Uppföljningar av tidigare granskningar år 2013

Transkript

1 Revisionsrapport Uppföljningar av tidigare granskningar år 2013 Anneth Nyqvist Projektledare Lisbet Östberg Projektmedarbetare Sundvalls kommun Februari 2016

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfrågans syfte och kontrollmål Metod Anställdas bisysslor Sammanfattning av genomförd granskning Revisorernas bedömning och förslag till åtgärd Kommunstyrelsens och nämndernas yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder Bedömning Ramavtal Sammanfattning av genomförd granskning Revisorernas bedömning Kommunstyrelsens och nämndernas yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder Bedömning Koncernsamordning Sammanfattning av genomförd granskning Revisorernas rekommendationer Kommunstyrelsens yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder Bedömning Februari av 15

3 Sammanfattning Revisorerna har under 2013 och 2014 genomfört granskningar som revisorerna i sin väsentlighets- och riskanalys för 2015 har bedömt som särskilt angelägna att följa upp vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av rapporterna. Den sammanfattande bedömningen för respektive granskning baseras på en bedömning av huruvida åtgärder vidtagits, samt i vilken utsträckning enligt de rekommendationer som lämnades i revisionsrapporterna. Granskning av anställdas bisysslor Vår bedömning är att Sundvalls kommun har åtgärdat och kommer att åtgärd brister som fanns i styrelsens och nämndernas interna kontroll och som påpekats i revisorernas tidigare granskning avseende anställdas bisysslor. Granskning av ramavtal Vår bedömning är att nämndernas uppföljning och kontroll av följsamheten till ingångna avtal fortfarande inte är tillräcklig. Vi kan dock konstatera att revisorernas kritik har hörsammats i och med att en ny inköpstrategi har tagits fram och att flera förvaltningar redan har förbättrat sina rutiner. Granskning av koncernsamordning Vår bedömning är att arbetet med koncernsamordningen i har påbörjats och är en bit på väg men att det återstår en del arbete. Enligt svar från Koncernstaben är planen att arbetet med Effektivitets- och organisationsutredningen kommer att färdigställas och beslutsunderlag kommer att presenteras för styrelserna under Vidare anses vi att kommunen bör ta till sig kritiken och förtydliga de formella styrsignalerna för samordning/samverkan mellan förvaltningsorganisationen och bolagen. Rekommendationer Vi rekommenderar att revisorerna om något år gör en förnyad uppföljning av granskningen avseende ramavtal för att säkerställa att arbetet fortskrider enligt plan. Februari av 15

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund Revisorerna har under 2013 och 2014 genomfört granskningar som revisorerna i sin väsentlighets- och riskanalys för 2015 har bedömt som särskilt angelägna att följa upp vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av rapporterna. I granskningen avseende anställdas bisysslor gjorde revisorerna bedömningen att styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende hantering av de anställdas bisysslor inte är tillräcklig. Revisorernas förslag var att säkerställa att fastställt regelverk tillämpas och att tydliggöra definitionen av bisyssla. Bedömningen byggde på att det saknas ändamålsenliga system för att följa upp anställdas bisysslor samt att regelverken inte efterlevs. I granskningen avseende ramavtal bedömdes att uppföljning och kontroll av följsamheten till ingångna avtal inte är tillräcklig. Bl a saknades rutiner för fungerande kontroller vid uppläggning av nya leverantörer och att det saknades fungerande rutiner för kontinuerlig uppföljning av avtal. I granskningen avseende koncernsamordning konstateras att koncern till stor del saknar en uttalad strategi för samordning och samarbete men att koncernen inom specifika områden nått längt vad gäller att ta tillvara samordningsmöjligheter Revisionsfrågans syfte och kontrollmål Vilka åtgärder har vidtagits med anledning av revisorernas förslag till åtgärder? 1.3. Metod Granskningen sker genom att förvaltningsledningarna får svara på en enkel enkät om vilka åtgärder som har vidtagits, eller planeras att vidtas. Februari av 15

5 2. Anställdas bisysslor 2.1. Sammanfattning av genomförd granskning Regler om offentliganställdas bisysslor finns i allmänna bestämmelser (AB 05), Lagen om offentlig anställning (LOA) och kommunens egna riktlinjer Om bisyssla. Av ovanstående regelverk framgår att verksamheten måste utövas på ett sådant sätt att allmänhetens förtroende för kommunen och dess anställdas oberoende och integritet inte kan ifrågasättas. Arbetsgivaren kan förbjuda arbetstagaren att utöva bisyssla om denna anses vara ett hinder för arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning av ärenden eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet. Som grundprincip gäller att bisyssla är tillåten. Arbetstagare som har bisyssla - eller har för avsikt att påbörja sådan - åläggs att anmäla detta skriftligt till närmaste chef. Uppgiftsskyldigheten omfattar alla slags bisysslor. Syftet med granskningen var att bedöma om nämndernas interna kontroll avseende hantering av anställdas bisysslor är tillräcklig. Följande kontrollmål ska besvaras: Det finns ett ändamålsenligt regelverk rörande anställdas eventuella bisysslor. Det sker regelbundna genomgångar med de anställda rörande regelverk avseende bisysslor. Det finns ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. Regelverken för anställdas bisysslor efterlevs Revisorernas bedömning och förslag till åtgärd Sammanfattande bedömning: Styrelsens och nämndernas interna kontroll avseende hantering av de anställdas bisysslor är inte tillräcklig. Regelverket som finns i kommunen bedöms vara delvis ändamålsenligt men den övergripande kontrollen försvåras dock väsentligt eftersom det inte finns något centralt register över förekommande bisysslor. Beslut om beviljande/avslag ska förvaras i personalakt. Bedömningen är att det inte sker regelbundna genomgångar. Det tillämpas inte ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. Bedömningen baseras på att det inte går att styrka att uppföljning sker med regelbundenhet. Februari av 15

6 Vi bedömer att regelverken för anställdas bisysslor inte efterlevs. Bedömningen baseras på att det finns avsevärda skillnader mellan de av kommunen kända bisysslorna och träffar i Bolagsverkets register. Detta indikerar att kommunens medarbetare inte i tillräcklig omfattning anmäler bisysslor vilket i sin tur kan vara ett resultat av bristande information och kontroll från arbetsgivarens sida. I syfte att utveckla verksamheten lämnar kommunrevisionen följande förslag: Säkerställ att fastställt regelverk tillämpas (regelbunden uppföljning och kontroll av förekomst av bisyssla bland de anställda). Tydliggörs i samband med detta definitionen av bisyssla bland medarbetarna. Överväg att inrätta ett centralt register (alternativt förvaltningsövergripande) över de anställdas anmälda bisysslor i syfte att underlätta nämndens interna kontroll Kommunstyrelsens och nämndernas yttrande Revisorerna skickade en skrivelse till styrelsen och samtliga nämnder men endast Navi har inkommit med svar. Svar på revisorernas skrivelse från Navi Förvaltningen delar revisorernas förslag vad gäller att säkerställa att regelverk tillämpas i form av regelbunden uppföljning och kontroll av förekomst av bisyssla bland de anställda. Förvaltningen har inte gjort en översyn över de anställdas bisysslor. Frågan är dock berättigad att ett sådant register förs även på förvaltningsnivå. Angående inrättandet av ett centralt register delar förvaltningen revisorernas bedömning att ett sådant upprättas Uppföljning av vidtagna åtgärder I skrivelse daterad har vi efterfrågat ett tjänstemannasvar på vilka åtgärder som har vidtagits utifrån vår tidigare bedömning och lämnade förslag. Alla utom Miljöförvaltningen och Överförmyndarkontoret har lämnat svar. Vi redogör för svaren nedan. Nulägessvar från Favi Koncernstaben har tagit fram riktlinjer och en ny rutin för hantering av medarbetarnas bisysslor. Riktlinjen innebär ingen förändring av regelverket rörande bisysslor utan syftet har varit att göra det tydligare. Vad gäller hanteringen av bisysslor kommer Favi att följa de rutiner som tagits fram. Vi kommer att använda vårt lönesystem för lagring av uppgifter om bisyssla. Vid årets löne- och utvecklingssamtal kommer samtliga medarbetare att få fylla i blankett för redogörelse av bisyssla enligt den mall som Koncernstaben tagit fram. Nulägessvar från Stadsbyggnadskontoret och lantmäterikontoret På ledningens genomgång (141120) med ledningsgruppen på stadsbyggnadskontoret/lantmäterikontoret beslutades att ta med punkten (de anställdas bisysslor) till den årliga risk- och väsentlighetsanalysen med arbetsutskottet (141203).Denna risk- och väsentlighetsanalys utmynnar sedan i ett förslag till internkontrollplan för Arbetsutskottet hade där samma syn som förvaltningen och punkten kom därför med i förslag till internkontrollplan 2015 som därefter fastställdes av SBN , se bifogat protokollsutdrag samt förslag till internkontrollplan 2015 inkl. riskanalys. Februari av 15

7 I år har vi därför i enlighet med fastställd internkontrollplan, dels har jurist på koncernstaben haft utbildning för nämndernas ledamöter gällande jävsreglerna i samband med nämndssammanträdet , dels har personalstrategen haft genomgång för ledningsgruppen gällande regler för anställdas bisysslor i samband med ledningsmötet , se utdrag ur ledningsprotokollet nedan: Personal (HF) Genomgång anställdas bisysslor HF går igenom regelverk och rutinen för bisysslor utifrån att punkten finns med på årets internkontrollplan samt att det kom en revisionsrapport tidigare som visade på brister i hanteringen på kommunen. Regelverk och rutinen ska gås igenom på resp. avdelnings APT under året. Övriga åtgärder är att förvaltningen har lagt in punkten om att anmäla bisysslor, i introduktionsprogrammet för nyanställda samt att vi redan ifjol lyfte upp vikten av att ta upp bisyssla i löne- och utvecklingssamtalet. I mitten på november lanserades en ny kommunövergripande rutin gällande anställdas bisyssla utifrån nämnda revisionsrapport. Förvaltningens personalstrateg kommer att gå igenom rutinen på ledningsmötet Nulägessvar från Barn- och utbildningsförvaltningen Information om brister i hantering av bisysslor har tydliggjorts för förvaltningen via koncernstabens direktiv. Alla medarbetare skall ta del av de nya riktlinjerna. Vi har påtalat respektive chefs ansvar i att informera samtliga anställda om den nya riktlinjen. En särskild checklista för bedömning ifall bisyssla är förtroendeskadlig eller inte har också tagits fram och finns att tillgå i chefsportalen på intranätet. Alla medarbetare skall till chef lämna in blanketten Redogörelse av bisyssla, vid det årliga löne- och utvecklingssamtalet, även om man inte har någon bisyssla. Blanketterna skall skickas till enheten Lön & Pension före februari månads utgång, respektive kalenderår. Alla bisysslor skall registreras i vårt lönesystem Heroma. Nulägessvar från Kultur- och fritidsförvaltningen Förvaltningen har haft bisyssla som en kontrollpunkt i nämndens internkontrollplan för Kontrollrapporten redovisar att förvaltningen i samband utvecklings- och lönesamtalen 2015 gjort en kartläggning av befintliga bisysslor. Av förvaltningens 269 månadsavlönade medarbetare per den första februari anmälde 17 personer en bisyssla. Efter internkontrollen har den nya koncernövergripande riktlinjen för bisysslor börjat användas. Personalen ska fylla i blankett där man anger att man läst igenom dokumentet med riktlinje för bisysslor samt anger om man har bisyssla eller inte. Nulägessvar från socialförvaltningen Då detta är en koncernövergripande fråga har socialförvaltningen inte tagit fram egna rutiner för att ha kontroll över anställdas bisysslor. Istället följer förvaltningen den rutin kring bisysslor som införts inom hela koncernen. Enligt den nya rutinen som gäller fr.o.m. hösten 2015 ska alla medarbetare fylla i blanketten om bisyssla d v s även medarbetare Februari av 15

8 som inte har någon bisyssla ska registreras. Rutinen kring bisyssla hanteras årligen i samband med utvecklings- och lönesamtalen. Blanketten skickas direkt till lönehandläggare för registrering i lönesystemet. Nulägessvar från koncernstaben Detta nulägessvar grundar sig på tjänsteskrivelse från Koncernstaben som kommer att beslutas på Finans- och näringslivsutskottets sammanträde samt på Kommunstyrelsens sammanträde Regelverk: I syfte att tydliggöra hur ansvaret för bisysslor är fördelat och för att tydliggöra vad bisysslor är har en ny riktlinje tagits fram. I samband med detta har även checklistan för bedömning av bisysslors förtroendeskadlighet publicerats på kommunens intranät. Kontroll: För att på ett bättre sätt möjliggöra kontroll av de anställdas bisysslor, har HRdirektör beslutat att bisysslor ska registreras i ett centralt register via kommunens lönesystem. För att säkerställa att riktlinjen är känd bland medarbetarna registreras även att medarbetarna tagit del av riktlinjen i det centrala registret. Uppföljning: I riktlinjen tydliggörs chefsansvaret att informera medarbetarna om riktlinjerna och vad som kan göra en bisyssla otillåten, samt hur och när chefer ska informera och följa upp detta Bedömning Kontrollmål Det finns ett ändamålsenligt regelverk rörande anställdas eventuella bisysslor. Det sker regelbundna genomgångar med de anställda rörande regelverk avseende bisysslor. Det finns ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor Regelverken för anställdas bisysslor efterlevs. Kommentar Uppfyllt - Ny riktlinje har tagit fram under 2015 i syfte att tydliggöra hur ansvaret för bisysslor. En checklista för bedömning av bisysslors förtroendeskadlighet har publicerats på kommunens intranät. Uppfyllt - HR-direktören har beslutat att bisysslor ska registreras i ett centralt register via kommunen lönesystem och att all personal ska registreras. Uppfyllt I riktlinjen tydliggörs chefsansvaret att informera medarbetarna om riktlinjerna och vad som kan göra en bisyssla otillåten. Rutinen kring bisyssla hanteras årligen i samband med utvecklings- och lönesamtal. Delvis uppfyllt - Utifrån lämnade svar bedömer vi att det finns goda förutsättningar för detta i framtiden utifrån de nya riktlinjer som har tagits fram. Vår bedömning är att Sundvalls kommun har åtgärdat och kommer att åtgärd brister som fanns i styrelsens och nämndernas interna kontroll och som påpekats i revisorernas tidigare granskning avseende anställdas bisysslor. Februari av 15

9 3. Ramavtal 3.1. Sammanfattning av genomförd granskning gör årligen inköp avseende varor och tjänster för betydande belopp. Utifrån revisionell utgångspunkt är det väsentligt att granska att inköp av varor och tjänster genomförs i enlighet med kommunens riktlinjer och lagen om offentlig upphandling (LOU). Enligt kommunens upphandlingspolicy har varje enhet ett ansvar att inte bara se till den egna verksamhetens intressen utan även beakta kommunkoncernens gemensamma bästa vid inköp och upphandlingar. I detta ansvar ligger att utnyttja resurser effektivt genom att medverka i utvecklingen av samordnade upphandlingar samt vara köptrogen mot och känna delaktighet i tecknade avtal. Det är inte förenligt med policyn att använda sig av tillfälliga erbjudanden och/eller leverantörer utan ramavtal ska följas. Syftet med granskningen är att bedöma om nämndens uppföljning och kontroll av följsamheten till ingångna avtal är tillräcklig. Följande revisionsfråga ska besvaras: Är nämndens uppföljning och kontroll av följsamheten till ingångna avtal tillräcklig? Bedömning sker mot följande kontrollmål: Ansvarig nämnd säkerställer vid upphandling att fungerande kontroller finns vid uppläggning av nya leverantörer. Rutiner för kontinuerlig uppföljning av avtal finns och tillämpas. Följsamheten mot tecknade avtal är god. Faktureringen från entreprenörerna överensstämmer med tecknade avtal Revisorernas bedömning Syftet med granskningen har varit att bedöma om följsamheten är tillräcklig. Granskningen har resulterat i följande iakttagelser: Vår bedömning är att kommunstyrelsen inte har säkerställt att fungerande kontroller finns vid uppläggning av nya leverantörer. Vi bedömer vidare att kommunen i dagsläget saknar en övergripande kontroll över sina leverantörer och aktualiteten i leverantörsregistret. Vår bedömning är att det för närvarande inte finns fungerande rutiner för kontinuerlig uppföljning av avtal. Vi gör även bedömningen att följsamheten mot tecknade avtal (avtalstrohet) inte är tillräckligt god i kommunen. Vår bedömning efter genomförd kontroll är att faktureringen från entreprenörerna i alltför låg utsträckning överensstämmer med tecknade avtal. Vi har haft stora svårigheter att få fram gällande avtal med tillhörande bilagor och prislistor vilket gör att vi bedömer att det även torde finnas svårigheter för beställarna i verksamheterna att i samband med attestering kontroller ifall rätt vara/tjänst köpts till avtalat pris. Sammanfattningsvis bedömer vi att uppföljning och kontroll av följsamheten till ingångna avtal inte är tillräcklig. Februari av 15

10 3.3. Kommunstyrelsens och nämndernas yttrande Revisorerna skickade en skrivelse till styrelsen och samtliga nämnder men endast kommunstyrelsen har inkommit med svar. Svar på revisorernas skrivelse från kommunstyrelsen Koncernstaben konstaterar att arbetet med revidering av kommunens upphandlingspolicy samt ett kommande Servicecenter kommer att åtgärda en del av de brister som identifieras vad gäller styrningen samt stödet inom upphandlingsprocessen. För att hantera brister i avtalshanteringen ser koncernstaben behovet av att alla upphandlingsrelaterade avtal finns samlade, systematiserade och enkelt åtkomliga. Då får kommunstyrelsen även bättre förutsättningar att bedriva en effektiv uppföljning och kontroll Uppföljning av vidtagna åtgärder I vår skrivelse daterad har vi efterfrågat ett tjänstemannasvar på vilka åtgärder som har vidtagits utifrån vår tidigare bedömning. Alla utom Miljöförvaltningen och Överförmyndarkontoret lämnat svar. Vi redogör för svaren nedan. Nulägessvar från koncernstaben Detta nulägessvar grundar sig på tjänsteskrivelse från Koncernstaben som kommer att beslutas på Finans- och näringslivsutskottets sammanträde samt på Kommunstyrelsens sammanträde Förslaget till revidering av kommunkoncernens inköpsstrategi återremitterades genom minoritetsbeslut i kommunfullmäktige. Återremissen gäller till övervägande del att ta fram ett fördjupat beslutsunderlag för delar av förslaget. När den väl är beslutad ska inköpsstrategin implementeras genom många åtgärder, exempelvis förstudier, planering av åtgärder, genomförande av handlingsplaner, kommunikation och systematisk återrapportering av resultat. De områden i förslag till inköpsstrategin som kopplar till kommunrevisionens samlade bedömning och observationer är: a. Samla och systematisera koncernens upphandlingsavtal b. Förbättra och utveckla stödet till beställare i organisationen c. Säkerställa en god och systematisk uppföljning av avtal, beställningar och leverantörer Koncernstaben konstaterar också att den debatt som föregick minoritetsåterremissen av inköpsstrategin visar på att det finns stor politisk enighet att åtgärda många av de utmaningar som finns beskrivna i ärendet om inköpsstrategin. Därmed drar koncernstaben slutsatsen att det finns en övergripande ambitionsnivå att åtgärda det som revisionen påpekar. Det är i dagsläget inte möjligt att ange en tidplan för genomförandet på grund av att inköpsstrategin ännu inte är beslutad. Februari av 15

11 Nulägessvar från Favi Den tidigare revisionsgranskning som gjordes gällande ramavtal var ett gemensamt svar från koncernstaben i kommunen. Förvaltningen har inte svarat tidigare. Beskrivning hur vi i korthet jobbar med ramavtal och som vi gjort sedan 2009 när den nya organisationen med avdelningar inrättades. Favi består av två avdelningar som fysiskt är placerade dels på Lasarettsvägen 19 (vuxenutbildning) och dels på Trädgårdsgatan 7 (arbete o integration). Favi omsätter 255 mnkr, varav ca 45 mnkr avseende köp av varor o tjänster. Favi har organiserat sig så att varje avdelning gällande rutinen för ramavtalen sköts av ett fåtal handläggare, favi säkerställer att beställning sker mot ramavtal och att leverantören uppfyller avtalens priser och övriga villkor. På detta sätt minimerar favi risken för att inte följa ramavtalen och att priser och villkor inte kontrolleras. Nulägessvar från Stadsbyggnadskontoret och Lantmäterikontoret På ledningens genomgång (141120) med ledningsgruppen på stadsbyggnadskontoret/ lantmäterikontoret beslutades att ta med punkten (upphandlingar och ramavtal) till den årliga risk- och väsentlighetsanalysen med arbetsutskottet (141203). Denna risk- och väsentlighetsanalys utmynnar sedan i ett förslag till internkontrollplan för Arbetsutskottet hade där samma syn som förvaltningen och punkten kom därför med i förslag till internkontrollplan 2015 som därefter fastställdes av SBN , se bifogat protokollsutdrag samt förslag till internkontrollplan 2015 inkl. riskanalys. I år har vi i enlighet med fastställd internkontrollplan, utfört stickprovskontroller på inköp gjorda Av drygt 600 leverantörer och inköp till ett värde av 283 mkr, avser 210 mkr inköp från leverantörer som finns i ramavtalsdatabasen. Stickprovskontroller har utförts på de leverantörer som inte finns med i ramavtalsdatabasen som har fakturor på 100 tkr och uppåt för att se hur vi också följer lagen om offentlig upphandling. Förvaltningens bedömning utifrån den interna granskningen är att avtalstroheten är hög. Ärendet uppföljning av internkontrollplan 2015 hanteras i SBN/LMN i december i år. I övrigt avvaktar förvaltningen en ny kommunövergripande inköpsstrategi som ska behandlas politiskt. Nulägessvar från Barn- och utbildningsförvaltningen Barn och utbildningsförvaltningen har under den senaste tiden genomfört ett antal undersökningar för att dels kartlägga hur inköpen går till inom vår förvaltning, hur vår leverantörstrohet ser ut de två senaste åren och avslutningsvis har vi gjort ett arbete med att utreda olika sätt att organisera inköpsarbetet och dess för och nackdelar. I nuläget avvaktar vi beslutet och det fortsatta arbetet med kommunens inköpsstrategi innan vi går vidare. Februari av 15

12 Nulägessvar från Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen lägger inte upp nya leverantörer, det gör Servicecenter. Kultur- och fritidsförvaltningen har inte gjort någon särskild uppföljning av ramavtal under året. Inköpssamordanaren i förvaltningen har informerat om utbildningar som hålls av Addera upphandling. Fyra medarbetare har utbildat sig i upphandling under I förvaltningen använder vi oss av den information som Addera upphandling ger oss, så som nyhetsbrev och anslagstavlan på Inloggad. Upphandlings arbete med att göra en inköpsportal för kommunen skulle underlätta förvaltningens arbete med inköp och vi skulle då handla rätt saker till avtalat pris. Nulägessvar från socialförvaltningen Socialförvaltningen menar att frågan om att ta fram rutiner kring följsamhet av ingångna avtal är en koncernövergripande fråga och därför har förvaltningen inte tagit fram egna rutiner för detta. Istället avvaktar förvaltningen kommunfullmäktiges beslut om att införa en inköpsstrategi i kommunen. Inköpsstrategin kommer bl.a. att fokusera på följande: a) Samla och systematisera koncernens upphandlingsavtal b) Förbättra och utveckla stödet till beställare i organisationen c) Säkerställa en god och systematisk uppföljning av avtal, beställningar och leverantörer Socialförvaltningen vill även nämna att vad gäller avtal med externa utförare inom socialförvaltningens verksamheter så beslutade socialnämnden i november 2015 att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag till styrande riktlinjer avseende tillsyn och kontroll av externa utförare. Dessutom fick förvaltningen i uppdrag att utarbeta en plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp och återrapporteras till nämnden Bedömning Kontrollmål Ansvarig nämnd säkerställer vid upphandling att fungerande kontroller finns vid uppläggning av nya leverantörer Rutiner för kontinuerlig uppföljning av avtal finns och tillämpas. Följsamheten mot tecknade avtal är god. Faktureringen från entreprenörerna överensstämmer med tecknade avtal Kommentar Ej uppfyllt - I nuläget avvaktar flera förvaltningar en ny kommunövergripande inköpsstrategi innan de går vidare. Delvis uppfyllt - Flera förvaltningar men inte alla har jobbat vidare med rutiner att följa upp att avtal finns och att dessa tillämpas. Ej uppfyllt - Någon förvaltningar säger sig ha en bra kontroll i nuläget. Flera av förvaltningarna har sedan revisorernas granskning arbetat aktivt med att förbättra uppföljning och kontroll av följsamheten till ingångna avtal. Flera av förvaltningarna anser att frågan om att ta fram rutiner kring följsamhet av ingångna avtal är en koncernövergripande fråga och att de därför avvaktar kommunfullmäktigs beslut om att införa en inköpsstrategi för hela kommunen. Februari av 15

13 Enligt koncernstabens svar har förslaget till revidering av kommunkoncernens inköpsstrategi återremitterades genom minoritetsbeslut i kommunfullmäktige. Återremissen gäller till övervägande del att ta fram ett fördjupat beslutsunderlag för delar av förslaget. Vår bedömning är att nämndernas uppföljning och kontroll av följsamheten till ingångna avtal fortfarande inte är tillräcklig. Vi kan dock konstatera att revisorernas kritik har hörsammats i och med att en ny inköpstrategi har tagits fram och att flera förvaltningar redan har förbättrat sina rutiner. Vi rekommenderar att revisorerna gör en förnyad uppföljning av denna granskning om något år för att säkerställa att arbetet fortskrider enligt plan. Februari av 15

14 4. Koncernsamordning 4.1. Sammanfattning av genomförd granskning Syftet med granskningen har varit att bedöma om det finns en strategi för samordning och samarbete i olika avseenden mellan kommunen och de kommunala bolagen i syfte att ge förutsättningar för att bedriva verksamheten på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Det finns styrsignaler i exempelvis ägardirektiv eller andra styrinstrument i syfte at skapa samordning och/eller samverkan mellan förvaltningsorganisationen och bolagen. I ägardirektiv och ägarpolicy finns vissa direktiv om hur samordning mellan bolagen och mellan kommun och bolag kan ske. Dessa direktiv är av det övergripande slaget där det framgår att kommunstyrelsen har ansvaret för att samordna i syfte att nedbringa kostnaderna och främja effektiviteten i kommunkoncernen. I ägarpolicyn står det vidare att bolagsstyrelserna ska ta hänsyn till koncernens samlade perspektiv. Det tydligaste exemplet som handlar om samordning återfinns i kommunens upphandlingspolicy. Hade styrsignalerna om samordning varit tydligare formulerade och med klara ansvarområden för bolag och nämnder hade detta med stor sannolikhet lett till ökad samordning. Inom områdena administration och teknik har kommunen gjort framsteg med samordning av IT, telefonväxel, internbank och viss lönehantering. Kommunen har en central upphandlingsenhet som bolagen utnyttjar och hela koncernen har nytta av detta. Även uppföljning av den interna kontrollen görs efter gemensam mall. Den gemensamma uppfattningen bland de intervjuade är att samordningen kan förbättras och att det kan ske på många fler områden än vad som görs idag. Vidare anses chefsträffarna vara mycket bra men kan bli bättre genom att inrikta sig mer mot samordning och effektivitet. Vår sammanfattande bedömning är att koncern till stor del saknar en uttalad strategi för samordning och samarbete men att koncernen ändå inom specifika områden nått långt vad gäller att ta tillvara samordningsmöjligheter Revisorernas rekommendationer I syfte att utveckla samordningen i kommunen lämnar revisorerna följande rekommendationer: Upprätta en samordningsplan med riktlinjer för den framtida samordningen inom kommunkoncernen eller förtydliga de nuvarande policydokumenten som berör samordning. Utvärdera lönsamheten i att samordna administrativa och ekonomiska uppgifter såsom löne- och fakturahantering till ett bolag inom koncernen alternativ att lägga detta utanför koncernen. Tillse att det arbete som startats i och med Effektivitets- och organisationsutredningen slutförs. Februari av 15

15 4.3. Kommunstyrelsens yttrande Kommunstyrelsen har inte lämnat något yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder kommentar till revisorernas sammanfattande bedömning: har via sin budgetstyrningsprocess tydligt uttalat strategin om att koncernen skall samverka i 5 övergripande processområden. Områdena analyseras, planeras och följs upp i kommunens budgetprocess. Samtliga verksamheter skall i sina styrande dokument MRP/Budget/Affärsplan beskriva hur man arbetar med dessa mål. Arenor utanför de formella politiska organen har skapats för att diskutera utmaningar och samverkan. Dessa är strategiska chefsgruppen bestående av samtliga direktörer i förvaltningar och bolag, totalt 25 stycken, VD-grupp, förvaltningschefsgrupp samt chefsforum för samtliga chefer i kommunkoncernen (ca 400 st). Till detta finns därutöver en ledarakademi där det inom ramen för ledarutvecklingen utbildas i kommunens övergripande utmaningar och strategier för att möta dessa. (se RIKARE vår hållbara utvecklingsstrategi). Sundvalls kommuns kommentar till revisorernas rekommendationer: 1. Upprätta en samordningsplan med riktlinjer för den framtida samordningen inom kommunkoncernen eller förtydliga de nuvarande policydokumenten som berör samordning. a. s kommentar: Samordningsdokumentet är enligt tidigare kommunens budgetregelverk MRP där huvudprocesserna beskriver utmaningar som skall samordnas mellan nämnder och bolag. 2. Utvärdera lönsamheten i att samordna administrativa och ekonomiska uppgifter såsom löne- och fakturahantering till ett bolag inom koncernen alternativ att lägga detta utanför koncernen. a. s kommentar: Har genomförts i effektivitets och organisationsutredningen för Stadsbacken samt i KF:s beslut om att inrätta ett gemensamt servicecenter för kommunkoncernen. Den initiala besparingen 2015 var 3 mkr för bolagskoncernen och 7 mkr för förvaltningarna. 3. Tillse att det arbete som startats i och med Effektivitets - och organisationsutredningen slutförs. a. s kommentar: Samtliga åtgärder är genomförda förutom delar av verksamhetsstödet som skall genomföras i nästa led av utvecklingen av servicecenterkonceptet (HR-konsultativa tjänster) samt pågående arbeten i gemensam kundhantering för SEAB, elnät, Mittsverige vatten samt Reko. Färdigt beslutsunderlag kommer att presenteras för styrelserna under Februari av 15

16 Bedömning Kontrollmål Det finns tydliga styrsignaler i exempelvis ägardirektiv eller andra styrinstrument i syfte att skapa samordning och/eller samverkan mellan förvaltningsorganisationen och bolagen Det finns exempel på samordning och/eller samverkan inom koncernen. Kartläggning och beskrivning. Kommentar Ej Uppfyllt - Enligt revisionsrapporten är styrsignalerna inte tillräckligt tydliga. Nuvarande svar tyder på att det inte har skett någon förändring utan samordningsdokumentet är enligt tidigare, kommunens budgetregelverk MRP där huvudprocesserna beskriver utmaningar som skall samordnas mellan nämnder och bolag. Däremot finns det på tjänstemannanivå arenor för att diskutera utmaningar och samverkan där företrädare för både bolag och kommunen deltar. Delvis uppfyllt - Utvärdering av lönsamhet i att samordna administrativa och ekonomiska uppgifter har genomförts i Effektivitets- och organisationsutredningen för Stadsbacken samt KF:s beslut om att inrätta ett gemensamt servicecenter för kommunkoncernen. För 2015 beräknas besparingen uppgår till 3 mnkr för bolagskoncernen och 7 mnkr för förvaltningarna. I arbetet med Effektivitets- och organisationsutredningen är samtliga åtgärder genomförda förutom delar i verksamhetsstödet. Färdigt beslutsunderlag kommer att presenteras för styrelserna under Vår bedömning är att arbetet med koncernsamordningen i har påbörjats och är en bit på väg men att det återstår en del arbete. Enligt svar från Koncernstaben är planen att arbetet med Effektivitets- och organisationsutredningen kommer att färdigställas och beslutsunderlag kommer att presenteras för styrelserna under Vidare anses vi att kommunen bör ta till sig kritiken och förtydliga de formella styrsignalerna för samordning/samverkan mellan förvaltningsorganisationen och bolagen PerÅke Brunström Uppdragsledare Anneth Nyqvist Projektledare Februari av 15