Kursplan: Kvalitet och miljö i transportorganisationen Bengt Sigvald tel Kursansvarig:

Transkript

1 Kursplan: Kursens namn: Kursansvarig: Omfattning: Mål: Examination: Tentamenspliktigt: Litteratur: Kvalitet och miljö i transportorganisationen Bengt Sigvald applique@telia.com, tel Poäng Efter genomgången kurs ska den studerande ha goda kunskaper: i att organisera, planera och administrera transportfunktionen inom en verksamhet för styrning och kontroll, samt för en hållbar utveckling. inom områdena kvalité, miljö, trafiksäkerhet och arbetsmiljö samt certifiering i hur man tillämpar kunskaperna i att skapa ett enkelt ledningssystem i ett logistikföretag, som motsvarar kraven i ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 39001:2012 (Kvalité, miljö och trafiksäkerhet) Se exemplet Verksamhetshandboken för VIS AB Examination sker med skriftlig tentamen. För tentamenstillfällen, se tentamensschema. För godkänd kurs krävs också godkänd obligatorisk inlämningsuppgift. För betyg G krävs 50% av poängen på tentamen. För betyg VG krävs 80% av poängen på tentamen. Utdelat material och annan information som ges under föreläsningar och lektioner. Tillhandahålls av kursledningen: Verksamhetshandboken för VIS AB m.m. 1

2 Kvalitet och miljö i transportorganisationen HT 2017 Lektionstid: Oktober mån 23 Kursinfo, Introduktionsutbildning, ledningsprinciper, ons 25 Exempel på ledningssystem som uppfyller ISO-krav November ons 1 Miljö, ISO-standarder ons 8 Kvalité, ISO-standarder mån 20 Arbetsmiljö, Trafiksäkerhet, ons 22 Hållbar utveckling, Uppföljningsarbete, mån 27 Internrevision, testtenta ons 29 Repetition Tentadag måndagen den 4 december kl

3 Ledningsprinciperna värdegrunder för kvalitetsledning - ISO 9001 presenterar ledningsprinciper som utgör basen för ett bra kvalitetsledningssystem. Dessa principer utgör värdegrunden i alla olika modeller för verksamhetsutveckling, enligt ISO 9001, TQM eller olika branschmodeller. - Med dessa principer som ledstjärna kan alla typer av organisationer åstadkomma resultat. - Men få organisationer har fullt ut nyttjat potentialen som finns i tillämpningen av principerna visar fler undersökningar, se Framgång för Sverige ( 3

4 Principerna för kvalitetsledning kundfokus ledarskap medarbetarnas engagemang processinriktning förbättring faktabaserade beslut relationshantering 4

5 De sju ledningsprinciperna Kundfokus Organisationen är beroende av sina kunder och bör därför förstå aktuella och framtida kundbehov, bör uppfylla kundkrav och bör sträva efter att överträffa kunders förväntningar. Ledarskap I ledningens roll ligger bl.a. krav på att ge de anställda en tydlig bild av förutsättningar och utvecklingsinriktning för företaget. Medarbetarnas engagemang Medarbetare på alla nivåer är organisationens främsta tillgång. Deras fulla engagemang medför att deras förmåga kan användas för organisationens bästa. Processinriktning Ett önskat resultat uppnås mer effektivt när aktiviteter och tillhörande resurser hanteras som en process. 5 5

6 De sju ledningsprinciperna Ständig förbättring Ständig förbättring av organisationens funktion och resultat bör vara ett beständigt mål. Faktabaserade beslut Verkningsfulla strategier och beslut baseras på fakta. Relationshantering En organisation och dess intressenter är beroende av varandra och ömsesidigt fördelaktiga relationer. 6

7 4.2 Att förstå intressenters behov och förväntningar T.ex. I marknadsplan/affärsplan/policy VIS AB identifierar de intressenter som kan påverka företagets förmåga att över tid tillhandahålla produkter som uppfyller kundernas förväntningar samt andra krav, t.ex. lagkrav. I intressentanalysen ser vi vilka intressenter som har behov och förväntningar kopplade till företagets miljöledningssystem och vilka av dessa behov och förväntningar som är krav att efterleva. Resultatet ingår i affärsplanen som årligen uppdateras. Se VHB utdrag nedan 7

8 Varför kvalitetsarbete? Kostnader för kvalitetsbrister uppskattas ofta till 10-30% av en verksamhets hela omsättning, ibland till och med mer. Men det går att åtgärda. Med systematiskt förbättringsarbete ökar både antalet nöjda kunder och nöjda medarbetare. För med ett utvecklat arbetssätt frigörs resurser som i sin tur bidrar till ökad lönsamhet och bättre konkurrenskraft. Det finns i dag ett starkt vetenskapligt stöd för att kvalitetsutveckling lönar sig, både i internationella och nationella studier. Ett sätt att uttrycka nyttan med kvalitetsutveckling är att beräkna hur stora kvalitetsbristkostnader en organisation har och hur systematisk kvalitetsutveckling kan få dessa att minska. Kvalitetsbristkostnader beskrivs som de kostnader som skulle försvinna om ett företags produkter och dess olika verksamhetsprocesser vore fullkomliga. 8

9 Grunderna i Kvalitetsarbete Kvalitetsutveckling som ämnesområde har sitt ursprung i USA på 1920-talet. Efter andra världskriget skedde mycket av utvecklingsarbetet i Japan där företagsledarna insåg betydelsen av att systematiskt utveckla produktionen. Många av de metoder som nyttjas idag har sitt ursprung från detta arbete. I mitten av 80-talet ökade insikten om att kvalitetsutveckling är viktigt på ledningsnivåerna i företagen. Kvalitetsutveckling handlade om att åstadkomma en kulturförändring med stöd av värderingar, arbetssätt och verktyg. Som viktiga grundvärderingar inom kvalitetsutveckling nämns ofta kundorientering, processorientering, ledningens engagemang, basera beslut på fakta, allas delaktighet och ständiga förbättringar. Målet med att arbeta med kvalitetsutveckling kan i korthet beskrivas som att öka kundtillfredsställelsen med en lägre resursåtgång; att uppnå en intern och extern effektivitet. Kvalitetsutveckling präglas av att ständigt identifiera områden som kan förbättras så att organisationen kan få nöjda kunder. Idag används ofta begreppet systematiskt kvalitetsarbete med samma innebörd. Kvalitet ur ett kundperspektiv Kvalitet som begrepp är per definition tolkningsbart och förändras i takt med ekonomi och omvärldsutveckling. Kvalitetsbegreppet bygger därför på ständig utveckling och förbättring och måste ses i ett sammanhang. Intrycket av kvalitet är däremot mycket tydligare. Ur ett kundperspektiv kan kvalitet beskrivas som den totala upplevelsen eller känslan av ett företag, en tjänst eller en produkt. 9

10 Kvalitetsutveckling historiska synsätt I hantverkssamhället var kvalitetstänkandet en naturlig del av vardagen. I hantverkarens värld kom kunderna nära och det blev uppenbart att en varas egenskaper måste ligga nära kundernas behov. Återkopplingen kom snabbt från kunderna. Därför fanns begrepp som kundorientering, kundenkäter och liknande inte i vokabulären hos hantverkaren, utan kvalitetsaspekterna satt snarare i hjärtat eller i händerna. Kvalitetsutveckling = verksamhetsutveckling idag!? 10

11 Trafiksäkerhetsarbete inom en lastbilscentral 11

12 Internationella standardiseringsorganisationen (ISO), är ett internationellt standardiserings-organ, representerat av nationella standardiseringsinstitutioner som arbetar med industriell och kommersiell standardisering. ISO startade verksamheten den 23 februari Medan ISO definierar sig själva som en icke-statlig organisation är deras förmåga att sätta standarder mycket kraftfullare än övriga icke-statliga organ och i praktiken verkar de som ett konsortium med starka bindningar till ländernas regeringar. Sveriges medlemskap i ISO representeras av SIS Swedish Standards Institute som är fullvärdig medlem 12

13 13

14 t.ex. ISO 9001 och Exempel på företag är 14 14

15 Att införa ett ledningssystem för kvalitet Att införa ett ledningssystem för kvalitet är ett strategiskt beslut inom en organisation, vilket kan bidra till att förbättra organisationens övergripande prestanda och skapa en bra grund för initiativ till hållbar utveckling. De tänkbara fördelarna för en organisation med att införa ett ledningssystem för kvalitet baserat på denna standard är att: a) ständigt kunna erbjuda produkter och tjänster som uppfyller kundkrav och tillämpliga författningskrav; b) underlätta möjligheten att öka kundtillfredsställelsen; c) hantera risker och möjligheter kopplade till organisationens förutsättningar och mål; d) visa överensstämmelse med krav som specificerats i ledningssystemet för kvalitet. 15

16 Struktur SS EN ISO 9001: Orientering 1. Omfattning 2. Normativa hänvisningar 3. Termer och definitioner 4. Organisationens förutsättningar 5. Ledarskap 6. Planering 7. Stöd 8. Verksamhet 9. Utvärdering av prestanda 10. Förbättringar 16

17 PDCA-cykeln (Plan-Do-Check-Act, planera, genomför, följ upp, förbättra) kan tillämpas på kvalitetsledningssystemet. Bilden visar hur avsnitt 4 till 10 kan grupperas i förhållande till PDCA-cykeln. 17

18 Gästföreläsare Ellen Friberg, VisionL Ledningssystem + grundstruktur FÖRETAGET Dokumentationskrav 4 Organisationens förutsättningar 10 Förbättringar - Avvikelser - Ständiga förbättringar A P 6 Planera - Miljöaspekter - Bindande krav - Mål och handlingsplaner - Hantering av förändringar - Riskhantering 5 Ledarskap - Kundfokus - Policy - Roller och ansvar C D 9 Utvärdering av prestanda - Övervakning, mätning, utvärdering - Analys - Kundtillfredsställelse - Efterlevnadskontroll bindande krav - Internrevision - Ledningens genomgång 7 Stöd - Resurser - Kompetens - Medvetenhet - Kommunikation - Dokumentation 8 Verksamhet - Krav på produkter och tjänster - Konstruktion och utveckling - Framställning av produkter/utförande av tjänster - Leverantörer, inköp, utlagda processer - Nödlägen 18

19 Hemuppgift Syfte: att som transportlogistiker skaffa sig argument för de mjuka frågorna (kvalitet, miljö och hälsa) vid kundkontakter och att ha en grundförståelse för miljöfrågorna. Sök information om! 1. På vilket sätt har människan påverkat den globala uppvärmningen? Vad talar för? Vad talar emot? 2. Hur stor och med vilken påverkan har transporter på miljön? 3. Hur hanterar större transportsäljande företag miljöfrågorna på sin hemsida? 4. Hur hanterar större transportköpande företag miljöfrågorna på sin hemsida? 5. Beskriv hur viktigt ISO-certifiering är för svenska företag efter vad som skrivs på företagens hemsida. (ISO 14001, 9001, OHSAS 18001) Hur många finns? Ge exempel på policys. Beskriv vad de olika standarderna står för! Varje grupp lämnar en rapport på ca 1-2 A4 sidor, som avrapporteras till övriga under 5-10 min (dela upp presentationen i gruppen). Maila Bengt senast måndagen den 6 november (för mina synpunkter) Övriga kan ställa frågor vid presentationen som sker onsdagen den 8 november 2017/ Lycka till! 19

20 Redovisning av Hemuppgift 2 Mimmie presenterade gruppens redovisning, som låg till grund för vidare diskussion. Enl. ök på kursen läggs dokumentationen även upp på portalen. 20

21 Hur påverkar jag miljön?

22 Klassens reflektion: Samband I och U-länder och resursuttag (industrier, energi, miljöbelastning) Mörka områden finns där det även finns mycket människor (t.ex. delar av Kina, Afrika m.fl.) Mer belyst på kuster än inland Konsumtionsrelaterat och utbyggd infrastruktur

23 23

24 miljö HT 17- Bengt Sigvald 24

25 25

26 I augusti 2014 fick flyktingar från öriket Tuvalu för första gången uppehållstillstånd i ett annat land med klimatförändringar som skäl. UNHCR anger att det till år 2050 kommer att finnas mellan 250 miljoner och en miljard klimatflyktingar. Klimatförändringar anges av FN:s klimatorgan IPCC också leda till att orkaner blir vanligare, våldsammare och förekommer längre norr- och söderöver än tidigare, med ökade flyktingströmmar som följd. 26

27 27 Vi tittade på en film som Sammanfattning visade människans lektion 1-8 Kvalitet påverkan och på den yttre miljön.

28 28

29 29

30 Vanliga kemiska begrepp i miljö- och transport-sammanhang Koldioxid (CO 2 ) Kväveoxider (NO x ) Kolväten (HC) Kolmonoxid (CO) Partiklar / sot (PM) Växthuseffekten Försurande Hälsoproblem Hälsoproblem Hälsoproblem, nedsmutsning 30

31 Två sorters koldioxid (CO 2 )... Fossila bränslen ( diesel,bensin, kol, naturgas ) CO 2 bunden i miljontals år frigörs.ger nettotillskott till atmosfären ( växthuseffekten) Biobaserade bränslen ( etanol,metanol, RME,etc) Det korta kretsloppet Samma mängd CO 2 som frigörs binds snabbt igen ( fotosyntesen) 1 liter diesel ger 2,61 kg CO2 (1,35 m3). Koldioxiden kan inte till skillnad från andra motorutsläpp renas bort genom teknik. Den uppstår oavsett hur förbränningen sker. 31

32 1 liter diesel ger 2,61 kg CO 2 (eller 1,35 m3) En anläggningsbil antas köra mil/år och dra 4,3 lit/mil Koldioxidutsläppen totalt: mil x 4,3 lit/mil x 2,61 kg /liter = 62 ton koldioxid per år 32

33 Vi diskuterade vad som döljer sig för koldioxidutsläpp under Fossila bränslen 33

34 Ozon En vanlig syremolekyl (O 2) med en extra syreatom = O 3 Bra! Ozon i atmosfären Skyddar mot ultraviolett strålning Förstörs av freoner,mm (ozonhålet) Dåligt! Marknära ozon Skadar växtligheten Påverkar hälsan Bildas av solljus och kolväten (avgaser) 34

35 Vatten Vattenledningsvatten innehåller bla klor och fluor Luft Luftkvalitetsnormer finns fastställda pga. av att det finns betydande luftföroreningar som är hälsovådliga Jfr Miljöklassningen av bilar där bla kväveoxider, koloxid, partiklar och kolväten begränsas. Mat De flesta vanliga livsmedel innehåller miljögifter. Det visar en stickprovsundersökning av matvaror i sju europeiska länder, som gjorts på uppdrag av Världsnaturfonden. Högst halter i svensk strömming och nötfärs. Visst konsumenttryck finns (KRAV; Svenskt Sigill, mm) Kläder Undersökningar visar att våra kläder innehåller en mängd kemikalier som bly, kadmium, nickel, krom och kvicksilver. Datorer, tv-apparater, bilklädslar, andra textilier, mm Innehåller bla bromerade flamskyddsmedel som utöver andra problem också är kraftigt hälsovådliga 35 Kemikalier i vår vardag 35

36 36 36

37

38 38

39 Buller Avgaser Avfall Bränsle- och oljespill Kemikalier Drivmedelsförbrukning Bränsle Biodrivmedel Däck Minskad tomkörning Ökad beläggning TRB

40 Redovisning Uppgift Miljöhänsyn (Ge exempel på vad Du som) Vi diskuterade mycket högsta ledningens roll/vd:ns, som ska skapa förutsättningar för ett bra miljöarbete inom organisationen (Dirigent) Transportlogistiker kan göra för att minska belastningen på den yttre miljön! Planera, samfrakta Effektiva transporter, fyllnadsgrad/ruttplanering Resultatrapportering- följa miljömål Minska tomkörning Välj miljövänliga transportslag/medel, transporter Miljökrav på UE Alternativa drivmedel VD:n kan göra för att minska belastningen på den yttre miljön. Skapa förutsättningar! Mål/policy, medvetenhet, utbildning, träning Aktiv för nya rön/lösningar/system Teckna avtal med miljövänliga transportörer/leverantörer Miljövänliga bilar och utr. Välj miljövänliga tjänsteresor (t.ex. välj tåg före bil) Fånga upp miljökunskap från medarbetare Förare kan göra för att minska belastningen på den yttre miljön! Sparsam körning Rapportera fel och avvikelser Slow stream shipping Rätt däcktryck Minska tomgångskörning 40

41 Start av genomgång av Verksamhetshandboken Förord Beskrivning av VIS AB Intressentanalys Affärsidé och policy VIS:s ledningsprinciper Styrning, System, Organisation Processbeskrivning (klickbar) Organisation Ansvar och befogenheter Krav och Lagar Marknadsföring, Försäljning, Avtal, Inköp Utföra tjänster (Lasta, Transportera, Lossa, Godkänna) Fakturera Följa upp Ekonomi och Administration. Personalrutiner Lokaler, Resurser, Infrastruktur Arbetsmiljö Information och utbildning till anställda. IT-stöd Miljö Korrigerande och förebyggande åtgärder Utbildning, kompetens Kommunikation Bilaga 1 Personalhandbok, faktainformation från A-Ö 41

42 Innehållet i VIS ABs Verksamhetssystem Vad ska vi ha koll på? /Så hanterar VIS AB frågan! 1. Processer Visar flödet på hur mitt jobb påverkar andra och påverkas av andras jobb./hanteras genom klicka på aktuell process. För varje aktivitet/delprocess finns en processansvarig 2. Förbättringssystem Visar ett sätt som passar oss att ta hand om förbättringar och avvikelser i vår verksamhet. Det kan gälla miljön, ekonomin, arbetsmiljön, kundnöjdhet och mycket annat. /Hanteras genom Korrigerande och förebyggande åtgärder 3. Dokumentation Var hittar vi det vi behöver i vardagen? Både instruktioner och t.ex. underlag till fakturor. Hanteras genom Vår filstruktur 4. Kundfokus Vi har mål på kundnöjdhet och en plan på hur målen skall nås. Vi säkerställer så att vi klarar av de krav och förväntningar som kunden har. Vi visar detta i offerter och på vår hemsida. Hanteras genom Mål och Kundfokus 5. Miljöutredning Vi har kartlagt verksamhetens miljöpåverkan på årsbasis och skapat rutiner för hur vi arbetar med betydande miljöaspekter och hur vi följer de lagar och förordningar som finns. Hanteras enligt beskrivningen under Miljö Sammanfattning lektion 1-8 Kvalitet och miljö HT 17- Bengt Sigvald 42

43 Innehåll i VIS ABs Verksamhetssystem 6. Mål Vi har mål för kvalitets- och miljöarbetet inkl. handlingsplaner för hur de skall nås. Hanteras genom Mål 7. Lagar och författningar Vi har sammanställt de lagar och författningar som vi påverkas av, framförallt avseende miljö. Hanteras genom lagar 8. Policy Vi har kvalitets- och miljöpolicy som stämmer överens med vår verksamhet och de uppsatta målen. Hanteras genom Policy 9. Inköp Vi har klarlagt vilka behov och krav vi har. Årligen bedömer vi nya och gamla leverantörer och byter när det behövs. Hanteras genom Inköp 10. Produkter och tjänster Visar hur vi hanterar uppdragen till kund, där våra ordersystem, IT-hjälp och Personalhandboken är till stor hjälp. Hur vi förebygger arbetsskador och hur egenkontrollen görs under produktionen framgår också. Hanteras genom Utföra tjänster Sammanfattning lektion 1-8 Kvalitet och miljö HT 17- Bengt Sigvald 43

44 11. Ledningens genomgång Ledningen utvärderar löpande verksamheten. Kunders synpunkter, våra förbättringar, revisioner, processers duglighet, förändringar och uppföljning av beslut diskuteras och utvärderas. Miljöutredningen och miljömål utvärderas också. Hanteras enligt beskrivningen under Ledningens genomgång Sammanfattning lektion 1-8 Kvalitet och miljö HT 17- Bengt Sigvald 44

45 Innehåll i VIS ABs Verksamhetssystem 12. Resurser Vi har koll på våra resurser i form av fordon, utrustning, anställda och deras kompetensutveckling. Vi har klart för oss infrastrukturen (energi, tele, el, data, avlopp m.m.) och verksamhetsmiljö (bl.a. arbetsmiljön) Hanteras bl.a. enligt beskrivningen under Processbeskrivning 13. Nödlägesberedskap Vi har rutiner för hur vi ska agera vid nödläge, t ex olycka eller brand, som samtliga medarbetare känner till. Vi har ordning på våra rutiner och flöden både på terminaler, planer och kontor, så vi hittar och inget är i vägen om något händer. Hanteras enligt beskrivningen under Nödlägesberedskap 14. Övervakning och mätning Kanske vår svåraste utmaning, men vi försöker löpande mäta våra mål och hantera våra avvikelser. Vi kollar också var i arbetsflödet som vi behöver lägga ner mest kraft. Hanteras enligt beskrivningen under mål och Korrigerande och förebyggande åtgärder Att arbeta med ständiga förbättringar är kärnan i vårt ledningssystem. miljö HT 17- Bengt Sigvald 45

46 Vi tittade i Verksamhetshandboken och gjorde vissa jämförelse med standardens krav. (se blåmarkerad text) 4.1 Att förstå organisationen och dess förutsättningar Organisationen ska avgöra vilka externa och interna frågor som är relevanta för dess syfte och dess strategiska inriktning och som påverkar dess förmåga att nå de avsedda resultaten med sitt kvalitetsledningssystem. Organisationen ska övervaka och granska information om dessa externa och interna frågor. 4.2 Att förstå intressenters behov och förväntningar Beroende på intressenters inverkan, eller tänkbara inverkan, på organisationens förmåga att ständigt erbjuda produkter och tjänster som uppfyller kundkrav och tillämpliga författningskrav, ska organisationen bestämma: a) vilka intressenter som är relevanta för kvalitetsledningssystemet; b) vilka av dessa intressenters krav som är relevanta för kvalitetsledningssystemet. Organisationen ska övervaka och granska information rörande dessa intressenter och deras relevanta krav. 46

47 Krav enl. ISO 9001 Förslag enl. Verksamhetshandboken Fundera/Diskutera: vad saknas? 47

48 6.2 Kvalitetsmål och planering för att uppnå dem Organisationen ska upprätta kvalitetsmål för relevanta funktioner, nivåer och processer, som behövs för kvalitetsledningssystemet. Kvalitetsmålen ska: a) stå i överensstämmelse med kvalitetspolicyn; b) vara mätbara; c) ta hänsyn till tillämpliga krav; d) vara relevanta för produkternas och tjänsternas överensstämmelse med krav och för förbättring av kundtillfredsställelsen; e) övervakas; f) kommuniceras; g) uppdateras efter behov. Organisationen ska underhålla dokumenterad information om kvalitetsmålen. 48

49 7.1.3 Infrastruktur Organisationen ska bestämma, tillhandahålla och underhålla den infrastruktur som är nödvändig för att genomföra processerna i syfte att uppnå överensstämmelse med krav på produkter och tjänster. ANM. Infrastruktur kan innefatta: a) byggnader och tillhörande försörjningssystem; b) utrustning (både hårdvara och mjukvara); c) transportresurser; d) informations- och kommunikationsteknik. 49

50 9Utvärdering av prestanda 9.1 Övervakning, mätning, analys och utvärdering Allmänt Organisationen ska avgöra: a) vad som behöver övervakas och mätas; b) vilka metoder som i tillämplig utsträckning behövs för övervakning, mätning, analys och utvärdering för att säkerställa tillförlitliga resultat; c) när övervakning och mätning ska utföras; d) när resultaten från övervakning och mätning ska analyseras och utvärderas. Organisationen ska utvärdera kvalitetsprestanda och verkan hos kvalitetsledningssystemet. Organisationen ska bevara lämplig dokumenterad information som visar resultaten. 50

51 9.1.2 Kundtillfredsställelse Organisationen ska övervaka kunders uppfattning om i vilken utsträckning deras behov och förväntningar har uppfyllts. Organisationen ska fastställa metoder för att inhämta, övervaka och granska sådan information. ANM. Exempel på övervakning av kunders uppfattning kan innefatta kundenkäter, återkoppling från kunder rörande levererade produkter eller tjänster, möten med kunder, analys av marknadsandelar, beröm, garantianspråk och rapporter från återförsäljare Analys och utvärdering Organisationen ska analysera och utvärdera lämpliga data och information som härrör från övervakning och mätning. Resultaten av analysen ska användas för att utvärdera: a) produkternas och tjänsternas överensstämmelse med krav; b) graden av kundtillfredsställelse; c) kvalitetsledningssystemets prestanda och verkan; d) om planerade åtgärder har vidtagits verkningsfullt; e) verkan av åtgärder för hantering av risker och möjligheter; f) externa leverantörers prestanda; g) behovet av förbättring av kvalitetsledningssystemet. 51

52 Följande utdrag från mallen användes vid utvecklingssamtal (titta gärna på tidigare utsända filer tillsammans med inbjudan) Ett utvecklingssamtal eller medarbetarsamtal bör följa en given struktur: 1. Uppföljning av föregående samtal Gör en kort avstämning från föregående utvecklingssamtal. Vilka resultat har uppnåtts sedan föregående utvecklingssamtal? Har målen som sattes vid föregående utvecklingssamtal uppfyllts? 2. Nuvarande arbetssituation Hur är din arbetsbelastning? Hur fungerar balansen mellan arbete och fritid? Hur trivs du på företaget? Hur har du utvecklats sedan det senaste samtalet? Hur fungerar samarbetet med dina kolleger och din närmaste chef? Vilka förväntningar har du på a) dig själv, b) din närmaste chef, c) företaget? Är du nöjd med det ansvar du tilldelats? Finns det något du skulle vilja ändra på? Vilka problem och hinder ser du i din nuvarande roll? 3. Definiera mål och kompetensnivå Börja med att diskutera och identifiera avdelningens resultatmål. Utifrån detta diskuterar ni medarbetarens individuella mål. Vilka framgångsfaktorer är viktigast för att de individuella målen ska uppnås? Tillsammans kan ni göra en snabb kartläggning för att identifiera medarbetarens nuvarande kunskapsnivå. Jämför den sedan med avdelningens mål och diskutera vad som behöver ske för att nivå och mål ska överensstämma: Kurs? Mentorskap? Nätverk? Förändring av nuvarande roll? Kompetensnivå beskriv eventuella förändringar: 52

53 4. Utvecklingsplan Vad behöver ske på kort sikt (1-6 månader) och på lång sikt (6 månader och framåt) för att målen ni kommit överens om ska uppnås? Vi diskuterade vad som behöver ske för att nivå och mål ska överensstämma: Kurs? Mentorskap? Nätverk? Karin och Bengt kom vid utvecklingssamtalet överens om följande: 1. Karin kommer från 1 jan vara bitr. gruppledare, där Bengt blir mentor 2. Karin kommer den 1 sept 2018 vara gruppledare för speditionsverksamheten inom Visionstransporter AB. 3. Bengt anmäler Karin till en ledarskapsutbildning på distans (Örebro) för VT Karin anmäler sig till Östergötlands miljönätverk. (till Ellen Friberg, som hade gästföreläsning den 1 nov 2017) 5. Fr.o.m. nästa vecka är Bengt med på fredagsfikat för att öka dialogen med gruppen (Syftet med nätverken är att skapa kontakt och utbyta erfarenheter mellan medlemmarna samt sprida kunskap och ge inspiration och nya idéer till medlemmarna. Nätverken anordnar nätverksträffar ungefär tio gånger per år, ofta ute på olika företag, och utbyter erfarenheter. Nätverksträffarna är gratis för medlemmar. Dessutom arrangerar nätverken ett antal föreläsningar i aktuella ämnen och utbildningstillfällen. Nätverken delar även ut ett antal miljöpris.) Karin och Bengt har ett uppföljningssamtal i juni 2018 innan jag slutar. Utvecklingsplanen godkänns 20 november 2017 Karin Stenberg Bengt Sigvald 53

54 Utdrag från Ledarnas mall 54

55 Underlag till mån den 20 nov (hinner ni testa gärna själva) 1. Träna gärna genom att gå igenom bifogad interaktiv utbildning om systematiskt arbetsmiljöarbete: e.htm 2. Läs igenom om vad som gäller betr. Arbetsmiljölagen Se PDF Belastningsergonomi Arbetsanpassning och rehabilitering Stress Hot och våld Testa Dina kunskaper genom 55

56 56

57 57

58 58

59 59

60 60

61 61

62 5 min övning 62

63 Förstudie Integrering av ledningssystem Trafiksäkerheten är en naturlig del av verksamheten och som påverkar affärerna. 63

64 Förstudie Betydande trafiksäkerhetsaspekter?? beroende av den trafikberoende verksamheter som t.ex. åkerier, transportköpare, persontransporter m.fl. Hastighet Fordonets eller enhetens utrustning och dess användning (t.ex.bälte, backkamera) Förarens utbildning/beteende Organisationens styrning av verksamheten Överlast och lastsäkring Tillsyn, service och underhåll av enheten Stödsystem (t.ex. fordonsdatorer med GPS) Alkohol och droger Ruttplanering Behov av vägtransporter Väglaget Sikt, Vilt Trafikintensiteten (val av väg och tid) Trafikmiljön (tätort, skolor, distraherande faktorer) Förarens hälsa (trötthet, kondition, sjukdomar) 64

65 Nivå (Inter)Nationell Kommuner, Landsting Organisationer Privatpersoner Föreningar 1 Döda 100 Svårt Lätt Oj då! Indikatorer SCB Räddningstjänst, polis, sjukvård F-bolag, prod.bortfall (fordon, personal, gods) Insidentrapportering riskbedömning, enkäter (attityder ), mätningar, polisrapporter, bilprovning Ju färre incidenter ju färre döda, d.v.s. effektiva indikatorer som leder till reella åtgärder enl. PDCA- tänket ger positiva totaleffekter på minskade skador på gods, människor och produktionsresurser. Utmanande jämförbara nyckeltal som visar sambanden kan vara nyttiga. 65

66 Utdrag ur ISO

67 Mätning av beteendet i Visionstransporter AB, som kan få konsekvenser i trafiken. Därefter övningsuppgift på vad vi gör med resultatet. Hastighetsöverträdelser Har Du någon gång fått böter för hastighetsöverträdelse? 1. Aldrig och jag har dessutom aldrig kört för fort 2. Jag har aldrig fått böter 3. 1 gång 4. Fler gånger Not! Motsvarande mätning gjorde vi på bältesanvändning, SMS-användning, Trötthet och Alkohol/Droger. 67

68 En övning i trafiksäkerhet De fem dödssynderna 1. Hastighetsöverträdelser och inte ta hänsyn till väglaget 2. Att inte Använda säkerhetsbältet 3. Olämplig användning av mobiltelefon och teknisk utrustning (SMS m.m.) 4. Köra när man är Trött 5. Nyttja Alkohol och droger HASTA inte i trafiken och tänk på Hastigheten, Använd bältet, försiktig SMS-användning, och motverka Trötthet och Alkohol, 68

69 Det är vårt beteende, som kan få konsekvenser i trafiken. 69

70 Vad kan vi göra för att minska risken? Hastigheten: Röstvarning, hastighetslås -GPS, mätning av hastigheter med individuella åtgärder, avståndsvarnare digitala färdskrivare, övervakning, utbildning/upplysning/sparsam körning, morot/piska, regler/policy (max 80) Använd bältet. Bälteslås ( går ej att starta), egna kontroller, utbildning/upplysning, regler/policy, uppföljning, SMS/telefon: 0-tolerans (förbjuda), Handsfree, trafikdirigera smart via teknik som inte stör föraren, utbildning/upplysning, teknikförbud, koppla till bilens färddator/kontroll, träning i simulator (uppleva konsekvenser) Trötthet: bra arbetsscheman, pausgympa, följa kör-och vilotider, ändra beteende, info, utb, varningsteknik på väg, i bilen, avståndsvarnare, Alkohol: alkolås, drogtester, ring polisen vid misstanke Övrigt: ändra attityder och beteenden genom temadagar och kolla färdskrivare (hastighet, bälte, trötthet) 70

71 Vad vinner vi på att arbeta efter ett ledningssystem för trafiksäkerhet? Vi bidrar till minskade trafikskador Energieffektivare användning av våra fordon Säkrare användning av fordon (hastighet, bälte, nykterhet) Kunskap om säkra fordon (ISA, alkolås, egenkontroll) Ökad trafiksäkerhet kostar inte, det sparar pengar 71

72 Exempel på vanliga kundkrav Miljödeklarationer, Hållbarhetsredovisningar, ISO- cert., QIII, NTM, Arbetsmiljöverkets checklista m.fl. 80 frågor ska besvaras som berör; Företaget Arbetsmiljö 13 frågor 20 frågor Trafiksäkerhet Fordonet Droger Yttre miljö Bränsle Utsläpp 7 frågor 11 frågor 7 frågor 9 frågor 6 frågor 7 frågor Sammanfattning KY-utb lektion AT-info 1-8 Kvalitet och 72

73 Vad menas med hållbar utveckling Pengar och hur vi hanterar våra kunder, leverantörer, åkare/ägare, personal och samhälle hänger ihop. Hur hållbart blir det om vi missar en grupp! 73

74 Hållbarhetsredovisning Hållbarhetsredovisning handlar om att mäta, följa upp, redovisa med hänsyn till intressenters intresse enligt GRIs redovisningsprinciper; ekonomisk-, miljö- och social påverkan mänskliga rättigheter produktansvar anställningsförhållanden och organisationens roll i samhälle. NOT! Från och med 2017 ska stora företag (fler än 250 anst. eller över 350 Mkr i oms m.fl. villkor) upprätta en hållbarhetsrapport: Lagstadgad hållbarhetsrapport från

75 Nyttan med redovisningen Bättre insyn, större påverkan, intern kontroll och rapportering Bättre samarbete med alla intressenter Insikt och förtroende genom; tydlighet, riktighet och tillförlitlighet Mätbara mål Helhetssyn med fokus på väsentlighet, relevans för intressenter och fullständighet Minskade revisionsanmärkningar Ökad kunskap om svagheter och styrkor (även för leverantörer) Mätningar med åtgärder gör nytta (ökad bältesanvändning, minskade hastighetsöverträdelser, ökat intresse för sparsam körning, alternativa bränslen från leverantörer) 75

76 Vad är Hållbarhetsfrågor? Hållbarhetsredovisning? I Årsredovisningen kan man se hur företaget går ekonomiskt! I Hållbarhetsredovisningen kan man förstå varför! Framtida konkurrenskraft speglas bättre i Hållbarhetsredovisningen än i Årsredovisningen 76

77 77

78 Vad är en process? En process är en grupp av samverkande eller varandra påverkande aktiviteter som omformar insatser till utfall. Avtalade villkor Uppfyllda villkor 78 78

79 Gör ett flödesschema/processbeskrivning över beskrivna aktiviteter 1. Kund kontaktar säljare och får pris på 20 m3 naturgrus 0 4 som skall levereras garageuppfarten. 2.Två veckor ringer kund transportledare och beställer 0-4. Får adressen och var lasset ska tippas. 3. Transportledare registrerar ordern och ger grusåkaren order. 4.Åk till Krossen och lasta 0-4. levereras till Stengatan och tippas på garageuppfarten lasta rejält (beställt bil + släp). 5.Grusåkaren kör till Krossen. Lastar ett lite för stort lass 0-4. Tippar framför huset, 6.Fyller i transportsedeln, 30 ton och boggi och kärra, 7.Normalt sätt skulle en faktura på kr hamnat i kundens brevlåda någon dag senare men 8. Kund kom hem sent från jobbet denna torsdag och möts av en stor mackadamhög på gatan. 9. I postlådan finns transportsedeln. Det har levererats 30 ton 0-4. Det står ju inget om att det är naturgrus 10. Under tiden kommer polisen och påtalar för kunden att gruset inte får ligga på gatan. 11. Kund blir uppretad på att gruset har tippats fel och ringer upp transportledaren 12. Transportledaren försöker förklara för kund att en bil med släp inte kan tippa var som helst 13.Transportledaren lovar att skicka en kranbil med grips som skall lyfta in materialet på garageuppfarten. 14.Under helgen jobbar hela släkten med att kärra in gruset till fiberbädden (hålet är inte fullt). Därför ringer kunden säljaren. Jag beställde 20 m 3 och fick 30 ton. Nu visar det sig att jag endast fick 17 m 3, 15. Säljare förklara att 20 m 3 uppmätt fast mått motsvarar 24 m 3 löst levererat mått. 16. Säljare medger att det har blivit fel och lovar att resterande 4 m 3 kommer under dagen. 17. Säljare ger order till kranåkaren, som leverera 4 m 3 natur 0-4, på uppfarten. 18.Kund måste efter besiktning byta ut 5 m 3 makadam (fel matrial) mot 5 m 3 grus 19.Kranåkaren levererar ett sådant lass, samtidigt som han lastar upp 5 m 3 från gropen. 20.Tre veckor får kund en faktura i brevlådan på kr mot de kr som säljaren lämnat som pris (30 ton makadam och fel pris och fel material, 6 ton grus med minifrakt 12 ton, Kranbil 2,5 timmar, 7,5 ton natur 0-4 á 200 kr, Kranbil 3 tim utbyte makadam.) 79

80 80

81 Skillnader mellan ett traditionellt tänkande och processorientering Traditionellt tänkande De anställda är problemet Förändra anställda Jag gör mitt jobb Lita inte på någon Vem gjorde fel?! Processorienterat tänkande Processen är problemet Förändra processen Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation Samarbeta mot gemensamma lösningar Vad tillät felet att uppstå?! Skillnaden i tankesättet är ganska tydligt och resultatet av processtänkandet leder till ett större fokus på att för bättra processerna och inte försöka skydda sig och sitt område! 81 81

82 Det finns en mängd metoder i förbättringsarbetet, där SIQs Modell för Kundorienterad Verksamhetsutveckling är en av dem. SIQs Modell mäter: 1. Ledarskap 2. Information och analys 3. Verksamhetens planering 4. Medarbetarnas engagemang 5. Verksamhetens processer 6. Verksamhetens resultat 7. Kundtillfredsställelse 82

83 Några fler metoder 5 x Varför? Fiskbensdiagram Lean production Sambandsdiagram Sex Sigma Totalkvalitet PDCA Sammanfattning lektion 1-8 Kvalitet och miljö HT 17- Bengt Sigvald 83

84 9.2 Intern revision Organisationen ska med planerade intervall genomföra interna revisioner för att få information om huruvida kvalitetsledningssystemet: a) överensstämmer med: 1) organisationens egna krav på sitt kvalitetsledningssystem; 2) kraven i denna standard; b) har införts och underhållits på ett ändamålsenligt sätt Organisationen ska: a) planera, upprätta, införa och underhålla revisionsprogram, vilket innefattar frekvens, metoder, ansvar, planeringskrav och rapportering, vilka ska ta hänsyn till betydelsen av berörda processer, ändringar som påverkar organisationen och resultaten vid tidigare revisioner; b) definiera revisionskriterier och omfattning för varje revision; c) välja revisorer och genomföra revisioner på ett sätt som säkerställer revisionsprocessens objektivitet och oberoende; d) säkerställa att revisionsresultaten rapporteras till relevanta ledningsfunktioner; e) utan onödigt dröjsmål vidta lämpliga korrigeringar och korrigerande åtgärder; f) bevara dokumenterad information som visar genomförandet av revisionsprogrammet och revisionsresultaten. 84

85 Metod vid internrevision 1.Finns ledningssystemet? 2.Är det dokumenterat? 3.Är det infört? 4.Fungerar det? 5.Har vi (alla) nytta av det? 85

86 Kraven Dokumentationen Verkligheten Utförandet 86

87 Syftet med revisionen är att bedöma; om tillämpning överensstämmer med policy, planering och dokumentation? om kraven (från standarden och företagets egna) är uppfyllda om systemet har lämplig omfattning (rensa efter tre år) och ge underlag till förbättringar och för att bedöma systemets effektivitet Sammanfattning lektion 1-8 Kvalitet och miljö HT 17- Bengt Sigvald 87 87

88 Frågor? Vet vi vad vi säger? Studera processen/produkten, fråga reviderad hur man gör Gör vi vad vi säger? Studera hur reviderad gör, följ ett spår Gör det nytta/fungerar det bra? Studera resultaten, se det ur kundens perspektiv 88 miljö HT 17- Bengt Sigvald

89 Genomföra revisionen Öppningsmöte Lugna den reviderade Presentera närvarande Bekräfta vad som ska revideras och vilken information som används Förklara att resultatet blir i form av förbättringsförlag som vi tillsammans är överens om Fråga om det finns något område som den reviderade vill ha hjälp med eller något som kan förbättras 89 miljö HT 17- Bengt Sigvald

90 Genomföra revisionen Granska information Fråga (helst öppna frågor) Följ spår, gör stickprov Ha initiativ, tappa inte spåret Var positiv, hög etik, håll tider Var tydlig, lyssna, observera För anteckningar, påtala iakttagelser/brister Kom överens 90 miljö HT 17- Bengt Sigvald

91 Genomföra revisionen Skriv avvikelser Exakta, basera sig på fakta ( dok. kunde inte visas ) Referenser till information/funktion Var fann man det? Försök hitta korrigerande åtgärder tillsammans med den reviderade. Gör det uppenbart 91 miljö HT 17- Bengt Sigvald

92 Revisionsutveckling olika steg i företagets mognadsgrad nyckeltal, medarbetares betydelse för systemeffektivitet, resursfördelning, dynamiska effekter och benchmarking uppnådda resultat, processers effektivitet, risker, motivation och konkurrenskraft. framgångsfaktorer, eliminering av spill, dubbelarbete samt goda exempel intressentkrav, lagefterlevnad, policyn och kvalitets- och miljökritiska faktorer uppfyllande av standardkrav, egna krav och tillämpningen av karta gentemot verklighet. Sammanfattning lektion 1-8 Kvalitet och miljö HT 17- Bengt Sigvald 92

93 Sammanfattning Förutsättningar Ett revisionsprogram utarbetas för en lämplig tidsperiod och som underlag för detta program finns ledningssystemets innehåll, inträffade miljöhändelser, riskanalyser, tidigare revisioner etc. Högsta ledningen bör ge förutsättningar med specificering av vad de anser sig vilja ha kännedom om och även komma med specifika uppdrag eller inriktningar. En förutsättning är också att det finns eller utbildas kompetenta revisorer. Ansvar/befogenheter Högsta ledningen har en viktig roll som kravställare på och ledare för revisionerna eftersom rapporter skall gå till ledningen. Ett viktigt ansvar är produktion av revisionsprogrammet och att vara samordnare av revisionerna. Detta kan vara en uppgift för Ledningens representant eller miljöchef/samordnare. Revisorns ansvar och roll bör vara väl preciserad. Krav Revisioner skall genomföras enligt en plan (ett program) som visar när revisioner är inplanerade i tid och revisionerna skall ske med hänsyn taget till olika faktorer av betydelse. Revisionerna skall avse överensstämmelse med innehållet i ledningssystemet, standardens krav, införande och aktualisering i organisationen. Rapporter skall gå till ledningen. En revisionsrutin skall finnas bl a för att visa ansvar för att förbereda, genomföra och rapportera och visa hur revisionerna bör genomföras. Revisorer skall vara oberoende av den verksamhet som revideras. Intressentönskemål Omgivningen förutsätter att det genomförs interna revisioner som ett led i utvärdering och förbättring. Alla intressenter kan ha intresse av detta, inte minst myndighet och kunder. miljö HT 17- Bengt Sigvald 93