Sammanträde med Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott

Transkript

1 Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott Tid: Tisdagen den 10 November 2015, kl 14:00-17:00 Plats: Bokö, barn- och ungdomskontoret Information och överläggningar Sekreterare Förvaltningschef Förvaltningens samverkansgrupp Övrigt Ajournering av mötet för gruppvisa överläggningar Ärendelista 1. Rapport om nuläge inom barnomsorg Budgetuppföljningar Uppdrag: Scenarier framtida organisation inkl. konsekvensanalyser 4. Redovisning av utredningsuppdrag från Kommunstyrelsen 5. Arbetsförhållanden för rektorer och förskolechefer, rapport okt Läroplanernas övergripande mål 7. Uppföljning av stödprocesser Administrativt stöd för elever och pedagoger molntjänst

2 Kallelse/Underrättelse 9. Avslut IT-stödsystem för elevhälsan 1-5 år, Diadem 10. Remiss angående Biblioteksplan Sammanträdestider för Barn- och ungdomsnämnden Dokumenthanteringsplan för Barn-och ungdomsnämnden Anmälningar om kränkande behandlingar läsåret 2015/2016 Leif Hansson (S) Ordförande Magdalena Tavakol Karlsson Sekreterare Tel: E-post:

3 Ärende 1 Rapport om nuläge inom barnomsorg 2015

4 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Jonas Nordlander Direktnr: Beteckning: BUN Rapport om nuläge inom barnomsorg Ärendebeskrivning Som en del i barn- och ungdomsnämndens systematiska kvalitetsarbete redovisas nuläget inom barnomsorgskön till barn- och ungdomsnämnden. Under 2015 kommer redovisning att ske varje månad, i och med att förvaltningen under hösten 2014 såg att antal barn i barnomsorgskön hade ökat utifrån förvaltningens planering. Förvaltningens yttrande Månadsrapport följer förväntad trend. I dagsläget visar rapporten visar att det finns full behovstäckning av förskoleplatser och att 4-månaders garantitid upprätthålls under hösten. Vårdnadshavare kan dock erbjudas plats på annan förskola än vad de har ansökt om. Se bilaga Vid vårterminens start finns ett ökat behov av barnomsorgsplatser. I ett första steg öppnas en till två ytterligare avdelningar i befintliga lokaler för att möta det behovet. Utifrån hur många som tackar ja till platserbjudanden finns beredskap att öppna ytterligare avdelningar i befintliga lokaler. Därmed kommer det att finnas full behovstäckning t om februari. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden lägger informationen till handlingarna. Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Jonas Nordlander Barnomsorgssamordnare Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

5 Månadsrapport november 2015 Dnr BOU Antal inskrivna barn i kommunal verksamhet (1-3 år) (4-5 år) ( 6-9 år) (10-12 år) Summa Förskola Fritidshem Pedagogisk omsorg Summa Varav från annan kommun Antal preliminärt inskrivna barn i kommunala verksamheter (1-3 år) (4-5 år) ( 6-9 år) (7-9 år) (10-12 år) Summa Förskola Fritidshem Pedagogisk omsorg Summa Antal inskrivna barn i enskild regi (1-3 år) (4-5 år) ( 6 år) (7-9 år) (10-12 år) Summa Förskola Fritidshem Summa Antal inskrivna barn i annan kommun, boende i Alingsås, augusti (1-3 år) (4-5 år) ( 6 år) (7-9 år) (10-12 år) Summa Förskola Fritidshem Pedagogisk omsorg Summa Antal barn i kö, som önskar plats inom 4 månader tom (1-3 år) (4-5 år) ( 6 år) (7-9 år) (10-12 år) Summa Centralorten Långared 1 1 Bjärke V- B Hemsjö/Ingared/Ödenäs Summa Lediga förskoleplatser Möjliga platser i befintliga lokaler Centralorten 8 56 Långared 10 Bjärke 2 2 V-B Hemsjö/Ingared/Ödenäs 1 20 Summa Vårdnadsbidrag under oktober månad: 57 barn

6 Ärende 2 Budgetuppföljningar 2015

7 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Kristina Jakobsson Direktnr: Beteckning: BUN Budgetuppföljningar 2015 I enlighet med kommunens styrmodell skall nämnderna följa upp sin budget och göra en årsprognos för verksamheten per månad. Förvaltningens yttrande Årsprognos för 2015 för det ekonomiska resultatet är beräknad till ett negativt resultat, minus 1,6 mnkr. I prognosen är statsbidrag, 3,8 mnkr, för regeringens lågstadiesatsning medräknat. Skolverket har nyligen beslutat om detta statsbidrag för samtliga huvudmän. Statsbidraget ökar mot tidigare beräkningar med 1,3 mnkr. Samtidigt har teamens prognos försämrats med 0,8 mnkr. Nettoeffekten av det blir att prognosen är 0,5 mnkr bättre än i september. Det är fler barn i pedagogisk omsorg, grundskola och fritidshem, medan det är färre barn i förskolan på helårs basis. Under årets tio första månader har barn- och ungdomsnämnden ett positivt resultat på 6 mnkr. Semesterlöneskulden utgör plus 8 mnkr, något som ska byggas upp under årets återstående månader. Kostnaderna ökar under hösten eftersom eleverna är fler under höstterminen. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden godkänner budgetuppföljning per oktober år Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Kristina Jakobsson Ekonom Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

8 Barn- och ungdomsnämnden Resultaträkning Belopp i tkr Budget 2015 Utfall tom månad oktober Prognos helår Avvikelse helår Verksamhetens intäkter Personalkostnader Lokalhyror Köp av tjänster Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansnetto Årets resultat Ekonomisk sammanfattning Årsprognos för 2015 för det ekonomiska resultatet är beräknad till ett negativt resultat, minus 1,6 mnkr. I prognosen är statsbidrag, 3,8 mnkr, för regeringens lågstadiesatsning medräknat. Skolverket har nyligen beslutat om detta statsbidrag för samtliga huvudmän. Statsbidraget ökar mot tidigare beräkningar med 1,3 mnkr. Samtidigt har teamens prognos försämrats med 0,8 mnkr. Nettoeffekten av det blir att prognosen är 0,5 mnkr bättre än i september. Den stora avvikelsen mellan prognos och budget för både intäkter och köpta tjänster består av att kostenhetens intäkter och kostnader inte är budgeterade för nämnden. I oktober månadsutfall och i prognosen är kostenhetens intäkter och kostnader med. Avvikande intäkter mot budgeterat är statsbidrag och lönebidrag som inte är budgeterat och som möts av kostnader som köp av tjänst eller personalkostnad. I köp av tjänst ingår även fristående verksamhet. Verkligt antal elever och barn har ökat i fristående verksamhet mot budgeterat antal och därmed ökar denna kostnadspost. Avvikelsen för personalkostnader är inom skolår 4-9 samt förskola. Skolår 4-9 har stora svårigheter att hantera att elev- och omsorgspeng inte har kunnat räknas upp i förhållande till förväntad kostnadsökning. Förskolan har arbete kvar med att anpassa personalstyrkan i förhållande till att barnantalet och omsorgs- 1

9 timmar är högre under vårens månader jämfört med höstens månader. Förskoleavdelningar i kommunal verksamhet läggs ner tillfälligt under hösten för att starta upp igen under våren. Ca 5 avdelningar är tillfälligt nerlagda. När tio månader har gått på året har barn- och ungdomsnämnden ett positivt resultat. Semesterlöneskulden utgör plus 8 mnkr, något som ska byggas upp under årets återstående månader. Det vill säga att det semesteruttag som görs under sommarmånaderna finansieras under våren och höstens månader. Kostnaderna ökar under hösten eftersom eleverna är fler under höstterminen. Nedan följer en översiktlig beskrivning av det prognostiserade ekonomiska resultatet per huvudverksamhet. För tabell se sidan 4. Politisk verksamhet 0,2 mnkr Något högre arvoden än beräknat i budget, beroende på ny mandatperiod. Förskola -0,6 mnkr Några förskolor i kommunal verksamhet har planerat fler barn eller barntimmar än vad det verkligen har placerats. Det innebär att intäkten inte blir som förväntat och att personalkostnaderna inte har anpassats. Fritidshem -0,2 mnkr Verksamheten fritidshem skolår 1-3 har som helhet att utöka motsvarande 1,9 tjänst på helårsbasis på grund av ökad pengen utöver förväntad löneökning. Som prognosen ser ut är enheterna i balans för denna verksamhet. Differensen beror på fler platser i fristående verksamhet. Pedagogisk omsorg 0,7 mnkr Fler barn i fristående verksamhet under året än förväntat. Förskoleklass 0,4 mnkr Verksamheten förskoleklass har som helhet att anpassa verksamheten, motsvarande 0,5 tjänst på helårsbasis på grund av att elevpeng inte har anpassats efter förväntad löneökning. Eleverna i verksamhet förskoleklass har ökat i högre takt än budgeterat. På en del skolenheter skapar ökningen av antal elever svårighet med att få ett bra elevunderlag per klass. Grundskola -0,3 mnkr Skolår 1-3 genomför under hösten en satsning på att anställa speciallärare eller motsvarande, 1 tjänst på ca107 elever. Det är en utökning av 12 tjänster som helhet från hösten. Verksamheten grundskola år 4-9 har som helhet att anpassa verksamheten motsvarande 3,7 tjänst på helårsbasis på grund av att elevpeng inte har anpassats efter förväntad löneökning. Därtill kommer ökad kostnad för verksamheten för lärverktyg i skolår 7-9, ett-till-ett. Infasning med hjälp av eget kapital är genomförd till och med år Från år 2015 är ett-till-ett egenfinansierat av nämnden. Denna kostnadsökning är 0,9 mnkr för 2015 och motsvarar ca 2 heltidstjänster på helårsbasis. Det är främst 7-9 som inte har kunnat anpassa sin personalkostnad till hösten. Till detta kommer behörighetskrav, som i nuvarande skede försvårar utformningen av en optimerad organisation i förhållande till ekonomiska förutsättningar. Statsbidrag för lågstadiesatsning 2015/2016 har beviljats av skolverket och detta bidrag har räknats in som intäkt i prognosen. Intäkten för grundskola är hög och det beror på andra statsbidrag. Intäkter för skapande skola, matematikoch läslyft och migrationsverket är inte alltid budgeterade, men möts alltid upp av personalkostnad eller köpta tjänster. Nettokostnaden blir noll. 2

10 Grundsärskola +0,2 mnkr Överskottet är kommunens grundsärskola. Verksamheten har kunnat göra personalanpassningar för att möta antalet elever och på helår har det resulterat i ett plusresultat. Kost +/-0 Ingen förväntad avvikelse. Planeringsunderlag antal barn och elever i Alingsås kommun Planeringsunderlaget bygger på kommunens trendprognos. Avvikelse utgör verkligt utfall och prognostiserat utfall. Det är totalt + 46 fler barn och elever i våra verksamheter. För tabell se sidan 5. Antal barn i förskoleåldern överensstämmer med befolkningsprognos. Vad gäller prognosticerade förskolebarn bygger prognosen på samma beläggningsprognos som tidigare år, i år är utfallet lägre. Dvs att andelen barn i förskolan är lägre än tidigare fastän barnen finns i kommunen. Om detta är ett trendbrott eller en tillfällig variation kan förvaltningen inte svara på i dagsläget. Antalet elever i kommunen har ökat på grund av inflyttning till kommunen. Vad gäller fritidsbarnen så är det både fler barn på grund av inflyttning, men till största del beror ökningen på att barn går kvar på fritidshemmet i högre åldrar. Detta kan vara ett trendbrott i och med att samma ökning sågs redan förra året. Andelen placerade barn i förskolan har minskat, medan antalet elever och fritidsbarn har ökat. Nettoeffekten är väldigt liten av förändringen mot budgeterat antal. Kostnaden för förskolebarn är större än elever och fritidsbarn och antalet förskolebarn som har minskat är färre än det ökade antalet elever och fritidsbarn. Uppföljning team De flesta teamen prognosticerar ett underskott, som varierar mellan +/- 0 tkr till tkr. Det är centrum 7-9 som har det största underskottet. Utöver detta är det framförallt förskolorna i Ängabo, Kullingsberg/Stadsskogen/VB som har mycket stora underskott. Några teams prognoser har förbättras, främst centrum 7-9 som har den största förbättringen, medan flera andra team har en något sämre prognos än tidigare. Förbättringen i centrum 7-9 mot tidigare prognos är lägre personalkostnader mot tidigare beräkningar, intäkter från migrationsverket och från andra kommuner för extra ordinärt stöd. De team som har en sämre prognos beror på att personalkostnaderna är högre än tidigare beräkningar. Detta gör att teamens sammanlagda prognos ser något sämre ut mot föregående månad. Förvaltningen bedömer att det finns arbete kvar att anpassa organisationen, utifrån nuvarande ekonomiska förutsättningar och att områdena har olika förutsättningar utifrån antal barn- och elever i verksamheterna. 3

11 Kostnader och intäkter per huvudverksamhet Belopp i mnkr Budget 2015 Prognos 2015 Avvikelse Kostnader Politisk verksamhet -0,7-0,9-0,2 Förskola -261,9-261,9 0,0 Fritidshem -67,1-67,6-0,5 Pedagogisk omsorg -5,6-6,3-0,7 Förskoleklass -23,0-23,3-0,3 Grundskola -390,6-396,4-5,8 Grundsärskola -18,5-18,1 0,4 Kost -76,3-76,4 0,0 Summa -843,8-850,8-7,0 Intäkter Politisk verksamhet 0,0 0,0 0,0 Förskola 29,2 28,7-0,6 Fritidshem 17,7 18,0 0,3 Pedagogisk omsorg 1,0 1,0 0,0 Förskoleklass 0,5 0,4-0,1 Grundskola 21,3 27,3 6,0 Grundsärskola 1,5 1,2-0,2 Kost 76,3 76,4 0,0 Kommunbidrag 696,3 696,3 Summa 843,9 849,3 5,4 Netto 0,0-1,6-1,6 4

12 Planeringsunderlag antal barn och elever i Alingsås kommun budget prognos avvikelse Förskola Kommunal verksamhet Fristående verksamhet I annan kommun Från annan kommun Vårdnadsbidrag Pedagogisk omsorg Kommunal verksamhet Fristående verksamhet I annan kommun Från annan kommun Förskoleklass Kommunal verksamhet Fristående verksamhet I annan kommun Från annan kommun Grundskola åk Kommunal verksamhet Fristående verksamhet I annan kommun Från annan kommun Grundsärskola Kommunal verksamhet Fristående verksamhet I annan kommun Från annan kommun Fritidshem Kommunal verksamhet Fristående verksamhet I annan kommun Från annan kommun

13 Ärende 3 Uppdrag: Scenarier framtida organisation inkl konsekvensanalyser

14 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Margareta Arvidsson Direktnr: Beteckning: BUN Uppdrag: Scenarier framtida organisation inkl konsekvensanalyser Ärendebeskrivning Barn- och Ungdomsnämnden beslutade i flerårsstrategi för om ett åtagande att arbeta fram scenarier för en framtida organisation för förskola, grundskola och grundsärskola på kort och på lång sikt i centralorten. Förvaltningen har därför sett över antalet högstadieskolor i Alingsås tätort och utarbetat ett förslag hur organisationen kan se ut i framtiden. Utifrån både nuvarande elevunderlag och att på sikt kunna möta ökat elevunderlag beslutade Barn- och ungdomsnämnden att ge förvaltningen i uppdrag att utreda om och hur en övergång från tre till två kommunala högstadieskolor i tätorten kan ske, samt att fortsätta att utreda förslaget att Gustav Adolfsskolan lokaler kan användas som förskola. Ekonomiska konsekvenser skall också tas fram för de två separata utredningarna. Utredningen skall redovisas samtidigt i nämnden. Förvaltningen får även i uppdrag att redovisa en ordentlig kartläggning av behovet av förskolor i centrum samt att ge en tydlig redovisning av hur arbetet med att hitta lämpliga lokaler/mark att bygga förskolor på har gått till. Beredning Uppdraget har delats upp i två delar, utredning för antal högstadier i Alingsås centralort och utredning angående Gustav Adolfsskolans framtida användning. I den första delen har stort fokus lagts på ekonomi och högstadiernas behov av behörig personal. I den andra delen har fokus lagts på behovet av en permanent förskola i centrum med tillgång till en bra utemiljö och ekonomiska fördelar med att samordna flera avdelningar på samma ställe. Samtidigt som problem med tillfälliga paviljonger, Lendahlsskolans behov av större lokaler och Lindens arbetsmiljö både ute och inne kan lösas på ett tillfredsställande sätt. Bägge utredningarna belyser de olika frågeställningarna. Underlag är hämtade från: - Ekonomiska beräkningar - Befolkningsprognoser från KLK - Framskrivning av skolans elevantal - Översyn av antal elever per upptagningsområden - Skolskjutsturer - Underlag från rektorer

15 - Utredningar från andra kommuner angående organisationsförändringar - Personalplanering och behörighetsregler Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn-och ungdomsnämnden beslutar att lägga ner Gustav Adolfsskolan efter läsåret 2014/2015 och att elever och personal flyttas till Östlyckeskolan och Nolhagaskolan inför läsåret 2016/2017. Barn- och ungdomsnämnden beslutar att godkänna utredning kring Gustav Adolfskolans framtida användning och kommer att fatta beslut i ärendet i januari Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Margareta Arvidsson Controller Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

16 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Margareta Arvidsson Direktnr: Beteckning: Dnr BUN Utredning angående Gustav Adolfsskolans framtida användning Uppdrag Barn- och ungdomsnämnden beslutade i flerårsstrategi om ett åtagande att arbeta fram scenarier för en framtida organisation för förskola, grundskola och grundsärskola på kort och lång sikt i centralorten beslutade barn- och ungdomsnämnden att ge förvaltningen i uppdrag att utreda om och hur en övergång från tre till två kommunala högstadieskolor i tätorten kan ske, samt att fortsätta att utreda förslaget att Gustav Adolfsskolans lokaler kan användas som förskola. Ekonomiska konsekvenser skall också tas fram för de två separata utredningarna. Förvaltningen får även i uppdrag att redovisa en ordentlig kartläggning av behovet av förskolor i centrum samt att ge en tydlig redovisning av hur arbetet med att hitta lämpliga lokaler/mark att bygga förskolor på har gått till. Behovet av en förskola centralt placerad är stort. Flera försök att hitta tomter har inte lett till någon lösning. Barn- och ungdomsförvaltningen och Samhällsbyggnadsförvaltningen (SBK) har ett samarbete där man träffas en gång per månad för att diskutera gemensamma frågor. En fråga som ständigt lyfts är förvaltningens behov av tomt för förskola i centrum. Förutsättningar Barn- och ungdomsförvaltningen har ställt en fråga till samhällsbyggnadsförvaltningen (SBK) om att genomföra en utredning för att försöka få fram en lämplig tomt för en förskola med ca 8 avdelningar i centrum. Tomten behöver då vara på ca kvm för att följa Boverkets allmänna råd om friyta för lek och utevistelse, alternativt två tomter om vardera 4000 kvm. SBK anser det mycket svårt att hitta motsvarande yta som GA har centralt i kommunen. Det finns nästan bara parkmark som har så stora fria ytor och den är reserverad för rekreationsändamål. Att beställa en utredning av planavdelningen för att utreda om det finns konkreta alternativ drar med sig en stor kostnad, där resultatet troligen blir, enligt SBK, att ingen tomt kommer att kunna föreslås. Om en tomt mot all förmodan hittas som kan passa, är det en lång planprocess som kostar mycket pengar för att ändra detaljplan så att man kan bygga förskola. Kostnaden för att göra en ny detaljplan i ett gammalt område kan bli flera 100 tkr då det är många olika scenarier som ska utredas. Trafiksituationen blir ofta komplicerad med en stor förskola eftersom den generar mycket biltrafik. Överklaganden från grannar är också en faktor att räkna med när det gäller etablering av en ny förskola i ett gammalt område. Gustav Adolfsskolan är enligt detaljplanen godkänd för skola och därför behövs ingen ändring av planen för att kunna anpassa lokalerna till förskola. Detta sparar mycket tid och 1

17 pengar. Kontakt har tagits med kommunens trafikavdelning för att diskutera trafiksituationen och angöringen för transporter om det är en förskola och det ser ut att finnas lösningar som är genomförbara. En brandkonsult är också vidtalad och såg inga hinder för att anpassa skolan till små barn. Kontakt har tagits med miljöförvaltningen för att diskutera hur bullerfrågor ska lösas. De kommer att vara behjälpliga under projekteringen. Eftersom detta är en central placering skulle det passa bra att förlägga en avdelning med barnomsorg på obekväm arbetstid här. En sådan avdelning behöver lite större yta för sovrum och lite annan utrustning för att kunna ha fritidsbarn och mindre barn på kvällar och helger. Tillgång på kök bör också finnas för att kunna laga frukost, mellanmål och kvällsmat. Många nya bostäder har skapats i centrum, men ingen tomt har reserverats för förskola. När ett nytt område för bostäder planeras brukar tomt avsättas för att tillgodose behovet av förskoleplatser i området. Detta har inte skett när hela innerstaden har förtätats. Det har tillkommit mer än 300 lägenheter som påverkar efterfrågan av förskoleplatser i centrum (centrala staden ca 90 lgh, Klockan, Ljuset och Hjulet ca 150 lgh, Sörhaga ca 48 lgh + ca 50 lgh som påverkar efterfrågan i centrum). Enligt SBK är det lättare att hitta nya tomter för bostäder i centrum än för förskolor. Bostäder alstrar inte lika mycket trafik, kräver inte så mycket utemiljö per person, befintliga byggnader är lättare att bygga om till bostäder eftersom det i regel inte behövs detaljplaneändringar. Fördelar med att använda Gustav Adolfsskolan som förskola - Stockens förskola kan flyttas hit eftersom det är tillfälligt bygglov på den och ansökan om permanent bygglov har avslagits. - Lindens förskola är opraktisk, har en dålig arbetsmiljö och mycket begränsad plats för barnens utevistelse. Ytan för utevistelse ligger långt ifrån Boverkets allmänna råd. Denna lokal skulle då kunna avyttras och kanske kunna omvandlas till ett boende för ensamkommande flyktingbarn eftersom socialförvaltningen har stort behov av sådana lokaler. - Lendahls förskola kan flyttas eftersom Lendahlsskolan behöver mer lokaler sedan årskurs 6 har flyttats tillbaka till mellanstadiet. Detta skulle då medföra att skolans elever får en bättre utemiljö och att det inte behöver hyras till externa lokaler för textilslöjd och fritids som idag. - Gymnastiksalen kan vara kvar i nuvarande omfattning och nyttjas av förskoleavdelningarna under dagtid och hyras ut som tidigare på kvällar och helger. Detta ger ett mervärde för förskolan att ha daglig tillgång till en gymnastiksal. Gymnastiksalen klarar inte Gustav Adolfsskolan behov idag eftersom den är för liten utan en del av idrottsundervisningen är förlagd till Tennishallen som hyrs för detta ändamål. - Det finns lokalyta på GA-skolan så att en lokal för akuta behov under vårterminen kan tillskapas när det kan bli en tillfällig brist på förskoleplatser. Detta utöver de 8 permanenta avdelningarna. Det skulle passa bra att ha den i närheten av en stor förskola där flexibiliteten med personal och måltidsservice är lättare att lösa. Det behövs inte akuta paviljonglösningar som ofta är dyra alternativ. - Det grå huset där kök och matsal finns har en övervåning som inte är planerad att inrymma förskola. Här finns det goda ytor för administration och arbetsrum för exempelvis förskolechefer, elevhälsans personal eller liknande. Detta skulle tillskapa mer ytor ute på skolorna. Ytorna kan också hyras ut för kontorsändamål till andra. På första våningen behöver köket troligen utökas något och anpassas för tillagning. Det finns plats för det och det blir ändå en matsal kvar som kan användas som konferensrum vid personalmöten, föräldramöten och olika firanden som förskolan anordnar. En sådan konferens- och samlingslokal efterfrågas ofta av förskolor. - Om regeringens förslag om att minska barngrupperna går igenom ställer det stora krav på vår verksamhet. Det finns idag ca 107 förskoleavdelningar och skulle varje 2

18 avdelning minskas med ett barn behövs 107 nya platser till barn som redan finns i verksamheten. Det betyder 6 nya avdelningar till, fyra av dessa behövs i tätorten och de två andra på landet. Nackdelar med att omvandla Gustav Adolfsskolan till förskola. Det finns alltid vissa nackdelar när gamla lokaler byggs om till förskola. För att inte riva gamla stenväggar mm kan ytan per avdelning bli lite större än vad det skulle blivit i en nybyggd förskola där varje kvm är anpassad till förskoleverksamhet. Detta kan också ses som en fördel eftersom avdelningarna blir något luftigare och lite mer yta för barnen att röra sig på än vad det är i nybyggda lokaler. Köket behöver byggas ut något om det ska bli ett tillagningskök för förskola. Denna yta kan tas från nuvarande matsal. Ekonomi Fabs har anlitat en kalkylator för att beräkna kostnaden för ombyggnation av Gustav Adolfskolan till förskola. Preliminärt skulle detta höja hyran med ca 2,7 milj/år. Nedanstående kostnader är beräknade på 2015 års siffror. Hyreskostnad/år tkr GA skolan SUMMA Avgående kostnader Tennishallen 130 Lindens fsk Stockens fsk Lendahl textilsal 147 Lendahl fsk 526 SUMMA bashyra minus 250 kvm a 898 kr/kvm ombyggn, preliminära beräkningar Återstående Summa fördelat på 9 avd 275 tkr/år per avd Årshyran i snitt per avdelning på senaste fyra nybyggda förskolorna är 363 tkr/avd och år. Sammanfattning Det finns både för- och nackdelar med att bygga om en gammal skola till förskola men i förslaget att bygga om Gustav Adolfsskolan överväger fördelarna. Fördelar är att det är en tomt som uppfyller Boverkets allmänna råd om friyta för lek och utevistelse och att den i detaljplan redan är klassad som skola. Detta sparar mycket tid och pengar. Gymnastiksalen finns kvar och blir en tillgång i arbetet med att få barn att röra sig mer. Eftersom nya förskolor idag byggs i två plan för att nyttja tomten bättre och få en bättre energieffektivitet, så är det inget problem med denna typen av byggnad. Den har redan testats och det fungerar bra med två plan. Det finns två rejäla trapphus och hiss. Kostnaden för att bygga en ny förskola blir betydligt dyrare per avdelning och det har inte gått att hitta någon tomt för att ersätta Stockens paviljonger. Lindens förskola får bättre arbetsmiljö både ute och inne. Lendahlsskolan behöver inte byggas om för att få plats med skolelever och inhyrda lokaler utanför skolan kan avyttras. Det blir en permanent lösning för Stockens förskola som idag har tillfälligt bygglov. Här finns lokaler som kan anpassas till en förskola med omsorg på obekväma tider och som ligger 3

19 centralt. Eftersom många föräldrar efterfrågar en centralt belägen förskola för att de pendlar kan denna önskan tillgodoses. Ett problem som behöver lösas är bullerfrågan och det gäller trafikbuller från Västra Ringgatan. Ett samarbete har inletts med Miljö och Hälsa för att titta på lämpliga åtgärder och dialog förs med Fabs. Trafiken är som tätats ca och Det är tider när förskolebarnen inte brukar vara ute. Utemiljön får disponeras så att bullernivån blir så låg som möjligt där barnen är som mest. Eventuellt kan komplettering göras med ett plank. Fabs undersöker om fönster mot V:a Ringgatan kan behöva bytas. Angöringen för trafik kan enligt trafikavdelningen på TK lösas med omdisponeringar i kvarteret. Sammantaget överväger fördelarna för att bygga om Gustav Adolfsskolan till förskola. Rådet från både samhällsbyggnadsförvaltningen och Fabs är att barn-och ungdomsförvaltningen inte ska avyttra Gustav Adolfsskolans lokaler utan de kommer att behövas till förvaltningens verksamhet. 4

20 Bilaga 1 Placering av förskola inom centrum som har diskuterats: Förslag inom stadskärnan som inte har gått att genomföra: Afzeeliskolan 2 Savannen Stockens förskola Prästgårdstomten Konfektasken 13 Afzeeliskolan 2, (ligger bredvid gamla Afzeelieskolan) en tomt med gammalt hus,där SBK har beslutat om rivningsförbud för det befintliga hus som finns på tomten. Tomten uppfyller inte den storlek som behövs för en förskola med sex avdelningar. En placering av förskola någonstans i närheten av Pingstkyrkan eller skateboardbanan. Detta förslag har inte ansetts realistiskt att diskutera vidare enligt Samhällsbyggnadskontoret. Hela Savannen är avsatt som rekreationsområde. Det finns tre förskoleavdelningar vid Savannen som är placerad i paviljonger med tillfälliga bygglov. Där har ansökts om tillstånd att uppföra permanent förskola på samma tomt, ansökan avslogs av Samhällsbyggnadsnämnden. Det tillfälliga bygglovet går ut Diskussion har förts med Svenska kyrkan att få bygga på deras tomt vid pastorsexpeditionen. Svenska kyrkan har en egen förskola där och vill ha tomten för att i framtiden eventuellt kunna bygga ut den. Erbjudande från SBK att titta på en tomt i kvarteret Konfektasken (nära Socialkontoret) där det finns ett gammalt stall som ska bevaras. Det befintliga huset är inte möjligt att bygga om till förskola med sina bevarandevärden och de gamla husen får inte rivas för att bygga nytt. Därmed går tomten inte att använda för förskoleverksamhet. Förslag utanför stadskärna som inte har gått att genomföra: Nolby/ Tomtered. Noltorp Januari 2013 lyftes frågan om det är möjligt att få fram en tomt i Nolbyområdet/ Tomtered. Där ska tas fram en ny plan för framtida byggnation. Önskemålet var att en tomt kunde brytas ut ur planen för att tas i bruk innan hela planen har utretts eftersom det kommer att ta flera år. Det har inte hänt något i denna fråga från samhällsbyggnadskontorets sida men frågan har lyfts på varje gemensamt möte. En förskola i detta området skulle behövas med tanke på de nya bostäder som ska byggas på Brogården och att två förskoleavdelningar då behöver flyttas från Nolbyskolan. Detta behovet kvarstår även om GA blir förskola. Tre olika platser har diskuterats för en ny förskola som kan ersätta Lövhyddan och Nolängen. Lövhyddans lokaler är gamla och behöver ersättas och Nolängen består av två avdelningar och skulle kunna samlokaliseras med Lövhyddan för att få en effektivare organisation. Ett förslag var att bygga ut Mandarinen 1 (Gläntan) där vi idag har en förskolelokal med bra läge. Ett förslag 5

21 var i närheten av KIK:s träningsplan och lokal och det tredje förslaget var i kullen bakom Noltorpsskolan. Alla tre förslagen har avslagits av SBK. Nu ligger allt arbete i denna fråga nere i väntan på Stadsförnyelse Noltorp och hur man ska gå vidare med det projektet. Detta påverkar inte behovet av förskolor i centrum. Poppelgatan Alingsåsparken Ersättning för Åkershults förskola Poppelgatan som ligger nära Mjörnvallen kom som ett förslag från SBK men togs sedan tillbaka av dem. En placering där skulle orsaka mycket trafik och placeringen nära järnvägen ansågs inte lämplig. En diskussion har förts med SBK att få bygga en permanent förskola i parken. Den målbild som togs fram för Alingsåsparken godkänner detta förslag. SBK har även kommit med ett förslag att bygga förskolan utanför parken på den befintliga parkeringen. För att kunna påbörja projektering mm måste en detaljplaneändring genomföras och den beräknas vara klar våren Den beräknas kosta ca 300 tkr. Detta utan att veta om det blir klartecken för en förskola där. Fabs och BoU avvaktar med att beställa en detaljplaneändring, i avvaktan på Rubingatan. Där ska en privat aktör eventuellt bygga förskola tillsammans med boende och affär. När om- och utbyggnad startar av E20 behövs troligen en alternativ tomt för att flytta Åkershults förskola. Den är idag belägen nära E20 och kommer troligen i framtiden att ligga ännu sämre till. Andra möjliga förslag på tomter utöver ovanstående förslag har diskuterats men inte funnits intressanta att arbeta vidare med. Förslag utanför centralorten har också varit uppe till diskussion men redovisas inte här eftersom det inte påverkar denna utredning. Placering av förskolor utanför stadskärnan är klara och förslag som är på gång: Herrgårdens förskola Stockslycke Prästeryd Brogården Detaljplaneansökan är inlämnad och beräknas vara klar hösten En utökning med två avdelningar så att det tillsammans blir fyra avdelningar. Detta för att öka behovet av fler förskoleplatser när nya bostäder byggs i Vimpeln. Detaljplan klar för fem avdelningar. Väg som binder samman Köpmansgatan och Prästerydsvägen beräknas vara klar under Projekteringav förskola kan komma att starta hösten 2016 för en möjlig byggstart Det finns bara Åkershults förskola i detta område och behovet av platser ökar pga generationsskifte och byggnation vid Klinten och Prästeryd. En utbyggnad med två avdelningar av den befintliga förskolan, som idag har 4 avdelningar, finns med i förändrad detaljplan för Knektegårdsgatan. Det ska byggas 220 bostäder och det är därför tveksamt om det räcker med två extra avdelningar i området. 6

22 Stadsskogen Hedeksskogen Nolhaga Ändring av detaljplan har skett så att förskola/skola kan byggas på tomt vid Björkhagegatan i närheten av skola och förskola. Denna byggnad ska innehålla tre förskoleavdelningar och två klassrum. Alla lokaler kan ställas om till förskola eller skola. Denna byggnad ska ersätta de paviljonger som ht-15 har ställts upp på Skogskullegatan och även vara en reserv för skolans framtida behov av mer lokaler. Detaljplan är klar för att bygga en förskola vid Nolhagaskolan, där vaktmästarbostäderna finns idag. Det kan bli fyra avdelningar och då kan paviljongerna (2 avd) avyttras. Detta skulle medföra en utökning av antalet förskoleavdelning i stadskärnan om behov finns när tomten blir tillgänglig. 7

23 Barn- och ungdomsförvaltningen Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Margareta Arvidsson Direktnr: Beteckning: Dnr BUN Utredning för antal högstadier i Alingsås centralort. Bakgrund Barn- och ungdomsnämnden beslutade i flerårsstrategi om ett åtagande att arbeta fram scenarier för en framtida organisation för förskola, grundskola och grundsärskola på kort och lång sikt i centralorten. Förvaltningen har därför sett över antalet högstadieskolor i Alingsås tätort och utarbetat ett förslag hur organisationen kan se ut i framtiden. Utifrån både nuvarande elevunderlag och att på sikt kunna möta ett ökat elevunderlag beslutade barn- och ungdomsnämnden att ge förvaltningen i uppdrag att utreda om och hur en övergång från tre till två kommunala högstadieskolor i tätorten kan ske, samt att fortsätta att utreda förslaget att Gustav Adolfsskolans lokaler kan användas som förskola. Ekonomiska konsekvenser skall också tas fram för de två separata utredningarna. Förvaltningen får även i uppdrag att redovisa en ordentlig kartläggning av behovet av förskolor i centrum samt att ge en tydlig redovisning av hur arbetet med att hitta lämpliga lokaler/mark att bygga förskolor på har gått till. Från och med höstterminen 2015 flyttades åk 6 till tillbaka till f-5 skolorna i centralorten och det medför ca 215 elever färre på de kommunala högstadieskolorna som ht-15 har ca 940 elever tillsammans. Av dessa är ca 50 elever från andra kommuner. Konkurrenskraftiga, ekonomiska, attraktiva, flexibla och stimulerande lärmiljöer är ett av målen för framtida skolorganisation. Förslag till genomförande Förslag till genomförande innebär att det sker i ett nära samarbete mellan skolorna. Nuvarande upptagningsområden för Nolhagaskolan och Östlyckeskolan behålls samma som idag. Gustav Adolfsskolans upptagningsområden fördelas på de andra skolorna genom att Hemsjö och Ingared går till Nolhagaskolan och V:a Bodarna och Ödenäs går till Östlyckeskolan. Detta stämmer också bäst med de skolskjutslinjer som finns och hur eleverna reser. Eleverna från Hemsjö/Ingared kan fortsätta med samma buss som idag till Nolhagaskolan och Ödenäselever kan åka buss fram till Blå Kiosken. Eleverna från V:a Bodarna kommer med tåg och får promenera till Östlyckeskolan (1,5 km) eller byta till stadsbuss. Skolornas starttider på morgonen kan behöva justeras något. Enligt kommunens trendprognos ser det ut som att elevantalet får en bra uppdelning på två skolor genom detta. Detta medför också att det inte behöver göras fler ändringar i upptagningsområden än nödvändigt. Av Gustav Adolfsskolans

24 nuvarande elever kommer ca hälften från skolans eget upptagningsområde och den andra hälften från Nolhagaskolan och Östlyckeskolans upptagningsområden. Några elever kommer från andra kommuner. En stor osäkerhetsfaktor är det fria skolvalet och hur det påverkas när det görs förändringar. Förslaget har diskuterats med rektorerna och innebär att omorganisation genomförs vid höstterminsstart 2016 och att alla elever flyttas samtidigt. De nya 7:orna fördelas enligt det framtagna förslaget på upptagningsområden, medan årskurs 8 och 9 behålls i sina nuvarande klasser för att få en trygg fortsättning på sin högstadietid. Förhoppningsvis kan klasserna hållas samlade och ordinarie personal följa med klasserna för att kunna nå en hög måluppfyllelse. Alternativ 1: Åk 8 flyttas då exempelvis till Nolhaga och går sina två år där medan åk 9 flyttas till Östlyckan och går sitt sista år där. Alternativ 2: Halva åk 8 och halva åk 9 fördelas på Nolhaga respektive Östlyckan. En utfasning har också diskuterats men anses bli sämre för både elever och personal och förordas därför inte av rektorerna. Antalet elever minskar då kraftigt varje läsår och det blir svårt med lärarbehörigheter mm. Många lokaler kommer då att stå tomma och detta kan ge känslan av avveckling istället för utveckling. Underlag för en förändrad organisation Personalplanering Den reformerade lärarutbildningen och införandet av lärarlegitimation innebär ökade svårigheter för kommunen att skapa tjänsteunderlag på mindre skolenheter. Siffror från SCB visar på en befarad brist på utbildad personal inom både förskola och skola. Detta kan komma att innebära en större rörlighet bland lärarkollektivet där den anställde får arbeta inom flera enheter, detta för att kunna tillgodose att elever undervisas av personal med rätt behörighet. Eleverna kommer att undervisas av fler lärare än tidigare. Det är därför viktigt att kommunen har en strategi att skapa attraktiva tjänster och förstärka bilden av Alingsås kommun som en attraktiv arbetsgivare. Enligt förvaltningens beräkningar för de tre kommande åren kommer ca personer att gå i pension inom olika personalkategorier. Den största pensionsavgångarna utgörs av förskolelärare (20 st) och lärare (31 st) och några rektorer. De nya reformerna och de ökade statliga kraven på huvudmännen ställer nya krav på organisation, likvärdighet, behörigheter som måste beaktas i arbetet för att ge förutsättningar för en hög måluppfyllelse och kvalitet i verksamheterna. Enligt SKL:s Öppna Jämförelser 2009 så beror 70% av elevernas resultat av lärarens kompetens. Större enheter och fler lärare ger ökade förutsättningar för att eleverna ska få tillgång till den kompetens och det pedagogiska stöd som de behöver för sin utveckling och sitt lärande samt möjlighet till effektiv organisation och verksamhet. En större organisation gör också att den administrativa delen kan delas upp på fler personer och fördelas efter vad var och en är bäst på. Alla behöver inte göra allt. Elevhälsan Elevhälsans personal förflyttar sig mellan flera skolor varje vecka. Om det finns två högstadier i stället för tre skulle detta innebära färre resor/förflyttningar och färre 2

25 team att samverka med. Tiden för förflyttningar kan istället läggas på det direkta arbetet med eleverna, förbättra arbetsmiljön och minska arbetsbelastningen för personalen. Kurator och skolsköterska skulle finnas på plats på skolan fler dagar i veckan än vad som sker idag. Ekonomi En större skola ger en bättre lokaleffektivitet i och med att specialsalar, matsal, uppehållsrum mm utnyttjas bättre och storleken på klasserna kan hållas mer jämn. Detta medför att undervisningstiden för lärare kan planeras och organiseras på ett effektivare sätt. Någon tydlig kostnadsutredning på detta har inte kunnat genomföras i nuläget. Det blir större möjligheter att skapa en flexibel organisation. Med ett beräknat underskott på ca tkr kan förvaltningen konstatera att det är för många tjänster i organisationen för åk 7-9 ht-15 än vad de ekonomiska ramarna ger tillåtelse till. Under året 2015 har högstadieskolorna varit med om att minska elevunderlaget med ca 215 elever mellan vår- och hösttermin. Pengen för åk 7-9 har inte fullt ut kompenserat löneökningar och det motsvarar ca 3 tjänster för denna verksamhet. Kommande pensionsavgångar och volymökningar kommer att balansera detta. Kravet på lärarlegitimation gör att på en mindre skola är det svårt med 100%- tjänster i ämne som läraren är behörig till. Flera tjänster kan då få fyllas upp fastän underlaget bara 70-80%. Administration, vaktmästeri, lokalvård och måltidsservice får också en effektivare organisation som kan komma att medföra lägre personalkostnader för skolår 7-9 på sikt och användas för förskola och skolår f-6. Grundskolor Area Årshyra Hyra/ Fakt Kostnad Area åk 7-9 kvm kvm antal /elev /elev Skolor 7-9 före Skolor 7-9 efter Skolor efter inkl pav Minskning före och efter I dessa siffror ingår inte kosthyran. Kostnaderna är 2015:års kostnader. I jämförelsen ovan ser man tydligt att det ger en hyresbesparing på ca 2,7 miljoner och att ytan per elev minskar med 3 kvm. I Koladas (i samarbete med SKL) jämförelser av lokalkostnader för grundskoleelever F-9 har Alingsås en lokalkostnad per elev som är drygt kr dyrare än genomsnittet i landet. Denna förändring skulle också göra att bidraget till friskolor skulle sänkas med ca 680 tkr/år. Städkostnaderna för Gustav Adolfsskolan är idag ca 500 tkr/år men vid nästa upphandling beräknas den stiga med tkr eftersom den idag ligger under genomsnittsnormen. Möjligen kan städkostnaden öka något för Östyckeskolan och Nolhagaskolan, om det blir fler elever men inte med så stora belopp som motsvarar kostnaden för Gustav Adolfsskolan. Måltidskostnaderna beräknas också minska något i och med att det blir högre personaleffektivitet med två matsalar istället för tre och färre transporter. Gustav Adolfsskolan har ett mottagningskök där maten transporteras från Östlyckeskolan. Kostnadsbesparing beräknas till ca 200 tkr. 3

26 Besparingen skulle vad gäller lokalkostnader, bli mer än 4,2 miljoner kronor. Utöver detta tillkommer effektiviseringen av antal tjänster inom verksamheten. Eftersom det blir ett bättre underlag för heltidstjänster och samordning av resurser kan troligen besparingar göras inom flera kategorier. Skolskjutsplanering Skolskjutsturerna inom centralorten kommer inte att öka även om det bara blir två högstadieskolor eftersom skolorna ligger så nära varandra. Eleverna från Hemsjö/Ingared/Ödenäs, Långared och V:a Bodarna åker idag med reguljära turer och kommer att kunna göra det fortsättningsvis också. Därför påverkas troligtvis inte skolskjutskostnaderna nämnvärt av förslaget. Samverkan mellanstadiet och högstadiet Idag sker samverkan mellan skolorna delvis genom att åk 6 åker till högstadieskolorna för språkval, hemkunskap i vissa fall andra ämnen. Om det finns två högstadieskolor ökar belastningen på specialsalar och detta kan innebära att det blir svårare att ta emot åk 6. Delvis skulle det kunna lösas med att t ex undervisning i hemkunskap förläggs till perioder när högstadieelever är på arbetslivsorientering eller liknande. Alternativt kan undervisning ske på mellanstadieskolorna. Elevprognoser Nya Östlyckeskolan inkl VB o Ödenäs Nya Nolhagaskolan inkl Hemsjö o Ingared Dessa siffror är hämtade från kommunens trendprognos. Enligs KLK är siffrorna för de närmaste tre åren relativt säkra sedan ökar osäkerheten och prognosen för mer än 10 år framåt är mycket osäker. Ca 20% av antalet elever på högstadiet väljer idag en friskola och detta antal är avdraget i tabellen. Denna siffra kan förändras om det görs en förändring av skolorna. Kapaciteten för vardera Östlyckeskolan och Nolhagaskolan är ca drygt 500 elever per skola. Östlyckeskolan kan byggas ut eller utökas med paviljonglösningar om behov uppstår. I ett första skede kan det vara ett bra sätt att möta volymökningar. Sådana lösningar kan diskuteras för Nolhagaskolan också. Till en viss gräns kan det vara mer kostnadseffektivt än att har tre högstadieskolor. Andra saker som påverkar är behovet av lokaler för förberedelseklasser, grundsärskola mm. Idag finns grundsärskola på både Östlyckeskolan och Nolhagaskolan men alla särskoleelever skulle få plats i Nolhagaskolans välanpassade grundsärskolelokaler. Förberedelseklass finns bara på Östlyckeskolan, men ett arbete pågår för att starta upp en förberedelseklass även på Nolhagaskolan. Skulle mer lokaler för förberedelseklasser behövas kan man ställa upp paviljonger för detta och söka hyresbidrag för detta från Migrationsverket. Det går inte att söka hyresbidrag för de lokaler som kommunen redan disponerar och betalar hyra för, utan endast förnytillkomna lokaler Elevperspektiv Även om lokalerna som finns idag på två skolor behöver utökas blir personal- och lokaleffektiviteten betydligt högre med två högstadieskolor än tre. För elevernas del betyder det: 4

27 - Fler behöriga lärare - Större tillgång till elevhälsa - Minskad segregation - Bättre underlag för särskilda undervisningsgrupper för elever i behov särskilt stöd - Mindre sårbarhet vid sjukdom och frånvaro hos personalen Det fria skolvalet begränsas i och med att det blir färre kommunala grundskolor. Det finns dock fortfarande totalt 2 st kommunala grundskolor och 3 st fristående skolor som tar emot 7-9 elever i centralorten. Risk- och konsekvensanalys Det finns en oro bland elever, vårdnadshavare och personal över de tänkta förändringarna. Denna oro måste mötas med respekt och information. Det fria skolvalet kan påverka hur klasser kan hållas ihop. Lärare kan välja att avsluta sin anställning i Alingsås kommun, för att de inte vill arbeta på en annan grundskola i kommunen. Om en förändring genomförs krävs bra planering och att det sker i samverkan med alla berörda parter. Om beslut tas, behövs extra stöd under vårterminen för att arbeta med övergång och samverkan. Inventarier behöver tas till vara och lagras inför framtida behov. Framtid Eftersom Alingsås är en kommun som växer kommer behovet av lokaler att öka i framtiden beroende på volymökningar. När de nuvarande lokalerna blir för små och inte kan utökas mer kan eventuellt en ny högstadieskola behövas i kommunen. Detta kanske kan bli aktuellt om ca 9-10 år om man ser till kommunens trendprognoser. Arbete för att säkerställa en tomt för ett eventuellt framtida bygge av högstadieskola i Stadsskogen pågår. Denna skulle då ligga i närheten av allaktivitetshuset så att matsal, idrottshall, specialsalar mm kan samanvändas. Upptagningsområde för en skola här skulle då vara de södra kommundelarna samt Kullingsberg och Stadsskogen. Alternativt att F-6 skolor byggs ut och blir F-9 skolor, t ex Noltorp, Ängabo, Ingared. Sammanfattning Det finns både för- och nackdelar med en förändring av antalet högstadieskolor. Eftersom det ställs nya krav på behöriga lärare och det är ett ansträngt ekonomisk läge är det en stor fördel om verksamheten kan effektiviseras och samtidigt ge en bättre kvalitet. De pengar som sparas i ovanstående förslag kommer elever och personal tillgodo genom större möjligheter till gruppindelningar, kunna tillgodose behovet av behörigheter och bibehållen personaltäthet. Gustav Adolfsskolan har idag färre antal elever i varje klass på grund av klassrumstorleken och låg tillgång på grupprum. Flexibiliteten i undervisningen blir större om det i vissa lägen kan undervisas i större grupper och i vissa lägen i mindre grupper. Det blir då lättare att tillgodose varje elevs behov. Eftersom standardkostnaden för lokaler är hög i Alingsås i jämförelse med andra kommuner blir det en bättre balans på detta område också. Den beräknade besparingen på ca 4,2 miljoner kronor kan jämföras med årskostnaden för ca 10 st 5

28 personal eller ca kr/elev för skolår 7-9. Mer resurser kan därmed läggas på personal och undervisning än på lokalkostnader. Om det är tre högstadier kvar med de kostnader som det generar får högstadierna ett mycket tufft ekonomiskt läge för att komma i balans de närmaste åren. Det beräknade underskottet på ca 3 miljoner kronor för 2015 ska hämtas hem och verksamheten anpassas fullt ut till nuvarande elevpeng. Det beräknade underskottet idag motsvarar ca 6 årsarbetare. Samtidigt som de måste ha en viss överanställning för att tillgodose ämnesbehörigheter mm. Utifrån nuvarande beräkningar kommer elevpengen troligtvis inte höjas nämnvärt. Både mellan- och högstadiet har ett tuffare ekonomiskt läge eftersom de inte får statsbidrag på samma sätt som lågstadiet genom Lågstadielyftet. 6

29 Ärende 4 Redovisning av utredningsuppdrag från Kommunstyrelsen

30 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Cecilia Knutsson Direktnr: Beteckning: BUN Redovisning av utredningsuppdrag från Kommunstyrelsen I Kommunfullmäktiges Flerårsstrategi för beslutades om att ge utbildningsnämnden och barn- och ungdomsnämnden i uppdrag att se över avgångsbetygen i respektive skolform. En utredning kring betygsresultaten rapporterades till kommunstyrelsens arbetsutskott som återremitterades till nämnderna varpå en komplettering genomfördes. Kommunfullmäktige godkände rapporten i september 2015 men med att fortsatt uppföljning på nämndnivå ska genomföras. Förvaltningens yttrande Barn- och ungdomsförvaltningen har tillsammans med utbildningsförvaltningen genomfört en uppföljning av tidigare lämnad rapport där förvaltningarna beskriver iscensatta åtgärder för att öka antalet elever med avgångsbetyg och examensbevis. Åtgärderna har bland annat innefattat matematiklyft i både grundskola och gymnasieskola, kollegialt lärande genom ALP och att det arbetas med att ta fram rutiner för mottagande, kartläggning av tidigare kunskaper och nivåer. Även arbetssätt för en social inkludering gällande de nyanlända eleverna sker. Förvaltningarnas skrivning avslutas med en analys kring de båda förvaltningarnas betygsresultat. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden godkänner uppföljningen, lägger den till handlingarna och inväntar en fördjupad analys utifrån rapporterna från det systematiska kvalitetsarbetet i februari Exp: UN Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef

31 Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

32 Uppföljning av utredningsuppdrag Utbildningsnämnden fick tillsammans med Barn- och ungdomsnämnden uppdrag i Kommunfullmäktiges Flerårsstrategi (2013, 146) att se över avgångsbetygen i grundskolan respektive gymnasieskolan, för att se hur skillnaderna i avgångsbetygen i respektive skolform kan minskas. Ärendet återremitterades av kommunstyrelsens arbetsutskott En kompletterande utredning genomfördes och godkändes av Kommunfullmäktige genom beslut ( 104). Men en uppföljning på nämndnivå förväntades göras enligt beslut nedan. Barn- och ungdomsnämnden (BUN) och utbildningsnämnden (UN) har godkänt den fördjupade utredningen och givit förvaltningarna i uppdrag att återkomma med en ny utredning i november 2015 för att utvärdera och se om beskrivna och iscensatta åtgärder har givit effekt (BUN , 153, UN , 44). Båda nämnderna har vidtagit åtgärder, i dagsläget går det dock inte att göra någon analys av vilken effekt som åtgärderna har lett till. I det systematsiska kvalitetsarbetet följs kunskapsresultaten upp i respektive nämnd och analyser av nationella prov och betygsresultat genomförs. Nedan följer kortare resonemang kring hur iscensatta åtgärder i den avlämnade rapporten har genomförts och utvecklats. Inom de båda nämnderna sker kontinuerlig kompetetensutveckling. Ett exempel är ALP (Alingsås, Lerum, Partille), som innebär att man genom kollegialt lärande tillsammans utvecklar sin verksamhet med hjälp av klassrumsobservationer och kollegiala samtal. Detta arbetssätt medför att lärare kan få en ökad medvetenhet om sitt pedagogiska ledarskap och den påverkan som det har på elevernas lärande. Läraren är enligt de flesta forskningsrapporter den viktigaste faktorn för att elever skall utvecklas och utmanas i sin lärmiljö. (Håkansson & Sundberg, 2012). Ett exempel är Byggprogrammet vid Alströmer som utvecklat sitt koncept med en helhetssyn på elevernas skoldag. Allt från schemaläggning till didaktiska spörsmål efter att man arbetat med ALP som metod. Under 2015 har kunskaper och erfarenheter utifrån matematiklyftet systematiserats och analyserats. Även en förstärkning av förstelärare inom ämnet matematik har skett. Arbetet och förstärkningen av matematikämnet kommer under våren 2016 att utvärderas i relation till de betygsresultat som redovisades vid delåret (UN Delårsbokslut ). I grund- 1

33 skolan fortsätter matematiklyftet i Bjärke. I övriga grundskolor har kunskaper och erfarenheter från matematiklyftets metoder fortsatt samt att en ämnesutveckling även i andra ämnen sker. Arbetet med bedömning för lärande har skett över en längre tid och medfört ett förändrat förhållningssätt både för lärare och för elever gällande lärprocesser. Ett resultat av detta är att eleverna har ett ökat inflytande över sin egen lärandeprocess och lärare blivit än mer tydliga i att uttrycka mål och förväntningar för att eleven skall kunna nå uppsatta mål och betyg. Det som krävs för att ta nästa steg i denna process är att än mer tydliggöra för eleven att de är och kan vara delaktig samt har inflytande över sitt lärande. Enligt studier är detta förhållningssätt en framgångsfaktor för att eleven skall nå uppsatta mål och goda resultat (Williams, 2013). Elevernas digitala kompetens är god och 1:1(alla elever har en dator) i skolår 7-9 och gymnasieskolan är i många fall ett stort stöd för den enskilda eleven och elever i behov av särskilda anpassningar (Tallvid, 2015). Det är en utmaning att möta förvaltningarnas nyanlända elever på bästa sätt då de utgör en mycket heterogen grupp och kräver precis som övriga elever individuella lösningar. Metoder och utvecklingsprojekt inom de båda förvaltningarna är av högsta prioritet för att möta detta. Inom utbildningsförvaltningen arbetas det med att ta fram rutiner för mottagande, kartläggning av tidigare kunskaper och nivåer samt arbetssätt för en social inkludering för hållbarhet. En kontinuerlig kompetensutveckling kring frågan om nyanländas skolgång är även det prioriterat för att kunna möta de nya krav som ställs. Barn- och ungdomsförvaltningen kommer att starta upp två nya förberedelseklasser vid årsskiftet. Det pågår en översyn av organisation för att underlätta utbildningsvägar mellan olika skolformer utifrån elevernas behov. Upptäckten av tidig frånvaro från lektioner och skoldagar säkerställs av en numera implementerad rutin. Detta medför att eleven har större möjligheter att uppmärksammas och därmed få stöd i tid. Inom barn- och ungdomsförvaltningen har en ny rutin tagits fram för att stödja arbetet med att öka närvaro. Ett nytt frånvarorapporeringssystem håller på att implementeras under hösten 2015 som innehåller nya metoder för att anmäla frånvaro och med möjlighet till sms-avisering till vårdnadshavare. 2

34 En utökning av studievägledare inom utbildningsförvaltningen kan på sikt bidra till en lotsning genom utbildningssystemet och medföra att eleverna i högre utsträckning väljer rätt utbildning utifrån en ökad insikt om möjlig etablering på arbetsmarknaden. En trygg studiemiljö bidrar till högre måluppfyllelse och bättre presentationer. Därför är det något som båda förvaltningarna ständigt arbetar med. För att mäta detta används GRenkäten och som visar att eleverna trivs och känner sig trygga i Alingsås kommuns skolor. Båda förvaltningarna arbetar systematiskt och behovsrelaterat med sina förstelärare vilket på sikt kan bidra till att elevernas betygsresultat ökar. Det är också av största vikt att Alingsås kommun arbetar för att rekryterar legitimerade lärare för att kvalitetssäkra elevernas skolgång. Ett område som behöver utvecklas vidare är den överlämning som sker mellan grundskola och gymnasieskola för att underlätta och säkerställa elevens fortsatta utbildning. Analys betygsresultat inom barn- och ungdomsförvaltningen Trots ovanstående åtgärder och pågående processer uppvisar fortfarande statistiken bristande resultat. Betygsresultaten visar att andelen elever som uppnått kunskapskraven i alla ämnen inte är tillfredsställande. Statistiken läsåret 2014/2015 visar att 76 % av alla elever uppnår kunskapskraven i alla ämnen. Detta är ett lägre resultat än läsåret 2013/2014 där 81 % av alla elever i de kommunala grundskolorna uppnådde kunskapskraven i alla ämnen. Grundskolornas kunskapsresultat kommer att genomlysas i det systematiska kvalitetsarbetet, som kommer att rapporteras till barn- och ungdomsnämnden i februari Analys betygsresultat inom Utbildningsförvaltningen Trots ovanstående åtgärder och pågående processer inom Utbildningsförvaltningen uppvisar fortfarande statistiken bristande resultat. Samtliga program kommer att genomlysas utifrån rektorernas systematiska kvalitetsrapporter som redovisats till förvaltningsledningen under hösten. Betygsresultaten visar att andelen elever med gymnasieexamen inte är tillfredsställande. Statistiken läsåret 2014/2015 visar att 78 % av eleverna har fullföljt påbörjad utbildning och därmed erhållit fullständiga slutbetyg. Detta innebär att en djupgående analys skall genomföras för att få kunskap om varför de resterande eleverna vid Al- 3

35 strömergymnasiet inte fick det stöd som krävdes eller varför de tappat motivationen för att fullfölja sina studier. Denna analys sker inom varje program och ansvarig är respektive rektor. Fortfarande kvarstår det faktum att det finns mycket att utveckla vid Yrkesprogrammen för att öka andelen elever som erhåller gymnasieexamen. ESOS rapporter om ungas etablering på arbetsmarknaden hänvisar till studier som har gjort gällande betygsreformen. Där visar forskare att reformen hade betydande negativa effekter både på skolutfall och senare arbetsmarknadsutfall främst för elever med låga genomsnittsbetyg i grundskolan. Även en lägre andel elever tog examen på normaltid i de teoretiska program och samma gällde här, att elever med låga grundskolebetyg drabbades. De förlängda yrkesutbildningarna nämns också som en bidragande orsak till att elever hoppar av gymnasiet om de haft låga slutbetyg och är ifrån icke-akademiska hem (Finansdepartementet, 2015:3). Slutsats: Det är mycket viktigt att barn- och ungdomsnämnden och utbildningsnämnden fortsätter att gemensamt följa upp och dra lärdomar av båda nämndernas kunskapsresultat för att få en gemensambild av elevernas kunskapsutveckling under 1-20 år. Att förvaltningarna tillsammans arbetar med att utveckla överlämningsprocesser, där lärdomar kring vilka funktionsanpassningar som varit framgångsrika för eleven i grundskolan, följer med till gymnasieskolan. Referenslista Finansdepartementet (2015), En rapport till expertgruppen för studier i offentlig ekonomi (ESO) 2015:3, Finansdepartementet, Tallvid, Martin (2015), 1:1 i klassrummet - analyser av en pedagogisk praktik i förändring, Department of Applied Information Technology, Göteborg. William, Dylan (2013), Att följa lärande formativ bedömning i praktiken. Lund: Studentlitteratur Håkansson, J. & Sundberg, D. (2012), Utmärkt undervisning; framgångsfaktorer i svensk och internationell belysning. Stockholm: Natur & Kultur. 4

36 Grundskolan - Slutbetyg årskurs 9 Samtliga elever Läsåret 2014/15 Alingsås Samtliga elever Antal Andel (%) Genomelever som uppnått behörig snittligt kunskapskraven i yrkes- meritv. (17) alla ämnen prog. Alingsås, Totalt Alingsås, Kommunal ,5 Alingsås, Fristående Gustav Adolfsskolan ,5 Nolhagaskolan ~ ,4 Sollebrunns skola ~ ,1 Östlyckeskolan ,7 Östlyckeskolan ,7 Gymnasieskolan Läsåret 2014/15 Program Alingsås Examen (antal) Studiebevis (antal) Förlängd (antal) Totalt (antal) Andel examen Bygg- och anläggningsprogrammet (inkl lärling) % Barn- och fritidsprogrammet % Elprogrammet % Ekonomiprogrammet % Estetprogrammet % Handelsprogrammet % Humanistprogrammet % Naturprogrammet % Restaurang- och livsmedelsprogrammet % Samhällsprogrammet % Teknikprogrammet % Vård- och omsorgsprogrammet % Summa: % Varav: Studieförberedande program 86% Yrkesprogram 63% 5

37 Ärende 5 Arbetsförhållanden för rektorer och förskolechefer, rapport okt 2015

38 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Sören Pettersson Direktnr: Beteckning: BUN Arbetsförhållanden för rektorer och förskolechefer, rapport okt 2015 Ärendebeskrivning Skolledarnas uppdrag i Alingsås Barn och ungdomsförvaltning är väl beskrivet när det gäller innehåll. Skolledarna har ett stort personalansvar tillsammans med ekonomiskt ansvar, arbetsmiljöansvar, administrativt ansvar. Genomsyrar allt detta gör deras kärnuppdrag som handlar om barnens/elevernas måluppfyllelse och trivsel i förskola/skola. Nya styrdokument 2011 har skärpt uppdraget och Statens utredning Rektorn och styrkedjan SOU 2015:22 förtydligar vikten av att genomlysa skolledarnas arbetssituation. Detta ärende belyser skolledarnas arbetssituation för huvudmannen. Förvaltningens beredning Med anledning av att kommunens medarbetarenkäter de senaste åren visar tydligt att skolledarnas upplevelse av arbetsbelastning ökat och därför har fokus på arbetsmiljön för denna personalgrupp förstärkts. Dokumentet Förskolechefs och rektors uppdrag inom barn- och ungdomsförvaltningen och utbildningsförvaltningen har tagits fram. En lokal samverkansgrupp för skolledare har bildats. Dokumentet som beskriver skolledarnas arbetsförhållanden, oktober 2015, har tagits fram. Arbetsförhållanden för våra skolledare är en fråga som behöver prioritera och ytterligare åtgärder måste vidtas för att förbättra skolledarnas arbetssituation. Förvaltningens förslag är att Skolledarnas uppdrag ska regleras till omfång, som rör antal medarbetare att vara ansvarig för, antal verksamheter att vara ansvarig för, beskrivning av hur uppdraget regleras utifrån hur många resor skolledaren behöver göra mellan sina arbetsplatser och fastslående av förstärkning som görs när gränserna för antal medarbetare och verksamheter passeras.

39 Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram underlag till hur uppdrag kan regleras till omfång, som rör antal medarbetare att vara ansvarig för, antal verksamheter att vara ansvarig för, beskrivning av hur uppdraget regleras utifrån hur många resor skolledaren behöver göra mellan sina arbetsplatser och fastslående av förstärkning som görs när gränserna för antal medarbetare och verksamheter passeras. Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Sören Pettersson Bitr. förvaltningschef Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

40 Datum: Handläggare: Sören Pettersson Direktnr: Beteckning: Arbetsförhållanden för rektorer och förskolechefer, rapport oktober Förvaltningen har under flera år arbetat med skolledarnas arbetsmiljö. År 2011 arbetades dokumentet Förskolechefs och rektors uppdrag inom barn och ungdomsförvaltningen och utbildnings-förvaltningen, fram. Det beskriver uppdraget som Alingsås kommun ger till förskolechefer och rektorer. Arbetet med att ta fram dokumentet skedde i samverkan mellan arbetsgivare och berörda fackföreningar. BIL. 1 Ny skollag 2011 innebär förändringar i skoledares uppdrag. BIL 2 Skolledarna i Barn och ungdomsförvaltning är rektorer, förskolechefer eller rektorer tillika förskolechefer. Detta medför att flera skolledare har ansvar för flera verksamheter. De har personalansvar för 35 till 48 anställda. Vissa skolledare har sina enheter på olika platser vilket medför resor i tjänsten. BIL. 3 Förvaltningen har startat upp lokal samverkansgrupp för skolledare, där arbetsmiljöfrågor lyfts kontinuerligt. Alingsås kommuns medarbetarenkät visar att skolledarna upplever att de har en hög arbetsbelastning. Enkäten 2014 gav värdet 1,9 på skalan 1-5, där 5 är bästa värde. Pedagogiskt ledarskap Det statliga uppdraget som skolledare har, innebär att de ska leda sin verksamhet mot målet att alla elever/barn ska nå sin fulla potential i lärande och utveckling. Detta är kärnan i uppdraget skola/fritidshem och förskola har. Forskning leder fram till att kunskaperna om hur individuella anpassningar för barn och elever kan se ut, ökar. Våra verksamheters organisation blir utifrån det mer komplicerad. Uppdraget att inom ekonomiska ramar anpassa så att varje barn/elev får det han/hon behöver blir mer och mer utmanande. Andra arbetsuppgifter, som administration, planering av lokaler och arbetsmiljöfrågor har en tendens att bli så omfattande att det pedagogiska Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

41 uppdraget blir lidande. Detta är tydligt utifrån arbetsmiljöundersökningar och de medarbetarsamtal som sker med skolledarna. Skolledaren är en avgörande, viktig tjänsteman för att ge goda resultat för barn och elever i förskola, skola och fritidshem. Följande beskrivning är hämtad ur Skolinspektionens rapport 2012:1 Pedagogiskt ledarskap är allt som handlar om att tolka målen samt beskriva aktiviteter för en god måluppfyllelse i relation till de nationella målen i skolan och för att förbättra skolans resultat så att varje elev når så långt som möjligt i sitt lärande och sin utveckling. Det betyder att rektor måste ha kunskap om och kompetens för att tolka uppdraget, omsätta det i undervisning, leda och styra lärprocesser, samt skapa förståelse hos medarbetarna för samband mellan insats och resultat. Skolinspektionens tidigare granskning av rektors ledarskap har inte granskat förutsättningar för rektorskapet, men ändå pekat på att förutsättningarna påverkar rektorns möjlighet att leda den pedagogiska verksamheten. Det är rektors ansvar att se till att arbetet ligger i linje med skolans mål, ramar och resurser men också att tydligt påtala när den nationella måluppfyllelsen inte kan nås på grund av bristande förutsättningar. Det är huvudmannens ansvar, ur ett måluppfyllelseperspektiv, att ge rektor stöd och förutsättningar att utföra sitt uppdrag och det är både rektorns och huvudmannens ansvar att i ett växelspel skapa förutsättningar i relation till nationell måluppfyllelse. Det saknas aktuell forskning som belyser betydelsen av relationen mellan huvudmannens ansvar och de förutsättningar som rektor får för sitt ledarskap. Det saknas också kunskap om hur huvudmannen arbetar och styr kvalitetsutvecklingen. Därför uppstår frågor om hur till exempel huvudmännen inhämtar information, skapar kunskap om skolornas resultat, hur dessa resultat används samt hur ledningsfunktionen utformas för att stödja och utveckla verksamheten. Rektorn och styrkedjan. Betänkande av Utredningen om rektorernas arbetssituation inom skolväsendet, Rektorn och styrkedjan (SOU: 22) utkom i mars Det slår fast att det finns ett stort behov av att stärka rektorernas pedagogiska ledarskap (sid 11). Utredaren säger också Rektorernas arbetssituation är inte tillfredsställande och ska den förändras krävs ett utvecklat samtal mellan de olika nivåerna i styrkedjan, och där måste huvudmannen eller de som är satta att representera huvudmännen som chefer för rektorerna spela en viktig roll som bärare av det nationella uppdraget. ( sid 12). Styrkedjan måste bli starkare genom ökad dialog mellan parterna i den, huvudman kommunledning förvaltningsledning skolledarna pedagogerna, så att vetskapen om varandras situation förbättras. Betänkandet föreslår ett handlingsprogram med följande punkter: En statlig rekryteringsutbildning för blivande rektorer. En något justerad inriktning för befattningsutbildningen för rektorer, det så kallade rektorsprogrammet. Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

42 En obligatorisk fördjupningsutbildning efter rektorsprogrammet. En utbildning för skolchefer. Utbildning av lärare om skolans styrsystem. Utbildning och dialog med förtroendevalda. Betänkandet handlar om rektors arbetssituation. Till största delen beskriver det även förskolechefernas arbetssituation. Önskad riktlinje. Dokumentet Förskolechefs och rektors uppdrag inom barn och ungdomsförvaltningen och utbildningsförvaltningen., som beskriver Alingsås kommuns beskrivning av skolledaruppdraget bör kompletteras med en riktlinje som beskriver omfattningen av detta. Följande bör slås fast: Hur många anställda ska en skolledare ha personalansvar för. Hur många verksamheter kan en skolledare ha ansvar för. De verksamheter det handlar om är grundskola, grundsärskola, fritidshem, förskola, öppen förskola, pedagogisk omsorg, administration, vaktmästeri. Hur ska antal anställda och verksamheter påverkas av geografiska avstånd mellan enheter inom det skolledaren ansvarar för. Riktlinje om vad som sker när gränserna överskrids, hur ska resurser förstärkas i det läget. Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

43 BILAGA Förskolechefs och rektors uppdrag inom barn- och ungdomsförvaltningen och utbildningsförvaltningen Denna uppdragshandling riktas till förskolechefer och rektorer, såväl nyanställda som tidigare anställda. Syftet med dokumentet är att tydliggöra rektorsrollens olika ansvarsområden. Dokumentet kan vidare användas för att informera andra personalgrupper om vad som förväntas av den anställde förskolechefen och rektorn. Detta dokument är framtaget i samverkan mellan arbetsgivare och fackliga representanter. Utbildningsförvaltning och Barn och ungdomsförvaltning deltog. Kommunens och statens förväntningar på rektor Förskolechef och rektor har en unik roll som ledare för den pedagogiska verksamheten för barn, unga och studerande vuxna. Förskolechef och rektor ska leda och samordna det pedagogiska arbetet och ha ett särskilt ansvar för att utbildningen utvecklas. De ska besluta om den inre organisationen i sin enhet. De ska fatta beslut utifrån vad skollag och andra styrande dokument säger. Det handlar bland annat om arbetet med barn/elever/studerande i behov av särskilt stöd, ansvaret för den övergripande organisationen av det pedagogiska arbetet, förskolans, skolans och utbildningens kontakter med arbetslivet och samhället samt personalens kompetensutveckling. Förskolechef och rektor har ansvar för verksamhetens processer och resultat. Det kan t.ex. gälla administration, elevernas prestationer, arbetsmiljö eller enhetens ekonomi. Att vara ansvarig innebär dock inte att förskolechef och rektor själv måste utföra alla arbetsuppgifter. Ansvar kan aldrig delegeras, däremot arbetsuppgifterna. Kommunen ansvarar för att rektor får tillräckligt stöd för att klara sitt uppdrag. Det kan röra sig om rådgivning från förvaltningens centrala funktioner eller direkt stöd från t.ex. en administratör. Det unika med förskolechefens och rektorns uppdrag är att de har ett direkt uppdrag från staten i skollag och förordningar, samtidigt som den politiskt styrda kommunen är huvudman för de pedagogiska verksamheterna. Två Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

44 uppdrag som måste integreras till en helhet för förskolechef och rektor. Som huvudman och arbetsgivare har kommunen samma förväntningar på förskolechef och rektor som på andra ledare i kommunen. Förskolechef och rektor är företrädare för sin arbetsgivare, Alingsås kommun. De har därmed också ansvar för att bidra till förvaltningsövergripande utveckling. Den kravprofil på en ledare som kommunen har omfattar egenskaper som gott föredöme, målorientering, självinsikt, god kommunikationsförmåga och att vara en god coach. För att säkerställa att myndighetsutövning sker på ett likvärdigt sätt och att organisationen i övrigt följer lagar och förordningar har kommunen beslutat om ett stort antal riktlinjer. Förskolechef och rektor ansvarar inom enheten för att dessa lagar och bestämmelser följs. Som stöd för att följa dessa styrdokument finns förvaltningens centrala administration. Dessutom får enheterna stöd i det förvaltningsövergripande utvecklingsarbetet. Utifrån dessa ramar har enheten en stor frihet att utveckla sin verksamhet. Exakt var gränsen för enhetens frirum går får avgöras i en dialog mellan enhet, förvaltning och nämnd. Här är det viktigt att förvaltning och nämnd är lyhörd för enheternas behov. Delegation Förskolechef och rektor har möjlighet att delegera beslutanderätten. Sådant som får delegeras är bland annat enskilda ledningsuppgifter till en anställd inom enheten, frågor som handlar om den inre organisationen och sådana beslut som rektor ska fatta enligt skolförfattningarna. På respektive förvaltning finns samlad delegationsförteckning. Vissa beslut kan dock inte delegeras (reglerat i skollagen): placering i särskild undervisningsgrupp eller enskild undervisning. (3 kap 11 ). anpassad studiegång. (3 kap 12 ). avstängning av elev i grundskola. (5 kap 14 ) omedelbar avstängning från de frivilliga skolformerna. (5 kap 17 ) omedelbar avstängning från en utbildning med praktiska inslag i de frivilliga skolformerna. (5 kap 19 ) omhändertagande av föremål, vilket även lärare får besluta om (5 kap 22 ). ledighet i de obligatoriska skolformerna, som avser längre tid än 10 dagar. (7 kap 17 ). befrielse från obligatoriska inslag i undervisningen i de obligatoriska skolformerna. (7 kap 19 ) Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

45 Förskolechefen och rektorn får heller inte delegera sådant som hon eller han fått på delegation från nämnden med stöd av kommunallagen. Utvecklingsinriktat ledarskap Ett utvecklingsinriktat ledarskap kännetecknas av engagemang, tydlighet, närvaro och demokrati. Det ska ske i samklang med respektive förvaltnings utvecklingsstrategi. En engagerad förskolechef och rektor stödjer, stimulerar och uppmuntrar personal och elever och ställer tydliga förväntningar på dem. Han/hon samlar verksamheten till utvecklingsarbete genom att ställa frågor, lyssna och återkoppla. En engagerad förskolechef och rektor initierar, entusiasmerar och motiverar diskussioner kring skolans uppdrag, elevers lärande och utveckling. En tydlig förskolechef och rektor arbetar tillsammans med personal, barn, elever, studerande och föräldrar för att skapa tydliga mål och handlingsplaner för verksamheten och ansvarar för att dessa ligger i linje med de nationella styrdokumenten och nämndernas mål för verksamheten. En sådan förskolechef och rektor har också goda kunskaper om andras uppdrag och kompetens för att kunna samarbeta och utveckla verksamheten. Han/hon stödjer arbetet med kunskapsutveckling utifrån uppdrag och uppsatta mål, samt följer upp och utvärderar verksamheten. En tydlig ledare ger medarbetare förtroende och ansvar. En närvarande förskolechef och rektor är synlig och uppmärksammar personal och elever. Att utöva ett demokratiskt ledarskap innebär att inbjuda till delaktighet och inflytande, att vara öppen för olika uppfattningar. En demokratisk ledare är aktiv och skapar tillfällen till dialog där samtliga får göra sin röst hörd och kan påverka. Dialogen blir ett verktyg till att hitta gemensamma lösningar. En demokratisk ledare är förankrad i värdegrunden och kan hantera värderingskonflikter, samt fatta beslut. Introduktion, kompetens och stöd Under rekrytering och vid introduktionen av nyanställd chef för förskola och skola ska information om förskolechefs och rektors ansvar så som det beskrivs i detta dokument klart och tydligt framgå. Förskolechef och rektor ska också ges fortlöpande individuellt anpassad kompetensutveckling för att klara hela sitt uppdrag. Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

46 För ytterligare styrning och vägledning hänvisas till de kommunala styrdokumenten och förvaltningarnas uttalade utvecklingsstrategier. BILAGA 2 Rektors/förskolechefs uppdrag. Lars Thorin har i en presentation utifrån Skolverkets rapport Rektors ledarskap (2012:1) gjort en beskrivning av skolledarnas uppdrag. Skolledarna har ett statligt uppdrag reglerat i skollag, förordningar och läroplaner och ett kommunalt uppdrag reglerat i avtal, policydokument och arbetsmiljölag m.fl. Skolledaren ska leda förskolans, fritidshemmens och skolans arbete mot att alla elever/barn når målen i läroplaner och kursplaner. Det är kärnan i uppdraget och innehåller många delar, uppföljning, utvärdering, systematiskt kvalitetsarbete samt konstant utveckling av lärande och undervisning. Rektor och förskolechef har ansvar för organisationen av sin verksamhet, se till att personal finns, rekrytera och organisera i bra arbetslag. Behörighetsregler har skärpts,så arbetet är mer grannlaga nu. Tiden för rekrytering har ökat i om att behörigheter som delges i legitimationer för förskollärare och lärare krävs. Personalansvaret är en stor del av arbetet, god arbetsmiljö, förebyggande arbete för god arbetsmiljö, rehabilitering och arbetet med att verkställa kommunen som en attraktiv arbetsgivare. Kommunen ger skolledaren en ekonomisk ram, inom vilken de mål som barn och elev har rätt till, ska nås i ett arbete som rektor och förskolechef leder. I den politiskt styrda organisationen ska skolledaren verkställa huvudmannens beslut. Ny skollag kom I den regleras en hel del förändringar för rektor och förskolechef, bl.a gällande beslutsansvar. Beslut, vilka tidigare låg på huvudman, ligger nu på rektor, reglerade i skollag, som att besluta om anpassad studiegång och att rektor ensam, beslutar om skolans inre organisation. Huvudman kan delegera beslut till förskolechef och rektor. Dessa beslut kan av förskolechef eller rektor inte delegeras vidare. Beslut om stöd för elev i särskild undervisningsgrupp och beslut om anpassad studiegång är exempel på sådana beslut. Rektor har möjlighet att delegera en del beslut, men har alltid ansvaret för dem. Beslut som rektor fattat kan överklagas. Detta regleras i skollagen. Skolledarnas arbete med dokumentation, kontroll och utvärdering, har ökat som följd av att flera avgörande beslut nu ligger på förskolechef och rektor. Möjligheten för målsmän att via skolinspektionen rikta kritik mot skola och förskola, har lett till ett ökat antal ärenden för rektor och förskolechef att reda ut och/eller besvara. Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

47 Rektors och förskolechefs ansvar för verksamheternas pedagogik kvarstår.ansvar för måluppfyllelse. Läroplan för förskola anger klart hur förskola ska förbereda för grundskolans måluppfyllelse. Därmed vilar detta ansvar på förskolechefer såväl som rektorer.ansvar för utveckling. Lika stort ansvar för båda grupperna av skolledare. Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

48 BILAGA 3 Grundorganisation. Team 7-9 Centrum Skolledare Personalansvar Annika A-Thern 8 3 Elever/barn Verksamheter Arbetsplatser 10 4 Särskola Gr skola SUgr Ledaruppdrag Nolhagaskolan Klockaren BOU kont Marianne Lindfors Grundskola Nolhaga Karin B-Brambo Modersmål Gr.särskola Förber.klass Öslyckeskolan Kerstin Sondefors Grundskola Östlyckeskolan Ann-Christin Pinola Grundskola Gustav Adolfsk Team Kullingsberg-Stadsskogen-Västra Bodarna Skolledare Personalansvar Elever/barn Verksamheter Arbetsplatser Andreas Ljungqvist Grundskola Fritidshem Stadsskogensk Hasselgatan 7 30 Anja Carlgren Förskola Stadsskogen f Älvdansen Petra Eriksson Grundskola Fritidshem Förskola Kullingsberg Anita Björnum Anna Bengtsson 50% 128 Grundskola Fritidshem Förskola Västra Bodarna Förskola Parken Nolhaga Skogen Området har en temporär förstärkning. 50 %, eftersom området växer snabbt. Ökningen har inte permanentas, i avvaktan på förändring av organisation. Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

49 Team Bjärke Maria Bella Eriksson Lars-Olof Malby 30 4 Elever/barn Verksamheter Arbetsplatser Förskola Grundskola Fritidshem Grundskola Fritidshem 24 Förskola 270 Grundskola Fritidshem Sollebrunn Magra Sollebrunn Gräfsnäs Sollebrunn St Mellby Team Hemsjö Ingared - Ödenäs Pia Hanzén Elever/barn Verksamheter Arbetsplatser Förskola Grundskola Fritidshem Grundskola Förskola Fritidshem Magnus Brungs Grundskola Fritidshem Ingared Ödenäs Hemsjö Ingared (tillf) Ingared Team Lendahl Skolledare Personalansvar Annelie Cronstam 38 6 Skolledare Personalansvar Christina Lundh 34 3 Skolledare Personalansvar Pelle Lundgren Birgitta Kroon Elever/barn Verksamheter Arbetsplatser Grundskola Fritidshem Förskola Grundskola Fritidshem Förskola Lendahlskolan Fsk Linden Fsk Stocken Lendahlskolan Fsk Åkershult Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

50 Team Noltorp Noltorps område har en tillfällig organisation pga sjukskrivning. Ulrikas område stämmer med hur arbetet sker nu. Ingela har stöd av administrativa funktioner. Team Ängabo Elever/barn Verksamheter Arbetsplatser Förskola Gr särskola Fritidshem Förskola Grundskola Fritidshem 250 Grundskola Fritidshem Ängaboskolan Östly. fsk Ängaboskolan Stockslycke fk Herrgårdens fk Ängaboskolan Team Nolby-Långared Skolledare Personalansvar Elever/barn Verksamheter Arbetsplatser Ulrika Bengtsson Förskola Fsk Tegelsl. Fsk Lövh. Fsk Nolängen Fsk Noltorpsk Ingela Lindahl Grundskola Noltorpsk 17 Fritidshem Per Jonzén Gr särskola Ped oms,ö fsk Noltorpsk Skolledare Personalansvar Raila Lindström Anne Sundvall Christer Jadbro Skolledare Personalansvar Elever/barn Verksamheter Arbetsplatser Ingela Karlson Förskola Nolby skola Bolltorp fsk Brogården fsk Mariann Westberg Grundskola Nolby skola 10 Fritidshem Lisbeth Wängroth Grundskola Fritidshem Förskola Långared sk Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

51 I några av teamen har skolledarna sina kontor på samma ställen, i några av teamen måste skolledarnas arbetsplatser ligga på olika ställen, vilket innebär många förflyttningar. Det gäller teamen Nolby-Långared, Kullingsberg-Stadsskogen-Västra Bodarna, Hemsjö-Ingared-Ödenäs och 7-9 Centrum. Alla skolledarteam har ansvar för den lokala administrationen ute på områdena, samt vaktmästarna och deras uppdrag. Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

52 Ärende 6 Läroplanernas övergripande mål

53 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Rachel Törnell Direktnr: Beteckning: BUN Läroplanernas övergripande mål Ärendebeskrivning En av de mest centrala delarna i Barn- och ungdomsförvaltningens kvalitetssystem utgörs av Rundan verksamhetsbesök. Det är förskolechefer och rektorer som i syfte att utveckla och kvalitetssäkra verksamheten gör regelbundna besök i sina verksamheter med fokus på läroplanernas övergripande mål. Läsåret är indelat i tre delar där 1. Normer och värden, 2. Kunskaper, utveckling och lärande samt 3. Ansvar och inflytande sätt i fokus. Vad som framkommer av styrkor och utvecklingsområden vid skolledarnas besök, synliggörs i verksamheternas Nulägesanalys. Detta ärende är en del i huvudmannen systematiska kvalitetsarbete. Förvaltningens yttrande Utifrån genomgången av samtliga förskolors, familjedaghems, fritidshems, grundskolors, grundsärskolors och SU-grupper dras slutsatser på förvaltningsövergripande nivå ur två aspekter. Dels med fokus på hur väl kvalitetssystemet efterlevs och bör utvecklas, dels med avseende på utvecklingsbehov och huruvida eventuella gemensamma satsningar behöver komma i fråga utifrån den bild som framträder i analyserna. Förvaltningen arbetar vidare med att genomföra de åtgärder som analysen i ringat in i rapporten. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden tar del av rapporten och lägger den till handlingarna. Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Rachel Törnell Utvecklingschef

54 Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

55 Datum: Handläggare: Rachel Törnell Direktnr: Läroplanernas övergripande mål utifrån verksamheternas nulägesanalyser läsåret 14/15 Det märks att barn och vuxna är glada att se varandra 1. Kort beskrivning av Barn och ungdomsförvaltningens kvalitetssystem Varje förskola, fritidshem och skola En arbetsplan finns för varje verksamhet som revideras årligen och som beskriver hur man arbetar kontinuerligt för att uppfylla läroplanernas mål. Till denna kommer en utvecklingsplan som upprättas årligen där verksamhetens huvudsakliga, övergripande utveckling tydliggörs. Här sätts mål för det kommande läsåret utifrån vad som synliggjorts i föregående läsårs Nulägesanalys. Olika aktiviteter kan planeras in för olika arbetslag. I slutet av läsårets upprättas en nulägesanalys. Här sammanställs de resultat man uppnått under läsåret: Rundan rektors/förskolechefs regelbundna besök i verksamheten där läroplanernas övergripande mål belyses Verksamheternas inre utvecklingsarbete arbetslagens arbete med de lokala utvecklingsmålen Kunskapsmålen nationella prov, betyg, arbetet med barn i behov av särskilt stöd, elevers närvaro GR-enkäten trivselenkät med frågor till föräldrar i förskolan, elever och föräldrar i åk 2, 5 och 8 Plan mot diskriminering och kränkande behandling Resultaten sammanställs och analyseras. Slutsatser kring kommande utvecklingsområden görs för respektive del. Nämnden tar del av verksamhetens resultat på följande sätt: Under läsåret genomförs fyra kvalitetsdagar där nämnden träffar förskolechefer, rektorer och ledningsgrupp tillsammans utifrån följande fokus: Mars Skolan Kunskapsmålen i fokus April Förskolan September Barn i behov av särskilt stöd Särskola, nyanlända, SU-grupper, Barn- och elevhälsa, Åtgärdsprogram Oktober Fritidshem Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

56 För att ytterligare ge nämnden kännedom om verksamheten finns fem årligen återkommande nämndärenden: April Kunskapsmålen samt Plan mot diskriminering och kränkande behandling Maj SKL s öppna jämförelser Juni GR-enkät September Stödprocesser och ogiltig frånvaro November Läroplanernas övergripande nationella mål. 2. Fokusområden vid rundan De områden förskolechefer och rektorer belyser är Normer och värden, Kunskaper, utveckling och lärande samt Ansvar och inflytande. Skolledarna har gemensamt tagit fram stödfrågor till de olika områdena. De kan även själva välja att ha specifika frågeställningar utifrån de tre områdena att titta närmare på då de är ute, utifrån de olika verksamheternas olika situation och utvecklingsområde. Rundan är en av de viktigaste stommarna i förvaltningens kvalitetssystem. För att arbetet med Rundan ska få största effekt, är det viktigt att förskolechefer och rektorer inför ett område är tydliga inför sin personal om vilket område och vilka frågor de kommer att belysa under kommande besöksperiod. På något sätt ska ledarna sedan återkoppla sin bild av verksamheten till personalen. Personalen bör få en möjlighet att bekräfta eller komplettera bilden. I slutet av läsåret utgör ledarens dokumentationer underlag till verksamhetens Nulägesanalys. 3. Resultat från Rundan - verksamhetsbesök Givetvis är det en mycket varierad bild av förskolornas, fritidshemmens och skolornas verksamheter som synliggörs i verksamheternas Nulägesanalyser. Variationen visar på att förskolechefer och rektorer fått en verksamhetsnära och konkret bild av verksamheternas utvecklingsnivå utifrån läroplanernas övergripande mål. Med hjälp av konkreta exempel pekar de på händelser och situationer som synliggör lärande och utveckling. Förskola och familjedaghem Exempel på områden där förskola och familjedaghem upplever sig lyckas väl inom Normer och värden Personalen är goda förebilder som med sitt bemötande skapar trygghet och självförtroende hos barnen Man ser alla barn, uppmuntrar och lyfter individer Ett näsa samarbete, dialog, med föräldrarna under inskolning Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats: 2

57 God framförhållning för barn som behöver extra stöd vid övergångar Goda, respektfulla samtal mellan barn och vuxna. Närvaro i dialogen med barnen Positiv feedback till barnen, pedagoger som lyfter barnens positiva agerande mot varandra som goda kamrater Ett positivt förhållningssätt till mångfald och barns olika förmågor Ett styrkebaserat förhållningssätt Exempel på utvecklingsområden Ökad samsyn på förhållningssätt genom att belysa förskolans specialpedagogiska arbete Fokus på värdegrundsarbetet hela året Öka samarbetet mellan pedagogerna Fortsatt fokus på förskolans serviceuppdrag och ett gott värdskap Ta vara på varje barns kompetens och möjligheter oavsett kön Exempel på områden där förskola och familjedaghem upplever sig lyckas väl inom Kunskaper, utveckling och lärande Tematiska arbetssätt som gagnar barnens lärande Lärandeobjekt är ofta kopplade till läroplanen Högläsning med strukturerade boksamtal där lässtrategier används Tillvaratagande av barnens egna tankar och idéer Miljön utnyttjas klokt som den tredje pedagogen Positivt arbete med Bornholmsmodellen Barnens lärande synliggörs via Pluttra Utvecklar IKT-arbetet på barnens villkor Frustration över bristen på digitala verktyg ses som ett positivt tecken på att att IKT blivit en naturlig del av vardagen och används på ett medvetet sätt med barnen Exempel på utvecklingsområden Utveckla tematiska arbeten med pedagogisk dokumentation som arbetssätt Använda Bornholmsmodellen och läsfixarna i arbetet med barnens språkutveckling Pedagogiska planeringar som utgår från strävansmålen och kan lyfta barnens förmågor Större fokus på IKT och förhoppningar om ökad tillgång på digitala verktyg för pedagogerna Större fokus på Pluttra och de pedagogiska dokumentationerna Att fånga upp den aktuella barngruppens intressen som grund för ett temaarbete Dokumentation av olika utvecklingsområden Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats: 3

58 Barns tidiga språkutveckling i en mångkulturell miljö, arbeta med TAKK för alla, kontinuerligt Strukturerad högläsning kopplat till läsförståelsestrategier Barnet, rummen och möjligheterna perspektiv på barns pedagogiska miljöer Arbeta mer med de Allmänna råden för pedagogisk omsorg Exempel på områden där förskola och familjedaghem upplever sig lyckas väl inom Ansvar och inflytande God kommunikation med föräldrarna Tillvaratagande av barnens egna tankar och idéer där de påverkar vad som ska hända under dagen Öppna frågeställningar som ger barnen utrymme i planeringsarbetet Barnen ges goda förutsättningar att utveckla självständighet vid maten, tamburen och andra lärandesituationer Tillvaratagande av föräldrars möjligheter till påverkan Barn som är delaktiga i planen mot diskriminering och kränkande behandling Exempel på utvecklingsområden Synliggöra Pluttra för föräldrarna ett större fokus på barn i behov av särskilt stöd behövs för att ge alla barn möjlighet att ta ansvar och ha inflytande Fortsätta arbeta med att vår vision Lust att lära ska genomsyra hela verksamheten Ett tätare arbete mellan avdelningarna Arbeta för att minska avbrotten i barnens lek Skola F-9 Exempel på områden där skolan upplever sig lyckas väl inom Normer och värden En god stämning som tar sig uttryck i goda samtal under luncher och i korridorer, arbetsro och välfungerande grupper Ett förhållningssätt där respekt i varje möte är ledstjärna istället för morot och piska Tillit till personalen att tala om både roliga och allvarliga saker och om lärande Gemensamt formulerade klassrumsregler som skapar arbetsro En tilltro till att alla kan Lärare som gör eleverna delaktiga i att ta ansvar för de rättigheter skyldigheter som ett demokratiskt samhälle vilar på Exempel på utvecklingsområden En ökad dialog kring förhållningssättet till digitala verktyg Mer lära-känna-varandra-arbete, skola-fritids Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats: 4

59 Fortsätta levandegöra vår plan mot diskriminering och kränkande behandling tillsammans med elever och föräldrar Exempel på områden där skolan upplever sig lyckas väl inom Kunskaper, utveckling och lärande Laborativa arbetssättet Förväntan från lärare till elever att alla kan och vill Strategier för hur elever som har svårt att komma till skolan ska göra det Strukturer för att möjliggöra kollegiala samtal i olika ämnen Forskningsanknutna reflektioner kring matematikundervisningen efter deltagande i matematiklyftet Varierad undervisning, med tempo, reflektioner och frågor Visualiserande för eleverna om vad som förväntas av dem Direkta och konkreta återkopplingar Pedagogiska planeringar som är tydliga för både elever och föräldrar. Med tydliga mål, undervisningens innehåll samt vad som ska bedömmas och hur. En kompensatorisk miljö särskilda genomgångar för dem som behöver och IKT-verktyg där de mest kan göra skillnad Användade av UNIKUM för för dokumentation och kommunikation av elevernas lärande Utvecklad undervisning i matematik som breddar elevernas förståelse Exempel på utvecklingsområden Bedömningsarbete i förhållande till förmågorna, sambedömning, samplanering Fortsatt fokus på matematikundervisningen Utveckla arbetet med Nya språket lyfter Medvetande göra målet för lektionen och hur det kopplas till lärandet Tydligare mål för varje lektion Utveckla arbetet med extra anpassningar i Unikum Arbeta vidare med En läsande klass Exempel på områden där skolan upplever sig lyckas väl inom Ansvar och inflytande Elevledda utvecklingssamtal där elever tar stort ansvar och sätter ord på sitt lärande Ett nära pedagogiskt ledarskap som leder till till dialog Pedagoger som lyfter elevernas sätt att lösa uppgifter Kamratförklaringar som hjälper eleverna att utveckla resonemang Pedagoger som kopplar elevernas omvärld och aktuella händelser till undervisningen ger dem möjlighet till inflytande Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats: 5

60 Elevers delaktighet i sin egen kunskapsuppföljning, elevråd & trivselprogram samt värdegrundsarbete & ordningsregler Exempel på utvecklingsområden Elevers delaktighet kring vad som ska göras på lektioner och hur Ökat formellt inflytande för yngre eleverna Samtala om begreppen inflytande och delaktighet Utveckla elevernas förmåga att arbeta självständigt, både på egen hand och i grupp Fritidshem Exempel på områden där skolan upplever sig lyckas väl inom Normer och värden En stor förtrogenhet mellan vuxna och barn En kompensatorisk verksamhet där barnen får möjlighet att visa andra förmågor än i klassrummet En välplanerad verksamhet som ger tydliga ramar och struktur på dagen Pedagoger reagerar snabbt och aktivt på kränkande beteenden och andra konflikter bland eleverna och hjälper dem att hitta positiva lösningar Pedagogerna har ett nära samarbete med föräldrarna för att tillsammans stötta eleverna i deras utveckling Pedagoger arbetar medvetet för att skapa rum och tillfällen där eleverna kan koppla av Ett genuint intresse och engagemang i samspelet mellan eleverelever och elever-pedagoger Exempel på utvecklingsområden Erfarenhetsutbyte mellan avdelningarna för en ökad samsyn Bli bättre på att skriva incidentrapporter vid av större konflikter Bättre planering för olika sorters övergångar Exempel på områden där skolan upplever sig lyckas väl inom Kunskaper, utveckling och lärande Pedagogerna gör sina planeringar utifrån Lgr 11 del 1 och 2 samt ibland centralt innehåll Genom temarbeten får eleverna möjlighet att utveckla många förmågor i ett konkret sammanhang Fritidsverksamheten stödjer barnens lärande genom att ha samma utveckingsarbete som skolan; i år att utveckla barnens matematiska tänkande med hjälp av fritidspedagogik Kontinuerlig dialog med eleverna om deras lärande på fritidshemmet och nyttan med deras livskunskaper Kopplinger mellan aktivieter och styrdokumentetn Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats: 6

61 pedagogers genuina intresse och engagemang för elevernas samspel Personal som arbetar både inom skola och fritids fungerar goda kunskapsförmedlare under dagen Exempel på utvecklingsområden Att se hur barnen kan komma vidare i sin kunskapsutveckling utifrån sina intressen Arbeta med hur fritidshemmet kan komplettera skolan i sitt lärandeuppdrag Väva ihop lek, lust och lärande Synliggöra lärandet på fritidshemmet för elever och föräldrar Struktur för gemensamt utvecklingsarbete tillsammans med skolan behövs Utveckla arbetet med att koppla verksamheten till styrdokumenten Dokumentationen kring eleverna Former för stöd till skolarbetet, tex läxläsning Exempel på områden där skolan upplever sig lyckas väl inom Ansvar och inflytande Ett pedagogiskt ledarskap som leder till dialog Konkret inflytande vad gäller lek, aktiviteter och materialinköp Barnens idéer och tankar får utrymme och tas tillvara både i vardagen tillvaratagande på föräldrarnas engagemang och på samlingar Eleverna ges möjlighet på fritidsråd samt elevråd att uttrycka sina synpunkter för att unna påverka sin fritidsdag Eleverna får ta ansvar genom att planera och leda vissa aktiviteter, tex fritidsgympa Väl fungerande fritidsråd där elevernas mandat tydliggörs Exempel på utvecklingsområden Få till inflytande i mer formell form för att skapa delaktighet utveckla former för föräldrakommunikation och insamling av föräldrars synpunkter Starta upp fritidsråd Grundsärskola och dess fritidshem Exempel på områden där skolan upplever sig lyckas väl inom Normer och värden Ett systemteoretiskt förhållningssätt där man tar tillvara på elevernas förmågor. Elever som tillsammans formar klassens trivselregler Kompisövningar och kompismassage som bidrar till arbetsmiljön på ett positivt sätt för eleverna Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats: 7

62 Allas lika värde efterlevs i vardagen Alla elever inkluderas så långt det är möjligt i grundskolans aktiviteter på skolan Exempel på utvecklingsområden Medvetandegöra samverkan med grundskolan så att det blir ett ökat intresse från båda skolformerna Värna om det goda, tillåtande klimatet Exempel på områden där skolan upplever sig lyckas väl inom Kunskaper, utveckling och lärande Tydlig struktur och tydliggörande pedagogik skapar lekfullt och lustfyllt lärandesituationer Samverkan med grundskolans lärare ger mer kvalitativ ämnesundervisning En trygg miljö som skapar goda förutsättningar för lusten och viljan att lära-känna-varandra-arbete Miljön gör att eleverna vågar pröva och misslyckas och även vågar visa glädje över framgångar En kontinuerlig dialog kring hur elevernas förmågor bäst kan utvecklas Exempel på utvecklingsområden Rutiner för dokumentation och sammanställning av elevers kunskapsresultat IKT-satsningar behöver göras för att ge eleverna bättre förutsättningar att nå sin fulla potential Ta tillvara på forskning som specifikt rör grundsärskolan Exempel på områden där skolan upplever sig lyckas väl inom Ansvar och inflytande Elever som tränas i att hjälpa varandra. I detta växer eleverna och kunskaper befästs I och med matematiklyftet har eleverna fått inflytande över arbetsformaer Flexibla pedagoger som väl anpassar undervisningen efter aktuell elevgrupp Stor frihet för eleverna att välja teman och områden utifrån intressen Begreppet inkludering används i alla diskussioner Exempel på utvecklingsområden. Mer inflytande från eleverna över hela miljön, även den kulturella och fysiska Delaktighet i övriga skolans grupper med elevrepresenation Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats: 8

63 4. Prioriterade utvecklingsområden inför kommande läsår Då förskolorna, fritidshemmen och skolorna sammanfattar utvecklingsområdena från Nulägesanalysens samtliga delar (inte bara utifrån Rundan) och beslutar vad som behöver komma i fokus inför kommande läsår, är detta resultatet: Utvecklingsområde inom förskola Antal förskolor Språkutveckling 15 Möta alla barn/lärandemiljö 14 Dokumentation/Pluttra 8 Värdegrund, Vision 8 Planer, mål, organisation 7 Utveckla leken 3 Djur, natur, miljö 3 Anknytning/Små barn 2 Motorik 1 Inflytande och delaktighet 1 Genus 1 Modersmål 1 Utvecklingsområde inom grundskola och särskilda undervisnignsgrupper Antal skolor Matematik 7 Läs- och skriv, språkutveckling 7 Dokumentation, pedagogiska planeringar, bedömning Visionsarbete 5 Delaktighet, Inflytande 5 Kollegialt lärande 5 Organisation och struktur 3 Genus 2 Rastverksamhet 1 Barn i behov av stöd 1 7 Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats: 9

64 Utvecklingsområde inom fritidshem Antal skolor Värdegrund, visionsarbete 8 Delaktighet, inflytande 4 Styrdokument, mål, dokumentation 4 Hälsa o välbefinnande 2 Utevistelse, motorik 2 Utvecklingssamtal 1 Organisation 1 Samverkan 1 Barn i behov av stöd Utvecklingsområde inom grundsärskola och dess fritidshem Antal skolor Matematik 2 Strukturer kring dokumentation, pedagogiska planeringar Hälsofrämjande arbete 1 Språkutveckling Förvaltningens analys Den genomgång som görs här av Nulägesanalysernas del kring Rundan, har två syften. I första hand handlar det om att förvaltningen som huvudman för kommunens förskolor, fritidshem och skolor ska säkerställa att det systematiska kvalitetsarbetets olika delar efterföljs och skapar förutsättningar för utvecklingsarbete på de olika förskolorna, fritidshemmen och skolorna. Dels att ringa in styrkor och utvecklingsområden generellt i förvaltningen. Det är nödvändigt för att få en helhetsbild och kunna skapa förutsättningar för erfarenhetsutbyte och underlag för eventuella planerade övergripande fortbildningsinsatser. Efter varje period med de olika Rundan-områdena, avsätts tid på kommande skolledardag då skolledarna reflekterar tillsammans kring uppdraget. Dessa tillfällen kan både handla om den bild skolledarna fått av sin verksamhet inom det aktuella området, men även om hur uppdragets utförts och erfarenhetsutbyte kring det. Reflektioner från dessa tillfällen ligger också till grund för förvaltningens analys i detta dokument. Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats: 10

65 Systematiskt kvalitetsarbete Förskolornas och förskolechefernas beskrivningar av hur de under läsåret arbetat med Rundan leder till flera reflektioner. De ger generellt en bild av att arbetssättet, när det genomförs som planerat, bidrar till att skapa en verksamhetsnära förtrogenhet med pågående utvecklingsarbete. Analyser grundade på konkreta exempel och särskilda situationer vittnar om kontinuerliga besök. Några förskolechefer och rektorer redogör för läget i sina förskolor/sin skola på ett mer generellt sätt. Det finns beskrivningar som inte utgår från konkreta exempel utan mer beskriver vad som gjorts. Detta väcker frågor kring hur besöken i verksamheten genomförs, hur de dokumenteras och analyseras och hur de återkopplas till medarbetarna. Några uttrycker svårigheterna med att kunna avsätta tid för besöken i verksamheterna. Flera av de utvecklingsområden som ringades in föregående år utifrån förvaltningens kvalitetssystem, är fortfarande aktuella Förslag till åtgärder på förvaltningsövergripande nivå med avseende på systematiska kvalitetsarbetet En förnyad dialog kommer att föras med skolledarna kring hur vi bäst förhåller oss till uppdraget att följa upp arbetet med läroplanernas övergripande mål. Detta arbete kommer att inledas då den nya organisationen är på plats. Nulägesanalyserna bör vara ett dokument att samtala utifrån vid rektorernas och förskolechefernas medarbetarsamtal/lönesamtal. Erfarenheterna av var det pågår positivt utvecklingsarbete sprids till samordnare för nätverk och arbetsgrupper så att de får kunskap om vart man kan vända sig för lyfta goda exempel vid erfarenhetsutbyte. T.ex. vid ALINGSÅS DELAR, Bedömnings- och dokumentationsgruppen, Gruppen för pedagogisk dokumentation och de olika nätverken. Hur man tar tillvara de identifierade utvecklingsområden som inte förs in i kommande utvecklingsplan, som identifierats men inte prioriteras av olika anledningar, kommer att förtydligas i kvalitetssystemet. Eventuella förändringar i kvalitetssystemet kan behöva göras utifrån vad som beslutas om GR-enkäten kontra Skolinspektionens enkät. Förskoleenkäten kommer att förändras till innehåll och struktur och genomföras under hösten fr.o.m Utvecklingsarbetet Det framgår tydligt att förskolechefer och rektorer på de allra flesta håll upplever ett mycket gott arbetsklimat, något som även bekräftas i GRenkäten. Det finns många exempel som vittnar om respekt, tillit, nyfikenhet och glädje. Det systemiska och styrkebaserade förhållningssättet som ligger i linje med barn- och ungdomsförvaltningens vision, Lust att lära, verkar vara väl utbrett inom både förskola, skola och fritidshem. De ringar på vattnet detta arbete ger är svår att överblicka, men det är glädjande att se att både kunskapsmål och trivselenkät har fortsatt höga resultat. På vissa håll behöver Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats: 11

66 man dock lägga sitt utvecklingsfokus på detta. Utvecklingsarbetet som handlar om vilket förhållningssätt vi vill ska råda kommer alltid att vara en viktig del att prioritera, ett kontinuerligt utvecklingsområde. Matematiklyftet upplevs gett goda effekter i verksamheten och många skolor väljer att gå vidare med det arbetet i en någon mindre omfattning. Skolverkets arbetsmetod kring matematiklyftet var mycket uppskattat och på flera håll har man tagit till sig modellen och applicerat på språk och andra ämnen. Det handlar i grund och botten om en god struktur för kollegialt lärande. Flera verksamheter, både inom förskola och skola bedömer att organisatoriska delar behöver komma i första rummet, för att sedan kunna starta olika utvecklingsarbeten. I och med att nya förskolor byggs, nya verksamheter och grupper tillkommer och skolledare byts ut, så kommer det alltid finnas ett antal enheter där strukturerna behöver vara i fokus. Likaså är bedömningsarbetet ett utvecklingsarbete som ständigt är aktuellt. Inom fritidshemmen behöver styrdokumenten lyftas och synliggöras mer och dokumentationen utvecklas. Förslag till åtgärder på förvaltningsövergripande nivå med avseende på utvecklingsarbetet Översyn av organisationen med syfte att renodla skolledaruppdraget på förskola respektive skola Fortsatt fokus på det systemiska förhållningssättet genom gemensam läscirkel på skolledardagarna, introduktion för nyanställda, mm Genomföra ett ALIINGSÅS DELAR per termin för verksamheterna förskola, fritidshem, skola 1-6 och skola 7-9 för att dela kunskaper ch erfarenheter och leva den lärande organisationen Språkutveckling barn som väcker funderingar inom förskolan långsiktig, förvaltningsövergripande plan följs Ta fram en långsiktig plan för Fritidshemmens utvecklingsarbete, i samverkan med nätverket Fortsatt satsning på nätverk, utbildning och ALP-besök för personalen på fritidshem Fortsatt stöd för de skolor som vill satsa på Matematiklyftet Samordning kring Läslyftet, Lust att läsa, Läsande klass Bedömningsstöd genom Bedömnings- och dokumentationsgruppen för grundskola och Dokumentationsnätverket i förskolan, nätverkande för Praktisk- estetiska ämnen, kontinuerligt stöd och utvecklingsarbete kring UNIKUM o Pluttra, Utbildningsinsatser inom IKT för alla verksamheter, på alla plan; olika kunskapsmässiga nivåer, digitala läromedel, dator/ipadsanvändning, ändrade undervisningssätt, pedagogiska system mm, mm Implementera och intensifiera arbetet utifrån Handlingsplan för ökad närvaro Iakttagelser Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats: 12

67 Denna del av kvalitetsarbetet berör i första hand det pedagogiska utvecklingsarbetet på enheterna, men även vissa andra faktorer blir synliggjorda. Delar som särskilt nämns är: Svårigheter att lyckas med alla delar av uppdraget då skolor är allt för små. Kompetensen i personalgruppen blir inte tillräckligt bred, verksamheten blir mer utsatt vid personals frånvaro då det dels är svårt för dem som är kvar att täcka upp samtidigt som det är svårare att få vikarier till ytterområdena. Det är svårt att vara med i de nätverk/fortbildningar som andra skolor kan ha representanter till. En lärare kan inte delta i t.ex. fyra olika nätverk. Därmed missar man fortbildningsmöjligheter och information. Få barn i barngrupper/klasser gör det svårt för barnen att hitta kompisar, vilket är en viktig del för utveckling och lärande. En allt mer slimmad organisation har på flera ställen gett upphov till att tidigare väl fungerande samarbeten, t.ex. mellan olika avdelningar inom förskola och fritidshem, mellan fritidshem och skola, skola och andra aktörer m.m. avstannat. Flexibla lösningar för barn med behov av stöd i form av enklare punktinsatser uteblir. Tid för reflektion i arbetslagen försvinner vilket medför att viktigt erfarenhetsutbyte runt elever och undervisning uteblir och utvecklingsarbete avstannar. Den svåra vikariesituationen lyfts på flera håll som orsak till utvecklingsarbete inte kunnat prioriteras i den utsträckning som man önskar. Bl.a. sedan den nya skollagen trädde i kraft har skolledare en mycket ansträngd arbetssituation då det administrativa ansvaret ökat medan det pedagogiska uppdraget kvarstår i sin helhet. Detta i kombination med att antalet medarbetare ligger på snitt 43 samt att resurserna till barn i behov av stöd upplevs bristande skapar en stressituation vilket kan vara orsaken till att Rundan-besöken ibland inte getts tillräckligt hög prioritet. Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats: 13

68 Ärende 7 Uppföljning av stödprocesser 2015

69 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Irene Lidén Direktnr: Beteckning: BUN Uppföljning av stödprocesser 2015 Ärendebeskrivning En sammanställning är gjord av antal upprättade åtgärdsprogram, modersmålsstöd och elevers långvariga frånvaro utifrån skolornas Nulägesanalyser. Förvaltningens yttrande Antalet åtgärdsprogram har minskat i förvaltningen och skolorna följer nu gällande riktlinjer. Modersmålsstödet behöver utvecklas och detta gäller särskilt studiehandledningen. För att öka närvaron i skolan har förvaltningen arbetat fram en handlingsplan som ska samverkas i förvaltningens lokala samverkansgrupp och därefter implementeras i skolorna. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden tar del av uppföljningen och lägger den till handlingarna. Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Irene Lidén Utvecklingschef

70 Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

71 Datum: Handläggare: Iréne Lidén Direktnr: Beteckning: Uppföljning av stödprocesser i grund- och särskola Sammanställning av elevers åtgärdsprogram, Sv2, modersmålsstöd, och frånvaro för läsåret 2014/15 Åtgärdsprogram Antal åtgärdsprogram 13/14 Antal åtgärdsprogram 14/15 Pojkar Flickor Pojkar Flickor Sammanfattning 245 elever hade under läsåret14/15 ett upprättat åtgärdsprogram. Motsvarande siffra för läsåret tidigare var 431. Minskningen följer den trend som är i landet efter införandet av nya riktlinjer. Skolorna har under läsåret tagit del av Skolverkets allmänna råd, Arbete med extra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram och har anpassat sitt arbete efter det. Det har inneburit att färre åtgärdsprogram upprättas och mer stöd ges inom klassens ram i form av extra anpassningar, helt enligt gällande riktlinjer. Skolorna anger att rutinerna för upprättande av åtgärdsprogram fungerar bra. Dock påpekar några F-5 skolor att de behöver implementera rutinerna för anmälan om elevs stödbehov ytterligare. De flesta åtgärdsprogram upprättas för elever i behov av språkstöd, t.ex dyslexi, språkstörning eller koncentrationssvårigheter samt för de som riskerar att inte nå målen i ett eller flera ämnen trots anpassningar inom klassen. Rektorerna upplever att de har en god struktur på möten med elevhälsan då elever i behov av särskilt stöd lyfts och samarbetet fungerar väl. Fler skolor har nu lagt in kontinuerliga möten mellan arbetslag och elevhälsa för att i tidigt skede uppmärksamma elever i behov av stöd samt för att ge pedagogerna stöd i att bemöta och anpassa undervisningssituationen. Det hälsofrämjande och förebyggande arbetet har prioriterats mer och elevhälsan har arbetat på att ha högre tillgänglighet för elever och personal. Flera skolor beskriver att de lyckas bättre med anpassningar av miljön och att anpassa metoderna efter elevers behov. Stora klasser gör det dock svårt för pedagogerna att ge eleverna det stöd de behöver. Fritidshemspersonalens arbete i klass möjliggör det till viss del, men inte tillräckligt. Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

72 En skola beskriver hur man använt sig av skolsköterskans analys av hälsosamtal. Efter behov som framkom i analysen har man arbetat särskilt med en elevgrupp vilket gett ett positivt resultat. Flera skolor har funnit bra struktur och rutin när det gäller kunskapsuppföljningen för eleverna och för övergångarna mellan stadier finns goda rutiner. Utvecklingsområden Utveckla dokumentationen av extra anpassningar Öka samarbetat mellan elevhälsa och arbetslag för att bättre kunna fördela resurser efter behov Stärka lärarnas kompetens kring vissa funktionshinder Utveckla elevhälsans hälsofrämjande och förebyggande arbete med mer fokus på grupp och organisation genom bl.a handledning av pedagoger Fortsätta tydliggöra ärendegången och anmälan av elevs stödbehov till rektor Utveckla och arbeta efter ett s.k. årshjul för skolan och elevhälsoteamet där viktigt händelser under året blir tydligt Utveckla en mer varierad undervisning och satsa på IKT-verktyg i första hand för elever med läs- och skrivsvårigheter men även för elever med matematik svårigheter SV2, Modersmålsundervisning och studiestöd på modersmålet 13/14 14/15 Elever med annat modersmål Antal elever som läser enligt SV Antal elever som har modersmålsundervisning Antal elever som har studiehandledning på modersmålet Sammanfattning Elever med annat modersmål än svenska har ökat under läsåret vilket ställt ett större krav på mottagande och organisation av modersmålsundervisningen. Även elever som läst svenska som andraspråk har ökat. Flera rektorer anger att studiehandledning för eleverna i åk1-6 har saknats. Utvecklingsområden Ett bättre samarbete med med förberedelseklassen och flyktingmottagare är viktigt. Det skulle underlätta för mottagande lärare med tydligare information om var varje elev befinner sig i sin Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

73 utveckling. En kartläggning av varje elevs skolkunskaper behöver göras. Då många elever inte fått studiehandledning på sitt modersmål måste organiseringen av den ses över. Elevers långtidsfrånvaro Antal elever som är långvarigt, fullständigt, frånvarande 13/14 14/15 Frånvaro som pågått i: Flickor Pojkar Flickor Pojkar 1 - < 2 månader månader - < 1 termin termin - < 1 läsår läsår eller mer Sammanfattning Den långa frånvaron för många elever är mycket oroande för skolan och för förvaltningen. Frånvaron för pojkar har minskat betydlig under detta läsår medan den ligger på ungefär samma nivå för flickorna. Flera och många olika försök görs för att få eleven till skolan igen. För de elever med stor frånvaro har elevhälsa i samverkan med vårdnadshavare, socialtjänst och Bup försökt hitta individuella lösningar för att komma tillrätta med elevens frånvaro. Alingsås modellen SamTidigt har varit till stor hjälp för att återföra elever till skolan. Skolan har under frånvaron sett till att undervisningen upprätthållits. En handlingsplan för ökad närvaro har arbetats fram av förvaltningen. Planen ska under hösten förankras i förvaltningens samverkansgrupp, dock arbetar flera skolor redan efter liknande rutiner. Utvecklingsområden Implementera och arbete efter förvaltningens handlingsplan för ökad närvaro Finna nya utanför boxen lösningar för vägen tillbaka till skolan Upprätthålla och utveckla samverkan med Socialförvaltning i modellen SamTidigt Iréne Lidén Utvecklingschef Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

74 Ärende 8 Administrativ stöd för elever och pedagoger - molntjänst

75 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Susanne Bergqvist Direktnr: Beteckning: BUN Administrativ stöd för elever och pedagoger - molntjänst Ärendebeskrivning I flerårsstrategi har barn- och ungdomsnämnden under mål 5 ett åtagande att vidareutveckla de digitala kommunikationsvägarna för medborgare och personal. Det handlar om att vidarutveckla och effektivisera administrativt stöd för pedagogisk personal. Detta ärende handlar om att barn- och ungdomsnämnden i enlighet med SKL:s E- samhälle i praktiken samt Vägledning om molntjänster i skolan ska fatta beslut om igångsättande och användande av molntjänsten Google Apps for Education (GAFE) i verksamheten från och med Uppföljning av ärende 68 Dnr BUN där godkännande togs att molntjänster används i verksamheten och att förvaltningen arbetar vidare med införande av molntjänster enligt Datainspektionens riktlinjer. Detta ärende hanteras både i barn- och ungdomsnämnden och utbildningsnämnden. Förvaltningens yttrande Användningen av molntjänster i skolan så som Google Apps for Education och Office 365 har ökat i svenska kommuner. En molntjänst är ett system eller funktion som tillhandahålls och driftas helt via Internet. Det kan vara exempelvis lagring eller en uppsättning av programvarutjänster. Molntjänster erbjuder elever och pedagoger hög grad av flexibilitet, mobilitet och tillgänglighet och möjliggör ett effektivare lärande. Material nås oavsett digitalt verktyg och var helst det finns internetuppkoppling. Datainspektionen och SKL har utformat ett ramverk för kommuner som ska införa molntjänster i verksamheten. I enlighet med dessa har nu Barn- och ungdomsförvaltningen tillsammans med Utbildningsförvaltningen och kommunens IT-enhet i projektform genomfört den PuL-bedömning och riskanalys av molntjänst som rekommenderas. Inom denna har frågor som behandling av personuppgifter, informationssäkerhetsbedömning samt ett juridiskt utlåtande från kommunjurist genomförts (utlåtande från kommunjurist bifogas). Projektgruppen har gjort konsekvensanalyser kring hantering av e-post samt dokumenthantering för personal, vilka har lett till beslut om begränsningar.

76 Till införandet kommer förvaltningens dokumenthanteringsplan uppdaterats utifrån den hantering som beslutats utifrån konsekvensanalyserna. En lagringsyta för känsliga och integritetskänsliga personuppgifter tillhandahålls. Innan verksamheterna startar kommer en utbildning genomföras för skolans GAFEansvarig. Personalgrupper på skolorna utbildas sedan tillsammans med skolans ansvarige och förvaltningen. Förvaltningen informerar elever, vårdnadshavare och personal om GAFE, hur den fungerar och hur personuppgifter kommer att behandlas. Förvaltningen tar fram riktlinjer för användandet av molntjänsten GAFE för personal. Riktlinjerna innehåller de kontrollfunktioner förvaltningen använder för att säkerställa att GAFE används korrekt och att information lagras i enlighet med dokumenthanteringsplanen. GAFE har inga kostnader i sig då systemet är gratis. Dock finns det kostnader för teknisk implementering, både intern och extern. Implementeringen och förarbetet driv i projektform. Kostnader för att få alla delar på plats och komma i drift genererar en tjänst till kommunens IT-enhet och kommande tjänstekatalog. Tjänsten blir en löpande driftskostnad. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden beslutar att molntjänsten Google Apps for Education (GAFE) ska startas igång för användning i verksamheten från och med Exp: Utbildningsnämnden Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Susanne Bergqvist IKT-samordnare Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

77 Datum: IKT-samordnare Handläggare: Magnus Nilsson Direktnr: Beteckning: PM Övervägande kring införande av Google Apps For Education (GAFE) som lärverktyg i Alingsås Ärendebeskrivning Funktionellt sett framstår GAFE som tilltalande digitalt pedagogiskt verktyg. Konstruktionen av verktyget, en sk molntjänst, innebär att användarnas information lagras på servrar som kan befinna sig både inom och utom EU. Det europeiska dataskyddsdirektivet, och den svenska personuppgiftslagen (PUL), som bygger på direktivet, ställer krav på hur personuppgifter hanteras. Genom att Google uppdaterat sitt personuppgiftsbiträdesavtal för GAFE finns nu möjlighet för personuppgiftsansvariga nämnder att teckna sådant avtal och använda tjänsten på ett sätt som överensstämmer med PUL. Vid ett sådant införande behöver vissa överväganden göras. SKL har tagit fram ett material till stöd för nödvändiga bedömningar vid införande av sk molntjänster: molntjanster.1996.html Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet för PUL, har även tagit fram underlag: Datainspektionen har även tagit fram en checklista för hantering av personuppgifter i skolor: All slags information som kan kopplas till en enskild individ omfattas av begreppet personuppgifter till exempel namn, adress och personnummer. Även information som beskriver någon eller på annat sätt kan härledas till en enskild individ såsom filmer, bilder, pseudonymer och krypterade uppgifter kan vara personuppgifter. I skolverksamheten är det som regel skolans huvudman som är personuppgiftsansvarig för all hantering av personuppgifter som utförs på skolan. För kommunala skolor innebär det att den ansvariga nämnden är personuppgiftsansvarig. I friskolor ansvarar styrelsen eller motsvarande funktion. Den personuppgiftsansvarige har ett skadeståndssanktionerat ansvar för att all hantering av personuppgifter som utförs på skolan är tillåten enligt Alingsås kommun Postadress: Alingsås, Besöksadress: Rådhuset, Stora torget Telefon: , Fax: kommunstyrelsen@alingsas.se

78 personuppgiftslagen. Personuppgiftsansvaret kan aldrig överlåtas eller delegeras. Även när en enskild lärare på eget initiativ väljer att använda en molntjänst, exempelvis som ett pedagogiskt verktyg i undervisningen, är det huvudmannen som ansvarar för att all hantering av personuppgifter i tjänsten är laglig. Av denna anledning är det viktigt att det finns tydliga instruktioner om vem som är behörig att teckna bindande avtal med en molntjänstleverantör. Skolans huvudman är enligt lag skyldig att teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal som reglerar behandlingen av personuppgifter med leverantören av molntjänster. Det avtalet måste även säkerställa att molntjänstleverantörens underleverantörer blir bundna av samma villkor som gäller för molntjänstleverantören. Om personuppgifter kommer att överföras till länder utanför EU/EES-området måste huvudmannen också kontrollera att det sker på ett lagligt sätt. Till exempel genom att parterna tecknar EU-kommissionens standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter till tredje land. När en molntjänstleverantör som är lokaliserad i USA är ansluten till Safe Harbor-principerna utgör detta en laglig grund för överföring av uppgifter till USA. Den ansvarige huvudmannen måste alltid teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med molntjänstleverantören. Avtalet ska bland annat reglera att molntjänstleverantören inte får hantera personuppgifterna som registreras i molntjänsten för egna syften. Om känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter kommer att hanteras i molntjänsten ställs särskilt höga krav på säkerheten för att skydda uppgifterna ifråga. Normalt sett är det inte lämpligt att hantera sådana uppgifter i den typen av molntjänster det är fråga om här. Utöver att teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal har skolans huvudman ansvar för att genomföra en grundlig riskanalys för att bedöma om det är möjligt att anlita en molntjänstleverantör för behandling av personuppgifter. Sveriges Kommuner och Landsting har gett ut en Vägledning om molntjänster i skolan med tillhörande riskanalys. Det är viktigt att huvudmannen tar fram instruktioner till lärare och elever om vem som är behörig att teckna bindande avtal för huvudmannens räkning vilka personuppgifter som får hanteras i en molntjänst hur personuppgifter får hanteras i en molntjänst vad som gäller vid publicering av film och bilder på enskilda om, och i så fall hur, en molntjänst som tillhandahålls via huvudmannen får användas av lärare och elever för privat bruk vilka konsekvenser användning i strid med instruktionerna kan medföra. Det är inte tillräckligt att inhämta samtycke från elever och målsmän för att behandla personuppgifter i en molntjänst om behandlingen i sig inte uppfyller kraven i personuppgiftslagen. Skolans huvudman måste kunna informera elever och lärare om hur deras personuppgifter behandlas i en molntjänst. Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Rådhuset, Stora torget Telefon: Fax: E-post: kommunstyrelsen@alingsas.se Webbplats:

79 Yttrande Förutsatt att en grundlig riskanalys genomförts enligt SKL:s rekommendation och denna landat i bedömningen att det är möjligt att anlita en molntjänstleveratör för behandling av personuppgifter lämnas följande rekommendationer och synpunkter: Respektive personuppgiftsansvarig nämnd bör ta beslutet om att teckna personuppgiftsbiträdesavtalet med ett uppdrag att verkställa beslutet. Angående vilka uppgifter som får hanteras i tjänsten påverkar detta vilken grad av säkerhet som krävs. Det är därför av största vikt att tydligt beskriva vilka uppgifter som får hanteras i tjänsten. Instruktion om hur tjänsterna får användas. Kontrollrutiner, dels att känslig information finns där den ska finnas, dels att känslig information inte finns på fel plats. En beskrivning av vad som händer vid felaktig användning. Dokumenthanteringsplan kan behöva uppdateras så både gallring och arkivläggning kan fungera. En planerad ingång så väl som utgång från den tänkta tjänsten med hänsyn till informationshanteringen. En utbildningsplanering som omfattar både lärare och elever ger förutsättningar för korrekt användning. Magnus Nilsson Kommunjurist Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Rådhuset, Stora torget Telefon: Fax: E-post: kommunstyrelsen@alingsas.se Webbplats:

80 Ärende 9 Avslut IT-stödsystem för elevhälsan 1-5 år, Diadem

81 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Lena Lager Hult Direktnr: Beteckning: BUN Avslut IT-stödsystem för elevhälsan 1-5 år, Diadem Ärendebeskrivning Sekretessdiariet Diadem var förvaltningens första system att registrera sekretesshandlingar. Systemet har understött uppgifter för 1-5-åringar i avvaktan på att denna ålderskategori skulle kunna överföras till nytt IT-system. Detta kommer nu att ske under hösten 2015 genom IT-systemet ProReNata (PRN). Förvaltningens yttrande Uppgifter förs över till PRN kommer (t ex via scanning) utifrån de behov som finns inom verksamheten. Diadems samlade dokumentation kommer därefter att överföras till centralarkivet i enlighet med dokumenthanteringsplanen. IT-systemet Diadem kommer att stängas ner fr om januari Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden beslutar om avslut per 31 december 2015, av ITstödsystemet Diadem. Exp: Kommunarkivarie, KLK Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Lena Lager-Hult Administrativ chef Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

82 Ärende 10 Remiss angående Biblioteksplan

83 Biblioteksplan för Alingsås kommun Styrande dokument De allmänna biblioteken styrs sedan 1997 av en lag, SFS (1996:1596), som genom sin utformning är en ramlag med stor möjlighet för huvudmännen, i de flesta fall kommunerna, att sätta en lokal prägel på verksamheten. Efter ett tillägg i lagen från 2005 ska varje kommun och landsting/region upprätta en biblioteksplan som ska omfatta både folk- och skolbibliotek. Detta slogs också fast i den nya bibliotekslagen som började gälla I Alingsås sorterar folkbiblioteken under Kultur- och fritidsnämnden (KFN). Skolbiblioteken regleras av Skollagen (2010:800) som föreskriver att elever i samtliga skolformer med undantag av förskola och förskoleklass ska ha tillgång till skolbibliotek. I Alingsås sorterar skolbiblioteken under Barn- och ungdomsnämnden (BUN) och Utbildningsnämnden (UN). Vision Alingsåsarna är en läsande befolkning med goda förutsättningar att bilda sig och delta i det demokratiska samtalet. Bibliotekens mål Alla invånare ska uppleva biblioteken som tillgängliga, aktuella och angelägna när det gäller att söka information och få läslust. Alla barn och elever ska få en så god biblioteksservice att den utgör ett tydligt stöd i språkutveckling och studier. Åtgärdsplan Allmänheten Biblioteken bidrar till det demokratiska samtalet och speglar samhällsdebatten genom tidningar, tidskrifter och litteratur, genom att vara en arena för föreläsningar och kulturprogram, genom att via sina medier och programpunkter bidra till att alingsåsarna ökar sin förmåga att uttrycka sig i tal och skrift. Bibliotekets datorkurser samt läxhjälpsservice verkar i samma syfte.

84 Under perioden ska: Alingsås läser inledas som ett 4-årigt projekt där alingsåsarna läser en gemensam bok efter modellen Stockholm läser där man varje år sedan 2002 läser en bok med anknytning till staden för stärka sammanhållning och ge en grund för gemensamma aktiviteter. Ansvarig nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Ett litterärt residens upprättas där Alingsås tillsammans med Partille och Åmål är en satellit till Strömstad, som är projektägare. I Alingsås ska inriktningen vara mot barn och ungdom. Ansvarig nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Prioriterad målgrupp 1: barn och unga Ett flertal utredningar har på senaste tiden pekat på en oroande utveckling bland unga när det gäller läsförståelse och förmåga att ta till sig mer komplexa texter, vilket kan medföra försämrade studieresultat i skolämnen 1. Detta har en sammansatt orsaksbild men forskning visar på ett tydligt samband mellan läsvanor och läsförmåga 2. Skolbiblioteken har här en viktig funktion. Närhet till och dagligt umgänge med litteratur ökar möjligheten att grundlägga goda läsvanor. Skolbibliotek ska också fylla en viktig funktion som pedagogiskt verktyg i undervisningen. Kartläggningen av kommunens skolbibliotek som genomfördes under våren 2013, visade en stor diskrepans mellan standarden på skolornas biblioteksverksamhet, där ingen var av tillräckligt god kvalitet för att uppfylla skollagens intentioner och Skollagens krav (bilaga 1). Under perioden ska: Tre centralt finansierade och placerade skolbibliotekarier anställas med ansvar för att bygga en effektiv och kvalitetssäkrad skolbiblioteksverksamhet i hela kommunen. Ansvarig nämnd: Barn- och ungdomsnämnden Ett skolbiblioteksråd bildas med personal från berörda förvaltningar och elevrepresentanter. Detta råd ska arbeta med frågor om samordning av mediaplanering, utbildningsplanering och andra samordningsfrågor av intresse för den kommunövergripande skolbiblioteksverksamheten. Ansvariga: alla nämnder med biblioteksansvar. En gemensam databas för alla biblioteksmedier i kommunen byggas för ett effektivt resursutnyttjande. Ansvarig nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Samband mellan lässtrategi och läsförståelse 2 SOU 2012:10 - Läsarnas marknad, marknadens läsare

85 Prioriterad målgrupp 2: personer med annat modersmål än svenska Invånare med annan kulturell eller språklig bakgrund än den svenska har ofta speciella behov och ställer krav på biblioteksverksamheten angående utbud, arbetssätt och bemötande som är viktigt att planera för. Under perioden ska: ett moderniserat och anpassat bestånd av litteratur och andra media på våra nationella minoritetsspråk samt andra språk som vanligt förekommer i kommunen och regionen och som efterfrågas av våra besökare byggas och underhållas. Ansvarig nämnd: Kultur- och fritidsnämnden stöd och vägledning ges till vuxenstuderande för att de snabbt och effektivt ska kunna slutföra sina studier. Detta görs genom ett aktivt uppsökande arbetssätt och samverkan mellan berörda förvaltningar. Även om stödet i första hand gäller personer med annat språk än svenska som modersmål gäller servicen självklart alla vuxenstuderande. Ansvarig nämnd: Utbildningsnämnden läxhjälp erbjudas till studerande på alla nivåer (exkl. universitet och högskola), gärna i samarbete med volontärer. Ansvarig nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Prioriterad målgrupp 3: personer med funktionsnedsättning Alla som med anledning av psykisk eller fysisk funktionsnedsättning har svårt att ta del av bibliotekens traditionella utbud ska ha och få tillgång till både digitala, inlästa titlar och fysiska böcker. Under perioden ska: Rörelsehindrade, som inte på annat sätt kan få hjälp, få hemleverans av böcker samt litteraturvägledning. Ansvarig nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Personer med läsfunktionsnedsättning via MTM, Myndigheten för Tillgängliga Medier, eller på plats i biblioteken få tillgång till över inlästa titlar. Olika mediebärare (bok, CD, datorfil) ska erbjudas efter behov. Ansvarig nämnd: Kultur- och fritidsnämnden Bibliotekens publika datorer ha stöd för syntetiskt tal, textförstoring och andra hjälpmedel som underlättar tillgången till elektroniskt baserad information. Ansvarig nämnd: Kultur- och fritidsnämnden

86 Sammanfattning Denna plan syftar till att ge alla som bor eller vistas i kommunen tillgång till fri information och ett kvalitativt utbud av litteratur och andra medier, en inspirerande och kreativ ickekommersiell mötesplats, stöd för studerande i form av läsplatser, fritt wifi, utskrifts- och kopieringsmöjligheter samt läxhjälp. På så sätt blir biblioteken en plattform för det demokratiska samtalet och det fria ordet med rätt och förmåga att uttrycka sig. Genom en förbättrad kommunikation strävar vi efter att nå ännu fler, främst bland de prioriterade målgrupperna. Det viktigaste uppdraget i planen är de läsfrämjande insatserna som vänder sig till barn och unga genom bokprat, läsecirklar, skrivarkurser, författarbesök och samverkande insatser med andra aktörer som syftar till att ge de unga ett språk med ett rikt ordförråd och en god läsförståelseförmåga. Skolbibliotekarier som anställs får i uppdrag att skapa en effektiv skolbiblioteksverksamhet som stöd för eleverna i den pedagogiska miljön och lärprocesserna. Biblioteken ska verka integrerande genom att erbjuda språkcaféer och andra riktade aktiviteter till nyanlända och personer med uppehållstillstånd. Genom databasen Press Display får målgruppen tillgång till dagspress från hemländerna och på vissa språk finns även tryckt dags- och veckopress. Utbudet av litteratur på andra språk än svenska och skolspråk ska också öka. Planen följs upp årligen i årsredovisning och i rapporter från förvaltningarna till de ansvariga nämnderna. Finansiering av insatserna läggs i ordinarie budgetar och Flerårsstrategier.

87 Remiss Sida 1 (1) Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott Registrator Johan Edgren Telefon e-postadress johan.edgren@alingsas.se Begäran om svar/yttrande på remiss Remiss gällande biblioteksplan Kultur- och fritidsförvaltningen har tagit fram ett förslag till ny biblioteksplan som föreslås gälla från och med 2016 till Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har beslutat att sända förslaget på remiss till berörda nämnder med önskan om svar senast den 30 november Förslag till biblioteksplan inklusive bilaga sänds med detta remissbrev till respektive förvaltning för registrering. Remissinstanser Barn- och ungdomsnämnden Utbildningsnämnden Svar ska ha inkommit senast: 30 november 2015 Yttrandet skickas till kultur- och fritidsförvaltningen för diarieföring. Med vänlig hälsning Pär Hellsten Bilaga: Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts beslut om remiss Förslag till biblioteksplan Skolbibliotek Alingsås juni 2013 Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: kultur.fritid@alingsas.se Webbplats:

88 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Cecilia Knutsson Direktnr: Beteckning: BUN Remiss angående Biblioteksplan Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har beslutat om att sända förslaga till biblioteksplan på remiss till berörda nämnder och vill har svar senast 30 november Förvaltningens yttrande Arbetet med att ta fram förslag till biblioteksplan har skett inom kulturoch fritidsförvaltningen, utan deltagande från barn- och ungdomsförvaltningen. Detta förslag är därmed inte förankrat eller har utgått ifrån de behov som barn- och ungdomsförvaltningen ser kring att utveckla skolbibliotekens funktion. Förvaltningen ställer sig därför frågande till de förslag som har tagits fram, samt hur dessa förslag ska finansieras. Förvaltningen efterfrågar ett gemensamt arbete med att ta fram förslag till en gemensam Biblioteksplan för Så att det förslag som tas fram är förankrat och att förslag går att realisera, samt att den som har ansvaret kan finansiera nya uppdrag och åtaganden. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden tillstyrker ej det förslag till Biblioteksplan som har skickats ut på remiss. Exp: Kultur- och fritidsnämnden Utbildningsnämnden Barn- och ungdomsförvaltningen

89 Cecilia Knutsson Förvaltningschef Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

90 Ärende 11 Sammanträdestider för Barn- och ungdomsnämnden 2016

91 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Magdalena Tavakol Karlsson Direktnr: Beteckning: BUN Sammanträdestider för Barn- och ungdomsnämnden 2016 Ärendebeskrivning Barn- och ungdomsnämnden ska fatta beslut om sammanträdesdagar för 2016 för nämnden (BUN) och arbetsutskottet (AU). Det första mötet i januari 2016 har redan beslutats av Barn- och ungdomsnämnden, Arbetsutskottets första sammanträde infaller den 19 januari och Barn- och ungdomsnämnden den 26 januari. Förvaltningens yttrande Barn- och ungdomsförvaltningen har upprättat ett förslag till sammanträdesdagar under AU kl BUN kl jan 26 jan 9 feb 23 feb 8 mars 22 mars 12 april 26 april 10 maj 17 maj 7 juni 21 juni 13 sep 27 sep 11 okt 25 okt 8 nov 22 nov 6 dec 13 dec I januari, maj och december har AU och BUN lagts med en veckas mellanrum. Sammanträdena är lagda på det viset för att på ett bättre sätt kunna tillgodose att ekonomiska rapporter biläggs till AU och nämnd så att de snarast efter månadsskifte tas upp och därmed är så aktuella som möjligt, samt att ärenden därmed kan gå vidare för handläggning till kommunledningskontoret inför beredning till kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Gruppmöten för Barn- och ungdomsnämnden har i år varit förlagda innan Barn-och ungdomsnämndens sammanträde och på begäran förekommit mellan föredragningar och beslut. Förvaltningen föreslår samma arbetssätt för 2016.

92 Tid för Barn- och ungdomsnämndens heldag med flerårsstrategi samt tid för kvalitetsträffar återkommer förvaltningen med senare. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden beslutar om sammanträdesdagar 2016 enligt ovan. Exp: Kommunstyrelsen Övriga nämnder Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Magdalena Tavakol Karlsson Förvaltningssekreterare Godkänd av: Cecilia Knutsson Titel: Datum:

93 Ärende 12 Dokumenthanteringsplan för Barnoch ungdomsnämnden 2016

94 Datum: Barn- och ungdomsnämnden Handläggare: Magdalena Tavakol Karlsson Direktnr: Beteckning: BUN Dokumenthanteringsplan för Barn-och ungdomsnämnden 2016 Ärendebeskrivning Barn- och ungdomsnämnden har att besluta om reglering av bevarande och gallring som ska tillämpas på verksamheternas allmänna handlingar. Detta görs i nämndens dokumenthanteringsplan. I planen tas även in viss reglering av handlingar som inte är allmänna. Barn- och ungdomsnämnden antog den senaste planen , som gällt under 2014/2015. En reviderad dokumenthanteringsplan har nu tagits fram och ska gälla för Förvaltningens yttrande Förvaltningens nuvarande dokumenthanteringsplan gäller för år 2014/2015. Planen bör med jämna mellanrum revideras så att förvaltningen följer de lagar och regler som styr hanteringen av allmänna handlingar. Under året har den nuvarande dokumenthanteringsplanen genomgått en mer omfattande revidering där förvaltningen sett över varje dokumentstyp och hanteringen kring dessa. Kommunarkivarien har konsulterats i detta ärende och har varit behjälplig i form av muntliga och skriftliga synpunkter och utlåtanden. Under 2016 kommer förvaltningen fokusera på planens struktur, planen behöver bli mer användarvänlig i form av tydligare indelning och rubriker. Likaså kan det finnas behov av andra strukturella förändringar som beror på renodlingen av verksamhetsansvar för förskola och grundskola. Dessutom kan införandet av molntjänst Google App (GAFE) medföra ytterligare behov av reglering i dokumenthanteringsplanen. Vid behov kommer därför dokumenthanteringsplanen att revideras under perioden. Frågor kring E-arkiv och dess framtidsstrategi kvarstår. Inga direkta strategier har i nuläget kunnat tas fram kring E-arkiv, men förvaltningen arbetar löpande med planen. Barn- och ungdomsförvaltningen inväntar kommunövergripande strategier gällande E-arkiv. Gällande gallring i Procapita har utredningen lagts vilande då ett arbete med att skapa en effektiv överföring mellan Procapita och ProReNata prioriterats. Gallringsutredningen kommer att återupptas under Detta kan medföra att ett nytt gallringsbeslut kommer att föreslås nämnden.

95 Ett förslag till Dokumenthanteringsplan för med bilagor är framtaget och ska fastställas av barn- och ungdomsnämnden, se bilagor. Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden beslutar att anta dokumenthanteringsplan för Barn- och ungdomsförvaltningen Cecilia Knutsson Förvaltningschef Magdalena Tavakol Karlsson Förvaltningssekreterare

96 Dokumenthanteringsplan 2016 Barn- och ungdomsförvaltningen Alingsås kommun Dnr: BUN Senast antagen av Barn-och ungdomsnämnden

97 Innehållsförteckning 1. Inledning Digitala handlingar - bevara och gallra Procapita Asynja ProReNata Övergripande organisation Digitala register/it Sociala medier Barn- och ungdomsnämnden Kansliadministration Personal Ekonomi Barn och elever Kunskapsdokumentation Barn- och elevärenden Barnomsorg (förskola, fritidshem, pedagogisk omsorg) Skolskjuts Barn och elever, övrig administration Kost

98 1. Inledning Barn- och ungdomsförvaltningens dokumenthanteringsplan syftar till att reglera den gallring, rensning och överföring till kommunarkiv av allmänna handlingar som finns inom verksamhetsområdet. Planen revideras kontinuerligt till följd av förändringar verksamheten eller av ny reglering inom det juridiska området som styr arkivbildningen. Även några handlingar som i juridisk bemärkelse inte är att betrakta som allmänna handlingar har tagits med i syfte att underlätta hanteringen av dessa dokument. Arkivbildning och gallring inom barn- och ungdomsförvaltningen styrs bland annat av arkivlagen (1990:782, ändrad senast 2004:787) och Alingsås kommuns arkivreglemente. Enligt reglementet är kommunstyrelsen arkivmyndighet för Alingsås kommun och ansvarar för barn- och ungdomsnämndens handlingar då dessa överförts till kommunarkivet. Att gallra en allmän handling innebär att förstöra den. Ett gallringsprotokoll ska då normalt sett upprättas och översändas till kommunarkivarien. Att rensa innebär att avlägsna/slänga. Att bevara en allmän handling innebär att handlingen finns kvar för evigt. I regel förs bevarade handlingar över till kommunarkivet efter fyra år. Dessa handlingar återfinns till största delen inom diariesystemet men kan också vara andra typer av protokoll och elevdokumentation. Observera att begreppet handling avser både pappershandlingar och digitala handlingar. Begreppet vid inaktualitet syftar på gallring eller rensning av en handling, då denna inte längre fyller någon funktion eller då informationen förts över till annan databärare. Alingsås kommunledningskontor bistår i vissa fall förvaltningarna med bevarande och gallring. Det gäller främst gallring i vissa kommungemensamma, digitala system. Allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretessbelagda. En offentlig handling ska lämnas ut på begäran. En sekretessbelagd handling ska inte lämnas ut. En menprövning för att bedöma eventuell sekretess måste därför ske vid varje begäran om utlämnande av en allmän handling 1. 1 Se tryckfrihetsförordningen (1949:105), 2:a kapitlet, respektive offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), främst 21:a, 23:e och 25:e kapitlet. 3

99 1.1 Digitala handlingar - bevara och gallra I Alingsås kommun finns inget e-arkiv. Detta innebär att handlingar som diarieförs digitalt även bevaras i papper. Den tekniska utvecklingen fortgår och programmen där handlingar hanteras digitalt har ökat under åren. Under de senaste åren har den digitala arbetsytan utvecklats och vidgats och det ställer krav på ett annat sätt att hantera administration Två betydelsefulla digitala system är Procapita och ProReNata Procapita Procapita Education stödjer barnomsorgs- och skoladministration inom Barn- och ungdomsförvaltningen i Alingsås kommun. Ingen gallring har skett i systemet sedan starten 1997 men avses att starta Asynja Det nya elevärendesystemet ProReNata infördes november Asynjas handlingar fördes över till det nya systemet innan årsskiftet och bevaras där ProReNata ProReNata är ett digitalt elevhälsosystem. Till skillnad från Asynja finns även förskolan med inom ramen för hanteringen av ärenden rörande elever såväl som förskolebarn. Detta innebär att den digitala hanteringen av barnoch elevärenden kommer att utökas inom den digitala sfären. ProReNata är ett skyddat diarium där journal och elevakt bevaras. 4

100 2. Övergripande organisation Handling Hantering Överförs till kommunarkiv Arbetsmaterial Enkätundersökning via webben (GR) - sammanställning av svar - svar, underlag E-post - av ringa betydelse Gallras utan protokoll Gallras vid inaktualitet Gallras utan protokoll Efter fyra år Anmärkning Rensas under villkor att materialet ej tillför ärendet sakuppgift. I annat fall ska materialet registreras. Diarieförs. E-post som tillför ett ärende sakuppgift ska registreras i det ärendet. - av vikt Fotografier över verksamheten Informationsskrifter och broschyrer, original Inkommande handlingar - av tillfällig/ringa betydelse 2 - av vikt Efter fyra år Efter fyra år Här avses fotografier som tas i dokumentationssyfte. Övergripande nivå, t.ex.dokumentation av ett bygge, invigning av ny skola etc. Gallras vid inaktualitet, se anm Skickas löpande till kommunarkivet Efter fyra år (diarieförda h.) Lokal arbetsplan Efter fem år Krispärm Ledning- och informationsplan för Gallras utan protokoll Pliktexemplar: 7 ex till Kungliga biblioteket, Sthlm Handlingar av vikt diarieförs eller, om de tillhör ett elevärende, scannas in och registreras i ProReNata. Se bilaga 1. Efter fyra år Diarieförs Innehåller anhöriglistor, elevlistor m.m. Uppdateras löpande. 2 Handlingar av tillfällig/ringa betydelse är till exempel följande: - reklam - kopior, dubletter mm utan funktion då original bevisligen finns på annat ställe - förfrågningar, meddelande av tillfällig betydelse - handlingar som inkommit för kännedom och inte föranlett någon åtgärd om de i övrigt är av ringa betydelse 5

101 extraordinära händelser Nulägesanalys Efter fyra år Diarieförs. (benämns tidigare kvalitetsredovisning) Ordningsregler Efter fyra år Rektor upprättar. Förvaras på skolan tills det överförs till kommunarkivet efter fyra år. Polis- och skadeanmälan Projekt, t ex ALP, Lust att lära Protokoll, administrativa rektorer Protokoll, styrgrupp digitalt elevhälsosystem Protokoll, enhetsråd och annan föräldrasamverkan Protokoll, ledningsgrupp förvaltningsnivå Protokoll, ledningsgrupp teamnivå Protokoll, skolenhets- Gallras efter två år Kopior skickas till säkerhetssamordnare./klk och ekonomiavd./klk. (Vid anmälan via internet skrivs kopior ut i papper.) Se bilaga 3, Gallringsråd för projekthandlingar. Projektledare ansvarar. Efter fyra år Administrativ chef ansvarar. Efter fyra år Tidigare namn: Asynja styrgrupp numera PRN styrgrupp Efter fem år Riktlinjer för enhetsråd upphävda, BUN Efter fem år Efter fyra år Avser beslutsprotokoll. Protokoll, skolledare Protokoll, teamadministratörer Protokoll, verksamhetsmöte Protokoll, Västbus styrgrupp Riktlinjer, rutiner, strategier och planer 3 Efter fem år Efter fyra år Efter fyra år Efter fyra år Efter fyra år Efter fyra år Diarieförs. Vid redaktionella revideringar läggs uppdaterat dokument även i kommunens 3 Detta innefattar diverse styrdokument som upprättas eller revideras av olika funktioner inom BOU-kontoret eller av enheterna, ibland i facklig samverkan, till följd av lagstiftning, förändring i organisation eller dylikt. Exempel: jämställdhetsplan, riktlinje för mottagande av elev från annan kommun, riktlinje för BOU:s webbpublicister, likabehandlingsplaner. 6

102 Systematisk logguppföljning (åtkomstkontroll ProReNata) dokumenthanteringssystem, för närvarande Alfresco, och speglas ut på kommunens intranät. Gallras Efter två år Listor över loggade personer dras ut i papper och förvaras i pärm. Ansvarig: verksamhetschef för skolhälsovården. Synpunkter Efter fyra år Diarieförs. Meddelas nämnden löpande. Se Klagomålsrutin. Telefonsvarare, röstbrevlåda, SMS, MMS - av ringa betydelse - av vikt Tillsyn över fristående verksamhet Gallras vid inaktualitet utan protokoll se anm Efter fyra år Diarieförs. Meddelanden av vikt gallras efter att de skrivits ut och startat eller tillförts ett ärende. Tjänsteanteckning Efter fyra år Diarieförs eller, om det gäller en sakuppgift i elevärende, registreras i ProReNata. Jfr FL 15. 7

103 3. Digitala register/it Handling Hantering Överförs till kommunarkiv Economa, personalmodul systemdokumentation Förteckning över datorprogram och - system Elevärendesystem (ProReNata) - digitalt Kommunportalen (BOU:s sida) Anmärkning Efter fyra år Diarieförs Efter fyra år Diarieförs Rensas vid inaktualitet Kontinuitetsplan Efter fyra år Diarieförs i systemet och journalerna överförs sedan till gymnasiet. Pluttra Procapita systemdokumentation Unikum Dokumentation i förskola- portfolio. Se under portfolio. Efter fyra år Diarieförs inkl. flödes-schema (se bilaga 5).Kartläggning och utredning kring gallring i Procapita fortskrider, kommer ej vara klart till årskiftet 2015/2016. Nytt gallringsbeslut förslås nämnden vid ett senare skede. Dokumentation förskoleklass/grundskola Unikum innehåller: - Information om pedagogiska planeringar och matriser - digital IUP (se individuella utvecklingsplaner) 8

104 3.1 Sociala medier Riktlinjer för sociala medier har fastställts av kommunstyrelsen. Under hösten 2014 kommer arbete pågå på central kommunnivå med att revidera riktlinjerna. När riktlinjerna på nytt reviderats av kommunstyrelsen kan behov uppstå att revidera denna dokumenthanteringsplan. Handling Hantering Överförs till kommunarkiv Webbsida på annan hemsida, inlägg - handling av tillfällig betydelse - handling av vikt - ögonblicksbild/ skärmdump Gallras vid inaktualitet Efter fyra år Anmärkning För definitioner, se Riktlinjer för sociala medier inom BOU-förv. Diarieförs/registreras 9

105 4. Barn- och ungdomsnämnden Handling Hantering Överförs till kommunarkiv Anmärkning Beslut Efter fyra år Diarieförs Delegationsbeslut Efter fyra år Diarieförs Delegationsförteckning I-Pad, avtal om Kallelser AU, BUN och budgetdag Närvarolistor från sammanträden Protokoll AU, BUN och budgetdag Efter fyra år Diarieförs Gallras efter mandatperiodens slut Gallras efter tio år Efter fyra år Protokollsbilagor Efter fyra år Följer protokollet Tjänsteskrivelser Efter fyra år Diarieförs Tjänstgöringsrappor ter - kopior Gallras efter två år Gallring sker efter att förtroendevald lämnat in sitt arbetsverktyg. i Platina digitalt, sökbart på respektive möte. Originalet sänds till KLK/LÖN. Underlag till beslut Efter fyra år Diarieförs. Inkomna eller upprättade handlingar. Yrkande Inlämnat yrkande i papperform gallras vid inaktualitet. Yrkanden förs in i protokollet och bevaras där. 10

106 5. Kansliadministration Handling Hantering Överförs till kommunarkiv Anmärkning Arkivbeskrivning Efter fyra år Diarieförs Diarieförda handlingar Efter fyra år Sekretessmarkeras i förekommande fall. Diarielistor Efter fyra år Diarieplan för respektive år Gallringsprotokoll - original - kopia Intern kontroll med ingående dokument Leveransbevis - original - kopia Personuppgiftsbiträ de, avtal med samt instruktion för PUL - anmälan av behandling av personuppgifter till p-ombudet PUL - begäran om registerutdrag Gallras vid inaktualitet Efter fyra år Omedelbart Efter fyra år Diarieförs Gallras vid inaktualitet Omedelbart Följer leveransen till kommunarkivet. Diarieförs Diarieförs ihop med PUL-förteckningen. Instruktionen som bilaga. Efter fyra år Efter fyra år Diarieförs Diarieförs PUL-förteckning Efter fyra år Diarieförs Svar på förfrågningar fr SCB, Skolverket, SKL m fl Gallras efter två år 11

107 6. Personal Handling Hantering Överförs till kommunarkiv Ansökningshandling ar som avser ledigförklarad tjänst - annons - ansökan - förteckning över sökande - anställningsbeslut Ansökan, spontan Anställningsavtal Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet (automatiskt) Anmärkning Ansökan inkl bilagor bevaras i personakten/klk för den som får tjänsten. Samtliga ansökningar ligger i 3 år i Offentliga jobbs system. Pappershandlingar scannas in i systemet. Anställningsbeslutet bevaras i personakt/klk. Återsänds till sökanden direkt I personakt/klk Anställningsavtal -kopia Gallras efter fyra år Original till den anställde. Kopia finns på KLK i personakten. Kopior sparas även på barnoch ungdomskontoret. Gallras efter fyra år för att möjliggöra spårbarheten om vilka anställningsbeslut som har meddelats nämnden. Efter fyra år Diarieförs. Avser Arbetsmiljöverkets utredningar. Arbetsskada Registreras i LISA. Se rutin på kommunportalen/personal. Arbetstidsschema Arbetsmiljöutredningar Avgång/entledigande, anmälan om Rensas vid inaktualitet Skickas till KLK I personalakt/klk Avgångsstimulans I personalakt/klk Avgångsvederlag - original - kopior Gallras efter två år I personalakt/klk Belastningsregister, utdrag ur - nyanställd personal -vikarier Skickas direkt till personakt/klk Skickas direkt till 12

108 -VFU personakt/klk Gallras efter praktiktidens slut VFU= verksamhetsförlagd utbildning. Då studenter från högskolan gör sin praktik. Diariekort avslutade personalärenden Efter fyra år Diarieförs Disciplinärenden I personalakt/klk Företagshälsovård, underlag till faktura Företrädesrätt -Begäran om Förhöjd sysselsättningsgrad - ansökan om Gallras efter tio år Biläggs fakturan. Materialet låses in, se dnr BUN, I personalakt/ KLK I personalakt/klk Ledigheter, beslut om Läkarintyg, kopia - vid rehabärenden - vid annan sjukskrivning Gallras efter två år I personalakt/klk Avser facklig ledighet, längre tjänstledigheter samt semestertimmar. Original återlämnas till arbetstagaren Läkarintyget ska registreras i rehabsystemet. I första hand ska det föras in manuellt i systemet, i andra hand förs uppgifter över till blankett som skickas till löneenheten. Lärarlegitimation Lärarlyftet och förskollärarlyftet - ansökan - antagningsbesked Registreras i Winlas. Gallras efter fem år Gallras efter fem år I personalakt/klk Gäller förskollärare och lärare grundskolan. Handlingarna skickas först till handläggande tjänsteman på Barn- och ungdomsförvaltningen. Därefter skickar den handlingarna till personakt/klk. -studieintyg/ kursbevis Skickas till personakt/klk Läsår och arbetsår Efter fyra år Diarieförs Medarbetarsamtal - Underlag Meddelande om ny lön Gallras utan protokoll vid Är arbetsmaterial. Rensas vid inaktualitet, d.v.s. när nästkommande medarbetarsamtal hålls. Inaktualitet= vid tiden för nästa lönerevision 13

109 Medvetandesamtal, anteckning om Personaltäthet, kommunal och enskild förskola, fritids och ped. omsorg inaktualitet I personakt/klk Efter fyra år Diarieförs och redovisas nämnden 4 ggr/år. Protokoll, APT Efter fem år Respektive chef ansvarar för att maila protokollet till fackliga företrädare. Protokoll, arbetsmiljö (handlingsplan) Efter fem år Protokoll, FSG Efter fyra år Kopia på protokoll ska finnas publicerad i dokumenthanteringssystemet Alfresco. Protokoll, LSG Efter fem år Kopia på protokoll ska finnas publicerad i dokumenthanteringssystemet Alfresco. Protokoll, MBL Efter fyra år Respektive enhet förvarar protokollet. Protokoll, MBL rehab Rehab - utredningar - uppföljningssamtal, kopior Risk och konsekvensbedömn ingar Särskilt beslut gällande anställningar, 6 mån Efter fyra år Respektive enhet förvarar protokollet. Gallras vid inaktualitet Efter fyra år Diarieförs Efter fyra år Diarieförs Ärendet startas i Adato samt i Platina. Hela utredningen skrivs under i papper och förvaras i akt på skolan. Sammanfattning skrivs och skickas tillsammans med hela utredningen till registrator i brev märkt Avslut rehab. Registrator avslutar ärendet i Platina (diarieför bara sammanställningen) och skickar handlingarna till personakten/klk. Tillbud Registreras i digitalt system för närvarande LISA. Se rutin på intranätet/personal. Tjänstgöringsbetyg Original till den anställde. Kopia till personakt/klk. Tystnadsplikt, löfte om I personakt/klk. Uppsägningar p g a arbetsbrist - underlag Se anm Se MBL-protokoll 14

110 - beslut - signerad turordningslista - omplaceringshandlingar Utbildningsintyg/ examensintyg Utvecklingsplaner, individuella. Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser Varsel - beslut om Gallras efter tio år Gallras vid inaktualitet I personakt/klk I personakt/klk I personakt/klk Gallras vid nästkommande utvecklingssamtal Tex.: om beslut om tidsbegränsad anställning ej kan erhållas. Original skickas till facket. 15

111 7. Ekonomi Handling Hantering Överförs till kommunarkiv Beslutattesträttigheter Avtal av betydande vikt Avtal av ringa betydelse Bokföringsorder/ avstämningslistor Budget och Prognos personalbudget, personuppgifter i Anmärkning Efter fyra år Diarieförs. Delegationsbeslut hos respektive chef. Efter fyra år Diarieförs Gallras två år efter upphörd giltighet Gallras efter tio år Gallras utan protokoll Budgetverifikationer Gallras efter tio år T ex. kopiering, leasing Alla centrala avtal diarieförs. Arbetsmaterial Delårsrapporter Efter fyra år Diarieförs Direktupphandling Gallras efter fyra år Om inte avtal finns använd direktupphandling Fakturakrav/ underlag ställda till barn/elever p g a skadegörelse, Gallras efter tio år Flerårsstrategi BUN Efter fyra år Diarieförs Underlag skickas till och hanteras av BOUkontoret Följesedel Gallras efter tio år Om fakturan innehåller nödvändiga uppgifter kan följesedeln gallras tidigare. Hyreskontrakt Efter tio år (gäller avslutade kontrakt) Interkommunala avtal (gällande barn/elev) Internfakturor, utfärdade underlag Internfakturor, betalda Gallras tio år efter upphörd giltighet Gallras efter två år Gallras efter tio år Ett original förvaras hos FABS samt ett på BOU-kontoret. Internfakturor behandlas digitalt i IoF. Internfakturor behandlas digitalt i IoF. 16

112 Inventarieförteckning Efter fem år Inventering ska göras årligen på respektive 4 enhet. Göra en för varje år. Tänka på att den gamla ska bevaras. Kundfakturor, kopia samt underlag ihop Kundfakturor, förslagslista Gallras efter tio år Rensas vid inaktualitet Kvitton/rekvisitioner Gallras efter tio år Leverantörsfakturor och -reskontra Rekvisitioner Statsbidrag - ansökan - inkommet beslut Stipendier och fonder - ansökningar - beslut Tilläggsbelopp, inom kommunen - ansökan - beslut Tilläggsbelopp, fristående förskolor och skolor - ansökan - beslut Utanordningar, fristående enheter, kopior Utanordningar, skolskjutsersättning ar Årsredovisning inkl bilagor Se anm Gallras efter två år, se anm Gallras efter tre år Gallras efter fem år Gallras efter två år Gallras vid inaktualitet Efter fyra år Gällande barnomsorgen ingår debiteringslistor och underlag, inklusive tilläggstid och extradebitering. Förslagslistor betraktas som arbetsmaterial, se kap 2. Övergripande organisation. Papperskvitton/rekvisitioner sparas (kvitton scannas och bifogas i fakturan i IoF). KLK hanterar genom IoF. Om man tar emot pappersfaktura ska den skickas till Fakturor. Rekvisitionen gallras efter 10 år om inte fakturan innehåller nödvändiga uppgifter. Diarieförs. Efter fyra år Diarieförs Ansökningarna förvaras i pärm på kontoret. Till beslutet diarieförs även sammanställning över inkomna ansökningar. Förskolor och skolor ansöker hos rektor utvecklingsenheten Diarieförs. Obs myndighetsutövning. Original skickas till KLK (lön). (Kopia finns på BoU) 4 Förteckningen ska uppdateras kontinuerligt och innefatta stöldbegärliga inventarier såsom digitalkameror, mobiltelefoner, maskiner, kopiatorer, utrustning i slöjdsalar och dylikt. De skall märkas. Datorutrustning som hanteras av IT-funktionen ingår inte i enhetens förteckning. Förteckningen sparas på G: under Inventarieförteckning. Ange enhetens namn, inköpsår, anskaffningsvärde, placering, verifikationsnummer, leverantör och beskrivning. Vid avyttring noteras orsak (fyll också i blankett). 17

113 18

114 8. Barn och elever 8.1 Kunskapsdokumentation Handling Hantering Överförs till kommunarkiv Anmärkning Avgångsintyg, kopia Efter fem år Original till vårdnadshavare. Avser elever utan slutbetyg. Betyg Efter fem år Slutbetyg i original med rektors underskrift ges till eleven. Avser också betyg efter prövning. Betyg, upplästa Efter fem år Avser betygshandlingar från gymnasiets IVprogram som lästs upp, både för gamla och nytillkomna elever. Betygskataloger Efter fem år Alla koder ska vara utskrivna i klartext. Betygsstatistik, egenupprättad Diagnostiska prov åk 2 Egenproducerad material som får stor spridningseffekt Egenproducerade läromedel Efter fyra år Diarieförs. Efter fem år Rektor beslutar om proven ska göras. Efter fem år Pliktexemplar 7 ex till Kungliga biblioteket i Stockholm. (Detta sköts vanligtvis av tryckerier). Efter fem år I den mån kompendier, foton, diabilder, videoinspelningar eller multimediepresentationer produceras på skolan för att användas i undervisning bör ett exemplar av varje bevaras. Elevarbeten Lämnas till eleven Lämnas ut löpande till eleven. Elevens val, beslut om Individuella utvecklingsplaner med skriftliga omdömen, inkl handlingar i ansl till utvecklingssamtal Efter fyra år Diarieförs. Rektor fattar beslut på delegation varje läsårsstart. Bevarande av IUP, Beslut i Kommunfullmäktige 77, Alla IUP finns i Unikum, äldre IUP nås via Tietos tillhållslicens. Kunskapsprofiler sammanställningar 19

115 av ämnesprov/nat. prov - sv - en - ma Modersmålsundervisning - årlig förteckning över elever Skolans val, beslut om Skoldagens omfattning, beslut om Skriftlig bedömning/ avgångsintyg Skriftliga omdömen se individuella utvecklingsplaner Språkval, erbjudande av Studieomdömen inom grundsärskolan Undervisningstid, fördelning av samt beslut om ytterligare Ämnesprov Gallras efter tre år Efter tre år Efter fem år Följer klasslistorna. Efter fyra år Diarieförs. Rektors beslut. Efter fyra år Diarieförs. Rektor fattar beslut på delegation varje läsårsstart. Skriftl bedömn får elever som ej nått målen eller som avslutat ett språkval. Slutbetyget bevaras och skriftliga bedömningen/avgångsintyget scannas in i ProReNata (skickas ej till kommunarkiv då den ligger i PRN-diariet). Efter fyra år Diarieförs. Rektor fattar beslut på delegation varje läsårsstart. Efter fyra år Diarieförs. Rektor fattar beslut på delegation varje läsårsstart. - i svenska - i svenska som andraspråk - i matematik - i engelska - i kemi - i fysik - i biologi Gallras efter fem år Gallras efter fem år Efter fem år - i spanska - i tyska Gallras efter fem år Genomförs på frivillig basis. 20

116 - i franska - geografi - historia - religion -samhällskunskap Gallras efter fem år 8.2 Barn- och elevärenden Handling Hantering Överförs till kommunarkiv Anhörigblankett Ansökan om annat sätt att fullgöra Gallras vid inaktualitet Efter fyra år Anmärkning Bör uppdateras varje år 21

117 skolplikten Anteckningar - innehållande sakuppgift - arbetsmaterial Befrielse fr deltagande i obl inslag i undervisningen, beslut om BVC-journal Gallras vid inaktualitet Återlämnas till regionen Anteckning innehållande sakuppgift i ärende förs löpande i ProReNata. Minnesanteckningar på elever i SU-grupper gallras senast efter avslutat läsår, efter att sakuppgifter överförts till ärendet i ProReNata. Upprättas i ProReNata. Återlämnas till VGR då barnet slutar i verksamheten Delegationsbeslut Upprättas i ProReNata. Se delegationsförteckning. Disciplinpåföljd 5 - utredning inför beslut - beslut Upprättas i ProReNata. Elevakt Då eleven slutar i verksamheten Förtursplaceringar enligt SL 8:5,7 - utredning - delegationsbeslut - omprövning Inskrivningsblankett -elev från annan kommun -aktivt val (när elev önskar gå i annan skola utanför upptagningsområde t) Gallras vid inaktualitet Korrespondens (t ex via e-post) - av vikt Särskoleelevs akt får överföras till gymnasiesärskolan med samtycke, KF Se bilaga. (Avser pappersakten.) Inga handlingar i PRN ska skickas till kommunarkivet i väntan på E-arkiv. Upprättas i ProReNata. När eleven slutat sin skolgång kan handlingarna gallras på intagningsenheten. Sakuppgifter som tillförs ärendet, antingen via in- eller utgående mail eller brev, registreras i ProReNata. 5 Inför beslut om tyngre disciplinpåföljder ska en utredning skrivas. Disciplinpåföljder är utvisning, kvarsittning, skriftlig varning, tillfällig omplacering, tillfällig placering vid annan skolenhet, avstängning av elev samt omhändertagande av föremål. 22

118 - av ringa betydelse Gallras vid inaktualitet Kränkande behandling eller diskriminering - incidentrapport - anmälan om - utredning - åtgärdsprogram - uppföljning Ledighet för elev, ansökan och beslut - under 10 dagar/lå - över 10 dagar/lå Gallras efter ett år Gallras vid inaktualitet Ska scannas in i ProReNata om det anses aktuellt Upprättas i ProReNata. Anmälan och utredning om kränkning meddelas alltid huvudmannen Gallras efter läsårets slut. Rektor beslutar. Registreras i ProReNata. Modersmålsundervisning - beslut om - ansökan om Mottagande från annan kommun - yttrande från hemkommunen - utredning Närvaro- och frånvarouppgifter -ogiltig frånvaro -vid långvarig ogiltig frånvaro Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Sparas i Procapita Upprättas i ProReNata. Upprättas i ProReNata. (Beslut, se Delegationsbeslut ) Ogiltig frånvaro överförs från Edwise in till Procapita. (Gallringsfunktion finns ej. Tidpunkt för inköp av gallringsmodul ej fastställd). Rektor gör en anmälan till BUN (anmälan upprättas i ProReNata). Olycksfallsskada, registrering av (blankett) Placering vid skolenhet- nekande Gallras efter ett år Pågående process om elevers olycksfallsskador ska registreras i LISA. Förskolebarns olycksskador handhas av förskolechef tills ny rutin fastslagits. 23

119 beslut Protokoll, elevhälsomöte Psykologjournal inkl utredning - bilagor Resursskola - ansökan om plats - behovsanmälan - utredningar Samtycken, vårdnadshavare Skolhälsovårdsjournaler Socialtjänsten, anmälan till Svenska som andraspråk, beslut om Särskilt stöd 6 - anmälan om - utredning av - beslut Särskola - ansökan om inskrivning - beslut för elev (diverse) Särskola, information inför övergång till annan särskola Särskola, intyg om genomgången Gallras då barnet/eleven slutar i verksamheten Upprättas/scannas i ProReNata anm. hette tidigare elevvårdskonferens (EVK) i ProReNata Utredningsbilagor såsom observationsanteckningar bevaras i papper tills barnet slutar i verksamheten. Upprättas/scannas in i ProReNata. Scannas in i ProReNata. i ProReNata(se bilaga 2), Journalen följer eleven till gymnasiet inom kommunen. Avtal finns om utbyte av journaler i original med alla kommunens friskolor. Frågan om framtida övergång till ett framtida e-arkiv utreds av kommunen. Upprättas i ProReNata. Upprättas i ProReNata Upprättas i ProReNata. Ansökan finns i ProReNata. Kan skrivas ut från filarkivet och användas utanför ProReNata. Ska dock scannas in på eleven sen. Beslut om inskrivning fattas på delegation. Upprättas i ProReNata. Upprättas i ProReNata 6 Beslut i ärende om särskilt stöd kan innehålla beslut om att upprätta eller inte upprätta åtgärdsprogram, anpassad studiegång, placering i enskild undervisningsgrupp eller enskild undervisning. 24

120 utbildning Särskola, medicinsk bedömning Särskola, psykologisk bedömning inkl bilagor Särskola, pedagogisk bedömning Särskola, social bedömning Tillbudsanmälan - elever - barn 1-5 år Tilläggsbelopp, extraordinärt stöd Uppflyttning av elev, beslut om Västbus -inbjudan -gem. handlingsplan -utvärdering Gallras efter tre år Dokumenteras i ProReNata Dokumenteras i ProReNata Dokumenteras i ProReNata Dokumenteras i ProReNata Pågående process om elevers tillbud ska registreras i LISA (idagläget sparas dessa i pappersform). Förskolebarns tillbud handhas av förskolechef tills ny rutin utarbetats. Anmälningarna sammanställs årligen av rektor/förskolechef. Beslut och utredning scannas/dokumenteras i PRN. Dock oklart då en del elever går i fristående verksamheter. Om det finns i pappersform hur ska det sparas/gallras? Upprättas i ProReNata. Inbjudan och handlingsplan scannas in i ProReNata. Åtgärdsprogram Upprättas i ProReNata. Myndighetsutövning. Se bilaga. Överklagande, elevärende Scannas in i ProReNata. Barn- och ungdomskontoret upprättar ärende i diariet med alla ingående handlingar. Gäller alla myndighetsutövningsärenden. 25

121 8.3 Barnomsorg (förskola, fritidshem, pedagogisk omsorg) Handling Hantering Överförs till kommunarkiv Ansökan om placering, omplacering Gallras vid inaktualitet utan protokoll. Anmärkning Avbetalningsplan Diarieförs. Delegationsbeslut adm chef. Avgiftreducering - beslut - underlag Debitering, underlag för 7 Delad faktura - blankett Hälsouppgift Inkomstkontroll via Skatteverket - kontroll - underlag Inkomstuppgift Köuppgift Gallras tio år efter inkomstår Gallras efter tio år Gallras efter tio år Gallras då barnet slutar i verksamheten Gallras efter tio år Gallras tre år efter inkomstår Gallras med automatik vid placering utan protokoll. Över 1 månad = delegationsbeslut adm chef. Diarieförs. Under 1 månad = rektors beslut. Diarieförs. Avser ej BVC-journaler. Loggbok Rensas Arbetsmaterial Vårdnadshavare registrerar själva via e- tjänst/blankett som sedan förs över till Procapita. Månadsrapport, kö Efter fyra år Diarieförs. Redovisas nämnden löpande. Pedagogisk omsorg - ansökan - utredning - beslut Personuppgifter vårdnadshavares och elevers 8 Efter fyra år Ärendet diarieförs. Nämndbeslut. Avser ny verksamhet. Procapita gallringsfunktion finns ej (är tilläggsfunktion som beställs särskilt av leverantören). Tidpunkt för inköp av 7 Scheman, inkomstuppgift, placering, delad faktura, allmän förskola, lovverksamhet. 8 Med personuppgifter avses i detta dokument, gällande både elever, barn, vårdnadshavare och sammanboende: namn, adress, telefonnummer, e-postadress, personnummer, ev. syskon till barnet, ev. växelvis boende. 26

122 gallringsmodul ej fastställd. PUL kräver gallring. Placeringsförteckning Efter fem år Pappershandling. Uttag vid varje årsskifte utförs av planeringsfunktionen/kontoret. Sökperiod Placeringsuppgift, Digitala handlingar avses. Digital gallring diverse uppgifter 9 utreds vidare. Placering - meddelande om - svar på meddelande Portfolio Schema - papper (förskola) - papper (fritids) - digitalt Sekretessuppgifter i diariesystemet Diadem Utanordningar barnomsorg, kopia och faktura Uppsägning av plats - beslut - underlag Uppsägning av plats, förälders begäran Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras fem år efter inkomstår Gallras utan protokoll Gallras fem år efter inkomstår Gallras efter tio år Gallras efter två år Meddelande gallras när svar inkommit. Svar gallras när barnet registreras. Förskolan erbjuder vårdnadshavarna att få med sig materialet hem då barnet slutar i förskolan. Detta gäller även portfolio som ligger digitalt. När barnet slutar i verksamheten ligger dokumentationen kvar ett år efter det och gallras sedan. Vårdnadshavare registrerar schema via e- tjänst. I vissa fall kommer uppgiften via papper, varpå den registreras i Procapita. All dokumentation överförs till kommunarkivet efter ett år. Behovsbedömda dokument scannas in i ProReNata. Original på ek.avd./klk Diarieförs. Delegationsbeslut adm chef. Restlängd tas ut varje månad f kontroll av obet. fakturor. Därefter skickas varsel om uppsägn. via ek.avd./klk. Beslutet verkställs om föräldern ej hörs av inom 14 dagar, annars upprättas avbetalningsplan. Skriftlig kommunikation diarieförs. Procapita gallringsfunktion finns ej (är tilläggsfunktion som beställs särskilt av leverantören). Tidpunkt för inköp av gallringsmodul ej fastställd. 9 Med placeringsuppgift avses placering på enhet (respektive förskola, skola, fritidshem), avdelning eller klass, resultat i ämnesprov, betyg, elevens val, ev. vårdnadsbidrag, ev. placering i grundsärskola, ev. skolskjuts, ev. förtur, ev. kontaktperson på invandrarenheten, debitering och ev. ekonomisk skuld. Se också PUL-förteckning, dnr BUN. 27

123 Vårdnadsbidrag - ansökan - uppsägning - utanordning, kopia - beslut Gallras vid inaktualitet Gallras efter två år Efter fyra år Del.beslut adm chef. Diarieförs. Del.beslut adm. chef. Diarieförs. 8.4 Skolskjuts Handling Hantering Överförs till kommunarkiv Ansökan om skolskjuts - vid växelvis boende - av hälsoskäl (sekretess) - vid överklagat ärende - övriga Gallras efter två år Efter fyra år Efter fyra år Efter fyra år Anmärkning Diarieförs i ett eget ärende. ProReNata Diarieförs i ett eget ärende. ProReNata Diarieförs i ett eget ärende. ProReNata Delegationsbeslut Efter fyra år Delegationsbeslut plan. sekr. Beslut som överklagas samt beslut vid växelvis boende, diarieförs i eget ärende. Korrespondens/epost i verkställighetsfrågor Listor - kvittens Gallras efter två år Gallras vid inaktualitet utan protokoll Läkarintyg Efter fyra år Diarieförs. Registerutdrag ur belastningsregistret, entreprenör Skolskjutslistor (=underlag) Tillbud anmälan skolskjutsar Gallras utan protokoll när avtalet gått ut. Gallras vid inaktualitet Efter fem år Gallras när nya kort kommer. Inaktualitet = när avtalet gått ut. 28

124 Tilldelningsbeslut efter upphandling Tystnadsplikt för entreprenör, löfte om Efter fyra år Delegationsbeslut AU. Diarieförs. Gallras vid inaktualitet Upphandling, kopior - underlag - utvärdering - offert - avtal Utlåtande, elevhälsan Gallras vid inaktualitet Överklagande Efter fyra år Diarieförs. Diarieförs. Original bevaras på upphandlingsenheten/klk. Diarieförs. Scannas in i ProReNata. 29

125 8.5 Barn och elever, övrig administration Handling Hantering Överförs till kommunarkiv Dator för elev, avtal om Gallras vid inaktualitet Anmärkning Gallras då avtalet löpt ut/eleven slutar i verksamheten. Elevkort historik Omedelbart Tas ut efter åk 9 eller då eleven flyttar fr kommunen. Sorteras i personnummerordning. Fotografering, medgivande Gallras vid förnyelse av medgivande Fotokatalog Efter fem år Foton, digitala Gallras vid inaktualitet Medgivande begärs in varje läsårsstart. Gallras och förnyas ej efter åk 9. Hanteras enligt gällande lagstiftning (PUL) samt kommunens IT-instruktion och riktlinjer för webbpublicister. Klasslistor Efter fem år Med notering om in- och utflyttade Protokoll, elevråd/barnråd/ matråd/klassråd/ miljöråd el. likn. Schema, slutligt för varje klass/läsår och skolenhet Skolkatalog (adresskatalog) Skolpliktsbevakning (inkl elever i friskolor/annan kommun) Val av skola, språk, elevens val (fylls i av eleven) Efter fem år Efter tio år Efter fem år Pliktexemplar 7 ex till Kungliga bibl, Sthlm (sköts som regel av tryckeriet) Efter fyra år Diarieförs. Teamadminsitratörer följer upp kontinuerligt under läsåret. Kontroll sker sept/okt. Gallras vid inaktualitet Uppgiften förs över till Procapita. 30

126 9. Kost Handling Hantering Överförs till kommunarkiv Avvikelserapport Efter fem år Belastningsregister, utdrag ur Projekt - projektdirektiv - uppdragshandlingar - slutrapport Gallras vid inaktualitet Anmärkning Nytt utdrag begärs in vid läsårsstart och ersätter det gamla. Bevarande och gallring handlar om att bedöma värdet på informationsinnehållet i handlingsbeståndet från respektive projekt. Protokoll - utveckling/kostmöte - avstämningsmöte - avtalsråd - avtalsmöte - ISS-möte - kostombudsmöte - kvalitetsuppföljningsråd - gränsdragningsmöte - teammöte rektorer Specialkost, anmälan om Gallras vid inaktualitet Efter fem år Ny anmälan varje läsår, utom avseende anmälan om ej fläskkött vilken gallras efter att eleven slutat. 31

127 Datum: / rev / Handläggare: Maria Amström /Petra Lernås Direktnr: 7063 Beteckning: Riktlinje Journalhantering och arkivering inom Elevhälsans medicinska och psykologiska insats, inklusive BHV journalen, Alingsås kommun Inledning Alingsås kommun har beslutat att alla Elevhälsans medicinska- och psykologiska journaler bevaras för all framtid. Arkivering sker i kommunarkivet. Inför framtiden så behöver bevarandet och arkivering lösas digitalt, i och med digitala journaler. Definitioner: Kommunarkivet =KA : Att en handling skall bevaras innebär att den ej gallras utan skall bevaras för framtiden Gallring: Ta bort handlingar och förstöra allmän handling Rensning: Ta bort oväsentligheter, dubbletter Notera att handlingar inte bara finns i pappersform Även handlingar som finns digitalt skall hanteras enligt dessa riktlinjer. Avtal om lån Vissa journalhandlingar är utlånade från annan kommun till Alingsås elevhälsas medicinska insats. Dessa skall återsändas till hemkommunen efter avslutad skolgång eller från Alströmer gymnasiet. Ingen journaldokumentation sker i dessa journaler. Lokala avtal om utlåning av elevhälsans medicinska journal i original finns inom kommunen med Montessori, Linneskolan och Vittra. Datajournaler Fr.o.m. år 2006 förs Elevhälsans medicinska insats journal i Asynja/Compo Group medical. Psykologjournal förs i Asynja from From har data förts över och hanteras i ProRenata journal. Montessori skolan Globen påbörjade 2010 journaldokumentation i journalsystemet Profdoc/Compu Group medical Hantering Sekretess gäller i verksamhet som avser omhändertagande av patientjournal inom hälsooch sjukvård för uppgift om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållande. Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

128 Dokumenthanteringsplan och lokal dokumenthanterings plan BOU Upprättas och revideras v a år och finns under riktlinjer på BOU/kommunportalen Journalhandling Handlingar som upprättas eller inkommer och som beskriver hälsotillstånd, personliga uppgifter och vårdåtgärder. Handlingarna kan vara i skrift, bild eller avlyssnas. Scanning av alla journalhandlingar, inkl hälsouppgifter och vaccinationstillstånd sker till journalsystemet ProReNata på respektive elev. Kopian gallras efter minst 1 vecka med stöd av dokumenthanteringsplanen lokal administration. Scanning Sker i pdf format. Kopian kan gallras efter 1 vecka. Backup körs varje dygn Elektronisk arkivering Ej genomfört i nuläget Dolda elever Ligger kvar i systemet. Kan aktualiseras vid behov. Säker förvaring av journaler på Elevhälsans medicinska insats mottagningar Journaler skall förvaras så att ingen obehörig kommer åt dem Förvaring av Elevhälsans medicinska journaler i pappersform sker på varje skolenhet i godkänt journalskåp. Förvaras i hängmappar av papper, utan plastfickor. Digitala journaler finns i journalprogrammet ProReNata. Pappersjournalerna bör förvaras utifrån respektive klass och i alfabetisk ordning så att det lätt går att hitta. Vid begäran och utlämning av digital journal görs detta från respektive Elevhälsas medicinska insats eller verksamhetschef för elevhälsans medicinska insats tv då kommunarkivet ej har digital åtkomst till ProReNata. Överlämnande av Elevhälsans medicinska insats journal inom Alingsås kommun Överlämnande av journaler från grundskolan till Alströmergymnasiet sker utan vårdnadshavares/elevens medgivande inom Alingsås kommun (enligt PDL 2008:355 Överlämnande av Elevhälsans medicinska insats journal till skola i annan kommun Sker genom kopior av Elevhälsans medicinska journal. Enligt arkivlagen får inga allmänna handlingar överlämnas utan stöd i lag eller särskilt beslut av kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige i Alingsås har fattat beslut om att Elevhälsans medicinska journaler i original inte får överlämnas till annan kommun beroende på att inte alla kommuner bevarar dessa journaler. Överlämnande av BHV journaler till Elevhälsans medicinska insats Delar av journalen, tillväxtkurva, vaccinationsstatus och epikris lämnas över till Elevhälsans medicinska insats efter medgivande från föräldrar. I vissa fall kan hela journaler överlämnas. Idags läget finns ingen planering för att genomföra detta digitalt. BHV-journal rekvireras från aktuell barnavårdscentral och bifogas Elevhälsans medicinska insats efter medgivande från vårdnadshavare. BHV journalen tillhör Västra Götalands Regionen och är till låns. (Elever födda 2004 och efter som enbart har en digital elevhälsojournal kan om beslut tas, gallras efter att skolgången inom kommunen är slutförd) Upprättande av Elevhälsans medicinska insats journal Journal upprättas i journalsystemet ProReNata vid start i förskoleklass vid skolbyte från friskola inom kommunen vid inflyttning i kommunen. Pappersjournaler skall alltid stämplas med stämpel: övergång till datorjournal och datum. Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

129 Arkivering av journaler på kommunarkivet sker efter minst 1 år för Elev som flyttar till annan kommun under grundskolan. Kopia av Elevhälsans medicinska insats journal och BHV journalen följer eleven efter medgivande från vårdnadshavaren. Originaljournalen sparas minst 1 år på skolan därefter skickas journalen till KA. Elev som flyttar utrikes. Vid kortare utlandsvistelse behålls journalen på skolan. Arkivering av journaler på kommunarkivet sker efter 2 år för Elev efter avslutad gymnasieskola Elev som går på gymnasier utanför kommunen och original journalen är kvar på skolan Elev från åk 9 som ej går vidare till gymnasieskola sparas på grundskolan under 2 år och skickas därefter till KA Elev som gör studieavbrott på gymnasieskolan BVC-journalerna Följer eleven tillsammans med Elevhälsans medicinska insats journal till Alströmergymnasiet Kopia av fösta sidan av BHV-journal (vaccinationerna) skickas tillsammans med kopia av Elevhälsans medicinska journal till gymnasieskola utanför kommunen. Efter avslutad gymnasiegång skickas BHV-journalen till kommunarkivet för vidare transport till Regionarkivet i Vänersborg. Elevhälsans medicinska insats journaler för elever som avlidit under skoltiden arkiveras på KA. Rekvirering och avlämning av Elevhälsans medicinska journaler och BHV-journaler Allmänt Offentlighet och Sekretesslagen 2009:400 styr vilka handlingar som kan sändas kommuner emellan. Vi måste också ta hänsyn till bestämmelser som följer av arkivlagen Elevhälsans medicinska insats journal bör följa eleven från en skola till en annan oavsett kommun och huvudman för att säkerställa en god och säker vård. Journalkopia får inte rekvireras från annan kommun/friskola utan vårdnadshavarens eller myndig elevs tillstånd. Omvänt gäller att vi måste ha detta tillstånd innan vi själva lämnar ifrån oss en journal. Den som rekvirerar journal skall inhämta tillståndet. Vid försändelse av journalhandlingar är det viktigt att dessa kommer till rätt person och rätt adress. Medgivande På medgivandet skall framgå vems journal som eftersänds, person nummer och namn, underskrift av vårdnadshavare/myndig elev eller motsvarande och vart journalen skall skickas. Medgivandet scannas in i journalen Elever som flyttar till gymnasiet inom kommunen noteras på klasslistan för respektive klass. Klasslistan sparas på skolan. Se beslut i lokal dokumenthanteringsplan. Pappersjournaler som skickas inom Alingsås kommun överlämnas personligt i original av skolsköterskan alternativt skickas i igen klistrat kuvert med internpost. Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

130 Flyttar eleven till skola utanför kommunen skickas alltid kopia på journalen. Överlämnande av pappersjournaler klassvis t ex vid stadieövergång i grundskolan och till Alströmergymnasiet Skolsköterskan vid avlämnande skola tar personlig kontakt med skolsköterskan vid mottagande skola för att gå igenom, informera och överlämna journalerna innan sommarlovet. Information som har betydelse för schemaläggning delges innan vårterminens slut, ex diabetes, allergier av särskild betydelse, specialkoster och särskilda funktionshinder/handikapp. Utlämnande av journalkopia till socialtjänst, utredare och/eller myndighet Efter beslut kan det av olika skäl inkrävas journalanteckningar från annan myndighet enligt lag. Medgivande bör alltid eftersträvas från vårdnadshavare. Utlämnande av journalkopia till elev, målsman eller målsmans ombud/försäkringsbolag mm Men prövning av respektive skolsköterska Vid avslag kan omprövning ske enligt delegationsförteckning, utlämning av allmän handling. OBS åldersprövning utifrån elevens ålder och mognad. Slutarkivering i kommunarkivet Skolsköterskan överlämnar pappersjournalerna personligen efter kontakt med KA under juni månad. BHV- och elevhälsans medicinska insats journaler sorteras för sig i person nummer ordning. Skall ej ihop häftas. Slutförvaring av BHV journaler sker i Regionarkivet Vänersborg. Transport dit ombesörjes av KA Elevhälsans medicinska insats journal rensas på lösa lappar av ringa värde och gem. Leverans blankett används och undertecknas av avlämnande och mottagande. Lista på antal avlämnade journaler från vilket år skall medfölja Rekvisition av journal från KA/ Region arkiv Skolsköterskan kan skriftligen rekvirera journal från KA efter tillstånd från vårdnadshavare eller myndig elev. Rekvisition av journal från regionarkiv i Vänersborg kan också förekomma. Sekretess Journalerna skall hanteras och förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. (Offentlighet och sekretesslagen 2009:400 ). Gäller både inom elevhälsans medicinska insats och kommunarkivet. Referenser: Patientdatalagen 2008:355 Informationshantering inom hälso- och sjukvården 2008:14 Arkivlagen (1990:782 ) med ändring (1994:1386) Bevara eller gallra? Gallringsråd nr 2 och 6, Svenska kommunförbundet. Dokumenthanteringsplan lokal administration BUN Cirkulär SKL 09:44 Datum Petra Lernås Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

131 Verksamhetschef Elevhälsans medicinska insats Alingsås kommun, Barn- och ungdomsförvaltningen Postadress: Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 Telefon: Fax: E-post: barn.ungdom@alingsas.se Webbplats:

132 Bilaga 3 PROCAPITA BOU Systemet stödjer barnomsorgs- och skoladministration (aktualiserad ) Kommuninvånarregistret (KIR) förser Procapita med folkbokföringsuppgifter. Kommunen har även Riks-KIR, vilket innebär att personer kan hämtas in från hela landet. KIR Kommuninvånarregistret Uppdatering KIR För att uppdatera uppgifterna görs manuella körningar i systemet. Aviseringarna görs i regel en gång per vecka. Vårdnadshavaruppgifter aviseras var fjärde vecka. Procapita BoU Informationen i Procapita är bunden till flera olika system i kommunen. Flera system är sammanhängande, det vill säga att informationen används och visas via programmens vyer. Exempelvis lärplattform (Edwise) och barnomsorgswebb. E-tjänster kopplade direkt till Procapita Barnomsorgswebb Personalwebb förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg Närvaro/frånvaro skola Registrering av ämnesprov och betyg Integrationer görs mot olika system för att använda korrekt information, vilket att innebär att uppgifter hämtas ut från Procapita och förs in i ett annat system. Exempelvis elevhälsosystemet (ProReNata), barnomsorgsfakturor i ekonomisystemet (Economa) och dokumentationsystem för skola (Unikum). Metakatalog I kommunen används även en metakatalog, en katalog innehållande utvalda personuppgifter. Katalogen används som källa för exempelvis inloggningsuppgifter till kommunens nätverk. Statistik Information behöver även exporteras ut till gymnasieantagningen (Indra) och myndigheter så som SCB, exempelvis betygs- och elevstatistik. Registreringar och utdata På nästa sida presenteras information som registreras och förs ut ur systemet gällande barnomsorg, skolbarnomsorg och grundskola

133 Bilaga 3 Barnomsorg/Skolbarnsomsorg Grundskola Registreringar Utdata Registreringar Utdata Enheter Placering Barnomsorgskö Schema/vistelsetid Hushållets inkomst Taxerad inkomst, från Skatteverket Debitering Avvikande fakturamottagare Delad vårdnad/faktura Dagbarnvårdare Egna manuella uppgifter, ej sökbara, skuld, tidsbegränsade förturer, Vårdnadsbidrag Placeringslistor, bevaras (se dok-plan) Kölistor, rensas Meddelande till vårdnadshavare Debiteringar Meddelande till enheter Statistik av olika slag för olika ändamål Utanordning vårdnadsbidrag Underlag för resurstilldelning inom förskola och skolbarnsomsorg Enheter Placering - Skola - Klass - Grupp Val - Språk - Elevens val - Modersmål Skolskjuts Betyg Ämnesprov i åk 3,5 och 9. Till Skolverket via fil genom SCB Tjänstgöring, lärare och övrig personal Kontaktpersoner för elev Närvaro/frånvaro Klasslistor, bevaras (se dok-plan) Grupplistor, kan rensas Vallistor, kan rensas Skolskjutslistor Utfärdat betyg, bevaras (se dok-plan) Betygskataloger, bevaras (se dok-plan) Ämneskoder med förklaring, bevaras (se dok-plan) Statistik av olika slag för olika ändamål Elevkort åk 9 eller när eleven lämnar vår verksamhet vid flytt mm, bevaras (se dokplan) Underlag för resurstilldelning i förskoleklass och grundskola Närvaro/frånvaro

134

135

136

137