Tillväxtverkets interna regler (2017:6) om bevarande av elektroniska handlingar

Transkript

1 Datum Upprättad av Pontus Värmhed Version 1.0 Diarienr/Projektnr Ä Godkänd av Jenny Forkman Tillväxtverkets interna regler (2017:6) om bevarande av elektroniska handlingar Detta styrdokument inneha ller regler och ra d om hur elektroniska handlingar ska bevaras. Styrdokumentet utgo r Tillva xtverkets strategi fo r bevarande av elektroniska Reglerna riktar sig fra mst till Tillva xtverkets systema gare och systemfo rvaltare samt projekta gare och projektledare vid utveckling av IT-system. Inledning Avsikten med dessa interna regler om bevarande av elektroniska handlingar a r att tilla mpa Riksarkivets fo reskrifter och allma nna ra d (RA-FS 2009:1) om elektroniska handlingar (upptagningar fo r automatiserad behandling) som inneha ller regler och ra d om bevarande av elektroniska Bl.a. anges da r att myndigheter som omfattas av fo reskrifterna ska uppra tta en strategi fo r bevarande av elektroniska handlingar, och vad strategin fo r bevarande ska inneha lla. Fo religgande interna regler om bevarande av elektroniska handlingar utgo r ocksa Tillva xverkes strategi fo r bevarande elektroniska Tillva xtverket har ocksa ett behov av ett fo r myndigheten gemensamt koncept fo r digital arkivering. Ett digitalt arbetssa tt bo r inte begra nsas till sja lva skapandet av ny information utan ha nsyn bo r fra n bo rjan tas till att informationen ska arkiveras alternativt gallras. Det a r inte minst viktigt da nya applikationer ger oss valmo jligheter i skapandet av information. Genom reglerna ska vi alltsa fa ett sto d fo r hela kedjan da det ga ller hantering av digital information, eftersom reglerna ska la gga grunden fo r en la ngsiktig planering av va ra elektroniska handlingar, sa att vi lever upp till arkivlagens regler om att ha lla va rt arkiv ordnat och va rda det sa att Tillva xtverket tillgodoser 1) ra tten att ta del av allma nna handlingar, 2) behovet av information fo r ra ttskipningen och fo rvaltningen, och 3) forskningens behov. 1 Definitioner I dessa interna regler anva nds begreppen nedan i fo ljande betydelse. Begrepp Arkivredovisning Definition Dokumentation enligt Riksarkivets fo reskrifter och allma nna ra d (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga 1(6)

2 myndigheter, som ska ge o verblick och so kinga ngar till hela Tillva xtverkets handlingsbesta nd. Den viktigaste besta ndsdelen i arkivredovisningen a r klassificeringsstrukturen, som beskriver handlingar som en del av de processer som Tillva xtverket arbetar i. Avsta llning Dokument E-arkiv Fo rvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) Gallring Uttag av information ur ett system, som lagras fo r a ndama let att arkivera En avgra nsad samling information. Dokument kan ofta anva ndas som synonymt med handling a ven om begreppet handling har en mer generell betydelse da det ga ller vilken typ av information som omfattas (t.ex. utgo r data i en databas en handling). I ett dokumenthanteringssystem utgo r dokument (eller handling) tillsammans med information om filens inneha ll ett dokument. Sja lva filen kallas da vid behov av precisering fo r dokumentfil. E-arkivet utgo r ett system fo r la ngsiktigt bevarande av elektronisk information. Va sentliga aspekter av e-arkivet a r att handlingarna lagras pa ett sa tt som go r dem oberoende av det system som de a r skapade i och att handlingarna a r so kbara i e-arkivsystemet. De fo rvaltningsgemensamma specifikationerna som fo rvaltas av Riksarkivet beskriver krav pa ma rkning och paketering av information fo r o verfo ring mellan olika verksamhetssystem samt mellan verksamhetssystem och ett e-arkiv. De kan a ven anva ndas som underlag fo r utveckling av e-tja nster. Fo rsto ra allma nna handlingar eller uppgifter i allma nna handlingar eller vidta andra a tga rder med handlingarna som medfo r fo rlust av betydelseba rande data, fo rlust av mo jliga sammansta llningar, fo rlust av so kmo jligheter, eller fo rlust av mo jligheter att bedo ma handlingarnas autenticitet. 2(6)

3 A rende En fra ga som tas upp till formell hantering. A rendet fa r ett a rende-id eller diarienummer som utgo r en unik beteckning fo r identifiering av a rendet. Andra a rendedata ger information om a rendets inneha ll. Till a rendet kopplas oftast ett eller flera dokument eller Organisering och dokumentation av arbetet för bevarande av elektroniska handlingar 1 Inköp av och utveckling av nya system och verktyg Vid inko p av programvara och konsulttja nster ska avtal slutas med leveranto ren om tillga ng till program och dokumentation i den utstra ckning som kra vs fo r att tillgodose kraven i Riksarkivets fo reskrifter och allma nna ra d RA-FS 2009:1 och dessa interna regler. Kommentar till 1 Pa ett tidigt stadium vid inko p och utveckling av nya system och verktyg a r det viktigt att ta nka pa systemets livsla ngd. Projekta gare eller systema gare bo r go ra en prelimina r bedo mning av om uppgifter pa sikt kommer att beho va migreras till annat system. Fo rutsa ttningarna fo r gallring efter viss tid av handlingar i systemet beho ver ocksa pro vas. Det a r grundla ggande att de system som fo rvaltas av Tillva xtverket har funktionalitet fo r att go ra uttag fo r lagring av data utanfo r systemmiljo n. Om en extern leveranto r lagrar och till sto rre del fo rvaltar ett system a r det viktigt att det framga r av avtal att Tillva xtverket a r informationsa gare och att leveranto ren fo rbinder sig att go ra uttag a t Tillva xtverket alternativt att tillhandaha lla uttagsmo jligheter eller export av data till annat system. 2 Dokumentation Systema gare vid Tillva xtverket ansvarar fo r att vid anmodan fra n fo rvaltningsgruppen fo r avvecklade system la mna den information som kra vs fo r att uppfylla kraven i 1 5 kap RA-FS 2009:1. Kommentar till 2 Den dokumentation som avses i 2 dessa interna regler hanteras i Tillva xtverkets plan fo r fo rvaltning av avvecklade system och avsta llda informationsma ngder. Format för system i drift, format för bevarande och tidpunkt för överföring till bevarandeformat och metadata 3 Generella bestämmelser I fo rsta hand ska produktionsformat va ljas som a r mo jliga att konvertera till format som go r att informationen kan bevaras la ngsiktigt. Informationsma ngder ska i de fall det a r 3(6)

4 mo jligt mappas in i de fo rvaltningsgemensamma specifikationerna fo re o verfo ring till e- arkivsystem. I de dokumenthanteringsplaner som ho r till myndighetens arkivredovisning ska det a terfinnas mer detaljerade angivelser om o verfo ring till bevarande hos Tillva xtverket. Dokumentation ska finnas som motsvarar komplexiteten i ett system sa att begripliga uttag kan go ras och att det ga r att so ka och hitta handlingar ocksa pa la ngre sikt. Kommentar till 3 Fo r att kunna so ka fram handlingar enligt de so kkriterier som motsvarar verksamhetens behov a r det sa rskilt viktigt att va sentliga sammansta llningar av data som a r mer komplexa finns dokumenterade da ett system fortfarande a r i drift. Fo r planering av Tillva xtverkets informationshantering ska en fo rvaltningsgrupp fo rvalta en plan fo r avsta llda informationsma ngder och avvecklade system. Fo rvaltningsgruppen ska se till att dessa interna regler om bevarande av elektroniska handlingar hanteras och efterlevs. Plan fo r o verfo ring till bevarande anges i planen tillsammans med andra regler som a terfinns i dessa interna regler.. 4 Databaser och register Databaser och register ska ga att exportera pa ett strukturerat sa tt. Kolumner i databaser ska vara dokumenterade sa att dessa ga r att ha rro ra till fa lten i applikationen. Om betydande konfigurering go rs i applikationen ska detta dokumenteras. Efter att en export har gjorts sa ska informationen hanteras i ett format som fo ljer besta mmelserna i 3 kap. 1 Riksarkivets fo reskrifter och allma nna ra d (RA-FS 2009:1) om elektroniska handlingar (upptagningar fo r automatiserad behandling). Uttag fra n databaser och register ska lagras i Tillva xtverkets arkivmapp Arkiv (R:) tillsammans med en metadatabilaga vilken ger grundla ggande information bland annat kodning och teckenma ngder avseende den aktuella databasen eller registret. Uttagen ska go ras som sekventiella filer da r teckenseparering av fa lt anva nds. Kommentar till 4 Databaser och register a r den typ av information som hittills fra mst slutarkiveras i det skede ett system ska avvecklas. Det a r viktigt att fa lt anva nds pa det sa tt som de a r avsedda fo r och med bibeha llen kontinuitet. Mer preciserade definitioner av anva ndningen av ett fa lt ska tas fram vid behov. 5 Ärendedata A renden ska hanteras i systemen Nyps, Nyps 2020 och Public 360. A rendedata ska vara sammankopplade med dokument under hela kedjan fra n bearbetning till arkivering. Ett a rende ska avslutas sa snart den fra ga som a rendet avser att hantera a r avgjort. Sa snart det a r la mpligt fo r verksamheten ska avslutade a renden fo ras o ver till ett E-arkiv. Den fo rvaltningsgemensamma specifikation avseende a rendehantering ska tilla mpas. Kommentar till 5 Den elektroniska arkivering som Tillva xtverket hittills har genomfo rt i samband med avveckling av system liknar hanteringen i avsnittet om arkivering av databaser och register (fo rutom att de fo rvaltningsgemensamma specifikationerna inte har anva nts). Arkiveringen go rs da prima rt fo r att kunna hantera leveranser till Riksarkivet. 4(6)

5 6 Kontorsdokument Dokument ska bevaras i det medium de fra n bo rjan skapades i. Dokument ska skapas i na got av de produktionsformat som a terfinns i den uppsa ttning standardprogram som anva nds pa Tillva xtverket. Konvertering till arkivformat ska ske i ett sa tidigt skede som det a r praktiskt mo jligt och fo retra desvis da dokumentet na r statusen fa rdig. 1 Kontorsdokument ska konverteras till PDF/A 1.4 (se RA-FS 2009:2 3 kap 1 ). Kommentar till 6 Att dokument ska bevaras i det medium de fra n bo rjan skapades i inneba r bl.a. som huvudregel att elektroniska handlingar inte ska skrivas ut. Konverteringen inneba r att den ursprungliga formen inte kan ha llas intakt i fra ga om filformat, eftersom ett ursprungsformat fo r det mesta inte utgo r ett arkivformat. 7 Särskilt om excelformat Excel-filer ska om mo jligt konverteras till PDF/A. Excel-filer ska emellertid ocksa bevaras i sitt ursprungliga format parallellt med konvertering till PDF/A eftersom filerna inneha ller funktionalitet som inte filformatet PDF/A kan hantera. 8 Särskilt om inskannande av dokument Inskanning av pappershandlingar ska sparas till PDF/A med upplo sningen 300 Dpi. Pappersdokument som inneha ller fa rg ska ocksa skannas till fa rg. Kommentar till 6 8 Sto rre delen av Tillva xtverkets medarbetare producerar kontorsdokument. Handla ggare av dokument ansvarar sja lva fo r informationen. Det a r da rfo r viktigt att Tillva xtverkets medarbetare i egenskap av ansvariga handla ggare i ett tidigt skede av informationsskapandet go r en analys av vilken status informationen i sluta ndan ska ha och planera fo r lagringen av dokument. Grundla ggande a r att allma nna handlingar som ska arkiveras ska lagras i na got av de verksamhetssystem som hanterar sto da renden (Nyps eller Nyps 2020) eller allma nna a renden (Public 360). O verfo ring till e- arkivlo sning av dokument tillsammans med a rendedata ska sedan ske sa snart det a r mo jligt. 9 Webb Tillva xtverkets webb ska, genom en besta llning fra n arkivfunktionen till IT-enheten, laddas ner och lagras lokalt pa Tillva xtverkets servrar en ga ng om a ret. Det ska finnas en plan fo r konvertering av webb till arkivformat. De format som ska anva ndas vid konvertering a r HTML ISO/IEC och dokument i PDF/A. JPEG-format konverteras inte till nytt format utan JPEG ska ocksa anva ndas fo r arkivering. Kommentar till 9 Avsikten med att framsta lla arkivexemplar av Tillva xtverkets webb a r inte att uppna ett fullsta ndigt bevarande av den information som fo rmedlas pa webben. En viktig utga ngspunkt a r ista llet att va sentlig information som kommuniceras via webb ska diariefo ras och arkiveras i de system som hanterar dokument exempelvis Public I Public 360 sker konvertering till PDF/A med automatik en ga ng per dygn av dokument som har statusen diariefo rd. En liknande hantering bo r info ras fo r de ba da Nyps-system dvs Nyps och Nyps (6)

6 eller i ett av Tillva xtverkets sto da rendesystem. Syftet med att bevara webben efter att la ngre perioder har ga tt a r att arkiveringen kan bidra till att ge informationen ett sammanhang samt kan ge mo jlighet att fa nga upp information som av misstag inte arkiveras pa annat sa tt. Den snabba takten da det ga ller revidering av information pa webben go r det sva rt att ha lla ja mna steg med en fullsta ndig arkivering av informationen. Den information som inte bevaras av Tillva xtverkets webb gallras enligt Tillva xtverkets plan fo r gallring av handlingar av tillfa llig- eller ringa betydelse som samtidigt utgo r ett tilla mpningsbeslut av Riksarkivet fo reskrifter och allma nna ra d i RA-FS 1991:6. 6(6)