KALLELSE till Ordinarie Föreningsstämma i Norra Kopparmora Samfällighetsförening

Transkript

1 1 Norra Kopparmora Samfällighetsförening (Org. nr , Säte: Värmdö) Medlemmarna i Norra Kopparmora Samfällighetsförening kallas härmed till ordinarie föreningsstämma. Tid för stämman Datum: Torsdagen den 20 mars 2014 Tid: Kl Lokal Plats: Adress: Värmdö Bygdegård, Skärgårdsvägen 291, Hemmesta, Värmdö. Alla handlingar till Årsstämman finns på. Förutsättningar för deltagande För att få delta i föreningsstämman måste du vara registrerad som fastighetsägare i Norra Kopparmora. Har du under våren 2013 sålt en fastighet i Norra Kopparmora måste du informera styrelsen om vem som är ny fastighetsägare samt lämna information om denne avser använda fastigheten för permanent boende (d.v.s. ha någon folkbokförd på fastigheten) eller ha fastigheten för sommarboende. Observera, att endast medlem som har fullgjort sina betalningsåtaganden mot föreningen har rösträtt på stämman. Vet du med dig att du missat en betalning, så betala omgående i god tid före stämman! Observera gällande betalningsvillkor enligt stadgarna ( 13). Ombud och fullmakt En medlems rätt vid föreningsstämman utövas av medlemmen personligen eller av den som är medlemmens ställföreträdare enligt lag eller genom ombud. Ombud ska till styrelsen överlämna skriftlig dagtecknad fullmakt. Fullmakten ska överlämnas i original senast vid registreringen inför stämman. Ombud får bara företräda en medlem. För fysisk person gäller, att endast annan medlem får vara ombud. Förslag till fullmakt bifogas, vilken även finns på föreningens hemsida. Biträde Medlem får på föreningsstämma medföra högst ett biträde. Endast medlemmens make eller sambo eller annan medlem får vara biträde, (om inte annat anges i stadgarna, vilket inte är fallet). Motioner till ordinarie stämma Motioner till ordinarie stämma ska ha varit styrelsen tillhanda inom januari månad respektive år för att kunna tas upp för beslut vid ordinarie årsstämman. Till årets stämma har styrelsen inte mottagit några motioner. Välkomna till stämman! Med vänliga hälsningar Styrelsen för Norra Kopparmora Samfällighetsförening

2 2 Bilagor: 1. Förslag till dagordning 2. Årsredovisning 2013 inklusive revisionsberättelse 3. Styrelsens proposition asfalterade fasta farthinder. 4. Förslag till arvoden till styrelse och revisorer 2014/ Förslag till budget och debiteringslängd för Valberedningens förslag till förtroendevalda för 2014/2015 i. Styrelse, styrelseordförande och styrelsesuppleanter ii. Revisor och revisorssuppleant samt ev. extern revisor eller revisorsföretag iii. Valberedning 7. Fullmaktsblankett.

3 3 Dagordning, ordinarie föreningsstämma 2013 Bilaga Mötet öppnas av styrelsens ordförande 2. Förteckning över närvarande medlemmar samt godkännande av densamma som röstlängd 3. Val av ordförande för stämman 4. Val av stämmosekreterare (protokollförare) 5. Val av två justeringspersoner för protokollet 6. Val av två rösträknare 7. Fråga om stämman blivit utlyst i behörig ordning (enligt stadgarna 14) 8. Fastställande av föreliggande dagordning. Bilaga Styrelsens berättelse, Årsredovisning Bilaga Revisorernas berättelse. Bilaga 2, (del av årsredovisningen). 11. Ansvarsfrihet för styrelsen. 12. Styrelsens proposition. Bilaga Ersättning till styrelsen (arvoden). Bilaga Ersättning till revisorerna (arvoden). Bilaga Godkännande av styrelsens förslag till budget (utgifts- och inkomststat) samt samfällighetsavgifter (debiteringslängd). Bilaga Val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter. Bilaga Val av revisor och revisorssuppleant samt eventuell extern revisor eller revisorsföretag. Bilaga Val av valberedning. Bilaga Övrigt; I övrigt föreligger inga föranmälda ärenden till stämmans punkt Övrigt. 21. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt. Förslag till beslut: Stämmoprotokollet hålls tillgängligt på föreningens hemsida inom 3 veckor från stämman, Avslutning av den ordinarie föreningsstämman. Efter avslutad stämma, Information och frågestund med styrelsen

4 4 Bilaga 3 Styrelsens proposition. Styrelsens proposition till föreningsstämman 2014 Bakgrund På stämman 2012 beslutades att anlägga mobila farthinder på 4 ställen efter Kopparmoravägen. Syften var att få bilister att sänka farten till den tillåtna på 30 km/h. Responsen var blandad, både ros och ris. Viss skadegörelse inträffade också under året. Dessa monterades ner under hösten 2012, då de inte kan fungera ihop med snöröjning. Totala kostnaden för inköp var ca Kr. Under våren 2013 så monterades dessa upp igen och fick i stort samma respons som Dessa stals och tyvärr var dom helt borta. Stölden polisanmäldes och som meddelas på hemsidan så beslöt styrelsen att inte sätta upp dom igen, då lågsäsongen var på gång. Styrelsen har följande förslag: Att tillsammans med snöröjaren undersöka bästa möjliga lösning för att asfaltera fasta farthinder på 6-8 ställen utmed Lantern-Kopparmoravägen Att avsätta kr i kommande budget för dessa Att farthindren ska vara utformade så att de inte skadar fordon och minimerar farten FÖRSLAG TILL ARVODEN TILL STYRELSE OCH REVISOR 2014/2015 Arvodet omfattar mandatperioden, d.v.s. från stämma till stämma Bilaga 4. Beräknad årskostnad: kr i arvoden (inklusive revisor). Summa kr (exkl. eventuell extern revisor/revisorsföretag). Skatt och arbetsgivaravgifter utgår på angivna arvoden. Inkomstuppgifter ska lämnas till Skatteverket. Styrelsen är ansvarig för att skattehanteringen görs på ett korrekt sätt. Styrelsen äger rätt att inom sig fördela arvodena med hänsyn till arbetsfördelningen inom styrelsen. Arvoden utbetalas till valda ledamöter, suppleanter och revisor för mandatperioden, d.v.s. från stämma till stämma; Normalt från och med april år 1 till och med mars år 2. Ledamöterna och revisor har utöver ovanstående arvoden rätt till reseersättning vid styrelsemöten och förrättningar enligt SL s taxa eller bilersättning motsvarande den skattefria ersättning som Skatteverket publicerar för respektive år (f.n. skattefri bilersättning med 18,50 kronor per mil). Utlägg för föreningens räkning ersätts endast mot originalkvitto.

5 5 Förslag till budget och debiteringslängd för 2014 Bilaga 5 Bakgrund I samfällighetsföreningen är det enligt lag stämman som fattar beslut om föreningens budget för respektive år enligt framlagt förslag från styrelsen. Bifogat återfinns resultatbudgeten för 2014, som baseras på samma föreningsavgifter som för Full avgift för fast boende på Kopparmora adressen kr. a. En eller flera av lagfarna ägare är folkbokförd på adressen 2. Fritidsboende kronor 3. Obebyggd fastighet 300 kronor Budgeten inkluderar den stadgeenliga avsättningen på minst kr till underhålls och förnyelsefonden. Debiteringslängd som utvisar respektive fastighets årsavgift för 2013 finns tillgänglig hos föreningens ordförande och kassör samt finns framlagd på årsstämman. Styrelsen föreslår att stämman beslutar om att anta bifogade resultatbudget samt därtill hörande debiteringslängd att styrelsen ges mandat att omfördela kostnaderna mellan de olika kostnadsslagen inom budgetens ram m.h.t. till förändrade förutsättningar att styrelsen ges mandat att höja eller sänka avgifterna om antalet folkbokförda på Kopparmora adresserna ändras markant, för att intäkterna ligger i nivå med 2013.

6 6 Norra Kopparmora Samfällighetsförening Benämning Utfall 2012 Utfall ack Budget 2013 dec 2013 Differens Förslag till budget 2014 Kommentar Enligt debiteringslängden till utfall 2013 med & oförändrad budget 2014 nivå. 135 Medlemsintäkter, årsavgifter fritid á 2100 kr 85 fast á 3000 kr 2 obebyggda á 200 Övriga intäkter Fakturerade kostnader Ga 3 badet se även 5182 Påminnelseavgifter Öresutjämning Hyres- och arrendeintäkter Båtklubbsarrendet Vägbidrag, Trafikverket Faktiskt utfall Verksamhetens intäkter Inköp material och varor Lokalhyra st städdagar, slå Knippedalen & ängen ner mot Städning och renhållning hamnen Trivselaktiviteter Midsommar arrangemang El för belysning Utfall på 5310 Vatten och avlopp (gamla systemet) Utfall på 5180 Sophämtning Soptunnor vid badet Snöröjning Grus och timmar för utläggning av densamma Rep o underhåll av fastighet Reparation och underhåll av vägar I nivå med 2013 Rep o underhåll av gångvägar Strandpromenaden enl förrättningen Reparation och underhåll av bad I nivå med även vidarefakt se konto 3310 Reparation och underhåll av lekplats Enbart underhåll Reparation och underhåll av bollplan Enbart underhåll Reparation och underhåll av bouleplan Enbart underhåll Reparation och underhåll av lekängen Enbart underhåll Reparation och underhåll av skyltar Anslagstavlor och vägskyltar Övriga fastighetskostnader, underhåll Taket på pumphuset måste åtgärdas. Fastighetsskatt/fastighetsavgift Fastighetsförsäkringspremier I nivå med 2013 Fastighetsskötsel och förvaltning Teknisk förvaltning Kopparmora entrenprenad El för drift I nivå med 2013 Förbrukningsinventarier Officepkt, virusskydd samt red program till Programvaror föreningens dator Reparation och underhåll av maskiner och Frakter och transporter Resekostnader, biljetter Inkasso och avgifter för betalningsförel Representation, avdragsgill Kontorsmateriel Papper och toner Postbefordran Medlemsutskick Befarade förluster på kundfordringar Korrigerat från år 2012 på år Höjning Styrelsearvoden som inte är lön avser web redaktör samt redovisning i egen Ersättningar till revisor I nivå med 2013 Årsredovisning och delårsrapporter Bolagsstämma/års- eller föreningsstämma Övriga förvaltningskostnader Postbox Ritnings- och kopieringskostnader Egen regi from Beloppet avser inköp av bärbar Redovisningstjänster dator till föreningen. Styrelsemöteskostnader ca 12 st á 250 kr IT-tjänster Utfallet avser 2012 avser hemsidan rapporten för från Konsultarvoden Skogsvårdsstyrelsen Bankkostnader I nivå med 2013 Övr externa kostnader, avdragsgilla I nivå med 2013 Övriga externa kostnader, ej avdr.gilla Verksamhetens kostnader Löner till kollektivanställda Musikanten Skattefria bilersättningar Ersättning för trängselskatt, skattefri Lagstadgade sociala avgifter Musikanten Sociala avgifter på arvoden Utbildning Fritidsverksamhet Se även 5101 Kostnader personal Avskrivningar på markanläggningar Avskrivningar på brygga Avskrivningar enligt plan Ränteintäkter sent inbet medlemsintäkter Ränteintäkter från bank I nivå med 2013 Finansiella poster Resultat före bokslutsdispotioner Underhålls- och förnyelsefond Enligt stadgarna Bokslutsdispositioner Resultat

7 7 Valberedningens förslag till förtroendevalda för mandatperioden 2014/2015 Norra Kopparmora Samfällighetsförening (Reg.datum: Org.nr.: Säte: Värmdö) Ordförande Roger Johansson Omval 2 år Bilaga 6. Ledamöter Anne Sang-Samuelsson Omval 2 år Eva Östman Nyval 2 år (Tord Bergmark 1 år kvar på mandatet) (Anna Knautz 1 år kvar på mandatet) Suppleanter Johanna Strand Nyval 1 år Janine Hyll-Sköldin Nyval 1 år Revisor Ordinarie Håkan Olander Omval 1 år Revisorssuppleant: William Mannerfeldt Nyval 1 år Valberedning (3 varav 1 sammankallande):

8 8 Bilaga 7. Fullmakt för ombud Fullmakt för ombud att föra min/vår talan och utöva min/vår rösträtt vid föreningsstämma för Norra Kopparmora Samfällighetsförening Föreningsstämman enligt ovan hålls den 20 mars 2014 i en följd efter varandra. Datum (då denna fullmakt undertecknas): Jag kan inte gå på stämman: Namn (fastighetsägare): Fastighetsbeteckning (= Medlemsnummer): Kopparmora 2: Adress: E-postadress eller telefonnummer: Jag/vi ger därför fullmakt till följande ombud att företräda mig/oss: Namn (ombudets namn): Adress: E-postadress eller telefonnummer: Fullmakten är giltig t.o.m.: (max. 12 mån.) Underskrift av fullmaktsgivare (fastighetsägare): Namnförtydligande/-n: