Kallelse till Humanistiska nämnden

Transkript

1 Kanslienheten Sandra Berwing Nämndsekreterare Kallelse Datum Tid: Tisdagen den 14 mars 2017 Kl. 16:00 Genomgång av verksamhetsbesök Kl Nämnden sammanträder Plats: Folkets hus, A-salen Gruppmöte: Majoriteten har gruppmöte kl Oppositionen har gruppmöte kl Kallelse till Humanistiska nämnden Ärende Dnr 1. Godkännande av dagordningen 2. Samverkan socialkontor och skolkontor (Inga handlingar) Ungdomsenhetens besök i rektorsgruppen Multiteam Elevhälsans samarbete med socialkontoret Fördelning av anvisningar till Trosa kommun 2017 HN 2017/3 Individ och familjeomsorgen 3. Bokslut 2016 HN 2017/24 4. Redovisning av utförd internkontroll 2016 HN 2016/17 5. Internkontrollplan 2017 HN 2017/23 6. Övrig information från socialkontoret (Inga handlingar) Personalsituationen på socialkontoret Ensamkommande barn HN 2017/4 Barnomsorg och utbildning 7. Bokslut 2016 HN 2017/24 8. Redovisning av utförd internkontroll 2016 HN 2016/17 9. Internkontrollplan 2017 HN 2017/ Handlingsplan för suicidprevention HN 2017/ Patientsäkerhetsberättelse 2016 HN 2017/ Egentillsyn av huvudmännens ansvar för grundsärskolan 2016/2017 HN 2017/ Information om kommande förskolor och kösituation (Inga handlingar) Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

2 TROSA KOMMUN Kallelse Sida 2(2) Humanistiska nämnden Övrig information från skolkontoret (Inga handlingar) Skolinspektionens tillsyn Ärenden hos Skolinspektionen Prognos skolavslutning 2017 Nyanställd rektor till Kyrkskolan Uppföljning PISA HN 2017/5 Övrigt 15. Anmälan av delegeringsbeslut HN 2017/1 16. Övriga anmälningsärenden HN 2017/2 17. Övrigt Inte öppet sammanträde 18. Föreläggande skolplikt (Handlingarna lämnas på sammanträdet) HN 2017/29 Helena Koch Ordförande Sandra Berwing Sekreterare

3

4 Socialkontoret Graham Owen Socialchef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer HN 2017/24 Bokslut 2016 för Humanistiska nämnden, Individ- och familjeomsorgen Förslag till beslut Humanistiska nämnden överlämnar nämndens bokslut 2016 till kommunstyrelsen. Ärendet Bokslutet för individ- och familjeomsorgen 2016 uppvisar ett utfall på tkr. och ett överskott på 925 tkr Överskotten är: Individ- och familjeutskottet 73 tkr Ekonomi- och Vuxenheten tkr Flykting 405 tkr Evakueringsboende 649 tkr Underskotten är: Barn- och ungdomsenheten tkr. Familjehem/kontaktperson 276 tkr och Socialadministration 376 tkr HVB Skogsgläntan138 tkr Individ- och familjeutskottets buffert om tkr har tagits i anspråk. Graham Owen Socialchef Bilaga Bokslut 2016 för Individ- och familjeomsorgen Beslut till Kommunstyrelsen Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

5 Humanistiska nämnden/individ- och familjeomsorg Ordförande Helena Koch Ordförande Individ- och familjeutskott Bengt-Eric Sandström Produktionschef Graham Owen Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget 2015 Verksamhetens intäkter ,47% Verksamhetens kostnader ,93% Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Nettoresultat ,56% Verksamhetsområde Barn och Familj Ekonomiskt Bistånd Vård och behandling Alkohol- och drogrådgivning Ensamkommande flyktingbarn HVB Skogsgläntan Evakueringsboende flykting Socialjour Familjerådgivning Ekonomisk analys Totalt uppvisar verksamheterna ett positivt resultat om 925 tkr under året. Individ och familjeomsorgen är uppdelat på enheterna Individ- och familjeutskott, Socialadministration, Ekonomi- och vuxenenhet, Familjehem/Kontaktpersoner, Barn- och familjeenhet samt Flyktingmottagning för ensamkommande barn. Från februari tillkommer även HVB verksamhet för ensamkommande barn på Stensund. Socialjourens verksamhet bedrivs med avtal med Södertälje kommun och familjerådgivning genom avtal med Nyköpings kommun. Årets resultat redovisas för varje enhet. Gemensamma Personalkostnaderna för IFO verksamheter (med undantag för HVB Skogsgläntan) uppvisar ett positivt resultat totalt för verksamheterna om tkr. Orsaken är att flera tjänster inom IFO har varit vakanta under delar av året, främst inom barn- och familjenheten. På grund av rekryteringssvårigheter har vi hyrt in personal från bemanningsföretag. Dessa kostnader har uppgått till tkr under året. Nettokostnader för personal visar ett underskott på 272 tkr. Helårsresultat 925 tkr Individ- och familjeutskott Utskottet har ett positivt resultat om 73 tkr. I samband med mars uppföljningen begärde socialkontoret att använda utskottets buffert att täcka ökade kostnader för placering av barn och ungdomar i förstärkt familjehem och på behandlingshem och SiS institutioner. Nämnden godkände förstärkning av socialkontorets budget med utskottets buffert. Helårsresultat 73 tkr Social administration Under året har det uppstått högre kostnader för service och uppdatering av verksamhetssystemet, Treserva. Vi har också genomfört en utbildning och flera konsultationer i Treserva med stöd av utbildare från Treservas ägarbolag, CGI. För att bli effektivare har vi utökat verksamhetssystemet med en digital tjänst för ekonomiskt bistånd (SSBTEK) som stödjer och förenklar handläggningen av ärenden inom ekonomiskt bistånd. Tjänsten innebär direkt kontakt för handläggare med underlag från försäkringskassan, CSN, arbetslöshetskassor mm. Helårsresultat 376 tkr Ekonomi- och vuxenenheten Kostnader för socialbidrag är lägre än budgeterad och en minskning från tidigare år. Utfallet för försörjningsstöd uppgick till tkr (jmf tkr).

6 Antal hushåll med försörjningsstöd minskade till 121 under året från 147 under Antal bidragsmånader i genomsnitt var 4,5 månader (jmf ,2). Vi ser att tillsammans med en minskning av antal hushåll finns en tendens till längre bidragstid. Detta tyder på att bidragssökanden står längre från arbetsmarknaden och självförsörjande. Medelbistånd per år och hushåll var kr (jmf kr). Antal vårddygn på institution för personer med beroendeproblem har minskat under året jämfört med Det gäller både frivilliga och tvångsplaceringar. Budget för placeringskostnader uppvisar ett underskott på drygt 300 tkr men kostnader är tkr lägre än I år har placeringsdagar med tvångsvård LVM varit betydligt färre. Vi eftersträvar att ge vård i egen regi men för vissa personer har missbruket varit så omfattande att institutionsvistelsen har varit nödvändig. I alla placeringar är eftervården erbjuden hos vår egen alkohol och drogterapeut. Verksamheten fortsätter att ge största möjliga vård i egen regi. På alkohol- och drogrådgivningen har 76 personer sökt hjälp under året. Av dessa var 51 personer okända sedan tidigare. 29 män och 11 kvinnor hade egna problem, medan de anhöriga som kom av oro för någon annan dominerades av kvinnor, 23 kvinnor och 13 män. Under våren ordnades en gruppverksamhet men höstens kontakter i huvudsak varit enskilda samtal. För att möta behandlingsbehov har personalen utbildats i en metod, schematerapi. Alkoholkonsumtionens inverkan på anhöriga och närstående är ett fortsatt prioriterat utvecklingsområde med informations och nätverksarbete. Personalen har deltagit i Blandat lärande som arrangerades av FoU i Sörmlands och Nka, Nationellt kompetenscentrum anhöriga. Under våren 2017 ska en gemensam strategi för utveckling av stöd till anhöriga inom hela vården och socialtjänsten i Sörmlands län presenteras för den gemensamma nämnden (NSV). Att utveckla ett intensivt öppenvårdsprogram med regelbunden gruppverksamhet är en utmaning för en liten kommun. Vi har påbörjat diskussioner med Gnesta och Oxelösund för att undersöka om ett gemensamt öppenvårdsprogram kan vara ett möjligt samarbete. Syftet blir att minska institutionsplaceringar och ge adekvat hjälp till flera på hemmaplan. Vi behöver förbättra samarbete med Landstingets provtagningar och läkemedelsstödjande behandling på beroendecentrum och vårdcentralen Helårsresultat tkr Barn- och familjeenheten Enheten uppvisar ett underskott av tkr. Under 2016 har några barn fortsatt behov av långvarigt stöd och omfattande insatser i förstärkt familjehemsplaceringar och institutionsvård. Konsekvensen är att antal vårddygn på HVB institution och förstärkt familjehemsvård är betydligt högre än budgeterat. Kostnaden för dessa placeringar är också betydligt högre än medelkostnad/dygn som finns i budget. Dessa placeringar innebär att vi har tagit nämndens buffert, tkr, i anspråk. Två placeringar i förstärkt familjehem bedöms vara långvariga då stora omsorgsbrister uppstår och barnen behöver omfattande stöd under placeringen. Vi arbetar för att hitta hemmaplans lösningar för två HVB placeringar men kostnadsnivå har inte kunnat påverkas under Det är först 2017 som dessa kostnader förväntas minska. Vårddygnen i HVB-hem ligger betydligt högre än budgeten. Under året har det inkommit 253 anmälningar gällande barn som lett till 60 utredningar (jmf anmälningar och 71 utredningar). Utöver anmälningar har 19 ansökningar inkommit under året (jmf 2015, 21). Inkommande anmälningar avser 183 olika barn under året (jmf barn). Flest anmälningar under året kom från polisen, som under året gjorde 73 anmälningar. Skolan står för näst högst antal anmälningar med 37 anmälningar under året (jmf 2015, 39) och förskolor 3 barn (jmf 2015, 1). I ramen för familjerättsverksamhet har samarbetssamtal genomförts, både frivilligt och med uppdrag från tingsrätten. I år har vi fått uppdrag av Tingsrätten att ordna umgänget för 6 barn. För att möta behovet bedriva vi en umgängeslokal varannan lördag i Vagnhärad. Trosa kommun har under året via avtal med Nyköpings kommun gett 109 familjerådgivnings samtal som är en kraftig ökning jämfört med året innan (jmf 2015, 54 samtal). Anledningen är att Trosa kommuns egen familjerådgivare avslutade sin anställning i slutet av För ungdomar erbjuds insatser i egen regi som HAP (Hasch avvänjningsprogram), CAP ung, ART, påverkansprogram, MI samtal och familjebehandling. Vår ungdomssamordnare har

7 också deltagit i samrådsgruppen (SSPF), samarbete med elevhälsan, haft samtal i samband med ungdomstjänst, föreläsning, medling och varit ute i skol- och fritidsmiljöer. Vi fortsätter att samarbeta tillsammans med verksamheter som har kontakt med barn och ungdomar i Trosa för att bli bättre på tidigt upptäckt och samordning av insatser för barn, ungdomar och deras familjer. Helårsresultat är tkr. Familjehem/kontaktpersoner Behovet av familjehemsplaceringar och kontaktpersoner ligger på en något högre nivå än budgeterat. Vi har för närvarande fem placeringar som pågår och ett barn är placerat i familjehem där vårdnadsöverflyttning har skett. Vi har också ordnat umgängesstöd varannan helg på uppdrag av Tingsrätten. Umgängesstöd äger rum på en förskola i Vagnhärad varannan lördag. Helårsresultat är tkr. Flyktingmottagning ensamkommande barn Verksamhetens resultat för året är ett överskott på 405 tkr. Huvudersättning för verksamheten är från Migrationsverket. Vid årets slut hade vi 64 barn placerade, nästan jämt fördelat mellan familjehem och HVB hem. Trosa kommuns överenskommelse med Migrationsverket innebär en årlig ersättning av 500 tkr, ersättning av utredningskostnader med 31 alternativt 39 tkr och ersättning för placering med kr/dygn. Tomma platser ersätts med kr/dygn. Kostnader för personal ökade under året då vi har behövt flera handläggare. I november utökade budgeten med 507 tkr från nämndens statsbidrag för flykting för att täcker en handläggtjänst. Ersättning från Migrationsverket har täckt övriga kostnader. Återbetalning av ersättning från Migrationsverket sker oregelbundet vilket försvåra den ekonomiska uppföljningen av verksamheten. I slutet av året fattade migrationsverket beslut om att betala ut 60% av återstående belopp. Det finns en osäkerhet om vi kommer att få full ersättning och därför har vi använt försiktighetsprincip med uppbokning av intäkter. Helårsresultat 405 tkr. HVB Skogsgläntan HVB-skogsgläntan startade upp den 13 maj och har en enhetschef, fem anställda och 2-3 timvikarier. Verksamheten riktar sig först och främst till ensamkommande pojkar år som är anvisad till Trosa kommun av Migrationsverket. Syftet är att erbjuda en boendeform och en introduktion till det svenska samhället i väntan på handläggning av asylansökan. Vi har en stark fokus på skolgång. Verksamheten startade inledningsvis med tre ungdomar och har efter hand fylldes på med flera. I slutet av året hade vi sju ungdomar på boendet. Under året har ungdomarna deltagit i olika aktiviteter och träffat vänner. Vi ordnade fyra veckors sommarskola på Stensunds folkhögskola. Tre av ungdomarna är med i en fotbollsklubb och har tränat regelbundet samt spelat matcher. Till hösten började de flesta barn skolan i Södertälje och en har börjat på Tomtaklintskolan årskurs 9. I resultatet ingår intäkter från nämndens statsbidrag för flyktingar som täcker verksamhetens uppstartskostnader (903 tkr) för HVB hemmet. I uppstartskostnaderna ingick verksamhetsanpassning i form av krav från brandmyndigheter och från IVO samt personalkostnader. Helårsresultat -138 tkr Evakueringsboende Brommagården Under perioden december 2015 till och med maj 2016 driftade vi ett evakueringsboende för asylsökande flyktingar på uppdrag av Migrationsverket. Under tiden ordnade vi boende för barnfamiljer, totalt 35 personer. Verksamheten var ett samarbete mellan flera förvaltningar inom kommunen och fick också mycket stöd från frivilliga krafter och föreningar. Vi har fått ersättning från Migrationsverket för verksamheten. En del av ersättning som vi har fått under året täcker kostnader från 2015 men redovisas nu som ett överskott för Helårsresultat 649 tkr Årets viktigaste händelser Vi har fortsatt att ta emot ensamkommande barn enligt avtalet med Migrationsverket under året. Som mest har vi haft 75 barn placerade men i slutet av året var siffran 64 placerade barn. Antal barn som har kommit till Sverige har minskat under året med anledning av bl a restriktiva gränskontroller. Migrationsverket sade upp alla avtal med kommuner i slutet av juni med hänsyn till att ett nytt system för fördelning av platser till kommuner trädde i kraft i april 2016 och att ett nytt ersättningssystem skulle träda i kraft 1 juli Överenskommelse med Trosa kommun har 9 månaders uppsägningstid och slutar gäller 31 mars 2017.

8 HVB Skogsgläntan vid Stensunds folkhögskola började tar emot ungdomar i mitten av maj efter en period av förberedelse både vad gäller ombyggnaden men också med personalen. Sju barn är placerade på boendet. Majoriteten kommer från Afghanistan. Fram till slutet av maj bedrev Trosa kommun ett evakueringsboende för asylsökande flyktingar på Brommagården. Boendet ordnades på uppdrag av Migrationsverket med som mest 35 asylsökande flyktingar på plats. Personalsituation har varit ansträngd under året, främst på barn- och familjeenheten. Den brist på socionomer som är tillgängliga eller väljer bort myndighetsutövning är välkänd i landet. Brist på dessa socionomer har märkts när vi i Trosa har behövt rekrytera personal. Flera rekryteringar har gjorts under året och personal från bemanningsföretag har anlitats för att få verksamheten att fungera. Socialstyrelsen bidrar till förstärkning av bemanning inom den social barn- och ungdomsvården under Vi fick 427 tkr i medel för att anställa ytterligare personal. Pga rekryteringssvårigheter används medel till att finansiera inhyrd personal. I april gjorde Arbetsmiljöinspektionen (AMV) ett planerat besök för att undersöka socialsekreterarnas arbetsmiljö. Besöket är en del av en nationell satsning med fokus att förebygga ohälsa som kan uppstå på grund av organisatoriska och sociala arbetsförhållanden. AMV presenterade resultatet av inspektionen i ett inspektionsmeddelande med krav på förbättringar inom systematisk uppföljning av socialsekreterares psykosociala arbetsmiljö. Tillsammans med personalkontoret tog vi fram systematiska verktyg för bla a riskbedömningar och rapportering av avvikelse. AMV godkände vårt svar och avslutade inspektionen i november. Framtiden Vi behöver följa noggrann utveckling av arbete med ensamkommande barn för att kunna möta målgruppens behov i samband med integration. Vi fortsätter vårt arbete med Treserva verksamhetssystem för att effektivisera handläggningen av ärenden och förbättra arbetsmiljön för anställda. Socialsekreterare som arbetar med barn och ungdomar fortsätter att delta i länsövergripande fortbildningsprogram. Avstämning mot mål Vi har påbörjat ett arbete att konkretisera och förtydliga nämndens mål. Som ett nästa steg kommer vi att fastställa fler resultatindikatorer för att mäta måluppfyllelse och en resultatkedja som tydliggöra logiken mellan stöd och insatser och mål. Verksamhetsmått Verksamhetsmått Redov Redov Redov Hushåll med försörjningsstöd/månad Bidragstid månad per hushåll i genomsnitt Bistånd per hushåll i genomsnitt/månad Insatsdagar kontaktperson, barn Medelkostnad/dygn Vårddygn i familjehem, barn (inkl.vårdnadsöverflyttningar) Medelkostnad/dygn Vårdygn i förstärkt familjehem, barn/vuxen /0 Medelkostnad/dygn Vårddygn i HVB, barn Medelkostnad/dygn Vårddygn SIS-hem, barn Medelkostnad/dygn Vårddygn i HVB, vuxna Medelkostnad/dygn Vårddygn LVM, vuxen Medelkostnad/dygn Vårdygn för barn och ungdomar utanför hemmet (familjehem och HVB hem) har ökat mellan Från 1634 dygn 2014 till 2180 dygn 2015 och i år SiS placeringar från till 239 i år. Medelkostnad/dygn och har också ökat till tkr/dygn. En fördubbling av förstärkt familjehemsvård från till har skett. På insatser vuxen missbrukare ligger placeringsdygn och kostnader för frivillig vård i paritet med budgeten. Vårddygn på LVM är högre. Personal Personal Budget Utfall Utfall Personalkostnader, tkr Personalkostn/total kostnad 20% 19% 22%

9 Under året har vi haft ett fortsatt personalomsättning med svårigheter att rekrytera personal med rätt kompetens till vissa tjänster. Socionom är för närvarande ett bristyrke och det finns många konkurrerande anställningsmöjligheter på arbetsmarknaden. Under året har vi fortfarande haft behov av inhyrd personal från bemanningsföretag på Barn- och familjeenheten och för verksamheten för ensamkommande barn. Om vi inte kan rekrytera socialsekreterare eller omfördelar resurser till barn- och ungdoms utredningsarbete finns risk att kostnader ökar när vi måste hyra in personal från bemanningsföretag. Vi har lyckats med rekrytering till öppenvårdstjänster men saknar socialsekreterare med ansvar för myndighetsutövning. Vi ser det viktigt att säkerställa en bra och attraktiv arbetsmiljö för våra anställda. Arbetsmiljöfrågor följas upp regelbundet på APT möten. Till hösten har vi lyckats rekrytera personal till vår egen öppenvård i form av familjebehandlare och ungdomssamordnare. Rekrytering av myndighetsutövande socialsekreterare inom barnoch familjenheten är svårare. En enhetschef till Barn- och familjenheten rekryterades och börjar anställning i januari HME resultatet visade en förbättring i alla områden. Det kvarstår behov av bättre uppföljning av resultat och mål. Hållbar utveckling Socialkontoret följer Trosa kommuns miljöpolicy och sådana styrdokument som kommunen presenterar för att främja miljöarbetet. Socialkontoret skall också stimulera sin personal till engagemang, delaktighet och ansvar för miljöarbetet. Vi eftersträvar en ständigt minskande användning av kontorsartiklar och andra förbrukningsvaror, och där det inte är möjligt välja miljömärkta produkter.

10

11 Socialkontoret Graham Owen Socialchef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer HN 2016/17 Redovisning av utförd internkontroll 2016 för humanistiska nämnden, individ- och familjeomsorgen Förslag till beslut Humanistiska nämnden godkänner utförd internkontroll 2016 för individ- och familjeomsorgen. Ärendet Under 2016 har intern kontroll utförts i enlighet med beslutad internkontrollplan Internkontrollplanen innehåller bland annat kontrollpunkter avseende kompetensförsörjning, attestrutiner, handläggningstider, delegering, arkivering, ekonomisk uppföljning, rätt lön, bisysslor m.m. Vid granskningen av internkontrollplanen har följande anmärkningar noterats: Revidering av Handlingsplanen för våld i nära relationer blev inte klar under året. Ett utkast till Handlingsplanen har skickats ut på en remissomgång och planen beräknas vara klar till nämndens sammanträde maj Förvaltningens riktlinjer och rutiner används på ett ändamålsenligt sätt. Vi har påbörjat arbete med sammanfattande verksamhetsplaner och uppdragsbeskrivningar. Arbetet fortsätter under Graham Owen Socialchef Bilaga Redovisning av utförd internkontroll Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

12 Internkontrollplan - rapport uförda kontroller Nämnd/förvaltning: Humanistiska nämnden, Individ- och familjeomsorg För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till Kommunstyrelsen 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Förkortningar: Bedömning av sannolikhet och konsekvens har gjorts i riskanalys Nämnd Humanistiska nämnden Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar SC Socialchef Låg sannolikh 1 EC Enhetschef Hög sannolik 5 Nsekr Nämndsekreterare Sannolikhet*konsekvens ger riskvärde. Usekr Sekreterare individutskottet/administratör Riskvärde 8 och högre ska ingå i planen PeC Personalchef * Punkter som markerats med stjärna ska ingå i samtliga nämnders internkontrollplaner Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Ansvarig Uppföljning Kontroll utförd och övriga noteringar (max 25) Nämnden Verkställande av fattade beslut 10 Meddelande/delgivning samt besvärshänvisning Nsekr/Usekr Stickprov Utan anmärkning K:\Nämnder\HN\HN2017\Tjänsteskrivelse\ \Utförd 1 internkontroll 2016 IFO\Utförd internkontroll 2016

13 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Ansvarig Uppföljning Kontroll utförd och övriga noteringar (max 25) Ärendehantering/Dokumenthantering Delegering* 12 Att delegeringsordningen är relevant med avseende på produktionskontorets organisation och befattningar m.m. Nsekr Komplett genomläsn. av delegeringsordningen Utan anmärkning Dokumenthantering* 12 Aktuell dokumenthanteringsplan finns och är tillgänglig och relevant. Nsekr Komplett Utan anmärkning Styrdokument beslutade av KS och KF* 9 Styrdokumenten hålls aktuella och lättillgängliga. Nsekr Komplett genomgång av gällande styrdokument Utan anmärkning Arkivering och gallring 10 Arkivering och gallring sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan Arkivansv Komplett Utan anmärkning Sekretess 10 Användare ska underteckna sekretesslöfte Usekr Stickprov Utan anmärkning Riktlinjer/Handlingsplan 9 Riktlinjer för ekonomiskt bistånd. Handlingsplan våld i nära relationer EC Komplett Riktlinjer för ekonomiskt bistånd har reviderats och antagits av Kommunfullmäktige den 26 oktober Revidering av Handlingsplan våld i nära relationer är på remissrond och beräknas vara klar till Humanistiska Nämnden 2 maj 2017 Ekonomi Attestrutin 8 Kontroll att befintlig attestföreckning är aktuell Usekr Genomgång av attestfört. Utan anmärkning Attestrutin 8 Kontroll att attestlistorna är undertecknade Usekr Komplett Utan anmärkning Kontroll av fakturor 10 Finns rätt underlag och sker betalning till rätt person/företag. Finns beslut för faktura Usekr Stickprov Utan anmärkning K:\Nämnder\HN\HN2017\Tjänsteskrivelse\ \Utförd 2 internkontroll 2016 IFO\Utförd internkontroll 2016

14 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Ansvarig Uppföljning Kontroll utförd och övriga noteringar (max 25) Personal Bisysslor * 9 Inventering av bisysslor. EC Vid utvecklingssamtal Utan anmärkning Arbetsmiljö * 9 Riskanalys och handlingsplaner finns EC Komplett Utförd och godkänd av Arbetsmiljöinspektionen Personalkostnader * 10 Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet. PeC Komplett Utan anmärkning Rätt lön * 10 Analyslista - Rätt lön till rätt person. EC Komplett Utan anmärkning K:\Nämnder\HN\HN2017\Tjänsteskrivelse\ \Utförd 3 internkontroll 2016 IFO\Utförd internkontroll 2016

15 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Ansvarig Uppföljning Kontroll utförd och övriga noteringar (max 25) Uppföljning Verksamhetsmässig uppföljning 15 Kontroll av att verksamhetsplaner, riktlinjer och rutiner efterlevs EC Komplett Riktlinjer och rutiner används på ett ändamålsenligt sätt. Verksamhetsplaner i form av uppdragsbeskrivningar påbörjat. Verksamhetsmässig uppföljning 15 Kontroll av förvaltning av enskild persons förvaltade medel EC Stickprov Utan anmärkning Verksamhetsmässig uppföljning 15 Kontroll av beviljat ekonomiskt bistånd Usekr Komplett Utan anmärkning Verksamhetsmässig uppföljning 15 Kontroll av rättsäker handläggning EC Stickprov Utan anmärkning Övrigt: Personuppgiftslagen (PuL)* 9 Reglerna i personuppgiftslagen är kända och tillgängliga. Usekr Stickprov Utan anmärkning Personuppgiftslagen (PuL)* 9 Att förteckning enl. 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud. Usekr Stickprov Utan anmärkning K:\Nämnder\HN\HN2017\Tjänsteskrivelse\ \Utförd 4 internkontroll 2016 IFO\Utförd internkontroll 2016

16

17 Socialkontoret Graham Owen Socialchef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer HN 2017/23 Internkontrollplan 2017 för Humanistiska nämnden, Individ- och familjeomsorgen Förslag till beslut Humanistiska nämnden godkänner Internkontrollplan 2017 för individ- och familjeomsorgen. Ärendet Varje år ska nämnden besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Till grund för internkontrollplanen ligger en riskanalys som innehåller verksamhetsspecifika och kommungemensamma risker. Sannolikhet och konsekvens ska värderas 1 5 där 5 är den högsta sannolikheten/konsekvensen. Värdet för sannolikhet ska multipliceras med konsekvensen för att få fram ett riskvärde. Riskvärden 8 och högre ska tas med i nämndens internkontrollplan. Individ- och familjeomsorgens internkontrollplan för 2017 har reviderats utifrån en översyn av föregående års riskanalys. Internkontrollplanen har kompletterats med en ny kommungemensam punkt, Oegentligheter eller misskötsel i arbetet. Riskanalysen för 2017 har reviderats utifrån följande: 1. Kommunens internkontrollgrupp har gjort en lägre riskbedömning av kontrollpunkterna Dokumenthantering, Styrdokument beslutade av KS och KF, Personalkostnader och Personuppgiftslagen. Därmed är kontrollpunkterna inte längre obligatoriska. Socialkontoret gör samma bedömning och därför är de inte med i internkontrollplanen Riskanalysen kompletteras med en ny kontrollpunkt, Oegentligheter eller misskötsel i arbetet. Graham Owen Socialchef Bilagor Förslag till internkontrollplan 2017 Riskanalys inför internkontrollplan 2017 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

18 Internkontrollplan Nämnd/förvaltning: Humanistiska nämnden/ individ- och familjeomsorgen För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Rapportering ska göras till HN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat. Förkortningar: Bedömning av sannolikhet och konsekvens har gjorts i riskanalys SC Socialchef Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar EC Enhetschef Låg sannolikhet/konsekvens 1 Nsekr Nämndsekreterare Hög sannolikhet/konsekvens 5 Usekr Sekreterare individutskottet/administratör Sannolikhet*konsekvens ger riskvärde. PeC Personalchef Riskvärde 8 och högre ska ingå i planen Arkivansv Arkivansvarig * Punkter som markerats med stjärna ska ingå i samtliga nämnders internkontrollplaner Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Nämnden Verkställande av fattade beslut 10 Ärendehantering/Dokumenthantering Delegering* 12 Meddelande/delgivning samt besvärshänvisning Att delegeringsordningen är relavant med avseende på produktionskontorets organisation, befattningar, mm Stickprov 2 gång/år Nsekr/Usekr SC Komplett genomläsning av delegeringsordningen 1 gång/år Nsekr SC Arkivering och gallring 10 Sekretess 10 Riktlinjer/Handlingsplan 9 Arkivering och gallring sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan Användare ska underteckna sekretesslöfte Riktlinjer för ekonomiskt bistånd och handlingsplan våld i nära relationer finns Stickprov 1 gång/år Arkivansv SC Stickprov 2 gång/år Usekr SC Komplett 1 gång/år EC SC K:\Nämnder\HN\HN2017\Tjänsteskrivelse\ \Internkontroll Ifo\Internkontrollplan 2017 Ifo

19 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Ekonomi Attestrutin 8 Kontroll att befintlig attestföreckning är aktuell Genomgång av attestförteckning 1 gång/år Usekr SC Attestrutin 8 Kontroll att attestlistorna är undertecknade Komplett 1 gång/år Usekr SC Kontroll av fakturor 10 Personal Finns rätt underlag och sker betalning till rätt person/företag. Finns beslut för faktura Stickprov 4 gång/år Usekr SC Bisysslor* 9 Inventering av bisysslor. Vid utvecklingssamtal 1 gång/år EC SC Arbetsmiljö * 9 Rätt lön* 10 Uppföljning Verksamhetsmässig uppföljning 15 Att riskanalyser genomförs och att eventuella handlingsplaner upprättas. Att analyslista - Rätt lön till rätt person samt att avdrag görs vid frånvaro Kontroll av att verksamhetsplaner, riktlinjer och rutiner efterlevs Komplett 1 gång/år EC SC Komplett 1 gång/mån EC PeC, SC Komplett 1 gång/kvartal EC SC Verksamhetsmässig uppföljning 15 Kontroll av förvaltning av enskild persons förvaltade medel Stickprov 1 gång/kvartal EC SC Verksamhetsmässig uppföljning 15 Kontroll av beviljat ekonomiskt bistånd Komplett 1 gång/dag Usekr SC K:\Nämnder\HN\HN2017\Tjänsteskrivelse\ \Internkontroll Ifo\Internkontrollplan 2017 Ifo

20 Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Verksamhetsmässig uppföljning 15 Kontroll av rättsäker handläggning Komplett 1 gång/mån EC SC Verksamhetsmässig uppföljning 12 Kontroll av åtgärder med anledning av tillsynsärenden Stickprov/rapport 2 gång/år EC SC Övrigt Personuppgiftslagen (PuL)* 9 Att förteckning enl. 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud. Stickprov 1 ggr per år Usekr PuL-ombud K:\Nämnder\HN\HN2017\Tjänsteskrivelse\ \Internkontroll Ifo\Internkontrollplan 2017 Ifo

21 Riskanalys för Humanistiska nämnden, Individ- och familjeomsorgen 2016 Nämnden Kallelser Kontrollmoment Kallelser skickas i regel senast 5 dagar före sammanträdet till ledamöter och ersättare Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Värde 8 eller högre ska med i IK-planen Verkställande av fattade beslut Ärendehantering/Dokumenthantering: Delegering* Dokumenthantering Meddelande/delgivning samt besvärshänvisning Att delegeringsordningen är relevant med avseende på kommunkontorets organisation och befattningar m.m. Aktuell dokumenthanteringsplan finns och är tillgänglig och relevant Styrdokument beslutade av KS och KF Styrdokumenten hålls aktuella och lättillgängliga Arkivering och gallring Arkivering och gallring sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan Sekretess Användare ska underteckna sekretesslöfte Riktlinjer/Handlingsplan Ekonomi Riktlinjer för ekonomiskt bistånd och handlingsplan våld i nära relationer finns Attestrutin Kontroll att befintlig attestföreckning är aktuell Attestrutin Kontroll att attestlistorna är undertecknade Kontroll av fakturor Finns rätt underlag och sker betalning till rätt person/företag. Finns beslut för faktura Personal Inventering bisysslor * Inventering av bisysslor Arbetsmiljö * Att Riskanalyser och handlingsplaner finns Personalkostnader Rätt lön * Uppföljning Ekonomisk uppföljning Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet. Att analyslista - Rätt lön till rätt person samt att avdrag görs vid frånvaro Genomgång av den aktuella ekonomiska situationen. Utifrån denna ska prognos för året sammanställas Verksamhetsmässig uppföljning Kontroll av att verksamhetsplaner, riktlinjer och rutiner efterlevs Verksamhetsmässig uppföljning Kontroll av förvaltning av enskild persons förvaltade medel Verksamhetsmässig uppföljning Kontroll av beviljat ekonomiskt bistånd K:\Nämnder\HN\HN2017\Tjänsteskrivelse\ \Internkontroll Ifo\Riskanalys 2017 Ifo

22 Riskanalys för Humanistiska nämnden, Individ- och familjeomsorgen 2016 Kontrollmoment Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens(1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Värde 8 eller högre ska med i IK-planen Verksamhetsmässig uppföljning Kontroll av rättsäker handläggning Övrigt Person-uppgiftslagen (PuL) Reglerna i personuppgiftslagen är tillgängliga Person-uppgiftslagen (PuL)* Att förteckning enl. 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud K:\Nämnder\HN\HN2017\Tjänsteskrivelse\ \Internkontroll Ifo\Riskanalys 2017 Ifo

23

24 Skolkontoret Peter Bäckström Utvecklingsledare Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer HN 2017/24 Bokslut 2016 för Humanistiska nämnden, Barnomsorg Utbildning Förslag till beslut Humanistiska nämnden överlämnar nämndens bokslut 2016 till kommunstyrelsen. Ärendet Härmed överlämnas bokslutet 2016 för Barnomsorg Utbildning, omfattande det centrala bokslutet samt bokslut för samtliga resultatenheter. Hela verksamhetsområdet visar ett överskott på tkr inklusive nämndens buffert. Överskotten är: Resultatenheterna tkr Föräldraavgifter mot budget t kr Vuxenutbildning 578 tkr Språkcentrum inkl nämndens buffert 827 tkr Statsbidrag integration 600 t kr Inte nyttjad buffertpeng för tidiga insatser inom BoU, IFO och VO 600 tkr Underskott är: Resurscentrum insatser för barn med särskilda rättigheter 870 tkr. Mats Larsson Skolchef Bilagor Bokslut 2016 för Barnomsorg Utbildning Beslut till Kommunstyrelsen Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

25 Humanistiska nämnden/barnomsorg- Utbildning Ordförande Helena Koch Skolchef Mats Larsson Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring mot budget 2015 % Verksamhetens intäkter % Verksamhetens kostnader % Personal Kapitalkostnader Övriga kostnader Resultatöverföring Nettoresultat % Verksamhetsområde Förskola Skolbarnomsorg Grundskola Särskola Gymnasieutbildning Vuxenutbildning SFI Etablering Ekonomisk analys Barnomsorg och utbildning redovisar ett överskott på tkr varav tkr avser nämnden. ligger över budget för de ökade volymerna inom mottagning. Intäkterna för föräldraavgifter har ökat och genererar ett överskott på tkr. Jämfört med föregående år har föräldraavgifterna för förskola ökat med 9 % och skolbarnomsorg med 5 %. Köp av vuxenutbildning (Campus Nyköping) lämnar ett överskott på 578 tkr som i första hand beror på mer intäkter i form av statsbidrag. Efterfrågan på utbildning har inte heller varit lika stor som föregående år. Nämndens överskott består av 528 tkr avseende statsbidraget för integration samt 600 tkr för 1- årssatsning tidiga insatser gemensamt BoU, IFO och VO. Resurscentrum har under året haft kraftigt ökade kostnader för stöd till elever med behov, bl a förebyggande tidiga insatser. Stora delar har hanterats inom skolkontorets centrala medel för grundskola respektive förskola. Totalt slutar underskottet på 870 tkr. När budget för särskola lades inför 2016 var kostnaderna i balans med det antal elever som var inskrivna och ett litet utrymme för tillkommande elever fanns. Under året tillkom fler elever än vad som fanns i utrymmet i budget vilket genererar ett underskott på tkr. Vid nämnd i november beslutade att överföra nämndens buffert till modersmålsenheten för att täcka ökade volymer. Utfallet visar att hela den överförda bufferten inte behövdes ta i anspråk och enheten lämnar ett överskott på 827 tkr. Kostnaderna för modersmålsenheten som från 2017 har namnet språkcentrum beräknas fortsatt Vårdnadsbidragen har avslutats under året och lämnar ett överskott på 312 tkr. Resultatenheterna Resultatenheterna redovisar ett överskott på tkr inklusive resultatöverföring på tkr. Av årets resultat på tkr (exkl resultatöverföring) står grundskolan för ett överskott på 927 tkr och förskolan ett överskott på 83 tkr. Viktiga händelser under året Trosa kommun, grundskolan och förskolan växer. Grundskolan har vid årsskiftet drygt 1600 elever. En paviljong har tillförts Vitalisskolan och lokaler på Vitalisskolan nyttjas av Backarnas förskolor för att möta ökat lokalbehov under året. Skärgårdens förskola har byggts till med två avdelningar för att kunna tas i drift successivt från våren SFI har ökat med 50% under året. SKLs Öppna jämförelser rankar Trosa kommuns grundskola på plats 22. Meritvärdet för äk 9 är det högsta någonsin i Trosa kommun. Ny rektor på Vitalisskolan från höstterminen. Backarnas förskolor har ny förskolechef från mitten av höstterminen.

26 Åk 6 i Vagnhärad tillhör Fornbyskolan från höstterminen från att tidigare tillhört Hedebyskolan. Hedebyskolan är basplacering för högstadiet för de elever som i årskurs 6 varit basplacerade vid Kyrkskolan. Samverkan med Socialtjänsten och Vård och omsorg för tidiga insatser till barn med särskida rättigheter har tagit viktiga steg framåt. Barnen på kommunens evakueringsplats Brommagården har följt undervisning och barnomsorg under våren med genomförda pedagogiska kartläggningar. Kollegiala utvecklingsgrupper är vår uttalade strategi som vi använder i kvalitetsarbetet inom skola och förskola. En partsgemensam utvecklingsgrupp har bildats för att arbeta med strategisk rekrytering. Samtalsgrupper med temat Alla Barn i Centrum har genomförts med ett innehåll som ökar medvetenhet om vikten av positivt bemötande av varje enskild individ och att det kan förebygga utanförskap. ABC har genomförts som Föräldra ABC och Personal ABC Fortsatt utveckling Valda strategier för kvalitetsarbete ger resultat och breddas till fler områden. Identifierade utvecklingsområden: elevers närvaro och arbete för att motverka längre frånvaro arbetsformer för ökad studiero måluppfyllelsen för barn och elever med funktionsnedsättning lära av varandra i form av besök i verksamheten på alla nivåer Avstämning mot mål Följs upp i separat mall. Nyckeltal Verksamhetsmått Redov Redov Redov Förskola Antal barn Förskola 1-3 år (1-2 år) Förskola 4-5 år (3-5 år) Enskild förskola Barn i andra kommuner Barn från andra kommuner Summa Nettokostnad/barn Skolbarnomsorg Antal barn Fritidshem Enskild skolbarnomsorg Barn i andra kommuner Barn från andra kommuner Summa Nettokostnad/barn Grundskola Antal elever Förskoleklass År ,5 År Elever i specialskolor Barn i andra kommuner/friskolor Barn från andra kommuner Summa Nettokostnad/elev Särskola Antal elever Obligatorisk särskola Gymnasiesärskola Summa Nettokostnad/elev Gymnasieskola Antal elever Summa Nettokostnad/elev Vuxenutbildning antal elever Grundvux, egen vht Gymnasial vux o Yrkesvux SFI Summa Nettokostnad/elev I nyckeltalen för förskola avser 2016 års nyckeltal åldrarna 1-3 år resp. 4-5 år medan åren avser åldrarna 1-2 år resp. 3-4 år övergick Trosa kommun till att tillämpa komponentavskrivningar samt att internräntan sänktes vilket påverkar nettokostnaden för 2016 för de verksamheter som bedrivs i egna lokaler eller har ersättningar baserade på den egna verksamhetens lokalkostnader.

27 Personal Personal Budget Utfall Utfall Personalkostnader, tkr Personalkostn/total kostnad 54% 58% 54% 1 juli 2016 infördes lärarlönelyftet som påverkar utvecklingen av personalkostnaderna men som finansieras i form av statsbidrag. Även statsbidragen för lågstadiesatsning och fritidshemssatsning påverkar personalkostnadsutvecklingen eftersom dessa bidrag avser personalförstärkningar. Investeringsuppföljning På Väsby förskola har byggnation av skärmtak och barnvagnförråd gjorts. Förskolan Tallbackens kök har fått en ordentlig upprustning. Köket fungerar nu för mottagning av mat och hela diskprocessen. Paviljong till Vitalisskolan och inköp av möbler för att klara det ökade antalet elever och barn inom både förskola och skolbarnomsorg. Hållbar utveckling Hållbar utveckling inrymmer en ekologisk, ekonomisk och social dimension. Det handlar om ett gemensamt ansvar och en långsiktig global utveckling. Som stöd för det pedagogiska arbetet deltar skolorna och förskolorna bland annat i certifieringen Grön flagg. Inom Hälsosam förskola tas ett helhets begrepp som handlar om att skapa hälsosamma miljöer för barnen och att betonas stressfria miljöer i verksamheten. Maten på skolorna och förskolorna har hög andel ekologiska produkter.

28 Bokslut Barnomsorg-Utbildning Enhet Benämning Budget 2016 Bokslut 2016 Avvikelse Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Intäkt Kostnad Netto Nämnd Humanistisk nämnd Buffert årssatsning Statsbidrag integration Gemensam verksamhet Central administration Skolskjutsar Hyrespeng Modersmål, Svenska Resurscentrum Datorteket Elevhälsa Elevhälsa Särskola Förskola-Skolbarnomsorg Barnomsorgskostnad Föräldraavgifter Stb maxtaxa, Bo-kval fördelas till enheterna Nattbarnomsorg Vårdnadsbidrag Utbildning Grundskolekostnad Adm gymn & vux.utb köp Gymnasiekostnad Vuxenutbildning, egen verksamhet SFI Etablering Resultatenheterna Netto inkl resultatöverföring Totalt

29 Humanistiska nämndens mål Barn & utbildning Specifikation Respekt för individen Alla ska ges förutsättningar att nå sina mål Lust och mod till lärande ska stimuleras ytterligare Stimulerande arbetsmiljö Mätning Jag får den hjälp jag behöver om Mina lärare hjälper mig om Skolarbetet gör mig nyfiken Jag skulle kunna nå ännu högre Uppfyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar 96% 79% 5. Trygghet och arbetsro 92% 6. Inflytande och likabehandling Ständiga förbättringar 9. Högre och mer positiva förväntningar Man lyssnar på mina åsikter Jag känner att jag duger som jag är Mina lärare förväntar sig att jag ska nå Jag vet vad jag behöver kunna 98% 98% Enkät - klassens/lärarens kvalitetsrapport åk 5 Enkät - klassens/lärarens kvalitetsrapport åk 5 Enkät - klassens/lärarens kvalitetsrapport åk 5 Enkät - klassens/lärarens kvalitetsrapport åk 5 Enkät - klassens/lärarens kvalitetsrapport åk 5 Föregående år 97% Föregående år 77 % Föregående år 96% Föregående år 93% Föregående år 100 % 10. Förbättrade positioner i ranking Mjuka värden - demokrati och inflytande. Hårda värden - kunskap och ekonomi Rank 22 Enkät och statistik - Rank ÖJ/KKIK/SIRIS Föregående år rank 22 Hög effektivitet 13. Höjd effektivitetskvot resultat/kostnad Kunskapsnivåer per utbildningskrona Mjuka värden per utbildningskrona Statistik - Öppna jämförelser/kkik/intern statistik positiv trend lägre kostnader än riket och högre resultatuppfyllelse 14. Ökad övergångsfrekvens gymnasium och högskola Direktövergång till gymnasiet Till högskola inom 3 år 90% Statistik - Öppna jämförelser/siris. HSV:s statistik Föregående år 89% Kommentarer till målen:

30

31 Skolkontoret Peter Bäckström Utvecklingsledare Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer HN 2016/17 Redovisning av utförd internkontroll 2016 för humanistiska nämnden, barnomsorg och utbildning Förslag till beslut Humanistiska nämnden godkänner utförd internkontroll 2016 för barnomsorg och utbildning. Ärendet Under 2016 har intern kontroll utförts i enlighet med beslutad internkontrollplan Internkontrollplanen innehåller bland annat kontrollpunkter avseende ärendehantering, planer/rutiner, rätt lön, bisysslor m.m. Mats Larsson Skolchef Peter Bäckström Utvecklingsledare Bilaga Redovisning av utförd internkontroll Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

32 Internkontrollplan Nämnd/förvaltning: Humanistiska nämnden/ Barnomsorg och utbildning För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Förkortningar: Bedömning av sannolikhet och konsekvens har gjorts i riskanalys PC Produktionschef Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar PA Personalansvarig Låg sannolikhet/konsekvens 1 UL Utvecklingsledare Hög sannolikhet/konsekvens 5 NS Nämndsekreterare Sannolikhet*konsekvens ger riskvärde. EK Ekonom Riskvärde 8 och högre ska ingå i planen UT Utbildningsstrateg * Punkter som markerats med stjärna ska ingå PO PuL-ombud i samtliga nämnders internkontrollplaner Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Uppföljning Ansvarig Rapport Anm Åtgärd (max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till Ärendehantering/Dokumenthantering 1.2 Delegering* Dokumenthantering* 9 Att delegeringsordningen är relavant med avseende på produktionskontorets organisation, befattningar, mm Aktuell dokumenthanteringsplan finns och är tillgänglig och relevant. Komplett genomläsning av delegeringsordningen 1 gång/år NS PC Komplett översyn och genomläsning av dokumenthanteringsplan 1 gång/år NS PC Nej Ja Kompletterad delegationsordning under 2016 beslut jan Styrdokument beslutade av KS och KF* Aktuella dokument 8 Styrdokumenten hålls aktuella och lättillgängliga. Komplett genomgång av gällande styrdokument 1 gång/år UL PC Nej Krishantering 10 Plan för krishantering Komplett 1 gång/år UL PC Planer/Rutiner 4.1 Riskbedömning 10 Att riskbedömning görs och att rutiner finns för om våld och hot inträffar på skolor och förskolor Stickprov 1 gång/år UL PC Nej Nej 4.2 Riskbedömning 10 Att personalen känner till riskerna Stickprov 1 gång/år UL PC 4.3 Personuppgiftslagen (PuL)* 10 Reglerna i personuppgiftslagen är tillgängliga. Stickprov 1 gång/år PO PC Nej Ja Arbete påbörjat finns brist 4.4 Personuppgiftslagen (PuL)* 8 Gymnasieskola Att förteckning enl. 39 PuL är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud. Stickprov 1 gång/år UL PC Ja Arbete påbörjat finns brist 9.2 Gymnasieskola 10 Att elever studerar enligt plan i gymnasieskolan Komplett 2 gånger/år UT PC Nej 9.3 Gymnasieskola 10 Hemsidan Att uppföljning av elever mellan år görs regelbundet Komplett 2 gånger/år UT PC Nej 12.1 Hemsidan 8 Avtal 13.1 Avtal 12 Personal Att rätt (aktuella) uppgifter ligger på förvaltningens och enheternas hemsidor Att rutiner finns och följs för kontroll av att verksamhetsavtal sägs upp och omförhandlas i god tid Stickprov 2 gånger/år PC IN Komplett 1 gång/år UL PC Nej Nej 14.1 Inventering av bisysslor* 9 Inventering av bisysslor. Vid utvecklingssamtal 1 gång/år PA PC 14.3 Arbetsmiljö* Personalkostnader* 8 Att riskanalyser och handlingsplaner finns. Rimlighetsbedömning av kostnader för resp. verksamhet. Komplett 1 gång/år PA PC Komplett 1 gång/månad PA PC Nej Nej Nej 14.5 Rätt lön* 10 Att analyslista - Rätt lön till rätt person samt att avdrag görs vid frånvaro Komplett 1 gång/månad PA PC Nej 1 K:\Nämnder\HN\HN2017\Tjänsteskrivelse\ \Internkontroll 2016 BoU\Utförd Internkontroll 2016 BoU

33

34 Skolkontoret Peter Bäckström Utvecklingsledare Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer HN 2017/23 Internkontrollplan 2017 för Humanistiska nämnden, barnomsorg och utbildning Förslag till beslut Humanistiska nämnden godkänner Internkontrollplan 2017 för barnomsorg och utbildning. Ärendet Riskanalysen för 2017 har kompletterats med följande jämfört med 2016: 1. Innehållet i punkterna 1:4, 1:5, 4:3 och 14:3 för riskanalysen år 2016 har tagits bort. Punkterna var gemensamma för alla nämnder och har följaktligen genomgått samma behandling även vid de andra nämnderna. 2. Innehållet i punkt är ny och gemensam för alla nämnder. Internkontrollplanen för 2017 har kompletterats med följande jämfört med internkontrollplan 2016: 1. Innehållet i punkterna 1:4, 1:5, 4:3 och 14:3 har tagits bort. Innehållet i punkterna var gemensam för alla nämnder. Punkterna 1:4 och 1:5 är borta medan innehållet i punkterna 4:3 och 14:3 har ersatts med ny text. 2. Innehållet i punkten är ny och är gemensam för alla nämnder. Mats Larsson Skolchef Peter Bäckström Utvecklingsledare Bilagor 1. Förslag till internkontrollplan Riskanalys inför internkontrollplan 2017 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

35 Internkontrollplan Nämnd/förvaltning: Humanistiska nämnden/ Barnomsorg och utbildning För tidsperiod: Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan. Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet. Förkortningar: Bedömning av sannolikhet och konsekvens har gjorts i riskan PC Produktionschef Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträ PA Personalansvarig Låg sannolikhet/ 1 UL Utvecklingsledare Hög sannolikhet/ 5 NS Nämndsekreterare Sannolikhet*konsekvens ger riskvärde. EK Ekonom Riskvärde 8 och högre ska ingå i planen UT Utbildningsstrateg * Punkter som markerats med stjärna ska ing PO PuL-ombud i samtliga nämnders internkontrollplaner Komplett genomgång K= komplett Stickprov S=stickprov Riskanalys för BoU Kontrollmoment Metod Uppföljning Riskvärde Ärendehantering/Doku Plan för krishantering K= komplett 1 ggr/år Kontroll att dokumenten "Riktlinjer för att upptäcka oegentligheter eller misskötsel i arbetet" och "SKL:s skrift om muta och jäv" ingår i varje anställds introduktion och att alla anställda har tillgång till dokumenten.* K= komplett 1 ggr/år 8 Planer/rutiner 4.1 Att riskbedömning görs och att rutiner finns för om våld och hot inträffar på skolor och förskolor K= komplett 1 ggr/år Att personalen känner till riskerna S=stickprov 1 ggr/år Att förteckningen enligt 39 är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud* 9.2 Att elever studerar enligt plan i gymnasieskolan 9.3 Att uppföljning mellan år görs regelbundet Hemsidan S=stickprov 2 ggr/år 8 K= komplett 2ggr/år 10 K= komplett 2ggr/år Att aktuella och riktiga uppgifter ligger på förvaltningens och enheternas hemsidor S=stickprov 2 ggr/år 8 Avtal 13.1 Att rutiner finns och följs för kontroll av att verksamhetsavtal sägs upp och omförhandlas i 1 ggr/år 12 tid K= komplett Personal 14.1 Inventering av bisysslor* S=stickprov 1 ggr/år Att det finns riskanalyser och handlingsplaner för arbetsmiljö* K= komplett 1 ggr/år Rätt lön till rätt person enligt analyslistor* K= komplett Varje månad 10 Bedömning av sannolikhet och konsekvens har gjorts i riskanalys Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar Låg sannolikhet/konsekvens 1 Hög sannolikhet/konsekvens 5 Sannolikhet*konsekvens ger riskvärde. Riskvärde 8 och högre ska ingå i planen Punkter som markerats med stjärna ska ingå i samtliga nämnders internkontrollplaner K:\Nämnder\HN\HN2017\Tjänsteskrivelse\ \Internkontroll BoU\Internkontrollplan 2017 BoU.xlsx

36 Riskanalys för BoU 2017 Kontrollmoment Ärendehantering/Doku menthantering 1.1 Att arkivering och gallring sker efter fastställd dokumenteringsplan 1.2 Att delegeringsordningen är relavant med avseende på produktionskontorets organisation, befattningar, mm* 1.3 Att återrapportering av delegationsbeslut sker till Sannolikhet (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Konsekvens (1-5) 5=mycket hög 1=mycket låg Riskvärde (sannolikhet x konsekvens) Värde 8 eller högre ska med i IK-planen nämnden Attest 2.1 Att attestförteckning är aktuell Aktuella dokument 3.1 Att aktuella dokument finns Övergripande mål Rutiner för kvalitetsstyrningssystem på lokal och central nivå Regelverk för förskola, skolbarnomsorg, förskoleklass Folder "Att ha barnomsorg i Trosa kommun" Plan för krishantering Regler för skolskjuts Arkiveringsplan Jämställdhetsplan Kontroll att dokumenten "Riktliner för att upptäcka oegentligheter eller misskötsel i arbetet" och "SKL:s skrift om muta och jäv" ingår i varje anställds introduktion och att alla anställda har tillgång till dokumenten.* Planer/rutiner 4.1 Att riskbedömning görs och att rutiner finns för om våld och hot inträffar på skolor och förskolor Att personalen känner till riskerna Att förteckningen enligt 39 är uppdaterad och anmäld till PuL-ombud* Föräldraavgifter 5.1 Att fungerande kravrutiner för obetalda boavgifter finns Att kravrutinerna följs Att föräldrarna betalar rätt avgift (inkomst) Förskola 6.1 Att alla 3-5 åringar erbjuds almän förskola Att föräldrar inte har ersättning från f-kassa eller annat beviljat vårdnadsbidrag Förskola/fritidshem Att barnomsorg används enligt reglerna Grundskola 8.1 Att rutiner för inskrivning av 6-åringar finns och följ Att rutiner finns för att rapportera närvaro och frånvarostatistik till HN och KF Att rutiner finns för att hitta hos oss folkbortförda elever, som ej går i skolan följs Gymnasieskola 9.1 Att de elever som vi betalar för är folkbokförda i Trosa kommun Att elever studerar enligt plan i gymnasieskolan Att uppföljning mellan år görs regelbundet Ekonomi 10.1 Att rutiner finns för kontroll av elevantal 15 febr och 15 sept Att rätt kommunalpeng utbetalas Att rätt peng till enskilt drivna verksamheter utbetalas Övningar/ronder 11.3 Att utrymningsövningar genomförs och dokumenteras på enheterna 11.4 Att skyddsronder utförs och dokumenteras på enheterna Hemsidan 12.1 Att aktuella och riktiga uppgifter ligger på förvaltningens och enheternas hemsidor Avtal 13.1 Att rutiner finns och följs för kontroll av att verksamhetsavtal sägs upp och omförhandlas i tid Personal 14.1 Inventering av bisysslor* Att det finns riskanalyser och handlingsplaner för arbetsmiljö* Rätt lön till rätt person enligt analyslistor* K:\Nämnder\HN\HN2017\Tjänsteskrivelse\ \Internkontroll BoU\Riskanalys 2017 BoU.xlsx

37

38 Skolkontoret Ulrika Enqvist Resurschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer HN 2017/25 Handlingsplan för suicidprevention Trosa kommun Förslag till beslut Humanistiska nämndens förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen godkänner upprättad Handlingsplan för suicidprevention, Trosa kommun. Ärendet Suicid är ett allvarligt folkhälsoproblem som kräver att bli uppmärksammat. Den senaste forskningen har visat att suicidprevention måste omfatta åtgärder inom en rad fält, allt ifrån att skapa de bästa möjliga villkoren för barn och ungdomars uppväxtförhållanden till en effektiv behandling av psykisk ohälsa och förebyggande av miljörelaterade risker. Kommunbaserade insatser inom olika verksamhetsområden kan påverka bestämningsfaktorer för suicid och därigenom bidra till minskad suicidförekomst i befolkningen. Syftet med handlingsplanen är att samordna resurser och åtgärder för att minska andelen personer som begår suicid eller som försöker begå suicid. Humanistiska nämnden har huvudansvaret för verksamhetsområdet suicidprevention men eftersom handlingsplanen är kommunövergripande behöver planen antas av kommunstyrelsen. Planen har varit på remiss hos skolan, socialkontoret, vård- och omsorg, kultur och fritid, Polisen och Landstinget. Mats Larsson Skolchef Ulrika Enqvist Resurschef Bilaga Handlingsplan för suicidprevention Trosa kommun Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

39 HANDLINGSPLAN FÖR SUICIDPREVENTION Trosa kommun

40 Innehållsförteckning 1. Inledning 1.1 Uppdrag och syfte 2. Bakgrund 2.1 Nationell lägesbeskrivning 2.2 Regional och lokal lägesbeskrivning 2.3 Risk för suicid 2.4 Definition av psykisk hälsa och psykisk ohälsa 2.5 Bestämningsfaktor för suicid och psykisk ohälsa 3. Övergripande mål och strategier 3.1 Internationella mål 3.2 Nationella mål 3.3 Regionala och lokala mål 4. Handlingsplan för suicidprevention Bilaga 1 Var kan man hitta hjälp? Information och länkar.

41 1. INLEDNING Suicid är ett allvarligt folkhälsoproblem som kräver att bli uppmärksammat. Den senaste forskningen har visat att suicidprevention måste omfatta åtgärder inom en rad fält, allt ifrån att skapa de bästa möjliga villkoren för barn och ungdomars uppväxtförhållanden till en effektiv behandling av psykisk ohälsa och förebyggande av miljörelaterade risker 1. Kommunbaserade insatser inom olika verksamhetsområden kan påverka bestämningsfaktorer för suicid och därigenom bidra till minskad suicidförekomst i befolkningen 2. Det behövs både ett folkhälsovetenskapligt perspektiv, det vill säga att insatserna berör stora delar av befolkningen, samt ett perspektiv av individinriktade insatser som kompletterar. I denna handlingsplan används begreppet suicid (som betyder självdöd) och inte självmord. Detta begrepp förordas av Riksförbundet för suicidprevention och efterlevandestöd (SPES). Även Folkhälsomyndigheten använder begreppet suicid i det nationella handlingsprogrammet för suicidprevention. 1.1 Uppdrag och syfte Enligt uppdrag från humanistiska nämnden i Trosa kommun har en lokal handlingsplan för suicidprevention i Trosa upprättats under år Syftet med handlingsplanen är att samordna resurser och åtgärder för att minska andelen personer som begår suicid eller som försöker begå suicid. En eller flera samordnare bör regelbundet bjuda in aktörer som på olika sätt kommer i kontakt med människor som har suicidtankar. Exempelvis psykiatrin, polis, skolan, kyrkan, vårdcentral med flera. Var och en bör bidra med kunskap och genom att årligen utvärdera statistiken kan slutsatser dras om hur effektivt arbetet går. Inom verksamhetsområdet suicidprevention har humanistiska nämnden huvudansvaret. 1 Rapport 2007:11 Förslag till nationellt program för suicidprevention befolkningsinriktade strategier och åtgärdsförslag 2

42 2. BAKGRUND 2.1 Nationell lägesbeskrivning Varje år väljer ca personer i Sverige att avsluta sitt liv. Det är fem gånger fler än de som dör i trafiken. I Sverige förekommer enstaka suicid per år bland barn under 15 år, ca 3-6 barn per år om man räknar in osäkra suicid. Suicid är den vanligaste dödsorsaken bland män i åldrarna år och den näst vanligaste bland kvinnor i motsvarande ålder. Suicid är den huvudsakliga orsaken till för tidig död bland personer med psykisk störning och en fjärdedel av alla suicid sker bland äldre över 65 år. Bakom varje person som fullbordar suicid ligger det ca 20 allvarliga suicidförsök. I Sverige har det totala antalet suicid minskat med ca 20 procent under de senaste 15 åren. Den positiva trenden med ett minskat antal suicid uppvisas dock inte i den yngre åldersgruppen. Suicidförsöken bland unga flickor tenderar att öka och antalet fullbordade suicid bland ungdomar och unga vuxna (15-24 år) har varit relativt konstant sedan början av 70-talet Regional och lokal lägesbeskrivning I Sörmland begår varje år cirka 30 personer suicid (30 säkra, 20 osäkra). Sörmlands siffror stämmer ganska väl överens med rikets. Den positiva trend som ses i riket syns inte i Trosa. Där har antalet suicid snarare ökat, speciellt bland män 15 år och äldre. I statistiken år ligger Trosa högst bland Sörmlands kommuner när det gäller suicid, detta gäller för både män och kvinnor. Siffrorna har minskat lite efter 2013, men fortfarande är antalet suicid bland män i Trosa högst i Sörmland Risk för suicid Personer som begår suicid och personer som gör suicidförsök anses utgöra två olika grupper med viss överlappning. Suicid begås främst av män och äldre personer medan suicidförsök främst begås av kvinnor och yngre. Grupperna skiljer sig när det gäller avsikt och metod för handlingarna. I gruppen suicid är oftast avsikten för dessa personer med all sannolikhet att dö, medan för personer i suicidförsöksgruppen är oftast avsikten att begå en icke dödlig självskadande handling. För att minska suicid respektive att minska självskadebeteende kräver det var för sig definierade 3 Rapport 2007:11 Förslag till nationellt program för suicidprevention befolkningsinriktade strategier och åtgärdsförslag 4 Socialstyrelsen, Dödsorsaksregistret (Antal per inv: Sörmland 0,9 kvinnor, 2,1 män Trosa 0,8 kvinnor, 3,8 män glidande 5-årsmedelvärden)

43 målgrupper och interventioner. Man kan inte utgå från att en och samma strategi fungerar för att uppnå båda målen 5. Riskfaktorer för att begå suicid är: manligt kön, ensamboende, arbetslöshet, missbruk, beroende och psykisk sjukdom. Till riskgrupperna hör även adopterade, vissa grupper av invandrare, personer med somatiska sjukdomar och HBTQ-personer (homosexuella, bisexuella, trans- och queerpersoner) 6. Suicidtankar är vanliga under ungdomsåren och oftast handlar det om existentiella frågor. Ungdomar söker sällan professionell hjälp för sina suicidtankar och ibland leder tankarna till handlingar som i värsta fall resulterar i fullbordat suicid. Hos barn och ungdomar är suicidprocessen oftast kortare än hos vuxna. Den unga människan kan pendla snabbt mellan olika stämningslägen, vilket gör det svårare för omgivningen att upptäcka att det finns en suicidrisk 7. Psykisk ohälsa, att vara ung, kvinna, ensamstående, ha låg social status och att vara socialt isolerad är sammanknippat med ökad risk för suicidförsök. Även låg materiell status, missbruk, bristfälligt socialt nätverk och tidigare suicid i familjen är riskfaktorer för suicidförsök. 2.4 Definition av psykisk hälsa och psykisk ohälsa Hälsa är enligt WHO:s definition ett fullständigt tillstånd av fysisk, psykisk och socialt välmående, inte endast en frånvaro av sjukdom, och psykisk hälsa är en integrerad del av denna definition 8. Den psykiska hälsan definieras här som ett tillstånd av mentalt välbefinnande där varje individ kan förverkliga de egna möjligheterna, klara av vanliga påfrestningar, arbeta produktivt och bidra till det samhälle hon eller han lever i. Psykisk hälsa påverkas av många olika faktorer, och speciellt av dessa fyra: socialt stöd, resurser från samhället, personliga erfarenheter och kulturförankrade värderingar 9. Främjande av psykisk hälsa kan beskrivas som processen att uppmuntra individen att ta kontroll över och förbättra sin psykiska hälsa. Psykisk ohälsa är ett brett begrepp som innefattar allt från lättare psykiska besvär och depression till psykiska sjukdomar och allvar- 5 Rapport 2007:11 Förslag till nationellt program för suicidprevention befolkningsinriktade strategier och åtgärdsförslag 6 Rapport 2007:11 Förslag till nationellt program för suicidprevention befolkningsinriktade strategier och åtgärdsförslag 7 Folkhälsomyndigheten, Socialstyrelsen: Att utreda självmord bland barn och unga genom händelseanalyser 8 World Health Organisation, Social - och hälsovårdsministeriet, 2002:4

44 liga psykiska störningar. Lättare psykisk ohälsa kan handla om huvudvärk, ängslan, oro eller ångest, nedstämdhet, trötthet, stress, sömnbesvär m.m. De psykiska besvären, som till exempel oro och nedstämdhet, kan dock vara normala reaktioner på en påfrestande livssituation och är ofta övergående. Det är viktigt att inte sjukdomsförklara det som är normala reaktioner i livet, samtidigt som tidig identifiering av psykiatriska tillstånd kan påverka prognosen positivt. En svårare form av psykisk ohälsa är depression. Depression drabbar en stor del av befolkningen i olika grad och kan ofta kopplas till suicidförsök och suicid. Psykisk ohälsa är en faktor som starkt påverkar risken för suicid, och därför också den viktigaste bestämningsfaktorn för möjligheterna att minska suicidförekomsten Bestämningsfaktorer för suicid och psykisk ohälsa En människa som begår suicid upplever att det inte återstår någon annan möjlighet än att avsluta livet. Det finns en händelsekedja av upplevd livsmöjlighet eller tillfredsställelse i livet depression/psykisk ohälsa och suicid. Prevention innebär att påverka de olika stegen i denna kedja, på befolkningsnivå och på individnivå. Syftet är att rädda liv och att minska lidandet hos den suicidnära människan och anhöriga. För att kunna minska antalet suicid och suicidförsök med olika åtgärder, behöver vi veta vilka påverkbara faktorer som har samband med suicid. På individnivå kan det handla om psykisk ohälsa, tillgång till olika sätt att ta livet av sig (skjutvapen, dödliga läkemedel, gas, antidepressiva läkemedel), alkoholkonsumtion, tillgång till oskyddade platser på hög höjd eller oskyddade trafikmiljöer. Information via internet samt exponering för triggande information i media kan påverka. På lokal samhällsnivå kan det finnas specifika preventionsprogram för suicid i skolan, screening för suicidrisk och utbildning av yrkesgrupper. Social ojämlikhet, arbetsmarknad och grad av individualisering påverkar på nationell nivå. Bestämningsfaktorer för psykisk ohälsa kan handla om familjekonflikter, mobbning, skolk och skolmisslyckande, kompetens, tankemönster, fysisk aktivitet och socialt stöd. Studier har visat att misslyckande i skolresultaten har samband med senare suicid. Preventiva psykologiska metoder, ex KBT, tillgång till föräldrastödsmetoder, antimobbningsprogram i skolan, förskola och skola som främjar mental utveckling, samhällsplanering för ökad fysisk aktivitet eller som främjar naturkontakt påverkar också Rapport 2007:11 Förslag till nationellt program för suicidprevention befolkningsinriktade strategier och åtgärdsförslag 11

45 3. ÖVERGRIPANDE MÅL OCH STRATEGIER 3.1 Internationella mål Världshälsoorganisationen WHO satte som mål 2013 att antalet suicid ska minska med minst tio procent till år Nationella mål Regeringen har i proposition En förnyad folkhälsopolitik 2007/08:110 som vision att ingen ska behöva ta sitt liv; Ingen bör hamna i en sådan utsatt situation att den enda utvägen upplevs vara att ta sitt liv. Sedan maj 2015 har Folkhälsomyndigheten i uppdrag att samordna det suicidförebyggande arbetet på nationell nivå. För att uppnå visionen redovisas nio olika suicidpreventiva strategier 12 : 1. Insatser som främjar goda livschanser för mindre gynnade grupper 2. Minskad alkoholkonsumtion i befolkningen och i högriskgrupper för självmord 3. Minskad tillgänglighet till medel och metoder för självmord 4. Självmordsprevention som hantering av psykologiska misstag 5. Medicinska, psykologiska och psykosociala insatser 6. Spridning av kunskap om evidensbaserade metoder för att minska självmord 7. Kompetenshöjning av personal och nyckelpersoner i vård och omhändertagande av personer med självmordsproblematik 8. Händelseanalys av Lex Maria-anmälningar 9. Stöd till frivilligorganisationer 3.3 Regionala och lokala mål Landstinget i Sörmland har länsövergripande riktlinjer för suicidrisk och suicid. Där står om akuta åtgärder vid suicidförsök och suicid inom slutenvård, vem som gör vad vid fullbordat suicid och om uppföljande åtgärder efter suicidförsök/suicid. Trosa kommun har som mål att andelen personer som begår suicid eller som försöker begå suicid ska minska. En förutsättning för detta är att vi har en samordnare som leder ett långsiktigt arbete för att uppnå målet. 12 Folkhälsomyndigheten, Socialstyrelsen: Ett nationellt handlingsprogram för suicidprevention 2016

46 4.0 HANDLINGSPLAN FÖR SUICIDPREVENTION Trosas handlingsplan för suicidprevention bygger på lokala förutsättningar och behov, bestämningsfaktorer för psykisk ohälsa och suicid samt övergripande mål och strategier och beskriver utvecklingsbehov för att förbättra samordning och arbetssätt mellan och inom verksamheter. Uppföljningen bör, i möjligaste mån, ske inom ordinarie linjeorganisationer. Skolan kan förbättra sitt främjande av hälsa och förebyggande av psykisk ohälsa med hjälp av befintliga (evidensbaserade) program och metoder, genom att utveckla likabehandlingsarbetet och genom att agera vid akuta åtgärder. Barn och unga ska ges kunskap i skolan om tecken på psykisk hälsa genom evidensbaserat material. Skolan ska ha tydliga rutiner för upptäckt av risk för suicid och suicidförsök. Plan ska tas fram för att personal i skolan har kunskap om psykisk hälsa. Utbildning för YAM är på gång. Mobbning såsom diskriminering, kränkning och trakasserier, indirekt såväl som direkt mellan elever men även mellan elev och vuxen är en stor riskfaktor. Det är viktigt att skolan prioriterar hälsofrämjande och förebyggande arbete. Fysiska skolmiljöer bör inventeras genom trygghetsvandringar. Elevhälsan har goda förutsättningar om den är fullt bemannad med lämpligt stora arbetsområden. Alla elever erbjuds hälsosamtal flera gånger under skoltiden. Föräldraskapet är den viktigaste bestämningsfaktorn för barn och ungas hälsa och utveckling. Trosa kommun har ett föräldrastöd i form av ABC-utbildningar (Alla Barn i Centrum). Samma utbildning ges till personal i förskolan och på sikt till skolans personal. Antalet föräldrar som är trygga i sin föräldraroll kan ökas genom ABC-utbildningar. Relationsstärkande insatser för familjer, ex familjerådgivning kan öka antal goda relationer i familjer. Fritidsgården erbjuder strukturerade aktiviteter där personalen arbetar medvetet och systematiskt, vilket har en skyddande effekt. Strävan bör vara att gruppen består av ungdomar med olika bakgrund. Det finns även språkvänscafé i Trosas fritidsgård i samarbete med kommunens integrationsenhet. Olika mötesplatser exempelvis bibliotek och språkcafé kan ge ökat socialt kitt, gemenskap och trygghet. Socialtjänsten erbjuder olika slags stöd. Alla som bor i Trosa kommun kan vända sig till individ- och familjeomsorgen för att få stöd och hjälp i svåra situationer. Det finns olika former av stöd vid missbruk och beroende. Socialt stöd erbjuds och även ekonomiskt

47 stöd, t ex råd om ekonomiskt bistånd (socialbidrag). Stöd och hjälp erbjuds även till barn och ungdomar samt deras familjer, bland annat till barn som varit med om svårigheter i familjen och föräldrar som behöver stöd i sitt föräldraskap. Polisen har i sin personalstyrka inom länet tillgång till utbildade förhandlare som kan träda in i akuta suicidsituationer. Polisen har tydligt ansvar vid larmat suicidförsök och vid omhändertagande av person med suicidrisk. Polisen kommer ofta i kontakt med personer med psykisk och drogrelaterad ohälsa och är i regel inkopplad vid dödsfall. Det finns en samverkan mellan räddningstjänst, polis och akutsjukvård i samband med larm om suicid. Vård och Omsorg i Trosa kommun erbjuder stöd och hjälp till dig som är äldre, anhörig eller funktionsnedsatt för att få vardagen att fungera bra. De som har en fysisk, psykisk eller begåvningsmässig funktionsnedsättning har rätt att få stöd och service för att kunna leva som andra och aktivt ta del av samhället. Våra handläggare bedömer vilket behov av stöd och omsorg som behövs för att kunna bo, arbeta eller studera. Stödet och tjänsterna kallas insatser och beviljas enligt SoL (Socialtjänstlag 2001:453) samt LSS (Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade 1993:387). Insatserna är individuellt anpassade efter egna förutsättningar och behov. I Trosa kommun finns anhörigkonsulent som erbjuder stöd till de som vårdar eller hjälper en närstående som är långvarigt sjuk eller har en funktionsnedsättning. Landstinget i Sörmland har sedan hösten 2013 haft ett suicidpreventivt projekt. Projektet är länsövergripande och samarbete sker med räddningstjänsten, skolan och polisen. Syftet är att öka kunskapen om suicid och suicidprevention samt att stärka samverkan mellan berörda aktörer i Sörmland. Det finns en e-utbildning där man kan lära sig mer om suicidprevention. Länk till e-utbildningen: MHFA - Det finns instruktörer inom både landsting och kommun som är utbildade inom MHFA Mental Health First Aid, som kan liknas vid en psykisk första livräddning. Den finns med tre olika åldersinriktningar; ungdom, vuxen och äldre. Inom Vård och Omsorg har hittills 200 av personalen gått MHFA, och önskan är att alla nyanställda ska gå kursen. Det satsas även på en utbildning inom kris- och trauma samt på YAM (Youth Aware of Mental health). YAM är ett program för skolelever som främjar diskussion och utvecklar färdigheter för att möta livets svårigheter och öka kunskap om psykisk hälsa.

48 Primärvården är basen i sjukvården och erbjuder första linjenvård när det uppstår vårdbehov för individer i alla åldrar. Primärvården har framtagna rutiner som gäller för alla vårdcentraler när det gäller suicidprevention. Primärvårdsjouren och akutverksamhetens akuta omhändertagande är viktiga i det tidiga suicidpreventiva arbetet. Tidigt omhändertagande i kristillstånd vid upplevda traumatiska händelser har visat sig underlätta bearbetningen i efterförloppet. Det finns även nystartad Samtalsmottagning för barn och unga, SamBU i hela länet. Landsting och kommun erbjuder ungdomar och unga vuxna Ungdomsmottagning (13-20/23 år). Verksamheten kan göra bedömningar om suicidrisk och remitterar vidare vid behov. Det finns behov av ett förbättrat samarbete mellan kommun och landsting när det gäller ungdomars ökande psykiska ohälsa, ökat informationsutbyte och gemensamma utbildningar. Ideella sektorn, kyrkor och samfund, studieförbund och föreningar, utgör redan idag en viktig kugge i det preventiva arbetet. Kommunen kan redan i planeringsskedet av insatser, och i verksamheter inom det psykosociala området, inbjuda till tidig delaktighet och samverkan, samt erbjuda ideella att delta vid gemensamma kunskapshöjande åtgärder. Övriga insatser inom kommunen Mobbning på arbetsplats/föreningsliv kan motarbetas genom värdegrundsarbete, etik och moral (ex på APT, medarbetarsamtal). Alkolås i tjänstebilar kan minska antal suicid i trafiken. Genom att inventera, identifiera och åtgärda riskmiljöer vid räls och vatten samt utforma barriärer vid risk för suicid kan säkra utomhusmiljöer fås. Säkra inomhusmiljöer - översyn och utformning av vårdmiljöer och boenden bör ske med hänsyn till suicidproblematik. Alla som kommer i kontakt med riskgrupper bör öka tillgänglighet till självhjälp genom att informera om nationell hjälplinje, NASP, SPES, Röda korset, MIND, 1177, BRIS, ABC mm. Tillgänglig samlad information ska finnas på kommunens hemsida. Denna handlingsplan kommer att utvärderas årligen. Statistik för suicid och suicidförsök kan ses på

49 Bilaga 1. Var kan man hitta hjälp? Information och länkar. Nationella hjälplinjen - en jourtelefon, , öppen kl alla dagar. Finns även som texttelefon. För människor i psykisk kris eller i andra svåra livssituationer. Hjälplinjen drivs numera från Hjälplinjen erbjuder professionellt, anonymt och kostnadsfritt stöd och hänvisning. Verksamhetsidén är att förebygga psykisk ohälsa genom att erbjuda stöd och hjälp åt människor i psykisk kris eller i svåra livssituationer och deras närstående. Mind - Mind har arbetat med psykisk hälsa sedan De arbetar med att sprida kunskap och information, samtidigt som de driver stödverksamheter för personer som mår psykiskt dåligt. De anordnar seminarier och konferenser och driver Självmordslinjen, tel och chatt dygnet runt, för personer som inte längre orkar leva, eller närstående. De driver även Äldretelefonen, tel och Föräldratelefonen, tel , stödtelefoner för äldre som behöver någon att prata med, och för föräldrar som är oroliga för barn i sin närhet. BRIS Barnens hjälptelefon Mån-sön kl (ons kl 17-21). De arbetar för att förbättra barn och ungas villkor och rättigheter, och stödjer via telefon, mejl och chatt. Det finns även en BRIS vuxentelefon om barn, , vardagar kl Det är gratis att ringa, och BRIS nummer syns inte på telefonräkningen. SPES (latin = HOPP) Riksförbundet för suicidprevention och efterlevandestöd. SPES är en rikstäckande ideell organisation som är partipolitiskt och religiöst obunden. SPES är till för alla som mist en familjemedlem, släkting, partner eller god vän genom suicid. SPES arbetar på ett nationellt, regionalt och lokalt plan, bland annat genom kontaktpersoner, telefonjour , som är öppen varje dag under kvällstid kl 19-22, utbildningar, träffar och självhjälpsgrupper samt med information och attitydförändring. SPES har en ungdomssektion med egna kontaktpersoner och egen verksamhet i olika delar av landet. SPES ger ut tidskriften Förgätmigej fyra gånger om året. SPES vill öka kunskapen om suicid som ett samhälls- och folkhälsoproblem samt motverka fördomar och tabuföreställningar. SPES vision är ett suicidfritt Sverige.

50 Alkohollinjen erbjuder stöd för att förändra alkoholvanor per telefon, Människor är olika och därför är det bra att det finns stöd i flera former. För en del kan Alkohollinjen vara ett bra alternativ. Tid behöver inte bokas i förväg och man behöver inte heller åka iväg till en mottagning. Ett personligt bemötande utan att behöva träffa den man talar med personligen. Även anhöriga till någon som har alkoholproblem kan få stöd. Anhöriglinjen - Anhörigas Riksförbunds Anhöriglinje är en nationell stödtelefon och bemannas av anhöriga med stor erfarenhet. Tel Se mer: ABC Alla Barn i Centrum. Folkhälsoinstitutet fick år 2010 ett uppdrag av regeringen att understödja föräldrastöd som riktar sig till alla föräldrar. ABC utvecklades därefter, och namnet valdes för att betona att det handlar om alla barn och för att tydliggöra barnets perspektiv. Under föräldraträffarna (fyra träffar à 2,5 timme) ingår att reflektera kring hur barnet kan ha upplevt olika situationer, att visa kärlek till sitt barn utifrån barnets behov och att bekräfta barnets känslor. Kostnadsfritt. År 2016 påbörjades även ABC-utbildning till förskolepersonal. NASP - Nationell prevention av suicid och psykisk ohälsa vid Karolinska Institutet. Stockholms läns landstings expertorgan för suicidforskning och prevention av psykisk ohälsa. NASP ska medverka till: att varaktigt minska antalet självmord och självmordsförsök, att undanröja omständigheter som kan leda till att barn och unga tar sitt liv, att tidigt upptäcka och bryta negativa trender av självmord och självmordsförsök hos utsatta grupper, att öka kunskapsnivån om självmord samt att stödja personer med självmordstankar och anhöriga till personer som försökt eller har begått självmord. NASP:s verksamhet delas in i fyra huvudområden: forskning och metodutveckling, analys och uppföljning av epidemiologiska data, information, undervisning.

51

52 Skolkontoret Ulrika Enqvist Resurschef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer HN 2017/26 Patientsäkerhetsberättelse 2016 Förslag till beslut Humanistiska nämnden godkänner upprättad Patientsäkerhetsberättelse för Ärendet Enligt Patientsäkerhetslagen SFS 2010:659, 3 kap 9-10 ska en årlig patientsäkerhetsberättelse upprättas. Vårdgivaren ska senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse av vilken det ska framgå hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår, vilka åtgärder som har vidtagits för att öka patientsäkerheten och vilka resultat som har uppnåtts. Hälso- och sjukvården ska enligt lag bedrivas så att den uppfyller kraven på god vård. Målet är god hälsa och vård på lika villkor, och detta gäller också för elevhälsans medicinska del, samt även för elevhälsans övriga professioner. Mats Larsson Skolchef Ulrika Enqvist Resurschef Bilaga Patientsäkerhetsberättelse 2016 Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

53 Patientsäkerhetsberättelse 2016 Enligt Patientsäkerhetslagen SFS 2010:659, 3 kap 9-10 ska en årlig patientsäkerhetsberättelse upprättas. Hälso- och sjukvården ska enligt lag bedrivas så att den uppfyller kraven på god vård. Målet är god hälsa och vård på lika villkor, och detta gäller också för elevhälsans medicinska del, samt även för elevhälsans övriga professioner. Alla avvikelser ska rapporteras till verksamhetschefen, som har ansvar för att utveckla och säkra patientsäkerheten. Verksamhetschefen har även ansvar över risk- och händelseanalys. Tydliga rutiner för hur och när avvikelser och tillbud ska rapporteras är viktigt, lika viktigt är det att följa upp och dra lärdom av händelserna. Uppnådda resultat sedan januari 2016 En elevhälsoplan är fastställd och antagen som styrdokument av humanistiska nämnden. Rutiner för överlämning till sär och för hälsokontroller har förtydligats. Ang lokaler så har en viss översyn gjorts. Ytterligare inventering behövs. Avvikelser som delgivits verksamhetschefen under år 2016: 18 avvikelser har inlämnats under år Inga LexMaria anmälningar. Tolv avvikelser har handlat om hälsobesök. Det har varit svårt att hinna med alla hälsobesök under året, detta gäller både skolsköterska och skolläkare. Sex avvikelser har handlat om rutiner runt överlämning och utredningar. Arbetsbelastningen har upplevts hög, och därför utökar vi nu med kurator samt med mer skolskötersketid. Läkartid kommer att styras mer efter behov. Åtgärder som kommer att vidtas för att öka patientsäkerheten: Se över arbetsmiljön, både psykisk och fysisk. Ytterligare förbättra överlämnanderutiner Följa rutiner för hälsokontroll Översyn av lokaler och utrustning Verksamhetsberättelse elevhälsan år 2016 Organisation Elevhälsan/Resurscentrum i Trosa kommun har drygt 9 heltidstjänster. Vi är nu tre skolsköterskor på heltid samt en på 20 %, två psykologer, tre kuratorer, en specialpedagog och en chef. Skolläkaren arbetar 20 % hos oss. Lokalt finns fyra specialpedagoger. Skolsköterskor och kuratorer har sin plats på skolorna, vi övriga finns på skolkontoret. Psykologerna delar sin tid mellan skolkontoret och skolorna. Lokalt på skolorna finns elevhälsoteam, där förutom oss ingår skolans specialpedagog och rektor. Den centrala specialpedagogen arbetar både mot förskolorna och mot skolan. De lokala elevhälsoteamen träffas en gång per vecka, och skolläkaren träffar teamen en gång per vecka. Trosa kommun har sex grundskolor med ca 1550 elever. Förskoleklass ingår med 158 elever och särskolan har 13 elever (7 i åk 1-6 och 6 i åk 7-9). Kommunen har nio förskolor. Året som har gått Under året har vi gjort klar vår Elevhälsoplan. Den togs som styrdokument i nämnden i oktober. Vi har också arbetat med att förtydliga rutiner för överlämning och för hälsokontroller, och en handlingsplan för suicidprevention är på gång. Postadress: Trosa Besöksadress: Västra Långgatan 4-5 Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

54 Vi startade med spsm:s (Specialpedagogiska skolmyndigheten) nätbaserade kurs för elevhälsan Att höja skolans elevhälsokompetens - ett processarbete för likvärdig skola i september, den fortgår hela läsåret. Vi lyckades också få med alla skolors elevhälsa, rektorer och specialpedagoger i denna kurs detta för att få en samsyn och likvärdighet mellan skolorna. Ett multiteam blev påbörjat i mars, en samverkan mellan skola/ soc/voo/fritid. Ett bra samarbete mellan elevhälsa och socialtjänst fortgår. På särskolan har samtliga elever utredningar och beslut. Mål Elevhälsans verksamhet ska vara hälsofrämjande och förebyggande Elevhälsan ska tillsammans med skolans personal skapa optimala förutsättningar för elevens hälsa, lärande och trygghet. Elevernas utveckling mot utbildningens mål ska stödjas Genom närheten till eleverna har elevhälsan möjlighet att bedriva en effektiv hälsofrämjande och förebyggande verksamhet såväl på individnivå som på generell nivå. Vår gemensamma Metodbok, Elevhälsoplanen och den digitala plattformen är en förutsättning för att arbeta likvärdigt. Året som kommer Under 2017 så utökar vi med en kurator till och med en skolsköterska på deltid. Vi har förändrat så att psykologerna är mer ute på skolorna. Vi ser behov av fler specialpedagoger/speciallärare ute på skolorna, och vi kommer även att behöva en central specialpedagog så småningom. Jag behöver se över bemanningen av skolsköterskor när elevantalet ökar, och eventuellt fördela om skolorna. Vi har påbörjat att föra ut skoldatatekets kunskap till intresserade lärare och specialpedagoger på skolorna. Förebyggande arbete behöver utvecklas, det behövs evidensbaserade metoder och sätt att mäta verksamheten. Trosa Ulrika Enqvist Chef för Elevhälsan/Resurscentrum samt Verksamhetschef för Elevhälsans medicinska del enligt HSL Postadress: Trosa Besöksadress: Västra Långgatan 4-5 Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

55

56 Skolkontoret Mats Larsson Skolchef Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer HN 2017/28 Humanistiska nämndens systematiska kvalitetsarbete med regelbunden egentillsyn av grundsärskola Förslag till beslut Humanistiska nämnden godkänner rapporten Egentillsyn av huvudmannens ansvar för grundsärskolan. Ärendet Bakgrund Det är huvudmannens ansvar att utbildningen uppfyller de centrala kraven i författningar som till exempel skollagen, läroplanen för grundsärskolan och skolförordningen. Huvudmannen ska se till att utbildningen vid skolenheterna är av en jämn och hög kvalitet, så att alla elever ges förutsättningar att nå de nationella målen och att utbildningen därmed kompenserar för barns och elevers skiftande förutsättningar och behov. Genom att arbeta för detta ser huvudmannen till att alla elever får en likvärdig utbildning. Huvudmannens ansvar för grundsärskolan omfattar elever på särskoleenheter och elever som är helt eller delvis integrerade i grundskolenheter. Det är en elevs hemkommun som är ansvarig för mottagande till grundsärskolan, och att det föregås av en utredning. Huvudmannen måste kontinuerligt och långsiktigt styra och utveckla utbildningen vid grundsärskolan mot de nationella målen om kvalitet och likvärdighet. I detta arbete ingår att se till att centrala förutsättningar för elevers lärande och trygghet är uppfyllda, exempelvis tillgång till elevhälsa och skolbibliotek. Huvudmannen måste också följa upp och utveckla utbildningen utifrån de nationella mål som grundsärskolan syftar till. I detta arbete ingår också att huvudmannen systematiskt följer upp att skolenheterna har de nödvändiga förutsättningarna samt att huvudmannen vidtar nödvändiga förbättringsåtgärder, så att eleverna får en likvärdig utbildning av god kvalitet. Det är huvudmannens ansvar att utbildningen i grundsärskolan uppfyller de centrala kraven i skolförfattningar som till exempel skollagen, läroplanen för grundskolan och skolförordningen. Huvudmannen ska se till att utbildningen är av en jämn och hög kvalitet, så att alla elever ges förutsättningar att nå de nationella målen och att utbildningen därmed kompenserar för elevernas skiftande förutsättningar och behov. Genom att arbeta för detta ser huvudmannen till att alla elever får en likvärdig utbildning. Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

57 TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Skolkontoret Huvudmannen har genom verksamhetsbesök, analys av elevenkäter, samtal med föräldrar, samtal med skolans personal och rektorer kunnat få bevis för att barn får en likvärdig utbildning i Trosa kommun. Rapporten Rapporten visar att huvudmannen tar ansvar för att kontinuerligt och långsiktigt styra och utveckla utbildningen i grundsärskolan mot de nationella målen om kvalitet och likvärdighet. I detta arbete ingår att se till att centrala förutsättningar för barns lärande och utveckling är uppfyllda och att följa upp om skolorna har de nödvändiga förutsättningarna samt att huvudmannen vidtar nödvändiga förbättringsåtgärder, så att eleverna får en likvärdig utbildning av hög kvalitet. Verksamhetsredogörelser Fortsätta att löpande analysera elevers måluppfyllelse för snabba reaktioner och för att kollegialt utveckla undervisningen/stöd. Ger resultat bra arbete pågår. Förbättrade lokaler har nåtts under Behov av ökad tillgång till digitala verktyg med ökade möjligheter till lärverktyg som möter enskilda barns behov. Resultat Inga anmälningar till Skolinspektionen 2016 Förbättringsåtgärder Ett prioriterat utvecklingsområden för 2017 har identifierat i denna rapport. 1. Fortsätta att löpande analysera elevers måluppfyllelse för snabba reaktioner och för att kollegialt utveckla undervisningen/stöd. 2. Ökad användning av digitala lärverktyg. Mats Larsson Skolchef Bilaga Rapport: Egentillsyn av huvudmannens ansvar för grundsärskolan.

58 TROSA KOMMUN Mats Larsson Skolchef Egentillsyn grundsärskola Läsåret 2016/2017 Egentillsyn av huvudmannens ansvar för grundsärskolan Humanistiska nämndens regelbundna egentillsyn Skolform: Grundsärskola Läsåret 2016/2017 Översikt över innehåll 1. Förutsättningar för utbildningen vid skolenheterna 2. Utveckling av utbildningen vid skolenheterna Metodik Huvudmannen har formulerat nulägesbilden som bygga på uppgifter som rektorerna tagit fram i sitt eget kvalitetsarbete vid skolenheterna, men också på uppgifter huvudmannen själv insamlat som tillgänglig nationell statistik, tillsyns- och granskningsrapporter, anmälningar om kränkande behandling. Huvudmannens kvalitetsarbete kopplas nära till det kvalitetsarbete som rektor tillsammans med lärare och övrig personal genomför vid skolenheterna. Insamling av data från verksamhetsbesök, verksamhetsdialoger, dokumentstudier, medborgarenkäter, föräldraenkäter, anmälningar om tillbud och synpunkter från medborgare, föräldrar och medarbetare, kränkningar mm, statistik, skolornas verksamhetsredogörelser och utvecklingsdialoger med rektorer utgör underlag för analys. Nulägesbilden bedöms i följande alternativ: uppfyller lagens krav utvecklingsbehov för att säkra lagens krav brister kräver åtgärder för att nå lagens krav Postadress: Trosa kommun, Trosa Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se