Projektportalen - Kontraktreskontra

Transkript

1 Projektportalen - Kontraktreskontra Handledning 1

2 Innehållsförteckning Bilder och funktioner i Projektportalen... 4 Beskrivning av visningsbilder... 5 Allmänna bilder... 5 Personliga bilder... 6 Knappar och symboler... 9 Urval i objektsfälten Bildanpassningar Kolumnvärden Felmeddelanden Rutin för handläggning av nytt projektkonto Skapa projektkonto Projekttyp BIDRAG-UPPDRAG Beskrivning av fält Projektnummer Projektgrupp Org enhet Projektbenämning Projektledare Registreringsdatum Registrerat av Verksamhet Finansiär Ursprungsfinansiär EU-kod Status projekt Dispositionstid Titel på ansökan/projekt Kontrakt/Id-nummer Huvudsökande/Medsökande Ansvarigt projekt Forskningsämne Användning Godkänd av ansvarig Medfinansiering av gemensamma kostnader Kontraktsbelopp Löpande fakturering Kontrakt/avtal internt inom universitetet Betalningskategori Fritt fält Kommentar Spara Koppla kundnummer Koppla avtal/kontrakt Scanna dokument Koppla dokument till projekt Projekttyp ÖVRIGA Beskrivning av fält

3 Projektnummer Projektgrupp Org enhet Projektbenämning Projektledare Registreringsdatum Registrerat av Verksamhet Finansiär Status projekt Forskningsämne Medfinansiering av gemensamma kostnader Belopp internf/tilldelning Fritt fält Kommentar Spara Registrera uppgifter på projekt Registrera händelser Söka på händelser och dispositionstider Fördela belopp per år Öppna/stänga projekt Hantera ändringar på befintliga projekt Byte av projektledare Övriga ändringar Ändrad dispositionstid/belopp Ändrad status samt passivsättning Rekvisition av bidrag Förutsättningar och anvisningar När rekvisition inte ska skapas i Raindance Bidragsgivare som har egen mall eller blankett för rekvisition Post- och bankgiro för rekvirerade svenska bidrag Inga påminnelser och ingen räntedebitering Redovisningsmässig hantering av rekvisition Inga e-fakturor skapas för rekvisitioner Skapa rekvisition Steg 1 Skapa underlag för rekvisition sker i Projektmodulen Steg 2 Komplettera och förhandsgranska rekvisition Steg 3 Cirkulera till prefekt/chef Steg 4 Administratören attesterar och signerar Steg 5 Administratören skriver ut rekvisition och sänder till bidragsgivare Hantera delbetald rekvisition/återstående belopp Hantera felaktig rekvisition Registrera belopp i förväg Handledning för kontroll av bidragsprojekt Förlängd dispositionstid Kontroll av dispositionstider och projektstatus Arbetsgång vid kontroll i Raindance Projekt med passerad dispositionstid och status P

4 Bilder och funktioner i Projektportalen I Projektportalen, även kallad Kontraktreskontra (KRK) finns bilder uppbyggda där man kan registrera sina projekt, händelser man vill bli påmind om, fördela kontraktsbelopp över år samt en mängd visningsbilder. Användarens behörighet styr vad man får se. Observera att de utfallsvärden som visas i projektportalen är hämtade ur Raindance och visar utfallet med en dags fördröjning, dvs utfallet uppdateras varje natt (ej helg). Belopp och värden som matas in i projektmodulen visas dock direkt. För att komma till Projektportalen, tryck på Projekt och därefter på Projektuppföljning Genom att välja urval Alla, ser man alla tillgängliga visningsbilder. 4

5 Beskrivning av visningsbilder Allmänna bilder Kategori 01 KRK Listor L10 Projektlista L12 Projektlista status Projektlista där du väljer om du vill se alla projekt inom din institution/enhet eller ett urval. Genom att högerklicka på ett projekt går det att: Se projektinformation Skapa rekvisition Skapa nytt projekt Det är även här som man kopplar dokument till sina projekt. Projektlista med samma funktioner som ovan. Dock går det här att selektera urval på status Öppna/Stängda projekt. Kategori 02 KRK Registrering R20 Händelser och dispositionstid R22 Belopp per år R28 Ändra kontrakt/ projekt Här registrerar man de händelser som man vill bli påmind om, t ex datum för rekvisition mm. Man fyller i både typ av händelse samt datum. Samma bild används för att ta ut att göra -lista. Välj tidsperiod och org enhet, alternativt projekt eller projektgrupp. Via fliken kontroll av disp.tid kan man bevaka dispositionstider. Bild för att fördela kontraktsbelopp per år utifrån förväntade inbetalningar. Används för att meddela EA om statusändring på projekt från Pågående till Resultat och att meddela Passivsättning. Bilden används även för att meddela ändrad dispositionstid och tilläggsbelopp till ett befintligt kontrakt. Kategori 03 KRK Visningsbilder V30 Kassasaldo projekt Visar kassasaldo per projekt. V31 Nyupplagda projekt Visar alla nyupplagda projekt under vald period V32 Återstår att rekvirera/ fakturera Visar kontraktsbelopp, rekvirerade belopp och erhållna belopp och vad som återstår att rekvirera/fakturera. Erhållna belopp består av bokförda bidrags- resp uppdragsintäkter ackumulerat f o m

6 V33 Oförbrukade bidrag Visar oförbrukade bidrag och förutbetalda bidrag per projekt med olika urvalsmöjligheter V34 Prognos externa medel V37 Medfinansiering V38 Översikt EUkoder Visningsbild som visar de fördelade kontraktsbeloppen per år. En prognos över framtida inbetalningar av externa medel utifrån befintliga kontrakt. Obs bygger på att kontraktsbelopp fördelats, se bild R22. Översiktsbild inklusive kod för medfinansiering av gemensamma kostnader Översiktsbild inklusive EU-koder V39 Översikt kontraktsnr Översiktsbild inklusive kontrakts- och diarienummer Personliga bilder Spara egna bilder med eget urval När man gjort urval t ex från bilden L10 Projektlista, och fått fram den bild man vill jobba med kan man även spara den som egen bild, med hjälp av knappen Spara egen bild. Namnet på bilden ska vara ditt ORGNR samt din signatur och därefter valfritt namn. Spara inte för många bilder. Man kan välja att använda den egna bilden som startbild. Man kan också i rullisten för urval välja att bara se sina egna personliga startbilder. Skapa egen personlig bild Tillvägagångssätt för att skapa en personlig bild är; 1) Klicka på en standardbild t ex Kassasaldo projekt och fyll i dina personliga val (te x Org) 2) Lägg till kolumner 3) Redigera kolumner 4) Spara personlig bild Lägga till kolumner i bild Lägg till fält-knappen använder du när du ska lägga till en kolumn med t ex konto, projekt, projektgrupp, finansiär eller status. Om du klickar på knappen visas en urvalsbild. Klicka på objektet du vill ha med och tryck på. Flera kolumner kan läggas till. Genom att klicka på trädstrukturen kan du även nå objekt som är kopplade till 6

7 andra t ex projektgrupp som är kopplad till projekt. I rutan för Ledtext/Rubrik skriver du det som kommer att visas i kolumnrubriken i bilden. Redigera kolumner i en bild Man kan ändra var kolumnen visas i bilden genom att högerklicka på musknappen när pekaren står på kolumntexten. Då visas ett antal alternativ. Det går att dölja benämning, dölja kolumn, flytta kolumn eller stryka kolumn. Den kolumn som flyttas först (längst till vänster är den som kommer att summeras i delsumman). På detta sätt kan man själv designa sin bild. Bilden kan sedan sparas som en personlig bild. Spara egen personlig bild Man kan spara sin egen personliga bild, med egna urval och utseende genom att klicka på Spara knappen. Namnet på bilden ska vara orgnr samt användarkod. Grupperingen avgör i vilken flik på bildskärmen bilden kommer att hamna. Egna bilder ska ALLTID sparas med gruppering Egna bilder. Se bild, nästa sida. Alla bilder som inte är sparade med detta format och som personlig mall, kommer att tas bort av systemadministratören. 7

8 Radera egen personlig bild För att inte systemet Raindance ska bli för segt krävs det att man inte har för många egna bilder sparade, då de kräver mycket utrymme. De egna bilder som inte används bör därför raderas. Om man för att testa, sparat en bild som man sen inte använder, ska den raderas. Om du har sparat en personlig bild kan du stryka den genom att klicka på Ändra längst till höger. Välj sen knappen Stryk, så raderas bilden. En strykning av bild kan inte återfås. 8

9 Knappar och symboler Öppnar fält som kan ändras eller fyllas i Avbryter utan att spara Sparar ifyllda värden Beräknar summor och totaler när du fyllt i nya värden Används när du vill lägga till en ny rad. För att kunna infoga en rad måste ett värde fyllas i t ex 1. Exportera visad bild till excel. Skriv ut visad bild Lägg till fält används för att lägga till nya fält t ex konto i en bild Spara din egen bild med eget urval Fristående urval innebär att du kan göra urval på flera olika objekt, i flera intervall med villkor som måste uppfyllas. Villkoren är och eller, och inte, T ex kan du göra urval på projekt som finns i flera intervall. Klicka på rutan för att spara dina personliga val. Dessa finns kvar nästa gång du väljer bilden. Om du har sparat ett urval syns detta med ett rött kryss. För att ta bort ett sparat urval klicka på rutan igen. Gå tillbaka till startbilden. Ångra det senast sparade budgetvärdet. Knappen visas bara när det är möjligt att ångra. I de flesta bilder finns verktygstips s k tooltips. Genom att föra markören över en blå text visas en liten ruta med hjälptext eller förklarande text. Detta återfinns i kolumnhuvuden och i namn på bilder. 9

10 Urval i objektsfälten Om du vill göra urval på enskilda objekt anger du ett kommatecken (,) som avskiljare mellan de valda objekten. Intervall kan väljas genom att ange bindestreck (-). Om du anger stjärna (*) får du alla projekt. Stjärna kan användas om du vill ange projekt som börjar med vissa siffror. Om du anger brädgård (#) får du alla utom ett angivet intervall. Blankt i ett fält ger alla som inte har kontering i det valda fältet. Semikolon (;) betyder till och med. Du kan inte kombinera olika urvalssätt. Exempel Objektsfält Visar * VH Alla verksamheter blank VH Alla konteringar utan VH 1* VH Alla verksamheter inom GU, 10, 11, 12, 13, 14 11,21 VH Anslagsfinansierad verksamhet 11 och VH Alla verksamheter från 11 t o m 13 dvs 11, 12, * Projekt Alla projekt inom projektgruppen 00 #11 VH Alla verksamheter utom verksamhet 11 #11,12 VH Alla verksamheter utom verksamhet 11 och 12 11;13 VH Alla verksamheter från 11 t o m 13 dvs 11, 12, 13 Bildanpassningar Om rutan för Sidor är ifylld får du sidbrytning i bilden Om rutan för Sidor inte är ifylld får du en rullningslist för hela urvalet. Detta val gör att bilden tar längre tid att ladda in. Flera Delsummor kan väljas i rullningslisten beroende på antal objekt som finns synliga i bilden. Om du väljer 1 summeras den första och väljer du 2 summeras de två första. Delsumman visas nedanför varje objektskod t ex verksamhet och projekt. Om rutan för Nollrader är ifylld får du alla värden även om de är noll totalt. Kolumnvärden De utfallsvärden som visas i kolumnerna är hämtade ur Raindance och visar utfallet med en dags fördröjning, dvs utfallet uppdateras varje natt (ej helg). Belopp och värden som matas in i projektmodulen visas dock direkt. Felmeddelanden Eftersom uppdatering sker natt mot vardag kan följande meddelande visas om du är inne i systemet vid andra tider. Meddelandet anger när senaste uppdatering av utfall gjordes. 10

11 Rutin för handläggning av nytt projektkonto Följande steg beskriver översiktligt rutinen för att skapa och hantera ett nytt projektkonto i Raindance. 1. Innan du börjar registrera, ta reda på alla de uppgifter som krävs för att kunna fylla i alla fält. Tex ledigt projektnummer, belopp mm. Kontrollera även att rekvisitionskundnummer finns upplagt ifall det är ett bidrag som ska rekvireras. Det går inte att spara projekt om inte alla obligatoriska fält är ifyllda. 2. Scanna in underlag i form av avtal/kontrakt eller dylikt. Spara lokalt på din dator. Obs, underlag krävs vid uppläggning av alla BIDRAG-UPPDRAG samt även ÖVRIGA i de fall projektet har JA eller DEL i fältet för medfinansiering av gemensamma kostnader. 3. Registrera det nya projektet och fyll i de fält som efterfrågas. Projektet kommer att ha status Stängd till dess ändrat status till Öppen. 4. Koppla det inscannade dokumentet, som du sparat på din dator, till det nya projektet. 5. Fördela kontraktsbeloppet, om Bidrag-Uppdrag, över de år som avtalade belopp förväntas bli inbetalda. Observera att det är förväntade inbetalningar som ska fördelas. Vid en summering bör dessa stämma med registrerat kontraktsbelopp. 6. Registrera Händelser på projektet. För att underlätta administration av projekt kan projektrelaterade händelser, som man vill bli påmind om, registreras. 7. granskar registrerad projektinformation (inte fördelning av kontraktsbelopp eller händelser) och ändrar status till Öppen. Det är först därefter möjligt att bokföra på projektet. 11

12 Skapa projektkonto För att kunna registrera ett nytt projektkonto går du in på visningsbilden L10 Projektlista. Högerklicka på ett av projekten och du får upp ett val. Välj skapa projekt. Välj projekttyp. Det finns följande två alternativ: BIDRAG-UPPDRAG (för projekt inom Vh 12, 13, 14, 22, 23) ÖVRIGA (för projekt inom Vh 10, 11, 20, 21,70, 71, 90, 91, 97) Beroende på vilken projekttyp du väljer är det olika uppgifter som ska fyllas i. Om du har sparat ett projektkontonummer med en viss projekttyp går det inte att byta projekttyp. Däremot kan man göra ändringar inom befintlig projekttyp om ändringen görs innan något har bokförts på projektet. Kontakta då EA som gör ändringen åt er. 12

13 Projekttyp BIDRAG-UPPDRAG De fält som ska fyllas i vid registrering av ett nytt projektkonto inom projekttypen BIDRAG- UPPDRAG framgår av bilden nedan. 13

14 Beskrivning av fält Projektnummer Här fyller du i det projektnummer du valt. Observera att det inte går att återanvända projektnummer på befintliga projekt i Raindance även om de är passivsatta. Projektnumret är uppbyggt av följande delar, se tabell nedan. Projekt YYYYZZZZZ Projektgrupp Org enhet Grupp Löpnummer YYYY ZZ ZZZ Projektgrupp Projektgrupp måste överensstämma med projektnumret enligt tabellen ovan. Om du vill skapa en ny projektgrupp, eller se vilka som redan finns upplagda, trycker du på förstoringsglaset bredvid rutan för projektgrupp. Via Sök-knappen kan du söka upp de tillgängliga projektgruppsnummer som redan finns registrerade på din org-enhet. Om du istället vill lägga upp ett nytt nummer, tryck på knappen Skapa. 14

15 Du får då fram ovanstående bild. Fyll i önskat nytt projektgruppsnummer i fältet för Objektid. Fyll även i benämning. Observera att befintliga nummer inte kan ändras. Numret måste bestå av din org-enhet + två siffror (gruppnr). Avsluta med att trycka spara. När numret är skapat kan du välja in det på det projekt som du håller på att registrera. Org enhet I fältet anges institutionens/enhetens org-nummer i Raindance. Org enhetsnumret måste överensstämma med projektnumrets fyra första siffror. Projektbenämning Projektbenämning ska anges enligt den standard som råder för projektbenämningar inom UmU. Förkortning av bidrags/uppdragsgivares namn ska anges först, följt av startår- slutår då inbetalningar förväntas, t ex 11-12, projektledarens efternamn, därefter fri text. Projektledare Den person som står omnämnd på kontraktet eller, i de fall det inte är samma person, den person som faktiskt driver projektet, ska anges som projektledare. Som identifikation används CAS-id. Om det inte är aktuellt att namnge någon enskild projektledare, kan man istället använda koden Ej angivet/institutionsgemensamt. För att kunna lägga upp en ny person, som inte finns upplagd sen tidigare i Raindance projektledarregister, använd avsedd blankett Ny projektledare, som finns på webbsidan; Sänd ifylld blankett till EA för uppläggning, före projektkontot ska registreras. De uppgifter som behövs är: CAS-id (8 tecken) Namn (för- och efternamn) Födelseår (19xx) Kön (M/K) 15

16 I den personalkatalog som finns inom Umeå universitet går det att hitta uppgift om CAS-id. Registreringsdatum Ska inte matas in utan blir automatiskt samma dag som projektet registreras. Registrerat av Ska inte matas in utan blir automatiskt den person som är inloggad och registrerar projektet. Verksamhet Vilken verksamhet ett projekt ska ha beror på hur det finansieras, d v s om det sker med statliga anslagsmedel eller intäkter av bidrag, uppdrag eller försäljning. Se tabell med tillgängliga verksamhetskoder för BIDRAG-UPPDRAG nedan. Grundläggande högskoleutbildning med stödfunktioner 12 Grundutbildning med bidrag Bidragsfinansierad verksamhet särredovisas för att möjliggöra intäktsavräkning av pågående projekt. 13 Uppdragsutbildning Resultatområde för avgiftsfinansierad verksamhet. 14 Beställd utbildning Poänggivande högskoleutbildning med normalt antagningsförfarande enligt avtal med annan statlig myndighet. Forskning och forskarutbildning med stödfunktioner 22 Bidragsforskning Bidragsfinansierad verksamhet särredovisas för att möjliggöra intäktsavräkning av pågående projekt. 23 Uppdragsforskning Resultatområde för avgiftsfinansierad verksamhet. Finansiär I detta fält ska anges en kod för den myndighet eller organisation som finansierar projektet. Uppgift om befintliga koder finns i Raindance och går att söka via förstoringsglaset. Då kommer man nedanstående bild. 16

17 Här går det att söka på benämning. Det gör man genom att trycka på knappen Det går också att lägga till i Favoriter genom att trycka på knappen För projekttypen BIDRAG-UPPDRAG ska den kod som väljs vara identiskt med den motpartskod som finns registrerad i rekvisitionskundregistret alternativt kundregistret i Raindance. Det är den myndighet/organisation som betalar ut medlen till Umeå universitet, mot rekvisition eller faktura, som ska anges som finansiär. Undantag finns, t ex Kammarkollegiet som på uppdrag av andra betalar ut medel. Vid osäkerhet kontakta EA före registrering för att klargöra vem som ska anges som finansiär. Ursprungsfinansiär Detta fält fylls i om medlen ursprungligen kommer från någon annan än den organisation eller myndighet som utbetalar dem till Umeå universitet. Enbart om en extern organisation är ursprungsfinansiär ska fältet fyllas i. Fältet lämnas tomt om ingen tydlig ursprungsfinansiär finns. Även här går koden att hitta via förstoringsglaset.fältet är av tekniska skäl kopplat till Raindance befintliga tabell för motpart och innehåller därför interna motpartskoder. Dessa interna motpartskoder ska inte användas vid ifyllande av ursprungsfinansiär. Exempel 1. Universitetet har tillsammans med SLU erhållit forskningsmedel från Naturvårdsverket (NVV). SLU erhåller medlen från NVV och SLU betalar sen ut universitetets andel. I detta fall ska SLU anges som finansiär och NVV anges som ursprungsfinansiär. Exempel 2. Universitetet har beviljats bidrag från National Institute of Health (NIH). Medlen betalas ut av ett universitet i Tyskland, som är med i samma forskningsprojekt. I detta fall ska kod Övriga internationella organisationer anges som finansiär och kod National Institute of Health anges som ursprungsfinansiär. Exempel 3. Universitetet har beviljats EU-medel. Medlen betalas ut via Tillväxtverket. I detta fall ska Tillväxtverket anges som finansiär och EU anges som ursprungsfinansiär. 17

18 EU-kod De projekt som finansieras av EU-medel, både direkt och indirekt, ska märkas med EU-kod. De projekt som inte finansieras av EU-medel ska välja kod 0000 (= Ej EU) De EU-koder som finns tillgängliga är uppdelade i två grupper beroende på om det avser forskning och utveckling eller utbildning. Forskning och utveckling Programperiod och tidigare EU-kod Benämning EU01 EU-Strukturfonder EU02 European Science Foundation (ESF) EU03 Övriga EU-projekt EU04 EU Mål2 strukturfonder EU05 FP5 Femte ramprogrammet EU06 FP6 Sjätte ramprogrammet EU07 FP7 Sjunde ramprogrammet EU17 FP7 - Marie Curie, People EU27 FP7 - ERC, Ideas EU37 FP7 - Cooperation EU47 FP7 - Capacities EU57 FP7 - CIP Programperiod EU-kod Benämning EU60 BA, Botnia Atlantica EU61 Mål2, Regionalfondsprogrammet för Övre Norrland EU62 NPAP, Norra Periferi och Antarktis programmet EU63 Nord programmet EU64 Östersjöprogrammet EU70 EU71 EU72 EU73 EU74 EU75 EU76 EU77 EU78 H Excellent Science FET H Excellent Science MSCA (Marie Sklodowska-Curie Actions) H Excellent Science Reserach infrastructures H Industrial leadership H Societal Challenges H Joint Technology Initiatives (With Industry) H Joint programmes Of Member States H Contests For Prizes H Calls for Tenders EU80 ESF, European Science Foundation EU81 Övriga EU-projekt

19 Programperiod och tidigare EU-kod Benämning SO01 Erasmus SO02 Erasmus Mundus SO03 Grundtvig SO04 Minerva SO05 Comenius SO06 Lingua EU-kod SO10 Programperiod Benämning Erasmus+ (Erasmus, Leonardo da Vinci, Comenius, Grundtvig, Youth in Action) + (Erasmus Mundus, Tempus, Alfa, Edulink) Status projekt Inom projekttypen BIDRAG-UPPDRAG är grundregeln att de ska anges med status P (pågående, periodiseras). Det finns dock undantag, där status istället ska sättas till R. Uppdrag som utförs och faktureras under innevarande år, ska visa resultat och därför ha status R. Det gäller även uppdrag som pågår år efter år som t ex provtagning, beräkningsarbete, analyser eller utbildning. Ett annat undantag är i de fall så kallade underprojekt läggs upp. När huvudprojektet, varifrån man rekvirerar/fakturerar, är ett annat projekt. Underprojekt kan komma i fråga om flera institutioner tillsammans sökt och erhållit ett bidrag/uppdrag. Underprojekt måste alltid visa resultat och ska därför inte periodiseras. Observera att underprojekt innebär ett undantag från universitetets grundregel ett kontrakt= ett projekt. Alla sådana undantag måste samrådas och godkännas av EA före registrering. Dispositionstid Om dispositionstid finns angiven i kontrakt/avtal eller annat underlag, måste det anges här. Dispositionstid anges i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Anges som till och med det datum som medlen får disponeras. Finns ingen dispositionstid angiven i avtalet ska fältet lämnas tomt. Titel på ansökan/projekt Titelfältet är frivilligt att använda och är tänkt för den titel som finns på ansökan till finansiär. Det kan även vara den benämning som används internt för forskningsprojektet. Dock kommer detta fält inte med på ekonomiska rapporter i Raindance då den formella projektbenämningen istället framgår. Fältet syns dock på vissa visningsbilder t ex där nyupplagda projekt framgår. Kontrakt/Id-nummer Det kontrakts-/avtals-/diarie-nummer som finansiären angivit på underlaget ska anges i detta fält. Det är viktigt att det fylls i då universitetet ibland måste söka igen projektkonton på finansiärers förfrågan. Det är även viktigt i de fall universitetet erhåller inbetalningar där projektnummer inte anges utan istället finansiärens kontraktsnummer. 19

20 Huvudsökande/Medsökande I detta fält fylls H eller M i, beroende på om institutionen/enheten är att betrakta som Huvudsökande eller Medsökande i det aktuella projektet. Huvudsökande är den som ansvarar för att redovisa projektet mot en finansiär/bidragsgivare. Vid större projekt är det koordinatorn som ska betecknas som huvudsökande. Om man är ensam sökande av ett bidrag/uppdrag är man huvudsökande. Om det är flera institutioner/enheter inom UmU som erhåller ett bidrag/uppdrag tillsammans är det projektledaren/forskaren vid den enhet som rekvirerar/fakturerar medlen som betecknas som huvudsökande. Det projektkonto på vilket medlen bokförs ska då märkas Huvudsökande. Medsökande är man ifall man är partner i ett projekt. Man får sina projektmedel via en extern eller intern koordinator. I de fall huvudsökande är en annan myndighet/organisation, t ex SLU, så ska projektkontot märkas med Medsökande. Ansvarigt projekt Om projektet är ett så kallat underprojekt, där det ansvariga huvudprojektet finns inom universitetet, så kan huvudprojektets projektnummer anges här. Detta görs för att underlätta att se vilka projekt som hör ihop. Observera att underprojekt innebär ett undantag från universitetets grundregel ett kontrakt= ett projekt. Alla sådana undantag måste samrådas och godkännas av EA före registrering. Huvudprojektsinnehavare är den institution/enhet som har det så kallade huvudprojektet. Den institution som får in de externa medlen på sitt projektkonto och sen genom intern fördelning fördelar vidare, ansvarar för att lägga till huvudprojektnumret i fältet Ansvarigt projekt. Det innebär att huvudprojektet måste skapas först, före det går att lägga upp underprojekten. Det gör man genom att först trycka på förstoringsglaset sida. och sen välja Skapa, se bild på nästa Den institution som har huvudprojektet ska lägga till detta nya objekt i samband med att projektkontot skapas. Ange huvudprojektets nummer samt dess formella benämning i Raindance. Tryck sen på Spara. 20

21 Underprojektinnehavare är de institutioner/enheter som får ta del av de externa medlen men inte direkt från finansiär utan genom intern fördelning eller intern fakturering. De som har ett s.k.underprojekt plockar fram huvudprojektets nummer via förstoringsglaset och väljer rätt huvudprojektnummer.den som registrerar ett underprojekt ska inte Skapa ett nytt objekt. Det är huvudprojektägarens uppgift att göra. Forskningsämne SCB samlar regelbundet in uppgifter om den forskning som bedrivs vid Sveriges universitet och högskolor. För att underlätta uttag av statistik ska alla forskningsprojekt inom verksamhet 20, 21, 22 och 23 märkas med kod för forskningsämne. En förteckning över forskningsämnen finns på webbsidan: Projekt inom grundutbildning och övriga verksamheter ska märkas med kod 000 = Ej forskning. 21

22 Användning Alla bidrags- och uppdragsfinansierade projekt ska märkas med användning. Enbart ett alternativ kan väljas per projekt. För majoriteten kommer troligtvis alternativet Projektmedel vara aktuellt. Det är enbart i de fall bidrag ges utan att innehålla projektmedel som de övriga två alternativen kan bli aktuella. Godkänd av ansvarig Ansvarig prefekt/enhetschef eller motsvarande måste vara informerad om och ha godkänt mottagande av bidraget/uppdraget. Genom att välja J = Ja, så intygar den som registrerar projektet att så är fallet. Det åligger varje institution/enhet att upprätta sådana rutiner att det går att säkerställa att inget externfinansierat projekt läggs upp utan att ansvarig person har godkänt det aktuella kontraktet/avtalet. Medfinansiering av gemensamma kostnader För att märka upp projekt för bokföring av medfinansiering av gemensamma kostnader finns nedanstående koder tillgängliga. Om projektet markeras med JA, kommer det i samband med varje periodskifte att bokföras medfinansiering till 100% av UGEM, FGEM och IGEM. Centralt godkända finansiärer och projektmedel framgår av de regler och rutiner för medfinansiering av gemensamma kostnader som finns på webben. Där finns även en snabbguide till kontraktreskontra, med hänvisning till vilken kod som är aktuell för varje finansiär/projektmedel. För EU-projekt som är delvis medfinansierade finns nedanstående koder upplagda. Utifrån vilken nivå EU godkänner i det aktuella projektet ska kod väljas. Notera att det är andel av universitetsgemensamma kostnader som medfinansieras som anger %-sats i koden. Inte att förväxla med den nivå EU-godkänner. Sambandet framgår av tabell på nästa sida. 22

23 Godkänd OH från EU Andel av universitetsgemensamma kostnader som medfinansieras Medfinansieringskod i kontraktsreskontran fr.o.m. år 2015 Kommentar 60 % 0 % D00 Kommer att fasas ut och tas bort då dessa nivåer ej finns med i H % 5 % D05 20 % 20 % D20 Här ingår även projekt där EU godkänner 20 % på direkta lönekostnader. 10 % 60 % D60 Här ingår även projekt där EU godkänner 15 % på direkta lönekostnader. 7 % 70 % D70 Kommer att fasas ut och tas bort då dessa nivåer ej finns med i H2020. Kontraktsbelopp Kontrakt/avtal med extern finansiär Kontraktsbeloppet, enligt avtal med den externa finansiären, fylls i med heltal kronor. Om det är ett utländskt belopp kan även det utländska beloppet anges i avsedd ruta samt valutakod. Löpande fakturering Om inget belopp finns angivet, och det rör sig om så kallad löpande fakturering ska belopp noll kr fyllas i samt anges kommentaren Löpande fakturering i det fria fältet, se exempel nedan. Kontrakt/avtal internt inom universitetet Underprojekt som tar del av externa medel via intern tilldelning/intern fakturering inom universitetet, anger också 0 kr i fältet Kontraktsbelopp. Det internt avtalade beloppet anges istället i fältet Belopp via internfaktura/tilldelning. Observera att underprojekt innebär ett undantag från grundregeln ett kontrakt = ett projekt. Alla sådana undantag ska godkännas av EA före registrering. 23

24 Betalningskategori I detta fält anges på vilket sätt medel kommer till projektkontot. Information om hur medlen kommer in finns i regel angivet i kontrakt/gåvobrev. För de flesta bidrag ska Rekvireras anges. För de flesta uppdrag ska Faktureras anges. Om ingen rekvisition ska skapas ska bidragsprojekt märkas med Betalas utan rekvisition. Det gäller t ex de 12:e delar som utbetalas av Vetenskapsrådet, Cancerfonden, FAS och Formas. Även Insamlingsstiftelsen, Cancerforskningsfonden, Kempemedel via UmU eller andra medel som inte behöver rekvireras, ska märkas med Betalas utan rekvisition. Om projektet är ett så kallat underprojekt där medel erhålls genom internfakturering inom universitetet anges Ej aktuell/intern UmU. Fritt fält Här anges Löpande fakturering om det är aktuellt, se vidare rubrik Kontraktsbelopp. I övrigt ett fritt textfält för egna kommentarer. I samband med överläsning av projektuppgifter från gamla kontraktreskontra till det nya, läses här in uppgift om betalningsvillkor. Kommentar Om det är ett EU-projekt ska här anges den nivå för OH-påslag (i procent) som EU tillåter. Uppgiften används vid beräkning av central medfinansiering. Spara När fälten är ifyllda är det dags att Det går inte att spara registreringsformuläret om inte alla obligatoriska fält är ifyllda. Det är först i samband med Spara, som projektkontonumret reserveras och lagras i Raindance. Koppla kundnummer För BIDRAGS- projekt som ska rekvirera, inom Vh 12 och 22, måste ett rekvisitionskundnummer kopplas till projektet. Observera, detta ska inte göras på de projekt som rekvirerar i utländsk valuta, inte heller för de projekt som får sina medel utan rekvisition! Välj fliken Faktureringsinfo. Fyll i Fakturatyp, välj REKVISITIONER. Fyll även i Kund id. Det måste vara ett kundnummer som börjar på R, vilket anger att det är avsett för rekvisitioner. 24

25 På grund av ett stort kundregister tar sökning via förstoringsglaset lång tid. Enklast är därför att i förväg notera rekvisitionskundnummer antingen genom att söka i Raindance Classic, Kundreskontra, Kunder, Visning Om kund saknas, sänd in uppläggningsblankett till EA. Blankett finns på webben. Det går att söka igen R-kundnumret genom att ställa muspekaren på kolumnrubriken Id. Högerklicka och välj Urval enligt mönster. Fyll i R* för att selektera bort övriga kundnummer. 25

26 Rekvisitionskundnumren kommer nu fram i bokstavsordning och det går att söka igen aktuell rekvisitionskund. För att välja kundnummer, dubbelklicka på det aktuella kundnumret. Kom ihåg att trycka på Spara-knappen. Koppla avtal/kontrakt När ett nytt projektkonto inom kategorin BIDRAG-UPPDRAG är sparat är det dags att koppla ett dokument. För bidrags- och uppdragsfinansierade projekt måste avtalet/kontraktet scannas in och kopplas till projektet. Det är enbart de ekonomiska delarna av avtalet/kontraktet som måste scannas in. Underlaget ska styrka de ekonomiska uppgifterna som lagts in på projektet såsom belopp, dispositionstid och finansiär. Scanna dokument Scanna in avtalet/kontraktet och spara ner det på din dator, så att du kan hitta igen det sen. Koppla dokument till projekt Gå till visningsbilden Projektlista. Ange aktuellt projektnummer i urvalsfältet, eller din org enhet + *. När du har fått fram det aktuella projektet i listan, dubbelklickar du på den gråmarkerade dokumentsymbolen längst till höger. När man dubbelklickat på symbolen får man upp nedanstående bild. Leta fram det sparade dokumentet genom att trycka på Bläddra. Välj och markera dokumentet, tryck därefter på knappen Bifoga. 26

27 När du bifogat dokumentet ser du det i bilden ovan. Välj sen Stäng, för att komma tillbaka till projektlistan. I listan bör nu dokumentsymbolen ha ändrat färg till röd. 27

28 Projekttyp ÖVRIGA För att skapa ett projekt som finansieras av anslag, stödverksamhet eller så kallad övrig försäljning, väljer man projekttypen ÖVRIGA. Det gäller projekt inom verksamhet 10, 11, 20, 21, 70, 71, 90, 91 och 97. De fält som ska fyllas i framgår av bilden nedan. 28

29 Beskrivning av fält Projektnummer Här fyller du i det projektnummer du valt. Observera att det inte går att återanvända projektnummer på befintliga projekt i Raindance även om de är passivsatta. Projektnumret är uppbyggt av följande delar, se tabell nedan. Projekt YYYYZZZZZ Projektgrupp Org enhet Grupp Löpnummer YYYY ZZ ZZZ Projektgrupp Projektgrupp måste överensstämma med projektnumret enligt tabellen ovan. Om du vill skapa ett nytt nummer, se anvisning i föregående avsnitt (Bidrag-Uppdrag) under rubrik Projektgrupp. Org enhet I fältet anges institutionens/enhetens orgnr i Raindance. Orgnr måste överensstämma med projektnumret enligt tabellen ovan. Projektbenämning Här anges den formella benämning som projektet ska ha i Raindance. Projektledare Projektet har en förifylld kod Ej angivet/institutionsgemensamt. Det går dock att ändra och ange en viss person som projektledare, t ex vid karriärbidrag. Som identifikation används CAS-id. För att kunna lägga upp en ny person, som inte finns upplagd sen tidigare i Raindance projektledarregister, använd blankett som finns på webbsidan: Sänd ifylld blankett till EA för uppläggning, före projektkontot ska registreras. De uppgifter som behövs är: CAS-id (8 tecken) Namn (för- och efternamn) Födelseår (19xx) Kön (M/K) I den personalkatalog som finns inom Umeå universitet går det att hitta uppgift om CAS-id. Registreringsdatum Ska inte matas in utan blir automatiskt samma dag som projektet registreras. Registrerat av Ska inte matas in utan blir automatiskt den person som är inloggad och registrerar projektet. 29

30 Verksamhet Vilken verksamhet ett projekt ska ha beror på hur det finansieras, d v s om det sker med statliga anslagsmedel eller intäkter av bidrag, uppdrag eller försäljning. Se tabell nedan över tillgängliga verksamhetskoder. Grundläggande högskoleutbildning med stödfunktioner 10 Grundutbildning stödverksamhet Stödverksamhet som finansieras via kärnverksamheterna (v-het 11, 12, 13 och 14) 11 Grundutbildning med anslag som finansieras med anslag över statsbudgeten. Forskning och forskarutbildning med stödfunktioner 20 Forskning, forskarutbildning stödverksamhet Stödverksamhet som finansieras via kärnverksamheterna (v-het 21, 22 och 23) 21 Forskning och forskarutbildning med fakultetsanslag Forskning som finansieras med anslag över statsbudgeten. Övrigt 70 Övrigt stödverksamhet Stödverksamhet som finansieras via kärnverksamhet (v-het 71) 71 Övrigt Övrigt ska endast användas för externt riktad verksamhet, som absolut inte kan hänföras till grundläggande högskoleutbildning eller forskning/forskarutbildning. Universitetsgemensamt 90 Universitetsgemensamt stödverksamhet Stödverksamhet som finansieras via verksamheterna 91 och Universitetsgemensamt över budget Universitetsgemensam verksamhet som finansieras med universitetsgemensamma medel i enlighet med resurstilldelningsbeslut. 97 Universitetsgemensamt försäljning internt/externt Universitetsgemensam verksamhet finansierad genom intern försäljning, där enheterna får disponera sitt resultat. Finansiär I detta fält ska anges en kod för den myndighet eller organisation som finansierar projektet. Inom projekttyp Övriga är koden för anslag förvalt värde. För projekttypen ÖVRIGA ska koden i stort sett alltid vara Det betyder att projektet finansieras av statliga anslagsmedel. Undantagna är projekt med verksamhet 71 som ska ha kod Status projekt Grundregel anger att projekt inom projekttypen ÖVRIGA alltid ska anges med status R (=visa Resultat). Det är satt som förvalt värde och ska inte ändras. 30

31 Forskningsämne SCB samlar regelbundet in uppgifter om den forskning som bedrivs vid Sveriges universitet och högskolor. För att underlätta uttag av statistik ska alla forskningsprojekt inom verksamhet 20, 21, 22 och 23 märkas med kod för forskningsämne. Projekt inom grundutbildning och övriga verksamheter ska märkas med kod 000 = Ej forskning. En förteckning över forskningsämnen och SCB:s utökade information om undergrupper finns på webbsidan: Medfinansiering av gemensamma kostnader För att märka upp projekt, för att eventuell bokföring av medfinansiering av gemensamma kostnader ska ske, finns nedanstående koder tillgängliga. Utöver dessa finns även särskilda koder för märkning av EU-projekt som har delvis medfinansiering. Om projektet markeras med JA, kommer det i samband med varje periodskifte att bokföras medfinansiering till 100% av UGEM, FGEM och IGEM. Om ett s k ÖVRIGT projekt märks med JA eller DEL, måste beslut/underlag scannas in och bifogas projektet i samband med uppläggning. Centralt godkända finansiärer och projektmedel framgår av de regler och rutiner för medfinansiering av gemensamma kostnader som finns på webben: 31

32 Belopp internf/tilldelning Det är frivilligt att ange internt avtalade belopp för ett visst projekt. Det kan anges i fältet Belopp via internfaktura/tilldelning. Fritt fält Ett fritt textfält för egna kommentarer. Kommentar Fritt textfält för egna kommentarer. Spara När fälten är ifyllda är det dags att spara. Det går inte att spara registreringsformuläret om inte alla obligatoriska fält är ifyllda. Det är först i samband med Spara, som projektkontonumret reserveras och lagras i Raindance. Registrera uppgifter på projekt EA rekommenderar att institutioner/enheter registrerar händelser samt fördelar kontraktsbelopp per år på bidrags- och uppdragsprojekten, direkt i samband med uppläggning av projekt. För att kunna registrera data på projekt väljer man någon av nedanstående visningsbilder. 32

33 Registrera händelser För att kunna registrera händelser öppnar man visningsbild R20 Händelser. Där kan man registrera de projektrelaterade händelser man vill bli påmind om per projekt. Tryck på knappen Ändra, för att på så vis öppna fält för registrering. Genom att trycka på knappen så bildas en ny rad där en ny händelse kan registreras. Genom att ändra siffran i rutan till höger kan flera tomma rader skapas på en gång. De händelser som finns tillgängliga framgår av bilden nedan. 33

34 Till varje händelse kopplas ett datum. Det ska anges som ÅÅÅÅ-MM-DD. Efter att man registrerat färdigt måste man trycka på. Söka på händelser och dispositionstider För att kunna söka på händelser måste man börja med att fylla i projektfältet. Det kan vara Org enhet + *, om man vill se alla projekt inom en viss Org enhet eller ange projektgrupp + * eller ange specifikt projekt. Genom att ange år samt månad, följt av *, går det att få fram alla registrerade händelser man vill bli påmind om under en viss månad. Se exempel nedan, där urval är gjort både på projektgrupp och viss månad. I nedanstående bild är urval gjort enbart på år. Det går även att göra motsvarande sökning på Dispositionstid. Välj då fliken Kontroll av disptid. Fyll i din Org+* samt det år du vill söka på. Det går också att skriva 2* för att täcka in fler år. Fältet Projekt måste dock alltid vara ifyllt med minst Org + *. 34

35 Fördela belopp per år För att fördela kontraktsbelopp per år går man in i visningsbild R22 Belopp per år. För alla nya projekt som registreras ska belopp per år anges. Observera att det enbart gäller BIDRAG- UPPDRAG samt att det är förväntade inbetalningar från den externa finansiären som ska anges. Förväntade medel via intern tilldelning/internfakturering, ska inte ingå här. Fyll i projektnummer på det projekt som är aktuellt att fördela på. Observera att om du anger org enhet eller projektgrupp och därmed får fram alla projekt inom en org enhet eller projektgrupp, så öppnas alla dessa upp för fördelning. Genom att trycka på knappen Ändra så öppnas fälten upp för manuell registrering. Det går bra att fylla i beloppen manuellt. Tänk på att det är hela kronor och att det ska stämma med kontraktsbeloppet. Det går även att använda sig av Fördela funktion samt infoga nya rader. Genom att använda Fördela funktionen kan belopp i kolumnerna fördelas utifrån olika principer och olika hämtade värden. Observera att det är fastställda eller uppskattade inbetalningar per år, utifrån det kontrakt/avtal som finns med den externa finansiären, som ska fördelas. Det ska inte förväxlas med förväntade intäkter. Observera dock att om denna funktion används så fördelas beloppen på alla projekt som syns i visningsbilden, om man inte anger ett specifikt projekt. Om man vill använda Fördela funktionen rekommenderas att göra det på ett projekt åt gången, genom att ange ett fullständigt projektnummer i urvalsrutan före fördelning. 35

36 Om man använder Fördela kolumn, se bild nedan, så kan projektnummer anges där. Även källa, varifrån belopp som ska fördelas, ska hämtas, kan anges. Här rekommenderas Kontraktsbelopp, eftersom förväntade inbetalningar bör överensstämma med angivet kontraktsbelopp. Efter utförd fördelning måste man trycka på Spara knappen. Om man fyller i beloppen manuellt i de olika öppnade fälten, måste man trycka på Räkna om knappen före man trycker på Spara. 36

37 Öppna/stänga projekt När projekt skapas får de automatiskt status Stängd. (EA) öppnar för bokföring efter en kontroll av inmatade data mot inscannade dokument. Först efter att projektet blivit öppnat går det att bokföra på projektet. När projekt ska avslutas sänder berörd institution/enhet in begäran om passivsättning till EA som då stänger projektet i Raindance. Hantera ändringar på befintliga projekt Ändringar på befintliga projektkonton kan hanteras på olika sätt beroende på vilken information det är som ska ändras. Byte av projektledare I visningsbild Projektlista, högerklickar man på aktuellt projekt. Välj Projektinformation och all information om projektkontot kommer fram. Fältet för projektledare är där öppet för ändringar. Om en helt ny projektledare ska registreras i Raindance, kontakta EA som lägger till ny i projektledarregistret. Blankett för detta finns på webbsidan; 37

38 Övriga ändringar Ändrad dispositionstid, kontraktsbelopp, projektstatus och passivsättning kan inte registreras av berörd institution/enhet, utan ändras av EA. För att meddela EA använder man sig av visningsbild R28 Ändra kontrakt/projekt. Genom att ange aktuellt projektnummer och sen trycka Enter, så får man upp det aktuella projektet. Tryck sen på knappen så öppnas fält för registrering. Ändrad dispositionstid/belopp Ny dispositionstid anges i formen ÅÅÅÅ-MM-DD. Tilläggsanslag anges i hela kronor. Både ny dispositionstid och tilläggsbelopp ska styrkas via inscannat dokument. Dokumentet kopplas via att trycka på dokumentsymbolen längst till höger i bild, se nedan. Det är även möjligt att skriva egna kommentarer i det fria fältet och i flera kommentarsfält. Efter registrering måste man trycka på Spara knappen. Ändrad status samt passivsättning I kolumnen Status/Passiv anges om ett projekt ska ändra status eller passivsättas. Genom att ställa markören i rutan för statusändring och sen trycka på den blåmarkerade rubriken, får man upp följande val. 38

39 För att meddela EA att ändra status på ett projekt från Pågående till Resultat, välj R. För att meddela EA att ett projekt är nollställt och ska Stängas/passivsättas i systemet, välj S. För att kunna passivsätta ska en kontroll ha skett i Raindance via rapporten Passiv. Den ska skrivas ut och scannas in samt kopplas till projektet. Om inte rapporten är bifogad kan inte EA passivsätta projektet, då det kan finnas anläggningar eller annat som hindrar passivsättning. Om det är så att man vill passivsätta ett projekt men det på grund av anläggningar inte går, finns en möjlighet att markera projektet med ett J. Det visar att det är ett projekt som inte kan avslutas på grund av kvarvarande anläggningar. Ingen ändring sker på projektet, men det är ett sätt att för egen del markera. Efter registrering måste man trycka på Spara knappen. 39

40 Rekvisition av bidrag Förutsättningar och anvisningar Följande förutsättningar ska vara uppfyllda för att rekvisition ska skapas i Raindance projektmodul: Svensk bidragsgivare Belopp i SEK Projektet har Vh 12 eller 22 Fakturatyp REKVISITIONER finns angivet på projektet Kund-id finns angivet på projektet, måste vara ett kundnummer som börjar på R, vilket markerar att det är en rekvisitionskund. Både fakturatyp och kund-id sparas på projektet i samband med att projektet läggs upp i Raindance. Om det saknas eller är felaktigt, kontakta som kan komplettera dessa uppgifter i efterhand. När rekvisition inte ska skapas i Raindance I de fall bidragsmedel betalas ut av bidragsgivare utan rekvisition ska ingen rekvisition skapas i Raindance. Det gäller t ex för de projekt som får medel utbetalt som 12:e delar från Vetenskapsrådet, Cancerfonden, FAS och Formas. Det gäller även för medel från Insamlingsstiftelsen, Cancerforskningsfonden och Kempe-medel via Umeå universitet. Utländska bidragsgivare eller andra fall då rekvisition ska ske i annan valuta, kan inte skapa rekvisition i Raindance projektmodul, eftersom den inte kan hantera andra valutor än SEK. Rekvisition får då ske såsom tidigare och erhållna bidragsbelopp registreras i Raindance först då medel betalats in till universitetets konto. Bidragsgivare som har egen mall eller blankett för rekvisition Även om en bidragsgivare vill att rekvisition sker enligt särskild mall eller blankett ska ändå rekvisition skapas i Raindance. Detta är ett sätt att säkerställa att inbetalningen matchas till rätt projekt. Om särskild mall eller blankett krävs av bidragsgivaren, ska den användas istället när man skickar rekvisition. Viktigt är dock att på denna uppge det rekvisitionsnummer som skapats i Raindance. Det är genom rekvisitionsnumret som betalningen sen kan härledas till rätt projekt. 40

41 Post- och bankgiro för rekvirerade svenska bidrag I samband med införandet av rekvisitioner i Raindance så ska bidragsinbetalningar gå till samma post- och bankgirokonto som gäller för fakturainbetalningar. För övriga inbetalningar, som inte rekvireras, gäller oförändrat samma post- och bankgiro som tidigare. Det gäller även rekvisitioner i utländsk valuta där ingen ändring sker. Inga påminnelser och ingen räntedebitering Till skillnad från rutinerna för kundfakturor sänds inga påminnelser ut till de bidragsgivare som inte betalat. Inte heller debiteras någon dröjsmålsränta vid sen betalning. Redovisningsmässig hantering av rekvisition Vid upprättande av kundfaktura bokförs intäkten på det berörda projektet direkt men vid upprättande av rekvisition bokförs istället beloppet på två balanskonton, 1581 Utställda rekvisitioner och 1582 Obetalda rekvisitioner. Saldot på dessa två konton ska alltid vara noll tillsammans. Först vid inbetalning av bidraget, till universitetets konto, bokförs en bidragsintäkt på projektet och konto 1581 och 1582 motbokas med samma belopp. Inga e-fakturor skapas för rekvisitioner Inga rekvisitioner går iväg elektroniskt som e-fakturor utan samtliga måste skickas manuellt till bidragsgivare. 41

42 Skapa rekvisition Rekvisition skapas genom följande steg: 1. Rekvisitionsunderlag skapas i Projektmodulen av administratör 2. Rekvisitionen hämtas upp i Kundfakturamodulen och kompletteras av administratör 3. Rekvisitionen cirkuleras till prefekt/chef för betalattest 4. Rekvisitionen cirkuleras tillbaka till administratör som gör attest och signering. Status ändras därmed från Preliminär till Definitiv. 5. Rekvisitionen skrivs ut av administratör och postas till bidragsgivaren. Steg 1 Skapa underlag för rekvisition sker i Projektmodulen För att skapa en rekvisition i projektmodulen, gå till L 10 Projektlista. Ange det projektnummer du vill rekvirera medel till. När du fått fram projektet, högerklicka på det och välj Fakturaunderlag. I Raindance är det standard att det kallas faktura men allt som skapas för fakturering i projektmodulen är rekvisitioner och inte fakturor. För fakturering av uppdrag hänvisas till kundfakturamodulen. Genom att klicka på Fakturaunderlag får man fram nedanstående ruta. Genom att trycka på knappen Faktureringsinfo, går det att skriva textrader som kommer med på alla rekvisitioner som skapas till detta projekt, d v s även kommande rekvisitioner. Se bild på nästa sida. Det går även att lämna dessa fält tomma. Tryck på Faktureringsinfo. Fyll i önskad text och tryck sen på Spara. Tryck därefter på Avbryt, för att komma tillbaka till bilden ovan. 42

43 För att registrera text och belopp som ska komma med enbart på den aktuella rekvisitionen, samt plocka fram ev. tidigare registrerade belopp, tryck på knappen Hämta underlag. Genom datumintervall går det att styra vilka underlag som ska hämtas. Förvalt slutdatum är dagens datum. Tryck därefter på knappen Ny rad för att registrera det belopp som ska rekvireras. Då öppnas nedanstående bild, där radtext och belopp fylls i. 43

44 Tryck sen på Spara. Det går bra att lägga till flera rader, upprepa bara samma rutin igen genom att trycka på Ny rad-knappen. Tryck därefter på Stäng. Genom att ändra Status från Att fakturera till Avvakta, går det att registrera rader i förväg, för framtida rekvisitioner. Dessa rader tas inte med på rekvisitionen förrän de ändrat status. När du har registrerat de rader och belopp som ska rekvireras, tryck på Skapa faktura. Du kommer då att få nedanstående fråga. Svara Ja. Därefter får du nedanstående bekräftelse. Tryck OK. Steg 2 Komplettera och förhandsgranska rekvisition Nu är underlag till rekvisition skapat och rekvisitionen ska kompletteras och granskas före den cirkuleras till prefekt/chef. Det rekvisitionsförslag som skapades i Projektmodulen återfinns under fiken Fakturor, se nedan. Du hittar den genom att gå in på Sök Kundfaktura och trycka på Avancerat. Under Avancerat fyller du i tabellvärde PROJ och det aktuella projektnumret. För att du bara ska få upp den rekvisition som du ska färdigställa, och inte tidigare utsända rekvisitioner på det aktuella projektet, markera enbart Ny och Preliminär, se nedan. 44

45 Dubbelklicka på den rekvisition du ska färdigställa. Du får då upp den. Kontrollera noga att rätt bidragsgivare och adress finns uppgiven i fakturahuvudet. Tryck därefter på knappen för att kunna ange vår referens och er referens. Fyll inte i några andra fält här. Tryck sen på knappen Spara huvud. När du sparat fakturahuvudet kan du ändra eller lägga till fakturarader. Projektledare, projektets titel enligt ansökan och kontrakt/avtalsnummer hämtas automatiskt från den information som finns sparad på projektet i Kontraktreskontra. Det skrivs ut som de tre översta fakturaraderna på rekvisitionen. Om du inte vill ha med dessa rader går det att ta bort dem genom att trycka på soptunnan som finns i början av varje rad. Genom att trycka på pilen i början av en ny rad, kan du ändra radtyp. Genom att trycka på den tre gånger, så att beloppsfältet försvinner på aktuell rad, kan du omvandla den till en textrad. Där kan du skriva in kompletterande information som du vill ska stå på rekvisitionen. Det går även att ändra till á pris rader där antal och styckepris kan anges. Kom ihåg att spara via knappen om du gör ändringar eller lägger till nya rader. Du kan även flytta rader så att de kommer i en annan ordning via knappen. Du använder då de blå pilar som kommer fram och kan flytta uppåt eller nedåt. Tryck sen på knappen. Det är viktigt att spara rader via knappen om du gör ändringar. 45

46 Genom att trycka på soptunnan i början av en rad går den att ta bort. För att förhandsgranska rekvisitionen, tryck på knappen. Det går även att bifoga dokument som ska skrivas ut tillsammans med rekvisitionen och bifogas till bidragsgivaren. Tryck då på knappen för Bifoga dokument. Det går även att lämna ett internt meddelande, som inte skrivs ut eller syns på rekvisitionen. Använd då knappen. Inlagda meddelanden kan inte tas bort. Observera! Om du lagt till eller ändrat belopp på rekvisitionen måste du justera konteringen. Tryck då på knappen kontera. Det går att lägga till s.k. intäktsrader men observera att det måste vara konto 1581, eftersom bidrag intäktsbokas först då pengarna erhållits. Fram till dess ska det stå bokfört som utställd, obetald rekvisition. Kontrollera att beloppet som står i Att kontera är 0,00 SEK före du cirkulerar till nästa person. Om du inte ändrat belopp på rekvisitionen ska du inte heller ändra något i konteringen utan kan cirkulera till prefekt/chef. Steg 3 Cirkulera till prefekt/chef Genom att trycka på knappen cirkulera kommer du till den bild där du anger attesterande prefekt/chefs signatur. Det är viktigt att du själv anges igen som sist i listan eftersom det är du som administratör som ska göra slutlig attest, signera och skriva ut rekvisitionen. Cirkulera till den prefekt/chef som ska betalattestera. Om du inte kan fylla i radnummer, försäkra dig då om att cirkulationsordningen är inställd på. Du ser det i övre högra hörnet av bilden. Om det står Parallell, ändra till Seriell. Betalattest sker genom att trycka på stämpeln uppe i konteringsfältet. När det är gjort ska prefekt/chef cirkulera tillbaka till administratören som definitivsätter rekvisitionen. Steg 4 Administratören attesterar och signerar Rekvisitionen återfinns i din inkorg, när prefekt/chef cirkulerat den till dig. Genom att trycka på stämpeln attesteras den markerade raden och din signatur ersätter stämpelsymbolen. Tryck sen på knappen Tillbaka för att komma till det läge där du kan signera rekvisitionen och därmed göra den definitiv. Du ska då komma till nedanstående bild. 46

47 Fyll i skrivarnummer 2, vilket innebär att utskriften hamnar i din Inkorg, fliken Mina utskrifter. Det är viktigt att ange skrivarnummer 2 eftersom det är det skrivarnumret som den färdiga fakturablanketten är kopplad till. Resultatet av din utskrift kommer alltid att hamna i Portalen, Min inkorg och fliken Mina utskrifter. Signera därefter genom att ange ditt Raindancelösenord och tryck på OK. Rekvisitionen är nu färdigbehandlat och har ändrat status till Definitiv. Det som återstår är att skriva ut och sända till bidragsgivaren. Steg 5 Administratören skriver ut rekvisition och sänder till bidragsgivare Det är först när rekvisitionen är färdigbehandlad, och därmed definitiv, som den återfinns i Min inkorg under fliken Mina utskrifter. Innan dess går det bara att skriva ut genom Förhandsgranska och då står det Preview skrivet tvärs över rekvisitionen. Om du inte får fram fliken Mina utskrifter. Prova då att logga ut ur Raindance och sen logga in igen. Detta behöver du bara göra en gång, därefter kommer fliken alltid att synas. Det kan vara en viss tidsfördröjning innan rekvisitionen kommer till Mina utskrifter. Om du inte ser rekvisitionen direkt, tryck på knappen Uppdatera och avvakta en stund om den inte kommer fram. Tryck sen på knappen Uppdatera igen, till sist ska rekvisitionen komma fram. Dubbelklicka på rekvisitionen och skriv ut. 47

48 När du skrivit ut rekvisitionen och sett att utskriften gick bra, rekommenderar vi att du markerar och stryker rekvisitionen i listan, för att listan ska vara så aktuell som möjligt och bara bestå av det som återstår att skriva ut. Notera att inga rekvisitioner går som e-fakturor utan samtliga måste skickas. Även om en bidragsgivare vill att rekvisition sker enligt särskild mall eller blankett ska ändå rekvisition skapas i Raindance. Detta är ett sätt att säkerställa att inbetalningen matchas till rätt projekt. Om ni skickar en annan blankett eller rekvisitionsmall är det viktigt att uppge det rekvisitionsnummer som skapats i Raindance. Det är detta nummer som bidragsgivaren ska uppge vid betalning. I samband med införandet av rekvisitioner i Raindance så ska bidragsinbetalningarna styras om till samma post- och bankgirokonto som i dag gäller för fakturainbetalningar. För övriga inbetalningar, gäller oförändrat samma post- och bankgiro som tidigare. Hantera delbetald rekvisition/återstående belopp I de fall bidragsgivaren betalar in ett lägre belopp än det som finns bokfört på rekvisitionen kommer den att kvarstå som obetald i kundreskontra och det belopp som kvarstår kommer att synas på projektet som bokfört på konto för utställda och obetalda rekvisitioner. Det är inget problem att låta det kvarstå så, för att visa att det finns en skillnad mellan rekvirerat och erhållet belopp. Varken påminnelser eller dröjsmålsränta går ut på rekvisitioner. Dock måste dessa konton, 1581 och 1582, nollställas före projektkontot kan avslutas. Om man vill boka bort differensen går det till på följande sätt: Skapa en kreditrekvisition på det återstående beloppet, på det aktuella projektet, på samma sätt som du skapar en rekvisition men med minustecken framför beloppet. Skriv på en fakturarad, genom att byta radtyp till textrad via, numret på den rekvisition som ska kvittas. Godkänn kreditrekvisitionen på samma sätt som en vanlig rekvisition, så den blir definitiv. 48

49 Meddela därefter som utför kvittningen, av den nya kreditrekvisitionen mot den delbetalda rekvisitionen, i kundreskontra. Status ändras därmed till fullt betald på båda dessa rekvisitioner. Hantera felaktig rekvisition En felaktig rekvisition kan makuleras av administratör så länge som status är Preliminär. Skriv först via knappen meddelande en notering om varför rekvisitionen makuleras. Tryck därefter på knappen och därefter knappen. Rekvisitionen är nu makulerad. Om rekvisitionen har status Definitiv går den inte att makulera utan måste hanteras genom skapande av kreditrekvisition och kvittning. Se instruktion i avsnittet ovan om hantering av delbetald rekvisition. Registrera belopp i förväg Det går att registrera belopp i förväg för senare rekvisitionstillfällen. Det gör man genom att ändra Status från Att fakturera till Avvakta. Dessa rader tas inte med på rekvisitionen förrän de ändrat status. När alla rader är registrerade går det att se vilka som kommer tas med på rekvisitionen och vilka som inte tas med. Genom att klicka på den blåmarkerade REKV, se nedan, går det att få fram alla registrerade belopp på projektet, som ännu inte rekvirerats. 49

50 Genom att klicka på en rad går det att ändra status på raden från Avvakta till Att fakturera. Därigenom går det att styra vilka rader som ska tas med i samband med rekvisition. 50

51 Handledning för kontroll av bidragsprojekt Bidragsprojekt periodiseras som grundregel och läggs därför upp med status P (pågående/periodisering) i samband med registrering. En del av bidragsprojekten har en angiven dispositionstid som villkor i avtal/kontrakt med bidragsgivare. På dessa projekt ska dispositionstiden anges i samband med att projekten registreras i ekonomisystemet. Dispositionstiden anger hur länge oförbrukade bidragsmedel får behållas/användas i verksamheten. I de fall dispositionstiden passerats ska kvarvarande bidragsmedel visas upp som ett resultat. Det innebär att projektstatus måste ändras till R (resultat). Periodiseringsreglerna finns utförligt beskrivna i Ekonomihandbokens kapitel 1, avsnitt I vissa fall kräver bidragsgivare att medlen betalas tillbaka. Om det blir aktuellt med återbetalning av bidragsmedel, kontakta (EA), som handlägger återbetalningen. Eventuella återbetalningar bokförs som en minskad intäkt. Förlängd dispositionstid Om det finns en större summa bidragsmedel kvar och dispositionstiden passerats, eller kommer att passeras inom de närmaste månaderna, bör forskare/projektledare kontakta bidragsgivaren och ansöka om förlängd dispositionstid. Förlängd dispositionstid ska registreras i Kontraktreskontra för att registret ska ha rätt uppgifter. Nya dispositionstider meddelas EA via bild R28. Intyg från bidragsgivare ska scannas in och bifogas. 51

52 Kontroll av dispositionstider och projektstatus I Projektportalen, även kallad Kontraktreskontra, finns visningsbild V33 Oförbrukade bidrag. I bilden visas det periodiserade resultatet för bidragsprojekt, det vill säga det belopp som bokförts som oförbrukat bidrag i samband med periodskifte. Vanligtvis erhåller universitetet bidrag i förskott och det bokförs som en skuld till bidragsgivaren, som minskar i takt med förbrukningen. Om bidrag erhålls i efterskott bokförs underskottet som oförbrukat bidrag, fast med motsatt tecken. I samband med helårs- och delårsbokslut bokförs underskott istället på konto för upplupna (förväntade) intäkter. I bild V33 visas även projektens status, P (pågående/periodiseras) eller R (resultat), samt eventuell dispositionstid. Bilden ger en bra överblick över dispositionstider och projektstatus som kan behöva åtgärdas. Projektledare finns med som fält vilket gör det möjligt att göra urval per projektledare för de som vill dela ut listan till berörda forskare/projektledare. 52

53 Arbetsgång vid kontroll i Raindance I Raindance projektmodul, klicka på projektuppföljning. Öppna upp bild V33 Oförbrukade bidrag Ta bort markeringen i rutan vid Sidor, för att få en rullist i visningsbilden. Projektfältet fylls i med institutionens/enhetens org.nr följt av * Vh fylls i med 22 (Bidragsforskning). Det går att göra urval på både vh 12 (Grundutbildning med bidrag) och vh 22. Fältet fylls då i med 12,22. Genom detta urval får man upp alla bidragsprojekt inom vh 22, oavsett om de har dispositionstid eller inte. Man får en bra översikt över projekt med både status P samt R. Det går även att göra urval via fälten Projektledare, dispositionstid och SP (=status projekt). Kontroll dispositionstid mot status P Genom att fylla i dispositionstid med 2* begränsar man urvalet till att bara omfatta de projekt som har en angiven dispositionstid. Genom att även fylla i fältet SP med P begränsar man urvalet till projekt som periodiseras och det blir lättare att urskilja de projekt som måste åtgärdas. Det får inte förekomma projekt med status P i kombination med passerad dispositionstid. 53