Fornbo Samfällighetsförenings årsstämma 2017

Transkript

1 KALLELSE Fornbo Samfällighetsförenings årsstämma 2017 Till: Medlemmarna i Fornbo Samfällighetsförening Tid: Lördagen den 10 juni 2017 kl Registrering sker från kl Plats Församlingshemmet Förrådsgatan, Malmköping Föredragningslista 1. Öppnandet av stämman 2. Val av ordförande för stämman, val av sekreterare för stämman 3. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 4. Fråga om stämman utlysts i behörig ordning 5. Godkännande av föredragningslistan 6. Styrelsen och revisorernas berättelse 7. Fastställande av balans och resultaträkning. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 8. Motioner och framställning från styrelsen 9. Styrelsen och revisorernas arvode 10. Styrelsens förslag till arbetsplan och budget 11. Debiteringslängden framläggs 12. Val av ledamöter till styrelsen samt suppleanter 13. Val av ordförande bland styrelsens ledamöter 14. Val av revisorer samt suppleanter 15. Val av valberedningen 16. Meddelande om tid och plats för anslag av stämmoprotokoll 17. Övriga frågor 18. Avslutning Bilagor: Förvaltningsberättelse Balans- och resultaträkning Motioner Styrelsens förslag till arbetsplan och budget samt medlemsavgift Fornbo Samfällighetsförening Sida 1

2 Förvaltningsberättelse för verksamhetsåret Fornbo Samfällighetsförening (org.nr ) Styrelsen: Ordförande Kassör Sekreterare Suppleant Suppleant Marcus Cato Ulf Modé Kerstin Anderlund Leif Warbrandt Lars Wall Ingemar Karlsson Patrik Pettersson Tage Jansson Ulf Igergård Stefan Håkansson Lena Wester Fördelning av uppgifter: Vattenverket, vatten- och avlopp Kontakt med vintervattenföreningarna. Kontaktperson för Kommunalt VA Skog och mark Kontakter med bonden Nils-Olov Karlsson och skogs/städledare. Bygg, dränering och återvinning Väghållning Sjö, bad och boll. Kontakt med fiskevårdsområdesföreningen samt båt-och fritidsföreningen. Fornbobladet Hemsidan Leif Warbrandt Patrik Pettersson Ingemar Karlsson Lars Wall Tage Jansson och Ulf Igergård Kerstin Anderlund Ansvarig: Patrik Pettersson Medhjälpare: Christina Hegefjärd Allmänt Protokollförda styrelsemöten har ägt rum vid 7 tillfällen. Utöver det har styrelsen haft kontakt över telefon och via e-post. Fyra Fornboblad sammanställdes under året. Trivselreglerna är uppdaterade och finns att läsa på vår hemsida Fornbo Samfällighetsförening Sida 2

3 Ekonomi Styrelsen föreslår att årets resultat om kr balanseras i ny räkning. Föreningens egna kapital är ,09 kr vilket skall räcka till löpande kostnader för perioden 1 april fram till dess avgiften för 2017/18 är inbetald samt för att utjämna mellan år då främst vattenverket och vinterväghållningen drar högre kostnader än planerat. Vatten och avlopp Vattenverket Filtermassor har bytts i april. Inga större fel har uppstått eller större reparationer har utförts. Det operativa underhållet och samtliga reparationer organiseras av Lennart Cato, som arvoderas av föreningen. Täta provtagningar görs på dricksvattnet som tidigare. De proven har pendlat mellan tjänligt och tjänligt med anmärkning. Ansvarig: Leif Warbrandt Kostnad: Kommunalt vatten och avlopp Ansvarig: Leif Warbrandt. Lars Wall har varit den som kunnat delta från föreningen på olika informationsmöten: Upphandlingar pågår. På stämman 2016 fick vi en information av ansvarige från kommunen om projektets nuläge. Skog och mark Skogsledarmöte hölls i april under ledning av styrelsens skogsansvarige. Föryngringsavverkning har skett enligt skogsplan på område 2 mellan Musseronvägen och Skivlingvägen. Gallring/sikthuggning har skett vid slutet av Fornbovägen samt mellan Tryffelvägen och Rynkhättevägen. Slyröjning har genomförts av Mellanskog enligt plan. Jakttillstånd har Patrik Pettersson, Leif Warbrandt och Marcus Cato för skyddsjakt (men inte på älg). Inget rådjur har skjutits under året. Ansvarig: Patrik Pettersson Kostnad Bygg, dränering och återvinning. Tömning av dräneringsbrunnar på slam har gjorts inom området. Ingen uppsägning av glas och tidningar har gjorts. Ansvarig: Ingemar Karlsson Kostnad: Sjö, bad, boll och promenadstigar Klippning av stigar och ytor vid båda baden har skett i egen regi Vid båtbryggorna har handledare satts upp vid båda landgångarna. Sand har lagts upp på isen vid båda baden. Toaletten vid lilla badet har iordningsställts. Tak på grillplatsen vid stora badet har byggts. Boulebanan har invigts med stort deltagande av medlemmarna. Dränering av planen vid stora badet har genomförts med gott resultat. Skogen vid boulebanan har gallrats med hjälp av flera medlemmar. Vattenprover vid båda baden har tagits och ska göras varje år. Ansvarig: Tage Jansson och Ulf Igergård Kostnad: Väghållning Hyvling och saltning har utförts. Dikena har blivit klippta. Sladdning av vägarna har skett. De så kallade potthålen har blivit lagade flera gånger av frivilliga. Vi har haft avtal för vinterväghållning. Sandning av vägarna har skett på avrop under vintern. Boende har haft möjlighet att få privat plogning av sina uppfarter. Bidrag har inkommit med kr för Fornbovägen och Mökullavägen Ansvarig: Lars Wall Kostnad Fornbo Samfällighetsförening Sida 3

4 Övrigt Antalet fastigheter är 190 st. Under året har 14 fastigheter bytt ägare och 33 bor permanent. IP Only i samarbete med Flens Kommun har inbjudit samtliga boende och fritidsboende i kommunen att till ett förmånligt pris beställa fibernät. Flera personer har arrangerat sig i ärendet Väg D693 (enskild väg). Reporter från Eskilstuna Kuriren inbjöds och skrev ett reportage, den 14 januari 2017, om ärendet i tidningen. Ärendet behandlas nu av Trafikverkets planeringsprövningsanstalt. Provfiske har gjorts i sjön Nedinge. Ingen gös togs upp men däremot mycke mört och braxen. Medlemmar i föreningen har haft möjlighet att lösa fiskekort och fiska fisk och kräftor genom att hyra mjärdar av föreningen. Styrelsen vill tacka alla som under året hjälpte till att skapa trivsel på området. Med denna årsberättelse vill styrelsen tacka för medlemmarnas förtroende verksamhetsåret 2016/2017 Fornbo i april 2017 Marcus Cato Kerstin Anderlund Ulf Modé Leif Warbrandt Patrik Pettersson Ingemar Karlsson Lars Wall Tage Jansson Ulf Igergård Stefan Håkansson Lena Wester Fornbo Samfällighetsförening Sida 4

5 Ekonomirapport Resultaträkning 2016/ /2016 Budget Rörelsens Intäkter Avgifter , , ,00 Erhållna bidrag , , ,05 Avverkningsintäkt ,00 Övriga intäkter 2 672, ,00 Sa Rörelsens Intäkter , , ,05 Rörelsens kostnader Vattenverket , , ,00 Skog och Mark , , ,20 Bygg, dränering och återvinning , , ,00 Sjö, bad, boll och promenadstigar , , ,90 Väg , , ,00 Administration, försäkringar och arvode , , ,50 Sa Rörelsens kostnader , , ,60 Ränteintäkter Räntekostnader Resultat före avsättningar , , ,55 Avsättningar Årets resultat , , ,55 Balansräkning Tillgångar Inventarier - - Medlemsfordringar 6 000,00 - Diverse övriga fordringar - Förutbetalda kostnader 1 929,00 - E-kapitalkonto , ,00 Bank , ,83 Sa Tillgångar , ,83 Eget kapital och skulder Balanserat resultat , ,64 Avsatt för 1/4-31/ ,00 Årets resultat , ,55 Sa eget kapital , ,09 Leverantörsskulder , ,74 Diverse övriga kortfristiga skulder , ,00 Upplupna kostnader , ,00 Sa Eget kapital och skulder , ,83 Fornbo Samfällighetsförening Sida 5

6 Arbetsplan och budget för verksamhetsåret Fornbo Samfällighetsförening (org.nr ) Ekonomi Styrelsen föreslår en ändrad avgift från 3 000: - till kr för verksamhetsåret 2017/2018. Avgiften skall vara inbetald senast den 31/ enligt framlagd debiteringslängd. Vatten och avlopp Vattenverket Normalt underhåll av vattenverket kommer att ske under verksamhetsåret. Kolfilter och sandfilterbyte mars/april 2018 kostnad ca kr. Vi ska försöka att utföra arbetet med att kartlägga nuvarande nät för sommar och vintervatten i de olika vattenföreningarna. Inga andra stora underhåll planeras för verksamhetsåret. Lennart Cato sköter det operativa underhållet. Ansvarig i styrelsen: Leif Warbrandt Budget: kr Vatten och avlopp Kopierat från Sörmlandsvattens hemsida! " I dagsläget är ingenting förändrat mot tidigare kommunikation när det gäller tidsplanen. Detaljer om vart vi ska börja gräva och i vilken ordning för de specifika områdena kommer inte kunna presenteras förrän vi gått ut med en upphandling. Som vi meddelat tidigare kommer vi inte att ha mer detaljerad information förrän " Arbetsgruppen fortsätter sitt arbete gentemot Sörmland vatten och avfall AB och Flens kommun. Representanter från föreningarna vid Malmsjöberg och Fållökna ingår tillsammans med två representanter från Fornbo. Ansvarig i styrelsen: Leif Warbrandt Skog och mark Mellanskog anlitas för att röja sly enlig plan Gallring utförs enligt skogsbruksplan där vi ser behov och har önskemål från våra tomtägare. Företaget "Trädfällning högt och lågt" fortsätter att låna mark för sly och virkesupplag längs med Fornbovägen. Promenadstigarna kompletteras med flis där behov finns. Patrik Pettersson tar motorsågskörkort. Ansvarig i styrelsen Patrik Pettersson Budget: kr Bygg och dränering, återvinning Inga större bygg och dräneringsarbeten föreligger. Ansvarig i styrelsen: Ingemar Karlsson Budget: kr Sjö, bad, boll och promenadstigar Målning av omklädningsrum och toaletter planeras. Gräsklippning av promenadstigarna sker i egen regi. Vid stora badet ska en vägbom monteras när badsäsongen är över för att undvika onödiga bilar vid badet. Skylten vid vändplanen ska rätas upp. Upprustning av grillplatsen vid lilla badet planeras. Det arbetas för att göra eller köpa en "stomme" till midsommarstång. Ansvarig i styrelsen: Tage Jansson och Ulf Igergård Budget: kr Fornbo Samfällighetsförening Sida 6

7 Väghållning Sedvanlig förvaltning innebär saltning i maj, hyvling och sladdning under sommaren plus sladdning av Fornbovägen vår och höst. Dikesklippning utförs i slutet på juni månad Dikena kommer att beskäras för avrinning. Avtal för vinterväghållning skrivs. Backen ner till stora badet ska förbättras. Föreningen ser till att de boende får möjlighet att privat ordna plogning av den egna uppfarten. För Fornbovägen och Mökullavägen får föreningen ett ekonomiskt bidrag som är kr Ansvarig i styrelsen: Lars Wall Budget: kr Resultaträkning BUDGET 2017/ / / / / /2013 Rörelsens Intäkter Avgifter Anslag från Trafikverket Sa Rörelsens Intäkter Rörelsens kostnader Vattenverket Skog o mark Bygg, dränering o återvinning Sjö, bad o boll Väghållning Administration Sa Rörelsens kostnader Ränteintäkter/räntekostnader Resultat före avsättningar Årets resultat Eget kapital vid periodens slut Antal fastigheter Årsavgift Fornbo Samfällighetsförening Sida 7

8 MOTIONER TILL ÅRSSTÄMMAN Motion från Styrelsen med förslag om att ändra från två förfallodagar till en förfallodag för medlemsavgiften. Sedan ett antal år har föreningen haft två förfallodagar för medlemsavgiften. En förfallodag för första delen (2.000 kronor) per 31 juli och en förfallodag för hela för andra delen ( kronor) per 31 oktober. Styrelsen föreslår nu en ändring till att bara ha en förfallodag för hela medlemsavgiften per 31 juli. Motivering till detta förslag är följande: 1. Vid kontakter med kronofogdemyndigheten i samband med indrivning av medlemsavgift har två förfallodagar ställt till problem beträffande när medlemsavgiften egentligen förfaller. Det är ett betydande arbete för kassören att stämma av alla inbetalningar, vilka som inte betalt. skicka mail/brev med påminnelse, ibland upp till tre påminnelser. Antalet som inte betalar i tid har ökat. Att då göra detta indrivningsjobb vid två tillfällen p g a två förfallodagar ger ett betydande och onödigt merarbete. Att övergå till en förfallodag skulle vara en betydelsefull tidsbesparing för kassören. 2.Motion från styrelsen med förslag om att införa en förseningsavgift vid sen inbetalning av medlemsavgiften. Antalet medlemmar som betalar årsavgiften efter förfallodagen har ökat. Detta innebär att likviditetsplaneringen försvåras och ger ett omfattande merarbete med indrivning m m Styrelsen kommer att skicka respektive brev till medlemmar när förfallodagen på medlemsavgiften inträder. För att öka viljan att betala medlemsavgiften i tid föreslår styrelsen att en förseningsavgift om 100 kronor tas ut när avgiften betalas efter förfallodagen. Detta också som kompensation för allt merarbete det medför. Att ta ut förseningsavgift är något som alla företag gör idag 3. Motion: Vad vi gör med den undermåliga tennisbanan? Styrelsen har under verksamhetsåret arbetat fram olika kostnadsförslag för tennisbanorna och kommit fram till följande tre förslag 1. Nedläggning av tennisbanorna kostnad i egen regi för rivning och transport ca kronor. 2. Upprustning av staketet innebär kostnad för rivning och transport kr, anbud montering kr, moms kr totalt kr 3. Att iordningsställa tennisbanorna till ett gott spelbart skick med asfaltering och fräsning kostnad kronor. Styrelsen föreslår en nedläggning av tennisbanorna. Fornbo Samfällighetsförening Sida 8

9 4. Motion om höjt styrelsearvode Mitt namn är Robert Cato och jag bor permanent på Fornbovägen 22 Jag vill härmed lämna in en motion till Fornbos samfällighetsförening! Jag tycker att styrelsens arvode skall fördubblas från kr till kr. Jag motiverar det med att det är skäligt att höja arvodet rejält då nuvarande nivå inte når upp till vad liknande föreningar ger och inte heller i närmelsevis motsvarar den arbetsinsats styrelsens medlemmar gör för områdets bästa. Mvh Robert Cato Styrelsens svar: Styrelsen stödjer motionen, men föreslår en höjning från kr till kr att fördelas inom styrelsen 5.Motion till Fornbo samfällighetsförening 31 augusti 2016 Våra vägar i Fornbo är i mycket dåligt skick och körs sönder på en vecka när de lagats. Vi har haft det så alldeles för länge och så länge vi inte får stopp på fartdårarna så ser jag ingen anledning att vänta längre. Vi motionerar redan nu så ni får tid på Er att undersöka följande - Sänka fastigheten i området till 30 km - Farthinder på Fornbovägen och Mökullavägen - Om vägbidraget inte går att få om vi vill ha farthinder, då bör vi avstå från bidraget. Så länge vi minns så har beloppet varit drygt kr, vilken summa är försumbar i ett så här stort område. - Om ni väljer att reparera vägen så önskar vi att den görs smalare med mötesplatser om vi inte kan få farthinder. Evy och Kenneth Siverby Styrelsens svar: Styrelsen har undersökt möjligheten att sätta upp farthinder, vilket inte innebär något hinder för att få vägbidrag. Farthindrens antal skulle lämpligt vara 3-4st till en kostnad av kr, vilket styrelsen stödjer. 6.Motion ny gunga Gungorna vid stora badet är i dåligt skick och har dålig placering då man inte kan övervaka badande barn samtidigt. Motionerar att en ny "roligare" gunga (Fågelbogunga) i anslutning till stranden sätts upp. Med vänlig hälsning Jessica Siverby tomt 77 Styrelsens svar: Att anlägga en plats för gungan och montering av denna beräknas kosta kr Större gunga med ställning kr, moms kr, frakt kr och arbete kr. Styrelsen föreslår i stället att inhandla gungan men montera den på den gamla gungställningen kostnad ca kr Fornbo Samfällighetsförening Sida 9