Sammanställning enkät Utvärdering av Halmstad Kompetens 2015 (arbetshandling)

Transkript

1 Sammanställning enkät Utvärdering av Halmstad Kompetens 2015 (arbetshandling) 1. Bakgrund och syfte Halmstad Kompetens har sedan hösten 2014 inlett ett utvecklingsarbete och bland annat följt upp det förändringsarbete som gjordes 2012 då delar av verksamheten konkurrensutsattes. Halmstad Kompetens arbete ska ha sin utgångspunkt i individens behov och omvärldens krav och förändringar. Det ska dessutom genomsyras av organisationens gemensamma värdegrund. Utvecklingsarbetet kommer att pågå under hela 2015 och en bit in i Målet är att i i april 2016 ha sjösatt en effektiv och tydlig organisation utifrån målgruppernas behov och förutsättningar. Som ett led i det pågående utvecklingsarbetet beslutades i samråd med arbetstagarorganisationerna i HUKSAM att genomföra en intern utvärdering av den nuvarande organisationen. Syftet med utvärderingen är att skapa ett bra utgångsläge för det fortsatta utvecklingsarbetet genom att ta del av alla medarbetares erfarenheter och därmed få en kompletterande uppfattning om vad som fungerar bra idag och kan vidareutvecklas samt vad som behöver förändras. 2. Metod och utformning av enkäten Utvärderingen genomförs i två steg: Efter att information om utvärderingen sänts ut den 29/5 ombads alla medarbetare på Halmstad Kompetens att fylla i en enkät. Den 2/6 skickades ett mail med en länk som ledde till enkäten. Enkäten besvarades anonymt och efter förlängning av svarstiden senast fredagen den 19/6. Efter att resultatet av enkäten sammanställts och presenterats kommer gruppdiskussioner med medarbetare från alla delar av organisationen genomföras. Gruppdiskussionerna syftar till att erhålla en djupare förståelse kring utfallet av enkäten och beräknas genomföras i månadsskiftet augusti-september. Resultatet kommer därefter att utgöra en viktig del av underlaget för det fortsatta utvecklingsarbetet under hösten. Halmstads kommun, Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Box 248, Halmstad Besöksadress: Axel Olsons gata 4B Tel Fax Organisationsnr: Bankgiro Postgiro E-post: utbildning.arbetsmarknadsforvaltningen@halmstad.se

2 Enkäten har konstruerats i form av ett antal påståenden att ta ställning till. Dessutom finns i anslutning till huvuddelen av påståendena möjlighet att fritt lämna kommentarer och synpunkter (se nedanstående exempel) Därutöver har tre fritextfrågor konstruerats med möjlighet att på ett mer öppet sätt beskriva vad som upplevs fungera bra idag och vad som behöver förändras. Påståenden och frågor i enkäten har konstruerats med utgångspunkt i nedanstående modell kring hur resultat skapas. Fokus i enkäten har rört det som omfattar organisationen.

3 3. Svarsfrekvens Enkäten har sänts ut till 310 personer och besvarats av 211. Det innebär en svarsfrekvens på ca 68%. Då enkäten även sändes ut som information, bl a till ledamöter i HUKSAM och UAF ledning blir svarsfrekvensen i praktiken ca 70%. Svaren från olika verksamheter inom Halmstad Kompetens fördelar sig enligt diagrammet nedan. 4. Sammanställning av svar Efter att svarstiden gått ut har en sammanställning av utfallet av enkäten gjorts. En sammanfattning av svaren redovisas nedan. När det gäller respondenternas kommentarer i anslutning till respektive påstående redovisas inte specifika citat. Kommentarerna är istället en sammanfattning av liknande synpunkter som upplevs som representativa. I vissa fall innebär det att det inte lika tydligt går att koppla kommentarerna till en specifik verksamhet som respondenten avsåg. En fullständig sammanställning av alla kommentarer finns vid behov att tillgå.

4 Jag upplever att jag har god kunskap om Halmstad Kompetens övergripande uppdrag/uppgift Jag upplever att Halmstad Kompetens har god förståelse för våra kunders (deltagare, elever, brukare, klienter) behov och hur behoven förändras över tid God förståelse inom respektive verksamhet men betydligt sämre mellan verksamheter Individens behov/förmåga behöver kartläggas ur ett helhetsperspektiv och med större lyhördhet Behov av system och tydligare kommunikation som underlättar samarbete mellan verksamheter

5 Beslut från ledningen kring åtgärder för individen dåligt förankrade på operativ nivå (toppstyrning) Många goda idéer fastnar på idéstadiet (för många ledningsnivåer) Vissa målgrupper upplevs få större uppmärksamhet än andra Jag upplever att Halmstad Kompetens har ett effektivt sätt att arbeta för att möta våra kunders (deltagare, elever, brukare, klienter) behov Stor effektivitet inom verksamheten Kan bli mer effektiva genom att utveckla samarbetet mellan verksamheterna ( inte ha vattentäta skott ) Verksamheten är i grunden felorganiserad Spridd lokalisering skapar ineffektivitet Digital dokumentation sker på ett primitivt sätt Ledningen borde finnas i verksamheten Behov av ökad kunskap om varandras verksamheter Tydligare ansvars- och resursfördelning Samarbete med övriga verksamheter finns inte I vissa fall krävs ett närmare samarbete med andra (exempelvis Socialförvaltningen) än ett utökat internt Finns alldeles för få insatser, åtgärder eller möjligheter för många klienter

6 Jag upplever att Halmstad Kompetens använder sina resurser på ett effektivt sätt Vi borde samarbeta bättre både inom och mellan verksamheterna Nyttja varandras resurser bättre Flera specialister/resurser av olika slag borde finnas närmare verksamheten och målgrupperna (ej vara centralt placerade) Organisationen svår att förstå Mer resurser borde användas till utvecklingsarbete Färre ledningsnivåer Rätt förvaltningstillhörighet för vissa verksamheter?

7 Jag upplever att Halmstad Kompetens har flexibilitet för att hantera förändrade förutsättningar Enheten för etablering exempel på god flexibilitet Förändringsbenägenheten för låg Verksamheterna har inte fått verktyg för att arbeta flexibelt Ledningen inte tillräckligt lyhörd för verksamhetens behov Otydligt ledarskap. Vem har ansvaret? Brister i kommunikationen Skapa bättre framförhållning

8 Jag upplever att Halmstad Kompetens organisation är lämpligt uppbyggd i förhållande till vårt sätt att arbeta och våra kommunikationsvägar Organisationen upplevs tungrodd och toppstyrd. De olika beståndsdelarana hänger inte ihop Kommunikationen fungerar inte vare sig uppifrån och ned eller nerifrån och upp Fler beslut borde delegeras till den operativa nivån För många ledningsnivåer vilket skapar för stort avstånd och därmed bristande förtroende (kanske ömsesidigt). Dessutom långt mellan beslut och genomförande Bättre samverkansstrukturer behöver utvecklas Verksamhet och administration skilda åt fungerar inte Verksamhetscheferna behövs i alla verksamheter

9 Jag upplever att kommunikation och samordning internt fungerar på ett bra sätt inom Halmstad Kompetens Större kunskap om våra olika arbetsområden skulle underlätta (helhetssyn) Behöver bli tydligare Kommunikationen enkelriktad. Dialog saknas, idéer fastnar För många ledningsnivåer medför otydlighet, att framförhållning minskar och risk för missförstånd Avsaknad av ett system för många kanaler Finns exempel på verksamheter där samarbetet stärkts och kommunikationen utvecklats

10 Jag upplever att kommunikation och samverkan mellan Halmstad Kompetens och externa aktörer fungerar på ett bra sätt I vissa fall föredömlig för resten av kommunen och landet Samarbetet med vården, Försäkringskassan och Socialförvaltningen fungerar bra även om sekretesslagstiftning försvårar Information om samarbete med andra och ingångna avtal borde vara mer lättillgängligt Kompetenscentrum borde göra studiebesök på de verksamheter de köper tjänster av Inom vissa (ej namngivna områden) finns mycket mer att göra men flera tycker också att det fungerar utmärkt

11 Jag upplever att Halmstad Kompetens har bra arbetsrutiner i samband med överlämningar av individer mellan insatser Viktigt att individens planering och mål följer de olika insatserna som en röd tråd Kommunikation/samverkan behöver utvecklas för överlämning. Dialog saknas Ökad förståelse för varandras arbetsområden skulle underlätta Rutiner behöver utvecklas och följas. Otydligt ansvar För få insatser att lämna över till Gemensamma system? Jag upplever att jag har tydliga arbetsuppgifter

12 Beskriv kortfattat den största styrkan med dagens organisation som är viktigt att bevara/bygga vidare på i samband med Halmstad Kompetens utvecklingsarbete. Stor spännvidd mellan åsikter. Det mesta fungerar bra idag, ge det bara lite tid till Verksamheten är i grunden felorganiserad och måste byggas om Ekonomiskt bistånd bör behållas som en sammanhållen verksamhet med egen verksamhetschef med mycket goda kunskaper om socialtjänst och socialtjänstlagen En väl fungerande beställare och utförarorganisation med gemensam chef för kompetenscentrum och vägledningscentrum Flera enhetschefer/rektor får beröm för sitt ledarskap Personalens kompetens och förmåga och deras förståelse för individens behov. Lyssna på oss! Utveckla kommunikationen mellan ledning och medarbetare samt mellan enheter Bra att inte Slussen och Daglig verksamhet ligger i samma organisation En fördel att vi finns i en större organisation med flera verksamheter så att vi kan använda varandras erfarenheter för individens bästa Halmstad Kompetens är något ganska otydligt för många. Alla förutsättningar finns men organisationen svår att förstå Beskriv kortfattat det viktigaste utvecklingsområdet där förändring krävs för att Halmstad Kompetens skall bli ännu mer framgångsrikt. Skapa större ömsesidig närhet mellan ledning och verksamheter för ökad förståelse. Visa uppskattning. Organisationen upplevs toppstyrd Chefer ger olika budskap, ej enhetlig bild av ledningens vilja Kortare beslutsvägar och tydligare struktur för vem som ansvarar för vad. Närvarande chefer i verksamheterna Utveckla arbetsledning och kommunikation med större lyhördhet och ökad delaktighet. Skapa bättre framförhållning. Tydliggör Halmstad Kompetens för att utveckla det interna samarbetet Synliggör verksamheterna skapa motivation Tydliggör Halmstad Kompetens (med annat namn?). Kom bort ifrån alltför snävt verksamhetsfokus. Möt individen utifrån behov och förmåga. Utveckla lyhördheten och bemötandet (rätt från början). En väg in Samordna verksamheter för ökad effektivitet bättre övergångar mellan insatser Fler typer av insatser för vissa grupper smidigare och flexiblare lösningar Bättre kommunikation och gemensam målbild. Öka kunskapen hos alla om vilka möjligheter som finns Samlokalisering för snabbare och enklare samarbete Specialister närmare verksamheterna där individernas behov finns Moderna tekniska system som underlättar administration och samarbete till nytta för individen Bättre samarbete mellan gymnasieskolan och AME förebygga avhopp från gymnasieskolan Utveckla samarbetet för att ge unga och vuxna med funktionshinder större möjlighet att påbörja och klara utbildning

13 Hitta lösningar för de som får ekonomiskt bistånd att kunna finansiera studier Administrativt stöd till skolorna Bredare Daglig verksamhet utveckla flera nya aktiviteter Lågtröskelprojekt 5. Preliminära slutsatser Nedanstående slutsatser bygger på enkätsvaren och de kommentarer som framgår av enkäten. Slutsatsernas giltighet kommer att prövas i kommande gruppdiskussioner som genomförs både med ledningen i Halmstad Kompetens och med medarbetare i organisationen. Övergripande Utfallet av enkäten stödjer bedömningen att det finns behov av förändringar i verksamheten (även organisatoriska) Förändringar krävs avseende såväl flödes- som resurseffektivitet Ledningsstrukturen och ledarskapet behöver utvecklas för att bättre motsvara behovet av kommunikation och samordning Utveckling kan nås genom ökad förståelse och ändrat beteende från oss alla Våra verksamheter håller en hög kvalitet vilket utgör grunden för utvecklingsarbetet. Den djupa specialistkompetensen måste finnas på både strategisk och operativ nivå. Vinsten med att samarbeta som en organisation måste bli tydligt. Uppdrag, mål, verksamhetsplaner, gemensamma värderingar och processer behöver tydliggöras för att alla medarbetare skall uppleva att de har en god helhetsbild. Den gemensamma känslan att vi arbetar tillsammans mot gemensamma mål och med kundens behov i fokus behöver förstärkas. Kundfokus Organisationen behöver medge: Hög tillgänglighet, tydlighet och servicenivå för kunden, en väg in Kundens behov och förutsättningar kartläggs och beslut om insatser fattas med kunskap om alla tillgängliga möjligheter, rätt från början Ett effektivt och säkert flöde för kunden inom och mellan insatser, tydlig process, överlämningar och resultatfokus (där så är möjligt) Insatser för kunden med bibehållet hög kompetens på specialistnivå och med resurserna tillgängliga i verksamheten, kunden i centrum En förmåga att anpassa sig efter ändrade förutsättningar Fortsatt hög förmåga att samarbeta med externa aktörer Resurseffektivitet En sådan organisation ställer större krav på: Kommunikation och samordning operativt ledarskap dra fördel av omfattningen av de gemensamma resurserna Kundmottagning för vägledning, kartläggning, beslut och samordning med kompetenser från alla verksamheter där så krävs Insikt om att kundernas förutsättningar varierar oerhört Större möjlighet att fatta beslut på operativ nivå

14 Resurserna tillgängliga i verksamheten Tätare dialog och förståelse inom och mellan verksamheter Kreativitet och flexibilitet för att hitta bra lösningar för kunden Utvecklat samarbete med andra aktörer Gemensamma system för ledning och administration Ledning Ledningen behöver fokusera på att: Bygga förtroende mellan strategisk och operativ nivå genom att minska den upplevda distansen och se till att kommunikationen/dialogen fungerar hela vägen i båda riktningarna Cheferna skall finnas i verksamheten, dels för att påverka och dels för att få ett bättre beslutsunderlag (lyhördhet) Synliggöra goda insatser, visa uppskattning, motivera Kortare beslutsvägar - skapa framförhållning i verksamheten Utveckla målstyrning - undvik toppstyrning på detaljnivå Visa en enhetlig bild av ledningens vilja - kommunicera samma budskap Förutsättningar för externt samarbete En benämning på organisationen som tydliggör vad vi gör och som alla känner igen sig i 6. Uppföljning och fortsatt arbete Resultatet av enkäten kommer att presenteras för Presidium, UAN och HUKSAM under augusti. Presentation för samtliga medarbetare genomförs därefter vid arbetsplatsträffar. Enkätsammanställningen kommer att ligga till grund för fortsatt dialog i gruppdiskussioner med medarbetare från hela organisationen. Utfallet kommer att utgöra en viktig del i pågående utvecklingsarbetet.