INITIATIV FRÅN DIALOGEN

Transkript

1 100 INITIATIV FRÅN DIALOGEN En långsiktig strategi för att utveckla en innovativ, sammanhållen och hållbar socialtjänst. en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 1

2 2 100 INITIATIV Jönköping kommun, socialtjänsten, Produktion: Jönköpings kommun, kommunikationsavdelningen. Foton: Upplaga: 1000 ex.

3 Förord Den här rapporten handlar om DIALOGEN en långsiktig strategi för en innovativ, sammanhållen och hållbar socialtjänst. Det kan låta och se ut som många vackra, och ibland lite krångliga, ord när vi talar om Dialogen. Men den process som startades för två år sedan handlar om något mer än ord; den handlar om att förverkliga en gemensam vision om Sveriges bästa socialtjänst. Tillsammans med medborgarna För att kunna stärka medborgarnas livskvalitet och hälsa, behöver det vi dagligen utför både vara och upplevas som meningsfullt, hanterbart och begripligt. Och inte bara för medborgarna utan också för var och en av oss som har en funktion inom socialtjänsten. Vi har det viktigaste arbete någon kan ha! Därför behöver vi tänka på hur vi ser på och bemöter varandra som medarbetare, något som inte minst blir uppenbart när vi säger att vi dessutom ska arbeta innovativt, sammanhållet och hållbart. Vi behöver varandra för att förverkliga detta Den skrift du nu håller i dina händer visar hur processen har gått hittills. Visionen har börjat ta form. Ord har blivit verklighet. Vi har mer att vara stolta över i dag än i går. Låt läsningen bli en uppmuntran över vad vi tillsammans har kunnat åstadkomma på bara två år. Låt det också bli en uppmuntran med tanke på vad vi ska åstadkomma framöver. Ola Nilsson Ordförande i socialnämnden Eva Stråth Ordförande i äldrenämnden en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 3

4 4 100 INITIATIV

5 Innehåll Rapporten är en sammanställning av två års arbete med ett gemensamt förändringsprogram för socialtjänsten som vi valt att kalla DIALOGEN. Arbetet med DIALOGEN initierades under 2012 och är planerad att pågå fram till Rapporten är uppdelad i ett antal kapitel. Varje kapitel börjar med en kort sammanfattning av innehållet. Det tre första kapitlen syftar till att ge en bakgrund kring arbetet med DIALOGEN. Bland annat redovisas olika bärande perspektiv, men ger också en inblick kring syfte, målsättningar och organisering av DIALOGEN. De resterande nio kapitlen följer den struktur som DIALOGEN är uppbyggd utifrån. Varje kapitel innehåller ett antal initiativ som speglar inriktningen på respektive område. Lite övergripande kan man säga att varje kapitel betonar olika former av utvecklingsarbeten. I vissa kapitel ligger betoningen på lokala projekt i verksamheten, andra kapitel fokuserar på utredningar som genomförts med syfte att utgöra underlag för kommande utvecklingsprojekt. Övriga områden betonar lärandet som viktigt inslag i att arbeta med utveckling och förändring. Rapporten avslutas med en beskrivning av hur arbetet med DIALOGEN fortlöper inför kommande verksamhetsåren En strategi för att möta framtida utmaningar Med fokus på medborgaren Organiseringen av arbetet med DIALOGEN Mål och resultat Ständiga förbättringar Identifiera framtida förbättringar Gemensamma förbättringar Processkartläggning Evidensbaserade arbetssätt Lära av varandra Lära av sådant som går fel Sprida våra erfarenheter en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 5

6 6 100 INITIATIV

7 Kapitel 1 En strategi för att möta framtida utmaningar Socialnämnden respektive äldrenämnden i Jönköpings kommun antog en strategi för en sammanhållen, innovativ, långsiktig och hållbar socialtjänst. Enligt den tidsplan som nämnderna antog ska strategin gälla för en period av sex år fram till Strategin kallas DIALOGEN och kan beskrivas som ett förändringsprogram med fokus på att byta perspektiv och genomföra systematiska förbättringsarbeten. DIALOGEN fokuserar på att utveckla processer och flöden som alternativ till omfattande organisatoriska förändringar. I detta kapitel beskrivs syftet med DIALOGEN samt en redovisning av bärande idéer och övergripande målsättningar. 1. EN STRATEGI FÖR ATT MÖTA FRAMTIDA UTMANINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 7

8 Varför är arbetet med DIALOGEN viktigt? Dialogen handlar om att utveckla systematiska arbetssätt som utgår från medborgarens behov och med fokus på verksamhetens kvalitet. För att lyckas måste arbetet med DIALOGEN genomföras på ett sådant sätt att medborgarens behov kan omsättas i förbättringar som möjliggörs genom engagerade medarbetare. DIALOGEN handlar bland annat om att stärka lokala initiativ från medarbetare och ta tillvara kunskaper genom att stöda erfarenhetsutbyte och ett organisatoriskt lärande. DIA- LOGEN måste inkludera alla medarbetare och ledare i organisationen för att uppnå resultat som kan ställas i relation till medborgarens behov. DIALOGEN som utvecklingsstrategi har följande syften: Ökad fokusering på det arbete som skapar värde för brukare och medborgare. 1. EN STRATEGI FÖR ATT MÖTA FRAMTIDA UTMANINGAR Förbättrad standardisering, dvs. bygga upp fler gemensamma processer där man kan dra nytta av att fler agerar på samma sätt. För att kunna standardisera behöver verksamhetens processer beskrivas, dokumenteras och accepteras. Förbättra arbetet med att identifiera slöserier, dvs. sådant som inte bidrar till att lösa en arbetsuppgift eller inte bidrar med ett värde för medborgaren. På ett systematiskt sätt pröva och följa upp olika åtgärder i syfte att förbättra verksamhetens processer och kvalitet. Tillgodose nuvarande och förändrade behov med tillgängliga ekonomiska resurser. DIALOGEN handlar om att stärka socialtjänstens förmåga att arbeta med förbättringar i de verksamheter som dagligen möter medborgarna. Metoderna för att arbeta med förbättringar av verksamhetens kvalitet måste vara följsamma och inte vara allt för omfattande i sin utformning. Det är därför viktigt att medarbetare på enskilda enheter kan utgå från problem och störningar i vardagsarbetet som potentiella förbättringsområden. Att arbeta problembaserat med metoder, som på ett enkelt sätt kan minska onödigt arbete och leda till att mer tid friläggs till värdeskapande arbete är centrala delar i DIALOGEN. Vidare är det viktigt att strategin bidrar till att medarbetare och medborgare upplever en känsla av sammanhang. Att leda arbetet med DIALOGEN kräver mod i att våga ta beslut där man stegvis förändrar, tar bort och gör om. DIALOGEN har fokus på att göra bättre, vilket också just innebär att man måste förändra. Att hantera förändringsprocesser i organisationen är därmed också en del av att utveckla verksamhetens innehåll, något som bland annat kräver långsiktighet och ett tydligt ledarskap INITIATIV

9 Med sikte på framtida utmaningar DIALOGEN tar sikte på framtidens utmaningar som en drivkraft för utveckling. Den framtida socialtjänsten måste förhålla sig till flera omfattande förändringar. Några av de framtida utmaningar som socialtjänsten har att väga in i ett långsiktigt utvecklingsarbete kan sammanfattas på följande sätt: Medborgarnas förändrade efterfrågan med ökat krav på inflytande. Förändrade behov hos medborgaren i takt med en förändrad befolkningsutveckling. Den framtida kommunala ekonomin. Svårare att rekrytera arbetskraft. Nationell styrning och samordning. Ökad transparens inom kommunal verksamhet. Utökat kommunalt ansvar. Ökad specialisering. En sammanhållen effektiv socialtjänst som tillvaratar organisationens synergieffekter. Behovet av lokaler och bostäder för socialtjänstens verksamheter och målgrupper. Behov av nya boendeformer. Gemensamt för alla dessa förändringar är att de alla kommer att göra sig allt mer påtagliga under kommande år. Idag kan vi redan se hur flera av dessa framtida trender redan är reella utmaningar som socialtjänsten har att hantera. En demografisk förskjutning fram till 2025 kommer också innebära att vi kommer behöva anta framtida utmaningar utan resursökningar i organisationen. Ska vi möta framtiden med de sätt att arbeta som vi idag har i socialtjänsten kommer det att kräva ansenliga resursökningar som inte kommer kunna mötas upp med ökade skatteintäkter. Sammantaget råder i dag en konsensus kring att välfärdens finansieringsekvation inte kommer att fungera utan omfattande förändringar. DIALOGEN är det förändringsprogram som ska möjliggöra att denna omställning påbörjas medan förutsättningar finns för att genomföra succesiva, hållbara och systematiska förbättringar. 1. EN STRATEGI FÖR ATT MÖTA FRAMTIDA UTMANINGAR Redan nu ser vi att den framtida socialtjänsten har en annan miljö att förhålla sig till vad gäller krav på fungerande samverkan med andra organisationer. Att gå från ord till handling vad gäller att arbeta med samverkan syns tydligt i de nationella krav på samordning som ställs mellan olika huvudmän. Det återspeglar sig också i medborgarnas behov av en fungerande och sammanhållen vård och omsorg. En rad olika nationella initiativ har antagits under ett antal år där man fokuserar på de kritiska punkter som uppstår i mötet med medborgaren och där det uppstår gränsdragningsproblematik. en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 9

10 1. EN STRATEGI FÖR ATT MÖTA FRAMTIDA UTMANINGAR Förändringar i samhället påverkar vården Gruppen mest sjuka äldre är ett exempel där nationella mål och prestationskrav som gör att den kommunala socialtjänsten måste omprioritera och fokusera på områden i gränslandet mellan olika huvudmän. Andra exempel är arbetet kring barns psykiska hälsa samt riktlinjer kring missbruksvård och psykiatri. Detta är i sig inget negativt, men det innebär en förskjutning från det kommunala självstyret. Vidare innebär det en förskjutning mot att i socialtjänsten behöva utveckla fungerande samverkansstrukturer med gemensam ledning i samverkan som adderas till den befintliga kommunala förvaltningen. Omställningen av socialtjänsten från en institutionsinriktad vård och behandling till att allt mer bedriva tidiga insatser, omsorg och behandling i den enskildes hem har blivit mer av en kritisk punkt för socialtjänsten. Tillgången på bostäder påverkar i vilken utsträckning behandling kan ges i öppna former som alternativ till särskilda boendeformer. Hyres- och bostadsmarknadens utbud och möjligheter blir allt mer avgörande för hur framgångsrikt socialtjänsten kan arbeta framöver. Olika undersökningar pekar på succesiva värdeförskjutningar i samhället. Framtidens äldre kommer med all sannolikhet ha en annan referensram och syn på sitt åldrande. Samma värdeförskjutning kan ske vad gäller unga med funktionshinder, personer i behov av försörjningsstöd mm. Exakt hur detta påverkar den framtida socialtjänsten är svårt att beskriva, men en värderingsförskjutning har redan påbörjats. Vi kan idag konstatera att nya boendeformer redan efterfrågas bland yngre äldre som skiljer sig åt från det utbud som kommuner i Sverige byggt upp under 1990-talet. Vi ser också att det ökade antalet mycket gamla (över 95 år) i större utsträckning exempelvis får demenssjukdomar, vilket ställer nya krav på andra former av vård och boenden. DIALOGEN är ett förändringsprogram som ger möjlighet att under några år påbörja en omställning av socialtjänsten där man tar höjd för framtida utmaningar i verksamhetens utvecklingsarbete. DIALOGEN innebär att vi växlar upp tempot och omfattningen i det kvalitetsarbete som redan pågår i förvaltningen för att få igång ett samtal om verksamhetsutveckling. Vända på alla stenar, gör vi rätt saker? Kan vi arbeta på ett annat sätt för att få mer tid för dem vi är till för? I arbetet med DIALOGEN vill vi också ha en ökad medborgardialog om dagens och morgondagens socialtjänst. Det finns skäl att anta att anpassningar i arbetssätt, metoder och synsätt måste utvecklas inom socialtjänsten för att bistå medborgarna med stöd och service av god kvalitet även i framtiden. Med andra ord att gå från ord till handling INITIATIV

11 Nationella perspektiv på utvecklingsarbete i socialtjänsten När det gäller utvecklingsarbetet i socialtjänsten finns två bärande perspektiv som en strategi för utveckling har att förhålla sig till. Det ena perspektivet är reglerat i författningar, föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) och det andra perspektivet rör behovet av att utveckla socialtjänsten i riktning mot en evidensbaserad praktik. Socialstyrelsen har sammanställt föreskrifter för socialtjänstens ansvar att utveckla ett ledningssystem för kvalitet. Systemet ska bestå av rutiner och processer som är styrande för verksamheten så att den bidrar till att säkerställa en god kvalitet. De processer som beskrivs ska röra sådan verksamhet som omfattas av; 31 hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), 6 I lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och 3 kap 3 stycket socialtjänstlagen (2001:453). Föreskrifterna skall även tillämpas i det systematiska patientsäkerhetsarbetet som vårdgivare ska bedriva enligt 3 kap patientsäkerhetslagen (2010: 659). Ett ledningssystem för kvalitet ska också innehålla beskrivningar för hur socialtjänsten arbetar med verksamhetens mål samt hur man omsätter avvikelser och riksbedömningar i arbetet med att utveckla verksamhetens kvalitet. Även om DIALOGEN har ett mer omfattande syfte ska arbetet med DIALOGEN utformas på ett sådant sätt att det ska kunna likställas med förvaltningens ledningssystem för kvalitet. Inom ramen för DIALOGEN är bland annat arbetet med processkartläggningar (som beskrivs i kommande kapitel) en av fler bärande delar med en tydlig koppling till utvecklingen av ett ledningssystem för socialtjänsten. Att arbete med ett ledningssystem för kvalitet är också en kompetensfråga. Professionella innehar genom olika grundutbildningar olika ämneskompetenser. Förbättringskompetens utgör idag ett ytterligare kompetensområde som på sikt måste komplettera den professionella kunskapen för att socialtjänsten ska kunna utvecklas på ett hållbart sätt. För att säkerställa att metoder och rutiner fungerar i verksamheten måste kunskaper om förbättringar omsättas på ett metodiskt sätt för att kunna följa upp verksamhetens kvalitet och innehåll. Inom ramen för DIALOGEN ryms också strategier för hur ett systematiskt kvalitetsarbete ska bedrivas i verksamheten. I denna rapport kan du ta del av hur ständiga förbättringar initierats inom ramen för DIALOGEN. Vidare finns prioriterade målsättningar kring hur socialtjänsten ska arbeta för att utveckla den kompetens som är nödvändig för att kunna leda och genomföra förbättringar i verksamheten. 1. EN STRATEGI FÖR ATT MÖTA FRAMTIDA UTMANINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 11

12 1. EN STRATEGI FÖR ATT MÖTA FRAMTIDA UTMANINGAR Det evidensbaserade perspektivet Det andra perspektivet att förhålla sig till handlar om den evidensbaserade praktiken. Evidensbaserad praktik bygger på fyra bärande områden som sammantaget ska ge evidens för hur socialtjänsten arbetar eller borde arbeta. Det första området handlar om att ta tillvara på bästa möjliga kunskap. Till detta kan räknas forskningsresultat eller kunskapsöversikter. Området bygger på metoder, arbetssätt eller viktiga inslag i verksamheten som socialtjänsten måste ta hänsyn till i genomförandet och utformningen av olika insatser. Med stöd av forskning kan metoder kritiskt belysas och prioriteringar av arbetssätt förenklas. Det andra området rör de professionellas kunskaper. Det handlar om att professionella har ett ansvar i att utveckla kunskaper genom att systematiskt följa upp och bygga lokal evidens kring framgångsrika sätt att arbeta. De professionella har ett ansvar att gå från ad hoc-lösningar till att systematiskt följa och omsätta de rutiner man valt att arbeta utifrån. Det tredje området handlar om att ta tillvara på den enskildes kunskaper. Trots metoder med god evidens måste man göra en samlad bedömning kring vad som kan vara funktionellt för den enskilde individen. Här kan hans eller hennes tidigare erfarenheter göra att man väljer en viss metod eller sätt att arbete. Det fjärde området utgör en ram runt de andra tre och handlar om kontext och sammanhang. Med detta menas att utifrån situationen göra en sammantagen värdering av vad som är det bästa alternativet. Omsätts en evidensbaserad praktik inom socialtjänsten finns en rad utmaningar att anta kring hur socialtjänsten idag arbetar med att utveckla verksamheternas kvalitet och innehåll. Socialtjänsten måste utvecklas mot att i sitt arbete med omsorg, vård och socialt arbete vara mer systematisk i tillämpning av metoder, men också utveckla och säkerställa att metoder används i verksamheten. Kopplingen mellan en evidensbaserad praktik och förbättringsarbete är mycket tydlig och framkommer bland annat i det positionspapper kring en evidensbaserad praktik som Sveriges kommuner och landsting (SKL) arbetat fram. Därmed återges också intentionerna kring den evidensbaserade praktiken i syftet med det arbete som understryks inom ramen för DIALOGEN INITIATIV

13 Förvaltningsledningens målsättningar Socialnämnd och äldrenämnd har lagt fast inriktning och syfte med arbetet i DIALOGEN. Detta underlag har sedan omsatts i socialtjänsten och brutits ned i ett antal målsättningar som socialtjänstens förvaltningsledning antog i samband med verksamhetsplan för Sammanställningen nedan utgör aktuella målsättningar för förvaltningens arbete och inriktning fram till 2018: Gemensamt ledningssystem för kvalitet under våren Lokala resultat- och kvalitetsberättelser för samtliga 200 enheter för verksamhetsåret Genomförda kvalitetsrevisoner för samtliga 200 verksamheter under Samtliga chefer har gått ledarprogram för ständiga förbättringar hösten Förändrad stabsorganisation under våren Införa nytt IT-stöd och utveckla välfärdsteknologin (e-dialogen) Förändrat resursfördelningssystem som stödjer perspektivbytet i och med DIALOGEN. Samlad händelserapportering till nämnd mars Förändrad resultat- och kvalitetsberättelse för nämnden december Kostnadseffektiva processer genom gemensamma och strategiska förbättringar ISO-certifiering inom socialförvaltningen 2016 efterföljt av förvaltningsövergripande certifiering under projekttiden (2017). Utvärdering som visar att arbetet med DIALOGEN stärkt medborgarens egenmakt. Vi har processat oss in i en ny organisation. I efterföljande kapitel kommer vi att utifrån ovan beskrivna målsättningar redogöra för hur ett medborgarperspektiv kan omsättas som en bärande idé och drivkraft för utveckling av socialtjänsten. 1. EN STRATEGI FÖR ATT MÖTA FRAMTIDA UTMANINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 13

14 INITIATIV

15 Kapitel 2 med fokus på medborgaren Inom DIALOGEN har vi alltmer kommit att landa i det gemensamma och förenande salutogena synsättet som det framåtsyftande. När stöd, omsorg och behandling skall ges ska det ske på ett sådant sätt att det frigör och utvecklar medborgarens möjlighet att leva ett värdigt liv samt ge en känsla av sammanhang. Detta innebär att beviljat stöd ska stärka den enskildes behov av meningsfullhet, begriplighet och hanterbarhet. Denna viljeinriktning kommer att utmana mycket av det som idag utgör traditionell socialtjänst allt ifrån detaljstyrning i beslut, regler, rutiner till arbetstidsschema för medarbetare. Kapitel 2 handlar om hur vi i vår evidensbaserade praktik och därmed i DIALOGEN ska lyckas välja arbetssätt, förhållningssätt och metoder som hela tiden stärker såväl barnet-, den unge- samt den vuxne medborgarens perspektiv i mötet med socialtjänsten. 2. MED FOKUS PÅ MEDBORGAREN en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 15

16 Ett salutogent förhållningssätt Ett salutogent arbetssätt bygger på tankegången att socialtjänsten ska göra allt som står i dess makt för att stärka medborgarens känsla av sammanhang. Detta perspektivbyte ges samfällt stöd ifrån de lagstiftningar som styr våra olika verksamheter. Socialtjänstlagen som säger att verksamheten ska bygga på respekt för människors självbestämmande och integritet, från hälso-och sjukvårdslagen som säger att vården ska ges med respekt för alla människors lika värde och för den enskilde människans värdighet samt ifrån Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade som säger; verksamheten skall vara grundad på respekt för den enskildes självbestämmande och integritet. Den enskilde ska i största möjliga utsträckning ges inflytande och medbestämmande över insatser som ges. Oavsett vilket lagrum vi verkar i ska: 2. MED FOKUS PÅ MEDBORGAREN Samhällets socialtjänst på demokratins och solidaritetens grund främja människors ekonomiska och sociala trygghet, jämlikhet i levnadsvillkor och aktiva deltagande i samhällslivet. Socialtjänsten ska under hänsynstagande till människors ansvar för sin och andras sociala situation inriktas på att frigöra och utveckla enskildas och gruppers egna resurser. Verksamheten ska bygga på respekt för människors självbestämmande och integritet. När åtgärder rör barn ska särskilt beaktas vad hänsyn till barnets bästa kräver. Inom ramen för Dialogen kommer förvaltningens arbete därför de närmaste åren tydligare präglas av inställningen att den enskilde medborgaren har ansvar för och förmåga till att besluta om sitt varande och om hur eventuell hjälp ska utformas. Det övergripande målet är och kommer att vara att medborgaren har makt (empowerment) över sin situation och att professionerna behärskar olika medel/metoder för att den enskilde ska nå detta mål. De salutogena kärnvärdena ett hälsofrämjande arbetssätt Salus är hälsans gudinna i romersk mytologi. Det salutogena begreppet myntades av den medicinska sociologen Aaron Antonovsky. Begreppet är en sammansättning av det latinska ordet salus och det grekiska ordet genesis. Salus betyder hälsa, genesis ursprung och tillblivelse. Det salutogena begreppet handlar om hälsans ursprung och framförallt om varifrån vi får kraften att uthärda svårigheter i livet. Svaret på denna fråga är enligt Antonovskys teori en stark känsla av sammanhang. Känsla av sammanhang Denna känsla består av tre komponenter; meningsfullhet, begriplighet och hanterbarhet. Antonovsky menade sig ha funnit en prioritetsordning, där meningsfullhet är av största vikt INITIATIV

17 Känsla av meningsfullhet Meningsfullhet är en motiverande komponent och en upplevelse att ha mening i livet. När en människa med hög grad av meningsfullhet möter svårigheter betraktar han/hon åtminstone en del av dessa som utmaningar värda att satsa energi och engagemang på. Människor som inte anser sig ha något att leva för och någon att leva med upplever inte bara meningslöshet, utan också ointresse och tomhet. De uppfattas som uppgivna och hjälplösa. Människor som saknar mening har svårt att ta emot hjälp, de är också mycket svåra att hjälpa. Dessa människor kan vi endast nå i inkluderande samverkan. Känsla av begriplighet Begriplighet är en upplevelse av att förstå sig själv, sin omgivning och sin tillvaro samt att vara förstådd. Begriplighet är en kognitiv komponent som syftar på i vilken utsträckning vi upplever yttre och inre stimuli. Begriplighet är beroende av våra intellektuella förmågor i form av minne, språk, logik, kreativitet etc. Men också av våra erfarenheter och kunskaper samt det liv vi levt och lever. Med begriplighet följer struktur, ordning, kontroll, förutsägbarhet, trygghet och möjlighet att fatta kloka beslut. Med begriplighet följer också fokuserade känslor. Människor som saknar begriplighet kan uppleva kaos, oro, rädsla och hjälplöshet. Känsla av hanterbarhet Hanterbarhet är en handlingsinriktad komponent och en upplevelse av att genom tillgång till egna och andras resurser kunna möta de krav som olika situationer ställer. En människa med hanterbarhet har balans mellan de belastningar man är utsatt för och de resurser som står till förfogande. Hanterbarhet är beroende av att individen kan, vill, vågar och får använda egna och andras resurser. Obalans relaterat till hanterbarhet kan handla såväl om att vara utsatt för alltför stora belastningar som att ha ett överskott av resurser vilka inte alls tas till vara. I det ena fallet, vid alltför stora belastningar och uppgifter som är oss övermäktiga svarar vi med negativ stress och frustration. Inte sällan kommer ett utåtagerande beteende. Andra gånger svara vi med uppgivenhet. I spåren av att ha ett överskott av resurser som inte tas tillvara följer också passivitet, nedstämdhet och på sikt till och med depression och inlärd hjälplöshet. 2. MED FOKUS PÅ MEDBORGAREN Förklaringarna av komponenterna i begreppet känsla av ett sammanhang är hämtade ut boken En socialtjänst utan retur- ett medborgarperspektiv växer fram Fortbildning AB Stockholm. en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 17

18 2. MED FOKUS PÅ MEDBORGAREN Perspektivbyte kräver mod Att ge ordet och lämna plats gavs ut av Socialstyrelsen 2013 och är en vägledning om brukarinflytande inom socialtjänst och närliggande hälso-och sjukvård. I rapportens inledning konstateras att det i grunden handlar om att införa ett nytt synsätt. Brukarinflytande är något mer än att den enskilde eller en grupp tar emot information. Maktförhållanden mellan dem som får insatserna och professionen förändras. Det traditionella tankesättet, att professionen ska lösa individens situation och den enskilde är mottagaren av insatser är på väg att ersättas av insikten att individen ska kunna vara med och ta aktivt del i beslutet som rör hans eler hennes livssituation. Detta gäller också barn och ungdomar. Men för att ett salutogent perspektivbyte, trots tydligt lagstöd och stöd ifrån vår tillsynsmyndighet, inte bara ska bli något som endast finns som vackra ord i broschyrer, på hemsidor eller som läpparnas bekännelse, måste förutsättningarna vara tydliga om att detta är ett perspektivbyte som kräver förändring av mig som medarbetare och ledare. Alltså inte av andra utan av mig själv. Det handlar om modet att som medarbetare våga ställa frågan till sig själv om det som jag gör i mitt dagliga arbete i mötet med medborgaren frigör och utvecklar enskildas och gruppers egna resurser samt skapar en känsla av sammanhang. Men det handlar också om att det politiska och det förvaltingsmässiga ledarskapet vågar och har mod att ställa samma frågor i det egna ledarskapet respektive i att våga formulera visioner, mål, resursfördela samt sätta avgifter som stärker en känsla av sammanhang och tar riktning mot en värdestyrning som inkluderar ekonomistyrning och inte som vi haft det i offentlig sektor under väldigt lång tid dvs. tvärtom. Socialförvaltningen har för att säkra alla områden inom DIALOGEN formulerat en ledningsförklaring där resan till ett perspektivbyte för medborgarens känsla av sammanhang har formulerats som följer: Vi utgår ifrån medborgarens egen förmåga och resurser för att främja hälsa. Det vi tillsammans åstadkommer ska upplevas som meningsfullt, hanterbart och begripligt INITIATIV

19 Under DIALOGENS framskridande nämns här några initiativ som tagits med salutogen prägel. Kan man mäta hälsa? Att kunna följa upp vad man gör och åstadkommer i en verksamhet är en viktig förutsättning för att kunna förbättra och utveckla. Det som följs upp måste också vara knutet 1 till de mål som är styrande för verksamheten. Det är därför viktigt att utvecklingsarbetet också fokuserar på vad vi följer upp i socialtjänsten. Inom ramen för DIALOGEN har ett utvecklingsarbete påbörjats som handlar om att utveckla och förbättra det vi mäter. Syftet är att förbättra mätning och uppföljning kring olika mått som speglar det salutogena perspektivet. Detta perspektiv fokuserar på faktorer som orsakar och vidmakthåller hälsa. Motsatsen till salutogenes är patogenes, som försöker förklara varför människor blir sjuka. Ett viktigt begrepp som hör till den salutogena forskningen är känsla av sammanhang (KASAM) som utgår från ett hälsoperspektiv där hälsa inte är ett antingen - eller - tillstånd. Utvecklingsarbetet fokuserar på både mätningar av den upplevda hälsan men också mätningar av arbetssätt som på olika vis speglar en salutogen verksamhetsutveckling. 2. MED FOKUS PÅ MEDBORGAREN en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 19

20 2. MED FOKUS PÅ MEDBORGAREN Resursfördelning som stödjer KASAM - verksamhetens mål och inriktning Ett utredningsarbete har påbörjats med syfte att utveckla ett nytt resursfördelningssystem för socialtjänsten. En stor del av resursfördelning är baserad på fasta anslag och är 2 inte följsam när olika verksamhetsförändringar uppstår över tid, men det skiljer också åt mellan de olika funktionerna i vilken utsträckning det finns kompletterande inslag i resursfördelningen kring ersättning utifrån utförda timmar, vårdtyngd etc. Utredningen ska se över gällande resursfördelning i socialförvaltningen och föreslå nytt resursfördelningssystem som stödjer ett salutogent och rehabiliterande synsätt samt sammanhållet för socialtjänst. Resursfördelningssystemet ska dokumenteras i ledningssystem för kvalitet och vara transparent, lätt att förstå och upplevas som rättvist. Målsättningen är att ett framtida resursfördelningssystem ska kunna hantera kvalitetsaspekter på de utförda tjänsterna. Om exempelvis arbetet som socialtjänsten utför kan bidra till att individer kan leva ett mer självständigt liv ska detta premieras i resursfördelningen. Ett framtida resursfördelningssystem ska också ta hänsyn till om leveransen uppfyller personalpolitiska krav om heltidstjänster, frånvaro av delade turer, kontinuitet mm. Eventuellt bör erfarenhet i yrket och utbildningsnivå hos utförande personal också vägas in i resursfördelningen. Utredningsarbetet påbörjades under hösten 2014 och sker i fyra olika arbetsgrupper. Hemteam Vård och omsorgsplanering har stor betydelse för att klargöra individens fortsatta behov 3 av omsorg, vård och rehabilitering efter sjukhusvistelse, oberoende av vårdgivare. Målsättningen är att den enskilde i första hand skall erbjudas insatser i ordinärt boende efter en sjuhusvistelse. Trots detta är det en stor andel personer som går via en korttidsvistelse. Projektet Hemteam påbörjades våren 2013 och är ett projekt som har arbetat med omsorgsoch vårdplaneringar i hemmet för personer över 65 år. Personerna har vistats på sjukhuset och är därefter i behov av samordnad omsorgs- och vårdplanering. I projektet arbetar biståndshandläggare, omsorgs- och vårdpersonal, sjuksköterska/specialistsjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut/sjukgymnast, vilka bildar ett team. Några i teamet möter på avtalad tid upp den enskilde i hemmet. Teamet planerar insatserna för de kommande veckorna, tillsammans med den enskilde i så kallade utredningsbeslut. Utredningsoch rehabiliteringsarbetet påbörjas omgående. Efter två veckor genomförs ett planeringsmöte för att bedöma behov av eventuella fortsatta insatser. Den enskilde garanteras alltid en plats på korttidsenhet om hon/han anser sig inte klara av situationen i hemmet. Resultatet har visat att medborgaren i de allra flesta fall vill återgå till sitt hem men har känt osäkerhet om hur det ska fungera. I de utvärderingar som gjorts av de som gått hem med stöd av hemteam har det visat sig att alla känt sig mycket nöjda och framförallt trygga. Självkänslan har stärkts av att vara oberoende och få möjlighet att kunna bo kvar hemma samt att rehabiliteringsarbetet har kunnat starta omgående i hemmet INITIATIV

21 Ett flöde som börjar i medborgarens egenvård Med stöd av hälso- och sjukvårdslagen kan legitimerad personal (t ex sjuksköterskor) 4 delegera uppgifter till annan personal att utföra dessa. När en process för delegering skulle arbetas fram i socialtjänsten valde man att i första skedet inte fokusera på delegeringen utan man valde att ta sin utgångspunkt i vad den enskilde själv skulle kunna utföra utan delegering. Vidare valde man i ett andra steg att titta på vad den enskilde skulle kunna göra med hjälp av personal. Detta steg benämns egenvård och är viktigt att först klarlägga innan man väljer att överväga exempelvis delegeringar. Resultatet av arbetet blev en process som inte har det professionella perspektivet utan har medborgarens perspektiv på det som sker i flödet. Den fastlagda processen skapar bättre förutsättningar för den enskilde att själv sköta sin hälso- och sjukvård. Personalen ska inte ta över något som den enskilde själv har förmåga att hantera. Processen för delegering av hälso- och sjukvårdsuppgifter är antagen i socialtjänsten sedan 2014 och är en funktionsövergripande process. Den är tillämpbar i hemsjukvård såväl i ordinärt som på särskilda boenden. Processen utgör en aktivitet av flera när det gäller att arbeta med samordning av insatser inom äldreomsorgen. 2. MED FOKUS PÅ MEDBORGAREN en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 21

22 Medborgardialoger för att utveckla äldreomsorgen Under våren 2014 genomförde äldrenämnden så kallade medborgardialoger. Totalt 5 genomfördes fyra dialoger i olika delar av kommunen. Medborgardialogerna innehöll bland annat olika presentationer kring äldreomsorgens utbud och verksamheter. Förutom ledamöter från äldrenämnden deltog företrädare från hemtjänst och hemsjukvård. Vidare belystes olika boendeformer och det salutogena boendet. Det fanns möjlighet att få information om fritt val rörande matkorg samt information från socialtjänstens fritidskonsulenter. 2. MED FOKUS PÅ MEDBORGAREN Det fanns också möjlighet att framföra synpunkter kring den nuvarande och framtida äldreomsorgen. En sammanställning av medborgadialogerna pekar ut ett antal områden som genomsyrade de synpunkter som lämnades från medborgare i anslutning till dialogtillfällena. Flera synpunkter pekade på behovet av att på sikt utveckla fler former av boenden för äldre, exempelvis så kallade trygghetsboenden. Synpunkter framfördes också av behovet kring en mer flexibel myndighetsutövning. Vidare framkom behov av att utveckla fler möjligheter till aktiviteter för äldre. Flera synpunkter pekade också på behovet av en förbättrad personkontinuitet i hemtjänst och hemsjukvård samt att i framtiden satsa på utbildning av personal. Att ta del av medborgarens erfarenheter blir allt vanligare genom olika fokusgrupper och enkäter. Ofta handlar det då om att lyssna in vad medborgare tycker om en viss service eller tjänst som kommunen tillhandahåller. Ett initiativ som går steget längre är utvecklingen av rambeslut inom funktionshinderomsorgen. Detta utvecklingsarbete handlar om att redan i utformningen av ett framtida arbetssätt involvera medborgare så pass tidigt i utvecklingsprocessen att deras kunskaper redan kan tas tillvara på idéstadiet. Genom att medvetet och systematiskt tillvarata berörda medborgares kapaciteter att medverka med sina erfarenheter och synpunkter, utgör medborgarna en helt avgörande kunskapskälla i det praktiska utvecklingsarbetet. Det är en hälsofrämjande lärprocess som kan bidra till meningsfull förbättring för både medborgare och personal. Det aktuella utvecklingsarbetet fokuserar på hur en flexiblare biståndshandläggning skulle kunna utformas och hur den här formen av beslut om bistånd kan omsättas i verksamheten med stöd av genomförandeplaner. I utvecklingsarbetet medverkar medborgare med erfarenhet av kommunens socialtjänst, men också medarbetare inom verksamhetsområdet. Projektet har påbörjats under INITIATIV

23 Hemmahosare Styrgruppen för DIALOGEN har gett förvaltningen i uppdrag att utreda insatsen 6 hemmahosare för barnfamiljer. Insatsen hemmahosare är en insats som fanns inom socialtjänsten vid socialtjänstlagens tillkomst och den kan gott hänföraras till en insats med salutogena förtecken. Hemmahosarna i den dåtida tappningen gav föräldrar/vårdnadshavare praktiskt stöd i föräldrarollen/vuxenrollen. Sedan ett antal år tillbaka finns inte hemmahosare enligt tidigare koncept kvar inom socialtjänsten i Jönköpings kommun, utan andra insatser har istället utvecklats inom den öppna vården. Politikerna i styrgruppen, vilka bland annat representerar områdesnämnderna, har påtalat att insatsen hemmahosare var en bra insats och att den saknas i dagens utbud inom socialtjänsten. Flera kommuner har precis som Jönköping konstaterat behovet och har därför startat verksamheter med hemmahosare enligt dåtida modell medan andra kommuner har gett uppdraget till hemtjänsten, särskilt som där finns medarbetare som både har barn- respektive undersköterskeutbildning. Mot denna bakgrund utreder förvaltningen följande; Hur arbetar Jönköpings kommuns öppenvård med familjer som behöver ett praktiskt och långvarigt stöd? Vad skiljer i uppdragen mellan boendestödjare (funktionshinderomsorgen) och familjestödjare (individ-och familjeomsorgen). Vad skiljer de båda uppdragen åt vad gäller varaktigheten i insatserna? Vad har andra kommuner utvecklat för att ge ett praktiskt och varaktigt stöd till vissa familjer inom öppen vård? Uppdraget skall vara färdigt den och utredaren skall ge förslag på möjliga åtgärder bland annat utifrån andra kommuners erfarenheter kring hemmahosare. 2. MED FOKUS PÅ MEDBORGAREN en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 23

24 INITIATIV

25 Kapitel 3 Organiseringen av arbetet med DIALOGEN För att omsätta arbetet med DIALOGEN till olika initiativ och projekt har det skapats en intern organisation för att leda och stödja verksamhetsutvecklingen. Kapitlet beskriver hur det inre arbetet utvecklats i sina former och strukturer. Vidare beskrivs hur förankringsarbetet fortlöpt och hur olika förbättringsförslag fått utgöra viktiga underlag för ledningen vad gäller att prioritera förbättringsprojekt i verksamheten. Kapitlet beskriver också hur en organisation har samverkat med andra organisationer för att bättre understödja gemensamma förbättringar. Effekterna av detta arbete pekar på positiva utfall för en länsövergripande utvecklingsorganisation. 3. ORGANISERINGEN AV ARBETET MED DIALOGEN en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 25

26 DIALOGENS organisation Socialtjänsten har sedan hösten 2012 arbetat med att skapa en fungerande organisation kring arbetet med DIALOGEN. Organiseringen är gemensam för hela socialtjänsten och där den politiska ledningen ingår. Respektive nämnds presidium (socialnämnd och äldrenämnd) utgör styrgrupp för DIALOGEN tillsammans med ordförande och 2:e vice ordförande i de tre områdesnämnderna. Styrgruppen leds av förvaltningsledningen. Syftet med styrgruppen är att säkerställa en fortsatt politisk ledning och insyn i arbetet med DIALOGEN. Löpande återkoppling till nämnderna har skett genom en stående informationspunkt vid varje nämndsmöte. 3. ORGANISERINGEN AV ARBETET MED DIALOGEN Förvaltningens ledningsgrupp är ledningsgrupp för DIALOGEN och har som uppdrag att löpande stå för prioriteringar, ledning och resursfördelning. Ledningsgruppen har också ansett det viktigt att direktunderställda chefer knyts till att arbeta med ledning och styrning av DIA- LOGEN. Därför har en grupp bildats som fått benämningen arbetsgruppen. I arbetsgruppen har förvaltningens ledningsgrupp, funktionernas områdeschefer, chefer för myndighetsenheten, samt de enhetschefer som är knutna till stab och ledning ingått. Till gruppen har också en kommunikatör varit knuten. Arbetsgruppens uppdrag är att säkerställa en effektiv samordning och koordinering av det arbete som ska genomföras. Arbetet med DIALOGEN har förankrats löpande inom ramen för facklig samverkan. Förankringsarbete kring en gemensam utvecklingsstrategi Under 2013 utökades samordningen av arbetet med DIALOGEN ytterligare. Flera olika så kallade chefsdagar genomfördes på kort tid. Dessa vände sig till de cirka 180 chefer som arbetar i socialtjänsten. Dessa tillfällen fokuserade på att förankra arbetet med DIALOGEN i verksamheten. Förankringsarbetet innebar att olika kartläggningar och prioriteringsarbeten genomfördes genom att varva redovisningar och aktiviteter i blandade grupper. Bland annat lades en första prioritering kring olika processer som cheferna ansåg som viktiga för en förbättrad ledning och samordning. Prioriteringen visade behovet av att arbeta med flöden som fokuserar på samordningen mellan olika verksamhetsområden, brister och förtjänster vad gäller den interna kommunikationen och ett annat förankringsarbete fokuserade på att cheferna i förvaltningen fick i uppdrag att involvera medarbetare i att ge förbättringsförslag. De insamlade förbättringsförslagen utgick från ett gemensamt informationsmaterial som visade framtida utmaningar för socialtjänsten. Förankringsarbetet resulterade i att 1500 förbättringsförslag kunde samlas in. En sammanställning av förslagen pekade på att det fanns tydliga gemensamma teman som återkom oavsett verksamhetsområde. De olika förbättringsförslagen har utgjort viktiga områden för prioriteringar av initiativ och förbättringar. Kopplingen syns tydligt mellan de olika 100 initiativ som beskrivs i denna rapport med de förbättringsförlag som i sammanfattning redovisas här. Sammanställning ger en kortfattad bild av vad som återkommande lyfts fram i de olika förbättringsförslagen: INITIATIV

27 Utveckla fler tjänster som är anpassade till hur brukare och närstående lever idag så som e-tjänster samt utveckla arbetssätt som tar tillvara medborgarens resurser och förmågor. En väg in för medborgare oavsett behov. Systematisera fortbildning genom att lägga fast utbildningsnivåer. Följa upp utbildningar vad kan man efteråt. Utbilda med stöd av ny teknik. Hitta former så att folk får prova våra yrken och upptäcka hur bra de är (exempelvis trainee). Bättre och tydligare rutiner. Flera arbetssätt och metoder kan vara gemensamma oavsett verksamhetsområde. Prova och utvärdera nya arbetssätt i liten skala genom ständiga förbättringar. Använda bättre metoder så att vi vet att vi gör saker som ger effekt. Tydliggöra för medborgaren vad man kan förvänta sig, men också vara bättre på att marknadsföra vad vi gör. Ge information om vad medborgaren själv kan göra. Förbättra den interna kommunikationen. Mer teknik och hjälpmedel i hemmet som stöd för medborgaren. Utveckla bättre teknik för effektivare dokumentation. Förbättra hårdvara och tillgängligheten till datorer. Bättre förutsättningar genom löner, fortbildning och handledning. Utveckla friskvård. Parallellt med förankringsarbetet i verksamheten involverades också förvaltningens staber. De som deltog var bland annat utvecklingsledare, PA-konsulter/strateger med syfte att fokusera på rollen som stödjande funktion i kommande utvecklings- och förändringsarbeten. Under hösten 2013 fattade ledningsgruppen beslut om att förstärka samordningen kring DIALOGEN genom att permanent skapa en så kallad chefs- och stabgrupp. Till denna grupp knöts samtliga chefer, fackliga företrädare och nyckelpersoner i stab och ledning. Sammantaget utgörs gruppen av cirka 220 medarbetare i förvaltningen som sedan januari 2014 träffats en halvdag i månaden kring det gemensamma utvecklingsarbetet. Denna grupp hade som syfte att stärka den interna kommunikationen och öka involveringen i arbetet med DIALOGEN. Varje träff har bland annat innehållit sammanställningar av prioriterade budskap för chefer att kommunicera vidare i organisationen. Budskapen har varit en del i en övergripande kommunikationsplan rörande arbetet med DIALOGEN. 3. ORGANISERINGEN AV ARBETET MED DIALOGEN en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 27

28 Förbättrade förutsättningar för framgångsrikt utvecklingsarbete Ytterligare initiativ som tagits vad gäller att utveckla samordning och ledning av arbetet kring DIALOGEN har rört gränsdragningen mellan den politiska ledningen och förvaltningen. Ett fungerande samspel mellan politik och förvaltning är en viktig förutsättning för att långsiktigt arbeta för en gemensam utveckling av socialtjänsten. Utvecklingsarbetet har bland annat omsatts i gemensam utbildning för berörda nämnder och chefer i förvaltningen, men också resulterat i att arbets- och beslutsprocesser för nämnderna har kartlagts. Syftet med arbetet har varit att lyfta fram betydelsen av ett fungerande samspel mellan politik och förvaltning snarare än att försöka finna och definiera olika gränsdragningar. 3. ORGANISERINGEN AV ARBETET MED DIALOGEN En annan förändring som haft som syfte att skapa bättre förutsättningar för arbetet med DIA- LOGEN rör stab och ledning. Huvuddelen av socialtjänstens stab har sedan 2004 varit organiserad under de olika funktionsområdena. DIALOGEN som utvecklingsstrategi har fokuserat på den sammanhållna socialtjänsten genom att se möjligheter i det som kan vara gemensamt utvecklingsarbete mellan de olika funktionsområdena. Under 2014 fattade ledningsgruppen beslut om en ny organisation för en gemensam stab och ledning. Detta innebär att inom befintliga ramar omdisponera socialtjänstens stab till åtta enheter med en tydligare inriktning mot gemensamma områden såsom utbildning, lokalförsörjning, strategiarbete, projektledning med mera. Det sammantagna syftet var att staben bättre kunde stödja arbetet med DIALOGEN genom att utveckla och ta tillvara de samordningsvinster som uppstår då olika kompetenser knyts samman i en gemensam organisation. Den nya stabsorganisationen trädde i kraft den 1 maj En kompletterande förändring genomfördes fem månader senare i september Handläggare inom äldreomsorg och funktionshinderomsorg flyttade organisatoriskt från den gemensamma staben till sina respektive funktionsområden. Det innebar att den så kallade myndighetsenhetens två chefer med medarbetare knöts till respektive funktionsområde. Förändringen var en effekt av ett ökat behov av tätare samverkan mellan handläggare och verksamhet för att säkra en kontinuerlig kommunikation vid planering och genomförande av olika insatser INITIATIV

29 Förbättringsarbete och ekonomiska effekter Arbetet med DIALOGEN har ett tydligt fokus på att stärka medborgaren som medskapare i det stöd som socialtjänsten utför. En sådan omställning ska också ske på ett sådant sätt att socialtjänsten håller sig till de ekonomiska ramar som den framtida välfärden kan bära. Denna utmaning kräver att arbetet med DIALOGEN måste knytas till socialtjänstens och kommunens budget- och planeringsprocesser. Internt i förvaltningen har detta arbetssätt fått benämningen Vip-DIALOGEN och bland annat präglat förvaltningens arbete med så kallade investeringsplaner, dvs. beredning av kommunens långsiktiga budget för kommande treårsperiod. Vip-DIALOGEN har handlat om att utgå från möjliga förbättringar för medborgaren som också kan ge effektiviseringar i verksamheten. Genom att arbeta med omvärldsbevakning och interna utredningar har förslag till gemensamma förbättringar för socialtjänsten kartlagts för att sedan kostnadsberäknas med fokus på möjliga effektiviseringar. Sammantaget har förbättringar värderats i ljuset av ekonomiska effekter, vilket inneburit att arbetet med utveckling integrerats med budgetplanering kring ekonomiska förutsättningar. På längre sikt ska DIALOGEN vara en självklar del av ledning och styrning av socialtjänsten. I dess förlängning är det en utvecklad ledningsfilosofi som präglar vardagsarbetet i omsorg, vård och socialt arbete och där förbättringsarbetet sker löpande, systematiskt och omfattar alla olika verksamheter, professioner och nivåer i organisationen. 3. ORGANISERINGEN AV ARBETET MED DIALOGEN en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 29

30 Utvärdering och följeforskning En utvärdering av DIALOGEN har fokus på om utvecklingsarbetet bidrar till nytta och förändring för medborgaren. Att fokusera på detta i en utvärdering är självfallet en utmaning, men samtidigt ett av de bärande skälen med att utveckla socialtjänsten. Under 2013 har olika initiativ tagits för att identifiera de förbättringsprojekt i DIALOGEN dit utvärderingsarbetet kan kopplas. Under 2014 har planeringen mer omsatts i praktiskt utvärderingsarbete, kvaliteten på utvärderingen har varit i fokus både när det gäller metodik och kompetens hos utvärderaren för att räknas som så kallad följeforskning. Att knyta följeforskning till DIALOGEN bygger på principer om en interaktiv forskning. 3. ORGANISERINGEN AV ARBETET MED DIALOGEN Det som är unikt med interaktiv forskning är att den utgår från frågor som är relevanta för verksamheten, att den ska resultera i något som alla anser vara värdefullt, samt att den bygger på engagemang, delaktighet och nära samarbete mellan forskare, medborgare och verksamhet. I interaktiv forskning har forskaren, verksamheten och medborgaren olika roller och en grundförutsättning är att finna former för en systematisk dialog och på så sätt bidra till en demokratisk kunskapsutveckling, där alla är med och påverkar processen. Forskarens uppgift är att definiera och följa processer, reflektera, analysera samt skapa arenor där verksamhet och medborgare själva kan hitta möjligheter till förbättring. Med utgångspunkt i en interaktiv forskning ska följeforskningen syfta till att stödja och kritiskt beskriva hur arbetet med DIALOGEN som strategi för en sammanhållen, innovativ och hållbar socialtjänst genomförs i socialtjänsten. Återkoppling av resultat görs primärt till ledningsorganisationen som finns för arbetet med DIALOGEN. Att utveckla i samverkan med andra Under 2013 har flera beslut tagits som inneburit en tydligare organisation för förbättringsarbete, medfinansiering samt säkring av kvalitet i samverkan med kommuner och landsting i Jönköpings län. Det har varit en strategisk viktig fråga om man ser till de omvärldsförändringar och de utmaningar socialtjänsten står inför. Att enbart driva ett förändringsprogram som alltför ensidigt fokuserar på det interna arbetet kommer inte att bli framgångsrikt om man inte samtidigt ser möjligheterna att i samverkan med andra uppnå mer långtgående resultat än man som organisation själv förmår att genomföra. Det är av betydelse att samverkan tydligt präglas av inställningen att den enskilde medborgaren har ansvar och förmåga till att besluta om sitt varande och om hur eventuell omsorg, vård och behandling skall utformas. Den enskilde ska ha makt över sin egen situation samt vetskap om att professionerna behärskar olika medel och metoder för att medborgaren ska uppnå sina mål. Verksamhetsutvecklingen ska även omfatta de kunskaper som medborgaren bidrar med. Ledningsgruppen för samverkan kommun landsting (KOLA-gruppen) har under 2013 på uppdrag av Läns-LAKO utvecklat ett ledningssystem för samverkan rörande de målgrupper INITIATIV

31 som sammanfaller med respektive verksamheters ansvarsområde. Ledningssystemet för samverkan tar sin utgångspunkt i en sammanhållen vård och omsorg som utgår från medborgarens behov och fokuserar på att uppnå bästas möjliga kvalitet. Till KOLA-gruppen finns en chefsgrupp för förankring och dialog inför nya satsningar. Chefsgruppen sammanträder tre gånger per år och utgörs av länets samtliga socialchefer, sjukvårdsdirektörer och primärvårdsrepresentant. I gruppen ingår också länets skolchefer. I nuläget finns tre strategigrupper; barn och unga, psykiatri/missbruk samt äldre. Strategigrupperna ansvarar för omvärldsbevakning, nationella överenskommelser, att utforma vägledande dokument med mera. Vidare ska man ta fram en årlig handlingsplan för sitt ansvarsområde som innehåller utvecklingsområden och arbetsfördelning mellan kommun och landsting, 3. ORGANISERINGEN AV ARBETET MED DIALOGEN Strategigrupperna består av en chef från kommun respektive landsting från vardera länsdelen dvs. sex personer. En av dessa är ledamot i KOLA. I Barn och unga ingår även tre skolchefer. Det utvecklings- och förbättringsarbete som bedrivs i samverkan ska vara evidensbaserat och ta sin utgångspunkt i bästa tillgängliga vetenskapliga kunskap, medborgarens erfarenheter och förväntningar samt professionens kunskaper. Forskningen ska vara en naturlig del i arbetet och vara nära knuten till verksamheterna. Det gemensamma arbetet ska kontinuerligt följas upp och utvärderas. Till stöd för ett sådant arbetssätt finns bland annat Jönköping Academy en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 31

32 for Health and Welfare, ett samverkanscentrum, mellan högskolan, Landstinget och länets kommuner för praktiknära forskning. Övriga stödfunktioner är FoUrum, ett utvecklingspartnerskap med uppdrag att stödja kommunerna i att utveckla kvaliteten inom socialtjänsten. För att omsätta länsövergripande samverkan har ett ytterligare utvecklingsarbete pågått under 2013 för att på lokal nivå stärka arbetet med samverkan och gemensamt driva ett systematiskt utvecklingsarbete. Sjukvårdsdirektören för Jönköpings sjukvårdsområde, primärvårdschefen för Bra Liv, samt socialcheferna i Habo, Mullsjö och Jönköping har beslutat att gemensamt arbeta för att lokalt utveckla och omsätta länsgemensamma beslut för samverkan rörande de målgrupper som sammanfaller med respektive verksamheters ansvarsområde. Arbetet samordnas och löper parallellt med länsgemensamma strukturer för samverkan. 3. ORGANISERINGEN AV ARBETET MED DIALOGEN Förbättrad samverkan med länets kommuner Våren 2014 utvärderades ytterligare en viktig plattform för utvecklingsarbete, FoUrum, som ägs enbart av kommunernas socialförvaltningar i Jönköpings län och finansieras till 10 % genom ett årligt verksamhetsbidrag från kommunerna. Den övriga finansieringen sker genom andra externa aktörer, idag finns ett 30-tal utvecklingsprojekt. Under 2013 fanns ett 40-tal utvecklingsledare, nio doktorander, en forskningsstrategisk grupp och olika samverkansformer med bland annat landstinget. All personal är i huvudsak medarbetare från länets olika kommuner som via tjänsteköp knyts till verksamheten i olika projekt. Det gäller även Jönköpings kommun, vilket bidragit till att olika uppdrag över tid kunnat förläggas till det länsgemensamma arbetet. Budgeten för FoUrum var på cirka 20 miljoner för Det har skett en expansion av verksamheten och samtidigt en utveckling av olika samverkansformer och kontakter på regional och nationell nivå, delvis även på transnationell nivå. Enligt utvärderingen är kontakterna med kommunerna omfattande och fungerar väl med chefer och alla berörda, och FoUrum har varit mycket framgångsrikt i flera avseenden, bland annat när det gäller extern finansiering. En allmän och sammanfattande bedömning är att kommunerna får valuta för de pengar man satt in i FoUrum. De får en verksamhet med högre kvalitet till en lägre kostnad. FoUrum har inneburit att man skapat eller förstärkt en regional struktur för INITIATIV

33 samverkan och utveckling. Man kan tala om en regional utvecklingsorganisation, dvs. något som skapats på en regional nivå för att stödja enskilda kommuner i deras utvecklingsarbete. Enskilda kommuner samverkar för att lösa uppgifter på ett bättre och mer ekonomiskt sätt än vad de kan göra var för sig. I kommande kapitel finns flera initiativ beskrivna där socialtjänsten i samverkan med FoUrum genomfört olika förbättringsprojekt. Sammantaget har Jönköpings socialtjänst bidragit med att stärka den interna organisationen för utveckling och förbättring parallellt med andra driva utvecklingsarbete under gemensam ledning och styrning. I kapitel 4-12 kommer vi att redovisa en majoritet av de 100 initiativ som fått utgöra exempel på olika processer som påbörjats inom ramen för DIALOGEN. Initiativen speglar alla olika verksamhetsområden i socialtjänsten. De belyser också olika initiativ i allt från verksamhetsnära förbättringar till olika startegiska utvecklingsprojekt. 3. ORGANISERINGEN AV ARBETET MED DIALOGEN en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 33

34 INITIATIV

35 Kapitel 4 Mål och Resultat För att veta att man gör rätt saker måste man veta vart man ska. Att följa upp sitt arbete och visa resultat handlar bland annat om att kunna påvisa att arbetssätt och metoder är till nytta för medborgaren. För att lyckas med detta krävs att socialtjänsten tydligare måste utvecklas mot att vara mål- och resultatstyrd. De resultat som följs upp och sammanställs ska spegla de mål som tagits fram för verksamhetens kvalitet och innehåll. I detta kapitel beskrivs några exempel på genomförda uppföljningar där redovisningen av resultat tydligt har medborgaren i fokus. Olika uppföljningar lyfts fram där utveckling av jämförelser med andra kommuner möjliggör för medborgaren att värdera socialtjänstens verksamheter. Hur målarbetet omsätts på lokal nivå utgör ytterligare exempel på resultatstyrd verksamhetsutveckling. 4. MÅL OCH RESULTAT en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 35

36 4. MÅL OCH RESULTAT Nationellt pionjärarbete jämför med metoden Signs of Safety Metoden Signs of Safety syftar till att på ett mer strukturerat sätt göra riskbedömningar 7 kring barn som riskerar att utsättas för våld. Genom att kartlägga risker i samverkan med nätverket runt barnet görs säkerhetsplaner som omsätts i olika insatser. Socialtjänsten i Jönköpings är nationellt en av några få kommuner som valt att arbeta med metoden på ett systematiskt sätt. Tidigt har ledningen valt att säkerställa en utvärdering av hur metoden används. Ett unikt samarbete har därför utvecklats med Stockholms stad. Samarbetet fokuserar på att utvärdera metoden på ett likartat sätt för att kunna göra jämförelser mellan kommunerna. Utvärderingen kommer pågå under 2-3 år. Socialförvaltningen i Jönköping ansvarar för utvärderingen och samordnar arbetet med den jämförande rapporteringen. Resultaten visar att Jönköpings kommun har ett mer systematiserat införande av metoden. Det finns en tydligare organisation kring ledning och styrning, samt stöd och utbildning till handläggare jämfört med de olika stadsdelarna i Stockholms stad. Den största förbättringspotentialen för Jönköping finns vad gäller tillämpningen av metoden. Här återfinns begränsningar i hur man använder metodens olika verktyg. Vidare finns en förbättringspotential kring hur man involverar nätverket runt barnet i bedömningar och åtgärder. Jämförelser av resultat för ensamkommande flyktingbarn Förvaltningen ingick 2012 avtal med Vårsol SARA avseende mottagandet av ensamkommande flyktingbarn. Sammantaget rör upphandlingen 6 asylplatser och ansvar för de 8 ungdomar som fått uppehållstillstånd. I avtalet lades stor vikt vid att arbeta med barnens skolresultat, då utvärderingar och forskning visat att de som har godkända skolbetyg har betydligt större möjligheter att integreras i samhället. Målet är att alla ungdomarna ska nå minst grundskolenivå vid senast 19 års ålder. Ett annat viktigt fokus har varit hur stor andel av ungdomarna som kräver behandlingsplacering på Hem för vård och boende (HVB-hem) eller motsvarande INITIATIV

37 Ett mål är att det inte ska vara fler än 10 % som kräver vård utanför Vårsol SARA. Vårsol SARA redovisar att de satsat stora personalresurser på att stödja ungdomarna i skolarbetet och att få till ett bra samarbete med de aktuella gymnasieskolorna. Hur snabbt ungdomarna kan ta till sig svenska språket påverkas av om de har skolbakgrund eller inte när de anländer till Sverige. Mottagande av ensamkommande flyktingbarn är ett område med få uppföljningar av utfall och resultat. Ett unikt samarbete har initierats av Jönköpings kommun under 2013 där Vårsol SARA medverkat i utvecklingen av ett uppföljningssystem med fem kommuner i länet. Genom att löpande följa upp arbetet inom respektive kommun kan man göra jämförelser och skapa ett lärande kring metoder och arbetssätt. Till projektet har forskning knutits med fördjupade intervjuer. Lönesamtal med fokus verksamhetens kvalitet och resultat Årligen genomförs lönerevisioner i Jönköpings kommun med stöd av nationella och 9 lokala avtal med fackliga organisationer. Utifrån dessa avtal ska arbetsgivaren fördela lönemedel till de olika verksamheterna och enheterna. Cheferna ansvarar därefter för att fördela lönemedel till medarbetarna på enheten. Under 2013 har socialtjänsten i samverkan med fackliga organisationer utvecklat och tydliggjort de kriterier som ska vara bärande för varje medarbetares löneutfall. I detta arbete har man fokuserat på att kriterierna ska avspegla verksamhetens mål och kvalitet. Socialtjänsten har därför valt att bryta ned lönekriterierna efter den målstyrningsmodell man arbetar med i socialtjänsten (balanserad styrning). På detta vis förtydligas kopplingen mellan ett löneutfall och verksamhetens resultat. Parallellt med detta arbete har också en utbildning av samtliga medarbetare i socialtjänsten genomförts med fokus på lönesamtal och löneutfall. Socialtjänstens nya lönekriterier började gälla under MÅL OCH RESULTAT en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 37

38 4. MÅL OCH RESULTAT Utvärdering av metoden Paired reading med fokus på förbättrade skolresultat Tidigare forskning har pekat på att placerade barn får sämre skolbetyg och har generellt 10 sämre stöd vid studier och skolarbete jämfört med övriga barn. Generellt uttryckt verkar det som skolarbetet inte får samma prioritering för placerade barn jämfört med gruppen övriga barn. Under 2012 har man i Jönköpings län provat metoden paired reading. Metoden går ut på att familjehemsföräldrar läser för barn enligt en viss högläsningsmetod cirka 3 gånger i veckan. Metoden har prövats i cirka 50 familjehem (cirka 25 stycken i Jönköpings kommun). Resultatet visar att flera barns läsförmåga har förbättrats vid objektiva tester. Barnen och familjehemsföräldrarnas egen skattning visar också på positiva trender vad gäller barnens läsförmåga. En bieffekt av metoden är också att både barnen och familjehemsföräldrarna skattar att deras relation har förbättrats och stärkts, vilket inneburit att andra rutiner i hemmet kunnat underlättats. Sammantaget pekar studien på att metoden får anses vara framgångsrik och en bredare tillämpning av metoden är av hög relevans. Sammantaget visar detta arbetssätt på tydliga resultat som är till nytta för det enskilda barnet och är därmed ett exempel på hur socialtjänsten kan arbeta med att pröva nya metoder och visa på en tydlig nytta i utfall och resultat INITIATIV

39 Till nytta för medborgaren jämförelser av mått om kvalitet Socialtjänsten har under 2013 och 2014 varit delaktiga i ett kommungemensamt arbeta 11 att förbättra redovisningen av kvaliteten i kommunen genom att delta i det nationella projektet Kommunernas kvalitet i korthet. Genom projektet görs det möjligt att genomföra jämförelser med andra kommuner i landet i ett antal verksamhetsspecifika områden. Projektet organiseras genom föreningen Riksföreningen för kommunala analyser. Genom att samarbeta med övriga kommuner sätter man gemensamt en standard för hur olika mått ska tolkas och definieras. Syftet med samarbetet är att finna så jämförbara mätningar som möjligt mellan de deltagande kommunerna. Genom att arbeta gemensamt med hur mätningar ska genomföras och tolkas säkerställs att jämförbara resultat är likvärdiga. Uppföljningen för 2013 visade på goda resultat för socialtjänstens ansvarsområde i Jönköpings kommun. Sammanställningen pekade även på flera förbättringsområden. Framförallt uppmärksammades socialtjänstens resultat vad gäller personkontinuitet i ordinärt boende, vilket var högre än det nationella medelvärdet. Utfallet har bland annat inneburit att äldrenämnden antagit särskilda målsättningar kring personkontinuitet samt beslutat om en service och värdighetsgaranti med inriktning mot personkontinuitet i ordinärt boende. Modell för lokal uppföljning - LOKE LOKE står för lokal evidens och är en modell för lokal uppföljning av kommunal 12 öppen- och heldygnsvård som riktar sig till personer med missbruks- och beroendeproblematik. Målet är att skapa ett system för kontinuerlig och systematisk dokumentation och analys. I Socialtjänsten har man inom missbruks- och beroendevården arbetat aktivt med att förbättra uppföljning av verksamheten med stöd av metoden. Positiva erfarenheter med modellen är att den stödjer arbetet i att finna former för systematiska uppföljningar. LOKE som metod kan också generera ny kunskap som kan komma klienterna direkt eller indirekt till godo. Som stöd i arbetet med att tillämpa metoden har berörda verksamheter deltagit i utvärderingsverkstäder organiserade genom FoUrum. Utvärdering av dessa verkstäder visar att deltagarna var nöjda med arbetsformen och speciellt med möjligheten att få dela erfarenheter med andra som håller på med samma uppföljningsarbete. 4. MÅL OCH RESULTAT en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 39

40 Säkrare jämförelser i samverkan med kommuner i Jönköpings län I samverkan mellan Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Socialstyrelsen görs så 13 kallade öppna jämförelser inom både socialtjänst och hälso- och sjukvård. Syftet är att stimulera kommuner och landsting att analysera sin verksamhet, lära av varandra, förbättra kvaliteten och effektivisera verksamheten. I Jönköpings län samlas kommunerna för att göra gemensamma tolkningar och analyser av resultaten; alla resultat presenteras dessutom i länsrapporter sammanställda av FoUrum. Genom detta nationellt unika och uppmärksammade samarbete har man säkerställt att inrapportering av mätningar och mått görs på ett enhetligt sätt i länets kommuner. Genom samarbetet har också former för sammanställningar och analyser utvecklats. Bland annat har ett särskilt delprojekt genomförts under 2014 där man utvecklat metoder för att bättre kunna analysera aktuella mätningar genom så kallade avvikelseanalyser. Detta utvecklingsarbete har genomförts i samverkan med Riksföreningen för kommunala analyser. En utvärdering av projektet pekar på tydliga fördelar med den här typen av samarbete. Vidare pekar man på tydliga fördelar med att arbetet integrerats i de ordinarie strukturerna för samverkan genom att arbeta mot de nätverk av chefer som finns organiserade i länet. 4. MÅL OCH RESULTAT Smarta mål leder verksamhetsutvecklingen framåt En viktig del av utvecklingsarbetet handlar om att kunna sammanställa och formulera 14 mål för verksamheten. Det är viktigt att målen är utformade på ett sådant sätt att de är styrande för arbetet i vardagen. I dagligt tal pratar man därför om betydelsen av så kallade Smarta mål som är ett sätt att säkerställa att de mål man arbetar med är uppföljningsbara och kända i verksamheten. Inom funktionshinderomsorgen har man i sina två intraprenader (upphandlad verksamhet) arbetat med att för sina respektive verksamheter utveckla arbetet med mätbara och uppföljningsbara mål. De har också fokuserat på att arbeta fram styrande mål som kan vara gemensamma för de fem gruppbostäder som omfattas av deras ledningsansvar. Målen har bland annat lett fram till en miljödiplomering för verksamheten INITIATIV

41 Förbättrade resultat i samverkan kring de mest sjuka äldre Med stigande ålder ökar sannolikheten för att få en kronisk sjukdom och att drabbas av 15 flera samtidigt förekommande sjukdomar och symptom. Gruppen äldre med komplexa vårdbehov ökar också i takt med att den medicinskt tekniska utvecklingen går framåt och befolkningens ålder stiger. En mängd olika verksamheter och sätt att organisera vård och omsorg strålar samman i vardagen för att möta äldre som har omfattande behov. Olika nationella studier som genomförts har identifierat brister och hinder i vården och omsorgen kring denna målgrupp. Studier har bland annat visat att den äldres vård och omsorg sker utan långsiktig uppföljning och samplanering samt att de olika delarna i vård- och omsorgssystemet agerar reaktivt på händelser och risker istället för att arbeta förebyggande. I samverkan med landstinget i norra sjukvårdsdistriktet och med kommunerna Mullsjö och Habo har ett lokalt förbättringsarbete genomförts med fokus på gruppen mest sjuka äldre. En gemensam organisation för samverkan har byggts upp under 2013 som varit av betydelse för att stärka samordning och prioriteringar. Samverkan har bland annat resulterat i att antalet undvikbara slutenvårdstillfällen på sjukhus har minskat under 2013 och Likaså har förskrivning av olämpliga läkemedel och förskrivning av antiinflammatoriska läkemedel minskat under samma period. Likaså har registrering av det preventiva arbetet förbättrats för gruppen mest sjuka äldre. När brukarens värdering är i fokus för verksamhetens mål Skärstadals äldreboende är ett äldreboende med 48 stycken lägenheter och är ett av 16 kommunens större boende. Under ett antal år har man genomfört brukarunderökningar i verksamheten och resultat har kunnat redovisas för de olika enheterna. På boendet har man fokuserat på områden där man utifrån brukarnas och närståendes upplevelser av verksamheten kan göra förbättringar. I uppföljningen 2012 hade enheten en generellt hög nöjdhet. Det fanns dock en förbättringspotential inom områden som rörde brukarens upplevelse av utevistelse samt aktiviteter på boendet. Under kommande verksamhetsår var dessa frågor i fokus. Det handlade om förbättringar av utbud och innehåll, men också att ge bättre information om vilket utbud av aktiviteter som fanns att tillgå. Målen har hela tiden varit tydligt kopplade till brukarens syn på verksamhetens innehåll och detta har därmed blivit styrande för kommande uppföljning. Under efterföljande år har verksamheten haft tydliga och förbättrade resultat inom de områden man valt att fokusera på. 4. MÅL OCH RESULTAT en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 41

42 Resultat- och kvalitetsberättelser Att redovisa mål och resultat har många olika syften. Ett syfte kan vara att gentemot 17 medborgare vara transparent i redovisning av vad verksamheten har för inriktning, mål och kvalitet. Efterfrågan från medborgare och förtroendevalda har också varit en transparens kring att redovisa inriktning, mål och kvalitet för olika enheter, dvs. att man ska kunna få en uppfattning om hur olika boenden eller enheter arbetar och presterar. Ett initiativ inom ramen för DIALOGEN är att utveckla en lokal och enhetsspecifik redovisning. Arbete ska resultera i så kallade Resultat- och kvalitetsberättelser. Arbetet inleddes under 2013 med att ta fram en enhetlig struktur för dessa rapporter samt att säkerställa ett innehåll per enhet. Eftersom många enheter är relativt små kan man inte enbart arbeta med statistik som redovisningsform utan det måste också baseras på en mer kvalitativ uppföljning. Den gemensamma formen för resultat- och kvalitetsberättelser utvecklades under 2013 så att den i delar också överensstämmer med Socialstyrelsens författning rörande dokumentation av det systematiska kvalitetsarbetet. Under hösten 2014 påbörjades planering av aktuella sammanställningar. 4. MÅL OCH RESULTAT INITIATIV

43 Preventivt arbete ger goda resultat kring trycksår och tryckskador Trycksår är en smärtsam komplikation som även innebär en stor samhällskostnad. 18 Prevention av trycksår är alltid en fördel för den enskilde patienten och billigare än behandling. Den allra största andelen som drabbas av trycksår är äldre, de utgör 80 % av alla som får trycksår. Socialtjänsten har valt att arbeta med en målsättning att minska trycksår i äldreomsorgens särskilda boenden. I Socialtjänsten har en särskild såransvarig sjuksköterska arbetat med strukturerade möten där samtliga professioner kring den enskilde samlats och haft dialog kring sitt- och liggmiljö. Det vill säga hur används madrasser och dynor på ett korrekt sätt? Ytterligare faktorer som diskuterats är förflyttningshjälpmedel, kost, inkontinenshjälpmedel, hudvård, tryckavlastande hjälpmedel, behov av utbildning etc. Speciellt riktade dialoger och åtgärder har genomförts för de boende som ansågs ha störst behov enligt trycksårmätningar. Kontinuerliga utbildningar i ämnet för sjuksköterskor, undersköterskor, och vårdpersonal har genomförts. Resultat av så kallade trycksårsmätningar visar att för 2013 har socialtjänsten kraftigt minskat antalet trycksår/tryckskador. Socialtjänstens medeltal för tryckskador/trycksår var 6,7 % för det aktuella verksamhetsåret. Medeltalet i riket var 12 % i motsvarande mätningar, vilket visar på hur en medveten strategi kring förebyggande arbete kan ge goda utfall för den enskilde medborgaren. 4. MÅL OCH RESULTAT en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 43

44 INITIATIV

45 Kapitel 5 Ständiga förbättringar Ständiga förbättringar är det utvecklingsarbete där alla kan bidra. Allas delaktighet i det systematiska förbättringsarbetet är både den stora möjligheten och den stora utmaningen. Att förbättra handlar bland annat om att utmana sig själv och sin omgivning genom att ifrågasätta det som är gängse. Att i liten skala systematiskt pröva, göra och utvärdera är den bärande idén i allt förbättringsarbete. I detta kapitel ges olika exempel på hur ett systematiskt förbättringsarbete brutits ned till ständiga förbättringar genom att bli en del av det dagliga arbetet i vård, omsorg och behandling i socialtjänsten. 5. STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 45

46 Hemtjänsten i Bankeryd fokuserar på att göra bättre Bankeryds hemtjänst har sammantaget ett 30-tal medarbetare som ger vård och omsorg 19 till 130 personer i och kring samhället Bankeryd. Samhället har cirka 8700 invånare och ligger i västra delen av kommunen. Bankeryds hemtjänst är den största enheten av kommunens hemtjänstenheter och utför varje månad cirka 3500 beviljade timmar. Chef och medarbetare har arbetat mycket med att få ständiga förbättringar att vara en del i det ordinarie och löpande arbetet. Det har varit viktigt att se att förbättringar kan omsättas i stort och smått. Man har prioriterat att ha många förbättringsarbeten igång samtidigt så att det kan ske löpande avstämningar kring pågående förbättringar. Det är också viktigt att alla medarbetare kan bidra inom olika förbättringsområden. I enhetens arbete med ständiga förbättringar har man också försökt att visualisera på olika sätt för att göra arbetet enkelt och överskådligt. Enhetens förbättringsarbete har uppmärksammats i socialtjänsten och medarbetare på enheten har tagit emot åtskilliga studiebesök. 5. STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR Rutinkort sparar tid på gruppbostaden Borstingevägens gruppbostad är en enhet inom funktionshinderomsorgen. Arbetet med 20 ständiga förbättringar är en effekt av att man på enheten tyckte att arbetet inte riktigt flöt på som man ville. Mycket tid gick åt att diskutera hur man skulle göra kring olika rutiner i verksamheten. Trots att man lade tid på att diskutera sina rutiner blev det ändå olika beroende på vem som arbetade. Det blev också en del fel i bland annat beställning av varor och mat. Att det blev fel och att tid gick till att prata om hur olika saker skulle utföras bidrog heller inte till att förbättra stämningen i arbetsgruppen. Det blev heller inte mer tid över till de som bor på enheten. Enhetschefen tog initiativ till att börja arbeta med ständiga förbättringar. Förbättringsarbetena hade som främsta syfte att kartlägga och säkerställa ett mer enhetligt arbettssätt. Ur arbetet kom så kallade rutinkort, korten är en effekt av en tydlig arbetsordning för hur gemensamma rutiner ska tas fram, beslutas och följas upp. Genom att alla har möjlighet att tycka till, men att det också finns en tydlighet kring att en viss rutin ska gälla, så har det blivit en bättre följsamhet kring det man kommit överens om. Idag lägger man mindre tid på att diskutera rutiner och mer arbete kan läggas på verksamheten med fokus på det som skapar värde för de boende INITIATIV

47 Förbättringar engagerar på Bruksborg Bruksborg är ett boende med tillsyn dygnet runt som är knutet till socialtjänstens missbruks- och beroendevård. Målsättningen är att stödja samt motivera till en förändring 21 av de boendes livssituation. Bruksborgs insatser baseras på den vårdplan som handläggaren upprättar. Kontaktmannaskap bygger på strukturerade samtal med stödjande och motiverande inriktning (MI) samt återfallsprevention. Personalen medverkar i utformandet av individuella arbetsplaner rörande stödkontakter, social färdighetsträning, fysisk träning m.m. På enheten arbetar 13 personer och man har valt att få med alla personal i förbättringsarbetet. Det har varit viktigt att arbetet med ständiga förbättringar snabbt skulle ge en positiv känsla i personalgruppen och att förbättringsarbetet inte skulle behöva kännas som något svårt. Erfarenheterna från enheten är att ständiga förbättringar handlar om att vara nyfiken och att testa nya idéer. Det kräver att alla vågar ha tillit till varandra och att alla får komma till tals. Engagemanget har resulterat i att man inom enheten valt att prioritera olika förbättringsområden samt att avgränsa dessa så att det inte blir allt för stora initiativ som man tar på sig med en gång. Det är enklare och följa upp om förbättringarna inte är så omfattande. Förbättringsarbete som ger äldre trygghet På Gränna äldreboende har sjukgymnast tillsammans med personalen valt att förbättra kring bäddutrustningen för äldre på boendet. En inventering genomfördes för att 22 undersöka hur det stod till med bäddandet visade att det varierade beroende på personal och vilka kunskaper man hade kring behovet av en rätt utprovad bäddutrustning. Utifrån kartläggningen såddes fröet kring ett formulär som stöd för att säkerställa att alla boende skulle ha en rätt utprovad bäddutrustning. Målsättningen var att alla skulle få bäddade sängar utifrån individuella behov, men även att minska antalet lager i bäddarna och låta madrasserna göra sitt jobb. Personalen på boendet har utbildats i användningen av bäddkorten under Formuläret är tänkt att användas självständigt av personalen som arbetar närmast de boende. Sjukgymnast/fysioterapeut, arbetsterapeut och sjuksköterska som finns som en naturlig del i teamet runt de boende kan rådfrågas vid behov. Bäddkortet ger inte bara en bädd som individen bäst behöver utan också annan värdefull kunskap till semesterpersonal och andra vikarier. Formuläret berör också en ekonomisk sida på så sätt att man sparar såväl tvätt som inköp. 5. STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 47

48 Gemensamma rutiner för kommunens patrullverksamhet Under 2013 gjordes en verksamhetsförändring som innebar att kommunens båda 23 kvälls- och nattpatruller slogs samman till en gemensam verksamhet. Innan förändringen var det två patruller som arbetade inom olika funktionsområden. Med förändringen skulle man ta tillvara på gemensamma synergier och arbeta mer effektivt på ett mindre geografiskt område. Mindre restider skulle bland annat innebära att servicenivån och beredskapen för att svara på larm skulle förbättras. Med en sammanslagning av olika verksamheter blir skillnaderna snabbt synliga om man valt att arbeta på olika sätt med rutiner. Under 2013 påbörjades ett arbeta med att skapa gemensamma rutiner i verksamheten. Det var också viktigt att skapa en struktur för hur man ska följa upp arbetet och utifrån dessa uppföljningar förbättra rutinernas kvalitet. Arbetet har sedan dess löpt på och under 2014 har enheten alltmer börjat finna former för sitt arbete. Ständiga förbättringar har omsatts på ett systematiskt, långsiktigt och hållbart sätt mot en förbättrad patrullverksamhet till nytta för medborgarna i kommunen. 5. STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR INITIATIV

49 Tenhults hemtjänst omsätter ständiga förbättringar Tenhults hemtjänst har sammantaget cirka 12 medarbetare och utför varje månad 24 cirka 1000 beviljade timmar. Hemtjänsten i Tenhult har sin grupplokal på Tenhults äldreboende. Gruppens geografiska områden är omfattande och består främst av landsbygdsmiljö, vilket gör att restider och tid för förflyttning är omfattande. Tenhults hemtjänst var tidigt ute att arbeta med ständiga förbättringar. Det har bland annat inneburit att hemtjänstgruppen varit aktiva med att pröva olika nya arbetssätt under en längre tid. Bland annat har man varit ett av pilotprojekten kring arbetet med nyckelfri hemtjänst. Ständiga förbättringar har bland annat omsatts i tydliga och gemensamma rutiner. Exempelvis har man arbetat med att säkerställa att nya medarbetare introduceras på ett bra och tydligt sätt, men också göra det enkelt för nya personer att snabbt komma in i verksamheten. Det ska vara enkelt att förstå och få överblick över de rutiner som man arbetar utifrån. Retur fokuserar på miljö- och kvalitetsförbättringar Retur är en del av socialtjänstens missbruk- och beroendevård. Retur har som uppdrag att erbjuda meningsfull arbetsträning/arbetsrehabilitering. Syftet är att den 25 enskilde ska ha bättre förutsättningar att bli självförsörjande framåt i tiden. Det handlar bland annat om att komma intill praktikplatser på den öppna marknaden i konkurrens med många andra grupper. Som verksamhet arbetar Retur med att demontera elektronik och återvinna material ur elektronisk utrustning. På Retur finns möjlighet att också få akupunktur, massage eller annan träning för att förstärka den fysiska hälsan som ett led i att arbeta med hela människan. Enheten är sedan tidigare ISO-certifierad inom området miljö. Därmed har man haft goda kunskaper med sig kring ett sytematiskt arbetssätt som man breddat till att innefatta förbättringar rörande verksamhetens kvalitet. Erfarenheterna från arbetet inom Retur pekar tydligt på hur miljöoch kvalitetsarbetet hänger ihop. Att ha tydliga rutiner kring hur arbetet ska utföras ger också vinster i miljöarbetet då det begås mindre fel och saker blir rätt från början. Arbetet på Retur har också inneburit att de som arbetstränar på enheten måste vara delaktiga i det arbete som genomförs när man förbättrar och förändrar verksamhetens rutiner. 5. STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 49

50 Förbättringsarbetet en del av vardagen För att förbättringsarbetet ska bli en del av vardagen är det en förutsättning att alla blir 26 engagerade och delaktiga. Personalen på Kålgårdens äldreboende blev involverad i arbetet med DIALOGEN under våren 2013 bland annat via information, samtal och en förbättringstavla i personalrummet. Tavlan fungerade som kombinerad informationstavla och klotterplank. Där hade alla möjlighet att lämna förslag och synpunkter på förbättringar, stort som smått. Tillsammans hade enhetschefen och en styrgrupp på boendet ringat in 30 olika förbättringsområden och av dessa blev 12 prioriterade. Checklistor för städ, rutiner kring olika skydd, värdegrundsarbete och rutiner kring kommunikation mellan dag- och nattpersonal är några av de områden som man arbetat med. På enheten ser man tydliga spår av arbetet med ständiga förbättringar. Pärmar och skåp är ordentligt uppmärkta. Checklistor och märkning är väl synliga i förråd och personalutrymmen. Enkla mallar som är självinstruerande spar tid då man slipper onödigt letande. På enheten har man sett att tiden man investerar på förbättringsarbetet lönar sig. 5. STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR Hemtjänst i centrala Jönköping tänker nytt Hemtjänsten på Rosenlund är en enhet med ett 10-tal medarbetare. Enheten arbetar i 27 centrala Jönköping och verkar i ett mindre geografiskt område. Det innebär att man har korta transportsträckor mellan de olika personer som man bistår med vård och omsorg. Stadsmiljön har också påverkat olika initiativ till förbättringar som man genomfört. Bland annat har man valt att vara värd för en så kallad parcykel, som ger möjligheter för äldre att tillsammans med personal komma ut på en cykeltur i omgivningarna som komplement till promenader. Detta har fungerat bra då området är lätt tillgängligt med cykel. Miljövänliga transporter med cykel för personalen mellan besöken är också något man försökt skapa fungerande rutiner kring. Enheten har valt att använda flera av de olika förbättringsverktyg som de fått utbildning i, bland andra fiskbensdiagram, 5 S och händelseanalys. Utmaningar när förbättringar ska samordnas på flera enheter I Jönköpings kommuns älderomsorg finns dagverksamheter med två olika inriktningar. 28 För det första finns dagverksamhet med demensinriktning för personer med demenstillstånd som är i behov av stöd, stimulans och social gemenskap. Aktiviteterna utformas utifrån individuella behov och förmågor t.ex. promenader, matlagning, gruppgymnastik, sällskapsspel, hantverk och underhållning. För det andra finns dagverksamheter med social inriktning för personer som är äldre och med behov av social gemenskap och meningsfull sysselsättning. Dagverksamheterna är geografiskt spridda i kommunen, men leds av en och samma chef. Trots utmaningen att medarbetarna inte har en gemensamma arbetsplats eller dagligen kan möta varandra i arbetet så har man lyckats att hitta former för att omsätta ständiga förbättringar inom sitt verksamhetsområde. Gemensamma processer och mål har arbetats fram INITIATIV

51 Enheten har arbetat med att synliggöra tidsslöseri och göra förbättringar utifrån en gemensam inventering. Chef och medarbetare har sett möjligheter med sättet att arbeta och omvandlat förbättringsmetoder till verksamhetens förutsättningar. Istället för förbättringstavlor har man fått digitalisera dessa i form av filer i datorn som alla kommer åt och kan skriva i. På så vis blir avstånden inget hinder utan man kan använda de möjligheter som den nya tekniken ger. Struktur för förbättringsarbete inom hälso- och sjukvårdsfunktionen Efter kommunaliseringen av hemsjukvården bildades en funktion för hälso- och 29 sjukvård. Funktionen består av medarbetare som tidigare arbetade i landstingets hemsjukvård före 2013 och medarbetare som sedan tidigare arbetat med hälso- och sjukvård inom kommunens särskilda boenden. Den nybildade funktionen har därmed haft möjlighet att sedan starten 2013 finna strategier för hur man ska tillämpa och organisera arbetet kring ständiga förbättringar. Ett resultat av detta arbete är att man valt att ha en tydlig struktur kring arbetet som spänner från funktionsledning till medarbetare och arbetsplatser. Funktionens enhetschefer leder förbättringsarbetet genom två arbetsgrupper (medborgare och personal respektive resurs och process). Grupperna träffas veckovis enligt en uppgjord mötesstruktur för att prioritera arbetet med förbättringar. Genom grupperna kan man dra nytta av varandra och fördela uppdrag och resurser mellan de olika enheterna. På det sättet minimerar man riskerna att flera enheter lägger tid på att finna lösningar och rutiner på problem som förekommer inom andra enheter. Vidare maximerar man nyttan av att arbeta gemensamt inom funktionen och tar tillvara på tid och resurser på ett effektivt sätt. De förbättringsprojekt man fokuserat på sedan 2013 är bland andra introduktion av nyanställda, informationsmaterial till medborgare, hjälpmedel, sårvård och inkontinens med flera. 5. STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 51

52 Hemtjänstpersonal på Gräshagen förbättrar kontinuiteten Bättre kontinuitet och större trygghet för vårdtagarna. Det är två fördelar med att 30 hemtjänstpersonalen får ge insulin. I samband med kommunalisering av hemsjukvården var ett av hemsjukvårdsteamen snabbt ute med att ge personalen i hemtjänsten i uppgift att ge insulin till de vårdtagare som har diabetes. Uppgiften har överlåtits genom delegering till en del av personalen i hemtjänsten. En av hemtjänstgrupperna där en del av personalen har fått delegering på att ge insulin är Gräshagens hemtjänst. Man anser att det underlättar mycket både för personal och vårdtagare. En effekt av delgeringarna är att man kan ge insulin samtidigt som man gör frukost och vårdtagarna behöver inte vänta på annan personal. Det är bland annat viktigt att hålla tiderna när man ger insulin. Ytterligare en vinst är att arbetet är mer varierat för personalen som fått nya arbetsuppgifter. Efter att detta arbete påbörjats har flera hemtjänstgrupper följt efter och fått utbildning, så att insulingivning har kunnat överlåtits. 5. STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR God tillgänglighet i hemsjukvården Hemsjukvården besöker personer i hans eller hennes bostad och utför olika former av 31 sjukvårdsinsatser. Organisationen följer en geografisk indelning. Beroende på var man bor i kommunen knyts man till ett så kallat team. Sammanlagt finns det 11 olika team. På kvällar arbetar färre specialistsjuksköterskor/sjuksköterskor än det gör på dagtid. På natten arbetar speciella nattspecialistsjuksköterskor/sjuksköterskor. På kvällar och nätter har man därför behov av arbeta över större områden i kommunen än vad man gör på dagtid. För medborgaren som är i behov av hemsjukvård innebär det att det på kvällar och nätter kan bli andra sjuksköterskor man möter än under dagen. Medborgare som idag har hemsjukvård och är i behov av att få kontakt med specialistsjuksköterska/sjuksköterska behöver dock bara ha kunskap om ett telefonnummer till hemsjukvården. Telefonerna i hälso- och sjukvården har en automatisk omkoppling över dygnet som innebär att medborgaren kan ringa samma telefonnummer när som helst på dygnet och då komma i kontakt med en sjuksköterska som är i tjänst utan att behöva ha kännedom om vem som arbetar i det område där man bor INITIATIV

53 Säkrare övergångar mellan hälso- och sjukvård och ambulansverksamheten Ibland måste personer som har hemsjukvård läggas in på sjukhus för att få en mer 32 specialiserad vård och behandling. För att säkerställa att viktig information om den enskilde kommer till den andre vårdgivaren finns en särskild rapporteringsrutin. Rutinen omsätts i ett speciellt framtaget IT-stöd (Meddix.). Rapporteringsrutinen är viktig för att den enskilde ska kunna få rätt behandling under sin vistelse på sjukhuset. I vissa fall förekommer dock att sjuksköterska/specialistsjuksköterska, själv eller i samråd med läkare, bedömer att patientens tillstånd kräver ambulanstransport till sjukhus. I detta sammanhang har det funnits behov av att säkerställa att det även under tiden för ambulanstransporten finns rätt information om den enskilde för berörd ambulanspersonal. Ett förbättringsarbete har därför genomförts under 2014 tillsammans med ambulansverksamheten, akutmottagningen och kommunens hälso- och sjukvård. I förbättringsarbetet har man arbetat fram en rapporteringsrutin inför ambulanstransporten till sjukhuset. Rutinen består bland annat av ett skriftligt formulär som följer med den enskilde i ambulansen. Formuläret hjälper till att rätt information ges till ambulanspersonal och att inget av betydelse uteblir i rapporteringen från kommunens hälso- och sjukvård. Formuläret säkerställer också en god rapportering när den enskilde anländer till sjukhuset. Det goda mötet i hemtjänsten Under 2014 startade ett trygghetsboende på Öxnehaga genom ett beslut i äldrenämnden 33 beträffande omstrukturering av ett befintligt äldreboende. Ett trygghetsboende är vanliga hyresrättslägenheter, med vanlig utrustning. Enda skillnaden mot vanliga bostäder är att den som vill bo på ett trygghetsboende måste ha fyllt 70 år. Trygghetsboendet är planerat så att det är möjligt att bo kvar om man får en funktionsnedsättning som kräver hjälpmedel för förflyttning. Trygghetsbostaden innehåller också lokaler för gemensamma aktiviteter. Däremot finns ingen fast personal på boendet utan den äldre medborgaren får stöd i form av hemtjänst baserat på de behov han eller hon har. Omstruktureringen av äldreboendet innebar ett omfattande förändringsarbete. Bland annat övergick befintlig personal till att arbeta i hemtjänsten, både på trygghetsboendet men även i närområdet. Nya rutiner och arbetssätt togs fram som i större utsträckning var styrda av riktade insatser till medborgaren. Enheten har bland annat av förtroendevalda lyfts fram som ett gott exempel på ett framgångsrikt förbättringsarbete med fokus på nyttan för medborgaren. Verksamheten präglas av ett positivt bemötande och flexibelt sätt att arbeta och möta de behov som uppstår. 5. STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 53

54 INITIATIV

55 Kapitel 6 Identifiera framtida förbättringar Ska man kunna ställa om en organisation måste man på ett systematiskt sätt våga ifrågasätta det man gör. För att få långsiktiga effekter måste man vara lika systematisk i att ifrågasätta det man gör som man är i viljan att förbättra. Genom att värdera det man gör kan man ta ställning till vad som fungerar bra. För att genomföra förbättringsarbeten krävs att man har en tydlig bild av var man är för att kunna bestämma vilken väg man ska ta. I detta kapitel presenteras några olika utredningar som genomförts i socialtjänsten och som speglar hur man på ett återkommande och systematiskt sätt kan arbeta med att identifiera framtida förbättringar. 6. IDENTIFIERA FRAMTIDA FÖRBÄTTRINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 55

56 6. IDENTIFIERA FRAMTIDA FÖRBÄTTRINGAR Organisering kring anskaffning av lokaler och bostäder i socialtjänsten Sedan en längre tid tillbaka har socialtjänstens verksamheter mer och mer utgått från att 34 ge stöd till enskilda i deras ordinära boende. Arbetet har varit en del i det lagstadgade uppdraget att stödja människor med utgångspunkt i principer om kvarboende, integrering och normalisering. En effekt av detta arbete är att behovet av bostäder till enskilda individer blir viktiga för att socialtjänsten ska kunna utföra sitt uppdrag. Sedan flera år tillbaka finns det ett större behov av lämpliga bostäder (ex. hyreslägenheter) för personer med stöd från socialtjänsten än vad det finns utbud. Under 2013 genomfördes en extern granskning av socialtjänstens lokal och bostadsanskaffning. Utredningen pekade på behovet av en förbättrad samordning av arbetet med lokalförsörjningen inom förvaltningen. Många personer var sysselsatta med den här typen av frågor men samordning och kompetens kring området var bristande. Utredningen pekade också på behov av samordning mellan socialtjänsten, tekniska kontoret samt det kommunövergripande arbetet rörande lokalsamordning och exploatering och stadsutveckling. Utjämningssystem för insatser inom funktionshinderomsorg Insatser inom funktionshinderomsorg kan ske med stöd av både socialtjänstlagen (SoL) 35 och Lagen om särskilt stöd och service (LSS). Sveriges kommuner kompenseras via ett ekonomiskt utjämningssystem för insatser som kommunerna utför med stöd av LSS. Genom omvärldsanalys och jämförelser med andra kommuner kunde man i två utredningar (intern och extern via revisonsföretaget Deloitte) konstatera att Jönköpings kommun i ganska hög omfattning fick betala till utjämningsystemet trots att andra jämförelser visade på en hög servicenivå i de insatser som kommunen utförde. Som resultat av utredningen genomförde socialtjänsten omprövningar av cirka 70 beslut fattade med stöd av SoL till att istället omfatta beslut med stöd av LSS. Detta arbete förändrade kraftigt kommunens ekonomiska utfall vad gäller det kommunala utjämningsystemet, men innebar framför allt att kommunens servicenivå bättre harmoniserade med antalet beslut fattade med stöd av LSS INITIATIV

57 Placering av barn och unga Inom ramen för DIALOGEN genomfördes en utredning med uppdraget att granska 36 socialtjänstens arbete kring placering av barn med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Syfte var att fånga den gränsproblematik som uppstår mellan funktionshinderomsorg och individ- och familjeomsorg kring placerade barn. Slutsatserna i utredningen är att en stor del av barnen och ungdomarna som av individ- och familjeomsorgen placeras i Hem för vårdoch boende (HVB) har neuropsykiatrisk diagnos. Den mest förekommande diagnosen är ADHD. Flertalet av barnen har eller har haft kontakt med barn- och ungdomspsykiatrin. Problembilden hos barnen/ungdomarna och behovet av att kunna ingripa med stöd av LVU innebär att de vid tiden före och under placeringen bäst får sina insatser från individ- och familjeomsorgen. En eventuell diagnos får betydelse för hur beteendeproblematiken kan förklaras och för hur vården bör utformas. Detta innebär att psykiatriska och neuropsykiatriska diagnoser och funktionsnedsättningar måste vara en del av individ- och familjeomsorgens kompetensområde. Insatser från funktionshinderomsorgen kan framförallt bli aktuella för barn och ungdomar som är placerade i HVB, och som har funktionsnedsättning, när de svårigheter som kvarstår i huvudsak är kopplade till funktionsnedsättningen. Utredningen föreslog ett flertal förbättringsområden som tagits till vara i det fortsatta utvecklingsarbetet inom DIA- LOGEN. Bland annat vad gäller den fortsatta utvecklingen av samverkan mellan individ- och familjeomsorgen och funktionshinderomsorgen. Översyn av socialförvaltningens administration För att stödja verksamheten i sitt arbete att utföra vård och omsorg behövs administrativa funktioner. Till detta hör chefer, administratörer och olika specialistfunktioner såsom 37 utvecklingsledare, ekonomer och PA-konsulter. Under 2013 genomfördes en genomlysning av socialtjänstens administrativa funktioner med stöd av extern kompetens. Utredningen kunde konstatera socialtjänsten inte hade mer administrativt stöd än andra förvaltningar, snarare det motsatta. Utredningen kunde dock konstatera att det fanns förbättringsområden att arbeta med inom socialtjänsten. Bland annat kunde man se att antalet chefer per medarbetare varierade inom organisationen. Vidare skiftade befattningsbenämningar i organisationen, vilket gjorde verksamheten oöverskådlig och svårorienterad speciellt för utomstående. Det fanns också en rad administrativa funktioner som utförde liknande uppdrag utan att det fanns en gemensam samordning och ledning av den aktuella arbetsuppgiften. Utredningen låg bland annat till grund för förändringen av stab och ledning som genomfördes under våren IDENTIFIERA FRAMTIDA FÖRBÄTTRINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 57

58 6. IDENTIFIERA FRAMTIDA FÖRBÄTTRINGAR Genomlysning av funktionshinderomsorgen En av de första utredningarna som genomfördes inom ramen för DIALOGEN var en 38 omfattande genomlysning av funktionshinderomsorgen. Ett av syftet med utredningen var att peka ut möjliga effektiviseringar av verksamheten. Utredningen kunde konstatera att socialtjänsten har en väl utbyggd funktionshinderomsorg. Tillgänglig statistik visar på att både antalet personer som får insats och kostnaden per invånare är högre än för jämförbar kommungrupp. Vidare indikerar statistik att kostnaderna för produktionen per insats är något lägre i Jönköpings kommun än i referenskommunerna vilket pekar på en effektiv produktion. Utredningen pekade också på att socialtjänsten i betydligt högre andel organiserar personlig assistans än vad man gör genomsnittligt i andra kommuner och att detta medför merkostnader för den kommunala verksamheten. Det kom också fram ett antal möjliga effektiviseringar som bland annat innefattade att minska köp av enskilda platser, minska omfattningen av träffpunkter och dagligverksamhet. Utredningsförslaget behandlades av socialnämnden och föregicks av en medborgardialog. Integrerade enheter inom psykiatrin Inom socialtjänsten har utveckling av området psykiska funktionhinder organiserats 39 utifrån geografisk inriktning. Det har inneburit att man arbetat i så kallade integrerade enheter som bestått av boendestöd, gruppbostäder och träffpunkter som en samlad verksamhet. Syftet med en integrerad enhet ska vara att den enskilde kan få ett bättre sammansatt stöd över tid och ett effektivare utnyttjande av den bemanning man har till förfogande. Inom ramen för utredningen fanns ett politiskt uppdrag att beakta förutsättningar för en upphandling inom verksamhetsområdet. Utredningen visade att det integrerade arbetssättet skiljde sig åt mellan de olika områdena/enheterna. Skälen till detta var bland annat hur förutsättningarna är och har varit, både historiskt och geografiskt. Det kunde innebära att en personalgrupp regelbundet arbetar både på ett boende, en träffpunkt och med boendestöd. Å andra sidan kunde en annan personalgrupp ha sin huvudsakliga arbetstid förlagd till en verksamhetsdel, men att man någon gång utförde insatser vid en annan del. Några personalgrupper arbetade enbart inom en av de tre verksamhetsdelarna. Utredningen föreslog bland annat att det finns behov av ett klart syfte och konkreta mål med integreringen, både som helhet och för varje verksamhetsdel. Vidare förslog man att medarbetarnas uppdrag, ansvar, befogenheter och arbetssätt behövde förtydligas för att tydligöra hur målen skulle uppnås. Vidare ansåg man att det fanns behov av förbättringar vad gäller att säkerställa att genomförandeplanen används och kan användas för att ta tillvara möjligheterna med integreringen i det dagliga arbetet. Utredningen avrådde också från att genomföra en upphandling av verksamheten, då man ansåg att det fanns för lite kunskaper kring det integrerade arbetssättet för att kunna utgöra ett bra underlag för en kommande konkurrensutsättning. Slutsatserna har utgjort förbättringsområden i det fortsatta arbetet INITIATIV

59 Barn som anhörig Barns situation när föräldrar har egna svårigheter har uppmärksammats alltmer på 40 senare år. I början talade man om de glömda barnen och de osynliga barnen. Längre fram har man börjat tala om barn som anhöriga. Barn kan vara anhöriga till biologiska föräldrar som man lever tillsammans med, barn kan också vara anhöriga till syskon med sjukdomar och funktionshinder. När det gäller barn som anhöriga får vi vända på perspektiven. Socialtjänsten har ett ansvar för att ge barn stöd för att de är särskilt utsatta i sin position som anhöriga till en förälder som har svårigheter, inte för att de har som uppgift att vårda eller stödja sin förälder. I dag vet vi att barn påverkas när föräldrar inte mår bra. Missbruk, allvarlig sjukdom, psykisk ohälsa, våld och dödsfall är exempel på svårigheter i familjen som får konsekvenser för barnen. Föräldrar är de som ska ge stabilitet och trygghet åt barnen. En svensk registerstudie från 2013 visar att av barn födda hade 6 % föräldrar som legat på sjukhus pga. psykisk ohälsa, 2,5 % pga. alkoholmissbruk och 1,5 % hade föräldrar som legat på sjukhus pga. narkotikamissbruk under barnens uppväxt. 17 % av barnen uppskattades i samma undersökning ha föräldrar med problem med alkohol eller narkotika som inte föranlett sjukhusvård. Inom ramen för DIALOGEN har ett utredningsarbete föreslagit en rad gemenssamma åtgärder för att förbättra stödet till barn som anhöriga. Socialtjänsten har med stöd i utredningen gått vidare med att bland annat stärka medarbetarnas kompetens och information om barn som anhöriga, men även påbörjat arbetet med att utforma riktlinjer kring barn som anhörig. 6. IDENTIFIERA FRAMTIDA FÖRBÄTTRINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 59

60 6. IDENTIFIERA FRAMTIDA FÖRBÄTTRINGAR Områdesnämndernas arbets- och beslutsprocesser I Jönköpings kommun finns tre områdesnämnder som har ansvar för att föreslå beslut 41 om omhändertagande av bland annat barn och unga. Områdesnämnderna är geografiskt indelade och är i sitt uppdrag inte underställda socialnämnden. Socialtjänsten har i uppdrag att utreda och föreslå insatser samt föredra dessa i respektive nämnd. För att utföra dessa uppdrag finns olika funktioner (handläggare, sektionschefer, områdessekreterare) som stödjer arbetsprocessen. Inom ramen för DIALOGEN har en extern konsult genomfört en genomlysning av områdesnämndernas arbets- och beslutsprocesser. Utredningen fokuserade på vilka kritiska punkter och styrkor som olika intressenter kunde identifiera utifrån en övergripande processbeskrivning samt vilka av de kritiska punkterna som anses vara prioriterade för ett fortsatt förbättringsarbete. Under utredningsarbetet kunde man konstatera att arbetsprocessen skilde sig åt mellan nämnderna. Det fanns också synpunkter kring utredningarnas kvalitet samt funktionalitet på det IT-stöd som användes för dokumentation. Utredningen pekade också på förbättringar vad gäller tydligare arbetsbeskrivning kring de olika funktioner som arbetar med ärendeflödet. Efter den genomförda utredningen har bland annat arbetsprocessen kartlagts och dokumenterats, de olika funktionernas roller har också tydliggjorts. En utvärdering har påbörjats kring IT-stödets funktionalitet. Rehabilitering i hemmet Rehabilitering i hemmet kan jämställas med begreppet hemrehabilitering som är den 42 mest använda benämningen i landet. Rehabilitering i hemmet handlar både om att utveckla, behålla och återvinna funktions- och aktivitetsförmågor samt att fördröja försämring av förmågor. Rehabilitering kan definieras som specifik rehabilitering och vardagsrehabilitering. Specifik rehabilitering utförs av arbetsterapeut och/eller sjukgymnast och är målinrikta INITIATIV

61 de och tidsbegränsade. Vardagsrehabilitering kan utföras av all personal och utgår från ett rehabiliterande arbetssätt. Både specifik rehabilitering och vardagsrehabilitering krävs för en väl fungerande rehabilitering i hemmet. Inom ramen för DIALOGEN initierades en utredning med syfte att kartlägga vilka möjligheter en utökad rehabilitering i hemmet skulle kunna innebära. Utredningen kunde konstatera att i Jönköpings kommun är fördelningen av arbetsterapeuter och sjukgymnaster som arbetar med personer i ordinärt boende 15,4 årsarbetande arbetsterapeuter och 4,9 årsarbetande sjukgymnaster. Detta kunde i utredningen jämföras med de nyckeltal för antal tjänster som används i t ex Östersund och Kalmar som med goda resultat satsat på hemrehabilitering. I dessa fall hade man 0,5 arbetsterapeut och 0,5 arbetsterapeut per 300 personer äldre än 65 år i kommunen. För Jönköping skulle denna beräkning innebära ett behov av 40 arbetsterapeuter och 40 sjukgymnaster. Erfarenheter från andra kommuner visar att rehabilitering i hemmet leder till ett minskat behov av hemtjänst, särskilt boende, vistelser på korttidsenheter och bostadsanpassningar. Ur ett brukarperspektiv ökar rehabilitering i hemmet möjligheten för den enskilde medborgaren att bo kvar i sin invanda miljö. Studier visar även att den enskildes upplevelse av hälsa förbättras efter rehabilitering i hemmet. Det gäller både den fysiska och psykiska hälsan. Funktions- och aktivitetsförmågan förbättras vilket leder till mindre hjälpberoende och ökad trygghet. Rehabilitering i hemmet innebär en ökad möjlighet till delaktighet för både den enskilde och närstående. En utökning av rehabiliteringen i hemmet har antagits av äldrenämnd och socialnämnd som en del av nämndernas förslag till verksamhet- och investeringsplan för Ett steg i utvecklingen av att stödja ett socialt företagande Nationellt finns det goda erfarenheter av att stödja personer som står utanför arbetsmarkanden med att initiera och starta så kallade sociala företag. Sociala företag är ett sätt 43 att ta tillvara på individers resurser och förmågor och i detta finna former för att själv eller tillsammans med andra driva företag. Idag finns olika stödåtgärder från kommuner och arbetsförmedlingar för att under en period bistå den enskilde med försörjning när företag initieras. För att kunna stödja utvecklingen av socialföretag måste flera åtgärder löpa parallellt. För ett socialt företag kan det ibland vara svårt att fullt ut driva företaget under kommersiella villkor. 6. IDENTIFIERA FRAMTIDA FÖRBÄTTRINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 61

62 6. IDENTIFIERA FRAMTIDA FÖRBÄTTRINGAR Det finns kommuner som arbetat med former för upphandling med social hänsyn. Upphandlingsformen innebär att man inte enbart ställer fackmässiga krav i upphandlingen utan även använder sociala kriterier. Det innebär att man i en upphandling som entreprenör ska kunna säkerställa praktikplatser för personer utanför arbetsmarknaden eller att man ska kunna arbeta med rehabilitering av personer med funktionsnedsättningar som en del i att företaget utför vissa uppdrag åt kommunen. Socialtjänsten har på nämndens uppdrag under 2013 och 2014 drivit ett utredningsarbete som syftat till att tillsammans med övriga nämnder och förvaltningar öka kunskapen om upphandlingar med sociala kriterier samt samordna hur upphandlingar skulle kunna genomföras i kommunen där sociala kriterier används. Utredningsarbetet har resulterat i att upphandlingsenheten fått ett samordningsansvar kring upphandlingar med sociala kriterier. Förvaltningschefsgruppen har också gett varje förvaltning i uppdrag att ta fram förslag på upphandlingar som skulle kunna genomföras med sociala kriterier. Samordning har skett genom en särskild utredare på socialförvaltningen. Genomlysning av förvaltningens lokalförsörjning Ett utredningsarbete har påbörjats under 2014 med syfte att kartlägga i vilken utsträckning gemensamma lokaler i socialförvaltningen används på ett ändamålsenligt och 44 resurseffektivt sätt. Kartläggningen har varit grundlig genom att alla verksamhetslokaler har granskats och värderats gällande beläggning och utnyttjande. Målsättningen med utredningen är att finna möjliga effektiviseringar och samordningsvinster så att befintliga lokaler bättre kan utnyttjas utifrån verksamhetens efterfrågan. I utredningen ingår också att granska kostnader för lokaler och se över befintliga avtal. Kartläggningen kan resultera i att det finns en bättre beredskap vid uppsägning och omförhandling av hyresavtal. Utredningen pekar på en rad möjliga effektiviseringar som en del i arbetet med kostnadseffektiva processer. Utredningen kommer att avslutas under verksamhetsåret 2014 för att övergå i det reguljära arbetet med lokalförsörjning inom ramen för enheten för bostad- och lokalförsörjning INITIATIV

63 6. IDENTIFIERA FRAMTIDA FÖRBÄTTRINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 63

64 INITIATIV

65 Kapitel 7 Gemensamma förbättringar Ständiga förbättringar är allas ansvar. Att se möjligheter till förbättringar i sitt arbete och på sin arbetsplats är något som alla kan och ska bidra med. Till detta måste också chefer och ledare överblicka vilka förbättringar som kräver en samordning mellan enheter och verksamheter. Gemensamma förbättringar handlar om olika initiativ som måste ledas och genomföras på ett samordant sätt för att bättre ta tillvara socialtjänstens sammantagna förmåga. I detta kapitel lyfts olika initiativ fram som har krävt en samordning mellan enheter och verksamheter med syfte att bidra till gemensamma förbättringar i socialtjänsten. 7. GEMENSAMMA FÖRBÄTTRINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 65

66 Valmöjligheter för medborgare I Kommunprogrammet för mandatperioden beslutade kommunfullmäktige 45 att införa ökade valmöjligheter för äldre vad gäller matportioner. Socialförvaltningen har hanterat uppdraget inom ramen för DIALOGEN. Uppdraget har dels innefattat ett utredningsarbete, men också mynnat ut i en upphandling med stöd av Lagen om valfrihet. Det fria valet av matportioner innebär att de äldre i Jönköping ska kunna välja olika utförare vad gäller varm mat. Maten kommer fortsättningsvis att distribueras av hemtjänsten. För den enskilde ska det vara lätt att välja och byta matproducent. Ett byte av matdistributör ska bara ta 14 dagar. Man ska som ett alternativ kunna välja att få kall mat distribuerad, men då till en lägre kostnad. I kriterierna för fritt val finns samma krav på näringsinnehåll och hygien som i dag gäller i kommunens tillagningskök. Sedan 2014 finns det möjlighet för entreprenörer att komma med anbud inom ramen för fria valet kring mat i äldreomsorgen. 7. GEMENSAMMA FÖRBÄTTRINGAR En väg in vid rekrytering Socialtjänsten är en personalintensiv verksamhet. Genom att verksamheten pågår året 46 runt är bland annat behovet stort vad gäller vikarier inför somrar och semestrar. Över tid kan också behovet av vissa professioner och yrkesgrupper vara större än vanligt vilket ökar behovet av rekrytering. Enbart i socialtjänsten anställs cirka 1500 timvikarier årligen. För socialtjänsten innebär detta att mycket tid läggs på rekrytering och annonsering, som en konsekvens av detta genomförs sedan urval och intervjuer. Under benämning en väg in har socialtjänsten börjat arbetar med att förändra rekryteringsprocessen. Förändringen har gått i flera steg och bland annat inneburit att samtliga vikarier i dag arbetar i ett gemensamt IT-stöd, vilket skapar en överblick i samordningen av timanställda. Målsättningen är en gemensam hantering vid rekrytering, urval och annonsering som sammantaget ska ge en effektivare organisering INITIATIV

67 Säkrare och effektivare hantering av nycklar Socialtjänsten hjälper dygnet runt medborgare i kommunen i deras enskilda hem. 47 Därmed hanterar kommunen också nycklar till en rad bostäder och lägenheter i kommunen. I socialtjänsten har ett arbete påbörjats med att införa något som kallas nyckelgömmor. Nyckelhantering med nyckelgömmor har funnits på marknaden i 10 år och finns idag i ett femtiotal kommuner i landet. Istället för att alla nycklar till brukarens lägenheter/hus förvarars i hemtjänstlokalen installerar man en nyckelhållare på den enskildes entrédörr. I hållaren förvaras nyckeln säkert. Hållaren har samma låsklass som ett befintligt dörrlås. Personalen har under dagen med sig en nyckel som passar till alla nyckelgömmor i området. Med nyckelgömmor förenklas nyckeladministrationen. Hemtjänstpersonalen sparar restid eftersom de inte behöver åka fram och tillbaka till hemtjänstlokalen för att hämta nycklar. Om patrullen akut behöver åka hem till någon går det också snabbare eftersom de inte behöver åka förbi hemtjänstlokalen för att hämta nycklar till vårdtagarens dörr. Minskade körsträckor har miljöeffekter och minskade reskostnader. För den enskilde blir det billigare då han/hon inte behöver kopiera upp nyckel till hemtjänsten, och det blir en ökad trygghet eftersom exempelvis patrullen kan komma snabbare vid larm. Pilotprojekt har genomförts och utvärderats med positiva resultat. En upphandling och breddinförande sker under e-dialogen Socialförvaltningen använder idag ett flertal verksamhetskritiska system för handläggning, dokumentation, uppföljning m.m. Antalet användare uppgår till flera tusen för 48 flera av dessa system. Ett flertal av systemen är ytterst verksamhetskritiska, innebärande att även mindre driftstörningar/driftstopp påverkar verksamheten negativt. I princip krävs och förutsätts från verksamheten att dessa IT-stöd finns tillgängliga och fungerar när de behövs, dvs. dygnet runt alla årets dagar. Flera av förvaltningens befintliga system är komplexa och innehåller en mängd olika funktioner. Dessutom är flera av systemen gamla, år, och utvecklade och påbyggda successivt. Informationsöverföring till och från olika stödsystem såsom redovisning, fakturering, löne- och schemahantering, m.fl. är väl etablerade och fungerar på ett bra sätt. Dessa systemintegrationer för informationsutbyte mellan systemen sker med hjälp av filöverföring mellan systemen eller via s.k. webb-services. En vision, e-dialogen, har framtagits över förvaltningens krav och behov av IT-stöd med sikte på Visionen beskriver förväntade interna och externa faktorer som påverkare hur framtidens IT-system inom socialtjänsten ska utformas. e-dialogens övergripande syfte är att vidareutveckla socialtjänstens verksamhet med stöd av IS/IT, e-tjänster och e-förvaltning, samt möjliggöra en ökad användning av digitala service och trygghetstjänster samt välfärdsteknologi. e-dialogen delas in i 2 etapper, en förstudie och en genomförandefas. Förstudien genomförs under GEMENSAMMA FÖRBÄTTRINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 67

68 7. GEMENSAMMA FÖRBÄTTRINGAR Kunniga medarbetare förbättrad kompetensutveckling Idag har vi inom socialförvaltningen ett stort antal utbildningar som genomförs varje år 49 i de olika verksamheterna. Projektet syftar till att säkerställa en gemensam planering och ett gemensamt genomförande av alla dessa utbildningar. Arbetet syftar också till att säkerställa ett mer effektivt genomförande av utbildningar. Genom att utveckla en gemensam process för hantering av utbildningar ökar möjligheten till att säkerställa innehållet i utbildningarna, men också tydliggöra krav på vilka kunskaper som ska uppnås i samband med att man genomgått utbildningarna. Långsiktigt är det övergripande målet att socialtjänsten ska ha ett mer strukturerat arbetssätt kring kompetensförsörjning i organisationen, vilket leder till ett säkrare utförande av vård och omsorg rörande den enskilde brukaren. Förbättringsarbetet påbörjas under verksamhetsåret 2013 och förväntas avslutas under våren Under 2014 har ett flertal piloter genomförts. Bland annat har cirka 3000 personer gått en webbaserad utbildning om delegering. Inom ramen för projektet har man också säkrat att ett stödjande IT-system upphandlats för att klara en mer omfattande hantering av utbildningar på ett effektivt sätt. Under våren 2014 har också resurser omfördelats så att en särskild enhet inom stab och ledning har i uppdrag att permanent arbeta med projektets uppdrag efter avslutad projektid. Samordning av insatser Sedan ett par år har socialtjänsten ansvar för att organisera hemsjukvård även i det 50 ordinära boendet. Kommunerna har därmed tagit över det ansvar som tidigare landstinget hade. Den aktuella förändringen innebär att en rad möjligheter uppstår vad gäller att bättre samordna insatserna mellan hemsjukvård, äldreomsorg, funktionshinderomsorg och individ- och familjeomsorg. Målet är att personer med behov av både hemsjukvård och hemtjänst ska få sina insatser utförda av ett mindre antal personer genom att hälso- och sjukvårdsuppgifter kan överlåtas från legitimerad personal och utföras av personal i andra funktioner. Målet innebär även att legitimerad personal ska kunna utföra arbetsuppgifter hos den enskilde som inte kräver legitimation men som minskar antalet personer hos den enskilde. För att stärka den enskildes egenmakt ska alltid egenvård vara med i bedömningen. I dag bedrivs ett aktivt arbete kring att öka möjligheterna för överlåtelser av insatser/arbetsuppgifter mellan hemsjukvård och hemtjänst genom löpande fortbildning, handledning och förnyade rutiner och processer INITIATIV

69 Långsiktig strategi och handlingsprogram gällande våld i nära relationer Enligt FN-deklarationen är det en mänsklig rättighet att slippa utsättas för hot, våld och 51 övergrepp. Det är också en rättighet att få skydd och stöd om man har utsatts. Våld i nära relationer inkluderar alla typer av våld som kan förekomma mellan närstående i såväl heterosexuella som regnbågsrelationer samt inom syskon- och andra familje- och släktrelationer. Våldet kan bli allvarligare ju längre en relation pågår. Våldet kan också öka i intensitet. Det som kännetecknar våld i nära relation är att den som är utsatt av våldet har en nära relation till den som utövar våldet. Ofta kännetecknas relationen av starka emotionella band som försvårare möjligheten till att lämna relationen. Våldet sker oftast i det egna hemmet vilket leder till särskild utsatthet utifrån att hemmet inte kan vara en trygg plats varken för den som är våldsutsatt eller för eventuella barn i familjen. Socialtjänsten driver inom ramen för DIALOGEN ett arbete där vi ska öka kunskaperna kring våld i nära relationer, men också på ett bättre sätt arbeta mer samordnat och systematiskt kring dessa frågor. Under 2013 antogs handlingsplaner för två funktionsområden inom socialtjänsten. Under 2014 påbörjas ett arbete med en sammanhållen strategi för socialtjänsten i arbetet kring våld i nära relationer. Att flytta till särskilt boende Att flytta till ett särskilt boende kan innebära förändringar i den 52 äldres liv. Det är därför viktigt att i denna förändring skapa förutsättningar för att livet på det särskilda boendet i så stor utsträckning som möjligt ska kunna vara likt tidigare boendet. Det är också viktigt att verksamhetens innehåll och omsorg kan utformas på ett sådant sätt att den enskilde kan vidmakthålla sina intressen, vardagsrutiner och sociala kontakter. I socialtjänsten genomförs därför ett projekt med syfte att förbättra socialtjänstens arbetssätt i samband med att den äldre står inför att flytta till ett särskilt boende och hur den första tiden på boendet utformas. I projektet har bland annat intervjuer med anhöriga och äldre genomförts med fokus på upplevelserna kring flytt till det särskilda boendet, men man har också kartlagt nuvarande rutiner och arbetssätt. Under 2014 påbörjas ett pilotprojekt inom fyra av kommunens boenden. 7. GEMENSAMMA FÖRBÄTTRINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 69

70 Utveckling av bemannings- och poolverksamheter Socialtjänsten har arbetat med att finna former för hur så kallad poolverksamhet bäst 53 organiseras. Poolverksamhet är den del av bemanningen som snabbt ska kunna täcka in för annan personal vid kortare frånvaro som vid sjukdom, vård av barn med mera. Projektet är grundat i en utredning som kartlade och visade på fördelarna med en mer lokalt förlagd poolverksamhet jämfört med centralt organiserade bemanningsenheter. Projektgruppen består bland annat av chefer för dagens bemannings- och poolverksamheter i samtliga funktioner, men även fackliga representanter. Arbetet med utveckling och samordning kommer att ske stegvis och utvärderas efter hand. Projektet syftar inte till att minska medarbetare som har en poolanställning, inom några yrkesgrupper kan till och med en utökning bli aktuell längre fram. Idag finns ingen poolverksamhet för handläggare, vilket är en brist sett till det behov av vikarier som finns inom verksamhetsområdet. 7. GEMENSAMMA FÖRBÄTTRINGAR Förbättrade arbetsmetoder inom försörjningsstöd Socialtjänsten har i uppdrag att tillfälligt tillhandhålla försörjningsstöd. Det så kallade 54 Metodprojektet är indelat i flera olika delprojekt med syfte att sammantaget förbättra socialtjänstens stöd till personer i behov av försörjningsstöd. Inom ramen för metodprojektet har bland annat en strukturerad utredningsmetod prövats med positiva resultat. Vidare har man arbetat med att förenkla handläggningsrutiner kring personer som redan har stödåtgärder inom kommunens arbetsmarknadsavdelning. Under 2014 har man också provat former för så kallad parhandläggning, där handläggare ges möjlighet att arbeta gemensamt i ärenden som kräver särskilt anpassade åtgärder och stöd INITIATIV

71 Uppsökande verksamhet med fokus på förbättrat anhörigstöd 2009 gjordes en ändring i socialtjänstlagen, som innebär att kommunerna är skyldiga 55 att erbjuda stöd till personer som vårdar eller hjälper en närstående på grund av hög ålder, långvarig sjukdom eller funktionshinder. Anhörigstöd inom äldreomsorgen har bedrivits i Jönköpings kommun sedan 1990-talet. År 2002 anställdes en anhörigkonsulent, och sedan 2009 har ett anhörigstödsteam (bestående av anhörigkonsulenten och anhörigstödjare) arbetat med anhörigstöd av olika slag. Det finns också ett demensteam som ansvarar för stöd till anhöriga som har en närstående med demenssjukdom. Trots ändringen i socialtjänstlagen 2009 har ingen nämnvärd ökning skett i antalet anhörigstödsärenden inom äldreomsorgen. Anhörigstödsteamet vittnar om att det är svårt att nå fram till anhöriga med erbjudanden om stöd. Samma svårigheter finns enligt Socialstyrelsen även i övriga landet. Ett projekt har därför påbörjats med syfte att nå äldre personer som vårdar en anhörig i hemmet, men som idag inte har kontakt med kommunens äldreomsorg. Målgruppen för projektet är äldre personer som är gifta/samboende och som inte idag har någon form av anhörigstöd och eller biståndsbedömd hemtjänst. Kommunen arbetar med uppsökande verksamhet i form av besök i hemmet. Inom ramen för projektet kommer 150 besök att genomföras, uppföljningen syftar bland annat till att undersöka om det anhörigstöd som kommunen erbjuder är det som efterfrågas eller om en förändring/utveckling är nödvändig för att möta de anhörigas behov. 7. GEMENSAMMA FÖRBÄTTRINGAR en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 71

72 INITIATIV

73 Kapitel 8 Processkartläggning För att få en socialtjänst som fungerar på ett sammanhållet sätt för medborgaren krävs att vi följer och arbetar efter gemensamma flöden och processer. Ett steg i den säkringen är att beskriva och dokumentera processer. Genom processkartor tydliggörs det vi gör och hur våra olika verksamheter relaterar till varandra. Genom kartläggningen ser vi också vad vi behöver förändra för att förbättra vår kvalitet och effektivitet. I detta kapitel beskrivs några processer som vi arbetat med för att kunna ge vård, omsorg och behandling som utgår från ett kartlagt och gemensamt flöde för socialtjänsten. 8. PROCESSKARTLÄGGNING en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 73

74 Brobyggargruppen säkrar verksamhetsövergångar Myndighetsutövning och verkställighet är ett sätt att dela in socialtjänstens arbete. 56 Myndighetsutövningen beslutar om insatser och verksamheten utför och verkställer tagna beslut. För medborgaren har en sådan indelning inget egentligt värde. Ur medborgarens perspektiv så vill man ha ett fungerande flöde som mynnar ut i den vård, omsorg och behandling som man tar del av. Ur medborgarens perspektiv har socialtjänsten kunnat identifiera att en kritisk punkt i ett sammanhållet flöde är övergången mellan myndighetsutövning och verkställighet, men också övergången mellan förvaltningens funktionsområden. Under 2013 påbörjades därför ett projekt kallat Brobyggargruppen med syfte att utifrån enskilda fall belysa och förbättra övergångar mellan myndighetsbeslut och verkställighet. Funktions- och myndighetschefer deltog från samtliga verksamheter. Problem analyserades och möjliga förbättringar identifierades. Under 2014 upphörde gruppen då arbetet kunde övergå i mer riktade uppdrag. Bland annat kunde framtagandet av vägledningar för olika insatser inom funktionshinderomsorgen påbörjas. 8. PROCESSKARTLÄGGNING INITIATIV

75 Tydligare rutiner för vinterkräksjuka Att arbeta förebyggande för att förhindra smittspridning av olika slag är viktigt inom 57 socialtjänstens verksamheter (omsetts bland annat i basala hygienrutiner). Personal rör sig mellan olika boenden och lägenheter och en smitta kan snabbt få spridning i en verksamhet. När det finns misstanke om vinterkräksjuka eller när sjukdomen inträffar är det viktigt att snabbt förhindra smittspridning. Som en del av arbetet med att kartlägga processer har medicinskt ansvarig sjuksköterska tillsammans med landstingets enhet för smittskydd arbetat fram en enhetlig process med tillhörande rutiner. Tanken är att all information som är nödvändig ska finnas på samma ställe och vara överskådlig för den personal som är i behov av informationen. Det är också viktigt att den är känd så att alla gör rätt saker i samband med ett utbrott. Här finns det inga marginaler för att någon bland personalen väljer att inte följa de rutiner som antagits. Processen som är framtagen är funktionsövergripande och därmed en process som har samma innehåll oavsett vilken funktion eller målgrupp det gäller. Gemensam process för arbetsinriktad rehabilitering När arbetet med DIALOGEN initierades fick bland annat enhetschefer prioritera olika 58 processer där man såg fördelar med att rutiner och flöden kartlades. En sådan prioriterad process var flödet kring arbetsgivarens ansvar och rutiner kring rehabilitering i samband med sjukskrivningar eller annan händelse (arbetsskada). Det är arbetsgivaren som har ansvaret för att, så tidigt som möjligt, påbörja arbetet med arbetslivsinriktad rehabilitering och arbetsanpassning. För att klargöra behovet av åtgärder genomför ansvarig chef ett rehabiliteringssamtal. Vidare ska arbetsgivaren också lämna uppgifter till Försäkringskassan för att klarlägga behov av rehabilitering. Det kan t.ex. handla om åtgärder som redan vidtagits och om det finns möjlighet till andra arbetsuppgifter. Under 2013 genomförde socialtjänsten en processkartläggning som syftade till att tydliggöra vilket ansvar man som chef har. Processen kartlades utifrån en tidslinje så att det skulle vara tydligt hur man som chef ska agera beroende på tidsförloppet i rehabiliteringen. Vidare så kopplades aktuella blanketter till den kartlagda processen så att den skulle vara överskådligt att arbeta utifrån. 8. PROCESSKARTLÄGGNING en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 75

76 Flöden och vägledande dokument för myndighetsutövning Ett pionjärarbete vad gäller ett av de arbetssätt som DIALOGEN bygger på genomfördes inom Myndighetsenheten för äldreomsorg och funktionshinderomsorg. De var först 59 ut med att gå från massor av lokala dokument som styrde handläggning till att endast arbeta med en enhetlig process för myndighetsutövningen. Med tanke på den bredd det rör sig om vad gäller aktuella målgrupper så var arbetet omfattande både gällande innehåll och som förändringsarbete. Sedan 2013 är det främst så kallade vägledande dokument som växt fram knutet till arbetet med processkartan. Vägledande dokument innehåller de senaste domsluten knutet till en viss insats, men också annan dokumentation som kan vara centrala att ta hänsyn till i beslutsfattandet. Vägledande dokument är en del av rättsäkerheten för att säkerställa en enhetlig myndighetsutövning. Inom myndighetsenheten har man visat på att det arbetssätt man utvecklat är långsiktigt hållbart. Under 2013 och 2014 har ett tjugotal vägledande dokument på ett systematiskt sätt uppdaterats till nytta för medarbetare och ytterst kommunens medborgare. 8. PROCESSKARTLÄGGNING Kartlagt flöde för hantering av händelser Oavsett verksamhetsområde och vilken lagstiftning man arbetar mot inom socialtjänsten finns en gemensam och sammanhållen process för hur man rapporterar och doku- 60 menterar händelser och avvikelser. Processen är kartlagd och framtagen som en förvaltningsövergripande process och har sedan omsatts i ett särskilt IT-stöd som stödjer det kartlagda flödet. Under 2013 och 2014 har omarbetningar av processen genomförts. Den senaste bearbetningen rör hantering av lex Sarah och lex Maria. Kopplat till det aktuella IT-stödet är också förvaltningens processer för synpunktshantering samt arbetsskador och tillbud INITIATIV

77 Vägledande dokument för beskrivning av olika insatser För att kunna arbeta med gemensamma processer för hur olika beslut ska verkställas 61 behöver man ibland klargöra förutsättningar, dvs. på vilka villkor och med vilka ramar ska en insats utföras. För att åstadkomma dessa förutsättningar har ett omfattande kartläggningsarbete påbörjats under 2014 som rör socialtjänstens funktionshinderomsorg. Arbetet syftar till att ta fram vägledande dokument som sätter nivåer och ramar för de mest förekommande insatserna så som boendestöd, daglig verksamhet, gruppboende och serviceboende. Under åren har olika tolkningar av enskilda beslut och lokala avvägningar gjort att nivåer och förutsättningar för olika insatser kan variera. De vägledande dokumenten kan därmed sättas i relation till de insatser som utförs idag och vara stödjande i arbetet med att utforma framtida insatser. Vägledning kan också sätta ramar för vilka förväntningar man kan ha på den kommunala funktionshinderomsorgen som medborgare i kommunen. Under hösten 2014 kommer arbetet att redovisas till socialnämnden för övervägande och beslut. Arbetet har organiserats via enheten för analys och strategi. Olika grupper har varit delaktiga i arbetet och har bestått av handläggare, enhetschefer och medarbetare i flera verksamheter. Myndighetsprocesser inom individ- och familjeomsorgen Att tydliggöra rutiner och riktlinjer så att man som handläggare känner sig trygg med 62 att man utför sitt arbete på rätt sätt är ett av målen med den processkartläggning som genomförts inom barn och ungdom samt missbruk- och beroendevården. Processerna ska vara ett sätt att leda verksamheten och göra arbetet mer överblickbart. Särskilt inom barn- och ungdomsvården ser man vinster med en tydlig process. Det råder en hög personalomsättning i verksamheten och det kommer kontinuerligt nya medarbetare till verksamheten som behöver introduktion och stöd i arbetet. Genom tydligare dokumentation av processen slipper man fråga kollegor och blir snabbare självständig i sitt arbete. Vidare vinner man fördelar eftersom man enkelt i processen ser vem som ansvarar för vad och till vem man kan lämna synpunkter. Det är också lättare att i en kartlagd process identifiera förbättringar eftersom alla har samman bild av hur vi arbetar. Förbättringar och revideringar går fortare att göra och mindre tid behöver läggas på att diskutera vem som ska göra vad. 8. PROCESSKARTLÄGGNING en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 77

78 Gemensamt ledningssystem för kvalitet Kartlagda processer ska gemensamt utgöra socialtjänstens ledningssystem för kvalitet. 63 Det handlar om att alla rutiner och dokument som är styrande för verksamheten ryms i en gemensam och sammanhållen dokumentationsstruktur. Under 2012 och 2014 har en rad övergripande aktiviteter genomförts som ska underlätta arbetet med att under 2015 ha ett gemensamt ledningssystem för kvalitet. Under hösten 2014 kommer nämnden att föreslås besluta om terminologi för de olika dokumenttyper som ska utgöra benämningar på dokument som ska ingå i ledningssystemet. Vidare pågår ett arbete under 2014 att integrera intranätet och systemet för processkartläggning. Målsättningen är att göra ett ledningssystem där det är enkelt att hitta de rutiner man efterfrågar. Utöver detta pågår också arbetet att i samverkan med landstinget utveckla ett ledningssystem för samverkan. Här har socialtjänsten aktivt bidragit med kompetenser som stärker det gemensamma arbetet. 8. PROCESSKARTLÄGGNING INITIATIV

79 Kartlagda flöden för kvalitetssäkrad jämställdhet Jönköpings kommun har antagit ett program för jämställdhetsintegrering. Det innebär 64 att man inom ordinarie verksamhetsområden ska arbeta för att stärka ett jämställdhetsperspektiv på det arbete man utför. Jämställdhetsarbetet omfattar såväl kommunen som arbetsgivare, men också som producent av välfärdstjänster, som ska vara likvärdigt utformade oavsett medborgarens kön. I socialtjänsten har handläggare i äldreomsorgen valt att granska och utveckla sin process för myndighetsutövning med fokus på en mer jämställd handläggning. Inom enheten har man genomfört utbildning kring jämställdhetsarbete, men också kring hur verksamhet kan värderas och analyseras utifrån ett jämställdhetsperspektiv. Efter genomförda utbildningar har man granskat olika ärenden för att kartlägga om det förekommer skillnader i den bedömning man gör beroende på om man är kvinna eller man som ansöker om insats och service. 8. PROCESSKARTLÄGGNING en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 79

80 INITIATIV

81 Kapitel 9 Evidensbaserade arbetssätt Ett evidensbaserat arbetssätt handlar om att på ett systematiskt sätt pröva och utvärdera metoder där medborgarens kunskaper är av stor betydelse. Genom att utvärdera arbetet kan man utveckla lokal evidens, där ett visst arbetssätt visat sig vara framgångsrikt. Bärande i detta arbete är att inte enbart fokusera på evidensbaserade metoder utan också arbeta med hur metoderna används och tillämpas samt vilket värde de skapar för medborgaren. I detta kapitel ges några exempel på hur ett evidensbaserat arbetssätt omsatts i socialtjänsten. 9. EVIDENSBASERADE ARBETSSÄTT en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 81

82 9. EVIDENSBASERADE ARBETSSÄTT Behov av ökade kunskaper om våld i nära relationer För att kunna utveckla metoder behövs ibland förbättrade kunskaper om den problematik som metoderna ska verka mot. Våld i nära relationer 65 är en sådan problematik där det finns ett stort behov av kunskapsutveckling både vad gäller arbetsmetoder för stöd och behandling, men även kring fenomenet som det uppträder i samhället. Våld i nära relationer är ett komplext samhälleligt fenomen och förklaringar finns att hämta inom flera olika perspektiv. Tidigare studier som gjorts om våld i nära relationer har oftast antingen varit individ- eller samhällsorienterade. Socialtjänsten och Linköpings Universitet samverkar i kunskapsutvecklingen kring våld i nära relationer. Samarbetet har konkretiserats genom ett gemensamt doktorandprojekt som möjliggör att aktuell forskning kan knytas till verksamhetsutveckling genom att understödja utbildning, information och uppföljning. Doktorandprojektet samordnas med FoUrum. Internetbaserad behandling i socialtjänsten Ny teknik ger nya möjligheter att utveckla socialtjänstens 66 vård, omsorg och behandling. Socialtjänsten har tillsammans med Linköpings universitet varit med och prövat en unik behandlingsmodell för internetbaserad kognitiv beteendeterapi för personer som upplever svårigheter med att reglera ilska och använt våld i en nära relation. Den studie som genomförts med syfte att på ett systematiskt sätt utvärdera en ny form av behandlingsprogram med stöd av internet visar på positiva resultat. Genomströmningen av personer som deltagit i programmet har varit mycket god vilket ytterligare säkerställer resultatets kvalitet och utfall. Under 2014 påbörjas den första kliniska försöket av behandlingsmetoden. Jönköpings kommun kommer i samverkan med ett mindre antal kommuner i landet att arbeta med metoden i klinisk verksamhet. En utvärdering görs parallellt av Linköpings universitet och är därmed ett nationellt unikt projekt INITIATIV

83 Utvärdering av riktat stöd till föräldrar med barn med lindrig utvecklingsstörning Föräldrar som har barn med funktionsnedsättningar får enligt nationella kartläggningar 67 ofta inte det stöd de har behov av, vilket bland annat beror på att omgivningen saknar kunskap om funktionsnedsättningar och dess konsekvenser samt att det krävs egna initiativ från familjerna för att få stöd. Kunskapen om föräldrastöd till familjer som har barn med funktionsnedsättning är nationellt bristfällig och det finns behov av att utveckla bättre stödformer i ett tidigt skede som alternativ till mer omfattande insatser i takt med barnets stigande ålder. Ett flerårigt forskningsprojekt i samverkan med forskningsmiljön CHILD och Vetlanda kommun har påbörjats. Projektet syftar till att kartlägga familjernas nuvarande stöd och behov av stöd. Vidare prövas en metod för uppsökande stöd till föräldrarna. En genomgång av barn som finns inskrivna i grundsärskolan med en lindrig utvecklingsstörning har genomförts. Genomgången visar det motsatta resultat än vad man först antagit, en stor del av dessa familjer har någon form av stöd från någon av de offentliga aktörerna. Antagandet i projektet var det motsatta, nämligen att familjerna inte skulle omfattas av stöd från kommun eller landsting. Följaktligen verkar det som om det i kommunen och i landstinget finns rutiner för att tidigt fånga upp dessa gruppers behov av stöd. Vad gäller socialtjänstens insatser finns det en förbättringspotential vad gäller att koordinera de olika insatserna. Framförallt rör detta individ- och familjeomsorgen respektive funktionshinderomsorgen. Projektet har under 2014 utökats till att omfatta fler kommuner. Projektet har också tilldelats ytterligare externa forskningsmedel som gör att projektet kan fortsätta under Evidensbaserad metod för att stärka ett självständigt liv Socialtjänsten arbetar med insatser mot personer med olika former av psykisk ohälsa. 68 Personer med schizofreni och schizofreniliknande tillstånd kan bland annat behöva stöd med att klara av vardagliga aktiviteter eller det sociala samspelet med andra, exempelvis att kunna ha eller upprätthålla ändamålsenliga kontakter med vård, stöd och service. Ett självständigt liv (ESL) är en socialpedagogisk behandlingsmodell för personer med psykisk funktionsnedsättning, särskilt schizofreni. Metoden bygger på forskning i framförallt USA med stöd i teorier kring så kallad operant inlärningsteori. Metoden syftar till att ge klienten ökade möjligheter till ett självständigt liv genom att stödja den enskilde i att öka sina kunskaper om sin sjukdom samt olika färdigheter inom olika livsområden. Målsättningen är att den enskilde bättre ska kunna hantera de svårigheter som sjukdomen medför. I socialtjänsten har utbildning i metoden genomförts och under 2013 och 2014 har metoden tillämpats i behandlingsarbetet som en del av ett evidensbaserat arbetssätt. 9. EVIDENSBASERADE ARBETSSÄTT en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 83

84 9. EVIDENSBASERADE ARBETSSÄTT Förutsättningar för ledare och medarbetare Inom socialtjänsten behövs inte bara ny kunskap kring arbetssätt och metoder, det finns 69 även behov av att utveckla kunskaper om organisering, ledning och medarbetarskap. I sammanhanget finns relativt lite forskning som speglar ledarskapet och medarbetarskapet i en offentlig organisation. Vidare finns det lite forskning kring hur dessa båda perspektiv påverkar verksamhetensutveckling. I samarbete med Institutet för gerontologi genomförs ett forskningsprojekt som syftar till att utveckla kunskaper kring ledarskapets förutsättningar i äldreomsorgen. Bland annat görs jämförelser mellan hemtjänst och särskilt boende. Projektet speglar också medarbetarens syn på chefen och ledaren. Som grund för forskningen används bland annat resultat från socialtjänstens medarbetarundersökningar. Utöver detta kommer även brukarundersökningar att användas för att spegla sambandet mellan medarbetares och ledares uppfattningar om arbetssituationen och brukares och närståendes syn på kvaliteten i verksamheten. Projektet är ett bra exempel på att systematiska uppföljningar av verksamheten kan ligga till grund för en tillämpad forskning INITIATIV

85 Forskning kring ett återhämtningsinriktat arbetssätt Socialtjänsten arbetar med att ge stöd till personer med ett psykiskt funktionshinder. 70 Ett återhämtningsinriktat arbettssätt är en av de metoder som använd, arbetssättet är ett förhållningssätt som främjar hälsa. Den professionelle arbetar tillsammans med individen genom att undersöka vad i individens liv som kan främja återhämtning. Om återhämtningsprocessen ska gå framåt behöver personalen bli medveten om betydelsen av sin egen roll som stöd. Personal behöver finnas med som bärare av hopp, genom att uppmuntra och stärka individens vilja och förmåga att ta över kontrollen över sitt liv. Individen är den som i den unika situationen har de bästa förutsättningarna att förstå vad som bäst gynnar hans/hennes återhämtning. I samarbete med landstinget och FoUrum har ett forskningsprojekt påbörjats med syfte att utveckla och pröva ett skattningsinstrument som ska kunna var ytterligare ett stöd i det återhämtningssinriktade arbetet. Projektet är ett samarbete med forskare från Högskolan i Dalarna och Umeå universitet. Projektet utgår därmed från de bärande fundamenten i en evidensbaserad praktik där den enskildes erfarenheter och den professionellas kunskaper knyts samman i ett systematiskt arbetssätt. 9. EVIDENSBASERADE ARBETSSÄTT en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 85

86 INITIATIV

87 Kapitel 10 Lära av varandra Nya kunskaper utvecklas hela tiden. Att lära av varandra handlar om att ta till vara på den samlade kunskapen i organisationen som professionella och medborgare förfogar över. Att ledningen uppmärksammar och understödjer lärande och erfarenhetsutbyte är en central framgångsfaktor för att åstadkomma en hållbar socialtjänst. I detta kapitel lyfts några exempel på hur lärande och erfarenhetsutbyte kan användas som en del i det reguljära utvecklingsarbetet. Exemplen rör både det professionella lärandet, men också exempel på lärande där medborgare involveras och bidrar till utvecklingen av verksamheten. 10. LÄRA AV VARANDRA en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 87

88 10. LÄRA AV VARANDRA Erfarenhetsutbyte med fokus på administrativa funktioner För att socialtjänstens verksamheter ska kunna arbeta på ett effektivt sätt behövs 71 administrativa funktioner som arbetar stödjande. Inom socialtjänsten finns ett 70-tal enhets- och stabsadministratörer. Organisationen av dessa stödfunktioner ser lite olika ut beroende på inom vilket verksamhetsområde man arbetar. Inom funktionshinderomsorgen ingår exempelvis administratörerna tillsammans med enhetschefer i ett antal team. Det innebär att en administratör stödjer flera enheter, i andra funktioner är man mer knuten till den enhet man arbetar mot. Därmed har man olika chefer för olika verksamhetsområden. Som en del i att stärka samordningen har en utbildning påbörjats för samtliga stabs- och enhetsadministratörer. En effekt av utbildningen har varit att deltagarna har kunnat peka på processer och rutiner där man gör olika och att det kan finnas fördelar med att utveckla gemensamma arbetssätt. En annan effekt är också att goda exempel har kunnat lyftas fram och spridas, för att ta vara på dessa erfarenheter och lärandet som skett i gruppen fortsätter den aktuella utbildningen under Syftet är att använda utbildningen som en plattform för olika förbättringsarbeten inom det administrativa arbetet. Detta arbete knyts också till de förändringar som genomförts inom stab och ledning, där en administrativ enhet bildats för samordning av administrativa flöden och processer. Att lära av det goda exemplet Under förankringsarbetet av DIALOGEN framkom det vid olika inventeringar att det 72 saknades forum för erfarenhetsutbyte mellan olika funktioner och verksamheter. Chefer upplevde att man visst lite om vad som pågick inom andra verksamhetsområden, cheferna ansåg att det fanns mycket man skulle kunna ta tillvara genom att bättre sprida erfarenheter. Samma uppfattning fanns också inom stab och ledning, där olika stabsfunktioner efterfrågade ett förbättrat erfarenhetsutbyte. Där ansåg man att mycket arbete pågick parallellt inom socialtjänsten med bristande samordning. Ett initiativ för att skapa bättre förutsättningar för erfarenhetsutbyte och lärande har varit chefs- och stabsträffar. Cirka 200 medarbetare samlas en halvdag i månaden. Träffarna startade 2014 och har gjort att olika exempel på arbetssätt och erfarenheter spridits på kort tid till många verksamheter. Varje träff har också summerats med de viktiga budskap som chefer ges i uppdrag att föra vidare till medarbetare inom sina respektive verksamheter. Träffarna har varit uppskattade och viktiga inslag att kommunicera kring DIALOGEN och vad vi kan lära av varandra utifrån ett gemensamt uppdrag att utveckla en socialtjänst som är innovativ, sammanhållen och hållbar INITIATIV

89 Att lära av andra som arbetar som förbättringsledare Att ge stöd åt chefer och ledare för att initiera arbetet med ständiga förbättringar är ett 73 prioriterat och viktigt arbete inom ramen för DIALOGEN. Idag finns möjlighet för chefer att få kunskaper kring arbetet med ständiga förbättringar vid introduktionen som nyanställd chef, men det finns även utbildning att tillgå för medarbetare som redan arbetar som chefer i organisationen. På initiativ från deltagarna i dessa utbildningar startade under 2013 nätverk för chefer som aktivt arbetade med att omsätta ständiga förbättringar i verksamheten. Syftet var att deltagarna skulle kunna dra nytta av varandras erfarenheter, då man kommit olika långt i sitt arbete, men också hade olika utmaningar och förutsättningar. Ytterligare ett syfte var att kunna dra nytta av varandras erfarenheter genom att göra studiebesök eller andra former av verksamhetsbesök samt presentationer. För ytterligare kompetensutveckling och lärande organiserades ett antal studiebesök utanför socialtjänsten, bland annat besöktes Medicinsk diagnostik inom landstinget samt konsultbolaget Evry. Kvalitetsrevisioner i socialtjänsten En förutsättning för lärande är att man på ett gemensamt sätt följer upp hur man 74 arbetar med verksamhetens utveckling. Med stöd i uppföljningar kan man jämföra sitt eget arbete över tid, men man kan också ta del av andras uppföljningar och resultat. För att skapa dessa förutsättningar har socialtjänsten utvecklat en gemensam modell för uppföljning av det systematiska kvalitetsarbetet. Kvalitetsrevisionerna genomförs under 2014 på samtliga enheter inom socialtjänsten. Som pilotprojekt genomfördes revisioner under delar av 2012 med en utökning av antalet enheter under För majoriteten av socialtjänstens verksamheter genomförs den första revisionen under 2014, men det finns följaktligen enheter som har arbetat med stöd av revisioner sedan hösten LÄRA AV VARANDRA Att arbeta med revisioner tar sin början i att chef och medarbetare själva gör en skattning av sitt systematiska kvalitetsarbete. Som stöd får enheten ta del av ett antal frågor, svaren sammanställs utifrån en granskningsmodell. Särskilt utbildade internrevisorer besöker sedan verksamheten och använder enhetens värdering som utgångspunkt i sitt arbete. Verksamhetsbesöket syftar till att på olika sätt försöka verifiera enhetens egen skattning av verksamheten. Utmaningen i det aktuella utvecklingsarbetet har varit att kunna genomföra så effektiva revisioner som möjligt utan att behöva öka stabens bemanning. Ytterligare en utmaning är att genomföra revisioner som blir så enhetliga som möjligt trots att de genomförs av olika medarbetare i stab och ledning. en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 89

90 Medborgardialog kring funktionshinderomsorgen Arbetet med DIALOGEN har bland annat innefattat en betydande genomlysning av 75 funktionshinderomsorgen. Utredningen utgjorde ett underlag för politiska ställningstaganden kring utvecklingen av funktionshinderomsorgen. Utredning pekade ut möjligheter att genomföra upphandlingar av vissa verksamhetsområden. För att få ytterligare perspektiv på utredningen genomfördes under våren 2013 en medborgardialog kring den genomförda utredningen, där redovisades resultaten som jämförts med andra jämnstora kommuner. Efter redovisningen var det möjligt för medborgare att lämna synpunkter till företrädare från socialnämnd samt socialförvaltning. En sammanställning och utvärdering av dialogen genomfördes och utgjorde bilaga till det beslut som socialnämnden sedan fattade under maj månad LÄRA AV VARANDRA Tillsammans gör vi skillnad! Ett stort gemensamt förbättringsarbete som berör samtliga personalkategorier inom 76 individ- och familjeomsorgen intensifierades under Arbetet handlar om att bättre samordna och ta tillvara på de olika kompetenser som finns inom barn- och ungdomsvården. I dag finns en bredd som inkluderar både handläggning, öppenvård och uppsökande verksamhet. Det handlar om teamwork där alla behövs för att lära av varandra. Målsättningen är att Jönköping ska vara ledande inom barnskyddsarbetet i Sverige Barn- och ungdomsvården har redan arbetat med introduktion och utbildning av t.ex. chefer, jobbat med specialisering inom bland annat HVB och familjehem samt utökat resurser, t.ex. förstärkt grundbemanning och mottagningssekreterare, lönesatsat på barn- och ungdomshandläggare. Trots ett omfattande utvecklingsarbete ökar antalet ansökningar och anmälningar kring barn som far illa, man har svårt att klara utredningstiderna om fyra månader. Erfarna handläggare och behandlare drar ett för tungt lass och nyutexaminerade socionomer behöver få växa i yrkesutövningen utifrån rimliga förhållanden. I det framtida utvecklingsarbetet fokuserar verksamheten på fem nycklar : nytt resursfördelningssystem, översyn av barn- och ungdom, översyn av IT-systemen, gemensam rekrytering och trainee samt Signs of Safety, en modell som innebär ett samskapande och ett lärande inom barn- och ungdom, mellan medborgare, medarbetare och ledning INITIATIV

91 När medborgarens erfarenheter är en del av lärandet Att ta del av medborgarens erfarenheter blir allt vanligare genom olika fokusgrupper 77 och enkäter. Ofta handlar det då om att lyssna in vad medborgare tycker om en viss service eller tjänst som kommunen tillhandahåller. Ett initiativ som går steget längre är utvecklingen av rambeslut inom funktionshinderomsorgen. Det utvecklingsarbetet handlar om att redan i utformningen av ett framtida arbetssätt involvera medborgare tidigt i utvecklingsprocessen och ta tillvara deras kunskap redan på idéstadiet. På detta sätt utgör de en helt avgörande kunskapskälla i det praktiska utvecklingsarbetet. En hälsofrämjande läroprocess som kan bidra till meningsfull förbättring för både medborgare och personal. Utvecklingsarbetet fokuserar på hur flexiblare biståndshandläggning kan utformas och hur formen av beslut om bistånd kan omsättas i verksamheten med stöd av genomförandeplaner. I utvecklingsarbetet medverkar medborgare med erfarenhet av kommunens socialtjänst, men även medarbetare inom verksamhetsområdet. Projektet har påbörjats under Revisioner som stöd för lärandet på arbetsplatsen Ett antal enheter i socialtjänsten har genomfört så kallade kvalitetsrevisioner vid minst 78 två tillfällen som en del av ett pilotprojekt. Utifrån dessa enheter går det att dra slutsatser kring hur revisionerna kan vara ett stöd för utveckling och lärande på arbetsplatsen. Ett exempel kan hämtas från funktionshinderomsorgen där man i stor utsträckning använt resultat från genomförda revisoner som underlag för lärandet på arbetsplatsen. Enheten kan på egen hand använda en särskilt utformad enkät för att göra en värdering av sitt eget arbete. Genom att diskutera sitt arbetssätt och göra en värdering tillsammans blir det ett underlag för diskussion, lärande och erfarenhetsutbyte. När arbetet slutförts får man som enhet också en återkoppling på sin egenvärdering genom att en särskilt utbildade internrevisor besöker enheten. Detta ger ytterligare en dimension av lärandet i gruppen då ytterligare ett perspektiv tillförs, då arbetet genomförts årligen uppstår ett naturligt lärande på arbetsplatsen. 10. LÄRA AV VARANDRA en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 91

92 Att lära av barn som tycker till om information till andra barn Socialtjänsten arbetar med placeringar av barn i familjehem. Familjehemsvården står 79 inför stora utmaningar där fler barn, ofta med svår problematik, placeras. Det är tufft att rekrytera familjehem och kraven på vården blir högre, då är det viktigt att utveckla metoder, organisation och arbetssätt för att förbättra arbetet med barn som placeras i familjehem. Tillsammans med övriga kommuner i länet utvecklas arbetet löpande. Bland annat samordnas utbildning till familjehemmen och det utreds hur en gemensam rekrytering av familjehem skulle kunna organiseras i länet. 10. LÄRA AV VARANDRA Under 2013 förelåg ett behov att tillsammans med länets övriga kommuner utveckla bättre information till barnen som placeras. Ett utvecklingsarbete påbörjades där ett antal familjehemsplacerade barn deltog i arbetet med att ta fram en bok (Pixibok) som skulle kunna ges direkt till familjehemsplacerade barn. Projektet pekar tydligt på vad vi kan lära av barn när de utifrån sitt perspektiv bidrar till att utforma något som blir avsevärt bättre än när vuxenvärlden och de professionella försöker anta barnens perspektiv. De barn som deltog i arbetet hade en rad synpunkter på utformning av text, vilka ord som användes och hur man illustrerade boken. Idag finns boken och används som en del av det stöd och information som ges till familjehemsplacerade barn i Jönköpings kommun. Boken har också rönt stor efterfrågan nationellt och säljs även till andra kommuner i landet INITIATIV

93 Ledare och chefer möts i samverkan kring äldre En del av det arbete som varit i fokus för DIALOGEN är samverkan med primärvård 80 och landstingets slutenvård. Bland annat har arbetet med ett gemensamt ledningssystem för kvalitet pågått i ett länsövergripande sammanhang, men också kopplat till det sjukvårdsområde där Jönköping, Habo och Mullsjö kommuner ingår. För att förbättra arbetet genomfördes under 2013 en gemensam konferens för chefer i landsting och kommun kring hur vård och omsorg om äldre kan utvecklas och förbättras. Bland annat deltog företrädare från Länssjukhuset Ryhov, Bra liv samt företrädare för privata vårdgivare. Konferensen utmynnade i ett antal prioriterade förbättringar som sedan omsatts i en särskild arbetsgrupp under En uppföljning av konferensen är planerad under hösten 2014 och kommer att ske årligen vid två tillfällen. Konferenserna kommer vara en viktig del att sprida erfarenheter mellan de olika huvudmännen, men även vara ett forum för prioriteringar om framtida utvecklingsarbete. 10. LÄRA AV VARANDRA en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 93

94 INITIATIV

95 Kapitel 11 Lära av sådant som gått fel Fel och avvikelser kan innebära att vi ägnar tid åt att leta efter saker, onödig väntan, onödigt spring, missförstånd, brister i arbetsmiljön, felplacerad utrustning mm. Genom att vara aktiv med att identifiera och dokumentera avvikelser som uppstår i verksamheten kan man över tid se systemfel. Det är väldigt sällan som systematiska avvikelser i en verksamhet är personbundna, utan beror ofta på otydlighet i rutiner, anvisningar etc. Ett systematiskt arbete med att identifiera avvikelser kan också ge synergieffekter i att avvikelser kan härledas till brister eller behov av att förbättra rutiner som rör flera verksamheter. Rätt åtgärder kan leda till att oklarheter och fel minskar för flera verksamheter och därmed blir effekten av vidtagna åtgärder mer omfattande. 11. LÄRA AV SÅDANT SOM GÅTT FEL I detta kapitel beskrivs olika initiativ som sammataget syftar till att utveckla socialtjänstens förmåga att lära och förbättra utifrån sådant som gått fel. en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 95

96 11. LÄRA AV SÅDANT SOM GÅTT FEL Löpande rapportering av hur händelser hanteras och omsätts i förbättringar I socialtjänsten finns en gemensam arbetsprocess för hur man ska hantera fel och brister 81 som uppstår i verksamheten. Dessa fel och brister kan dokumenteras av samtliga medarbetare i verksamheten. Stöd och utbildning ges bland annat genom webbaserade filmer som visar hur systemet fungerar, men också syftet med rapporteringsarbetet. Dokumenterade fel och brister utreds i form av avvikelser och händelser. Utredning ska göras enligt en färdig rutin, likaså ska åtgärder genomföras samt följas upp. Utförs rutinen på ett riktigt sätt så fullföljs också ett förbättringsarbete. I vilken omfattning arbetsrutinen genomförs i olika verksamheter och i vilken utsträckning det råder en följsamhet i den fastlagda rutinen är en central del i det systematiska kvalitetsarbetet och därför är det viktigt att löpande rapportera till ledning och nämnder på vilket sätt detta uppdrag utförs. Sedan 2014 har en ny rapporteringsrutin påbörjats där socialnämnd och äldrenämnd i samband med fördjupade verksamhetsrapporter, fyra gånger om året, får en sammanställning kring hur hanteringen av inträffade fel och brister fortlöper. Samordnat arbetssätt kring hantering av lex Sarah och lex Maria Socialtjänsten har anmälnings- och rapporteringsskyldighet bland annat vad gäller 82 händelser som härrör till lex Sarah och lex Maria. Sedan 2013 har ett utvecklingsarbete genomförts som syftar till att på ett bättre sätt arbeta mer samordnat vad gäller rapportering och utredning kring dessa båda lagstadgade uppdrag. En effekt av detta är bland annat att två tjänster som utvecklingsledare har konverterats till socialt ansvariga socionomer (SAS). Socialt ansvariga socionomens funktion kring utredning av lex Sarah bli därmer likvärdig den roll som medicinskt ansvariga sjuksköterskor (MAS) och medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR) sedan tidigare har vad gäller utredning rörande lex Maria. Genom att förtydliga dessa funktioner har en tydligare process för hantering av allvarligare händelser arbetats fram och bättre samordnats i förvaltningen. Utvecklingsarbetet har också inneburit en säkrare och mer enhetlig hantering av inträffade händelser då man kan arbeta med fördjupade utredningar och analyser av bakomliggande orsaker till de inträffade händelserna. Det blir också lättare att hantera systemfel över de olika lagrummen INITIATIV

97 Förbättrad säkerhetskultur Att arbeta med DIALOGEN handlar bland annat om att stärka arbetet med det 83 systematiska kvalitetsarbetet. Omsatt till socialtjänsten handlar det både om att förbättra men också säkerställa att de processer vi ska följa och arbeta efter är funktionella och inte har brister. Därmed kan man säga att arbetet med DIALOGEN lika mycket handlar om att säkerställa en god kvalitet som det handlar om att förbättra. Att säkerställa en god kvalitet är en fråga om processer och metoder, men även en fråga om kultur och synsätt i socialtjänsten. Med kultur menas i detta fall i vilken utsträckning man ser behov av förbättringar och i vilken utsträckning det finns en vilja att omsätta de behov man ser i ett praktiskt arbete. Kultur handlar också om relationer, dvs. om det finns ett klimat som tillåter att kritisera och värdera det arbete man utför. Ett mått på socialtjänstens arbete med att förbättra och säkerställa en god kvalitet är benägenheten att i verksamheten rapportera sådant som inte fungerar. Under 2014 har socialtjänsten nästan fördubblat sin kapacitet att rapportera och arbeta med identifierade brister i verksamheten. Bakom resultatet finns medarbetare och ledare i socialtjänsten som på olika sätt bidragit till att stärka det systematiska kvalitetsarbetet med fokus på att förbättra utifrån inträffade händelser. En väg in för rapportering av fel och brister Under 2013 har ett utvecklingsarbete genomförts som syftat 84 till att bredda rapportering av händelser och avvikelser till att också upptäcka när fel och brister uppstår i arbetsmiljön. Målsättningen har varit att ha en och samma rapporteringsrutin oavsett vilken typ av lagstiftning (arbetsmiljölag, socialtjänstlag etc.) som styr formen för rapportering. Parallellt med det systematiska kvalitetsarbetet löper också ett systematiskt arbetsmiljöarbete som innebär att arbetsgivaren har ett ansvar att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Uppstår arbetsskador eller andra tillbud ska det anmälas och utredas. Under 2013 har arbetsprocessen för rapportering av arbetsskador och tillbud knutits samman med det IT-stöd som används för händelsehantering och synpunktshantering i socialtjänsten. I praktiken innebär utvecklingsarbetet att man via samma formulär kan rapportera händelser som både rör arbetsskador eller andra verksamhetsrelaterade händelser. Genom att anmälningar hanteras i ett system har det också underlättat uppföljning och samordning med säkerhetsansvarig i kommunen. 11. LÄRA AV SÅDANT SOM GÅTT FEL en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 97

98 11. LÄRA AV SÅDANT SOM GÅTT FEL När fel och brister uppstår även i samverkan Socialtjänsten arbetar inom flera områden i nära samverkan med bl a. landstinget i 85 Jönköpings län och då främst Norra Sjukvårdsområdet. Arbetet med samverkan har under tiden resulterat i rad gemensamma processer och rutiner för olika verksamhetsområdet. Sedan flera år finns bland annat ett vårdplaneringsteam placerat på Länssjukhuset Ryhov och gemensamma familjecentraler med mera. I samverkan uppstår självfallet också olika former av avvikelser. I dessa fall har varje huvudman egna system för att hantera dessa avvikelser, men det har funnits tydliga brister vad gäller samordningen i hanteringen av de gemensamma avvikelser som uppstått. Under 2014 har man inom samverkansområdet äldre arbetat fram en process för hur avvikelser på ett mer effektivt och säkert sätt ska kunna hanteras gemensamt. Ett särskilt avvikelseråd ska samordna och hantera inkomna avvikelser, men även sammanställa och ge förslag på förbättringsområden utifrån dokumenterade avvikelser. Genom en förbättrad arbetsprocess kan gemensamma ändringar initieras för att säkerställa bättre vård och omsorg för medborgaren oavsett huvudman. När dokumenterade avvikelser lägger grund för förbättringar Socialtjänstens verksamhet för barn- och unga omfattar bland annat myndighetsutövning. I socialtjänsten finns tre enheter som har ett likartat uppdrag men arbetar utifrån 86 en geografisk indelning. Handläggning inom barn- och ungdom innebär bland annat möten och träffar med föräldrar och familjer som är i behov av stöd. Arbetet regleras av ramar för hur länge olika utredningar får fortgå och när en utredning ska inledas eller avslutas. För att kunna bemanna och planera verksamheten är det viktigt att möten med familjer och föräldrar kan genomföras enligt planering. Inställda besök eller besök som uteblir innebär därmed att arbetet i vissa delar stannar upp och att tiden inte blir effektiv. För att kunna förbättra detta har man dokumenterat antalet uteblivna besök under ett antal månader som en del i rapporteringen av inträffade händelser. Omfattningen av uteblivna besök visade sig vara betydande och därmed ett möjligt förbättringsområde. Sms-påminnelser eller andra påminnelsefunktioner ses som möjliga åtgärder för att utveckla barn- och ungdomsvården och effektivisera utredningsarbetet. Bättre feedback på hur olika ansvarsområden fungerar i särskilda boenden I socialtjänsten finns cirka 35 särskilda boenden, inom dessa verksamheter ansvarar 87 olika ombud för specifika arbetsområden och rutiner. Det kan handla om hantering av inkontinensprodukter, beställning av material, lyftteknik, läkemedel mm. Ombuden har därmed ett övergripande ansvar som sträcker sig över de olika avdelningarna, men även över dygnet då verksamheten pågår under årets alla timmar. Ibland brister dialogen kring behov av förbättringar som finns, men också vad det är som inte fungerar kring de rutiner som omgär INITIATIV

99 das av ett visst arbetsområde. Inom ramen för DIALOGEN har ett pilotprojekt genomförts på några särskilda boenden där ombuden fått utökat ansvar att handlägga avvikelser i verksamheten som är knutna till sina respektive ansvarsområden. Resultatet visar att respektive ombud fått en bättre överblick kring hur det aktuella ansvarsområdet fungerar och vilka generella behov av förbättringar som kan vara aktuella. Mindre mötestid går åt till att diskutera hur de olika områdena fungerar och chefen får också en mer stödjande roll i att hantera avvikelserna i verksamheten. Effektivare analyser av inträffade händelser I dag kan alla 4500 medarbetare i socialtjänsten dokumentera avvikelser i form av fel 88 och brister. Genom att avvikelser dokumenteras inom alla verksamhetsområden är det också möjligt att analysera avvikelser på en så kallad systemnivå. Det innebär att man analyserar dokumenterade avvikelser för att kunna finna om det finns orsaker som är knutna till inbyggda brister i organisationen. Följaktligen kan en viss typ av händelser uppstå oavsett funktionsområde eller verksamhetsform. Dessa analyser kan resultera i förslag på övergripande förbättringar som kan handla om att förbättra introduktion av medarbetare, förändra rutiner eller IT-stöd m.m. För att detta ska vara möjligt har socialtjänsten utvecklat ett analysverkstyg som gör det möjligt för varje enhet, område och funktion att få en övergripande sammanställning av aktuella händelser. Genom analysverktyget kan man begränsa sökningar och analyser till olika enheter, månader, tider samt olika händelsetyper. Man kan också jämföra om vissa former av händelser förekommer mer frekvent inom vissa verksamhetsområden än andra. Analysverktyget administreras genom programmet Qlickwiev och har funnits tillgängligt sedan 2013, men har förbättrats i olika versioner under Dokumenterade händelser en stående punkt på agendan I takt med att arbetet med DIALOGEN har etablerats och målsättningen med att stärka 89 verksamhetens kvalitetsarbete har intensifierats har också nya behov av möten och samordning uppkommit. I många fall har man tagit tillvara på ordinarie mötesstrukturer på enheten, men förändrat inriktning och innehåll. En rad olika funktionerna har valt att på arbetsplatskonferenser lägga mer tid på analys och bearbetning av dokumenterade händelser. I praktiken innebär detta att rapporterade händelser för innevarande månad sammanställs och utgör därmed en dagordning över vad man behöver gå igenom och se över i verksamheten. Avvikelser som också innefattar andra ansvarsområden såsom hälso- och sjukvård samordnas. Förändringen kan verka enkel men är en effekt av en händelsekedja som börjar med en medveten vilja att säkra och förbättra. Fördelen med enkelheten är dess systematik, dvs. återkommande möten, en tydlighet och förutsägbarhet inom arbetsområdet avvikelser i verksamheten. 11. LÄRA AV SÅDANT SOM GÅTT FEL en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 99

100 INITIATIV

101 Kapitel 12 Sprida våra erfarenheter Erhållna erfarenheter och resultat av systematiskt förbättringsarbete måste spridas till andra. Att lyfta fram det man åstadkommit är allas ansvar. Att sprida sina erfarenheter är ett uttryck för en öppen och transparent organisationskultur. Goda idéer lever också längre om de delas med andra. I mötet uppstår nya kunskaper då erfarenheter ställs i relation till varandra. Kommunikationen löper som en röd tråd i allt förbättringsarbete. Det är viktigt att såväl medarbetare och medborgare förstår budskapet i det som kommuniceras och att den är begriplig, hanterbar, meningsfull och ger en känsla av sammanhang. I detta kapitel vill vi lyfta fram exempel på olika initiativ där man tagit ansvar för att sprida sina erfarenheter i mötet med andra. 12. SPRIDA VÅRA ERFARENHETER en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 101

102 12. SPRIDA VÅRA ERFARENHETER Systematiskt arbete ger bästa uppsatser Jönköpings kommuns socialtjänst har under senaste åren utvecklat ett alltmer omfattande uppföljningsarbete. En effekt av detta är att alltmer information och kunskaper om 90 verksamheter och metoder samlas in på ett systematiskt sätt. Det primära användningsområdet är att vara ett stöd till verksamhetsutvecklingen inom socialtjänsten. En sekundär effekt av detta arbete är att insamlad information också kan användas till sekundära analyser av verksamheten. Ett sådant exempel är att låta studenter få tillgång till avkodad information som ett underlag för uppsatser och fördjupningsarbeten. På detta vis sprids erfarenheter och kunskaper vidare kring arbetsmetoder i socialtjänsten som kan leda fram till fördjupade analyser och perspektiv. Ett aktuellt exempel är bland annat socialtjänstens missbruks- och beroendevård. Inom myndighetsutövningen arbetar man strukturerat med ASI-metod (Addiction Severity Index) för utredning och uppföljning av insatser. Tillämpningen av metoden är omfattande och därmed skapas goda förutsättningar vad gäller att använda utfall för sekundär bearbetning. Flera uppsatser på Hälsohögskolan har använt material från ASI-intervjuer. Under 2014 fick en uppsats baserat på ASI-intervjuer priset för bästa uppsats. Erfarenheter sprids till framtida förbättringsledare I samverkan med Högskolan, Jönköpings läns landsting och övriga kommuner i länet 91 har en nationellt unik masterutbildning inom ledarskap och förbättringsarbete utvecklats. Utbildningen har med stöd av Vinnvård fått ett innehåll där målsättningen är att utbilda framtida ledare inom förbättringskunskap. Utbildningen är sedan 2012 en del av det reguljära utbildningsutbudet vid Högskolan i Jönköping. Söktrycket gör utbildningen till en av de mest attraktiva masterutbildningar på Högskolan i Jönköping. Socialtjänsten i Jönköpings kommun bidrar i utbildningen på fler olika sätt, bland annat tillhandahålls coacher till studenter i samband med att man skriver sin uppsats. Utvecklingsledare har bidragit med praktiska exempel på hur förbättringsarabete har genomförts inom socialtjänsten. Vidare har arbetet med DIALOGEN presenterats som en del i utbildningen vad gäller att leda och utveckla strategier för ett långsiktigt utvecklingsarabete. Medarbetare från socialtjänsten har också bidragit med sina erfarenheter i ett så kallat Advisory board INITIATIV

103 Goda exempel i nationell ledarutbildning för chefer i äldreomsorgen Socialstyrelsen har ett nationellt uppdrag vad gäller att organisera en vidareutbildning 92 för chefer inom äldreomsorgen. Utbildningen är tillsammans med arbetet kring mest sjuka äldre och arbetet med nationell värdegrund en del av regeringens arbeta för att utveckla äldreomsorgen. Utbildningen för chefer bedrivs som högskoleutbildning omfattande totalt fyra delkurser om 7,5 högskolepoäng. Socialstyrelsen har genom upphandling låtit olika högskolor organisera de olika delkurserna. För södra Sverige har Högskolan i Borås ansvar för att organisera delar av utbildningsprogrammet. Under 2014 har socialtjänstens arbete med ständiga förbättringar och arbetet med DIALO- GEN rönt intresse som exempel på en kommun som ur ett nationellt perspektiv funnit former för det systematiska kvalitetsarbetet. Under hösten 2014 kommer samarbetet intensifieras genom att inspelningar av webbkurser genomförs i socialtjänsten med fokus på hur det systematiska kvalitetsarbetet omsatts i äldreomsorgen. Betydelsen av långsiktiga strategier sprids till nationellt nätverk Under våren 2014 var socialtjänsten värd för ett nationellt nätverk kring arbetet med att 93 rekrytera, utbilda och stödja kontaktpersoner. Konferensen lockade ett 70-tal kollegor från Piteå i norr till Malmö i söder. Nätverksträffens syfte är framförallt erfarenhetsutbyte men innehåller även föreläsningar med syfte att stärka kompetensen i landets kommuner kring arbetet med att organisera kontaktpersoner. En del av konferensen hade DIALOGEN i fokus. Kommande utmaningar för socialtjänsten i Jönköpings kommun presenterades samt vilken inriktning för utvecklingsarbetet som hade antagits. 12. SPRIDA VÅRA ERFARENHETER en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 103

104 12. SPRIDA VÅRA ERFARENHETER Äldreboende antar utmaningen kring en salutogen verksamhetsutveckling Mjölkafållans äldreboende är med i nätverket som ett av nio boenden från olika 94 kommuner i landet. Nätverket träffades en gång i månaden under 2013 med ledning av forskare med mångårig erfarenhet från socialt arbete och forsknings- och utvecklingsarbete inom äldreomsorgen. Att arbeta salutogent innebär att man tar tillvara på det friska hos individen. Det handlar om en omställning från ett produktionsorienterat tänk till ett mer individorienterat. Hur man som äldre ska leva i vardagen utifrån de förutsättningar som åldrandet innebär. Träffarna har haft olika teman som exempelvis kontaktperson, aktiviteter eller genomförandeplaner. Inför varje träff turas kommunerna om att göra en granskning på varandras boenden. Vid nätverksträffen varvas sedan föreläsningar och seminarier med presentation och diskussion kring granskningen. Utöver enhetschef finns även demensteamets sjuksköterska och undersökterska med i nätverket. Medarbetare från enheten har också medverkat i en nationell konferens kring salutogent boende. Vidare har medarbetare på enheten uppmärksammats för sitt arbete i och med priset Årets undersköterska av Klockargårdsfonden för Erfarenheter kring att leda utveckling omsätts i samverkan Psykisk hälsa har blivit en framtidsfråga då många barn och unga i Sverige idag mår 95 psykiskt dåligt pågår ett treårigt nationellt arbete för att synkronisera samhällets alla insatser för barn och unga som har, eller riskerar att utveckla, psykisk ohälsa. Jönköpings kommun medverkar i projektet genom att man varit en av de så kallade modellkommunerna som avslutades under Ett delprojekt i den pågående nationella satsningen fokuserar på gemensam ledning och styrning. Delprojektet syftar till att beskriva, utveckla och testa samverkansstrukturer för barns och ungas psykiska hälsa. De kommuner och landsting som deltar har likt Jönköping befintliga organisationer för sin samverkan men vill utveckla dem, inte minst vad gäller att systematiskt använda data för ledning och styrning. Inom ramen för den nationella satsningen har det funnits en efterfrågan och ett intresse av att ta del av de erfarenheter som socialtjänsten har vad gäller att arbeta med ledning och styrning inom ramen för utvecklingsarbetet. Socialtjänstens erfarenheter har tagits tillvara i kunskapssammanställning kring ledning och styrning samt i form av presentationer och föreläsningar vid bland annat Sveriges kommuner och landsting (SKL). Socialtjänstens erfarenheter har också spridits till andra modellområden som parallellt med Jönköpings kommun arbetar med förbättrad ledning och styrning kring barns psykiska hälsa INITIATIV

105 Äldreomsorgen på mässa Vartannat år arrangerar Regionförbundet, Elmia och Hälsohögskolan i Jönköping en 96 mässa för äldre. Mässan vänder sig både till allmänhet, men även till olika professioner som arbetar med frågor kring äldre och äldreomsorg. Socialtjänsten medverkade med montrar i utställningshallen där olika utvecklingsprojekt presenterades. I form av föreläsningar medverkade också olika företrädare från kommunen. Bland annat presenterades samarbetet mellan Högskolan i Jönköping och kommunen genom att redovisa pågående gemensamma forskningsprojekt. Salutogent arbete och värdegrund lyfts fram Värdegrundsarbetet i äldreomsorgen i Jönköpings kommun vilar på den nationella 97 värdegrunden som återfinns i socialtjänstlagen. Värdegrundsarbetet leds av verksamheternas chefer. I ett led att stödja cheferna och verksamheten i värdegrundsarbetet har särskilda värdegrundsombud utsetts. Syftet med värdegrundsombud i verksamheten är att stimulera till reflektion i arbetsgrupper, lyfta fram etiska frågeställningar och i övrigt vara ett stöd till chefen i det kontinuerliga värdegrundsarbetet. Socialtjänstens satsning på värdegrundsarbetet i kombination med den salutogena verksamhetsutvecklingen och DIALOGEN har uppmärksammats i många olika sammanhang. Bland annat har arbetet utgjort ett framgångsrikt exempel i de nationella spridningskonferenser som Socialstyrelsen arrangerat under 2013 och 2014 där olika kommuner har lyfts fram för att visa på hur värdegrundsarbetet kan omsättas i praktiken. 12. SPRIDA VÅRA ERFARENHETER en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 105

106 Förbättringskompetens sprids till andra kommuner Alltmer lyfts kunskaper och erfarenheter kring utveckling och förbättring fram som ett 98 eget kompetensområde oavsett verksamhetsinriktning. Förbättringskunskap och förbättringskompetens handlar om hur man på ett så effektivt sätt omsätter utvecklingsbehov i praktiken och hur man i en organisation arbetar fram strategier för att omsätta behov eller mål i praktisk handling. I detta perspektiv finns en rad erfarenheter och kunskaper inom socialtjänsten som med fördel kan spridas inom andra verksamhetsområden. Under våren 2014 medverkade bland annat medarbetare från socialtjänsten i en nationell konferens arrangerad av Skandia kring sociala investeringar. I detta fall efterfrågades just socialtjänstens erfarenheter kring att driva ett systematiskt kvalitetsarbete snarare än erfarenheterna kring sociala investeringar, det var erfarenheter från arbetet med DIALOGEN som var i fokus. 12. SPRIDA VÅRA ERFARENHETER INITIATIV

107 Kunskaper om systematiska uppföljningar sprids till andra kommuner Att genomföra uppföljning av verksamheten är en del av ett lagstadgat uppdrag som 99 kommuner har att förhålla sig till. I kommunallagen ställs krav på så kallad internkontroll. Socialstyrelsen använder termer som egenkontroll. Under 2013 har socialtjänsten bjudits in att presentera sina erfarenheter för kommuner i södra Sverige genom det nätverk av kommunrevisorer som man samordnar. Socialtjänstens arbete har på så sätt fått spridning till andra kommuner genom att visa hur man kan systematisera sin uppföljning genom att lägga stor vikt vid att verksamheten själv gör en egenvärdering av sin verksamhet som en del i uppföljningsprocessen. Först ut med första hjälpen till psykisk hälsa Sveriges kommuner och landsting har tagit initiativ till att utforma ett program som 100 fokuserar på tidiga insatser för att stödja äldre personer som visar tecken på psykisk ohälsa. Programmet är från början utvecklat i Australien för vuxna och ungdomar i åldern år, och har varit en del i arbetet med suicidprevention. Programmet som är anpassat för äldre går under benämningen Första hjälpen till psykisk hälsa. Programmet har använts för att utbilda personal i hemtjänsten för att öka deras kunskaper kring psykisk ohälsa. Utbildningen bygger på att i mötet med personer med en psykisk ohälsa lära sig att lyssna utan att värdera, ge bekräftelse och erbjuda information, uppmuntra till att söka lämplig professionell hjälp samt uppmuntra till användandet av självhjälpsstrategier. Socialtjänsten började arbeta med utbildningsprogrammet 2013 och var först ut i landet med att utbilda personal med stöd av programmet i äldreomsorgen. Arbetet har uppmärksammats på många olika sätt bland annat genom teve och media. Under hösten 2014 deltar också medarbetare från socialtjänsten i konferensen Nordiskt forum för att sprida sina erfarenheter kring de vinster som utvecklingsarbetet inneburit för berörda äldre i Jönköpings kommun. 12. SPRIDA VÅRA ERFARENHETER en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 107

108 Avslutande kommentarer Rapporten är en sammanställning av det arbete som pågått i socialtjänsten sedan socialnämnden och äldrenämnden gav socialförvaltningen i uppdrag att arbeta med en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ, sammanhållen och hållbar socialtjänst. Rapporten belyser det angreppssätt vi valt att arbeta med samt viktiga utgångspunkter i arbetet med DIALOGEN. Rapporten visar också hur vi på olika sätt försökt att omsätta denna utvecklingsstrategi i socialtjänstens olika verksamhetsområden. Vi har försökt att beskriva hur vi arbetat med att utveckla olika stödprocesser i organisationen som vi tror har betydelse för att mötet med medborgaren ska kunna vara så framgångsrikt som möjligt. När DIALOGEN nu presenteras som 100 initiativ är det viktigt att de endast ses som goda exempel på effekter av den förändringsprocess som socialtjänsten är mitt uppe i och att nya initiativ fortlöpande kommer att tas inom verksamheten. Det är viktigt att lyfta fram att socialnämndens och äldrenämndens beslut om DIALOGEN och det arbete som denna rapport beskriver har skett i förvaltningen samtidigt som andra stora förändringar har genomförts. Nämnas kan; kommunalisering av hemsjukvården, valfrihet rörande matdistribution och matkorg, förändring av centrala staben från funktion till socialtjänstgemensam resurs samt att myndighetsenheterna inom äldreomsorgen samt funktionshinderomsorgen har fått en förändrad organisatorisk tillhörighet. För att säkerställa DIALOGENS framfart, att styra, leda och arbeta utifrån en känsla av ett sammanhang, är det viktigt att det finns följsamhet i politiska målsättningar, resursfördelningssystem som stödjer verksamhetsinriktningen, mått och indikatorer som mäter begriplighet, hanterbarhet och meningsfullhet samt tid för reflektion. Sammantaget ska arbetet med DIALOGEN leda till ett perspektivbyte där framtida möten med medborgaren tar sin utgångspunkt från hans eller hennes egna resurser och förmåga att främja hälsa. De två första åren med arbetet kring DIALOGEN har haft ett högt tempo. I en ansats om allas delaktighet innebär det sannolikt att tiden nu är inne för eftertanke och reflektion. Vad har varit bra så här långt? Vad kan vi göra på ett annat sätt? Vad ska vi inte fortsätta att göra? Kommande arbete med att sprida socialtjänstens ledningsförklaring kan vara ett medel för att få med alla i ett reflekterande sammanhang kring hur det fortsatta arbetet ska utformas för att utveckla en sammanhållen, innovativ och hållbar socialtjänst INITIATIV

109 en långsiktig strategi för att utveckla en innovativ sammanhållen och hållbar socialtjänst 109