MELLERUDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nr 5. Kommunstyrelsen (20)

Transkript

1 Nr 5 Kommunstyrelsen (20) Tid och plats Onsdagen den 8 maj 2013, klockan , i Dalslandsrummet Beslutande Ledamöter Robert Svensson, ordf. (C) Johnny Stücken, v. ordf. (S) Anette Levin (FP) Daniel Jensen (KD) Eva Pärsson (M) Roland Björndahl (M) Michael Melby (S) Tommy W Johansson (S) Pål Magnussen (V) Tjänstgörande ersättare Peter Ljungdahl (C) för Jeanette Kraft (C) Lisbeth Berglöv (KD) för Daniel Jensen (KD) Lisbeth Berglöv (KD) för Jeanette Kraft (C) Sarah Isgren (MP) för Katarina Norgren (S) Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Ingmar Johansson, kommunchef Ingrid Engqvist, chefssekreterare Anders Pettersson, kultur- och utbildningschef 76 Björn Lindquist, ekonomichef Gabriella Hemme, planarkitekt Margareta Hallander, samhällsbyggnadschef Mario Vasquez, utredare 85 Övriga Johan Abenius, VD Dalslands Turist AB 92 Utses att justera Justerare Ersättare Roland Björndahl (M) Pål Magnussen (V) Justeringens plats och tid Melleruds kommunkontor den 8 maj 2013, klockan Justerade paragrafer Underskrifter Sekreterare... Ingrid Engqvist Ordförande Robert Svensson Justerande... Roland Björndahl ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsen Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift... Ingrid Engqvist

2 Kommunstyrelsen Innehållsförteckning 76 Kultur- och utbildningsnämndens reglemente, revidering 3 77 Delårsrapport 1/prognosbokslut Granskning av årsredovisning 2012, revisionsrapport 5 79 Granskning av intern kontroll, revisionsrapport 6 80 Granskning av investeringsprocessen - en uppföljning, revisionsrapport 7 81 Fyrbodals kommunalförbund, årsredovisning och förvaltningsrevision för verksamhetsåret Omdisponering av investeringsbudget för Samrådsyttrande över Ny översiktsplan för Åmåls kommun N-faktor för planavgifter för äldre detaljplaner Svar på medborgarförslag om sjukvårds-larm i Melleruds kommun - s.k. I Väntan På Ambulans (IVPA) Avslutande av exploateringsavtal för Kurran Överenskommelse om övertagande av Sunnanå Hamn Redovisning av delegeringsbeslut Sunnanå, information Anmälan Rapporter Information om Dalslands Turist AB 20

3 Kommunstyrelsen Dnr KS 2013/ Kultur- och utbildningsnämndens reglemente, revidering Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige antar kultur- och utbildningsnämndens reglemente enligt föreliggande förslag. Sammanfattning Med anledning av ny skollag som rör förlängd skolbarnomsorg (FSO) behöver kultur- och utbildningsnämndens reglemente kompletteras enligt följande: Kultur- och utbildningsnämndens verksamhetsområde 1 kap. Ansvarsområden 1 Kultur- och utbildningsnämnden ska i enlighet med skollag, läroplaner och förordningar bedriva förskola, förskoleklass, skolbarnomsorg, grundskola, särskola, gymnasieskola, kommunal vuxenutbildning, svenskundervisning för invandrare samt särvux. Det åligger även kultur- och utbildningsnämnden att ansvara för korttidstillsyn av skolungdom över 12 år utanför det egna hemmet i anslutning till skoldagen samt under lov. Nämnden har vidare till uppgift att utifrån bibliotekslagen leda kommunens biblioteksverksamhet. Kultur- och utbildningsnämndens beslut , 27, med förslag till nytt reglemente. Arbetsutskottets beslut , 162.

4 Kommunstyrelsen Dnr KS 2013/ Delårsrapport 1 - prognosbokslut 2013 Kommunstyrelsen ger byggnadsnämnden, kultur- och utbildningsnämnden, socialnämnden och kommunstyrelsen (samhällsbyggnadsförvaltningen) i uppdrag att arbeta för en budget i balans. Kommunstyrelsen ser allvarligt på socialnämndens negativa prognos 1 för 2013 och beslutar att till kommunstyrelsens sammanträde den 5 juni 2013 kalla in socialnämndens presidium, förvaltningschef och sektorschefer för att redovisa orsaker till avvikelser och förslag på åtgärder. Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner redovisningen. Första delårsrapporten/prognosbokslutet för 2013 visar ett positivt resultat på 6 Mnkr, att jämföra med det ursprungligen budgeterade resultatet på 13,3 Mnkr och med budgeterat resultat efter tilläggsbudget 12,5 förutsatt att kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens bokslutsdialog. Verksamheternas nettokostnader redovisar sammantaget ett resultat som är 7,2 Mnkr sämre än årets budget. Skatt och bidrag är 0,2 Mnkr bättre än budget. Finansnettot beräknas bli cirka 450 tkr lägre än budget. Delårsrapport 1/prognosbokslut Arbetsutskottets beslut , 163. Beslutet skickas till Byggnadsnämnden Kultur- och utbildningsnämnden Socialnämnden Samhällsbyggnadsförvaltningen Socialnämndens ordförande och vice ordförande Socialchefen Socialförvaltningens sektorschefer

5 Kommunstyrelsen Dnr KS 2013/ Granskning av årsredovisning 2012, revisionsrapport Kommunstyrelsen noterar revisorernas förbättrings- och utvecklingsförslag och ger kommunchefen i uppdrag att beakta revisorernas påpekanden i det kommande utvecklingsarbetet. Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner redovisningen. Deloitte anlitas som sakkunniga revisorer av kommunens förtroendevalda revisorer. I granskningen av årsredovisningen för 2012 skriver de att årsredovisningen har upprättats i enlighet med gällande lagar och god redovisningssed. Några förbättrings- utvecklingsförslag lyfts fram Förbättrings- utvecklingsområden Rutinerna för investeringsverksamheten behöver förbättras. Beslutade investeringsobjekt ska påbörjas och helt avslutas i enlighet med anslagna medel. Det innebär att för- och efterkalkyler ska redovisas för Ks. Särredovisning av kommunens skogsförvaltning ska ske. Nämnder som överskrider tilldelade medel ska utveckla och förbättra verksamhetsberättelsen ned åtgärdsförslag för att undvika att ett överskridande återkommer. Nya verksamheter (fjärrvärme) kommer att behöva en utveckling av noter till vissa balansposter Finansieringsanalysen bör kompletteras med noter Revisionsrapport Granskning av årsredovisningen Ekonomichefens tjänsteskrivelse. Arbetsutskottets beslut , 141. Beslutet skickas till Kommunchefen Ekonomichefen

6 Kommunstyrelsen Dnr KS 2013/ Granskning av intern kontroll, revisionsrapport Kommunstyrelsen ger kommunchefen och förvaltningscheferna i uppdrag att implementera reglementet för intern kontroll vilket antogs av kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner redovisningen. Kommunen antog 2003 ett reglemente för intern kontroll i enlighet med kraven i Kommunallagen. Reglementet har dock aldrig implementerats i kommunen och följs därmed inte. Kontroller utförs enligt uppgift, men de dokumenteras och sammanställs inte. Det går därmed inte att i efterhand se vad som utförts. Detta ser vi som en stor brist. Det åligger kommunstyrelsen enligt lag att tillse att en fungerande intern kontroll finns inom kommunen. Revisorerna rekommenderar kommunen att Se till att reglementet för intern kontroll implementeras. Rutin för dokumenterade och systematiska kontroller införs. Rutin för uppföljning och återrapportering av kontrollen införs. Det pågår ett arbete med att ta fram rutiner för intern kontroll. Kommunstyrelsen har påmint om att rutiner behöver tas fram. Inom en snar framtid kommer en rutin att beskrivas för Ks innehållande de granskningar som görs idag inom Kommunstyrelsens verksamhetsområde. Samtliga förvaltningschefer är uppmärksammade på att det är de som enligt reglementet är ansvariga för att den interna kontrollen fungerar utifrån den riskbedömning som gjorts av respektive styrelse/nämnd. Revisionsrapport Granskning av intern kontroll. Ekonomichefens tjänsteskrivelse. Arbetsutskottets beslut , 142. Beslutet skickas till Kommunchefen Ekonomichefen Förvaltningscheferna

7 Kommunstyrelsen Dnr KS 2013/ Granskning av investeringsprocessen - en uppföljning, revisionsrapport Kommunstyrelsen beslutar att befintliga rutiner avseende investeringsprocessen ska följas, vilket innebär att uppföljning av att efterkalkylering görs och redovisas enligt regelverket kommer att införas i kommunstyrelsens interna kontrollplan. Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner redovisningen. Kommunens revisorer genomförde 2009 en granskning av kommunens hantering av investeringsprocessen. För att undersöka om revisorernas lämnade kommentarer har åtgärdats har en uppföljning av den tidigare granskningen genomförts. Revisorerna konstaterar att kommunen inte har vidtagit några åtgärder med anledning av revisionsrapporten från Varken anvisningarna för investeringar eller mallen för projektredovisning har uppdaterats. Slutredovisning med efterkalkyler i enlighet med mallen för projektredovisning upprättas enligt uppgift inte. Utan dessa är det svårt att följa upp genomförda projekt och se att de har genomförts i enlighet med fattade beslut. Revisorerna rekommenderar kommunen att Uppdatera anvisningarna för investeringar. Uppdatera mallen för projektredovisning. Införa rutiner för att säkerställa att mallen för projektredovisning används och då främst att slutredovisning med efterkalkyler upprättas. Revisorerna vill ha svar senast den 26 maj Kommunen ska sträva efter att investeringsbudgeten innehåller nödvändiga utvecklings- och förbättringsobjekt. Objekten ska vara väl definierade, kalkylerade och tidssatta. Volymen i investeringsbudgeten avser de objekt som ska utföras under budgetåret, det krävs därför framförhållning för att en investering ska platsa i investeringsbudgeten. En förbättrad rutin för bl.a. tilläggsbudgetering är under framtagande. Melleruds kommun har en mall för investeringsprojekt, vilket i korthet innebär att blanketten ska vara ifylld för att investeringsprojektet ska beviljas starttillstånd, när projektet färdigställts ska det redovisas lämnas en efterkalkyl. Momentet med starttillstånd fungerar allt bättre medan slutredovisning och efterkalkylering brister.

8 Kommunstyrelsen Revisionsrapport Granskning av intern kontroll. Ekonomichefens tjänsteskrivelse. Arbetsutskottets beslut , 143. Beslutet skickas till Kommunchefen Ekonomichefen

9 Kommunstyrelsen Dnr KS 2013/ Fyrbodals kommunalförbund, årsredovisning och förvaltningsrevision för verksamhetsåret 2012 Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att förbundsdirektionen i Fyrbodals kommunalförbund beviljas ansvarsfrihet för verksamheten för år Melleruds kommun har i egenskap av medlemskap i Fyrbodals kommunalförbund tagit del av årsredovisning samt revisionsberättelse. Melleruds kommun tillstyrker att direktionen beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsåret. Direktionen för Fyrbodals kommunalförbund har överlämnat en informativ årsredovisning som utförligt beskriver det gångna årets verksamhet och ekonomiska utfall. Resultatet uppgår till 1,9 mnkr vilket kraftigt överstiger föregående års resultat på 0,3 mnkr. Resultatet genereras i huvudsak från basverksamheten och består dels av återbetalning av aktieägartillskott från Mediapoolen med 166 tkr samt återföring av resultatöverskott från Gryning Vård AB med 1,1 mnkr. Förbundets egna kapital uppgår till 3,9 mnkr. Revisorerna tillstyrker att förbundsdirektionen beviljas ansvarsfrihet. Årsredovisning samt revisonsberättelse Ekonomichefens tjänsteskrivelse. Arbetsutskottets beslut , 144.

10 Kommunstyrelsen Dnr KS 2012/ Omdisponering av investeringsbudget för 2013 Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar omdisponera investeringsbudget för 2013 enligt föreliggande förslag. Sammanfattning Investeringsbudgeten för 2013 uppgick ursprungligen till 17,9 mnkr, ej utförda investeringar från budget 2012 har efter beslut i Kommunfullmäktige överförts till budgetåret I investeringsbudgeten finns en förväntad försäljningsintäkt av kommunens fritidsbostäder i Sunnanå hamn med 16 mnkr. Exklusive denna försäljningsintäkt, inklusive överförda anslag från 2012 uppgår investeringsbudgeten 2013 till 24,2 mnkr. Kommunen har upphandlat en om- och tillbyggnation av Rådaskolans kök, den totala investeringen beräknas till 11,5 mnkr. Konsekvensen av detta är att utrymmet för andra ej igångsatta önskade/planerade investeringar minskas väsentligt. Kommunfullmäktige har i år inte tagit några särskilda beslut om investeringsobjekt, de igångsatta projekten har antingen följt med från föregående år eller understiget 2 mnkr som är den nivå Kommunstyrelsen har rätt att besluta. Kommunfullmäktige föreslås nu besluta att finansiera om- och tillbyggnad av Rådaskolans kök med 11,5 mnkr, genom en omdisponering inom befintlig investeringsbudget. I investeringsbudgeten återfinns därefter följande anslag till investeringar med igångsättningsbeslut. Samtliga önskemål/förslag/beslut, tidigare upptagna i investeringsbudgeten och som använts vid omdisponeringen är borttagna. Ska dessa objekt återkomma under 2014 krävs nya beslut. Ekonomichefens förslag till investeringsbudget Arbetsutskottets beslut , 165.

11 Kommunstyrelsen Dnr KS 2013/ Samrådsyttrande över ny översiktsplan för Åmåls kommun Kommunstyrelsen beslutar att yttra sig enligt samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till yttrande. Åmåls kommun arbetar med att ta fram en ny översiktsplan och en LIS-plan (Landsbygdsutveckling i strandnära lägen, LIS) som tematiskt tillägg till översiktsplanen. Förslaget är ute på samråd och Melleruds kommun har, som angränsande kommun, fått möjligheten att yttra sig. Genom översiktsplanen kan förutsättningar läggas till grund för framtida samarbeten. Mellankommunala frågor är viktiga i Dalsland eftersom kommunerna har liknande förutsättningar men också står inför gemensamma utmaningar. Samrådshandlingarna för Åmåls Översiktsplan 2013 samt LIS-plan Yttrande från Samhällsbyggnadsförvaltningen. Arbetsutskottets beslut , 169. Beslutet skickas till Åmåls kommun

12 Kommunstyrelsen Dnr KS 2013/ N-faktor för planavgifter för äldre detaljplaner Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige antar N -faktor för planavgifter för följande detaljplaner gjorda under den äldre Plan- och bygglagen (1987:10): Sunnanå hamn och Sunnanå lagun, : N =1,0 Kurran Sunnanå 1:10 m.fl., : N =0,6 Ängenäs Stora 2:2 m. fl., : N =0,3 Sapphult 1:3 m. fl., : N 3 =0,3 Kommunfullmäktige beslutar att avgifter för detaljplanen för Sunnanå ska tillfalla kommunstyrelsen och övriga detaljplaner ska tillfalla byggnadsnämnden. Melleruds kommun arbetar för att alla medborgare ska behandlas lika. Ett förankrat beslut ska underlätta framtida handläggande av planavgifter. Med anledning av försäljning av tomter i Sunnanå hamn är det angeläget att förankra planavgifterna för dess detaljplan (Sunnanå hamn och Sunnanå lagun från ). Samtidigt bör även planavgifter för andra planer, där det fortfarande finns tomter till försäljning eller utökad byggrätt lämnats outnyttjad, stödjas med ett beslut från kommunfullmäktige. Planavgiften ska stå i förhållande till kostnaden för att ta fram planen. Kommunen får inte ta ut större avgift än kostnaden för planen har varit. Planarkitektens tjänsteskrivelse med bilaga. Arbetsutskottets beslut , 147.

13 Kommunstyrelsen Dnr KS 2013/ Svar på medborgarförslag om sjukvårdslarm i Melleruds kommun - s.k. I Väntan På Ambulans (IVPA) Kommunstyrelsen beslutar att medborgarförlag om sjukvårdslarm i Melleruds kommun så kallad I Väntan På Ambulans (IVPA) kan anses som besvarad utifrån genomförd utredning. Lars-Erik Svensson, Mellerud, har den 2 februari 2013 lämnat in ett medborgarförslag på där han föreslår att räddningstjänstenspersonal ska få åka på sjukvårdslarm så kallade I Väntan På Ambulans (IVPA). Melleruds kommun ställer sig positiv till ett eventuellt införande av IVPA inom NÄRF, vad som inte är beslutat är vem som står för kostnaden. Frågan behandlas idag av Hälso- och sjukvårdsnämnden Dalsland. Melleruds kommun avvaktar inför Hälso- och sjukvårdnämndens beslut. Hälso- och sjukvårdsnämnden Dalsland erbjuder i samarbete med Melleruds kommun från och med den 1 april 2013 ett IVPA-projekt i egen regi. Hemsjukvården som ansvarar för verksamheten är inte skyldig men kommer i mån av kapacitet att påbörja behandling i väntan på ambulans. Alla sjuksköterskor har gått utbildning i hjärt- lungräddning med defibrillator och behandlingsriktlinjer. Ett flertal sjuksköterskor har även högskoleutbildningen i akutsjukvård. Även Räddningstjänsten i Mellerud kommer att utbildas och utrustas med defibrillator under maj månad. Användningsområden kommer dock att vara begränsad till olycksplatsen och självskydd. Utredarens tjänsteskrivelse med bilagor. Arbetsutskottets beslut , 150. Beslutet skickas till Lars-Erik Svensson

14 Kommunstyrelsen Dnr KS 2013/ Avslutande av exploateringsavtal för Kurran ar att avsluta exploateringsavtalet för Kurran genom att godkänna uppgörelsen mellan Melleruds kommun och exploatörerna enligt föreliggande förslag. Kommunen slöt ett exploateringsavtal med tre personer 2005 för att exploatera ett bostadsområde om totalt 16 tomter. Kommunen fick sex byggklara tomter och exploatörerna fick tio stycken. Exploateringsavtalet har förtydligats Kostnadsberäkningen för projektering, projekt- och byggledning är enligt föreliggande uträkning kr exkl. moms. I exploateringsavtalet från står det under paragraf 8.4 att kommunen ska betala upp till 970 tkr exklusive moms för VA-anläggningen. Därför kan kommunen högst betala kronor exklusive moms för projektering, projekt- och byggledning. I och med det skulle allt vara uppfyllt i exploateringsavtalet från Kommunchefens tjänsteskrivelse Arbetsutskottets beslut , 153. Förslag till beslut på sammanträdet Michael Melby (S): Kommunstyrelsen beslutar att fakturan från Ångpanneföreningen skickas över till exploatörerna för betalning. Beslutsgång Ordförande ställer proposition på Michael Melbys tilläggsförslag och finner att kommunstyrelsen bifaller Melbys tilläggsförslag. Beslutet skickas till Kommunchefen

15 Kommunstyrelsen Dnr 2012/ Överenskommelse om övertagande av Sunnanå hamn Kommunstyrelsen beslutar att Melleruds kommun betalar Melleruds Båtklubb 350 tkr för övertagande av bryggor och annat som anges i föreliggande utredning. Medel tas ur investeringsbudget för Kommunstyrelsen ger kommunstyrelsens ordförande och kommunchefen i uppdrag att underteckna avtalet för kommunens räkning. Sunnanå hamn har varit och kommer att vara i en stor utveckling de närmaste åren. Hamnen kommer att byggas ut med många nya båtplatser. Nya hus- och fritidshusägare kommer att ha önskemål om båtplatser i nära anslutning till sina fastigheter. Under den här perioden är det viktigt att kommunen har ett helhetbegrepp i hamnen. Flera bryggor behöver på sikt bytas ut och kranen ska flyttas till annan plats. Melleruds kommun tog över driften av hamnen från och med den 1 januari Melleruds kommun tar över ägandet av bryggor och annat som anges i föreliggande utredning. Melleruds kommun anställde en hamnansvarig från och med 1 april Melleruds kommun har beslutat om oförändrade villkor och avgifter för båtplatsinnehavare i Sunnanå hamn för säsongen Båtplatsavgifterna ska inte överstiga ett medelvärde av de kommundrivna hamnarna i Vänern. Nya miljökrav för spolplattan kommer att gälla från och med Det är en investering på 150 tkr. Melleruds kommun kommer att göra denna investering under Kommunchefens tjänsteskrivelse Arbetsutskottets beslut , 155. Beslutet skickas till Kommunchefen Melleruds Båtklubb

16 Kommunstyrelsen Redovisning av delegeringsbeslut Kommunstyrelsen godkänner redovisningen. Kommunstyrelsen har överlåtit viss beslutanderätt till arbetsutskott, ordförande och tjänstemän enligt gällande delegeringsregler. Besluten ska anmälas till kommunstyrelsen varje månad. Redovisningen innebär inte att kommunstyrelsen får ompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot kan kommunstyrelsen återkalla delegering. Följande delegeringsbeslut redovisas vid dagens sammanträde: A ALLMÄNNA ÄRENDEN A 1.4 Yttranden Yttranden till polismyndighet enligt allmänna ordningsstadgan och lagen om allmänna sammankomster 1-8/2013 B PERSONALÄRENDEN B 4.6 Tillsvidareanställning övrig personal Tillsvidareanställning av direkt underställd personal, i samråd med personalchef Kommunchef 2/2013 B 8.7 Övriga avtal Teckna lokala och centrala kollektivavtal. Personalchef 3/2013 D SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN 19.6 Servituts- och ledningsupplåtelser Servituts- och ledningsupplåtelser 19.7 Upplåtelse platsmark Upplåtelse av allmän platsmark H 24 MEDBORGARKONTORET 24.1 Färdtjänst (Lagen om färdtjänst, SFS 1997:736) H 25.1 Lotteriärenden Ärenden enligt lotterilagen: övriga ärenden med undantag för avslagsbeslut. Samhällsbyggnadschef Samhällsbyggnadschef Samhällsbyggnadschef Samhällsvägledare Samhällsvägledare 1-3/ / / /2013

17 Kommunstyrelsen Sunnanå, information Kommunstyrelsen godkänner redovisningen. Kommunchefen och kommunstyrelsens ordförande lämnar en aktuell redovisning angående Sunnanå: Prissättning sjöbodar Sunnanå hamn. Kommunens återstående arbeten i hamnen. Nya bryggorna på plats den 8 maj. Flyttning av flytande bodar till rätt läge.

18 Kommunstyrelsen Anmälan Kommunstyrelsen godkänner redovisningen. Dnr 2013.M Byggnadsnämnden beslutade den 20 mars 2013, 36, att bevilja strandskyddsdispens från 7 kap. 15 miljöbalken. Anmälan avser strandskyddsdispens för tillbyggnad av fritidshus på fastigheten Ryr 1:92. Protokoll från Dalslandskommunernas kommunalförbunds direktionsmöte

19 Kommunstyrelsen Rapporter Kommunstyrelsen godkänner redovisningen. Kommunstyrelsens ledamöter och kommunchefen rapporterar från sammanträden m.m: Småkoms rikskonferens april 2013.

20 Kommunstyrelsen Information om Dalslands Turist AB Kommunstyrelsen godkänner redovisningen. Johan Abenius, VD för Dalslands Turist AB, informerar om bolagets uppdrag och verksamhetens möjligheter, framgångsfaktorer samt vad som är på gång.