Ramavtal Vagnparksfinansiering 2012

Transkript

1 Ramavtal Vagnparksfinansiering Parter Mellan parterna ML Rental AB, AutoPlan, org. nr , nedan kallad Leverantören, och SKL Kommentus Inköpscentral AB, org. nr , nedan kallad SKI, har följande Ramavtal träffats. 2 Upphandlande enheter som omfattas av Ramavtalet Samtliga kommuner, kommunala bolag, landsting, landstingsbolag, regionbolag och regioner som anges i bilaga 2 kan avropa från detta avtal. 3 Definitioner Definitioner till vissa i Ramavtalet använda begrepp ska, då de används i Ramavtalet ha den innebörd som framgår av Bilaga 3 Definitioner, om inte annat framgår av Ramavtalet eller annars uppenbarligen följer av omständigheterna. Upphandlande myndigheter och enheter som ej avropar mot Ramavtalet kallas nedan upphandlande enhet/er. Upphandlande enheter som valt att börja tillämpa Ramavtalet kallas nedan Avropare. 4 Ramavtalets omfattning Omfattningen av detta Ramavtal härrör till Avtalsområde B: Vagnparksfinansiering via finansiell leasing av fordon upp till 3,5 ton med minst en tilläggstjänst i SKL Kommentus Inköpscentral AB:s upphandling Vagnparksfinansiering 2012;. De produkter/tjänster som detta Ramavtal omfattar är enligt nedan: 1. Finansiering, Administration, och Fordonsförsäljning 2. Finansiering och Administration 3. Finansiering och Fordonsförsäljning Avropare ska välja något av de tre alternativen enligt ovan. Ramavtalet avser ovan angivna tjänster vars innehåll och villkor närmare beskrivs i bilaga 1a Avropsavtal avseende administration, bilförsäljning och leasing samt i bilaga 1 b Avropsavtal avseende administration, bilförsäljning och leasing. Eventuell ersättning av tjänst, utvecklad tjänst eller byte av benämning av tjänst ska aviseras SKI. Eventuell ersättning av tjänst, utvecklad tjänst eller byte av benämning av tjänst ska överenskommas parterna emellan. 5 Prissättning Referensränta: STIBOR 90 dagar med en räntebindningsperiod om 90 dagar. Sida 1 av 9

2 Prissättning som erbjuds till Avropare som har beskattningsrätt eller landstings-, region- eller kommunalägda bolag med kommunal borgensförbindelse eller borgensförbindelse utställd av Landsting avseende de produkter/tjänster som detta Ramavtal omfattar är enligt nedan: Nedan angivna administrationsavgifter beräknas per kalenderdag gäller från fordonets startdag i AutoPlan, till och med den dag då Kunden avslutar fordonet i AutoPlan. Administration, Finansiering och Bilförsäljning Bas administration: debiteras per fordon och månad med 150 kronor. Management administration: debiteras per fordon och månad med 160 kronor. Bilförsäljning Fullservice: Vid försäljning via Leverantörens Bilförsäljning Fullservice debiteras Avropare en fast avgift om 5000 kronor. Bilförsäljning Bas: Vid försäljning via Leverantörens Bilförsäljning Bas debiteras Avropare en fast avgift om 3500 kronor. Marginal: Marginalen i kontrakten uppgår till 1,65 procentenheter Administration och Finansiering Bas administration: debiteras per fordon och månad med 150 kronor. Management administration: debiteras per fordon och månad med 160 kronor. Marginal: Marginalen i kontrakten uppgår till 1,65 procentenheter Bilförsäljning och Finansiering Bilförsäljning Fullservice: Vid försäljning via Leverantörens Bilförsäljning Fullservice debiteras Avropare en fast avgift om 5000 kronor. Bilförsäljning Bas: Vid försäljning via Leverantörens Bilförsäljning Bas debiteras Avropare en fast avgift om 3500 kronor. Marginal: Marginalen i kontrakten uppgår till 1,65 procentenheter För Avropare som ej har beskattningsrätt eller kommunal borgensförbindelse uppgår marginalen i kontrakten till 2,50 procentenheter. Priser för Bas Administration, Management Administration, Bilförsäljning Fullservice och Bilförsäljning Bas är enligt ovan, med följande förbehåll. För Avropare som ej har beskattningsrätt eller ej innehar kommunal borgensförbindelse, äger Leverantören rätt att avvisa önskemål om avrop, om Avropare enligt Leverantörens bedömning har brister gällande t.ex. ekonomisk stabilitet, finansiell ställning, alltför hög risknivå eller andra faktorer. Till leasingavgifter samt andra kostnader och utlägg enligt Ramavtal och Avropsavtal tillkommer i förekommande fall mervärdesskatt. Sida 2 av 9

3 För fordon som debiteras trängselskatt av Transportstyrelsen utgår en avgift om 0,50 kr per trängselskattebeslut. Hantering av parkeringsböter debiteras med 100 kr per parkeringsbot. 6 Bilagor Ramavtalet består av detta Ramavtal samt följande bilagor: Bilaga 1a Avropsavtal avseende administration, bilförsäljning och leasing. Detta avropsavtal avser Avropare med beskattningsrätt alternativt kommunal borgensförbindelse Bilaga 1b Avropsavtal avseende administration, bilförsäljning och leasing. Detta avropsavtal avser Avropare utan beskattningsrätt eller kommunal borgensförbindelse Bilaga 2 Avropsberättigade upphandlande enheter Bilaga 3 Definitioner Vid eventuella motsägelser mellan innehållet i detta Ramavtal och bilagorna gäller Ramavtalet före bilagorna. Ändringar i och tillägg till Ramavtalet ska för att vara bindande ske skriftligen och vara undertecknade av parterna. 7 Handlingarnas inbördes ordning Handlingar kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande bestämmelser eller uppgifter i handlingarna gäller de, om inte parterna kommer överens om annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till Ramavtalet 2. Ramavtal inklusive bilagor 3. Tillägg till eller justeringar av Avropsavtalet eller dess bilagor/annex 4. Avropsavtalet slutet mellan Avropare och Leverantören jämte tillhörande bilagor/annex 5. Eventuella skriftliga förtydligande till SKI: s förfrågningsunderlag/ ansökningsinbjudan 6. SKI:s förfrågningsunderlag med bilagor/ SKI: s ansökningsinbjudan med bilagor. 7. Leverantörens anbud/anbudsansökan 8 Kontaktpersoner SKI Leverantören Maria Lilja, Tfn e-post: maria.lilja@sklkommentus.se Johan Åberg Tfn e-post: johan.aberg@autoplan.se 9 Avtalsperiod Ramavtalet ska träda i kraft från dess undertecknande, dock tidigast den 1 februari 2012, med en avtalstid om tre (3) år. Avtalet kan förlängas med ytterligare ett (1) år vid ett tillfälle om parterna senast sex (6) månader innan avtalets utgång träffar en skriftlig överenskommelse därom. Sida 3 av 9

4 Avropare kan under avtalstiden påbörja avrop från Ramavtalet vid ett senare datum än datum för ramavtalets tecknande. Avropsavtal kan löpa med maximalt tre års avtalstid från dess tecknande, med möjlighet till förlängning av avropsavtalet ytterligare ett år vid ett tillfälle. Sådan förlängning ska aviseras av part minst tre (3) månader före avropsavtalets utgång. Leverantör äger rätt att bevilja eller avslå begäran om förlängning av avropsavtal. Förlängning av avropsavtal sker enligt skriftlig överenskommelse mellan Avropare och Leverantör. 10 Underleverantörer Leverantören får inte överlåta sina åtaganden enligt Ramavtalet genom att anlita underleverantörer utan SKIs skriftliga godkännande. Eventuella underleverantörer ska uppfylla de krav som enligt Ramavtalet gäller för uppdraget. Leverantören svarar för underleverantörs arbete så som för sitt eget arbete. Leverantör har helhetsansvaret för samtliga åtaganden mot Avropare och Avropare ska vända sig till Leverantören för avrop av samtliga tjänster. Avropare ska inte teckna avtal med underleverantör. Leverantören ska fakturera Avropare, d v s faktura får inte skickas från underleverantör. Leverantör och underleverantör ska följa gällande lagar, regler och myndighetsbeslut. 11 Anmälan för avrop från Ramavtalet Upphandlande enheter som enligt 2 omfattas av detta ramavtal, och som har för avsikt att genomföra avrop från Ramavtalet, anmäler detta till SKI. Uppgifter om nya Avropare görs tillgängliga för Leverantören via SKI. Upphandlande enhet kan inleda avropsprocessen från Ramavtalet från det att de till SKI anmält att de accepterar SKI: s allmänna villkor för avrop från SKI: s Ramavtal. 12 Avropsförfarande Avrop från detta Ramavtal sker genom tillämpning av villkoren i Ramavtalet. Avrop sker genom skriftliga beställningar. 13 Avropsavtal Avropsavtal ingås mellan Avropare och Leverantören. I Avropsavtalet anges vilka tjänster som avropas. SKI lämnar inga utfästelser om omfattningen av avrop. 14 Prisjustering Avtalad räntemarginal ska vara fast under ramavtalsperioden. Möjlighet till ändring av leasingavgift eller referensränta i övrigt regleras i avropsavtalet. Sida 4 av 9

5 Om Referensräntan skulle upphöra att noteras, förlora sin aktualitet eller inte längre återspegla den kostnad Leverantören har för sin refinansiering, ska Leverantören äga rätt att med omedelbar verkan ersätta Referensräntan med Leverantörens faktiska refinansieringskostnad som bas för framräknandet av leasingavgiften. I händelse av det, i detta stycke, beskrivna scenario äger Avropare rätt att häva Avropsavtalet med Leverantören. Avropare äger i sådant fall rätt att, inom tre (3) månader från att Leverantören ersatt referensräntan med Leverantörens faktiska refinansieringskostnad, lösa samtliga med Leverantören ingångna leasingkontrakt. Leverantören äger även rätt att ändra priset för viss tjänst och leasingavgiften om det motiveras av förändringar i eller tillämpning av lagstiftning, kapitaltäckningsregler, reserveringsskyldighet, annat tvingande regelverk eller annan åtgärd beslutad av myndighet. Beträffande den sista ordinarie leasingavgiften förbehåller sig Leverantören rätten att i efterhand reglera den eventuella skillnaden mellan preliminär och definitiv leasingavgift. Priser för administrationstjänster ska vara fasta för Ramavtalets första 12-månaders period. Prisjustering får därefter ske högst en gång per 12-månadersperiod. Part som önskar påkalla sådan prisjustering ska till SKI senast 30 dagar innan den 12-månadersperiod som prisjusteringen avser infaller yrka på sådan prisjustering. Prisjustering får maximalt uppgå till förändringen i konsumentprisindex (KPI). Basmånaden för justering utgör november Priser för transporter ska vara fasta för Ramavtalets första 12-månaders period. Prisjustering får därefter ske högst en gång per 6-månadersperiod. Part som önskar påkalla sådan prisjustering ska till SKI senast 30 dagar innan den 6-månadersperiod som prisjusteringen avser infaller yrka på sådan prisjustering. Prisjustering får maximalt uppgå till förändringen i Sveriges Åkeriföretags ( lastbilstransportprisindex T08SÅ13, med november 2011 som basmånad. 15 Fakturering och betalningsvillkor Autogiro eller automatisk belastning av konto får endast ske efter särskild överenskommelse härom med Avropare. Inga fakturerings-, eller expeditionsavgifter debiteras Avropare eller SKI. Till fakturan ska bifogas specifikation enligt överenskommelse. Leverantörens F- skattebevisnummer ska anges på fakturan. Betalar Avropare inte avtalsenlig faktura i rätt tid har Leverantören rätt att erhålla dröjsmålsränta enligt räntelagen. Ränta regleras på begäran av Leverantören. Leverantören åtager sig att månadsvis överlämna följande: Samlingsfaktura Fakturaspecifikation Bokföringsunderlag; konterat enligt Avropares kontoplan och bruten i enlighet med Avropares kostnadsstruktur. Förarredovisning; via e-post till respektive förare. Sida 5 av 9

6 EDI-fact (elektronisk fakturering) kan erbjudas efter separat överenskommelse utan tillkommande kostnader. Leverantören kan erbjuda e-fakturor enligt SFTI-standard (Single Face to Industry) i form av Fulltextfaktura eller Svefaktura utan tillkommande kostnader. Gällande betalningsvillkor för fakturor är 30 dagar. 16 Marknadsföring av Ramavtal SKI förbinder sig att genomföra marknadsföringsåtgärder i syfte att marknadsföra avtalet för upphandlande enheter enligt 2. Omfattningen och utformning av sådana marknadsföringsåtgärder som Leverantören medverkar i bestäms av ramavtalsparterna emellan. 17 Försäkringar Leverantören ska inneha och under hela avtalsperioden vidmakthålla för uppdraget erforderliga försäkringar. Leverantören kan, vid begäran, styrka att erforderliga försäkringar är tecknade genom att tillställa SKI ett intyg på gällande ansvarsförsäkring. 18 Administrativ ersättning För att täcka kostnaderna för nedlagt arbete i samband med upphandling, avropsstöd, avtalsvård samt marknadsföring av avtalet erhåller SKI en administrativ ersättning av Leverantören, enligt nedan. Ersättningen till SKI avser genomförande av upphandlingen, avtalsförvaltning, avropsstöd, avropsaktivering, marknadsföring av avtalet, administrativ service, information, samt stöd vid eventuella tvister mellan Avropare och antagen Leverantör. Administrativ ersättning motsvarar 0,7 % på anskaffningsvärdet exklusive moms per fordon som leasas via Ramavtalet. Administrativ ersättning ingår i angivna priser. SKI är berättigade till administrativ ersättning för avrop som gjorts under Ramavtalet, så länge som det föreligger gällande avropsavtal. Administrativ ersättning faktureras Leverantören månadsvis av SKI och baseras på erhållen statistik. Leverantören ska till SKI redovisa statistik över antal fordon med anskaffningsvärde som finansierats via Ramavtalet på ett mellan parterna överenskommet sätt. Detta gäller för Leverantören samt anlitad återförsäljare och/eller underleverantör. Redovisning ska ske även om ingen försäljning har skett eller inga avrop gjorts. Redovisningen ska ske utan kostnad för SKI. Leverans av månadsvis statistik över antal fordon och fordonens anskaffningsvärde exklusive moms som finansierats via Ramavtalet ska ske i efterskott senast per den 15.e i efterföljande månad. Redovisningen skickas till e-postadress: redovisning@sklkommentus.se. Mervärdesskatt ska erläggas enligt gällande skattelagstiftning. Sida 6 av 9

7 Betalningsvillkor gällande ersättningen till SKI är 30 dagar netto och dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen (1975:635). Brister Leverantören i sitt åtagande enligt ovan ska rättelse vidtas. I det fall rättelse ej sker ska bristen skriftligen påtalas för Leverantören och denne få skälig tid att vidta rättelse, dock senast inom 30 dagar. Sker upprepade förseelser där rättelse enligt ovan inte sker inom angiven tidsfrist ska SKI ha rätt att säga upp Ramavtalet till upphörande omedelbart eller vid den tidpunkt som SKI bestämmer. SKI äger rätt att kontrollera att Leverantören fullgjort sina åtaganden enligt detta avtal, genom att anlita en av SKI utsedd auktoriserad revisor. Sådan revisor skall ges tillgång till avropsavtal, fakturor eller räkenskapsmaterial avseende avrop, i den utsträckning som erfordras för nämnda kontroll och som inte står i strid med lag och regler som är tillämpliga för Leverantören. Eventuella brister och/eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid revision skall korrigeras omgående. 19 Statistik till Avropare Leverantören tillhandahåller AutoAnalys vilket är ett webbaserat rapportsystem som möjliggör för Avropare att söka information och analysera sin vagnpark. Utbudet av funktioner och databasens innehåll i AutoAnalys kan komma att variera från tid till annan. Leverantören förbehåller sig rätten att utöka, ändra eller inskränka funktionerna samt innehållet. Avropare har enligt detta avtal rätt att ansluta en (1) användare till AutoAnalys. Detta görs genom att Avropare skickar in en behörighetsanmälan till Leverantören, användaren ges då genom en identifieringsprodukt (personlig kod) tillgång till AutoAnalys. Behörighetsanmälan skall undertecknas av befullmäktigad behörighetsadministratör. Avropare är gentemot Leverantören ansvarig för både borttagande av behörighet samt ändring av behörighet. För den personliga koden gäller allmänna villkor Personlig Kod BL 7732, vilken användaren vid tilldelningen av den personliga koden tagit del av. Avropare ansvarar gentemot Leverantören för att varje användare följer dessa regler. Om det finns skäl till att misstänka att en personlig kod förkommit ska behörighetsadministratören hos Avropare se till att berörd användares behörighet spärras i avvaktan på att denna tilldelas ny personlig kod. 20 Samarbetsorganisation, uppföljning av Ramavtalet Leverantören ska utse en särskild kontaktperson med övergripande ansvar för Ramavtalet i förhållande till SKI. SKI ska utse kontaktpersoner som ansvarar för SKI: s kontakter med Leverantören. Sida 7 av 9

8 Ramavtalet ska följas upp minst två gånger per år för att tillvarata erfarenheter och iakttagelser om tillämpningen av Ramavtalet. 21 Vidareutveckling Leverantören ska aktivt och löpande se över rutinerna och formerna för utförandet och utformningen av tjänsterna. 22 Förtida upphörande, hävning av avtal samt uppsägning SKI:s rätt att säga upp Ramavtalet SKI äger rätt att säga upp Ramavtalet till upphörande omedelbart eller vid den tidpunkt som SKI bestämmer om: Leverantören ställer in sina betalningar, ansöker eller medger annans ansökan om företagsrekonstruktion enligt lagen (1996:764) om företagskonstruktion, träder i likvidation eller försätts i konkurs. Leverantören inte fullgör sina skyldigheter vad gäller socialförsäkringsavgifter och skatter. Leverantören inte längre enligt Finansinspektionen har rätt att bedriva finansiell leasing verksamhet. Det åligger Leverantören att omedelbart underrätta SKI om förevaro av eller risk för omständigheter som nämns under punkterna ovan. Parts rätt att säga upp Ramavtalet Om part efter avtalets ingående inte fullgör sina skyldigheter enligt detta Ramavtal äger part rätt att häva Ramavtalet om inte part vidtagit rättelse inom 30 dagar efter skriftlig uppmaning härom. Om skriftlig uppmaning till rättelse har skickats vid fler än tre (3) tillfällen äger bägge parter rätt att häva Ramavtalet även om rättelse har skett. Är avtalsbrott att anse som väsentligt, äger bägge parter rätt att med omedelbar verkan häva Ramavtalet. Leverantörens rätt att säga upp avropsavtal Leverantören äger rätt att säga upp avropsavtal med omedelbar verkan och återta leasingobjekten enligt Avropsavtal 1a punkt 3.14 samt Avropsavtal 1b punkt I förekommande fall då Avropare väljer att avropa Fordonsförsäljning eller Administration (alternativ 2 eller 3 i ramavtalets 4) men inte nyttjar tjänsten Fordonsförsäljning (alternativ 3) eller Administration (alternativ 2) äger Leverantören rätt att säga upp Avropsavtalet med berörd part då det i detta fall rör sig om enbart en finansieringslösning för Avroparens fordon (Avtalsområde A i SKL Kommentus Inköpscentral AB:s upphandling Vagnparksfinansiering 2012; ) och är således inte förenligt med omfattningen av detta Ramavtal. I Sida 8 av 9

9 händelse av det, i detta stycke, beskrivna scenario äger Leverantören rätt att häva Avropsavtalet med berörd part. Berörd part ska, inom tre (3) månader från att detta påtalats av Leverantören lösa samtliga, med Leverantören, ingångna leasingkontrakt. 23 Överlåtelse av ramavtalet Ingånget avtal får normalt inte överlåtas på annan avtalspart. I undantagsfall får överlåtelse godkännas utan att ny upphandling enligt LOU behöver genomföras. Om överlåtelse kan accepteras ska detta skriftligen godkännas av SKI. Sker överlåtelse utan sådant medgivande har SKI rätt att säga upp avtalet utan föregående uppsägning. Dock äger Leverantören rätt att överlåta Ramavtal och Avropsavtal till annat företag inom Swedbankkoncernen utan särskilt godkännande. SKI har rätt att, utan Leverantörens godkännade, överlåta ramavtalet till annan part inom organisationen Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och dess bolagskoncern. 24 Tillägg och ändringar av ramavtalet Tillägg och ändringar i detta ramavtal ska vara skriftliga och undertecknade av båda parter för att vara bindande. 25 Tvist Tvist med anledning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling parterna emellan, om parterna inte kommer överens ska tvisten avgöras i Stockholms tingsrätt som första instans med tillämpning av svensk rätt. Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, av vilka parterna tagit varsitt SKL Kommentus ML Rental AB, Inköpscentral AB AutoPlan Org nr Org nr Underskrift Maria Lilja Upphandlingskonsult För Helena Rom Inköpschef, enligt fullmakt. Jonas Eriksson Affärsområdeschef Autoplan Underskrift Namnförtydligande Sida 9 av 9