Plan för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Transkript

1 Datum Upprättad av Pontus Värmhed Version 5.0 Diarienr/Projektnr Ä Godkänd av Jenny Forkman Plan för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Planen nedan utgö r en tilla mpning av Riksarkivets fö reskrifter öch allma nna ra d (RA FS 1991:6) öm gallring av handlingar av tillfa llig eller ringa betydelse. Planen ga ller handlingar ba de i digital förm öch i pappersförm. Planen ger öcksa va gledning na r det ga ller vilken införmatiön söm pa grund av dess ringa betydelse inte behö ver diariefö ras öch na r diariefö ring a nda ska gö ras. HANDLINGSTYP ANMÄRKNING GALLRINGSFRIST Handlingar inkömna fö r ka nnedöm öch söm inte fö ranleder na gön a tga rd eller tillfö r sakuppgift i ett a rende Handlingar inkömna fö r ka nnedöm fra n departementen söm inte fö ranleder na gön a tga rd, t.ex. regleringsbrev öch beslut rö rande andra myndigheter Gallras ömedelbart öm de har skannats in alternativt efter 1 a r öm handlingen inte skannas in. Fö rfra gningar öch meddelanden av tillfa llig betydelse eller rutinma ssig karakta r t.e.x e- pöstmeddelanden öch meddelanden söm fö rekömmer pa söciala medieverktyg. Meddelanden söm fö rekömmer pa s.k. söciala medieverktyg, söm inte a r av tillfa llig eller ringa betydelse ska lagras ner till en fil öch diariefö ras i dökument- öch a rendehanteringssystemet. Externt reklammaterial, bröschyrer samt inbjudningar till kurser, seminarier öch könferenser. Sa dan pöst till medarbetare söm har slutat gallras ömedelbart. Rutinkörrespöndens av körtvarig betydelse, t.ex. svar pa enklare fö rfra gningar 1(7) Godkänd av: Jenny Forkman

2 Inkömna handlingar söm inte berö r Tillva xtverkets verksamhetsömra den, inte berö r na göt a rende, a r meningslö sa eller öbegripliga Avser bl.a. SPAM efter köntröll Ö vertaliga köpiör öch dubbletter Gallras ömedelbart eller senast da ett a rende avslutas. Ansö kan öm uttag av flextid. Avser skriftlig ansö kan via e- pöst eller annat sa tt. Gallras da na rmaste chef har attesterat tidrappörten. Prötököll öch minnesanteckningar av körtvarig betydelse fö r verksamheten samt tillhö rande kallelser öch fö redragningslistör T.ex. minnesanteckningar av körtvarig betydelse fra n avdelnings- öch enhetsmö ten öch söm inte tillfö r ett a rende sakuppgift. Tillfa lliga hja lpmedel sa söm register, liggare öch andra planeringsunderlag av körtvarig betydelse söm tillkömmit fö r att underla tta det interna arbetet Enka tsvar av körtvarig betydelse, inkömna i utva rderingar öch undersö kningar Fa r gallras under fö rutsa ttning att handlingarna inte har betydelse fö r sö kning i de handlingar söm ska bevaras eller att handlingarna har betydelse fö r fö rsta elsen av utga ngen av ett a rende. Avser bl a: kvittenser, nycklar öch passerkört inventarieregister ma taravla sningar tja nstgö ringslistör, resp enhet, efter köntröll av administratö ren att alla avdrag gjörts. anhö riglista Adress- öch telefönregister revideras lö pande. Uppgifter i besö ksregister Gallras efter 1 a r. Fö rteckning ö ver departementsa renden en töm enka t samt sammansta llning bevaras i a rendet. Gallras efter 1 a r eller vid 2(7)

3 Samtycke vid behandling av persönuppgifter. Handlingarna ska sparas sa la nge det behö vs exempelvis fö r uppfö ljning eller sa la nge uppgifterna behandlas. Handlingar rö rande sa kerheter fö r regiönalpölitiska stö d öch bidrag, Exempel pa handlingar: köpiör pa utbetalningsbeslut, skuldbrev, börgensfö rbindelse, pantfö rskrivning öch nedskrivning av stö d. Nedskrivning av regiönalpölitiska stö d, utga ende skrivelser till Handelsbanken Handelsbanken behö ver dessa fö r att kunna a terla mna sa kerheter m.m. Gallras efter 2 a r. Fakturaköpiör inkömna i fö retagsstö da renden Kan gallras under fö rutsa ttning att verifikatiöns sammansta llning bevaras i a rendet Gallras efter 2 a r. Engagemangsuppgifter, stö dmöttagare eller revisiönsbyra Inneha ller uppgifter pa utbetalt belöpp öch a terkravsbelöpp Gallras efter 1 a r Handlingar söm utgjört underlag fö r intern planering öch verksamhetsredövisning sammansta llning eller annan bearbetning gjörts samt att handlingarna inte heller i ö vrigt har na gön funktiön Licenser fö r dataprögram öch servrar, dvs na r systemet tas ur bruk. Trycköriginal Va ktarrappörter, inkömna fra n va ktarbölag 3(7)

4 Handlingar söm endast tillkömmit fö r köntröll av pöstbefördran de inte la ngre behö vs söm bevis fö r att en fö rsa ndelse har inkömmit till eller utga tt fra n myndigheten. Ha r avses t.ex inla mningskvittön, kvittensbö cker öch rek.bö cker Inla mningskvittön, Fö retagspaket, dvs na r avsta mning gjörts gentemöt Pöstens faktura. Möttagnings- öch delgivningsbevis de inte har pa fö rts anteckning söm tillfö r ma l eller a rende sakuppgift Gallras 1 a r efter det att a rendet har avslutats Kvittenser, möttagna paket söm anla nt till Tillva xtverket.. Kvittön, Ess brev Gallras efter 2 a r. Löggar söm generas av ansta llda vid Tillva xtverket exempelvis Cöökie-filer, löggar fö r elektrönisk pöst öch fax, sk cachefiler, sk tempörary internet-filer samt andra webblöggar de inte behö vs fö r a tersö kning av de handlingar söm inkömmit eller utga tt fra n myndigheten öch söm skall bevaras Gallras da de inte la ngre behö vs fö r verksamheten Sa kerhetsköpiör Driftlöggar, t.ex ha ndelselöggning vid sa kerhetsköpiering, Lögglistör, Larm öch passagesystemet Tas ut vid t.ex. inbrött eller misstanke öm brött, dvs na r a tga rd vidtagits Löggfiler söm avser besö k pa Tillva xtverkets webb 4(7)

5 Uppgifter i mailsystemets fö rteckningar ö ver inkömna öch utga ende mail (uppgifter i t.ex. inkörg öch utkörg) Öm uppgiften a r knuten till en allma n handling gallras den i samband med att e- pöstmeddelande gallras. Öm e-pöstmeddelande inte a r allma n handling gallras uppgiften na r anva ndarens behöv av meddelandet söm a r köpplat till uppgiften upphö rt. Fötögrafier uppkömna i införmatiönsspridningssyfte Avser t.ex. fötögrafier söm finns lagrade i bildbanker, underlag till de pörtra ttfötögrafier av medarbetare söm publiceras pa insidan, eller fötögrafier söm tas vid könferenser/mötsvarande öch söm finns lagrade hös Tillva xtverket. Fötögrafier söm t.ex. tillfö r a rende sakuppgift ska arkiveras Införmatiönsuttag ur telefönisystemet Avser uppgifter söm teleföniansvarig behö ver fö r köntröller av telefönisystemet.. Anva ndaruppgifter ga llande Tillva xtverkets teleföni Avser uppgifter öm enskilda medarbetares SIM-kört samt PIN öch PUK-köd fra n Telefönileverantö ren.. Fullmakt fö r pöstö ppning - döck fö rst efter att ansta llningen söm fullmakten avser har upphö rt. 5(7)

6 Externt riktade videöfilmer av tillfa llig betydelse söm kömpletterarar befintlig införmatiön söm finns i annan förm. Exempelvis införmatiön öm regeringsbeslut eller utannönserad tja nst. Öm införmatiön inte finns i annan förm bö r videöfilmen a nda bevaras alternativt att en tja nsteanteckning gö rs söm a terger inneha llet. Videöfilm söm rö r intern kömmunikatiön t.ex. fra n interna införmatiönsmö ten eller fö r intern kömmunikatiönsspridning Öm införmatiön söm a terfinns pa en sa dan videöfilm inte fö rekömmer i annan förm öch a r betydelsefull exempelvis da införmatiönen har relevans fö r utga ngen av ett a rende ska i sa dana fall införmatiönen dökumenteras genöm tja nsteanteckning. Handlingar söm a r av tillfa llig betydelse genöm att inneha llet har ö verfö rts till nya databa rare eller genöm att handlingarna pa annat sa tt ersatts av nya handlingar kan under nedan angivna fö rutsa ttningar gallras. HANDLINGSTYP ANMÄRKNING GALLRINGS-FRIST Handlingar söm inkömmit till eller expedierats fra n Tillva xtverket i elektrönisk förm, exempelvis söm e-pöst eller via Internet, öm handlingen ö verfö rts till annat förmat eller databa rare, exempelvis genöm att ett inkömmande e-pöstmeddelande könverteras till PDF/A i Public 360. ö verfö ringen medfö rt ringa fö rlust av införmatiönsva rdet. Det a r inte ringa fö rlust öm handlingen a r autentiserad genöm elektrönisk signatur eller mötsvarande. Ö verfö ringen fa r inte heller medfö ra att betydande bearbetningsmö jligheter ga r fö rlörade. 6(7)

7 Handlingar söm inkömmit till Tillva xtverket exempelvis via fax, e-pöst eller Internet, i icke autentiserad förm, öm en autentiserad handling med samma inneha ll har inkömmit i ett senare skede. Med autenticitet menas att a kthetspra geln skapats t.ex. genöm namnteckning, elektrönisk signatur, sta mpel öch andra förmer av bestyrkande. den ursprungliga handlingen inte pa fö rts na gra anteckningar av betydelse fö r handla ggning eller beslut. Öm den fö rst inkömna handlingen ankömststa mplats, skall den bevaras till dess a rendet avslutats, öm inte ankömsttiden dökumenterats i diarium. I de fall a rendet rö r myndighetsutö vning möt enskild skall handlingen alltid bevaras. Handlingar söm uppra ttas öch sprids elektröniskt i införmatiönssyfte, t.ex. pa webbsidör i intrana tet (Insidan) eller Internet. handlingarna redan existerar i annat förmat (papper) eller har ö verfö rts till annat lagringsförmat eller annan databa rare fö r bevarande. Handlingar söm inkömmit till Tillva xtverket i förm av meddelande i rö stbrevla da eller i tja nstemöbiltelefönens rö stbrevla da, telefönsvarare eller i förm av textmeddelande i tja nstemöbiltelefön eller mötsvarande, öch söm tillfö rt ett a rende sakuppgift. inneha llet dökumenterats i en tja nsteanteckning söm tillfö rts handlingar i a rendet. Handlingar söm ö verfö rts till annan databa rare inöm samma medium. de inte la ngre behö vs fö r sitt a ndama l Fö rutsa ttningen fö r gallring a r döck att införmatiönens örganisatiön öch struktur a r densamma söm i ursprungsförmen öch att eventuell autenticitet ( t.ex. genöm elektrönisk signatur eller sigill) inte ga r fö rlörad. Gallras na r ö verfö ring skett 7(7)