Goda råd vid tidig omställning och avveckling av personal. Stöd i omställning. Trygghetsstiftelsen en kollektivavtalsstiftelse

Transkript

1 Goda råd vid tidig omställning och avveckling av personal Stöd i omställning Trygghetsstiftelsen en kollektivavtalsstiftelse

2 Innehåll Vi hjälper dig Från planeringen och hela vägen 4 Stöd åt den som mister jobbet 4 Trygghetssystemets grundtankar 4 Tillsammans ger bästa resultat Beredd på kris 5 Arbetsgivaren är motorn 5 Fackets två viktiga roller 6 Den enskildes ansvar 7 Det viktiga vägvalet Börja från början 8 Välj rätt strategi 9 Tidig omställning För dig som vill ta vara på tiden 11 Låt oss hjälpa så tidigt som möjligt 11 Strategiska frågeställningar 11 Så här tycker de som prövat 12 När uppsägning inte kan undvikas Målet är att ingen ska bli arbetslös 13 Hjälp igenom den personliga krisen 16 Utse en bra avvecklare 17 Avvecklingsorganisation eller inte? 17 Interna framgångsfaktorer 17 Vad kostar omställningen? Fördelning av kostnaderna 20 Pensionen betalas av arbetsgivaren 20 Hur går det för de uppsagda sedan då? De allra flesta löser situationen 21 Personlig förändring till det bättre 22

3 Några ord på vägen En omställningsprocess kräver tid, kraft och engagemang. Som planerare och genomförare har du en mycket viktig och ansvarsfull roll framför allt när det handlar om att säga upp människor. Du förväntas åstadkomma de bästa förutsättningarna för att såväl de berörda personerna som myndigheten ska kunna gå vidare. Det är ingen lätt uppgift. I den här skriften beskriver vi, förutom sådant som brukar underlätta det praktiska arbetet, den hjälp du kan få genom Trygghetsstiftelsen och stöd et vi kan förmedla. Så att de som mister jobbet snabbare kan skaffa sig ny försörjning. Och att de som blir kvar i organisationen mår bra av att de som slutar får stöd, och verksamheten lättare kan fungera i normala banor igen. En väl genomförd omställning skapar dessutom ett gott rykte utanför arbetsplatsen. Så se omställnings - arbetet inte som ett avslut, utan en god början på någonting nytt.

4 Vi hjälper dig Trygghetsstiftelsen ger stöd åt statsanställda, som är uppsägnings hotade/ - uppsagda på grund av arbetsbrist, och vägleder statliga arbets platser i samband med omställ ning och avveckling av personal. Finansieringen sker genom att arbetsgivarna betalar en procentuell andel av lönesumman, som de centrala parterna kommit överens om. Från planeringen och hela vägen Till Trygghetsstiftelsen kan du som är arbetsgivare vända dig i samband med omställningsarbete och uppsägningsrisk, även i ett tidigt skede. Vid befarad över - talighet kontaktar du stiftelsen snarast och får en egen kontaktperson. Samarbetet inleds ofta med att en av våra konsulenter kommer till arbetsplatsen för att träffa alla som ska arbeta med omställningen både på arbetsgivarsidan och från fackligt håll. Strategin läggs upp, informationsmöten planeras osv. När ni är överens om hur många som riskerar att bli övertaliga, skickas en skriftlig underrättelse till oss (blanketten finns på I ett senare skede ordnas träffar med varje övertalig person för att diskutera personliga stöd insatser och konsulenten kan då fatta besluten vid sittande bord. Våra konsulenter ställer gärna upp redan på planeringsstadiet för att diskutera metoder och strategier tillsammans med ledningen och de lokala facken. Kurser i avvecklingsfrågor och seminarier i olika ämnen ordnas också. Stöd åt den som mister jobbet Målsättningen är att den som blivit uppsagd så snabbt som möjligt ska hitta en ny försörjning. Arbetsgivaren har huvudansvaret och Arbetsförmedlingens insatser ska tas tillvara. Trygghetsstiftelsen tar alltså inte över ansvaret för avvecklingen. Däremot ger vi många andra möjligheter. Inom vår programverksamhet erbjuds den som blir uppsagd/arbetslös aktiviteter som är stärkande i jobbsökandet samt stöd för nya lösningar. Före, under och efter uppsägningstiden. Ibland behövs särskilda stödåtgärder. Det kan handla om praktik, kurser, kompletterande utbildning, konsultstöd för egen - startare eller omskolning till nytt yrke. För att stiftelsen ska kunna bidra ekonomiskt, måste all planering ske i samförstånd med konsulenten och i enlighet med vår policy. Trygghetssystemets grundtankar För att omställningsarbetet ska bli framgångsrikt ska parterna på arbetsplatsen samarbeta och ta ett gemensamt ansvar. Systemet är flexibelt, det finns få begränsningar och stora möjligheter till individuella lösningar. Det ger ett bra ekonomiskt skyddsnät för den som mister sin anställning eller omlokaliseras och det ekonomiska stödet är utformat för att stimulera rörlighet till sektorer där arbetstillfällen finns. Majoriteten av dem som inleder en ny karriär gör det idag inom den privata sektorn. Trygghetsstiftelsen bildades 1990 samtidigt som ett trygghetsavtal för stats anställda, TA, slöts av de statliga avtalsparterna Arbetsgivarverket, OFR/S, P och O sammantagna, Saco-S och SEKO. Verksamheten styrs helt av Trygghetsavtalet TA. Det finns på som du även når från I vår broschyr Om du blir uppsagd kan du läsa mer om de förmåner som gäller enligt trygghetsavtalet. 4

5 Tillsammans ger bästa resultat Beredd på kris En omställningsprocess leder inte sällan till en krisreaktion i organisationen eller hos enskilda personer. Ledning och fackliga företrädare måste vara införstådda med människors reaktioner vid sådana förändringar och öka kunskaperna om hur de bör bemötas. Förändringssituationen i sig kan också kräva förnyelse och kompletteringar i personalpolitiken. Arbetsgivaren måste då tillsammans med facken välja en lämplig strategi för hur detta ska genomföras. För att själva omställningsarbetet ska bli effektivt krävs alltså samarbete, öppenhet och delaktighet mellan de inblandade parterna. Arbetsgivaren är motorn Ledningen har alltid arbetsgivaransvar i förhållande till de anställda och det ansvaret kan inte delegeras eller förskjutas till någon annan. Arbetsgivarens uppgift är att tillsammans med facken hitta lokala lösningar för varje specifik förändrings - situation. Det är arbetsgivarens ansvar att planera och välja strategi, bygga upp en stödorganisation, samverka med de lokala facken m.fl. och förstås se till att omställningen genomförs på bästa möjliga sätt. På nästa sida får du exempel på hur uppgifterna kan fördelas på arbetsgivar - sidans olika funktioner: 5

6 Ledningens roll Ange den verksamhetsmässiga inriktningen Skapa handlingsutrymme och resurser för omställningen Åstadkomma ett förändringsarbete som säkrar effektiviteten i verksamheten (hålla kostnaderna inom givna ramar, upprätthålla och utveckla verksamheten, minimera riskerna för negativa konsekvenser under omställningsperioden) Upprätthålla förtroendet hos medarbetarna liksom hos uppdragsgivare och allmänhet Ledningens uppgifter Fastställa policy och strategi för omställningsarbetet Informera chefer m.fl. om bakgrund/ orsaker Kontakta Trygghetsstiftelsen Se till att chefer och andra får den utbildning som behövs Se till att ett åtgärdsprogram tas fram och att detta följs Fördela ansvaret och informera personalen om vem som gör vad Ge cheferna det stöd som behövs Följa upp hur omställningsarbetet fortskrider Den omställningsansvariges uppgifter Bistå ledningen med information och underlag Ha löpande relationer med de lokala facken Samordna arbetet, hålla kontakt med interna och externa aktörer Vara synlig, ta sig tid och finnas till - gänglig för samtal med dem som blivit uppsagda Informera mycket och ofta, muntligt och skriftligt Vara tydlig i sitt budskap Vara engagerad men ändå ställa krav Fackets två viktiga roller Av TA framgår att de fackliga organisationerna förutsätts ta aktiv del i ett effektivt omställningsarbete. Detta eftersom vi vet vilken viktig insats facken kan göra genom personligt stöd åt varje individ. Samtidigt måste den förtroendevalda klara den svåra uppgiften att både ta ansvar för kollektivets intressen dvs. att medlemmarna ges goda 6

7 och rättvisa villkor för omställningsarbetet och att tillvarata den enskilde medlemmens intressen i omställningen. Den fackliga företrädarens roll kan se väldigt olika ut beroende på arbetsplatsens fackliga tradition, medlemmarnas intressen och inte minst den förtroendevaldas egna ambitioner och möjligheter. Erfarenheterna visar att de fackliga organisationerna ofta har en blygsam roll när uppsägningarna väl är verkställda. Det kan finnas flera orsaker till det. Kanske tycker arbetsgivaren själv och den lokala fackrepresentanten att en avveckling är arbetsgivarens sak att klara av. Det kan också vara en svår balansgång för facket, att ena dagen förhandla om uppsägning och nästa dag stödja den uppsagde i samverkan med arbetsgivaren. Det är viktigt att kunna skilja på de olika rollerna. På många arbetsplatser låter facken därför olika personer ta ansvar för respektive sakområde. När uppsägningen väl är gjord, är det emellertid nödvändigt att arbets - givare och fack är samspelta och drar åt samma håll. Målet ska vara den enskilde individens bästa och alla krafter behövs! Vid större personalminskningar blir ibland en facklig representant vidtalad att delta i arbetet på heltid. I en sådan samverkansgrupp arbetar då arbetsgivare och fack som jämbördiga parter, kanske med olika ansvarsområden. Den enskildes ansvar För att resultatet ska bli bra, är det avgörande att den enskilde själv är aktiv, tar egna initiativ och tar tillvara de möjligheter som trygghetssystemet erbjuder. Han eller hon måste få insikt om sin egen roll och hur viktigt det är att ta eget ansvar för sin framtid. Det är en gemensam uppgift för alla som arbetar med omställningen att tydliggöra det för de övertaliga. En förutsättning är dock att arbetsplatsen präglas av öppenhet och att det sociala stödet fungerar. En uppsagd som är kvar på arbets - platsen måste få vara synlig och känna att chefer och arbetskamrater engagerar sig, men också kan ställa krav när det behövs. Målet är att uppsägningen för de allra flesta ska betyda en chans till något nytt! 7

8 Det viktiga vägvalet Börja från början Förutsättningen för en lyckad omställning är förberedelsearbetet. Processen blir effektivare och resultatet bättre om planeringen är noggrann och genomtänkt. Både finansiering och mer praktiska frågor behöver utredas snabbt, för att värdefull tid inte ska gå förlorad. Genom att komma igång med arbetet tidigt, kan också oro och ryktes - spridning undvikas bland de anställda och de som måste starta en ny karriär eller försörjning kan lättare koncentrera sig på det. Ta hjälp av Trygghetsstiftelsen Trygghetsstiftelsen ställer gärna upp i ett tidigt skede som rådgivare, inspiratör och samtalspartner. Vid ett personligt möte kan även den gemensamma strategin läggas upp, ansvarsfrågor redas ut m.m. 8

9 Några frågor att reflektera över: Vilka ambitioner har man i omställningsarbetet? Vilka ska arbeta praktiskt med omställningen? Hur bör ansvaret vara delegerat? Var bör beslutsbefogenheterna ligga? Finns tillräcklig kompetens behövs utbildning? Vilka kostnader kommer att uppstå? Avsätt tid och resurser Att arbeta med omställning kräver både engagemang och tid. Om möjligt bör nyckelpersoner utses, som själva inte är berörda men får i uppdrag att finnas tillgängliga och stödja de personer som berörs av omställningen. Det är viktigt att nyckelpersonerna har de anställdas förtroende och är beredda på att ta hand om människor i kris. Får de dessutom ansvar och befogenheter underlättas bl.a. samarbetet med stiftelsens konsulenter. Vid stora nedläggningar brukar en särskild avvecklingskommitté eller speciella avvecklare utses, som övertar både arbetsgivar- och avvecklingsansvar. När endast delar av verksamheten ska minska kan ändå en förstärkning av personalfunktionen behövas. Ibland finns intern kompetens, i andra fall anlitas en utomstående konsult. Men tänk på att även ett fåtal personer som sägs upp, inte får glömmas bort utan erbjudas det stöd var och en behöver. Ofta ordnas också en lokal, där informationsmaterial och kanske en dator finns och där man kan träffas. De som ska jobba praktiskt tillsammans bör först av allt lära känna varandra närmare. Då blir det lättare att planera, klara ut arbets- och ansvarsfördelning och att senare söka stöd hos varandra. En gemensam grundsyn är viktig. En genomtänkt policy och ett tydligt åtgärds - program skapar trygghet för de övertaliga i ett skede som för dem kan vara kaotiskt. Samtidigt är flexibilitet och utrymme för improvisationer bra utgångspunkter! Tryggt med tidplan Tidplanen bör sättas tidigt. Det skapar trygghet att veta vad som ska hända och motverkar att den uppsagde drabbas av handlingsförlamning. Tider för informationsträffar, kartläggning, program/aktiviteter och möten med olika stödpersoner bokas in, liksom tid för uppsamlingsmöte och en särskild avtackning mot slutet av uppsägningstiden. Vid planering av aktiviteter är det bra att vara medveten om det som kallas kriskurvan. Människor som är i chocktillstånd förnekar fakta och tar inte till sig information. Timingen är alltså oerhört viktig för att personen ska kunna tillgodogöra sig informationen eller aktiviteten (läs om kriskurvan på sidan 16). Välj rätt strategi Omställningsarbetet börjar redan när risk för övertalighet uppstår. I det läget måste ett strategival göras. Valet är en förutsättning för att omställningsarbetet ska få en tydlig inriktning och ges legitimitet. 9

10 Därför bör en noggrann genomgång av olika över väganden göras i valet av omställningsstrategi. Innan valet görs behöver tre avgörande drivkrafter eller interna förhållanden analyseras, nämligen den aktuella förändringssituationen beträffande omfattning och tid, den rådande personalpolitiken samt myndighetens ekonomi kontra de direkta och indirekta kostnader som kan uppstå (mer om kostnader på sidan 20). Analysen ska sedan leda fram till en av strategierna; naturlig avgång, tidig omställning eller uppsägning. Tidig omställning som är mindre känd än de övriga, har visat sig vara effektiv (läs mer om den i nästa kapitel). FEM T FÖR EN LYCKAD OMSTÄLLNING Tilltro, till organisationens vilja och förmåga att genomföra omställningsarbetet Tid, för att skapa utrymme för förankring och acceptans men också för att ge snabba besked i avgörande frågor Timing, så att aktiviteter genomförs när den anställde är i fas Tydlighet, när det gäller verksamhetens inriktning och utveckling samt beträffande syfte med och villkor för omställningsarbetet Tålamod, eftersom omställningsarbete kräver uthållighet, löpande uppföljning och ibland justering av inriktningen 10

11 Tidig omställning För dig som vill ta vara på tiden Tidig omställning är en arbetsmetod som i vissa fall kan användas för att lösa en befarad övertalighet av personal. Den innebär att man i ett så tidigt skede som möjligt börjar lösa situationen t.ex. innan turordningskretsar och uppsägningar formellt är klara. Avsikten är att vinna värdefull tid, som annars går förlorad. Insatserna kan riktas både till grupper av uppsägningshotade och till enskilda personer som kan tänka sig att gå frivilligt. Dessa får då samma hjälp som om de hade varit uppsagda. En förutsättning är att risken för uppsägning är uppenbar, t.ex. ett regeringsbeslut om minskad medelstilldelning som får konsekvenser för bemanningen. Ta kontakt med Trygghetsstiftelsen direkt. Med stöd av TA kan vi hjälpa till med mycket. I den tidiga omställningens natur ligger att aktörerna inledningsvis knappast vet vilka individer som kommer att beröras eller delta. Hotet om övertalighet finns också alltid i bakgrunden, även om någon enskild person inte pekas ut. Det är viktigt att situationen på arbetsplatsen analyseras noga även när det gäller personalkonsekvenser och produktionsstörningar och att de lokala parterna är överens om hanteringen. Tidig omställning kräver nämligen tid, och passar därför inte i lägen som t.ex. av budgetskäl kräver snabbare insatser. Men när tidig omställning kan väljas som lämplig arbetsmodell, är fördelarna många: ofrivilliga uppsägningar kan i bästa fall undvikas, rörligheten på arbetsplatsen ökar och myndigheten får rykte om sig att ha en bra personalpolitik. Arbetet med tidig omställning kan alltså inledas i god tid innan uppsägningarna annars skulle ha verkställts. En förutsättning är att arbetsgivaren och de fackliga organisationerna är överens om hur risken för uppsägning ser ut och vilka åtgärder som bör vidtas för att situationen ska kunna lösas utan ofrivilliga uppsägningar. Bedömningen av arbetsbristen ska dokumenteras på lämpligt sätt, t.ex. i ett förhandlings - protokoll. Låt oss hjälpa så tidigt som möjligt I planeringen av ett tidigt omställnings - arbete kan Trygghetsstiftelsen ta rollen som rådgivare och samtalspartner, och kan om bara rätt förutsättningar finns ge ekonomiskt stöd för olika aktiviteter. Individuella stödinsatser kan beviljas för lika många personer som enligt arbetsgivaren och de lokala facken riskerar bli uppsagda. I samband med tidig omställning träffas vanligen ett avtal eller en överens - kommelse mellan arbetsgivaren och Trygghetsstiftelsen. I avtalet regleras normalt vad respektive part åtar sig att göra eller bekosta, tidsramar samt vissa sam - verkans- och hanteringsfrågor. Utöver det sakliga innehållet har avtalet en positiv funktion, nämligen att sprida information inom organisationen. Att de lokala fackliga organisationerna står bakom eller är part i avtalet eller överenskommelsen är en förutsättning och ett krav. Strategiska frågeställningar Målgruppen till vilka ska du rikta de rörlighetsstimulerande insatserna? Ju fler som erbjuds att delta, desto större grad av frivillighet kommer de anställda att uppleva. Samtidigt måste ekonomiska och kompetensmässiga konsekvenser Visar analysen av situationen på arbetsplatsen att tidig omställning är rätt metod, är fördelarna många. Ofrivilliga uppsägningar kan i bästa fall undvikas, rörligheten på arbetsplatsen ökar och myndigheten får rykte om sig att ha en bra personalpolitik. Trygghetsstiftelsen ställer upp som rådgivare och samtalspartner och kan bidra med ekonomiskt individuellt stöd. 11

12 Ibland går det att undvika uppsägningar genom att planera i tid och tänka framåt. Uppmärksamma den här möjligheten i avtalet och ta kontakt med oss på Trygghetsstiftelsen så tidigt som möjligt. Vår roll är att vara erfarenhetsspridare, samtalspartner, samarbetspartner och metodutvecklare. över vägas om alltför många väljer att gå in i omställningen. Individernas valmöjligheter hur ska de preciseras? Intern respektive extern rörlighet bör den frivilliga rörligheten stimuleras och uppmuntras, t.ex. genom utbildningsinsatser eller program för karriärplanering? Tidsperspektivet när måste besparingen vara genomförd och under vilka villkor? Omställningspaketet vilka åtgärder, stöd insatser, villkor och resurser kan de anställda få del av? Hur anställningen så småningom ska avslutas måste klaras ut mellan arbetsgivaren, den enskilde och berörd lokal facklig organisation. Den anställde kan antingen sägas upp på grund av arbetsbrist eller också säga upp sig själv. Det vägvalet är beroende av omständigheterna i varje enskilt fall. Den som frivilligt säger upp sig kan få samma individuella stöd som vid uppsägning på grund av arbetsbrist. Observera däremot att TA:s bestämmelser beträffande inkomsttrygghetstillägg, avgångsersättning och efterskydd inte gäller vid egen uppsägning. Så här tycker de som prövat De myndigheter som prövat tidig omställning brukar framhålla en rad fördelar: Ofrivilliga uppsägningar kan helt eller delvis undvikas, individen lämnar arbetsplatsen på eget initiativ Rörlighetstänkandet kommer igång, individen får ökat ansvar för att hålla sig anställningsbar och ta tillvara sin kompetens Individen får jobba med sig själv och sin egen utveckling utan överhängande hot om uppsägning Utvecklingssamtalen blir effektivare Arbetsklimatet blir bättre och lugnare Metoden underlättar anpassningen till ändrade ekonomiska förhållanden Beredskapen för förändringar höjs på arbetsplatsen Avveckling och rörlighet blir integrerade delar i organisationen Myndigheten får ökad goodwill och rykte om sig att ha en bra personalpolitik 12

13 När uppsägning inte kan undvikas Målet är att ingen ska bli arbetslös Trygghetsstiftelsens uppgift är att i första hand stödja den uppsagdes ansträngningar att skaffa ny sysselsättning. När planeringen är klar, kan beslut om eventuella stöd åtgärder fattas efter individuella behovs - prövningar. Är situationen ändå inte löst när uppsägningstiden löper ut, kan personen få fortsatt stöd av stiftelsen. Vi hjälper till genom: Information om Trygghetsavtalet I samband med uppsägningen eller tidigare, kommer alla berörda att bli informerade om trygghetsavtalet av vår konsulent. Broschyren Om du blir uppsagd beskriver på ett enkelt sätt innehållet i avtalet. Hjälp att kartlägga erfarenheterna Vår konsulent kartlägger den övertaliges utbildningsbakgrund, yrkeserfarenhet, intressen m.m. för att kunna göra den kommande handlingsplanen. 13

14 Personliga samtal Varje uppsagd person får träffa konsulenten i enskilda samtal ofta på arbetsplatsen. Det är också ett bra tillfälle att reda ut eventuella frågetecken och förvissa sig om att man är överens om vad som ska göras. Målinriktad programverksamhet Trygghetsstiftelsen driver en form av aktivitetscentra som alla statligt uppsagda får tillgång till. Många behöver råd av någon utomstående för att planera sin framtid. Inom programverksamheten erbjuds ett basutbud av program för arbetssökande och alla som vill ska kunna erbjudas plats inom en månad. Syftet är bland annat att ge deltagarna en överblick av möjligheterna som finns, öka sin anställbarhet och genom ökade kunskaper om metoder och sökvägar hitta möjliga jobb. De flesta finner en ny lösning och många får nytt arbete strax därpå. Det finns även program t.ex. för den som vill starta eget företag eller lära sig grunderna i de vanligaste dataprogrammen. Individuellt stöd När inblandade parter är överens om en lämplig insats, kan konsulenten vid sittande bord fatta beslut om ekonomiskt stöd. Uppsamlingsmöten Vid anställningstidens slut brukar ett uppsamlingsmöte för avvecklare, stiftelsen och eventuella andra aktörer ordnas på arbets - platsen. Då ges bland annat tillfälle för uppdatering av läget för varje uppsagd och vilka som kan ha behov av fortsatt individuellt stöd. Uppföljning som förlängt stöd Stiftelsen har tagit ett ökat ansvar för uppföljning och stöd även efter uppsägnings - tidens utgång. I vårt datasystem följer vi kontinuerligt upp dem som inte har löst sin situation utan kan behöva fortsatt kontakt. 14

15 Trygghetsstiftelsen hjälper Lokala parter Inledande möte inför avveckling för planering m.m. Utbildningsdag Kontinuerlig kontakt Programverksamhet Enskilda personer Information till berörda uppsagda Kartläggning individuellt Handlingsplan Beslut om individuellt stöd och tjänstledighet för Arbete Utbildning Eget företag Vid uppsägningstidens slut Genomgång av situationen Avslutande gemensam information 15

16 Hjälp igenom den personliga krisen Arbetslöshet kan vara skadligt för hälsan. Att leva under otrygga arbetsförhållanden eller bli uppsagd innebär ett hot om arbetslöshet, och det hotet kan ge reaktioner som leder till en kris. I slutändan leder krisen oftast till nya möjligheter, men det kan vara svårt att inse just när det känns som värst. Varje individ hanterar sin kris på sitt eget sätt, men förloppet kan oftast delas in i fyra faser som brukar kallas kriskurvan. Det är viktigt att känna till de olika faserna och att dessa inte är statiska utan ständigt förändras. Det är inte ovanligt att personen av något skäl fastnar och behöver hjälp att komma vidare. CHOCK REAKTION BEARBETNING NYORIENTERING Chockfasen varar från en kort stund till några dagar, man är bedövad, blundar ofta för vad som hänt och tar inte till sig vad som sägs. Reaktionsfasen den akuta fasen, bör inte pågå längre än 4 6 veckor. Man blir plågsamt medveten om vad som hänt, frågar sig varför, känner ångest, sorg och ilska, får svårt att koncentrera sig, sover dåligt och tappar aptiten. Bearbetningsfasen kan pågå under lång tid, man accepterar vad som hänt, anpassar sig och börjar se framåt. Sakkunnig hjälp kan behövas för att komma vidare. Nyorienteringsfasen pågår ständigt, det förgångna upplevs inte som ett hinder, självkänslan kommer tillbaka och nya intressen ersätter de gamla. 16

17 Utse en bra avvecklare För att klara av att prioritera de övertaliga utses vanligen en avvecklare med särskilt ansvar för omställningen. Han eller hon ska ha god förmåga att känna empati, ha förståelse och tålamod och samtidigt kunna ställa krav. Liksom övriga eventuella nyckelpersoner bör han eller hon ha de anställdas förtroende. Idealavvecklaren har integritet, är engagerad, okonventionell och kreativ, vågar säga nej, tar snabba beslut, informerar, lyssnar och är beredd på att bli måltavla för ilska och negativa reaktioner. Men observera att det här är önskvärda egenskaper, inte en uppräkning av oöverstigliga krav tydlighet, medkänsla och sunt förnuft räcker ofta långt! Det är en fördel att avvecklaren själv inte är uppsagd utan kan stå vid sidan om krisen. Om det inte går att ordna, är det bra om han eller hon kan få sin egen uppsägningstid förlängd eller senarelagd. Omställningsarbete tar tid och kräver engagemang och kan vara svårt att hinna med för den som själv måste tänka på sin framtid och söka nytt arbete. Chefer och avvecklare kan själva behöva utbildning och personligt stöd för att arbeta med omställningen, ha personliga samtal m.m. Som exempel på bra tillskott kan nämnas: Kunskap om motiven för uppsägningarna i form av policy och åtgärdsprogram Kunskaper om hur människor reagerar i krissituationer Utbildning och träning i krissamtal Handledning under arbetets gång i grupp eller enskilt Utbildning i att arbeta med omställning (anordnas av Trygghetsstiftelsen) Avvecklingsorganisation eller inte? Vid större personalminskningar kan det vara en fördel att ha en särskild avvecklingsorganisation, där deltagarna är befriade från sina ordinarie uppgifter och enbart arbetar med avvecklingen. Vid total nedläggning är det nödvändigt, då deltar ofta även en utomstående särskilt utsedd avvecklare eller konsult. Vid mindre volymer kan en samverkansgrupp räcka, t.ex. någon från personalenheten, en eller flera linjechefer och någon från facket. I alla tre fallen bör tillgång ges till resurser som tid, pengar och kompetens och var och en måste ha klart för sig ansvar och befogenheter. Interna framgångsfaktorer Varje övertalig/uppsagd måste få hjälp att ta tillvara uppsägningstiden på bästa sätt. Här är några exempel på vad du i ledningen eller personalfunktionen bör tänka på: Förbered uppsägningen Chefer och andra involverade kan förbereda sig genom att gå en kurs i hur svåra samtal planeras, genomförs och följs upp. Det är nödvändigt att känna till reaktions - mönstren, att anpassa aktiviteterna därefter och att ge stöd vid rätt tidpunkt. Att arbeta med avveckling kräver engagemang, kunskap och tid. Ju bättre förberedd den enskilde är på uppsägningen, desto mindre risk är det att personen hamnar i ett chocktillstånd när beskedet kommer. Det handlar om öppenhet och kommunikation att förklara och informera. Förmodligen möts man av sorg och ilska i början, men känslorna är naturliga och behöver komma fram. Uppsägningsbeskeden bör överlämnas personligen För de flesta kommer beskedet om uppsägning som en chock, även då det är väntat. Genom att myndigheten är förberedd på både krishantering och fortsatt stöd, får den uppsagde chansen att utnyttja uppsägningstiden på bästa sätt. Känner du till någon som har personalens förtroende, lyssnar, är engagerad, empatisk och tålmodig, vågar säga ifrån och dessut om kan hantera negativa reaktioner? Då har du troligen hittat en person som blir bra i rollen som avvecklare. 17

18 av en chef eller arbetsledare som den anställde känner väl. I det läget bör någon finnas till hands för att ta hand om oroliga och upprörda reaktioner. Informera mycket och ofta Neddragning av personal är en omvälvande händelse för alla på en arbetsplats. Därför måste informationen ges tydligt, rakt och ärligt. Och ofta. Ovisshet och obekräftade rykten upplevs alltid som värre än något annat. Det är också viktigt att alla i organisationen får veta anledningen till avvecklingen och vad som händer. Glöm inte bort de långtidssjuka, föräldralediga och andra tjänstlediga. För att förhindra ryktesspridning, bör informationsträffar för de övertaliga ordnas regelbundet, även om det inte finns så mycket nytt att berätta. Muntlig information bör om möjligt förmedlas även skriftligen, så att ingen missar viktiga uppgifter. Den som blivit uppsagd mår många gånger så dåligt att det som sägs inte riktigt kan tas in. Någon vecka efter ett informationsmöte kan det därför vara bra att återsamlas för att i lugn och ro gå igenom alla fakta igen. Särskilt stöd Särskilda ansträngningar kan behövas för personer med funktionsnedsättning som gör att de inte kan arbeta fullt ut samt andra som kan få svårt på arbetsmarknaden. Så länge någon är sjukskriven eller genomgår rehabilitering delas ansvaret mellan arbetsgivaren och försäkrings kassan. När anställningen har upphört, tar försäkringskassan över ansvaret för rehabiliteringen och samarbetar då med arbetsförmedlingen. Trygghetsstiftelsen tar vid när personen står till arbetsmarknadens förfogande igen. Ordna friskvård Att ta hand om sin hälsa är extra viktigt i det här läget. Olika friskvårdsaktiviteter som promenader, simning, tävlingar m.m. kan anordnas av arbetsplatsen både på arbetstid och fritid. Det stimulerar humöret, förhindrar passivitet och stärker gemenskapen. Ha roligt tillsammans Många arbetsplatser satsar lite extra på att göra något trevligt tillsammans hela personalen eller kanske de uppsagda med anhöriga. Det kan vara en fest, en utflykt, studiebesök, teater- eller biobesök. Det behöver inte kosta så mycket, det är om - tanken som brukar uppskattas. Ställ krav utan att forcera Det är viktigt att låta var och en ta eget ansvar att inte ta över beslutet eller tvinga fram en lösning. För avvecklaren handlar 18

19 det om lyhördhet, uppmuntran och fingertoppskänsla en del uppsagda behöver längre tid än andra för att bearbeta sina känslor. Tacka av dem som ska sluta Avtackning under trevliga och värdiga former brukar betyda mycket och vara upp - skattat av dem som slutar. De som redan har försvunnit från arbetsplatsen får då inte glömmas bort. Dela ut betyg och användbar information Var och en som slutar bör få en pärm med material som en hjälp vidare. Förutom informationsbroschyrer och användbara adresser bör följande finnas med: 1. Arbetsgivarintyg 2. Betyg (om detta inte har lämnats tidigare bör påbörjas i god tid) 3. Ansökan om egenpension (SPV) i förekommande fall. (Underlag för egenlivränta/statlig pension skickas till SPV.) 4. Ansökan om avgångsersättning (blankett beställs från Trygghetsstiftelsen) 5. Uppgifter om lön som ska ligga till grund för inkomsttrygghetstillägg (blankett beställs från Trygghetsstiftelsen) 6. Information om besök på företagshälso - vården efter det att anställningen upphört 7. Broschyr angående Grupplivförsäkring (beställs från SPV) Pensionsfrågor som ersättningsnivåer, beräkningsgrunder osv. besvaras av SPV, Statens pensionsverk i Sundsvall. Växelnumret är Håll kontakten! Som god arbetsgivare eller facklig representant kan det vara lämpligt att inte tvärt avbryta förbindelserna med dem som har slutat framför allt med dem som går ut i arbetslöshet. Upprätthåll gärna kontakterna och försök stötta före detta anställda/medlemmar genom telefon samtal, uppföljningsträffar m.m. Ha i åtanke att den information du sammanställer åt en uppsagd, ofta är just det som bidrar till hennes eller hans nya försörjning och trygghet. 19

20 Vad kostar omställningen? Fördelning av kostnaderna Det är viktigt att fundera över kostnaderna för personal, åtgärder och resursförstärkningar samt hur budgetering och redovisning ska ske. I samband med en omställning och avveckling av personal uppstår både direkta och indirekta kostnader som gör det nödvändigt att noga beräkna det ekonomiska handlingsutrymmet. Direkta kostnader är t.ex. uppsägningslöner och kostnader för information, utbildning och administration. De indirekta omställningskostnaderna kan handla om arbetsmiljön, kompetensoch åldersstrukturen, servicen för medborgarna, kvaliteten i verksamheten och arbets utbudet, dvs. att det finns anställda som kan utföra uppgifterna. Då avtals - pension eringar är aktuella bör man vara medveten om, att sådana kan bli dyrbara för arbets givaren och ta resurser från en redan ansträngd ekonomi. Vissa kostnader står Trygghetsstiftelsen för medan andra faller på myndigheten. I princip gäller att: Trygghetsstiftelsen står för Kostnader för karriärvägledning för anställda som undersöker om de vill ställa om dock högst för 150 procent av det beräknade antalet övertaliga Del av utbildningskostnader under omställningen enligt handlingsplan Del av utbildningskostnader för anställda som ska byta yrke inom myndigheten Kostnader för att starta eget företag (upp till viss nivå) Ev. kostnader för praktik och provtjänstgöring Kostnader för studie-, yrkes- och karriärvägledning Kostnader för gruppvisa programinsatser Övriga förmåner enligt TA även efter uppsägningstidens slut Myndigheten står för Löne- och driftskostnader i samband med omställningen/avvecklingen Del av utbildningskostnader för den som ska byta yrke inom myndigheten (karriärväxling) Kostnader för psykosociala insatser Kostnader för ev. pensionsersättningar Pensionen betalas av arbetsgivaren Pensionsersättning enligt TA är en form av avtalspension. Den som är uppsagd på grund av arbetsbrist och har fyllt 61 år då uppsägningstiden löper ut har enligt TA rätt till pensionsersättning. Ansökan görs hos Statens pensionsverk och beräkningen sker på samma sätt som för vanlig ålders - pension. Den som har fyllt 61 år och avgår frivilligt, t.ex. i samband med tidig om - ställning, kan också beviljas pensions - ersättning. Det är då den enskilde arbets - givaren som fattar beslutet. I båda fallen står arbetsgivaren för hela pensionskostnaden ända fram till ordinarie pensionsålder dvs. både när det gäller pensionsersättning som avtalsenlig rättighet och när en frivillig ansökan har beviljats. Särskild pensionsersättning kan om det finns särskilda skäl beviljas av TAnämnden från 61 år. Finansieringen av särskild pensionsersättning sker genom att den uppsägande arbetsgivaren betalar en engångspremie för varje uppsagd som vid uppsägningstidens slut är år. Premiens storlek beror på den uppsagdes anställningstid, inkomst och ålder. 20

21 Hur går det för de uppsagda sedan då? De allra flesta löser situationen TA:s ambitionsnivå för trygghetssystemet och Trygghetsstiftelsens verksamhet är hög: Att så långt möjligt skapa förutsättningar för att ingen anställd ska bli arbets - lös till följd av arbetsbrist eller omlokal - isering. För vår verksamhet innebär detta att alla uppsagda kunder bör vara lösta eller i målinriktad åtgärd när anställningen upphör. Det målet är naturligtvis omöjligt att uppnå helt, men faktum är att för de flesta löser sig situationen på ett bra sätt. Normalt är situationen för de uppsagda följande när anställningen upphör: 50 procent är avregistrerade som lösta, varav de flesta hade nytt arbete eller startat eget ytterligare 25 procent är i målinriktad åtgärd, de flesta i utbildning 5 procent är för tillfället inte aktuella på grund av främst barnledighet eller sjukdom men stod kvar som aktiva kunder 20 procent är vid mättidpunkten öppet arbetslösa; den öppna arbetslösheten sjunker dock snabbt över tid och är efter två år nere i under tio procent och efter ytterligare ett år under fem procent av de uppsagda. 21

22 Före detta statstjänstemän hävdar sig väl även inom andra arbetsmarknadssektorer. Av de uppsagda som får nya arbeten (fasta och tidsbegränsade på mer än ett år) går under senare år 38 procent till den statliga sektorn 13 procent till den kommunala sektorn 49 procent till den privata sektorn Andelen egenstartare av de uppsagda ligger normalt runt fem procent, vissa år något högre, andra något lägre. Personlig förändring till det bättre Trygghetsstiftelsen gör regelbundna kundundersökningar, vartannat år till ett urval uppsagda och vartannat år till upp - sägande arbetsgivare och fackliga företrädare på dessa arbetsplatser. Undersökningarna bland uppsagda visar bland annat, att de flesta som går till nya arbeten får bättre eller oförändrade villkor. Under flera år har siffrorna sett ut på följande sätt: 45 procent hade fått högre lön, för 24 procent var det ingen skillnad, medan 30 procent fått lägre lön. För dem som får sämre lön ger dock trygghetsavtalet kompensation för mellanskillnaden genom reglerna om inkomsttrygghets tillägg (upp till en skillnad på 30 procent, full ersättning under två år, halv ersättning under ytterligare två år) 50 procent uppgav sig ha fått bättre eller mer utvecklande arbetsuppgifter, 12 procent sämre eller mindre utvecklande; för övriga var det ingen skillnad. Fem gånger i rad har samma fråga ställts om hur de kunder som blivit uppsagda sammanfattar sina egna upplevelser. Frågan lyder: Så här i efterhand hur ser du på att du blev uppsagd eller övertalig och måste försöka skaffa dig ett nytt arbete? Du kan svara på en skala mellan 1 och 5, där 1 betyder kris eller katastrof och 5 betyder möjlighet eller utmaning. Svaren är entydiga. Varje år svarar cirka två tredjedelar inom den positiva delen av skalan, dvs. att uppsägningen efter en tid ses som en utmaning. Bara en dryg tiondel är negativa och resten neutrala. Det som kanske från början upplevdes som en svår kris tycks alltså för många vändas till något positivt, en ny möjlighet i livet. En bra ambition är att så många som möjligt av de uppsagda ska ha en positiv syn på sin arbetsgivare när de slutar. De som är kvar i organisationen mår också väl av att frågorna hanteras på ett bra sätt, vilket i sin tur gynnar arbetsklimatet och verksamheten. 22

23 UTGIVEN AV TRYGGHETSSTIFTELSEN FEBRUARI EX. REDAKTÖR CHRISTINA WRIGERT GRAFISK FORM CHATARINA NYMAN FOTO CONNY EKSTRÖM TRYCK EKOTRYCK REDNERS AB TRYGGHETSSTIFTELSEN, STOCKHOLM

24 HUVUDKONTOR STOCKHOLM Trygghetsstiftelsen Box 1145 (Kungsgatan 57 A, 5 tr) Stockholm Växel Fax E-post info@tsn.se Internet Kundtjänst GÖTEBORG Trygghetsstiftelsen Stora Nygatan 23-25, 5 tr Göteborg Tel Fax MALMÖ Trygghetsstiftelsen Stortorget Malmö Tel Fax SUNDSVALL Trygghetsstiftelsen Torggatan Sundsvall Tel Fax UMEÅ Trygghetsstiftelsen Umestans Företagspark Hus 3, Våning Umeå Tel Fax VÄSTERÅS Trygghetsstiftelsen Slottsgatan Västerås Tel Fax Vill du veta mer, kontakta oss.välkommen att besöka vår hemsida Därifrån kan informationsmaterial beställas och blanketter mm skrivas ut. TRYGGHETSSTIFTELSEN FEBRUARI 2010