Henrik Johansson hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat kl Val av mötesordförande, sekreterare och justerare

Transkript

1 Protokoll styrelsemöte över telefon den 30 juni kl Appendix. anteckningar från ekonomigruppens möte Närvarande: Ole Lundgren Henrik Johansson Anders Jegeros Christer Larsson Mehpare Persson Karin Nillius Annikki Wahlöö Magnus Roslund Frånvarande: Mikael Carlqvist 38 Mötets öppnande Henrik Johansson hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat kl Val av mötesordförande, sekreterare och justerare Ole Lundgren väljs efter begäran av Henrik Johansson till mötesordförande Henrik Johansson väljs till sekreterare för mötet Magnus Roslund väljs till protokollsjusterare 40 Godkännande av dagordning och fastställande övriga ärenden Godkännes med inkomna tillägg. 41 Protokoll och skrivelser Inget att rapportera. 42 Ekonomi Ekonomigruppen hänvisar till tidigare utskickad rapport. 43 Kansli Henrik Johansson rapporterar med hänvisning till utskickat PM. Personalmöte sker den 29 augusti vid kansliet. 44 Kommittérapporter TK: Christer Larsson rapporterar om hur kommittén organiserar sig. Sid 1

2 UV-F: Annikke Wahlöö rapporterar om önskemål om återkoppling om finansiering av tävlingar. UV-R: Anders Jegeros redogör för kommitténs arbete med barn- och ungdomsaktiviteter samt ett inkommet äskande rörande en juniorcup i Norge. FK: Inget att rapportera Läk: Inget att rapportera Marknad/förlag: Inget att rapportera 45 Öppna ärendelistan Ole går igenom listan. Karin Nillius följer upp hur arbetet med kommunikationsplanen fortlöper. 46 Sjukvårdsförsäkring Personalansvarig har i PM sänt ut information om en sjukförsäkring för förbundets personal. Beslut: Henrik Johansson uppdras teckna sjukförsäkringar för kansliets personal i enlighet med tidigare utskickat material från Trygg Hansa (TryggaPersonaI). 47 FK lärobok i fridykning Anders Jegeros föredrar ärendet: Fastställande av förändring i budget enligt ekonomirapport diskuteras. Ekonomigruppen har begärt in en reviderad budget för projektet. Styrelsen inväntar en utbildningsplan och kommer därefter fatta ett beslut per capsulam eller vid nästkommande fysiska styrelsemöte. 48 Tekniska kommittén e-learning Fastställa förändring i budget enligt ekonomirapport. Beslut: Att fastställa en förändring i budget enligt Ekonomigruppens förslag. 49 Administrativt verktyg Fastställa förändring i budget enligt ekonomirapport. Beslut: Att fastställa en förändring i budget enligt Ekonomigruppens förslag. 50 UV-Rugby Europacup för juniorer Fastställa förändring i budget enligt ekonomirapport. Sid 2

3 Beslut: Att fastställa en förändring i budget enligt Ekonomigruppens förslag. 51 Dykning för personer med funktionsvariationer Förslag till beslut / Hänskjutning till 2017 Beslut: Styrelsen ställer sig positiva till projektet och hänskjuter det till budgetår Budget för funktionen kansliansvarig nytt KS40 - HR ansvar Henrik Johansson och Anders Jegeros föredrar ärendet. Instiftande av ett nytt kostnadsställe med budgetram enligt Ekonomigruppens förslag. Beslut: Styrelsen beslutar att fastställa ett belopp enligt Ekonomigruppens rapport för HR-arbetet som börjar gälla för verksamhetsår Projektnummer med årtalslogik / årtalsreferens Ekonomigruppen föredrar ärendet med hänvisning till tidigare skickat PM. Beslut: Uppdra beredning och remissförfarande som ska riktas till kommittéerna. Utförare: kansliorganisationen. 54 Fordringsanspråk förtroendevald Beslut om åtgärd / H. Johansson föredragande. Beslut: Att anlita lämpliga juridisk byrå för stöd inför stämning av tidigare förtroendevald till domstol. 55 Fastställande av avsatta medel för sena äskanden enligt ekonomigruppens rapport Beslut: Att fastställa budgetförändring efter de förändringar som Ekonomigruppens rapport. 56 Nätdykare & SSDFs nätklubb Ole Lundgren föredrar ärendet. Styrelsen ser fördelar med en nätbaserad förening för att underlätta hanteringen av adepter som väljer att gå en kurs vid någon av förbundets föreningar. Styrelsen vill uppmuntra de som ska arbeta med e-learning att starta en förening för ändamålet. 57 RF Ekonomi RF-ekonomi erbjuder förbundet att ansluta sig till deras ekonomitjänst. Sid 3

4 Beslut: Uppdra Henrik Johansson att arbeta fram ett förslag till avtal med RFekonomi och föredra detsamma vid nästkommande styrelsemöte. 58 Disabled diver-utbildingspaket Avhandlades under S Tidsplanering för verksamhetsåret Styrelsen beslutar att instifta en ledningsgrupp för arbetet med förbundsmötet 2017 och vad som äger samband med detsamma. Gruppen leds av Ole Lundgren, samt med Christer Larsson och Henrik Johansson som deltagare i gruppen. Henrik Johansson uppdras uppdra kansliorganisationen att undersöka lämpliga hotell och framtagande av ett schema för kommande förbundsmöte. 60 SM-veckan Borås 2017 FK önskar att SM nästa år går i Borås under SM-veckan Beslut: Styrelsen uppdrar FK att etablera kontakt med RF för att planera deltagande i SM-veckan Protokollsutdrag Fk önskar få protokollsutrag från våra styrelsemöten för att vara uppdaterad på vad som händer i förbundet. Beslut: Styrelsen uppdrar kansliet att arbeta fram en rutin för hur protokollssammanfattningar kan utformas. 62 Insamling av uppgifter för statens stöd till idrotten och ansökan om stöd till SF Kansliet inhämtar information från berörda kommittéer och rapporterar statistiken till RF. Arbetet pågår. Uppföljning av arbetet sker vid personaldagen den 29/ Övriga ärenden 63a Försvarsmakten Christer Larsson föredragande. Den 6-7 december sker Försmaktens dykariksdag. Styrelsen vill synliggöra SSDF i sammanhang där dykning diskuteras. Beslut: Styrelsen uppdrar TK att utse lämpliga personer att representera SSDF på plats i Tylesand. Sid 4

5 63b Tävlingslicenser En internremiss har skickats till kommittéer och arbetsgrupper om hur tävlingslicenssystemet bör utformas. Beslut: Tävlingslicenser införs under Nästa möte Den 3-4 september i Stockholm. Kallelse och dagordning skickas ut av kansliet. 65 Mötets avslutande Mötet avslutas kl 21.OO. APPENDIX TILL PROTOKOLLET Ekonomimöte den 19 juni 2016 Plats: Strömsholm Närvarande: Anders Jegeros, Karin Nillius och Henrik Johansson (vid pennan) 1. FK lärobok i fridykning Frågan om ersättning för översättning och utbildningsanordnare av fridykarboken har aktualiserats efter möten med Fridykarkommittén FK. I arbetet ingår att ta fram ett material för att boken ska vara ett komplement till utbildningsmaterial för steg 4-6 fridykningsutbildningarna. Det har bildats en utbildningsgrupp för att materialet ska följa CMAS-standard. Ekonomigruppen bedömer att kostnaden för översättningen uppgår till cirka 71000kr i det fall förbundet tillämpar ersättning för förlorad arbetsinkomst. Offert har även givits för att översätta boken (50000kr exklusive moms). I det ursprungliga budgetäskandet beräknades kr för översättning och layout av boken. Total kostnad för projektet beräknas till cirka kr 2. Mässan 2017 Faller under 2017-års budget. Bereds senare i budgeten för Tekniska kommittén e-learning Totalt beräknas en budget på kr som sprids även in på budgetår Cirka kr uppskattas belasta 2016 års budget. Projektnummer avser tidigare givit bidrag från RF. Sid 5

6 3.1 Administrativt verktyg För 2016 beräknas kr för arbetet. Totalt cirka kr (faller in på budgetår 2017). 4. UV-Rugby Europacup för juniorer UV-R kommittén äskar 35000kr för att delta i öppna juniorcupen i Norge under sommaren Beräkningen av eventuella reseersättningar ska tydligt framgå innan aktiviteten genom ett föräskande. Resor ska inkluderas i det totala beloppet som äskas. Belopp utöver 35000kr betalas av deltagarna. Ekonomigruppen förordar att förbundsstyrelsen beviljar UV-R kommittén 35000kr. 5. Dykning för personer med funktionsvariationer Ekonomigruppen föreslår att vi hänskjuter projektet till budgetår Vi anser inte att styrelsen kan ta något beslut om detta under 2016, då en så pass viktig fråga både behöver tid och avsatta resurser. I sammanhanget ska vi erinra oss om att det finns projektmedel att söka centralt från RF samt från länsidrottsförbunden. 6. Budget för funktionen kansliansvarig (KS40 - HR ansvar) Ekonomigruppen lägger in en ett nytt kostnadsställe för HR ansvar (KS40) för att få en bättre bild av HR-arbetet. Budgeten för HR-funktionen föreslås till 60000kr per år och ska inkludera resor, logi, och förhandlingar. Personaldagar e t c hanteras under kansliets budget. 7. Inköp av ny datamiljö till idrottskansliet Diskussioner pågår (ligger i budget). 8. Projektnummer med årtalslogik / årtalsreferens Ekonomigruppen vill uppdra kansliorganisationen att bereda en ny kontoplan. Ekonomigruppen föreslår att vi eliminerar samtliga befintliga projekt, och istället ersätter dessa med nya projektnummer som följer det ekonomiska året. Grundprincipen för projektnummer ska vara att det ska finnas en början och ett slut. Respektive kommitté ska uppdras se över sina projekt, vilka finns det goda skäl att ha kvar, och vilka kan ersättas eller elimineras. Vi tänker oss att ntya projektnummer alltid ska inledas med årtal (exempelvis 16 och därefter kostnadsställenummer följt av löpnummer) för att projekten ska kunna spårbarhet, för att underlätta uppföljningen. 9. Fordringsanspråk förtroendevald Sid 6

7 Ekonomigruppen föreslår att förbundet stämmer tidigare förtroendevald till domstol rörande oreglerad fordran. Ärendet upptas på kommande styrelsemöte. 10. Sammanfattning av ekonomiarbetet - sena äskanden PQ belastar 2016 motsvarar cirka kr. - förbundet har per den sista maj kr i likvida medel via Swedbank - vi har ringt Nordea om de medel som finns via postgirot (uppsagt första kvartalet 2015) och även inlämnat vidimerat justerat protokoll från konstituerande möte. Förbundet har cirka 10000kr på kontot på Nordea (Plusgirot). - påminnelsehantering kommer ske månadsvis för att aktivt arbeta hem pengar - vi har för 2016 totalt budgeterade intäkter på kr - vi har tills datum fått statlig bidrag på kr (2 miljoner budgeterat totalt), det återstår ett antal utbetalningar under året. - kostnadsställen i FortNox är tvingande för att alls kunna hantera systemet och vi ser redan positiva effekter av att vi regelbundet följer upp kontering i rätt kostnadsställe. - vi har 213 projekt i vårt system under "register projekt" (här måste vi göra en hårdrensning - Ekonomigruppen föreslår rensning). - vi lägger in en ett nytt kostnadsställe för HR ansvar (KS40) för att få en bättre bild av HR-arbetet. - bokföringskonto 4058 (hallhyror) ligger vid dagens avstämning 40838k, men budget för hela året ligger på 21000kr. Vi kommer informera UV-R som är kostnadspart i aktuell fråga. - resekostnader aktiva 4072 ligger på dagens avstämning på kr" men är budgeterat till kr. Ekonomigruppen meddelar besked om förälskande till UV- - vi överväger att föreslå omfördelning i budget för vissa poster då budgeten i Fortnox inte är helt tillfredställande ur analyssynpunkt. Ekonomigruppen återkommer. - dykmässan diskuterad utifrån budgetram mm. Sid 7

8 - vi har per dagens datum fordringar som uppgår till kr varav kr är förfallna. Det är ett avsevärt bättre resultat än den tidigare avstämningen i mars nytt brev till Johannesson (vanlig A-post kommer skickas och extern aktör kommer vidtalas om hjälp). Övrigt - vi har haft ett antal avbrott i certifikatshanteringen tillföljd av brister i mjukvaran. Vid övergång till PC kan detta problem vara löst. Vi får support i morgon den 10/6. - vi har fått in flertalet samtal från medlemmar som önskar ökade telefontider. Vi ska bl.a. samtala om eventuell förstärkning av telefontider vid personaldagen den 29 Sid 8

9 augusti. En förändring i schemat för att möta efterfrågan om ökade telefontider lämnas för beredning till kansliorganisationen. Semester och ledighetsstatus: Frida S går på semester den 30/6 och är tillbaka den 5/8 Frida L har semester den 20-27/7 samt v 33,34 och 35. Peter K har semester den 18/7 till 12/8 Ole Lundgren Mötesordförande Mötessekr erare Protokollsjusterare Ma us Roslund