Patientinformation på 1177.se/ostergotland

Transkript

1 Dok-nr Författare Version Anna Momcilovic, handläggare, information, Kommunikationsenheten 1 Godkänd av Giltigt fr o m Anna Bowall, kommunikationsdirektör, Regionledning lednstab Innehåll 1 Om 1177.se/ostergotland Grundkrav på information Skrivtips Länkar Kontaktkorten på 1177.se/ostergotland Principer för vilka enheter som ska ha kontaktkort Roller och ansvar Kontaktkorten ska innehålla: Mer om delar på kontaktkorten Om oss Vårt utbud E-tjänster Vem gör vad? Kontaktkorten kan också innehålla: Mall för patientinformation (pdf) Tillfällig information Aktuellt Läs mer på 1177 Vårdguiden Nationella riktlinjer och användarstöd Övriga riktlinjer Regionala tillägg på 1177.se/ostergotland Vad är ett regionalt tillägg? Exempel på regionala tillägg Frågor som ska besvaras i regionala tillägg Kontakt för frågor och synpunkter...9 Riktlinjer - administrativa Sida 1/10 3. Allmänheten

2 1 Om 1177.se/ostergotland 1177 Vårdguiden är en gemensam tjänst från Sveriges landsting och regioner för information och tjänster inom hälsa och vård till invånare, patienter och närstående. Information och tjänster från Region Östergötland finns på 1177.se/ostergotland och presenteras på två olika ställen. Dels på verksamheternas kontaktkort i tjänsten Hitta och jämför vård och dels i artiklar, antingen som regionala tillägg i nationella artiklar eller i helt egna regionala artiklar. Dessa riktlinjer gäller för publicering av all patientinformation på 1177.se/ostergotland. 1.1 Grundkrav på information All patientinformation ska vara: Aktuell (revidering vid behov, men minst en gång/år) Korrekt Lätt att förstå Anpassad för patienter, närstående och allmänhet Samstämmig med information i andra kanaler och sammanhang I enlighet med Region Östergötlands riktlinjer för namnsättning av enheter I enlighet med Region Östergötlands grafiska profilprogram 1.2 Skrivtips Tänk på vem du skriver för. Målgruppen är främst invånare och patienter, inte fackfolk. Använd ett enkelt språk som är lätt att förstå. Undvik förkortningar och okända ord, skriv exempelvis röntgen istället för radiologi. Använd de begrepp som används i de nationella artiklarna på 1177.se. Undvik onödigt långa meningar. Se till att texten är kort och lättläst. Skriv inga hela ord med stora bokstäver (versaler) och inga förkortningar. Slutligen, är språket korrekt? Dubbelkolla texten för att upptäcka eventuella stavfel, syftningsfel och liknande. Slå upp ord som du är osäker på hur de stavas. Svenska akademiens ordlista, SAOL, finns på internet. 1.3 Länkar 1177.se har en restriktiv länkpolicy och länkar inte till webbsidor som drivs av kommersiella intressen. För att en länk ska vara befogad ska den tillföra mer information än vad 1177.se har att erbjuda, alltså inte samma slags information presenterad på ett annat sätt. Det är viktigt att länkarna är aktuella och ska därför ses över regelbundet i samband med revideringar, eller vid behov. Innehållsansvarig för kontaktkort, artikel eller tillägg i artikel på 1177.se ansvarar för att länkar är aktuella och fortlöpande fungerar. För att i möjligaste mån förhindra brutna länkar, länkar vi endast till andra webbplatsers startsidor. Interna länkar på 1177.se bör användas för att koppla ihop information om en behandling/undersökning med var denna ges. Exempel: länkning mellan artikeln om mammografi och kontaktkorten för berörda mottagningar. Det är viktigt att länken är döpt så att det kan stå för sig själv utan förklarande text. Till en annan mottagnings kontaktkort, skriv: Till XX-mottagningen. Riktlinjer - administrativa Sida 2/10 3. Allmänheten

3 Till en artikel/webbsida för mer information, skriv: Läs mer om Vid osäkerhet, titta på hur länkningen görs och hur länktexterna skrivs i artiklarna på 1177.se. 2 Kontaktkorten på 1177.se/ostergotland Kontaktkorten i tjänsten Hitta och jämför vård på 1177.se/ostergotland är verksamheternas egna webbsidor för information till patienter, närstående och allmänhet. De innehåller bland annat information om erbjudet vårdutbud, e-tjänster, öppettider och kontaktuppgifter till olika verksamheter i vården och tandvården. På vårdcentralernas kontaktkort finns även information om väntetider och kvalitetsomdömen från patienter för att vårdcentralerna ska kunna jämföras. Informationen på kontaktkorten kommer från följande källor; HSA-katalogen, SKL:s väntetidsdatabas, Nationella patientenkäten, 1177 Vårdguidens e-tjänster (verktyget Mina Vårdkontakter), Kontaktkortsadmin och Tandvårdsadmin. Jämförelsedelen hämtar information från följande källor; HSA-katalogen, SKL:s väntetidsdatas och Nationella patientenkäten. 2.1 Principer för vilka enheter som ska ha kontaktkort Alla vårdgivare som har ramavtal/vårdavtal med Region Östergötland ska ha egna kontaktkort. Alla vårdcentraler, kliniker, mottagningar, avdelningar och enheter som har patientkontakter och eget telefonnummer ska ha kontaktkort på 1177.se/ostergotland. Barnavårdscentraler har dock så stora och internetvana patientgrupper att det motiverar eget kontaktkort, även om mottagningen inte har ett eget telefonnummer. Enheter med många TeleQ-nummer till mottagningar/yrkesgrupper ska däremot presentera dessa som utbud, trots att de har eget telefonnummer. Berör i första hand klinikmottagningarnas kontaktkort. Kliniker ska ha kontaktkort på 1177.se. Sjukhusen ska ha kontaktkort, innehållande serviceinformation samt länkar till de kliniker som finns på sjukhuset. Klinikerna presenteras under "Relaterade mottagningar". Administrativa enheter ska inte ha kontaktkort. Vid osäkerhet rådgör med 1177-redaktionen på ledningsstabens kommunikationsenhet redaktionen nås via funktionsbrevlådan 1177.se_Ostergotland@regionostergotland.se som bevakas alla vardagar. 2.2 Roller och ansvar Till varje kontaktkort ska finnas utsedd innehållsansvarig och kontaktkortsadministratör(er). Den person som är innehållsansvarig ansvarar för att innehållet på kontaktkortet är aktuellt och korrekt. Den som har synpunkter på kontaktkortet kan mejla dessa via formuläret Synpunkter på mottagningens information? som finns på kontaktkortet. Formuläret går till en funktionsbrevlåda som bevakas varje vardag kl 8-17 av webmaster. Webmaster distribuerar vidare till ansvarig på berörd enhet, med kopia till funktionsbrevlådan 1177.se_Ostergotland@regionostergotland.se för kännedom. Om processen för förändringar på kontaktkort, se dokument om rutiner på webbsidan för huvudredaktörer och kontaktkortsadministratörer På Lisa: På vårdgivarwebben: Riktlinjer - administrativa Sida 3/10 3. Allmänheten

4 2.3 Kontaktkorten ska innehålla: Kontaktuppgifter Telefontider Här-finns-vi-kartor Öppettider Drop-in-tider, då sådana finns Kort presentationstext (Om oss) Vårdutbud (Vårt utbud) Information om remisskrav Information om driftsform E-tjänster: 1177 Vårdguidens e-tjänster (i verktyget Mina vårdkontakter) samt övriga e-tjänster om sådana finns, till exempel Synpunkter och klagomål Information om avgifter (länk till artikel på 1177.se om patientavgifter) Vårdcentraler: Information om vårdval (länk till artikel på 1177.se om vårdval) Vårdcentraler: Länk till aktuell jourcentrals kontaktkort Vårdcentraler: Information om telefon- och läkartillgänglighet Vårdcentraler: Information om vart man ska vända sig när vårdcentralen är stängd (Vårt utbud eller HSA-attribut Information till patient) 2.4 Mer om delar på kontaktkorten Om oss Om oss (HSA-attributet Beskrivning) ska innehålla en kortfattad presentation av verksamheten. Invånarna ska få en övergripande bild av vilka som kan få hjälp och med vad. Privata vårdgivare presenterar sig endast utifrån den vård som upphandlats av Region Östergötland. Kontaktkortsadministratörer inom Region Östergötland får hjälp av sin huvudredaktör att skriva in/ändra HSA-informationen. Privata vårdgivares kontaktkortsadministratörer får hjälp av HSA-förvaltningen med publicering av presentationstexten genom att mejla funktionsbrevlådan Max 1024 tecken Vårt utbud Under Vårt utbud (Kontaktkortsadmin) listas samtliga utbud. Det kan vara mottagningar/avdelningar som hör till vårdcentralen/kliniken eller annat vårdutbud som erbjuds, exempelvis tobaksavvänjning. Varje utbud presenteras i bokstavsordning, vilket är särskilt viktigt för mottagningar med många utbud. De mottagningar/avdelningar som har eget kontaktkort presenteras "på moderkortet" som oftast är en klinik, med rubrik samt en länk till kontaktkortet. Se hur man skriver länktexter under 1.2. Då Vårt utbud är den text som kommer överst på kontaktkortet, alltså före Om oss, är det viktigt att fundera på vad som blir en bra och välkomnande inledning. I bland kan det räcka med att i ingressfältet skriva: "Välkommen till xxx. Här erbjuder vi följande utbud". För kliniker där patienterna i första hand kommunicerar med underliggande enheter, så behövs kanske ingen inledande text. Man använder då inte ingressfältet alls. Exempel på frågor som ska besvaras under Vårt utbud (utbud/mottagning/avdelning): Vad kan man få hjälp med? Riktlinjer - administrativa Sida 4/10 3. Allmänheten

5 Vilka kan få hjälp? Alla/viss grupp/upptagningsområde Krävs det remiss? Om det behöver förtydligas Hur hittar man dit? Om det behöver förtydligas Vad är det för öppet- och telefontider? Om det behöver förtydligas Vad är det för besökstider? Om aktuellt Hur tar man kontakt?/vad finns det för kontaktvägar? Finns det eventuell specialistkompetens? Vårdcentraler För vårdcentraler ska det alltid framgå vad man ska göra när vårdcentralen är stängd. För exempelvis privata vårdcentraler som inte använder Kontaktkortsadmin/Vårt utbud, går det bra att publicera informationen i HSA-attributet Information till patient. Förslag på formuleringar: När vårdcentralen är stängd kan du söka efter råd om sjukdomar och symtom här på 1177.se. Hittar du inget svar kan du ringa Sjuksköterskorna på 1177 ger dig allmänna medicinska råd, gör en medicinsk bedömning och lotsar dig vidare om du behöver besöka jourcentral eller akutmottagning. Du kan inte boka eller avboka tid på vårdcentralen via telefonnumret eller: När vårdcentralen är stängd, ring Sjuksköterskorna på sjukvårdsrådgivningen ger dig allmänna medicinska råd, bokar tid och lotsar dig rätt om du behöver uppsöka vårdcentral, jourcentral eller sjukhus. Kommentar: Väljer man den sista, kortare, formuleringen, kan man med fördel lägga in en sista mening med länkhänvisning: "Läs mer här" med länk till den här 1177-artikeln: Ostergotland/ E-tjänster Under e-tjänster ska alla e-tjänster som enheten erbjuder presenteras. Eventuella "direkttjänster", alltså där invånarna kan av- eller omboka sin tid direkt själva, presenteras först. Därefter presenteras basutbudet (av- och omboka tid, förnya recept, kontakta mig). Efter det presenteras fler av 1177 Vårdguidens e-tjänster (i verktyget Mina vårdkontakter) om sådana finns. Därefter presenteras övriga e-tjänster som Region Östergötland erbjuder, till exempel Bokning av telefontid och Synpunkter och klagomål. För att 1177 Vårdguidens e-tjänster ska visas på kontaktkortet måste ibland nya anslutningar göras och gamla tas bort. För att rätt e-tjänster ska visas på kontaktkortet måste det vara samma HSA-ID på kontaktkortet som i verktyget Mina vårdkontakter Vem gör vad? Ändring av anslutningar görs av berörd e-tjänsteadministratör (tidigare "MVKadministratör"), som kontaktar objektsförvaltare för 1177 Vårdguidens e-tjänster genom funktionsbrevlådan vardsok@regionostergotland.se. Kontaktkortsadministratören försöker säkerställa att rätt e-tjänster visas på kontaktkortet och kontaktar berörd e-tjänsteadministratör om något ser ut att behöva ändras. Riktlinjer - administrativa Sida 5/10 3. Allmänheten

6 2.5 Kontaktkorten kan också innehålla: Tillfällig information (gul ruta, från HSA) Aktuellt (från december 2016) Information till patienter (under Om oss, från HSA) Besökstider och besöksregler (under Om oss, från HSA) Namngiven personal (i HSA krävs visst upplägg av ekonomiredovisning) Relaterade mottagningar, det vill säga länkar till mottagningar/enheter man samarbetar men som finns på annan geografisk plats och som vi vet att patienten lätt missar. Länkar till relevanta artiklar på 1177.se, för exempelvis information om förberedelser. Länka inte till företagssajter. Saknas information på 1177.se, mejla Länk till sjukhus kontaktkort, för serviceutbud som parkering, kafeteria med mera. Vid behov, förtydligande om hur man tar kontakt, om det finns flera kontaktvägar och eventuellt någon kontaktväg man vill främja, exempelvis e-tjänster. Information om medverkan i nationellt kvalitetsregister. Annan praktisk information för att patienter och anhöriga ska kunna ta del av vården. Pdf:er med patientinformation. Rekommendationen är att avstå från pdf:er. Dels är det svårt att hålla informationen aktuell och dels är formatet inte anpassat för mobil användning, vilket gör dem användarovänliga Mall för patientinformation (pdf) Tänk på att det ska finnas ett tydligt syfte med varför informationen bör finnas i en pdf på webben. Kan informationen stå på kontaktkortet, finnas i en artikel på 1177.se/ostergotland, distribueras via kallelse eller vid personligt möte istället? (webben är inget arkiv). Det ska även finnas ett tydligt syfte med att använda bilder. Där finns också upphovsrättsfrågor att förhålla sig till. Fotograf måste ge sitt godkännande till att bilden används. Informationen i pdf:er ska uppdateras minst en gång per år. Den som publicerar ansvarar för att instruktionerna och riktlinjerna för patientinformation följs. Vid osäkerhet, kontakta 1177-redaktionen via funktionsbrevlådan 1177.se_Ostergotland@regionostergotland.se Instruktioner för användande av pdf med patientinformation på webben: 1. Kontrollera att informationen inte redan finns på 1177.se, varifrån man kan skriva ut artiklar samt dela dem elektroniskt. 2. Om behov av att skapa och publicera en pdf på kontaktkorten på 1177.se kvarstår, använd mallen i Word "A4_patientinformation". Fyll i rubrik, avsändare; klinik/enhet och ort, samt årtal i sidfoten. Pdf:er ska, precis som länkar, ha ett begripligt namn och kunna stå för sig själva utan förklarande text. Namnsätt därför inte med förkortningar, versioner eller årtal. Exempel: Döp till: "Biobank för graviditetsprover" och "Biobank för graviditetsprover_arabiska". Döp inte till: "GRABB info version svenska". 3. Samråd med din huvudredaktör före publicering. Riktlinjer - administrativa Sida 6/10 3. Allmänheten

7 I privata vårdgivares informationsmaterial till patienter och invånare ska Region Östergötlands logotyp i grundutförande finnas med på ett tydligt sätt tillsammans med texten Vi arbetar på uppdrag av Region Östergötland. Se "Kommunikationsriktlinjer för privata vårdgivare som har avtal med Region Östergötland": Tillfällig information Tillfällig information (HSA) ska innehålla viktig patientinformation som är giltig under en begränsad tid. Från och med december 2016 då fältet Aktuellt aktiveras så bör informationen handla om sådant som påverkar tillgängligheten. Till exempel flyttinformation, att det är stängt eller tillfälligt ändrade öppettider. Alltså viktig information som påverkar invånarnas möjlighet att kontakta, få vård eller besöka mottagningen. Skriv datum, inte veckonummer. Till all information i detta fält ska det finnas planerad tid för när informationen ska tas bort. Informationen administreras i HSA, av huvudredaktör och vissa kontaktkortsadministratörer på delegation. Privata vårdgivares kontaktkortsadministratörer som vill använda sig av fältet kontaktar funktionsbrevlådan vardsok@regionostergotland.se Aktuellt (från december 2016) Syftet med Aktuellt (Kontaktkortsadmin) är att ge möjlighet för framförallt vårdcentraler och mottagningar att presentera korta och tidsbegränsade nyheter och satsningar, kampanjer, kurser och evenemang som är relevanta för invånare. Exempel Influensavaccination, Sömnskola, Anhöriggrupp. Detta är ett komplement till HSA-attributet Tillfällig information, som nu kan reserveras till viktig information som påverkar invånarnas möjlighet att kontakta, få vård eller besöka mottagningen. Läs mer i de nationella riktlinjerna, se Läs mer på 1177 Vårdguiden (från december 2016) Syftet med sektionen är att presentera länkar som är relaterade till mottagningen eller mottagningens verksamhet. Sektionen presenterar både information som kommer från Kontaktkortsadmin och automatiska statiska länkar som styrs från regionala inställningar. Automatiska länkar är Prisinformation (alla utom tandvård) och Så väljer du mottagning (vårdcentraler). Om man ser behov av att länka till ytterligare 1177-artiklar här, görs det i Kontaktkortsadmin. Man kan fortfarande lägga in länkar som är relaterade till ett specifikt utbud under sektionen Vårt utbud i Kontaktkortsadmin. Läs mer i de nationella riktlinjerna, se Nationella riktlinjer och användarstöd Här finns allt nationellt användarstöd samlat för arbetet med kontaktkorten på 1177.se. Via länken nedan nås riktlinjer, manualer, tips och exempelbilder för hur du ska använda verktygen HSA och Kontaktkortsadmin. Även sökfunktionen för tjänsten Hitta och jämför vård förklaras. Riktlinjer - administrativa Sida 7/10 3. Allmänheten

8 2.7 Övriga riktlinjer Riktlinjer för namnsättning av enheter För landstings och regioners 1177-redaktörer och skribenter finns ytterligare stöd i de nationellt framtagna Redaktörshandbok för 1177.se samt Riktlinjer för regionalt innehåll på 1177.se. 2.8 Fel och driftsstörningar Vid driftstörningar och allvarliga fel på kontaktkorten, använd den nationella funktionsbrevlådan nationellkundservice@inera.se som är bemannad dygnet runt. Sänd kopia till funktionsbrevlådan 1177.se_Ostergotland@regionostergotland.se för kännedom. 3 Regionala tillägg på 1177.se/ostergotland Information som inte naturligt placeras under utbud på verksamheters kontaktkort kan passa som regionalt tillägg i en befintligt nationell faktaartikel, eller i undantagsfall som en helt ny artikel. Vad som blir ett regionalt tillägg avgörs i dialog mellan berörd verksamhet och 1177-redaktionen, som nås via funktionsbrevlådan 1177.se_Ostergotland@regionostergotland.se 3.1 Vad är ett regionalt tillägg? Ett regionalt tillägg är patientinformation från Region Östergötland som konkretiserar och kompletterar den nationella patientinformationen, oftast i form av faktaartiklar, som finns på 1177.se. Tilläggen ska beskriva specifika förutsättningar, till exempel åldersgränser, vilka behandlingar eller undersökningar som erbjuds eller var en viss behandling eller undersökning erbjuds. 3.2 Exempel på regionala tillägg Regional patientinformation kan publiceras antingen som tillägg eller kapitel i en nationell faktaartikel eller i egen artikel. Det kan också enbart vara en hänvisning/länk från en artikel till relevant mottagnings/mottagningars kontaktkort för mer information. Det kan vara antingen länkar direkt i den löpande texten i tillägget eller en så kallad Hitta mottagning-puff i högerspalten. Exempel på befintliga regionala tillägg är: Patientavgifter i Östergötland (egen artikel), Gynekologisk cellprovtagning (tillägg i artikel), Barn och föräldrar (Hitta mottagning-puffar) och Klamydia- och gonorrétest i Östergötland (ett kapitel med information och länk för att logga in till e-tjänsten och ett kapitel med film om hur testet går till). 3.3 Frågor som ska besvaras i regionala tillägg Tillägg till undersökningar ska ge svar på följande frågor: Riktlinjer - administrativa Sida 8/10 3. Allmänheten

9 För vilka? Får man kallelse eller behöver man själv ta initiativet? Var i mitt landsting erbjuds undersökningen? Krävs remiss och i så fall, var kan jag få en sådan? Hur får jag svaret? Vad kostar det? Helst länk till samlingsartikel för avgifter i vården. Om man kan använda sig av e-tjänster i vårdkontakten. Tillägg till behandlingar ska ge svar på följande frågor: För vilka? När är behandlingen aktuell? Vart vänder man sig? Krävs remiss och i så fall, var kan jag få en sådan? Var erbjuds behandlingen? (vårdcentral/klinik/avtal med annat landsting?) Länk till kontaktkort. Vad kostar det? Helst länk till samlingsartikel för avgifter i vården. Om man kan använda sig av e-tjänster i kontakten. Eventuella tillägg till sjukdomar ska ge svar på följande frågor: Vart ska jag vända mig? När ska jag söka vård? Var får jag vård? Återbesök Sjukdomsförekomst i vissa områden. Exempel: TBE, som förekommer i vissa landsting men inte i andra. Här kan det finnas ett tillägg som berättar hur vanlig/ovanlig sjukdomen är och om det är meningsfullt att vaccinera sig eller inte. När landstingsspecifika/regionspecifika förutsättningar behöver beskrivas direkt i samband med sjukdomstexten, exempelvis för att det saknas artikel om undersökning eller behandling Exempel: I en sjukdomsartikel om pulsåderbråck på aorta gör man ett regionalt tillägg som informerar om att hos oss undersöks rutinmässigt alla män det år de fyller 65 år för att upptäcka sjukdomen i tid. Eventuellt kan tillägget innehålla hänvisning till var man får mer information i separat artikel. 4 Kontakt för frågor och synpunkter För frågor om 1177.se eller önskemål om tillägg i nationella artiklar eller helt nya regionala artiklar kontakta 1177-redaktionen via funktionsbrevlådan 1177.se_Ostergotland@regionostergotland.se För synpunkter på innehåll i nationella artiklar, använd formuläret "Tyck till" längst ner i berörd artikel. Riktlinjer - administrativa Sida 9/10 3. Allmänheten

10 Fastställes Linköping Anna Bowall systemägare Revisionshistorik: Datum för revidering: Kontaktkorten på 1177.se/ostergotland Borttaget: Tandvårdsadmin i sista meningen. 2.2 Roller och ansvar Uppdaterat namn på synpunktsformuläret. Ny url till Lisa-sidan. 2.3 Kontaktkorten ska innehålla Sista punkten. Förslag på var informationen kan publiceras Om oss Något förtydligat om innehållet Vårt utbud Något förtydligat om innehållet. Justerat innehåll om hur vårdcentralerna kan informera gällande "När vårdcentralen är stängd..." Vem gör vad? Ny benämning på dem som administrerar 1177 Vårdguidens e-tjänster i verktyget Mina vårdkontakter liksom ny information om hur man hittar den som förvaltar mottagningens e- tjänster. 2.5 Kontaktkorten kan också innehålla Ny punkt - Aktuellt Tillfällig information Förtydligande om när fältet ska användas Aktuellt Nytt avsnitt och information om hur fältet Aktuellt kan användas Läs mer på 1177 Vårdguiden Nytt avsnitt och information om hur sektionen kan användas. 2.6 Nationella riktlinjer och användarstöd Ny länk till ett nytt nationellt integrerat användarstöd. Datum för revidering: Kontaktkorten ska innehålla. Har flyttat tre punkter, relaterade mottagningar, annan information samt förtydligande om hur man tar kontakt till 2.5 "Kontaktkorten kan också innehålla". Två förtydliganden om vad vårdcentraler behöver informera om: tillgänglighet samt vart man ska vända sig när vårdcentralen är stängd. Besökstider är borttaget. Datum för revidering: Mall för patientinformation. Ändrat till korrekt namn på mallen i Word. Riktlinjer - administrativa Sida 10/10 3. Allmänheten