Underskrifter: Sekreterare..

Transkript

1 76-88 Tid: 14:00-16:10 Plats: Beslutande: Ersättare: Fredrik Persson (S) ordförande Anna-Britt Wejdsten (L) vice ordförande Ann-Cristin Fredriksson (C) Kristina Podolak-Andersson (S) Inger Akinder (S) Föredragande: Hanna Löfgren Nämndsekreterare: Maria Betelid Övriga medverkande: Åsa Bejvall Underskrifter: Sekreterare.. Maria Betelid Ordförande.. Fredrik Persson Justerare:.. Ann-Cristin Fredriksson Datum för justeringen: Kalmar den / 2017 Anslag för justeringen: Justeringen har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla den /

2 76 Val av justerare beslutar att utse Ann-Cristin Fredriksson (C) att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 2

3 77 Ekonomisk rapport Åsa Bejvall går igenom utfallet mot budget per september månad,. se bilaga 1. Det kan konstateras att kostnader för administration i stort följer budget. Personalkostnaderna har varit något lägre på grund av sjukskrivningar och partiella ledigheter vilket kommer att innebära ett överskott mot budget på helåret. Lokalkostnaderna kommer att bli högre än beräknat beroende på att lokalerna har utökats, vilket inte var känt när budgeten lades. Övriga kostnader har också blivit dyrare än beräknat då grupputveckling har utförts under två omgångar under våren. Om avtal med ny leverantör av datasystem skrivs tillkommer en engångskostnad vilken kommer att belasta år Vad gäller omkostnader för uppdragstagare så redovisas kostnader för uppdragstagare EKB och kostnader för övriga uppdragstagare var för sig. Det kan konstateras att en omfördelning behöver ske då EKB står för en större del av kostnaderna än vad som har budgeterats. Prognosen för kostnaderna för båda kategorierna uppdragstagare sammanlagt är ett underskott på 350 tkr. Prognoser är osäker och beroende av hur mycket ersättning som återfås från Migrationsverket. I övrigt är det inga större avvikelser och prognosen är ett resultat på plus 100 tkr avseende administrationen. Totalt sett prognostiseras ett underskott på 260 tkr för Verksamheten, men då har beaktats att nytt avtal om datasystem tecknas. Underskottet kan i sin helhet knytas till om detta avtal tecknas. beslutar att lägga informationen till handlingarna. 3

4 78 Yttrande över granskningsprotokoll Hanna Löfgren presenterar ett förslag till yttrande över de rekommendationer som lämnats i Ernst & Youngs revisionsrapport, se bilaga 2. Nämnden går igenom förslaget och vill korrigera punkten avseende löpande kontroll av ställföreträdare till att den ska ske vartannat år i stället för vart tredje som det står i förslaget. I övrigt har nämnden inga synpunkter. beslutar att godkänna förslaget till yttrande med följande korrigering: Rutin för löpande kontroll av ställföreträdares lämplighet ska genomföras en gång vartannat år. 4

5 79 Antal ärenden per ställföreträdare Hanna Löfgren presenterar följande förslag avseende antal ärenden per ställföreträdare: En riktlinje föreslås till 10 uppdrag per ställföreträdare, men kan i vissa fall frångås och ytterligare uppdrag erhållas, dock maximalt 15 uppdrag. beslutar att anta riktlinjen i sin helhet 5

6 80 Viten Hanna Löfgren informerar om att inga viten kommer att utfärdas i år då dialog pågår med berörda ställföreträdare. Nämnden önskar en mer skyndsam handläggning av viten till nästa år, vilket Hanna Löfgren instämmer med. beslutar att lägga informationen till handlingarna. 6

7 81 Wärna Vad gäller inköp av det nya datasystemet Wärna så pågår förhandlingar och inget avtal är således klart i dagsläget. beslutar att lägga informationen till handlingarna 7

8 82 Årsräkningar för ensamkommande barn (EKB) Hanna Löfgren presenterar två förslag till hantering av redovisningen avseende ensamkommande barn. Det ena förslaget är att ställföreträdarna helt befrias från att lämna årsredovisning. Hanna Löfgren informerar nämnden om att många kommuner i landet har valt att göra så. Det andra förslaget är att ställföreträdarna ska inkomma med en förenklad redovisning på en blankett som inte är lika omfattande som en årsräkning. Nämnden är överens om att det inte är aktuellt att befria ställföreträdarna från redovisning. Däremot kan en förenklad redovisning vara en lämplig åtgärd. Ordföranden föreslår att kansliet ska få i uppdrag att ta fram en blankett för förenklad redovisning. Nämnden instämmer i detta och enas om att den bör träda i kraft från årsräkningen för 2017 och att en uppföljning av resultatet ska ske efter ett halvår. Hanna Löfgren informerar om att åldersuppskrivningar är vanliga nu och att godmanskapet avslutas i samband med att den unge blir delgiven beslutet om uppskrivning av ålder. Anna-Britt Wejdsten är av uppfattningen att godmanskapet ska kvarstå ytterligare en tid. beslutar att ställföreträdare för ensamkommande barn ska inkomma med en förenklad redovisning från och med årsräkningen för 2017 att ge tjänstemännen i uppdrag att ta fram en blankett för ändamålet att uppföljning av utfallet av den nya blanketten ska ske per

9 83 Material från studiedagarna i Örebro Nämnden har vid tidigare sammanträde framfört önskemål om att få information från de seminarier i Örebro som handlade om barnärenden och om kronofogden. Maria Betelid informerar om att seminariet om barnärenden endast innehöll information som berör tjänstemännens handläggning, t ex. hur man ska göra olika registreringar i datasystemet. Kronofogdens seminarium var mycket uppskattat och Maria Betelid går igenom och informerar kring en förkortad version av det bildspel som presenterades i Örebro. Nämnden får tillfälle att ställa frågor kring bildspelet och tackar för ett givande och informativt föredrag. beslutar att lägga informationen till handlingarna. 9

10 84 Individärenden Hanna Löfgren lämnar information i några individärenden. beslutar att lägga informationen till handlingarna 10

11 85 Nuläget på överförmyndarverksamhetens kontor Maria Betelid informerar om hur läget ser ut med nya ärenden, se bilaga 3. Det kan konstateras att det finns 21 nya ärenden i Kalmar kommun, varav 75 % är max en månad gamla. Det kvarstår fortfarande fyra ärenden som är äldre än sex månader, men antalet har mer än halverats sedan föregående månad, så sammantaget ser läget mycket bra ut. Hanna Löfgren informerar om att hon tillsammans med fyra handläggare har varit på utbildning i Trygga din framtida ekonomi för att de ska kunna utbilda våra ställföreträdare i ämnet. Hanna Löfgren tycker att kursen var mycket givande och nämnden framför en önskan att få en genomgång av materialet vid ett nämndsammanträde framöver. Maria Betelid informerar om att Folktandvården har haft en information för samtlig personal kring vilka möjligheter det finns för ställföreträdarna att söka om tandvårdsstöd för sina huvudmän. Föredraget var mycket bra och tanken är att Folktandvården ska bjudas in till en informationskväll för ställföreträdarna så att de får ta del av denna viktiga information. Hanna Löfgren informerar om att Viveca Polteg slutar sin anställning den 31 oktober. beslutar att lägga informationen till handlingarna 11

12 86 Gemensam nämnd Hanna Löfgren informerar om att det har varit ett telefonmöte där kommuncheferna i Kalmar, Borgholm, Mörbylånga samt Ulrick Hultman och Hanna Löfgren närvarade. Hanna Löfgren informerar om att Kalmars kommunchef var tydlig i sitt budskap om att det finns två alternativ. Antingen gemensam nämnd, fortsatt samarbete och gemensam tjänstemannaorganisation eller är alternativet att det inte blir någon gemensam nämnd. Det sistnämnda innebär att samarbete inte heller är aktuellt, utan varje kommun får ta ansvar för sin överförmyndarverksamhet. Ulrick Hultman har fått i uppdrag att skriva ett förslag till beslut i frågan. beslutar att lägga informationen till handlingarna. 12

13 87 Revision Hanna Löfgren informerar om att hon varit på möte angående internrevision av verksamheten. I denna har framkommit att verksamheten har ett förbättringsområde avseende de processer som finns upplagda på hemsidan. Hanna Löfgren har fått rekommendationen att se över och uppdatera dessa processer. Hanna Löfgren har även varit på möte avseende extern revision, men har ännu inte erhållit någon återkoppling angående denna. beslutar att lägga informationen till handlingarna. 13

14 88 Länsstyrelsens besök Hanna Löfgren informerar om att Länsstyrelsen besökt verksamheten den 5 oktober för återkoppling och genomgång av de ärenden de tagit ut för granskning. Hanna Löfgren upplever att besöket gick bra och att alla frågor från Länsstyrelsen kunde besvaras. beslutar att lägga informationen till handlingarna. 14