Barnperspektivet Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 0349/16 Intraservice Anders Nilsson Telefon E-post: Införande av Office 365 Förslag till beslut 1. Nämnden för intraservice beslutar att ge förvaltningschefen i uppdrag att teckna avtal med Microsoft om Office 365 licenser i abonnemangsform 2. Nämnden för intraservice beslutar att ge förvaltningschefen i uppdrag att upprätta program för införande av Office 365 och ersätta befintliga system och tjänster enligt beskrivning i bilaga 1 Sammanfattning 2009 fattade stadskansliet beslut om att inte ha något supportavtal kopplat till nuvarande Officepaketet, Office Det har lett till att staden haft lägre kostnad under perioden men nu står inför en investering i ny programvara. Förutom att programvarorna i sig har utvecklats sedan dess, har dessutom möjliga licensformer förändrats. Nu finns det möjlighet att ha en abonnemangsform istället. Det ger varje användare rätten att använda program och tjänster på flera enheter. Vi kan dessutom teckna olika typer av abonnemang utifrån varje verksamhets behov. Genom att teckna ett abonnemang för Office 365 skapas förutsättningar för den digitala arbetsplatsen, vilket medför att vi kan förändra leveransen av andra tjänster. Hemkataloger, e-post, kalender och bokningshantering behöver inte längre levereras via egna servrar och programvara från IBM då dessa tjänster ingår i abonnemanget. Avtalet med IBM upphör per den 31/ och behöver omförhandlas för perioden Ekonomiska konsekvenser Förvaltningen konstaterar att ett införande av Office 365 kan ske inom befintlig budgetram. Den ökade kostnaden för licenser möts av motsvarande sänkta kostnader inom drift och förvaltning. Se bilaga 1 Rubrik Ekonomi Barnperspektivet Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. 1(10)

2 Jämställdhetsperspektivet Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Mångfaldsperspektivet Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Miljöperspektivet En modernare digital arbetsplats skapar förutsättningar för ökat mobilt arbetssätt och olika typer av samarbete på distans, vilket resulterar i minskade behov av resor. Omvärldsperspektivet En modern digital arbetsplats skapar förutsättningar för bättre samarbete med andra myndigheter och organisationer. Samverkan Samverkan har skett med de fackliga organisationerna i förvaltningens samverkansgrupp (FSG) Information lämnades på CSG Bilagor 1. Införande av Office 365 Ärendet Se bilaga 1. Bakgrund Tidigare beslut om att inte teckna avtal om rätten att uppgradera befintliga licenser togs 2009 av tjänstemän på stadsledningskontoret. Ärendet har, vad förvaltningen kunnat finna, inte hanterats av politiken vid tidigare tillfälle. Förvaltningens överväganden Göteborgs stads infrastruktur för den digitala arbetsplatsen är eftersatt, då befintliga avtal inte möjliggjort utveckling motsvarande verksamhetens behov. Med ingången i ett digitalt ekosystem som Office 365 skapas förutsättning för en modern digital arbetsplats. Göteborgs Stad intraservice Nisse Waldefeldt Förvaltningschef Anders Nilsson IT-Chef Göteborgs Stad Intraservice, tjänsteutlåtande 2(10)

3 Bilaga 1 Införande av Office 365 [Publiceringsdatum] Version 1.0 Göteborgs Stad Intraservice, tjänsteutlåtande 3(10)

4 Versionshantering Datum Version Beskrivning Ändrat av Version 1 IT-gov Bakgrund Office-miljön i staden bygger på avtal och hantering där varje verksamhet själva köper och administrerar licenser. Verksamheten ansvarar själv för att rätt antal licenser finns per anställd eller de enheter som används fattades beslut att inte ha avtal som möjliggör fri uppgradering till nya versioner utan man köpte dåvarande version (Office 2007). Leverantör av Office-program erbjuder support under något som man kallar produktlivscykel, för Office 2007 tar denna slut Detta innebär bland annat att efter denna tidpunkt kommer inte några säkerhetsuppdateringar att finnas tillgängliga för programvaran och vi riskerar att stå sårbara för eventuella angrepp genom att programvaran finns installerad på de flesta av stadens datorer. Vi kan dessutom inte ta del av de förbättringar som gjorts på programmen sedan Microsoft som levererar Office har utökat sina licensmodeller sedan staden gjorde valet att anskaffa Office Idag finns det möjlighet att teckna avtal som möjliggör en hyrmodell av licenserna. Modellen ger oss rätt att installera programvaran på flera enheter per abonnemang och under avtalsperioden ingår det uppgraderingar fritt. Genom att teckna ett abonnemang för Office 365 skapas förutsättningar för den digitala arbetsplatsen, vilket medför att vi kan förändra leveransen av andra tjänster. Hemkataloger, e-post, kalender och bokningshantering behöver inte längre levereras via egna servrar och programvara från IBM då dessa tjänster ingår i abonnemanget. Göteborgs Stad Intraservice, tjänsteutlåtande 4(10)

5 Förändrade krav från omvärlden Dagens och framtidens medarbetare har större krav på hur en modern digital arbetsplats är utformad och stödjer dem i det dagliga arbetet. Detta gäller även hur staden framstår som attraktiv arbetsgivare. Genom att etablera ett ekosystem baserat på Office 365 skapas möjligheter att realisera behoven. Verksamhetsbehov HR: Attrahera, rekrytera, landa, utveckla, samarbeta, behålla Ekonomi: Insikter, omvärldsanalys/trender, upphandling Kommunikation: Medborgardialog, samverkan, social, sentimentanalys, intern kommunikation Omsorg: Mobilitet, säkerhet, effektivitet/leveransmodell, insikter och analys samt beslutsstöd och ledning, samarbete, extern samverkan i vårdkedjan Skola: Minska administrativ tid, insikter och analys samt beslutsstöd och ledning, Infrastruktur/tekniska förvaltningar: Mobilitet, data för verksamhetsutveckling, insikter och analys samt beslutsstöd och ledning, prediktiv analys, realtidsinformation, automatisering, adaptiv logistik, smarta byggnader, projektstyrning Ledning: Demokratisering, insyn, innovation, digitalisering, verksamhetsutveckling Övergripande: Ärendehantering IT Prioritering Modernisering av den digitala arbetsplatsen, självservice, kunskapshantering, personal livscykel och mobilitet. Verktyg för affärsanalys. Digital kommunikations och samverkansplattform. Mobil ärendehantering, kryptering/säkerhet, samverkan. Lärplattform, mobilitet, ledningsfönster för verksamhetsutveckling och insikter. Informationsplattform, datalager, integrationsplattform, mobil ärendehantering och projektportföljhantering. Ledningsplattform, visualisering och prediktiv analys av data. Modernisering av ärendehantering och konsolidering av lösningar till plattformsarkitektur. Göteborgs Stad Intraservice, tjänsteutlåtande 5(10)

6 Uppdraget Införande av Office 365 Vad ingår Office 365 är mer än bara Office-program, det är en molnbaserad integrerad helhetslösning för e-post, samarbete och kommunikation. Office 365 möjliggör samarbete och kommunikation med kollegor oavsett var någonstans du befinner dig, på valfri enhet. Ditt Office kommer att fungera både lokalt i Officepaketet som det alltid gjort, och som molnversion i webbläsaren eller som appar i mobila enheter. Det finns möjlighet att börja använda de olika funktionerna var för sig vilket möjliggör att ett införande kan göras i steg, där verksamheten får möjlighet att ta till sig nya funktioner i en takt som ser till att man är bekväm i både nya program och arbetssätt. - Senaste versionen av Office-programsvit (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Skype och Access) - Office-programsvit i form av appar - Möjlighet för användaren att använda fullständiga Office på upp till 15 enheter. Alltså ingen extra licens behövs för att använda programmen på telefon eller surfplatta, vilket tidigare krävts - Möjlighet att välja olika abonnemangsformer beroende på verksamhetens behov vilket ger en ökad kostnadseffektivitet - E-post och kalender med fri lagring upp till 50Gb samt obegränsad lagring i arkiv - Avancerad e-post och stöd för arkivering - Kontrollera tillgång till dokument och e-post. Stöd för att styra vilka dokument som får delas inom och utanför organisationen genom regelverk - Möjlighet att anordna och delta i onlinemöten med ljud, bild samt delning av dokument såsom presentationer - Enkel fillagring och fildelning och möjlighet att ersätta hemkatalogen med 1TB lagring i molnet vilket ger möjlighet till åtkomst och synkronisering mellan dator, telefon och platta. Möjlighet att bestämma vilka filer du vill ha tillgång till när du inte är uppkopplad samt vilka du vill dela med andra. - Gruppwebbplatser för enklare samarbeten i projekt och arbetsgrupper. Dela dokument och samarbeta med både kollegor och externa användare. Göteborgs Stad Intraservice, tjänsteutlåtande 6(10)

7 Tidsplan Nu- dec 2016 Programplanering Inventering av dagens miljö för att säkerställa tillvägagångssätt för införande av Office 365. Det omfattar befintlig infrastruktur, teknik samt aktuella applikationer i våra tjänster. Detta arbete kommer genomföras i samverkan med verksamheterna och omfattar bland annat: o Kartlägga användartyper. o Genomföra för-pilot för att verifiera teknik, funktionalitet och leveransförmåga. o Ta fram informations- och utbildnings-material. o Ta fram förvaltningsmodell för ny funktionalitet o Genomföra pilot samt utvärdering. o Ta fram en införandeplan. o Starta införande enligt plan Programmet planeras pågå till och med 2018 för att ersätta nuvarande funktioner och tjänster. Programmet samordnas med övriga utvecklingsinitiativ inom staden. Förvaltningen återkommer med en detaljerad tidplan i samband med upprättande av programmet. Det är viktigt att den upprättas i nära samarbete med verksamheterna som påverkas. Göteborgs Stad Intraservice, tjänsteutlåtande 7(10)

8 Licensmodell nu och framåt Vid anskaffning av Office finns det ett par varianter att tillgå, engångsinköp eller i abonnemangsform. Office 2016 är att se som engångsinköp där installation sker på en enhet och användandet ska ske under översiktlig framtid. Office 365 köps i abonnemangsform med ett månatligt abonnemang och användandet kan ske så länge abonnemanget är aktuellt och på 15 enheter. Vid val av modell behövs utöver kostnadsaspekten även områden så som funktioner samt underhåll av dessa, möjligheter till digitalt samarbete, mobilt arbetssätt, central alt. decentraliserad hantering av licenser vägas in. Förvaltningen föreslår att staden går in i en licensmodell som bygger på abonnemangsform. Det ger bättre förutsättningar för en integrerad plattform och är ekonomiskt fördelaktigt mot att upphandla funktionerna för sig. Det ger möjlighet för intraservice att ta över både ansvar och utförande av licenshanteringen fullt ut. Staden kan centralt köpa in och administrera licenser för stadens alla verksamheter. En så kallad licenspool kan skapas där vi inte köper licens till en dator eller individ för att sedan riskera att den ligger oanvänd på grund av förändringar i organisation eller personal. Staden får också bättre förutsättningar för att vara korrekt licensierad i förhållande till antal enheter eller anställda. Säkerhetshantering PUL - åtagande Den som anlitar en molnleverantör är alltid personuppgiftsansvarig (Datainspektionen 2011). Som personuppgiftsansvarig måste först en laglighetskontroll genomföras. Kontrollen omfattar risk för att personuppgifter kan komma att användas för andra ändamål än vad som kan var tänkt från början. Var personuppgifterna lagras geografiskt ska kartläggas liksom vilka säkerhetsåtgärder som måste vidtas för att skydda dessa uppgifter. Ett personbiträdesavtal med leverantören ska upprättas och annan lagstiftning, t.ex. sekretesslagstiftning ska beaktas. Risk och sårbarhetsanalys En risk och sårbarhetsanalys ska genomföras i syfte att säkerställa laglighetskontroll och rådande lagstiftning. Personbiträdesavtalet har att beakta tekniska möjligheter, möjliga risker, de i molntjänsten behandlade personuppgifterna känslighet och rimliga kostnader. Analysen kommer genomföras utifrån den modell som tagits fram och använts av Göteborgs stad inför införande av Skype, Apple samt Google Apps for Education. Detta görs i samarbete med juridiska enheten på stadsledningskontoret samt informationssäkerhetschefen i staden. Detta är en arbetsgång som använts framgångsrikt i staden tidigare och det finns goda exempel ifrån andra kommuner som gjort samma resa och erfarenheter ifrån deras jobb kommer beaktas i projektet. Göteborgs Stad Intraservice, tjänsteutlåtande 8(10)

9 Anskaffning I enlighet med LOU (Lagen om offentlig upphandling) kommer anskaffning att ske genom utnyttjande av stadens RAM-avtal UB som möjliggör anskaffning av programvara. Utdrag ur avtalet: "Med programvaror avses såväl traditionell licensiering (köp/hyra av programvara som installeras i egen utrustning) som programvaror som på olika sätt tillhandahålls genom molnet". Ekonomi Kostnader för införande och förvaltning av Office 365 Budgetår Licenskostnader Projektkostnad Drift och förvaltning Mkr 6 Mkr Inom bef uppdrag Mkr 10 Mkr Inom bef uppdrag Mkr 2 Mkr Inom bef uppdrag Kostnader som upphör Resultat Budgetår Licenskostnader Projektkostnad Drift och förvaltning Mkr Mkr Mkr Mkr Mkr Mkr Budgetår Ökade kostnader Sänkta kostnader Resultat Mkr -10 Mkr Mkr -32 Mkr Mkr -32 Mkr - 3Mkr Ovanstående kostnader skall ställas mot kostnaden att göra om samma val som gjordes Om vi under 2017 bestämmer oss för att hanteringen av Officepaketet skall lösas genom att varje verksamhet återigen gör ett engångsinköp av licenser till en kostnad på 6311:- per licens, kommer den totala kostnaden för detta att uppgå till ca 117Mkr. Göteborgs Stad Intraservice, tjänsteutlåtande 9(10)

10 Förväntade nyttor, värdet av förändringen samt konsekvens av att inte agera Funktionerna som beskrivs under rubrik Vad ingår, är alla viktiga delar för att möjliggöra den digitala arbetsplatsen. Arbetsplatsen skall ge möjlighet att på ett säkert och effektivt sätt bäst kunna utföra arbetsuppgifter där vi befinner oss. Där det är även möjligt att samarbeta med kollegor både inom och utanför staden på ett enkelt och säkert sätt. Utöver att skapa förutsättningar för den digitala arbetsplatsen möjliggör även införandet av Office 365 att vi kan förändra leveransen av andra tjänster. Hemkataloger, e-post, kalender och bokningshantering kommer inte längre behöva levereras via egna servrar och programvara från IBM. Dessa tjänster ingår i abonnemanget. Detta innebär att till exempel den konstanta ökning i lagringskostnader som vi sett varje år kopplat till hemkataloger och e-post kommer avstanna för att sedan gå ner under abonnemangsperioden. Staden kan samtidigt erbjuda verksamheterna funktioner som idag redan nyttjas via ej upphandlade eller verifierade molntjänster. Dropbox, Projektplatsen eller liknande tjänster används flitigt för att dela information men utan att en risk och sårbarhetsanalys gjorts. Med ett gemensamt och säkrat verktyg stödjer vi verksamheten så att vi inte hanterar säkerhetsklassad information på ett felaktigt sätt. Vi har möjlighet att precis som 2009 välja att köpa nya licenser, men detta ger bara en situation där vi får ta en större initial investering för att sedan skjuta en okänd kostnadspost framför oss. Licensieringen blir dessutom svårare att hantera och ger också ökad risk för ökade kostnader. Göteborgs Stad Intraservice, tjänsteutlåtande 10(10)