-klassning). Detta arbete innefattar den politiska prioriteringen gällande digitalisering för att frigöra resurser till kärnverksamheten. Aktiviteten kopplas även till utvecklingsåtagandet långsiktigt och förebyggande arbete. 20 VERKSAMHETSPLAN 2019

26 Ledningens informationssystem (LIS) Under 2019 kommer arbetet med att vidareutveckla användandet av beslutsstödssystemet ledningens informationssystem (LIS) att fortsätta. Ambitionen är att genom ett ökat användande av LIS kunna hantera verksamhetsstatistik på ett mer systematiskt och kvalitetssäkrat sätt. LIS möjliggör dels automatiserade processer gällande hantering av statistik från olika verksamhetssystem men också kopplingar till kommande digitala ledningssystem. Detta innebär att processen från produktion av information till analys av information i verksamhetsplan, delårsrapporter och verksamhetsberättelse väsentligt kommer att förenklas för förvaltningen. Kommunens kvalitet i korthet (KKiK) KKiK är ett nationellt nätverk som omfattar drygt 260 kommuner och leds av Sveriges kommuner och landsting (SKL). KKiK använder cirka 40 mått för att mäta kommunens prestationer inom fem områden. Syftet med måtten är bland annat att kommuner ska använda måtten som en del i styrningen och verksamhetsutvecklingen samt kunna jämföra resultat med varandra. Under 2019 fortsätter förvaltningen arbetet tillsammans med KSF att utveckla analysen av måtten. Förvaltningen strävar efter att hitta mått som beskriver verksamheternas uppdrag på ett adekvat sätt, är jämförbara nationellt och kan analyserar ur ett jämlikhetsperspektiv. Inför årets VP har fem stycken nya mått lyfts in under kvalitetsområdet God kvalité på insatser och tjänster som uppfyller dessa krav. Ansvariga på förvaltningen deltar även på KKiK sammankomster för att påverka och utveckla KKiK. God användning av digitaliseringens möjligheter Särskilt prioriterat 2019 Digitalisering som bidrar till kostnadseffektivitet och som underlättar för medarbetarna att fokusera på kärnuppdraget ska prioriteras. Kommunen ska samarbeta med andra aktörer som bidrar till kostnadskvalitet och kvalitetsutveckling. Huddinge kommun ska värdera egen drift av IT mot fördelarna med att köpa en lösning i form av tjänsteleverans. I de fall marknaden erbjuder en smartare och effektivare lösning än vad kommunen själv kan driva ska lösningen köpas som tjänst. Kostnaderna ska tydligare kopplas till verksamheterna så rätt prioriteringar görs. Konsekvensbeskrivningar kring vad nya digitaliserings lösningar leder till för kostnader/besparingar ska finnas. Kommunen ska utveckla arbetet med att jämföra sig med andra kommuner för att hitta goda exempel på hur man kan arbeta effektivare. Respektive förvaltning kommer att aktivt delta i kommunens digitaliseringsråd och upprätta egna forum och arbetsformer för öka takten i digitaliseringen. En viktig del i arbetet är omvärldsspaning där goda idéer och initiativ från andra kommuner ska tas tillvara samt aktivt deltagande i de kommunövergripande samarbetsforum som nu etableras i landet. Digitala initiativ som bidrar till kostnadseffektivitet kommer att prioriteras och förvaltningens e-tjänster kommer att ses över ur ett användar- och kundperspektiv. Det ska vara lätt att använda Huddinge kommuns digitala tjänster. Alla godkända digitaliseringsinitiativ kommer att rapporteras via digitaliseringsrådet och sammanställas i lättillgänglig form för politiker och invånare och andra intressentgrupper. Digitaliseringsarbetet kräver att vi ställer tydligare krav på våra leverantörer, bland annat vad gäller säkerhet, funktionalitet och möjlighet till utveckling. Förvaltningen ser över befintliga IT-avtal varje år och under 2019 kommer en mer omfattande översyn göras kring ett av de större avtalen. Arbetet med dokumentation kring befintliga system, avtal, leveranser och beslut behöver stärkas ytterligare mot bakgrund av den kommunövergripande sourcingstrategin 8. Ett samarbete har inletts med kommunstyrelsens förvaltning för att förändra de interna IT-processerna och arbetssätten, i syfte att förenkla för användarna. Målet är att erbjuda en väg in till support och utveckling för användarna. I och med digitaliseringen av Huddinge kommun ser vi ett behov av att inventera befintlig kompetens och digital mognad i förvaltningen, men också se över framtida behov. Förvaltningens IT-enhet, som har en viktig roll i digitaliseringsarbetet, kommer under 2019 fortsätta arbetet med att ta fram kompetensutvecklingsplaner tillsammans med verksamheterna och genomföra utbildningsinsatser. En översyn kommer också att göras av de yrkesgrupper som har begränsad tillgång till digitala arbetsverktyg, såsom dator, för att se hur det påverkar övergången till mer digitala arbetssätt. Förvaltningen kommer, utöver implementeringen av metoder och modeller för planering och prioritering av digitaliseringsinitiativ, fortsätta implementera 8 Sourcingstrategin = kommunövergripande strategi för ett gemensamt förfaringssätt inom IT-leveransområdet. 21

27 kommungemen-samma stödsystem och processer i det dagliga arbetet. Under 2019 kommer förvaltningen att genomföra en ny mätning av hur långt vi har kommit i digitaliseringen, med hjälp av SKL:s verktyg LIKA Socialtjänsten. Resultatet kommer att jämföras med den mätning som görs hösten Verktyget konkretiserar och ger en grundläggande bild av hur långt kommunen hunnit i sin digitalisering av socialtjänsten, och åskådliggör förutsättningar för att komma framåt i arbetet. Digitalisering av socialtjänsten pågår i flera andra kommuner och det finns många fördelar med ett samarbete kring detta. Förvaltningen samverkar med andra Södertörnskommuner i arbetet med välfärdsteknologi och e- hälsa. Det pågår också ett samarbete kring digitalisering bland länets kommuner i Storstockholm, där förvaltningen deltar. Utgångspunkten i arbetet med att använda digitaliseringens möjligheter är förenkling och automatisering. Aktivitet Utrullning av digitalt systemstöd för planering, uppföljning och systematiskt kvalitetsarbete Bakgrund Hösten 2017 slutförde kommunen en upphandling av ett digitalt verktyg, en systemlösning för planering och uppföljning samt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, även kallad DigiPUFF. Under 2018 har arbetet fokuserat på att tillsammans med leverantören bygga upp och anpassa systemet till kommunens processer för verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning. Arbetet med utrullning har blivit något försenat på grund av förseningar i leverans från leverantören, men är nu klar att påbörjas. Beslut har fattats på kommunledningsnivå om att nämndernas verksamhetsplaner ska införas i DigiPUFF för att man till delår 1 ska kunna rapportera och följa upp i systemet på nämndnivå. Beskrivning Från och med december 2018 kommer social- och äldreomsorgsförvaltningen, genom Kvalitetsenheten, att påbörja genomförandet av utbildningar och skrivarstugor till berörda chefer och skribenter. Utbildningarna kommer sedan att löpa på under första halvan av 2019, med fokus på ett verksamhetsområde i taget. Skrivarstugor kommer att erbjudas löpande under året, och intensifieras inför varje nytt politiskt styrdokument som ska tas fram. Målet är att Delår 1 ska utarbetas i det nya systemstödet istället för i de tidigare word- och excelmallar. Detta arbete innefattar den politiska prioriteringen gällande digitalisering för att frigöra resurser till kärnverksamheten. Aktiviteten kopplas även till utvecklingsåtagandet långsiktigt och förebyggande arbete. Dataskyddsförordningen GDPR Förvaltningens IT-enhet kommer även under 2019 att arbeta med system- och informationssäkerhetsanalyser, samt en kartläggning av samtliga system. Arbetet med att säkerställa att förvaltningen efterlever kraven på integritetsskydd och informationssäkerhet i dataskyddsförordningen (GDPR) fortsätter under 2019, utifrån den handlingsplan som togs fram under våren Dessutom kommer en genomgång och uppdatering av roller och behörigheter i systemen att genomföras. 22 VERKSAMHETSPLAN 2019

28 Attraktiv arbetsgivare Under målområdet Attraktiv arbetsgivare redovisas utöver arbetet med kärnuppdraget två aktiviteter under delmålet Aktivt medarbetarskap som är kopplade till nämndens utvecklingsåtagande om långsiktigt och förebyggande arbete. Vidare redovisar nämnden två kommunövergripande åtaganden under delmålet Goda förutsättningar. Till ett av de kommungemensamma åtagandena kopplar HR-enheten två aktiviteter som även svarar upp mot nämndens utvecklingsåtaganden långsiktigt och förebyggande arbete och utvecklad samverkan. Antal anställda Totalt Kvinnor Män Varav chefer Kvinnor Män Personalomsättning (exkl. intern rörlighet), ack % Totalt (%) 7,9 9,0 10,8 Aktivt medarbetarskap Ett aktivt medarbetarskap är viktigt för att uppnå en god verksamhet. Medarbetarskap handlar om att tillsammans med andra arbeta mot de gemensamma målen. Medarbetarskapet ska kännetecknas av engagemang, ansvarstagande för sitt eget arbete och helheten samt en vilja att utvecklas och bidra till verksamhetens utveckling och kvalitet. En fortsatt ökad rörlighet i form av personalomsättning i Stockholms län ställer ökade krav på såväl rekrytering och introduktion som anpassade åtgärder för att behålla personal, främst i bristyrkesgrupper. Medarbetarprofil (medarbetarskap, delaktighet, socialt klimat och lärande i arbetet) Etappmå l Totalt 74,4 71, Kvinnor 74,6 70,5 72,1 Män 73,1 74,0 72,7 Hållbart medarbetarengagemang (HME) - Motivation Totalt Länsgen omsnitte t Kvinnor Män kommunikation och samverkan samt att synliggöra interna karriärvägar. Aktivitet Ta fram en strategi för kompetensförsörjning gällandes vård och omsorgspersonal Bakgrund För vård och omsorgspersonal behöver arbetet med att marknadsföra både yrkesgrupperna som sådana samt kommunen som arbetsgivare utvecklas utifrån en växande bristyrkessituation, där svårigheter att rekrytera medarbetare med rätt kompetens blir allt mer påtaglig. Länsstyrelsen i Stockholms läns prognos 9, som sträcker sig till år 2025, visar på en tilltagande bristsituation gällande undersköterskor där tillgången på personal kommer att öka med 15 procent, samtidigt som efterfrågan bedöms öka med 45 procent. Förvaltningen har fortsatt svårt att rekrytera sjuksköterskor med rätt kompetens, behovet av sjuksköterskor kommer på sikt att öka om hemsjukvården tas över av kommunen. Beskrivning Förvaltningen ska, genom HR-enheten och berörda verksamheter, att ta fram en strategi för dessa yrkesgrupper i likhet med den strategi som finns för socionomer. Aktiviteten kopplas till utvecklingsåtagandet långsiktigt och förebyggande arbete. Förvaltningen har ett ökande antal bristyrkesgrupper och ska under 2019 fortsätta fokusera på att behålla och attrahera personal bland annat genom redan påbörjat arbete utifrån framtagen strategi för att behålla socionomer. Detta arbete innebär bland annat samarbete med högskolor, kompetensutveckling och ett gott arbetsmiljöarbete. Förvaltningen arbetar med att hitta vägar för ökad intern 9 Länsstyrelsen i Stockholms län: Stockholm 2025 En utbildnings- och arbetsmarknadsprognos, Rapport 2016:16 23

29 Aktivitet Utveckla en ny individuell introduktionsplan inom äldreomsorgen i egen regi Bakgrund En del av arbetet med kompetensförsörjning avser introduktionen av nya medarbetare och chefer. Med en bra introduktion ökar möjligheten för att rekrytera och behålla medarbetare och chefer och ger i förlängningen en säkrare vård och omsorg för den enskilde. Beskrivning Äldreomsorgen kommer att implementera den nya individuella introduktionsplanen samt införa en övergripande introduktion inom äldreomsorgen för olika yrkesgrupper. I introduktionen av nya chefer, samordnare och handläggare för hemtjänst kommer de att gå bredvid en dag i varandras verksamheter, en aktivitet som kommer från samverkan mellan hemtjänst och biståndskansliet. Nyanställda medarbetares upplevelse av introduktionen kommer att mätas genom en enkätundersökning. Aktiviteten kopplas till utvecklingsåtagandet långsiktigt och förebyggande arbete. Aktivt ledarskap Särskilt prioriterat 2019 Kommunen ska aktivt arbeta med att vara en attraktiv arbetsgivare både för rekrytering av ny personal men också för att behålla de som redan arbetar i kommunen. Huddinge kommun ska ha bra chefer eftersom ledarskapet har stor betydelse för medarbetarnas arbetsmiljö och verksamhetens kvalitet. Ledarskap är att nå resultat och få andra med sig i arbetet. Ledarskapet ska på ett tydligt och engagerande sätt skapa förståelse för uppdraget, klargöra och kommunicera mål och åtaganden samt skapa och upprätthålla välfungerande arbetsprocesser. Chefer ska utgöra goda förebilder utifrån kommunens gemensamma värden och driva ett aktivt förändrings- och utvecklingsarbete. Ledarskapet ska främja ett öppet samarbetsklimat, delaktighet i arbetet och goda idéer ska tas tillvara. I ledarskapet finns också ansvar för att ge medarbetare återkoppling, stöd och möjligheter till utveckling i arbetet. För att stärka våra chefer i deras ledarskap erbjuds utbildningar internt, vissa av dessa utbildningar är obligatoriska i Kommunens chefsintroduktionsprogram. Utbildningar erbjuds i rekrytering, transformerande ledarskap, arbetsmiljö, rehabilitering, diskriminering, Time Management, målutbildning, ledarskap och digitalisering, lönebildning och lönesättning, arbetsrätt, handledning och ledarskap. Ledarskapsprofil (ledarskap, återkoppling, effektivitet och målkvalitet) Etappmå l Totalt 74,2 70,4 69,8 68 Kvinnor 74,6 69,6 69,9 Män 72,3 74,3 70,2 Hållbart medarbetarengagemang (HME) Ledarskap Totalt Kvinnor Män Länsgen omsnitte t Förvaltningen ska se över chefers arbetsmiljö, utifrån en risk som lyfts fram i förvaltningens arbetsmiljörapport för genomförs en ny omgång av Huddinge kommuns chefsaspirantprogram Ledarskapsforum, som är ett verktyg för att möta framtidens utmaningar med generationsväxling samt vårt framtida behov av att rekrytera chefer. Förvaltningen vet ännu inte hur många platser som tilldelas dem men förhoppningen är att förvaltningen får möjlighet att utveckla flera framtida ledare genom Ledarskapsforum. Goda förutsättningar Kommunen ska vara en bra arbetsplats med en god arbetsmiljö och lika villkor. Det ställer krav på ett långsiktigt arbete med insatser för arbetsmiljö, kompetensutveckling, förmåner såväl som arbete för jämställdhet och mångfald samt aktiv lönebildning. Särskilt prioriterat 2019 Öka frisknärvaron genom att minska sjukfrånvaron. Sjukfrånvaron behöver motverkas genom ett systematiskt och aktivt rehabiliteringsarbete på respektive förvaltning. Etappmål 2019 Den totala sjukfrånvaron ska understiga 7 %. 24 VERKSAMHETSPLAN 2019

30 Kommungemensamt utvecklingsåtagande Aktiv och systematisk rehabilitering samt utökad uppföljning Bakgrund Beslut om ett kommungemensamt åtagande har tagits gällandes aktiv och systematisk rehabilitering mot bakgrund av att Huddinge kommun har haft en hög sjukfrånvaro under lång tid. För helåret 2017 har Huddinge den högsta totala sjukfrånvaron i Stockholms län. Huddinge sticker framförallt ut när det gäller den långa sjukfrånvaron. Förvaltningen har arbetat systematiskt med rehabilitering och uppföljning framförallt med fokus på den långa sjukfrånvaron under de senaste åren och har som kan utläsas av tabellen nedan sett positiva resultat av detta. Det är av stor vikt att fortsätta det aktiva rehabiliteringsarbetet med de längre sjukskrivningarna. Men mer aktiviteter behöver ske inom övriga sjukintervall. Sjukfrånvaron (totalt) r12 per 31 augusti Etappmål Totalt (%) 10,3 9,1 8,4 7,7 Kvinnor (%) 11,2 10,1 9,3 Män (%) 5,0 3,6 4,2 Korttidssjukfrånvaron (1-14 dagar)r12 per 31 augusti Totalt (%) 3,0 2,7 2,8 Kvinnor (%) 3,1 2,9 2,9 Män (%) 2,6 2,4 2,3 Långtidssjukfrånvaron (över 180 dagar) r12 per 31 augusti Totalt (%) 4,4 4,3 3,2 Kvinnor (%) 5,0 5,1 3,7 Män (%) 0,7 0,2 0,6 Äldreomsorgsnämnden har på totalen en nedåtgående trend med sjunkande sjuktal som håller i sedan Framförallt är det den långa sjukfrånvaron som har minskat. Det kommunövergripande målet för 2019 är att sjukfrånvaron ska understiga 7 procent. Detta är självklart även det långsiktiga målet för äldreomsorgsnämnden. Detta är dock inte ett realistiskt etappmål för förvaltningen under Med hänsyn tagen till befintliga sjuktal samt kännedom om de långa rehabiliteringsärenden vi har så blir nämndens etappmål för 2019 därför något högre, dvs. 7,7 procent. Aktivitet Arbeta fram nya arbetssätt för att strukturerat arbeta med den korta sjukfrånvaron Bakgrund Förvaltningen ska fortsätta arbeta strukturerat med den långa sjukfrånvaron för att fortsätta minska denna. Detta görs bland annat genom systematiska uppföljningar mellan HR-enheten och verksamheterna för att säkerställa att rätt insatser sätts in i rätt tid. Beskrivning Förvaltningen ska under 2019 fokusera på att hitta arbetssätt för att strukturerat arbeta med och följa upp även den korta sjukfrånvaron för att öka frisknärvaron. Detta kopplar även till åtagandet om långsiktigt och förebyggande arbete. Aktivitet Ta fram struktur för arbetssätt med ny företagshälsovård Bakgrund Ett nytt avtal kring företagshälsovård är upphandlat. Budget för företagshälsovården hamnar från och med 2019 hos förvaltningens HR-enhet viket ger ökade möjligheter att öka medvetenheten kring nyttjade tjänster samt att möjliggöra förebyggande åtgärder på organisatorisk nivå. Beskrivning Under 2019 kommer förvaltningen, genom HR-enheten, att fokusera på att upparbeta arbetssätt för att företagshälsovården ska utgöra ett bra och effektivt stöd gentemot förvaltningens verksamheter. Detta kopplar även till förvaltningens åtagande om utökad samverkan. Prestationsnivå Etappmål Totalt 73, ,1 70 Kvinnor 73,6 69,2 70,1 Män 72, ,8 Hållbart medarbetarengagemang (HME) - Totalt Totalt Kvinnor Män Länsgen omsnitte t Efterlevnad av kommunens systematiska arbetsmiljöarbete är av vikt för att skapa goda arbetsförutsättningar. Målsättningen är att samtliga chefer ska vara certifierade i det systematiska arbetsmiljöarbetet under

31 Förvaltningen ska arbeta med de risker som framkom i arbetsmiljörapporten Fortsatt arbete kommer bland annat att ske för att förebygga och hantera hot- och våldssituationer i verksamheterna. Kommungemensamt utvecklingsåtagande Förstärka lönebildningsprocessen och helt integrera med ekonomistyrningen. Bakgrund Lönerna är den största kostnaden i budgeten. En investering som förvaltningen använder för att styra och utveckla verksamheten i önskad riktning. Den lokala lönebildningen ska vara en integrerad process med budgetarbetet och innebär att förvaltningens ledningsgrupp tar ställning till den tillgängliga ekonomiska ramen för löneökning. Under 2017/2018 har ett projekt pågått för att ta fram nya löneanvisningar och samtalsmallar med utgångspunkt i personalpolicyn från Utbildning inom lönesättning till alla chefer har genomförts och nya lönekriterier förankrats under Beskrivning Förvaltningen implementerar de lokala tillämpningsanvisningar för löneöversynsprocessen som antogs Syftet med anvisningarna är att säkerställa en process där förvaltnings gemensamma avvägningar och satsningar görs inför löneöversynen samt för att förhindra löneglidning. En gemensam utbildning för förvaltningsledningsgrupp, HR-enheten och ekonomienheten ska genomföras 2019 via avrop av SKL:s utbildningar i lokal lönebildning. Arbetet med detta kommungemensamma åtagande leds av HR-enheten och ekonomienheten centralt på kommunstyrelseförvaltningen. 26 VERKSAMHETSPLAN 2019

32 Sund ekonomi Under målområdet Sund ekonomi redovisas utöver arbetet med kärnuppdraget fyra aktiviteter kopplade till nämndens utvecklingsåtaganden. Två återfinns under delmålet Budgethållning och två under delmålet Långsiktig balans. Tre stycken är kopplade till utvecklingsåtagandet långsiktigt och förebyggande arbete och en till åtagandet rörande utvecklad samverkan. Kommuner ska enligt kommunallagen ange mål och riktlinjer för ekonomi och verksamhet, vilket är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Nämnden följer de principer för styrning av ekonomi som kommunfullmäktige har beslutat om i Mål och budget De finansiella målen för god ekonomisk hushållning definieras i verksamhetsplanen under målet sund ekonomi. Två faktorer inom ekonomiområdet bör dominera arbetet: hålla budget samt att utveckla bra strategier för en ekonomi i balans. Grundförutsättningarna för att uppnå detta är: God kunskap om den ekonomiska situationen En god framförhållning och regelbunden informativ och tydlig rapportering ger beslutsfattare på olika nivåer en säker grund för att ha kontroll över ekonomin. Tydlig ekonomistyrning Det ska finnas tydliga former och regler för den ekonomiska dialogen, där beslutsfattare får de styrsignaler och det stöd som krävs för att göra nödvändiga prioriteringar, och där chefer och medarbetare motiveras att vidta åtgärder som syftar mot sund ekonomi. Ordning och reda En säker och effektiv ekonomisk förvaltning understöds av kommunens ekonomimodell, ekonomisystem och ekonomirutiner. När redovisningen är i god ordning, kommunens tillgångar förvaltas väl och kommunen agerar ekonomiskt strukturerat, kan den kommunala organisationen känna trygghet i förvaltningsuppdraget. Ekonomiadministrativ utveckling Ekonomisk redovisning, rapportering, planering, styrning, förvaltning och utbildning måste utvecklas i takt med förändringar i lagstiftning och omvärld samt med förändrade behov för en organisation i ständig utveckling. Budgethållning För att klara den långsiktiga ekonomin behöver budgethållning och budgetdisciplin vara i fokus och resurser prioriteras på ett strukturerat sätt. Ekonomistyrningsprinciperna som finns för Huddinge kommun är tydliga och pekar på nämndernas ansvar för att ha en budget i balans samt att nämnderna ska vidta åtgärder när nämndens resultat pekar på underskott. Inom äldreomsorgsnämnden har samtliga nivåer av chefer inom nämndens ansvarsområde ett tydligt ansvar för att vidta åtgärder inom sitt ansvarsområde om prognosen för året börjar visa att budgeten inte kan hållas. Bra metoder för att beräkna prognoser och kontinuerlig uppföljning av åtgärder är viktigt för att respektive nivå ska kunna ta sitt ansvar. Aktivitet Arbeta fram en ny rutin kring processen obetalda kundfakturor Bakgrund Varje år görs omfattande avskrivningar av kundfordringar på grund av att personer inte betalar sina fakturor. En bakomliggande faktorer till detta är att samarbetet gällande faktureringsprocessen inte fungerar optimalt mellan förvaltningens verksamheter. Beskrivning För att minimera kostnaderna för avskrivningar kommer ekonomienheten att leda förvaltningens arbete med att ta fram en ny rutin kring hanteringen av obetalda kundfakturor genom att dokumentera och samverka mellan förvaltningens verksamheter kring faktureringsprocessen. Aktiviteten kopplas till utvecklingsåtagandet utvecklad samverkan. Aktivitet Fortsatt arbete kring arbetssättet för den ekonomiska styrningen Bakgrund Inom förvaltningen finns det idag verksamheter som redovisar underskott. Det finns därför ett stort behov av att förtydliga styrningen och uppföljningen för att nå en god budgethållning och där samtliga enheter har en budget i balans. Beskrivning För att uppnå god budgethållning och långsiktig balans behöver arbetet kring styrning och uppföljning fortsätta att utvecklas inom organisationen. Ekonomienheten behöver i den månatliga uppföljningen med enhetscheferna i större 27

33 utsträckning koppla uppföljningen till åtgärder och effekter av dessa. Ekonomienheten ansvarar för denna aktivitet i samarbete med berörda verksamhetschefer. Aktiviteten kopplas till utvecklingsåtagandet långsiktigt och förebyggande arbete. Budgethållning Nämndens resultat (mnkr) Etappmål -9,3-9,1 8,3 ±0 Åtgärder för att uppnå budget i balans Äldreomsorgsnämnden föreslår följande åtgärder för att nå balans i budget för Äldreomsorg i egen regi Inom äldreomsorgens egen regi finns det idag ett omfattande underskott. För att komma till rätta med detta behöver arbetet med att förbättra styrningsprocesserna inom verksamheten att fortsätta under Detta innebär bland annat att säkra upp att enhetscheferna förstår sin roll och får verktyg att fullt ut ta ansvar för budgeten samt att det finns tydliga krav på uppföljning och åtgärder. Den primära åtgärd som enhetscheferna behöver vidta för att nå en budget i balans är att säkra upp att bemanningen motsvarar behovet. Det innefattar ett tydligt arbete med att se över och optimera schemaläggningen inom samtliga verksamheter. Biståndskansliet För att säkra upp en långsiktigt hållbar utveckling av nämndens kostnader behöver biståndskansliet fortsätta arbetet med att se över hur insatser beviljas och att dessa är i nivå med den enskildes behov. Långsiktig balans Särskilt prioriterat 2019 Kommunen ska årligen nå ett resultat om 2% för att klara den långsiktiga finansieringen och skapa förutsättningar för en sund ekonomi. Möjligheterna att öka intäkterna ska ses över i samtliga verksamheter. Genomlysningen av kommunens verksamheter som påbörjades 2018 ska fortsätta och bidra till insatser för en mer kostnadseffektiv verksamhet med fortsatt hög kvalitet. Samordningen mellan kommunens verksamheter ska fortsätta. 10 Etappmål 2019 Kommunen ska nå ett årligt resultat om minst 2 % av skatter, utjämning och statsbidrag, exklusive exploateringsresultat. Genomlysning av kostnadsnivåer av kommunens verksamheter ska fortsätta och aktiviteter utifrån detta genomföras. Genomföra en kostnadseffektivare verksamhet med hög kvalitet utifrån utförd genomlysning. 11 Genomlysningar Under sista halvåret 2018 och en bit in på 2019 pågår ett arbete med att analysera äldreomsorgens kostnader ur en ambitions, behovs och effektivitetsperspektiv för att få en bättre förståelse för vilka faktorer som verkar kostnadsdrivande och hur dessa faktorer hänger ihop med riktlinjer, praxis, nyckeltal och effektivitet i äldreomsorgen i Huddinge kommun samt andra liknande kommuners äldreomsorgsverksamhet. Utifrån de områden som prioriteras i mål och budget arbetar nämnden med aktiviteter kopplade till utvecklingsåtagande rörande den långsiktiga balansen. Aktivitet Samverka med andra kommuner i effektiviseringsarbetet Bakgrund För att klara kommunens långsiktiga finansiering och för att få ut maximal nytta för invånarnas skattemedel måste nämndens verksamheter bedrivas så effektivt som möjligt. För att säkerställa detta är det viktigt att samverka och göra jämförelser med andra kommuner för att belysa inom vilka områden det kan finnas möjligheter att effektivisera verksamheten. Beskrivning Inom nämnden pågår ett arbete med att genomlysa kostnadsnivåerna inom verksamheterna. För att säkra upp den långsiktiga finansieringen och för att hitta områden som kan effektiviseras behöver arbetet fortsätta under 2019 med fokus på jämförelser och samverkan med andra kommuner. Genom samverkan med andra kommuner identifiera minst ett område och arbetssätt i strävan att effektivisera verksamheterna som ska testas inom förvaltningen. Aktiviteten kopplas till utvecklingsåtagandet långsiktigt och förebyggande arbete. Aktivitet 10 Denna särskilda prioritering är flyttad hit från målet Systematisk kvalitetsutveckling. 11 Detta etappmål är flyttat hit från målet Systematisk kvalitetsutveckling. 28 VERKSAMHETSPLAN 2019

34 Utveckla arbetet kring internkontroll inom ekonomiprocessen Bakgrund I dagsläget finns det brister i hur utfallet av internkontroller inom ekonomiprocessen förmedlas ut i organisationen. För att säkra att verksamheterna åtgärdar eventuella avvikelser och för att förebygga att brister uppstår är det viktigt att resultat av internkontroller blir känt i organisationen. Beskrivning För att förebygga brister behöver arbetet kring internkontroller inom ekonomiprocessen utvecklas. Fokus behöver vara på att ta fram rutiner för internkontroll vid hantering av kontanta medel. Aktiviteten kopplas till utvecklingsåtagandet långsiktigt och förebyggande arbete. Särskilt prioriterat 2019 Kommunen ska aktivt söka extern finansiering ex. EUmedel och alternativa intäktskällor för att utveckla verksamheterna. Kommunen ska aktivt söka extern finansiering, till exempel EU-medel. Kommunens gemensamma omvärldsbevakning av projektutlysningar och stödet till verksamheterna vid projektansökningar kommer att stärkas. Inledningsvis kommer detta ske i projektform inom Kommunstyrelsen. De finansiella målen är satta med inriktning mot långsiktig hållbar ekonomisk utveckling. Kostnadsnivåerna för verksamheterna ska analyseras och jämföras med andra kommuner som underlag för effektiviseringar och omprioriteringar. Investeringarna finansieras över lång tid och påverkar kommunens såväl kortsiktiga som långsiktiga betalningsförmåga vilket behöver tas i beaktande i nämndens planering. Kommunen växer med ökad efterfrågan på bostäder, infrastruktur och därmed även på insatser och boenden inom nämndens verksamheter. För att uppnå en långsiktig ekonomisk balans är det viktigt att ha kunskap om förändringar i befolkningsutvecklingen i kommunen samt vara konkurrenskraftig i verksamheter som nämnden bedriver i både egen regi och extern regi. Nämndens balanserade resultat Etappmål Totalt (mnkr) 0,3 8,6 VB ±0 Budgetåret 2019 Resultaträkning, mkr Bokslut 2017 Budget 2018 Budget 2019 Verksamhetens intäkter 140,9 139,1 - Personalkostnader 465,4 428,8 - Lokalkostnader 95,1 95,8 - miljoner kronor. Utöver detta erhåller äldreomsorgsnämnden 1,0 miljoner kronor avseende en teknisk justering där respektive nämnd tar över budgetansvaret för företagshälsovården samt en minskning av ramen där 9,0 miljoner kronor avseende volymer för personer över 65 år med LSS-insatser överförs till socialnämndens budget. Övriga kostnader 273,9 335,1 - Verksamhetens kostnader 834,5 859,7 - Nettokostnad 693,6 720,6 - Budget, netto 701,9 720,6 745,2 Årets resultat 8,3 0,0 - varav uttag Eget kapital 0,0 - - Balansresultat 8,3 - - IB Eget kapital 0,3 8,6 - UB Eget kapital 8,6 - - I ramen för 2019 har äldreomsorgsnämnden tilldelats en volymuppräkning om 19,9 miljoner konor samt en uppräkning för ökade löner, hyror och priser med 14,8 29

35 Driftbudget per verksamhetsområden, mnkr Administration äldreomsorg Bokslut 2017 Budget 2018 Budget ,3 35,6 38,3 Ordinärt boende äldre 205,1 197,3 215,9 Särskilt boende äldre 418,5 437,0 435,1 Förebyggande verksamhet äldre 9,3 10,2 10,4 Färdtjänst/riksfärdtjänst 0,3 0,4 0,4 Politisk verksamhet 1,2 1,6 1,8 Administration 25,8 30,3 34,3 Ofördelat 0,0 8,1 9,0 Summa netto 693,6 720,6 745,2 Administration äldreomsorg Inför 2019 har budgeten för administration inom äldreomsorgen ökat med 2,7 miljoner kronor. Detta avser dels en volymtilldelning för att kunna möta ökade personalkostnader inom biståndskansliet när antalet ärenden ökar och dels medel för pris- och löneökningar. Utöver detta har även budgetmedel tillförts för att kunna hantera förändring av sektionsindelningen inom äldreomsorgens egen regi. Ordinärt boende äldre Inom ordinärt boende har ramen utökats med 18,7 miljoner kronor. Inom verksamhetsområdet har volymerna setts över men eftersom biståndskansliet för 2018 prognostiserar ett kraftigt överskott innebär det att det redan i budget 2018 finns medel för att hantera ökade volymer vilket innebär att endast en mindre volymtilldelning görs i budget Inför budget 2019 har en översyn av hemtjänstersättningen genomförts vilket resulterat i en höjning av ersättningen. Utöver detta kommer servicehusen att vara helt avvecklade i slutet av 2018 vilket innebär att de personer som tidigare bott på servicehusen därmed i stor utsträckning får sina behov tillgodosedda med hjälp av hemtjänst. Medel har därför överförts från verksamhetsområdet särskilt boende där servicehusen tidigare ingått för att möta förändringarna inom hemtjänsten. Som en del i den totala ramen för ordinärt boende har medel avsatts i en buffert för att kunna hantera oförutsedda volymförändringar inom hemtjänsten. Totalt uppgår bufferten till 13,3 miljoner kronor inom ordinärt boende. Särskilt boende äldre Ramen för särskilt boende har totalt sett minskats med 2,0 miljoner kronor. Som en del i detta har medel tillförts för ökade volymer motsvarande 15,7 miljoner kronor. Samtidigt har ramen för särskilt boende minskats med 25,7 miljoner kronor vilket i huvudsak kan hänföras till avvecklingen av servicehus där medlen i huvudsak omfördelats till ordinärt boende och ofördelade medel för att hantera minskning av ramen där 9,0 miljoner kronor avseende volymer för personer över 65 år med LSS-insatser överförs till socialnämndens budget. Inom ramen för särskilt boende har 13,4 miljoner kronor avsatts i en buffert för att kunna hantera oförutsedda volymförändringar inom verksamhetsområdet. Administration För nämndens administrativa enheter har budgeten utökats med 4,0 miljoner kronor. Av detta avser en miljon kronor den tekniska justeringen för övertagandet av budgetansvaret avseende företagshälsovården. I övrigt är ramtilldelningen gjord utifrån de volymökningar som finns inom nämndens ansvarsområden och som medför ökade kostnader för förvaltningens stödfunktioner. Övriga verksamheter För övriga verksamheter har budgeten förändrats med 0,3 miljoner kronor vilket i huvudsak avser uppräkning för pris- och löneökningar. Inom ramen för politisk verksamhet har medel tillförts för att kunna hantera utbildningskostnader i samband med förändringar inom nämnden efter valet. Investeringar, mnkr Bokslut 2017 Budget 2018 Budget 2019 Inventarier 2,1 1,2 2,0 Arbetsmiljöförbättrande åtgärder 0,2 0,6 0,3 IT-stöd 0,0 0,5 2,0 Datorer 0,4 1,0 - Matvagnar 0,0 0,5 - Lokalinvesteringar 0,9 0,5 - Reservkraftverk 1,0 - - Oförutsedda investeringar 0,0 8,5 1,5 Summa netto 4,6 12,8 5,8 Inventarier Inom nämnden finns ett behov av förnyelse av inventarier i takt med att funktionaliteten på befintliga inventarier avtar. I budgeten förväntas behov av investering på 2,0 miljoner kronor. 30 VERKSAMHETSPLAN 2019

36 Arbetsmiljöförbättrande åtgärder I budgeten finns ett uppskattat behov om 0,3 miljoner kronor avseende investeringar i arbetsmiljöförbättrande åtgärder. Det handlar bland annat om mindre anpassningar av lokaler och inköp av hjälpmedel inom äldreomsorgens verksamheter. IT-stöd Inom nämnden finns ett ökat behov av IT-stöd under de kommande åren. Det handlar bland annat om av välfärdsteknologi inom äldreomsorgens verksamheter, dels för ökad effektivisering men också för ökad trygghet, och inom hemtjänsten finns behov av digital låshanteringen. Investeringsbehoven är svårbedömda men uppskattas till 2,0 miljoner kronor för Oförutsedda investeringar I investeringsbudgeten tas hänsyn till oförutsedda investeringar som uppkommer under året där inköpen, enligt kommunens regelverk, klassas som investering. Lokaler Byggprocessen för äldreboendet i kvarteret Bildhuggaren fortsätter under Planerad inflytt beräknas till april Processen för ombyggnad av fler boendeplatser på Stortorp i hus B och C kommer att fortsätta under Boendesprinklers på Rosendalsgården kommer att installeras under Hemtjänsten i Trångsund/Skogås avser att byta till ny lokal i Skogås under Plan för intern kontroll Intern kontroll är en process som används för att säkerställa att verksamheten fungerar och att målen nås. Fokus är att minska risken för oönskade händelser genom strukturerad riskhantering. Det handlar dels om att på ett systematiskt sätt identifiera och minska risker och dels om att skapa strukturer för att förebygga att oönskade händelser inträffar. God intern kontroll förverkligar vi genom att vi på alla nivåer i organisationen arbetar systematiskt med att minska eller eliminera befintliga risker, skapar systematik, processer och rutiner för att säkerställa god ordning, kontrollerar efterlevnad av lagar och regler, samt genom ett kontinuerligt arbete för att höja riskmedvetenheten på alla nivåer i organisationen, så att vi genomför verksamheten på ett riskmedvetet och säkert sätt. Nämnderna ska i den ordinarie planeringsprocessen identifiera oönskade händelser som kan hindra respektive verk-samhet att nå sina mål, samt bedöma om det behövs någon åtgärd från nämndens sida i form av till exempel nya eller förändrade rutiner, information eller uppföljning. Därefter ska nämnden besluta om vilka åtgärder och kontroller som ska vidtas, dels utifrån ovan nämnda riskanalys, dels genom systematiskt arbete med processer och rutiner, dels utifrån rekommendationer från extern granskning. Uppföljningen av arbetet med intern kontroll sker i delårsrapporter och verksamhetsberättelse. Nämndens internkontrollarbete Att arbeta med riskanalyser innebär att vara framåtblickande, det vill säga att arbeta förebyggande. Analyser görs för att identifiera händelser som skulle kunna inträffa, och som gör att verksamheten inte kan leva upp till de krav och mål som ställs i lagar och andra föreskrifter och beslut. Social- och äldreomsorgsförvaltningen genomför årligen en analys av risker i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Internkontroll är en del av styrningen och uppföljningen och syftar till att säkerställa att kommunens och nämndens mål samt krav i lagstiftning uppfylls. Intern kontroll sker på samtliga nivåer inom nämndens ansvarsområde. Arbetet följer en förvaltningsgemensam modell som utgör en integrerad del i nämndens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, nämligen egenkontrollen. 31

37 Enheternas egenkontroll Samtliga enheter ansvarar för att genomföra egenkontroll av den egna verksamheten. Egenkontrollen är en intern granskning av att den egna verksamheten uppnår ställda krav och mål. Utifrån inkomna synpunkter och klagomål, avvikelser, resultat av intern och extern granskning samt uppföljning av processer och rutiner gör samtliga enheter riskanalyser. Analyser görs för att identifiera händelser som skulle kunna inträffa och som gör att verksamheten inte kan leva upp till mål och de krav som ställs i lagar och föreskrifter. Riskanalyserna innehåller en uppskattning av sannolikheten för att en händelse ska inträffa samt en bedömning av vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. En bedömning görs tillsammans med närmaste chef där risker som enskild enhet inte har resurser att klara och risker som berör fler, lyfts till högre nivå i organisationen. Verksamhetens egenkontroll Verksamhetsledningen sammanställer enheternas prioriterade risker till en gemensam lista för hela verksamheten. Till varje identifierad risk tar verksamhetsledning ställning till om risken eller de planerade åtgärderna kan ha en negativ påverkan på budgeten eller på måluppfyllelsen. Verksamhetschef ansvarar för att enheterna åtgärdar och följer upp de risker som har identifierats. Förvaltningsledningens kontroll Förvaltningens ledningsgrupp tar del av verksamheternas och stabernas prioriterade risker. En bedömning sker där främst risker och åtgärder som kan ha negativ påverkan på budget eller på måluppfyllelsen sammanställs till ett underlag för nämndens arbetsutskott att ta del av. Nämndens interna kontroll Nämndens arbetsutskott går igenom och diskuterar förvaltningsledningens förslag till prioriterade risker att åtgärda under Efter arbetsutskottets genomgång och senare nämndens beslut, förs samtliga identifierade risker in i antingen kvalitetsplan (verksamhetsledningsnivå) eller arbetsplan (enhetsnivå) beroende på var ansvaret för åtgärder ligger. I planerna sker en fördjupad planering av åtgärder och utförandet av dessa. Uppföljning av hur arbetet löper under året ska ske i egenkontrollen. Riskreducerande åtgärder En riskidentifiering har gjorts på varje organisatorisk nivå i förvaltningen från enhet till förvaltningens ledning. De risker som förvaltningens ledning prioriterade har riskvärdering från 12 till 16 12, samt bedöms innebära negativ påverkan på ekonomi och, eller måluppfyllelsen. Nämndens arbetsutskott har tagit del av ledningens prioritering. Resultatet av arbetsutskottets bedömning återfinns nedan. 12 Riskvärdering består av bedömning av dels sannolikheten att risken inträffar dels bedömning av hur allvarlig konsekvensen blir. Ju högre siffra desto större sannolikhet att risken inträffar och ger allvarliga konsekvenser. Högsta möjliga värde på risknivån är 16, vilket motsvarar stor sannolikhet och mycket allvarlig konsekvens. 32 VERKSAMHETSPLAN 2019

38 Sund ekonomi Risk 1 Risk för ökade kostnader för boende inom Äldreomsorgsnämnden när nytt boende försenas. Tydliggöra rollfördelning mellan verksamhet och Social- och äldreomsorgsförvaltningens staber genom att gemensamt ta fram eller förtydliga processer och rutiner. Förbättra samarbetskulturen inom Socialoch äldreomsorgsförvaltningen. Bakgrund och tidplan Åtgärder och ansvar Det finns just nu inga tillkommande nya boenden inom äldreomsorgen, utan de kommer tätt under en period framåt. Effekter - I de fall tillräckligt antal boenden inte finns inom egen regi för att täcka behovet, kommer kostnaderna för köp av verksamhet att öka, vilket innebär både högre kostnader än vid placering i egen regi samt att invånarna inte kan beredas plats på boenden inom kommungränsen. Risknivå: 16 Klart Förvaltningen behöver se över hur vi tar fram underlag för kommande behov av lokaler för att säkerställa att våra kommande boenden blir klara så att de ekonomiska effekterna blir så låga som möjligt. Ansvarig: Förvaltningsledning i samarbete med lokalstrateger. Sund ekonomi/attraktiv arbetsgivare/god omsorg för individen Risk 2 Risk att verksamhetsområdet Äldreomsorgen i egen regi inte minskar budgetunderskottet under 2019 på grund av otydlighet kring beslutsgång, beredning och rollfördelning i förvaltningen. Bakgrund och tidplan Åtgärder och ansvar Enhetschefer upplever att de inte har ändamålsenlig kunskap, eller att stödinsatserna är tillräckliga för det arbete de förväntas leverera. Vidare upplever man att den specifika verksamhetskunskap som finns inom äldreomsorgen i egen regi, inte efterfrågas eller tas tillvara på i ett planeringsstadie inför kommande förändringar i organisationen. Effekter - Förutom en negativ påverkan på målområdet sund ekonomi, har det även en negativ effekt på målet Attraktiv arbetsgivare och delmålet Goda förutsättningar, vilket i förlängningen påverkar målområdet God omsorg Risknivå: 16 Klart Under ledning av förvaltningens ledningsgrupp ska arbetet under året fokusera på att: Ta fram rollbeskrivningar inom Äldreomsorgen i egen regi. Ansvarig: Förvaltningsledning Systematiskt kvalitetsarbete/sund ekonomi Risk3 Risk att förvaltningen halkar efter i automatiserings- och digitaliseringsutvecklingen. Bakgrund och tidplan Åtgärder och ansvar Ett ökat krav på digitalisering, välfärdsteknologi och utveckling av våra befintliga system kräver förändrade arbetssätt för att anpassa oss såväl för den digitala arbetsplatsen, som digitala lösningar för den enskilde. Effekter - Att arbeta med automatiserade tjänster, eller att robotisera delar av processer, innebär mindre administration för handläggare och därmed ökad tid för stöd till den enskilde. Automatiserade tjänster innebär också en ökad tillgänglighet för den enskilde kommuninvånaren. En utveckling av automatiserade tjänster innebär även en minskad risk för felaktigheter rörande exempelvis utbetalningar för utförd tid gällande hemtjänst. Förutsättningar - För en önskvärd digitaliseringsutveckling, behöver dessa frågor prioriteras. Inom verksamheterna finns även ett stort behov av support i grundläggande IT-frågor. Då en stor del av stödet handlar om verksamhetsnära IT-frågor, tas detta av befintliga resurser för nödvändiga utvecklingsfrågor och strategisk planering. Risknivå: 12 Klart Förvaltningen behöver ta ett samlat grepp om detta, och fastställa en gemensam strategi och handlingsplan med prioriteringar över hur förvaltningens IT-support, systemförvaltning och utveckling ska se ut. Utifrån fastställd prioritering, säkerställa att erforderliga resurser finns, ex. för införande av Lifecare och automatiserade tjänster. Ansvarig: Förvaltningsledning 33

39 Attraktiv arbetsgivare/god omsorg om individen Risk 4 Bakgrund och tidplan Risk att kvaliteten i omsorgen för den enskilde försämras i och med svårigheter att rekrytera medarbetare med rätt kompetens (framförallt utbildade undersköterskor, sjuksköterskor, sjukgymnaster och arbetsterapeuter), samt svårigheter att behålla medarbetare. Detta kan innebära en risk för att kunderna inte erbjuds kontinuitet i insatserna. Svårigheten att rekrytera och behålla medarbetare har även effekt på målområdet attraktiv arbetsgivare. Det föreligger en risk att inte kunna erbjuda medarbetare heltidsarbete och leva upp till gällande kollektivavtal. Kompetensförsörjningssvårigheterna är ett generellt problem i hela storstockholmsområdet. Samtliga kommuner har behov av personal med samma kompetens. En av orsakerna till verksamheternas svårighet att lyckas behålla befintlig personal kan därför antas ligga i att detta medför en möjlighet till ökad rörlighet bland medarbetare. Risknivå: 12 Klart Åtgärder och ansvar För att åtgärda risken med kvalitetsförsämring: En introduktionsmall har tagits fram under hösten 2018 för äldreomsorgen i egen regi. Denna ska under 2019 implementeras. Ta fram och implementera introduktionsprogram för HSL-personal och övriga personalgrupper. Enhetschefer fortsätta arbetet med kompetensutveckling av anställd personal samt erbjuda nyanställd personal baskunskaper som krävs inom äldreomsorgen. Verksamheten ska fortsätta sitt samarbete med utbildningsanordnare ex. genom traineeplatser, utbildningssatsningar med mera. För att attrahera ny personal och behålla befintlig personal : Verksamheten ska under året ta fram ny kompetensförsörjningsstrategi. Enhetschef, sektionschef och verksamhetschef arbetar vidare med ledarskapsfrågor och resultatet från medarbetarenkäten, och planerings- och uppföljningssamtalen. Ansvarig: Verksamhetsledning äldreomsorgen i egen regi Åtgärder utifrån rekommendation från revision eller annan extern granskning Nedanstående genomförda granskningar kommer fortlöpande ha påverkan på äldreomsorgsnämndens arbete under verksamhetsåret 2019 Inspektion från Arbetsmiljöverket Diarienummer: AN-2018/96, 2018/245, 2018/247, 2018/248, 2018/249 Rekommendation Bakgrund och tidplan Implementera nya rutiner inom arbetsmiljö och säkerställa att personalen har kunskap om hur de arbetar säkert Huddinge kommuns äldreomsorg har blivit inspekterade av Arbetsmiljöverket under 2018 inom ramen för den nationella tillsyn Arbetsmiljöverket gör inom äldreomsorgen. Tillsynen görs på uppdrag av regeringen och fokuserar på det förebyggande arbetsmiljöarbetet och de på de organisatoriska och sociala arbetsmiljöfrågorna. Inspektionen omfattade social- och äldreomsorgsförvaltningen, Kullagårdens Åtgärder och ansvar äldreboende, Björnkulla äldreboende 2, Centrala Huddinge hemtjänst och Stuvsta hemtjänst. Arbetsmiljöverket har ställt övergripande krav till förvaltningen och specifika krav till de fyra enheterna. Förbättringsarbetet och implementeringen av nya rutiner gäller samtliga enheter och i vissa delar även för förvaltningen. Implementera nya rutiner för det förebyggande arbetsmiljö arbetet bland annat rutiner för riskbedömningar i den enskildes hem, stick- och skärsår, hot och våld, samt nya checklistor för arbetsmiljöronder. Med implementering menas olika aktiviteter för att rutinerna ska kunna användas, till exempel information, utbildning och uppföljning. Ansvar: chefer på olika nivåer, vilket framgår av rutinerna. Säkerställa att personalen har kunskap om arbetsmiljö så att de kan utföra sitt arbete på ett säkert sätt genom bland annat förbättrad introduktion, ergonomiutbildningar, utbildning i 34 VERKSAMHETSPLAN 2019

40 arbetsmiljö för riskbedömare. Ansvar: chefer på olika nivåer, vilket framgår av rutinerna. Ta fram ny rutin för hantering av kemiska arbetsmiljörisker samt inventera vilka kemikalier som används inom på de olika enheterna. Ansvar: Ta fram rutin och genomföra inventering: staben i samarbete med enheterna. Implementera ny rutin: chefer på olika nivåer, vilket kommer framgå av rutinerna. 35

41 Systematiska kontroller Äldreomsorgsnämnden ska under året genomföra systematiska kontroller i form av stickprov i verksamheten. Dessa genomförs som en del av den interna kontrollen och en del i det systematiska kvalitetsarbetet enligt Socialstyrelsens författning om ledningssystem för kvalitet (SOSFS 2011:9). En väl fungerande intern kontroll förutsätter kontinuitet och utvärdering. Systematiska kontroller kan användas för att utvärdera ett område eller en process, men det kan också handla om att nämnden mer förutsättningslöst granskar en process eller ett verksamhetsområde för att kontrollera ändamålsenligheten. Bra att leva och bo Kontroll Bakgrund och tidplan Ansvar Kort beskrivning av kontrollen Jämlikhetsaktiviteter Jämlikhetsarbetet har under tidigare år omfattat olika utvecklingsåtaganden och är nu en permanent del av basuppdraget. Klart Kvalitetsenheten Samtliga verksamheter och staber ska under året genomföra minst en jämlikhetsaktivitet. Den förvaltningsövergripande arbetsgruppen för jämlikhet och mångfald har regelbundna möten och följer även upp att jämlikhetsaktiviteterna genomförs. Process: utföra hemtjänst Kontroll Bakgrund och tidplan Ansvar Planera och följa upp hemtjänsttid Hemtjänsten i egen regi står inför flera utmaningar. En av dem är att öka användningen av det digitala tidsregistreringssystemet för att öka tiden hos kunden och kvalitetssäkra den statistik som används som beslutsunderlag. Äldreomsorgen i egen regi och kvalitetsenheten Kort beskrivning av kontrollen Kontroll varje månad, per enhet och för sektionen som helhet av andelen av den planerade tiden som utförs och avböjs, samt andelen av den beställda/verkställda tiden som planeras ut. Äldreomsorgen i egen regi förväntar sig få bättra kunskap om statistiken och att registreringarna i systemen förbättras med denna uppföljning. Process: utföra insatserna särskilt boende, dagverksamhet och hemtjänst Kontroll Bakgrund och tidplan Ansvar Kort beskrivning av kontrollen Social dokumentation Den sociala dokumentationen är central för en god omsorg och för rättssäkerheten. Verksamheten har identifierat ett behov av att öka kunskapen om social dokumentation. Äldreomsorgen egen regi Enheterna genomför egenkontroller två gånger per år med stickprov utifrån en särskild mall och tar fram åtgärder. Staben kommer att följa upp dessa egenkontroller och åtgärdsplaner. Äldreomsorgen i egen regi förväntar sig att få ökad kunskap om bristerna i den sociala dokumentationen och vilken form av stöd som enheterna behöver. 36 VERKSAMHETSPLAN 2019

42 Plan för uppföljning och insyn Varje nämnd ska enligt kommunens Program för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare följa upp de avtal som nämnden tecknat med privata utförare samt de uppdragsbeskrivningar som överenskommits med verksamheter i kommunens egen regi när de agerar i konkurrens med privata utförare. Uppföljningen utgår från de mål och den riktning som angivits av kommunfullmäktige samt de krav som ställts i förfrågningsunderlag och avtal. Det är varken praktiskt möjligt eller rationellt att följa upp allt samtidigt, så för att bestämma vad som ska följas upp när och hur genomgripande sätts avtalens/uppdragsbeskrivningarnas betydelse i relation till deras risk/påverkan och omfattning. Avtal/uppdragsbeskrivningar som är omfattande och riskfulla ska prioriteras genom att följas upp frekvent, medan uppföljningen av övriga avtal/uppdragsbeskrivningar får ske mer sällan och/eller mindre genomgripande. Uppföljningen av planen sker i delårsrapporter och verksamhetsberättelse genom att där beskriva om tillsyn och uppföljning genomförts som planerat. Resultatet av respektive uppföljning redovisas till relevant mottagare som ett separat ärende. Uppföljning 2019 Verksamhetsuppföljningar Under våren 2018 färdigställdes modellen för verksamhetsuppföljning. Modellen har tagits fram i samverkan med förvaltningens verksamheter i egen regi och implementering pågår i ledningsgrupperna. Implementeringen av modellen sker stegvis per verksamhet under Modellen syftar till att uppföljningarna görs på ett likvärdigt och kvalitetssäkrat sätt oberoende av om verksamhet drivs i privat eller i egen regi. Det leder till en ökad enhetlighet, rättssäkerhet och transparens i uppföljningsarbetet. Uppföljningsmodellen leder även till en ökad tydlighet för utförare, beslutfattare och handläggare. Enligt fastställd tidsplan sker uppföljningar vart tredje år. Kvalitetsenheten har det övergripande ansvaret för verksamhetsuppföljningen. Avtal/uppdrag Typ Ansvar Tidplan Intervall Mottagare Hemtjänst regi extern Avtalsuppföljning (utifrån gällande förfrågningsunderlag) Kvalitetsenheten Våren 2019 Tre år Äldreomsorgsnämnden 37

43 Verksamhetsstatistik nyckeltal För poster där uppgift saknas redovisas ett enkelt streck (-). För poster där värdet är längre än sju och större än noll redovisas dubbelstreck (--), och där värdet är noll används siffran noll (0). Under 2018 har antalet belagda platser vid äldreboende ökat. Det beror på att biståndskansliet i större utsträckning köper platser på särskilt boende istället för att personer bor på korttidsboende i väntan på särskilt boende. Enligt befolkningsprognosen kommer en viss ökning av antalet äldre som över 85 år att öka under 2019 och den betydande ökningen kommer att ske fr o m Volymerna för särskilt boende uppgår till 611 helårsplatser för 2019 vilket innebär en utökning med 14 helårsplatser i jämförelse med Volymerna gällande behov av korttidsplatser 2019 är oförändrade. Anledningen är att behovet av korttidsplatser har minskat men det finns en osäkerhetsfaktor gällande Lagen om utskrivningsklara från slutenvården som kan påverka behovet av platser under nästkommande år. Den samlade bedömningen är att behålla 50 helårsplatser under Antalet tillfällen när den enskilde besöker dagverksamhet har varit oförändrat under 2018 vilket ger tillfällen under I beräkning av volymer för hemtjänsttimmar 2019 har hänsyn tagits till det prognostiserade utfallet för hemtjänsttimmar 2018, avveckling av servicehusen och befolkningsökning. En förändring som påverkar antalet timmar från 2018 är att natt och larminsatser ingår i en anslagsfinansierad verksamhet inom egen regi och är exkluderade Volymerna för hemtjänsttimmar beräknas bli timmar VERKSAMHETSPLAN 2019

44 Organisation Social- och äldreomsorgsförvaltningen ansvarar för att verkställa nämndens styrning och uppföljning i kundnära service samt övergripande strategiska frågor och utvecklingsprojekt. Äldreomsorgsnämndens verksamhetsområden innefattar både myndighetsutövning och utförande av stöd och omsorg. Förvaltningsdirektören är som högsta tjänsteperson chef för social och äldreomsorgsförvaltningen samt dess verksamhetschefer och stabschefer. Social och äldreomsorgsförvaltningen är indelad i fem verksamhetsområden, varav två ligger under socialnämndens ansvarsområde, samt fyra stabsenheter vilka arbetar åt båda nämnderna. Verksamheter Äldreomsorgen i egen regi Äldreomsorgen i egen regi ansvarar för att ge vård och omsorg till personer över 65 år. Verksamhetens uppdrag omfattar att ge stöd och service kopplat till boendet i form av särskilt boende för äldre med omfattande omsorgsbehov, korttidsboende eller stöd i hemmet i form av hemtjänst och ledsagning där stöd ges till den enskilde för att tillgodose dennes grundläggande och personliga behov. Några äldreboenden är inriktade för personer med demenssjukdom, det finns ett profilboende med finsk inriktning och på ett boende finns två hbtq-certifierade avdelningar. Huddinge kommun har prioriterat kosten och ekologiska livsmedel på sina äldreboenden. Kostenheten tillagar mat åt särskilda boenden för äldre och matlådor till delar av den kommunala hemtjänsten. Äldreomsorgen i egen regi ansvarar även för att utföra hemtjänst för personer under 65 år på uppdrag av socialnämnden, samt för en natt- och larmpatrull som servar alla utförare av hemtjänst. Insatserna kan även röra dagverksamhet för äldre där den som är äldre och har en demenssjukdom, en funktionsnedsättning eller känner sig socialt isolerad kan beviljas dagverksamhet. Innehållet i varje insats varierar beroende på den enskildes behov. I uppdraget ingår även att erbjuda anhörigstöd till anhöriga oavsett ålder på den närstående, på uppdrag av både socialnämnden och äldreomsorgsnämnden, samt att ansvara för den kommunala hälso- och sjukvården för äldreomsorgen, funktionshinderområdet (under 39

45 socialnämnden) och socialpsykiatrin (under socialnämnden) vilket omfattar insatser som utförs av sjuksköterskor, arbetsterapeuter, sjukgymnaster/fysioterapeuter. Vidare ansvarar man för genomförande av öppna insatser som inte är biståndsbedömda, för social samvaro och rekreation, såsom Seniorträffar. Biståndskansliet Biståndskansliet ansvarar för att, utifrån gällande lagstiftning, utreda, besluta om och följa upp beviljade insatser för personer med fysiska, psykiska och intellektuella funktionsnedsättningar som är i behov av stöd i sin dagliga livsföring. Åldersspannet är personer från 65 år och äldre. Besluten fattas utifrån socialtjänstlagen (SoL) samt i enlighet med kommunens och nämndernas riktlinjer och policys. Biståndskansliet ansvarar för uppföljning av beslutade insatser för att säkra att målen med insatsen uppfylls och utförs med god kvalitet. Biståndskansliet ansvarar även för uppsökande verksamhet riktat till äldre med psykisk ohälsa. I uppdraget ingår att för den enskildes bästa samverka med andra aktörer inom och utom kommunen. Ytterligare ansvarsområde är utredning och beslut om riksfärdtjänst samt utredning av färdtjänst. Staber Ekonomienheten Ekonomiavdelningen ansvarar för de övergripande ekonomiprocesserna inom förvaltningen samt ett antal gemensamma funktioner inom ekonomiområdet. Som exempel kan nämnas förvaltningens budget, redovisning, ekonomiska system och finansiering. Vidare ligger även den strategiska lokalplaneringen på ekonomienheten. HR-enheten HR-enheten har det övergripande ansvaret för förvaltningens arbetsgivarfrågor som arbetsrätt och lönebildning, personal- och kompetensförsörjning, chefsutveckling, arbetsmiljö, hälsa och rehabilitering, jämställdhet och mångfald ur ett arbetsgivarperspektiv samt kommunens personaladministrativa IT-system. Kvalitetsenheten Kvalitetsenhetens uppdrag är att stödja, vägleda och följa upp verksamheterna både vad gäller förvaltningens egen regi samt externa utförare. Enheten bistår med stöd och service i frågor av strategisk och övergripande karaktär, som rör alla eller vissa verksamhetsområden. Det kan handla om att utforma övergripande riktlinjer, förvaltningsövergripande interna processer, anvisningar eller annat stödmaterial. Enheten har också uppdrag att samordna arbetet med nämndernas övergripande kvalitetsarbete som verksamhetsplaner, planer för intern kontroll samt uppföljning av dessa. I uppdraget ingår även att leda och samordna de övergripande sociala hållbarhetsfrågorna, samt genomförande av systematiska kontroller i enlighet med reglerna om ledningssystem enligt SOSFS 2011:9. Enheten ansvarar för upphandlings och avtalsfrågor enligt LOV och uppföljning av dessa. Inom Kvalitetsenheten ingår Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS). MAS har ett förtydligat ansvar enligt hälso- och sjukvårdsförordningen. I ansvaret ingår att utarbeta riktlinjer och övergripande rutiner samt följa upp att dessa är kända i verksamheten och efterlevs i det dagliga arbetet. Kommunikationsenheten och IT-enheten Kommunikationsenheten med IT-enheten är förvaltningens strategiska och operativa resurs inom interna och externa kommunikationsfrågor, IT och digitalisering. Enheterna ger operativt och strategiskt stöd inom dessa områden till alla verksamheter inom social- och äldreomsorgsförvaltningen. IT-enheten arbetar med stöd och utveckling inom systemförvaltning, väldfärdsteknik och den digitala arbetsplatsen. Enheten driver och stödjer arbetet med att tillhandahålla och vidareutveckla en ändamålsenlig, kostnadseffektiv, stabil och säker IT-infrastruktur och tjänsteleverans till verksamheterna. Kommunikationsenheten arbetar med att planera, utveckla, samordna och genomföra förvaltningens kommunikation. I uppdraget ingår att arbeta för att stärka kommunens varumärke internt och externt. IT-enheten och kommunikationsenheten ansvarar även för att driva och utveckla förvaltningens digitalisering i samverkan med verksamheterna. 40 VERKSAMHETSPLAN 2019

46 Planerings- och uppföljningsdokumentens röda tråd Huddinges styrmodell Huddinges styrmodell går ut på att systematiskt föra dialog på alla nivåer i organisationen, med politiker och invånare för att åstadkomma ständiga förbättringar. Kommunen följer en arbetsprocess som bygger på att systematiskt arbeta i fyra steg: planera, utföra, följa upp och förbättra. Nämndens mål utgår från de lagar och förordningar som gäller för verksamheten samt kommunfullmäktiges vision och mål i planeringsperiodens mål- och budgetdokument. Verksamhetsplan Strukturen i planerings- och uppföljningsdokumenten utgår från kommunfullmäktiges övergripande och strategiska mål. De aspekter som kommunfullmäktige valt att beskriva under respektive mål/delmål är vägledande för hur nämnden tolkar och beskriver sina mål och utvecklingsåtaganden i sin verksamhetsplan. Under respektive övergripande och strategiskt mål redovisas nämndens mål och eventuella delmål. Under varje nämndmål och delmål finns inledande texter där nämnden med utgångspunkt i årets Mål och budget beskriver hur den har tolkat kommunfullmäktiges styrsignaler kring det aktuella målet och hur de hanteras, till exempel inom basuppdraget eller genom utvecklingsåtagande. Därefter följer måttabeller. Av tabellerna framgår hur målen mäts, senaste mätresultat samt ambitioner (etappmål) för planeringsåret. Måtten i tabellerna mäter direkt eller indirekt hur nära kommunstyrelsen är att uppfylla de olika nämndmålen. I många fall används flera olika mått som mäter delaspekter av målet och som tillsammans ger en större bild. Under tabellerna ska nämndens analys av måtten redogöras och eventuella utvecklingsåtaganden ska beskrivas. I verksamhetsplanen ska även nämndens planerade riskåtgärder för året redovisas. Jämlik styrning Verksamheter ska redovisa och analysera statistik och resultat utifrån köns-, områdes- och åldersperspektiv. Omotiverade skillnader ska redovisas och åtgärdas. Med omotiverade skillnader menas sådana som inte kan förklaras av att exempelvis medborgarna har olika förutsättningar eller behov i nuläget och som därför bör åtgärdas av verksamheten. Analys av skillnader kan göras med stöd av Huddinges egen handbok för jämlikhetsanalys som finns på Insidan 13. Ambitioner i form av etappmål eller åtaganden I de fall nämnden genom egna insatser direkt kan påverka mätresultat så kan etappmål sättas för vilket resultat som ska nås under året. Etappmål är med andra ord ett av nämndens sätt att uttrycka ambitioner för året och de används för att tala om hur mycket, utifrån planerade åtgärder som mätresultaten kan förväntas förbättras. Utvecklingsåtaganden är ett annat sätt att uttrycka vad nämnden vill uppnå. Dessa kopplas till nämndmålen, men behöver inte ha direkt koppling till specifika mått och mätresultat. Utvecklingsåtaganden beskriver satsningar som görs, utöver basuppdraget, för att förbättra verksamheten och nå en högre måluppfyllelse. De ska vara avgränsade i tid och uppföljningsbara. När måtten används som indikatorer Kännetecknande för bra mått är att de specifikt mäter hur nära man är att uppfylla nämndmålet. För vissa nämndmål är det svårt att hitta bra mått. I sådana lägen kan det vara nödvändigt att använda mer indirekta mått som indikerar att utvecklingen går i önskvärd riktning. De mått som i måttabellerna anges som indikatorer bedöms vara intressanta att följa, men de har så indirekt koppling mellan de insatser nämnden genomför och effekterna av dessa insatser i form av förändrade mätresultat att det inte är lämpligt att sätta etappmål för dem. Om mätresultatet för en indikator inte är tillfredsställande så är detta en signal om att insatser inom området bör prioriteras. Kopplingen mellan nämndmål, måttabeller och de förklarande texterna Efter varje nämndmål beskrivs hur nämnden har tolkat delmålet och hur det hanteras i basuppdraget. Därefter följer måttabellen samt en analys av måtten med eventuell motivering till etappmål samt planerade utvecklingsåtaganden. Delårsrapporternas innehåll 13 Insidan=Kommunens intranät. 41

47 I delårsrapporterna följer nämnden upp mål, delmål, mått och utvecklingsåtaganden som beslutats i verksamhetsplanen för året. Tidigt på året finns få nya resultat och fokus i delårsrapporten per 31 mars är att följa upp arbetet med nämndens utvecklingsåtaganden, riskåtgärder och det ekonomiska utfallet. I delårsrapporten per 31 augusti fylls uppföljningen på med nya resultat, inklusive analyser och eventuella förbättringsåtgärder. Avvikelser mot den planering som är gjord, inklusive åtgärder och prognos för helåret, ska rapporteras. Verksamhetsberättelsen I verksamhetsberättelsen följer nämnden upp och sammanfattar årets arbete utifrån beslutad verksamhetsplan. Nämnden gör för varje nämndmål en bedömning av årets måluppfyllelse, en samlad bedömning för varje övergripande och strategiskt mål samt en sammanfattning av året som gått. Bedömningen av måluppfyllelse sker utifrån kommungemensamt framtagna kriterier. I verksamhetsberättelsen redovisas utfallet av arbetet med internkontrollen under planeringsperioden. Nämnden ska göra en bedömning av hur årets internkontrollarbete har gått och om den interna kontrollen fungerar. Nämnden ska även föreslå vilka förbättringsområden som behöver prioriteras för en ökad måluppfyllelse. Dessa ska sedan lyftas in i planeringen av nästa år. 42 VERKSAMHETSPLAN 2019

48 Källförteckning Bra att leva och bo Delmål Mått Källa Ökad jämlikhet Verksamheter och staber som gjort minst en aktivitet för ökad Egen uppföljning i förvaltningen jämlikhet Ökad valfrihet Inkomna kundvalsansökningar enligt LOV - hemtjänst Ärendehanteringssystemet w3d3 Godkända utförare Ärendehanteringssystemet w3d3 Utförda hemtjänsttimmar Uppgift från ersättningsfil Inkomna kundvalsansökningar enligt LOV - korttidsvistelse Ärendehanteringssystemet w3d3 Godkända utförare Ärendehanteringssystemet w3d3 Fler i jobb Utförd korttidsvistelse, dygn Inkomna kundvalsansökningar enligt LOV - familjerådgivning Godkända utförare Utförda samtal vid familjerådgivning Inkomna kundvalsansökningar enligt LOV daglig verksamhet Godkända utförare Utförd daglig verksamhet, dygn Uppgift från ersättningsfil Ärendehanteringssystemet w3d3 Ärendehanteringssystemet w3d3 Uppgift från ersättningsfil Ärendehanteringssystemet w3d3 Ärendehanteringssystemet w3d3 Uppgift från ersättningsfil Delmål Mått Källa Fler och växande företag Ansökningar om kundval som har handlagts inom fastställd tid Ärendehanteringssystemet w3d3 Handläggning av ansökan om stadigvarande serveringstillstånd Ärendehanteringssystemet w3d3 Fler i egen försörjning Öppet arbetslösa i Huddinge, augusti månad Arbetsförmedlingen (via KSF) Andel försörjningsstödstagare i befolkningen Andelen försörjningstagare som efter insats, gått vidare till arbete och försörjning Bidragstidens längd, hushåll, genomsnitt antal månader, augusti månad. Huddingejobb Socialstyrelsen, öppna jämförelser, Kolada Huddinge kommun (Analysen, Procapita)? Huddinge kommun (Analysen, Procapita) Manuell hantering i förvaltningen Korta yrkesutbildningar varav självförsörjande efter insatsen Andelen brukare som går vidare till arbete, praktik eller studier inom insaten IPS Manuell hantering i förvaltningen Manuell hantering i förvaltningen? God omsorg för individen Delmål Mått Källa Fler upplever god hälsa Verkställda avhysningar av barnfamiljer med Intern statistik samt kronofogden förstahandskontrakt Fler upplever god vård och omsorg Brukare nöjda med tillgängligheten hos utförare av insats Brukarundersökning utförd av externt undersökningsföretag Brukare nöjda med tillgängligheten vid myndighetsutövning Brukarundersökning utförd av externt undersökningsföretag Brukare nöjda med bemötandet från utförare av insats Brukarundersökning utförd av externt undersökningsföretag Brukare nöjda med bemötandet vid myndighetsutövning Brukarundersökning utförd av externt undersökningsföretag Brukare nöjda med delaktigheten vid utförandet av insats Brukarundersökning utförd av externt undersökningsföretag Brukare nöjda med delaktigheten vid myndighetsutövning Brukarundersökning utförd av externt undersökningsföretag Brukare nöjda med kvaliteten på insats och tjänst hos utförare Brukarundersökning utförd av externt undersökningsföretag Brukare nöjda med kvaliteten på insats och tjänst vid myndighetsutövning Brukarundersökning utförd av externt undersökningsföretag 43

49 Systematisk kvalitetsutveckling Delmål Mått Källa Hälso- och sjukvård Utebliven signering vid överlämnande av läkemedel Pro capita Utebliven dos av läkemedel vid Epilepsisjukdom Pro capita Ökad processorientering Processindex Nämndens ledningssystem varav huvudprocesser, ledningsprocesser, stödprocesser Nämndens ledningssystem Attraktiv arbetsgivare Delmål Mått Källa Attraktiv arbetsgivare Antal anställda LIS chefernas beslutsstöd Engagerade och professionella medarbetare Engagerade och professionella chefer Medarbetarprofil (medarbetarskap, delaktighet, sociala klimat och lärande i arbetet) Hållbart medarbetarengagemang (HME) Motivation Ledarskapsprofil (ledarskap, effektivitet, återkoppling och målkvalitet) Hållbart medarbetarengagemang (HME) Ledarskap Medarbetarundersökningen Medarbetarundersökningen Medarbetarundersökningen Medarbetarundersökningen Goda förutsättningar Prestationsnivå Medarbetarundersökningen Hållbart medarbetarengagemang (HME) Totalt Sjukfrånvaron (total) Korttidssjukfrånvaron Medarbetarundersökningen LIS chefernas beslutsstöd LIS chefernas beslutsstöd Sund ekonomi Delmål Mått Källa Budgethållning Utfall i förhållande till budget Agresso - förvaltningens affärssystem Långsiktig balans Balanserat resultat Agresso - förvaltningens affärssystem 44 VERKSAMHETSPLAN 2019

50 TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (2) Handläggare Maria Jonsson Maria.Jonsson@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Förslag till Upphandlingsplan 2019 Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens förslag till upphandlingsplan för 2019 Sammanfattning Enligt instruktionen till verksamhetsplanen för 2019 ska varje nämnd årligen utarbeta en upphandlingsplan för det kommande verksamhetsåret. Upphandlingsplanen ligger till grund för den centrala upphandlingssektionens planering inför kommande år och ger tillsammans med övriga nämnders upphandlingsplaner en övergripande bild av det kommande behovet av upphandlingar. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen redovisar behovet för kommande år i bilaga 1, förslag till upphandlingsplan Behov som redovisas i planen rör bland annat tekniska produkter och tjänster samt att förvaltningen har identifierat andra behov som rör fler förvaltningar och nämnder. Det är av stor vikt att upphandlingar som rör flera nämnder görs centralt varför förvaltningen har valt att ta upp dessa i planen för Annmarie Sandberg Social- och äldreomsorgsdirektör Marianne Krook Bitr. social- och äldreomsorgsdirektör och kvalitetschef Maria Jonsson Utvecklingsledare HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge Gymnasietorget 1 Tfn vxl

51 TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (2) Bilagor Bilaga 1. Förslag till upphandlingsplan 2019 Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning, upphandlingssektionen

52 Upphandlingplan för verksamhetsår 2019 Avser nämnd: Äldreomsorgsnämnden 1. Vilka nya behov av avtal ser nämnden nästa år? Behovet avser Uppskattat behov i tkr/år När behöver avtal vara på plats 2. Vilka övriga behov av upphandlingar ser nämnden nästa år? Behovet avser Uppskattat behov i tkr När behöver avtal vara på plats Översättningstjänster Det finns idag en direktupphandlad leverantör. Behov finns av en annonserad upphandling. KSF/upphandling gör en sammanställning Befintligt avtal förlängs till Nyckelskåp inklusive serviceavtal Det finns inga avtal alls idag för nyckelskåp. Förvaltningen bedömer att det rör sig om ett 10-tal skåp som behöver köpas in omkring 2 miljoner kr Så snart som möjligt Nyckelfria lås ordinärt boende 1-3 miljoner kr Möjlighet finns att avropa detta genom befintliga ramavtal med Tieto, om dessa förlängs.

53 Verksamhetssystem Vård&omsorg och IFO Osäkert om ny upphandling behövs, utredning pågår om möjlighet till förlängning av nuvarande avtal. ca 5 miljoner kronor per år Kvartal 3, 2019 Passersystem samt droppar KSF/upphandling bör göra en sammanställning av kommunens totala kostnader. Så snart som möjligt. KSF bör upphandla för hela kommunen, SÄF kan bistå med en representant i upphandlingsgruppen. Skyltar till fasader och inomhus Idag finns det inget avtal för själva produktionen, vilket gör beställningarna väldigt kostsamma eftersom dessa måste gå via kommunens upphandlade byrå för grafisk produktion. KSF/upphandling bör göra en sammanställning av kommunens totala kostander. För SÄF:s del rör det sig om högst kronor per år. Så snart som möjligt. KSF bör upphandla för hela kommunen, SÄF kan bistå med en representant i upphandlingsgruppen. Medicinskåp med digitala lås Vet ej Matlådor till ordinärt boende Nuvarande avtal gäller som längst till Digital signering av läkemedel Vet ej 3. Vilka framtida behov ser nämnden för kommande år? Behovet avser Uppskattat behov i tkr När behöver avtal vara på plats Trygghetslarm särskilt boende Det finns ett serviceavtal idag som tecknas om ett år i taget. En uppgradering av befintliga trygghetslarm behöver göras. Oklart, men över direktupphandlingsgränsen Senast kvartal 3, 2020

54 SITHS-kort Förvaltningen är osäker på vad som gäller. Idag köps detta som tjänst. Detta hänger ihop med de beslut som ska tas av KSF kring tjänstekortens framtid. SITHS är en säkerhetslösning som gör det möjligt för användare att identifiera sig med stark autentisering vid inloggning i e- tjänster. SITHS kan också användas för kryptering av information när e-tjänster, system eller servrar kommunicerar med varandra. Bör hanteras under 2019 Säker mellanlagring Vet ej Bör hanteras under 2019 Flexibla virtuella mötesplatser Vet ej Bör hanteras under 2019

55 Välfärdsteknologiska produkter Kommer att kräva framförallt direktupphandlingar men även annonserade upphandlingar. Behovet av upphandling hänger ihop med vad som kan avropas från Tieto. Förvaltningen rekomenderar att så långt som möjlligt avropa från SKL Kommentus och Ineras ramavtal. Vet ej Bör hanteras under 2019

56 Kontaktperson Kontaktperson Erika Svärdh Kommentar KSF bör samordna upphandlingen eftersom översättningstjänster avropas av samtliga förvaltningar. SÄF kan bistå med en representant i upphandlingsgruppen. Stefan Daniels, SÄF/IT Daniella Johnsson

57 Daniella Johnsson Stefan Daniels, SÄF/IT Stefan Daniels, SÄF/IT Malins Svahn Schenström Malins Svahn Schenström Malins Svahn Schenström Kontaktperson Stefan Daniels, SÄF/IT Kommentar

58 Daniella Johnsson Daniella Johnsson Förvaltningen ser ett behov ute i verksamheten av att på ett säkert sätt kunna mellanlagra, och även utbyta dokument, som kommer in till förvaltningen och som ska hanteras inom ramen för förvaltningens lagrum. Detta är ett behov som även KSF/IT har identifierat Daniella Johnsson Verksamhetens karaktär gör att det finns behov av olika varianter på virtuella mötesrum. De två alternativ som finns idag är bra (atea videokonferens på Biståndskansliet samt skype for business) men mot bakgrund av förvaltningens målgrupper och deras variation på teknik gör att det finns behov av ytterligare varianter.

59 Daniella Johnsson

60 TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (2) Handläggare Lisa Pollack Lisa.Pollack@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Redovisning av bisysslor 2018 Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden tar del av förvaltningens redovisning. Sammanfattning Social- och äldreomsorgsförvaltningen har genomfört en inventering av medarbetarnas bisysslor. Kartläggningen visar att 239 av förvaltningens tillsvidareanställda medarbetar har anmält att de har någon bisyssla. Ingen av dessa bisysslor bedöms som konkurrerande, arbetshindrande eller förtroendeskadlig, samtliga bisysslor är därför godkända av överordnad chef. Beskrivning av ärendet I enlighet med HKF 9930 (bilaga 1) ska varje medarbetare årligen ange om denne ar bisyssla eller ej. Här framgår även att närmaste chef kan godkänna bisyssla men Förvaltningsdirektör tar beslut om bisyssla ska avslutas. Enligt Äldreomsorgsnämndens delegationsordning ska en årlig inventering av bisysslor göras. Med bisyssla avses varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Det kan innebära att man arbetar extra i en annan anställning, utövar uppdrag eller bedriver egen verksamhet vid sidan av sitt ordinarie arbete. Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla enligt kollektivavtalet allmänna bestämmelser (AB). Som huvudregel gäller att bisysslor är tillåtna. Medarbetarna är fria att ha en bisyssla så länge den inte är konkurrerande, arbetshindrande eller förtroendeskadlig. Om så är fallet kan den förbjudas. Inventeringen 2018 hanterades genom att medarbetare fram till och med augusti anmälde om de har bisyssla eller ej via kommunens förmånsportal. HR-enheten har sedan tagit ut en lista på samtliga anmälningar. Denna har sedan skickats till respektive chef, som fått ta ställning till om bisysslorna är godkända, samt HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge Gymnasietorget 1 Tfn vxl

61 TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (2) kompletterat dessa listor med de medarbetare som saknas. Listorna har sedan sammanställts av HR-enheten. Resultatet redovisas på förvaltningsnivå och inrymmer därmed både äldreomsorgsnämndens och socialnämndens medarbetare. Anledningen till detta är att underlaget inte går att dela per anställande nämnd, vilket gör att det ej går att dela upp den personal som arbetar gentemot båda nämnderna. Förvaltningens synpunkter Social- och äldreomsorgsförvaltningen har 2034 tillsvidareanställda medarbetare per den 30 september I sammanställningen till HR-enheten inkom svar gällandes 1672 av dessa. Inventeringen visar att 239 av dessa medarbetare har anmält att de har någon bisyssla. Samtliga bisysslor godkändes av chef i enighet med riktlinjer om bisyssla. Att uppgifter inte inkommit gällandes förvaltningens samtliga medarbetare beror på att det systemstöd som används inte möjliggöra en kvalitetssäkrad uppföljning för en förvaltning av social- och äldreomsorgsförvaltningens storlek. Från och med 2019 kommer ett annat system att användas för inrapportering av bisysslor vilket bör leda till bättre möjlighet till uppföljning. Annmarie Sandberg Social- och äldreomsorgsdirektör Lisa Pollack HR-Chef Bilagor HKF 9930, Riktlinjer för bisysslor Beslutet delges Kommunstyrelsens förvaltning, HR-enheten

62 HUDDINGE KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING HKF 9930 SIDA 1 (7) Fastställd av kommunfullmäktige Riktlinjer för bisysslor Syfte Syftet med dessa riktlinjer är att förklara vad en bisyssla är och vilka regler som gäller för att förebygga och förhindra bisysslor som kan anses vara arbetshindrande, förtroendeskadliga eller konkurrerande med kommunens verksamheter. Riktlinjerna gäller alla medarbetare inom Huddinge kommuns verksamheter. Bisyssla Med bisyssla avses verksamhet som bedrivs vid sidan av den ordinarie anställningen hos Huddinge kommun och som inte hör till privatlivet. En bisyssla är i princip allt som en medarbetare tillfälligt eller permanent ägnar sig åt vid sidan av sin anställning och som inte kan hänföras till privatlivet. Det kan innebära att man i ytterligare en anställning, utövar något uppdrag eller bedriver någon verksamhet vid sidan av sitt ordinarie arbete. Det är utan betydelse om bisysslan ger ekonomisk ersättning eller inte. Tillåtna bisysslor är sådana som inte är förtroendeskadliga, arbetshindrande eller innebär konkurrens med Huddinge kommuns egen verksamhet. Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas normalt inte som bisyssla. Inte heller statliga eller kommunala uppdrag och uppdrag på domstols förordnande som nämndeman eller god man är att betrakta som bisyssla. Viss försiktighet ska dock iakttas beträffande uppdrag i ideell organisation som har samröre med Huddinge kommun, om medarbetaren har till uppgift att bedöma bidrag eller andra resurser. Alla medarbetare ska enligt anställningsavtalet på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter som arbetsgivaren anser behövs för bedömningen av bisyssla. Cheferna har ett särskilt ansvar att informera om synen på bisyssla och vad som kan göra en bisyssla otillåten. Frågan kan lämpligen tas upp på arbetsplatsträffar och inför anställning av nya medarbetare. Förekomsten av bisyssla ska i Huddinge kommun följas upp regelbundet. Medarbetaren ska anmäla bisyssla och lämna uppgifter som arbetsgivaren behöver för bedömning av bisysslan. Bisysslor måste bedömas i varje enskilt fall och med hänsyn till medarbetarens arbetsuppgifter vid Huddinge kommun.

63 HUDDINGE KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING HKF SIDA 2 (7) Reglerna om bisyssla återfinns dels i Lag om offentlig anställning (LOA) och dels i kollektivavtalet Allmänna bestämmelser (AB). Förtroendeskadlig bisyssla En bisyssla bedöms vara förtroendeskadlig om den kan skada allmänhetens förtroende för kommunen. Allmänheten ska kunna förvänta sig att ärenden handläggs sakligt och opartiskt. Medarbetare får således inte ha någon bisyssla som kan påverka opartiskheten i arbetet eller skada kommunens anseende. Om bisyssla bedrivs inom samma verksamhetsområde som befattningshavare själv verkar inom ökar risken för att den ska vara förtroendeskadlig. Förtroendeskadlig bisyssla kan exempelvis uppstå om medarbetaren har intressen i företag som anlitas av kommunen och medarbetaren själv beslutar eller kan påverka beslut exempelvis vid myndighetsutövning eller upphandling. Arbetshindrande bisyssla En bisyssla blir arbetshindrande när den har en sådan omfattning och förläggning att den medför att medarbetaren inte hinner eller orkar med sitt arbete kvantitativt eller kvalitativt. Med arbetshindrande bisyssla avses arbete eller uppdrag som menligt påverkar möjligheterna att: - Fullgöra en god arbetsprestation under arbetstid - Förskjuta arbetstid eller byta schema - Ha jour, beredskap eller utföra övertidsarbete Frekvent arbete hos annan arbetsgivare eller i egen firma utöver anställningen vid Huddinge kommun kan vara exempel på en arbetshindrande bisyssla. Konkurrerande bisyssla En bisyssla är konkurrerande när en medarbetare utanför sin anställning hos kommunen erbjuder konkurrerande verksamhet eller indirekt stöder sådan genom att tillföra kompetens. Bisysslor som innebär att anställda och arbetsgivare konkurrerar på samma marknad är inte tillåtna. Det är förbjudet att inneha konkurrensbisyssla genom: - Ägarintresse i konkurrerande verksamhet oavsett driftsform - Att ta anställning hos någon som bedriver konkurrerande verksamhet eller avser att starta sådan verksamhet

64 HUDDINGE KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING HKF SIDA 3 (7) - Att inneha uppdrag åt någon som bedriver konkurrerande verksamhet. Detta avser uppdrag som styrelseledamot, revisor, men även konsultuppdrag såsom planering, stöd etc. Anmälan av bisysslor Medarbetaren är skyldig att lämna de uppgifter om bisysslan som behövs omfattning och förläggning, innehåll samt organisatoriska och verksamhetsmässiga kopplingar för att arbetsgivaren ska kunna bedöma om bisysslan är tillåten eller inte. Underlag för bedömning av bisyssla lämnas på blankett Redogörelse för bisyssla När arbetsgivaren begär in uppgifter måste hänsyn tas till medarbetarens integritet. Oftast räcker det med uppgifter om arten av bisyssla för att kunna avgöra om denna är tillåten. Rätten att inhämta uppgifter får inte ske på sådant sätt att medarbetaren känner sig skyldig att lämna uppgifter om åskådning i politiskt, religiöst, kulturellt eller annat hänseende. Omprövning av tidigare godkända bisysslor ska ske regelbundet. Vid bedömningen ska inte bara den egna verksamheten utan hela Huddinge kommuns intressen beaktas. Beslut om att förbjuda bisyssla Beslut i frågor om bisysslor fattas av respektive förvaltningschef eller av den/de som förvaltningschefen utser. Om frågan rör förvaltningschef fattas beslutet av kommundirektören och om beslutet rör kommundirektören fattas beslutet av kommunstyrelsens ordförande. Innan arbetsrättsliga åtgärder eller förbud övervägs ska samråd alltid ske med personalchefen. Arbetsgivarens beslut om att en medarbetare ska upphöra med eller inte åta sig en förtroendeskadlig bisyssla ska vara skriftlig och innehålla en motivering. Förbud mot arbetshindrande- och/eller konkurrerande bisyssla ska förhandlas med berörd facklig organisation före beslut. Vid arbetshindrande bisysslor ska arbetsgivaren beskriva på vilket sätt medarbetaren inte gör en fullgod insats eller på vilket annat sätt bisysslan verkar hindrande på arbetstidsförläggning med mera och i samband med detta föra en diskussion om omfattningen av bisysslan. Vid förbud mot bisyssla bör skälig tid för avveckling ges. Hur lång tid som krävs, avgörs från fall till fall, dock högst sex månader. Om det till exempel efter påpekande från arbetsgivaren står klart att medarbetaren upphört med,

65 HUDDINGE KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING HKF SIDA 4 (7) eller inte kommer att åta sig en otillåten bisyssla, behöver arbetsgivaren inte fatta något formellt beslut. Medarbetaren ska underrättas om beslutet och det kan överklagas. Tvister om beslutet handläggs enligt Lagen om rättegång i arbetstvister med Arbetsdomstolen som slutinstans. I en tvist om beslutet får domstolen för tiden fram till dess att det finns lagakraftägande avgörande bestämma att beslutet tills vidare inte ska gälla. Påföljder Genom anställningsavtalet förbinder sig varje medarbetare bland annat att vara lojal mot kommunen som arbetsgivare. Medarbetare ska därför alltid prioritera arbetsgivarens verksamhet. Att fullgöra bisyssla som inte har godkänts av arbetsgivaren kan strida mot anställningsavtalet. Om medarbetaren brister i sina skyldigheter genom att inte lämna uppgifter om bisyssla eller inte följer beslut om förbud mot bisyssla kan detta leda till sedvanliga arbetsrättsliga påföljder såsom disciplinpåföljd (skriftlig varning) eller uppsägning av personliga skäl. Bisyssla som innebär att medarbetaren missbrukar ett givet förtroende för egen vinning kan leda till avsked. Bilaga: Checklista för bedömning av bisysslors förtroendeskadlighet

66 HUDDINGE KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING HKF SIDA 5 (7) Är bisysslan tillåten eller förbjuden? Checklista för bedömningen av bisysslors förtroendeskadlighet Bestämmelsen i 7 lagen om offentlig anställning (LOA) om förbud mot förtroendeskadliga bisysslor är allmänt hållen. En rad olika omständigheter spelar in vid bedömningen om en bisyssla är förtroendeskadlig eller inte. Först bör man avgöra om det över huvud taget rör sig om en bisyssla i lagens mening eller om det är en sådan aktivitet som typiskt sett hör till privatlivet och som därmed i allmänhet faller utanför bestämmelserna om bisysslor. En samlad bedömning bör sedan göras av de omständigheter som kan påverka allmänhetens förtroende för arbetstagarnas opartiskhet och myndigheternas anseende. Hur stor är risken för att förtroendet rubbas och vilken grad av risk kan man godta? Vid bedömningen bör hänsyn tas till dels vilka arbetsuppgifter den anställde och myndigheten har, dels vad bisysslan går ut på. Syftet med denna checklista är att den ska kunna vara ett stöd för arbetsgivare och arbetstagare när de ska bedöma om en bisyssla är förtroendeskadlig. Är verksamheten en bisyssla i lagens mening? 1. Är det fråga om en anställning vid sidan av huvudanställningen? 2. Är det fråga om ett uppdrag som lämnas av någon annan än huvudarbetsgivaren? 3. Är det fråga om något annat slag av verksamhet än sådant som nämns i fråga 1 och 2 och som bedrivs vid sidan av huvudanställningen? 4. Är det fråga om enbart medlemskap och inte uppdrag, t.ex. som styrelseledamot, i en förening? 5. Är det fråga om en aktivitet som typiskt sett hör till privatlivet, t ex att utöva en hobby eller att sköta sin och familjens egendom och privata angelägenheter? 6. Innebär aktiviteten, t ex förvaltning av den egna förmögenheten, att arbetstagaren är engagerad i företag eller branscher som är föremål för dennes verksamhet i tjänsten?

67 HUDDINGE KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING HKF SIDA 6 (7) Om svaret på någon av frågorna 1-3 och 6 är ja, talar det mesta för att det rör sig om en bisyssla i lagens mening. Om svaret på någon av frågorna 4 och 5 är ja, talar det mesta för att det inte handlar om en bisyssla i lagens mening. Ligger arbetsuppgifterna i huvudanställningen inom något av de områden där man bör vara särskilt försiktig med bisysslor som kan påverka allmänhetens förtroende för arbetstagarna eller myndigheten/förvaltningen? Har arbetstagaren eller den myndighet/förvaltning där arbetstagaren är anställd arbetsuppgift som innebär: - Rättskipning - Myndighetsutövning (beslut om förmåner, rättigheter och skyldigheter, tillstånd med mera för enskilda personer och företag) - Upphandling (köp eller hyra av varor, tjänster, byggentreprenader) - Tillsyn och kontroll över offentlig eller enskild verksamhet - Förvaltning av egendom - Ledning av myndigheter/förvaltningar eller verksamheter inom dessa Om svaret på någon av frågorna är ja, ökar risken för att en bisyssla skadar allmänhetens förtroende för arbetstagaren eller myndigheten. Är bisysslan av sådan beskaffenhet att risken för förtroendeskada ökar? 1. Finns det någon beröring mellan å ena sidan arbetsuppgifterna i bisysslan eller verksamheten i det företag hos vilket bisysslan utförs och å andra sidan myndigheten/förvaltningens verksamhet? 2. Finns det någon beröring mellan arbetstagarens arbetsuppgifter i huvudanställningen och bisysslan? 3. Är arbetsuppgifterna i bisysslan av mera kvalificerat slag? 4. Är arbets- eller uppdragsgivaren för bisysslan ett privat företag? 5. Är bisysslan ett styrelseuppdrag i aktiebolag eller ekonomisk förening?

68 HUDDINGE KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING HKF SIDA 7 (7) 6. Gäller bisysslan egen kommersiellt inriktad verksamhet, t.ex. konsultverksamhet? 7. Är bisysslan ett politiskt, fackligt eller ideellt förtroendeuppdrag? 8. Är arbets- eller uppdragsgivaren för bisysslan en offentlig myndighet? 9. Är det ett allmänt intresse, t ex en myndighets behov av expertis, att arbetstagaren åtar sig bisysslan? Om svaret på någon av frågorna 1-6 är ja, ökar risken för att bisysslan skadar allmänhetens förtroende för arbetstagaren eller myndigheten. Om svaret på fråga 7, 8 eller 9 är ja, minskar risken. Har bisysslan sådan omfattning att risken för förtroendeskada ökar? 1. Är bisysslan tidskrävande? 2. Är bisysslan kortvarig eller av sporadisk art? 3. Får arbetstagaren eller någon anhörig till honom eller henne ekonomisk eller annan ersättning för bisysslan och är denna ersättning i så fall hög? Om svaret på fråga 1 och/eller 3 är ja, ökar risken för förtroendeskada. Om svaret på fråga 2 är ja, minskar risken.

69 TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (2) Handläggare Michael Johansson Michael.Johansson@huddinge.se Mottagare Ersättning för verksamhet i egen regi och verksamhet enligt LOV 2019 Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens förslag till ersättningar för interna utförare, LOV-utförare samt ramavtalsleverantörer för budgetåret Sammanfattning Social- och äldreomsorgsförvaltningen har sett över prissättningen inom äldreomsorgsnämndens ansvarsområde. Inför 2019 har ersättningarna generellt räknats upp med två procent. Utöver detta har ytterligare justeringar av ersättningen gjorts avseende hemtjänst, särskilt boende och korttidsvård. I beräkningen av ersättningarna har hänsyn tagits till den uppräkning som nämnden tilldelats i mål och budget. Beskrivning av ärendet Social- och äldreomsorgsförvaltningen har sett över prissättningarna inom äldreomsorgsnämndens ansvarsområde inför 2018 där syftet är att anpassa ersättningen utifrån de aktuella förutsättningarna. I beräkningen av ersättningarna har hänsyn tagits till den uppräkning som nämnden tilldelats i mål och budget. Förvaltningens synpunkter Social- och äldreomsorgsförvaltningen har gjort vissa anpassningar avseende ersättningarna inom äldreomsorgen. Generellt har ersättningarna räknats upp med två procent avseende pris- och lönekompensation i enlighet med tilldelningen till äldreomsorgsnämnden i mål och budget. Utöver detta har ytterligare justeringar av ersättningen gjorts avseende hemtjänst, särskilt boende och korttidsvård. Inför budget 2019 har en översyn av hemtjänstersättningen genomförts. Efter översynen kvarstår den grundläggande modellen där utförarna ersätts för utförd tid för de delar som ingår i LOV. Den största förändringen mot tidigare år ligger i att ersättningen har tagits fram utifrån en grundersättning som är den samma för samtliga utförare och en tilläggsersättning för respektive utförargrupp egen regi respektive LOV-utförare för de delar där förutsättningarna skiljer sig åt. I samband med översynen gjordes en ny beräkning av ersättningen vilket innebär att HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge Gymnasietorget 1 Tfn vxl

70 TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (2) ersättningen höjs i jämförelse med Höjningen är högre än den generella prisuppräkning som nämnden erhåller enligt förslaget i mål och budget. För särskilt boende och korttidsplats har ersättningen till äldreomsorgens egen regi ökats med ytterligare 51 kronor per dygn utöver den generella uppräkningen. Detta avser ett tillägg för att kompensera utföraren för att det från och med 2019 inte lägre är möjligt att söka statsmedel för ökad bemanning. Annmarie Sandberg Social- och äldreomsorgsdirektör Siv Jönsson Ekonomichef Michael Johansson Controller Bilagor Bilaga 1, Ersättning för verksamhet i egen regi och verksamhet enligt LOV Beslutet delges Klicka eller tryck här för att ange text.

71 BILAGA SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (3) Handläggare Michael Johansson Michael.Johansson@huddinge.se Mottagare Ersättning för verksamhet i egen regi och verksamhet enligt LOV 2019 Ersättningar för hemtjänst 2019 För hemtjänst erhåller utförarna ersättning per utförd timme. Intern ersättning Ersättning LOV-utförare Hemtjänst, kronor per timme Hemtjänst Ledsagning SOL Matdistribution av matlåda Varmrätt exkl. dessert Varmrätt inkl. dessert Inför 2019 har en översyn av hemtjänstersättningen genomförts. Ersättningen inom hemtjänst har delats upp i en grundersättning för alla utförare samt ett tillägg för egen regi respektive LOV-utförare. Ersättning för natt- och larminsatser ingår inte i ersättningen eftersom dessa insatser ligger utan för LOV och finansieras via ett anslag som tillfaller äldreomsorgens egen regi. I och med översynen har ersättningen förändrats och den interna ersättningen är från och med 2019 högre än ersättningen till LOV-utförare. Inom hemtjänsten finns flera privata aktörer som kunderna kan välja mellan och en risk som finns är att någon av de privata aktörerna inte kan fullfölja sitt uppdrag, exempelvis i samband med en konkurs. Detta, tillsammans med att det finns ett stort antal kunder med hemtjänstinsatser, innebär att den kommunala utföraren ständigt måste stå beredd att träda in och ta ansvaret för att utföra kundernas insatser. Den kommunala utföraren har därmed en ökad grundkostnad vilket ger upphov till den högre ersättningen. Grundersättning Grundersättningen uppgår till 397 kronor per timme och avser att täcka lönekostnader för service- och omvårdnadspersonal avseende den tid personalen är hemma hos kunden. Detta inkluderar även ersättning för ob-tillägg, sjuk- och semesterlön samt personalomkostnadstillägg. I grundersättningen ingår också ersättning för lönekostnader avseende administrativ personal inklusive enhetschef samt lokalkostnader och driftkostnader. HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge Gymnasietorget 1 Tfn vxl

72 BILAGA SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (3) Som en del av grundersättningen har en ersättning avseende kringtid beräknats. Ersättningen för kringtid avser att täcka lönekostnader för den tid service- och omsorgspersonalen inte befinner sig hemma hos kund. Detta inkluderar men är inte begränsat till restid, dokumentation, raster, sent avböjda besök etc. Tillägg egen regi Tillägget för egen regi uppgår till 89 kronor per timme och avser att täcka merkostnader som är specifika för kommunens egen regi. Detta inkluderar dels ersättning för kommunalspecifika delar i kollektivavtalen samt kostnader för ett högre personalomkostnadstillägg inom kommunens egen regi och dels ersättningen för att täcka kostnader för att kommunen, och därmed den kommunala utföraren, har det yttersta ansvaret för att insatserna utförs. Tillägg för externa leverantörer (LOV-utförare) Tillägget för externa leverantörer uppgår totalt till 29 kronor per timme och avser att täcka kostnader som är specifika för LOV-utförare. Inom Huddinge kommun ligger vissa overheadkostnader för administration, övergripande verksamhetsledning, systemstöd m.m. utanför den egna regins budget. I tillägget ingår därför en ersättning som avser att kompensera LOV-utförarna för den merkostnad den administrativa överbyggnaden innebär. Eftersom hemtjänst är en icke momspliktig verksamhet kan en privat utförare inte göra avdrag för moms inom ramen för sin hemtjänstverksamhet. I egenskap av kommunal utförare medges avdrag för moms vilket innebär att de externa leverantörerna har en merkostnad som den egna regin inte har. Som kompensation ersätts därför de externa leverantörerna med ett tillägg för momsbidrag. Pris- och lönekompensation Inför budget 2019 har grundersättningen och tillägget räknats upp med två procent för pris- och löneökningar. Ersättningar för biståndsbedömd dagverksamhet 2019 Utförarna erhåller ersättning per besök. Intern ersättning Ersättning LOV-utförare Dagverksamhet, kronor per besök Demens Social Inför budget 2019 har ersättningen för dagverksamhet räknats upp med två procent som kompensenation för pris- och löneökningar. Högre ersättning för externa utförare Ersättningarna till externa utförare har ett påslag utöver den ersättning som kommunens utförare erhåller. Påslaget utgör en högre ersättning för att täcka kostnader för bland annat administration och mervärdesskatt.

73 BILAGA SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (3) Ersättningar för särskilt boende och korttidsvård 2019 Utförarna erhåller ersättning per dygn. Särskilt boende och korttidsplats, Intern ersättning Ramavtalsleverantörer kronor per dygn Demens Somatisk Demens med särskilda behov Psykiatrisk funktionsnedsättning Korttidsplats Ersättningen för särskilt boende och korttidsplats har räknats upp med två procent för att täcka pris- och löneökningar. Tillägg för ökad bemanning Under de senaste åren har äldreomsorgen erhållit statsmedel för ökad bemanning vilket för egen regi uppgick till 9,2 miljoner kronor under Från och med 2019 kommer kommunerna inte lägre att kunna söka dessa medel och för att kompensera utföraren i egen regi har därför ett tillägg om 51 kronor per dygn gjorts vilket ingår i ersättningen för särskilt boende och korttidsplats. Hyreskompensation för interna utförare Utöver dygnsersättningen erhåller de interna utförarna en ersättning avsett att täcka kostnaderna för hyran minskat med det momsbidrag utföraren erhåller. Högre ersättning för externa utförare Ersättningarna till externa utförare har ett påslag utöver den ersättning som kommunens utförare erhåller. Påslaget utgör en högre ersättning för att täcka kostnader för lokaler, administration och mervärdesskatt.

74 TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (3) Handläggare Matilda Koistinen Matilda.Koistinen@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Överenskommelse om bibehållet kostnadsansvar vid flyttning till särskilt boende mellan kommunerna i Stockholms län remissvar Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande daterat den 16 oktober 2018 och översänder det som sitt remissvar till kommunstyrelsen. Sammanfattning Storsthlm har skickat en rekommendation att ingå i en överenskommelse om bibehållet kostnadsansvar vid flyttning till särskilt boende mellan kommunerna i Stockholms län till äldreomsorgsnämnden. Förvaltningen föreslår att äldreomsorgsnämnden inte ska ingå i den föreslagna överenskommelsen. Förvaltningen bedömer att överenskommelsen inte är kompatibel med de upphandlade ramavtalen om köp av enstaka platser i särskilda boenden som äldreomsorgsnämnden är bunden av. Förvaltningen bedömer att det är mer lämpligt att ingå i överenskommelsen efter ramavtalens utgång. Beskrivning av ärendet Storsthlms styrelse har vid ett sammanträde den 13 juni 2018 beslutat att rekommendera kommunerna i Stockholms län att anta överenskommelsen om bibehållet kostnadsansvar vid flyttning till särskilt boende mellan kommunerna i Stockholms län. Överenskommelsen börjar gälla den 1 januari Det är möjligt att anta överenskommelsen efter att den har börjat gälla, vilket enligt förvaltningens bedömning är lämpligt. Överenskommelsen i korthet Målgruppen för överenskommelsen är personer som bor i en kommun i Stockholms län och vill ansöka om plats i särskilt boende i en annan av länets kommuner. Enligt förslaget fattar utflyttningskommunen beslut om insatsen särskilt boende enligt 4 kap. 1 SoL och behåller kostnadsansvaret för insatsen så länge den enskilde har behov av den. HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge Gymnasietorget 1 Tfn vxl

75 TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (3) Överenskommelsen innebär således ett avsteg från bestämmelserna i 2a kap. 4, 2a kap. 8 samt 2a kap SoL. Syftet med överenskommelsen är att underlätta flyttning mellan kommunerna och att utflyttningskommunen behåller ett långsiktigt betalningsansvar. Förvaltningens erfarenhet var att tillämpningen av den överenskommelsen var svår. Överenskommelsen resulterade i olika tolkningar mellan kommunerna, vilket ledde till bristande rättssäkerhet för de enskilda. Bland annat ledde tolkningssvårigheterna till att de enskilda hänvisades runt mellan de berörda kommunerna med hänvisning till överenskommelsen när de enskilda ansökte om förhandsbesked enligt socialtjänstlagen. Bakgrund Det har även tidigare funnits en överenskommelse om bibehållet kostnadsansvar vid flyttning till särskilt boende mellan kommuner i Stockholms län. Den tidigare överenskommelsen upphörde att gälla vid årsskiftet 2013/2014. Förvaltningens erfarenhet var att tillämpningen av den överenskommelsen var svår. Överenskommelsen resulterade i olika tolkningar mellan kommunerna, vilket ledde till bristande rättssäkerhet för de enskilda. Bland annat ledde tolkningssvårigheterna till att de enskilda hänvisades runt mellan de berörda kommunerna med hänvisning till överenskommelsen när de enskilda ansökte om förhandsbesked enligt socialtjänstlagen. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen anser att överenskommelsen inte är förenlig med äldreomsorgnämndens upphandlade ramavtal om enstaka platser i särskilda boende. Ramavtalet är bindande för äldreomsorgsnämnden och innebär att nämnden inte utan särskilda skäl kan köpa boendeplatser utanför de gällande ramavtalen, eftersom det skulle strida mot avtalet och upphandlingsrättsliga regler. Tillämpningen av överenskommelsen skulle dock innebära att äldreomsorgsnämnden behöver köpa platser på särskilda boenden som nämnden inte har slutit ramavtal med. Detta i sin tur medför att äldreomsorgsnämnden skulle bryta mot det gällande ramavtalet och därmed riskera att bli skadeståndsskyldig, vilket skulle kunna innebära en stor ekonomisk förlust för nämnden. Det är emellertid möjligt att ingå i överenskommelsen efter dess ikraftträdande. Förvaltningen anser därför att det vore mer adekvat att ingå i överenskommelsen efter att ramavtalet har löpt ut i april Under tiden finns möjlighet för de enskilda att ansöka om förhandsbesked enligt 2a kap. 8 socialtjänstlagen, som reglerar möjligheten att ansöka om särskilt boende i annan kommun.

76 TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (3) Annmarie Sandberg Social- och äldreomsorgsdirektör Ann-Christine Falck Brännström Verksamhetschef Bilagor Rekommendation från Storsthlm om Överenskommelse om bibehållet kostnadsansvar vid flyttning till särskilt boende mellan kommunerna i Stockholms län. Beslutet delges Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltning, Ralph Strandqvist

77

78

79

80 Överenskommelse om bibehållet kostnadsansvar vid flyttning till särskilt boende mellan kommunerna i Stockholms län 1. Inledning 1.1 Sammanfattning av överenskommelsen Personer i behov av särskilt boende med heldygnsomsorg har rätt att ansöka om plats i annan kommun enligt 2a kap. 8 socialtjänstlagen (SoL). Kommunen dit personen önskar flytta utreder ansökan och fattar beslut. Denna överenskommelse innebär ett alternativ till ansökan enligt SoL. När en person ansöker om plats i annan kommun som ingår i överenskommelsen, fattar utflyttningskommunen beslut och behåller ansvaret så länge den enskilde behöver insatsen. Kommunerna förbinder sig att, vid flyttning enligt överenskommelsen, inte begära överflyttning av ansvaret från utflyttningskommunen till inflyttningskommunen enligt 2a kap 10 SoL. De personer som söker plats i särskilt boende med heldygnsomsorg i annan kommun som ingår i överenskommelsen ska informeras om båda sökvägarna, men kommunerna ska verka för att flyttningar sker enligt överenskommelsen. Den enskilde erbjuds samma kvalitet i handläggning och insats vid ansökan enligt överenskommelsen, som vid en ansökan enligt 2 a kap 8 SoL. Samverkan mellan kommunerna ska fungera så väl att ansökan genom överenskommelsen blir det alternativ som sökande i de allra flesta fall väljer 1.2 Parter Parter i denna överenskommelse är de kommuner i Stockholms län, som väljer att ingå överenskommelsen. Övriga kommuner har möjlighet att ansluta sig senare. 1.3 Målgrupp Målgruppen är personer som bor i en kommun som ingår i överenskommelsen (i ordinärt boende eller i särskilt boende) och vill ansöka om plats i särskilt boende med heldygnsomsorg i en annan kommun som ingår i överenskommelsen. 1.4 Bakgrund Antalet äldre personer i Stockholmsregionen ökar, och därmed ökar behoven av särskilt boende. Närmare 400 personer sökte 2015 plats på särskilt boende med heldygnsomsorg från en kommun i länet till en annan av länets kommuner. Det är svårt för kommunerna att planera för och budgetera för inflyttande. Detta gör att det finns ett behov av en utökad samverkan mellan kommunerna i denna fråga. 1.5 Syfte Syfte med överenskommelsen är att; underlätta flyttning mellan kommunerna som ingått överenskommelsen för personer i behov av särskilt boende. kommunerna ska bättre kunna möta behov av boendeplatser. öka mångfalden av boenden i kommunerna. bidra till att platserna används rationellt. minska den ekonomiska risken för kommunerna att starta nya boenden. minska konkurrensen mellan kommunerna om platsbrist uppstår i regionen. förenkla för den sökande att ansöka till en annan kommun i länet. 1 (6)

81 1.6 Definitioner Utflyttningskommun den kommun där personen är bosatt när hen gör sin ansökan om särskilt boende i annan kommun och är bosatt fram till flytten. Inflyttningskommun den kommun dit personen ansöker om att flytta eller har flyttat. Särskilt boende boende (enligt 5 kap. 5 2 st SoL) som är bemannat dygnet runt. 2. Överenskommelsens grundförutsättningar Socialtjänstlagen ger den enskilde rätt att ansöka om särskilt boende med heldygnsomsorg i annan kommun enligt 2a kap. 8. Det innebär att den kommun som får ansökan utreder, fattar beslut och ansvarar för insatsen. Denna överenskommelse innebär ett alternativ till ansvarsfördelningen enligt SoL. Överenskommelsen innebär att utflyttningskommunen fattar biståndsbeslut, samt behåller ett långsiktigt ansvar både för kostnad och myndighetsutövning så länge den enskilde har behov av insatsen. Kommunerna ska verka för att flyttning sker enligt överenskommelsen. Kommunerna förbinder sig att avstå från att begära överflyttning av ansvaret från utflyttningskommun till inflyttningskommun enligt 2a kap 10 SoL så länge den enskilde, som fått beslut enligt överenskommelsen, behöver insatsen. Detta gäller oavsett folkbokföring. Om överenskommelsen skulle sägas upp av någon part kvarstår ansvaret för individbeslut fattade enligt överenskommelsen så länge den enskilde behöver insatsen. Anpassningar av kommunernas handläggningsrutiner, riktlinjer, verksamhetssystem samt avtal med leverantörer/boenden kan behöva göras för att överenskommelsen ska fungera på det sätt som avses. Inflyttningskommunen får inte neka att samverka enligt överenskommelsen om utflyttningskommunen så önskar, vilket gäller alla platser, enligt 4.1 oavsett om platsen drivs i egen regi eller av privat vårdgivare. Överenskommelsen innebär inget hinder för en kommun att direktupphandla enstaka plats hos privat vårdgivare i annan kommun. 3. Processen 3.1 Ansökan och handläggning När det blir aktuellt för en person att ansöka om särskilt boende har personen oftast pågående insatser från kommunen och har därigenom redan kontakt med en handläggare. Det är oftast med handläggaren i utflyttningskommunen som frågan om flyttning först tas upp. Om sökande har önskemål om plats i annan kommun, som ingår i överenskommelsen, informerar handläggaren om de båda sökvägarna och syftet med överenskommelsen. För att underlätta och likställa informationen till de sökande används ett gemensamt informationsblad, som utformas av Storsthlm. Samverkan mellan kommunerna kring myndighetsutövning och förmedling av plats ska fungera så väl att det blir ett attraktivt val för de sökande. 2 (6)

82 Ansökan om särskilt boende utreds på sedvanligt sätt och beslut fattas enligt utflyttningskommunens rutiner. Om beslutet blir att bifalla ansökan tar handläggaren kontakt med inflyttningskommunen. Ansökan och beslut skickas till inflyttningskommunen med begäran om plats. Kommunernas kontaktpersoner (se punkt 10 ) är vid behov behjälpliga med kontakter och informerar om rutiner, som kan skilja sig mellan kommunerna Om den sökande gör sin ansökan direkt till inflyttningskommunen, utan föregående information från utflyttningskommunen handläggs det enligt följande: Handläggaren i inflyttningskommunen informerar på samma sätt som ovan om de båda sökvägarna och syftet med överenskommelsen, och använder det gemensamma informationsbladet. Det kan leda till att ansökan dras tillbaka från inflyttningskommunen och istället görs hos utflyttningskommunen, eller att ansökan kvarstår till inflyttningskommunen. I det sistnämnda fallet utreder och beslutar inflyttningskommunen på det sätt man handlägger en ansökan enligt SoL 2a kap Folkbokföring Den sökande bör vara fortsatt folkbokförd i utflyttningskommunen. Därigenom kommer utflyttningskommunen, som har det fortsatta ansvaret, att uppbära skatt och statsbidrag. Det är i enlighet med folkbokföringslagen att kvarstå folkbokförd i utflyttningskommunen under dessa förhållanden. Om sökande kommer att sakna adress i utflyttningskommunen anses personen bosatt endast i kommunen. Sökande informeras om skälen för fortsatt folkbokföring i utflyttningskommunen. Detta ingår också i informationsbladet, som nämns i 3.1. Överenskommelsen gäller dock oavsett folkbokföring. 3.3 Förmedlande av plats Inflyttningskommunen förmedlar plats på samma villkor som vid en ansökan till kommunen enligt 2a kap 8 SoL, dvs på motsvarande sätt som om sökande vore kommuninvånare. Plats förmedlas enligt inflyttningskommunens rutiner. Om inflyttningskommunen tillämpar valfrihet enligt LOV i särskilt boende gäller valfriheten på samma sätt för den enskilde när plats har begärts enligt överenskommelsen som för ansökningar från kommuninnevånare. Vilka platser som omfattas se punkt 4.1. När plats har erbjudits och accepterats av den sökande skriver utflyttnings- och inflyttningskommunen ett individavtal. I individavtalet ska framgå kostnad för platsen samt vad som gäller ansvarsfördelning mellan kommunerna. Förslag till mall för individavtal tas fram av Storsthlm. 3.4 Verkställighet Utflyttningskommunen ansvarar för alla insatser, som den sökande behöver, fram till flyttningen. Om det blir väntetid tills plats kan förmedlas i inflyttningskommunen kan sökande vänta i sitt ordinära boende, med insatser där, eller erbjudas plats i särskilt boende i utflyttningskommunen under väntetiden. Utflyttningskommunen, som fattat biståndsbeslutet, rapporterar i förekommande fall ej verkställt beslut till Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Om sökande avstår från plats i utflyttningskommunen under väntetiden kommer det inte att medföra sanktionsavgift i de fall verkställigheten tar mer än 3 månader. 3 (6)

83 Om det framkommer behov att mer detaljerat klargöra och förtydliga handläggningsrutinerna får kommunernas kontaktpersoner ( se punkt 9 ) tillsammans arbeta fram till sådana förtydliganden. 4 Platser i särskilt boende 4.1 Platser som omfattas Avtalet omfattar alla särskilda boenden enligt 5 kap.5 st SoL oavsett vad respektive avtalspart själva valt att benämna dessa, såvida inte annat är särskilt föreskrivet i detta avtal. Platser på särskilda boenden som förmedlas till sökande enligt överenskommelsen är de som drivs i inflyttningskommunens egen regi eller som inflyttningskommunen har upphandlat enligt lagen om valfrihetssystem (LOV) eller lagen om offentlig upphandling (LOU). Profilboenden för t ex språk, religion, kultur omfattas av överenskommelsen om de är upphandlade enligt LOV eller LOU eller drivs i egen regi av inflyttningskommunen. I samtliga fall gäller det platser belägna i inflyttningskommunen En ansökan om flyttning till en kommun där utflyttningskommunen har LOV-platser hanteras som huvudregel enligt utflyttningskommunens LOV-rutin. Om utflyttningskommunens LOV-platser i den sökta kommunen är få eller koncentrerade till enstaka boenden kan utflyttningskommunen välja att istället använda överenskommelsen. 4.2 Platser som inte omfattas Boende för specifika behov där kommunerna idag köper enstaka platser ingår inte i överenskommelsen. Vid behov av sådana platser får utflyttningskommunen avtala direkt med boendet om köp av plats. Det kan exempelvis handla om personer med frontallobsdemens, psykisk sjukdom eller yngre somatiskt sjuka. 5. Ersättningar och avgifter Utflyttningskommunen ersätter inflyttningskommunens kostnad för plats enligt samma villkor som inflyttningskommunen ersätter boendet genom sina avtal eller intern ersättning. Om inflyttningskommunen tillämpar nivågraderad ersättning gör utflyttningskommunen nivåbedömning i samråd med inflyttningskommunen, så att bedömningen blir gjord enligt inflyttningskommunens regler. Inflyttningskommunens kontaktperson (punkt 10) är behjälplig vid behov. Utflyttningskommunen har det fortsatta myndighetsansvaret och debiterar den enskilde avgift enligt utflyttningskommunens regler. 6. Ansvarsfrågor Inflyttningskommunen ansvarar för Att fastställa krav och villkor för kvalitet och innehåll i boendet i samband med upphandling eller på annat sätt. Utflyttningskommunen får på begäran ta del av dessa. Verksamhetsuppföljning/tillsyn av boendet Utflyttningskommunen får på begäran ta del av dessa. Detta kan regleras närmare i individavtalet.(punkt 3.3). Medicinskt ansvarig sköterska, MAS, i enlighet med kommunens avtal med utförare. Avvikelsehantering enligt lagar och föreskrifter. 4 (6)

84 Att snarast informera utflyttningskommunen om en avvikelse gäller en person som utflyttningskommunen har myndighetsansvar för. Utflyttningskommunen har ansvar för; Myndighetsutövning och uppföljning av det individuella beslutet för den person som flyttat. Kostnaden för insatsen. Folkbokföringskommunen (oftast utflyttningskommunen) har ansvar för; Utredning av färdtjänst (oftast är det klart före flyttningen). Handläggning och beslut om riksfärdtjänst. Handläggning och tillsyn av god man och förvaltare (oftast finns företrädare utsedd före flyttning). Mottagare av kallelse till vårdplanering/samverkan vid utskrivning från slutenvård. Vårdplanering/samverkan sker främst mellan sluten sjukvård och det särskilda boendet. Om det finns behov av samverkan med myndigheten är det utflyttningskommunens handläggare som har ansvaret och kallelse förmedlas till denne. 7. Kontaktpersoner Varje kommun/stadsdel i Stockholms stad utser en kontaktperson för överenskommelsen som är särskilt insatt i överenskommelsen och kan råda och informera berörda handläggare och chefer. Kontaktpersonerna har en mycket viktig roll som innefattar: Att verka för att syftet med överenskommelsen implementeras i det praktiska arbetet. Att återkommande vid behov informera om överenskommelsen till biståndshandläggare, boendesamordnare, och liknande funktioner, myndighetschefer och chefer för boenden i den egna kommunen. Att bistå med kontakter och samverkan då kommunen berörs av inflyttning/utflyttning. Att vid behov underlätta samverkan mellan inflyttnings- och utflyttningskommun kring tillsyn och uppföljning av boenden. Att samverka med alla övriga kontaktpersoner kring handläggningsrutiner, tolkning av överenskommelsen m.m. I detta ingår att lösa frågor och oklarheter mellan kommunerna kring rutiner och arbetssätt och tolkning av överenskommelsen. Att föra oenigheter vidare i enlighet med punkt 8. Att sammanställa uppgifter för uppföljning av överenskommelsen, i enlighet med punkt Oenighet om tolkning av överenskommelsen Oenighet om tolkning av överenskommelsen löses i första hand genom samråd mellan de berörda kommunernas kontaktpersoner. Om dessa inte kan lösa frågan behandlas den i samråd mellan flera kommuners kontaktpersoner. Storsthlm bistår kontaktpersonerna med tolkning av överenskommelsen. Svårigheter eller oklarheter som kontaktpersonerna inte kan lösa eller som skapar återkommande svårigheter i tillämpningen av överenskommelsen förs till Storsthlms arbetsutskott för tolkning och ställningstagande till eventuellt behov av att förtydliga överenskommelsen. 5 (6)

85 9. Giltighetstid anslutning och uppsägning Denna överenskommelse börjar gälla den 1 juli 2019 och gäller till dess att överenskommelsen sägs upp eller omförhandlas. Kommunens beslut om antagande är att likställas med undertecknande av överenskommelsen. Protokollsutdrag skickas till Storsthlm. Uppsägningstiden är på sex månader från att uppsägning inkommit. Uppsägning av överenskommelsen görs skriftligt till Storsthlm som snarast meddelar övriga kommuner. För en kommun, som inte har ingått överenskommelsen från början och önskar ansluta sig till överenskommelsen är anslutningstiden sex månader från att kommunen fattat beslut. 10. Regelbunden uppföljning av överenskommelsen Erfarenheter från överenskommelsen följs upp en gång per halvår av Storsthlm i samarbete med kommunerna. Kommunerna ska främst lämna uppgifter om: Antal ansökningar som kommit till kommunen från övriga kommuner som ingår i överenskommelsen. Det gäller ansökningar som gjorts både enligt överenskommelsen och enligt SoL 2 a kap. 8. Från vilka kommuner ansökningarna inkommit. Hur många platser som förmedlats enligt överenskommelsen. Hur många som väntar på plats med beslut enligt överenskommelsen. Hur många beslut som fattats enligt överenskommelsen dvs flyttning till annan kommun. Antal ansökningar från kommuner i länet, som inte ingår i överenskommelsen. Detta blir ett underlag för att bedöma överenskommelsens effekter. Vilka svårigheter, som framkommit i tolkning, samverkan och rutiner kring överenskommelsen. 6 (6)

86 TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (3) Handläggare Pia Bastholm Rahmner pia.bastholm-rahmner@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Översyn av riktlinjer för övergripande styrdokument -remissvar Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens synpunkter och överlämnar tjänsteutlåtandet, daterat den 5 oktober 2018, till kommunstyrelsen som sitt yttrande i ärendet. Sammanfattning Äldreomsorgsnämnden har ombetts att yttra sig avseende kommunstyrelsens förvaltnings översyn av rapporten Riktlinjer för styrdokument. Riktlinjerna definierar bland annat kommunens olika typer av styrdokument, dess inbördes förhållande samt anger arbetssätt och vad som är viktigt att tänka på vid framtagandet av styrdokument. Syftet med översynen för de kommunövergripande riktlinjerna är bland annat att göra dem mer tillgängliga och användbara för kommunens förvaltningar. Förvaltningen instämmer i att det är viktigt att det finns gemensamma riktlinjer för hur förvaltningarna i kommunen skriver och tillämpar styrdokument. Dock upplever förvaltningen att riktlinjen, som ska fungera vägledande och styrande för kommunens verksamheter, skulle vinna på ett tydliggörande av såväl innehåll, struktur och språk. Då det råder en del otydlighet i förslaget föreslår förvaltningen att arbetsgruppen med representanter från varje förvaltning fortsätter arbetet med att göra riktlinjen mer användbar innan den fastställts. Beskrivning av ärendet Äldreomsorgsnämnden har fått en remiss från kommunstyrelsens förvaltning angående Riktlinjer för styrdokument (bilaga 1). Detta dokument är en revidering av tidigare rapport Riktlinjer för övergripande styrdokument i Huddinge kommun från Tydliga styrdokument är en viktig förutsättning för styrning och uppföljning inom kommunen. Styrdokument är det övergripande samlingsbegreppet för dokument som beskriver vad som ska styra kommunens verksamhet. Utöver de lagstadgade styrdokument som ska finnas i varje kommun finns det också styrdokument som varje kommun på eget initiativ väljer att ta fram inom olika områden. Det är i huvudsak dessa styrdokument som regleras i föreliggande riktlinje. HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn Huddinge kommun Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge Gymnasietorget 1 Tfn vxl

87 TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (3) Syftet med översynen är bland annat att tydliggöra vilka typer av styrdokument som omfattas av riktlinjen och hur ansvarsförhållanden för styrdokument ser ut. Ett ytterligare syfte med dessa riktlinjer är att skapa ett stöd för de som ska ta fram samt förstå och tillämpa styrdokument i kommunens verksamheter. I riktlinjerna definieras bland annat kommunens olika typer av styrdokument, dess inbördes förhållande samt anger arbetssätt och vad som är viktigt att tänka på vid framtagandet av styrdokument i Huddinge kommun. Representanter från samtliga förvaltningar har deltagit i arbetet med att ta fram dokumentet Riktlinjer för styrdokument. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen instämmer i att det är viktigt att det finns en gemensam riktlinje för hur förvaltningarna i kommunen skriver och tillämpar styrdokument. I den beskrivna riktlinjen, som ska fungera vägledande och styrande för kommunens verksamheter, upplever förvaltningen skulle vinna på ett tydliggörande av såväl innehåll, struktur och språk. Förvaltningen förstår att det är svårt att skriva denna typ av riktlinje som omfattar olika styrdokument. Nedan ges några förslag på hur riktlinjen skulle kunna göras mer tillgänglig: I dagsläget är det svårt för läsaren att förstå hur riktlinjen ska användas. Ett förslag är att i inledningen ge läsaren en tydligare inramning av riktlinjens innehåll genom ett klart syfte, hur riktlinjen ska användas och vem det riktar sig till. Genom att rama in vad dokumentet handlar om och hur det ska användas och av vem skulle hjälpa läsaren till en tydligare användning av riktlinjen. Texten om mål och budget och vision (sid 2), som i detta fall är ett undantag från riktlinjerna, skulle kunna kortas ner och sammanfattas med en mening under en rubrik Avgränsning och undantag från riktlinjen. För att skapa en bredare förståelse för hur de olika typerna av styrdokument skiljer sig åt skulle förvaltningen gärna se konkreta exempel från de olika dokumenttyperna, allra helst inom samma ämnesområde. Om man till exempel tar ämnesområdet jämställdhet så skulle det bli mer konkret om man som läsare får följa hur de olika formuleringarna för jämställdhet för en policy, riktlinje, strategi, program och plan konkret ser ut. Riktlinjen skulle även bli tydligare ifall läsaren direkt i anslutning till den beskrivande texten till varje typ av styrdokument informeras om vilken beslutsnivå som gäller för dokumentet. Tabellen på sid 4 kan då tas bort. Ta bort stycket om Aktualitetsprövning (sid 5) då det framgår under rubriken Ansvar att styrdokument löpande ska följas upp och revideras vid behov (sid 4). För att underlätta orienteringen för läsaren skulle det även vara bra med en innehållsförteckning. Eftersom riktlinjen handlar om övergripande styrdokument bör detta framgå redan i riktlinjens titel.

88 TJÄNSTEUTLÅTANDE SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Datum Diarienummer AN-2018/ (3) Då det råder en del otydlighet i förslaget föreslår förvaltningen att arbetsgruppen med representanter från varje förvaltning fortsätter arbetet med att göra riktlinjen tydligare och lättare att använda för kommunens verksamheter innan den fastställts. Annmarie Sandberg Social- och äldreomsorgsdirektör Marianne Krook Bitr. social- och äldreomsorgsdirektör och kvalitetschef Bilagor Riktlinjer för styrdokument Beslutet delges Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltning, Viktoria Thonäng

89 REMISSMISSIV KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Datum Diarienummer KS-2018/ (1) Handläggare Marie Karlsson Marie.Karlsson2@huddinge.se Förskolenämnden Grundskolenämnden Gymnasienämnden Kultur- och fritidsnämnden Natur- och byggnadsnämnden Tillsynsnämnden Socialnämnden Äldreomsorgsnämnden Översyn av Riktlinjer för övergripande styrdokument Bifogade handlingar översänds till ovanstående remissinstanser för yttrande senast den 15 november Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram ett utkast till nya riktlinjer för styrdokument. Representanter från samtliga förvaltningar har deltagit i arbetet. I förslaget till nya riktlinjer har det bland annat tydliggjorts vilka typer av styrdokument som omfattas av riktlinjerna och hur ansvarsförhållanden för styrdokument ser ut. Handläggare: Viktoria Thonäng, administrativ sektion, kommunstyrelsens förvaltning Skicka era svar genom remissfunktionen i W3D3. Patrick Stenbacka Tf. chef administrativ sektion Delges Kommunstyrelsen, delegationsbeslut C:7.8 HUDDINGE KOMMUN Postadress Besök Tfn huddinge@huddinge.se Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge Kommunalvägen 28 Tfn vxl