A4 Karlsborgs!...,.A' " kommun

Transkript

1 Bilaga 30 KF A4 Karlsbrgs!...,.A' " kmmun.11"11 Plicy ch riktlinjer för lkalförsörjning ch interna hyrr Dkumenttyp: Plicy ch riktlinjer Diarienummer: Beslutande: Kmmunfullmäktige Upprättad: Antagen Giltighetstid: Dkumentet gäller för: Alla kmmunala förvaltningar Dkumentansvar: Fastighetschef I. /-.. I/j

2 INNEHÄLLSFÖRTECKNING SIDA Bakgrund 2 Syfte 2 Ansvars- ch rllfördelning 3 Brukarinflytande ch allmänna spelregler 3 Lkalförsörjn ingsgrupp 4 Kntrakts- ch uppsägningstider för lkaler 4 Utfrmning av interna hyresavtal ch intern hyressättning 5 Hantering av internt förhyrda lkaler i budget 6 2 (6)

3 Plicy för lkalförsörjning ch interna hyrr Bakgrund Kmmunen äger av lika skäl fastigheter d v s mark, byggnader ch andra anläggningar. När det gäller byggnader är syftet i första hand att tillgdse lkalbehvet för kmmunens verksamheter samt behvet av bstäder för särskilt bende (reglerna i scialtjänstlagen ch lagen m särskilt stöd ch service). Dessa behv kan ckså när det är lämpligt lösas genm inhyrning av lkaler. Andra skäl till ägande av byggnader kan vara grundat på bevarande av kulturbyggnader eller för att tillgdse föreningslivet etc. Ytterligare rsaker till ägande av byggnader kan vara baserat på att kmmunen behöver il till marken av strategiska skäl exempelvis ändrad markanvändning. När det gäller mark finns lika skäl för kmmunen att äga - t ex behv av markreserv, saneringsmråden, friluftsmråden, bevarande av flra ch fauna, gatr ch parker m m. Syfte Den övergripande ambitinen skall vara att tillhandahalla ändamålsenliga lkaler till sa lag kstnad sm möjligt. Detta skall astadkmmas genm att inte ha överytr, samutnyttja lkaler samt avyttra lkaler sm inte behövs för kmmunens frtsatta verksamhet. Kmmunens verksamhet skall bedrivas i lkaler sm fyller kraven på gd inmhusmiljö samt följer kmmunens miljöintentiner ch är energieffektiva. Kmmunens byggnader skall förvaltas effektivt så att värdet ch brukbarheten upprätthalis på lång sikt. Behvet av lkaler skall i första hand tillgdses inm det kmmunägda fastighetsbeståndet. I andra hand kan lokaler hyras av externa fastighetsägare. Lkaler får inte hyras externt m egna lkaler finns lediga ch kan anpassas för verksamheten. Vid avveckling av lkaler gäller mtsvarande prir'ltering d v s i s'lsta hand skall verksamheten lämna lkaler ägda av kmmunen. Ett bjektsbundet internhyresavtal skall tecknas mellan fastighetsenheten ch lkalbrukarna (förvaltningarna). 3 (6)

4 Ansvars- ch rllfördelning Fastighetsenheten ansvarar för teknisk ch eknmisk förvaltning av kmmunens byggnader ch mark. Fastighetsenheten ansvarar för att alla kmmunala fastigheter är försäkrade Ledningar på tmtmark ansvarar Fastighetsenheten för. Markskötseln ligger dck på Gata-parksenheten Fastighetsenheten ansvarar för samtliga byggprjekt sm rör kmmunens fastighetsbestånd. Fastighetsenheten ansvarar för kmmunikatinsnäten i kmmunens fastigheter inm byggnaden. Översyn av kmmunikatinsnätens tillståndsker i samverkan med ITenheten. Vid förhandling ch kntraktsskrivning med externa fastighetsägare kan fastighetsenheten vara behjälplig till samtliga förvaltningar. Förvaltningarna förhandlar ch tecknar samtliga hyresavtal för sin verksamhet sm ingås med externa fastighetsägare. Vid intern förhyrning av kmmunens lkaler skall internhyresavtal upprättas mellan fastighetsenheten ch lkalbrukaren innan lkalen kan tas i anspråk. Internhyresavtalen skall vara utfrmade enligt den standard mall sm tagits fram av fastighetsenheten. (Se även stycket "Utfrmning av interna hyresavtal ch intern hyressättning" nedan). Lkalbrukaren ansvarar för den hyreskstnad sm överenskmmits vid tecknande av externt ch/eller internt hyresavtal. Önskemål m lkalförändringar etc skall diskuteras med fastighetsenheten innan åtgärder vidtas. Lkalbrukaren skall medverka i ch ha inflytande på beslutsprcessen sm rör förändringar av lkalerna. Fastighetsenheten svarar för att kmmunen har en långsiktig lkalförsörjningsplan. Brukarinflytande ch allmänna spelregler Lkalbrukaren skall kunna påverka sina lkalers utfrmning ch utrustning, så att de blir anpassade för den verksamhet sm bedrivs. Om förändringar ch förbättringar medför kstnader för fastighetsenheten skall dessa regleras genm höjd hyra. Lkalbrukaren skall infrmeras m driftstatistik för den fastighet sm de bedriver verksamhet i samt vilka underhållsåtgärder ch reparatiner sm kmmer att genmföras. Under förutsättning att fastighetsenhetengivit sitt medgivande skall lkalbrukaren ha rätt att upplåta del av sina lkaler till annan verksamhet för vilken lkalen är lämplig. Intäkter av sådan uthyrning skall avkrtat gå tilllkalbrukaren under förutsättning att denne svarar för alla kstnader ch arbetsinsatser sm är förbundna med uthyrningen. 4 (6) I/!J

5 Lkalbrukaren skall beksta av myndigheter förelagda åtgärder sm är betingade av verksamheten. Förbättringsåtgärder i byggnad eller installatinssystem genmförs av fastighetsenheten ch bekstas genm reglering av hyran, Byggnadstekniska brister är fastighetsenheten sak att rätta till. Fastigheten arbetar för att förbättra tillgängligheten i kmmunens fastigheter, Lkalbrukaren skall stå för kstnader sm uppstår vid skadegörelse, inbrtt ch brand sm är knuten till verksamheten, Lkalbrukaren skall underrätta fastighetsenheten m funktinsfel samt iakttagna brister på byggnad, Lkaiförsörjningsgrupp En lkalförsörjningsgrupp bestående av representanter från fastighetsenheten (sammankallande), IT-enhetench lkalbrukarna skall utifrån denna plicy följa upp, analysera ch utvärdera användning, anskaffning ch avveckling av kmmunens lkaler, Gruppens ställningstaganden utgör underlag för verksamhetsplanering ch internbudget. Gruppen skall ärligen ta fram en uppdaterad lkalförsörjningsplan sm sträcker sig minst fem år fram i tiden, Gruppen rapprterar minst tva gånger per år till kmmunstyrelsens arbetsutsktt. Kntrakts- ch uppsägningstider för lkaler Internhyresavtal är inte rättsligt bindande eftersm fastighetsenheten ch lkal brukarn a tillhör samma juridiska persn, Karlsbrgs kmmun, Ingångna internhyresavtal skall följas, Om intresseknflikter uppstår skall dessa i första hand lösas genm förhandling mellan fastighetsenheten ch lkalbrukaren, Om knflikten trts detta inte kan lösas avgörs frågan av kmmunstyrelsen, Avta/sliclen är i nrma/fa//et ett ar (januari-december). Vid nybyggnatin är avta/stiden vid första avta/sti/lfället minst li ar ch vid mfattande mbyggnader minst fem ar, Avtal förlängs autmatiskt ett ar i taget m uppsägning ej sker, Avlal kan sägas upp senast ni manader före avlaislidens utgang, d v s senast den 31 mars varje är. 5 (6)

6 Om lkalbrukaren inte har uttymt ch slutstädat lkalen har fastighetsenheten rätt att ta ut full hyresersättning till dess alt dessa 8tgärder verkställts För externt förhyrda lkaler gäller kntrakts- ch uppsägningstider enligt avtal. Uppsägningstiden kan förkrtas m fastigheten kan säljas eller lkal hyras ut till annan intressent. För att en lkal skall kunna sägas upp skall den vara dispnibel ch möjlig att hyra ut till annan verksamhet - d v s lkalen skall vara helt frikpplad från den tidigare hyresgästens verksamhet. Utfrmning av interna hyresavtal ch intern hyressättning Avtalet skall definiera hyresbjektet, användning, kntraktstid, uppsägning ch förlängning, hyresbelpp ch vilka åtaganden sm ingär, reglering av hyran över tid, betalningstider samt allmänna bestämmelser. Internhyran innefattar kstnader för drift ch underhåll, uppvärmning ch förbrukningselektricitet samt kapitalkstnader. Beräkning av internhyran skall göras utifrån följande regler: Intemhyran baseras pa självkstnadsprincipell. Detta innebär attlkalbrukaren IJetalar vad lkalerna kstar att äga OC/l driva på lång sikt - d v s inklusive erfrderligt underf131i. O UnderiJål/skstnaden beräknas enligt en schabln sm skall täcka det långsiktiga underijållsbellovet för kmmunens lkalbestand. ErSättningen regleras årligen enligt avtalets indexklausul. O Intemhyran fjeräknas individuellt för varje bjekt. O Den faktiska kapitalkstnaden (avskrivning ch ränta) sm belastar fastighetsenheten skall ingå i hyran. Kapitalkstnaden beräknas efter rak nminell metd vilket innebär att den blir högst i början pa avskrivningsperiden för alt därefter sjunka ar för ar. Övriga kstnader (drift, uppvärmning ch el mm) sm ingar i hyran justeras arligen enligt avtalets indexklausul. O Av internhyresavtalet skall framga m etablerings- ch 8terställningskstnader skall belasta lkalbrukaren vid tran- respektive tillträde av lkal Det är önskvärt att lkalbrukaren betalar driftkstnader sm kan paverkas genm det egna beteendet. Om det är tekniskt ch eknmiskt möjligt kan parterna göra avsteg från vanstående regler genm att vissa driftkstnader betalas direkt av lkal brukaren (t ex el). 6 (6)

7 Hantering av internt förhyrda lkaler i budg et Om-, till - ch nybyggnad Lkalbrukaren mtiverar ch initierar behvet av m-, till- ch nybyggnad. Fastighetsenheten inventerar ch redvisar investeringsbehv sm behövs för att behålla standard ch värde av fastigheten. Samtliga investeringar skall bekstas genm höjd hyra. Fastighetsenheten upprättar investerings- ch driftkalkyl ch äskar medel enligt gällande investeringsplicy. Lkalbrukaren måste innan beslut fattas säkerställa att hyres- ch verksamhetskstnader sm en lkalförändring medför ryms inm givna budgetramar. Senast mars månad året före budgetåret skall genmgång av förändringsbehvet ha skett mellan fastighetsenheten, IT-enheten ch lkalbrukaren. Lkalförsörjningsgruppen skall ges tillfälle att yttra sig innan slutligt beslut m förändringar tas. Befintliga lkaler Fastighetsenheten skall överlämna utfallet av hyresregleringen i april månad året före budgetåret. Tmställda lkaler Vid eventuell uppsägning av lkal förs den till fastighetsenhetens verksamhet "Tm stä llda lkaler". Fastighetsenhetenhar hela ansvararet fö r att dessa lkaler så snart sm möjligt avvecklas eller hyrs ut. Lkalerna skall förvaltas på "sparlåga" ch i första hand finans ieras genm de intäkter sm beståndet kan inbringa. Om dessa intäkter inte är tillräckliga skall begäran m tilläggsanslag göras i samband med årets budgetprcess. 7 (6)