Utkast Ramverk för gallring av information i 1177 Vårdguidens e-tjänster

Transkript

1 Utkast Ramverk för gallring av information i 1177 Vårdguidens e-tjänster Fastställande av personuppgiftsansvar och gemensamma principer för gallring av information

2 Version 2.0 Senast ändrad Innehåll Ramverk avseende personuppgiftsansvar och gallring av information i 1177 Vårdguidens e-tjänster Målbild Vårdguidens e-tjänster Gallring Principer för personuppgiftsansvar Principer för gallring av information...5 Bilaga 1 Information i 1177 Vårdguidens e-tjänster som är föremål för gallring...1 Allmänt...1 Ärende eller meddelande hos eller kommunikation med en vårdgivare (A-handlingar)...2 Ärende...2 Meddelande...3 Handlingar som inte rör kommunikation med någon utpekad vårdgivare (B-handlingar)...3 Felaktig information av typen B-handlingar och radering...3 2

3 Version 2.0 Senast ändrad Ramverk avseende personuppgiftsansvar och gallring av information i 1177 Vårdguidens e-tjänster Nedanstående målbild och gemensamma principer har fastställts av Ineras styrelse eller VD efter delegation och ska i nästa led fastställas av landsting/regioner för att ligga till grund för gallring av information på invånarens respektive vårdgivarens sida i 1177 Vårdguidens e-tjänster. 1.1 Målbild I början av 2019 finns funktionalitet för löpande gallring av invånares personuppgifter i 1177 Vårdguidens e-tjänster samt ett tydligt personuppgiftsansvar Vårdguidens e-tjänster 1177 Vårdguidens e-tjänster (tidigare Mina vårdkontakter, MVK) blev klassade som NMI (Nationella medicinska informationssystem enligt LVFS 2014:7). Den avsedda användningen för e-tjänsterna enligt klassningen är följande: Via e-tjänsten 1177 VG Mina vårdkontakter (MVK) kan Invånare/Patienter och Vårdgivare/mottagningar kommunicera och dela information gällande MVK-tjänster (Hälsooch sjukvårdsinformation) via internet. Mina vårdkontakter är ett komplement till andra sätt att enklare komma i kontakt med vården och uppfyller de krav på säkerhet och sekretess som ställs inom vården Vårdguidens e-tjänster är inte klassade som journalsystem. All information som enligt detta ramverk är föremål för gallring och som är relevanta för vården av en patient bör alltså även vara journalförda i avsett system. 1.3 Gallring Med gallring i detta ramverk avses radering av allmänna handlingar och uppgifter. 3

4 Version 2.0 Senast ändrad 1.4 Principer för personuppgiftsansvar Berörda uppgifter är av nedanstående två slag. A. Handlingar gällande invånares ärende eller meddelande hos eller kommunikation med en vårdgivare (A-handlingar). B. Handlingar som inte rör kommunikation med någon utpekad vårdgivare (B-handlingar). För A-handlingar är varje samverkande vårdgivare (allmän respektive enskild vårdgivare) personuppgiftsansvarig. För B-handlingar är det landsting/region där invånaren är folkbokförd personuppgiftsansvarig. Bilaga 1 till ramverket specificerar den information som är föremål för gallring, av typ A och typ B. 4

5 Version 2.0 Senast ändrad 1.5 Principer för gallring av information Gallringen faller tillbaka på principen om uppgiftsminimering enligt art. 5.1 c dataskyddsförordningen e-tjänsternas avsedda användning enligt gjord NMI-klassning (Nationella medicinska informationssystem). De gemensamma principerna är följande: Varje vårdgivare driver sin egen vårdverksamhet på lokal och regional nivå, men ingår också i ett nationellt nätverk, följer nationella kvalitetsnormer och använder sig av samma beslutsunderlag för medicinska bedömningar. Oavsett var invånaren bor, har invånarna samma grundläggande förutsättningar att ta del av information i 1177 Vårdguidens e-tjänster. Av detta följer att även gallring bör hanteras på ett enhetligt sätt. Ramverket fråntar inte landsting och regioner deras skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782), och att därvid fatta de beslut som ankommer på landsting och regioner för att gallring ska kunna ske. Enligt patientdatalag (2008:355) är en vårdgivare personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som vårdgivaren utför. All information av typ A, ska gallras automatiskt 24 månader 1 efter vårdgivarens avslutande av kommunikation. Vårdgivarens avslutande av kommunikation är vid det tillfälle då vårdgivaren för sista gången via systemet kommunicerade till invånaren, vilket inte behöver sammanfalla med ett avslutande av aktuellt ärende. All information om en avliden person ska gallras automatiskt 24 månader efter att personen har avlidit. Detta gäller handlingar av både typ A och B ovan. Felaktig information av typ B får raderas av Inera AB. En invånare ska ha möjlighet att själv radera meddelanden från inkorgen. Landsting/regioner uppdrar åt Inera AB att verkställa gallring enligt ovanstående principer. Ramverket ska läggas till grund för instruktioner i ett personuppgiftsbiträdesavtal med Inera AB om behandling av personuppgifter i 1177 Vårdguidens e-tjänster. Inera AB ska ansvara för att ta fram instruktionerna. 1 Gränsen 24 månader harmonierar med preskriptionstiden för klagomålsärenden hos Inspektionen för vård och omsorg (IVO), ref. 7 kap. 11 patientsäkerhetslagen (2010:659). 5

6 Bilaga 1 till Ramverk för gallring av information i 1177 Vårdguidens e-tjänster, v 2.0 Bilaga 1 Information i 1177 Vårdguidens e-tjänster som är föremål för gallring Allmänt Detta dokument specificerar den information som enligt Ramverk för gallring av information i 1177 Vårdguidens e-tjänster, v 2.0 är föremål för gallring. Berörda uppgifter är av två slag: A. handlingar gällande invånares ärende eller meddelande hos eller kommunikation med en vårdgivare (A-handlingar) B. handlingar som inte rör kommunikation med någon utpekad vårdgivare (B-handlingar). Förändringar i tjänsten kan medföra att någon informationstyp, liknande de som är specificerade i detta dokument, tillkommer eller försvinner.

7 Senast ändrad Ärende eller meddelande hos eller kommunikation med en vårdgivare (A-handlingar) Ärende Ett ärende mellan en invånare och vårdpersonal kan vara initierat av invånaren alternativt av vårdpersonal på en specifik mottagning. Ett ärende är ett kontaktformulär som kan innehålla olika personuppgifter och typer av information beroende på typ av ärende. Kontaktformulär kan antingen skapas utifrån ett antal anpassningsbara mallar som finns i systemet eller nyskapas av vårdpersonal på en mottagning utifrån unikt behov. Den information som kan finnas i ett ärende baserat på en av systemets mallar och som är föremål för gallring är följande, för respektive ärendetyp: A v / o m b o k a t i d Tid att avboka Eventuellt önskemål om ny tid F ö r l ä n g s j u k s k r i v n i n g Information om sjukskrivning B e g ä r i n t y g Information om intyg att förnya B e s t ä l l j o u r n a l k o p i a Mottagningsrelation B e s t ä l l t i d Önskemål om tid F r å g a s j u k s k ö t e r s k a n Hälsotillstånd F ö r n y a h j ä l p m e d e l Hälsotillstånd Frikortsnummer F ö r n y a r e c e p t b e s k r i v n i n g Information om användning av läkemedel Beskrivning av läkemedel K o n t a k t a m i g R å d g i v n i n g Hälsotillstånd Utöver ovan kan ett ärende innehålla ytterligare personuppgifter eller information som vårdpersonal har frågat efter i de egna ärendetyperna och som är föremål för gallring. 2

8 Senast ändrad Meddelande Ett meddelande skickas från ett externt system som ett landsting eller region har valt att ansluta till e-tjänsterna. De externa systemen kopplar meddelandet till en specifik mottagning. Den information som kan finnas i ett meddelande och vara föremål för gallring är följande: Bekräftelse på bokad, avbokad eller ändrad tid Kallelser öppna och tidsatta Utöver ovan kan ett meddelande innehålla ytterligare information och personuppgifter som skickas från ett externt system och ibland även en länk till det externa systemet. Handlingar som inte rör kommunikation med någon utpekad vårdgivare (B-handlingar) Handlingar som inte rör kommunikation med någon utpekad vårdgivare och är föremål för gallring är följande: E-postadress Mobiltelefonnummer Önskemål om avisering till e-postadress och/eller mobiltelefonnummer Felaktig information av typen B-handlingar och radering Med felaktig information av typen B-handlingar menas av en invånare felaktigt angivna kontaktuppgifter i invånarens profil. Radering görs i fall där aviseringar som är avsedda för en invånare istället kommer till en annan, och denne kontaktar Inera och påtalar felaktigheten. 3