Kallelse Sammanträdesdatum

Transkript

1 0 Dagordning Dagordning : Dagordning valnämnden Kallelse Sammanträdesdatum Plats Stadshuset plan 2, Bohusrummet Tid Måndagen den 12 mars kl 17:00-18:30 Ledamöter Billy Kaldemark (S) Ordförande Patrik Ryberg (M) Vice ordförande Carina Emanuelsson (S) Henrik Rudolvsson (L) Christer Mohlin (L) Lennart Wennerblom (MP) Kurt A Olsson (C) Ersättare Heine Nielsen (UP) Ingemar Thorsson (V) Yvonne Byberg (S) Bengt Å Andersson (S) Ulla Johansson (S) Patrik Ryberg (M) Johanna Salekärr (KD) Billy Kaldemark (S) Ordförande Oskar Ivarsson Sekreterare VALNÄMNDEN ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

2 0 Dagordning Dagordning : Dagordning valnämnden Kallelse Sammanträdesdatum Dagordning Förslag till beslut 1 Upprop 2 Val av justerare Utses 3 Tillkommande och utgående ärenden Dagordningen fastställs Ärenden för dialog 4 Dialog efter kunskapsdag samt information om säkerhetsarbete Klockan 17:00-17:30 Närvarande: Robert Andersson, Programledare trygghet & Daniel Hjerpe, Kommunpolis Dialogen antecknas Information 5 VN2017/ Instruktion för val 2018 Informationen antecknas 6 Information om röstmottagare Nulägesrapport 7 VN2017/ Information om budget för valår 2018 Martina Hammarström informerar Informationen antecknas Informationen antecknas Ärenden som stannar i nämnden 8 VN2017/ Revidering av beslut om särskild arvodering för projektledare och projektkoordinator valår 2018 Beslut 9 VN2018/ Öppettider för förtidsröstning 2018 Beslut 10 VN2018/ Valsedlarnas placering i röstnings- och vallokalerna valår 2018 Beslut 11 Beslut om kommande mötestider Beslut VALNÄMNDEN

3 re och projektkoordinator valår VN2017/ Revidering av beslut om särskild arvodering för projektledare och projektkoordinator valår 2018 : Revidering av beslut om särskild arvodering för projektledare och projektkoordinator valår 2018 Tjänsteskrivelse 1(3) Handläggarens namn Erik Lindskog Revidering av beslut om särskild arvodering för projektledare och projektkoordinator valår 2018 Dnr VN2017/ Sammanfattning I samband med val till riksdag, kommun och landsting 2018 har tidigare beslutats att projektledare Martina Hammarström och projektkoordinator Oskar Ivarsson ska jobba heltid (100%) med att förbereda och genomföra valet. Projektledare började sitt arbete den 1 oktober 2017, och projektkoordinator den 1 november På grund av omorganisation på kommunkansliet har projektgruppen också blivit tvungen att omorganisera sig, för att den politiska mötesadministrationen ska kunna fortlöpa på ett tillfredsställande sätt. Projektgruppen kommer från och med februari 2018 bestå av tre personer, en projekt ledare och två projektkoordinatorer. Arbetet ska fortsatt bedrivas på sammanlagt två heltidstjänster fram till 1 februari 2018, och när Marie Flodin kompletterar gruppen kommer arbetet att fördels enligt följande: - Martina Hammarström, projektledare 80% - Oskar Ivarsson, projektkoordinator 80% - Marie Flodin, projektkoordinator 40% Efter omfördelningen av arbete behöver även arvoderingen justeras, som valnämnden beslutade om , VN 9/2017. Förvaltningen föreslår att valnämnden antar följande förslag till beslut: Valnämndens beslut VN 9/2017 upphör att gälla och ersätts med följande: 1. Martina Hammarström, projektledare för valet 2018, arvoderas med 2500 kronor per månad under perioden 1 oktober april Därefter justeras arvodet till 1500 kronor per månad under perioden 1 maj juni 2018, och sedan 2000 kronor per månad under perioden 1 juli september Arvode betalas ut under sammanlagt 12 månader. 2. Oskar Ivarsson, projektkoordinator för valet 2018, arvoderas med 2500 kronor per månad under perioden 1 november april Därefter justeras arvodet till 1500 kronor per månad under perioden 1 maj juni 2018, och sedan 2000 kronor per månad under perioden 1 juli september Arvode betalas ut under sammanlagt 11 månader. 3. Marie Flodin, projektkoordinator för valet 2018, arvoderas med 1000 kronor per månad under perioden 1 februari september Arvode betalas ut under sammanlagt 8 månader. KOMMUNKANSLIET ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

4 re och projektkoordinator valår VN2017/ Revidering av beslut om särskild arvodering för projektledare och projektkoordinator valår 2018 : Revidering av beslut om särskild arvodering för projektledare och projektkoordinator valår (3) Bakgrund Beslut om särskild arvodering för projektledare och projektkoordinator valår 2018 togs av valnämnden , VN 9/2017. På grund av omorganisation på kommunkansliet har projektgruppen också blivit tvungen att omorganisera sig, för att den politiska mötesadministrationen ska kunna fortlöpa på ett tillfredsställande sätt. Projektgruppen kommer från och med februari 2018 bestå av tre personer, en projekt ledare och två projektkoordinatorer. Arbetet ska fortsatt bedrivas på sammanlagt två heltidstjänster, och när Marie Flodin kompletterar gruppen kommer arbetet att fördels enligt följande: - Martina Hammarström, projektledare 80% - Oskar Ivarsson, projektkoordinator 80% - Marie Flodin, projektkoordinator 40% Verksamhetens bedömning Om projektgruppen inte omorganiseras kommer nämndadministrationen att bli lidande under valåret Komplettering och omorganisering av projektgruppen för genomförande av val 2018 är därför nödvändig, och en omfördelning av arvodering för projektgruppen behöver därför också ske. Bedömning utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål och relevanta styrdokument Kommunfullmäktiges strategiska mål och styrdokument reglerar inte arvodering för tjänstemäns enskilda projektuppdrag, och kan därför inte kopplas till ärendet. Bedömning utifrån ett barnperspektiv Barn berörs varken direkt eller indirekt av en revidering av projektgruppens arvodering. Bedömning utifrån ett jämlikhetsperspektiv Revideringen riktar sig till projektgruppen för valet 2018 projektledare och projektkoordinator. Arvodesnivån skiljer sig inte för de olika rollerna och speglar inga skillnader mellan tjänstemännen på något sätt, utan är på en jämlik nivå för alla parter. Teknisk bedömning/genomförandeplan Uppdraget att planera och administrera valet 2018 sträcker sig för projektledaren från den 1 oktober 2017 till 30 september 2018, och för projektkoordinator från den 1 november 2017 till den 30 september Ytterligare en projektkoordinator kommer att jobba med valet under perioden 1 februari 2018 till 30 september Tidigare planering var heltid för projektledaren och en projektkoordinator i 12 respektive 11 månader. Den nya planeringen ser ut som följer: - Projektledare 100% perioden 1 oktober januari 2018, samt 80% perioden 1 februari 30 september Projektkoordinator 100% perioden 1 november januari 2018, samt 80% perioden 1 februari 30 september Projektkoordinator 40% perioden 1 februari september 2018.

5 re och projektkoordinator valår VN2017/ Revidering av beslut om särskild arvodering för projektledare och projektkoordinator valår 2018 : Revidering av beslut om särskild arvodering för projektledare och projektkoordinator valår (3) Juridisk bedömning Valnämnden fattade beslut (VN 9/2017) om särskild arvodering för projektledare och projektkoordinator i samband med valår Förvaltningen föreslår att beslutet upphör att gälla och ersätts med ett beslut om omfördelning av arvoderingen. Summan av arvoderingen kommer att uppgå till densamma som i det tidigare fattade beslutet, men fördelas på tre personer istället för två. Ekonomisk bedömning Revideringen av projektgruppen innebär inga ökade kostnader. Revideringen av arvodet innebär endast att tidigare beslutat arvode för projektledare och projektkoordinator fördelas på tre personer istället för två. Lokaler, personal och övriga resurser som inte är arbetsgruppen planeras rymmas inom valnämndens budgetram för valet. Förslag till beslut Valnämndens beslut VN 9/2017 upphör att gälla och ersätts med följande: 1. Martina Hammarström, projektledare för valet 2018, arvoderas med 2500 kronor per månad under perioden 1 oktober april Därefter justeras arvodet till 1500 kronor per månad under perioden 1 maj juni 2018, och sedan 2000 kronor per månad under perioden 1 juli september Arvode betalas ut under sammanlagt 12 månader. 2. Oskar Ivarsson, projektkoordinator för valet 2018, arvoderas med 2500 kronor per månad under perioden 1 november april Därefter justeras arvodet till 1500 kronor per månad under perioden 1 maj juni 2018, och sedan 2000 kronor per månad under perioden 1 juli september Arvode betalas ut under sammanlagt 11 månader. 3. Marie Flodin, projektkoordinator för valet 2018, arvoderas med 1000 kronor per månad under perioden 1 februari september Arvode betalas ut under sammanlagt 8 månader. Maria Andersson Tf kommunchef Expedieras till: Soltak/lön För kännedom till: Martina Hammarström, Oskar Ivarsson, Marie Flodin

6 8 Revidering av beslut om särskild arvodering för projektledare och projektkoordinator valår VN2017/ Revidering av beslut om särskild arvodering för projektledare och projektkoordinator valår 2018 : Protokollsutdrag.pdf

7 9 Öppettider för förtidsröstning - VN2018/ Öppettider för förtidsröstning 2018 : Öppettider för förtidsröstning 2018 Tjänsteskrivelse 1(3) Handläggarens namn Martina Hammarström Öppettider för förtidsröstning (Dnr VN2018/0001-1) Sammanfattning Enligt vallag (2005:837) kap ska varje kommun se till att det finns lämpliga lokaler som kan användas som röstningslokaler, och som ger väljarna goda möjligheter att rösta. Detta avser både lokalisering, tillgänglighet och öppethållande. Kommunen bestämmer själv vilka lokaler som ska användas som röstningslokaler och vilka tider de ska hålla öppet. Förtidsröstningen planeras att hållas i sex olika röstningslokaler placerade i olika delar av Kungälv. Öppettiderna i röstningslokalerna sätts till tider och lokaler som ska ge alla röstberättigade personer jämlika förutsättningar att avlägga sin röst i valet Förvaltningen föreslår att öppettiderna för röstningslokaler 2018 fastställs. Juridisk bedömning Enligt vallag (2005:837) kap ska varje kommun se till att det finns lämpliga lokaler som kan användas som röstningslokaler, och som ger väljarna goda möjligheter att rösta. Detta avser både lokalisering, tillgänglighet och öppethållande. Vidare reglerar kap att det är upp till varje kommun att bestämma vilka dagar och tider en röstningslokal ska vara öppen för röstning. Dock ska minst en röstningslokal vara öppen varje dag under den period som röstmottagning pågår. På valdagen ska minst en röstningslokal vara öppen för röstmottagning under de tider som gäller för öppethållande i en vallokal, det vill säga klockan 08:00 till 20:00. I Kungälvs kommun kommer stadshuset att fungera som röstningslokal på valdagen, jämte den vallokal som också är placerad i stadshuset. Bakgrund Inför valet den 9 september 2018 pågår det från och med den 22 augusti 2018 förtidsröstning till riksdag, kommun och landstingsfullmäktige. Förtidsröstningen planeras att hållas i sex olika röstningslokaler placerade i olika delar av Kungälv. Kommunen är skyldig att varje dag under perioden 22 augusti till och med valdagen den 9 september hålla minst en röstningslokal öppen, för att ge väljarna möjlighet att rösta. KOMMUNKANSLIET ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

8 9 Öppettider för förtidsröstning - VN2018/ Öppettider för förtidsröstning 2018 : Öppettider för förtidsröstning (3) Verksamhetens bedömning Kommunen bestämmer själv vilka lokaler som ska användas som röstningslokaler och vilka tider de ska hålla öppet. I Kungälvs kommun kommer följande lokaler att användas som röstningslokaler: Stadshuset Marstrands rådhus Kungälvs bibliotek, Mimers hus Ytterby bibliotek Kärna bibliotek Diseröds bibliotek Stadshuset kommer hålla öppet under samtliga dagar som förtidsröstningen pågår, inklusive valdagen. Övriga lokaler har anpassade öppettider. Bedömning utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål och relevanta styrdokument Öppettiderna för röstningslokaler är inte reglerade i lag eller i något av Kungälvs kommuns styrdokument. Däremot har förvaltningen gjort bedömningen att tiderna för öppethållande av röstningslokaler ska vara sådana att de ger alla röstberättigade personer möjlighet att kunna förtidsrösta. Bedömning utifrån ett barnperspektiv Barn berörs inte direkt av ärendet då personer under 18 år inte har rösträtt i val till riksdag, kommun och landsting. Indirekt påverkas och berörs barn av ett välfungerande demokratiskt samhälle, vilket valet och regleringarna kring vallokalerna är delar i. Bedömning utifrån ett jämlikhetsperspektiv Vallagen reglerar tydligt att kommunen är skyldig att se till att det finns tillgängliga lokaler för röstmottagning, både vad gäller lokalisering, tillgänglighet och öppethållande. Öppettiderna i röstningslokalerna sätts till tider och lokaler som ska ge alla röstberättigade personer jämlika förutsättningar att avlägga sin röst i valet Teknisk bedömning/genomförandeplan Öppettiderna för lokalerna kommer att annonseras i anslutning till varje röstningslokal. Informationen kommer också att annonseras på Kungälvs kommuns hemsida, i Kungälvsposten, kommunens konton på sociala medier samt internt på kommunens intranät. Öppettiderna kommer även att finnas centralt på Valmyndighetens hemsida, tillsammans med information om adresser och kontaktuppgifter till varje lokal. Ekonomisk bedömning Samtliga röstningslokaler har öppet under tider då ordinarie verksamhet bedrivs, det enda undantaget är stadshuset som kommer att vara öppet efter ordinarie stängning samt på helgdagar. Någon extra kostnad för öppethållande utöver ordinarie tider i stadshuset finns dock inte. Lokalerna administreras av röstmottagare som redan finns upptagna i budgeten för

9 9 Öppettider för förtidsröstning - VN2018/ Öppettider för förtidsröstning 2018 : Öppettider för förtidsröstning (3) valet, och lokalernas öppnings- och låsningstid administreras centralt utan att ordinarie personal behöver finans på plats utöver sin ordinarie arbetstid. Förslag till beslut Öppettider för röstningslokaler 2018 fastställs. Erik Lindskog Enhetschef Haleh Lindqvist Kommundirektör Expedieras till: Martina Hammarström, Oskar Ivarsson, Marie Flodin För kännedom till:

10 9 Öppettider för förtidsröstning - VN2018/ Öppettider för förtidsröstning 2018 : Öppettider i röstningslokaler förtidsröstning 2018 Lokal Öppettider förtidsröstning 22 augusti 9 september 2018 Stadshuset Marstrands rådhus Kungälvs bibliotek, Mimers hus Ytterby bibliotek Kärna bibliotek Diseröds bibliotek Öppettider Augusti Dag Datum Onsdag 22 08:00-19:00 10:30-18:30 10:30-18:30 Torsdag 23 08:00-19:00 10:30-15:30 10:30-18:30 10:30-15:30 14:30-17:30 Fredag 24 08:00-16:00 10:30-17:30 Lördag 25 10:00-15:00 Söndag 26 10:00-15:00 Måndag 27 08:00-19:00 10:30-18:30 10:30-15:30 14:30-18:30 Tisdag 28 08:00-19:00 10:30-18:30 10:30-18:30 Onsdag 29 08:00-19:00 10:30-18:30 10:30-18:30 Torsdag 30 08:00-19:00 10:30-15:30 10:30-18:30 10:30-15:30 10:30-15:30 14:30-17:30 Fredag 31 08:00-16:00 10:30-17:30 September Lördag 1 10:00-15:00 Söndag 2 10:00-15:00 Måndag 3 08:00-19:00 10:30-18:30 10:30-15:30 14:30-18:30 Tisdag 4 08:00-19:00 10:30-18:30 10:30-18:30 Onsdag 5 08:00-19:00 10:30-18:30 10:30-18:30 Torsdag 6 08:00-19:00 10:30-15:30 10:30-18:30 10:30-15:30 10:30-15:30 14:30-17:30 Fredag 7 08:00-16:00 10:30-17:30 Lördag 8 10:00-15:00 Söndag 9 08:00-20:00 Valdag

11 9 Valsedlarnas placering i röstnings- och vallokalerna valår VN2018/ Valsedlarnas placering i röstnings- och vallokalerna valår 2018 : Valsedlarnas placering i röstnings- och vallokalerna valår 2018 Tjänsteskrivelse 1(3) Handläggarens namn Martina Hammarström Valsedlarnas placering i röstnings- och vallokalerna valår 2018 (Dnr VN2018/0003-1) Sammanfattning Valsedlar skall finnas i samtliga röstnings- och vallokaler och ska placeras i ett ställ för valsedlar i anslutning till lokalerna. Det är av stor vikt att alla partiers valsedlar behandlas och presenteras likvärdigt. Partier som fått mer än en procent av rösterna vid 2010 eller 2014 års riksdagsval ska finnas i alla röstnings- och vallokaler. Valsedlar ska finnas för alla tre valen, det vill säga riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige. De partier som får sina valsedlar beställda av förvaltningen, och därmed automatiskt utplacerade i röstnings- och vallokalerna, bedöms därför att det neutralaste sättet att placera valsedlarna är i bokstavsordning efter partiernas registrerade namn. Blanka valsedlar placeras först. Förvaltningen föreslår följande förslag till beslut: 1. Valsedlar för val till riksdag, kommun och landstingsfullmäktige 2018 placeras i bokstavsordning utifrån partiernas registrerade namn. Blanka valsedlar placeras först. 2. Partierna ansvarar för att leverera de namnvalsedlar samt de partivalsedlar som inte omfattas av valnämndens ansvar till samtliga röstnings- och vallokaler. Dessa valsedlar placeras i separat ställ för valsedlar. 3. Röstmottagarna ansvarar för placeringen av samtliga valsedlar i ställ för valsedlar, och att detta sker på ett korrekt sätt i bestämd ordning. Juridisk bedömning Enligt vallagens 8 kapitel 2 punkt 3 ska valsedlar för partier som fått mer än en procent av rösterna vid 2010 eller 2014 års riksdagsval finnas i alla röstnings- och vallokaler. Valsedlar ska finnas för alla tre valen, det vill säga riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige. Enligt punkt 3 i samma paragraf ska samtliga partier som deltar i val kunna lägga ut sina valsedlar i röstnings- och vallokalerna. Regleringen gäller under förutsättning av partierna anmält sitt deltagande i val. Ordningen för valsedlarnas placering regleras inte i lag och är därför upp till kommunen att själv bestämma. Förvaltningen föreslår att valsedlarna i Kungälvs kommun placeras i bokstavsordning efter partiernas registrerade namn, där blanka valsedlar placeras först. KOMMUNKANSLIET ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

12 9 Valsedlarnas placering i röstnings- och vallokalerna valår VN2018/ Valsedlarnas placering i röstnings- och vallokalerna valår 2018 : Valsedlarnas placering i röstnings- och vallokalerna valår (3) Bakgrund Partier som fått mer än en procent av rösterna vid 2010 eller 2014 års riksdagsval ska finnas i alla röstnings- och vallokaler. Valsedlar ska finnas för alla tre valen, det vill säga riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige. Förvaltningen administrerar beställningen av valsedlar för de partier som uppfyller kraven. Förvaltningen värderar inte på något sätt partierna som anmält sitt deltagande i valet till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige utan ansvarar endast för att en enhetlig ordning bestäms. Förvaltningen föreslår att valsedlarna placeras i bokstavsordning efter partiernas registrerade namn, där blanka valsedlar placeras först. Verksamhetens bedömning Valsedlar skall finnas i samtliga vallokaler och ska läggas ut på ett bord i anslutning till lokalen. Det är av stor vikt att alla partiers valsedlar behandlas och presenteras likvärdigt. Förvaltningen värderar inte på något sätt partierna som anmält sitt deltagande i valet. De partier som får sina valsedlar beställda av förvaltningen, och därmed automatiskt utplacerade i röstnings- och vallokalerna, bedöms därför att det neutralaste sättet att placera valsedlarna är i bokstavsordning efter partiernas registrerade namn. Blanka valsedlar placeras först. Ordningen för valsedlar föreslås bli följande: Blanka Arbetarepartiet Socialdemokraterna Centerpartiet Feministiskt Initiativ Kristdemokraterna Liberalerna (tidigare Folkpartiet) Miljöpartiet De Gröna Moderaterna Sverigedemokraterna Vänsterpartiet Partier som inte omfattas av enprocentsspärren ansvarar själva för att begära utläggning av partivalsedlar i röstnings- och vallokaler. De partier som inte begärt detta får själva administrera beställning och leverans av valsedlar. Röstmottagarna ansvarar för att valsedlarna placeras på ett korrekt sätt i röstnings- och vallokalerna. Bedömning utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål och relevanta styrdokument Placeringen av valsedlar finns inte kopplat till något av kommunfullmäktiges strategiska mål eller styrdokument, men kan däremot kopplas till den övergripande demokratiska processen i kommunen. Bedömning utifrån ett barnperspektiv Indirekt omfattas barn av den demokratiska processen valet innebär, men direkt är de inte kopplade till ärendet eftersom barn inte får rösta i val till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige.

13 9 Valsedlarnas placering i röstnings- och vallokalerna valår VN2018/ Valsedlarnas placering i röstnings- och vallokalerna valår 2018 : Valsedlarnas placering i röstnings- och vallokalerna valår (3) Bedömning utifrån ett jämlikhetsperspektiv Förvaltningen värderar inte på något sätt partierna som anmält sitt deltagande i valet. De partier som får sina valsedlar beställda av förvaltningen, och därmed automatiskt utplacerade i röstnings- och vallokalerna, bedöms därför att det neutralaste sättet att placera valsedlarna är i bokstavsordning efter partiernas registrerade namn. Teknisk bedömning/genomförandeplan Partier som fått mer än en procent av rösterna vid 2010 eller 2014 års riksdagsval ska finnas i alla röstnings- och vallokaler. Valsedlar ska finnas för alla tre valen, det vill säga riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige. Förvaltningen administrerar beställningen av partivalsedlar, och röstmottagarna ansvarar därefter för att valsedlarna placeras på ett korrekt sätt i ställen för valsedlar i de lokaler där väljarna kan avlägga sina röster. Ekonomisk bedömning Placeringen av valsedlar i röstnings- och vallokaler tar inga ekonomiska medel i anspråk. Ställ för valsedlar finns redan tillgängliga i kommunen sedan tidigare val och behöver inte kompletteras eller köpas nya. Förslag till beslut 1. Valsedlar för val till riksdag, kommun och landstingsfullmäktige 2018 placeras i bokstavsordning utifrån partiernas registrerade namn. Blanka valsedlar placeras först. 2. Partierna ansvarar för att leverera de namnvalsedlar samt de partivalsedlar som inte omfattas av valnämndens ansvar till samtliga röstnings- och vallokaler. Dessa valsedlar placeras i separat ställ för valsedlar. 3. Röstmottagarna ansvarar för placeringen av samtliga valsedlar i ställ för valsedlar, och att detta sker på ett korrekt sätt i bestämd ordning. Erik Lindskog Enhetschef Haleh Lindqvist Kommundirektör Expedieras till: Martina Hammarstrom, Oskar Ivarsson, Marie Flodin För kännedom till: Partiordföranden; Erika Sjöblom (S), Erik Andreasson (V), Lars Pehrson (KD), Lennart Wennerblom (MP), Morgan Carlsson (SD), Kenneth Frii (C), Thomas Alpner (M), Heine Nielsen (UP), Thomas Loong (L)