Protokoll fo rt vid a rsmo te fo r Sverok Ga vledala Falun

Transkript

1 Protokoll fo rt vid a rsmo te fo r Sverok Ga vledala Falun Mo tets o ppnande Linnea Risinger fo rklarar a rsmo tet o ppnat. 2. Mo tets beho righet Mo tet fo rklaras beho rigt. 3. Faststa llande av ro stla ngd Mo tet beslutar att faststa lla ro stla ngden till 2 ro stbera ttigade ombud: Anders Granberg, Rotmos, Linus Lindgren, KIB. 4. Faststa llande av dagordning Mo tet beslutar att faststa lla dagordningen. Protokollet a r fo rfattat i enlighet med denna. 4B Adjungeringar Mo tet beslutar att adjungera alla na rvarande ga ster med na rvaro- och yttrandera tt. 5. Val av mo tesordfo rande Mo tet beslutar att va lja Linnea Risinger till mo tesordfo rande. 6. Val av mo tessekreterare Mo tet beslutar att va lja Rebecka Prentell till mo tessekreterare. 7. Val av tva justeringsma n tillika ro stra knare Mo tet beslutar att va lja Mats Weinga rd och Jonas Nordlander till justeringsma n tillika ro stra knare. 8. Verksamhetsbera ttelse Mo tet beslutar att la gga styrelsens verksamhetsbera ttelse fo r 2011 till handlingarna. Se bilaga Ekonomisk bera ttelse med resultat och balansra kning Mo tet beslutar att la gga den ekonomiska bera ttelsen fo r 2011 till handlingarna. Se bilaga Revisionsbera ttelse Mo tet beslutar att la gga revisionsbera ttelsen fra n revisorsersa ttarna till handlingarna. Se bilaga Fra gan om ansvarsfrihet fo r den avga ende styrelsen Mo tet beslutar att bevilja den avga ende styrelsen ansvarsfrihet. 12. Motioner 12A Sa tesort fo r distriktet Mo tet beslutar att i en andra la sning a ndra distriktets stadga 5 till Distriktets sa te a r Falun.

2 13. Faststa llande av verksamhetsplan Mo tet beslutar att faststa lla verksamhetsplan fo r Se bilaga Faststa llande av budget Mo tet beslutar att faststa lla budget fo r Se bilaga Stadgema ssiga val 15A Val av styrelse Mo tet beslutar att va lja fo ljande personer till styrelse fo r Sverok Ga vledala 2012: Ordfo rande: Jonas Nordlander Vice ordfo rande: Cecilia Dahlgren Kasso r: Mats Weinga rd Ledamo ter: Martin Lazar, Lina Svensson, Linus Lindgren Suppleant: Matz Andrén Trollmann 15B Val av valberedning Mo tet beslutar att vakantsa tta valberedningen och uppdrar a t styrelsen att tillsa tta en valberedning under a ret. Detta bo r vara klart senast 31 augusti C Val av revisorer Mo tet beslutar att va lja Robin Hallberg och Anders Granberg till revisorer, med Ulrika Wiborgh och Linnea Risinger som personliga ersa ttare. 16. O vriga fra gor 16A. Mo tet beslutade att: Styrelsen uppdras att till na sta a rsmo te sa kersta lla att no dva ndiga mo teshandlingar finns tillga ngliga i pappersformat fo r mo tets deltagare. 16B. Mo tet beslutade att: Styrelsen uppdras att till na sta a rsmo te ko pa in en ordfo randeklubba, vilket bo r belasta budgetposten Porto. 16C. Mo tet beslutade att: Årsmo tet uppmanar tilltra dande valberedning och styrelse att planera valen info r na sta a rs val pa ett sa dant sa tt att a rets valfo rfarande slipper upprepas. 16D. Mo tet beslutade att: Distriktsstyrelsen uppdras ko pa in en laminatmaskin fo r utla ning till distriktets fo reningar. Anva ndningsomra den kan vara medlemskort, referenskort fo r figurspel, skyltar etc. 16E. Mo tet beslutade att: Årsmo tet uppmanar styrelsen att analysera och fo rso ka a tga rda problemet att sa fa medlemmar kommer pa a rsmo tet. Inbjudan till 2013 a rs a rsmo te bo r skickas till samtliga fo reningsstyrelsers ledamo ter samt genom andra va gar. Fo rslagsvis spridas pa facebook samt hemsida. 16F. Mo tet beslutade att: Styrelsen uppdras att under 2012 ta fram och sprida en la ttillga nglig beskrivning av reglerna fo r projektbidragsanso kningar. Årsmo tet efterlyser exempel pa goda projektbidragsanso kningar. Arbetet skall ske proaktivt. 17. Mo tets avslutande Mo tesordfo rande Linnea Risinger fo rklarar mo tet avslutat.

3 Linnea Risinger, Mo tesordfo rande Rebecka Prentell, Mo tessekreterare Mats Weinga rd, Justerare Jonas Nordlander, Justerare

4 Bilaga 1: Verksamhetsbera ttelse 2011 Arbetet i Sverok Ga vle-dalas distriktsstyrerlse har under 2011 fra mst inriktats pa att utreda vad distriktet a r och go r och va rroll i organisationen har pa ma nga sa tt varit en fo rla ngning av 2010, da behovet av ett fo rtydligande kring detta blev ma rkbart. Vi har arbetat med SWAT-analysen som sto d och detta har utmynnat i formuleringen som sta r pa fo rsta sidan. Vad ga ller ekonomin har vi klarat en av va ra sva raste utmaningar, att fa landstingsbidrag fra n Ga vleborgs la ns landsting. Tack vare en o kad medlemsbas da r har vi i a r fa tt bidraget, kr. Lina, Jonas och Andreas har sko tt arbetet med sja lva anso kan, och Andreas tog ett klargo rande samtal med landstingets handla ggare, fo r att klargo ra verksamheten och medlemstrender. Arbetet i sja lva styrelsen har fungerat bra i perioder, men arbetsfo rdelningen har varit ett problem. Styrelsens sammansa ttning har varit sa dan att vissa personer har kunnat go ra va ldigt mycket arbete, och andra mindre. Detta i kombination med en konflikt kring hur ersa ttningsanso kningar ska hanteras ledde till att Andreas bad om att bli entledigad fra n sitt uppdrag i styrelsen under december ma nad. Vi har efter det arbetat vidare med fyra personer, da revisorerna gav klartecken till det och a tersta ende arbete var att fo rbereda a rsmo tet. Vi har haft ett styrelsemo te i ma naden och i stort fo ljt a rsplaneringen som lades fast i bo rjan av verksamhetsa ret. Vidare har vi under a ret: beviljat projektbidrag enligt ga llande regler La nat ut terra ngen och spelbiblioteket till fo reningar som vill la na Fo rmedlat kontakt mellan fo reningar och stadsbibliotek i Ga vleborg. Genomfo rt en va rvningsinsats riktad mot studenter pa ho gskolan i Ga vleborg, via reklamplats i studieblocket. Insatsen gav inte resultat nog fo r att motivera fortsatta annonser. Arbetsgrupp fo r hemsidan kallades till, men ingen av intressenterna svarade upp na r det kallades till arbetsmo te. Da refter tog Andreas pa sig att fa rdigsta lla hemsidan. Han jobbade med den och skribenter anma lde intresse fo r att skriva pa den. Arbetet fa rdigsta lldes inte och vi har engagerat tva personer fo r att go ra klart hemsidan. Andreas har varit pa ett slag och Lina har ga tt pa ordfo randena tverksmo ten Sponsrat fo reningen Nebulosus fo r medverkan vid julskyltningen i Borla nge Distriktsstyrelsen och fo reningen DIHS arrangerade speldag pa stadsbiblioteket i Falun. Fo reningen DIHS arrangerade Bibliotekslajvet under kva llen, efter sta ngningsdags. Jan och representanter fra n fo reningen KIB fo revisade under dagen figurspel fo r beso kande allma nhet. Vi har klargjort villkoren fo r fo reningars samarbeten med studiefo rbunden. Sveroks avtal med Studiefra mjandet inneba r INTE att alla sverokfo reningar ma ste anva nda Studiefra mjandet. Det a r fritt fram fo r fo reningarna att samarbeta med vilket studiefo rbund de vill.

5 Bilaga 2: Ekonomisk bera ttelse 2011 Året som ga tt Under a ret har distriktets ekonomi varit stabil, ungefa r halva budgeten har fo rbrukats vilket inneba r att styrelsen har varit va ldigt sparsamma. Tittar vi na rmare pa budgeten har endast en post ga tt o ver na mligen lokalhyra detta pga att kostnaden fo r lokalen i Ga vle (5 057kr) togs inte med i bera kningen na r budgeten antogs. Da remot har vi haft ett par kostnader som inte funnits med i budget alls dels sma avgifter fo r administration som porto, kopiering, bankkostnader men a ven styrelsetro jor som tryckts upp fo r de nya medlemmarna. I balansra kningen hade vid a rets inga ng en post fo r oredovisade kvitton dessa har blivit redovisade under a ret och da rigenom belastar dessa kostnader a rets resultat trots att kostnaderna egentligen skulle ha redovisats under 2010 det handlar om utla gg fo r styrelsemo ten, headset samt usb-minnen. Även posten Deposition av tillga ng har fa tt tagits upp som en telefonkostnad pa kr detta skulle egentligen ha gjorts under 2009 men har inte gjorts. Inta kter Vi fick kr av Landstinget Dalarna och inget bidrag alls fra n Landstinget Ga vleborg. Uto ver det har vi a ven fa tt kr fra n Sverok Riks som avser pengar som ska anva ndas till Projektbidrag. Kostnader Sto rre utgifter vi har haft a r dels projektbidrag pa kr samt lokalhyra pa kr. Ser vi till kostanden fo r styrelsemo ten a r den la gre a n pa flera a r med sina kr, detta beror pa dels skypemo ten men a ven att styrelsemedlemmarna har bott va ldigt na ra varandra sa resandet har varit va ldigt begra nsat. Balansposter Distriktet har inga skulder och enda posten som finns om man bortser fra n pengar a r fo rutbetald hyra fo r januari ma nad med kr under tillga ngar. Årets resultat slutar pa plus ,60 kr. Na sta År Vi har fa tt beviljat bidrag fo r Landstinget Dalarna med kr och fra n Landstinget Ga vleborg har vi blivit beviljade kr. Inta kter fo r 2012 blir alltsa kr. Vid a rsskiftet fanns det a ven strax o ver kr pa distriktets konton, da rutav ca kr avser pengarna fo r projektbidrag som vi fa tt fra n Sverok Riks. Jonas Nordlander Kasso r Sverok Ga vledala Falun den 8 januari 2012.

6 Bilaga 3: Revisionsbera ttelse 2011 En fullsta ndig Resultatrapport samt Balansra kning/balansrapport och Rekvisitioner med Rapport per budgetpost (redovisningsprogrammet Edison) har inla mnats fo r a r 2011 a rs verksamhet, Sverok Ga vle Dala. Posterna verkar sta mma, allt ser i stort sett ut att vara i sin ordning. Anma rkningsva rt a r, vilket a ven na mnts i Ekonomisk bera ttelse, ersa ttning fo r gamla kvitton (a r 2010) d.v.s. kostnader som inkommit i efterhand fra n medlemmar i styrelsen och da rmed belastar budget fo r innevarande verksamhetsa r (a r 2011). Det ro r sig om flera personer och tillfa llen och ganska ho ga kostnader/summor i vissa fall och detta bo r undvikas i framtiden, fo r att inte inskra nka pa den budget som a r ta nkt att anva ndas fo r aktuellt verksamhetsa r. Detta pa frestar inte bara budget generellt, utan kan inneba ra att vissa poster la tt o vertrasseras (t.ex. Styrelsemo ten). Tva rekvisitioner saknas (#68; #78) vilket revisorn hoppas kan ra ttas till. Vid na gra tillfa llen finns inga redovisade namn fo r kvitton som omfattar flera personer, t.ex. vid fo rta ring i samband med mo te. Den person som betalat sta r namngiven men det vore bra om samtliga deltagares namn a terfinns pa kvittot. Detta fo r att undvika/eliminiera eventuella diskussioner och misstankar hos intressenter. En del kvitton har saknats i redovisningen, men det har a nda blivit en avseva rd fo rba ttring i hanteringen av detta sedan verksamhetsa ret Vi rekommenderar att man har som rutin att alltid la mna in sina kvitton vid ma nadsslutet till kasso r fo r ersa ttning. Vid granskning av verksamhetsplanen 2011 ja mfo rt med verksamhetsbera ttelsen fo r 2011 konstateras att styrelsen fo ljt sitt uppdrag va l och helt enligt riktlinjerna i dokumentet. Man har inriktat sitt arbete pa det man beslutat om, a ven om utdelningen av projektbidrag till lokalfo reningarna kunnat vara sto rre med ha nsyn till budget och avsiktsfo rklaring i verksamhetsplanen. Vi yrkar, mot att styrelsen tar i beaktande va ra ha nvisningar och rekommendationer enligt ovan: - att resultatra kningen och balansra kningen la ggs till handlingarna, samt - att styrelsen beviljas ansvarsfrihet fo r ra kenskapsa ret... Revisor, Ulrika Wiborgh, Revisor, Anders Granberg, Borla nge Borla nge

7 Bilaga 4: Verksamhetsplan fo r Sverok Ga vle- Dala 2012 Distriktsstyrelsens verksamhet har under 2011 a ndrats till att inriktas fullsta ndigt mot att vara en sto dorganisation till Sverok fo reningarna i Dalarnas och Ga vleborgs la n. Tanken a r att under 2012 helt sluta go ra det fo reningarna go r ba st (spelverksamhet) och bo rja sto dja fo reningarna i deras aktiviteter. Sverok Riks ger fo reningarna fo reningssto d i form av ungdomsfo reningsbidrag, lokalbidrag och tra ffbidrag, fo rsa kringar, sto d fo r fo reningsadministration och fo reningsutveckling. Dessa sto d a r lika fo r alla fo reningar i Sverige. Vi ser ett mellanrum mellan sto det pa riksniva och vad som a r rimligt att be en enskild fo rening klara pa egen hand, och det mellanrummet ska distriktets verksamhet fylla. Exempel pa detta a r att distriktet kan a ga saker som spelfo reningar ofta vill la na, men inte har mo jlighet att a ga eller beho ver i den ordinarie verksamheten. Distriktet kan ocksa ordna kontakter mellan fo reningarna och sto dja fo reningso vergripande verksamhet som fo reningarna vill genomfo ra. Distriktet har ocksa en viktig uppgift i att sto dja de fo reningar som vill go ra sto rre arrangemang, som LAN, konvent, stora lajv och liknande. Sto det till de verksamheterna kan ta olika former, som att fo rmedla kontaktuppgifter, ekonomiskt sto d, la n av dyrbar utrustning som fo reningarna sja lva inte vill eller kan a ga, och hja lp med att fo rklara verksamheten fo r potentiella hyresva rdar. Fo reningarna sja lva vet ba st vad de beho ver, och formulerar ba st vilken typ av sto d de vill att distriktet ska bista med. Fo reningarna i distriktet a gnar sig ocksa a t marknadsfo ring av den egna fo reningen och den egna verksamheten. Distriktet kan vara med och bidra med marknadsfo ringsmaterial och mo jlighet att synas fo r allma nheten. Konkret kan det inneba ra att distriktet sta r fo r marknadsfo ringsmaterial som broschyrer och reklammaterial, och att vi la nar ut mer a teranva nbara markandsfo ringsattiraljer som rolluper och banderoller. Det kan ocksa konkret inneba ra att distriktet betalar ex. hyra av marknadsfo ringsplats eller tar resekostnader till och fra n markandsfo ringstillfa llet. Konkret ska Sverok Ga vle-dalas distriktsstyrelse under 2012: Fortsa tta att dela ut projektbidrag enligt ga llande regelverk. Bygga upp en resursbank med saker som fo reningar ofta vill la na, och la na ut dessa. - Utveckla distriktets figurspelsterra ng, som la nas ut frekvent - Ko pa in TV-spelskonsoller fo r utla ning - Ko pa in nya rollupper med aktuell information fo r utla ning i markandsfo ringssammanhang - Fo rnya distriktets spelbibliotek genom inko p av sa llskapsspel Fo rmedla kontaktuppgifter och sto dja projekt fo reningar vill driva, utifra n fo reningarnas behov och o nskema l. Projektidraget a r ha r en viktig sto dform. Dela ut hyressto d om 2000 kr per arrangemang till sto rre arrangemang i distriktet, som va nder sig till spelare i hela distriktet och som har en betydande hyreskostnad. Exempel pa sa dana verksamheter kan vara sto rre LAN, konvent och sto rre lajv i distriktet. Detta sto d a r inte identiskt med projektbidraget, utan syftar till att sto dja sa va l nya som a terkommande sto rre arrangemang med minimalt byra kratisk insats. (Fo rutsa tter att beslut fattas om budget till detta) La mna ekonomiskt bidrag till fo reningar som vill marknadsfo ra sig pa lokal niva,

8 exempelvis markandsfo ringsmaterial och ta cka mindre utgifter i samband med marknadsfo ringstillfa llet. Prioritera att go ra klart sin hemsida med betoning pa sto d och information till lokalfo reningar i linje med resten av verksamhetsplanen.

9 Bilaga 5: Budget fo r 2012 Inkomster: Landstingsbidrag, Ga vleborg kr. Landstingsbidrag, Dalarna, kr. Pa kontot (den 31/12): ,40 kr Projektbidrag kvar fra n tidigare a r (inga r i beloppet ovan - den 31/12): kr. Årets inkomster kr Kvar pa kontot fra n tidigare a r ,40 kr Totalt: ,40 kr Utgifter: Hyra, Valla: kr/a r Administration (telefon o. d.) 5000 kr Porto: 5000 kr (la na ut spel och prylar, skicka, ha mta) Projektbidrag eget: kr Projektbidrag o verskjutande fra n tidigare a r Investeringar i resurser att la na ut till fo reningarna: kr Styrelsemo ten kr Styrelseva rd kr Profilmaterial 4000 kr Hemsidan 5000 kr Årsmo te 5000 kr Distriktskonferenser kr Hyressto d fo r arrangemang (konvent m.m.) 2000 kr x 10, kr. La ttso kta pengar fo r fo reningar som vill go ra uta triktad verksamhet: 5000 kr. Totalt utgifter kr Årets resultat = minus kr