Författningssamling 042.5

Transkript

1 Oskarshamns kommun Författningssamling INVESTERINGSPOLICY FÖR OSKARSHAMNS KOMMUN Fastställd av kommunfullmäktige , 121 Gäller fr.o.m Bakgrund Investeringsbehov uppkommer på grund av en mängd olika orsaker. De vanligaste är att befintliga lokaler/inventarier är slitna/förbrukade. Investeringsbehov kan även uppstå då verksamheter förändras eller då tekniska framsteg motiverar investeringar. Det är viktigt att inför varje större investering kalkylera framtida effekter på resultaträkningen. 2. Investering/driftkostnad? Grundprincipen är att en vara eller tjänst skall kostnadsföras när den konsumeras. Med en investering förstås tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav i verksamheten. För att precisera detta ytterligare gäller att som investering redovisas anskaffningar som: beräknas ha en ekonomisk livslängd på minst tre år överstiger ett basbelopp (36,9 tkr, avseende år 2001) Anskaffningar uppgående till ett basbelopp eller mindre, oavsett livslängd, redovisas som driftskostnader. Detsamma gäller anskaffningar som har en livslängd på mindre än tre år, oavsett belopp. Om flera anskaffningar har ett funktionsmässigt samband och sker tidsmässigt samordnat, gäller det sammanlagda beloppet. Utgifter för befintliga fastighets- eller markanläggningar räknas som investeringar om de medför standardförbättring av anläggningen, d.v.s. värdehöjande åtgärder. Utgifterna betraktas som underhåll och kostnadsbokföres i de fall eller till den del: åtgärden är av sådan karaktär att den är normalt påräknelig någon eller några gånger under anläggningens livslängd. åtgärden syftar till att bevara eller återställa anläggningen i dess ursprungliga skick. 1 1 För ytterligare beskrivning och exemplifiering beträffande gränsdragningen mellan investeringar och underhåll hänvisas till skriften Avskrivningar, vilken framtagits av referensgruppen i redovisning.

2 2 (5) Investeringspolicy 3. Övergripande principer Grundprincipen är att en investering bedöms och prioriteras utifrån de ekonomiska och verksamhetsmässiga effekter som den beräknas ge upphov till under sin livstid. Kostnaderna för investeringen i form av avskrivning och ränta samt drift och underhåll prioriteras, i förekommande fall efter avräkning mot intäkter, mot andra ekonomiska engagemang inom respektive nämnds/styrelses ekonomiska ramar. Större investeringar bedöms också med hänsyn till hur investeringen skall finansieras samt effekterna för kommunens ekonomiska ställning. Kommunens investeringar delas upp i skattefinansierade och avgiftsfinansierade investeringar. Anledningen till detta är att de avgiftsfinansierade verksamheterna skall följa en självkostnadsnivå och måste därmed särredovisas mot de skattefinansierade verksamheterna. Till varje investeringsförslag skall bifogas en investeringskalkyl som redovisar de ekonomiska effekterna av investeringen. 4. Investeringsvolymer För att långsiktigt tillskapa en stabil och rimlig värdering av anläggningstillgångarna (byggnader och inventarier) skall investeringsvolymerna ligga i paritet med avskrivningsvolymerna. Överskrider investeringsvolymerna avskrivningarna innebär detta att resurser förskjuts från bland annat verksamheternas kostnader för personal till kostnader för lokaler eller inventarier. Skapas förutsättningar i resultaträkningen kan kommunen under vissa perioder frångå avskrivningsvolymerna som riktlinje för investeringsvolymerna. 5. Investeringsplanering 5.1 Investeringar i lokaler Till grund för den löpande investeringsplaneringen skall finnas ett lokalbehovsprogram, omfattande sjuårsperioder. Programmen upprättas per nämnd och skall omfatta all verksamhet som har behov av lokaler. Programmen revideras och rullas fram ett år i taget i samband med det årliga budgetarbetet. Programmen upprättas och revideras av verksamhetsansvarig nämnd i samråd med teknisk nämnd samt LRP 2. Med lokalbehovsprogrammen som grund och i samråd med respektive facknämnd utarbetar tekniska nämnden en investeringsplan gällande lokalbehovet för närmaste sjuårsperioden. 5.2 Investeringar i IT-relaterade anskaffningar IT-relaterade investeringar skall samordnas. Kommunledningskontorets IT-avdelning arbetar fram ett gemensamt budgetförslag i samråd med berörda förvaltningar. ITavdelningen har ett övergripande ansvar för att de IT-relaterade investeringarna sker, enligt fastställda strategier och enligt befintlig plattform gällande mjuk- och hårdvara. Flertalet av de IT-inköp som görs har en kortare livslängd än 3 år eller ett basbelopp, och skall således ses som en driftskostnad. 2 LRP (lokalresursplaneringsgrupp) består av representanter från verksamheter med stora lokalbehov.

3 3 (5) Investeringspolicy 5.3 Övriga investeringar Övriga investeringar planeras och budgeteras under respektive nämnd. Undantaget från denna regel är inventarieinköp (lösöre) som är kopplade till lokaler. I dessa fall skall de inventarieinköp som direkt är kopplade till lokalinvesteringen äskas av tekniska nämnden i samråd med berörd nämnd. När kommunfullmäktige har fastställt investeringsbudgeten skall budgeten för lösöre fördelas ut till behörig nämnd. 6 Försäljning av anläggningstillgångar Alla försäljningar av anläggningstillgångar skall beslutas av kommunfullmäktige. Realisationsvinster eller förluster av en försäljning skall inte påverka den nämnd som utför försäljningen, utan hanteras vid sidan av nämndernas redovisningar. 7 Kapitalkostnader Kapitalkostnader kan ses som ett av flera styrmedel för att åstadkomma ett ökat kostnadsmedvetande och en effektivare kapitalanvändning. Genom att kapitalkostnaderna belastar den verksamhet som brukar investeringen erhålls en mer rättvis bild av verksamheternas kostnader och intäkter. Kapitalkostnaderna består av avskrivning och internränta. Både dessa termer behandlas nedan. Vid varje investeringsförslag som äskas i samband med budgetarbetet skall det finnas uppgifter om resultatpåverkan, d.v.s. kapitalkostnader samt övriga förändringar på driftkostnaderna p.g.a. investeringen, en så kallad investeringskalkyl. På detta sätt kopplas investeringsutgifterna och driftskostnaderna samman i budgetprocessen. När Kommunfullmäktige antar en investeringsbudget skall resurser motsvarande de genererade driftskostnaderna tillskjutas den nämnd som brukar investeringen. 7.1 Avskrivningar Avskrivningar avser kapitalförslitningen (konsumtionen av varan) på gjorda investeringar. Oskarshamns kommun följer Kommunförbundets rekommendationer gällande avskrivningstider samt att avskrivningarna baseras på anskaffningsvärdena. På grund av att investeringsprojektnumren är kopplade till avskrivningstider är det viktigt att man använder sig av olika investeringsprojektnummer för investeringar med olika avskrivningstider Internränta Internräntan, som har sin bäring på hur investeringen ska finansieras, kan betraktas som det pris kommunen får betala för att avstå från att placera likvida medel, vilket skulle gett framtida avkastning. Internräntan enligt den nominella metoden (Svenska Kommunförbudets rekommendation) syftar till att visa den genomsnittliga finansieringskostnaden för investeringar i en kommun. Räntan baseras på Kommunförbundets och Landstingsförbundets bedömning av den femåriga statsobligationsräntan för prognosåren. Oskarshamns kommun följer Kommunförbundets rekommendationer enligt ovan. 3 Se skriften Avskrivningstider, utgiven av Svenska Kommunförbundet

4 4 (5) Investeringspolicy 8 Aktivering av Investeringen Investeringar skall aktiveras (börja generera avskrivningar och internränta) en månad efter den tidpunkt en investering tas i bruk. Inventarier skall aktiveras månaden efter utgiften har uppstått. Lokalinvesteringar skall aktiveras antingen en månad efter att lokalen har tagits i bruk av verksamheterna eller en månad efter lokalen är slutbesiktigad. Detta innebär att debitering av internhyran skall synkroniseras med aktiveringen av investeringen. 9 Fleråriga investeringsprojekt För att slippa att fleråriga investeringsprojekt är uppe för politisk behandling vid flera tillfällen skall inte dessa kopplas till kalenderår. Innebörden av detta är att investeringsprojekten, i investeringsbudgeten, som löper över årsskiftena, följer med till nästkommande verksamhetsår. Vilka investeringsprojekt som har för avsikt att vara fleråriga skall klart framgå i nämndernas budgetförslag. Överflyttningen av budgetmedel mellan åren sker av ekonomiavdelningen. Investeringsprojekt som ej har startats under innevarande verksamhetsår skall på nytt tas upp till politiskt beslut. 10 Utbetalningsprognos Närmaste årets investeringsbudget skall kompletteras med en utbetalningsprognos, d.v.s. när under året de stora utbetalningarna kommer att ske för att på så sätt skapa en möjlighet för ekonomiavdelningen att planera likviditetsströmmarna. Utbetalningsprognosen behöver endast omfatta de investeringar som överstiger 500 tkr. 11 Leasing Oskarshamns kommun har haft och har en god likviditet, vilket innebär att kommunen inte står i behov av nyupplåning. Innebörden av detta är att generellt sett är det bättre för kommunen att köpa inventarier kontant än att leasa. Ekonomiavdelningen bistår med hjälp vid beräkningar av det mest fördelaktiga alternativet. Ekonomichefen avgör vid varje enskilt fall om leasing skall användas istället för inköp av varan. 12 Beslut om och genomförande av investeringar Beslut om investeringar tas i flera steg. 1) Ramarna för investeringsverksamheten under en treårsperiod anges i verksamhetsplanen, som beslutas av kommunfullmäktige. 2) Med verksamhetsplanen som grund utarbetar respektive nämnd en investeringsbudget för kommande år. 3) Nämndernas förslag till investeringsbudget behandlas av budgetberedning samt kommunstyrelse för att till sist fastslås av kommunfullmäktige. Som underlag till beslut skall finnas en framtagen investeringskalkyl, omfattande såväl investeringsutgifter samt driftkostnader/intäkter. Investeringskalkylen skall innehålla ALLA de intäkts- och kostnadseffekter som uppkommer på grund av investeringen.

5 5 (5) Investeringspolicy Innan budgeterade medel tas i anspråk krävs särskilt beslut för varje enskilt projekt. Beslut tas i normala fall av verksamhetsansvarig nämnd eller av enskild tjänsteman på delegation från nämnd. Omfattar investeringen utgifter överstigande 3 mkr skall kommunstyrelsen fatta beslut om igångsättande av investeringsprojektet. Om förslag uppkommer att genomföra investeringsprojekt, som inte är upptaget i gällande budget, skall projektet överlämnas till kommunstyrelsen för beslut. 13 Uppföljning av investeringsprojekt Budgetuppföljning av investeringsprojekten skall innehålla avvikelserapporteringar för både hela projekttiden samt även innevarande år. Prognostiseras överskridande för hela projekttiden på investeringsprojekt, motsvarande: 10 % av investeringsbudgeten och överstigande 200 tkr mot budget skall detta snarast delges kommunstyrelsen med förklaring samt förslag till åtgärd. När ett investeringsprojekt avseende lokalinvestering är slutfört sker slutredovisning. Slutredovisningen skall innehålla ekonomiska, tekniska och funktionella effekter av investeringen. I den ekonomiska delen skall framgå hur stora nettoutgifterna har varit, budgetavvikelsen och dess förklaring, samt avvikelsens betydelse för framtida förväntade driftskostnader. Rapportering sker till den instans som taget beslutet om investeringen. Då investering sker på beställning från annan nämnd, lämnas slutredovisning också till beställaren. Slutredovisning beträffande övriga investeringar ingår som en del i de fastslagna budgetuppföljningarna. Nämnderna har möjlighet att begära in investeringsuppföljningar vid andra tidpunkter än vid de fastslagna budgetuppföljningarna.