Värdets tre skeden Kapitalvärden i offentlig fastighetsförvaltning

Transkript

1 Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Värdets tre skeden Kapitalvärden i offentlig fastighetsförvaltning

2 Kapitalvärden Svenska Kommunförbundet 1999 Adress: Stockholm. Tfn Epost: Webbplats: ISBN: Tryckeri: Katarina Tryck AB, Stockholm Text: Dick Larsson, KOMREV AB Redigering och form: Björn C Hårdstedt & Ulla Meier Distribution: Kommentus Förlag, tfn

3 Kapitalvärden Förord Kapitaltillgångarna inom den offentliga verksamheten har under senaste decenniet tillmätts ett ökat intresse. Värdet utgör en dominerande del av det egna kapitalet. Näst personal är kostnaderna för kapitalet den största posten för verksamheterna. Lokalkostnaderna har under 90-talet synliggjorts med internhyressystem för att medverka till kärnverksamheternas resursoptimering. Situationer av prissättning i samband med värdering och byte av tjänster och uthyrning, såväl mot privata marknaden som vid kommunal eller regional samverkan är andra situationer som ställer krav på kapitalets värde. Syftet med den här skriften är att redovisa ett antal konkreta tillfällen under en fastighets livscykel, då det är betydelsefullt att ange kapitalets värde och kostnader. I skriften görs en analys av konsekvenserna av olika beslutsituationer, prissättningskalkyler och såväl intern- som externredovisning. 1 Skriften kan också tjäna som underlag för en dialog och förståelse mellan olika aktörer inom finansförvaltning och fastighetsförvaltning när det gäller aktiv ekonomisk styrning och hantering av offentliga sektorns kapitaltillgångar. Rapporten har skrivits av Dick Larsson, KOMREV AB och redigerats av Hans Lind, Kungliga Tekniska Högskolan. Skriften har initierats och finansierats av samarbetsprojektet Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor (U.F.O.S.), i vilken ingår Byggforskningsrådet, Försvaret, Svenska Kommunförbundet, Landstingsförbundet, Pastoratsförbundet och Statens Fastighetsverk. En tvärfacklig styrgrupp med representanter från såväl ekonomi- som fastighetsområdet har aktivt bidragit och försökt överbrygga det komplexa och breda ämnesområdet. Gruppen har bestått av följande personer: Agnetha Brandt Statens Fastighetsverk, Gösta Eriksson Pastoratsförbundet, Ted Lindqvist Svenska kommunförbundet, Annette Lindgren Atterhem Landstingsförbundet, Agneta Peterz Landstingsförbundet, Ulf Sandgren UFOS, Lars Svedin, Svenska kommunförbundet, Nils Wallin FORTF samt Martin Bergdahl Landstingsförbundet, projektansvarig. Stockholm i april 1999

4 Kapitalvärden Innehåll Förord Den offentliga fastighetens ekonomi. Kalkyler och redovisning under olika skeden Anskaffningsskedet Förvaltningsskedet Avvecklingsskedet Avslutning Bilagor: 1. Begreppsbestämningar Kalkylexempel Litteraturförteckning ) Observera att i de fall fastigheterna ägs av ett aktiebolag, t ex ett kommunalt bostadsbolag, gäller sedan en ny årsredovisningslag. Tillämpningen av lagen kan innebära att fastigheter i vissa fall kan värderas enligt andra principer än den traditionella principen om anskaffningsvärde med systematisk avskrivning över den ekonomiska livslängden. Förslag till rekommendationer om hur detta ska gå till utreds för närvarande.

5 Kapitel 1 Den offentliga fastighetens ekonomi Kapitel 1. Den offentliga fastighetens ekonomi Kalkyler och redovisning under olika.skeden Denna skrift har tre syften. Det första är att peka på vilka typer av kalkyler som kan göras i olika skeden av en fastighets utveckling anskaffning, förvaltning, avveckling och särskilt belysa hur fastigheternas kapitalvärden ska hanteras i dessa kalkyler. Det andra syftet är att i dessa olika skeden lyfta fram samspelet mellan externredovisningen och internredovisningen när det gäller kapitalvärden och kapitalkostnader. Även om denna aspekt är särskilt intressant i det fall som fastigheterna hanteras inom samma juridiska enhet som verksamheterna, t ex i form av ett fastighetskontor hos en kommun, så finns likartade frågeställningar om fastigheterna bryts ut och förvaltas i särskilda bolag eller verk. Det tredje syftet är knutet till det andra: Frågor om kapitalvärden och kapitalkostnader har tidigare ofta hanterats på ett ekonomikontor utan direkt kontakt med den aktiva fastighetsförvaltningen. Detta har försvårat kommunikation mellan centralt placerade ekonomer och fastighetsförvaltare. Man har haft skilda begreppsvärldar och svårigheter har ofta uppstått såväl dem emellan som gentemot lokalnyttjare. Skriften är alltså ett försök att mer konkret knyta samman kapitalvärdenas och kapitalkostnadernas hantering såväl i kalkyler som i internredovisning och externredovisning. Vi har så långt möjligt försökt undvika att ta med stoff som redan finns i lätt tillgängliga skrifter. Detta innebär att vi bara i förbigående berör t ex mer specifika metoder att uppskatta kapitalvärden i olika situationer, se t ex Lind och Lundström, Lokalens rätta värde (UFOS 1995). Detsamma gäller argument för och emot olika klassiska modeller för hur man ska beräkna kapitalkostnader: reala kontra nominella metoder, annuiteter eller inte, se t ex Kapitalkostnader i praktiken en vägledning (Komrev 1996). I denna inledningen har vi dock tagit med vissa grundläggande resonemang för att ge en bakgrund

6 Kapitalvärden till framställningen. I en bilaga definieras bland annat ett antal centrala termer. På många punkter finns det alternativa sätt att hantera problemen och där det är svårt att säga att det ena är rätt och det andra är fel. Vi har dock försökt att i slutet av respektive kapitel samla ihop ett antal synpunkter och råd som vi tror är relativt allmängiltiga men man måste alltid tänka igenom vad som är lämpligt i den enskilda situationen utifrån just den situationens egenskaper. Fastighetens olika skeden En processbeskrivning Som nämndes ovan knyter denna skrift an till tre skeden i en fastighets utveckling: anskaffningsskedet, kapitel 2; förvaltningsskedet, kapitel 3; avvecklingsskedet, kapitel 4. I kapitlen presenteras kalkylexempel och för att ge stadga åt framställningen har resonemangen strukturerats under rubrikerna kalkyler, internredovisning och externredovisning. I figuren på nästa sida ges en översikt av processen. Startpunkten för anskaffningsskedet är ett lokalbehov knutet till en viss verksamhetsplan. Detta lokalbehov behöver inte vara knutet till någon expansion av verksamheten utan kan lika väl vara motiverat av att man måste hitta mindre och billigare lokaler eller ersätta lokaler som är lönsama att avyttra. I detta skede finns ett antal alternativ: att bygga nytt, att hyra etc. För olika alternativ behöver man göra kalkyler och relatera dem till budgeten för verksamheten. Valet av alternativ kommer sedan att påverka både den interna och den externa redovisningen. I förvaltningsskedet måste också en rad beslut fattas. Hur ska ombyggnader av lokaler i samband med förändringar i verksamheten hanteras? I vilka situationer ska en utgift aktiveras, dvs de bokförda värdena ökas? När ska bokförda värden skrivas ned? Hur förhåller sig kapitalkostnader och kapitalvärden till den hyra som ska tas ut internt, eller externt? Hur ska avgifter sättas om åtminstone delar av lokalkostnaderna ska finansieras genom de tjänster som lokalerna utnyttjas till? Ett aktuellt exempel rör kyrkolokaler när kyrkan skiljs från staten och lokalerna ska användas av personer som inte är medlemmar i kyrkan. Även i

7 Kapitel 1 Den offentliga fastighetens ekonomi detta skede krävs alltså olika kalkyler och olika beslut som även kommer att påverka såväl budget som redovisning. Avvecklingsskedet inleds ofta med att en lokal inte längre behövs för en viss verksamhet eller att verksamheten ifråga inte anser sig ha råd med lokalen i tider av minskande anslag. Här finns också ett antal alternativ: Riva, lägga i malpåse, hyra ut, sälja eller bygga om för annan användning. För att avgöra vad som är det bästa alternativet krävs återigen kalkyler som i sin tur måste relateras till budget och konsekvenser i redovisning. Externredovisning och internredovisning (inkl kalkyler, prissättning) Hanteringen av kapitalvärden och kapitalkostnader är beroende av det sammanhang och den situation i vilken en bedömning eller beräkning sker. Två sådana situationer är extern- respektive internredovisning. Externredovisningen innehåller, vid sidan av den löpande redovisningen, ett bokslut med en resultaträkning och en balansräkning. Den ska redovisa hur resurserna använts, hur den ekonomiska ställningen är och vilka resurser som disponeras. Målgruppen är inte minst personer utanför organisationen t ex kommunmedlemmar och långivare. För att utomstående ska få en rättvisande bild styrs externredovisningen av lagar och regler och dessa regler syftar bland annat till att organisationen inte ska kunna skönmåla situationen för utomstående. Som framgick i avsnittet Fastighetens olika skeden gör en myndighet eller förvaltning kalkyler för att komma fram till vad som är rationella beslut i olika situationer och det är också vanligt att man sätter priser på lokaler (internhyra) även om lokalerna ägs Förenklat schema över olika skeden i en fastighets nyttjande och ekonomi.

8 Kapitalvärden På grund av det hyresgrundande kapitalvärdets marknadsanpassning finns det inga pengar till dagverksamheten, men å andra sidan bor ni finast i stan. av samma huvudman. I dessa fall syftar beräkningen av kapitalvärden och kapitalkostnader till att få fram priser som ska leda till rationella beslut om investeringar och ett rationellt utnyttjande av befintliga resurser. Syftet kan också vara att visa ledningen för organisationen vad olika verksamheter egentligen kostar och på det sättet skapa underlag för bra beslut. Det är alltså viktigt att förstå skillnaden och konsekvenserna av användning av kapitalvärden och kapitalkostnader i externredovisning och i andra sammanhang. När det gäller kapitalkostnaderna i externredovisningen finns i olika lagar föreskrifter om hur de skall hanteras. När det däremot gäller internredovisningen som visar de ekonomiska förhållandena mellan olika organisatoriska enheter, t ex resultatenheter, är förhållandet ett annat. Här finns inga bestämmelser i lagar, utan här är i princip fältet fritt för organisationen att bestämma hur kapitalkostnaderna skall beräknas och hanteras. Att det kan finnas skäl att hantera kapitalvärden olika i externredovisning respektive vid prissättning beror bland annat på att externredovisning styrs av en s k försiktighetsprincip som enkelt uttryckt innebär att det finns tämligen strikta krav när kapitalvärden ska skrivas ner, men inga möjligheter att skriva upp kapitalvärden även om en fastighets värde har stigit. Särskilt i tider av hög inflation tenderar externredovisningens kapitalvärden (bokförda värden) att vara lägre än de verkliga kapitalvärdena, vilket kan motivera att man använder högre kapitalvärden som underlag för hyressättning. Även i extern information kan det vara motiverat att redovisa andra värden än de bokförda. Många börsnoterade fastighetsbolag redovisar t ex aktuella marknadsvärden för fastigheterna i fotnoter eller kommentarer till balansräkningen. De interna transaktionerna är ett slutet system där intäkter och kostnader alltid måste gå jämt ut totalt sett. Poängen med intern prissättning är att även om den är ett nollsummespel i betydelsen att det som är utgift för en intern enhet är inkomst för en annan, så kommer den rätt utformad att påverka beslutsfattandet på ett

9 Kapitel 1 Den offentliga fastighetens ekonomi sätt som leder till bättre resurshushållning (se t ex H Lind Internhyra: Hur det är tänkt och hur det kan fungera, UFOS, 1997) Det gäller dock att vara medveten om effekterna av att t ex vid prissättning tillämpa högre kapitalvärden än vad som anges i externredovisningen. När man ökar de interna kapitalkostnaderna inom organisationen ökar de kostnader som resultatenheterna redovisar och detta påverkar i sin tur nyckeltal för kostnader t ex kr/patient, kr/elev, kr/m 2. Detta är viktigt att tänka på när man jämför kostnader för olika huvudmän. Motsvarande effekt uppstår beroende av internräntans nivå och konsekvens på hyressättningen. Dessa nyckeltal och redovisade kostnader kan också ge en missvisande bild av hur mycket som huvudmannen totalt sett kan spara om verksamheten dras ned. Det som minskar lokalutgifterna för t ex en sjukhusförvaltning kan samtidigt minska inkomsterna för landstingets fastighetsenhet. Om denna enhet inte kan kompensera detta bortfall med ökade externa intäkter är den reella besparingen för huvudmannen mindre än den besparing som resultatenheten redovisar. Att vara klar över detta är särskilt viktigt när man tar fram underlag för politiska beslut rörande strukturförändringar som leder till överskott av lokaler. Sådana beslut kan vidare motivera nedskrivningar av fastighetsvärden vilket i sin tur påverkar externredovisningen. Se vidare i kapitel 3. Internredovisningens primära uppgift är att vara ett underlag för och medel till att styra den samlade verksamheten inom organisationen. För att kunna bli ett effektivt verktyg krävs att det är begripligt och acceptabelt för dem som hanterar systemet. Vissa av de problem som har uppstått vid t ex internhyressättning sammanhänger med att man tillämpat tvivelaktiga principer, men många problem sammanhänger också med att bakgrunden till principerna inte förklarats tillräckligt. Som exempel kan nämnas varför en internhyresgäst får betala en hyra som innefattar kapitalkostnader även när byggnaden är avskriven i externredovisningen. Förklaras inte detta uppstår ett trovärdighetsproblem, varvid hela Varför inte dubbelsängar, den som inte har gjort lumpen i den generationen har varit lotta. Vi måste fräscha upp nyckeltalen lite.

10 Kapitalvärden Principen för kopplingen mellan kalkyler, internredovisningen och externredovisningen. internredovisningens relevans kan komma att ifrågasättas. I de fall som principerna i externredovisning och internredovisning skiljer sig påtagligt skall man tydligt förklara avvikelserna och motivera dem. I figuren till vänster redovisas hur dessa olika förhållanden framträder om vi betraktar dem ur olika förvaltningars perspektiv. Förhållandena är i princip desamma om fastighetsförvaltningen lagts i ett separat bolag, som inom staten och i ett antal landstings kommuner, så länge som ägare och brukare har samma huvudman. Ur de fastighetsförvaltande och brukande förvaltningarnas perspektiv är skillnaden mellan interna och externa transaktioner inte stor. Båda påverkar enheternas resultat på samma sätt och den brukande förvaltningens anslag ska täcka både internhyror och kostnader för t ex personal och material. De interna posterna tar dock ut varandra hos den centrala ekonomifunktionen. På bilden visas att externredovisning, internredovisning och kalkyler kan ses som kommunicerande boxar i ett ekonomisystem där varje box har sina förutsättningar och måste hanteras för sig, men att de samtidigt har en mängd kopplingar och därför måste passas samman inom systemets ram. På bilden har bara vissa direkta kopplingar mellan kostnader och intäkter hos olika parter markerats med pilar. Dessutom finns indirekta kopplingar t ex genom att den centrala ekonomifunktionen ger direktiv om hur kalkyler ska göras. Dessa principer påverkar sedan t ex avskrivningars storlek och vilket räntekrav som tillämpas. 10

11 Kapitel 1 Den offentliga fastighetens ekonomi Grafisk bild av ett ekonomisystem. Fokuserar vi på funktioner och inte så mycket till förvaltningsenheter kan vi beskriva förhållandet som i figuren ovan. Externredovisningen och internredovisningen innehåller alltid historiska fakta dvs något som redan inträffat. Kalkylen däremot känner inga sådana begränsningar i tiden. Den kan lika gärna vara en efterkalkyl som en förkalkyl. Kalkyler bygger på grunddata som delvis hämtas från redovisningen och kalkyler ligger också bakom de interna priser som tas ut. Därför finns pilar i båda riktningarna mellan internredovisning och kalkyler. Kalkyler rörande investeringar och prissättning är också en del av budgetarbetet. Det är viktigt att se att kalkylens mål är att bidra till beslut som leder till god resurshushållning och att de måste utformas med det målet i sikte. I kalkylen hanteras t ex osäkerheter och risker, tänkbara utvecklingslinjer osv. Olika scenarier kan simuleras i kalkylen och vara en viktig del av beslutsunderlaget. Hänsyn kan tas till hur olika omvärldsfaktorer förändras: nya lagar och regler (t ex om huvudmannaskap), nya politiska prioriteringar och beslut om strukturella förändringar, nya ekonomiska förutsättningar nationellt eller lokalt. Genom efterkalkyler kan man se vad som stämde respektive inte stämde i de ursprungliga kalkylerna, vilket ökar möjligheten att göra bra kalkyler i framtiden. Därför är det alltid viktigt att kalkyler kan följas upp. Denna inlärning påverkar sedan bl a utformningen av budgeten. Prova det här filtret och se vad som händer. 11

12 Kapitalvärden Dessutom är det viktigt att konstatera, att kalkyler aldrig kan ge svar på allt och att ett beslutsunderlag i vilken fråga som helst normalt inte kan begränsas till att endast vara kalkyler. Det går i praktiken inte att sätta siffror på allt och detta faktum måste man hantera på ett medvetet och tydligt sätt i form av kompletterande beskrivningar i ord. Till sist vill vi betona vikten av att huvudmannen har ett fungerande anläggningsregister, där bl a kapitalvärden redovisas. Hur ett sådant register kan utformas beskrivs t ex i H Lind & S Lundström Lokalens rätta värde (UFOS, 1995). Klara rutiner för kontinuerlig uppdatering av registret är viktigt: Vem som ska göra det, när olika poster ska gås igenom och eventuellt justeras, etc. Utan ett sådant anläggningsregister är risken större att det blir fel i kalkyler och att beslut fattas på bristfälligt underlag. Som exempel bör anläggningens bokförda värde och avskrivning aktiveras omedelbart efter det att en investering har genomförts. Detta har betydelse inte minst för fastighetsförvaltningens resultatuppföljning och nyckeltal. Sammanfattning av kapitel 1 En fastighet genomgår en rad faser: anskaffning, förvaltning, avveckling. I alla dessa skeden är det viktigt att kapitalvärden och kapitalkostnader hanteras på ett konsekvent sätt, så att resurserna utnyttjas på bästa möjliga sätt. Kapitalvärden och kapitalkostnader förekommer och påverkar både externredovisningen och internredovisningen, inkl kalkyler och prissättning. Eftersom dessa har olika syften kan det finns skäl att använda olika värden/kostnader i de olika sammanhangen. Detta måste dock motiveras tydligt och ske på ett sätt så att konsekvenserna överblickas. Det pedagogiska problemet måste tas på stort allvar. Alla berörda parter måste vara klara över sin egen terminologi och sina egna självklarheter, samt kunna motivera och förklara dessa. Om inte kalkyler och interna priser uppfattas som logiska och begripliga uppstår ett trovärdighetsproblem som minskar möjligheterna att uppnå avsedda effekter. Ett välskött anläggningsregister är viktigt för att kapitalvärden ska hanteras på rätt sätt, vilket i sin tur är en förutsättning för att kapitalkostnader beräknas på ett sätt som ger rätt styrning och information. 12

13 Kapitel 2 Anskaffningsskedet Kapitel 2. Anskaffningsskedet Frågor som rör offentliga lokaler och lokalanskaffning startar antingen i ett verksamhetsbehov eller i överordnade krav på minskade kostnader för en verksamhet, vilket gör att vissa verksamheter behöver se sig om efter andra lokaler. Lokalerna eller anläggningarna är inom offentlig verksamhet en resurs för de primära verksamheterna. Startpunkten är alltså någon form av plan över lokalbehov. Frågor om vad en sådan plan skall innehålla berörs inte här, men utifrån ett kapitalkostnadsperspektiv finns det anledning att peka på vikten av att klargöra tidshorisonten för lokalbehovet. Detta kan få stor betydelse för valet av alternativ. I en fullgod lokalbehovsplan skall alltid denna fråga vara utredd. I de följande praktikfallen har vi utgått från att så är fallet. Vid lokalanskaffning finns regelmässigt ett antal alternativ att välja mellan. Dessa ger olika ekonomiska effekter eftersom de innebär olika möjligheter och begränsningar. I detta kapitel behandlar vi tre huvudalternativ: bygga ny lokal, bygga om befintliga lokaler, hyra in lämplig lokal. Det finns i praktiken fler alternativ än dessa, t ex att köpa en befintlig byggnad och sedan bygga om den. Istället för vanlig förhyrning kan det handla om leasing eller saleleaseback avtal. Det senare bör dock främst ses som en finansieringsform och berörs därför inte här. Det finns naturligtvis också gränsfall och blandformer, t ex att långsiktigt hyra en lokal som sedan med egna medel anpassas till verksamheten (se kapitel 3 Investeringar i annans fastighet. Dessa blandformer innebär dock inget principiellt nytt utifrån ett kapitalkostnadsperspektiv. Pssch, säg inget. Vi vänder på ritningen så historiesalen hamnar här ovanpå 13

14 Kapitalvärden Men 5000 kr/m 2 för en vindsvåning med utsikt mot Styrbroviken är billigt, fråga vem som helst! Jag tror inte vi kan ta ut nå n hyra, slottet betalades 1678 och elen drogs in hösten -62, men för belysning och värme Behövs inte Det finns ett antal olika kapitalkostnadsmodeller: reala eller nominella, annuitetsmodeller (där summan av ränta och avskrivning är konstant över tiden) eller modeller med rak avskrivning (där avskrivningen är konstant över tiden realt eller nominellt). I denna rapport har vi valt att i huvudsak använda en modell med rak nominell avskrivning. Argumentet för detta är dels att den är lätt att förstå, dels att den vid låga inflationstakter kan ge en rimlig kostnadsprofil över tiden. Den nominella modellen med rak avskrivning leder till relativt snabbt fallande kapitalkostnader och det gör att den totala kostnaden inte stiger även om drift- och underhållskostnader stiger. När lokaler åldras och förlorar i modernitet bör det avspeglas i lägre kostnader och hyresnivåer. Annars kan det uppstå pedagogik- och trovärdighetsproblem. I dagens läge går det inte heller att förutsätta att byggande i framtiden kommer att bli väsentligt dyrare och att det därför skapas utrymme för hyreshöjningar på äldre fastigheter. Nybyggnadsalternativet Kalkylerna: Antaganden i exemplet och några grundläggande frågor. Vi antar att en lokalbehovsplan redovisar ett visst lokalbehov. Lokalbehovet, som är lokaliserat till en större tätort i kommunen, är avsett att ersätta en befintlig äldre anläggning i samband med att verksamheten inom skola och barnomsorg samordnas. Förr var det vanligt att hela investeringsutgiften bokfördes som en kostnad det år som investeringen genomfördes. Detta förekommer fortfarande i vissa fall, t ex för vissa försvarsanläggningar. Idag föreskrivs dock i såväl förordningar som i reglementen att utgifter för investeringar skall periodiseras, se t ex Kommunal redovisningslag och Kyrkokommunalt redovisningsreglemente. Det finns flera skäl till detta. En anledning är kommunallagens krav på att taxor ska grundas på självkostnader vilket innebär att en investeringsutgift måste periodiseras och fördelas över den tidsperiod då den är till 14

15 Kapitel 2 Anskaffningsskedet nytta. Ett aktuellt exempel är kravet på rätt uttag av kostnader för begravningsverksamheten när kyrkan skiljs från staten. En annan anledning är krav inom skattelagstiftningen vilket blir relevant när fastigheterna ägs i bolagsform. Ur ett internt styrningsperspektiv är det också viktigt att olika verksamheter och alternativ blir jämförbara och det förutsätter också att investeringsutgifter periodiseras på ett konsekvent sätt. Att beräkna en årlig kapitalkostnad utifrån en viss investeringsutgift innehåller två olika moment: att beräkna avskrivning och att beräkna räntekostnaden. Avskrivning av ett sådant objekt kan i princip göras antingen genom avskrivning på den totala investeringen med en viss generell, genomsnittlig avskrivningstid eller genom att de olika delarna i investeringen åsätts olika avskrivningstider. Dessa olika tider bestäms med hänsyn till respektive anläggningsdels ekonomiska livslängd. För byggnader som nyttjas av snabbt föränderliga verksamheter, t ex vissa sjukvårdsbyggnader, finns det mycket som talar för en komponentavskrivning. Man kan för dessa byggnader vara tämligen säker på att relativt genomgripande ombyggnader kommer att krävas inom överskådlig tid, t ex när den medicinska tekniken förändras. Många installationer har idag också kortare ekonomisk livslängd på grund av snabb teknisk utveckling. Därmed är det motiverat med en relativt kort avskrivningstid för många komponenter i en byggnad. När det gäller räntan är det enklaste fallet att hela investeringen finansierats med lån och att räntekostnaden identifieras med räntan för just detta lån. I praktiken finns i kommuner, landsting eller offentliga fastighetsförvaltande bolag sällan en sådan direkt koppling mellan en enskild investering och ett visst lån. Det är emellertid viktigt att inte slentrianmässigt sätta räntekravet lika med t ex den genomsnittliga låneränta som huvudmannen har. I tider av föränderliga räntenivåer kan detta innebära att ett alternativ med egen anskaffning framstår som dyrare än det är, t ex om huvudmannens genomsnittliga låneränta ligger betydligt högre än aktuella låneräntor eller vice versa. Ett möjligt riktmärke Den såg inte så stor ut i broschyren 15

16 Kapitalvärden Kapitalkostnader vid olika avskrivningsprinciper, vid genomsnittlig resp uppdelad avskrivning kan istället vara aktuella räntenivåer för huvudmannen om denna tar upp mer långsiktiga lån. I kalkylen nedan har räntenivån satts till 6 % vilket motsvarar räntan på femåriga statsobligationer. I kalkylen har vi utgått från en inflation på 1 %. När det gäller risken i det specifika projektet kan man ta hänsyn till den genom att anpassa räntekravet när kapitalkostnaden beräknas eller genom att tillämpa en relativt kort avskrivningstid, med hänvisning till att anläggningen i praktiken kanske inte kommer att nyttjas så länge. Det finns också alternativ där man tillämpar en högre riskjusterad ränta i den kalkyl som görs innan beslut fattas, men sedan tilllämpar en ränta grundad på huvudmannens lånekostnader när investeringen väl är gjord, dvs en högre räntekostnad i kalkylen än i redovisningen. Det är viktigt att se att även om huvudmannen finansierar investeringen med eget kapital är det motiverat med en räntekostnad. Kapitalet hade ju kunnat användas till att betala av lån och då hade man sluppit en viss räntekostnad eller så hade man kunnat få en viss avkastning om pengarna investerats på andra sätt. Ur medborgarnas perspektiv hade ett alternativ också kunnat vara att sänka skatten och då hade den enskilde skattebetalaren kunnat investera pengarna och fått en viss avkastning. För att inte komplicera exemplen i onödan bortser vi i fortsättningen från eventuella markvärden. Dessa får inte skrivas av. Det bör dock understrykas att i externredovisningen måste i praktiken mark och byggnader särskiljas just därför att de hanteras olika avskrivningsmässigt. Vi redovisar till vänster kalkyler för två olika fall. I det första tillämpas en generell avskrivningstid på 40 år. I det andra fallet antar vi att prognoser över utbyte av installationer och ombyggnader gör att en fjärdedel av investeringen skrivs av på 10 år och Generell avskrivning Delad avskrivning ytterligare en fjärdedel skrivs av på 20 år. Den resterande halvan skrivs av på 40 år. I diagrammet på föregående sida redovisas kapitalkostnaden för investeringen i dessa båda fall år 16

17 Kapitel 2 Anskaffningsskedet och vi ser att i det andra fallet blir kapitalkostnaderna betydligt högre de första tio åren, men också att det skapas ett utrymme för ombyggnader de därpå följande åren, dvs att dessa kan göras utan att det blir dramatiska hyreshöjningar i framtiden. ( I samtliga figurer visar staplarna kostnaden/värdet för en enskild anläggning vid årets slut.) Internredovisningen För den fastighetsförvaltande enheten redovisas utdebiterade internhyror (lokalkostnaden ur nyttjarens perspektiv) som intäkter medan de faktiska kostnaderna för drift-, underhåll och kapital redovisas som kostnader. I internredovisning hos den verksamhet som nyttjar lokalen blir den debiterade lokalkostnaden redovisad som en kostnad, vilken finansieras vanligen med en intern intäkt i form av ett anslag för verksamheten (jämför skriften Internhyra i sammandrag Lind, UFOS 1998). När det gäller de kapitalkostnader som den överordnade ekonomiförvaltningen utdebiterar (kräver) av den fastighetsförvaltande enheten, så kommer dessa in som intäkter i deras internredovisning och normalt som kostnader för den fastighetsförvaltande enheten. Mer om detta längre fram. När det gäller den interna ränta som tillämpas av ekonomiförvaltningen hänvisar vi till resonemangen om ränta ovan i detta avsnitt. En ytterligare fråga är dock om denna interna ränta ska ändras kontinuerligt även för en befintlig anläggning eller om kapitalkostnaden ska beräknas utifrån situationen när investeringen gjordes. Det som talar för att räntan bör ändras över tiden är att lånevillkoren ändras successivt samt att kostnadsrelationerna mellan olika anläggningar annars kan framstå som svårförklarade. Ur administrativ synpunkt och budgetsynpunkt är det dock bra att binda kapitalkostnaden en något längre tid, särskilt om kostnadsbaserade hyror tillämpas. Detta är en viktig fråga att klarlägga genom avtal eller direktiv mellan fastighets- och ekonomienheten. Är fastighetsförvaltningen en balansenhet kommer även de bokförda värdena att bli redovisade i deras interna redovisning och kommer då att framstå som tillgång i den interna balansräkningen (och därmed naturligtvis även i koncernens externa balansräkning). Den interna skulden till finansförvaltningen redovisas också i balansräkningen. 17

18 Kapitalvärden Jämförelse av bokförda värden för en nybyggnad vid olika avskrivningsmodeller. (Löpande penningvärde. Enbart den ursprungliga investeringen.) Externredovisningen En ytterligare fördel med att i detta fall nyttja den raka nominella beräkningsmetoden är att man med denna metod kan utnyttja samma uppgifter för kapitalkostnader och bokförda värden i externredovisningen som i internredovisningen, givet att samma räntesats tillämpas. Det bör observeras att i investeringsutgiften, som normalt blir det bokförda värdet, skall även samtliga kringliggande utgifter för investeringen räknas in enligt anvisning nr 11:1993 från Referensgruppen i redovisning. Den nominella annuitetsmetoden är i och för sig möjlig att nyttja i externredovisningen men på grund av sin avskrivningsbild, med inledningsvis mycket små avskrivningar, är den knappast lämplig för annat en enstaka mycket speciella anläggningar. I diagrammet till vänster redovisas det bokförda värdet på anläggningen givet de två olika avskrivningsförlopp som beskrivs i exemplet ovan. Av diagrammet framgår att under de första tio Generell avskrivning Delad avskrivning år åren är avskrivningarna relativt stora vid en komponentavskrivning, i jämförelse med om en generell avskrivningstakt väljs. Detta alternativ ger som nämndes ovan, bättre ekonomiskt utrymme därefter för kommande ombyggnadsbehov. 18

19 Kapitel 2 Anskaffningsskedet Om- och tillbyggnadsalternativet Kalkylerna I detta fall har man en befintlig anläggning som genom en investering i form av om- och tillbyggnad skall klara lokalbehovet. Detta betyder att man dels har ett redan investerat kapital för anläggningen och dels gör en investering som kommer att skapa nya kapitalkostnader i framtiden. Man behöver redan i kalkylsituationen fundera över vilka kalkylräntor som skall tillämpas. När det gäller nyinvesteringen är det rimligt att föra samma resonemang som i avsnittet Nybyggnadsalternativet. När det gäller kalkylräntan för den befintliga anläggningen som finansierats tidigare, beror kalkylräntan på valet mellan de principer som beskrivs ovan, dvs om denna ränta är bunden för en viss period eller om den justeras årligen. Vid en jämförelse mellan en nybyggnad eller en om- och tillbyggnad räcker det inte med att jämföra kostnaderna för de enskilda anläggningarna. Vid alternativet med nybyggnad kan det finnas en gammal befintlig anläggning som också påverkar huvudmannens ekonomi. Kan den avyttras? Vad kostar det att riva den? Här kan det vara viktigt att betona att kostnaderna för nyttjarna kan peka fel i en situation där man har relativt höga internhyror för äldre anläggningar, även om dessa saknar värde i alternativ användning. För brukaren kan hyreshöjningen i samband med nybyggnad framstå som relativt små, även om den totala kostnaden för huvudmannen då blir väsentligt högre, därför att denne även har kvar kapitalkostnader för den anläggning som lämnats. Vi utgår från att denna aspekt vägs in när beslut om ombyggnad respektive nybyggnad fattas. Dessa kostnader kommer också att synas i externredovisningen för huvudmannen. Det gäller alltså alltid att huvudmannen i dessa situationer har ett koncernperspektiv på problemet. Internredovisningen Vad som tidigare redovisats i avsnittet om nybyggnadsalternativet gäller även här. En viktig tillkommande fråga är dock gränsdragningen mellan investering och underhåll. En del av utgiften för ombyggnaden ska kanske redovisas som underhåll och kostnadsföras direkt. Innebörden av detta är att det bokförda värdet inte självklart blir lika med tidigare bokfört värde plus utgiften för de 19

20 Kapitalvärden Bokförda värden i löpande penningvärde vid alternativet med om- och tillbyggnad av befintlig anläggning samlade åtgärderna. Även detta återkommer vi till i kapitel 3. Man måste även som tidigare påpekats beakta att mark inte skall avskrivas. Externredovisningen När det gäller att bestämma bokfört värde i om- och tillbyggda anläggningar tillkommer ytterligare en fråga. Är det tidigare bokförda värdet för anläggningen rimligt eller är det för högt eller lågt? Vi återkommer till nedskrivningsfrågan i kapitel 3. I det redovisade exemplet har man godtagit det tidigare bokförda värdet. Detta anges som ett restvärde och har lagts till investeringen vid år 0 i diagrammet till vänster. Hade man ansett att det varit för lågt och velat skriva upp detta, är det dock viktigt att poängtera att detta inte får ske i externredovisningen. I anläggningsregistret kan man dock tänka sig att, vid år Kära nån då, hur ska vi få den här fastigheten uthyrd till sommaren? Lugn, nu slipper vi allt tjat om äventyrsbad, några yuccapalmer bara. Tänk på turismen! sidan av det bokförda värdet som måste hanteras enligt de regler och förordningar som gäller, redovisa även andra typer av värden. Detta kan vara ett värde baserat på återanskaffningsvärdet för att få rimliga ingångsvärden i samband med internhyressättning, men det kan också vara ett marknadsvärde i alternativ användning om det bedöms intressant att ta reda på ett sådant. Det är dock viktigt att det värdet ur externredovisningens perspektiv klart skiljs från övriga värden som enbart har en intern användning. Alternativet att förhyra en lokal Att hyra verksamhetslokaler för speciella ändamål skiljer sig från att hyra generella lokaler. Detta beror på lokalernas specialutformning, vilket gör att de kan bli oattraktiva för andra hyresgäster. Detta för i sin tur med sig att hyresvärden antingen vill ha långa kontrakt med indexerade hyror eller tillämpar ett högre avkastningskrav och/eller kortare avskrivningstid när han kalkylerar sina hyreskrav om kontraktstiden är kort och osäkerheten stor. Detta leder i sin tur till en hög hyra om 20