Verksamhetsplan 2017 för överförmyndarnämnden

Transkript

1 Överförmyndarförvaltningen Tjänsteutlåtande Dnr /2016 Sid 1 (44) ÖFN Handläggare Yvonne Zellman Telefon: Till Överförmyndarnämnden Verksamhetsplan 2017 för överförmyndarnämnden Förslag till beslut 1. Överförmyndarnämnden godkänner förslag till verksamhetsplan 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen. 2. Överförmyndarnämnden godkänner förvaltningens förslag till organisationsförändring. 3. Överförmyndarnämnden begär omslutningsförändringar med 9,6 mnkr som rör intäkter och kostnader för ensamkommande flyktingbarn samt lönebidrag. Håkan Andersson Förvaltningschef Överförmyndarförvaltningen Box Vällingby Tel kontaktcenter overformyndarforvaltningen@

2 Sid 2 (44) Innehållsförteckning Inledning Ett Stockholm som håller samman Alla barn i Stockholm har goda och jämlika uppväxtvillkor Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Ett klimatsmart Stockholm Energianvändningen är hållbar Transporter i Stockholm är miljöanpassade Stockholms kretslopp är resurseffektiva Stockholms miljö är giftfri Inomhusmiljön i Stockholm är sund Ett ekonomiskt hållbart Stockholm Stockholm är en världsledande kunskapsregion Stockholm är en företagsvänlig stad Fler jobbar, har trygga anställningar och försörjer sig själva I Stockholm är det enkelt att utbilda sig genom hela livet Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Ett demokratiskt hållbart Stockholm Stockholm är en jämställd stad där makt och resurser fördelas lika Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Stockholm är en stad som lever upp till mänskliga rättigheter och är fritt från diskriminering Stockholm är en stad som respekterar och lever upp till barnets rättigheter i enlighet med FN:s barnkonvention Stockholm är en stad där ingen behöver vara rädd för våld Stockholm är en tillgänglig stad för alla Stockholm är en demokratisk stad där invånarna har inflytande Offentlig upphandling utvecklar staden i hållbar riktning...38 Uppföljning av ekonomi Nämndens ekonomiska förutsättningar...39 Investeringar...42

3 Sid 3 (44) Omslutningsförändringar...42 Särskilda redovisningar Kvalitetsarbete Bilagor Bilaga 1: Jämställdhets- och mångfaldsplan 3-årsplan Bilaga 2: Plan för internkontroll med väsentlighets- och riskanalys 2017 för överförmyndarnämnden

4 Sid 4 (44) Inledning Människor som har svårt att sköta sin ekonomi på grund av sjukdom, ålder eller något annat skäl kan få hjälp av en god man eller en förvaltare. I varje kommun ska det finnas en överförmyndare eller överförmyndarnämnd som ser till att gode män och förvaltare sköter sina uppdrag. Överförmyndaren ska särskilt se till att personens tillgångar används för hens nytta och att tillgångarna i övrigt är placerade på ett tryggt sätt som ger en rimlig avkastning. Överförmyndaren ser också till att föräldrar och förmyndare tar hand om barns tillgångar på ett säkert sätt till dess att barnet blir myndigt. Bestämmelserna om överförmyndarnas verksamhet finns i föräldrabalken och i förmyndarskapsförordningen. Många av dem som har behov av stöd är äldre, personer med olika funktionsnedsättningar samt ensamkommande flyktingbarn. Allvarlig kritik har under flera år riktats mot nämndens verksamhet från bland andra länsstyrelsen och stadsrevisionen. Att rätta till de brister som påpekats har högsta prioritet. Stora förbättringar har genomförts Ytterligare åtgärder måste vidtas under Att rätta till samtliga brister förväntas dock ta flera år. Nämnden har fyra stora utmaningar 2017: Nämndens första utmaning är att hinna med att hantera inkommande ärenden i rimlig tid. Så har inte varit fallet under flera år. Nämndens andra utmaning är att klara den volymökning av antalet huvudmän och ställföreträdare som skett under Orsaken är det stora antalet ensamkommande flyktingbarn som nu fått god man. Den tredje utmaningen är att nämnden tar med sig negativa ärendebalanser in i Det vill säga det finns många uppgifter som borde utförts 2016 men som inte hunnits med. Det handlar bland annat om svar på klagomål, huvudmän som väntar på att få eller byta en ställföreträdare, begäran om entledigande. Överförmyndarnämndens fjärde utmaning är att komma tillrätta med stora kvalitetsbrister i diariesystemet Wärna och i pappersakter, brister som byggts upp under många år. Det arbete som påbörjades 2016 med att bringa ordning och reda måste fortsätta oförminskat under Budgettillskott För att underlätta nämndens möjligheter att ta sig an volymökningar och kvalitetsbrister har fullmäktige höjt nämndens budget med 10 mnkr jämfört med 2016, från 44,8 mnkr till 54,8 mnkr. Därutöver har medel avsatts i central medelsreserv. I tertialrapport 2 ska nämnden rapportera helårsprognos för arvodeskostnader, som ska ligga till grund för kompensation. Det är sammantaget en stor ökning i förhållande till nämndens ursprungliga budget för 2016 och ett uttryck för en medvetenhet om bristerna i nämndens verksamhet. 54,8 mnkr för 2017 kan också jämföras med nämndens slutgiltiga budget för 2016 på 68,9 mnkr. Jämfört så innebär budgeten en sänkning med 14,1 mnkr. Det beror på att till nämndens ursprungliga budget 2016 på 44,8 mnkr ska läggas att nämnden beviljades ett tillägg på 8,0 mnkr i kommunstyrelsens avstämningsärende. Dessutom beviljades ett tillägg på 8,5 mnkr i tertialrapport 1. Ytterligare 7,6 mnkr tilldelades nämnden i ärendet Nyanlända och asylsökande, vilket var en engångssatsning 2016 beroende på särskilt riktade statliga medel begränsade till detta år. Sammantaget har överförmyndarnämnden därför en budget på 68,9 mnkr för Orsaker till de olika tilläggen är ökade arvodeskostnader på grund av fler

5 Sid 5 (44) ställföreträdare, fler handläggare för att kunna handlägga fler ärenden och höja kvaliteten gentemot huvudmän och ställföreträdare, särskilda utbildningsinsatser för gode män till ensamkommande barn samt ersättning till kommunstyrelsen för stöd till överförmyndarnämnden. Även om kostnaderna för stadens överförmyndarverksamhet har ökat måste verksamheten betraktas som kostnadseffektiv. Drygt stockholmare har ett ideellt uppdrag som ställföreträdare, mot en symbolisk ersättning, för att hjälpa sina medmänniskor. Många ställföreträdare gör dessutom mycket mer för sina huvudmän än vad som enligt lagen ingår i uppdraget. Om ställföreträdarsystemet skulle sluta fungera riskerar en stor mängd arbetsuppgifter överflyttas till andra samhällsorgan, som till exempel socialtjänsten, med stora kostnadsökningar som följd. Därför är det bra att insatser nu görs för att få en välfungerande överförmyndarverksamhet. Sammanfattning av nämndens viktigaste produktionsmål för 2017: procent av de årsräkningar där arvode begärs ska vara granskade och arvoden utbetalda senast den 1 september procent av de årsräkningar där arvode inte begärs ska vara granskade senast den 1 december Tillsätta gode män och förvaltare inom 90 dagar. 4. Fatta beslut om byte av gode män och förvaltare inom 60 dagar. 5. Påbörja verkställandet av tillståndsbeslut inom 14 dagar. 6. Uttagsmedgivanden i förmyndarskapsärenden ska hanteras inom 14 dagar. 7. Handlägga ärenden om god man för ensamkommande barn inom 48 timmar. 8. Vitesärenden med anledning av ej inlämnad årsredovisning ska behandlas senast i juninämnden. 9. Förteckningar från gode män för ensamkommande barn ska granskas inom 14 dagar. 10. Redogörelser från gode män för ensamkommande barn ska granskas inom 60 dagar. 11. Samtliga förvaltarskap ska omprövas före årsskiftet. 12. Inkommande handlingar ska registreras inom ett dygn. 13. Den som ansöker om att bli ställföreträdare ska inom en vecka få ett webbtest. KF:s inriktningsmål: 1. Ett Stockholm som håller samman Nämnden fokuserar 2017 på att rätta till de brister som länsstyrelsen, stadens revisorer, riksdagens ombudsmän, justitiekanslern, stadsarkivet med flera har pekat på. Det handlar om att hinna hantera inkomna ärenden i rimlig tid, klara volymökningen på grund av drygt ensamkommande barn, att åtgärda gamla ärenden från föregående år och att rätta till kvalitetsbrister i diariesystemet och i pappersakterna.

6 Sid 6 (44) KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.1 Alla barn i Stockholm har goda och jämlika uppväxtvillkor Ensamkommande barn Förklaring I första skedet är barn som kommer till Sverige utan föräldrar ett ensamkommande barn som söker asyl, ovan kallat EKB. I andra skedet har barnet permanent eller tillfälligt uppehållstillstånd, ovan kallat PUT. I tredje skedet har barnet en särskild förordnad vårdnadshavare, ovan kallat SFV. Utmaningar Överförmyndarnämnden fyller en viktig roll för integrationen i samhället och för att ge barnen en god start på sin tillvaro i Stockholm. Målet är att ensamkommande barn ska få goda och jämlika uppväxtvillkor samt en rättsäker behandling. De gode männen arbetar i huvudsak ideellt mot en symbolisk ersättning för att ge barnen en bra tid i landet. De flesta är mycket engagerade och ger mer stöd än vad som egentligen ingår i uppdraget. I dagsläget finns det drygt ensamkommande barn i Stockholm som är i sin asylprocess och som har en god man förordnad för sig. Under den senare delen av 2016 har antalet nya barn varit mycket begränsat, nämnden har främst tagit emot överflyttade ärenden från andra kommuner. Antalet nya barn som kommer 2017 antas också vara mycket lågt, förutsatt dels

7 Sid 7 (44) att nuvarande lagstiftning fortsätter att gälla dels att inga oförutsedda ändringar i omvärlden sker. Målet är att handlägga ärenden om god man för ensamkommande barn inom 48 timmar. Rekryteringsläget vad gäller god man för ensamkommande barn är i dagsläget gott. Det finns många goda män som är intresserade av fler uppdrag. Dessa får främst bytesärenden, då det i dagsläget är få nya barn som behöver god man. Nämnden har under 2016 utbildat drygt personer i uppdraget som god man för ensamkommande barn. Dessa har även fått möjligheten till vidareutbildning under slutet av året, där socialtjänsten, resursteamet, Migrationsverket och utbildningsförvaltningen ansvarat för föreläsningarna. Hösten 2017 planeras nya utbildningar för de goda män och särskilt förordnade vårdnadshavare som då har ensamkommande barn. Nämnden har som mål att 2017 gå från ett huvudsakligen kvantitativt arbete med goda män (där fokus har legat på att tillsätta goda män) till att mer fokusera på kvalitet, där kunskaperna hos de goda männen ökar men också tillsynen i uppdragen blir mer påtaglig och noggrann. Antalet goda män som har många uppdrag har minskat. Ökade krav på hur redogörelserna fylls i kommer att genomföras och stickprov på goda män kommer att införas vid varje redogörelseperiod för att säkerställa att de uppgifter som lämnats i redogörelsen stämmer i verkligheten. Detta innebär också att de goda män som inte sköter sina uppdrag utifrån de regler som finns upprättade föreslås få ett skäligt arvode för nedlagt arbete, alltså ska möjligheten finnas till lägre arvode i enskilda fall. Utmaningen med kvaliteten kommer att visa sig även när det gäller de klagomål som framkommer på de goda männen från boendepersonal, socialtjänst, Migrationsverk och liknande. Med högre kvalitet på de goda männen bör de inkomna klagomålen minska i omfattning. Antalet barn som överges av sina föräldrar då asylprocessen är avslutad ökar i antal. Dessa barn står då utan förmyndare vilket gör att de faller under nämndens ansvar. Ansvaret för särskild förordnad vårdnadshavare ligger under socialtjänsten, överförmyndarnämnden ska dock vid behov hjälpa till med rekrytering av dessa. Under tiden socialtjänsten utreder den särskilda förordnade vårdnadshavarens lämplighet kan nämnden utse en särskild god man, vilket är ett tillfälligt uppdrag. Förändringar som nämnden ska åstadkomma under 2017 är en organisation bättre rustad för eventuella anhopningar av barn, högre kunskapsnivå hos de goda männen, en tydlighet i arbetet med särskild förordnad vårdnadshavare samt en arvodesjustering. Nämnden ser även ett behov av utvecklingsarbete gällande barnkonventionen och dess införande i staden. Det är viktigt att goda män för ensamkommande barn är väl förtrogna med barnkonventionen. Nämnden behöver utveckla sitt arbete med de barn som räknas upp i ålder (där beslut tas av Migrationsverket) för att få en tydlighet i hur nämnden hanterar dessa ärenden samt för att kunna arbeta långsiktigt med de barn som är avvikna före eller efter asylbeslutet. Hur stor andel av barnen som vistas i Sverige som räknas som avvikna har nämnden i dagsläget svårt att mäta, här kommer en ny rutin att arbetas fram för att lättare kunna ta fram den statistiken. Föräldraförvaltning Inom en månad efter det att ett barns tillgångar överstiger åtta basbelopp eller att denne har tillgångar som ska stå under överförmyndarkontroll ska förmyndaren/förmyndarna ge in en förteckning över egendomen. Det vill säga om ett barn till exempel får pengar via ett arv eller

8 Sid 8 (44) en försäkringsutbetalning till ett belopp större än kr år 2017 så ska nämnden kontrollera att pengarna kommer barnet till godo och inte används av någon annan till något annat. Detsamma gäller om barnet äger fast egendom som ett hus eller har nyttjanderätt till fast egendom. Nämndens tillsyn syftar till att säkerställa att barnets tillgångar används till barnets bästa i enlighet med lagens krav. Särskild förordnad förmyndare Om ett barn saknar förmyndare och nämnden får kännedom om detta ska nämnden hos tingsrätten ansöka om en särskild förordnad förmyndare. Uppdraget för denne är samma som för en förälder som är förmyndare, det vill säga att förvalta barnets tillgångar och företräda barnet i angelägenheter som rör tillgångarna. Ett exempel är om en förälder som har ensam vårdnad om ett barn får en förvaltare förordnad för sig. Då kan föräldern inte längre vara förmyndare för sitt barn och förmynderskapet upphör med automatik. Utmaningar Hinna handlägga ärenden tillräckligt snabbt, förbättra informationen till förmyndarna och erbjuda utbildning som är anpassad till förmyndarna är förvaltningens största utmaningar inom detta område. Ensamkommande barn ska få goda och jämlika uppväxtvillkor och ges en rättssäker behandling Förväntat resultat Alla ensamkommande flyktingbarn som placeras i Stockholm tillförsäkras, oavsett deras utsikter att få uppehållstillstånd, en god start och introduktion i det svenska samhället genom att tilldelas en god man. Ärenden om god man för ensamkommande barn handläggs inom 48 timmar Förväntat resultat Samtliga ensamkommande flyktingbarn som placeras i Stockholm ska inom 48 timmar ha förordnats en god man.

9 Sid 9 (44) KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.2 Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Förklaring Diagrammet visar en jämförelse mellan hur många aktiva akter som nämnden utövade tillsyn över vid fem olika datum. För , , och redovisas samma siffror som i verksamhetsberättelsen för 2015, dock med ändringar i kategoriindelningen (se nedan under rubriken Kategorierna). Sammanlagt utövade nämnden tillsyn i ärenden per den 1 november I stort sett varje tillsynsärende har en fysisk akt kopplad till ärendet. I varje tillsynsärende kan det finnas en eller flera typer av handläggningsåtgärder som nämnden behöver vidta. Det kan till exempel handla om att granska redovisningshandlingar som inkommit i ärendet, handlägga en begäran om byte av ställföreträdare eller utreda om tillstånd till en fastighetsförsäljning bör lämnas. Kategorierna Kategorin godmanskap och förvaltarskap visar antalet pågående tillsynsärenden för godmanskap och förvaltarskap på grund av hälsoskäl där tingsrätten utser en god man eller förvaltare, och tillfälliga godmanskap där nämnden utser en god man. Kategorin EKB visar antalet pågående tillsynsärenden gällande ensamkommande barn, där barnet har en god man eller en särskild förordnad vårdnadshavare utsedd för sig. Kategorin övriga ärenden visar antalet övriga ärenden som nämnden utövar tillsyn i. Där ingår bland annat ärenden gällande tillsyn över föräldrars ekonomiska förvaltning av barns tillgångar samt tillsyn över särskilda förordnade vårdnadshavare och förmyndare (observera dock att ärenden gällande särskilda förordnade vårdnadshavare för ensamkommande barn redovisas i kategorin EKB). I verksamhetsberättelsen för 2015 redovisades endast ärenden gällande goda män för ensamkommande barn i kategorin EKB, ärenden gällande särskilda förordnade vårdnadshavare för ensamkommande barn redovisades i kategorin Övriga ärenden (föräldraförvaltning m.m.).

10 Sid 10 (44) Antal tillsynsärenden och ställföreträdare per handläggare Sju handläggare, inklusive enhetschef, ansvarar för att handlägga tillsynsärenden för ensamkommande barn. Det ger 295 tillsynsärenden per handläggare. Tillfälligt anställd personal som i första hand arbetar med byten och klagomål ger viss avlastning. 23 handläggare, inklusive två enhetschefer, ansvarar för tillsynsärenden för vuxna och barn som inte är ensamkommande. Det ger 335 ärenden per handläggare. Tillfälligt anställd personal som i första hand arbetar med granskning av årsredovisningar ger viss avlastning hade förvaltningen cirka 800 tillsynsärenden per handläggare. Då gjordes ingen skillnad på ärenden för ensamkommande barn och övriga ärenden. Antalet tillsynsärenden per handläggare har alltså sjunkit betydligt. Det ger kraftigt förbättrade möjligheter att hinna med att handlägga ärenden i tid och att höja rättssäkerheten. Stockholm har dock avsevärt fler ärenden per handläggare än de som brukar betraktas som ett rimligt antal ärenden per handläggare vid landets överförmyndarförvaltningar. Ett tillsynsärende betyder här en huvudman som nämnden har tillsynsansvar för. Det varierar kraftigt hur mycket arbete nämnden behöver lägga ned på tillsyn av respektive huvudman. För varje huvudman finns ett antal ärenden som till exempel granskning av årsräkning, vitesföreläggande, klagomål, begäran om byte av ställföreträdare, omprövning av förvaltarskap, godkännande om omplacering av medel, godkännande av uttag av medel, godkännande av försäljning av fastighet m.m. Nytt arbetssätt Under 2017 kommer det för varje personakt att finnas en handläggare som äger helhetsansvaret. Det innebär att vid handläggningen av ärenden finns möjligheten att se ett ärendes påverkan för den enskilde huvudmannen på ett helt annat sätt än vad som varit möjligt tidigare. Det innebär också att fler brister förväntas kunna identifieras såväl i nämndens tidigare hantering av ärendena som i hur ställföreträdarna skött sina uppdrag än vad som tidigare har funnits. Särskilt om barnärenden Nämnden utövar ingen särskild tillsyn mot förmyndare som inte lämnar den redovisning som de är skyldiga att göra. Nämnden tar med sig en stor mängd ärenden från 2016 till 2017 som inte har hunnits handläggas i tid. Det gäller ansökningar om behov av god man på grund av särskilda angelägenheter, så som exempelvis jävssituationer mellan förmyndare och barn. Utmaningen för 2017 är att finna lämpliga ställföreträdare för sådana ärenden och i vissa fall utse en särskild god man att bevaka barnets angelägenheter eller sköta barnets ekonomi när förmyndaren inte är lämplig att göra detta. I flera barnärenden behöver nämnden ta ställning till om åtgärder ska vidtas mot förmyndare som inte sköter barnets ekonomi på ett tillfredsställande sätt. Det kan vara frågan om att förordna en god man eller ansöka om en medförmyndare, men även skärpande föreskrifter mot en förmyndare. Särskilt om internationella ärenden Enligt särskilda bestämmelser i 16 kapitlet 2 föräldrabalken ska överförmyndaren i Stockholm utöva tillsyn över enskilda ärenden för förmyndare, goda män och förvaltare för huvudmän som inte är folkbokförda i Sverige, men som har rätt till en svensk ställföreträdare. Om det är frågan om att huvudmannen vistas i en kommun i Sverige eller om det är frågan om ett dödsbo där den avlidne hade sin hemvist i en kommun i Sverige är det den kommunen som ska utöva tillsyn. Finns ingen sådan kommun hör ärendet till Stockholms överförmyndar-

11 Sid 11 (44) nämnd. I nuläget finns det inget sätt för nämnden att identifiera sina internationella ärenden. Målet för 2017 är därför att: utveckla ett sätt i verksamhetssystemet för att mäta antalet internationella ärenden som hör till Stockholm, särskilja på internationella barnärenden, vuxna huvudmän och ställföreträdarskap för dödsbon i den internationella statistiken. Årsredovisningar Före den 1 mars varje år ska ställföreträdaren ge in en årsräkning till överförmyndarnämnden. I årsräkningen ska ställföreträdaren redogöra för förvaltningen under föregående år av egendom som stått under dennes förvaltning. Ställföreträdarna är även skyldiga att lämna de upplysningar om sin verksamhet som nämnden begär. När årsräkningarna är granskade ska årsarvode betalas ut till ställföreträdare. Under 2016 var 97 procent av de årsredovisningar där arvode begärs granskade den 1 september, men granskningen av de årsredovisningar där arvode inte begärts pågick ända fram till december höjs ambitionsnivån till att samtliga de årsräkningar där ställföreträdaren begär arvode ska vara färdiggranskade och utbetalade senast den 1 september och årsräkningar där ställföreträdaren inte begär arvode ska vara färdiggranskade senast den 1 december. Efter en organisationsförändring kommer alla handläggare att arbeta med alla typer av handläggning i sina huvudmäns akter. Cirka årsräkningar beräknas inkomma För att övriga ärenden inte ska tränga ut granskningen av årsräkningar kommer särskilda veckodagar vikas för arbetet med granskningen, och varje handläggare får ett beting över antalet årsräkningar som ska granskas innan handläggaren får ägna sig åt annan ärendehandläggning. Före 1 mars ska en årsräkning för förvaltning av föregående års egendom lämnas in till förvaltningen av ställföreträdare. Påminnelse om att lämna in årsräkning ska gå ut i mars. Ett särskilt brev med erinran om att inkomma med årsredovisning ska gå ut i slutet på april. De ställföreträdare som inte lämnar in årsredovisning ska vitesföreläggas senast på juninämnden. Vitesförelägganden Ställföreträdare som inte lämnar in de redovisningshandlingar som de är skyldig att lämna enligt lag ska vitesföreläggas. Vitesföreläggande är i princip den enda sanktion som finns att ta till mot ställföreträdare som inte gör det de ska, utöver att entlediga dem. Majoriteten av nämndens vitesärenden rör ställföreträdare som inte lämnat in sin årsräkning i tid. Om förteckning, årsräkning eller sluträkning inte kommer in och det inte finns något anstånd ska nämnden förelägga ställföreträdaren vid vite att lämna in redovisningshandlingen och sedan ansöka till tingsrätten om utdömande av vite. Det finns inget självändamål för överförmyndarnämnden att få ett vitesbelopp utdömt. Istället eftersträvar nämnden att den begärda handlingen lämnas in. Under 2016 har rutinerna för vitesförelägganden setts över och ansvarsfördelningen har förtydligats. Trots det har nämnden inte lyckats slutföra vitesärendena under 2016 utan tar med sig en stor mängd ärenden som inte hunnit handläggas från 2016 in i Det innebär att i de

12 Sid 12 (44) cirka 60 vitesärenden som hanterats av nämnden under 2016 och där redovisningshandlingen fortfarande inte kommit in ska nämnden ansöka om utdömande av vite i tingsrätten under Processen pågår också i att entlediga de ställföreträdare som vitesförelagts på nämndsammanträde under Under 2017 ska uppföljningen av de ställföreträdare som fått beslut om vite skärpas. Ansökan om vite ska gå vidare till tingsrätten. Mål för 2017: Beslut om vitesföreläggande av den som inte lämnat in årsredovisning ska fattas i nämnden senast i juni Ansökan om utdömande av vite ska göras till tingsrätten för de ställföreträdare som inte lämnar in redovisningshandlingar efter nämndbeslut om vite. De goda män och förvaltare som förekommer som vitesärende till nämnden under 2017 ska entledigas från uppdraget. Ansökningar och anmälningar om ställföreträdare Nämnden beräknar att få in cirka ärenden gällande utredning av ställföreträdare under 2017, det vill säga utredning av personer som vill bli ställföreträdare, utredning vid begäran om byte av ställföreträdare med mera. Under 2016 har begreppen ansökan och anmälan förtydligats tillsammans med blanketterna för ansökan och anmälan. Informationen på stadens hemsida har förtydligats gällande detta. Nämnden tar inför verksamhetsåret 2017 med sig en balans av ärenden som inte hunnits med året innan. Denna beräknas uppgå till cirka 220 anmälningar om behov av god man eller förvaltare som inte är avgjorda i tid och cirka 300 ansökningar om god man eller förvaltare som ligger i tingsrätten och väntar på avgörande, vilket oftast är beroende av att nämnden kan leverera ett förslag på god man. Mål för 2017: Ansökan från huvudmannen eller annan behörig ska överlämnas till tingsrätten. Goda män och förvaltare ska tillsättas inom 90 dygn från det att ärendet har initierats hos nämnden. Nya goda män och förvaltare ska få ett startpaket med en informationsbroschyr om uppdraget när de tillträder i ett godmanskaps- eller förvaltarskapsärende. Omprövning av förvaltarskap Nämnden ska enligt 5 förmyndarskapsförordningen (1995:379) årligen särskilt granska samtliga förvaltarskap för att pröva om det finns skäl för att ansöka om upphörande av förvaltarskapet. Om överförmyndarnämnden får reda på att ett förvaltarskap inte längre behövs är nämnden skyldig att ansöka om förvaltarskapets upphörande till tingsrätten. Förvaltarskapet är ett av de mest integritetsingripande instituten mot den enskilde som finns i dagens samhälle. Eftersom den som är ställd under ett förvaltarskap är fråntagen sin rättshandlingsförmåga saknar denne rätt att själv förfoga över sin egendom, ingå avtal och fatta ekonomiska beslut. Ett förvaltarskap får därför inte fortsätta slentrianmässigt och måste omfatta den enskilde huvudmannens hjälpbehov utan att vara för långtgående. Om förvaltarskapet inte längre behövs ska det upphöra. Den enskilde huvudmannen är beroende av sin förvaltare och att tillsynen över förvaltaren fungerar. Att ett förvaltarskap omprövas årligen på

13 Sid 13 (44) ett rättssäkert sätt är därför av avgörande betydelse för den enskilde. Vid omprövningen av ett förvaltarskap ska nämnden pröva om den enskilde fortfarande behöver hjälp genom en förvaltare eller om den enskildes hjälpbehov kan tillgodoses på ett mindre ingripande sätt. Om det inte längre finns förutsättningar för ett förvaltarskap ska nämnden ansöka om att förvaltarskapet upphör. Om den enskilde fortfarande behöver hjälp genom en ställföreträdare, men inte på ett sådant integritetsingripande sätt som ett förvaltarskap innebär, kan nämnden ansöka om att förvaltarskapet upphör och att ett godmanskap anordnas istället. Under 2017 beräknas nämnden utöva tillsyn över drygt förvaltarskap. I dessa ärenden ska nämnden ta ställning till om det är aktuellt att ansöka om förvaltarskapets upphörande eller inte. Utmaningen är att under 2016 skedde förvaltarskapsomprövningar för första gången på flera år för flera huvudmän. Det innebär att nämndens arbete med att komma tillrätta med bristfällig information om de enskilda huvudmännens behov och att få rättssäkra förvaltarskapsomprövningar beräknas ta flera år. Under våren 2017 ska omprövningsprocessen ses över och en ny rutin för hur omprövning av förvaltarskap ska ske tas fram. Fokus är att stärka rättssäkerheten för den enskilde huvudmannen vid omprövningen av förvaltarskap i det enskilda ärendet. Det ska ske genom att nämnden ser över behovet av färskare läkarintyg i de enskilda ärendena, den blankett som förvaltarna ska fylla i inför omprövningen ses över och större krav ställs mot förvaltare att lämna in nödvändiga uppgifter inför omprövningen. Förvaltare som inte medverkar till en omprövning av förvaltarskap är inte lämpliga som förvaltare, varför deras lämplighet ska prövas. Begäran om entledigande och byte Under 2016 har information om gränsdragningen mellan klagomål och byten förtydligats på hemsidan. Bytesprocesser för olämpliga ställföreträdare har initierats i vitesärenden för första gången på flera år. Det finns begäran om entledigande och byten som legat i flera år och väntat på att bli handlagda. Orsaken till att ärendena inte handlagts är brist på vissa typer av ställföreträdare, brist på handläggningsresurser och bristande ordning i nämndens register. Vid årsskiftet kommer nämnden att ha cirka 500 ärenden som gäller byte av ställföreträdare som inte har hunnit slutbehandlas inom två månader från det att de kom in till nämnden. Nämnden beräknar att få in ungefär ärenden gällande byte av ställföreträdare under Sammanlagt ca byten behöver handläggas 2017 för att balans ska uppstå och de brister länsstyrelsen pekat på ska kunna åtgärdas. Bytes- och klagomålsärenden fördelas enligt följande. 55 procent av ärendena är begäran om entledigande från ställföreträdare som inte vill fortsätta som god man eller förvaltare, 30 procent av ärendena utgör ansökan om byte från huvudmannen själv eller dennes anhöriga och 15 procent av ärendena är klagomål från personer som inte är parter i ärendet, exempelvis socialtjänst, myndigheter och oroliga medmänniskor. Målet om att fatta beslut om byte av förvaltare och goda män inom 60 dagar gäller otvistliga ärenden. Det vill säga ärenden som inte ska behandlas av nämnden. Tvistliga ärenden där flera parter ska yttra sig och ärendet ska behandlas av nämnden kan ta längre tid.

14 Sid 14 (44) Mål för 2017 är att: fatta beslut om byte av förvaltare och goda män inom 60 dagar, rekrytera fler ställföreträdare för bytesärenden, initiera bytesprocessen för de olämpliga ställföreträdare som aktualiseras i vitesprocessen eller som inte lämnar in sina årsräkningar i tid, komma till rätta med de ärendebalanser som har legat i flera år, minska antalet klagomål genom utbildningsinsatser för att klargöra roller och förväntningar. Tillståndsärenden Som en följd av att handläggarna sedan den 1 september 2016 arbetar med ett helhetsansvar i huvudmännens personakter förväntas antalet avslagsbeslut i tillståndsärenden öka under Detta som en följd av en mer rättssäker tillsyn i huvudmännens akter där handläggningen sker med en större helhetsförståelse. Risken för att exempelvis uttag beviljas för lättvindigt kommer att minska under Det i sin tur innebär att antalet avslagsbeslut som ska avgöras på nämndsammanträde förväntas öka. Målet för 2017 är att: verkställandet av tillståndsbeslut ska påbörjas inom 14 dagar. Aktivitet Startdatum Slutdatum Överförmyndarnämnden ska utreda möjligheten att införa förvaltarenheter vid nämnden Att vara god man eller förvaltare är i grunden ett ideellt uppdrag med en symbolisk ersättning. Ställföreträdaren bestämmer själv om man vill åta sig ett uppdrag eller inte. Det finns uppdrag som är svåra att finna en ställföreträdare till därför att de är särskilt krävande. Det kan till exempel bero på att huvudmannen är våldsam eller att det är mycket konfliker omkring en hu-

15 Sid 15 (44) vudman, som innebär att uppdraget som ställföreträdare är extremt tidskrävande och komplicerat. I sådana ärenden har nämnden svårt att hitta en ställföreträdare, vilket medför att huvudmannen inte får den hjälp hen har rätt till. Vid en förvaltarenhet skulle ställföreträdare som är anställda i staden arbeta. Deras uppgift skulle vara att åta sig uppdrag som det inte går att hitta ideellt arbetande ställföreträdare till. En sådan enhet måste i så fall höra till en annan nämnd än överförmyndarnämnden, då nämnden inte kan idka tillsyn över sig själv. Nämnden kommer under 2017 att genomföra en förutsättningslös utredning av hur en sådan lösning skulle kunna se ut. Informationen är korrekt och lättillgänglig Behovet av ställföreträdare är fortsatt stort. Det är därför av största vikt att informationen om vad ett ställföreträdarskap innebär är enkel, begriplig och lättillgänglig. Med hjälp av stadsledningskontoret och med utökade resurser har ett arbete inletts under 2016 för att förbättra informationen på stadens hemsida och annonsera efter goda män, men också att utöka och förbättra utbildningen för såväl intresserade blivande ställföreträdare som redan anlitade sådana. Detta arbete ska fortsätta att utvecklas under Förväntat resultat Målen är att få rätt ställföreträdare till rätt huvudman, att ställföreträdare ska ha god kännedom om vad uppdraget kräver, att få fler ställföreträdare som har rätt kvalifikationer samt att minska antalet byten på grund av okunskap. Aktiviteter Startdatum Slutdatum Nämnden ska ta fram en kommunikationsplan Utveckla och utvärdera ett effektivt sätt att kommunicera med omvärlden med hjälp av kontaktcenter Nämnden ska utöva en rättssäker handläggning med nöjda huvudmän och ställföreträdare Det är viktigt att utveckla arbetet med att rekrytera goda män och förvaltare. Nämnden ska samarbeta med relevanta aktörer så att även ideella krafter tas tillvara samt fortsätta den dialog som inletts med funktionshinderrådet. Nämnden ska under året ta fram en långsiktig plan för rekrytering och kontroll av goda män, förvaltare och särskilda vårdnadshavare, samt se över hur rekrytering och kontroll kan utvecklas. Under året ska nämnden utreda hur staden bättre ska kunna tillgodose huvudmän som av olika skäl har särskilda behov. Det kan handla om huvudmän som behöver ställföreträdare med extra stor kunskap i ekonomisk redovisning, hantering av juridiska konflikter, hantering av särskilt krävande psykiskt sjuka eller något annat. Det är angeläget att få in rätt ställföreträdare som har goda förutsättningar att klara uppdraget och därmed minska behovet av stöd och även minska antalet fel. Rekryteringen kan utvecklas genom att matchningen mellan huvudmän och ställföreträdare förbättras. En mer aktiv och målstyrd rekrytering ska införas. Kraven för att bli ställföreträdare höjs. Det obligatoriska

16 Sid 16 (44) kunskapstestet utvecklas. Ett krav är att alla nya ställföreträdare ska kunna kommunicera via mejl och kunna använda webb och e-tjänster. Förväntat resultat God man tillsätts inom 90 dagar från det att ansökan kommit in under förutsättning att behov finns. Huvudmän (den enskilde), ställföreträdare och andra som har kontakt med nämnden upplever att de får ett gott bemötande. Förklaring Diagrammet visar hur många ställföreträdare som fanns registrerade i pågående tillsynsärenden den 31 december år 2012 till 2015 samt den 1 november Diagrammet är indelat per kategori av ställföreträdare. Om en fysisk person har tio uppdrag som förvaltare räknas den personen tio gånger i kategorin GM och FV. Om samma person dessutom har ett uppdrag som god man för ensamkommande barn räknas personen också en gång i kategorin GM och SFV EKB. I vissa fall kan en person ha ett delat uppdrag, där personen både är god man och förvaltare på grund av hälsoskäl, för samma huvudman. Ett sådant uppdrag räknas bara en gång, eftersom nämndens tillsyn sker på samma sätt som om personen bara hade varit god man eller förvaltare. I vissa pågående tillsynsärenden kan det finnas flera olika personer registrerade som ställföreträdare. Om exempelvis en huvudman och dennes ordinarie goda man är delägare i samma dödsbo, kan en tillfällig god man behöva utses. Både den ordinarie och den tillfälliga goda mannen räknas en gång var i kategorin GM och FV. Diagrammet visar bland annat hur många potentiella handläggningsärenden som kan aktualiseras hos nämnden. Om till exempel alla goda män och särskilda förordnade vårdnadshavare för ensamkommande barn skulle ha begärt sitt entledigande samtidigt den 31 december 2015, skulle nämnden ha haft ärenden gällande byte av ställföreträdare att registrera och hantera.

17 Sid 17 (44) Kategorierna Kategorin GM och FV visar hur många goda män enligt 11 kap. 1-4 föräldrabalken och förvaltare som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd Kategorin GM och SFV EKB visar hur många goda män och särskilda förordade vårdnadshavare för ensamkommande barn som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd. Kategorin SFV, SFF och med-fm visar hur många särskilda förordnade vårdnadshavare, särskilda förordnade förmyndare och medförmyndare för andra barn än ensamkommande barn som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd. Här ingår alltså de förmyndare och vårdnadshavare som blivit utsedda till det genom särskilt beslut, till skillnad från förmyndare som blir det därför att de är föräldrar för sina barn. Kategorin FM visar hur många förmyndare, där det är en förälder som är förmyndare, som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd. Förklaring Diagrammet visar hur många aktiva uppdrag som god man eller förvaltare varje ställföreträdare hade, som överförmyndarnämnden utövat tillsyn över åren samt Alla typer av godmanskap, alltså godmanskap enligt 11 kap. 1-4 föräldrabalken och godmanskap för ensamkommande barn, samt förvaltarskap ingår i beräkningen. Siffrorna inuti staplarna visar hur många personer som hade de antal uppdrag som respektive kategori representerar. Den vågräta axeln visar den procentuella sammansättningen av hur många uppdrag varje person har. Observera att axeln börjar på 84 procent av det totala antalet uppdrag, så hela längden av axeln visas inte i diagrammet. Om hela stapeln hade visats hade den blå delen varit betydligt längre. Kategorierna Kategorierna är förhoppningsvis relativt självbeskrivande. Exempelvis visar kategorin 1-3 uppdrag (med blå färg) hur många fysiska, unika personer som hade mellan ett och tre på-

18 Sid 18 (44) gående uppdrag som god man eller förvaltare hos nämnden. Antal uppdrag per ställföreträdare Den genomsnittliga personen som har uppdrag som god man eller förvaltare och som Stockholms överförmyndarnämnd utövar tillsyn över har två uppdrag. Drygt 2 procent av personerna som har uppdrag har fler än tio uppdrag. Sedan nämnden infört begränsningar för hur många uppdrag som en ställföreträdare maximalt får ha är det färre personer som har fler än 20 uppdrag. Nämnden har inte aktivt entledigat ställföreträdare som har fler än 20 uppdrag, men utser dem inte för fler uppdrag och föreslår dem heller inte till tingsrätten. I och med att ställföreträdarskapen upphör eller ställföreträdarna blir entledigade från uppdragen innebär det att färre och färre ställföreträdare har fler än 20 aktiva uppdrag. I några fall har dock tingsrätterna bedömt en ställföreträdare med fler än 20 uppdrag som lämplig för uppdraget och utsett denne, trots att nämnden har motsatt sig det. Rekrytering av ställföreträdare till vuxna Förvaltningens behov av att rekrytera nya ställföreträdare till vuxna är fortsatt stort. I slutet av november 2016 fanns det 384 ärenden där det saknas en ställföreträdare eller där byte behöver ske och rekrytering pågår. Som ett led i inriktningen mot en mer digitaliserad förvaltning hänvisas nu alla som ansöker om att bli ställföreträdare till att använda ett internetbaserat rekryteringsverktyg, Recruto. Under 2015 ansökte 907 personer om att bli ställföreträdare för vuxna huvudmän. Under 2016 beräknas motsvarande siffra bli cirka personer. Dessa lämplighetsprövas genom att en kreditupplysning görs liksom en kontroll i belastningsregistret. Slutligen kontrolleras att de själva inte har förvaltare. När den första delen av lämplighetsprövningen är klar bjuds alla in till ett introduktionskurstillfälle detta är obligatoriskt och avslutas med ett kunskapstest som den aspirerande ställföreträdaren behöver få godkänt på för att kunna få ett första uppdrag. Av de som genomgått introduktion för ställföreträdare är det ungefär en tredjedel som tar på sig uppdrag som god man för en vuxen. Resten väljer att avstå eller väljer att bli god man för ensamkommande barn istället. Under 2017 ska arbetet med att hitta rätt ställföreträdare till rätt huvudman intensifieras: Lämplighetsprövningen förändras. Idag lämplighetsprövas alla som söker vilket leder till mycket administrativt arbete. Under 2017 ska lämplighetsprövningen utvecklas för att säkerställa att de som ansöker har en grundkunskap. Detta sker genom att de sökande får genomgå en webbutbildning innan de ansöker, ett certifikat därifrån avgör om förvaltningen ska lämplighetspröva eller inte. Det tillvägagångssättet kan dels spara administrativ tid och dels borga för en bättre kunskap hos dem som till slut blir ställföreträdare. Intervjuer, enskilt eller i grupp, av personer som söker uppdrag som ställföreträdare ska införas. Alla som blir ställföreträdare idag är inte alltid lämpliga bara för att de klarat lämplighetsprövningen. Förvaltningen behöver använda den kompetens som finns hos medarbetare och träffa de blivande ställföreträdarna. På det sättet kan förvaltningen säkerställa att de som erbjuds uppdrag är erfarna, rättrådiga och i övrigt lämpliga. Förvaltningen får dessutom en närmare kontakt med ställföreträdarna vilket leder till bättre kvalitet och känslan av ökad tillgänglighet.

19 Sid 19 (44) Under 2016 har kontakter tagits med bildningsorganisationer och ett inledande möte genomförts. Under 2017 utvecklas samarbetet och målet är att alla blivande ställföreträdare ska gå en kurs via någon av dessa organisationer. Under 2017 ska stödet till ställföreträdare för vuxna i form av utbildningar förbättras: Fördjupningskurser inom bland annat upprättande av årsredovisning ska erbjudas för att komma till rätta med förekommande brister. Indikator Årsmål Periodicitet Andel årsräkningar där arvode begärs som är granskade och där arvoden har betalats ut senast den 1 september Tertial KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.3 Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Huvudmän och ställföreträdare som vänder sig till nämnden måste kunna känna sig trygga med att de får en rättssäker behandling och att beredskap finns för att hantera olika typer av kriser som kan uppstå. De viktigaste insatserna för att säkerställa en rättsäker behandling är att minska antalet ärenden per handläggare så att tid finns att göra noggranna bedömningar samt att säkerställa en hög kunskapsnivå hos samtliga handläggare. Nämnden ska 2017 ta fram en krisplan samt utveckla nämndens internkontroll med väsentlighets- och riskanalys. Beredskapen för att hantera kriser som till exempel brand, IT-problem, hot, inbrott och förtroendekris behöver utvecklas. Rutiner för bemanning och avlösning vid kris behövs liksom en kommunikationsplan. En rutin för hantering av hot ska tas fram liksom en rutin för reservlokal. Indikator Årsmål KF:s årsmål Periodicitet Andel genomförda åtgärder inom ramen för risk- och sårbarhetsanalys (RSA) 100 % 100 % År KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.7 Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Till en trygg ålderdom hör möjligheten att få hjälp av en god man eller förvaltare när det behovet uppstår. Många äldre har i livets slutskede behov av en ställföreträdare på grund av demens, annan sjukdom eller ålderdomssvaghet. Det är viktigt att stadens äldre och anhöriga har kunskap om vad ställföreträdarskap innebär och hur man går tillväga för att ansöka om, eller anmäla behov av, god man eller förvaltare. Informationen måste vara tillgänglig både digitalt och i pappersform. Från och med 2017 har nämnden anställt en kommunikatör som bland

20 Sid 20 (44) annat får i uppgift att utveckla samarbetet med pensionärsorganisationerna. När en ansökan eller anmälan kommer in måste en snabb och rättsäker utredning göras. En utökning av antalet handläggare syftar till att komma till rätta med dagens alltför långa handläggningstider. Detsamma gäller dagens alltför långa handläggningstider för hantering av byten, klagomål och entlediganden. En förstärkning av tillsynen av ställföreträdare kommer att genomföras under 2017 för att säkerställa att ingen huvudman blir orätt behandlad. Alla äldre som behöver det ska få hjälp och stöd av en god man Indikator Årsmål Periodicitet Andel äldre över 70 år som anmält behov av ställföreträdare och som har fått det inom 90 dagar 100 År Aktivitet Startdatum Slutdatum Utveckla insatserna för att rekrytera ställföreträdare Öka antalet ställföreträdare bland yngre pensionärer Yngre pensionärer, det vill säga yngre än 70 år, som just lämnat arbetslivet är en resurs som förvaltningen vill bli bättre på att tillvarata. Yngre pensionärer har ofta färsk yrkeskunskap och tid och lust att fortsätta bidra med sin erfarenhet. Uppdraget som ställföreträdare passar många bra då man själv väljer hur många uppdrag man vill åta sig och när arbetet ska utföras. Målet är att 100 personer bland just yngre pensionärer ska värvas under 2017, det vill säga cirka 10 procent av det totala behovet av nya ställföreträdare. Indikator Årsmål Periodicitet Antalet nytillkomna ställföreträdare bland yngre pensionärer 100 st. År Aktivitet Startdatum Slutdatum Riktade rekryteringsinsatser till pensionärsorganisationerna KF:s inriktningsmål: 2. Ett klimatsmart Stockholm Det är endast nämndens kontor, resor och personal som har en klimatpåverkan. Nämnden kan bidra till ett klimatsmart Stockholm genom att använda förnyelsebar el, minimera användningen av lokaler, köpa ekologisk mat och minimera resandet med bil och flyg. Vid konferenser anlitas miljöcertifierade anläggningar.

21 Sid 21 (44) KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.1 Energianvändningen är hållbar Nämnden använder energisnål belysning, kravmärkta produkter och miljöklassade tjänster. Kravmärkta produkter används så långt som möjligt Förväntat resultat 75 procent av allt materialinköp ska vara miljömärkt. KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.2 Transporter i Stockholm är miljöanpassade Inom överförmyndarnämndens verksamhet är det endast enstaka personer som vid enstaka tillfällen gör resor i tjänsten. Då används så gott som uteslutande tåg och annan kollektivtrafik, inte bil eller flyg. Nämnden bidrar till bättre luft i Stockholm och till minskad klimatpåverkan Förväntat resultat Genom att tänka klimatsmart och i så hög utsträckning som möjligt använda fossilbränslefria transportmedel medverkar nämnden till att stadens mål uppnås. KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.4 Stockholms kretslopp är resurseffektiva Inom nämndens verksamhet pågår ett digitaliseringsprojekt som bland annat syftar till att minimera användningen av papper. Sopor sorteras i fraktionerna papper, plast, miljöfarligt avfall, glas och förbränningsbart avfall. 100 procent av nämndens avfall källsorteras Förväntat resultat Genom att källsortera allt avfall som nämndens verksamhet, genom förvaltningen, genererar ska nämnden bidra till att stadens mål uppnås. Nämnden ska ha ett miljöombud.

22 Sid 22 (44) KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.5 Stockholms miljö är giftfri Städföretaget som städar nämndens verksamhetslokaler använder miljövänliga produkter. Köp av ekologisk mat eftersträvas samt miljöcertifiering vid bokning av konferensanläggningar. Vid köp av varor eftersträvas köp av varor som har någon form av miljöcertifiering. Nämnden bidrar till målet genom att i så hög utsträckning som möjligt köpa miljöcertifierade varor och tjänster Förväntat resultat Material och varor som inhandlas ska vara kravmärkta eller på annat sätt miljögodkända, tjänster ska vara miljöcertifierade. KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.6 Inomhusmiljön i Stockholm är sund En mätning av luftkvaliteten kommer att ske i nämndens lokaler. Några väggar i kontorslokalerna innehåller asbest. Där får bara företag som har erfarenhet av att hantera asbest utföra arbeten. Nämnden har minskat antalet skrivare och kopiatorer och flyttat kvarvarande till platser där de stör mindre. Luften i nämndens verksamhetslokaler uppnår god luftkvalitet Förväntat resultat Inga för inomhusluften relevanta gränsvärden överskrids. KF:s inriktningsmål: 3. Ett ekonomiskt hållbart Stockholm Nämndens verksamhet har under lång tid varit kraftigt underfinansierad vilket resulterat i mycket kraftig kritik från länsstyrelsen, stadens revisorer, riksdagens ombudsmän, justitiekanslern, stadsarkivet, funktionshindersrådet samt Stockholms läns godmans- och förvaltarförening. Nämnden har Stockholms stads lägsta medarbetarindex. Att åtgärda de brister som byggts upp under många år kommer att ta flera år att komma tillrätta med och kräva betydande personalinsatser. Staden har också fått ökade kostnader på grund av en stor ökning av antalet goda män för drygt ensamkommande barn under Därtill kommer att Migrationsverkets ersättning för ensamkommande barn kommer att ändras under 2017, vilket innebär att staden får stå för en större del av kostnaderna än tidigare. Antalet invånare i Stockholm beräknas öka kraftigt under kommande år. Befolkningsökningen medför att även antalet personer som behöver ställföreträdare kommer att öka de närmaste åren.

23 Sid 23 (44) Även om kostnaderna för stadens överförmyndarverksamhet har ökat, och kommer att öka ytterligare de närmaste åren, måste verksamheten betraktas som kostnadseffektiv. Drygt stockholmare har ett närmast ideellt uppdrag mot en symbolisk ersättning för att hjälpa sina medmänniskor. Ersättningen är inte i närheten av något som skulle kunna betraktas som lön. Många ställföreträdare gör dessutom mycket mer för sina huvudmän än vad som enligt lagen ingår i uppdraget. Om ställföreträdarsystemet inte längre skulle fungera riskerar en stor mängd arbetsuppgifter att behöva överflyttas till andra samhällsorgan, som till exempel socialtjänsten, med stora kostnadsökningar som följd. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.1 Stockholm är en världsledande kunskapsregion Stockholms stad har landets största överförmyndarförvaltning med flest huvudmän, flest ställföreträdare och flest anställda. Målet är att vara landets bästa överförmyndarförvaltning. Stockholm ska ha landets mest kvalificerade medarbetare och bedriva en verksamhet som präglas av hög kvalitet. I kraft av sin storlek och kunskap ska nämnden vara en självklar aktör på den nationella arenan i överförmyndarfrågor och delta i arbetet med att utveckla verksamheten. Stockholm ska ha landets mest kompetenta ställföreträdare Förväntat resultat Ställföreträdare som staden anlitar har god insikt och kunskap om hur huvudmännens behov bäst tillgodoses, på ett rättssäkert sätt. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.2 Stockholm är en företagsvänlig stad Vem som helst kan hamna i ett läge där det finns ett behov av ställföreträdare, även personer som driver företag. Det är då viktigt att man får en ställföreträdare som kan ge det stöd som en företagare med behov av ställföreträdare har. Barn som har förmyndare kan vilja driva företag. I det läget är det viktigt att förvaltningen har en positiv syn på företagande och medverkar till att göra detta möjligt, under förutsättning att grundläggande lagkrav tillgodoses. Nämnden har en positiv syn på ungt företagande Förväntat resultat Ansökningar från omyndiga som vill driva företag hanteras inom 14 dagar.

24 Sid 24 (44) KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.3 Fler jobbar, har trygga anställningar och försörjer sig själva Nämnden kommer att erbjuda en ungdom sommarjobb och en aspirant praktik som jobbtorg matchar under Då förvaltningen är liten och inte har några extra arbetsplatser finns inte möjlighet att ta emot fler om god handledning och bra arbetsuppgifter ska kunna erbjudas. Indikator Årsmål KF:s årsmål Periodicitet Antal aspiranter som fått Stockholmsjobb 0 st. 850 st. Tertial Antal praktiktillfällen som genomförs inom stadens verksamheter av de aspiranter som Jobbtorg Stockholm matchar 0 st. 500 st. Tertial Antal tillhandahållna platser för sommarjobb 1 st st. År Antal tillhandahållna platser för Stockholmsjobb 0 st. 900 st. Tertial Antal ungdomar som fått sommarjobb i stadens regi 1 st st. År Nämnden ska bidra med plats för sommarjobbande ungdom och praktiktillfälle Förväntat resultat Nämnden tar under 2017 emot en sommarjobbande ungdom och erbjuder ett praktiktillfälle för aspirant från jobbtorg. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.4 I Stockholm är det enkelt att utbilda sig genom hela livet Nämnden ska se över hur utbildningen av goda män kan förbättras. Ställföreträdare kommer under 2017 att erbjudas utbildning och information för att bättre kunna fullfölja sina uppdrag. Kurser anpassas till olika gruppers behov. En utgångspunkt är de brister som nämnden konstaterar vid granskningen av det underlag ställföreträdare lämnar in en annan utgångpunkt är de frågor som ställföreträdare kommer in med via mail eller kontaktcenter. Nämndens anställda kommer under 2017 att erbjudas kontinuerlig kompetensutveckling både internt och externt. Varje torsdag hålls t.ex. en lektion med samtliga anställda. Inför lektionen delas inläsningsuppgifter ut. Hälften av alla ställföreträdare som företräder vuxen huvudman erbjuds kompetensutveckling Förväntat resultat Under året ska hälften av alla ställföreträdare för vuxna ha getts möjlighet till kompetensutveckling.

25 Sid 25 (44) Indikator Årsmål Periodicitet Andel ställföreträdare för vuxna som har erbjudits kompetensutveckling 50 % År KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Överförmyndarnämnden har under flera år haft stora svårigheter att klara verksamheten inom budget. En bidragande orsak, av flera, är att en relativt stor andel av nämndens budget utgörs av kostnader för arvoden och kostnadsersättningar till ställföreträdare. Hur mycket som ska betalas ut i arvode varierar år från år. Nämnden kan inte själv styra hur mycket som slutligen kommer att betalas ut i arvode, varför det är mycket svårt att prognostisera denna post. Under 2015 och 2016 har nämnden tagit fram nya metoder för att bättre kunna följa kostnaderna för arvodena. Detta inkluderar en modell för ensamkommande asylsökande barn som tar hänsyn till varje barns ålder, hur lång tid hen har haft ställföreträdare och Migrationsverkets beräknade handläggningstid. När det gäller de övriga arvodena så finns det nu en modell som följer hur stor andel av arvodena som staden betalar och hur stor andel som huvudmannen betalar. Den följer även huvudmannens ålder och ställföreträdarens ålder. Denna modell ska utvecklas under 2017 för att få fram än säkrare prognoser. Det går nu också att spåra hur mycket av utbetalda arvoden som skulle ha bokförts på tidigare år. Verktyg har även tagits fram för att identifiera de redogörelser som riskerar att bli bortglömda på grund av felregistrering i tillsynsregistret Wärna. Modellerna och verktygen leder fram till att nämnden kommer att kunna få en mer rättvisande bokföring, en god uppföljning samt bättre prognoser. Nämnden har sett över alla sina kostnader och processer. En del processer har ändrats och detta har lett till vissa besparingar. Antalet handläggare har ökat men så har även produktionen. Till exempel har antalet brev förvaltningen skickar per år ökat från cirka trettiotusen till cirka åttiotusen. Ett ökat antal anställda, som ger en ökad produktion, leder till ökade kostnader. På sikt bör dock en väntad digitalisering och förbättrade processer kunna minska de ökade kostnaderna. De kommande åren behöver nämndens verksamhet digitaliseras, lokalsituationen behöver ses över samt en realistisk analys behöver göras av hur många handläggare som behövs i framtiden, för att kunna klara av de krav som lagar och förordningar ställer på nämnden. Indikatorer Årsmål KF:s årsmål Periodicitet Nämndens budgetföljsamhet efter resultatöverföringar 100 % 100 % Tertial Nämndens budgetföljsamhet före resultatöverföringar 100 % 100 % Tertial Nämndens prognossäkerhet T2 +/-1 % +/- 1 % År

26 Sid 26 (44) Nämndens budget är i balans KF:s inriktningsmål: 4. Ett demokratiskt hållbart Stockholm Även den som har god man eller förvaltare har rätt att rösta i allmänna val. Genom sitt uppdrag underlättar ställföreträdarna huvudmännens möjligheter att tillvarata sina demokratiska rättigheter. Det handlar till exempel om sörja för person och bevaka rätt. Lagstiftningens utgångpunkt är att den som har behov av ställföreträdare ska få det men samtidigt att ingen ska ha större inskränkningar i sin personliga frihet än nödvändigt. Lagstiftningen säkerställer dessutom att huvudmannen alltid ska ges tillfälle att yttra sig i angelägenheter som rör ställföreträdarskapet. En utgångspunkt i nämndens tillsyn av ställföreträdare och handläggning är att huvudmannens möjlighet att, efter förmåga, få hjälp att tillvara ta sina demokratiska rättigheter ska tillgodoses. KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.1 Stockholm är en jämställd stad där makt och resurser fördelas lika Nämnden har tagit fram statistik över huvudmän och ställföreträdare uppdelat på kön och ålder. Denna statistik ska under 2017 användas som underlag för analys av verksamheten ur ett genusperspektiv. Det är behovet av stöd som ska vara avgörande för den hjälpinsats man får, inte kön eller andra i detta sammanhang ovidkommande faktorer.

27 Sid 27 (44) Aktivitet Startdatum Slutdatum Nämnden ska etablera rutiner för jämställdhetsanalyser i enlighet med programmet för ett jämställt Stockholm

28 Sid 28 (44) Nämnden ska säkerställa att alla huvudmän ges stöd utifrån behov, inte utifrån kön Förväntat resultat Ingen huvudman ska uppleva att hen på grund av sitt kön inte får det stöd som hen behöver. Tillsynen ska vara likvärdig, oavsett ställföreträdarens kön Förväntat resultat Tillsynen ska ske på ett likvärdigt sätt och inte utföras olika beroende på ställföreträdarens kön. KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.2 Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Överförmyndarnämnden ska vara en attraktiv arbetsgivare med förmåga att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla medarbetare med hög kompetens och motivation. Möjligheten att rekrytera handläggare med erfarenhet från nämndens verksamhetsområde är begränsad på grund av att överförmyndarverksamheten är en liten och specialiserad sektor. Antalet ansökningar till utannonserade handläggartjänster 2016 har dock varit högt. Nämndens verksamhet har under många år varit underbemannad vilket bland annat lett till alltför hög arbetsbelastning. För att kapa en del av ärendebalanserna och skapa en rimligare arbetssituation för medarbetarna, har nämnden under 2015/2016 kompletterat den tillsvidareanställda personalen med konsulter och visstidsanställda. Per den första januari 2016 hade förvaltningen 22 tillsvidareanställda, sex visstidsanställda och tolv inhyrda konsulter, totalt 40 personer. För att få en långsiktigt hållbar situation, ur både personal- och leveranssynpunkt, har nämnden beslutat att ersätta konsulter och visstidsanställda med tillsvidareanställd personal. Per november 2016 har nämnden 37 tillsvidareanställda och åtta visstidsanställda medarbetare samt två inhyrda konsulter, totalt 47 personer. 68 procent av den tillsvidareanställda personalen är kvinnor och 32 procent män. Medelåldern är 41 år och cirka 30 procent har arbetat ett år eller mindre. De visstidsanställda och de inhyrda konsulterna har avtal till och med augusti Deras arbetstid varierar, från deltid till heltid. Med de rekryteringar som gjorts under senare delen av 2016 har nämnden 39 tillsvidareanställda medarbetare, per januari De utökade ekonomiska resurser som nämnden beviljats under 2016 har möjliggjort personalökningen och inneburit att nämnden kunnat stärka viktiga funktioner. Den stora andelen nyanställda ställer höga krav på en god introduktion och att de nyanställda slussas in i verksamheten på ett bra sätt. Introduktionsprocessen har därför setts över och kommer att utvecklas under 2017.

29 Sid 29 (44) I januari kommer förvaltningen att organiseras i fyra enheter som ska ledas av enhetschefer. Två av enhetscheferna är internt rekryterade. Tillsammans med förvaltningschefen och förvaltningens utredare/nämndsekreterare kommer enhetscheferna att ingå i en ny ledningsgrupp. Särskilda ledarutvecklingsinsatser kommer att genomföras för enhetscheferna, såväl enskilt som i grupp. Därutöver planeras ett särskilt utvecklingsprogram för ledningsgruppen. Övriga kompetensutvecklingsinsatser som planeras för 2017 är fortsatt intern och extern utbildning, bland annat med anledning av arbetssättet Ax till limpa, som infördes under Nämnden arbetar vidare på att skapa ett positivt arbetsklimat och en arbetsmiljö som ger förutsättningar för ett långsiktigt hållbart arbetsliv. Centrala faktorer för att lyckas i detta arbete är framförallt att antalet anställda anpassas till nämndens uppdrag, att organisation, arbetssätt, processer och rutiner är effektiva, att medarbetarnas roller och beslutsmandat är tydliga samt att kompetenshöjande insatser genomförs. Inom samtliga områden pågår olika aktiviteter och dessa kommer att fortsätt även under Nämndens positiva samarbete med de fackliga organisationerna är också en viktig faktor för att uppnå ett bra resultat. En översyn av processen och dokumentationen av det systematiska arbetsmiljöarbetet har påbörjats och ska utvecklas under Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö har som mål att minska den arbetsrelaterade ohälsan och ställer tydliga krav på arbetsgivaren när det gäller arbetsbelastning, arbetstider och kränkande särbehandling. Som en bilaga till jämställdhets- och mångfaldsplanen finns förvaltningens riktlinjer och rutiner för att motverka kränkande särbehandling. Staden har handlat upp ny företagshälsovård och nämnden har från och med januari 2017 avtal med företagshälsovården Feelgood. Ett fortsatt nära samarbete med företagshälsovården är viktigt, bland annat i rehabiliteringsärenden, men även i övrigt när det gäller den sociala, psykiska och fysiska arbetsmiljön. Inom arbetsmiljöområdet har förvaltningen därutöver från och med den 1 januari 2017 avtal med Starck och Partner när det gäller utredning och coachning samt med företaget Helsa när det gäller arbetsmiljöutbildningar. Friskvård på arbetstid erbjuds en timme per vecka och medarbetarna har möjlighet att söka friskvårdsbidrag. Sjukfrånvaron per rullande 12-månadersperiod uppgår per den 30 september 2016 till 8,5 procent. Den långtidsrelaterade sjukfrånvaron svarar för 5,2 procent av den totala sjukfrånvaron. Det handlar dock inte om en ökning av antalet personer utan några personers sjukfrånvaro har förlängts. Rehabiliteringsinsatser är ett viktigt verktyg för att få långtidssjukskrivna medarbetare åter i arbete. Indikatorer Årsmål KF:s årsmål Periodicitet Aktivt Medskapandeindex År Index Bra arbetsgivare 60 fastställs 2017 Index Psykosocial arbetsmiljö 60 fastställs 2017 Sjukfrånvaro 7 % tas fram av nämnden År År Tertial

30 Sid 30 (44) Indikatorer Årsmål KF:s årsmål Periodicitet Sjukfrånvaro dag ,6 % tas fram av nämnden Tertial Aktivitet Startdatum Slutdatum Nämnden ska ta fram kompetensförsörjningsplaner på 3-5 års sikt med aktiviteter för innevarande år. Kommunstyrelsen ska utifrån nämndernas underlag tillsammans med berörda nämnder ta fram en strategi för den framtida kompetensförsörjningen i staden, med särskilt fokus på välfärdsyrken Medelåldern bland nämndens anställda är 41 år. Omkring två tredjedelar av personalen har arbetat kortare tid än 1,5 år. Det är många sökande, och kvalificerade sökande, till utannonserade tjänster. Det är dock få av de sökande som har erfarenhet från överförmyndarverksamhet. Nämndens största utmaning är att höja verksamhetskunskapen hos de många nyanställda och erbjuda en god arbetsmiljö med rimlig arbetsbelastning så att de väljer att stanna kvar. Nämnden förutspår inga svårigheter att rekrytera ny personal de närmaste 3-5 åren. En jämnare könsfördelning ska uppnås bland nämndens medarbetare Nämnden använder sig av en metod för kompetensbaserad rekrytering. Först när en man och en kvinna har likartad kompetens ska det underrepresenterade könet prioriteras. Förväntat resultat Underrepresenterat kön ska senast under år 2018 uppgå till 40 procent av antalet anställda.

31 Sid 31 (44) Ledarskapet präglas av tydlighet, öppenhet och delaktighet En gång i månaden hålls arbetsplatsträffar på förvaltningsnivå med information och diskussioner om verksamheten. Minnesanteckningar förs och finns tillgängliga för alla. En gång i månaden hålls förvaltningsgrupp med de fackliga organisationerna med information och diskussioner om verksamheten. Protokoll förs och finns tillgängliga för alla. En gång i veckan ska veckomöten hållas på enhetsnivå för information och diskussioner om verksamheten. Minnesanteckningar ska föras och finnas tillgängliga för alla. Varje höst hålls ett framåtblickande utvecklingssamtal med varje medarbetare. Vid detta tillfälle tas en konkret arbetsbeskrivning och en utvecklingsplan fram. Varje vår hålls ett tillbakablickande uppföljningssamtal kopplat till lön. Däremellan förs en kontinuerlig dialog mellan chef och medarbetare om verksamhet och prestation. En gång per år hålls en utbildnings- och planeringskonferens med hela förvaltningen. Vid detta tillfälle ska förvaltningens arbetsmiljöplan följas upp och revideras. Förvaltningens chefer har ett ansvar att löpande diskutera och kommunicera nämndens mål samt prestation och prioriteringar. Ingen ska behöva tvivla på vilka mål nämnden har och sitt eget ansvarsområde. Överförmyndarnämnden föreslås i samband med beslut om verksamhetsplan för 2017 fatta beslut om att fastställa en organisationsförändring som innebär att enheter och enhetschefer införs från och med den 1 januari Syftet är bland annat att alla anställda ska få närmare till sin chef och varje chef ska få ett rimligt antal anställda att vara chef över. Detta ska förbättra möjligheterna att ta vara på personalens kunskap och engagemang. Syftet är också att få en tydligare ledningsstruktur. All personal ska veta var beslut fattas, vilka personer som fattar beslut, vilka beslut som fattas, var tidigare fattade beslut återfinns, hur beslut kommuniceras och hur beslut följs upp.

32 Sid 32 (44) Medarbetarna erbjuds självständiga och varierande arbetsuppgifter med tydliga förväntningar Ett nytt arbetssätt infördes under hösten 2016 som innebär att varje handläggare har ett helhetsansvar för ett antal huvudmän. Syftet är bland annat att stimulera ett större ansvarstagande, ge ett tydligare och bredare ansvar, mer varierade och mer stimulerande arbetsuppgifter. Arbetssättet underlättar dessutom möjligheten att ersätta varandra vid frånvaro. Därutöver har varje handläggare ett särskilt bevakningsområde där uppgiften är att vara förvaltningens expert och bedriva omvärldsbevakning inom området. Vid årsskiftet börjar en ny delegationsordning att gälla där handläggarna ges utökade befogenheter att fatta beslut i myndighetsärenden jämfört med tidigare. I principiellt viktiga ärenden ska dock alltid chef konsulteras. Förväntat resultat Alla medarbetare har individuella mål i sina personliga utvecklingsplaner. KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.3 Stockholm är en stad som lever upp till mänskliga rättigheter och är fritt från diskriminering Överförmyndarnämndens hela verksamhet syftar till att säkerställa att huvudmännens mänskliga rättigheter tillgodoses. Ställföreträdarna har oftast i uppdrag att förvalta egendom, sörja för person och bevaka rätt. Nämnden ska genom sin tillsyn säkerställa att så också sker. Det är behovet av stöd som ska vara avgörande för vilken hjälp som ges. Ovidkommande faktorer som till exempel kön, sexuell läggning, ålder, könsidentitet, religion, etnicitet får inte påverka. Vid anställningsintervjuer är nämnden mycket tydlig med att alla människors lika värde är en grundläggande värdering som måste delas av den som ska arbeta inom överförmyndarförvaltningen. Det är en värdering som ligger till grund för ett gott bemötande grundat på respekt för alla människor i all dess mångfald. Förvaltningens personal kommer att genomgå en utbildning i mänskliga rättigheter. Mänskliga rättigheter kommer även att vara en av de punkter som behandlas vid de utbildningar som erbjuds ställföreträdare. Nämnden har riktlinjer och rutiner för att motverka kränkande särbehandling. Riktlinjerna utgår från diskrimineringsgrunderna kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning och ålder.

33 Sid 33 (44) Överförmyndarnämndens verksamhet lever upp till de mänskliga rättigheterna och motverkar kränkande särbehandling Förväntat resultat I alla delar av nämndens handläggning och tillsyn ska huvudmän och ställföreträdare uppleva att de mänskliga rättigheterna respekteras och alla former av diskriminering motverkas. Aktivitet Startdatum Slutdatum Genomföra utbildningar inom området mänskliga rättigheter KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.4 Stockholm är en stad som respekterar och lever upp till barnets rättigheter i enlighet med FN:s barnkonvention Överförmyndarnämnden har en viktig roll att fylla i stadens arbete för att respektera och leva upp till barns rättigheter enligt FN:s barnkonvention. Ett barn är varje människa under 18 år. -Alla barn har samma rättigheter och lika värde. Ingen får diskrimineras. -Barn har rätt att bli hörda och tagna på allvar. -Barnets bästa ska alltid komma i första rummet. -Varje barn har rätt att överleva och att utvecklas. Goda män till ensamkommande barn ska bevaka barnets rätt och sörja för person. Det innebär till exempel att den goda mannen ska hjälpa barnet att framföra sina synpunkter, exempelvis om barnet motsätter sig en flytt till en ny kommun och ett nytt boende, att anmäla brister i ett boende och anmäla övergrepp. Den goda mannen ska förklara för barnet vilka rättigheter och skyldigheter barnet har i Sverige. Barnet ska få möjlighet att framföra sina synpunkter och bli mött med respekt. Nämnden har en viktig uppgift i att utbilda goda män om barns rättigheter och barnkonventionen. Nämnden ska i sin tillsyn säkerställa att de goda männen följer barnkonventionen. Det sker till exempel genom att handlägga klagomål och bytesärenden snarast möjligt. Vid föräldraförvaltning ska nämnden genom sin tillsyn säkerställa att barnets tillgångar används till barnets bästa. Förändrar får till exempel inte använda barnets tillgångar för egen del och föräldrarna har försörjningsplikt även om barnet har stora egna tillgångar. Är barnet över 16 år ska barnet få möjlighet att yttra sig över förslag om hur dessa tillgångar ska användas. Under 2017 kommer nämndens nyanställda kommunikatör få i uppgift att sprida information om att barn som har större tillgångar än åtta basbelopp, äger en fastighet eller en del i en fastighet ska stå under särskild överförmyndarkontroll.

34 Sid 34 (44) Aktiviteter Startdatum Slutdatum Nämnden ska etablera rutiner för arbetet med barnkonsekvensanalyser och barnchecklistor i enlighet med strategin för barnets rättigheter och inflytande i Stockholms stad (4.4) Nämnden ska etablera rutiner för arbetet med barns delaktighet och inflytande i enlighet med strategin för barnets rättigheter och inflytande i Stockholms stad (4.4) Nämnden har anställt en handläggare som är expert på barns rättigheter som kommer att arbeta inom enheten för ensamkommande barn, bland annat med att göra barnkonsekvensanalyser och barnchecklistor men framför allt med att handlägga ärenden. Det framgår av lagstiftningen att barn över 16 år ska få möjlighet att yttra sig i ärenden som rör förmynderskap. Tillsynen över förmyndarna följer likställighetsprincipen Det är viktigt att upprätthålla den kommunala likställighetsprincipen. Likartade ärenden ska bli bedömda på likartade sätt. Detta säkerställer förvaltningen genom ha fastställda rutiner som alla handläggare ska följa. Det är chefernas ansvar att säkerställa att alla handläggare känner till och följer de rutiner som fastställts i ledningsgruppen. Huvudmän och ställföreträdare ska kunna känna sig trygga med att alla får en likartad behandling av förvaltningen. Förväntat resultat Uttagsmedgivanden i förmyndarskapsärenden hanteras inom 14 dagar. KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.5 Stockholm är en stad där ingen behöver vara rädd för våld En del av de ställföreträdare som nämnden idkar tillsyn över har till uppgift att ge stöd till huvudmän som kan vara våldsamma. Det är svårt för nämnden att hitta ställföreträdare som har möjlighet att ta på sig denna typ av uppdrag. Att hantera våldsamma personer kräver kunskap och erfarenhet. Det finns dock personer som på ideell basis, mot den symboliska ersättning som arvodet utgör, åtar sig att ge stöd även till våldsamma huvudmän. Här har nämnden i sin tur ett ansvar för att ge stöd till ställföreträdare som har att hantera våldsamma huvudmän. Nämnden behöver också egna rutiner för att hantera våldsamma personer då även personalen kan drabbas. Inga ställföreträdare eller anställda inom överförmyndarnämnden ska behöva känna rädsla för att drabbas av våld Förväntat resultat Genom att utbilda och informera om hur risker för våld, fysiskt eller psykiskt, ska kunna undvikas ska både anställda och ställföreträdare ges förutsättningar att motverka sådana situationer.

35 Sid 35 (44) Aktivitet Startdatum Slutdatum Rutiner ska tas fram för att motverka att våldssituationer behöver uppstå KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.6 Stockholm är en tillgänglig stad för alla Nämnden har en viktig uppgift att fylla för att säkerställa att huvudmän med funktionsnedsättning får sina behov tillgodosedda. I första hand sker detta genom att huvudmannen får en ställföreträdare som har att sörja för person och bevaka rätt. Goda män för ensamkommande barn måste uppmärksamma att barnet kan ha en funktionsnedsättning. Vuxna huvudmän kan ha andra funktionsnedsättningar än de som gör att man får ställföreträdare, som också behöver uppmärksammas. Nämnden ska vid sin tillsyn och i sina utbildningar säkerställa att huvudmännens särskilda behov på grund av funktionsnedsättning tillgodoses. Nämndens verksamhetslokaler och de utbildningslokaler som används för ställföreträdare ska vara tillgängliga. Den information som finns på webb och i broschyrer ska vara klarspråksgranskad för att vara tillgänglig för så många som möjligt. Alla ensamkommande barn med funktionsnedsättning som har ställföreträdare ska få den hjälp de har rätt till Ensamkommande barn som har en funktionsnedsättning kan ha ett särskilt behov av stöd och hjälp för att klara sin första tid i Sverige. Detta ska särskilt uppmärksammas i samband med de utbildningar förvaltningen genomför för ställföreträdare för ensamkommande barn. Indikator Årsmål Periodicitet Andel ställföreträdare som har tagit del av informationen i denna del 100 % År Informationen om överförmyndarens verksamhet ska vara lättillgänglig Kontaktcenter Kontaktcenter är överförmyndarnämndens främsta kontaktyta mot bl.a. allmänhet och ställföreträdare samt gentemot andra myndigheter. Målet är att den som ringer ska få svar direkt och få rätt information från början. Enligt gränssnitt mellan kontaktcenter och nämnden ska kontaktcenter lösa 80 procent av de frågor som inkommer. Frågor som inte kan lösas av kontaktcenter kan antingen kopplas fram till förvaltningens mottagningstelefon, även kallad direktservice, eller skickas till förvaltningen som ett e-postmeddelande. Första linjens support är kontaktcenter. Andra linjens support är direktservice. Tredje linjens support handläggare med ett personligt ansvar för ett antal huvudmän. Myndigheter ska kunna ringa direkt till förvaltningen utan att passera kontaktcenter. Under 2017 kommer nämnden att fokusera på att förbättra nämndens service och tillgänglighet.

36 Sid 36 (44) Ett led i detta är att tillsammans med kontaktcenter utveckla framtaget gränssnitt för att tydliggöra vilka frågor som ska hanteras var. Nämnden vill också utöka användandet av mottagningstelefonen direktservice. Detta som en del i att öka upplevelsen av nämndens tillgänglighet. Med anledning av att nämnden har en stor andel nyanställd personal kommer fokus ligga på kompetensutveckling. En grundbult för att kunna leverera god service är att ge korrekt information till den som söker kontakt. Under 2017 kommer nämnden att påbörja ett arbete med att analysera statistik som levereras av kontaktcenter. Detta för att kunna följa upp vanliga ärendetyper som föranleder frågor och utifrån detta förbättra information på hemsida, blanketter och i förvaltningens mallar och brev. Nämnden har anställt en kommunikatör som kommer att kunna driva ett sådant arbete framåt. Målet är att frågor som kommer via mejl och telefon ska besvaras snabbt och korrekt. Målet är också att minska kostnaderna för kontaktcenter. Till kontaktcenter ringer huvudmän, ställföreträdare, anhöriga, närstående, anställda i olika kommuner och landsting, polisen, försäkringsbolag, banker, andra överförmyndarförvaltningar, tingsrätter, juristbyråer, fastighetsägare, bostadsrätts- och hyresgästföreningar, mäklare, grannar och bekanta etc. jan feb mars april maj juni juli aug sep okt Information Förvaltningen har anställt en kommunikatör som har en bakgrund som klarspråksexpert inom Skatteverket. Kommunikatören har i uppgift att klarspråksgranska nämndens information på webben, intranätet, kontaktcenters underlag "frågor och svar", förvaltningens broschyrer, mallar, nämndärenden och beslut för att göra texterna korta, enkla, tydliga och begripliga. En kommunikationsplan kommer att tas fram med syfte att analysera nämndens målgrupper och målgruppsanpassa informationen. Möjligheten att ta fram ett digitalt nyhetsbrev ska undersökas. Målet är att gå från en myndighetskultur till en servicekultur.

37 Sid 37 (44) Arkiv Under 2017 kommer fokus för arkivet att ligga på att förbereda för att verksamhetssystemet Wärna ska levereras till Stockholms stads e-arkiv under Med fördel kommer denna leverans att synkroniseras med övergången till ett nytt verksamhetssystem. Under 2017 bör möjligheterna till export från nuvarande system ses över samt utredning ske om vad som ska levereras. Förvaltningen kommer vidare att utreda möjligheterna med edok och se över tidsplan för anslutning samt se över de många fördelar förvaltningen kan nå genom en anslutning. De program som idag används eller har använts för diarieföring kommer att levereras till stadsarkivets e-arkiv i samband med anslutning till edok. I övrigt gäller att se över förvaltningens processer och se hur dessa kan förändras i ett digitaliserat nyläge och i samband med detta uppdatera förvaltningens dokumenthanteringsplan. Under 2017 kommer fler utbildningsinsatser att ges inom registrering av allmän handling. Förvaltningen kommer också att börja anpassa sin verksamhet efter nya dataskyddsförordningen som träder ikraft den 25 maj Ordinarie it-drift 2017 påbörjas den så kallade exitperioden i GSIT-avtalet, dvs. överlämningen från dagens itleverantör, HCL (fd Volvo IT) till den nya it-leverantören för GSIT 2.0. Varje förvaltning ska tillsätta en mottagarorganisation för att delta i överföringsprojektet. Förvaltningens mottagarorganisation kommer att bestå av förvaltningschef, it-ansvarig samt kommunikatör. Under 2017 kommer förvaltningen också att fortsätta arbetet med att etablera en effektiv itorganisation. De olika rollerna behöver etableras och utbildas under året. Dessa roller är övergripande it-ansvar, systemförvaltare för Wärna och verksamhetspecialister för Wärna samt övriga applikationer och tjänster. Ett bra backupsystem behöver etableras. Det återstår även att få igång ett ordentligt förvaltningsarbete avseende Wärna. Förutom att etablera ett arbetssätt för daglig drift är det flera utvecklings- och förbättringsarbeten som behövs, till exempel genomgång av olika rutiner, rättningar i registrering, förberedelse för flytt till e-arkiv, utbildning av handläggare så att alla arbetar lika. Det är högst troligt att den pågående digitaliseringsförstudien visar att verksamhetssystemet Wärna behöver bytas ut. Under 2017 ska Wärna ersättas med ett annat system samt att data som finns i Wärna ska migreras till det nya systemet. Det är inte möjligt att ansöka om medel från Digital förnyelse för det arbetet. Förvaltningen kommer att fortsätta att växa vilket medför att mer tid går åt till att se till att medarbetarna har tillgång till anpassad it-utrustning samt att de får det stöd och den support de behöver för att utföra sina arbetsuppgifter. Ett viktigt arbete är att se till att höja medarbetarnas it-kompetens och förståelse för hur it-organisationen fungerar i Stockholms stad. Utöver detta kommer det under 2017 att pågå andra centrala arbeten som påverkar förvaltningen; som utrullningen av Office 2016, olika it-plattformar som flyttas från HCL till Tieto samt förberedelser inför edok. I edok ska nämndhanteringen och remisser handläggas. Här kommer ett stort arbete behövas för att gå igenom hur nämndens ärenden och handlingar ska registreras och hanteras. Det kommer vara en stor skillnad mot hur ärenden registreras i Wärna idag och det kommer att påverka hela förvaltningen.

38 Sid 38 (44) Lokaler för utbildning av ställföreträdare ska vara tillgängliga De lokaler förvaltningen använder för utbildning av ställföreträdare ska vara fysiskt tillgängliga för personer med rörelsehinder. Aktivitet Startdatum Slutdatum Säkerställa att lokaler för utbildning av ställföreträdare är tillgängliga vid bokning KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.7 Stockholm är en demokratisk stad där invånarna har inflytande En utgångspunkt i nämndens tillsyn av ställföreträdare och handläggning är att huvudmannens möjlighet att, efter förmåga, få hjälp att tillvarata sina demokratiska rättigheter ska tillgodoses. Huvudmannen ska om möjligt få yttra sig över förändringar som rör ställföreträdarskapet. Även barn över 16 år ska ges möjlighet att yttra sig. Det är viktigt att alla huvudmän och ställföreträdare känner till att huvudmannen har rätt att rösta i allmänna val. Förvaltningen kommer att påminna om detta när nästa val närmar sig. Alla ställföreträdare ska känna till huvudmannens demokratiska rättigheter Förväntat resultat Alla ställföreträdare känner till vilka demokratiska rättigheter, såsom rätt att delta i allmänna val och att yttra sig i frågor som rör ställföreträdarskapet, som huvudmannen har. KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.8 Offentlig upphandling utvecklar staden i hållbar riktning Överförmyndarnämnden avropar enbart utifrån de av staden gemensamt upphandlade ramavtalen. Ingen egen upphandling planeras. Nämnden arbetar aktivt med att se över de avtal som nämnden har med sina leverantörer. I dagsläget finns det endast avtal med värde över 1,8 mnkr med serviceförvaltningen avseende kontaktcenter samt med Svenska Bostäder avseende hyra av de lokaler nämnden disponerar för förvaltningens räkning. Indikator Årsmål KF:s årsmål Periodicitet Andel upphandlade avtal där en plan för systematisk uppföljning har tagits fram Fastställs 2017 År

39 Sid 39 (44) Uppföljning av ekonomi Nämndens ekonomiska förutsättningar För att underlätta nämndens möjligheter att ta sig an volymökningar och kvalitetsbrister har kommunfullmäktige höjt nämndens budget med 10 mnkr jämfört med 2016, från 44,8 mnkr till 54,8 mnkr. Därutöver har medel avsatts i central medelsreserv. I tertialrapport 2 ska nämnden rapportera helårsprognos för arvodeskostnader, som ska ligga till grund för kompensation ur medelsreserven. Det är sammantaget en stor ökning i förhållande till nämndens ursprungliga budget för 2016 och ett uttryck för en medvetenhet om bristerna i nämndens verksamhet. 54,8 mnkr för 2017 kan också jämföras med nämndens slutgiltiga budget för 2016 på 68,9 mnkr. Jämfört så innebär budgeten en sänkning med 14,1 mnkr. Det beror på att till nämndens ursprungliga budget 2016 på 44,8 mnkr ska läggas att nämnden beviljades ett tilllägg på 8,0 mnkr i kommunstyrelsens avstämningsärende. Dessutom beviljades ett tillägg på 8,5 mnkr i tertialrapport 1. Ytterligare 7,6 mnkr tilldelades nämnden i ärendet Nyanlända och asylsökande, vilket var en engångssatsning 2016 beroende på särskilt riktade statliga medel begränsade till detta år. Sammantaget har överförmyndarnämnden därför en budget på 68,9 mnkr för Som grund för besluten till de olika tilläggen ligger ökade arvodeskostnader på grund av fler ställföreträdare, fler handläggare för att kunna handlägga fler ärenden, höjd kvalitet i arbetet gentemot huvudmän och ställföreträdare, särskilda engångsinsatser för gode män till ensamkommande barn samt ersättning till stadsledningskontoret för stöd till överförmyndarnämnden. De ökade kostnaderna för arvoden och fler handläggare, vilket 2016 täcks av tilläggsanslag, kvarstår Kommunstyrelsens kostnader för nämndens kommunikationsinsatser har 2017 överförts till nämnden varför en kommunikatör har anställts. Syftet är att fullfölja det arbete som stadsledningskontorets kommunikations- och omvärldsavdelning inlett för att förbättra

40 Sid 40 (44) nämndens information. Kostnader för arvoden Huvudmannen själv betalar arvodet om huvudmannen har tillräckligt stor förmögenhet eller inkomst. Där huvudmannen inte kan betala övergår betalningsansvaret till nämnden. Överförmyndarnämnden betalar ut arvoden till fyra grupper av ställföreträdare: God man för ensamkommande asylsökande barn utan uppehållstillstånd (EKB). Arvodet, kostnadsersättningar samt arbetsgivaravgift kan återsökas från Migrationsverket till och med God man för ensamkommande asylsökande barn med uppehållstillstånd (PUT). Särskild förordnad vårdnadshavare (SFV) för ensamkommande asylsökande barn med upphållstillstånd. Övriga ställföreträdare (Övriga ställför.). Kostnader för arvoden Ökning av arvodeskostnader år 2016 Ökningen av arvodeskostnaden från de 21,2 mnkr som budgeterades i samband med budget för 2016 till de 42,4 mnkr som är förvaltningens senaste prognos för år 2016 är 21,2 mnkr. Budget 2016 lades innan den stora ökningen av ensamkommande asylsökande barn i slutet av år För ensamkommande asylsökande barn utan uppehållstillstånd får förvaltningen ansöka om bidrag från Migrationsverket. Dock ger inte Migrationsverket full täckning för de kostnader som nämnden har. Migrationsverket ersätter arbetsgivaravgiften (31,42 %) medan nämnden betalar personalförsäkringen (35 %) till staden centralt Detta motsvarar 1,4 mnkr år Migrationsverket beviljar normalt inte hela det återsökta beloppet. Det beviljade beloppet brukar vara mellan procent av det återsökta beloppet. Det kan ta upp till ett år att få utbetalningen från Migrationsverket. För att få rättvisande räkenskaper år 2016 bokförs endast 80 procent av det återsökta beloppet. Differensen mellan det som kommer att bokföras på år 2016 och det faktiska återsökta beloppet beräknas till 10,8 mnkr.

41 Sid 41 (44) År 2016 har nämnden även betalat ut 8,1 mnkr (netto) i arvoden som skulle ha bokförts på tidigare år. Arvodeskostnader år 2017 Under år 2016 har det blivit allt mer tydligt att det är mycket svårt att göra en rättvisande prognos avseende arvoden. Många barn har flyttats mellan olika kommuner under År 2017 kommer nya regler för hur barn kan flyttas mellan kommunerna. Hur de nya reglerna kommer att påverka Stockholm är idag okänt. Ytterligare en osäkerhetsfaktor är handläggningstiden hos Migrationsverket för besked om uppehållstillstånd. Idag är det mycket svårt att beräkna hur lång tid det kommer ta att utse särskild förordnad vårdnadshavare till de barn som nu kommer att få uppehållstillstånd. Antal ensamkommande asylsökande barn som har en ställföreträdare samt prognos till Förvaltningen har i ett separat ärenden föreslagit nämnden att arvodet för särskild förordnad vårdnadshavare för ensamkommande asylsökande barn ska reduceras från kronor per år till kr per år. Detta skulle innebära en kostnadsreducering för staden på 4 mnkr år 2017 och 8,4 mnkr år Kostnader för arvodena till övriga ställföreträdare är något mer förutsägbart. Antalet huvudmän är relativt stabilt, dock med en viss ökning varje år. Andelen av arvodena som nämnden betalar ökar då fler huvudmän inte har ekonomiska resurser att betala ställföreträdarens arvode. Storleken på arvodena som ska betalas varje år förändras då fler och fler ställförträdare begär extra arvode för merarbete. Hur mycket som kommer att betalas ut som arvode år 2017 för denna grupp ställföreträdare är därför inte helt förutsägbart.

42 Sid 42 (44) Reserverade medel för arvoden inom nämndens budget 2017 I budget 2017 ryms det 15,5 mnkr för arvoden till ställföreträdare. Nämnden prognostiserar att 32,3 mnkr kommer att sökas från central medelsreserven i samband med tertialrapport 2. Detta ger en nettobudget på 54,8 mnkr. Lokaler Förvaltningens lokaler är belägna på Vällingbyplan 2 i Vällingby centrum, nära till tunnelbana, bussar och hela Vällingby centrums utbud av butiker m m. Hyresvärd är Svenska Bostäder AB. Lokalerna som har 45 arbetsplatser består av 18 kontorsrum, fikarum, omklädningsrum, arkiv, dusch och tre toaletter. Kontorsarean är på 583 kvm. Yta per medarbetare är 12,95 kvm, och hyreskostnaden är kronor per medarbetare. Den totala hyran för lokalerna uppgår till kronor. I kontraktet ingår möjlighet att låna fyra mötesrum och tre toaletter hos Svenska Bostäder AB. Under första halvåret 2017 hyr förvaltningen tillfälligt ytterligare en lokal om 40 kvm av Svenska Bostäder AB, för tillfälligt anställda. Investeringar Nämndens budget år 2017 för inventarier är 0,1 mnkr. Omslutningsförändringar Ökade kostnader/intäkter för Kostnader Intäkter Netto (mnkr) Arvoden till ensamkommande flyktingbarn 9,6-9,6 0,0 Nämnden önskar en omslutningsförändring på 9,6 mnkr. Det är arvoden och kostnadsersättningar till god man för ensamkommande asylsökande barn utan uppehållstillstånd som kommer mötas av bidrag från Migrationsverket. Omslutningsförändringen är alltså 9,6 mnkr i intäkt samt 9,6 mnkr i kostnader.