Verksamhetsplan 2019 för överförmyndarnämnden

Transkript

1 Överförmyndarförvaltningen Dnr: /2018 Sid 1 (36) ÖFN Handläggare Yvonne Zellman Telefon: Till Överförmyndarnämnden Verksamhetsplan 2019 för överförmyndarnämnden Förslag till beslut Överförmyndarnämnden godkänner förslag till verksamhetsplan 2019 och överlämnar den till kommunstyrelsen Håkan Andersson Förvaltningschef

2 Sid 2 (36) Innehållsförteckning Inledning En modern storstad med möjligheter och valfrihet för alla I Stockholm är människor självförsörjande och vägen till arbete och svenskkunskaper är kort Stockholm är en trygg, säker och välskött stad att bo och vistas i I Stockholm får människor i behov av stöd insatser i tid präglade av hög kvalitet, evidens och rättssäkerhet I Stockholm har äldre en tillvaro som präglas av hög kvalitet, trygghet och självbestämmande En hållbart växande och dynamisk storstad med hög tillväxt Stockholm är en hållbar stad med en god livsmiljö En ekonomiskt hållbar och innovativ storstad för framtiden Stockholm har en budget i balans och långsiktigt hållbara finanser Stockholm använder skattemedlen effektivt till största nytta för stockholmarna...26 Uppföljning av ekonomi Nämndens ekonomiska förutsättningar...30 Investeringar...34 Systematiskt kvalitetsarbete Övrigt... 35

3 Sid 3 (36) Inledning Människor som har svårt att sköta sin ekonomi, bevaka rätt och sörja för person på grund av sjukdom, ålder eller något annat skäl kan få hjälp av en god man eller en förvaltare. I varje kommun ska det finnas en överförmyndare eller överförmyndarnämnd som ser till att gode män och förvaltare sköter sina uppdrag. Överförmyndaren ska särskilt se till att personens tillgångar används för hens nytta och att tillgångarna i övrigt är placerade på ett tryggt sätt som ger en rimlig avkastning. Överförmyndaren ser också till att föräldrar och förmyndare tar hand om barns tillgångar på ett säkert sätt till dess att barnet blir myndigt. Bestämmelserna om överförmyndarnas verksamhet finns i föräldrabalken och i förmynderskapsförordningen samt i lag om god man för ensamkommande barn. Många av dem som har behov av stöd är äldre, personer med olika funktionsnedsättningar samt ensamkommande flyktingbarn. Nämndens ansvar omfattar bland annat: rekrytering och byte av gode män och förvaltare tillsyn och arvodering av gode män och förvaltare särskilt stöd för rekrytering och arvodering av särskilt förordnade vårdnadshavare Nämnden har fem stora utmaningar 2019: Nämndens första utmaning är att öka tillgängligheten och förbättra servicen. Nämndens andra utmaning är att effektivisera verksamheten och korta handläggningstiderna. Nämndens tredje utmaning är att rekrytera ställföreträdare. Nämndens fjärde utmaning är att förbättra arbetsmiljön och minska personalomsättningen. Överförmyndarnämndens femte utmaning är att klara förberedelserna för en digitalisering i form av edok, e-arkiv, införande av ett nytt ärendehanteringssystem och e-tjänster. Budget Nämndens budget är 57,2 mnkr. Budgeten för 2019 minskar med 0,6 mnkr jämfört med Förändringen utgörs av ett generellt effektiviseringskrav. Av nämndens budget på 57,2 för 2019 är 49,1 mnkr reserverade för nämnd och förvaltning samt 15,3 mnkr till arvoden. 0,1 mnkr har tilldelats i investeringsbudget. För arvodeskostnader som överstiger 15,3 mnkr har nämnden möjlighet att begära en budgetjustering. I fullmäktiges budget finns 20 mnkr reserverade i central medelsreserv, CM3, för arvoden. Nämnden ska i samband med tertialrapport 2 rapportera helårsprognos för arvodeskostnaderna, som ska ligga till grund för bedömningen om budgetjustering. Nämnden prioriterar arbetet med, och utveckling av kärnverksamheten. Nämnden har följande produktionsmål: 1. Att besvara frågor som inkommer via mejl inom fem arbetsdagar procent av de årsredovisningar där arvode begärs ska vara granskade senast den 6 augusti procent av de årsredovisningar där arvode inte begärs ska vara granskade senast den 1 december Förteckningar ska granskas inom 90 dagar från ankomstdatum.

4 Sid 4 (36) 5. I 80 procent av uttagsansökningarna ska beslut fattas inom 14 dagar från ankomstdatum. 6. Slutredovisningar från 2018 som är kvar 31/12 ska granskas senast den 1 juli Slutredovisningar som inkommer 2019 ska granskas inom 90 dagar från ankomst. 8. I 80 procent av ärenden om klagomål mot god man eller förvaltare samt ansökan om entledigande ska handläggningen vara påbörjad inom 60 dagar. 9. Av redogörelser inkomna i tid från gode män för ensamkommande barn ska 80 procent granskas inom 60 dagar. 10. Ensamkommande barn ska få en god man inom sju till fjorton dagar beroende på om barnet har fått yttra sig inför beslutet 11. Förteckningar för ensamkommande barn ska granskas inom 14 dagar. Nämnden samarbetar främst med socialnämnden, äldrenämnden och stadsdelsnämnderna. Samverkan rör utbildning av ställföreträdare och utbildning av biståndshandläggare och annan personal som kommer i kontakt med huvudmän och ställföreträdare. Det finns även ett samarbete kring ensamkommande barn. KF:s inriktningsmål: 1. En modern storstad med möjligheter och valfrihet för alla Nämnden fokuserar 2019 på att förbättra tillgänglighet och service, effektivisera verksamheten och korta handläggningstiderna, rekrytera ställföreträdare samt att förbereda för en digitalisering. Nämnden ska fortsätta att driva ett långsiktigt och hållbart förändringsarbete mot en effektivare och mer ändamålsenlig organisation. Åtgärder ska vidtas för att säkerställa rättssäkerheten gentemot huvudmannen och löpande följa upp ärendeflöden. KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.1 I Stockholm är människor självförsörjande och vägen till arbete och svenskkunskaper är kort Det är viktigt att nämnden tar sin del av ansvaret för att hjälpa fler människor att bli självförsörjande. Nämnden välkomnar därför feriearbetande ungdomar, tillhandahåller praktikplats och platser för Stockholmsjobb. Genom att nämnden tillhandahåller god man och förvaltare till många med olika arbetshinder underlättas deras möjlighet både att söka och behålla ett arbete. Gode män till ensamkommande barn kan korta vägen till självförsörjande arbete och svenskkunskaper. Indikatorer Årsmål KF:s årsmål Periodicitet Antal tillhandahållna platser för feriejobb 3 st st. Tertial Antal tillhandahållna platser för Stockholmsjobb 1 st st. Tertial Antal tillhandahållna praktikplatser för högskolestuderande samt platser för verksamhetsförlagd utbildning 1 st. Tas fram av nämnden Tertial Antal ungdomar som fått feriejobb i stadens regi 3 st st. Tertial

5 Sid 5 (36) Nämndmål: Genom praktik och feriejobb hos överförmyndarnämnden får ungdomar och arbetssökande arbetslivserfarenhet Nämnden har positiva erfarenheter av att erbjuda sommararbetande ungdomar och aspiranter från Jobbtorg praktikplats. Det samma gäller erfarenheten av att erbjuda högskolestuderande visstidsanställning under sommaren. Nämndens möjlighet att bidra till nämndmålet begränsas dock av att förvaltningen är liten, dvs begränsad tillgång till handledare och fysiskt utrymme. Förväntat resultat Sommarjobbande ungdomar får en inblick i hur det kan vara att arbeta i en kommunal verksamhet. Aspiranter från Jobbtorg stärks i sina möjligheter att få ett mer stadigvarande arbete eller satsning på vidareutveckling genom studier Indikatorer Årsmål Periodicitet Antal tillhandahållna platser för feriejobb 3 st. Tertial Antal tillhandahållna platser för Stockholmsjobb 1 st. Tertial Aktivitet Startdatum Slutdatum Nämnden ska bereda plats för fyra feriearbetande ungdomar samt ett Stockholmsjobb KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.2. Stockholm är en trygg, säker och välskött stad att bo och vistas i Nämnden bidrar till att göra Stockholm till en trygg stad för huvudmännen genom att idka tillsyn över stadens ställföreträdare. Antalet pågående tillsynsärenden

6 Sid 6 (36) Förklaring Diagrammet visar en jämförelse mellan hur många aktiva ärenden som nämnden utövade tillsyn över vid fem olika datum. Sammanlagt utövar nämnden tillsyn i ärenden per den 1 november I stort sett varje tillsynsärende har en fysisk akt kopplad till ärendet. I varje tillsynsärende kan det finnas en eller flera typer av handläggningsåtgärder som nämnden behöver vidta. Det kan till exempel handla om att granska redovisningshandlingar som inkommit i ärendet, handlägga en begäran om byte av ställföreträdare eller utreda om tillstånd till en fastighetsförsäljning bör lämnas. Kategorierna Kategorin godmanskap och förvaltarskap visar antalet pågående tillsynsärenden för godmanskap och förvaltarskap på grund av hälsoskäl där tingsrätten utser en god man eller förvaltare, och tillfälliga godmanskap där nämnden utser en god man. Kategorin EKB visar antalet pågående tillsynsärenden gällande ensamkommande barn, där barnet har en god man eller en särskild förordnad vårdnadshavare utsedd för sig. Kategorin övriga ärenden visar antalet övriga ärenden som nämnden utövar tillsyn i. Där ingår bland annat ärenden gällande tillsyn över föräldrars ekonomiska förvaltning av barns tillgångar samt tillsyn över särskild förordnad vårdnadshavare och förmyndare (observera dock att ärenden gällande särskild förordnad vårdnadshavare för ensamkommande barn redovisas i kategorin EKB). I verksamhetsberättelsen för 2015 redovisades endast ärenden gällande gode män för ensamkommande barn i kategorin EKB, ärenden gällande särskild förordnad vårdnadshavare för ensamkommande barn redovisades i kategorin Övriga ärenden (föräldraförvaltning m.m.). Antal tillsynsärenden per handläggare Inom enheterna för tillsyn och utredning är 31 handläggare, inklusive tre enhetschefer, på plats som tillsammans ansvarar för tillsynsärenden. Det ger 274 tillsynsärenden per handläggare. Tillfälligt anställd personal som i första hand arbetar med granskning av årsredovisningar ger en viss avlastning. Som jämförelse kan nämnas att antalet tillsynsärenden per handläggare den 30 april 2018 var 341 ärenden per handläggare och den 1 september 2018 var det 248 ärenden per handläggare Till tillsyn och utredning hör därutöver ytterligare två handläggare som arbetar heltid i digitaliseringsprojektet och en som är föräldraledig. De har inte räknats med när antalet ärenden per handläggare räknats ut. Ett tillsynsärende betyder här en huvudman som nämnden har tillsynsansvar för. Det varierar kraftigt hur mycket arbete nämnden behöver lägga ned på tillsyn av respektive ställföreträdare. För varje huvudman finns ett antal ärenden som till exempel granskning av årsräkning, vitesföreläggande, klagomål, begäran om byte av ställföreträdare, omprövning av förvaltarskap, godkännande av omplacering av medel, godkännande av uttag av medel, godkännande av försäljning av fastighet med mera.

7 Sid 7 (36) Antal ställföreträdare Förklaring Kategorin GM och FV visar hur många gode män enligt 11 kap. 1-4 föräldrabalken och förvaltare som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd Kategorin GM och SFV EKB visar hur många gode män och särskilda förordnade vårdnadshavare för ensamkommande barn som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd. Kategorin SFV, SFF och med-fm visar hur många särskilda förordnade vårdnadshavare, särskilda förordnade förmyndare och medförmyndare för andra barn än ensamkommande barn som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd. Här ingår alltså de förmyndare och vårdnadshavare som blivit utsedda till det genom särskilt beslut, till skillnad från förmyndare som blir det därför att de är föräldrar för sina barn. Kategorin FM visar hur många förmyndare, där det är en förälder som är förmyndare, som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd. Det totala antalet registrerade ställföreträdare i pågående tillsynsärenden i Stockholms stad är den 1 november Orsaken till att staden har fler ställföreträdare än tillsynsärenden är att det i en del tillsynsärenden finns fler än en ställföreträdare. Det gäller till exempel ofta vid föräldraförvaltning. Även i andra ärenden kan det finnas fler än en ställföreträdare. Det beror till exempel på att en ställföreträdare kan ha i uppgift att bevaka rätt och sörja för person medan en annan ansvarar för att förvalta egendom.

8 Sid 8 (36) Antal uppdrag per ställföreträdare Diagrammet visar hur många aktiva uppdrag som god man eller förvaltare varje fysisk person har, som är ställföreträdare för ärenden som Stockholms överförmyndarnämnd utövat tillsyn över, vid olika tidpunkter. Alla typer av godmanskap, alltså godmanskap enligt 11 kap. 1-4 föräldrabalken och godmanskap för ensamkommande barn samt förvaltarskap ingår i beräkningen. Siffrorna inuti staplarna visar hur många personer som hade det antal uppdrag som respektive kategori representerar. Den vågräta axeln visar den procentuella sammansättningen av hur många uppdrag varje person har. Observera att axeln börjar på 84 procent av det totala antalet uppdrag, så hela längden av axeln visas inte i diagrammet. Om hela stapeln hade visats hade den blå delen varit betydligt längre. Exempel; kategorin 1-3 uppdrag (med blå färg) visar hur många fysiska, unika personer som hade mellan ett och tre pågående uppdrag som god man eller förvaltare hos nämnden. Förteckningar Nämnden ansvarar för att ställföreträdaren inom två månader efter förordnandet lämnar in en förteckning över den egendom hen förvaltar. Har förteckningen inte kommit inom föreskriven tid har nämnden möjlighet att förelägga ställföreträdaren vid vite att komma in med handlingen. Under 2019 väntas cirka förteckningar lämnas in. Under 2019 är nämndens utmaning att granska de förteckningar som kommer in i rimlig tid och att granska de cirka 200 förteckningar som nämnden har kvar ogranskade från tidigare år. Granskning av förteckningar ska göras för att säkerställa att ställföreträdaren endast har dispositionsrätt till ett konto, transaktionskontot. Övriga tillgångar ska vara spärrade för ställföreträdaren. Nämnden ska även kontrollera att det inte finns mer än cirka kronor på transaktionskontot. Förteckningar ska granskas inom 90 dagar från ankomstdagen.

9 Sid 9 (36) Årsredovisningar Före den 1 mars varje år ska ställföreträdaren ge in en årsredovisning till överförmyndarnämnden. I årsredovisningen ska ställföreträdaren redogöra för förvaltningen under föregående år av egendom som stått under dennes förvaltning. Ställföreträdarna är även skyldiga att lämna de upplysningar om sin verksamhet som nämnden begär. Cirka årsredovisningar beräknas komma att lämnas in under Cirka beräknas begära arvode och ca beräknas inte begära arvode. När årsredovisningarna är granskade ska årsarvode betalas ut till ställföreträdarna. Granskning av ställföreträdarnas redovisning är en av nämndens viktigaste tillsynsuppgifter och det är av största vikt att denna granskning leder till att risken för rättsförluster hos huvudmän och omyndiga blir så liten som möjligt. Granskningen får inte heller ta för lång tid eftersom en sen granskning i sig ökar risken för rättsförluster. Det är viktigt att anhöriga och ställföreträdare som inte begär arvode granskas lika noga som övriga. 95 procent av de årsräkningar där arvode begärs ska vara granskade senast den 6 augusti procent av de årsräkningar där arvode inte begärs ska vara granskade senast den 1 december Redogörelser Tillsammans med årsräkningen lämnar ställföreträdaren en redogörelse för utfört uppdrag. Redogörelsen är en viktig redovisningshandling som visar hur ställföreträdaren har utfört sitt uppdrag. Redogörelsen utgör även underlag för bedömning av storleken på ställföreträdarens arvode. Gode män för ensamkommande barn är ofta befriade från inlämnande av årsredovisning då det inte finns någon ekonomi att redovisa. Andra behöver inte lämna in årsredovisning därför att förvaltning av ekonomi inte ingår i uppdraget. I båda fallen lämnas istället en redogörelse för utfört uppdrag. Under 2019 beräknas cirka redogörelser komma in för granskning. Av redogörelser inkomna i tid från gode män för ensamkommande ska 80 procent granskas inom 60 dagar från ankomst. Slutredovisningar Slutredovisningar ska vara nämnden tillhanda inom en månad från den dag ställföreträdarskapet upphör och omfatta redovisning av förvaltningen från årets början till dess att uppdraget upphörde. Det är en utmaning att granska slutredovisningar i rimlig tid så att ärenden kan avslutas och beslut om arvoden kan göras. Under 2019 förväntas cirka 800 slutredovisningar komma in där uppdraget avslutas och cirka 300 slutredovisningar på grund av byte av ställföreträdare. Det vill säga sammanlagt cirka slutredovisningar från 2019 att granska. Till detta ska cirka 350 slutredovisningar från 2018 läggas som återstår att granska under Sluträkningar från 2018 som är kvar den 31 december ska granskas senast den 1 juli Sluträkningar som inkommer 2019 ska granskas inom 90 dagar från ankomst.

10 Sid 10 (36) Vitesförelägganden Ställföreträdare som inte lämnar in de redovisningshandlingar de är skyldiga att lämna enligt lag ska vitesföreläggas. Vitesföreläggande är en sanktion som finns att ta till mot ställföreträdare som inte lämnar in vissa typer av handlingar. Detta är en sanktionsmöjlighet gentemot ställföreträdaren, förutom denna återstår endast entledigande. Majoriteten av nämndens vitesärenden rör ställföreträdare som inte lämnat in sin årsräkning i tid. Om förteckning, årsräkning eller sluträkning inte kommer in och det inte finns något anstånd ska nämnden förelägga ställföreträdaren vid vite att lämna in redovisningshandlingen och sedan ansöka till tingsrätten om utdömande av vite. Det finns inget självändamål för överförmyndarnämnden att få ett vitesbelopp utdömt. Istället eftersträvar nämnden att den begärda handlingen lämnas in. Ställföreträdare som inte lämnat sin redovisning i tid ska vitesföreläggas och entledigas från sina uppdrag. Samtliga ställföreträdare som inte lämnat in årsredovisning ska vitesföreläggas på juninämnden. Ansökan om samtycke till uttagstillstånd, fastighetsöverlåtelse och arvskifte För att en åtgärd ska få rättslig verkan krävs i vissa fall nämndens samtycke. Nämnden ansvarar för att ge ställföreträdaren medgivande till uttag från andra konton än det konto ställföreträdaren fått rätt att disponera för uttag och betalning av löpande kostnader, det så kallade transaktionskontot. Ställföreträdaren behöver nämndens medgivande för placering av den enskildes tillgångar i aktier, olika slag av försäkringar, konst, antikviteter med mera. Ställföreträdaren får endast med nämndens samtycke köpa, sälja eller hyra ut den enskildes fasta egendom. Samtycke krävs också om ställföreträdaren vill ingå avtal om nyttjanderätt till den enskildes fasta egendom (jakt och fiskerätt, arrende, parkering m.m.). När en ställföreträdare och samtliga delägare i ett dödsbo har skrivit under en handling gällande bodelning och arvskifte ska nämndens samtycke till fördelning av boet inhämtas. Under 2019 förväntas cirka ansökningar om samtycke till uttagstillstånd komma in, cirka 200 ansökningar om samtycke till fastighetsöverlåtelser och cirka 130 ansökningar om samtycke till arvskiften. Sammanlagt ger det cirka ärenden att samtycka till eller att avslå. Allt fler svenska medborgare har tillgångar i andra länder eller är bosatta utomlands. Detta gör att nämnden behöver god kompetens om fast egendom och arvsrätt i denna typ av ärenden. I 80 procent av uttagsansökningarna ska beslut fattas inom 14 dagar från ankomst. Omprövning av förvaltarskap Nämnden ska enligt 5 förmynderskapsförordningen (1995:379) årligen särskilt granska samtliga förvaltarskap för att pröva om det finns skäl att ansöka om att förvaltarskapet ska upphöra. Om överförmyndarnämnden får reda på att ett förvaltarskap inte längre behövs är nämnden skyldig att ansöka till tingsrätten att förvaltarskapet ska upphöra. Förvaltarskapet är ett av de mest integritetsingripande institut mot den enskilde som finns i dagens samhälle. Eftersom den som är ställd under ett förvaltarskap är fråntagen sin rättshandlingsförmåga saknar denne rätt att själv förfoga över sin egendom, ingå avtal och fatta

11 Sid 11 (36) ekonomiska beslut. Ett förvaltarskap får därför inte fortsätta slentrianmässigt och måste omfatta den enskilde huvudmannens hjälpbehov utan att vara för långtgående. Om förvaltarskapet inte längre behövs ska det upphöra. Den enskilde huvudmannen är beroende av sin förvaltare och att tillsynen över förvaltaren fungerar. Att ett förvaltarskap omprövas varje år är därför av avgörande betydelse för den enskilde. Vid omprövningen av ett förvaltarskap ska nämnden pröva om den enskilde fortfarande behöver hjälp genom en förvaltare eller om den enskildes hjälpbehov kan tillgodoses på ett mindre ingripande sätt. Om det inte längre finns förutsättningar för ett förvaltarskap ska nämnden ansöka hos tingsrätten om att förvaltarskapet ska upphöra. Om den enskilde fortfarande behöver hjälp genom en ställföreträdare, men inte på ett sådant integritetsingripande sätt som ett förvaltarskap innebär, kan nämnden ansöka om att förvaltarskapet upphör och att ett godmanskap anordnas istället. Under 2019 beräknas nämnden utöva tillsyn över drygt förvaltarskap. I dessa ärenden ska nämnden ta ställning till om det är aktuellt att ansöka om förvaltarskapets upphörande eller inte för de ärenden där förvaltarskapet anordnades före Förvaltare som inte medverkar till en omprövning av förvaltarskap är inte lämpliga som förvaltare, varför deras lämplighet ska prövas. Anmodan om att skicka in omprövningsblankett ska skickas senast den 20 augusti. Samtliga förvaltarskap som har anordnats före 2019 ska vara omprövade före årsskiftet. Samtliga ställföreträdare lämplighetsprövas Nämnden kommer under 2019 att lämplighetspröva samtliga ställföreträdare genom kontroller av om de förekommer i belastningsregistret och kontroll av om de har betalningsanmärkningar. Om så är fallet entledigas ställföreträdaren. Krav på utbildning av ställföreträdare som inte kan redovisa Ställföreträdare som lämnar in alltför bristfälliga redovisningar och får anmärkning kommer 2019 anmodas att genomgå en utbildning i redovisning. Barnärenden Nämnden ska vitesförelägga förmyndare som inte lämnar in den redovisning som de är skyldiga att göra. Nämnden ska också i vissa fall utreda frågan om medförmyndare och skärpande föreskrifter. Internationella ärenden Enligt särskilda bestämmelser i 16 kapitlet 2 föräldrabalken ska överförmyndaren i Stockholm utöva tillsyn över enskilda ärenden för förmyndare, gode män och förvaltare för huvudmän som inte är folkbokförda i Sverige, men som har rätt till en svensk ställföreträdare. Om det är frågan om att huvudmannen vistas i en kommun i Sverige eller om det är frågan om ett dödsbo där den avlidne hade sin hemvist i en kommun i Sverige är det den kommunen som ska utöva tillsyn. Finns ingen sådan kommun hör ärendet till Stockholms överförmyndarnämnd. I nuläget finns det inget sätt för nämnden att identifiera hur många internationella ärenden nämnden har.

12 Sid 12 (36) Indikator Årsmål KF:s årsmål Periodicitet Andel genomförda åtgärder inom ramen för risk- och sårbarhetsanalys (RSA) 100 % Tas fram av nämnd År Nämndmål: Huvudmännen är trygga med överförmyndarnämndens tillsyn Nämnden ska utveckla en väl fungerande ärendehantering och genom förbättrad kommunikation öka tillgängligheten. Nämnden fortsätter att prioritera arbetet med att korta handläggningstiderna. Förväntat resultat Huvudmännen upplever att de har ställföreträdare som kan sitt uppdrag och som ger dem ett adekvat stöd utifrån behov. Indikatorer Årsmål Periodicitet Andel förteckningar som är granskade inom 90 dagar från ankomst 100 % Tertial Andel redogörelser inkomna i tid från gode män för ensamkommande som är granskade inom 60 dagar Andel uttagsansökningar där beslut fattas inom 14 dagar från ankomstdatum Andelen ställföreträdare som inte lämnat in årsredovisning som vitesföreläggs på juninämnden Andelen årsräkningar där arvode begärs som är granskade den 6 augusti ska var 95 procent Andelen årsräkningar där arvode inte begärs som är granskade den 1 december ska var 95 procent 80 % Tertial 80 % Tertial 100 % Tertial 100 % Tertial 100 % Tertial Aktivitet Startdatum Slutdatum Samtliga förvaltarskap som har anordnats före 2019 ska vara omprövade före årsskiftet Samtliga ställföreträdare ska lämplighetsprövas genom kontroll i belastningsregistret och kontroll av om betalningsanmärkningar finns Ställföreträdare som lämnar in alltför bristfällig redovisning och får anmärkning ska anmodas att genomgå utbildning i redovisning KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.4. I Stockholm får människor i behov av stöd insatser i tid präglade av hög kvalitet, evidens och rättssäkerhet Ansökan och anmälan om behov av god man och förvaltare Ansökan om god man eller förvaltare kan komma från huvudmannen eller från huvudmannens nära anhöriga. Ansökningen skickas till tingsrätten som kan begära in ett yttrande från nämnden. Tingsrätten kan ålägga nämnden att rekrytera en ställföreträdare. En anmälan kan

13 Sid 13 (36) komma in från vem som helst och utreds av nämnden innan beslut fattas av tingsrätten. Ansökningar enligt FB 11:4 och FB 11:7 utgör tingsrättens utredningsansvar. Perioden har 641 nya akter skapats som en följd av förelägganden från tingsrätterna. Det är ansökan från behörig part som tingsrätten har utredningsansvaret för och förelägger nämnden att inhämta utredning, yttra sig över behovet av ställföreträdarskap i eller har gett nämnden i uppdrag att rekrytera en ställföreträdare åt tingsrätten. Anmälan om behov av ställföreträdarskap som utgör nämndens utredningsansvar. Perioden har 673 nya akter skapats som en följd av anmälan om behov av ställföreträdarskap som kommit in till nämnden. En anmälan om behov av ställföreträdarskap har nämnden utredningsansvaret för. En anmälan om behov av ställföreträdarskap kan gälla behov av en av flera olika typer av ställföreträdarskap så som god man enligt FB 11:1, FB 11:2, FB 11:3 och FB 11:4 samt behov av förvaltare enligt FB 11:7. Ansökningar och anmälningar som ännu inte avgjorts. Den 30 november 2018 hade nämnden 425 ärenden där det kommit in en anmälan om behov av god man eller förvaltare som ännu inte har blivit färdighandlagda. Det gäller både ärenden där utredningsansvaret ligger på nämnden och tingsrätten. Att ärendena inte har blivit färdiga kan ha flera olika orsaker så som att nämnden inte fått in tillräcklig utredning för att kunna slutföra ärendet, nämnden har inte hittat ställföreträdare som är intresserade av uppdraget eller att nämnden inte har hunnit handlägga klart ärendet. Dessa 425 ärenden har nämnden att fortsätta handlägga under Det är en stor utmaning för nämnden att under 2019 hinna ikapp den handläggning som inte hanns med under 2018 och dessutom hinna med de nya ansökningar och anmälningar som kommer in Särskilda insatsveckor planeras till exempel för att ta hand om förfallna bevakningar och inkomna kompletteringar. Interimistiska ärenden Tillfälliga god mans- eller förvaltarskap kallas interimistiska ärenden. Uppdraget kan vara tillfälligt därför att uppdraget bara omfattar en viss åtgärd som till exempel att bevaka rätt vid ett arvskifte. Om behovet är akut kan ett interimistiskt beslut fattas om god man eller förvaltare i avvaktan på utredning och beslut som gäller tillsvidare. Brådskande och interimistiska ansökningar/anmälningar om god man eller förvaltare ska handläggas snarast möjligt. Rekrytering av ställföreträdare till vuxna Nämnden hade den 1 december 2018 cirka 275 ärenden att rekrytera i. Det är en nivå som ändras över tid, det senaste året har siffran för antalet aktiva ärenden varierat men som mest legat på 360 ärenden. Ett ärende ligger för rekrytering när anmälan eller ansökan om ställföreträdare är färdigutredd och ett behov av ställföreträdare är konstaterat. Det är de äldsta ärendena som prioriteras i rekryteringsarbetet. Ett internetbaserat rekryteringsverktyg som heter Recruto används. Först får den sökande genomföra ett kunskapstest på webben. Om den sökande klarar testet lämplighetsprövas den sökande genom att en kreditupplysning görs liksom en kontroll i belastningsregistret. Därefter kontrolleras att de själva inte har förvaltare. Slutligen måste den sökande genomgå en introduktion och slutgiltig bedömning. En ställföreträdare får ha högst tre uppdrag det första året, högst tio uppdrag år två och efter år tre och fortsättningsvis som mest 20 uppdrag. För gode män som har uppdrag med ensamkommande barn gäller tio uppdrag som mest. Cirka personer förväntas ansöka om att bli ställföreträdare

14 Sid 14 (36) 2019, vilket indikerar att det finns ett stort intresse för uppdraget i sig. Svårigheten är att matcha ställföreträdare med de allra svåraste och mest komplexa ärendena. Nämnden kommer därför att fortsätta med sitt arbete med att utbilda ställföreträdare inom olika fokusområden. Ett av dessa blir under 2019 psykisk ohälsa. Nämndens största utmaning vid rekrytering är att hitta ställföreträdare som är beredda att ta på sig särskilt krävande uppdrag, exempelvis för våldsamma personer, psykiskt sjuka missbrukare, hemlösa och huvudmän som är berörda av rättstvister och konflikter inom familjen. Under 2019 ska särskilda insatser genomföras för att tillgodose detta behov genom att rekrytera ställföreträdare med erfarenhet av att arbeta med dessa målgrupper, utveckling av matchning mellan huvudmän och ställföreträdare, intervjuer av ställföreträdare och bättre information om vad uppdragen kräver, stöd till ställföreträdare i form av anpassad utbildning och mentorskap, stöd till nätverk för ställföreträdare som tar sådana uppdrag med mera. Det är också en utmaning att hitta ställföreträdare till huvudmän som bor i ytterstaden. Särskilda rekryteringsinsatser ska därför genomföras för att hitta ställföreträdare som själva bor i ytterstaden eller som är beredda att ta på sig uppdrag i ytterstaden. En förutsättning för att nämnden ska kunna ställa tillräckligt höga krav på befintliga ställföreträdare och kunna entlediga de som inte sköter sitt uppdrag är att det finns god tillgång på nya ställföreträdare eller befintliga ställföreträdare som är beredda att åta sig fler uppdrag. Därför är rekryteringen helt avgörande för hela verksamheten. Begäran om entledigande och byten Nämnden beräknar att få in ungefär ärenden gällande byte av ställföreträdare under Bytes- och klagomålsärenden fördelas enligt följande. 55 procent av ärendena är begäran om entledigande från ställföreträdare som inte vill fortsätta som god man eller förvaltare, 30 procent av ärendena utgör ansökan om byte från huvudmannen själv eller dennes anhöriga och 15 procent av ärendena är klagomål från personer som inte är parter i ärendet, exempelvis socialtjänst, myndigheter och oroliga medmänniskor. Till och med den sista november 2018 har nämnden 293 inkomna byten och klagomål som inte är färdighandlagda under Samtliga har kommit in till nämnden under Dessa 293 ärenden tar nämnden med sig att fortsätta handlägga under Målet är att hinna ikapp med handläggningen av klagomål mot god man eller förvaltare och ansökan om entledigande. Det går snabbare att fatta beslut om byte av förvaltare och gode män i otvistiga ärenden. Det vill säga ärenden som inte ska behandlas av nämnden. Tvistiga ärenden där flera parter ska yttra sig och ärendet ska behandlas av nämnden kan ta längre tid. Socialtjänsten har tillsammans med överförmyndarnämnden det övergripande ansvaret för ensamkommande barn och hur deras situation och stöd är under deras vistelse i kommunen. Det är av betydande vikt för barnet att båda dessa aktörer är klara över sitt ansvarsområde och att detta uppfylls. Det är också viktigt att det finns en tydlighet i var gränsen går mellan uppdragen. Där överlämningar och informationsutbyte behövs mellan dessa parter, ska det vara tydligt hur och när dessa ska ske. I Stockholm finns fjorton stadsdelsnämnder som har utrednings- och omsorgsansvar för barnen medan det endast finns en överförmyndarnämnd som ska svara gentemot behovet av gode

15 Sid 15 (36) män från alla barn som hanteras av dessa fjorton stadsdelsnämnder. Överförmyndarnämnden har under 2018 förtydligat dessa båda ansvarsområden och kartlagt när och var det finns behov av överlämningar dem emellan samt hur dessa ska ske för att bli så tydliga som möjligt, till fördel för barnens bästa. I 80 procent av ärenden om klagomål mot god man eller förvaltare samt ansökan om entledigande ska handläggning vara påbörjad inom 60 dagar. Föräldraförvaltning Inom en månad efter det att ett barns tillgångar överstiger åtta basbelopp ( kr) eller att barnet har tillgångar som ska stå under överförmyndarkontroll ska förmyndaren/förmyndarna ge in en förteckning över egendomen. Detsamma gäller om barnet äger fast egendom som ett hus eller har nyttjanderätt till fast egendom. Vissa utbetalningar ska enligt lag sättas in på spärrat konto. Följande utbetalningar ska alltid sättas in på ett spärrat konto hos en bank eller ett kreditmarknadsbolag med uppgift om att pengarna inte får tas ut utan tillstånd från överförmyndaren. Det gäller om beloppet uppgår till minst ett prisbasbelopp ( kr för 2019) eller om det finns ett villkor om överförmyndarkontroll: utbetalning på grund av arv eller testamente försäkringsersättning till barnet utbetalning från ett individuellt pensionssparkonto (IPS) brottsskadeersättning skadestånd enligt skollagen skadeståndsersättning från staten. Den som gör utbetalningen måste meddela både föräldrarna och överförmyndaren. Att ett konto är spärrat innebär att föräldrarna inte kan ta ut pengar utan samtycke från överförmyndaren. Nämndens tillsyn syftar till att säkerställa att barnets tillgångar används till barnets bästa i enlighet med lagens krav. Särskild förordnad förmyndare Om ett barn saknar förmyndare och nämnden får kännedom om detta ska nämnden hos tingsrätten ansöka om en särskild förordnad förmyndare. Uppdraget för denne är samma som för en förälder som är förmyndare, det vill säga att förvalta barnets tillgångar och företräda barnet i angelägenheter som rör tillgångarna. Ett exempel är om en förälder som har ensam vårdnad om ett barn får en förvaltare förordnad för sig. Då kan föräldern inte längre vara förmyndare för sitt barn och förmynderskapet upphör med automatik. Ensamkommande barn I första skedet är barn som kommer till Sverige utan föräldrar ett ensamkommande barn som söker asyl, även kallat ensamkommande barn (EKB). I andra skedet har barnet permanent eller tillfälligt uppehållstillstånd, PUT och TUT. I tredje skedet om barnet fått ett tillstånd i Sverige ska en särskilt förordnad vårdnadshavare utses av tingsrätten, även kallat SFV. Uppdraget att ansöka om detta åligger socialförvaltningen i den kommun där barnet är folkbokfört. Nämndens uppdrag ligger i att stötta vid rekrytering samt att betala ut arvode till särskilt

16 Sid 16 (36) förordnad vårdnadshavare. Frågan om ansvarig kommun för att ansöka till tingsrätten är klar enligt föräldrabalken. Frågan om vilken kommun som ska betala arvodeskostnaderna tolkas ändå olika mellan kommuner och ger upphov till diskussion. I Stockholms stad finns en uppgörelse sedan 2015 om att nämnden ska arvodera och socialtjänsten ansöka till tingsrätten om en särskilt förordnad vårdnadshavare till barnet. De frågor som uppkommer kring arvode gäller de barn som är anvisade till Stockholms stad men placeras i annan kommun. Flera kommuner vill vid dessa tillfällen att Stockholms stad ska stå för kostnaden, vilket skiljer sig från den tolkning staden gör. Nämnden har cirka 500 aktiva tillsynsärenden och drygt 150 som är under avslutande, det vill säga sammanlagt cirka 650 ärenden att hantera. Under avslutande betyder att det ensamkommande barnet inte ska ha god man längre och ärendet håller på att avslutas. Oftast beror detta på att barnet blivit myndigt men ett godmanskap kan även komma att upphöra efter beslut från nämnden vid åldersuppskrivning eller om barnet avvikit. Siffrorna ovan kan jämföras med januari 2017 då siffran för antalet barn översteg På grund av minskning under året där inflödet av barn varit betydligt lägre än 2016 och även 2017 om cirka 260 barn har nämnden kunnat fördela om resurser från handläggning av ensamkommande barn till övrig verksamhet. Nämnden har dock som mål att behålla kompetens inom nämnden för att kunna ha en beredskap om inströmningen snabbt skulle öka igen. Beredskapen i detta fall är betydligt högre idag på grund av inarbetade rutiner och strukturer än den var 2015 då inströmningen skedde mycket snabbt och överraskande. Vid anmälan om god man för ensamkommande barn ska beslut fattas inom 14 dagar från ankomst. Förteckningar för ensamkommande barn ska granska inom 14 dagar från ankomst. Gamla ärenden Nämnden måste bli bättre på att följa upp gamla ärenden. Det handlar om registervård och om att avsluta ärenden. Det handlar också om att bevaka och ständigt driva ärenden framåt. Inget ärende får ligga utan åtgärd för länge. De äldsta ärenden måste följas upp kontinuerligt. Samarbete med stadsdelsnämnderna, socialnämnden och äldrenämnden Kunskapen om överförmyndarnämndens verksamhetsområde är bristfällig och behöver bli bättre. Nämnden fortsätter sitt arbete med att informera i första hand enhetschefer för biståndsbedömare och dödsboutredare inom stadsdelsnämnder och socialförvaltning. Syftet är att minska felaktiga förväntningar på ställföreträdare, få en smidigare process vid anmälningar om behov av ställföreträdare och genom samverkan öka effektiviteten. Samarbete med domstolarna Nämnden kommer under året att satsa på en ökad samverkan med domstolarna. Inom flera områden finns en utvecklingspotential som kan leda till ett mer värdeskapande arbetssätt hos såväl nämnden som domstolarna. Nämnden har samarbete med tre domstolar i länet och har utsett en kontaktperson per domstol för samordning. Nämnden kommer under året att se över de ärenden där förelägganden kommer från domstolarna. Syftet är att försäkra sig om att nämnden endast arbetar med sådana ärenden som det är nämndens uppdrag att hantera. Nämnden kommer att arbeta med en tydlig gränssättning gentemot domstolarna. Nämnden har noterat att det finns ett stort antal ärenden som lämnas över till nämnden från domstolarna trots att det ingår i domstolarnas ansvarsområde att handlägga ärendena. Det är därför viktigt

17 Sid 17 (36) att få till ett fungerande samarbete med domstolarna. Samarbete med Migrationsverket, Sveriges Kommuner och Landsting, länsstyrelsen, andra överförmyndarförvaltningar i Stockholms län och i landets större städer Nämnden har ett väl utvecklat samarbete med Migrationsverket, bland annat på grund av att tre medarbetare tidigare arbetat där. Nämnden medverkar två gånger per år i länsträffar med Stockholms läns överförmyndaförvaltningar, dels i ett nätverk för förvaltningschefer och dels i ett nätverk kring ensamkommande barn. Två gånger per år träffas förvaltningscheferna i överförmyndarförvaltningarna i landets större städer. En gång per år träffas representanter för i stort sett samtliga överförmyndaförvaltningar i landet på föreningen Sveriges överförmyndares studiedagar hålls denna överläggning i Karlstad. Lag om utökad anhörigbehörighet och framtidsfullmakter Den 1 juli 2017 infördes två nya typer av ställföreträdarskap; framtidsfullmakt som grundas på fullmakt och anhörigbehörighet som grundas på lag. Dessa nya ställföreträdarskap påverkar nämndens arbete genom att nya slags yttranden begärs, till exempel i samband med fastställande av en framtidsfullmakts giltighet. Nämnden avstyrker nu fler ansökningar om godmanskap med hänvisning till den nya anhörigbehörigheten. Det finns en stor efterfrågan på information om de nya ställföreträdarskapen. Program för tillgänglighet och delaktighet för personer med funktionsnedsättning Nämnden har en viktig uppgift att fylla för att säkerställa att huvudmän med funktionsnedsättning får sina behov tillgodosedda. I första hand sker detta genom att huvudmannen får en ställföreträdare som har att sörja för person och bevaka rätt. Gode män för ensamkommande barn måste uppmärksamma att barnet kan ha en funktionsnedsättning. Vuxna huvudmän kan ha andra funktionsnedsättningar än de som gör att man får ställföreträdare, som också behöver uppmärksammas. Nämnden ska vid sin tillsyn och i sina utbildningar säkerställa att huvudmännens särskilda behov på grund av funktionsnedsättning tillgodoses. Personer med funktionsnedsättning är en av de främsta målgrupperna för nämndens verksamhet och flertalet mål, indikatorer och aktiviteter syftar till att tillgodose deras behov av ställföreträdare. Nämndens verksamhetslokaler och de utbildningslokaler som används för ställföreträdare ska vara tillgängliga. Den information som finns på hemsidan och i broschyrer ska vara klarspråksgranskad för att vara tillgänglig för så många som möjligt. Aktivitet Startdatum Slutdatum Överförmyndarnämnden ska i samarbete med Stockholms läns god manoch förvaltarenheter utreda möjligheterna att starta ett mentorsskapsprogram för gode män och förvaltare.

18 Sid 18 (36) Nämndmål: Nämnden ska utöva en rättssäker handläggning Rättssäkerhet innebär att det finns en rättsordning som ger individen skydd mot övergrepp från samhället och andra individer. I denna ordning ingår juridisk trygghet och att rättsreglerna tillämpas förutsägbart och effektivt. Allas likhet inför lagen är också en viktig del av rättssäkerheten. Ett sätt att säkerställa en rättssäker handläggning är att flertalet handläggare är jurister. Ett annat är att alla handläggare arbetar efter kvalitetssäkrade rutiner. Ett tredje är att ständigt sträva efter att höja handläggarnas kompetens. Ett fjärde sätt är att bedriva en aktiv internkontroll med bland annat stickprovskontroller och kontroll av de äldsta ärendena. Överförmyndarnämndens hela verksamhet syftar till att främja lika rättigheter och möjligheter. Ställföreträdarna har oftast i uppdrag att förvalta egendom, sörja för person och bevaka rätt. Förvaltningen ska genom sin tillsyn säkerställa att så också sker. Det är behovet av stöd som ska vara avgörande för vilken hjälp som ges. Ovidkommande faktorer som till exempel kön, sexuell läggning, ålder, könsidentitet, religion eller etnicitet får inte påverka. Detta säkerställs genom utbildning och en ständigt pågående diskussion med personalen. Vid anställningsintervjuer är nämnden mycket tydlig med att alla människors lika värde är en grundläggande värdering som måste delas av den som ska arbeta inom överförmyndarförvaltningen. Det är en värdering som ligger till grund för ett gott bemötande, grundat på respekt för alla människor i all dess mångfald. Nämnden har analyserat 2018 års könsuppdelade resultat. All personal har engagerats i en diskussion om i vilken utsträckning handläggarens, huvudmannens eller ställföreträdarens kön påverkar de bedömningar som görs i olika ärenden. Det är något fler män som är ställföreträdare för ensamkommande barn och något fler kvinnor som är ställföreträdare för vuxna. Bland huvudmännen är könen jämnt fördelade. Vid stickprovskontroller har inga skillnader hittats i bedömningar som kan knytas till kön. Förväntat resultat Genom en rättssäker handläggning är huvudmän och andra berörda trygga i de beslut nämnden fattar. Indikatorer Årsmål Periodicitet Förteckningar för ensamkommande barn ska granska inom 14 dagar från ankomst Vid anmälan om god man för ensamkommande barn ska beslut fattas inom 14 dagar från ankomst 100 % Tertial 100 % Tertial Aktivitet Startdatum Slutdatum Nämnden ska fortsätta att utveckla samverkan med övriga aktörer, exempelvis Migrationsverket, Sveriges Kommuner och Landsting, Storsthlm, länsstyrelsen, domstolar samt övriga överförmyndarnämnder för att säkerställa informationsöverföring, en likformig bedömning vid arvodering och ärendehandläggning samt stöd vid budget- och prognosarbete

19 Sid 19 (36) Nämndmål: Nämnden ska vara tillgänglig och ge bra service Information på webben Under 2018 har nämnden haft cirka besök som läst nämndens information om överförmyndarfrågor på Stockholm.se. Nämnden kommer i januari 2019 att utöka informationen betydligt då ett sökbart faktaregister läggs in. Syftet är att informationen ska vara lättillgänglig och begriplig. Det ska vara möjligt att hänvisa till webben i högre utsträckning än tidigare då mer information kommer att finnas där. Kontaktcenter Kontaktcenter är överförmyndarförvaltningens främsta kontaktyta mot bland annat allmänhet och ställföreträdare samt gentemot andra myndigheter. Målet är att den som ringer ska få svar direkt och få rätt information från början. Kontaktcenter löser cirka 80 procent av inkommande ärenden. Frågor som inte kan lösas av Kontaktcenter kan antingen kopplas fram till förvaltningen eller skickas till förvaltningen som ett e-postmeddelande. Förvaltningen har under 2018 inte hunnit med att svara på mejl tillräckligt snabbt. Ett av nämndens mål 2019 är därför att återkoppling på mejl ska ske genom uppringning eller mejlsvar inom fem dagar. Kontaktcenter för statistik som följs upp noga av förvaltningen. Detta görs för att kunna förbättra informationen på hemsida, blanketter och i förvaltningens mallar och brev. Till Kontaktcenter ringer huvudmän, ställföreträdare, anhöriga, närstående, anställda i olika kommuner och landsting, polisen, försäkringsbolag, banker, andra överförmyndarförvaltningar, tingsrätter, juristbyråer, fastighetsägare, bostadsrätts- och hyresgästföreningar, mäklare, grannar och bekanta etc.

20 Sid 20 (36) Indikator Årsmål Periodicitet Andel frågor som inkommer via mejl som besvaras inom fem arbetsdagar 100 % Tertial Aktiviteter Startdatum Slutdatum Nämnden följer upp 2018 års enkät som riktade sig till ställföreträdare Nämnden följer upp den kvalitativa undersökning bland ställföreträdare som genomförts 2018 inom ramen för digitaliseringsprojektets delprojekt Tjänstedesign Förväntat resultat Antalet klagomål som gäller nämndens tillgänglighet och service minskar. Nämndmål: Nämnden ska öka kompetensen i att pröva barnets bästa, för att säkerställa att barns rättigheter tillgodoses Förvaltningen handlägger ett stort antal ärenden som rör barn eller deras vårdnadshavare. I dessa ärenden ska förvaltningen, där så är lämpligt, låta barnet yttra sig inför beslut som kan påverka dem direkt eller indirekt. Under har viss utbildning genomförts angående

21 Sid 21 (36) barnets bästa samt att praktiskt använda barnchecklistor i handläggningen och inför beslut, i samarbete med Stockholms stads barnombudsman. Förvaltningen har kommit längre med att handlägga och dokumentera barnets bästa i ärenden om ensamkommande barn. Under 2019 har förvaltningen att öka kunskapen och dokumentationen även i handläggning av övriga barnärenden. Förväntat resultat Handläggarnas kompetens ökar för att i alla ärenden, där så är relevant, kunna pröva barnets bästa. Rutiner utvecklas för att ge stöd i detta arbete. Indikator Årsmål Periodicitet Självskattning av förvaltningens kunskapsnivå gällande barnets bästa vid början av året samt i slutet. Förväntat resultat: förbättring om 40 procent 40 % År Aktiviteter Startdatum Slutdatum Nämnden ska arbeta med uppföljning och utvärdering ur ett barnrättsperspektiv där stadens strategi för barns rättigheter och inflytande är vägledande Nämnden ska delta i stadens nätverk för barns rättigheter Nämnden ska fortsätta kunskapssatsningar för medarbetare och chefer, samt implementera verktyg och metoder som kan användas i arbetet med att systematiskt pröva barns bästa Nämndmål: Stockholm ska ha kompetenta ställföreträdare Ställföreträdarna kommer under 2019 att erbjudas utbildning inom flera olika områden för att öka sin kompetens, bredda sina kunskapsområden och bli säkrare i uppdraget gentemot huvudmannen. Kurser kommer bland annat att ordnas i redovisning, om psykisk ohälsa och om demens. Särskilda kurser riktar sig till anhöriga som är ställföreträdare. Nämnden ger ett bidrag till Stockholms läns god mans- och förvaltarförening 2019, bland annat för att de ska ordna ett stort antal kurser för sina medlemmar. Förväntat resultat Ställföreträdare har erforderlig kompetens för sitt uppdrag, i utövandet och i sin redovisning till nämnden. Indikator Årsmål Periodicitet Andel ställföreträdare för vuxna som erbjudits kompetensutveckling 100 % Tertial Aktiviteter Startdatum Slutdatum Nämnden ska fortsätta arbetet med att se över hur utbildningen av gode män förbättras med fokus på effektiva utbildningsinsatser

22 Sid 22 (36) Aktiviteter Startdatum Slutdatum Nämnden ska fortsätta arbetet med att utveckla nischade rekryteringsinsatser mot grupper där det finns personer som har särskilda kunskaper, erfarenheter eller kompetenser som möjliggör att ta sig an mer komplicerade uppdrag Nämnden ska fortsätta med en långsiktig plan för rekrytering och kontroll av gode män, förvaltare och särskilda vårdnadshavare, samt se över hur rekrytering och kontroll kan utvecklas Nämnden ska i den mån det är möjligt fortsätta det påbörjade arbetet med att fortbilda stadens biståndshandläggare och socialsekreterare om uppdraget som god man och förvaltare Nämnden ska i samarbete med socialnämnden fortsätta att genomföra specialutbildningar som riktar sig till gode män och förvaltare som vill och anses lämpade att ta sig an särskilt komplicerade uppdrag Nämnden ska samarbeta med relevanta aktörer så att även ideella krafter tas tillvara samt fortsätta den dialog som inletts med funktionshindersrådet Nämnden ska samverka med civilsamhället i arbetet med rekrytering av gode män och förvaltare KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.5. I Stockholm har äldre en tillvaro som präglas av hög kvalitet, trygghet och självbestämmande Nämnden ansvarar för att personer som av olika skäl behöver stöd i sin livsföring får det i form av till exempel en god man eller en förvaltare. Nämnden rekryterar, utbildar, arvoderar och idkar tillsyn över ställföreträdare. Möjligheten att få en ställföreträdare är viktig för att äldre ska få en trygg ålderdom och en äldreomsorg av god kvalitet. Det är behovet av ställföreträdare som avgör, inte ålder. Äldre är en av de främsta målgrupperna för nämndens verksamhet och flera mål, indikatorer och aktiviteter syftar till att tillgodose äldres behov av ställföreträdare. Det är viktigt att ställföreträdare som möter äldre har kunskap om de behov som särskilt berör äldre. Det gäller till exempel behov som beror på demens och ålderdomssvaghet. Nämnden kommer därför under 2019 att ordna särskilda utbildningar om detta. Nämndmål: Med stöd av en god man eller förvaltare ska äldre ges en trygg livssituation Nämnden ansvarar för att personer som av olika skäl behöver stöd i sin livsföring får det i form av till exempel en god man eller en förvaltare. Förvaltningen rekryterar, utbildar, arvoderar och idkar tillsyn över ställföreträdare. Möjligheten att få en ställföreträdare är viktig för att äldre ska få en trygg ålderdom och en äldreomsorg av god kvalitet. Det är behovet av ställföreträdare som avgör, inte ålder. Äldre är en av de främsta målgrupperna för nämndens verksamhet och flera mål, indikatorer och aktiviteter syftar till att tillgodose äldres behov av ställföreträdare. Det är viktigt att ställföreträdare som möter äldre har kunskap om de behov som särskilt berör äldre. Det gäller till exempel behov som beror på demens och ålderdomssvaghet. Förvaltningen kommer därför under 2019 att ordna särskilda utbildningar om detta.

23 Sid 23 (36) Förvaltningen ska under 2019 vidareutveckla samarbetet med Demensförbundet och pensionärsorganisationerna. Syftet är både att sprida kunskap om nämndens verksamhet och få in synpunkter på hur verksamheten kan utvecklas. Förväntat resultat Äldre personer med behov av god man eller förvaltare upplever att de får det stöd de behöver för trygghet i vardagen. Indikator Årsmål Periodicitet Andel ställföreträdare som erbjudits utbildning om demens och ålderdomssvaghet 100 % Tertial Aktivitet Startdatum Slutdatum Nämnden ska möjliggöra att nischade utbildningar för gode män erbjuds, till exempel om demens KF:s inriktningsmål: 2. En hållbart växande och dynamisk storstad med hög tillväxt Nämnden är beredd att möte en utveckling mot fler stockholmare och en äldre befolkning. Mellan 1-2 procent av befolkningen har erfarenhetsmässigt behov av en ställföreträdare. Ju äldre befolkning desto fler behöver ställföreträdare. En välfungerande överförmyndarverksamhet är nämndens bidrag till en dynamisk storstad med hög tillväxt. Nämnden ansvarar för att bidra till att staden når högt ställda miljömål. Det handlar om sopsortering, spara energi, köpa miljöcertifierade produkter och att åka kollektivt. KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.5. Stockholm är en hållbar stad med en god livsmiljö Överförmyndarnämnden bidrar till stadens mål om att vara en hållbar stad med god livsmiljö genom att, utifrån givna förutsättningar, handla och agera på ett miljömässigt hållbart sätt. Det innebär bland annat att resa hållbart, köpa miljömärkta varor och tjänster och källsortera så många fraktioner som det för närvarande finns förutsättningar för. Nämndmål: 90 procent av nämndens avfall källsorteras Sopor sorteras i fraktionerna papper, plast, metall, miljöfarligt avfall, glas och brännbart avfall. Nämnden har en ambition att på sikt även kunna källsortera matavfall. Detta kräver dock att staden bygger upp en infrastruktur för hämtning av sådant avfall även hos företag, myndigheter och andra arbetsplatser. Nämnden förbrukar ansenliga mängder papper, men där är målet att på sikt minska denna förbrukning radikalt genom att digitalisera merparten av nämndens olika processer. Sekretessbelagda pappershandlingar ska brännas och inte återvinnas.

24 Sid 24 (36) Förväntat resultat På sikt är även matavfall inkluderat i det avfall som nämnden sorterar. Indikator Årsmål Periodicitet Självskattad andel av avfallet som källsorteras 90 % Tertial Aktivitet Startdatum Slutdatum Nämnden ska förebygga att avfall uppstår och verka för att en större andel produkter och material återanvänds Sekretessbelagda handlingar ska brännas och inte återvinnas Nämndmål: Nämnden bidrar till målet genom att i så hög utsträckning som möjligt köpa miljöcertifierade varor och tjänster I den mån stadens gemensamma avtal innehåller miljöcertifierade varor och tjänster ska dessa nyttjas. Förvaltningen är liten och gör små inköp. Det som köps är mest kontorsmaterial, fikabröd, blommor och städning. En nämndöverläggning planeras under Förväntat resultat Material och varor som inhandlas ska vara kravmärkta eller på annat sätt miljögodkända, tjänster ska vara miljöcertifierade. Indikator Årsmål Periodicitet Självskattad andel av nämndens inköp av varor och tjänster som är miljöcertifierade 75 % Tertial Aktivitet Startdatum Slutdatum Nämnden ska verka för minskad energianvändning KF:s inriktningsmål: 3. En ekonomiskt hållbar och innovativ storstad för framtiden Antalet invånare i Stockholm beräknas öka kraftigt under kommande år. Då andelen i befolkningen som har behov av ställföreträdare utgör mellan 1 och 2 procent förväntas behovet av ställföreträdare öka i samma takt som befolkningsökningen. Något som kommer att påverka behovet av ställföreträdare på längre sikt är de nya lagar som trädde i kraft under 2017 om utökade anhörigbefogenheter och framtidsfullmakter. Det kan bli både mer och mindre arbete för nämnden beroende på hur stadens invånare väljer att nyttja dessa lagar. Nämndens kostnader för arvoden till ställföreträdare påverkas av hur stor andel av huvudmännen som kan betala ställföreträdarnas arvoden själva och arvodenas storlek. Om antalet

25 Sid 25 (36) huvudmän med mycket begränsade ekonomiska resurser ökar leder det till att stadens kostnader för arvoden ökar. Nämndens kostnader för arvoden till ställföreträdare till ensamkommande barn påverkas dels av hur många ensamkommande barn som nämnden ansvarar för och dels av hur stor andel av kostnaden som Migrationsverket återbetalar. År 2018 försvann nämndens möjlighet att återsöka ersättning från Migrationsverket för arvoden till ställföreträdare för ensamkommande barn. Staden får 2019 istället via arbetsmarknadsnämnden en generell ersättning per ensamkommande barn. Ingen ersättning utgår direkt från Migrationsverket till överförmyndarnämnden. Överförmyndarnämnden ska istället återsöka medel för arvoden från kommunstyrelsens centrala medelsreserv. Det är enligt föräldrabalken Stockholms stads ansvar att administrera och handlägga samt avsluta ärenden från landets samtliga 290 kommuner där barnet försvunnit. Nämnden har lyft frågan om detta är en rimlig uppgift för staden att hantera. Då antalet ensamkommande barn minskar i hela landet minskar också antalet som avviker. Skulle antalet ensamkommande barn i landet öka igen så kan antalet avvikande barn också öka. I förstudien till nämndens digitaliseringsprojekt konstaterades 2017 att nämnden har ett arbete att göra inom den ordinarie verksamheten för att en digitalisering ska vara möjlig. Förutom att det är ett stort lyft att gå från det befintliga nuläget till det önskade nyläget har nämnden en stor teknisk och administrativ skuld att arbeta sig igenom. Det rör till exempel behov av att städa i diariesystemet Wärna och i pappersakter. Om dessa brister ska åtgärdas krävs sannolikt ett resurstillskott antingen via digitaliseringsprojektet eller via nämndens ordinarie budget. Fullmäktige har i budget för 2019 beslutat att överförmyndarnämnden i samarbete med kommunstyrelsen ska pröva förutsättningarna för att genomföra försöksverksamhet med förvaltarenheter. Om en förvaltarenhet införs kommer detta att öka stadens kostnader. En förvaltarenhet måste placeras under en annan nämnd än överförmyndarnämnden då nämnden inte både kan ha ställföreträdare anställda och samtidigt idka tillsyn över samma ställföreträdare. Att vara god man eller förvaltare är i grunden ett ideellt uppdrag med en symbolisk ersättning som inte på något sätt motsvarar en lön. Många ställföreträdare gör dessutom mycket mer än vad som egentligen ingår i uppdraget. Om ställföreträdarsystemet skulle sluta att fungera skulle en stor mängd arbetsuppgifter behöva flyttas till andra samhällsorgan, som till exempel socialtjänsten, med stora kostnadsökningar som följd. Överförmyndarverksamheten kan med det perspektivet betraktas som synnerligen kostnadseffektiv. Nämndens verksamhet är i det närmaste helt pappersbaserad. En digitalisering skulle underlätta möjligheten att ge bättre service och stöd till ställföreträdare och huvudmän. En digitalisering skulle skapa förutsättningar att stärka rättssäkerheten och tillsynen. Ett sådant arbete pågår inom ramen för stadens projekt "Modernisering av sociala system".

26 Sid 26 (36) KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.1. Stockholm har en budget i balans och långsiktigt hållbara finanser Indikator Årsmål KF:s årsmål Periodicitet Nämndens budgetföljsamhet efter resultatöverföringar 100 % 100 % Tertial Nämndens budgetföljsamhet före resultatöverföringar 100 % 100 % Tertial Nämndens prognossäkerhet T2 +/-1 % +/- 1 % År KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.2. Stockholm använder skattemedlen effektivt till största nytta för stockholmarna Använda skattemedel effektivt Nämnden ska arbeta rättssäkert, effektivt och med stockholmarnas bästa för ögonen. Verksamheten ska präglas av ett närvarande ledarskap, effektiv handläggning och en god arbetsmiljö. Nämnden har arbetat mycket med den fysiska arbetsmiljön under 2018 och kommer att fortsätta med detta samt lägga tid på den psykosociala arbetsmiljön. Ett steg i detta är ett ökat medarbetarinflytande vilket har präglat de förändringar som skett på förvaltningen under Personal och arbetsmiljö Överförmyndarnämnden ska vara en attraktiv arbetsgivare med förmåga att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla medarbetare med hög kompetens och motivation. Insatser som syftar till att förbättra arbetsmiljön är mycket viktiga. Den 1 november 2017 hade nämnden 45 tillsvidareanställda och 9 visstidsanställda medarbetare, totalt 54 personer. Den 1 september 2018 hade nämnden 54 tillsvidareanställda och 11 visstidsanställda medarbetare, totalt 65 personer. Den 1 januari 2019 har nämnden 51 tillsvidareanställda och 4 visstidsanställda, totalt 55 personer. Orsaken till att antalet tillsvidareanställda minskar från september 2018 till januari 2019 är den besparing på cirka 2 mnkr som beror på minskad budgetram med 0,6 mnkr och behovet av att skapa ett budgetutrymme för pris- och löneökningar. Även antalet visstidsanställda minskar under samma tidsperiod. Under året har ett budgetutrymme skapats genom långtidssjukskrivningar, föräldraledighet, vård av barn samt glapp mellan att personal slutat och börjat. Det budgetutrymmet har använts till att visstidsanställa personal under sommaren och hösten. Deras visstidsanställning upphör vid årsskiftet till Nämnden har under 2018 haft hög personalomsättning då 14 tillsvidareanställda har slutat. Att minska personalomsättningen är därför en stor utmaning. Under 2018 har en rad insatser gjorts för att förbättra den fysiska arbetsmiljön som till exempel utökning av lokalytan, en ombyggnation och ergonomirond. Under 2019 flyttas fokus till den psykosociala arbetsmiljön och arbetsbelastning. Insatserna som syftar till att förbättra arbetsmiljön 2019 handlar bland annat om: Tydligare prioriteringar från nämnd och chefer Ett närvarande och stödjande ledarskap

27 Sid 27 (36) Satsning på kompetensutveckling Utveckling av rutiner, mallar och handläggarstöd Företagshälsovården nyttjas för stöd att förhindra sjukdom och för stöd till sjuka. Personalen uppmuntras att använda sin friskvårdstimme och friskvårdsbidraget samt erbjuds influensavaccination. Nämnden samarbetar med företagshälsovården och vid sjukskrivning erbjuds kontakt med företagshälsovården för samtal och eventuell behandling. Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö har som mål att minska den arbetsrelaterade ohälsan och ställer tydliga krav på arbetsgivaren när det gäller arbetsbelastning, arbetstider och kränkande särbehandling. Arbetet med att förbättra arbetsmiljön ska genomföras i nära samarbete med nämndens fackliga organisationer och förvaltningsgrupp. Arbetet ska förankras på enhetsmöten och arbetsplatsträffar. En viktig uppgift är att förhindra att personal drabbas av hot och våld. Allmänheten har inte tillgång till lokalerna som alltid hålls låsta. Vid behov ska det vara två personer med vid varje besök. Vid behov anlitas vakter. Myndighetsbrevlåda och myndighetens officiella e-postadress och telefoner ska i möjligaste mån användas. Hot ska alltid polisanmälas. Chefer och företagshälsovård har i uppgift att ge stöd om någon drabbas av hot eller våld. Möjligheten att genomföra en säkerhetsskyddsanalys med stöd av stadsledningskontorets säkerhetsavdelning ska undersökas under Nämnden har en jämställdhets- och mångfaldsplan (bilaga 7) samt riktlinjer och rutiner för att motverka kränkande särbehandling. Ingen kränkande särbehandling, oavsett orsak, accepteras inom nämndens verksamhet. I bilaga 5 redovisas nämndens kompetensförsörjningsplan. Den handlar dels om att kunna rekrytera kvalificerad personal och dels om att kompetensutveckla befintlig personal. Nämnden brukar ha cirka 100 sökande till utannonserade tjänster. Det varierar lite beroende på vilken typ av tjänst det gäller. Förvaltarenhet Överförmyndarnämnden ska i samarbete med kommunstyrelsen pröva förutsättningarna för att genomföra försöksverksamhet med förvaltarenheter. En förvaltarenhet består av kommunalt anställda professionella ställföreträdare som tar på sig uppdrag som det inte är möjligt eller lämpligt att rekrytera ideella ställföreträdare till. Orsaken är att huvudmannen själv eller någon i hens närhet präglas av olika kombinationer av våld, missbruk, psykisk sjukdom, hemlöshet, ekonomiska eller juridisk utmaningar som kräver stora arbetsinsatser med mera. Nämnden ser många fördelar med en sådan verksamhet, särskilt då dessa huvudmän idag står utan hjälp. Elektroniska inköp och upphandling Majoriteten av de inköp som nämnden gör sker genom Agresso. Det är endast då upphandlade aktörer av staden saknas som inköp sker på annat sätt. Inga upphandlingar är planerade under En upphandlingsplan är dock upprättad enligt kommunstyrelsens anvisningar (bilaga 6).

28 Sid 28 (36) IT-projektet - Modernisering av sociala system I november 2017 beslutade kommunfullmäktige att överförmyndarnämndens digitaliseringsprojekt skulle tas över av kommunstyrelsens projekt Modernisering av sociala system. Modernisering av sociala system syftar till att bättre kunna nyttja digitaliseringens möjligheter inom socialtjänsten, överförmyndarverksamheten och den kommunala hälso- och sjukvården. Projektets mål är att upphandla och införa nya digitala stöd, tillsammans med medarbetare utveckla moderna arbetssätt, till exempel möjliggöra en helt digital hantering av årsräkningar samt möjliggöra kontinuerlig verksamhetsutveckling. Under 2018 har projektet kartlagt överförmyndarnämndens nuvarande arbetsprocesser, kartlagt funktioner i verksamhetssystemet Wärna och påbörjat utvecklingen av nya, digitala arbetssätt. Under 2019 kommer samarbetet mellan projektet och nämnden att fördjupas och en införandeorganisation inrättas för att fortsätta utvecklingen och införandet av moderna arbetssätt med stöd av det nya digitala stödet. Lokaler Nämndens lokaler är belägna på Vällingbyplan 2 i Vällingby centrum, nära till tunnelbana, bussar och hela Vällingby centrums utbud av butiker med mera. Hyresvärd är Svenska Bostäder AB. Kontorsarean är på 828 kvm. Nuvarande hyresavtal löper ut den 30 september Om inte avtalet sägs upp senast nio månader före utgång förlängs avtalet med tre år. Ett viktigt beslut som ska fattas under 2019 är därför om nämnden ska flytta eller sitta kvar i befintliga lokaler. Lokalerna har en del brister. Det första gäller bristande ventilation och brister i möjligheten att reglera temperaturen i lokalerna. Det andra gäller brister i arkivutrymmet. En tredje är bristen på mötes- och utbildningsrum. Största mötesrummet har 18 platser. Nämnden har ett stort behov av mötesrum i första hand för utbildning av ställföreträdare men också för interna personalmöten. Idag lånar nämnden mötesrum på Hantverkargatan 3D för att kompensera bristen. Ventilationen är mycket dålig. Det är dessutom för kallt på vintern och för varmt på sommaren. Sommaren 2018 var nämnden tvungen att stänga arbetsplatsen vid 16 tillfällen och låta personalen gå hem tidigare på grund av obefintlig ventilation och temperaturer på grader i samtliga rum. En mer ändamålsenlig organisation Antalet ensamkommande barn har minskat från drygt år 2016 till 560 är Nämnden har därför hösten 2018 avvecklat den särskilda enheten för ensamkommande barn. Istället har en ny enhet för tillsyn och utredning bildats för att underlätta möjligheten att korta handläggningen av ärenden som inte rör ensamkommande barn. Funktionen för HR och kommunikation ändrar vid årsskiftet namn till Rekryteringsfunktionen och tjänsten som kommunikatör avvecklas. Det är ett sätt att minska kostnaderna. Arbetet med att utveckla organisationen ska fortsätta under Nyckeltal Länsstyrelsen i Dalarna samlar varje år, i januari-februari, in nyckeltal från samtliga kommuners överförmyndarverksamheter. Under våren presenteras statistiken på länsstyrelsens hemsida. Nämnden kommer i tertialrapport 1 att redovisa en jämförelse mellan landets större kommuner baserad på länsstyrelsens siffror från 1 januari 2019.

29 Sid 29 (36) Internkontroll Under 2018 har ett betydande arbete lagts ned på att förbättra internkontrollen med stöd av stadens revisorer. Under 2019 är det viktigt att säkerställa att upprättade rutiner följs och att utförd internkontroll dokumenteras och följs upp. Indikatorer Årsmål KF:s årsmål Periodicitet Aktivt Medskapandeindex År Andel elektroniska inköp 75 % tas fram av nämnden Tertial Andel upphandlade avtal där en plan för systematisk uppföljning har tagits fram 100 % 87 % År Index Bra arbetsgivare År Sjukfrånvaro 6 % tas fram av nämnd Sjukfrånvaro dag % tas fram av nämnd Tertial Tertial Aktivitet Startdatum Slutdatum Överförmyndarnämnden ska i samarbete med kommunstyrelsen pröva förutsättningarna för att genomföra försöksverksamhet med förvaltarenheter Nämndmål: En digitaliserad verksamhet ska ge bättre service och underlätta tillsynen Under 2019 fortsätter förberedelserna för införandet av ett ärendehanteringssystem inom ramen för projektet Modernisering av sociala system. Det är dock först som projektet beräknas ha kommit så långt att det påverkar den löpande verksamheten. Under öppnas möjligheten att utveckla service och tillsyn med stöd av digital handläggning. Under 2019 utvecklas arbetet med att kommunicera digitalt med ställföreträdarna. Det gäller till exempel utskick av anmodan att lämna in årsräkning och utskick av nyhetsbrev. Detta är en utmaning då alla ställföreträdare idag inte har dator och mejladress. Vid sidan av det ovan nämnda projektet sker ett kontinuerligt arbete för att upprätthålla men också utveckla it-driften inom överförmyndarförvaltningen. Förvaltningen av det nuvarande diariesystemet Wärna kräver löpande insatser. Under 2019 kommer en hel del insatser att krävas från förvaltningens sida i förberedelser inför implementeringen av edoc och e-arkiv. I juni månad ska samtliga datorer och skrivare bytas ut, inom ramen för GSIT 2. Förvaltningen behöver också arbeta med att ytterligare förbättra it-säkerheten. Förväntat resultat Nämndens service till ställföreträdare, huvudmän och andra intressenter har förbättrats och tillsynsarbetet underlättats genom införandet av edoc och nytt verksamhetssystem

30 Sid 30 (36) Indikator Årsmål Periodicitet Andelen utskick av nyhetsbrev till ställföreträdare som görs digitalt 100 % Tertial Aktivitet Startdatum Slutdatum Nämnden ska fortsätta det påbörjade digitaliseringsarbetet Nämndmål: Nämnden ska korta handläggningstiderna Målet är att korta handläggningstiderna genom att ha tydliga rutiner, genom att erbjuda handläggarna kompetensutveckling, genom att ta bort onödiga moment, genom kommunicera mer via telefon och mejl med ställföreträdare och andra berörda parter istället för att skicka brev, genom att utveckla granskningsarbetet och ägna mer tid åt ärenden där det är befogat och mindre tid åt ärenden där det är befogat. Därutöver har en tredje enhet för tillsyn och utredning skapats då enheten för ensamkommande barn avvecklades. En betydande svårighet är dock att förvaltningen har många ärenden per handläggare och antalet ökar 2019 jämfört med 2018 till följd av minskningen av antalet anställda. Förväntat resultat Handläggningstiderna är kortare i flertalet av nämndens processer. Indikator Årsmål Periodicitet Beslut vid ansökan om uttagtillstånd ska fattas inom 14 dagar 80 % Tertial Aktiviteter Startdatum Slutdatum Nämnden ska fortsätta arbetet med att ta fram metoder och nyckeltal för att mäta kvalitet, tillgänglighet, rättssäkerhet och brukarnas uppfattning om insatserna Nämnden ska fortsätta utveckla prognossäkerheten Nämnden ska prioritera fortsatt arbete med att systematiskt förbättra arbetsmiljön Nämnden ska säkerställa att den interna kontrollen är aktiv och integrerad i organisationen Nämnden ska under året fortsatt driva ett långsiktigt och hållbart förändringsarbete mot en effektivare och mer ändamålsenlig organisation Uppföljning av ekonomi Nämndens ekonomiska förutsättningar Nämnden har 2019 en budget på 57,2 mnkr vilket innebär en sänkning med 0,6 mnkr jämfört med budgeten för 2018 på 57,8 mnkr. Därutöver måste ett budgetutrymme för pris- och löneökningar skapas. Nämnden har därför ett behov av att minska kostnaderna med cirka 2 mnkr. Budgeten är uppdelad i två separata delar. En del för nämnd och förvaltning samt en del för

31 Sid 31 (36) arvoden. Stadsledningskontoret har meddelat att sänkningen i budgeten ska göras i den del som rör nämnd och förvaltning. Det innebär att den del som rör arvoden är oförändrad i förhållande till Det belopp som avsatts i nämndens budget för arvoden motsvarar inte nämndens kostnader för arvoden. Inom nämndens ram har 15,3 mnkr reserverats för arvoden. Arvodeskostnader därutöver täcks genom att medel finns reserverade i kommunstyrelsens centrala medelsreserv CM3. Det beror på att kommunstyrelsen inför budget 2017 tog fram en finansieringsmodell avseende arvodeskostnader som innebär att medel avsätts hos kommunstyrelsen för att kompensera nämnden för den del av arvodeskostnaderna som inte ryms inom nämndens ram. Nämnden fastställer en prognos i samband med tertialrapport 2 och vid behov av arvodesutbetalningar utöver vad som finns reserverat i budget kompenseras nämnden för detta genom budgetjustering i tertialrapport 2. I tertialrapport 2 år 2018 ansökte nämnden om en budgetjustering på 12,8 mnkr avseende förhöjda arvodeskostnader, vilket senare beviljades och gav en slutlig budget på 70,6 mnkr, se specificerat i tabell nedan. I bilaga 1 återfinns stadsledningskontorets blankettset med redovisning av överförmyndarnämndens budget/verksamhetsplan I bilaga 2 redovisas nämndens system för intern kontroll, i bilaga 3 väsentlighets- och riskanalys samt i bilaga 4 plan för intern kontroll. Arvodeskostnaderna delas upp i tre kategorier arvoden till ställföreträdare, arvoden till ställföreträdare för asylsökande ensamkommande barn och arvoden till ställföreträdare för ensamkommande barn som har fått uppehållstillstånd. Nämndens del i projektet Modernisering av sociala system kommer att fortsätta utvecklas under 2019, genom att motsvarande två heltidstjänster från nämnden finansieras via projektet.

32 Sid 32 (36) Prognos för 2018 per 30 november Förvaltningen visar på ett budgetöverskott om 1 mnkr per november. Prognosen för förvaltningen inklusive nämnd visar på ett överskott om 0,2 mnkr. Avvikelsen beror till största del på lägre personalkostnader till följd av hög personalomsättning och sjukfrånvaro. Prognosen för arvoden för gruppen huvudmän som inte är ensamkommande barn beräknas ligga kvar på 17,4 mnkr. Prognosen visar på lägre arvodeskostnader än budget med 0,4 mnkr, på grund av att förvaltningen fortfarande ligger efter med granskningen av sluträkningar. Dessa arvoden avser till största del arbete utfört under 2018, vilket normalt ska vara utbetalat under år Prognosen på kostnaden för ensamkommande barn med uppehållstillstånd uppskattas till 7,9 mnkr vilket är en positiv avvikelse mot budget med 0,4 mnkr. Avvikelsen beror huvudsakligen på lägre kostnader för arvoden under året. Prognos 2019 Prognos 2019 med hänsyn är tagen till att nämnden fick en budgetjustering på 12,8 mnkr under 2018 för arvodeskostnader. Detta betyder att nämnden prognosticerar att begära en budgetjustering i samband med tertialrapport 2 på 15,8 mnkr för arvodeskostnader. Arvoden till ställföreträdare Betalningsansvaret för arvodeskostnaden ligger i första hand hos huvudmannen om denne har tillräckligt utrymme i inkomst eller förmögenhet. Där huvudmannen inte kan betala övergår

33 Sid 33 (36) betalningsansvaret till nämnden. Kostnaden för arvoden till ställföreträdarna beror därmed på hur stor del som tillfaller nämndens betalningsansvar. Ställföreträdarskapet är i grunden ett ideellt uppdrag vilket leder till att en del väljer att inte söka ersättning, även om de har rätt till det. Trenden visar dock på att nya ställföreträdare oftare väljer att söka ersättning och att de även söker högre ersättning för kringkostnader som reseersättning och ersättning för extra insatser. Ytterligare en aspekt i prognosarbetet är att antalet ärenden förväntas öka, om inte annat som en följd av stadens befolkningsökning. Arvoden till ställföreträdare för asylsökande ensamkommande barn Antalet asylsökande ensamkommande barn och ensamkommande barn med uppehållstillstånd har under 2018 minskat successivt. Effekten av minskningen märks både inom gruppen asylsökande ensamkommande barn och ensamkommande barn med uppehållstillstånd. År 2017 kunde nämnden söka ersättning från Migrationsverket för arvodeskostnader för ensamkommande barn. De arvodeskostnader som nämnden sökte för fjärde kvartalet 2017 betalades ut 2018, vilket gav en engångsintäkt på 6,6 mnkr kan nämnden inte söka ersättning för arvoden från Migrationsverket och ingen intäkt på grund av eftersläpande utbetalningar är att vänta. Under år 2019 kommer nämnden därför ha ett större behov av ersättning från kommunstyrelsen för arvoden till ensamkommande barn än Migrationsverket har sedan 2018 ett nytt sätt att betala ut ersättning till kommuner. Ersättningen som överförmyndarnämnden tidigare kunde söka från Migrationsverket ingår nu i medel som fördelas till arbetsmarknadsnämnden. Arbetsmarknadsnämnden tilldelas en generell schablon på kr per mottaget barn/ungdom. Kommunstyrelsen tar in en del av denna utbetalning som ett intäktskrav på arbetsmarknadsnämnden och fördelar sedan medel till överförmyndarnämnden i samband med behandlingen av tertialrapport 2. De intäkter arbetsmarknadsnämnden får via tilldelning av schablonen ska täcka även andra nämnders kostnader för ensamkommande barn.