Föredragning vid Kyrkofullmäktige den 6 november. DEL 1 Att arbeta fram den nya organisationen

Transkript

1 Föredragning vid Kyrkofullmäktige den 6 november DEL 1 Att arbeta fram den nya organisationen Den lokala kyrkan och hela Svenska kyrkan i Malmö På väggen inne i mitt rum hänger en altartavla. Eller rättare sagt det är en affisch av den altartavla som finns i Stadskirche i Wittenberg målad av Lukas Cranach på 1500 talet. Cranach var samtida med Martin Luther och var den konstnär som både avbildade Luther själv, hans käresta Katarina men också den tid och den lutherska teologi som kom att skaka om hela Europa och forma ett helt nytt samhälle. Altartavlan är uppdelad i fyra olika delar och varför den hänger på dessa två centrala platser, i Stadskirche i Wittenberg och på kyrkoherdens rum i Sveriges största pastorat är därför att dessa fyra bilder - som beskriver dopet, nattvarden, Ordets förkunnelse som pekar på Kristus och bikten, dvs förlåtelsen berättar vad som konstituerar kyrkan enligt den lutherska kyrkosynen. Guds närvaro är inte bunden till kyrkans uppdrag utan Gud rör sig genom varje andetag, i vinden och solens strålar. En närvaro bortanför och innanför allt levande. Kristus möter vi i varje människa, inte minst i den människa som behöver oss. Men kyrkan blir till genom Ordet och sakramenten. För genom dem har kyrkan fått uppdraget att förmedla evangeliet om Jesus Kristus för att världen skall tro. För att vi skall sändas ut i evangeliets tjänst för världens skull. Därför är alltid den lokala kyrkan, där Ordet förkunnas, människor döps och bröd och vin delas ut centrum i all kyrklig organisation. I det minsta och i det största. Det är inte församlingens gränser som gör kyrkan utan dess trohet vid det mest centrala. Det säger inte allt om vad kyrkan är och kan göra, men det är utgångspunkten för varje församling som vill kalla sig kristen. I Malmö har vi gjort en stor omorganisation. Vi har gått från att vara 16 pastorat och församlingar i en ekonomisk samfällighet till att bli ett pastorat med sex församlingar där allt ska hållas samman i en helhet.

2 En f.d. kyrkoherde sa till mig. Den här församlingen har funnits sedan talet men nu är gränserna utsuddade och nu finns vi inte längre. Samtidigt ser jag att den lokala kyrkan finns kvar med sitt trogna gudstjänstliv. Många människor söker sig varje vecka dit för att ta emot ord, bröd och vin och många är det som där döps. Nej, gränserna är borta men församlingen finns kvar, svarade jag. Så länge ni räcker evangelium i ord och sakrament. Detta är väsentligt för att förstå de grundläggande perspektiven för den nya organisationen som vi kallar Malmö pastorat. Det är de lokala kyrkorna, som helt överensstämmer med de tidigare pastoraten tillika församlingarna som är centrum. Där blir kyrkan till. Där räcks evangeliet i ord och sakrament. Där är församlingen. Samtidigt hör vi nu samman som en helhet under ett kyrkoråd och en ledning. Istället för att tidigare varit 16 självständiga helheter, är vi nu en helhet där vi hör samman med en gemensam styrelse och ledning, med gemensamma resurser och ett gemensamt uppdrag att vara Svenska kyrkan i Malmö. Där ska varje lokal kyrka utifrån sin kontext, sin historia och tradition och sina förutsättningar vara del i en rik mångfald och olikhet. Idag finns dessa skilda delar i en gemensam och solidarisk helhet. Det är runt denna helhet för de skilda delarnas skull som vi nu håller på att bygga upp en struktur som kan bära över tid. En struktur och en organisation som inte längre ska vara beroende av enskildas kompetens eller entusiasm, utan istället frigöra kompetens och entusiasm till att vara kyrka lokalt och för hela Malmö. Det hade varit möjligt att behålla de 16 församlingarna i det nya pastoratet. Så har gjorts i alla andra större städer där en liknande pastoratssammanslagning har skett. Fördelen med det hade varit att just den lokala kyrkan också varit församlingen. Men troligtvis hade det varit svårare att bryta upp och skapa nytt i så fastlagda gamla strukturer. Oavsett hade organisationen ändå behövt någon form av regional pastoralt administrativ ledningsstruktur, den som vi idag ser i de sex församlingarna. Det hade också varit möjligt att göra en församling av hela Malmö och samtidigt behållit betoningen på de lokala kyrkorna. Då hade alla gränser hade tagits bort, men även då hade det behövts en regional struktur.

3 Istället valdes att ordna pastoratet i sex nya församlingar. Jag tycker det var ett klokt beslut för det bröt upp gamla gränser och dessa sex församlingar är den regionala struktur som oavsett organisation hade behövts. Idag fungerar församlingarna som pastoralt administrativa områden för ledning och förtroendevalda. Församlingarna är inte egna ekonomiska enheter. Eftersom församlingsbegreppet är så starkt kopplat till församlingsnamn och gränser, så är det också en pedagogisk utmaning att visa på att det är de lokala kyrkorna och hela Svenska kyrkan i Malmö som är de vitala pastorala enheterna och att församlingarna mer fungerar som pastoralt administrativa områden. Struktur och organisation Ingen kan ha undgått att vi här är omgivna av stora nybyggen. Vi har sett Malmö Live med hotell, kongresscenter och konserthus växa fram. Många är vi som har stannat upp och följt hur bygget har utvecklas. Samma dag som jag började här i Malmökyrkan, i augusti förra året, lyftes den sista balken upp på den lägsta av de tre byggnaderna. Ett skelett av balkar som bär upp hela byggnaden. Idag ses inget av dessa balkar och byggnadsskelett utan det är täckt av glas och plåt. Innanför sker nu allt mer förfiningen av dessa byggnader och innan sommaren, kommer vi se hur ljusen tänds inne i byggnaden. Då kommer inte många tänka på det byggnadsskelett som bär upp byggnaderna utan huset ges möjlighet att fyllas med det som det är ämnat till. Men utan balkarna skulle allt rasa. Det finns likheter mellan att bygga ett hus och forma en ny organisation. Båda två behöver det som håller upp. I byggnader är det balkar, i en organisation är det strukturer och rutiner. Det är inte dessa som är meningen med att vara kyrka men har till syfte att tjäna uppgiften. Det är framförallt inom fyra områden som vi nu håller på att arbeta i nya strukturer; förtroendemannaorganisationen, ledningsstrukturen, budgetarbetet och assistentorganisationen. Förtroendemannaorganisationen Högsta beslutande organ är Kyrkofullmäktige som utser pastoratets styrelse som är kyrkorådet. Det finns skillnader mellan den gamla kyrkonämnden och

4 det nya kyrkorådet i befogenheter, uppdrag och ansvar. Den viktigaste skillnaden är att kyrkonämnden skulle stå utanför de enskilda församlingarnas uppdrag och fördela pengar och resurser efter nyckeltal. Idag är Malmö pastorats kyrkoråd styrelse för hela Malmökyrkan och det enda kyrkorådet. Det betyder att det är samma kyrkoråd för Tygelsjö som för Kirseberg. Förhoppningsvis kan det med tiden innebära att kyrkorådet inte är de där borta, utan skapa större samstämmighet och delaktiget. Från båda håll. Det finns en önskan från flera kyrkorådsledamöter att styrelsen ska kunna arbeta med mer av kyrkans innersida och fungera allt mer som en strategisk styrelse. Jag hoppas det ges möjlighet till det med en förnyad budgetprocess och när strukturerna har satt sig än mer. Jag tycker personligen det ofta är väldigt goda möten i kyrkorådet och trivs att vara med i det sammanhang. Även om det är en omställning för en gammal kyrkonämnd att bli ett kyrkoråd är den stora förändringen inom förtroendemannaorganisationen de nya församlingsråden och verksamhetsråden. Församlingsråd är i och med den nya organisationen angivna i kyrkoordningen. För att inte förlora den lokala kyrkans perspektiv finns här i Malmö ett verksamhetsråd kring varje lokal kyrka. Dessa verksamhetsråd bildar som alla vet, sedan församlingsrådet. Förssamlingsråd/verksamhetsråd är en ny företeelse i kyrkoordningen även om det i större pastorat under längre tid funnits distriktsråd/verksamhetsråd. Dock då ej angivna i kyrkoordningen. Dessa råd har nu att finna sin plats, identitet och funktion vilket inte alltid är självklart. Enligt kyrkoordningen är det församlingens styrelse, men då styrelsen är kyrkorådet är det en annan form av styrfunktion som är kopplat till gudstjänstlivet och det lokala uppdraget att vara kyrka. Jag vet att det på flera ställen råder en osäkerhet och ibland en förvirring kring vad som är dessa råds uppdrag. Inte så sällan sneglar man mot de tidigare uppgifterna som fanns som kyrkoråd och tycker kanske att man blivit fråntagen en massa mandat. Jag skulle istället vilja se vad som kan erövras på ett nytt sätt. För första gången finns det nu en uppgift definierad av kyrkoordningen som inte är att vara kyrkoråd valda genom kyrkoval eller vigningstjänsten. Utan till dessa råd sker en nominering från den lokala kyrkans verksamhet för att

5 tillsammans med anställda vara med i samtalet vad det innebär att vara lokal kyrka på denna plats. Utan arbetsgivar-eller budgetansvar kan dess råd vara befriade att verka för den lokala kyrkans gudstjänstliv och verksamhet. Jag inser att denna förändring innebär frågor från förtroendevalda som tidigare suttit i kyrkoråd och hanterat budget och personal. Men jag tror samtidigt att vi här har en historisk möjlighet att genom dessa råd skapa ett nytt formellt sammanhang där aktiva församlingsmedlemmar ges möjlighet att ta ett reellt ansvar för den lokala kyrkan. Ledningsstrukturen Istället för 16 kyrkoherdar och en kanslichef som var helt och enskilt ansvariga för sina olika helheter och där var och en var solitär ledare och chef, är vi nu en samlad ledning bestående av sammanlagt 24 personer inom den pastorala verksamheten. Som kyrkoherde är jag ytterst ansvarig men genom tydliga delegationer fördelas kyrkoherdens ansvar på alla dessa funktioner. Ingen, inte heller jag, kan agera solitärt utan alla måste vi se våra befogenheter i relation till övriga ledare. Den lokala arbetsledaren har uppdraget att leda, följa och utveckla det lokala församlingslivet med ett arbetsledaransvar för det lokala arbetslaget i nära samråd med verksamhetsrådet. Även församlingsherdarna är lokala arbetsledare i respektive kyrka, men har sedan ett regionalt församlingsansvar för församlingens kyrkor och sitter också på kyrkoherdens uppdrag i församlingsrådet. Utöver de lokala arbetsledande prästerna finns också en arbetsledande diakon för S:ta Marias diakonala arbete och en arbetsledande präst för sjukhuskyrkan och för Kraftstationen. Här på kansliet finns kanslichef och teamledarna vilkas funktioner är de samma som tidigare, fast de också idag är del i kyrkoherdens pastorala ansvar och arbetar på delegation från kyrkoherden. Utöver detta finns också hela kyrkogårdsorganisationen, men då dess uppgift och organisation är intakt sedan tidigare lämnar jag den delen utanför denna reflektion. Men även denna del står under kyrkorådet och kyrkoherdens ledning.

6 Det fanns naturligtvis en enkelhet i att ha sin kyrkoherde i den lokala gamla församlingen. Hen var del i arbetslaget och ofta närvarande i arbetet. Samtidigt skulle varje kyrkoherde också göra samma uppgifter som ansvariga för budget och personal. Ofta på bekostnad av ett mer långsiktigt och strategiskt arbete. Idag har de lokala arbetsledarna i det operativa arbetet i princip samma mandat som de tidigare kyrkoherdarna samtidigt som många fler uppgifter kan hanteras gemensamt. Tidigare var också var kyrkoherde suverän i sitt chefskap, vilket naturligtvis kunde ha sina fördelar. Men kunde också skapa både ensamhet och isolering. Med medföljande känsla av konkurrans med andra herdar. Idag med en samlad ledning hör hela ledningssystemet samman. Ingen kan ställas utanför. Ingen kan heller ställa sig utanför och köra sitt eget race. Men ingen är heller ensam när det blåser hårt. Tillsammans med kanslichefen och de sex församlingsherdarna finns kyrkoherdens ledningsgrupp. Dess funktion är att finnas kring helhetens och kyrkoherdens frågor. Och det är framförallt strategiska och principiella frågor som tas upp. Ledningsgruppen är inte heller beslutande utan ett forum för kyrkoherdens beslut. Naturligtvis med så stor koncensus som möjligt. Som kyrkoherde är ledningsgruppen avgörande i en sådan här stor organisation. För att samtala, förankra och pröva frågor. Ledningsgruppen träffas ungefär varannan vecka. Utöver det träffar jag församlingsherdarna ungefär en gång i månaden för enskilda samtal med var och en där deras frågor utifrån deras regionala och lokala ansvar är i fokus. Några gånger per termin träffar jag också de olika ledningsfunktionerna som finns i respektive församling. Tillsammans med de lokala arbetsledarna, församlingsherden ingår kyrkoherden i ledningen för varje församling. Hela den samlade ledningen bestående av 24 personer träffas också två gånger/termin. Tillsammans utgör vi ett operativt och strategiskt ledningssystem som allt mer på en och samma gång kan stå för en gemensam riktning som får konkretiseras i en mångfald i de lokala delarna. Helhet och delar i en ömsesidig relation.

7 Budgetprocessen Budgetarbete handlar inte om pengar. Det är viktigare än så. Det handlar primärt om att genom resurser styra och leda verksamheten. Rambudgeten var nödvändig i en samfällighet med självständiga pastorat/församlingar. Idag med det nya pastoratet ges helt nya möjligheter. Det väsentliga återigen är att hålla samman helheten för att ge varje lokal kyrka de bästa möjligheterna för att utföra sin lokala uppgift. Därför är församlingarna inga ekonomiska enheter. Det valet hade kunnat göras men då hade man i princip endast gått från 16 till 6 delar och befäst nya gränser. En av de saker som kom att överraska mig mer än något annat i den gamla organisationen var att det inte finns en tydlig personalstat. Dvs hur många tjänster och vilka som skulle finnas i församlingarna. Men jag förstod ganska snart att det är en konsekvens av att ha en rambudget till självständiga enheter. Det har varit ett ganska digert arbete att till idag få ihop en personalstat som någorlunda överensstämmer med verkligheten. Det är med den, som sammanlagt innebär 256 heltidstjänster på kansli och i församlingarna, som kyrkorådet begär budget för. Dessa tjänster är sedan placerade i de olika enheterna med själva ekonomin för tjänsterna finns centralt. Däremot har varje församlingsherde utifrån antal anställda inom respektive församling ett utrymme för fortbildning, utvecklingsdagar mm. Inom dessa 256 tjänster kan förflyttningar och nya prioriteringar göras, men däremot kan inga nya tjänster inrättas. Det är en god struktur och tydlig gräns jag som kyrkoherde har att hålla mig inom. Inom denna budget ska också vikariekostnader hanteras. Under året har vi implementerat en så kallad verksamhetsplan. Varje lokal enhet och kyrka har utifrån de fyra uppgifterna; gudstjänst, diakoni, undervisning och mission fått beskriva vilken verksamhet man vill bedriva utifrån sina lokala förutsättningar, sin historia och med de medarbetare som finns där. Detta kommer med tiden bli än mer strategiskt målstyrt genom den kommande församlingsinstruktionens inriktningsmål. Utifrån denna beskrivning har man sedan också uppskattat hur mycket denna verksamhet kommer kosta. Det har i flera fall inte varit så enkelt då det inte finns något att falla tillbaka på.

8 Men de lokala kyrkorna, råden och ledningen har gjort ett gott arbete som presenterades för Kyrkorådets AU i slutet av augusti. Det blev då en genomgång av verksamhet istället för ett bollande av siffror. Till allra största delen kom kyrkorådet att besluta om de verksamhetsplaner som hade inkommit och det är den verksamhetsbudget som nu kommit till KF som förslag till beslut. Med ett sådant här budgetsystem delas i princip inga pengar ut. Istället bejakar kyrkorådet den föreslagna verksamheten och att de resurser som behövs kommer finnas tillgängliga. Enkelt uttryck gör det ni har blivit ålagda utifrån era egna verksamhetsplaner så betalar kyrkorådet. Även om kostnaderna överstiger det uppskattade behovet. Systemet kommer bygga på att konteringen sker noggrant. Detta kommer vi ha rutiner för. Det kommer ta några år innan ett sådant här system till fullo överensstämmer med verkligheten. Några kommer inte alls använda så mycket de behöver även fast de genomför den beslutade verksamheten, för andra kommer det bli tvärtom. Så länge arbetet sker enligt verksamhetsplan är kyrkorådet medveten om detta. Det är min och övriga ledares ansvar att följa verksamheten så att den sker enligt plan och också vara noga med att se på avvikelser som kan rättas till för kommande budgetar. Detta betyder att det finns mindre anledning att nu ha ekonomiska kvartalsrapporter gällande verksamhets- och personalbudget. Organisationen har sina beslutade tjänster och den beslutade verksamheten att utföra. Det är mer väsentligt att ledning och styrelse följer verksamheten än att man ser siffror under året som ändå inte avspeglar någon verklighet. Det kommer heller inte finnas några jämförelsetal mellan kyrkor och församlingar. Det var meningsfullt då det fanns en rambudget. Eftersom så inte längre är fallet utan all verksamhet är lokalt utformad kan aldrig en jämförelse säga något. Det är verksamheten som sådan som är det intressanta, inte de ekonomiska jämförelserna. Det betyder inte att det inte ska finnas en noggrannhet gällande ekonomi. Där är konteringen avgörande. Men all form av jämförelse mellan de olika enheterna ger endast känsla av konkurrans och inget annat.

9 När detta budgetsystem har satt sig och det kommer ta minst en mandatperiod fullt ut, kommer kyrkorådet har helt andra möjligheter att göra de prioriteringar som man önskar. Men då inte framförallt med siffror utan med mål och kloka strategiska beslut. Detta budgetsystem ger också större möjligheter att nu vara en kyrka i Malmö som inte längre har rika och fattiga församlingar och kyrkor. Alla enheter ska ges möjlighet att få verka utifrån sitt kontextuella sammanhang på bästa sätt. De delar som har resurser i form av gåvomedel och stiftelser kan använda dessa, vilket också kan beskrivas i verksamhetsplanerna, medan andra delar blir helt finansierade med kyrkoavgiften. Dessa verksamhetsplaner ska arbetas fram lokalt i samråd med verksamhetsrådet. Det är en av detta rådets väsentliga uppgifter att finnas med i det samtalet. Detta går sedan vidare till församlingsrådet som har till uppgift att föreslå kyrkorådet aktuella verksamhetsplaner. Det är också församlingsrådet som föreslår att gåvor och stiftelsemedel avsatta för den specifikt lokala kyrkan kan användas för verksamheten. Detta beslut blir då bara konfirmerat av kyrkorådet som formellt har beslutsrätt över dessa pengar. Men då församlingsrådet först ska ha föreslagit detta kan kyrkorådet bara besluta efter detta förslag inkommit. Assistenter och pastorsexpeditioner Det har snart gått ett år sedan det nya pastoratet bildades, men just i dagarna står vi inför en av de mest genom gripande förändringarna. Det är arbetet inför en gemensam pastorsexpedition och hela assistentorganisationen. Kyrkobokföringen sker på de sex församlingarna och i alla är det kyrkoherdens ansvar. Därför behöver detta skötas i kyrkoherdens närhet och på ett likartat sätt. Vi kan inte ha olika strukturer och rutiner mellan de sex församlingarna. Tidigt förra hösten beslutades att här på Kyrkans Hus skulle den gemensamma pastorsexpeditionen finnas. Med gemensamma rutiner, stor tillgänglighet och en enkelhet för begravningsbyråer och människor att komma i kontakt för bokningar av dop, vigslar och begravningar. Det har sedan dess pågått ett stort arbete att strukturera detta så att präster, musiker, kyrkor, vaktmästare mm på ett enkelt sätt kan bokas in. För en del av de gamla församlingarna har det i mycket varit i linje med hur det tidigare har fungerat, för andra innebär det en

10 stor omställning. Det som har lett detta arbete är prosten Håkan Jälmby tillsammans med en mindre assistentgrupp. Samtidigt kommer det kvarstå ett behov ute i kyrkorna med assistenter med ekonomi, kommunikation och viss personal och it-kunskap förutom att finnas kring församlingsherden och i mötet med människor. Utifrån dessa behov har sammanlagt 16 heltidstjänster fördelats mellan pastorsexpeditionen och församlingarna. Fyra av dessa tjänster kommer finnas på Kyrkans Hus och övriga ute i kyrkor och församlingar. De enskilda assistenterna har fått söka dessa tjänster som erbjuditis och till stor del, dock inte helt, har dessa önskemål uppfyllts. I dagarna har MBL genomförts och på några tjänster kommer nu en ny-rekrytering att ske. Samtidigt inleds nu en genomgripande renovering och ombyggnation av Kyrkans Hus för att öppna upp och göra kansliet mer tillgängligt som pastorsexpedition och pastoratscentrum. Den beräknas vara klar under våren 2015 och den nya assistentorganisationen kommer gälla från 1 april för att den 1 maj öppna pastorsexpedition med den s.k. bokningscentralen. Detta är en stor förändring och det kommer ta ett tag för rutiner och strukturer att finna sina former, men då det finns förebilder runt omkring i landet ser vi bara fördelar med detta på lång sikt. Detta kommer ytterligare sudda ut gränserna mellan församlingarna och synliggöra Svenska kyrkan i Malmö som en enhet i relation till de människor som vi tjänar. Detta kommer också knyta samman det pastorala uppdraget med de kanslifunktioner som fanns här sedan tidigare. Kanslichefen kommer fortsatt vara ansvarig för kanslidelen medan den tjänst som nu har utvecklats kring Håkan Jälmby och som blir någon form av biträdande kyrkoherde kommer ansvara för pastorsexpeditionen. Förutom den tjänsten i kyrkoherdens närhet kommer också en kontraktsadjunkt finnas för att arbeta med utvecklingsprojekt som initieras av kyrkoherden och från och med januari kommer Albin Tanke finnas på den tjänsten. På detta sätt kommer Kyrkans Hus alltmer att bli ett både administrativt och pastoralteologiskt centrum för Svenska kyrkan i Malmö. Här nära granne till Malmö Live kommer Svenska kyrkan Live finnas närvarande som ett levande liv och närvaro. Inte på bekostnad av det som sker i kyrkorna utan som ett fortsatt

11 administrativt stöd men också som en strategisk utvecklingsfunktion. Med tiden vill vi också öppna upp detta hus än mer för att vara en öppen miljö mitt i staden och det kommer göras i nära sammarbete med sjömansprästen och sjömanskyrkans verksamhet och Universitetskyrkan. Avslutning Det är inte de idag inklädda balkarna på Malmö Live som är meningen med det huset, men de är fullständigt avgörande för att det nu ska utvecklas utifrån sin idé och syfte. På samma sätt är det med de strukturer och rutiner som nu sjösätts i Malmö pastorat. Det är inte alltid så häftigt och en del kan tycka att organisationsfrågorna tar för mycket tid. Men jämför då detta arbete med de bjälkar som nu håller upp vårt grannhus. De strukturer som nu sjösätts i Malmö pastorat har till syfte att möjliggöra för varje lokal kyrka att utföra sitt uppdrag på bästa sätt och att Svenska kyrkan skall vara och uppfattas som ett. För allt har sin början och sitt slut i den Gud som har kallat oss till den världen att vara människor och Kristi kyrka. Tomas Tranströmer skriver detta orubbliga KANSKE som bär oss genom den vacklande världen. Oavsett ett nytt pastorat med fungerande strukturer, budgetsystem och rutiner så är vi kyrka i en värld som ständigt vacklar i rörelsen mellan liv och död. Här finns kyrkan för att välsigna, dela, upprätta och försona och genom allt det gestalta att vi tillhör den uppståndne Kristus. Det är det orubbliga kanske som bär oss, andas med och ger kyrkan uppdraget att vara Jordens salt och Världens ljus. Men då måste i allt bottna i den orubbliga nåden så vi kan skapa i den värld som för oss heter Malmö.