Kommunstyrelsen

Transkript

1 Kommunstyrelsen Plats och tid Förvaltningshuset, klockan Beslutande Leif Nilsson (S), ordf. Ingemar Hellström (S) Solweig Nyrede (S) Andreas Boström (S) Kjell Midér (S) Anders Karlsson (S) Thomas Hoonk (S) Kerstin Junker (S) Thor-Leif Andersson (V) Boris Norrlén (M) Håkan Berggren (M) Göran Engström (C) Jan Tholerus (C) Övriga deltagare Ewa Dagwall kanslichef, sekr. Lars Nylén ekonomichef Utses att justera Boris Norrlén Justeringens plats och tid Förvaltningshuset, onsdag den 9 juni 2010, klockan Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ordförande Justerande Anslag / Bevis Protokollet från kommunstyrelsen den är justerat och tillkännagivet genom anslag. Anslås under tiden Protokollet förvaras i förvaltningshuset. Underskrift Ewa Dagwall

2 Kommunstyrelsen Innehållsförteckning Ärendemening 89 Delegation 90 Anmälan om anställning 91 Beställning av trafik Dispens gällande parkering för kommun och landstingets personal samt övriga 93 Personalekonomisk redovisning 94 Revidering av Likabehandlingsplan 95 Centrala arbetsmiljökommittén 96 Hemsjukvården i Dalarna 97 Tillägg till översiktsplanen om landsbygdsutveckling i strandnära lägen 98 Granskning av system och rutiner Upplösning av donationsstiftelser 100 Erbjudande från Ragn-Sells AB om att köpa kommunens aktier i Dala Specialavfall AB 101 Budget Samverkan kommunkoncernen 103 Årsredovisning 2009 Västerbergslagens Samordningsförbund Finsam 104 Bokslut och verksamhetsberättelse 2009 Region Dalarna 105 Försäljning Smedjebacken Stimmerbo 15: Hyresavtal Tolvsbo skola 107 Personalekonomiskt redovisningssystem

3 Kommunstyrelsen Ks 89 Delegation Beslut enligt beviljad delegationsrätt avseende löneförhandlingar m m träffade av kommunstyrelsens ansvarige för personalfrågor Ingemar Hellström, förhandlingschef Åke Jansson tillsammans eller var för sig. Nr 4/2010 Teknik- och fritidsutskottets beslut 57-63, 67-76

4 Kommunstyrelsen Ks 90 Anmälan om anställning Socialförvaltningen Jenny Grahn, assistent Susanne Becirociv, socialsekreterare tillsvidare Barn- och utbildningsförvaltningen Marina Hannu, elevassistent tillsvidare Heli Saarijärvi, barnskötare Anneli Olsson, projektanställd Olle Andersson, resurspedagog Lisa Hillbom, kokerska Linda Segerbäck, vik lärare Kommunstyrelsen Martin Mattsson, arbetsmarknadsåtgärd Lars Ivarsson, projektanställd Patrik Norrlén, projektanställd Anna Nilsson, samordnare Jan-Erik Wingård, ventilationstekniker ny sysselsättningsgr Kulturnämnden Pernilla Jansson, konstintendent Eija Johansson, assistent Miljö- och byggnadsnämnden Joakim Rudklint, planarkitekt

5 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens arbetsutskott Ks 91 Au 17 Dnr Beställning av trafik 2011 Under våren har Dalatrafik genomfört trafiksamråd med Landstinget och kommunerna för att klarlägga behov och önskemål om förändringar i linjetrafiken. Utifrån dessa samråd har följande förslag till trafikbeställning för 2011 tagits fram. Bil Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Frågan lämnas öppen. att godkänna förslaget till beställning med komplettering med önskemål om anslutning av linje 37 och 38 till järnvägsstationen i Söderbärke.

6 Kommunstyrelsen Teknik- och fritidsutskottet Ks 92 Tfu 63 Dnr Dispens gällande parkering för kommun och landstingets personal samt övriga Förslag till regler för dispens gällande parkering för kommunens och landstingets personal samt övriga har arbetats fram av gatuchefen: Dispensen medger tillfällig parkering där parkeringsförbud annars råder. Berättigade till dispensen är: - Kommunens tjänstefordon - Kommunens bolags tjänstefordon Övriga tidsbegränsade dispenser kan sökas och beviljas från fall till fall. Gatukontoret utfärdar tillstånden. Tjänstefordon kräver bevis med registreringsnummer. Privata fordon i tjänsten kräver bevis med fotografi på innehavaren. Teknik- och fritidsutskottets förslag till kommunstyrelsen: att godkänna förslaget om regler för dispens gällande parkering för kommunens och landstingets personal samt övriga. att bifalla teknik- och fritidsutskottets förslag.

7 Kommunstyrelsen Ks 93 Dnr Personalekonomisk redovisning Bil Från personalstrateg Frida Proos föreligger tjänsteskrivelse angående personalekonomisk redovisning 2009: Under åren utkom personalavdelningen årligen med en personalekonomisk redovisning för kommunen. Redovisningen har varit efterfrågad och avdelningen kommer återigen att årligen upprätta en personalekonomisk redovisning års redovisning redogör endast för vad som skett under detta år, men till nästkommande år kommer jämförelser att göras från år till år. På detta sätt kan personalekonomin följas upp mot personalpolitiska mål som finns i kommunen. att återremittera ärendet till personalavdelningen för revideringar.

8 Kommunstyrelsen Ks 94 Dnr Revidering av Likabehandlingsplan Från rehabiliteringshandäggare Bengt-Åke Hermansson föreligger tjänsteskrivelse angående revidering av Likabehandlingsplan för Smedjebackens kommun: I kommunens likabehandlingsplan - det dokument som styr arbetet för likabehandling av anställda i kommunens verksamheter - behandlas jämställdhet, mångfald, och förbud mot diskriminering i arbetslivet. Dokumentet består av två delar: Den första delen beskriver kommunens ansvar utifrån lagar och föreskrifter, samt den policy som kommunfullmäktige antagit. Den andra delen beskriver målen med likabehandlingsarbetet. Den delen utvärderas och revideras varje år. Under 2009 har de olika lagar som behandlat jämställdhet, mångfald och diskriminering slagits ihop till en lag om förbud mot diskriminering. Nytt är också att jämställdhets- och mångfaldsplaner eller likabehandlingsplaner endast behöver uppdateras vart tredje år istället för som tidigare varje år. Kommunens likabehandlingsgrupp har med anledning av att diskrimineringslagstiftningen reformerats under 2009 lämnat ett förslag till revidering av kommunens likabehandlingsplan. Bil Likabehandlingsgruppen föreslår också att Smedjebackens kommun ser över plan och policy för likabehandling vart tredje år men att kommunens åtta delmål liksom tidigare uppdateras årsvis. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att godkänna revidering av likabehandlingsplanen

9 Kommunstyrelsen Ks 95 Dnr Centrala arbetsmiljökommittén Från personalstrateg Frida Proos föreligger tjänsteskrivelse angående centrala arbetsmiljökommitténs framtid: Centrala arbetsmiljökommittén i sin nuvarande form tillkom på initiativ från arbetsgruppen Ett friskare arbetsliv. Utgångspunkten är det lokala utvecklingsavtalet om samverkan som anger att samverkan i kommungemensamma arbetsmiljöfrågor ska ske genom samverkan i en central arbetsmiljökommitté. Kommitténs uppgift är att bidra till skapandet av en god arbetsmiljö och verka för att arbetsgivare och arbetstagare intresserar sig för och deltar i strävandena efter detta. Uppgiften är att planera, samordna och till beslutande organ lägga fram förslag rörande arbetsmiljöfrågor, vara policyskapande i arbetsmiljöfrågor och följa upp det systematiska arbetsmiljö- och rehabiliteringsarbetet. Kommittén består av 11 ledamöter, 5 från arbetsgivaren och 6 från arbetstagarna, och sammanträder 4 gånger per år. Arbetsformerna för kommittén upplevs inte som konstruktiva och framåtsyftande i dess aktuella form. Med detta som utgångspunkt har diskussion inletts om kommitténs framtid. Under våren 2010 har personalavdelningen tillsammans med de fackliga organisationerna arbetat fram ett nytt lokalt samverkansavtal utifrån det centralt tecknade FAS 05, Förnyelse-Arbetsmiljö-Samverkan i kommuner, landsting och regioner. I och med det nytecknade samverkansavtalet kommer ett nytt samverkanssystem implementeras i kommunen och ett Centralt Samverkansråd (CeSar) kommer att ha samma funktion som den centrala arbetsmiljökommittén. CeSar kommer att vara central skyddskommitté enligt Arbetsmiljölagen och fungera som ett samverkansforum för utbyte av information, dialog och diskussion gällande till exempel arbetsmiljö, rehabilitering och även forum för arbetsgivarsidan att informera de fackliga organisationerna enligt MBL 19. att centrala arbetsmiljökommittén upphör från

10 Kommunstyrelsen Ks 96 Dnr Hemsjukvården i Dalarna Följande skrivelse från PRO Dalarna och SPF Dalarna har inkommit: PRO Dalarna och SPF Dalarna framför här gemensamt följande krav: Att ansvaret för hemsjukvården i länet utreds så att de som behöver hemsjukvård inte riskerar att hamna mellan stolarna och att ambitionen ska vara en huvudman för hemsjukvården. Utredningen bör genomföras av representanter för landstinget, kommunerna, PRO, SPF och eventuellt ytterligare organisationer som företräder andra gruppers intresse. Vi förutsätter att Hälsoval Dalarna beaktas i den kommande utredningen. att ställa sig positiv till utredning om ansvaret för hemsjukvården i länet att uppdra till ordföranden aktualisera frågan i Region Dalarna.

11 Kommunstyrelsen Ks 97 Dnr Tillägg till översiktsplanen om landsbygdsutveckling i strandnära lägen En ny strandskyddslag trädde i kraft 1 juli En av de största förändringarna är att kommunen kan peka ut särskilda områden för landsbygdsutveckling i strandnära lägen, LIS-områden. Dessa områden ska pekas ut i översiktsplanen och ger förenklade möjligheter att ge strandskyddsdispens för att bygga hus eller anläggningar som gynnar utveckling av landsbygden. Den kommuntäckande översiktsplanen antogs 2003 och är till största delar aktuell. Det finns inget behov av att revidera hela översiktsplanen utan frågan kan istället behandlas i ett tillägg. Tillägget kommer att arbetas in i den kommuntäckande översiktsplanen när den revideras. Planens målsättning är att ge möjlighet till attraktiva strandnära boenden och utveckling av strandnära verksamheter. Samtidigt ska allmänheten ha fortsatt tillgång till stränderna och djur- och växtliv ska skyddas. Synpunkter på förslaget ska inlämnas till miljö- och byggnadsnämnden senast den 5 juli Bil att uppmana de politiska partierna inlämna synpunkter på förslaget.

12 Kommunstyrelsen Ks 98 Dnr Granskning av system och rutiner 2009 Komrev har på uppdrag av kommunrevisionen granskat delar av system och rutiner för den löpande redovisningen och interna kontrollen inom Smedjebackens kommun. Granskningen har inriktats på hantering av leverantörsfakturor samt att följa upp påpekanden i tidigare års granskningar. Från ekonomichef Lars Nylén föreligger följande yttrande angående de påpekanden som framkom i revisionsrapporten: Kontrollaktiviteter vid hantering av leverantörsfakturor Under hösten 2010 påbörjas införande av elektronisk signering av fakturor, vilket kommer att eliminera många av de problem revisorerna pekar på i rapporten. Rutiner kommer att styras på ett mera likartat sätt än vad som är fallet idag. Säkerheten beträffande registrering av nya leverantörer ökar. Namnteckning istället för signatur kommer att meddelas samtliga berörda. Attestreglementet lägg ut så att det kan nås av alla samt kommer att informeras till respektive förvaltning. Interna kontrollen har under 2010 även omfattat fakturahanteringen. Leverantörer som skickar stora mängder fakturor kommer att med den nya tekniken att kunna hanteras betydligt enklare. Via s k periodisk faktura kan man ha automatisk kontering och godkännande av t ex tele- och elräkningar upp till normalbelopp. Kraven på bättre information på fakturorna kommer att förmedlas till berörda. Uppföljning av tidigare granskningar Dokumentation av redovisningssystem pågår. Eventuellt kan det bli ett samarbete med andra kommuner. Regelverk för projekthantering och rutiner för hantering av anläggningstillgångar kommer att beskrivas i ett nytt förslag till ekonomiregler, som är under utarbetande. Beträffande uppföljning av investeringsprojekt kommer vi att ta fram en enkel mall för kontinuerlig uppföljning och rapportering av aktuellt läge. Avstämningsplan för balanskonton finns upprättad.

13 Kommunstyrelsen Forts. att överlämna ekonomichefens yttrande till revisionen.

14 Kommunstyrelsen Ks 99 Dnr Upplösning av donationsstiftelser Smedjebackens kommun förvaltar 14 donationsstiftelser varav 6 saknar medel att fullgöra sina förpliktelser enligt stiftelsens stadgar. Dessa stiftelser är: Stiftelsens namn Tillgångar Ändamål Samfond I ,14 Bidrag till studier, skolresor m m till elever Samfond II 3 888,03 Bidrag till studier, skolresor m m till elever Samfond III ,50 Bidrag till studier och studieresor till skolledare och lärare Hälsovårdsfonden ,64 Stipendium till elev, lärare eller annan personal inom skolverksamheten E Fridlunds fond 5 071,14 Bidrag till studier, skolresor m m till elever i årskurs 6 K A Andersson ,28 Bidrag till studier, skolresor m m Fridlunds fond till elever i årskurs 6 Med stöd av Stiftelselagen 6:5 får förvaltaren besluta om att använda stiftelsens tillgångar till ändamålet. Förvaltaren måste ansöka om tillstånd hos länsstyrelsen för att få genomföra ändringen. För att länsstyrelsen ska medge tillstånd att upplösa stiftelserna måste dessa vara skuldfria. Stiftelserna har en skuld till kommunen för förvaltningsarvodet. Ekonomiavdelningen föreslår därför att kommunen beslutar om och hos länsstyrelsen ansöker om tillstånd att överföra Samfond I och II:s tillgångar till Stiftelsen Otto Hedströms Stipendiefond och att övriga uppräknade stiftelsers tillgångar förbrukas till ändamålet samt att kommunen avstår från förvaltningsarvodet för ovan uppräknade stiftelser. I ändringar i Stiftelselagen har man förändrat kravet på bokföringsskyldighet (= auktoriserad revisor) från tidigare 10 Bb till 1,5 mkr. Vi föreslår därför att stiftelser med tillgångar understigande 1,5 mkr endast granskas av kommunens revisorer.

15 Kommunstyrelsen Forts. att hos länsstyrelsen ansöka om tillstånd att överföra Samfond I och II:s tillgångar till Stiftelsen Otto Hedströms Stipendiefond och att Samfond II:s, Hälsofonden:s, E Fridlunds fonden:s och K A Andersson-Fridlunds fonden:s tillgångar förbrukas till ändamålet att kommunen avstår från förvaltningsarvodet för ovannämnda stiftelser att stiftelser med tillgångar understigande 1,5 mkr endast granskas av kommunens revisorer.

16 Kommunstyrelsen Ks 100 Dnr Erbjudande från Ragn-Sells AB om att köpa kommunens aktier i Dala Specialavfall AB Från Pelle Helje, ordförande och Anders Boman, styrelseledamot som sitter i styrelsen på de kommunala mandaten i Dala Specialavfall AB föreligger skrivelse där de framför erbjudande från Ragn-Sells AB att köpa kommunernas aktier i Dala Specialavfall AB. År 1989 togs initiativ till kommunal samverkan för att få kompetens och samordning av transport och behandling av miljöfarligt avfall. Ambitionen var att ge professionell och miljöriktigt hantering till lägsta kostnad för kunden. Det ledde till att Dala Kemiavfall AB (Dala Specialavfall) bildades Ragn-Sells AB har 91 % av aktierna. Dalarnas kommuner delade på resterande 9 % av aktierna. Det blev 30 aktier per kommun à 100 kronor (3 000 kr). Under de 20 år som gått har bl.a lagstiftningen förändrats på flera sätt. Kommunerna är inte längre ansvariga för att ta hand om industrins farliga avfall. Från 2007 gäller LOU avseende upphandling av hushållens farliga avfall. Det finns nu konkurrens av två andra aktörer på marknaden utöver Dala Specialavfall AB. Om man ser bakåt vad syftet med bolaget var, kan det sägas att uppdraget är avslutat. Kommunernas representanter i styrelsen för Dala Specialavfall stöder Ragn-Sells erbjudande då de ser att konkurrensen för bolaget hårdnar och för bolagets bästa bör kommunerna lämna så att Ragn-Sells kan integrera farligt avfall med den övriga verksamheten. Erbjudandet från Ragn-Sells innebär att kommunerna erbjuds ett lösenpris på 9 021,37 kronor per aktie. Det innebär ett totalt lösenpris för 30 aktier på kronor. Ragn-Sells erbjudande om köp av aktier är villkorat av att samtliga kommuner accepterar erbjudandet. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att acceptera erbjudandet från Ragn-Sell

17 Kommunstyrelsen Ks 101 Dnr Budget 2011 Från ekonomichefen föreligger underlag från nämnderna gällande budget för år Bil Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att de fastställda budgetramarna för 2010 ska gälla.

18 Kommunstyrelsen Ks 102 Dnr Samverkan kommunkoncernen Från kanslichef Ewa Dagwall föreligger tjänsteskrivelse angående samverkan kommunkoncernen: Kommunstyrelsen beslöt att tillsätta en arbetsgrupp med direktiv att utifrån den verksamhet som idag bedrivs inom kommunen/bolagen identifiera konkreta samordnings-/rationaliseringsförslag för att optimera driften av de kommunala bolagen och kommunens tekniska förvaltning. Under arbetets gång har flera avrapporteringar skett till kommunstyrelsen och beslut om bildande av utförarenhet har tagits och tillförts respektive bolags ägardirektiv. Utförarenheten har formerats och har haft inledande träff. Kommunstyrelsen beslöt att uppdra till arbetsgruppen fortsätta utredningen med inriktningen att ny organisation ska fungera efter respektive bolagsstämma våren Beskrivning av nuvarande organisation Bärkehus Bärkehus förvaltar idag ca lägenheter och ett antal andra lokaler. Totala ytan uppgår till ca m2 och har 13.0 anställda varav 8.0 är bovärdar. Under VD finns en drift- och underhållschef. Administrationen består av 3.0 tjänster och som svarar för försäljning, uthyrning, lägenhetsbesiktning och löpande ekonomi och löneadministration. Bolaget har en liten organisation som är tydlig och upplevs som lättstyrd. Nackdelen med verksamheten är att den är utspridd och få anställda och därmed sårbar. Bärkehus AB har sitt kontor i ägda Grenanderska fastigheten. Under de senaste åren har det pågått en diskussion om att Bärkehus skulle byta lokaler för att samla verksamheten. Bolaget har en styrelse bestående av 7 ledamöter. Kostnader 2009 för löner, ersättningar, sociala avgifter och pensionskostnader vd + styrelse uppgick till 990,0 tkr.

19 Kommunstyrelsen Forts Beskrivning av nuvarande organisation Smedjebackens Energi AB Smedjebacken Energi och Vatten ansvarar för elnät, elhandel, elinstallation, fjärrvärme, vatten/avlopp och renhållning. Antalet anställda är 47 heltidstjänster, fördelat på 19 tjänster inom elverksamheten, 4.0 tjänster inom fjärrvärme, 17,0 tjänster inom vatten/avlopp och renhållning. Administration som består av 7 tjänster svarar för sekreterarfunktion, kundtjänst, debitering, ekonomiadministration och löner. Kundtjänsten har ett samarbete med Borlänge Energi. Det finns också ett par specialistfunktioner/(tekniker) inom vatten och miljösidan. Organisationen består av VD och fem driftschefer. Elnätsverksamheten är ett dotterbolag med en separat chef och svarar enbart för förvaltning av elnätet. Elinstallation har en chef med 16 anställda. Elproduktion består av vattenkraftverket i Kolbäcksån. Elverksamheten är den kommersiella delen av bolaget. SEAB är lokaliserade till ägda lokaler på Gunnarsområdet. Bolaget har en styrelse bestående av 7 ledamöter. Kostnader 2009 för löner, ersättningar, sociala avgifter och pensionskostnader vd + styrelse uppgick till 1.037,0 tkr. Lokaler I december 2009 fattade Bärkehus AB:s styrelse beslut om att investera i ett vindkraftverk för placering i anslutning till tidigare vindkraftverk Hanna på Uvberget. Syftet med investeringen var att förbruka all produktion i det egna fastighetsbeståndet. I samband med detta beslut initierades även en diskussion mellan bolagen som syftade till att Bärkehus skulle förvärva SEAB:s lokaler och att bolagen skulle samlokaliseras till Gunnarsområdet. Både Bärkehus och SEAB har tillsatt representanter i en arbetsgrupp för att utreda förutsättningarna för att samla verksamheterna i SEAB:s lokaler i Gunnarsområdet. Bedömningen är att det är realiserbart utan ombyggnation. Fördelen med en samlokalisering är bl a minskad sårbarheten vad gäller tjänster, men även lägre hyreskostnader. Därtill finns möjligheten att avyttra Grenanderska fastigheten.

20 Kommunstyrelsen Forts Personal Under våren 2011 kommer nuvarande VD på SEAB att avgå med pension och diskussion har inletts om möjligheterna att en VD är ansvarig för båda bolagen. Motiveringen till detta är att båda bolagen är små och att det bedöms som helt genomförbart att ha gemensam VD. Ekonomiskt innebär det en besparing på ca 1 mkr. att rapport över utredningens resultat ska överlämnas till parlamentariska gruppen

21 Kommunstyrelsen Ks 103 Dnr Årsredovisning 2009 Västerbergslagens Samordningsförbund Finsam Från Västerbergslagens Samordningsförbund föreligger årsredovisning för år Bil Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att godkänna årsredovisning 2009.

22 Kommunstyrelsen Ks 104 Dnr Bokslut och verksamhetsberättelse 2009 Region Dalarna Direktionen för Region Dalarna beslöt att fastställa verksamhetsberättelse för Region Dalarna räkenskapsåret 2009, att bevilja nämnden för primärkommunala frågor ansvarsfrihet för 2009, samt att föreslå medlemmarna godkänna föreliggande verksamhetsberättelse och årsredovisning för Region Dalarna verksamhetsåret Bil Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att godkänna bokslut och verksamhetsberättelse 2009.

23 Kommunstyrelsen Ks 105 Dnr Försäljning Smedjebacken Stimmerbo 15:39 Smedjebackens kommun överlåter och försäljer fastigheten Smedjebacken Stimmerbo 15:39, med en areal av m 2 enligt föreliggande förslag till köpekontrakt. Köpeskilling kronor. Bil att godkänna föreliggande förslag till köpekontrakt att utse kommunens firmatecknare underteckna erforderliga handlingar

24 Kommunstyrelsen Teknik- och fritidsutskottet Ks 106 Tfu 84 Dnr Hyresavtal Tolvsbo skola Förslag till hyresavtal har upprättats med Tolvsbo Kultur & Konferensgård AB, Värdshusvägen 13, Söderbärke. Bil I avtalet ingår en option på att hyresgästen får förvärva fastigheten för kronor efter tre år. Teknik- och fritidsutskottets förslag till kommunstyrelsen: att godkänna förslaget till hyresavtal samt optionen om förvärv av fastigheten. att bifalla teknik- och fritidsutskottets förslag.

25 Kommunstyrelsen Ks 107 Dnr Personalekonomiskt redovisningssystem Nuvarande redovisningssystem kommer att avslutas under Med anledning av detta krävs en uppgradering från Personec K till Personec P som är ett webbbaserat system och som möjliggör bl a självservice för all personal. Självservice innebär att de anställda själva för in scheman, semester och annat som rör löneadministration. Utbytet kommer att initieras under 2010 och avslutas våren Kostnaden för utbytet är beräknat till 1,3 mkr. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige beslutar att anvisa 1,3 mkr för angivet ändamål i 2010 års budget utökning av kommunstyrelsens budgetram.