Folkhälsonämndens kommunikationsplan 2016

Transkript

1 Tjänsteskrivelse 1 (1) FHN Handläggare Lena Edlund Folkhälsonämnden Folkhälsonämndens kommunikationsplan 2016 Sammanfattning I enlighet med Karlskoga kommuns kommunikationspolicy (KF 41/ ) skall varje förvaltning upprätta en kommunikationsplan. Folkhälsoförvaltningen har reviderat kommunikationsplan Tillsammans med kommunikationspolicy och övriga styrande dokument är planen ett stöd och arbetsredskap i kommunikationsfrågor för alla som arbetar i verksamheten. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 17 september 2015 Folkhälsoförvaltningens kommunikationsplan 2016 Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsonämnden godkänner kommunikationsplan Lena Edlund Kommunikatör Beslutet expedieras till: Förvaltningschef Enhetschefer

2 Tjänsteskrivelse 1 (9) FHN Handläggare Lena Edlund Folkhälsonämnden Folkhälsonämndens kommunikationsplan 2016 Innehållsförteckning Inledning... 2 Bakgrund... 2 Omvärld... 3 Kommunikationens syfte... 3 Styrande dokument... 4 Kommunikationsmål... 5 Utvärdering... 5 Kommunikationsstrategi... 5 Målgrupper... 6 Kommunikationskanaler... 6 Förutsättningar för effektivt kommunikationsarbete... 7 Organisation, ansvar och resurser... 7 Arbetssätt... 8 Arkivering... 8 Folkhälsoförvaltningens mediestrategi... 8 Riktlinjer för folkhälsoförvaltningens mediestrategi... 9

3 Tjänsteskrivelse 2 (9) Inledning Folkhälsonämndens övergripande kommunikationsplan sträcker sig över ett år. Planen ska uppdateras fortlöpande för att säkerställa att den är aktuell med tanke på uppdrag, organisationsförändringar och andra förändringar i omvärlden som påverkar folkhälsonämnden. Tillsammans med informationspolicy och övriga styrande dokument är planen ett stöd och arbetsredskap för alla som arbetar i verksamheten. Kommunikation ska bidra till att uppfylla mål och är av stor betydelse för folkhälsonämnden i rollen som ansvarig för folkhälsa och barnkonventionen, kost- och städverksamheten i Karlskoga och Degerfors kommuner. Det är viktigt att kunskap och kännedom om kommunikationens betydelse och kommunikationsplanen som strategiskt verktyg förankras i organisationen. Folkhälsonämnden kommunicerar i enlighet med offentlighetsprincipen. Bakgrund Folkhälsonämnden inrättades och är en gemensam nämnd för Karlskoga och Degerfors kommuner. Nämndens ansvar är de övergripande och strategiska välfärdsmålen folkhälsa och barnkonvention samt samverkande kost- och städverksamhet för de båda kommunerna. Karlskoga kommun är värdkommun för den gemensamma nämnden och nämnden ingår i Karlskoga kommuns organisation. Fullmäktige i Karlskoga kommun har beslutat om en styrmodell för att uppfylla god ekonomisk hushållning med brukaren/gästen/invånaren i fokus. Styrmodellen bygger på fyra olika perspektiv: Invånaren/brukarperspektiv Medarbetarperspektiv Ekonomiskt perspektiv Utvecklingsperspektiv Styrmodellen bygger på en kedja med mål och mått från fullmäktige som bryts ner på nämndnivå. Det nationella målet för folkhälsopolitiken i Sverige är att skapa samhälleliga förutsättningar för en god och jämlik hälsa på lika villkor för hela befolkningen. Detta är folkhälsonämndens övergripande fokus. Den övergripande ledningsfilosofin för arbetet bygger på värderingarna helhetssyn, enkelhet, nytänk, respekt och öppenhet. Med det som utgångspunkt arbetar folkhälsoförvaltningen för en öppen, trovärdig och effektiv kommunikation.

4 Tjänsteskrivelse 3 (9) Omvärld Folkhälsoförvaltningen är en professionell organisation med hög servicegrad och som är till för invånare/brukare/gäster. Genom enkätundersökningar och andra studier skapas kunskap om vilka uppfattningar som finns om verksamheten. Dessa undersökningar är också betydelsefulla för att kunna planlägga egna aktiviteter. Folkhälsoförvaltningen har under ett antal år undersökt våra gäster och brukares åsikter om kvaliteten på våra tjänster (Nöjd Brukar Index, NBI). Resultaten visar på en stabil trend i nöjdhetsgrad gällande service och produkter. I det långsiktiga arbetet att bibehålla eller höja nöjdhetsgraden är kommunikationsinsatser stödjande åtgärder som bidrar till denna uppfattning. Kommunikationens syfte För att åstadkomma en effektiv och trovärdig kommunikation krävs kommunikativa insatser, väl integrerade i verksamheten. Alla anställda vid folkhälsoförvaltningen är ambassadörer och kommunikatörer och bär folkhälsonämndens värderingar och budskap. En väl fungerande intern kommunikation är en viktig del för en effektiv extern kommunikation. För att få genomslag i det allmänna medie- och informationsbruset krävs idag upprepade insatser. Samordning och uthållighet är nyckeln till en effektiv kommunikation. Väl planerade kommunikationsinsatser kräver tid och resurser. Planering, god organisation, enhetliga budskap och målgruppsanpassning är viktiga pusselbitar för att få största möjliga effekt av genomförda insatser. Profil, identitet och image Profil - folkhälsonämndens egen beskrivning av bilden av den önskade uppfattningen i omvärlden. Där ingår vision och verksamhetsidé, gemensamma kännetecken, grafisk utformning etc. Identitet - den objektiva verkligheten. Image - den bild som omvärlden har av folkhälsonämnden. Folkhälsonämndens kännetecken tydliga, ser till helheten, utvecklande folkhälsofrämjare Folkhälsonämndens kännetecken: Tydlig - trovärdiga, professionella, effektiva, kostnadseffektiva och strukturerade Helhetssyn - självklara samverkanspartners för att gemensamt skapa helhet, lyhörda, ger respons, för dialog och är bra kommunikatörer. Utveckling - aktiva, offensiva, vågar pröva nya idéer och arbetssätt. Folkhälsofrämjare Genom att verka i vårt uppdrag skapas god och jämlik hälsa för Karlskogas och Degerfors kommuninvånare. För att nå målet krävs långsiktighet, tid och resurser. Detta ska ske på ett öppet, trovärdigt och begripligt sätt.

5 Tjänsteskrivelse 4 (9) Styrande dokument Karlskoga kommuns styrande dokument är ledstjärnor i allt kommunikationsarbete. Kommunikationspolicy All kommunikation i kommunen ska utgå från och präglas av värderingarna i följande nyckelord: Öppenhet, bemötande, igenkänning, tillgänglighet, relevans, tillförlitlighet och kostnadseffektivitet. (Kommunikationspolicy KS ). Riktlinjer Sociala medier Karlskoga kommun använder Facebook och Instagram för att underlätta dialogen med medborgarna. Kommunen kan snabbt nå ut med information, vid exempelvis en kris, även om webbplatsen karlskoga.se skulle ligga nere. Sociala medier används som anställd inte som privatperson. Kommunen utser vilka personer som får skriva på sociala medier för kommunens räkning. Brottsligt material ska kommunen ta bort, som till exempel hot eller hets mot folkgrupp. Karlskogas grafiska profilprogram En genomtänkt, väl utformad och enhetlig grafisk profil ger en gemensam identitet. Den stärker vår image i omvärlden och ökar samhörigheten. Folkhälsoförvaltningens mediestrategi I detta dokument Dokumenthanteringsplan för folkhälsonämnden FHN Folkhälsonämndens vision Folkhälsonämndens verksamheter skapar god och jämlik hälsa för Karlskogas och Degerfors kommuninvånare Verksamhetsidé Nöjd gäst - Positiv matupplevelse Rent, snyggt och tryggt

6 Tjänsteskrivelse 5 (9) Kommunikationsmål Med utgångspunkt från kommunfullmäktigemålen samt folkhälsonämndsmålen utarbetar folkhälsoförvaltningen inför tillämpliga kommunikationsinsatser, kommunikationsmål med mätbara indikatorer. Målen formuleras i termer av vad berörda mottagare ska uppfatta, har lärt sig eller hur de förväntas bete sig. Målen ska utvärderas, vilket är en förutsättning för att insatser ska kunna bedömas och eventuellt justeras. Exempel: Folkhälsonämndsmålet: Folkhälsonämndens verksamheter ger trygga och säkra villkor under uppväxt och åldrande Mål: Målgruppsanpassad information om specialkoster i förskolan ska vara lättillgänglig för alla föräldrar. Indikator Aktuellt och korrekt informationsmaterial ska finnas på respektive kök, förskola, hemsidor samt interna intranätet Kikaren (Karlskoga) respektive Intranätet (Degerfors). Utvärdering Kommunikationsinsatser behöver utvärderas. Det är viktigt att man i ett tidigt skede planerar när och hur kommunikationsinsatserna ska utvärderas samt vem som ansvarar. Utvärderingen ska ge besked om insatserna gett önskat resultat, mätt mot de uppsatta målen. Kommunikationsstrategi Planerad kommunikation är av stor betydelse för att uppnå folkhälsonämndens mål. Kommunikationen ska kopplas nära verksamheten. Därför ska valet av strategi styras av de omständigheter som präglar den situation och verksamhet som ska stödjas. All kommunikation ska svara på frågorna när, var, hur, vem, vad och varför. Tonen i budskapen ska präglas av trovärdighet och engagemang. Språket ska vara sakligt, informativt och lätt att förstå. Kommunikation, både internt och externt ska utgå från mottagarens behov, kunskaper och värderingar. Genom att sätta sig in i mottagarens situation blir kommunikationen rätt utformad och på rätt nivå. Strategiska huvudriktningar är: Se till att inte kommunikationsaspekterna glöms bort. kommunikationen bygger på SKL s delaktighetstrappa med de fem stegen: Information, konsultation, dialog, inflytande och medbeslutande kommunikationen är långsiktig - över tid och kontinuerligt informationen/kommunikationen är kunskapsbaserad/erfarenhetsbaserad informationen/kommunikationen är målgruppsanpassad Gemensamt för kommunikationen i folkhälsoförvaltningen är att all extern kommunikation ska föregås av intern kommunikation. En väl fungerande intern kommunikation underlättar tvärkontakter i organisationen.

7 Tjänsteskrivelse 6 (9) Målgrupper Folkhälsonämndens målgrupper är de vi är till för och delas in i grupperna Politiker, Medarbetare, Invånare, Brukare, Gäster, Kund och Externa parter. Indelningen kan vara situationsanpassad då vi utgår ifrån att målgrupper befinner sig i olika grupper vid olika tillfällen. Det innebär att en individ kan vara gäst ena stunden och medborgare eller brukare i nästa. Genom att fokusera på noggrant utvalda kundgrupper, anpassade budskap och kommunikationskanaler ökar möjligheterna för acceptans och dialog. Medborgare, de vi skapar värde åt Barn och unga prioriterad målgrupp, rättighet till delaktighet och påverkan Kund, den som beställer och betalar Brukare Övriga boende i kommunen Samarbetspartners, dem vi ska skapa värde tillsammans med Skolan Kommuner Landsting Politiker Polis Frivilligorganisationer, till exempel Rädda Barnen Övriga viktiga målgrupper i den interna kommunikationen är alla medarbetare och personalorganisationerna samt folkhälsoförvaltningens uppdragsgivare. Kommunikationskanaler För att nå bästa möjliga resultat är det viktigt att välja rätt kommunikationskanal som är anpassade avsedd kundgrupp. För att få genomslag används flera kanaler samtidigt. Till exempel möten, anslagstavlor, intern-tv, Internet, Intranät, dagspress, radio och TV, konferenser, trycksaker, epost, sms, sociala medier, nyhetsbrev och informationsbrev. Exempel: Folkhälsoförvaltningens interna kanaler Två Intranät (Kikaren i Karlskoga, Intranet i Degerfors) Informationsbrev kost och städ & Mail Möten Exempel: Folkhälsoförvaltningens externa kanaler Hemsida och projektsidor Trycksaker Konferenser Nyhetsbrev till externa samarbetspartner Möten Mail Sociala medier, facebook och instagram Media (media är en sekundär målgrupp som vidareförmedlar våra budskap.)

8 Tjänsteskrivelse 7 (9) Förutsättningar för effektivt kommunikationsarbete I arbetet med planerad kommunikation är det viktigt att utnyttja styrkor, lika viktigt är det att inse och förbättra svagheter samt se möjligheterna i dessa. Styrkor egen kompetens/resurs närhet till målgrupper väl fungerande kommunikationskanaler finns i många verksamheter/sammanhang kommunikation som strategiskt verktyg har förankring på ledningsnivå bra och inarbetade relationer/kontakter med media Svagheter en komplex organisation med många skiftande verksamhetsområden finns i många verksamheter/sammanhang IT-mognad av skiftande grad, alla har inte tillgång till IT kommunikationsperspektivet kommer för sent in i projekt. bygger på enstaka individer Möjligheter utveckla och skapa rutiner inom kommunikationsområdet skapa och utveckla flera kommunikationskanaler bra relationer/kontakter med media, möjligheter att nå ut med våra budskap. Organisation, ansvar och resurser Folkhälsoförvaltningens övergripande strategiska kommunikations- och informationsarbete fastställs av folkhälsonämnden och följs upp av förvaltningens ledningsgrupp. Kommunikatören verkställer den övergripande strategiska informationsverksamheten och har en dialog med informationsnätverk i resten av organisationen Kommunikatören ingår i ledningsgruppen och arbetet är en förutsättning för ett gemensamt och effektivt kommunikationsarbete i hela folkhälsoförvaltningen. Kommunikation är ett område på tillväxt och allt viktigare för organisationer och företag. Detta behov möts av kompetenta engagerade chefer/ledare som alla har samma grunduppfattning om kommunikationens funktion och roll. Helhetssynen är en förutsättning. Alla med informationsansvar bidrar till detta. Chef/ledare/sakkunnigas ansvar Den som äger frågan, har kunskap om det som ska sägas och den som samråder om vad som ska sägas i media. Ansvarar för att informationen är korrekt på intranät/hemsidor. Anställd Alla anställda ansvarar för att själv söka, ta del av och sprida den information som är en förutsättning för att han/hon ska kunna utföra sitt arbete i enlighet med mål och visioner. Anställda bidrar aktivt till förvaltningens interna och externa kommunikationsarbete.

9 Tjänsteskrivelse 8 (9) Arbetssätt Kommunikatören arbetar som intern specialist och stöd i alla delar av verksamhetens processer. Samarbete ska prägla kommunikationsarbetet eftersom kommunikation är ett område med stor kreativitet och en verksamhet som kräver många skilda kompetenser. Arkivering Handlingar som rör kommunikation, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras enligt folkhälsonämndens beslutade dokumenthanteringsplan. Den fungerar även som vägvisare för de uppräknade handlingstyperna vilken typ av gallring som ska göras. Folkhälsoförvaltningens mediestrategi Syftet med strategin är att presentera bilden av folkhälsoförvaltningen som professionella, tydliga, ser till helheten och utvecklande folkhälsofrämjare. Beakta informationsaspekten vid varje beslutstillfälle. Strategin är ett verktyg för ledningen på olika nivåer att upprätthålla och utveckla goda relationer med media. Strategin utgörs av tre steg: 1. Ett tydligt budskap som utgår från mål 2. Informera berörda internt. 3. Informera alltid förvaltningschef och ordförande/vice ordförande

10 Tjänsteskrivelse 9 (9) Riktlinjer för folkhälsoförvaltningens mediestrategi Tydliga Pressmeddelande skickas alltid MINST 2 dagar innan beräknad händelse. Där ska tydligt framgå VAD det handlar om samt VEM som deltar, även kontaktperson vid ytterligare frågor ska framgå. Tillgängliga Vid frågor och annat från media ska de få efterfrågad information/uttalande skyndsamt. Besvara seriös kritik Att vi besvarar skyndsamt, serviceinriktat och professionellt alla allvarligt menade frågor och all seriös kritik som riktas till folkhälsonämndens verksamhet på insändar- och debattplats. Goda redaktionskontakter Folkhälsonämnden har en god relation med lokal media. För fortsatta goda relationer är det viktigt att vi hör vilka synpunkter och önskemål lokaltidningarna har. Arbeta förebyggande Förebygg negativ publicitet genom att informera tidigt om väntade problem. Förebyggande arbete är avgörande för bilden av folkhälsonämnden i medierna. Ju tidigare eventuella problem uppmärksammas, desto större möjligheter finns det att undvika att de växer sig stora och med fel fokus. Kommunikationsvägar FHI, Rädda Barnen, övriga förvaltningar i Karlskoga och Degerfors kommuner, SME är exempel på parter som också uttalar sig i fokhälsofrågor. Se över om kommunikationen med dem kan utvecklas. Finns det problem i informationsutbytet, brist i förståelsen? Analysera mediebilden Folkhälsonämnden har idag ett enklare bevakningsuppdrag hos kommunikatören som sparar folkhälsonämndens förekomst i media. En sammanställning görs årsvis för att se i vilka kanaler vi förekommer och vad som sägs om oss. Besluta kommunikationsmål Besluta kommunikationsmål för mediebilden utifrån en möjlig mätmetod. Medielista Kommunikatören har en lista på alla tidningar, tidskrifter, radio- och TVstationer som bedöms som intressanta för folkhälsoförvaltningen. Folkhälsoförvaltningens kommunikationsplan uppdateras årligen av förvaltningens kommunikatör Lena Edlund.