LindhagaBladet Feb 2011

Transkript

1 LindhagaBladet Feb 2011 Ordförande Kaj Lautiainen Axgatan V ordförande Magdalena Dahl Rågkornsgatan Kassör Sven Göran Palm Rågkornsgatan Sekreterare Viktoria Edvardsson Axgatan Ledamot Pär Holmström Axgatan Ledamot Leif Ahlberg Rågkornsgatan Ledamot Stefan Runevik Axgatan H e m s i d a : w w w. l i n d h a g a. n e t KALLELSE TILL ÅRSMÖTE Årsmötet hålls onsdag den 23/2 i Ekhagaskolans matsal. Följande tider gäller: Registrering och fika Årsmötesförhandlingar Dessa handlingar bifogas. 1. Kallelse och förslag till dagordning 2. Verksamhetsberättelse 3. Årsredovisning med revisionsberättelse 4. Styrelsens förslag till budget för Styrelsens förslag till avsättning till Underhålls- och förnyelsefonden Redovisning av erhållna uppdrag till styrelsen på årsmötet Ansvarsfrågan gällande vattenledningar i samfälligheten samt åtgärder. Motionen om ev. byte av belysningsarmaturer i vårt område. 7.Underhålls- och förnyelsefondens historik och bedömd utveckling Styrelsen föreslår en oförändrad årsavgift för 2011 på 7000kr som skall betalas vid 2 tillfällen Första betalning, 3500kr senast 30 april samt andra betalning, 3500kr senast 30 september. Vattenavgiften betalas samtidigt. Avgift utgår vid försenad betalning. Ändringar av eller byten av gruppchefer lämnas vänligen till Viktoria Edvardsson axg.87 eller mailas till föreningen. Ändringar av gruppchefer görs en gång per år i samband med årsstämman. Hjärtligt välkomna på årsmötet! Styrelsen, Lindhaga samfällighet

2 LINDHAGA SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 2011 ÅRS ORDINARIE ÅRSMÖTE Tid: onsdag 23 feb, registrering från kl Mötet börjar Plats: matsalen Ekhagaskolan( namnbyte av Lindhagaskolan) Förslag till dagordning 1. Årsmötets öppnande 2. Godkännande av dagordningen 3. Val av ordförande till årsmötet 4. Val av sekreterare till årsmötet 5. Val av justeringsmän tillika rösträknare 6. Upprop och fastställande av röstlängd 7. Frågan om mötets behöriga kallelse 8. Föredragning av styrelsens verksamhetsberättelse 9. Revisorernas berättelse 10. Fastställande av årsredovisning och av styrelsens föreslagna dispositioner 11. Ansvarsfrihet för styrelsen 12. Redovisning av uppdraget gällande ansvarsfrågan gällande vattenledningar i samfälligheten. 13. Redovisning av uppdraget utredning av ev.byte av belysningsarmaturer 14. Styrelsens förslag till budget för verksamhetsåret Gruppchefer intill 2012 års ordinarie årsmöte 16. Val av styrelseordförande intill 2012 års ordinarie årsmöte 17. Val av tre styrelsemedlemmar intill 2013 års ordinarie årsmöte 18. Val av en ordinarie revisor intill 2012 års ordinarie årsmöte 19. Val av en ordinarie revisor intill 2013 års ordinarie årsmöte 20. Val av en revisorssuppleant intill 2013 års ordinarie årsmöte 21. Övriga frågor 22. Avslutning

3 1. VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR till Möten Under det gångna verksamhetsåret har styrelsen haft 8 sammanträden varav 1 varit konstituerande. Olika arbetsgrupper har dessutom haft egna sammanträden, och möten. Frågor som behandlats har varit: Städdagar, vår och höst Motion Ansvarsfrågan gällande vattenledningar i Samfälligheten o Att entydigt klarlägga ansvarsfrågan o Att ta fram lämpliga åtgärder, inkl kostnadsberäkning för att förhindra ytterligare vattenläckor samt o Att föreslå finansiering av dessa åtgärder Motion Byte av belysningsarmaturer Samfällighetens elavtal. Trafiksäkerhetsåtgärder. Felparkerade bilar, både utomstående långtidsparkerare och medlemmar som ställer sig utanför markerade/tillåtna platser. Lekplatsernas underhåll, upprustning och resultatet av besiktningarna. Snöröjning och angränsande frågor Gräsklippning Kabel-TV, underhåll och drift. Garage underhåll; reparationer och nya garageportar. Asfaltering av uppställningsplatserna Årets förslag på avsättning till reparations- och underhållsfond. Uppdatering av underhålls och förnyelseplanen. Budget för 2011, medlemsavgift för 2011 samt förslag på avsättning till underhålls- o förnyelsefonden för år Dessutom översiktlig budget för 2012/2013. Utformning/underhåll av hemsidan 3. Medlemsinformation Lindhagabladet har utgivits 5 ggr. Hemsidan har uppdaterats i anslutning till Lindhagabladets utgivning samt dessemellan då något väsentligt inträffat. Informationsfoldern från år 2000, reviderad 2002, 2007 och 2010 innehåller info om samfälligheten, dess verksamhetsinriktning och relevant lagstiftning. Den reviderade versionen, återfinns på föreningens hemsida. Där finns också stadgar för föreningen och annan nyttig information. Alla uppmanas att ta del av denna. För att snabbt nå de flesta medlemmarna då något väsentligt inträffat/kommer att inträffa har insamling av medlemmarnas e-postadresser påbörjats. Dessutom har e-postkonto etablerats för att medlemmar skall kunna delge styrelsen synpunkter eller ställa frågor ang. samfälligheten.

4 4. Årets (2010) ekonomiska resultat Några kommentarer (Se bifogad årsredovisning) Intäkter. Intäkterna under året utgörs av medlemsavgifter, per fastighet och räntor. Ränteintäkterna under året uppgår till kr. Föreningens tillgångar är placerade på Riksgäldskontorets resp Bohusbankens konton. Vatten. Vattenavgifterna går i princip plus minus noll men med tidsförskjutning gentemot kommunens fakturering. Förvaltning Förvaltningskostnaderna uppgick till kr eller 615 kr/fastighet. Yt-underhåll Den största posten utgörs av snöröjning och sopning. Att den redovisade kostnaden överstiger budget med ca 53 % beror på att uppsopad sand numera betraktas som miljöfarligt avfall och därmed upptar en avsevärd summa av budgeten. Dessutom ett större antal arbetstimmar för snöröjning. Totalt utfall för ytunderhållet per fastighet 2678 kr. I detta ingår asfaltering av uppställningsytorna. Fördelningen av kostnader för ytunderhållet (grönytor, planteringar, snöröjning/flis, asfaltering, containers, lekplatser och asfaltering av uppställningsytorna framgår av resultatrapporten (bifogad) El- och TV-näten El-anläggningen El-anläggningen utgörs till stor del av belysning i området. Föreningen har under året haft fastprisavtal vilket visast sig fördelaktigt m h t prisutvecklingen under senare delen av Kostnad: Ca 98 kkr. Utfall 563 kr/fastighet. Kabel TV Leverantörer som tidigare, d v s Com-Hem och Canal Digital. Sammanlagt tillhandahålls 17 kanaler. Kostnad: ca 174 kkr kr/per fastighet. Anm: Kabel-tvkostnaderna har under året höjts av såväl Com Hem AB som Canal Digital. P.g.a. att leverantören ändrat frekvens på kanal 8 kan denna inte längre distribueras i vårt nät (begränsning i vårt gamla nät). Rep elanläggningen Smärre skador på elanläggningen, främst i garagen har åtgärdats. Dessutom har ett antal strålkastare på parkeringsplatserna bytts då de gamla var sönderrostade

5 Rep kabel TV-nätet P g av kabelskada i området parkeringsficka 5 och Rågkornsgatan ersattes denna med en ny. Därutöver rutinmässigt underhåll (justering av förstärkarnas nivåer) har skett. Som tidigare konstaterats är nätet gammalt och måste på sikt ersättas med ett nytt. Styrelsen söker hålla sig underrättad om möjliga alternativ. Summa kostnader för rep i el- och tv-nätet 33 kkr eller 192 kr/fastighet. Garage Några garageportar och d: o tak har reparerats. En förruttnad port utbytt mot en ny lamellport av det slag som på sikt kommer att installeras på alla garage. Kostnad ca 28 kkr. Utfall per fastighet 151 kr/per fastighet. Kommande portbyte medför att medel måste avsättas i underhålls- och reparationsfonden. Va-nät Under året har dessbättre ingen vattenläcka i yttre nätet inträffat. Dessvärre uppstod ett läckage i ett gavelradhus vid arbeten i fastighetens vattenledningssystem. Detta medförde dock inga skador på fastigheterna i längan. Kostnaden för reparationen kommer att belasta 2011 års budget p.g.a. att leverantören inte presterat faktura innan 2010 års bokslut måste fastställas (ca 10 kkr). Anlitande av konsult för utredning av motionen Minimera risken för vattenskador kostade ca 12 kkr. Dagvattenledningar Ett stopp i en dagvattenledning från en garagelänga har åtgärdats. Slamsugning av de dagvattenbrunnar i gångbanorna som inte åtgärdades 2009 har genomförts. Övrigt vatten och avlopp. Ledningsnätet är nu 37 år gammalt och risken för att större skador skall inträffa kommer allt närmare. Det är därför viktigt att vi avsätter pengar i vår reparations/underhållsfond för dessa oundvikligen kommande reparationer. Städdagar Föreningen har bjudit på fika och varm korv i anslutning till städdagarna och det är styrelsens uppfattning att det även 2010 varit ett uppskattat inslag som stärker gemenskapen och intresset för att diskutera de gemensamma frågorna i området. Underhålls- och förnyelsefond Som det redan påpekats ovan i de ekonomiska kommentarerna så ser styrelsen ett fortsatt behov av uppbyggnad av Underhålls- och förnyelsefonden. Detta p.g.a. att vi förutser kommande reparationer av de typer vi redan sett fler exempel på, alltså vattenläckor och kabelskador samt kommande utbyte av garageportar, förnyelse av TV- och belysningsarmaturer och vattenventiler/t-kopplingar i radhuslängorna. Därför föreslår styrelsen att årets avsättning till fonden blir : Med denna avsättning kommer fonden att uppgå till : eller 17816: /fastighet. Vidare så lägger styrelsen en budget för 2011 som innehåller förslaget om en avsättning på : - till fonden (se stadgarna).

6 Styrelsen föreslår dessutom att kostnaden för att åtgärda motionen Minimera risken för läckage i radhuslängorna i sin helhet får belasta fonden. Styrelsen bedömer att denna kostnad kommer att uppgå till ca 700 kkr. Anm: Skyldigheten att avsätta medel till en underhållsfond framgår av Lag (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter. Mölndal Styrelsen Lindhaga Samfällighetsförening

7

8

9 LINDHAGA SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Årsredovisning för räkenskapsåret Styrelsen för Lindhaga samfällighetsförening får härmed avge följande redovisning för föreningens verksamhet under räkenskapsåret Styrelsens förvaltningsberättelse lämnas på särskild bilaga. Föreningens tillgångar är betryggande försäkrade. Årets verksamhet har gett ett överskott på kronor. Inga händelser av avgörande betydelse för föreningen har inträffat under eller efter räkenskapsåret. Vinstdisposition Efter beslut på ordinarie föreningsstämma 2010 disponerades föregående års resultat sålunda: Till stämmans förfogande stående vinstmedel Överfördes till underhålls- och förnyelsefonden Överfördes i ny räkning Styrelsen föreslår att årets resultat disponeras sålunda: Balanserade vinstmedel Årets resultat Överföres till underhålls- och förnyelsefonden Balanseras i ny räkning Beträffande bolagets resultat och ställning i övrigt, hänvisas till efterföljande resultat- och balansräkningar. Lindhaga samfällighetsförening, årsredovisning 2010 Sid 2

10 RESULTATRÄKNINGAR INTÄKTER Årsavgifter Övriga intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Förvaltningskostnader Ytunderhåll El- och TV-nät Garage Orienteringstavlor VA-nät Summa kostnader Vatten 0 0 Resultat före räntor Ränteintäkter Räntekostnader Årets nettoresultat

11

12

13 Redovisning av vid 2010 års årsmöte erhållna uppdrag (tillägg till föreningens uppgift Förvalta gemensamhetsanläggningen) Vid årsmötet 2010 fick styrelsen i uppdrag att beträffande Ansvarsfrågan gällande vattenledningar i samfälligheten (Allan Johansson, P-O Magnusson) a) entydigt klarlägga ansvarsfrågan, b) att ta fram lämpliga åtgärder, inkl. kostnadsberäkning, för att förhindra ytterligare vattenläckor, c) att föreslå en finansiering av dessa åtgärder samt d) redovisa förslag vid årsmötet Ansvarsfrågan gällande vattenledningar i samfälligheten. a) Av Beskrivning Gemensamhetsanläggningen framgår att föreningen ansvarar för tillvattenledningarna till bottenplattans ytterkant vid kedjehusen och fram till bottenplattans överkant i inom varje radhusfastighet. Riktigheten av detta har bekräftats av behörig person i Mölndals Stad. b) Förhindra framtida vattenläckor För att ta fram lämpliga åtgärder för att förhindra ytterligare vattenläckor har firma Roland Gyllensten Ingenjörsfirma AB (VVS, Miljö, Energi) anlitats. Här bifogas firmans förslag:

14 Kostnadsberäkning: Kostnadsberäkning av ovanstående arbeten har gjorts av Haga Bz. Deras bedömning är ovanstående åtgärder kostar ca 700 kkr.

15 c) Finansiering: Om stämman beslutar att ovan beskrivna åtgärder skall genomföras så föreslår styrelsen att det bedömda överskottet för 2011 (se budgetförslag) utnyttjas samt att de kostnader som inte täcks av det bedömda överskottet tas från Underhålls och förnyelsefonden. I kostnadsberäkningarna finns viss osäkerhet beroende bl. a på möjligheterna att stänga av vattnet i området (vissa avstängningsventiler i området är överasfalterade måste friläggas), funktionaliteten i de brunnar som är tillgängliga samt tillgängligheten av inspektionsbrunnar i berörda fastigheter. d) Styrelsen föreslår att stämman antar följande förslag. 1) Att samtliga gavelradhus med huvudavstängningsventil för resp radhuslänga förses med motorventil. Övriga hus i längan förses med nivåsensor så att vattentillförseln stängs av vid läckage i bottenplattan. 2) Att överasfalterade vattenavstängningsventiler i gatunätet friläggs och ev. testas med avseende på funktionalitet. (Anm: Ej förutsägbara komplikationer kan uppstå vid ovanstående arbete och kan leda till ökade kostnader). 3) Att finansiering med medel ur löpande budget (bedömt överskott 500 kkr) samt resterande del ur Underhålls- och förnyelsefonden (ca 200 kkr). 4) Att ovan beskrivna åtgärder för att minimera risken för vattenskador genomförs under Redovisning av motionen Utredning av ev. byte av belysningsarmaturer (Mats Löfgren) Tillsatt arbetsgrupp har undersökt möjligheterna att byta befintliga armaturer i gatubelysningsnätet mot LED-belysning. Möjligheterna finns men bedöms i dagsläget vara omöjliga att räkna hem. Arbetsgruppen/styrelsen föreslår därför att kommande styrelse får i uppdrag att bevaka utvecklingen inom belysningsområdet och komma med förslag när det bedöms vara mera förmånligt att övergå till LED-belysning Underhålls- och förnyelsefonden Tillägg nr 7 Underhållsfonden utnyttjas under 2011 för delfinansiering av installation av motorventiler med kringutrustning för att om möjligt begränsa skador i radhuslängorna vid ev. läckage. Inom några års sikt förutses (ej i prioritetsordning) åtgärder som kommer att belasta underhålls- och förnyelsefonden såsom: Byte av garageportar Byte till energieffektivare belysning Uppgradering av TV-kabelnätet. Byte/reparation av garagetaken Underhålls- förnyelsefonden finns i sin helhet på föreningens hemsida.

16 Fondstorlek (historik och bedömd utveckling) År In kkr Ut kkr Saldo kkr Avsättning/ fastighet kkr Årsavgift kkr , ,45 6, , , , , , , ,72 7 Väl mött på årsmötet, Styrelsen! Att komma ihåg: Vattenavläsning 1: 2011, 31 mars Vattenavläsning 2: 2011, 30 september Första halva årsavgiften 30 april, 3500 kr Andra halva årsavgiften 31 oktober, 3500 kr Städdag våren lördag 16 april Städdag hösten lördag 22 oktober Container öppettider: Våren ca 21/3 1/7 Hösten 12/8 5/11