Treserva. Debitering. Registrering, Korrigering, Debitering ÄO. Senast reviderad: Manual för: Verksamhetschef och samordnare/gruppchef

Transkript

1 Debitering Registrering, Korrigering, Debitering ÄO Treserva Omsorgskontoret Manual nr: 41 Senast reviderad: Manual för: Verksamhetschef och samordnare/gruppchef

2 Sida 2 av 40 PERSONUPPGIFTER... 3 ÄNDRA PERSONUPPGIFT... 3 REGISTRERA ADRESS... 5 FAKTURAMOTTAGARE OCH REFERENSER REFERENSPERSON... 7 FAKTURAMOTTAGARE... 7 FAKTURAMOTTAGARE PÅ AVLIDEN... 8 INSTÄLLNINGAR PER PERSON... 9 HITTA FÖRSAMLINGSKOD REGLER HYRESKONTRAKT VÅRDBOENDE I TRESERVA INFLYTTNING TILL VÅRDBOSTAD: UTFLYTT FRÅN VÅRDBOSTAD: REGLER HYRESKONTRAKT SERVICELÄGENHET I TRESERVA INFLYTTNING TILL SERVICELÄGENHET: UTFLYTT FRÅN SERVICELÄGENHET: AVSLUTA BOENDEKONTRAKT NÄR INSATSEN ÄR AVSLUTAD REGLER FÖR HYRESFRI MÅNAD REGISTRERING AV UTFÖRDA INSATSER REGISTRERING AV TID REGISTRERING AV ANTAL DEBITERINGSUNDERLAG KORRIGERA AVGIFT TILLFÄLLIGT UPPEHÅLL BEVAKNING KONTROLL TILLFÄLLIGT UPPEHÅLL (PLANERAD OCH OPLANERAD FRÅNVARO) REGLER FÖR PLANERAD- OCH OPLANERAD FRÅNVARO PLANERAD FRÅNVARO OPLANERAD FRÅNVARO DEBITERING SKAPA REGEL FÖR URVAL AV DITT DEBITERINGSOMRÅDE DEBITERINGSKÖRNING DEBITERINGSJOURNAL GODKÄNNA DEBITERINGEN ENBART GODKÄNNA DEBITERING HIT KAN DU VÄNDA DIG FÖR SUPPORT... 40

3 Sida 3 av 40 Personuppgifter Vid uppläggning av ärenden ska närstående uppgifter och referenspersoner registreras. Personuppgifterna är gemensamma för alla användare i systemet, ändringar och tillägg som görs syns hos alla användare i olika omfattning. Viktigt att registreringarna görs i rätt dokumentationsfält, i annat fall kommer inte all information att synas i genomförandewebben. Ändra personuppgift Leta upp brukaren som personuppgifterna skall ändras på i trädet. Klicka på personen. Brukarens personuppgifter visas nu i övre högra hörnet på skrivbordet. Klicka på brukaren så att den blir markerad Klicka på välj i högermarginalen

4 Sida 4 av 40 Under fliken person finns en menyrad och där väljer man rubrik för det man vill lägga in

5 Sida 5 av 40 Registrera adress Under fliken adress görs adressändringar. I listfältet adresstyp välj vistelseadress. Vistelseadressen styr dit fakturan skickas. Om Folkbokföringsadress är korrekt behöver inte Vistelseadress läggas in. Gatuadressen ska alltid skrivas i det undre fältet Utdelningsadress. OBS! Skriv inte in namnet i c/o-adress. SPARA OBS! Ny vistelseadress skall alltid läggas på månaden innan innevarande faktureringsperiod. Vistelseadress får aldrig tas bort. Lägg istället t o m-datum och om ny vistelseadress så ta nytt fr o m-datum på den nya.

6 Sida 6 av 40 När ni lägger in vistelseadress, eller gör en ändring på denna, så kommer nedanstående fråga upp: Vill du lägga till samma vistelseadress för personer med relation till.. Svara endast ja om du är säker på att brukaren är sambo i ordinärt boende eller servicelägenhet. Annars Nej. Uppgifterna visas nu i vita fältet längst ner i bilden.

7 Sida 7 av 40 Fakturamottagare och referenser. Referensperson Under fliken Referensperson kan olika kontakter registreras t e x tandläkare, god man och fakturamottagare, se rullisten Typ. Fakturamottagare Om annan person än brukaren, t ex god man, förvaltare eller anhörig, ska ta emot fakturan så välj Fakturamottagare person. Skriv in aktuellt namn, adress och annat. Lägg sedan in det datum som ändringen ska gälla ifrån. Använd inte fältet c/o-adress. Klicka på Lägg till lista. SPARA OBS! Ny fakturamottagare skall alltid läggas på månaden innan innevarande faktureringsperiod. Fakturamottagare får aldrig tas bort. Lägg istället t o m-datum och om ny fakturamottagare så ta nytt fr o m-datum på den nya.

8 Sida 8 av 40 Ruta kommer upp Vill du spara fakturamottagare i debiteringsinställningar? med förvalet JA. Välj knappen OK Fakturamottagare på avliden Det är väldigt viktigt att man lägger in fakturamottagare på brukare som har avlidit, annars är risken stor att fakturan aldrig kommer fram. Det i sin tur kan innebära inkassokrav till dödsboet eller annat onödigt arbete för utförare och debiteringen. Alltså: ta för vana att alltid ta reda på vart slutfakturan ska skickas och lägg in rätt fakturamottagare. Även här gäller att Ny fakturamottagare skall alltid läggas på månaden innan innevarande faktureringsperiod. OBS! Vi använder aldrig blankett för anstånd på faktura till dödsbo. Detta hanteras manuellt av oss på Debiteringen och det är till oss ni Utförare eller dödsbodelägare vänder er.

9 Sida 9 av 40 Inställningar per person Markera brukaren, Klicka på verktygsknappen inställning per person.

10 Sida 10 av 40 Debiteringsområde Vid nytt ärende ligger Nytt ärende ej placerad. Nytt debiteringsområde läggs in av Debiteringsgruppen som du når per telefon eller skickar in som ärende via Supportformulär, se sista sidan i denna manual. Relation/ fakturamottagare Kontrollera att ev. relation finns inlagd med namn och personnummer och vilken typ av relation. Avgiftsberäkningstyp Lägg rätt avgiftsberäkningstyp för brukaren/kunden. För hemtjänst gäller det faktiska civilståndet. OBS! Det gäller att ändra om ngn i ett makepar avlider, d v s ändra till Ensamstående. I vårdboende ska ensamstående läggas.(avgiftshandläggare prövar vilket som är mest fördelaktigt och ändrar utifrån det när de fattar beslut om avgift).

11 Sida 11 av 40 Accepterar maxavgift bockas alltid i vid nytt ärende. Med nytt ärende avses brukare/kund som inte haft insatser från någon utförare inom Linköpings kommun. Detta gäller hemtjänst. I Vårdboende ska nästan aldrig Acceptera maxavgift fyllas i, då brukaren/kunden oftast haft någon form av insats tidigare. Församlingskod Fyll i rätt församlingskod. Församlingskoden hittas när man söker upp brukaren/kunden i befolkningsregistret. Inom Linköpings kommun börjar alltid församlingskoden på Om brukaren kommer från annan kommun så kan det stå kod som inte börjar med , då kan du ange eftersom detta är innerstadens församlingskod. SPARA Stäng och gå ur bilden. OBS! Om du ej kan lägga maxbock eller församlingskod så vänd dig till Debiteringen.

12 Sida 12 av 40 Hitta församlingskod Församlingskoden hittar du via verktygsknapp för befolkningsregistret, se markering nedan. Klicka på verktygsknappen, skriv in personnummer på personen. Klicka på knappen Sök. Markera personen och dubbelklicka. Församlingskoden visas i markerat fält nedan. Skriv av koden och lägg in i fältet Församlingskod i Inställningar per person, se sid 11.

13 Sida 13 av 40 Regler hyreskontrakt vårdboende i Treserva Inflyttning till vårdbostad: Följande regler gäller kontrakt i vårdbostad: Vid inflyttning mellan 1-14 i månaden gäller kontraktsdatum 17:e denna månad. Vid inflyttning mellan gäller kontraktsdatum 1:a nästkommande månad. Inflyttningsdatumet ska vara samma datum som kontraktsdatumet. Ev. korrigering av hyra görs under Debiteringsunderlag Korrigera avgift. Om korrigering av hyra görs med anledning av Hyresfri månad se också avsnittet Regler för hyresfri månad. Utflytt från vårdbostad: Ska personen debiteras halv hyra lägg slutdatum den 14:e i samtliga datumfält, se nedan. För hel hyra lägg slutdatum den sista i månaden i samtliga datumfält, se nedan. Vid frågor kan ni vända er till debiteringen via Användarstöd och supportformuläret som ni hittar här: alt. ring tel mellan 09:00-11:30 mån-fred.

14 Sida 14 av 40 Regler hyreskontrakt servicelägenhet i Treserva Inflyttning till servicelägenhet: Följande regler gäller kontrakt i servicelägenhet: Vid inflyttning mellan 1-14:e i månaden gäller kontraktsdatum 1:e denna månad. Vid inflyttning mellan 15-31:e gäller kontraktsdatum 17:e denna månad. Inflyttningsdatumet ska vara samma datum som kontraktsdatumet. Ev. korrigering av hyra görs under Debiteringsunderlag Korrigera avgift. Om korrigering av hyra görs med anledning av Hyresfri månad se också avsnittet Regler för hyresfri månad. Utflytt från servicelägenhet: Ska personen debiteras halv hyra lägg slutdatum den 14:e i samtliga datumfält, se nedan. För hel hyra lägg slutdatum den sista i månaden i samtliga datumfält, se nedan. Vid frågor kan ni vända er till debiteringen via Användarstöd och supportformuläret som ni hittar här: alt. ring tel mellan 09:00-11:30 mån-fred.

15 Sida 15 av 40 Avsluta boendekontrakt när insatsen är avslutad Om beslut och insats är avslutade och du inte kommer åt brukarens boendekontrakt i trädet så kan du göra enligt följande: Gå in på Genvägar- Boende - Kontraktslista Du får då upp bilden Visa kontrakt. Tryck då på knappen Sök person och du får upp bilden nedan. Skriv in personnumret och tryck Sök. Då kommer personen upp på rad enligt nedan. Markera raden och tryck Välj. Nu personnummer raden kommer under. du tillkommit tillbaka i bilden fältet och Visa dånu kontrakt får du och upp då kontraktsnummer, har brukarens namn objekt och m m på Markera raden och tryck på Välj. Nu kommer du direkt in i kontraktsbilden och kan göra ditt avslut. OBS! Se Regler hyreskontrakt i Treservamanualerna.

16 Sida 16 av 40 Regler för Hyresfri månad Om brukare kommer från ordinärt boende (villa, hyresrätt eller bostadsrätt) och skall flytta in på ett vårdboende eller en servicelägenhet har man rätt till en hyresfri månad om nedanstående kriterier uppfylls: Man är ensamstående i ett ordinärt boende Man har en kostnad för boendet den månad man flyttar in Man kan uppvisa kvitto eller annat intyg som styrker denna kostnad Man kan alltså inte få hyresfritt om man är sammanboende med maka/make eller sambo och den ene bor kvar. Inte heller om kostnaden ej kan styrkas. Dock: om ett makepar tillsammans flyttar in på servicelägenhet eller vårdboende, direkt ifrån gemensamt ordinärt boende, då gäller även Hyresfri månad för dessa. Avdrag hyresfri månad Observera att man INTE lägger en månad framåt i tiden på boendekontraktet. Korrigering görs på kommande faktura genom att göra ett avdrag via Debiteringsunderlag Korrigera avgift, se avsnitt Korrigera avgift i denna manual.

17 Sida 17 av 40 Registrering av utförda insatser Gå via Genvägar- Utförda insatser-till Registrering/korrigering

18 Sida 18 av 40 Välj Period och Utförarenhet. Fyll i Personnummer. Du kan också klicka på Sök Person för att söka fram brukaren. Välj Insatstyp i listan på vilken du ska registrera på. Registrering av tid Städ, tvätt och inköp (detta är insatser inom Boservice ) Promenader, ledsagning, social samvaro och vak i livets slut (detta är insatser inom Personlig omvårdnad )

19 Sida 19 av 40 Registrering av antal Välj produkt i Insatstyp. Några exempel: Matkorg Leverans av matkorg Lunch Installation av trygghetslarm Växelvård Kost och Omvårdnad Dagverksamhet Kost Bårhustransport. OBS! Endast vårdbostad, korttidsboende, växelvård och servicehus. När du väl har registrerat dina insatser och kört Beräkna/sammanställ så går det INTE att ta bort redan registrerade insatser. Du kan då endast ändra antal men inte ta bort hela insatsen. Det betyder att ev. registrerade insatser kommer med på kundens faktura, även om du lägger in en korrigering via Debiteringsunderlag.

20 Sida 20 av 40 Debiteringsunderlag Markera brukaren, klicka på verktygsknappen Debiteringsunderlag

21 Sida 21 av 40 Korrigera avgift På fliken Korrigera avgift - välj Insatstyp alternativt Produkt beroende på vad som ska korrigeras. Insatstyp är de insatser som automatiskt genererar en avgift, d.v.s. de som är fördelade. Produkt är de insatser som genererar en avgift utifrån att de är registrerade exempel lunch/matkorg. Välj sedan belopp, vid avdrag ska ett minustecken sättas framför summan. I fältet Fakturatext skriver man in vad korrigeringen avser. Fältet Periodtext och period avser alltid den månad debitering avser får INTE ändras. Välj Organisation. Klicka på knappen Lägg till så faller korrigeringen ner i vita fältet längst ner. SPARA OBS! Utförare får ej lägga in annat än sådant som har styckepris t e x matkorg, hyra, förlorad larmknapp m m. Alltså EJ sådant som t ex. omvårdnad som kan påverka brukarens maxavgift. Vid sådana korrigeringar måste alltid Debiteringen kontaktas.

22 Sida 22 av 40 Tillfälligt uppehåll Du når Tillfälligt uppehåll dels via ikonen Tillfälligt uppehåll i verktygsmenyn, dels från ikonen Debiteringsunderlag. Gå till fliken Tillfälligt uppehåll. Välj Period fr o m när uppehållet startar. När uppehållet ska avslutas läggs t o m datum. Om du inte vet slutdatum så lämnas detta öppet. Orsak: här väljer man orsak till frånvaro via rullisten. Vi använder: Planerad frånvaro (både hemtjänst och vårdbostad) Oplanerad frånvaro (används av hemtjänst) Oplanerad frånvaro VB (används ENDAST av vårdbostad) Klicka på knappen Lägg till så faller uppehållet ner i vita fältet längst ner. SPARA. OBS! Kom ihåg att avsluta uppehållet genom att lägga t o m-datum. SPARA

23 Sida 23 av 40 Bevakning Välj helst alltid att bevaka Oplanerad frånvaro samt Planerad frånvaro utan slutdatum. Det gör du genom knappen/funktionen Bevakning som en påminnelse till sig själv att t ex avsluta ett uppehåll: Dubbelklicka på frånvaroregistreringen i vita fältet. Då tänds knappen Bevakning Klicka här. Lägg här in Bevakningstyp (hur ofta du får upp bevakningen på ditt skrivbord) och Bevakningsdatum (från när i tiden man vill att bevakningen ska gälla). Bevakningsdatum fylls i med dagens datum per automatik, men detta är redigerbart. SPARA Din bevakning syns nu på skrivbordet under Bevakningar. När tiden för uppehållet avslutas, kom ihåg att även gå in under Bevakningar via skrivbordet och avsluta bevakningen genom att bocka i rutan Klar och tryck på SPARA.

24 Sida 24 av 40 Kontroll tillfälligt uppehåll (planerad och oplanerad frånvaro) Ibland byter brukare debiteringsområde eller du börjar som ny samordnare på annat debiteringsområde, då skall nedanstående kontroll göras. Tag för vana att köra denna kontroll ibland så vi inte missar intäkter p g a oavslutad frånvaro, framför allt innan debitering. Gå in på Uppföljning Debitering Debiteringskontroller Välj fliken Debitering. I urvalet väljer du lista Personer med tillfälligt uppehåll och sedan den period det gäller. I kolumnen Debiteringsområde klickar du bort bocken i rutan Alla om du nu har flera, därefter väljer du det debiteringsområde du vill kontroller.

25 Sida 25 av 40 Regler för Planerad- och Oplanerad frånvaro Planerad frånvaro Planerad frånvaro kan t ex vara när brukaren under en tid bor hos anhörig, är på semester eller liknande. Vid planerad frånvaro som är minst sju dagar, görs avdrag på avgifter för personlig omvårdnad, omvårdnad vårdbostad och kost vårdbostad. Uppehållet ska anmälas av brukaren till utföraren minst sju dagar före första frånvarodagen för att brukaren ska få avdrag på avgiften. Exempel Brukaren meddelar på måndagen att hen inte vill har någon insats fr o m nästkommande måndag utföraren lägger då in frånvaron från nästkommande måndag. Om brukaren meddelar på måndagen att denne inte vill ha någon insats fr o m onsdagen i samma vecka då är det fortfarande nästkommande måndag som gäller som första frånvarodag. Alltså sju dagar innan. Avdrag på avgiften för omvårdnad görs med 25 procent för varje hel veckas uppehåll om sju dagar: Frånvaro mer än 7 dgr = 25 % avdrag från dag 1 Frånvaro mer än 14 dgr = 50 % avdrag från dag 1 Frånvaro mer än 21 dgr = 75 % avdrag från dag 1 Frånvaro mer än 28 dgr = 100 % avdrag från dag 1 T ex: Om brukare har frånvaro 10 dgr så görs avdrag med 25 % för samtliga dagar, om brukare har frånvaro 14 dgr så görs avdrag med 50 % för samtliga dagar. Avdrag för kost på vårdbostad görs med 102:- /dag (eller enligt prislista för det år det gäller). Oplanerad frånvaro Oplanerad frånvaro gäller då brukaren har en kostnad från annan vårdgivare, t ex. vid sjukhusvistelse, växelvård eller vistelse på korttids. I dessa fall görs avdrag för personlig omvårdnad, omvårdnad vårdbostad och kost på vårdbostad redan från första dagen. Avdrag för omvårdnad görs med 1/30-del för varje frånvarodag. Avdrag för kost på vårdbostad görs med 102:- /dag (eller enligt prislista för det år det gäller).

26 Sida 26 av 40 Debitering Öppna debitering Klicka på verktygsknappen Beräkna och sammanställ.

27 Sida 27 av 40 Skapa Regel för Urval av ditt debiteringsområde Klicka på Skapa regler (detta görs bara första gången) Namnge urvalsregeln. Välj debiteringsområde som du skall skapa regel på i båda rullistorna, klicka på Lägg till och Spara. Vill du få en mapp på skrivbordet på dina urval, skall du även bocka i Visa denna regel i skrivbordet innan du sparar. Stäng.

28 Sida 28 av 40 När du bockat i Visa denna regel i skrivbordet så får du en mapp som innehåller dina debiteringsområden och ger dig möjlighet att enkelt titta på och skaffa information om de tre senaste debiteringskörningarna.

29 Sida 29 av 40 Debiteringskörning Se till att välja rätt period. Därefter väljer du din Regel och klickar på Skapa urval. Svara Ja på frågan Vill du.. I den här bilden lyser RÖDA knappar framför personerna och i de fall det finns 2 RÖDA knappar betyder det att det finns en make/maka/sambo/partner. RÖD betyder att de EJ är beräknade. Klicka på Beräkna, svara Ja på frågan Vill du starta

30 Sida 30 av 40 Informationsruta kommer upp: tryck OK. Efter beräkningen är knapparna GULA.

31 Sida 31 av 40 Om knappen Fellista lyser RÖD klicka på den och rätta upp de fel som finns där. De vanligaste felen som kommer upp är inkomst saknas och församlingskod saknas. Om det kommer upp ett felmeddelande där texten säger att det är något med kontering saknas eller kontosträngar är felaktiga, då måste ni omedelbart höra av er till oss på debiteringen. Dessa fel kan man rätta till genom att höger klicka på den person felet/felen gäller. I den dropplist som kommer upp kan man välja inställningar per person dels på brukaren, men även sambo/make/maka/partner för att rätta inkomst saknas lägg MAX-bock. Församlingskod läggs in efter att den hämtats från befolkningsregistret.

32 Sida 32 av 40 När du har lagt in rätt uppgift i inställningar per person, kommer en fråga upp. Klicka SPARA OBS! Om du gjort dessa korrigeringar efter att du tagit upp ditt urval och gjort beräkning, då måste du göra om detta igen för att ändring/korrigering ska slå igenom. Du måste alltså ta upp ditt urval på nytt under Regel, välj sedan Beräkna.

33 Sida 33 av 40 När felen är rättade lyser den RÖDA knappen framför personen. Markera personen och högerklicka. Välj beräkna/sammanställ. Då beräknas enbart personen du rättat felen på. Klicka på beräkna/sammanställ. Svara JA vill du. Nu är knapparna GULA framför personerna.

34 Sida 34 av 40 Debiteringsjournal Skall alltid köras INNAN man godkänner sin debitering. Om du finner fel så finns tid att korrigera. Kontrollera debiteringsperiodens fakturor via Uppföljning-Debitering- Debiteringsjournal. Under valet Debiteringsunderlag kan periodens rapporterade insatser kontrolleras. Välj aktuellt verksamhetsområde t ex. ÄO i rutan Välj verksamhet. Klicka på OK.

35 Sida 35 av 40 Välj debiteringsperiod i listan Period. Välj vilket/vilka debiteringsområden som ska ingå i urvalet. Fyll i anledning till rapportuttag och kryssa för utskriftsalternativ Exportera till word. Valen förhandsgranska och exportera till word finns. Klicka på Exportera till Word.

36 Sida 36 av 40

37 Sida 37 av 40 Godkänna debiteringen Beräkna/Sammanställ Kontrollera att du valt rätt period och urval. Kontrollera att alla knappa är gula. Om det finns röda knappar vid brukare så måste dessa beräknas om. När samtliga är gula: klicka på knappen godkänn. Svara Ja på frågan. Klicka på OK och nu är perioden godkänd och låst. Nu är din debitering godkänd och klar och knapparna framför personerna är GRÖNA.

38 Sida 38 av 40 Enbart Godkänna debitering Klicka på verktygsknappen beräkna & sammanställ faktura. Kontrollera att rätt period är vald Välj Regel och klicka på Skapa urval, Svara Ja på frågan Vill du Klicka på godkänn och svara Ja på frågan

39 Nu är din debitering godkänd och klar, och knapparna framför personerna GRÖNA. Sida 39 av 40

40 Sida 40 av 40 Hit kan du vända dig för support Om du har frågor eller behöver hjälp så finns vi på Supporten genom två olika vägar: 1. Ring oss vardagar mellan 09:00-11:30 på telefon Om ditt ärende gäller fakturor, avgifter, byte av debiteringsoråden m m så välj alternativ Debitering. Om ditt ärende gäller behörigheter, registrering av insatser m m så välj alternativet Utförare. 2. Det smidigaste sättet är annars att kontakta oss via Supportformulär. Detta hittar du under ikonen Ugglan i Treserva, se bild nedan. Vi kontaktar er så fort som möjligt. Välj sedan Användarstöd, se nedan. Nu kommer du till sidan: 3. Klicka på skiftnyckeln så kommer du in i formuläret och kan skriva ditt ärende.