MELLERUDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nr 9. Kommunstyrelsens arbetsutskott (22) Michael Melby (S)

Transkript

1 Nr 9 Kommunstyrelsens arbetsutskott (22) Tid och plats Tisdagen den 16 april 2013, klockan , i Skållerudsrummet Beslutande Ledamöter Robert Svensson, ordf. (C) Daniel Jensen (KD) , Michael Melby (S) Tjänstgörande ersättare Tommy W Johansson (S) för Johnny Stücken (S) Roland Björndahl (M) för Eva Pärsson (M) Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Ingmar Johansson, kommunchef Ingrid Engqvist, chefssekreterare Margareta Hallander, samhällsbyggnadschef Björn Lindquist, ekonomichef Stig-Arne Larsson, VA-chef Gabriella Hemme, planarkitekt 147 Lars Nilsson, kultur- och utbildningschef Mario Vasquez, utredare Övriga Utses att justera Justerare Ersättare Michael Melby (S) Roland Björndahl (M) Justeringens plats och tid Melleruds kommunkontor den 17 april 2013, klockan Justerade paragrafer Underskrifter Sekreterare... Ingrid Engqvist Ordförande Robert Svensson Justerande... Michael Melby ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift... Ingrid Engqvist

2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Innehållsförteckning 139 Fönsterbyte Åsebro skola, projektredovisning Ombyggnation Åsebro skola, projektredovisning Granskning av årsredovisning 2012, revisionsrapport Granskning av intern kontroll, revisionsrapport Granskning av investeringsprocessen - en uppföljning, revisionsrapport Fyrbodals kommunalförbund, årsredovisning och förvaltningsrevision för verksamhetsåret Brädd och ovidkommande vatten, projektredovisning Kostnadsberäkning av utbyggnad av råvattenledning i Vita Sannar N-faktor för planavgifter för äldre detaljplaner Kultur- och fritidsfrågor Översyn av kulturpolitiskt program för Melleruds kommun Medborgarförslag om sjukvårdslarm i Melleruds kommun - s.k. I Väntan På Ambulans (IVPA) Ansökan om bidrag till nämndemannaföreningen vid Vänersborgs Tingsrätt Uppföljning av genomförd strukturutredning och genomlysning Avslutande av exploateringsavtal för Kurran Sunnanå, information Överenskommelse om övertagande av Sunnanå Hamn Företagsbesök Ansökan om extra bidrag till Melleruds Ridklubb Aktuella frågor 22

3 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS 2013/ Fönsterbyte Åsebro skola, projektredovisning Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet godkänner redovisningen och ger samhällsbyggnadschefen i uppdrag att lämna en slutredovisning när projektet är slutfört. Fönstren på Åsebro skola är gamla och såväl glas som karmar behöver bytas. I samband med bytet bör en investering i energieffektiva glas göras för att minska energiförbrukning samt en höjning av inomhusmiljöns komfort i zoner där det under vinterhalvåret är mycket kallt och dragigt. Projektredovisning. Beslutet skickas till Samhällsbyggnadschefen

4 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS 2013/ Ombyggnation Åsebro skola, projektredovisning Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet godkänner redovisningen och beslutar att medel omdisponeras från budgeterade investeringsmedel för Arbetsutskottet ger samhällsbyggnadschefen i uppdrag att lämna en slutredovisning när projektet är slutfört. Kultur- och utbildningsförvaltningen har framfört önskemål om att flytta förskoleverksamheten från nuvarande byggnad in på skolområdet. För att detta ska vara möjligt krävs ombyggnation invändigt av lokalerna i själva skolbyggnaden, att den byggnad som i dag inte används ställs i ordning för fritidsverksamhet samt att stängsel ses över och lekutrustningen utrustas för barn i lägre åldrar. Projektredovisning. Beslutet skickas till Samhällsbyggnadschefen

5 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS 2013/ Granskning av årsredovisning 2012, revisionsrapport Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar revisorernas förbättrings- och utvecklingsförslag och ger kommunchefen i uppdrag att beakta revisorernas påpekanden i det kommande utvecklingsarbetet. Kommunfullmäktige godkänner redovisningen. Deloitte anlitas som sakkunniga revisorer av kommunens förtroendevalda revisorer. I granskningen av årsredovisningen för 2012 skriver de att årsredovisningen har upprättats i enlighet med gällande lagar och god redovisningssed. Några förbättrings- utvecklingsförslag lyfts fram Förbättrings- utvecklingsområden Rutinerna för investeringsverksamheten behöver förbättras. Beslutade investeringsobjekt ska påbörjas och helt avslutas i enlighet med anslagna medel. Det innebär att för- och efterkalkyler ska redovisas för Ks. Särredovisning av kommunens skogsförvaltning ska ske. Nämnder som överskrider tilldelade medel ska utveckla och förbättra verksamhetsberättelsen ned åtgärdsförslag för att undvika att ett överskridande återkommer. Nya verksamheter (fjärrvärme) kommer att behöva en utveckling av noter till vissa balansposter Finansieringsanalysen bör kompletteras med noter Revisionsrapport Granskning av årsredovisningen Ekonomichefens tjänsteskrivelse.

6 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS 2013/ Granskning av intern kontroll, revisionsrapport Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen ger kommunchefen och förvaltningschefen i uppdrag att implementera reglementet för intern kontroll vilket antogs av kommunfullmäktige Kommunfullmäktige godkänner redovisningen. Kommunen antog 2003 ett reglemente för intern kontroll i enlighet med kraven i Kommunallagen. Reglementet har dock aldrig implementerats i kommunen och följs därmed inte. Kontroller utförs enligt uppgift, men de dokumenteras och sammanställs inte. Det går därmed inte att i efterhand se vad som utförts. Detta ser vi som en stor brist. Det åligger kommunstyrelsen enligt lag att tillse att en fungerande intern kontroll finns inom kommunen. Revisorerna rekommenderar kommunen att Se till att reglementet för intern kontroll implementeras. Rutin för dokumenterade och systematiska kontroller införs. Rutin för uppföljning och återrapportering av kontrollen införs. Det pågår ett arbete med att ta fram rutiner för intern kontroll. Kommunstyrelsen har påmint om att rutiner behöver tas fram. Inom en snar framtid kommer en rutin att beskrivas för Ks innehållande de granskningar som görs idag inom Kommunstyrelsens verksamhetsområde. Samtliga förvaltningschefer är uppmärksammade på att det är de som enligt reglementet är ansvariga för att den interna kontrollen fungerar utifrån den riskbedömning som gjorts av respektive styrelse/nämnd. Revisionsrapport Granskning av intern kontroll. Ekonomichefens tjänsteskrivelse.

7 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS 2013/ Granskning av investeringsprocessen - en uppföljning, revisionsrapport Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att befintliga rutiner avseende investeringsprocessen ska följas, vilket innebär att uppföljning av att efterkalkylering görs och redovisas enligt regelverket kommer att införas i kommunstyrelsens interna kontrollplan. Kommunfullmäktige godkänner redovisningen. Kommunens revisorer genomförde 2009 en granskning av kommunens hantering av investeringsprocessen. För att undersöka om revisorernas lämnade kommentarer har åtgärdats har en uppföljning av den tidigare granskningen genomförts. Revisorerna konstaterar att kommunen inte har vidtagit några åtgärder med anledning av revisionsrapporten från Varken anvisningarna för investeringar eller mallen för projektredovisning har uppdaterats. Slutredovisning med efterkalkyler i enlighet med mallen för projektredovisning upprättas enligt uppgift inte. Utan dessa är det svårt att följa upp genomförda projekt och se att de har genomförts i enlighet med fattade beslut. Revisorerna rekommenderar kommunen att Uppdatera anvisningarna för investeringar. Uppdatera mallen för projektredovisning. Införa rutiner för att säkerställa att mallen för projektredovisning används och då främst att slutredovisning med efterkalkyler upprättas. Revisorerna vill har svar senast den 26 maj Kommunen ska sträva efter att investeringsbudgeten innehåller nödvändiga utvecklings- och förbättringsobjekt. Objekten ska vara väl definierade, kalkylerade och tidssatta. Volymen i investeringsbudgeten avser de objekt som ska utföras under budgetåret, det krävs därför framförhållning för att en investering ska platsa i investeringsbudgeten. En förbättrad rutin för bl.a. tilläggsbudgetering är under framtagande. Melleruds kommun har en mall för investeringsprojekt, vilket i korthet innebär att blanketten ska vara ifylld för att investeringsprojektet ska beviljas starttillstånd, när projektet färdigställts ska det redovisas lämnas en efterkalkyl. Momentet med starttillstånd fungerar allt bättre medan slutredovisning och efterkalkylering brister. Revisionsrapport Granskning av intern kontroll. Ekonomichefens tjänsteskrivelse.

8 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS 2013/ Fyrbodals kommunalförbund, årsredovisning och förvaltningsrevision för verksamhetsåret 2012 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att förbundsdirektionen i Fyrbodals kommunalförbund beviljas ansvarsfrihet för verksamheten för år Melleruds kommun har i egenskap av medlemskap i Fyrbodals kommunalförbund tagit del av årsredovisning samt revisionsberättelse. Melleruds kommun tillstyrker att direktionen beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsåret. Direktionen för Fyrbodals kommunalförbund har överlämnat en informativ årsredovisning som utförligt beskriver det gångna årets verksamhet och ekonomiska utfall. Resultatet uppgår till 1,9 mnkr vilket kraftigt överstiger föregående års resultat på 0,3 mnkr. Resultatet genereras i huvudsak från basverksamheten och består dels av återbetalning av aktieägartillskott från Mediapoolen med 166 tkr samt återföring av resultatöverskott från Gryning Vård AB med 1,1 mnkr. Förbundets egna kapital uppgår till 3,9 mnkr. Revisorerna tillstyrker att förbundsdirektionen beviljas ansvarsfrihet. Årsredovisning samt revisonsberättelse Ekonomichefens tjänsteskrivelse.

9 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS 2013/ Brädd och ovidkommande vatten, projektredovisning Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet godkänner redovisningen och ger VA-chefen i uppdrag att lämna en slutredovisning när projektet är slutfört. Projekt med att lösa ovidkommande vatten till reningsverket i Sunnanå ska redovisas för Miljöprövningsdelegationen och vara klart under första halvåret I redovisning ska även visa hur man ska gå vidare med detta under en tioårsperiod. Mätningar i olika områden kommer att göras i spillvattensystemet för att klargöra var insatser behöver vidtas. Genom att få bort ovidkommande vatten till pumpstationer och avloppsverk minkar drift och slitage på pumpar och elförbrukningen reduceras. Projektredovisning. Beslutet skickas till VA-chefen

10 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS 2013/ Kostnadsberäkning av utbyggnad av råvattenledning i Vita Sannar Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet ger VA-chefen i uppdrag att ta fram en kostnadsberäkning av en utbyggnad av råvattenledningen i Vita Sannar. Det finns följande skäl att förlänga ledningen för råvattenintag Vita Sannars vattenverk: För att minska risken för grumligt vatten med höga bakteriehalter som följd när det regnar mycket och det är pålandsvind. Vattnet från Holmsån mynnar ut i Vänern, och bidrar också därmed till att göra vattnet extra grumligt. På grund av att intaget ligger grunt och inne i viken så blir vattnet varmt stora delar av sommaren, ofta mellan grader. En rekommendation är att dricksvatten inte ska vara över 12 grader. Med en förlängd ledning på djupare vatten får man kallare och jämnare vattentemperatur. Vintertid så finns stora risker för att intaget fryser igen, när det är kraftig pålandsvind och innan Vänern frusit till. Detta har hänt vid flera tillfällen. Hittills har det inte varit några långa stopp men det har ändå rört sig om några timmar. Blir det under en längre tid (t.ex. dygn) så blir det genast problem med vattenproduktionen. Beslutet skickas till VA-chefen

11 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS 2013/ N-faktor för planavgifter för äldre detaljplaner Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunfullmäktige antar N -faktor för planavgifter för följande detaljplaner gjorda under den äldre Plan- och bygglagen (1987:10): Sunnanå hamn och Sunnanå lagun, : N =1,0 Kurran Sunnanå 1:10 m.fl., : N =0,6 Ängenäs Stora 2:2 m. fl., : N =0,3 Sapphult 1:3 m. fl., : N 3 =0,3 Kommunfullmäktige beslutar att avgifter för detaljplanen för Sunnanå ska tillfalla kommunstyrelsen och övriga detaljplaner ska tillfalla byggnadsnämnden. Melleruds kommun arbetar för att alla medborgare ska behandlas lika. Ett förankrat beslut ska underlätta framtida handläggande av planavgifter. Med anledning av försäljning av tomter i Sunnanå hamn är det angeläget att förankra planavgifterna för dess detaljplan (Sunnanå hamn och Sunnanå lagun från ). Samtidigt bör även planavgifter för andra planer, där det fortfarande finns tomter till försäljning eller utökad byggrätt lämnats outnyttjad, stödjas med ett beslut från kommunfullmäktige. Planavgiften ska stå i förhållande till kostnaden för att ta fram planen. Kommunen får inte ta ut större avgift än kostnaden för planen har varit. Planarkitektens tjänsteskrivelse med bilaga.

12 Kommunstyrelsens arbetsutskott Kultur- och fritidsfrågor Arbetsutskottets förslag till beslut Arbetsutskottet godkänner redovisningen. Kultur- och fritidsutvecklaren redogör för aktuella kultur- och fritidsfrågor: Projektet Musik i Dalsland, finansiering m.m. Projektet Kultur profilering, ansökningar m.m.

13 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS 2013/ Översyn av kulturpolitiskt program för Melleruds kommun Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottets ger kultur- och fritidsutvecklaren i uppdrag att göra en översyn och uppdatering av kommunens kulturpolitiska program. Redovisning ska ske vid arbetsutskottets sammanträde den 10 september Kommunfullmäktige antog i september 2005 ett kulturpolitiskt program för Melleruds kommun. Programmet utgår från Vision 2013 och det behövs därför en översyn och uppdatering. Beslutet skickas till Kultur- och fritidsutvecklaren

14 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS 2013/ Svar på medborgarförslag om sjukvårdslarm i Melleruds kommun - s.k. I Väntan På Ambulans (IVPA) Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att medborgarförlag om sjukvårdslarm i Melleruds kommun så kallad I Väntan På Ambulans (IVPA) kan anses som besvarad utifrån genomförd utredning. Lars-Erik Svensson, Mellerud, har den 2 februari 2013 lämnat in ett medborgarförslag på där han föreslår att räddningstjänstenspersonal ska få åka på sjukvårdslarm så kallade I Väntan På Ambulans (IVPA). Melleruds kommun ställer sig positiv till ett eventuellt införande av IVPA inom NÄRF, vad som inte är beslutat är vem som står för kostnaden. Frågan behandlas idag av Hälso- och sjukvårdsnämnden Dalsland. Melleruds kommun avvaktar inför Hälso- och sjukvårdnämndens beslut. Hälso- och sjukvårdsnämnden Dalsland erbjuder i samarbete med Melleruds kommun från och med den 1 april 2013 ett IVPA-projekt i egen regi. Hemsjukvården som ansvarar för verksamheten är inte skyldig men kommer i mån av kapacitet påbörja behandling i väntan på ambulans. Alla sjuksköterskor har gått utbildning i hjärt- lungräddning med defibrillator och behandlingsriktlinjer. Ett flertal sjuksköterskor har även högskoleutbildningen i akutsjukvård. Även Räddningstjänsten i Mellerud kommer att utbildas och utrustas med defibrillator under maj månad. Användningsområden kommer dock att vara begränsad till olycksplatsen och självskydd. Utredarens tjänsteskrivelse med bilagor.

15 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS 2013/ Ansökan om bidrag till nämndemannaförening vid Vänersborgs Tingsrätt Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet avslår ansökan om bidrag till nämndemannamedverkan vid Vänersborgs Tingsrätt. Nämndemannaföreningen vid Vänersborgs Tingsrätt har den 5 april 2013 ansökt om bidrag motsvarande kr för de sex nämndemän som fullmäktige i Melleruds kommun har utsett. Nämndemannaföreningen vid Vänersborgs Tingsrätt har även vid ett tidigare tillfälle, den 29 maj 2008, ansökt om bidrag motsvarande kr per nämndeman och år. Ansökan avslogs. Det är ovanligt att nämndemannaföreningar beviljas utbildningsbidrag av kommuner, men inte unikt. Utredningen finner dock att det är i första hand tingsrätten och inte kommunen som ansvarar för nämndemännens utbildning. Utredningens samlade bedömning är att ansökan om bidrag till nämndemannamedverkan vid Vänersborgs Tingsrätt bör avslås. Ansökan från Nämndemannaföreningen vid Vänersborgs Tingsrätt. Beslutet skickas till Nämndemannaföreningen vid Vänersborgs Tingsrätt

16 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS 2012/ , KS 2012/ Uppföljning av genomförd strukturutredning och genomlysning Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet godkänner redovisningen och ger utredaren i uppdrag att fortsätta utredningsarbetet. Vid kommunstyrelsens sammanträde den 6 mars 2013 redovisade externa utredare resultatet av dels strukturutredningen av socialnämndens och kulturoch utbildningsnämndens verksamheter och dels genomlysningen av socialnämndens verksamhet. Utredningarna har beställts av kommunstyrelsen. Arbetsutskottet beslutade den 19 mars 2013, 120, att ge utredaren i uppdrag att påbörja en sammanställning av uppgifter utifrån förd diskusson. Redovisningen ska ske på arbetsutskottets sammanträde den 16 april Utredaren och kommunchefen redogör för pågående arbete med att ta fram ritningar för berörda fastigheter och utredning av fastigheternas kapacitet och eventuella om- och tillbyggnadsmöjligheter. Kommunchefen kommer att lyfta frågorna vad, hur och vem som utreder de olika utredningsdelarna vid nästa ledningsmöte. Beslutet skickas till Utredaren

17 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS 2013/ Avslutande av exploateringsavtal för Kurran Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsens beslutar att avsluta exploateringsavtalet för Kurran genom att godkänna uppgörelsen mellan Melleruds kommun och exploatörerna enligt föreliggande förslag. Jäv Daniel Jensen (KD) deltar inte i beslutet på grund av jäv. Kommunen slöt ett exploateringsavtal med tre personer 2005 för att exploatera ett bostadsområde om totalt 16 tomter. Kommunen fick sex byggklara tomter och exploatörerna fick tio stycken. Exploateringsavtalet har förtydligats Kostnadsberäkningen för projektering, projekt- och byggledning är enligt föreliggande uträkning kr exkl. moms. I exploateringsavtalet från står det under paragraf 8.4 att kommunen ska betala upp till 970 tkr exklusive moms för VA-anläggningen. Därför kan kommunen högst betala kronor exklusive moms för projektering, projekt- och byggledning. I och med det skulle allt vara uppfyllt i exploateringsavtalet från Kommunchefens tjänsteskrivelse

18 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sunnanå, information Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet godkänner redovisningen. Kommunchefen och kommunstyrelsens ordförande lämnar en aktuell redovisning angående Sunnanå: Försäljning av kommunens fritidsbostäder, intresseförfrågningar m.m. Frykvallas fortsatta utbyggnad av fritidsbostäder i hamnen. Nya bryggor ska vara på plats till 11/5 då visning av fritidsbostäder planeras. Träff med Melleruds båtklubb. Förslag till lösning av tvist med ägare till flytande fritidsbostäder.

19 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr 2012/ Överenskommelse om övertagande av Sunnanå hamn Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att Melleruds kommun betalar Melleruds Båtklubb 350 tkr för övertagande av bryggor och annat som anges i föreliggande utredning. Medel tas ur investeringsbudget för Sunnanå hamn har varit och kommer att vara i en stor utveckling de närmaste åren. Hamnen kommer att byggas ut med många nya båtplatser. Nya hus- och fritidshusägare kommer att ha önskemål om båtplatser i nära anslutning till sina fastigheter. Under den här perioden är det viktigt att kommunen har ett helhetbegrepp i hamnen. Flera bryggor behöver på sikt bytas ut och kranen ska flyttas till annan plats. Melleruds kommun tog över driften av hamnen från och med den 1 januari Melleruds kommun tar över ägandet av bryggor och annat som anges i föreliggande utredning. Melleruds kommun anställde en hamnansvarig från och med 1 april Melleruds kommun har beslutat om oförändrade villkor och avgifter för båtplatsinnehavare i Sunnanå hamn för säsongen Båtplatsavgifterna ska inte överstiga ett medelvärde av de kommundrivna hamnarna i Vänern. Nya miljökrav för spolplattan kommer att gälla från och med Det är en investering på 150 tkr. Melleruds kommun kommer att göra denna investering under Kommunchefens tjänsteskrivelse

20 Kommunstyrelsens arbetsutskott Företagsbesök Kommunstyrelsens arbetsutskott besöker Syverkstan på Dal och Snickarn på Dal för att informera sig om företagens verksamheter och framtidsplaner.

21 Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS 2012/ Ansökan om extra bidrag till Melleruds Ridklubb Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att bevilja ett extra bidrag på 40 tkr till Melleruds Ridklubb. Finansiering sker inom kommunchefens centrala konto. Arbetsutskottet beslutade den 19 december 2012, 420, att bevilja ett extra bidrag på 40 tkr till Melleruds Ridklubb för Finansiering sker inom kommunchefens centrala konto. I samband med ett möte mellan kommunens representanter och Melleruds Ridklubb har klubben ansökt om ett ytterligare bidrag till kvartalshyra med 40 tkr. Beslutet skickas till Melleruds Ridklubb Kommunchefen Ekonomichefen

22 Kommunstyrelsens arbetsutskott Aktuella frågor Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet godkänner redovisningen. Kommunstyrelsens arbetsutskotts ledamöter och kommunchefen diskuterar aktuella frågor: Samverkansavtal med polisen. Köp av fastigheten Mellerud 1:206. Fastighetsgränser i Dals Rostock.