Mötet startar kl 14.00, men kom i god tid, tänk på att avprickningen vid ingången brukar ta lång tid. Ta med stämmomaterialet till stämman.

Transkript

1 Ingaröstrands Samfällighetsförening (ISF) KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA 2015 TID: Lördag 18 april 2015 kl PLATS: Matsalen, Brunns skola Välkommen till 2015 års föreningsstämma i Ingaröstrands samfällighetsförening. Stämman ska som vanligt göra ett antal personval ( 12 14). Kontakta gärna valberedningen om du själv är intresserad av att jobba med föreningsfrågor eller om du har förslag på person till någon av de poster som ska väljas. Valberedningen består av: Sten Pernelöv, Fågelviksvägen 172, tel , epost: stenpernelov@yahoo.se Mats Frisk, Hästskoslingan 31, tel , epost: friskeriksson@telia.com Vid omröstningar gäller en röst per fastighet respektive en röst per bryggplats. Om ni är flera registrerade delägare av en fastighet måste ni skriva fullmakt mellan delägarna för att få delta i röstning på stämman. Om någon fastighet inte alls kan närvara på stämman kan ni ge en granne fullmakt att rösta för er. En granne får företräda högst en (1) annan fastighet. En fullmaktsblankett finns bifogad med dessa stämmohandlingar, bara att kopiera om ni behöver flera exemplar. Mötet startar kl 14.00, men kom i god tid, tänk på att avprickningen vid ingången brukar ta lång tid. Ta med stämmomaterialet till stämman. Vårens arbetsdag är planerad till lördag 25 april och höstens arbetsdag till lördag 24 oktober. Midsommarfesten arrangeras i år av Ekbacksvägen och Fågelviksvägen. Varmt välkomna! Styrelsen Ingaröstrands Samfällighetsförening c/o Annika Inkapööl Hästskoslingan INGARÖ Bankgiro Organisationsnummer

2 2/11 DAGORDNING ÅRSSTÄMMA 2015 Lördagen 18 april 2015 kl i matsalen, Brunn skola 1 Årsstämmans öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän tillika rösträknare för stämman 5 Frågan om stämmans stadgeenliga kallande 6 Fastställande av dagordningen 7 Styrelsens och revisorernas berättelser: a) verksamhetsberättelsen b) ekonomiska berättelsen c) revisionsberättelsen 8 Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen. 9a Motioner från medlemmarna, för mer information om respektive motion se bilaga. Angelica Brunzell, Angående städdagarna. Ingrid Åsberg, Bro mot busshållplats Bertil Johansson, Hundpolicy Anders Ekegren Enhetliga brevlådor inom området 9b Styrelsens utlåtande om inkomna motioner 9c Framställande från styrelsens 1. Förslag till uppdaterade trivselregler. 2. Inköp av ny badflotte. 10 Ersättning till styrelsen och revisorerna 11 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 12 Val av styrelse och styrelseordförande 13 Val av revisorer och revisorssuppleant 14 Val av valberedning 15 Övriga frågor 16 Meddelande om plats där stämmoprotokollet görs tillgängligt 17 Stämmans avslutande

3 3/11 Stämmomaterial 7 Förvaltningsberättelse a Verksamhetsberättelse Stämmor Årsstämma hölls lördagen den 29 mars 2014, kl , i matsalen i Brunns skola. För att slutföra valet till styrelsen krävdes en extrastämma som hölls 26 april 2014 i Hamnstugan, Eklövsvägen. Styrelsens sammansättning Ordförande: Annika Inkapööl, Hästskoslingan 13 Sekreterare: Roland Karlström, Björnsjövägen 5 Kassör: Maria Johansson, Björnsjövägen 3 Bryggansvarig: Thomas Ekbäck, Myrängsvägen 5 Vägansvarig: Christer Persson, Fågelviksvägen 174 Suppleant: Anders Ekegren, Fågelviksvägen 179 Suppleant: Gunnar Holm, Myrängsvägen 15 Revisorer: Jan Thörnberg, Eklövsvägen 4 och Gunilla Björkander, Myrängsvägen 28 Revisorssuppleant: Elizabeth Rendén, Hästskoslingan 3. Valberedning: Sten Pernelöv, Fågelviksvägen 172 och Mats Eriksson, Hästskoslingan 31. Styrelsemöten Styrelsen har under verksamhetsåret 2014 haft 10 ordinarie möten. Arvoden Till styrelsen har under 2014 betalats ut: Styrelsearvoden kr. Mötesarvoden kr, samt milersättning 1530 kr Revisorer 800 kr. Förvaltning och försäkring Ekonomisk förvaltare sedan är Conzignus Hem & Fastighet AB. Föreningen är ansvarsförsäkrad i Trygg Hansa. Medlemsinformation Styrelsen har under året lämnat information på föreningens hemsida, samt skickat ut epost vid flera tillfällen till de medlemmar som uppgivit sina epost-adresser. Föreningens lån Föreningen har för närvarande inga lån. Vägavtal Under verksamhetsåret har inga vägavtal tecknats. Styrelsen påminner om skyldigheten att teckna vägavtal innan tunga transporter nyttjar våra vägar. Vägunderhåll 2014 Under året har det satts upp en P-skylt vid vändplan på Eklövsvägen för att förtydliga regelverket samt inköpts ett nytt fartgupp. Sommarvatten till hamnstugan Det har under 2014 installerats en vattenledning från familjen Asplunds fastighet ner till hamnstugan. Vattenmätare installerades för att föreningen skall kunna ersätta familjen Asplund för vattenförbrukningen. Tänk på miljön och föreningens ekonomi använd vattnet ansvarsfullt. Löpande förbättringar inom hamnområdet Under året har det ett antal aktiviteter genomförts. Påbörjad felsökning av bryggbelysningen. Vi har fortsatt att märka upp bojar. Vi har oljat längsta sektionen av bryggan. Reparerat bommarna till hamnområde och ramp. Kontaktat båtägare vars båtar som haft otillräckligt förtöjda båtar Anslagit den nya bryggpolicyn och kontaktuppgifter till bryggansvarig på hamnstugan. Kontaktat medlemmar som ej följt bryggpolicyn. Vi har reparerat badstege på stora flytbryggan.

4 Arbetsdagarna Ordinarie arbetsdagar anordnades lördag 26 april, då 28 fastigheter deltog samt lördag 25 oktober då 22 fastigheter medverkade. 4/11 Förslag till disposition av föreningens resultat: Till årsstämmans förfogande finns följande medel Balanserat resultat tidigare år Årets resultat Till stämmans förfogande Styrelsen föreslår att vinstmedlen överförs i ny räkning med kr kr kr kr Midsommarfirandet Vid sidan av samfällighetsföreningens ordinarie verksamhet, och med egen budget, har våra fristående festkommittéer under många år arrangerat vår traditionsrika Midsommarfest på midsommarängen. Ett stort tack till Myrängsvägen för 2014 års firande. En del av vinsten från midsommarfirandet investerandes i en låda med leksaker som placerades vid stranden. Sommaren 2015 är det Ekbacksvägen och Fågelviksvägen som står för arrangemanget av midsommarfirandet. 7b Ekonomisk berättelse Resultaträkning RÖRELSEINTÄKTER, LAGERÄNDRING M.M Nettoomsättning 3027 Årsavgift fastighet Årsavgift båtplats Summa Övriga intäkter 3740 Öresutjämning Övriga intäkter Summa Summa intäkter Rörelsekostnader Driftskostnader 4000 Fastskötsel,städ material Rep./mat.fast.skötare Trädgård och blommor Snöskottning Rep./underhåll fast Fastighetsel Sophämtning Fastighetsförsäkringar Självrisk Summa Övriga kostnader 5410 Förbrukningsinventarier Förbrukningsmaterial Resekostnader Kontorsmtrl trycksaker Datakommunikation Postbefordran Avg juridiska åtgärder Kundförlust Styr.möte/stämma/städdag Arvode förvaltningsavtal Extradebitering förvaltn Övr förvaltningskostnader Bankkostnader Medlems- & föreningsavg Övriga externa kostnader Summa

5 5/11 Löner och arvoden 6410 Styrelsearvoden Revisionsarvoden Skattefria bilers Lagstadgade arb giv avg Summa Finansiella poster Ränteintäkter och liknande resultatposter 8300 Ränteintäkter Ränteint fr bank Skattefria ränteintäkter Res förs kortfr plac Summa Räntekostnader och liknande resultatposter 8410 Räntekostn för långfr sk Dröjsmålsränta Kostn.ränta, skatt Summa Summa kostnader Årets vinst Balansräkning BALANSRÄKNING TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar 1510 Kundfordringar Kundfordringar rester Summa Avräkn skatter o avgifter Andra kortfrist fordr Summa Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 1700 Förutb kostn,upplupn int Förbet förvaltning Summa Totalsumma Kortfristiga placeringar Kortfristiga placeringar Summa kortfristiga placeringar Kassa och bank 1980 Klientmedel SHB HOF Klientmedelskonto Summa EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Fritt eget kapital 2091 Balanserad vinst Årets vinst Summa Kortfristiga skulder 2440 Leverantörsskulder Övriga kortfristiga skulder 2480 Utläggsskulder Personalens källskatt Lagstadg soc avg lönesk Avräkning Conzignus Ombok. Hem och Fastighet -1-1 Summa

6 6/11 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 2903 Uppkost el Förutbet. hyror/avgifter Summa Summa Kortfristiga Skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER c Revisionsberättelse Inkomna motioner (4 st.) 9-1) Motion till årsstämman 2015 från Angelica Brunzell angående städdagarna. Se bilaga 2 för den fullständiga motionen. Styrelsens utlåtande: Styrelsen avstyrker förslaget men välkomnar att man kontaktar styrelsen innan städdagen med förslag på åtgärder som man kan tänka sig att utföra själv. 9-2) Motion till årsstämman 2015 från Ingrid Åsberg Spång mot busshållplatsen Tranarövägen Se bilaga 2 för den fullständiga motionen. Styrelsen utlåtande: Styrelsen tillstyrker förslaget och tycker att det är en bra uppgift till vårens städdag. 9-3) Motion till årsstämman 2015 från Bertil Johansson - Hundpolicy. Se bilaga 2 för den fullständiga motionen. Styrelsen utlåtande Kommunens regler om koppeltvång gäller även på vårt område och särskilda regler behövs ej. Styrelsen tillstyrker förslaget om hundbadsförbud vid stränderna och att hundbad får ske vid bastuviken och tycker att det är en lämplig uppgift att på städdagen sätta upp skyltar som påvisar regelverket. 9-4) Motion till årsstämman 2015 från Anders Ekegren - Enhetliga brevlådor Se bilaga 2 för den fullständiga motionen. Styrelsen utlåtande: Styrelsen tillstyrker förslaget och föreslår att det genomförs 2016/ Förslag till finansiering är att bibehålla avgiften för 2015 på samma nivå som 2014 och ta från det ackumulerade överskottet. 9c Framställningar från styrelsen 9c -1 Uppdatering av föreningens trivselregler. Under sommaren, med riktigt sköna sommardagar har våra gemensamma områden och då framför allt badplatser och hamnområdet använts i stor utsträckning vilket ibland sätter

7 7/11 sina spår. Vi i styrelsen vill få stämmans godkännande av en uppdaterad version av trivselregler och att dessa anslås på anslagstavlor, hemsidor och vid hamnområdet. De uppdaterade trivselreglerna hittar ni i bilaga 1. 9c -2 Inköp av ny hopptornsbrygga. Befintlig hopptornsbrygga är till åren gången, steginfästning och spikskallar är temporärt ordnade. En ny "hopptornsbrygga" 2,4x5,25 utan torn och stege kostar inklusive moms exklusive frakt. Befintlig stege, hopptorn och infästningar flyttas till den nya på en städdag vilket skulle bespara föreningen ca Kostnaden för bryggan är ett exempel och är tagen från Svenska Flytblock ABs prislista. Totalt äskas ca för ersättande av hopptornsbrygga. 10 Förslag på ersättningar till styrelse och revisorer Styrelsen föreslår oförändrade arvoden för 2015: Ordförande kr Övriga ledamöter kr vardera Suppleant kr vardera Mötesarvode 300 kr/möte (styrelsemöten, externa möten med kommun etc.) Revisorer 400 kr vardera Revisorssuppleant 0 kr Bilersättning Enligt statens norm 2015 f.n. 1,85 kr/km 11 Förslag på utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd Styrelsen föreslår oförändrade avgifter, 2200 kr per fastighet och 1100 kr per båtplats. BUDGET 2015 UTFALL 2014 BUDGET 2014 INTÄKTER Fastighetsavgift 2200: Bryggavgifter 1100: Övriga intäkter inkl räntor S:a intäkter KOSTNADER Fastigheter Inköp fastighet Trädfällning Hamnstugan, iordningställande innerdörr Vattenförbrukning Hamnstugan Nya investeringar (vägskylt, väggupp mm) Underhåll av vägar (plogn/sandn, sopn o rep) Klippning av gräsytor Kostnader arbetsdagar,inkl mat, priser El Renhållning (kommunen) Försäkringar / självrisk Styrelsearvoden ( och revisonarvode, mötesarvode) Soc avgifter arvoden Milersättning Kostnader årsstämma Styrelsemöteskostnader Ekonomisk Förvaltning Förbrukningsmaterial Övriga organisationer (lantmäteri, REV ) Förbruknings- & kontorsmaterial Indrivningskostnader mm Bankkostnader (Handelsbanken) Utskick, administration,porto & övrigt Bidrag till Fiskeklubben för gösutsättnig Kundförlust (kronofogden 2013) Övriga kostnader Summa kostnader fastigheter Bryggor, kostnader Investeringar

8 Underhåll o reparationer Underhåll o reparationer (EL) Summa kostnader bryggor SUMMA KOSTNADER TOTALT I debiteringslängden anges att varje fastighet belastas med en årsavgift på 2.200kr och varje bryggplats med 1.100kr. Debiteringslängden förvaras hos styrelsen. 8/11 Styrelsens underskrifter 12 Val av styrelse och styrelseordförande Val ska ske av ordförande, 1 ledamot och 2 suppleanter. Funktion Nuvarande Mandattid Mandat till Val stämma 2015 årsstämma Ordförande Annika Inkapööl 2 år 2015 X Ledamot Maria Johansson 2 år 2016 Ledamot Thomas Ekbäck 2 år 2015 X Ledamot Christer Persson 2 år 2016 Ledamot Roland Karlström 2 år 2016 Suppleant Anders Ekegren 1 år 2015 X Suppleant Gunnar Holm 1 år 2015 X 13 Val av revisorer och revisorssuppleant Val ska ske av 2 revisorer och en revisorssuppleant samtliga med ett års mandatperiod. Funktion Nuvarande Mandattid Mandat till Val stämma 2015 årsstämma Revisor Jan Thörnberg 1 år 2015 X sammankallande Revisor Gunilla Björkander 1 år 2015 X Revisorsuppleant Elisabeth Rendén 1 år 2015 X 14 Val av valberedning Funktion Nuvarande Mandattid Mandat till årsstämma Val stämma 2015 Valberedare, Sten Pernelöv 1 år 2015 X sammankallande Valberedare Mats Eriksson 1 år 2015 X

9 9/11 Bilaga 1 Ingaröstrands Samfällighetsförening Trivselinformation 2015 Denna information är till för att upplysa om vad som gäller inom vår förening för att alla ska trivas. Biltrafik Hastighetsbegränsning Maxhastighet är 40 km/h på Fågelviksvägen och rekommenderat 30 km/h på övriga vägar inom området. Tänk på barnen och visa hänsyn till dina grannar genom att respektera dessa maxhastigheter! Parkering vid badet Parkering ska ske vid vändplanen på Eklövsvägen. För att undvika att få parkeringsböter skall alltid parkeringstillståndet vara synligt i framrutan. Biltrafik i hamnområdet Biltrafik i hamnområdet får endast ske för att lasta om vid båtarna. Efter omlastning kan bilen parkeras vid vändplanen på Eklövsvägen. Parkering i hamnområdet är inte tillåten. Parkering vid kajen för handikappade Vid kajen invid badet finns en skyltad P-plats för handikappade. Detta är den enda tillåtna P-platsen i hamnområdet och den får endast användas av rörelsehindrade. Låst vägbom till hamnområdet För att undvika stölder samt att vi inte vill att andra än våra medlemmar skall ha möjlighet att lägga i och ta upp båtar har vi en låst vägbom vid parkeringen. Vänligen se till att bommen är låst efter att du har använt den. Badplatserna Badplatserna är till för alla, enligt allemansrätten. Dock får utifrån kommande gäster inte ta sin bil till vår parkering då våra vägar är privata. Skyltar talar om detta vid Eklövsvägens början. Håll rent och snyggt på badplatserna och plocka upp eventuellt skräp. Vatten finns sedan våren 2014 installerat vid båthuset. Tänk på miljön och föreningens ekonomi använd vattnet ansvarsfullt. Gemensam soptunna Vi har en gemensam soptunna vid vändplanen på Eklövsvägen. Soptunnan blir snabbt full använd den endast i nödfall. Ta istället med dig dina sopor hem. Hundar Hundar ska hållas kopplade enligt kommunens regelverk. Hundar får endast bada nedanför bastun då den inte används. Styrelsen 2015

10 10/11 Bilaga 2 - Inkomna motioner till årsstämman 2015 Motion 1 Förslag motion ang. städdagar och brevlådor. Från: A.brunzell [a.brunzell@hotmail.com] Datum: :01 Till: <styrelsen@ingarostrand.se> Hej. Här kommer 1 motion och ett förslag fundering. Motion städdagarna: Eftersom tiderna har förändrats, arbetar man även kvällar, nätter och helger. Och inte 9-17 som tidigare. Vilket gör det svårt för vissa fastigheter att närvara. Även ålderdom och sjukdom drar ner närvaro antalet. Att lägga upp en måste göra lista på hemsidan. Möjlig gör att fler saker blir åtgärdade utan att man närvarar på städdagen. Viljan finns, även om man ej kan närvara just dessa 2 dagar. Motion 2 Motion 3 Motion 4

11 FULLMAKT 11/11 Angående: Deltagande i Ingaröstrands samfällighets årsstämma 18 april 2015, matsalen i Brunns skola. Ombud: Fastighet/Adress: Bemyndigas att föra min/vår talan, såsom mitt/vårt ombud under stämman. Tillägg (ev.): Undantag (ev.): Fullmaktsgivare: Ort och datum: Underskrift: Namnförtydligande: Fastighetsbeteckning: Om flera delägare finns, måste samtliga bemyndiga en till att föra allas talan. Om en delägare från en fastighet med flera andelsägare saknar fullmakt från övriga delägare, får denne inte delta i beslut eller omröstningar mm på stämman. Om flera delägare närvarar på stämman får ändå bara en röst avges vid röstning enligt: en fastighet en röst.