Verksamhetsplan 2018 för överförmyndarnämnden

Transkript

1 Överförmyndarförvaltningen Tjänsteutlåtande Dnr: /2017 Sid 1 (46) ÖFN Handläggare Yvonne Zellman Telefon: Till Överförmyndarnämnden Verksamhetsplan 2018 för överförmyndarnämnden Förslag till beslut 1. Överförmyndarnämnden godkänner förslag till verksamhetsplan 2018 och överlämnar den till kommunstyrelsen. 2. Överförmyndarnämnden begär en budgetjustering på investeringsbudgeten med 0,4 mnkr för lokalanpassningar och inköp av möbler. Håkan Andersson Förvaltningschef Överförmyndarförvaltningen

2 Sid 2 (46) Innehållsförteckning Inledning Ett Stockholm som håller samman Alla barn i Stockholm har goda och jämlika uppväxtvillkor Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Ett klimatsmart Stockholm Energianvändningen är hållbar Transporter i Stockholm är miljöanpassade Stockholms kretslopp är resurseffektiva Stockholms miljö är giftfri Inomhusmiljön i Stockholm är sund Ett ekonomiskt hållbart Stockholm Stockholm är en världsledande kunskapsregion Stockholm är en företagsvänlig stad Fler jobbar, har trygga anställningar och försörjer sig själva I Stockholm är det enkelt att utbilda sig genom hela livet Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Ett demokratiskt hållbart Stockholm Stockholm är en jämställd stad där makt och resurser fördelas lika Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Stockholm är en stad som lever upp till mänskliga rättigheter och är fritt från diskriminering Stockholm är en stad som respekterar och lever upp till barnets rättigheter i enlighet med FN:s barnkonvention Stockholm är en stad där ingen behöver vara rädd för våld Stockholm är en tillgänglig stad för alla Stockholm är en demokratisk stad där invånarna har inflytande Offentlig upphandling utvecklar staden i hållbar riktning...38 Uppföljning av ekonomi Nämndens ekonomiska förutsättningar...38 Investeringar...43

3 Sid 3 (46) Kvalitetsarbete Övrigt Bilagor

4 Sid 4 (46) Inledning Människor som har svårt att sköta sin ekonomi, bevaka rätt och sörja för person på grund av sjukdom, ålder eller något annat skäl kan få hjälp av en god man eller en förvaltare. I varje kommun ska det finnas en överförmyndare eller överförmyndarnämnd som ser till att gode män och förvaltare sköter sina uppdrag. Överförmyndaren ska särskilt se till att personens tillgångar används för hens nytta och att tillgångarna i övrigt är placerade på ett tryggt sätt som ger en rimlig avkastning. Överförmyndaren ser också till att föräldrar och förmyndare tar hand om barns tillgångar på ett säkert sätt till dess att barnet blir myndigt. Bestämmelserna om överförmyndarnas verksamhet finns i föräldrabalken och i förmynderskapsförordningen samt i lag om god man för ensamkommande barn. Många av dem som har behov av stöd är äldre, personer med olika funktionsnedsättningar samt ensamkommande flyktingbarn. Nämndens ansvar omfattar bland annat: rekrytering och byte av gode män och förvaltare tillsyn och arvodering av gode män och förvaltare särskilt stöd för rekrytering och arvodering av särskilt förordnade vårdnadshavare Allvarlig kritik har under flera år riktats mot nämndens verksamhet från bland andra länsstyrelsen och stadsrevisionen. Att rätta till de brister som påpekats har högsta prioritet. Nämnden har fem stora utmaningar 2018: Nämndens första utmaning är att korta handläggningstiderna. Nämndens andra utmaning är att höja kvaliteten i tillsynen. Nämndens tredje utmaning att rekrytera ställföreträdare i särskilt krävande ärenden. Nämndens fjärde utmaning är att förbättra arbetsmiljön. Överförmyndarnämndens femte utmaning är att klara förberedelserna för en digitalisering i form av edok, e-arkiv, införande av ett nytt ärendehanteringssystem och e-tjänster. Budgettillskott Budgeten för 2018 ökar med 3 mnkr jämfört med Förändringen utgörs av ökade kostnader för handläggning och lokaler. Budgeten ökar från 54,8 mnkr till 57,8 mnkr. Inom budgetökningen ska även ökade kostnader för pris- och löneökningar inrymmas i den mån motsvarande utrymme inte kan skapas i budgeten genom minskade kostnader. Mot bakgrund av nämndens ökade arvodeskostnader avsätts, enligt fullmäktiges beslut, medel i central medelsreserv. Nämnden ska i samband med tertialrapport 2 rapportera helårsprognos för arvodeskostnaderna, som ska ligga till grund för bedömningen om kompensation. I nämndens budget för 2018 är 42,5 mnkr reserverade för nämnd och förvaltning samt 15,3 mnkr till arvoden. 0,1 mnkr har tilldelats i investeringsbudget, vilket inte räcker till att möblera och göra verksamhetsanpassningar i den 245 m2 stora lokal i direkt anslutning till nuvarande lokaler som kommer att hyras till. Medel får inte tas ur driftbudgeten för att täcka investeringar. Därför begär nämnden ett budgettillskott på 0,4 mnkr till investeringsbudgeten. Nämndens viktigaste produktionsmål för procent av de årsräkningar där arvode begärs ska vara granskade och arvoden ut-

5 Sid 5 (46) betalda senast den 1 september procent av de årsräkningar där arvode inte begärs ska vara granskade senast den 1 december Uttagsmedgivanden i förmynderskapsärenden ska hanteras inom 14 dagar. 4. Vitesärenden med anledning av ej inlämnad årsredovisning ska behandlas senast i juninämnden. 5. Redogörelser från gode män för ensamkommande barn ska granskas inom 60 dagar. 6. Handläggningen av anmälan eller ansökan om god man och förvaltarskap ska vara färdig inom 90 dagar. 7. Målet om att fatta beslut om byte av förvaltare och gode män inom 60 dagar gäller otvistliga ärenden. 8. Alla klagomål gällande ensamkommande barn ska utredas kvalitativt och av de som inte går till nämnd ska 60 procent avslutas inom 60 dagar. 9. Ensamkommande barn ska få en god man inom en vecka. 10. Samtliga förvaltarskap ska omprövas före årsskiftet. 11. Samtliga ställföreträdare ska erbjudas minst två utbildningar. KF:s inriktningsmål: 1. Ett Stockholm som håller samman Nämnden fokuserar 2018 på att fortsätta rätta till de brister som länsstyrelsen, stadens revisorer och riksdagens ombudsmän har pekat på. Det handlar om att korta handläggningstiderna, höja kvaliteten i granskningen, rekrytera ställföreträdare i särskilt krävande ärenden, förbättra arbetsmiljön samt att förbereda för en digitalisering. Nämnden ska fortsätta att driva ett långsiktigt och hållbart förändringsarbete mot en effektivare och mer ändamålsenlig organisation. Åtgärder ska vidtas för att säkerställa rättssäkerheten gentemot huvudmannen och löpande följa upp ärendeflöden. KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.1 Alla barn i Stockholm har goda och jämlika uppväxtvillkor Överförmyndarnämnden fyller en viktig funktion för att barn i Stockholm ska kunna ges goda och jämlika uppväxtvillkor. Nämnden utövar tillsyn i de fall barn har tillgångar som ska förvaltas, ser till att barn som saknar förmyndare får en särskild förordnad förmyndare och svarar för att ensamkommande barn placerade i Stockholm får god man och utöver tillsyn över dessa. Föräldraförvaltning Inom en månad efter det att ett barns tillgångar överstiger åtta basbelopp eller att barnet har tillgångar som ska stå under överförmyndarkontroll ska förmyndaren/förmyndarna ge in en förteckning över egendomen. Detsamma gäller om barnet äger fast egendom som ett hus eller har nyttjanderätt till fast egendom. Vissa utbetalningar ska enligt lag sättas in på spärrat konto. Följande utbetalningar ska alltid sättas in på ett spärrat konto hos en bank eller ett kreditmarknadsbolag med uppgift om att pengarna inte får tas ut utan tillstånd från överförmyndaren. Det gäller om beloppet uppgår till minst ett prisbasbelopp ( kr för 2018) eller om det finns ett villkor om överförmyndar-

6 Sid 6 (46) kontroll: utbetalning på grund av arv eller testamente, försäkringsersättning till barnet, utbetalning från ett individuellt pensionssparkonto (IPS), brottsskadeersättning, skadestånd enligt skollagen, skadeståndsersättning från staten. Den som gör utbetalningen måste meddela både föräldrarna och överförmyndaren. Att ett konto är spärrat innebär att föräldrarna inte kan ta ut pengar utan samtycke från överförmyndaren. Nämndens tillsyn syftar till att säkerställa att barnets tillgångar används till barnets bästa i enlighet med lagens krav. Utmaningar Andelen internationella ärenden där barns tillgångar ska stå under överförmyndarens tillsyn ökar. Till exempel när omyndiga svenska medborgare är bosatta utomlands och blir delägare i svenska dödsbon eller omyndiga svenska medborgare med tillgångar i andra länder. Nämnden kommer under året att öka kompetensen gällande barns pengar och föräldraförvaltning. Hälften av handläggarna kommer att genomgå extern utbildning under året gällande förvaltning av barns pengar, rätt till uttag och internationella ärenden. Särskild förordnad förmyndare Om ett barn saknar förmyndare och nämnden får kännedom om detta ska nämnden hos tingsrätten ansöka om en särskild förordnad förmyndare. Uppdraget för denne är samma som för en förälder som är förmyndare, det vill säga att förvalta barnets tillgångar och företräda barnet i angelägenheter som rör tillgångarna. Ett exempel är om en förälder som har ensam vårdnad om ett barn får en förvaltare förordnad för sig. Då kan föräldern inte längre vara förmyndare för sitt barn och förmynderskapet upphör med automatik. Utmaningar Att hinna handlägga ärenden tillräckligt snabbt, förbättra informationen till förmyndarna och erbjuda utbildning som är anpassad till förmyndarna är nämndens största utmaningar inom detta område.

7 Sid 7 (46) Ensamkommande barn Förklaring I första skedet är barn som kommer till Sverige utan föräldrar ett ensamkommande barn som söker asyl, ovan kallat EKB. I andra skedet har barnet permanent eller tillfälligt uppehållstillstånd, ovan kallat PUT. I tredje skedet har barnet en särskild förordnad vårdnadshavare, ovan kallat SFV. Nämnden har aktiva tillsynsärenden och drygt 400 som är under avslutande, dvs. sammanlagt cirka ärenden att hantera. Under avslutande betyder att det ensamkommande barnet inte ska ha god man längre och ärendet håller på att avslutas. Utmaningar Överförmyndarnämnden fyller en viktig roll för integrationen i samhället och för att ge barnen en god start på sin tillvaro i Stockholm. Målet är att ensamkommande barn ska få goda och jämlika uppväxtvillkor samt en rättssäker behandling. Gode männen arbetar i huvudsak ideellt mot en symbolisk ersättning för att ge barnen en bra tid i landet. De flesta är mycket engagerade och ger mer stöd än vad som egentligen ingår i uppdraget. I dagsläget finns cirka barn inskrivna hos överförmyndarnämnden och under tillsyn av enheten för ensamkommande barn. Under året har inströmningen av nya ensamkommande

8 Sid 8 (46) barn som behövt god man varit låg. Ungefär 220 barn har förordnats en god man under Prognosen för 2018 från Migrationsverket är ytterst osäker då läget i världen fortfarande är instabilt och flyktingströmmarna endast tillfälligt stannat upp på grund av ökade kontroller i EU. Dock uppger Migrationsverket att smugglarna nu hittar nya vägar in i landet. Prognosen för 2018 är att ensamkommande barn kommer att anlända till Sverige. Sverige beräknas nästa år även öka mottagandet av kvotflyktingar, vilket kan påverka det totala antalet barn som kommer till Sverige. En utmaning för nämnden blir att ha med i beräkningen att antalet barn snabbt kan öka och hur detta då ska hanteras. En annan utmaning för 2018 blir att socialtjänsterna fortsätter att flytta barnen mellan boenden på grund av nedläggning av ett stort antal boenden. Detta har resulterat i att nämnden nu har en anställd som på heltid endast arbetar med att flytta in ärenden. Dessa är fler än de som flyttas ut. Socialtjänsten har meddelat att omflyttningarna förväntas fortsätta under 2018, varför nämnden måste ha en beredskap även fortsättningsvis för att hantera dessa. En tredje utmaning som fortsätter under 2018 är att hantera den mängd ärenden som skickas till nämnden från landets 290 kommuner när barnet avvikit. Antalet akter där barnet avvikit som skickats till nämnden förväntas fortsätta öka under 2018, då fler kommuner får kännedom om att de kan överlämna ärendet till Stockholm istället för att själva avsluta det. Nämnden har under 2017 ifrågasatt denna hantering av kommunerna då det inte kan anses vara till barnets fördel att ärenden flyttas fram och tillbaka mellan kommuner. Det kan också ifrågasättas om det är rimligt att Stockholm stad ska stå för den administrativa kostnad som detta ger. En fjärde utmaning för nämnden är att kompetensutveckla de gode män som tillsattes i snabb takt under Under 2017 hölls bland annat utbildning för gode män om psykisk ohälsa hos barn och under 2018 kommer nämnden arbeta för att alla barn ska ha en kompetent, lämplig god man som kan stötta barnet. Nämnden kommer därför att satsa på kompetensutveckling av de befintliga gode männen. Nämnden har under slutet av 2017 arbetat med att ta fram nya redogörelseblanketter för gode män till ensamkommande barn. Dessa ska resultera i en mer kvalitativ tillsyn. Det förväntas också bidra till att det framöver lättare ska framkomma om en god man inte utfört sitt uppdrag på ett bra sätt. Nämndens utmaning 2018 blir att se till att implementera användningen av dessa hos de gode männen samt utveckla formen för tillsyn utifrån dessa hos den personal som granskar. Nämnden föreslås i ett särskilt ärende besluta att gode män för asylsökande ska lämna in två redogörelser per år istället för fyra. Syftet är bland annat att frigöra tid för förvaltningen att kunna utöva mer kvalitativ tillsyn i ärenden där det finns indikationer på att det behövs. Om nämnden ställer sig bakom förslaget till beslut förväntas cirka redogörelser för asylsökande att lämnas in samt 870 redogörelser för ensamkommande barn som fått permanent uppehållstillstånd. Ensamkommande barn ska ha en kompetent, lämplig och stöttande ställföreträdare Förvaltningen fortsätter under 2018 att hantera stora mängder byten av gode män som av olika anledningar vill sluta sitt uppdrag. Många gode män tillsattes i mycket snabb takt under Detta har lett till att nämnden under 2017 fått hantera en stor mängd byten av

9 Sid 9 (46) ställföreträdare då dessa antingen inte fungerat i sitt uppdrag eller helt enkelt känt i ett senare skede att de inte längre har den tid som krävs. Under 2018 fortsätter förvaltningen att byta ut de gode män som vill sluta samt de som inte fungerat i sitt uppdrag. Tillgången på gode män som vill ha nya uppdrag är fortsatt stor så förvaltningen kan fokusera på att bara välja ut de som fått goda vitsord och fungerat bra i tidigare uppdrag för att öka kvaliteten på utfört uppdrag. Förvaltningen har under 2017 utvecklat den nya organisationen där en enhet för ensamkommande barn nu finns. Inför 2018 finns därmed en mer stabil grund att utgå ifrån vilket är en förutsättning för att kunna arbeta vidare med kvalitetsutveckling vad gäller handläggning men även kompetensutveckling av de gode männen. Förvaltningen kommer under 2018 att arbeta för att endast ha kvar duktiga ställföreträdare och stötta dessa att vilja ta ytterligare uppdrag. Detta genom att ge utbildning samt ge dem stöd i att hantera svåra ärenden, till exempel där barn uppvisar risk för att avvika. Indikator Årsmål Periodicitet Andel ställföreträdare för EKB som har erbjudits någon form av utbildning under % År Aktivitet Startdatum Slutdatum Erbjuda utbildningstillfällen vår och höst om avvikna barn och riskbeteende Ta fram en checklista till god man vid risk för avvikande samt när barn avviker Ta fram rutin för lämplighetsprövning vid tillsättande inför nytt uppdrag Vid tillsättandet av god man till ensamkommande barn ska handläggningen präglas av ett barnperspektiv samt barnrättsperspektiv Barnets perspektiv ska prägla handläggningen av ärenden för ensamkommande barn. Det är viktigt att barnet tillfrågas om vad hen tycker om förslaget till god man och att barnet även i övrigt ges möjlighet att yttra sig och framföra klagomål i ärendet som berör dem. Utgångspunkten för förvaltningen är alltid att barnet ska få yttra sig i ärenden som berör barnet. Orsaken till att årsmålet är 50 procent för Andel ensamkommande barn som beretts tillfälle att yttra sig inför beslut om god man är att behovet av att snabbt få en ställföreträdare kan vara viktigare samt att barnets ålder och mognad spelar roll. Indikator Årsmål Periodicitet Andel ensamkommande barn som vid tillsättandet av god man får information om syftet med godmanskapet och uppdraget. Andel ensamkommande barn som, utifrån mognad, ålder och lämplighet, beretts tillfälle att yttra sig inför beslut om god man. Andel ensamkommande barn som, utifrån mognad, ålder och lämplighet, beretts tillfälle att yttra sig inför byte av god man. 100 % År 50 % År 100 % År Aktivitet Startdatum Slutdatum

10 Sid 10 (46) Aktivitet Startdatum Slutdatum Informationsbrev på olika språk ska tas fram till barnen som de får vid tillsättandet av god man och som förklarar gode mannens respektive överförmyndarnämndens uppdrag KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.2 Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla För att jämlika livschanser ska råda kan det i olika situationer ibland vara nödvändigt att samhället tar ett gemensamt ansvar för att, så långt möjligt, omfördela och utjämna skillnader i levnadsvillkor. Den som på grund av sjukdom, ålder eller annat skäl har svårt att sköta sin ekonomi, värna sin rätt eller sörja för sin person kan till exempel ha rätt att få sig förordnad en god man eller förvaltare. Det är överförmyndaren i varje kommun, i Stockholm överförmyndarnämnden, som rekryterar dessa ställföreträdare och som sedan utövar tillsyn över hur de sköter sitt uppdrag. Tillsynen innefattar bland annat granskning av årsredovisningar och omprövning av förvaltarskap. Antalet pågående tillsynsärenden Förklaring Diagrammet visar en jämförelse mellan hur många aktiva ärenden som nämnden utövade tillsyn över vid fem olika datum, , , , och Sammanlagt utövar nämnden tillsyn i ärenden per den 1 november I stort sett varje tillsynsärende har en fysisk akt kopplad till ärendet. I varje tillsynsärende kan det finnas en eller flera typer av handläggningsåtgärder som nämnden behöver vidta. Det kan till exempel handla om att granska redovisningshandlingar som inkommit i ärendet, handlägga en begäran om byte av ställföreträdare eller utreda om tillstånd till en fastighetsförsäljning bör lämnas.

11 Sid 11 (46) Kategorierna Kategorin godmanskap och förvaltarskap visar antalet pågående tillsynsärenden för godmanskap och förvaltarskap på grund av hälsoskäl där tingsrätten utser en god man eller förvaltare, och tillfälliga godmanskap där nämnden utser en god man. Kategorin EKB visar antalet pågående tillsynsärenden gällande ensamkommande barn, där barnet har en god man eller en särskild förordnad vårdnadshavare utsedd för sig. Kategorin övriga ärenden visar antalet övriga ärenden som nämnden utövar tillsyn i. Där ingår bland annat ärenden gällande tillsyn över föräldrars ekonomiska förvaltning av barns tillgångar samt tillsyn över särskild förordnade vårdnadshavare och förmyndare (observera dock att ärenden gällande särskild förordnad vårdnadshavare för ensamkommande barn redovisas i kategorin EKB). I verksamhetsberättelsen för 2015 redovisades endast ärenden gällande gode män för ensamkommande barn i kategorin EKB, ärenden gällande särskild förordnad vårdnadshavare för ensamkommande barn redovisades i kategorin Övriga ärenden (föräldraförvaltning m.m.). Antal tillsynsärenden per handläggare Inom enheten för ensamkommande barn arbetar sex handläggare, inklusive enhetschef, som tillsammans ansvarar för att handlägga tillsynsärenden. Det ger 221 tillsynsärenden per handläggare. Tillfälligt anställd personal som granskar redogörelser ger en betydande avlastning. Som jämförelse kan nämnas att antalet ärenden per handläggare vid årsskiftet 2016/2017 var 295. I ovanstående beräkning ingår inte de drygt 400 ärenden som är under avslutande. Inom enheterna för tillsyn och utredning arbetar 25 handläggare, inklusive två enhetschefer, som tillsammans ansvarar för tillsynsärenden för vuxna och barn som inte är ensamkommande. En handläggare arbetar heltid i digitaliseringsprojektet och det gör att 24 anställda handlägger ärenden. Det ger 330 ärenden per handläggare. Tillfälligt anställd personal som i första hand arbetar med granskning av årsredovisningar ger en betydande avlastning. Som jämförelse kan nämnas att antalet tillsynsärenden per handläggare under första delen av 2017 var cirka 335. Tack vare nämndens budgettillskott kommer antalet ärenden per handläggare att minska ytterligare under Ett tillsynsärende betyder här en huvudman som nämnden har tillsynsansvar för. Det varierar kraftigt hur mycket arbete nämnden behöver lägga ned på tillsyn av respektive ställföreträdare. För varje huvudman finns ett antal ärenden som till exempel granskning av årsräkning, vitesföreläggande, klagomål, begäran om byte av ställföreträdare, omprövning av förvaltarskap, godkännande av omplacering av medel, godkännande av uttag av medel, godkännande av försäljning av fastighet med mera.

12 Sid 12 (46) Antal ställföreträdare Förklaring Kategorin GM och FV visar hur många gode män enligt 11 kap. 1-4 föräldrabalken och förvaltare som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd Kategorin GM och SFV EKB visar hur många gode män och särskilda förordnade vårdnadshavare för ensamkommande barn som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd. Kategorin SFV, SFF och med-fm visar hur många särskilda förordnade vårdnadshavare, särskilda förordnade förmyndare och medförmyndare för andra barn än ensamkommande barn som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd. Här ingår alltså de förmyndare och vårdnadshavare som blivit utsedda till det genom särskilt beslut, till skillnad från förmyndare som blir det därför att de är föräldrar för sina barn. Kategorin FM visar hur många förmyndare, där det är en förälder som är förmyndare, som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd. Det totala antalet registrerade ställföreträdare i pågående tillsynsärenden i Stockholms stad är den 31 oktober 2017.

13 Sid 13 (46) Antal uppdrag per ställföreträdare Diagrammet visar hur många aktiva uppdrag som god man eller förvaltare som varje fysisk person har, som är ställföreträdare för ärenden som Stockholms överförmyndarnämnd utövat tillsyn över, vid olika tidpunkter. Alla typer av godmanskap, alltså godmanskap enligt 11 kap. 1-4 föräldrabalken och godmanskap för ensamkommande barn samt förvaltarskap ingår i beräkningen. Siffrorna inuti staplarna visar hur många personer som hade det antal uppdrag som respektive kategori representerar. Den vågräta axeln visar den procentuella sammansättningen av hur många uppdrag varje person har. Observera att axeln börjar på 84 procent av det totala antalet uppdrag, så hela längden av axeln visas inte i diagrammet. Om hela stapeln hade visats hade den blå delen varit betydligt längre. Exempel; kategorin 1-3 uppdrag (med blå färg) visar hur många fysiska, unika personer som hade mellan ett och tre pågående uppdrag som god man eller förvaltare hos nämnden. Barnärenden Nämnden ska vitesförelägga förmyndare som inte lämnar den redovisning som de är skyldiga att göra. Nämnden ska också i vissa fall utreda frågan om medförmyndare och skärpande föreskrifter mot förmyndare. Internationella ärenden Enligt särskilda bestämmelser i 16 kapitlet 2 föräldrabalken ska överförmyndaren i Stockholm utöva tillsyn över enskilda ärenden för förmyndare, gode män och förvaltare för huvudmän som inte är folkbokförda i Sverige, men som har rätt till en svensk ställföreträdare. Om det är frågan om att huvudmannen vistas i en kommun i Sverige eller om det är frågan om ett dödsbo där den avlidne hade sin hemvist i en kommun i Sverige är det den kommunen som ska utöva tillsyn. Finns ingen sådan kommun hör ärendet till Stockholms överförmyndarnämnd. I nuläget finns det inget sätt för nämnden att identifiera sina internationella ärenden.

14 Sid 14 (46) Målet för 2018 är därför att: utveckla ett sätt i verksamhetssystemet för att mäta antalet internationella ärenden som hör till Stockholm, särskilja på internationella barnärenden, vuxna huvudmän och ställföreträdarskap för dödsbon i den internationella statistiken. Andelen internationella ärenden fortsätter att öka och nämnden behöver öka sin kompetens inom detta område. Årsredovisningar Före den 1 mars varje år ska ställföreträdaren ge in en årsredovisning till överförmyndarnämnden. I årsredovisningen ska ställföreträdaren redogöra för förvaltningen under föregående år av egendom som stått under dennes förvaltning. Ställföreträdarna är även skyldiga att lämna de upplysningar om sin verksamhet som nämnden begär. Cirka årsredovisningar beräknas komma att lämnas in under Cirka beräknas begära arvode och ca beräknas inte begära arvode. När årsredovisningarna är granskade ska årsarvode betalas ut till ställföreträdarna. Inför 2018 kommer rutinerna för granskning att ses över för att öka kvaliteten i tillsynsarbetet. Granskning av ställföreträdarnas redovisning är en av nämndens viktigaste tillsynsuppgifter och det är av största vikt att denna granskning leder till att risken för rättsförluster hos huvudmän och omyndiga blir så liten som möjligt. Granskningen får inte heller ta för lång tid eftersom en sen granskning i sig ökar risken för rättsförluster. Det är viktigt att anhöriga och ställföreträdare som inte begär arvode granskas lika noga som övriga. Före 1 mars ska en årsredovisning för förvaltning av föregående års egendom lämnas in till nämnden av ställföreträdarna. Ett särskilt brev med erinran om att lämna in årsredovisning ska gå ut i slutet på april. De ställföreträdare som inte lämnar in årsredovisning ska vitesföreläggas senast på juninämnden. Vitesförelägganden Ställföreträdare som inte lämnar in de redovisningshandlingar som de är skyldiga att lämna enligt lag ska vitesföreläggas. Vitesföreläggande är i princip den enda sanktion som finns att ta till mot ställföreträdare som inte gör det de ska, utöver att entlediga dem. Majoriteten av nämndens vitesärenden rör ställföreträdare som inte lämnat in sin årsräkning i tid. Om förteckning, årsräkning eller sluträkning inte kommer in och det inte finns något anstånd ska nämnden förelägga ställföreträdaren vid vite att lämna in redovisningshandlingen och sedan ansöka till tingsrätten om utdömande av vite. Det finns inget självändamål för överförmyndarnämnden att få ett vitesbelopp utdömt. Istället eftersträvar nämnden att den begärda handlingen lämnas in. Ställföreträdare som inte lämnat sin redovisning i tid ska vitesföreläggas och entledigas från sina uppdrag. Ansökningar och anmälningar om ställföreträdare Nämnden beräknar att få in cirka ärenden om utredning av ställföreträdare under 2018, det vill säga utredning av personer som vill bli ställföreträdare, utredning vid begäran om byte av ställföreträdare med mera.

15 Sid 15 (46) Det finns behov av ökad kunskap om godmanskap och förvaltarskap inom socialtjänsten samt hos vård- och omsorgspersonal. Detta visar sig bland annat i de anmälningar som kommer in till nämnden, vilka kan leda till orimliga förväntningar från anmälarna samt många anmodanden om kompletteringar. Den 1 juli 2017 kom lagen om framtidsfullmakter och anhörigbehörighet enligt föräldrabalken 17 kap. Dessa nya former av ställföreträdarskap kan komma att minska behovet av godmanskap i vissa fall men öka behovet av tillsyn i andra fall. Mål för 2018: Nämnden kommer att satsa på information om olika former av ställföreträdarskap till biståndsbedömare och socialsekreterare. Ärendehandläggning av anmälan eller ansökan om god man och förvaltarskap ska vara färdig inom 90 dygn från det att ärendet har initierats hos nämnden. Om ställföreträdare ska utses ska det också ske inom denna tid. Ställföreträdare ska erbjudas kompetensutveckling för sitt uppdrag. De kommer att erbjudas kurser i redovisning, dödsbon och arv, bevaka rätt etc. Rekrytering av ställföreträdare till vuxna Nämnden har i november 2017 cirka 270 ärenden att rekrytera i, en nivå som ändras över tid men det senaste åren har siffran för antalet aktiva ärenden varit runt 300 ärenden. Ett internetbaserat rekryteringsverktyg som heter Recruto används. Först får den sökande genomföra ett kunskapstest på webben. Om den sökande klarar testet lämplighetsprövas den sökande genom att en kreditupplysning görs liksom en kontroll i belastningsregistret. Därefter kontrolleras att de själva inte har förvaltare. Slutligen måste den sökande genomgå en introduktion och slutgiltig bedömning. En ställföreträdare får ha högst tre uppdrag det första året, högst tio uppdrag år två och efter år tre och fortsättningsvis som mest 20 uppdrag. För gode män som har uppdrag med ensamkommande barn gäller tio uppdrag som mest. Cirka personer förväntas ansöka om att bli ställföreträdare Nämndens största utmaning vid rekrytering är att hitta ställföreträdare som är beredda att ta på sig särskilt krävande uppdrag, exempelvis för våldsamma personer, psykiskt sjuka missbrukare, hemlösa och huvudmän som är berörda av rättstvister och konflikter inom familjen. Under 2018 ska särskilda insatser genomföras för att tillgodose detta behov med hjälp av högre arvode för krävande uppdrag, rekrytera ställföreträdare med erfarenhet av att jobba med dessa målgrupper, utveckling av matchning mellan huvudmän och ställföreträdare, intervjuer av ställföreträdare och bättre information om vad uppdragen kräver, stöd till ställföreträdare i form av anpassad utbildning och mentorskap, stöd till nätverk för ställföreträdare som tar sådana uppdrag med mera. Det är också en utmaning att hitta ställföreträdare till huvudmän som bor i ytterstaden. Särskilda rekryteringsinsatser ska därför genomföras för att hitta ställföreträdare som själva bor i ytterstaden eller som är beredda att ta på sig uppdrag i ytterstaden. En förutsättning för att nämnden ska kunna ställa tillräckligt höga krav på befintliga ställföreträdare och kunna entlediga de som inte sköter sitt uppdrag är att det finns god tillgång på nya ställföreträdare eller befintliga ställföreträdare som är beredda att åta sig fler uppdrag. Därför är rekryteringen helt avgörande för hela verksamheten.

16 Sid 16 (46) Omprövning av förvaltarskap Nämnden ska enligt 5 förmynderskapsförordningen (1995:379) årligen särskilt granska samtliga förvaltarskap för att pröva om det finns skäl att ansöka om att förvaltarskapet ska upphöra. Om överförmyndarnämnden får reda på att ett förvaltarskap inte längre behövs är nämnden skyldig att ansöka till tingsrätten att förvaltarskapet ska upphöra. Förvaltarskapet är ett av de mest integritetsingripande institut mot den enskilde som finns i dagens samhälle. Eftersom den som är ställd under ett förvaltarskap är fråntagen sin rättshandlingsförmåga saknar denne rätt att själv förfoga över sin egendom, ingå avtal och fatta ekonomiska beslut. Ett förvaltarskap får därför inte fortsätta slentrianmässigt och måste omfatta den enskilde huvudmannens hjälpbehov utan att vara för långtgående. Om förvaltarskapet inte längre behövs ska det upphöra. Den enskilde huvudmannen är beroende av sin förvaltare och att tillsynen över förvaltaren fungerar. Att ett förvaltarskap omprövas varje år är därför av avgörande betydelse för den enskilde. Vid omprövningen av ett förvaltarskap ska nämnden pröva om den enskilde fortfarande behöver hjälp genom en förvaltare eller om den enskildes hjälpbehov kan tillgodoses på ett mindre ingripande sätt. Om det inte längre finns förutsättningar för ett förvaltarskap ska nämnden ansöka hos tingsrätten om att förvaltarskapet ska upphöra. Om den enskilde fortfarande behöver hjälp genom en ställföreträdare, men inte på ett sådant integritetsingripande sätt som ett förvaltarskap innebär, kan nämnden ansöka om att förvaltarskapet upphör och att ett godmanskap anordnas istället. Under 2018 beräknas nämnden utöva tillsyn över drygt förvaltarskap. I dessa ärenden ska nämnden ta ställning till om det är aktuellt att ansöka om förvaltarskapets upphörande eller inte. Under 2017 har omprövningsprocessen setts över och en ny rutin för hur omprövning av förvaltarskap ska ske har tagits fram. Fokus har varit att stärka rättssäkerheten för den enskilde huvudmannen. En del i den nya rutinen är att begära nya läkarintyg i de enskilda ärenden där dessa behöver förnyas. Blanketten som förvaltarna ska fylla i inför omprövningen har setts över och större krav ställs på förvaltare att lämna in nödvändiga uppgifter inför omprövningen. Förvaltare som inte medverkar till en omprövning av förvaltarskap är inte lämpliga som förvaltare, varför deras lämplighet ska prövas. Begäran om entledigande och byte Handläggningstiden för begäran om entledigande är fortfarande otillfredsställande. En orsak till detta är brist på vissa typer av ställföreträdare. Ny organisation och arbetssätt för rekrytering av ställföreträdare har gjort att det gått fortare att hitta lämpliga ställföreträdare. Nämnden har anställt många nya handläggare på kort tid men det tar tid att bygga upp kompetens och bli effektiv i alla moment som ingår i en handläggares uppdrag. Nämnden beräknar att få in ungefär ärenden gällande byte av ställföreträdare under Bytes- och klagomålsärenden fördelas enligt följande. 55 procent av ärendena är begäran om entledigande från ställföreträdare som inte vill fortsätta som god man eller förvaltare, 30 procent av ärendena utgör ansökan om byte från huvudmannen själv eller dennes anhöriga och 15 procent av ärendena är klagomål från personer som inte är parter i ärendet, exempelvis socialtjänst, myndigheter och oroliga medmänniskor. Målet om att fatta beslut om byte av förvaltare och gode män inom 60 dagar gäller otvistliga

17 Sid 17 (46) ärenden. Det vill säga ärenden som inte ska behandlas av nämnden. Tvistliga ärenden där flera parter ska yttra sig och ärendet ska behandlas av nämnden kan ta längre tid. Socialtjänsten har tillsammans med överförmyndarnämnden det övergripande ansvaret för ensamkommande barn och hur deras situation och stöd är under deras vistelse i kommunen. Det är av betydande vikt för barnet att båda dessa aktörer är klara över sitt ansvarsområde och att detta uppfylls. Det är också viktigt att det finns en tydlighet i var gränsen går mellan uppdragen. Där överlämningar och informationsutbyte behövs mellan dessa parter, ska det vara tydligt hur och när dessa ska ske. I Stockholm finns fjorton stadsdelsnämnder som har utrednings- och omsorgsansvar för barnen medan det endast finns en överförmyndarnämnd som ska svara gentemot behovet av gode män från alla barn som hanteras av dessa fjorton stadsdelsnämnder. Överförmyndarnämnden ska under 2018 tillsammans med socialnämnden, i enlighet med det uppdrag nämnden har fått av kommunfullmäktige, förtydliga dessa båda ansvarsområden och kartlägga när och var det finns behov av överlämningar dem emellan samt hur dessa ska ske för att bli så tydliga som möjligt, till fördel för barnens bästa. Ansökan om samtycke till uttagstillstånd, fastighetsöverlåtelse och arvskifte För att en åtgärd ska få rättslig verkan krävs i vissa fall nämndens samtycke. Nämnden ansvarar för att ge ställföreträdaren medgivande till uttag från andra konton än det konto ställföreträdaren fått rätt att disponera för uttag och betalning av löpande kostnader, det så kallade transaktionskontot. Ställföreträdaren behöver nämndens medgivande för placering av den enskildes tillgångar i aktier, olika slag av försäkringar, konst, antikviteter m.m. Ställföreträdaren får endast med nämndens samtycke köpa, sälja eller hyra ut den enskildes fasta egendom. Samtycke krävs också om ställföreträdaren vill ingå avtal om nyttjanderätt till den enskildes fasta egendom (jakt och fiskerätt, arrende, parkering m.m.). När en ställföreträdare och samtliga delägare i ett dödsbo har skrivit under en handling gällande bodelning och arvskifte ska nämndens samtycke till fördelning av boet inhämtas. Under 2018 förväntas cirka ansökningar om samtycke till uttagstillstånd komma in, cirka 200 ansökningar om samtycke till fastighetsöverlåtelser och cirka 130 ansökningar om samtycke till arvsskiften. Sammanlagt ger det cirka ärenden att samtycka till eller att avslå. Under 2018 är nämndens utmaning att få en likvärdig bedömning av uttagsmedgivanden, framför allt vad gäller uttagsmedgivanden till omyndiga. Rutinen för uttagsmedgivanden kommer att ses över. Allt fler svenska medborgare har tillgångar i andra länder eller är bosatta utomlands. Detta gör att nämnden behöver öka sin kompetens om fast egendom och arvsrätt i denna typ av ärenden. Förteckningar och slutredogörelser Nämnden ansvarar för att ställföreträdaren inom två månader efter förordnandet lämnar in en förteckning över den egendom hen förvaltar. Har förteckningen inte kommit inom föreskriven tid har nämnden möjlighet att förelägga ställföreträdaren vid vite att komma in med handlingen.

18 Sid 18 (46) Under 2018 förväntas cirka sluträkningar och förteckningar lämnas in. Sluträkningar ska vara nämnden tillhanda inom en månad från den dag ställföreträdarskapet upphör och omfatta redovisning av förvaltningen från årets början till dess uppdraget upphörde. Under 2018 är nämndens utmaning att granska förteckningar i rimlig tid för att säkerställa att ställföreträdaren endast har dispositionsrätt till ett konto, transaktionskontot. Övriga tillgångar ska vara spärrade för ställföreträdaren. Nämnden ska även kontrollera att det inte finns mer än cirka kronor på transaktionskontot. Det är en utmaning att granska sluträkningar i rimlig tid så att ärenden kan avslutas och beslut om arvoden kan göras. Samarbete med stadsdelsnämnderna/socialnämnden och äldrenämnden Kunskapen om nämndens verksamhetsområde är bristfällig och behöver bli bättre. Nämnden fortsätter sitt arbete med att informera i första hand enhetschefer för biståndsbedömare och dödsboutredare inom stadsdelsnämnder och socialförvaltning. Syftet är att minska felaktiga förväntningar på ställföreträdare, få en smidigare process vid anmälningar om behov av ställföreträdare och genom samverkan öka effektiviteten. Samarbete med domstolarna Nämnden kommer under året att satsa på en ökad samverkan med domstolarna. Inom flera områden finns en utvecklingspotential som kan leda till ett mer värdeskapande arbetssätt hos såväl nämnden som domstolarna. Nämnden har samarbete med tre domstolar i länet och har utsett en kontaktperson per domstol för samordning. Samarbete med Migrationsverket, Sveriges Kommuner och Landsting, länsstyrelsen, andra överförmyndarförvaltningar i Stockholms län och i landets större städer Nämnden har ett väl utvecklat samarbete med Migrationsverket, bland annat på grund av att tre medarbetare tidigare arbetat där. Nämnden medverkar två gånger per år i länsträffar med Stockholms läns överförmyndaförvaltningar, dels i ett närverk för förvaltningschefer och dels i ett nätverk kring ensamkommande barn. Två gånger per år träffas förvaltningscheferna i överförmyndarförvaltningarna i landets större städer. En gång per år träffas representanter för i stort sett samtliga överförmyndaförvaltningar i landet på föreningen Sveriges överförmyndares studiedagar hålls denna överläggning i Gävle. Ny lag om utökad anhörigbehörighet och framtidsfullmakter Den 1 juli 2017 infördes två nya typer av ställföreträdarskap; framtidsfullmakt som grundas på fullmakt och anhörigbehörighet som grundas på lag. Dessa nya ställföreträdarskap kommer på sikt att påverka nämndens arbete genom att nya slags yttranden kommer att begäras, till exempel i samband med fastställande av en framtidsfullmakts giltighet. Nämnden kommer också sannolikt att avstyrka fler ansökningar om godmanskap med hänvisning till den nya anhörigbehörigheten. I samband med införandet av de nya ställföreträdarskapen har nämnden fått allt fler frågor om innebörden av dessa förändringar. Aktivitet Startdatum Slutdatum

19 Sid 19 (46) Aktivitet Startdatum Slutdatum Överförmyndarnämnden ska fortsätta utveckla nyckeltal för nämndens centrala processer och lagstiftningens intentioner Överförmyndarnämnden ska i samarbete med socialnämnden förtydliga ansvarsfördelningen mellan överförmyndarnämnden och stadsdelsnämnderna vad gäller ensamkommande barn Överförmyndarnämnden ska i samarbete med Socialnämnden genomföra specialutbildningar som riktar sig till gode män och förvaltare som är villiga och anses lämpade att ta sig an särskilt komplicerade och krävande uppdrag Överförmyndarnämnden ska utreda möjligheten att införa anpassade arvodeskostnader för gode män och förvaltare som tar sig an särskilt komplicerade och krävande uppdrag Informationen är korrekt och begriplig Ett arbete med att klarspråksgranska den information som lämnas till huvudmän, ställföreträdare och övriga pågår. Arbetet leds av förvaltningens klarspråksutbildade kommunikatör. En översyn ska 2018 göras av mallar, beslutstexter och tjänsteutlåtanden samt texter på hemsidan och intranätet. All personal ska utbildas i klarspråk. Klarspråk handlar om att uttrycka sig så att mottagaren förstår. Det ökar rättssäkerheten och minskar onödiga fel. Om ställföreträdare och andra förstår och gör rätt från början så undviks onödig administration, vilket ger en effektivare verksamhet. Förvaltningen ska fortsätta använda sig av stadens kontaktcenter. Kontaktcenter kan lösa ungefär 80 procent av inkommande frågor till förvaltningen. De frågor som kontaktcenter inte kan lösa förmedlas till förvaltningen via e-post. En utmaning kommer även fortsatt att vara att inom skälig tid återkoppla till den som tagit kontakt. Förvaltningen ska ha en dialog med kontaktcenter kring utveckling av arbetssätt. Det ska finnas en plan för utbildning av kontaktcenters handläggare. Syftet är att förbättra och kvalitetssäkra den service som stadens invånare får. Förvaltningen kommer under 2018 att analysera den statistik som kontaktcenter levererar månadsvis, vem är det som hör av sig och vad har man för fråga? Syftet är att kunna genomföra förebyggande åtgärder som leder till att färre personer behöver ta kontakt i sitt ärende. Den information som förvaltningen lämnar ska alltså målgruppsanpassas och återkopplingen ska bli mer systematiserad. Under 2018 kommer förvaltningen att ändra sitt arbetssätt vad gäller tillgänglighet per telefon. Nuvarande arbetssätt som baserar sig på tillgänglighet via en intern svarsgrupp kommer att ersättas av ett individuellt ansvarstagande där varje handläggare får ett eget ansvar för de samtal där denne är ansvarig handläggare. Under 2018 kommer en enkät att skickas ut till ett urval av ställföreträdarna för att mäta hur nöjda man är med till exempel tillgänglighet, de svar man får på frågor, utbetalning av arvoden med mera. Här kan nyckeltal hämtas som redovisas löpande. Det är dock viktigt att ha i åtanke att nämnden är en tillsynsmyndighet med uppgift att begära in kompletteringar och att entlediga ställföreträdare som inte sköter sig.

20 Sid 20 (46) Förväntat resultat Målen är att få rätt ställföreträdare till rätt huvudman, att ställföreträdare ska ha god kännedom om vad uppdraget kräver, att få fler ställföreträdare som har rätt kvalifikationer samt att minska antalet byten på grund av okunskap. Aktivitet Startdatum Slutdatum Förvaltningen ska klarspråksgranska det språk som används idag Nämnden ska utöva en rättssäker handläggning med nöjda huvudmän och ställföreträdare För att få en bättre uppfattning om ställföreträdarnas förväntningar, förtroende och nöjdhet med förvaltningens arbete kommer under 2018 en enkät att tillställas ställföreträdarna. Likaså ska en enkät genomföras bland enhetschefer inom socialtjänsten. Förväntat resultat God man tillsätts inom 90 dagar från det att ansökan kommit in under förutsättning att behov finns. Huvudmän, ställföreträdare och andra som har kontakt med nämnden upplever att de får ett gott bemötande. Indikator Årsmål Periodicitet Andel årsräkningar där arvode begärs som är granskade och där arvoden har betalats ut senast den 1 september Andel årsräkningar där arvode inte begärts som har granskats den 1 december. 100 % Tertial 100 % År Aktivitet Startdatum Slutdatum Fortbilda stadens biståndshandläggare och socialsekreterare om uppdraget som god man och förvaltare Samverka med civilsamhället i arbetet med rekrytering av gode män och förvaltare KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.3 Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Överförmyndarnämnden har en begränsad roll i stadens arbete för trygga stadsdelar. Nämnden ansvarar för att personer som av olika skäl behöver stöd i sin livsföring får det i form av till exempel en god man eller en förvaltare. Nämnden rekryterar, utbildar, arvoderar och idkar tillsyn över ställföreträdare.

21 Sid 21 (46) KF:s mål för verksamhetsområdet: 1.7 Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Nämnden ansvarar för att personer som av olika skäl behöver stöd i sin livsföring får det i form av till exempel en god man eller en förvaltare. Nämnden rekryterar, utbildar, arvoderar och idkar tillsyn över ställföreträdare. Möjligheten att få en ställföreträdare är viktig för att äldre ska få en trygg ålderdom och en äldreomsorg av god kvalitet. Det är behovet av ställföreträdare som avgör, inte ålder. Äldre är en av de främsta målgrupperna för nämndens verksamhet och flertalet mål, indikatorer och aktiviteter syftar till att tillgodose äldres behov av ställföreträdare. Det är viktigt att ställföreträdare som möter äldre har kunskap om de behov som särskilt berör äldre. Det gäller till exempel behov som beror på demens och ålderdomssvaghet. Nämnden kommer därför under 2018 att ordna särskilda utbildningar om detta. Alla äldre som behöver det ska få stöd av en ställföreträdare Förvaltningen kommer tillsammans med andra aktörer att erbjuda ställföreträdare utbildning inom olika områden för att på så sätt lättare kunna erbjuda kunniga ställföreträdare uppdrag som ligger inom ställföreträdarens expertområde. Förvaltningen ser kunskap som en möjlighet att lösa uppdrag som idag upplevs som svårrekryterade. Indikator Årsmål Periodicitet Andel ställföreträdare till huvudmän äldre än 80 år som erbjuds utbildning om demens och ålderdomssvaghet. 100 % År Aktivitet Startdatum Slutdatum Förvaltningen ska erbjuda ställföreträdare utbildning i demens och ålderdomssvaghet KF:s inriktningsmål: 2. Ett klimatsmart Stockholm Överförmyndarnämnden bidrar till stadens mål om att bli en klimatsmart stad genom att, utifrån givna förutsättningar, handla och agera på ett miljömässigt hållbart sätt. Det innebär bland annat att resa hållbart, köpa miljömärkta varor och tjänster och källsortera så många fraktioner som det för närvarande finns förutsättningar för.

22 Sid 22 (46) KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.1 Energianvändningen är hållbar Nämnden använder energisnål belysning, kravmärkta produkter och miljöklassade tjänster. Kravmärkta produkter används så långt som möjligt Även fortsättningsvis kommer förvaltningen att köpa in miljömärkt papper, kuvert och frukt. Även övriga inköp ska i så stor utsträckning som möjligt vara miljömärkta. Förväntat resultat 75 procent av allt materialinköp ska vara miljömärkt. KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.2 Transporter i Stockholm är miljöanpassade Resor i tjänsten ska i så hög utsträckning som möjligt ske antingen med miljöklassade fordon eller med allmänna kommunikationsmedel. Indikator Årsmål KF:s årsmål Periodicitet Andel miljöbränsle i stadens etanol- och biogasfordon 100 % 85 % Halvår Nämnden bidrar till bättre luft i Stockholm och till minskad klimatpåverkan Resor i tjänsten ska i första hand ske genom kollektivtrafik, tåg eller båt. Arbetsresor med cykel uppmuntras. Förväntat resultat Genom att tänka klimatsmart och i så hög utsträckning som möjligt använda fossilbränslefria transportmedel medverkar nämnden till att stadens mål uppnås. KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.4 Stockholms kretslopp är resurseffektiva Sopor sorteras i fraktionerna papper, plast, metall, miljöfarligt avfall, glas och brännbart avfall. Nämnden har en ambition att på sikt även kunna källsortera matavfall. Detta kräver dock att staden bygger upp en infrastruktur för hämtning av sådant avfall även hos företag, myndigheter och andra arbetsplatser. Nämnden förbrukar ansenliga mängder papper, men där är målet att på sikt minska denna förbrukning radikalt genom att digitalisera merparten av nämndens olika processer. 100 procent av nämndens avfall källsorteras Inriktningen är att i en framtid även kunna sortera matavfall. Detta bygger dock på att förvaltningens hyresvärd, Svenska Bostäder, kan tillhandahålla tjänster för detta, och att staden byg-

23 Sid 23 (46) ger upp en infrastruktur för hämtning av sådant avfall hos företag, myndigheter och liknande arbetsplatser. Förväntat resultat Genom att källsortera allt avfall som nämndens verksamhet, genom förvaltningen, genererar ska nämnden bidra till att stadens mål uppnås. KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.5 Stockholms miljö är giftfri Städföretaget som städar nämndens verksamhetslokaler använder miljövänliga produkter. Köp av ekologisk mat eftersträvas samt miljöcertifiering vid bokning av konferensanläggningar. Vid köp av varor eftersträvas köp av varor som har någon form av miljöcertifiering. Nämnden bidrar till målet genom att i så hög utsträckning som möjligt köpa miljöcertifierade varor och tjänster Förvaltningen ska i så hög utsträckning som möjligt handla miljögodkända varor och miljöcertifierade tjänster. Förväntat resultat Material och varor som inhandlas ska vara kravmärkta eller på annat sätt miljögodkända, tjänster ska vara miljöcertifierade. KF:s mål för verksamhetsområdet: 2.6 Inomhusmiljön i Stockholm är sund Vissa förbättringar kommer att genomföras, baserat på den mätning av luftkvaliteten som tidigare gjorts. Utökningen av nämndens lokaler kan i sig bidra till en förbättrad luftkvalitet, om färre behöver dela samma rum och om det finns möjlighet att tillfälligt byta rum och luften blir för dålig i ett. KF:s inriktningsmål: 3. Ett ekonomiskt hållbart Stockholm Antalet invånare i Stockholm beräknas öka kraftigt under kommande år. Då andelen i befolkningen som har behov av ställföreträdare utgör mellan 1 och 2 procent förväntas behovet av ställföreträdare öka i samma takt som befolkningsökningen. Något som kommer att påverka behovet av ställföreträdare på längre sikt är de nya lagar som trätt i kraft under 2017 om utökade anhörigbefogenheter och framtidsfullmakter. Det kan bli både mer och mindre arbete för nämnden beroende på hur medborgarna väljer att nyttja dessa lagar. Nämndens kostnader för arvoden till ställföreträdare påverkas av hur stor andel av huvudmännen som kan betala ställföreträdarnas arvoden själva och arvodenas storlek. Om antalet ställföreträdare med mycket begränsade ekonomiska resurser ökar leder det till att stadens kostna-

24 Sid 24 (46) der för arvoden ökar. Fullmäktige har i budget för 2018 givit nämnden i uppdrag att utreda möjligheten att höja vissa arvoden för ställföreträdare. Om så sker kommer stadens kostnader för arvoden att öka. Sveriges Kommuner och Landsting har kommit med förslag på nya riktlinjer för arvode. Det kan därför bli aktuellt för nämnden att under 2018 fatta beslut om ändring av arvoden från och med 1 januari Nämndens kostnader för arvoden till ställföreträdare till ensamkommande barn påverkas dels av hur många ensamkommande barn som nämnden ansvarar för och dels av hur stor andel av kostnaden som Migrationsverket återbetalar. År 2018 försvinner nämndens möjlighet att återsöka ersättning från Migrationsverket för arvoden till ställföreträdare för ensamkommande barn. Staden får istället via arbetsmarknadsnämnden en generell ersättning per ensamkommande barn. Ingen ersättning utgår direkt från Migrationsverket till överförmyndarnämnden. Överförmyndarnämnden ska istället återsöka medel för arvoden från kommunstyrelsens centrala medelsreserv. Det är enligt föräldrabalken Stockholms stads ansvar att administrera och handlägga samt avsluta ärenden från landets samtliga 290 kommuner där barnet försvunnit. Nämnden har lyft frågan om detta är en rimlig uppgift för staden att hantera. Det finns cirka ensamkommande barn i landet och omkring 4 procent av de som får avvisningsbeslut brukar avvika. Om Migrationsverket börjar fatta många beslut om avvisningar av ensamkommande är risken överhängande att nämnden får en mycket stor mängd ärenden överförda från andra kommuner. I förstudien till nämndens digitaliseringsprojekt konstaterades 2017 att nämnden har ett arbete att göra inom den ordinarie verksamheten för att en digitalisering ska vara möjlig. Förutom att det är ett stort lyft att gå från det befintliga Nuläget till det önskade Nyläget har nämnden en stor teknisk och administrativ skuld att arbeta sig igenom. Det rör till exempel behov av att städa i diariesystemet Wärna och i pappersakter. Om dessa brister ska åtgärdas krävs sannolikt ett resurstillskott antingen via digitaliseringsprojektet eller via nämndens ordinarie budget. Att vara god man eller förvaltare är i grunden ett ideellt uppdrag med en symbolisk ersättning som inte på något sätt motsvarar en lön. Många ställföreträdare gör dessutom mycket mer än vad som egentligen ingår i uppdraget. Om ställföreträdarsystemet skulle sluta att fungera skulle en stor mängd arbetsuppgifter behöva flyttas till andra samhällsorgan, som till exempel socialtjänsten, med stora kostnadsökningar som följd. Överförmyndarverksamheten kan med det perspektivet betraktas som synnerligen kostnadseffektiv. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.1 Stockholm är en världsledande kunskapsregion Stockholms stad har landets största överförmyndarförvaltning med flest huvudmän, flest ställföreträdare och flest anställda. Målet är att vara landets bästa överförmyndarförvaltning. Stockholm ska ha landets mest kvalificerade medarbetare och bedriva en verksamhet som präglas av hög kvalitet. I kraft av sin storlek och kunskap ska nämnden vara en självklar aktör på den nationella arenan i överförmyndarfrågor och delta i arbetet med att utveckla verksamheten. För att attrahera medarbetare med spetskompetens inom området ska nämnden erbjuda för-

25 Sid 25 (46) valtningens personal utbildningar som ligger i linje med arbetets inriktning. Det kan vara föreläsningar relaterade till ämnet, workshops men också nätverksmöten med andra aktörer, mässor och liknande. Nämnden arbetar med kunskapsöverföring internt och denna kommer att fortgå under Personal som finner någon intressant kurs att delta i kan ta upp detta med närmaste enhetschef. Ställföreträdarna kommer under 2018 att erbjudas utbildning inom flera olika områden för att öka sin kompetens, bredda sina kunskapsområden och bli säkrare i uppdraget gentemot huvudmannen. Indikator Årsmål KF:s årsmål Periodicitet Antal tillhandahållna praktikplatser för högskolestuderande samt platser för verksamhetsförlagd utbildning 1 Tas fram av nämnden Tertial Stockholm ska ha landets mest kompetenta ställföreträdare Förväntat resultat Ställföreträdare som staden anlitar har god insikt och kunskap om hur huvudmännens behov bäst tillgodoses, på ett rättssäkert sätt. Indikator Årsmål Periodicitet Antalet ställföreträdare som tagit del av kunskap inom olika områden för möjlighet att ta mer komplexa uppdrag Tertial Aktivitet Startdatum Slutdatum För att öka kompetensen bland Stockholms ställföreträdare ska vidareutbildning erbjudas varje ställföreträdare som är ny i sin roll. Även äldre och mer erfarna ställföreträdare ska ges möjlighet att vidareutbilda sig inom olika fokusområden KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.2 Stockholm är en företagsvänlig stad Vem som helst kan hamna i ett läge där det finns ett behov av ställföreträdare, även personer som driver företag. Det är då viktigt att man får en ställföreträdare som kan ge det stöd som en företagare med behov av ställföreträdare har. Nämnden har en positiv syn på ungt företagande Barn som har förmyndare kan vilja driva företag. I det läget är det viktigt att förvaltningen har en positiv syn på företagande och medverkar till att göra detta möjligt, under förutsättning att grundläggande lagkrav tillgodoses. Det är dock viktigt att nämnden säkerställer att barn som driver företag inte riskerar att dra på sig skulder och åtaganden som blir en belastning när barnet blir myndigt.

26 Sid 26 (46) Förväntat resultat Nämnden prövar barnets ansökan om att få driva företag med utgångspunkt för lagens krav och barnets bästa. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.3 Fler jobbar, har trygga anställningar och försörjer sig själva Nämnden ser positivt på feriearbetande ungdomar, både på gymnasienivå och på universitetsnivå, och har en god dialog med staden om dessa tillfällen. Nämnden rekryterar själv studenter från universitetet. En aspirant från jobbtorg kommer att tas in under Indikator Årsmål KF:s årsmål Periodicitet Antal praktiktillfällen som genomförs inom stadens verksamheter av de aspiranter som Jobbtorg Stockholm matchar 1 st. 500 st. Tertial Antal tillhandahållna platser för feriejobb 3 st st. Tertial Antal tillhandahållna platser för Stockholmsjobb 1 st st. Tertial Antal ungdomar som fått feriejobb i stadens regi 3 st st. Tertial KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.4 I Stockholm är det enkelt att utbilda sig genom hela livet För både nämndens medarbetare och ställföreträdare ska kunskap vara lätt att ta till sig och nämnden vill därför kontinuerligt arbeta med kompetensutveckling för både medarbetare och ställföreträdare. Medarbetarna kommer att erbjudas både extern utbildning inom nämndens olika expertområden men också intern kunskapsöverföring. Alla ställföreträdare som företräder vuxen huvudman erbjuds kontinuerlig kompetensutveckling I och med en åldrande befolkning i Stockholms stad finns det olika former av hjälpbehov bland de huvudmän som har behov av en ställföreträdare. För att ställföreträdarna ska kunna åta sig uppdrag som de har möjligheten att utföra på bästa sätt kommer utbildning inom olika områden att erbjudas ställföreträdarna som företräder vuxen huvudman. Förväntat resultat Under året ska alla ställföreträdare för vuxna ha getts möjlighet till någon form av kompetensutveckling. Indikator Årsmål Periodicitet Andel ställföreträdare för vuxna som har erbjudits kompetensutveckling. 100 % År

27 Sid 27 (46) Aktivitet Startdatum Slutdatum En utbildningsplan ska skapas när en ny ställföreträdare erbjuds sitt första uppdrag, vilket ska innebära en redovisningsutbildning efter 3 månader och sedan riktade utbildningar KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Överförmyndarnämnden har under flera år haft stora svårigheter att klara verksamheten inom budget. En bidragande orsak, av flera, är att en relativt stor andel av nämndens budget utgörs av kostnader för arvoden och kostnadsersättningar till ställföreträdare. Hur mycket som ska betalas ut i arvode varierar år från år. Nämnden kan inte själv styra hur mycket som slutligen kommer att betalas ut i arvode. Nämnden har på grund av underbemanning legat efter med granskning av redovisningar och utbetalning av arvoden. Det har också funnits brister i redovisningen när det gäller att hänföra kostnader och intäkter till rätt år. Slutligen har det stora antalet ensamkommande barn och oklarheter kring Migrationsverkets utbetalning av ersättning gjort det svårt att prognostisera stadens kostnader för arvoden. Ett intensivt arbete genomförs hösten 2017 med stöd av konsult för att utveckla nämndens metoder för prognostisering av bland annat arvodeskostnader. Målet är att under 2018 nå bättre prognossäkerhet. Väsentlighets- och riskanalys med internkontrollplan redovisas i bilaga 2. Indikator Årsmål KF:s årsmål Periodicitet Nämndens budgetföljsamhet efter resultatöverföringar 100 % 100 % Tertial Nämndens budgetföljsamhet före resultatöverföringar 100 % 100 % Tertial Nämndens prognossäkerhet T2 +/-1 % +/- 1 % År Nämndens budget är i balans KF:s inriktningsmål: 4. Ett demokratiskt hållbart Stockholm Även den som har god man eller förvaltare har rätt att rösta i allmänna val. Genom sitt uppdrag underlättar ställföreträdarna huvudmännens möjligheter att tillvarata sina demokratiska rättigheter. Det handlar till exempel om att sörja för person och bevaka rätt. Lagstiftningens utgångpunkt är att den som har behov av ställföreträdare ska få det men samtidigt att ingen ska ha större inskränkningar i sin personliga frihet än nödvändigt. Lagstiftningen säkerställer dessutom att huvudmannen alltid ska ges tillfälle att yttra sig i angelägenheter som rör ställföreträdarskapet. En utgångspunkt i nämndens tillsyn av ställföreträdare och handläggning är att huvudmannens möjlighet att, efter förmåga, få hjälp att tillvara ta sina demokratiska rättigheter ska tillgodoses.

28 Sid 28 (46) KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.1 Stockholm är en jämställd stad där makt och resurser fördelas lika Det är behovet av stöd som ska vara avgörande för den hjälpinsats man får, inte kön eller andra i detta sammanhang ovidkommande faktorer. Nämnden ska säkerställa att alla huvudmän ges stöd utifrån behov, inte utifrån kön Förväntat resultat Ingen huvudman ska uppleva att hen på grund av sitt kön inte får det stöd som hen behöver. Tillsynen ska vara likvärdig, oavsett ställföreträdarens kön Förväntat resultat Tillsynen ska ske på ett likvärdigt sätt och inte utföras olika beroende på ställföreträdarens kön. KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.2 Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Överförmyndarnämnden ska vara en attraktiv arbetsgivare med förmåga att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla medarbetare med hög kompetens och motivation. Insatser som syftar till att förbättra arbetsmiljön har högst prioritet inom personalområdet under Insatserna som syftar till att förbättra arbetsmiljön handlar bland annat om: Utökning av lokalytan Verksamhetsanpassningar av befintliga lokaler Genomgång av ergonom Bättre arbetsverktyg i form av ståmattor, anpassade tangentbord m.m. Öka nyttjandet av förvaltningens friskvård Inrättande av trivselgrupp Fler anställda för att minska arbetsbelastningen Tydligare prioriteringar från nämnd och chefer Ett närvarande och stödjande ledarskap Utveckling av introduktionen för nyanställda Satsning på kompetensutveckling Utveckling av rutiner, mallar och handläggarstöd Företagshälsovården nyttjas för att utveckla den psykosociala arbetsmiljön Företagshälsovården nyttjas för stöd att förhindra sjukdom och för stöd till sjuka. Nämndens verksamhet har under många år varit underbemannad. Nämnden har sedan flera år tillbaka en hög arbetsbelastning bland förvaltningens anställda och har därför utökat personalgruppen samt ersättningsrekryterat efter personer som valt att avsluta sin anställning. Nyre-

29 Sid 29 (46) kryteringar har gjorts för att bättre hinna hantera ärenden och genomföra den kvalitetshöjning som planeras. Per november 2016 hade nämnden 37 tillsvidareanställda och åtta visstidsanställda medarbetare samt två inhyrda konsulter, totalt 47 personer. Per november 2017 har nämnden 45 tillsvidareanställda och nio visstidsanställda medarbetare, totalt 54 personer. Det är pensionärer, studenter, vikarier för sjuka och lediga medarbetare samt personer som tas in under arbetstoppar som är visstidsanställda. De utökade ekonomiska resurser som nämnden beviljats för 2018 möjliggör en ytterligare personalökning, som bland annat syftar till att minska arbetsbelastningen och förbättra arbetsmiljön. Nämnden kommer under 2018 att utöka sina lokaler. Syftet är att få fler arbetsplatser och därmed en bättre arbetsmiljö, men också att ha utrymme att ta in förstärkning under arbetstoppar. Ett "tyst rum med avskilda arbetsplatser" kommer att skapas som möjliggör ostört arbete. Syftet är att hörsamma personalens signaler om att arbetsmiljön är problematisk och att det är svårt att få arbetsro i rum som många delar. Förhoppningen är också att en luftigare arbetsmiljö ska bidra till att minska den korta sjukfrånvaron. Personalen uppmuntras att använda sin friskvårdstimme och friskvårdsbidraget samt erbjuds influensavaccination. Nämnden samarbetar med företagshälsovården och vid sjukskrivning erbjuds kontakt med företagshälsovården för samtal och eventuell behandling. En översyn av processen och dokumentationen av det systematiska arbetsmiljöarbetet pågår och ska utvecklas under Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö har som mål att minska den arbetsrelaterade ohälsan och ställer tydliga krav på arbetsgivaren när det gäller arbetsbelastning, arbetstider och kränkande särbehandling. Som en bilaga till jämställdhets- och mångfaldsplanen finns förvaltningens riktlinjer och rutiner för att motverka kränkande särbehandling. Arbetet med att förbättra arbetsmiljön ska genomföras i nära samarbete med nämndens fackliga organisationer och förvaltningsgrupp. Arbetet ska förankras på enhetsmöten och arbetsplatsträffar. En viktig uppgift är att förhindra att personal drabbas av hot och våld. Allmänheten har inte tillgång till lokalerna som alltid hålls låsta. Vid behov tas besök emot i särskilda rum med insyn. Det ska vara två personer med vid varje besök. Vid behov anlitas vakter. Myndighetsbrevlåda och myndighetens officiella e-postadress och telefoner ska i möjligaste mån användas. Hot ska alltid polisanmälas. Chefer och företagshälsovård har i uppgift att ge stöd om någon drabbas av hot eller våld. Nämnden har en jämställdhets- och mångfaldsplan (bilaga 3) samt riktlinjer och rutiner för att motverka kränkande särbehandling. Ingen kränkande särbehandling, oavsett orsak, accepteras inom nämndens verksamhet. I bilaga 4 redovisas nämndens kompetensförsörjningsplan. Indikator Årsmål KF:s årsmål Periodicitet Aktivt Medskapandeindex År Index Bra arbetsgivare År Sjukfrånvaro 5,5 % Tas fram av Tertial

30 Sid 30 (46) Indikator Årsmål KF:s årsmål Periodicitet nämnden Sjukfrånvaro dag ,5 % Tas fram av nämnden Tertial En jämnare könsfördelning ska uppnås bland nämndens medarbetare Förvaltningen ska arbeta för en jämnare könsfördelning bland medarbetarna utan att släppa kravet på kompetens. Förväntat resultat Underrepresenterat kön ska senast under år 2018 uppgå till 40 procent av antalet anställda. Indikator Årsmål Periodicitet Andel som underrepresenterat kön bland medarbetarna minst ska uppgå till. 40 % År Aktivitet Startdatum Slutdatum Vid rekrytering av personal ska det underrepresenterade könet beaktas, särskilt om kandidaterna har likvärdig kompetens Ledarskapet präglas av tydlighet, öppenhet och delaktighet En gång i månaden hålls arbetsplatsträffar på förvaltningsnivå med information och diskussioner om verksamheten. Minnesanteckningar förs och finns tillgängliga för alla. En gång i månaden hålls förvaltningsgrupp med de fackliga organisationerna med information och diskussioner om verksamheten. Protokoll förs och finns tillgängliga för alla. Minst två gånger i månaden ska enhets- eller funktionsmöten hållas med information och diskussioner om verksamheten. Varje höst hålls ett framåtblickande utvecklingssamtal med varje medarbetare. Vid detta tillfälle tas en konkret arbetsbeskrivning och en utvecklingsplan fram. Varje vår hålls ett tillbakablickande uppföljningssamtal kopplat till lön. Däremellan förs en kontinuerlig dialog mellan chef och medarbetare om verksamhet och prestation. En gång per år hålls en utbildnings- och planeringskonferens med hela förvaltningen. Vid detta tillfälle ska förvaltningens arbetsmiljöplan följas upp och revideras. Förvaltningens chefer har ett ansvar att löpande diskutera och kommunicera nämndens mål samt prestation och prioriteringar. Förvaltningen är indelad i enheter och funktioner för att personalen ska ha nära till sin chef och varje chef ska ha ett rimligt antal anställda att vara chef över. Detta ska ge möjligheter att ta vara på personalens kunskap och engagemang. Målet är att all personal ska veta var beslut fattas, vilka personer som fattar beslut, vilka beslut som fattas, var tidigare fattade beslut återfinns, hur beslut kommuniceras och hur beslut följs upp.

31 Sid 31 (46) Förvaltningens organisation 2018: Aktivitet Startdatum Slutdatum Genomföra en översyn av nämndens framtida behov av lokaler och lämplig placering för dessa Medarbetarna erbjuds självständiga och varierande arbetsuppgifter med tydliga förväntningar Ett nytt arbetssätt har införts inom enheterna Tillsyn och utredning vilket innebär att det för varje personakt fanns en handläggare med helhetsansvar. På detta sätt får handläggaren möjlighet att se ett ärendes påverkan för den enskilde huvudmannen på ett annat sätt än vad som varit möjligt då handläggningen var ärendebaserad. Detta arbetssätt kräver en stor kunskap inom hela tillsynsområdet hos varje enskild handläggare. Introduktion, tydliga rutiner och kompetensutveckling har varit en viktig del under införandet av det nya arbetssättet. Under det senaste året har fler brister än tidigare identifierats såväl i förvaltningens tidigare hantering av ärendena som i hur ställföreträdarna skött sina uppdrag. Även inom övriga enheter strävar förvaltningen efter att medarbetarna ska ha självständiga och varierande arbetsuppgifter med tydliga förväntningar. Förväntat resultat Alla medarbetare har individuella mål i sina personliga utvecklingsplaner. KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.3 Stockholm är en stad som lever upp till mänskliga rättigheter och är fritt från diskriminering Överförmyndarnämndens hela verksamhet syftar till att säkerställa att huvudmännens mänsk-

32 Sid 32 (46) liga rättigheter tillgodoses. Ställföreträdarna har oftast i uppdrag att förvalta egendom, sörja för person och bevaka rätt. Nämnden ska genom sin tillsyn säkerställa att så också sker. Det är behovet av stöd som ska vara avgörande för vilken hjälp som ges. Ovidkommande faktorer som till exempel kön, sexuell läggning, ålder, könsidentitet, religion, etnicitet får inte påverka. Vid anställningsintervjuer är nämnden mycket tydlig med att alla människors lika värde är en grundläggande värdering som måste delas av den som ska arbeta inom överförmyndarförvaltningen. Det är en värdering som ligger till grund för ett gott bemötande, grundat på respekt för alla människor i all dess mångfald. Nämndens anställda kommer att genomgå en utbildning i mänskliga rättigheter. Särskild uppmärksamhet kommer att fästas vid vikten av att sexuella trakasserier inte får förekomma. Nämnden har riktlinjer och rutiner för att motverka kränkande särbehandling. Riktlinjerna utgår från diskrimineringsgrunderna kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning och ålder. Överförmyndarnämndens verksamhet lever upp till de mänskliga rättigheterna och motverkar kränkande särbehandling Förväntat resultat I alla delar av nämndens handläggning och tillsyn ska huvudmän och ställföreträdare uppleva att de mänskliga rättigheterna respekteras och alla former av diskriminering motverkas. KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.4 Stockholm är en stad som respekterar och lever upp till barnets rättigheter i enlighet med FN:s barnkonvention Överförmyndarnämnden har en viktig roll att fylla i stadens arbete för att respektera och leva upp till barns rättigheter enligt FN:s barnkonvention. Ett barn är varje människa under 18 år. - Alla barn har samma rättigheter och lika värde. Ingen får diskrimineras. - Barn har rätt att bli hörda och tagna på allvar. - Barnets bästa ska alltid komma i första rummet. - Varje barn har rätt att överleva och att utvecklas. Gode män till ensamkommande barn ska bevaka barnets rätt och sörja för person. Det innebär till exempel att den gode mannen ska hjälpa barnet att framföra sina synpunkter, exempelvis om barnet motsätter sig en flytt till en ny kommun och ett nytt boende, att anmäla brister i ett boende och anmäla övergrepp. Den gode mannen ska förklara för barnet vilka rättigheter och skyldigheter barnet har i Sverige. Barnet ska få möjlighet att framföra sina synpunkter och bli mött med respekt. Nämnden har en viktig uppgift i att utbilda gode män om barns rättigheter och barnkonven-

33 Sid 33 (46) tionen. Nämnden ska i sin tillsyn säkerställa att gode männen följer barnkonventionen. Det sker till exempel genom att handlägga klagomål och bytesärenden snarast möjligt. Vid föräldraförvaltning ska nämnden genom sin tillsyn säkerställa att barnets tillgångar används till barnets bästa. Föräldrar får till exempel inte använda barnets tillgångar för egen del och föräldrarna har försörjningsplikt även om barnet har stora egna tillgångar. Är barnet över 16 år ska barnet få möjlighet att yttra sig över förslag om hur dessa tillgångar ska användas. Tillsynen över förmyndarna följer likställighetsprincipen Det är viktigt att upprätthålla den kommunala likställighetsprincipen. Likartade ärenden ska bli bedömda på likartade sätt. Detta säkerställer förvaltningen genom att ha fastställda rutiner som alla handläggare ska följa. Det är chefernas ansvar att säkerställa att alla handläggare känner till och följer de rutiner som fastställts i ledningsgruppen. Huvudmän och ställföreträdare ska kunna känna sig trygga med att alla får en likartad behandling av förvaltningen. Förväntat resultat Uttagsmedgivanden i förmynderskapsärenden hanteras inom 14 dagar. Överförmyndarnämnden ska utveckla existerande arbetssätt för att realisera syftet med barnkonventionen i verksamheten Överförmyndarnämnden har en viktig roll att fylla i stadens arbete för att respektera och leva upp till barns rättigheter enligt FN:s barnkonvention. Förvaltningen handlägger många ärenden som rör barn. Majoriteten av dessa är ensamkommande barn men övriga är svenska medborgare som av någon anledning har en förmyndare eller särskild förordnad vårdnadshavare. Barn över 16 år har rätt att få yttra sig inför ett beslut som rör dem utifrån bedömning av lämplighet och mognad. Förvaltningen ska, där så är lämpligt, låta barnet yttra sig skriftligen eller muntligen. Barnets åsikter ska tas i beaktande i ett beslut samt dokumenteras. Speciellt är det viktigt med tydlig dokumentation om beslutet går emot barnets egen vilja. I beslutet ska framgå hur man resonerat samt vad som föranlett beslutet. Att göra en barnkonsekvensanalys inför ett beslut som rör ett barn betyder att förvaltningen ska beakta barnets yttrande men även andra aspekter av beslutet, som kan påverka barnet indirekt eller direkt. Detta ska även dokumenteras skriftligt. Att ett beslut berör ett barn indirekt betyder att beslutet direkt kan röra barnets vårdnadshavare men indirekt även kommer att påverka barnet. Indikator Årsmål Periodicitet En barnkonsekvensanalys ska göras samt dokumenteras i hälften av alla beslut som rör barn. 50 % År Orsaken till att en barnkonsekvensanalys ska göras och dokumenteras i 50 procent av alla beslut som rör barn och inte i 100 procent är att förvaltningen under året behöver bygga upp kompetens, mallar och checklistor. Ett mål för 2019 blir att göra barnkonsekvensanalyser i 100 procent av alla beslut.

34 Sid 34 (46) Aktivitet Startdatum Slutdatum Utbildning av personalen i barnkonventionen samt barnkonsekvensanalys KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.5 Stockholm är en stad där ingen behöver vara rädd för våld En del av de ställföreträdare som nämnden idkar tillsyn över har till uppgift att ge stöd till huvudmän som kan vara våldsamma. Det är svårt för nämnden att hitta ställföreträdare som har möjlighet att ta på sig denna typ av uppdrag. Att hantera våldsamma personer kräver kunskap och erfarenhet. Det finns dock personer som på ideell basis, mot den symboliska ersättning som arvodet utgör, åtar sig att ge stöd även till våldsamma huvudmän. Här har nämnden i sin tur ett ansvar för att ge stöd till ställföreträdare som har att hantera våldsamma huvudmän. Det finns dock fall där nämnden föreslår att ställföreträdare ska entledigas därför att hen blivit utsatt för våld och skadegörelse av sin huvudman. Det finns huvudmän som det inte går att rekrytera ställföreträdare till därför att hotet från huvudmannen eller hens anhöriga är allt för stort. Nämnden har ett ansvar för att huvudmän får ställföreträdare men nämnden har också ett ansvar för att ställföreträdare inte utsätts för allt för stora risker för våld på grund av sitt uppdrag. Inga ställföreträdare ska behöva känna rädsla för att drabbas av våld i sitt uppdrag som ställföreträdare Ställföreträdare som hanterar ärenden av våldsam/hotfull natur ska erbjudas utbildning och handledning i hur dessa situationer bäst hanteras. Förväntat resultat Genom att utbilda och informera om hur risker för våld, fysiskt eller psykiskt, ska kunna undvikas ska ställföreträdare ges förutsättningar att motverka sådana situationer. Aktivitet Startdatum Slutdatum Genomföra nischade rekryteringsinsatser mot grupper som har särskild kunskap som möjliggör att de kan ta sig an mer komplicerade uppdrag. Utbildning för att ge verktyg för att hantera en situation som kan ses som hotfull eller våldsam för både personal och ställföreträdare KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.6 Stockholm är en tillgänglig stad för alla Nämnden har en viktig uppgift att fylla för att säkerställa att huvudmän med funktionsnedsättning får sina behov tillgodosedda. I första hand sker detta genom att huvudmannen får en ställföreträdare som har att sörja för person och bevaka rätt. Gode män för ensamkommande barn måste uppmärksamma att barnet kan ha en funktionsnedsättning. Vuxna huvudmän kan ha andra funktionsnedsättningar än de som gör att man får ställföreträdare, som också behöver uppmärksammas. Nämnden ska vid sin tillsyn och i sina utbildningar säkerställa att huvud-

35 Sid 35 (46) männens särskilda behov på grund av funktionsnedsättning tillgodoses. Personer med funktionsnedsättning är en av de främsta målgrupperna för nämndens verksamhet och flertalet mål, indikatorer och aktiviteter syftar till att tillgodose deras behov av ställföreträdare. Nämndens verksamhetslokaler och de utbildningslokaler som används för ställföreträdare ska vara tillgängliga. Den information som finns på hemsidan och i broschyrer ska vara klarspråksgranskad för att vara tillgänglig för så många som möjligt. Alla ensamkommande barn oavsett språk eller utbildning, samt barn med funktionsnedsättning, ska få en för dem lämplig god man samt förutsättningar att förstå syftet med godmanskapet utifrån sina egna förutsättningar Socialtjänsten har ansvaret för de ensamkommande barnens omsorg. Barn har samma grundbehov men specifika behov kan variera beroende på individens förutsättningar. Vid tillsättandet av en god man är det viktigt att överförmyndarförvaltningen får kännedom, från socialtjänsten eller Migrationsverket, om specifika behov hos barnet. Detta för att kunna göra en rekrytering av en så lämplig god man som möjligt för uppdraget. Alla barn, oavsett behov och förutsättningar ska få en god man som lämpar sig för uppdraget och för de behov barnet har så långt som det är möjligt. Barnet ska också ges förutsättningar att förstå vad gode mannens uppdrag innebär och på vilket sätt det kan förvänta sig få stöd. Detta kan bland annat handla om att få information på sitt modersmål men även att informationen är barnanpassad. Då överförmyndarförvaltningen aldrig träffar barnet är det viktigt att denna information skickas till både barnet och boendet. Boendet är utsett av socialtjänsten utifrån barnets individuella behov och kan då även anses ha en god möjlighet att förklara informationen för barnet utifrån deras kunskap om barnets förutsättningar att ta till sig information. Indikator Årsmål Periodicitet Andel ensamkommande barn som vid tillsättandet av god man får ett anpassat informationsbrev, tillgängligt på olika språk, som förklarar nämndens samt gode mannens uppdrag. 100 % År

36 Sid 36 (46) Informationen om överförmyndarens verksamhet ska vara lättillgänglig Information som finns på hemsidan ska vara lättillgänglig och tydlig för alla att förstå. Översättning ska kunna göras till finska om så krävs därför att Stockholms stad har ett särskilt ansvar för detta nationella minoritetsspråk. Två gånger per år ska nyhetsbrev skickas ut till ställföreträdare, även dessa med en lätthet i språket. Kontaktcenter Kontaktcenter är överförmyndarförvaltningens främsta kontaktyta mot bland annat allmänhet och ställföreträdare samt gentemot andra myndigheter. Målet är att den som ringer ska få svar direkt och få rätt information från början. Kontaktcenter löser cirka 80 procent av inkommande ärenden. Frågor som inte kan lösas av kontaktcenter kan antingen kopplas fram till förvaltningen eller skickas till förvaltningen som ett e-postmeddelande. Kontaktcenter för statistik som följs upp noga av förvaltningen. Detta görs för att kunna förbättra informationen på hemsida, blanketter och i förvaltningens mallar och brev. Till kontaktcenter ringer huvudmän, ställföreträdare, anhöriga, närstående, anställda i olika kommuner och landsting, polisen, försäkringsbolag, banker, andra överförmyndarförvaltningar, tingsrätter, juristbyråer, fastighetsägare, bostadsrätts- och hyresgästföreningar, mäklare, grannar och bekanta etc. Antalet ärenden till kontaktcenter och fördelningen mellan olika månader väntas 2018 motsvara siffrorna för 2017.

37 Sid 37 (46) Ärenden till kontaktcenter om ensamkommande barn Med start juli 2016 har förvaltningen statistik från kontaktcenter som visar på antalet inkommande ärenden (telefon och e-post) som handlar om ensamkommande barn. Under det senaste året har inkommande samtal minskat något. Många barn har blivit myndiga under En förklaring till att det även fortsatt är många som söker kontakt i dessa frågor är bland annat Stockholms ansvar för avvikna barn, att det är en stor andel ärenden som flyttar mellan kommunerna samt arvodering som ska ske efter att barnet blivit myndigt. Prognosen för 2018 är att det kommer att vara ett relativt högt inflöde även fortsatt gällande just ensamkommande barn, detta trots att många barn nu blivit myndiga. Förvaltningen ser att administrationen i samband med att ärenden ska avslutas leder till att gode männen söker kontakt med förvaltningen. Det kan till exempel handla om att man undrar över åldersuppskrivning för barnet eller sitt arvodesbeslut. Kontaktcenter mäter löpande kundnöjdhet. Det är ett nyckeltal som kommer att ingå i förvaltningens löpande redovisning till nämnden under Indikator Årsmål Periodicitet Antalet ställföreträdare som har tagit del av informationen i denna del, utskick görs endast digitalt År Aktivitet Startdatum Slutdatum Nyhetsbrev ska skrivas och skickas ut till ställföreträdarna två gånger per år för att informera om lagändringar, utbildningsinsatser, läget inom förvaltningen och liknande

38 Sid 38 (46) KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.7 Stockholm är en demokratisk stad där invånarna har inflytande En utgångspunkt i nämndens tillsyn av ställföreträdare och handläggning är att huvudmannens möjlighet att, efter förmåga, få hjälp att tillvarata sina demokratiska rättigheter ska tillgodoses. Huvudmannen ska om möjligt få yttra sig över förändringar som rör ställföreträdarskapet. Även barn över 16 år ska ges möjlighet att yttra sig. Det är viktigt att alla huvudmän och ställföreträdare känner till att huvudmannen har rätt att rösta i allmänna val. Nämnden kommer att påminna om detta när nästa val närmar sig. Alla ställföreträdare ska känna till huvudmannens demokratiska rättigheter Information om huvudmäns rätt är att delta i allmänna val är särskilt viktig att sprida under 2018 då detta är ett valår. Det kommer att ske via nämndens nyhetsbrev till ställföreträdare och vid nämndens utbildningar för ställföreträdare. Förväntat resultat Alla ställföreträdare känner till vilka demokratiska rättigheter, såsom rätt att delta i allmänna val och att yttra sig i frågor som rör ställföreträdarskapet, som huvudmannen har. KF:s mål för verksamhetsområdet: 4.8 Offentlig upphandling utvecklar staden i hållbar riktning Överförmyndarnämnden avropar enbart utifrån de av staden gemensamt upphandlade ramavtalen. Ingen egen upphandling planeras. I dagsläget finns avtal med värde över 1,8 mnkr endast med serviceförvaltningen avseende kontaktcenter samt med Svenska Bostäder avseende hyra av de lokaler nämnden disponerar för förvaltningens räkning. Indikator Årsmål KF:s årsmål Periodicitet Andel elektroniska inköp Tas fram av nämnden Tertial Andel upphandlade avtal där en plan för systematisk uppföljning har tagits fram 85 % År Kommentar Nämnden förväntas inte göra någon upphandling under Uppföljning av ekonomi Nämndens ekonomiska förutsättningar Uppföljning av ekonomi Nämndens budget har ökat med 3,0 mnkr jämfört med föregående år. Ökningen är avsedd för förstärkt handläggning och lokalkostnader. Inom budgetökningen ska även ökade kostnader för pris- och löneökningar inrymmas i den mån motsvarande utrymme inte kan skapas i budgeten genom minskade kostnader.

39 Sid 39 (46) Nämndens budget tar inte hänsyn till de ökade arvodeskostnaderna. Inför budget 2017 tog kommunstyrelsen fram en finansieringsmodell avseende arvodeskostnader som innebär att medel avsätts hos kommunstyrelsen för att kompensera nämnden för denna ökning. Nämnden fastställer en prognos i samband med tertialrapport 2 och vid ökat behov av arvodesutbetalningar kompenseras nämnden för detta genom budgetjustering i tertialrapport 2. Slutlig budget 2017 Prognos 2017 Budget 2018 Gemensamt, förvaltningen (inkl nämnd) Arvoden Arvoden EKB Arvoden PUT/SFV Netto Nämndens budget för 2018 är 57,8 mnkr vilket är en ökning med 3,0 mnkr jämfört med budgeten i verksamhetsplanen för 2017 på 54,8 mnkr. I tertialrapport fick nämnden en budgetjustering på 15,0 mnkr vilket leder till en slutlig budget på 69,8 mnkr som finns specificerad i tabellen ovan. Ökningen i budgeten för 2018 på 3,0 mnkr är tilldelad förvaltningen gemensamt inklusive nämnd då den är avsedd för förstärkt handläggning och lokalkostnader. Budgeten för 2018 kan jämföras mot prognosen för 2017, dock måste hänsyn tas till skillnader mellan åren. Ansvaret för projektet Digitalisering av Stockholms stads överförmyndarverksamhet överförs från överförmyndarnämnden till kommunstyrelsen under Beslut togs den 27 november Efter detta fattas beslut om finansiering, projektet kommer att ersätta de processledare som det finns behov av att ta in 2018 från överförmyndarnämnden. Det är inte säkert att behovet motsvarar 2,5 resurs som finns avsatta under Ytterligare en skillnad mellan åren är att under 2017 kunde överförmyndarnämnden återsöka kostnader från Migrationsverket för asylsökande ensamkommande barn. Regeringen införde 1 juli 2017 ett nytt ersättningssystem för kommunernas mottagande av ensamkommande barn och unga. De nya ersättningarna baseras i huvudsak på schabloner och betalas ut till kommunen automatiskt. Utöver en dygnsersättning ersätts kommunerna med ett engångsbelopp om kr per mottaget barn/ungdom för att täcka kostnader för transporter, utredning, uppföljning, tolk, god man med mera. Beloppet som tilldelas överförmyndarnämnden ingår i arbetsmarknadsnämndens intäktskrav, vilket skapar utrymme för central fördelning av medel till överförmyndarnämnden.

40 Sid 40 (46) Dessutom måste hänsyn tas till att nämnden fick en budgetjustering på 15,0 mnkr under 2017 för arvodeskostnader. Budgetjusteringen motsvarar inte den verkliga arvodeskostnaden varför nämnden beräknas gå med underskott under Prognos 2018 (tkr) Budget 2018 Prognos 2018 Prognos avvikelse 2018 Gemensamt, förvaltningen (inkl nämnd) Arvoden Arvoden EKB Arvoden PUT/SFV Netto Arvodeskostnaderna kan delas upp i tre kategorier: 1. Arvoden till ställföreträdare för huvudmän som inte är ensamkommande barn 2. Arvoden till ställföreträdare för asylsökande ensamkommande barn 3. Arvoden till ställföreträdare för ensamkommande barn som har fått uppehållstillstånd. (PUT/SFV) Medel finns avsatta i central medelsreserv för arvodeskostnader och nämnden kommer i enlighet med beslut i stadens budget för 2018 att begära en budgetjustering i tertialrapport 2. Under 2017 har nämnden haft ett uppdrag att utveckla prognossäkerheten, framför allt vad gäller arvodeskostnader. Prognosarbetet för arvodena har en del utmaningar och osäkerhetsfaktorer som förklaras nedan. Under 2018 fortsätter nämnden detta arbete. Arvoden till ställföreträdare för huvudmän som inte är ensamkommande barn Betalningsansvaret för arvodeskostnaden ligger i första hand hos huvudmannen om denne har tillräckligt stor förmögenhet eller inkomst. Där huvudmannen inte kan betala övergår betalningsansvaret till staden. Kostnaden för arvoden till övriga ställföreträdare beror därmed på hur stor andel ärenden som tillfaller nämndens betalningsansvar. Ställföreträdarskapet är i grunden ett ideellt uppdrag vilket leder till att en del väljer att inte söka ersättning även om de har rätt till det. Trenden visar dock på att nya ställföreträdare oftare väljer att söka ersättning och att de även söker högre ersättning för kringkostnader som reseersättning och extra ersättning för extra insatser. Den största utmaningen i prognosarbetet hittills har varit att det har funnits en stor eftersläpning i hanteringen av ärenden och handläggningstiden har varit lång. Olika åtgärder i verksamheten har gjort att eftersläpningen har minskat kraftigt och därmed är förutsättningarna för ett bra prognosarbete i fortsättningen mycket bättre.

41 Sid 41 (46) Arvoden till asylsökande ensamkommande barn Prognosarbetet för arvoden för asylsökande ensamkommande barn är mycket mer komplicerat. Dels påverkas nämnden av yttre faktorer såsom inflödet av asylsökande till Sverige och dels av inflödet av nya ärenden från andra kommuner. Politiska beslut och regelförändringar påverkar i hög grad inflöde, flyttmönster och kostnader för olika inblandade parter. En skillnad mellan en stadsdelsnämnds ansvar för ett ensamkommande barn och överförmyndarnämndens ansvar är att stadsdelsnämnden ansvarar för de barn som är anvisade till stadsdelsnämnden medan överförmyndarnämnden är ansvarig för de ensamkommande barn som vistas i Stockholms stad. Överförmyndarnämnden har därmed betalningsansvar för ensamkommande barn som är anvisade till andra kommuner än Stockholms stad men som vistas i staden, till exempel på olika typer av boenden. Dessutom flyttas betalningsansvaret över retroaktivt till den nya kommunen om den tidigare kommunen inte hunnit betala ut arvodet. Stockholms stad har också ansvar för alla avvikna barn i landets 290 kommuner, vilket medför en kraftig ökning av ärenden. Enligt Migrationsverket försvinner varje år cirka 300 ensamkommande barn som söker asyl i Sverige. Fler och fler kommuner får kännedom om denna möjlighet och skickar över ärendena för avvikna barn i större omfattning. Stockholms stad övertar därmed det ekonomiska och administrativa ansvaret för att de avvikna ensamkommande barnen har god man. Detta innebär även retroaktiva arvodesutbetalningar i de fall tidigare kommuner inte hunnit med dessa. Ytterligare en osäkerhetsfaktor är hur många asylsökande barn som blir uppskrivna i ålder. Antal barn som fyller 18 år som idag finns i staden och ska avslutas är lätt att beräkna men den grupp som blir uppskrivna i ålder är svår att uppskatta liksom åldern på de barn som kommer att flytta till staden under Dessa faktorer medför ett ständigt ut- och inflöde av ärenden vilket påverkar det löpande prognosarbetet.