Verksamhetsberättelse 2016 för överförmyndarnämnden

Transkript

1 Överförmyndarförvaltningen Tjänsteutlåtande Dnr: 1.2-9/2017 Sid 1 (43) ÖFN Handläggare Yvonne Zellman Telefon: Till Överförmyndarnämnden Verksamhetsberättelse 2016 för överförmyndarnämnden Förslag till beslut 1. Överförmyndarnämnden godkänner verksamhetsberättelse för 2016 och överlämnar den till kommunstyrelsen. 2. Paragrafen justeras omedelbart. Håkan Andersson Förvaltningschef Överförmyndarförvaltningen Box Vällingby Tel växel overformyndarforvaltningen@ /godman

2 Sid 2 (43) Innehållsförteckning Sammanfattande analys... 3 Uppföljning av kommunfullmäktiges inriktningsmål Ett Stockholm som håller samman Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Ett klimatsmart Stockholm Energianvändningen är hållbar Ett ekonomiskt hållbart Stockholm Stockholm är en företagsvänlig stad Fler jobbar, har trygga anställningar och försörjer sig själva Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Ett demokratiskt hållbart Stockholm Stockholm är en jämställd stad där makt och resurser fördelas lika Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Stockholm är en stad som lever upp till mänskliga rättigheter och är fritt från diskriminering Stockholm är en stad som respekterar och lever upp till barnets rättigheter i enlighet med FN:s barnkonvention Stockholm är en tillgänglig stad för alla...36 Uppföljning av ekonomi och särskilda satsningar Analys av resultaträkning - uppföljning av driftbudget...38 Särskilda satsningar...40 Investeringar...41 Synpunkter och klagomål... 41

3 Sid 3 (43) Sammanfattande analys Människor som har svårt att sköta sin ekonomi på grund av sjukdom, ålder eller något annat skäl kan få hjälp av en god man eller en förvaltare. I varje kommun ska det finnas en överförmyndare eller överförmyndarnämnd som ser till att kommunens gode män och förvaltare sköter sina uppdrag. Överförmyndaren ska särskilt se till att personens tillgångar används för hens nytta och att tillgångarna i övrigt är placerade på ett tryggt sätt som ger en rimlig avkastning. Överförmyndaren ser också till att föräldrar och förmyndare tar hand om barns tillgångar på ett säkert sätt till dess att barnet blir myndigt. Bestämmelserna om överförmyndarnas verksamhet finns i föräldrabalken och förmyndarskapsförordningen. Många av dem som har behov av stöd är gamla, personer med olika funktionsnedsättningar samt ensamkommande flyktingbarn. Allvarlig kritik har under 2016 ännu en gång riktats mot nämndens verksamhet från bland annat stadsrevisionens årsrapport nr 32 som kom den 16 mars 2016 och i länsstyrelsens rapport av den 29 april Det är brister som även massmedia uppmärksammat. Arbetet under 2016 har präglats av en ambition att i detalj gå igenom de anmärkningar som länsstyrelsen och revisorerna pekat på och att åtgärda dessa så långt möjligt med befintliga personalresurser. Stora framsteg har också gjorts. En del brister är dock så stora att det beräknas ta flera år att åtgärda allt. För att kunna åtgärda de brister som påtalats har nämnden under 2016 arbetat med följande fyra utmaningar: Överförmyndarnämndens första utmaning är att hinna med att hantera inkommande ärenden i rimlig tid. Så har inte varit fallet under flera år. Överförmyndarnämndens andra utmaning är att klara den volymökning av antalet huvudmän och ställföreträdare som skett under Orsaken är det stora antalet ensamkommande flyktingbarn som nu fått god man. Den tredje utmaningen är att nämnden har tagit med sig stora negativa ärendebalanser in i Det vill säga att det finns många uppgifter som borde utförts 2015 men som inte hunnits med på grund av underbemanning. Det handlar bland annat om svar på klagomål, omprövning av förvaltarskap, huvudmän som väntar på att få, eller byta, en ställföreträdare. Överförmyndarnämndens fjärde utmaning är att komma tillrätta med stora kvalitetsbrister i förvaltningens diariesystem Wärna och i pappersakter, brister som byggts upp under många år. Under 2016 har i stort sett samtliga årsredovisningar hunnit granskas och arvoden har betalats ut tidigare än föregående år, samtliga förvaltarskap har omprövats vilket inte gjorts på flera år, antalet personer som väntar på att få en ställföreträdare har minskat, informationen på webb och i broschyrer har förbättrats betydligt, tillgängligheten via telefon och mejl har ökat bland annat tack vare samarbetet med Kontaktcenter och tillkomsten av Direktservice, betydande städinsatser har gjorts i pappersakter och i diariesystemet Wärna, ett digitaliseringsprojekt har startats. Framförallt har en ny organisation tagits fram med enheter och enhetschefer, ett nytt arbetssätt har införts och rekryteringar har gjorts som breddar personalgruppens kompetens. Grunden är nu lagd för ett fortsatt förändringsarbete under Möjligheten att ge bra stöd

4 Sid 4 (43) till huvudmän och ställföreträdare samt att idka en rättsäker tillsyn har därmed förbättrats. Ekonomiskt utfall för 2016 Budget för 2016 var ursprungligen 44,8 mnkr. Under året har budgeten justerats med 24,8 mnkr. Den justerade budgeten inklusive tilläggsanslag är 69,6. Utfallet är 72,9 mnkr, dvs. ett underskott med 3,3 mnkr. Nämnden har under året fått tillägg för att underlätta nämndens möjligheter att ta sig an volymökningar och kvalitetsbrister, bland annat administrativa kostnader och arvoden med anledning av en stor mängd ensamkommande barn. Orsaker till att nämnden går med underskott trots ett betydande tillskott under året är bland annat att en stor mängd ensamkommande barn har flyttats från andra kommuner till Stockholm och staden har därmed fått betala ut arvoden från tidigare perioder i andra kommuner, det har tagit längre tid för Migrationsverket att fatta beslut om permanent uppehållstillstånd för ensamkommande barn än vad verket har förutspått, vilket resulterar i högre kostnader för staden. Därutöver har arvodeskostnader för 2015 belastat 2016 års resultat på grund av brister i periodiseringen av kostnader. Stöd från stadsledningskontoret Överförmyndarnämnden har varit föremål för en särskild stödinsats från kommunstyrelsen under Stadsledningskontoret har ställt en HR-konsult på deltid till förfogande. Kommunikations- och omvärldsavdelningen vid stadsledningskontoret har bistått nämnden i arbetet med att förbättra informationen på webben och intranätet samt sett över den årliga information som skickas ut till ställföreträdare. Slutligen har stadsledningskontorets avdelning för digital förnyelse anställt en it-projektledare som ser över nämndens it-behov. Omfattande förändringsarbete Nämnden har inlett ett omfattande förändringsarbete för att komma tillrätta med de brister som bland annat länsstyrelsen, revisionen, justitieombudsmannen, justitiekanslern och stadsarkivet pekat på. Organisatoriska förändringar: En ledningsgrupp har inrättats som styr och följer upp verksamheten med minnesanteckningar som är tillgängliga för alla anställda. APT-möten hålls nu regelbundet en gång i månaden med dagordning och minnesanteckningar som är tillgängliga för alla anställda. En förvaltningsgrupp för samverkan med fackliga organisationer har inrättats med möte en gång i månaden med kallelser och protokoll som är tillgängliga för alla anställda. Förvaltningen deltar numera vid funktionshinderrådets möten. Funktionshinderrådet har även träffat nämnden. Den 1 april inrättades en särskild funktion som bara arbetar med ensamkommande flyktingbarn. Ett nytt arbetssätt infördes den 1 september kallat "Ax till limpa" där handläggarna får ett personligt ansvar för ett antal huvudmän. En ny funktion kallad "Direktservice" infördes 1 september. Syftet är att snabbare kunna svara myndigheter och andra som inte kan få svar från kontaktcenter utan behöver prata med en handläggare.

5 Sid 5 (43) Nämnden har beslutat införa enheter med enhetschefer från och med den 1 januari Kompetenshöjning: Nämnden har övergått från att i hög grad anlita bemanningsföretag till att fastanställa personal. Varje torsdag har alla anställda en timmes lektion som hålls av erfarna handläggare. Alla berörda anställda har fått handböcker i hantering av förmynderskapsärenden. Krav på högskoleutbildning och ett antal tester krävs vid nyanställningar. Alla nyanställda får ett introduktionsprogram och en fadder. Många anställda går kurser efter behov. Rekryteringar av ställföreträdare: Rekryteringsbrev har skickats till de politiska partierna, Svenska kyrkans församlingar i Stockholms stad, katolska kyrkan, pensionärsorganisationerna och funktionshindersorganisationer. Annonser med rubriken "Vi behöver fler vardagshjältar - bli god man" har tagits fram. Annonsering sker ibland annat i Situation Stockholm, Dagens nyheter, Pensionärernas riksorganisations tidning, Aktieägarnas tidning, Mitt i tidningarna, på Facebook och på Linkedin. Intervjuer med ställföreträdare har gjorts för publicering på hemsidan, intranätet och i Stockholmstidningen i syfte att få fler att vilja bli gode män och förvaltare. Den som ska bli god man för ensamkommande barn måste klara kommun- och landstingsförbundets webbtest. Antalet rekryterare inom förvaltningen har utökats från två till tre. Ett arbete har inletts för att gå från en myndighetskultur till en servicekultur, inte minst i relation till stadens ställföreträdare. Kommunikation med ställföreträdare: Ett intensivt samarbete med stadsledningskontorets kommunikations- och omvärldsavdelning har genomförts med översyn av information på webb och intranät samt av mallar, blanketter, rutiner med mera. Förstärkning av administrationen: En kvalificerad utredare har anställts som bland annat fungerar som nämndsekreterare, ILS-ansvarig och Risk-ansvarig. Arbetar även med att utveckla styrning och uppföljning. Fungerar som sekreterare i ledningsgruppen och på APT-möten samt gör allmänna utredningar. En controller har anställts som arbetar med ekonomiska analyser och uppföljning, återsöker arvoden från Migrationsverket, ser över ekonomirutiner och utvecklar internkontrollen. En HR-konsult är anställd som håller i arbetet med förvaltningsgruppen, arbetsmiljöfrågor, har gjort en löneöversyn, reviderat flextidsavtalet, tagit fram nya lönekriterier, ser över tjänstebeteckningar, har tagit fram introduktionsprogram för nyanställda,

6 Sid 6 (43) inlett ett samarbete med företagshälsovården och ger stöd till långtidssjukskrivna. En kommunikatör har anställts som ska fortsätta det arbete stadsledningskontorets kommunikations- och omvärldsavdelning inlett. Registratur och arkiv: En erfaren arkivarie och registrator har anställts. Arbetet med att åtgärda de brister som bland annat revisorerna och stadsarkivet pekat på har påbörjats. Digitalisering: En översyn av nämndens behov av it-stöd har genomförts av en särskild it-projektledare som tillhandhålls av stadsledningskontorets avdelning för digital förnyelse. Målet är att digitalisera hela verksamheten och införa e-tjänster. En konsolidering av befintlig it-miljö har genomförts. En förstudie pågår för att införa ett nytt ärendehanteringssystem och e-tjänster. Ordning och reda: En handläggare har fått i uppgift att vara systemförvaltare för diarie- och ärendehanteringssystemet Wärna. Målet är att ta fram gemensamma definitioner av begrepp, ta fram riktlinjer för hur information registreras, följa upp att riktlinjerna följs. Samtliga aktomslag har bytts ut i arkivet mot hela och mer lättlästa. En person som praktiserar på förvaltningen gör enklare rensnings- och insorteringsjobb för att få bättre ordning i akterna. Ett rensningsarbete i diariesystemet Wärna har påbörjats. Produktionsplanering och effektiviseringar: Ett arbete med att lista och gå igenom nämndens processer har inletts. Detta är dels en del i digitaliseringsarbetet men också grunden för vardagsrationaliseringar i enlighet med Lean. Befintliga rutiner gås igenom och nya upprättas där det saknas. Ett stort antal nya rutiner har fastställts som syftar till att kvalitetssäkra handläggningen och ge likvärdiga bedömningar. Arbetet med att förtydliga processer och ansvarsfördelning gentemot externa parter har inte påbörjats som planerat utan skjuts till Uppföljning av kommunfullmäktiges inriktningsmål KF:s inriktningsmål: 1. Ett Stockholm som håller samman Stadens invånare har rätt att, när man behöver det, få hjälp och stöd av en ställföreträdare. Nämndens insatser i form av rekrytering av gode män och förvaltare, och tillsyn över dessa, har stor betydelse för många människor och det är viktigt att verksamheten utförs på ett rättssäkert sätt. Överförmyndarnämnden har under 2016 kunnat påbörja ett omfattande arbete med att staga upp, strukturera och utveckla verksamheten i positiv riktning. Negativa balanser har minskat i flertalet processer, och till en del helt försvunnit. Exempelvis har omprövningar av

7 Sid 7 (43) förvaltarskap, som enligt lag ska göras varje år, nu kunnat genomföras i samtliga aktuella ärenden. Merparten av de årsredovisningar som ställföreträdarna lämnar in har hunnit granskas, och ett visst "städarbete" har till och med kunnat inledas för att granska även redovisningar från tidigare år som av olika skäl inte blivit granskade tidigare. Ett arbete har inletts för att utveckla och förbättra informationen och utbildningen av ställföreträdare samt att stora insatser i form av marknadsföring, annonsering och förbättrad information på stadens hemsida har skett för att även rekrytera nya ställföreträdare. Flera allvarliga brister har också kunnat åtgärdas, såsom hanteringen av allmänna handlingar och förbättrad tillgänglighet genom att kontaktcenter anlitas och Direktservice har införts. Denna positiva utveckling har kunnat ske tack vare de resursförstärkningar nämnden fått inför och under 2016, då det möjliggjort nyrekryteringar av personal. Här har det handlat om såväl administrativa resurser inom ekonomi, it och utredning som om att anställa ett stort antal nya handläggare. KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.2 Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Uppfylls helt Ärendebalanser Antal pågående tillsynsärenden Diagrammet visar en jämförelse mellan hur många aktiva akter som nämnden utövade tillsyn över den 31 december åren 2012 till För åren redovisas samma siffror som i verksamhetsberättelsen för 2015, dock med ändringar i kategoriindelningen. Nämnden hade den 31 december 2016 sammanlagt pågående tillsynsärenden. I stort sett varje tillsynsärende har en fysisk akt kopplad till ärendet. I varje tillsynsärende kan det finnas en eller flera typer av handläggningsåtgärder som nämnden behöver vidta. Det kan till exempel handla om att granska redovisningshandlingar som kommit in i ärendet, att handlägga en begäran om byte av ställföreträdare eller utreda om tillstånd till en fastighetsförsäljning bör lämnas. Kategorin godmanskap och förvaltarskap visar antalet pågående tillsynsärenden dels för god-

8 Sid 8 (43) manskap och förvaltarskap tillkomna på grund av hälsoskäl (tingsrätten utser en god man eller förvaltare) dels tillfälliga godmanskap (nämnden utser en god man). Kategorin EKB visar antalet pågående tillsynsärenden för ensamkommande barn, där barnet har en god man eller en särskilt förordnad vårdnadshavare utsedd för sig. Kategorin övriga ärenden visar antalet övriga ärenden som nämnden utövar tillsyn i. Där ingår bland annat ärenden om tillsyn över föräldrars ekonomiska förvaltning av barns tillgångar samt tillsyn över särskilt förordnade vårdnadshavare och förmyndare (observera dock att ärenden gällande särskilt förordnade vårdnadshavare för ensamkommande barn redovisas i kategorin EKB). I verksamhetsberättelsen för 2015 redovisades endast ärenden gällande gode män för ensamkommande barn i kategorin EKB, ärenden gällande särskilt förordnade vårdnadshavare för ensamkommande barn redovisades i kategorin Övriga ärenden (föräldraförvaltning m.m.). Antal registrerade ställföreträdare i pågående tillsynsärenden, jämförelse mellan den sista december Diagrammet visar hur många ställföreträdare som fanns registrerade i pågående tillsynsärenden den 31 december åren 2012 till Diagrammet är indelat per kategori av ställföreträdare. Om en fysisk person har tio uppdrag som förvaltare räknas den personen tio gånger i kategorin GM och FV. Om samma person dessutom har ett uppdrag som god man för ensamkommande barn räknas personen också en gång i kategorin GM och SFV EKB. I vissa fall kan en person ha ett delat uppdrag, där personen både är god man och förvaltare på grund av hälsoskäl. Ett sådant uppdrag räknas bara en gång, eftersom nämndens tillsyn sker på samma sätt som om personen bara hade varit god man eller förvaltare. I vissa pågående tillsynsärenden kan det finnas flera olika personer registrerade som ställföreträdare. Om exempelvis en huvudman och dennes ordinarie gode man är delägare i samma dödsbo, kan en tillfällig god man behöva utses. Både den ordinarie och den tillfälliga gode

9 Sid 9 (43) mannen räknas en gång var i kategorin GM och FV. Diagrammet visar bland annat hur många potentiella handläggningsärenden som kan aktualiseras hos nämnden. Om till exempel alla gode män och särskilt förordnade vårdnadshavare för ensamkommande barn skulle begärt sitt entledigande samtidigt den 31 december 2015, skulle nämnden ha ärenden om byte av ställföreträdare att registrera och hantera. Kategorin GM och FV visas hur många gode män enligt 11 kap. 1-4 föräldrabalken och förvaltare som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd Kategorin GM och SFV EKB visar hur många gode män och särskilt förordande vårdnadshavare för ensamkommande barn som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd. Kategorin SFV, SFF och med-fm visar hur många särskilt förordnade vårdnadshavare, särskilt förordnade förmyndare och medförmyndare för andra barn än ensamkommande barn som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd. Här ingår alltså de förmyndare och vårdnadshavare som blivit utsedda till det genom särskilt beslut, till skillnad från förmyndare som blir det därför att de är föräldrar för sina barn. Kategorin FM visar hur många förmyndare, där det är en förälder som är förmyndare, som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd. Antal uppdrag per ställföreträdare, jämförelse av den procentuella sammansättningen Diagrammet visar hur många aktiva uppdrag som god man eller förvaltare varje fysisk person, som är ställföreträdare för ärenden som Stockholms överförmyndarnämnd utövat tillsyn över, hade den 31 december år 2012 till Alla typer av godmanskap, alltså godmanskap enligt 11 kap. 1-4 föräldrabalken och godmanskap för ensamkommande barn samt förvaltarskap ingår i beräkningen. Siffrorna inuti staplarna visar hur många personer som hade det antal uppdrag som respektive kategori representerar. Den vågräta axeln visar den procentuella sammansättningen av hur

10 Sid 10 (43) många uppdrag varje person har. Observera att axeln börjar på 84 procent av det totala antalet uppdrag, så hela axelns längd visas inte i diagrammet. Om hela stapeln hade visats hade den blå delen varit betydligt längre. Kategorierna är förhoppningsvis relativt självbeskrivande. Exempelvis visar kategorin 1-3 uppdrag (med blå färg) hur många fysiska, unika personer som hade mellan ett och tre pågående uppdrag som god man eller förvaltare hos nämnden. Den genomsnittlige personen som har uppdrag som god man eller förvaltare och som Stockholms överförmyndarnämnd utövar tillsyn över har två uppdrag. Drygt 2 procent av personerna som har uppdrag har fler än tio uppdrag. Sedan nämnden infört begränsningar för hur många uppdrag som en ställföreträdare som mest får ha är det färre personer som har fler än 20 uppdrag. Nämnden har inte aktivt entledigat ställföreträdare som har fler än 20 uppdrag, men utser dem inte för fler uppdrag och föreslår dem heller inte till tingsrätten. I och med att ställföreträdarskapen upphör eller ställföreträdarna blir entledigade från uppdragen innebär det att färre och färre ställföreträdare har fler än 20 aktiva uppdrag. I några fall har dock tingsrätterna bedömt en ställföreträdare med fler än 20 uppdrag som lämplig för uppdraget och utsett denne, trots att nämnden har motsatt sig det. Tillståndsärenden Data rörande dessa typer av ärenden har tagits ut från nämndens verksamhetssystem Wärna. Tidigare statistik rörande dessa ärenden har varit uppblåst av felaktigt registrerade händelser. Nämnden har nu vidtagit åtgärder för att rensa ut felaktiga data och diagrammet speglar den rensningen. Med det gamla felaktiga sättet att extrahera data skulle värdet för beviljade uttagstillstånd vara

11 Sid 11 (43) Förordnande av ställföreträdare Tabellen gäller för hela Gemensamt för posterna under rubriken är att nämnden i större eller mindre utsträckning har varit delaktig i att hitta en lämplig ställföreträdare. I samtliga ärenden (möjligtvis med undantag för de ärenden som under utredningstiden flyttas över från någon annan överförmyndare) har nämnden prövat lämpligheten hos den ställföreträdare som sedan utsetts av nämnden eller tingsrätten. I ärenden som gäller förordande av god man för ensamkommande barn och byten av ställföreträdare har överförmyndaren ansvaret för ärendet från början till slut. I ärenden där tingsrätten har beslutat om anordnande av god man eller förvaltare på grund av hälsoskäl varierar nämndens inblandning i ärendets utredning. I vissa ärenden hämtar nämnden in kompletterande utredning och lämnar förslag på ställföreträdare, i andra yttrar sig nämnden endast över redan inhämtad utredning och prövar en föreslagen ställföreträdares lämplighet. Nämnden ser över möjligheten att mer i detalj mäta mängden ärenden där nämnden har en mer aktiv respektive passiv roll. Ingående balanser av anmälningar, entlediganden och klagomål Nämnden gick in i 2016 med höga balanser avseende anmälningar, entlediganden, byten och klagomål från 2015 och tidigare år. Under året har balanserna för entledigande, byte och klagomål minskat något. Balanserna för anmälningar har däremot ökat. När det gäller godmanskap enligt 11 kap. 1-3 föräldrabalken, till exempel på grund av en jävssituation mellan ställföreträdare och huvudman eller att huvudmannen är bortavarande, saknar nämnden fortfarande tillförlitlig översikt över eventuella balanser på grund av bristande systemstöd. Nämnden har dock under 2016 prioriterat arbetet med att förordna god man i dessa godmanskap och att fatta beslut om upphörande. Utmaningen är fortfarande att hinna fånga upp och handlägga dessa ärenden i tid. Under första delen av 2016 har en konsult, en jurist med mångårig erfarenhet från förmynderskapsrätt, arbetar cirka åtta timmar i veckan med ärendebalanser i tillståndsärenden. Nämnden har på så vis blivit av med gamla ärendebalanser inom detta område men samtidigt har många brister i nämndens arbete uppmärksammats i form av felaktigt hanterade ärenden från nämndens sida. Konsulten har även lagt tid på att agera handledare för befintlig personal. Det har handlat om såväl tillståndsärenden som andra förmynderskapsrättsliga ärenden som nämndens jurister ännu inte kan, eller inte hinner sätta sig in i på grund av hög arbetsbelastning. Fatta beslut om byte av ställföreträdare inom 60 dagar Målet om att byte av ställföreträdare ska göras inom 60 dagar uppnås inte för närvarande. Balansen har dock minskat något mot föregående år. Nämnden har för närvarande att hantera totalt 404 ärenden som rör byte eller klagomål mot ställföreträdare. Många huvudmän får vänta länge på att nämnden ska finna god man eller

12 Sid 12 (43) förvaltare för dem. Det innebär att nämnden inte i tid kan tillgodose behovet av nya ställföreträdare för de huvudmän som har ställföreträdare som misskött sig, vilket kan leda till ekonomisk skada för huvudmannen, eller där ställföreträdaren har begärt sitt entledigande. Detta trots att nämnden försöker prioritera dessa ärenden. För bytes- och klagomålsärenden uppgick balanserna den 1 januari 2016 för samtliga ärenden där ärendet inte var avgjort inom 60 dagar till 323 ärenden. Vid utgången av 2016 var motsvarande siffra 308. Påbörja verkställandet av tillståndsbeslut inom 14 dagar Det finns inget säkert sätt för nämnden att föra statistik i denna del på grund av bristande verksamhetsstöd, men stickprov visar att nämnden inte alltid påbörjar verkställandet av tillståndsbeslut inom 14 dagar. I majoriteten av tillståndsärenden påbörjas dock verkställandet inom 14 dagar. Årsräkningar Totalt har årsräkningar för 2015 lämnats in under 2016, varav ska granskas av nämnden. Av dessa återstår 49 årsräkningar att granska, en granskning som är påbörjad men inte slutförd då nämnden väntar på att få in begärda kompletteringar. För 2016 var ambitionen att påminnelse att lämna årsräkning skulle skickas ut under mars månad och erinran att lämna årsräkning skulle skickas ut i slutet av april. Så skedde också i och med att 615 påminnelser skickades ut till ställföreträdare om att lämna årsräkning och erinran om att lämna årsräkning gick ut i 350 ärenden. Under året har en uppstädning skett i verksamhetssystemet och på så vis har årsräkningar från tidigare år som varit felregistrerade kunnat plockas bort. Årsräkningar har granskats för åren som inte tidigare varit granskade eller som varit felregistrerade under flera år. Nämnden har under året tillförts kompetens för att utreda och hantera ärenden som inte tidigare granskats, och där det funnits särskilda omständigheter som försvårat en granskning. Det finns fortfarande en risk att nämnden hittar gamla årsräkningar som inte registrerats korrekt i verksamhetssystemet, varför städningsarbetet i verksamhetsystem och akter måste fortsätta under Vitesföreläggande Processen för vitesärenden har kraftigt förändrats genom att nya arbetssätt har tagits fram, rutiner har fastställts liksom interna mallar, direktkontakt tas nu med berörda ställföreträdare och ett nytt informationsmaterial har tagits fram till ställföreträdarna. Ansvarsfördelningen i processen har också förtydligats. Dock finns ett fortsatt behov av att under 2017 skapa rutiner för ansökan om utdömande av vite till tingsrätten och förtydligande kring delgivning av vitesbeslut från nämndsammanträde. Om ställföreträdaren inte lämnar in årsredovisning i tid, trots påminnelser, ska nämnden hos tingsrätten ansöka om utdömande av vite. Under 2016 ringde nämnden upp de ställföreträdare som inte lämnat in sin årsräkning i tid och påminde. Ställföreträdarna fick också en påminnelse och en erinran om att lämna in sin årsräkning. Om årsräkningen fortfarande inte kom in efter detta har förvaltningen föreslagit nämnden att fatta beslut om att ansöka till tingsrätten om utdömande av vite. Vitesbesluten har därefter skickats med rekommenderad post, ibland

13 Sid 13 (43) flera gånger. Nämnden har dock inte hunnit ansöka om utdömande av vite hos tingsrätten efter att ställföreträdarna kvitterat ut sina beslut. Arbetet med vitesärendena för 2016 måste därför fortsätta under Nämnden har under 2016 beslutat om vite för samtliga ställföreträdare som inte lämnat in sin årsräkning för Flertalet av dessa hanterades vid nämndens sammanträde i juni, men vissa ärenden har också aktualiserats senare. Det finns ingen säker statistik för vitesärenden på grund av bristande systemstöd. En bytesprocess har initierats för alla de ställföreträdare som har vuxna huvudmän, där vitesprocessen har aktualiserats. Några av dessa ställföreträdare har nämnden entledigat från uppdragen redan under 2016 och i några fall har ställföreträdarna själva begärt att få bytas ut. Nämnden fortsätter att leta efter nya ställföreträdare i de ärenden som återstår. Omprövning av förvaltarskap För 2016 var föresatsen att se över rutinerna för omprövning av förvaltarskap och granska samtliga förvaltarskap före utgången av Nämnden har att varje år ta ställning till om den ska ansöka till tingsrätten om att ett förvaltarskap ska upphöra. Denna omprövning har under flera år varit bortprioriterad och nämnden har mottagit kritik för detta. Under 2016 uppnådde nämnden tack vare fler resurser föresatsen att ompröva samtliga 840 förvaltarskap. Processen för omprövningar har kraftigt förändrats genom att nya arbetssätt har tagits fram, rutiner har fastställts liksom interna mallar, en revidering har skett av omprövningsblanketten och nytt informationsmaterial har tagits fram till ställföreträdarna. Ensamkommande barn Under 2016 har nämndens mest omfattande arbetsuppgift ändrats från att förordna gode män för alla de barn som i början av året kom som asylsökande till Stockholm till att kunna fokusera mer på kvalitet i handläggningen. Antalet barn var många, drygt 600 väntade på en god man i början av Arbetet gick huvudsakligen ut på att hitta barnen (då vistelseadresser sällan stämde med verkligheten), att förordna och utbilda gode män samt hantera bytesärenden. Allt eftersom färre barn kom in i Sverige minskade också inflödet av nya barn till nämnden och handläggarna hann bättre med att förordna alla barn en god man. Arbetet kom därefter att handla mer om att hantera de klagomål, förflyttningar, bytesärenden och frågor som uppkom i samband med uppdraget. Vid slutet av 2016 var nämndens stora utmaning alla de bytesärenden där god man av olika anledningar valt att begära sig entledigad och där det finns behov av en ny. Dessa byten ska nu genomföras. Samtidigt finns det många redogörelser som ska granskas och där fanns det i slutet av 2016 balanser som behöver hanteras. Redogörelserna ska skickas in varje kvartal. Under första delen av 2016 hanterades dessa redogörelser av extrapersonal som endast arbetade med granskning. Efter sommaren har fast anställd personal hanterat redovisningar. Omkring 10 procent av ställföreträdarna för ensamkommande barn lämnar inte in någon redovisning. Nämnden tar nu fram rutiner för kontroll och uppföljning av dessa. En aktuell fråga är hur nämnden (och övriga överförmyndare i Sverige) hanterar de ärenden där barnen meddelas ändrad ålder under asylprocessen och när dessa ska avslutas. Även i de

14 Sid 14 (43) fall där Migrationsverket beslutar om ändrad ålder vid asylprocessens avslut behöver nämnden ta fram riktlinjer för när uppdraget kan avslutas för den gode mannen. Revisorerna har i sin granskning av verksamheten lyft upp att en tydlighet behövs i när en god man inte är lämplig för uppdraget eller grovt åsidosätter sitt uppdrag, då rättslig vägledning saknas. Ytterligare en fråga handlar om särskilt förordnad vårdnadshavare och var det huvudsakliga ansvaret ligger. Rollen är tudelad och de av tingsrätten utsedda särskilt förordnade vårdnadshavare som nämnden arvoderar ansvarar främst för att hantera barnens ekonomi, i enlighet med uppdraget som överförmyndarnämnden har. Extra granskning av gode män för ensamkommande barn Nämnden har under 2016 gjort en extra granskning av gode män för ensamkommande barn. De har kontrollerats i enlighet med nämndens regler om vad en lämplig god man är, det vill säga belastningsregister och kreditkontroll har gjorts. Två personer förekom i belastningsregistret och cirka 20 personer har betalningsanmärkningar. Dessa kommer nu att entledigas. Statistik ensamkommande barn Under 2016 har Stockholm tagit emot 616 ensamkommande barn som behöver ställföreträdare. Av dessa är 160 anvisade till Stockholms stad, övriga är placerade i boenden av andra kommuner. Det har även kommit in 704 överflyttade ärenden från andra kommuner. I flertalet av dessa ärenden finns det en god man förordnad även om många av dessa är intresserade av att bli entledigade av olika skäl. Under 2016 har beslut fattats om att tillsätta god man för ensamkommande barn. Extra anslag från stadsledningskontoret Nämnden har under hösten 2016 utbildat gode män för ensamkommande barn. Utbildningarna har varit av två slag, en variant som fokuserat på nya gode män som ska få sitt första uppdrag, den andra fokuserade på att ge de gode männen mer kunskap inom olika områden. Förvaltningen har därför tillsammans med socialtjänstens resursteam, utbildningsförvaltningen och Migrationsverket arrangerat utbildningar dit gode män som ansvarar för cirka ensamkommande barn bjöds in. Utbildningen var uppskattad av de närmare 400 gode män som deltog. Ändrat arvode Nämnden har i slutet av 2016 beslutat att bland annat ändra arvoderingen av de särskilt förordnade vårdnadshavare som utses av tingsrätten men arvoderas av nämnden. Detta gäller barn placerade i Stockholms stad, av Stockholms stad. Förändringen i arvodet innebär att den särskilt förordnade vårdnadshavaren får kronor i månaden istället för kronor och arvoderingsperioden blir årsvis istället för per kvartal. Därutöver ändras arvoderingen så att gode män som lämnar in sina redovisningar rätt ifyllda i rätt tid premieras. Syftet är bland annat att uppnå en mer enhetlig arvodering och att sänka stadens kostnader. Därutöver förstärks tillsynen och de administrativa kostnaderna sänks. Organisatoriska förändringar Under 2016 har en organisationsförändring påbörjats för att driftsättas i januari Bland annat har en enhet skapats som arbetar med inriktning på de ensamkommande barnen. En-

15 Sid 15 (43) heten har fått ett värdefullt tillskott med personer som har erfarenhet från Migrationsverket och även den befintliga personalen har, för att få möjligheten att öka på sin kompetens, erbjudits de utbildningar som gode männen ges. Stor andel omflyttningar Nämnden har under 2016 hanterat en stor del in- och utflyttningar av ensamkommande barn mellan olika kommuner. Det finns en tendens att de barn som finns i Sverige flyttas mellan olika boenden som också ligger i olika kommuner, vilket innebär att den administrativa delen för nämnden blir stor i dessa ärenden. Utöver detta så finns det ytterligare ett par orosmoment att belysa. Akter som skickas till annan överförmyndare överflyttas i original. Nämnden har uppmärksammat att dessa ibland kommer till fel adresser eller inte kommer fram alls. Detta gäller både akter som skickats från nämnden och som inte når sin mottagare och akter som ska ha skickats från andra kommuner till Stockholm, men som nämnden aldrig får. När en akt flyttas över ska den gode mannen skicka sin redogörelse till den nya kommunen, som ska betala ut arvode. Detta medför svårighet att prognosticera arvodeskostnaderna för framtiden och antalet överklaganden gällande arvodesregler ökar dessutom, då alla kommuner har en egen arvodesmodell. Rekrytering av ställföreträdare Ett av nämndens främsta uppdrag är att rekrytera ställföreträdare, såväl i nya ärenden som i bytesärenden. Under 2016 har mycket hänt kring detta arbete. Fler har fått möjlighet att komma på introduktionsutbildning, insatser har gjorts i form av annonsering och marknadsföring, kontakter har tagits med folkbildningsorganisationerna i staden och framförallt så har antalet ärenden minskat från cirka 550 till nu knappt 360 ärenden. I början av 2016 fick rekryteringsarbetet för godmanskap och förvaltarskap enligt föräldrabalken 11:4 och 11:7 stå tillbaka för hanteringen av den stora anstormningen av ensamkommande flyktingbarn. Fram till april 2016 hanterade nämndens rekryteringsfunktion såväl ensamkommande barn som vanliga ärenden och balanserna var stora. Därefter övergick rekrytering av gode män för ensamkommande barn till funktionen för ensamkommande barn. I det följande redovisas statistik för rekryteringar av ställföreträdare till andra än ensamkommande barn. Under 2016 uppstod behov av rekrytering i 997 ärenden. Under perioden genomfördes 240 bytesrekryteringar och 286 rekryteringar i nya ärenden (förelägganden och anmälningar, som lämnats över år 2016), det vill säga totalt cirka 526 rekryteringar. Denna siffra är endast baserad på ärenden överlämnade år 2016 (nya ärenden) varför den faktiska siffran är högre, då rekrytering även skett i ärenden överlämnade år I maj 2016 hade nämnden 507 ärenden att rekrytera, av dessa var 229 byten, 72 anmälningar och 206 förelägganden. Den sista december 2016 återstod 358 ärenden att rekrytera varav 147 byten, 59 anmälningar, 149 förelägganden samt 3 övriga ärenden. Det är en minskning med 29 procent av alla ärenden. Flera insatser har gjorts under 2016 för att rekrytera gode män och förvaltare. Under första halvåret 2016 medverkade nämnden i Framtidsmässan, en mässa där representanter från kommuner och landsting träffar studenter som snart är klara med sina utbildningar från exempelvis socionomprogrammet och ekonomprogrammet. Under mässan marknadsfördes överför-

16 Sid 16 (43) myndarnämnden som arbetsplats och dessutom rekryterades ställföreträdare. Under året har nämnden tagit fram en annons med budskapet Bli en vardagshjälte, som bland annat synts i Dagens Nyheter, Stockholmstidningen, och lokaltidningen Mitt i. Denna annons har även publicerats i sociala medier såsom Facebook och Linkedin, vilket genererat ett stort antal ansökningar. Under året har även information om vad det innebär att vara god man eller förvaltare skickats ut till de politiska partierna, Svenska kyrkan, pensionärsorganisationer och funktionshindersorganisationer. Slutligen publicerades på Stockholms stads hemsida och stadens intranät en intervju med en rutinerad ställföreträdare, i syfte att lyfta behovet av fler ställföreträdare och att berätta om hur det är att vara ställföreträdare för någon med psykisk sjukdom. Utbildning av ställföreträdare Under 2016 genomförde nämnden 14 introduktionstillfällen för blivande ställföreträdare. Totalt har 804 personer deltagit i utbildningar under Efter att en ställföreträdare varit på introduktion genomförs ett kunskapstest där den sökande visar hur hen själv skulle agera i olika situationer samt svarar på grundläggande frågor om godmanskap och förvaltarskap. Ungefär en tredjedel av de som deltagit i introduktionsutbildningen blir aktuella som ställföreträdare. Många väljer att avstå när de fått mer information om vad ett uppdrag som ställföreträdare innebär och andra får inte godkänt resultat på kunskapstestet. Nämnden har under 2016 inlett ett samarbete med stadsledningskontorets kommunikations- och omvärldsavdelning med syftet att ta fram ett nytt presentationsmaterial som ska användas vid introduktionsutbildningen. Under året har kontakt tagits med folkbildningsorganisationerna och ett samarbete har inletts med Medborgarskolan, Folkuniversitetet och Studieförbundet Vuxenskolan. Målet är att skapa en gedigen och bra introduktionsutbildning samt vidareutbildningar för de blivande ställföreträdarna. Två möten har hållits under hösten och under våren 2017 kommer de personer som genomgått deras utbildning att ges ett gemensamt, avslutande informationsmöte där även nämnden kommer att medverka. Nämnden har inte haft öppna möten för allmänheten och inte heller infört ett digitalt nyhetsbrev, vilket var ambitionen i verksamhetsplanen för Tanken var också att från och med 2016 årligen bjuda in nya ställföreträdare till ett möte, men detta har inte genomförts. Det är uppgifter som måste skjutas till Studiebesök Hösten 2016 besökte nämnden Göteborgs överförmyndarförvaltning. Syftet med resan var bland annat att ta del av deras sätt att arbeta med rekrytering och utbildning av ställföreträdare. Besöket var mycket givande och flera av Göteborgs arbetsmetoder har införlivats med nämndens i Stockholm sätt att arbeta. Som exempel kan nämnas att en mejllista nu upprättas med alla ställföreträdare som är godkända och kan åta sig ett uppdrag, istället för att som tidigare återkommande skapa nya, fristående listor. De ställföreträdare som finns med på denna lista får varje vecka ett utskick med en uppdaterad förteckning över alla ärenden där behov finns av ställföreträdare. I Göteborg får även anhöriga som vill bli ställföreträdare göra ett kunskapstest, vilket bör införas även i Stockholm. I Göteborg erbjuder man även en uppföljningsutbildning för den som varit god man i tre månader och som lämnat in sin förteckning. Även detta bör införas i Stockholm när resurserna så medger.

17 Sid 17 (43) Arkiv och registratur Nämnden har under 2016 implementerat och kvalitetssäkrat nya rutiner för posthantering och diarieföring. Registreringen av handlingar har överförts från Diabas till kärnverksamhetens verksamhetssystem Wärna. Det innebär att nämnden hanterar alla inkommande handlingar i samma system. Genom att använda ett system kan nämnden säkerställa att det alltid finns kompetens på plats som kan registrera inkommen handling. Länsstyrelsen och revisorerna har under 2015 pekat på allvarliga brister när det gäller nämndens hantering av allmänna handlingar. Stadsarkivet har genom sin inspektion också lämnat en rad anmärkningar på nämndens arkivorganisation. Under 2016 har en erfaren arkivarie anställts vid nämndens funktion för arkiv och registratur. I samband med detta har nämnden genomfört ett antal åtgärder för att komma tillrätta med de brister som påtalats under Nedan redovisas några av de åtgärder som genomförts. Utbildningsinsatser: Rutiner: Utbildning av samtlig personal i allmänna handlingar Utbildning i allmänna handlingar vid introduktion av samtlig nyanställd personal Övergripande rutin för hur nämnden hanterar allmänna handlingar Praktisk rutin för registrering av allmänna handlingar Rutin för synpunkter och klagomål Praktisk rutin för posthantering Rutin för hur handlingar förvaras om den fysiska akten inte står i arkivet vid insortering Systematisk uppföljning: Årshjul för aktiviteter inom arkiv och registratur vilka följs upp kontinuerligt på månadsbasis Ett system för uppföljning av allmänna ärenden för att säkerställa att ärenden hanteras Arkivorganisation: Samtliga förelägganden från stadsarkivets inspektion har åtgärdats Ett nytt gallringsbeslut har tagits fram En plan för gallring och leverans till stadsarkivet har tagits fram Serviceavtal har upprättats för underhåll av arkivlokal Arkivbeständigt material används Samtliga aktomslag i arkivet har bytts ut mot hela och mer lättlästa omslag Nya aktskåp har införskaffats för säker förvaring av nämndens akter En översyn av hanteringsanvisningar pågår Förberedelser inför e-arkiv pågår En arkivbeskrivning och bevarandeförteckning har upprättats och uppdateras kontinuerligt.

18 Sid 18 (43) Administrativa åtgärder: All personal har skrivit på fullmakt för postöppning All ny personal får information om rådande sekretessbestämmelser och skriver på sekretessförbindelse. Vid revisorernas uppföljningsbesök i november 2016 konstaterades att de brister som påtalats under 2015 till stor del har åtgärdats. Utmaningar som kvarstår handlar bland annat om att registrering av upprättade handlingar vid några tillfällen tagit mer än fem dagar. Här ser nämnden att utbildning av nyanställd personal är ett steg i rätt riktning, men också kontinuerliga utbildningsinsatser för all personal. Under 2016 har nämndens funktion för arkiv och registratur förändrats. I samband med att nämnden genomförde organisationsförändringen ax till limpa har flertalet handläggaruppgifter flyttats från funktionen till handläggare som har ett helhetsansvar i ärendet. Under hösten har funktionens ansvarsområden mer börjat likna en traditionell registratur- och arkivfunktion. En del i detta är bland annat att nämndens myndighetsbrevlåda sedan den 1 september hanteras inom funktionen. Här finns en tydlig struktur med en förankrad ersättarlista som säkerställer att inkommande e-post tas om hand och registreras samma dag. Vissa handläggaruppgifter kvarstår dock inom funktionen tills vidare. Under hösten har en stor volym handlingar kunnat gallras, vilket har frigjort 45 hyllmeter i nämndens arkiv. Ett förberedande arbete har inletts inför den planerade digitaliseringsprocessen, vilket bland annat innefattar en undersökning av säker e-post samt en utredning om möjligheterna till migrering, rensning av data i nuvarande verksamhetssystem samt att bevaka arkivkraven i övrigt i detta sammanhang. Förberedande arbeten inför leverans av e-arkiv 2018 från Wärna inleddes hösten 2016 liksom en leverans till stadsarkivet av 2013 års förmynderskapsakter. It-verksamheten 2016 Nämndens it-miljö har under flera år varit kraftigt eftersatt och it-mognaden har varit låg. Systemförvaltare har saknats för verksamhetssystemet Wärna samt för nämndens övriga program och söktjänster. Det innebär att det har saknats information om både uppsättning, konfiguration, användning, avtal samt hur felanmälningar ska hanteras samt hur man arbetar strukturerat med systemförvaltning. Administrationen av överförmyndarförvaltningens behörigheter ligger fortfarande kvar hos stadsledningskontoret, vilket medför att nämnden måste förlita sig på stadsledningskontoret för den hanteringen. Det har vidare saknats en struktur för den dagliga it-förvaltningen (datorer, telefoner, nätverk och kringutrustning). Under 2016 utsågs en it-ansvarig på heltid med helhetsansvar för både informationsteknik och mobiler/läsplattor samt behörighetsadministration för dessa. En systemförvaltare har utsetts på halvtid med ansvar för verksamhetssystemet Wärna. En projektledare från stadsledningskontoret tillsattes i april med uppgift att se över it-verksamheten, utreda förutsättningar för en digitalisering samt leda förändringsarbetet. Utredningen visade att it-förvaltningen var ordentligt eftersatt, att det befintliga verksamhetssystemet Wärna inte klarar en digitalisering samt att den e-tjänst och det verksamhetsstöd som utretts av nämnden under åren inte är möjliga att använda i stadens it-miljö och saknar viktiga funktioner. För att digitalisera verksamheten behöver nämnden etablera en effektiv it-förvaltning och byta ut det befintliga

19 Sid 19 (43) verksamhetssystemet. Ett omfattande städ- och dokumentationsarbete startade vilket har resulterat i ordning och reda och en effektiv it-förvaltning samt en kostnadsbesparing på omkring kr. Nämnden har bytt ut datorer, uppgraderat och migrerat Wärnas databas, deltagit i pilotprojekt för Office 2016 samt olika workshops och informationsmöten i staden, och ligger nu i fas med stadens gemensamma it-utvecklingsprojekt. Arbetet har även inneburit att arbetsmiljön förbättrats genom bytet till färre, högeffektiva och tystare skrivare, installation av projektor i matrummet samt möjligheten för medarbetare att distansarbeta. Nämndens organisation har växt och antalet medarbetare har fördubblats. Detta har medfört en ökad administration för beställningar, behörigheter, support, uppdatering av information samt arbetet med att öka kunskaperna om it hos de anställda. Under året har nämnden även tillsatt en grupp som ska arbeta med verksamhetssystemet Wärna enligt stadens förvaltningsmodell Fguide. En testmiljö har skapats där nya versioner och arbetssätt kan testas, programmet har paketerats för att installation ska kunna distribueras till användarna automatiskt, fel som funnits i flera år har rättats och ett systematiskt arbetssätt har etablerats. Detta för att systemet ska fungera så effektivt som möjligt till dess att ett nytt system är på plats och för att säkerställa överflytten av informationen i samband med systembytet. För att utreda och planera för en digitalisering lämnade nämnden hösten 2016 in en ansökan till Digital förnyelse. Ansökan beviljades och förstudien startade den 28 oktober och kommer att pågå till den 30 juni Sju anställda med stor kunskap om olika delar av verksamheten utgör projektgruppen. De anställda arbetar med detta på deltid. Förstudien kommer även att använda sig av konsulter och referensgrupper. Förstudien arbetar enligt stadens projektmodell Lilla Ratten och tar ett helhetsgrepp för att se hur nämnden kan utvecklas på sikt med bland annat flera e-tjänster för ställföreträdarna, integrationer med andra system, digital kommunikation och e-signering samt effektiva rapport- och uppföljningsverktyg. St a- tu s Aktiviteter Startdatum Slutdatum Avvikelse Överförmyndarnämnden och stadsdelsnämnderna ska utveckla samarbetet rörande tillsättande av särskilt förordnade vårdnadshavare, gode män och förvaltarskap Avvikelse Analys Nämnden har inte genomfört denna aktivitet Aktiviteten senareläggs därför till Överförmyndarnämnden ska genomföra utbildnings och informationsinsatser för ställföreträdare Överförmyndarnämnden ska ta fram indikatorer och nyckeltal som mäter kvalitet, tillgänglighet och brukarnas uppfattning Avvikelse Analys Under 2016 har ett arbete med att ta fram indikatorer och nyckeltal påbörjats men inte avslutats. Nämnden har nu upphandlat Esmaker, vilket bland annat kommer att göra det möjligt att utforma och genomföra enkäter till ställföreträdarna. Överförmyndarnämnden ska ta fram nya rutiner för posthantering och diarieföring

20 Sid 20 (43) Nämndmål: I kontakten med verksamheten erbjuds god service och ett respektfullt bemötande Uppfylls helt Indikatorn att 75 procent av årsräkningarna ska granskas och arvoderas innan den 1 juli uppnåddes med god marginal tack vare den extra resurs förvaltningen anlitade för detta arbete. Totalt har årsräkningar för 2015 lämnats in under 2016, varav ska granskas av förvaltningen. Av dessa återstår 49 årsräkningar att granska, en granskning som är påbörjad men inte slutförd då nämnden väntar på att få in begärda kompletteringar. Målet om att god man ska tillsättas inom 90 dagar uppnås inte för närvarande. Istället har balanserna ökat i denna del under Förvaltningen utreder behovet av ställföreträdare i 381 nya ärenden. Av dessa är det 152 ärenden som är äldre än 90 dagar. Det innebär att förvaltningen inte i tid kan tillgodose behovet av ställföreträdare för dem som behöver hjälp, med risk för rättslig och ekonomisk skada som följd för den enskilde hjälpbehövande. Den 1 januari 2016 fördes 88 ärendebalanser över från föregående år och vid utgången av 2016 uppgår balanserna till 152 stycken. Förväntat resultat God man tillsätts inom 90 dagar från det att ansökan kommit in under förutsättning att behov finns. Huvudmän (den enskilde), ställföreträdare och andra som har kontakt med nämnden upplever att de blir väl bemötta. Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Årsmål Period 75 % av årsräkningarna där arvode begärs som är granskade och arvoden ska vara utbetalade senast 1 juli 99 % 75 % VB 2016 St a- tu s Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Rutiner för synpunkts- och klagomålshantering tas fram och implementeras Nämndmål: Informationen är korrekt och lättillgänglig Uppfylls helt Kontaktcenter Överförmyndarförvaltningen använder stadens kontaktcenter som ingång när någon söker kontakt med förvaltningen. Till kontaktcenter ringer i huvudsak ställföreträdare och huvudmän men också huvudmännens anhöriga och närstående, landsting, kommuner, banker, tings-

21 Sid 21 (43) rätterna, andra överförmyndare och övriga myndigheter. Förvaltningen använder kontaktcenters telefonnummer i såväl brev som informationsmaterial. Tillsammans med kontaktcenter arbetar förvaltningen kontinuerligt med att utveckla ett effektivt sätt att kommunicera med omvärlden. Detta görs bland annat genom månatliga uppföljningsmöten där möjlighet finns att diskutera såväl gränssnitt som utvecklingsfrågor. Under året har det fortsatt varit ett högt inflöde av ärenden till kontaktcenter. Vid en jämförelse med antalet ärenden för 2015 syns dock ett trendbrott under hösten Antalet ärenden har minskat något. En förklaring till detta kan vara att antalet nyanlända ensamkommande barn minskat kraftigt. Samtidigt har det under året rekryterats många, helt nya, ställföreträdare vilket kan generera fler frågor i samband med att hen fått sitt första uppdrag. Införandet av direktservice Nämnden har återkommande fått kritik för att inte vara tillgänglig. Under 2014 anslöt sig nämnden till stadens kontaktcenter där den som söker kontakt ska få svar på enklare frågor. Kontaktcenter löser upp till 80 procent av de frågor som kommer in. Resterande procent förmedlas till förvaltningens myndighetsbrevlåda för åtgärd och svar. Trots insatser för att förbättra återkoppling till de som söker kontakt har förvaltningen inte lyckats ta hand om den ärendemängd, inom skälig tid, som kommer in dagligen. Administrationen kring e-posthantering har varit en utmaning där förvaltningen under det första halvåret saknat tydlig ansvarsfördelning inom kärnverksamheten. I samband med att ax-limpa infördes inrättades också en svarsgrupp, kallad direktservice (DS). Syftet med DS är att kontaktcenter ska kunna förmedla ärenden, där någon önskar återkoppling, via telefon istället för som tidigare via e-post. Första linjens support är alltså kontaktcenter. Andra linjens support är direktservice. Tredje linjens

22 Sid 22 (43) support är handläggare med ett personligt ansvar för ett antal huvudmän. Utgångspunkten har varit att korta ledtiderna och att den kontaktsökande snabbt ska kunna få ett svar på sin fråga. Svarsgruppen bemannas alltid av två handläggare. Handläggarna har genomfört auskultation (medlyssnar) hos kontaktcenter för att få en bättre inblick i vilka frågor som det kan handla om, men också för att lära av goda exempel genom kontaktcenters bemötandemodell. Förvaltningen har under införandeprocessen reviderat funktionen något. Att en stor andel av befintlig personal arbetat mindre än ett år har påverkat möjligheten att lösa inkommande ärenden per telefon. Nämndens verksamhetsområde är av mycket bred och juridisk karaktär varför det funnits anledning att låta vissa ärenden även fortsatt förmedlas via e-post till förvaltningen. Tanken är att på sikt öka andelen ärenden som kopplas över via telefon. Under hösten har samtal kopplade till DS uppgått till cirka fem procent av det totala flödet till kontaktcenter. I planeringen fanns också en målsättning att myndigheter skulle kunna ringa direkt till DS. Detta har inte genomförts. Förvaltningen har istället valt att ge till exempel tingsrätter och andra direktnummer till handläggarna, detta då ärenden av den här karaktären i större utsträckning kräver en direktkontakt med en specifik handläggare. Transparens, tydlighet och tillgänglighet är viktiga ledord i förvaltningens strävan att komma till rätta med de brister som påtalats genom åren. Stadsledningskontorets kommunikationsoch omvärldsavdelning har under 2016 varit förvaltningen behjälplig med att förbättra framför allt den externa informationen och kommunikationen. Detta samarbete, där även en språkkonsult varit inkopplad, har lett till att följande har uppnåtts under året: Alla ställföreträdare som skulle lämna årsräkning under 2016 fick ett tydligt och klarspråksgranskat informationsmaterial om skyldigheten att lämna årsräkning och en anvisning för hur de skulle göra årsräkningen. Hemsidan har omarbetats med information som förtydligar skillnaderna mellan att ansöka och anmäla behov av godmanskap och förvaltarskap. Även nya blanketter som förtydligar skillnaden mellan ansökan och anmälan har tagits fram. Information om vad som gäller för arvode och reseersättning samt information om skillnaderna mellan bytes- och klagomålsprocesserna har publicerats på hemsidan tillsammans med aktuella blanketter. Ett introduktionspaket för ställföreträdare som precis påbörjat sitt uppdrag har färdigställts. Sedan november skickas detta introduktionspaket till alla ställföreträdare som förordnas för huvudmän med uppdrag enligt 11 kap 4 och 7 föräldrabalken. Det gäller både när förvaltningen får besked om att tingsrätten har utsett en ställföreträdare eller om förvaltningen har genomfört ett byte av ställföreträdare. En plan och strategi för uppdatering av alla sidor på gällande godmanskap och förvaltarskap har tagits fram. Rådgivning vid presskontakter. Utbildningsmaterial i form av power points för föreläsningar för ställföreträdare har reviderats. Mallar för förvaltningens skrivelser med anledning av organisationsförändringen den 1 september togs fram. Tidningsartiklar och intervjuer med gode män i syfte att finna fler ställföreträdare som vill åta sig nya uppdrag.

23 Sid 23 (43) Förväntat resultat Allmänhet och ställföreträdare upplever informationen på hemsidan som aktuell och användbar, vilket minskar belastningen på förvaltningen. Förvaltningen uppfattas som lättillgänglig. St a- tu s Aktiviteter Startdatum Slutdatum Avvikelse Utveckla och uppdatera informationen på Stockholms stads hemsida och andra informationskanaler Utveckla och utvärdera ett effektivt sätt att kommunicera med omvärlden med hjälp av kontaktcenter KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.3 Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Uppfylls helt Överförmyndarnämnden fyller en viktig funktion i stadens arbete för att skapa en trygg miljö för stockholmarna. Många äldre, psykiskt sjuka, missbrukare och andra får ett värdefullt stöd i sin livsföring genom ställföreträdare i form av god man eller förvaltare. Ställföreträdarna utses av tingsrätten eller av nämnden, och nämndens uppgift är att rekrytera, arvodera och utöva tillsyn gentemot dessa. En målgrupp som ökat stort under senare tid är de ensamkommande barnen, som alla ska ges en god man. Hösten 2016 genomgick förvaltningens ledningsgrupp en utbildning i krishantering och ett arbete har påbörjats för att ta fram en krisplan. Under 2016 har fyra incidenter rapporterats i RISK. Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Årsmål KF:s årsmål Period Andel genomförda åtgärder inom ramen för risk och sårbarhetsanalys (RSA) 600 % 100 % 2016 Överförmyndarförvaltningen måste utveckla det mycket viktiga arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser under Detta är en uppgift som förvaltningen inte klarat på ett bra sätt under KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.7 Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Uppfylls delvis Till en trygg ålderdom hör att kunna känna tillit till att hjälp finns att få den dagen behov finns av en god man eller förvaltare. Som parter eller anhörig till en äldre som har ställföreträdare är det viktigt att kunna lita på att överförmyndarnämnden som tillsynsmyndighet gör de kontroller som krävs för att den anhörige ska få bästa möjliga stöd utan att bli utsatt för oegentligheter. Under 2016 har nämnden genomfört ett omfattande förändringsarbete som syftar till

24 Sid 24 (43) att få till stånd en mer välfungerande verksamhet än vad som tidigare har varit fallet. Nämndmål: Alla äldre som behöver det ska få hjälp och stöd av en god man Uppfylls delvis Indikatorn innehåller en felskrivning och förvaltningen kommer föreslå att den ändras i tertialrapport En hjälpbehövande anmäler aldrig själv behov av ställföreträdarskap men kan, såsom varande behörig part, däremot själv ansöka om att få en ställföreträdare. En skrivelse med en ansökan från den äldre hjälpbehövande själv om att denne behöver eller önskar en god man eller förvaltare vidaresänds till tingsrätten. Tingsrätten har utredningsansvaret för ansökan. En anmälan om att någon har behov av god man eller förvaltare görs av den som inte är behörig part. Det är vanligtvis socialtjänsten och oroliga medmänniskor som gör en anmälan om behov av ställföreträdarskap. Anmälan lämnas till överförmyndarförvaltningen då det är överförmyndaren som har utredningsansvaret för en sådan anmälan. Det finns anmälningar om behov av god man eller förvaltare för personer över 70 år, alltså anmälningar från annan än personen själv. Av dessa har 303 personer fått en ställföreträdare inom 90 dagar. Vid utgången av 2016 väntade 137 personer på att få en ställföreträdare i ärenden yngre än 90 dagar och 693 ärenden var äldre än 90 dagar. Förvaltningen kommer i samband med tertialrapport att föreslå att indikatorn istället formuleras som Andel äldre över 70 år som nämnden fått in en anmälan om behov av ställföreträdare för, och som har fått det inom 90 dagar. Det låga utfallet beror på att förvaltningen fortfarande har ett stort antal ärenden som förvaltningen inte hinner hantera i tid. Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Årsmål Period Andel äldre över 70 år som anmält behov av ställföreträdare och som har fått det inom 90 dagar St a- tu s Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Utveckla insatserna för att rekrytera ställföreträdare Nämndmål: Öka antalet ställföreträdare bland yngre pensionärer Uppfylls helt Särskilda rekryteringsinsatser har gjorts riktade till Stockholms pensionärsorganisationer och det har resulterat i fler ställföreträdare bland yngre pensionärer.

25 Sid 25 (43) Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Årsmål Period Antalet nytillkomna ställföreträdare bland yngre pensionärer 201 st. 100 st St a- tu s Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Riktade rekryteringsinsatser till pensionärsorganisationerna KF:s inriktningsmål: 2. Ett klimatsmart Stockholm Överförmyndarnämnden bidrar till ett klimatsmart Stockholm genom att i största möjliga utsträckning handla miljömärkta varor och nyttja tjänster, exempelvis resor, som ger låga fossila utsläpp. KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.1 Energianvändningen är hållbar Uppfylls helt Överförmyndarnämndens verksamhet är administrativ, och består av ett mindre förvaltningskontor. Där används i så hög utsträckning som möjligt energisnål belysning, miljövänliga produkter används vid städning, källsortering sker av papper, kartong och plast, miljöfarligt avfall som toner, utrangerad teknik som datorer, telefoner och liknande tas omhand. Vid resor i tjänsten följs nämndens riktlinjer för resor, vilket bland annat innebär att resor i första hand ska ske med tåg. Nämnden hyr nu också ett utrymme för cyklar vilket har stimulerat fler medarbetare att cykla till arbetet. Nämndmål: Kravmärkta produkter används så långt som möjligt Uppfylls helt Vid två tillfällen har konferensanläggningar bokats, dels för nämnden dels för förvaltningens planeringsdagar. Vid båda dessa tillfällen har miljöcertifierade anläggningar bokats. Av förvaltningens inköp av varor har minst 75 procent varit miljömärkt, bland annat är den frukt förvaltningen abonnerar på ekologisk. De materialinköp som dominerar förvaltningen är kopieringspapper samt kuvert. Samtliga kopieringspapper och kuvert som köps in är miljömärkta. Förväntat resultat 75 % av all materialinköp ska vara miljömärkt.

26 Sid 26 (43) KF:s inriktningsmål: 3. Ett ekonomiskt hållbart Stockholm Budget för 2016 var ursprungligen 44,8 mnkr. Under året har budgeten justerats med 24,8 mnkr. Den justerade budgeten inklusive tilläggsanslag är 69,6 mnkr. Utfallet är 72,9 mnkr, det vill säga ett underskott med 3,3 mnkr. Nämnden har under året fått ökade resurser för att underlätta möjligheterna att ta sig an kvalitetsbrister och volymökningar, som bland annat inneburit ökade administrativa kostnader och ökade kostnader för arvoden med anledning av en stor mängd ensamkommande barn. Orsaker till att nämnden går med underskott trots ett betydande tillskott under året är bland annat följande: en stor mängd ensamkommande barn har överflyttats från andra kommuner till Stockholm och staden har därmed fått betala ut arvoden från tidigare perioder i andra kommuner, det har tagit längre tid för Migrationsverket att fatta beslut om permanent uppehållstillstånd för ensamkommande barn än vad verket förutspått, vilket resulterar i högre kostnader för staden. Därutöver har arvodeskostnader för 2015 belastat 2016 års resultat på grund av brister i periodisering av kostnaderna. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.2 Stockholm är en företagsvänlig stad Uppfylls helt Överförmyndarnämnden bidrar till stadens mål om en företagsvänlig stad genom att på ett rättssäkert sätt handlägga frågor om tillstånd för huvudmän som bedriver näringsverksamhet. Nämndmål: Nämnden har en positiv syn på ungt företagande Uppfylls helt Handläggningen av ansökningar från omyndiga som vill driva företag påbörjas som regel inom 14 dagar. Om förvaltningen beviljar en komplett ansökan sker även detta inom denna tidsrymd. Ansökningar som ska överlämnas till nämnd för beslut eller där kompletteringar behöver begäras in kan påbörjas men hinner normalt inte slutföras inom 14 dagar. Under 2016 har tio ansökningar om att driva rörelse lämnats in. I tre av ärendena pågår handläggning. Nämnden har under året sammanlagt avslagit två ansökningar om tillstånd för underårig att driva rörelse. Förväntat resultat Ansökningar från omyndiga som vill driva företag hanteras inom 14 dagar. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.3 Fler jobbar, har trygga anställningar och försörjer sig själva Uppfylls delvis Nämnden har samarbetat med Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd i urval och anställning av feriearbetande skolungdom. Med hänsyn tagen till den situation som nämnden befunnit sig i,

27 Sid 27 (43) med pågående omorganisationsarbete och ett relativt stort antal nyanställda, bedömde nämnden det som realistiskt att ta emot en sommarungdom under Skolungdomen arbetade under tre veckor, med uppgifter inom registratur/arkiv. Därutöver har förvaltningen två behovsanställda studerande som arbetar deltid. Nämnden har från april 2016 och ett år framåt tagit emot en aspirant från Jobbtorg Stockholm. Aspiranten har en kommunal visstidsanställning vid Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning. Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Årsmål KF:s årsmål Period Antal aspiranter som fått kommunala visstidsanställningar Antal praktiktillfällen som genomförs inom stadens verksamheter av de aspiranter som Jobbtorg Stockholm matchar 0 st. 0 st. 750 st. VB st. 1 st. 2 st. 500 st. VB 2016 Analys Nämnden har av utrymmesskäl endast kunnat ta emot en aspirant under Antal tillhandahållna platser för feriejobb 0 st. 0 st st Antal tillhandahållna platser för kommunala visstidsanställningar Antal ungdomar som fått sommarjobb i stadens regi 0 st. 0 st. 800 st. VB st. 0 st. 2 st st Analys Nämnden har endast haft resurser för att ta emot en sommarjobbande ungdom. St a- tu s Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Arbetsmarknadsnämnden ska i samråd med stadens nämnder och bolag utveckla ett utbud av platser för kommunala visstidsanställningar som motsvarar behoven hos aspiranterna. Stadens nämnder och bolag ska medverka i arbetet med att bereda platser för visstidsanställda KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Uppfylls inte Budget för 2016 var ursprungligen 44,8 mnkr. Under året har budgeten justerats med 24,8 mnkr. Den justerade budgeten inklusive tilläggsanslag är 69,6 mnkr. Utfallet är 72,9 mnkr, det vill säga ett underskott med 3,3 mnkr. Nämnden har under året fått ökade resurser för att underlätta möjligheterna att ta sig an kvalitetsbrister och volymökningar, som bland annat inneburit ökade administrativa kostnader och ökade kostnader för arvoden med

28 Sid 28 (43) anledning av en stor mängd ensamkommande barn. Orsaker till att nämnden går med underskott trots ett betydande tillskott under året är bland annat att en stor mängd ensamkommande barn har överflyttats från andra kommuner till Stockholm och staden har därmed fått betala ut arvoden från tidigare perioder i andra kommuner, det har tagit längre tid för Migrationsverket att fatta beslut om permanent uppehållstillstånd för ensamkommande barn än vad verket förutspått, vilket resulterar i högre kostnader för staden. Därutöver har arvodeskostnader för 2015 belastat 2016 års resultat på grund av brister i periodisering av kostnaderna. Överförmyndarnämnden har under flera år haft stora svårigheter att klara verksamheten inom budget. En bidragande orsak, av flera, är att en relativt stor andel av nämndens budget utgörs av kostnader för arvoden och kostnadsersättningar till ställföreträdare. Hur mycket som ska betalas ut i arvode varierar år från år. Nämnden kan inte själv styra hur mycket som slutligen kommer att betalas ut i arvode, varför det är mycket svårt att prognostisera denna post. Under 2015 och 2016 har nämnden tagit fram nya metoder för att bättre kunna följa kostnaderna för arvodena. Detta inkluderar en modell för ensamkommande asylsökande barn som tar hänsyn till varje barns ålder, hur lång tid hen har haft ställföreträdare och Migrationsverkets beräknade handläggningstid. När det gäller de övriga arvodena så finns det nu en modell som följer hur stor andel av arvodena som staden betalar och hur stor andel som huvudmannen betalar. Den följer även huvudmannens ålder och ställföreträdarens ålder. Denna modell ska utvecklas under 2017 för att få fram än säkrare prognoser. Det går nu också att spåra hur mycket av utbetalda arvoden som skulle ha bokförts på tidigare år. Verktyg har även tagits fram för att identifiera de redogörelser som riskerar att bli bortglömda på grund av felregistrering i tillsynsregistret Wärna. Modellerna och verktygen leder fram till att nämnden kommer att kunna få en mer rättvisande bokföring, en god uppföljning samt bättre prognoser. Nämnden har sett över alla sina kostnader och processer. En del processer har ändrats och detta har lett till vissa besparingar. Antalet handläggare har ökat men så har även produktionen. Till exempel har antalet brev förvaltningen skickar per år ökat från cirka trettiotusen till cirka åttiotusen. Ett ökat antal anställda, som ger en ökad produktion, leder till ökade kostnader. På sikt bör dock en väntad digitalisering och förbättrade processer kunna minska de ökade kostnaderna. De kommande åren behöver nämndens verksamhet digitaliseras, lokalsituationen behöver ses över samt en realistisk analys behöver göras av hur många handläggare som behövs i framtiden, för att kunna klara av de krav som lagar och förordningar ställer på nämnden. Indikatorer Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Årsmål KF:s årsmål Period Nämndens budgetföljsamhet efter resultatöverföringar 103,88 % 113,51 % 100 % 100 % VB 2016 Analys Nämndens budget med justering och tilläggsanslag är 69,6 mnkr. Resultatet är 72,3 mnkr Nämndens budgetföljsamhet före resultatöverföringar 103,9 % 113,5 % 100 % 100 % VB 2016 Analys Nämndens kostnader för arvoden till ställföreträdare resulterade i ett budgetöverskridande. detta beror dels på felaktig periodisering av arvodeskostnader gällande år 2015 samt svårigheten att göra korrekta prognoser avseende ensamkommande

29 Sid 29 (43) Indikatorer Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Årsmål KF:s årsmål Period asylsökande barn Nämndens prognossäkerhet T2 14 % 9 % +/-1 % +/- 1 % 2016 Analys Nämnden har efter tertialrapport 2 fått justering av sin budget samt ett tilläggsansvar. Vid tertialrapport 2 var budgeten 61,3 mnkr men nämnden hade redan fått besked om de kommande justeringarna samt tilläggsanslaget. Den slutgiltiga budgeten är 69,6 mnkr St a- tu s Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Överförmyndarnämnden ska bedriva ett aktivt förändringsarbete för att uppnå ökad tillgänglighet, rättsäkerhet och en effektivare organisation Nämndmål: Nämndens budget är i balans Uppfylls inte För att underlätta nämndens möjligheter att ta sig an volymökningar och kvalitetsbrister höjde kommunfullmäktige nämndens budget med 8,4 mnkr jämfört med 2015, från 36,4 mnkr till 44,8 mnkr. Därefter har fullmäktige i ärendet avstämning av mål och budget 2016 höjt budgeten med ytterligare 8 mnkr till 52,8 mnkr, även denna gång för att ta sig an volymökningar och kvalitetsbrister. Vid behandlingen av tertialrapport 1 höjde kommunfullmäktige överförmyndarnämndens budget med ytterligare 8,5 mnkr till 61,3 mnkr på grund av ökade kostnader för arvoden, i huvudsak till gode män för ensamkommande barn. I ärendet Nyanlända och asylsökande i Stockholms stad har kommunfullmäktige den 26 september 2017 tilldelat överförmyndarnämnden ytterligare 7,6 mnkr, varav 2,6 mnkr för utbildning av ställföreträdare och 5,0 mnkr för handläggningskostnader. Kommunstyrelsen ska enligt tidigare besked fakturera överförmyndarnämnden för det extra stöd stadsledningskontoret ger överförmyndarförvaltningen. Stadsledningskontoret har meddelat att kontoret har för avsikt att fakturera nämnden 0,7 mnkr. Tilläggsanslag beviljades i tertialrapport 2 för stadsledningskontorets stödinsatser med 0,7 mnkr. Nämndens justerade budget med tilläggsanlag är då 69,6 mnkr för Nämnden har beviljats 1,6 mnkr för en förstudie av digitalisering. Dessa medel är inte bundna till år 2016 utan är bundna till projektet, som sträcker sig in i år Därför räknar inte förvaltningen med dessa medel i nämndens budget för år 2016.

30 Sid 30 (43) Det ekonomiska utfallet visar på underskott med 3,3 mnkr. Det beror bland annat på kostnaden för arvoden till ställföreträdare. Bortsett från arvodena är resultatet 3,0 mnkr i minskade kostnader. Arvodena till ställföreträdarna beror i huvudsak på faktorer utanför förvaltningens kontroll, till exempel hur många huvudmän som inte har råd med att betala sin ställföreträdare. Ytterligare en faktor som påverkar nämndens kostnader är ensamkommande asylsökande barn. Dessa barn är många och många flyttar dessutom mellan olika kommuner. Till detta kan läggas att regler och praxis kring dessa barn ofta ändras. KF:s inriktningsmål: 4. Ett demokratiskt hållbart Stockholm Överförmyndarnämnden arbetar kontinuerligt med frågor kring jämställdhet och mångfald, för att motverka diskriminering och kränkande särbehandling. En jämställdhets- och mångfaldsplan har tagits fram, en lönekartläggning har genomförts, statistik har tagits fram över huvudmän och ställföreträdare utifrån kön och ålder. Nämnden har under året rekryterat ett stort antal nya medarbetare, vilket har ställt höga krav på en god introduktion. Arbetet med att skapa ett positivt arbetsklimat och en god arbetsmiljö fortsätter.

31 Sid 31 (43) KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.1 Stockholm är en jämställd stad där makt och resurser fördelas lika Uppfylls helt Under 2016 har nämnden tagit fram en jämställdhets- och mångfaldsplan för perioden och ambitionsnivån i jämställdhets- och mångfaldsarbetet konkretiserades för första gången. Implementeringen av den nya planen har inletts under året. Nämnden har tagit fram den könsuppdelade statistik som är möjlig ur verksamhetssystemet och redovisat i verksamhetsplan för Arbetet med att analysera statistiken ska utvecklas. I samband med 2016 års löneöversyn genomfördes en lönekartläggning där eventuella löneskillnader baserat på kön undersöktes. Resultatet tyder på att det inom överförmyndarnämndens verksamhet inte finns några osakliga löneskillnader baserat på kön. Utöver lön kartläggs och analyseras även sjukfrånvaron, samt analyseras även resultatet från medarbetarenkäten utifrån kön. Rätt till god man, förvaltare eller annan ställföreträdare har alla som bedöms ha ett behov av det. Detta regleras i föräldrabalken och kön, ålder, sexuell läggning, funktionsnedsättning eller härkomst får inte påverka. Nämnden har tagit fram statistik över huvudmän och ställföreträdare uppdelat på kön och ålder. Denna statistik ska under 2017 användas som underlag för analys av verksamheten ur ett genusperspektiv. St a- tu s Aktiviteter Startdatum Slutdatum Avvikelse Överförmyndarnämnden ska mäta och analysera den statistik som relaterar till individer uppdelad efter kön Överförmyndarnämndens verksamhet ska jämställdhetsintegreras i syfte att synliggöra effekten av nämndens beslut och resursfördelning utifrån kön Analys Det är behov av ställföreträdare och inte kön eller andra faktorer som ska styra det stöd man får. Detta har tydligt kommunicerats från ledning till personalen Förvaltningen har dock behov av att fördjupa analysen av statistik och arbetsmetoder för att säkerställa att så också sker. KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.2 Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Uppfylls helt De utökade ekonomiska resurser som nämnden beviljats under 2016 har möjliggjort en angelägen personalförstärkning av viktiga funktioner. Antalet tillsvidareanställda var vid årets början 22 och är vid årets slut 38. Vidare har nämnden fem visstidsanställda och tre behovsanställda. Uppdragen för de tolv konsulter från bemanningsföretag, som nämnden hade inhyrda från och med den 1 januari, avslutades per den 31 augusti. Målet är att ersätta kvarvarande visstidsanställda och timanställda med fast anställd personal. Samtliga anställningar är heltidsanställningar. Könsfördelningen är 66 procent kvinnor och 34 procent män. Nämnden strävar efter att jämna ut könsfördelningen i samband med rekryte-

32 Sid 32 (43) ringar, men det är en utmaning är att locka fler män att söka lediga anställningar hos nämnden. Av de medarbetare som anställdes under 2016 var 63 procent kvinnor och 37 procent män. Personalomsättningen uppgick under året till närmare 58 procent och hälften av de anställda har arbetat mindre än ett år. Den stora andelen nyanställda ställer bland annat höga krav på en god introduktion och att de nyanställda slussas in i verksamheten på ett bra sätt. En översyn av introduktionsprocessen har därför gjorts. Nämnden arbetar vidare på att skapa ett positivt arbetsklimat och en arbetsmiljö som ger förutsättningar för ett långsiktigt hållbart arbetsliv. Centrala faktorer för att lyckas i detta arbete är framförallt att antalet anställda anpassas till nämndens uppdrag, att organisation, arbetssätt, processer och rutiner är effektiva, att medarbetarnas roller och beslutsmandat är tydliga samt att kompetenshöjande insatser genomförs. Nämnden har inga diskrimineringsärenden att rapportera. Ett nytt samverkansavtal fastställdes i förvaltningsgruppen den 29 augusti 2016 och gäller från och med den 1 september En översyn av processen och dokumentationen av det systematiska arbetsmiljöarbetet har påbörjats under året och ska slutföras så snart som möjligt. Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö har som mål att minska den arbetsrelaterade ohälsan och ställer tydliga krav på arbetsgivaren när det gäller arbetsbelastning, arbetstider och kränkande särbehandling. Frågan om kränkande särbehandling var en av programpunkterna vid förvaltningens personalkonferens den september. Frågan har även tagits upp på en arbetsplatsträff före sommaren. Nämnden har ett nära samarbete med företagshälsovården, bland annat i rehabiliteringsärenden, men även i övrigt när det gäller den sociala, psykiska och fysiska arbetsmiljön. Under hösten genomfördes en skyddsrond och en ergonomisk undersökning. Skyddsronden och den ergonomiska undersökningen har utmynnat i en handlingsplan, respektive en rapport med förslag på förbättringsåtgärder. En stor del av de föreslagna åtgärderna har genomförts. Friskvård på arbetstid erbjuds en timme per vecka och medarbetarna har möjlighet att söka friskvårdsbidrag. Sjukfrånvaron per rullande 12-månadersperiod (dec 2015 nov 2016) uppgår till 8,02 procent. Motsvarande frånvaro för 2015 var 6,0 procent. Det är frånvaron från dag 46 och uppåt som ökat. Den totala frånvaron ligger i nivå med stadsdelsnämndernas (8,04) men är högre än stadens totala sjukfrånvaro (6,64). Korttidsfrånvaron, det vill säga sjukfrånvaro som varat i 1-14 dagar, ligger på ungefär samma nivå som Rehabiliteringsinsatser är ett viktigt verktyg för att få långtidssjukskrivna medarbetare åter i arbete. Utvecklingsarbete inom HR-området Under 2016 har följande åtgärder genomförts inom HR-området. Samverkansarbetet har strukturerats med regelbundna arbetsplatsträffar, sammanträden i förvaltningsgruppen och utvecklingssamtal med medarbetarna. En mångfalds- och jämställdhetsplan, inklusive rutiner för att motverka trakasserier och kränkande särbehandling, har fastställts av nämnden. Löneprocessen har setts över. Lönekriterier för kommande år har tagits fram och de

33 Sid 33 (43) aktiviteter som ingår i stadens löneprocess har genomförts i årets löneöversyn. Ett nytt flextidsavtal har tagits fram, samverkats och trätt i kraft den 8 april De påpekanden inom HR-området som stadsarkivet framförde vid sin arkivinspektion har i huvudsak åtgärdats. Hanteringsanvisningarna för personalhandlingar har uppdaterats. Resultatet från medarbetarenkäten 2015 har samverkats med medarbetare och fackliga organisationer. Processen och materialet för introduktion av nyanställda har styrts upp och kompletterats. Förslag till nytt samverkansavtal har tagits fram och behandlats i förvaltningsgrupp och på arbetsplatsträff. Två halvdagar kring psykosociala arbetsmiljöfrågor har genomförts. Den handlingsplan som tagits fram har följts upp under året och rapporterats i förvaltningsgruppen. Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö har gåtts igenom på höstens personalkonferens. Nämnden har beslutat att fördela arbetsmiljöansvaret till förvaltningschefen. En genomgång och dokumentation av det systematiska arbetsmiljöarbetet har påbörjats och ett antal rutiner har tagits fram. Nämnden är indelad i tre funktioner med en samordnare för varje grupp. Varje funktion har veckomöten där personalen diskuterar hur de dagliga arbetsuppgifterna ska lösas och har möjlighet att ta hjälp av varandra. Personalen är med och diskuterar hur nämndens mål i verksamhetsplanen ska uppnås och hur de brister som länsstyrelsen och revisorerna pekat på i sina rapporter ska lösas. För indikatorerna Aktivt Medskapandeindex, Index Bra arbetsgivare och Index Psykosocial arbetsmiljö lämnas inget utfall, då staden inte genomförde någon medarbetarenkät under Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Årsmål KF:s årsmål Period Aktivt Medskapandeindex Index Bra arbetsgivare fastställs Index Psykosocial arbetsmiljö fastställs Sjukfrånvaro 8 % 6,5 % 6 % tas fram av nämnden VB 2016

34 Sid 34 (43) Nämndmål: Ledarskapet präglas av tydlighet, öppenhet och delaktighet Uppfylls helt Följande har genomförts under 2016: En ledningsgrupp har inrättats som styr och följer upp verksamheten med minnesanteckningar som är tillgängliga för alla anställda. APT-möten hålls nu regelbundet en gång i månaden med dagordning och minnesanteckningar som är tillgängliga för alla anställda. En förvaltningsgrupp för samverkan med fackliga organisationer har inrättats med möte en gång i månaden med kallelser och protokoll som är tillgängliga för alla anställda. Förvaltningen är indelad i tre funktioner med en samordnare för varje grupp. Varje funktion har veckomöten där personalen diskuterar hur de dagliga arbetsuppgifterna ska lösas och har möjlighet att ta hjälp av varandra. Personalen är med och diskuterar hur nämndens mål i verksamhetsplanen ska uppnås och hur de brister som länsstyrelsen och revisorerna pekat på i sina rapporter ska lösas. Nämndmål: Medarbetarna erbjuds självständiga och varierande arbetsuppgifter med tydliga förväntningar. Uppfylls helt Den 1 september infördes ett nytt arbetssätt kallat Ax till limpa. Varje handläggare fick då ett personligt ansvar för ett antal huvudmän. Syftet är göra arbetet mer intressant och varierat. Målet är också att inget ansvar och inga arbetsuppgifter ska falla mellan stolarna. Det ska ge både huvudmän och ställföreträdare bättre stöd. Genom att fler kan mer om olika arbetsmoment blir det lättare att ersätta varandra vid sjukdom, semestrar och annan frånvaro. Det är också lättare att gå in och ta över en annan persons uppgifter när någon slutar. Utvecklingssamtal har hållits med samtliga medarbetare. Samtalen har resulterat i ett dokument för var och en av medarbetarna som innehåller en individuell arbetsbeskrivning, mål och punkter om vad som behöver utvecklas. Förväntat resultat Alla medarbetare har individuella mål i sina personliga utvecklingsplaner. St a- tu s Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Strukturer för internt lärande och annan kompetensutveckling skapas

35 Sid 35 (43) KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.3 Stockholm är en stad som lever upp till mänskliga rättigheter och är fritt från diskriminering Uppfylls helt Till det mest grundläggande i en människas liv torde höra att kunna sörja för sin ekonomi och att kunna tala för sig i olika sammanhang, inte minst i myndighetskontakter. Den som av olika skäl inte i alla delar klarar detta på grund av sjukdom, ålder, psykisk eller fysisk funktionsnedsättning, missbruk eller annat ska ha rätt till stöd från samhällets sida. Stödet kan bestå av många olika insatser, beroende på hjälpbehovet, men en del bidrar stadens överförmyndarverksamhet med att se till att god man eller förmyndare förordnas när behov av det föreligger. Ställföreträdarens uppgift är att bevaka att huvudmannens mänskliga rättigheter tillgodoses. Om så inte sker ska ställföreträdaren, den gode mannen eller förmyndaren, företräda sin huvudman. Detta betonas också från nämndens sida i den information som nya ställföreträdare får inför sitt uppdrag. Nämndmål: Anställa handläggare med kompetens inom området mänskliga rättigheter för att utbilda ställföreträdare och anställda Uppfylls helt Det är angeläget att de mänskliga rättigheterna säkerställs för nämndens målgrupper. I detta syfte har förvaltningen att anställt en handläggare med särskild kompetens i dessa frågor. Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Årsmål Period Antal anställda med expertkompetens inom området mänskliga rättigheter 1 st. 1 st St a- tu s Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Genomföra utbildningar inom området mänskliga rättigheter för ställföreträdare och anställda KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.4 Stockholm är en stad som respekterar och lever upp till barnets rättigheter i enlighet med FN:s barnkonvention Uppfylls helt Anskaffning av och tillsyn över gode män för ensamkommande flyktingbarn har kommit att bli en allt viktigare uppgift för överförmyndarnämnderna. Stockholms överförmyndarnämnd

36 Sid 36 (43) hanterar vid årsskiftet godmanskap för ensamkommande barn. Till skillnad mot gode män och förvaltare för övriga kategorier så är det fortfarande enkelt att få tag på personer som vill ta på sig uppdraget som god man för ensamkommande flyktingbarn. Nämnden anordnar en tre timmars introduktion för den som anmält sitt intresse för ett sådant uppdrag. Nämnden deltar också aktivt i det utvecklingsarbete som leds av kommunstyrelsen kring frågor som rör flyktingmottagandet i staden. Stadens barnombudsman har på ett APT-möte utbildat all personal i barns rättigheter. Under hösten har det anställts en handläggare med specialistkompetens inom barnområdet. Handläggaren kommer delvis att arbeta med utbildning av handläggare och gode män i frågor som rör barns rättigheter samt vikten av att ha ett barnperspektiv. Nämndmål: Tillsynen över förmyndarna följer likhetsprincipen Uppfylls helt Alla stockholmare ska inom överförmyndarnämndens verksamhet behandlas enligt den kommunala likställighetsprincipen. Det är behovet av stöd som ska vara avgörande för vilken hjälp man får, inte vem man är eller var man bor. Lika stort behov av stöd ska ge rätt till lika mycket stöd. Detta mål strävar förvaltningen efter att nå genom att förtydliga rutiner och checklistor, fortbildning av personalen och jämförelser av hur olika handläggare bedömer likartade ärenden. Förväntat resultat Uttagsmedgivanden i förmyndarskapsärenden hanteras inom 14 dagar. KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.6 Stockholm är en tillgänglig stad för alla Uppfylls helt Målet är att nämndens anställda och ställföreträdare ska ha grundläggande kunskap om olika funktionsnedsättningar och funktionsnedsattas rättigheter så att man kan ge huvudmän med funktionsnedsättning bästa möjliga stöd. Det är också viktigt hinder tas bort och stöd ges så att personer med funktionsnedsättning kan vara anställda inom överförmyndarverksamheten och kan vara ställföreträdare. Kunskap om, och egen erfarenhet av, ett funktionshinder eller funktionsnedsättning kan här vara en tillgång i mötet med huvudmän. Nämndmål: Alla ensamkommande barn med funktionsnedsättning som har ställföreträdare ska få den hjälp de har rätt till Uppfylls helt Ensamkommande flyktingbarn har inte sällan en bakgrund med svåra upplevelser, såväl i sitt hemland som under flykten. Barn kan av olika skäl ha behov av särskilt stöd, vare sig det beror på traumatiserande upplevelser eller att de har en funktionsnedsättning av något slag. Det är viktigt att de gode män staden anlitar för ensamkommande barn har kännedom om de speciella stödbehov dessa barn kan ha. Vid de utbildningar för gode män för ensamkommande

37 Sid 37 (43) barn som genomfördes i november/december 2016 betonades vikten av att vara uppmärksam på ensamkommande barns eventuella funktionshinder. Det samma gäller vid den introduktion som ges inför att någon erbjuds uppdrag som god man för ensamkommande barn. Under 2016 har samtliga gode män som fått uppdrag, personer, varit med på en informationsträff där funktionshinder bland barn lyfts upp. Utöver dessa har de drygt 400 gode män som genomgått utbildning fått en djupare kunskap om funktionshinder och problematiken kring detta. Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Årsmål Period Andel ställföreträdare som har tagit del av informationen i denna del 100 % 100 % 2016 St a- tu s Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Information om ställföreträdarnas ansvar i denna del ska ingå i samtliga utbildningar Nämndmål: Informationen om överförmyndarens verksamhet ska vara lättillgänglig Uppfylls helt Förvaltningen har rekryterat en kommunikatör som är expert på klarspråk. En uppgift är att se till att den information förvaltningen publicerar är lätt att förstå och tillgänglig även för den som har en funktionsnedsättning. St a- tu s Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Anställa en kommunikatör Nämndmål: Lokaler för utbildning av ställföreträdare ska vara tillgängliga Uppfylls helt Förvaltningen genomför regelbundet informations- och utbildningstillfällen för intresserade och blivande ställföreträdare. Ett krav vid bokning av lokal för dessa tillfällen är att den är tillgänglig för alla.

38 Sid 38 (43) St a- tu s Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Säkerställa att lokaler för utbildning av ställföreträdare är tillgängliga vid bokning Uppföljning av ekonomi och särskilda satsningar Analys av resultaträkning - uppföljning av driftbudget Nämndens ekonomiska resultat för 2016 blev 72,9 mnkr, vilket innebär att kostnaderna ökade med 3,3 mnkr jämfört med justerad budget inklusive tilläggsanslag om 69,6 mnkr.

39 Sid 39 (43) Kostnader för arvoden Huvudmannen själv betalar arvodet om huvudmannen har tillräckligt stor förmögenhet eller inkomst. Där huvudmannen inte kan betala övergår betalningsansvaret till nämnden. Överförmyndarnämnden betalar ut arvoden till fyra grupper av ställföreträdare: God man för ensamkommande asylsökande barn utan uppehållstillstånd (EKB). Arvodet, kostnadsersättningar samt arbetsgivaravgift, kan återsökas från Migrationsverket till och med den 30 juni God man för ensamkommande asylsökande barn med uppehållstillstånd (PUT). Särskilt förordnad vårdnadshavare (SFV) för ensamkommande asylsökande barn med upphållstillstånd. Övriga ställföreträdare (Övriga ställför.). Ökning av arvodeskostnader år 2016 Arvodeskostnaderna har ökat från de 21,2 mnkr som budgeterades i samband med budget för 2016 till en faktisk kostnad 36,3 mnkr. Budget 2016 lades innan den stora ökningen av ensamkommande asylsökande barn i slutet av år Under år 2016 har det blivit allt mer tydligt att det är mycket svårt att göra en rättvisande prognos avseende arvoden. Många barn har flyttats mellan olika kommuner under För ensamkommande asylsökande barn utan uppehållstillstånd får nämnden ansöka om bidrag från Migrationsverket. Dock ger inte Migrationsverket full täckning för de kostnader som nämnden har. Migrationsverket ersätter arbetsgivaravgiften (31,42 %) medan nämnden betalar personalförsäkringen (35 %) till staden centralt. Detta motsvarar cirka 1,4 mnkr år Migrationsverket beviljar normalt inte hela det återsökta beloppet. Det beviljade beloppet brukar vara mellan procent av det återsökta beloppet. Det kan ta upp till ett år att få utbetalningen från Migrationsverket. För att få rättvisande räkenskaper år 2016 bokförs endast 80 procent av det återsökta beloppet. Nämnden har totalt uppbokade fodringar 54,7 mnkr avseende återsökta bidrag hos Migrationsverket I samband med månadsrapporten för november informerades nämnden om befarade ökade kostnader med tio miljoner kronor. Efter analys av samtlig tillgängliga data om arvodena till ställföreträdare för ensamkommande asylsökande barn har det visat sig att ökade kostnader i den storleksordningen inte är aktuella. Den stora skillnaden mellan 79,1 mnkr som var prognosen i månadsrapporten för november jämfört med resultatet på 72,9 är ett tydligt tecken på att nämndens arbete med att få bättre kunskap om huvudmännen måste fortsätta att utvecklas. Processerna måste stödja en bra löpande uppföljning av verksamhet och ekonomi. Med dagens processer krävs avsevärda insatser för att få rättvisande prognoser avseende ekonomin. Antalet barn som nämnden har tillsyn över mäts varje månad men det har visat sig att detta är