8.1 Internrevisionens arbetsordning 2019

Transkript

1 Datum Upprättad av Karin Lindholm 8.1 Internrevisionens arbetsordning Inledning Arbetsordning (tidigare bena mnt riktlinjer ) fo r internrevisionen vid Tillva xtverket beslutas av styrelsen i enlighet med 10 Internrevisionsfo rordningen (2006:1228). Arbetsordningen ska uppdateras varje a r pa fo rslag av internrevisionen. Internrevisionen vid Tillva xtverket bedrivs i enlighet med Internrevisionsfo rordningen samt god internrevisions- och internrevisorssed sa som den beskrivs i Standards from The Institute of Internal Auditors. 2. Internrevisionens roll Internrevisionens primära uppgift är att i nära samarbete med styrelse och ansvariga på verket granska och bedöma risk- och kontrollmiljön i Tillväxtverkets verksamhet. Internrevisionen stödjer, med god revisionssed, utvecklingen av en ändamålsenlig och effektiv intern styrning. Internrevisionen ska bedrivas i enlighet med Internrevisionsförordningen (2006:1228) där det bl.a. står: 4 Internrevision ska utifrån en analys av verksamhetens risker självständigt granska om ledningens interna styrning och kontroll är utformad så att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör sina uppgifter, når verksamhetens mål och uppfyller kraven i 3 myndighetsförordningen: uppnår en effektiv verksamhet följer lagar, förordningar och andra regler lämnar en tillförlitlig redovisning och rättvisande rapportering av verksamheten samt husha llar va l med statens medel 5 Internrevisionen skall ge råd och stöd till styrelsen och chefen för myndigheten. Den internationella definitionen av internrevision anger en inriktning som eftersträvas också på Tillväxtverket. Med Tillväxtverkets tillägg av ordet granska lyder den: Internrevision är en oberoende, objektiv, säkrings- och konsultaktivitet, utformad för att granska, tillföra värde och förbättra en organisations verksamhet. Den hjälper en organisation att nå sina mål, genom att tillföra ett systematiskt, strukturerat sätt att värdera och förbättra effektiviteten i riskhantering, styrning och kontroll samt ledning. 1 (5)

2 3. Ansvar och befogenheter Internrevisionen ansvarar, tillsammans med verksamheten i o vrigt, fo r att styrelsen fa r det underlag som styrelsen beho ver fo r att uto va sitt ansvar enligt 4 4 Myndighetsfo rordningen (2007:515). Internrevisionens verksamhet avlastar inte na gon funktion inom Tillva xtverket. 4. Tillsättning Tillsa ttningen av internrevisionens chef har faststa llts genom ett beslut av styrelsen. 5. Revisionsutskottet Inom Tillva xtverkets styrelse finns ett revisionsutskott som bland annat ska bereda fra gor avseende intern kontroll och internrevision. Chefen fo r internrevisionen fa r alltid delta vid revisionsutskottets mo ten. Chefen fo r internrevisionen ska informera revisionsutskottet om sina iakttagelser och om sin verksamhet. 6. Arbetssätt Vid granskningen ska internrevisionen tilla mpa det ramverk fo r utva rdering av intern styrning och kontroll som den internationella organisationen The Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission (COSO) har utvecklat. Internrevisionen bo r ha en kontinuerlig dialog med enheterna ekonomi och juridik samt den interna funktionen fo r intern kontroll och revisionssamordning fo r information och samverkan. Internrevisionen bo r ocksa stra va efter en regelbunden dialog med dels Avdelningen fo r EU Revision inom ESV och dels Riksrevisionen fo r informationsutbyte och fo r att samordna aktiviteterna i mo jligaste ma n och da rmed undvika dubbelarbete och extra belastning pa verksamhetsavdelningarna. 6.1 Riskanalys Internrevisionens ska a rligen go ra en riskanalys av Tillva xtverkets totala verksamhet i enlighet med Internrevisionsfo rordningen och ESV:s anvisningar. I analysen av verksamhetens risker inga r att bedo ma risken fo r korruption, otillbo rlig pa verkan, bedra geri och andra oegentligheter. Riskanalysen ska skriftligen uppra ttas i samra d med revisionsutskottet. 6.2 Revisionsplan Internrevisionen ska med utga ngspunkt fra n den egna riskanalysen varje a r fo resla en revisionsplan fo r na stkommande kalendera r. Den ska beredas i revisionsutskottet och faststa llas av styrelsen. Planen kan inneha lla en ungefa rlig tidplan. Styrelsen kan a ndra en revisionsplan under lo pande kalendera r. Revisionsutskottet ska lo pande ha llas underra ttad om revisionsplanens genomfo rande. 6.3 Rapportering Varje planerad granskning avslutas med en skriftlig revisionsrapport som granskas av revisionsutskottet info r styrelsens beslut om godka nnande. Den slutliga rapporten distribueras till de bero rda med kopia till styrelsen, GD och 2 (5)

3 Riksrevisionen. (Rapporter avseende EU-sto d distribueras a ven till ESV.) I rapporten ges dels en sammanfattande kommentar om ledningssystem och riskhantering i genomga ngen enhet/omra de, dels en mer detaljerad beskrivning av de va sentliga mo jligheter till fo rba ttringar i t.ex. riskhantering, styrsystem eller effektivitet som kommit fram i samband med revisionen. Av rapporten ska tydligt framga vad som har granskats, hur och na r granskningen har utfo rts och vilken omfattning den haft. Innan en rapport avla mnas ska de som a r bero rda ges mo jlighet att la mna synpunkter pa det sakliga inneha llet i rapporten. Om man uppta cker allvarliga missfo rha llanden eller brister i verksamheten vid en granskning och internrevisionen har verifierat det, ska styrelsens ordfo rande omedelbart informeras. Internrevisionen ska la gga fram rapporterna pa na stkommande styrelsemo te info r styrelsens beslut om a tga rder. I internrevisionens a rsrapport ska avvikelser fra n beslutad revisionsplan kommenteras. Chefen fo r internrevisionen ska lo pande informera generaldirekto ren om pa ga ende granskningar. 6.4 Uppföljning av handlingsplaner Internrevisionen upprättar två gånger om året (per 30 juni och 31 december), till styrelsen och generaldirektören med ledningsgrupp, uppföljningsrapporter över de handlingsplaner där beslutade förbättringsåtgärder inte på tillfredsställande sätt blivit genomförda inom beslutad tidsram. 7. Kompetens Chefen fo r internrevisionen ska fortlo pande utveckla sin yrkeskompetens. Den fortlo pande kompetensutvecklingen ska vara minst 40 timmar per a r och anpassas till internrevisionens utveckling och behov. Internrevisionen ska ha tillra cklig kunskap fo r att kunna identifiera risk fo r bedra geri och indikatorer pa att bedra geri kan ha fo rekommit. Internrevisionen beho ver inte besitta kompetensen att utreda intra ffade bedra gerier och oegentligheter. 8. Resurser Chefen fo r internrevisionen ska genast meddela styrelsen om det saknas resurser eller kompetens fo r att fullgo ra det revisionsarbete som planerats. Granskning kan samordnas med annan myndighet om kompetensen saknas inom Tillva xtverkets internrevision fo r att utfo ra ett i revisionsplanen medtaget granskningsuppdrag. Extern expertis ska kunna anlitas na r internrevisionen anser att det beho vs. Internrevisionsplanen ska inneha lla uppgift om vilka planerade insatser som kommer att genomfo ras internt och fo r vilka som utomsta ende expertis kommer att anlitas. Upphandling av extern expertis ska go ras av internrevisionen i samra d med revisionsutskottet och med ha nsyn till tillga ngliga medel. 3 (5)

4 9. Kvalitetssäkring Intern och extern kvalitetssa kring genomfo rs i enlighet med den interna instruktionen Internrevisionens program fo r kvalitetssa kring vilken bland annat innefattar fo ljande punkter: 9.1 Övervakning Revisionsutskottet har till uppgift att bedo ma revisionsprocessen, det arbete som internrevisorn utfo r samt godka nna internrevisionens rapportutkast info r slutfo randet och styrelsens beslut. 9.2 Metodstöd Fo r internrevisionsarbetet ska det finnas mallar, checklistor och annan information i syfte att skapa en konsistent revisionsprocess i o verenssta mmelse med god sed inom omra det. 9.3 Återkoppling från granskade enheter Efter genomfo rda granskningar ska internrevisionen, genom en enka t, inha mta den granskade verksamhetens bedo mning och kommentarer na r det ga ller uppdragets utfo rande. Enka tsvaren ska tja na som underlag fo r kvalitetsutveckling av internrevisionens verksamhet. 9.4 Utvärdering av granskningsinsats En yrkeskunnig och ojävig intern person eller en internrevisor från annan myndighet utvärderar årligen minst en granskningsinsats från början till slut och kvalitetssäkrar i granskningschecklistan. 9.5 ESV:s självutvärdering Resultatet av ESV:s a rliga utva rdering av den statliga internrevisionen fa r enligt ESV anva ndas som en intern kvalitetsutva rdering av internrevisionsfunktionen. Det a ligger Tillva xtverkets internrevision att a rligen fo redra resultatet fo r Tillva xtverkets del fo r revisionsutskottet. 9.6 Extern kvalitetssäkring En extern kvalitetssa kring av internrevisionens arbete ska go ras minst vart femte a r enligt god revisionssed. Fo r Tillva xtverket inneba r detta att en extern kvalitetssa kring genomfo rdes under 2014 och att en ny beho ver go ras Rapportering av intern och extern kvalitetssäkring Tillväxtverkets Internrevision gör årligen en intern kvalitetsbedömning utifrån den interna kvalitetssäkring som genomförts. Minst årligen ska skriftlig rapportering ske till styrelsen om resultatet av den interna och externa kvalitetssäkring som gjorts samt eventuella förbättringsåtgärder. 10. Rådgivning Internrevisionen ska arbeta fo rebyggande och ge ra d till styrelsen, GD och verksamheten i o vrigt. Planerad ra dgivningsverksamhet ska framga av revisionsplanen. 4 (5)

5 Styrelsen och den operativa ledningen kan alltid inha mta internrevisionens synpunkter i en sa rskild fra ga, om den ligger inom internrevisionens kompetensomra de. Ra dgivningen fa r inte inneba ra att internrevisionen fattar beslut eller utfo r aktiviteter i den lo pande verksamheten. Internrevisionens oberoende och objektivitet ma ste alltid beaktas i ra dgivningssituationer. 11. Tillgång till uppgifter Styrelsen ska, i den utstra ckning det inte mo ter hinder pa grund av besta mmelse om sekretess, se till att internrevisionen fa r tillga ng till de uppgifter och upplysningar som den beho ver fo r att fullgo ra sitt uppdrag. 12. Ikraftträdande Denna arbetsordning tra der i kraft den 18 februari (5)