Överförmyndarenheten, Sjukhusvägen 39, Bollnäs, onsdagen den 13 februari 2019 kl 08:30-13:30

Transkript

1 1(22) Plats och tid ande Överförmyndarenheten, Sjukhusvägen 39, Bollnäs, onsdagen den 13 februari 2019 kl 08:30-13:30 Ledamöter Britt-Inger Dobbrown (S), Ordförande Inga-Lill Gustafson (BP) Barbro Wåger (C) Åsa Olsson (L), 1:e vice ordförande Bertil Eriksson (KD) Ersättare Dick Helgesson (S) Börje Widéen (BP) Liselotte Öhlèn (V) Deisy Hellsén (C) Övriga närvarande Justerare Sofia Holm, enhetschef Caroline Nordlund, nämndsekreterare Ulla Kilström, registrator Anki Dymeck, handläggare Inger Tulinder, handläggare Inga-Lill Gustafson Justeringens plats och tid Vid sammanträdet, Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-18 Caroline Nordlund Ordförande Britt-Inger Dobbrown Justerare Inga-Lill Gustafson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsekontoret Underskrift Britt-Inger Dobbrown

2 2(22) Ärendelista 1 Dnr Information från ordförande Dnr Information från verksamheten Dnr Bokslut Dnr Budget Dnr Budget Dnr Internkontrollplan Dnr Remiss - Handlingsplan för arbetsintegrerande sociala företag Dnr Reglemente för överförmyndarnämnden Dnr Delegeringsordning Bollnäs-Ovanåker - Information Dnr Information - ersättning och arvoden Dnr Information - Offentlighet- och sekretesslagen samt utlämnande av sekretessbevis Dnr Redovisning av delegeringsbeslut Dnr Information inför entledigande av ställföreträdare Dnr Individärende Bollnäs akt Dnr Omprövning förvaltarskap Dnr Vitesföreläggande Dnr Individärende akt 1806 B Dnr Individärende Bollnäs akt

3 3(22) 1 Dnr Information från ordförande 2019 Överförmyndarnämnden beslutar att tacka för informationen. Redogörelse Ordförande Britt-Inger Dobbrown (S) informerar: Nämndens möten kommer att under våren 2019 förläggas i Bollnäs. Detta för att handläggarna ska ha möjlighet att redogöra för sina respektive ärenden vid mötet. Vid nämndens möte i juni kommer en utvärdering av detta göras. Britt-Inger Dobbrown (S) och Bertil Eriksson (KD) har under februari varit på SKL:s utbildning som riktar sig mot överförmyndarenheter och nämnder. Både nya ledamöter och ersättare kommer att få möjlighet att gå utbildningen framöver. Ersättare kommer att ha rätt att delta vid individärende och ta del av handlingar inför mötet. Britt-Inger informerar även om vikten av att meddela jäv om det skulle förekomma anledning till detta. et skickas till Akt

4 4(22) 2 Dnr Information från verksamheten 2019 Överförmyndarnämnden beslutar att förklara sig informerad samt att nämnden ser allvarligt på nuvarande hotbild och uppdrar till ordförande Britt-Inger Dobbrown att ta kontakt med säkerhetsansvarig Inga Malm, och att nämnden förväntar sig en rapport vid nästa sammanträde. Redogörelse Enhetschef Sofia Holm lämnar muntlig redogörelse i ärendet. Två assistenter är nu uppsagda efter omplaceringsutredningar. Arbetsuppgifter under uppsägningstiden på 6 mån är granskning och hantering av årsräkningar. Årets anmodan om årsräkning för 2018 skickades i mellandagarna. 366 stycken årsräkningar är skickade i Bollnäs och 110 i Ovanåker. Enheten tillsammans med Bollnäs IT-strateg har valt att avsluta avtalet på Wärna utifrån totalt misslyckad kommunikation avseende en nödvändig uppgradering av systemet. Avtalet löper ut sista juni Nytt ärendehanteringssystem har undersökts och valet landar mycket troligt på ett system som heter Peribon. Sofia Holm informerar även ett pågående ärende där det förekommer olika sorters hot mot handläggarna och verksamheten. Detta är polisanmält. Yrkanden Inga-Lill Gustafson (BP) yrkar att nämnden ser allvarligt på nuvarande hotbild och uppdrar till ordförande Britt-Inger Dobbrown att ta kontakt med säkerhetsansvarig Inga Malm, och att nämnden förväntar sig en rapport vid nästa sammanträde.

5 5(22) Propositionsordningar Ordförande Britt-Inger Dobbrown (BP) ställer proposition på förslagen och finner att nämnden beslutar i enlighet med Inga-Lill Gustafsons tilläggsförslag. et skickas till Säkerhetsansvarig Inga Malm, akt

6 6(22) 3 Dnr Bokslut 2018 Överförmyndarnämnden beslutar att godkänna bokslut Redogörelse Se bilaga Bokslut I bilagan framkommer måluppfyllelser, sjukskrivningar, verksamhetsredovisning framtidsbedömningar för både Bollnäs och Ovanåker. I bilagan framgår även Bollnäs budgetutfall. Bilaga finns även avseende Bokslutssiffror 2018 Ovanåker. Största anledningen till underskottet är kostnaden för ensamkommande barn som inte längre är återsökningsbar. Kostnaden för förvaltarenheten ska ses som en information då denna nämnd inte har beslutandemandat över den. Utan dessa siffror går Överförmyndarverksamheten ihop med något överskott summa summarum. Enhetschef Sofia Holm lämnar redogörelse i ärendet. Handlingar Bokslut 2018 Bokslutssiffror 2018 Ovanåker et skickas till Kommunfullmäktige Bollnäs kommun, kommunfullmäktige Ovanåker kommun, akt

7 7(22) 4 Dnr Budget 2019 Överförmyndarnämnden beslutar att begära att få flytta över 2018 års beviljade medel för uppgradering av ärendehanteringssystem till 2019 för byte av ärendehanteringssystem. Redogörelse Medel är beviljade för uppgraderings av ärendehanteringssystemet Wärna kr från Bollnäs och kr från Ovanåker. Uppgraderingen har inte kunnat genomföras pga avsaknad av kommunikation från företaget som tillhanda håller Wärna. Istället har enheten tillsammans med Bollnäs IT-strateg startat upp en förhandling för implementering av ett annat ärendehanteringssystem som gör framsteg på marknaden och etablerar sig hos fler och fler Överförmyndare. Ärendehanteringssystemet heter Peribon och har funnits på marknaden i över 10 år men har nu på senare år utvecklats till ett system som tillhanda håller de krav som enheten ställer på ett system, nuvarande behov så väl som ett utvecklingsbehov mot en mer digitaliserad verksamhet. I en preliminär räkning av kostnaden kommer dessa medel att räcka för en implementering av Peribon. Handlingar KF beslut (Bollnäs) KS 78 (Ovanåker) et skickas till Kommunfullmäktige Bollnäs kommun, kommunfullmäktige Ovanåker kommun, akt

8 8(22) 5 Dnr Budget 2020 Överförmyndarnämnden beslutar att ge Enhetschef Sofia Holm i uppdrag att i april presentera ett eventuellt budget äskande för nämnden. Redogörelse Enhetschef Sofia Holm ger en muntlig redogörelse för vad som hänt i verksamheten sedan 2015 et skickas till Akt

9 9(22) 6 Dnr Internkontrollplan 2018 Överförmyndarnämnden beslutar att fastställa uppföljningsrapporten för internkontroll Redogörelse Under 2018 har 8 risker med kontrollmoment funnits med i internkontrollen. Dessa risker har varit spridda över 6 verksamhetsområden. Utfallen av dessa kontroller har visat att inga avvikelser förekommit i 6 kontrollmoment, obetydlig avvikelse avseende korta handläggningstider då ett omtag fick göras avseende rutiner runt ett par ärendeslag. Efter det omtaget inga avvikelser. Ett kontrollmoment har pga resursbrister inte kunnat genomföras i full omfattning. Dock finns detaljerade rutiner som följs och diskuteras i handläggargruppen så någon oro finns inte runt detta kontrollmoment. Handlingar Uppföljningsrapport Internkontroll 2018 et skickas till Kommunstyrelsen Bollnäs kommun, kommunstyrelsen Ovanåkers kommun, akt

10 10(22) 7 Dnr Remiss - Handlingsplan för arbetsintegrerande sociala företag Överförmyndarnämnden beslutar att ställa sig bakom handlingsplanen och kommer ha den i beaktande om frågan blir aktuell. Redogörelse Överförmyndarnämnden har från kommunstyrelsens arbetsutskott i uppgift att yttra sig över Handlingsplan för främjande av arbetsintegrerade sociala företag. Handlingar Kommunstyrelsens tjänsteutlåtande Förslag Handlingsplan 199 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut et skickas till Kommunstyrelsen Bollnäs kommun, akt

11 11(22) 8 Dnr Reglemente för överförmyndarnämnden Ärendet utgår vid dagens sammanträde.

12 12(22) 9 Dnr Delegeringsordning Bollnäs-Ovanåker - Information Överförmyndarnämnden beslutar att tacka för informationen. Redogörelse Enhetschef Sofia Holm lämnar muntlig redogörelse i ärendet. Handlingar Delegeringsordning et skickas till Akt

13 13(22) 10 Dnr Information - ersättning och arvoden Överförmyndarnämnden beslutar att tacka för informationen. Redogörelse Övergripande genomgång av arvodesreglementet samt information om regler för ersättning. Nämndsekreterare Caroline Nordlund informerar. et skickas till Akt

14 14(22) 11 Dnr Information - Offentlighet- och sekretesslagen samt utlämnande av sekretessbevis Överförmyndarnämnden beslutar att tacka för informationen. Redogörelse Övergripande information om Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) samt utlämnande av sekretessbevis för undertecknande. Nämndsekreterare Caroline Nordlund informerar. et skickas till Akt

15 15(22) 12 Dnr Redovisning av delegeringsbeslut 2018 Överförmyndarnämnden beslutar att lägga delegeringsbesluten för perioden till handlingarna. Redogörelse Handläggare har på delegation tagit följande beslut : 139 arvoden är beslutade om i Bollnäs (var av 46 till god man för ensamkommande barn och 17 är 0-arvoden ) och i Ovanåker 58 arvoden (var av 22 till god man för ensamkommande barn och 6 är 0-arvoden ) Av dessa arvodesbeslut i Bollnäs är 18 tagna utifrån insänd årsräkning avseende 2018 till en total kostnad på kr (exkl sociala avgifter). 53 % av den totala kostnaden (exkl sociala avgifter) betalas av kommunen och 47 % betalas av huvudmannen/den underårige. Av arvodesbesluten tagna i Ovanåker är 12 tagna utifrån insänd årsräkning avseende 2018 till en total kostnad på kr (exkl sociala avgifter). 51 % av den totala kostnaden (exkl sociala avgifter) betalas av kommunen och 49 % betalas av huvudmannen/den underårige. 79 uttagsmedgivanden har beviljats i Bollnäs (varav 10 till underårig) och 26 i Ovanåker (varav 4 till underårig) 5 beslut om God man vid rättshandling (FB 11:2) i Bollnäs och 1 i Ovanåker 2 beslut om God man för ensamkommande barn i Ovanåker 12 beslut om samtycke i Bollnäs och 7 i Ovanåker 7 beslut om redovisningsbefrielse i Bollnäs och 3 i Ovanåker

16 16(22) Handlingar Uttagstransaktioner utskrivet (sekretess) Lista akter God man vid rättshandling (FB 11:2) utskrivet (sekretess) Lista akter God man för ensam kommande barn utskrivet (sekretess) Dagbok (samtycke) utskrivet (sekretess) Dagbok (redovisningsbefrielse) utskrivet (sekretess) Utdrag avseende arvode kommer finnas med vid mötet (sekretess) et skickas till Akt

17 17(22) 13 Dnr Information inför entledigande av ställföreträdare Sekretess enligt 32 kapitlet, 4 Offentlighet- och sekretesslagen (OSL).

18 18(22) 14 Dnr Individärende Bollnäs akt 806 Ärendet utgår vid dagens sammanträde

19 19(22) 15 Dnr Omprövning förvaltarskap 2018 Sekretess enligt 32 kapitlet, 4 Offentlighet- och sekretesslagen (OSL).

20 20(22) 16 Dnr Vitesföreläggande 2019 Sekretess enligt 32 kapitlet, 4 Offentlighet- och sekretesslagen (OSL).

21 21(22) 17 Dnr Individärende akt 1806 B Sekretess enligt 32 kapitlet, 4 Offentlighet- och sekretesslagen (OSL).

22 22(22) 18 Dnr Individärende Bollnäs akt 484 Sekretess enligt 32 kapitlet, 4 Offentlighet- och sekretesslagen (OSL).