Bilaga 2 Konceptstudie e-arkiv

Transkript

1 ägare 1 Bilaga 2 Konceptstudie e-arkiv Workshop 3 oktober - informationskartläggning och rutiner inför upphandling I dagsläget är projekt för att överföra information från verksamhetssystem till arkivsystem omfattande och kostsamma projekt. På workshopen den 3 oktober arbetade vi med att ta fram underlag för rutinbeskrivning i samband med upphandling av nya verksamhetssystem. Deltagarna bidrog med sina erfarenheter och kunskaper inom olika områden. Den här rapporten redovisar det arbetet. Diskussionsledare för workshopen var Tero Päivärinta, Luleå tekniska universitet. Tero har som delprojektledare för Dp2 Nyttorealisering inom projektet eard analyserat arbetet i konceptstudien med att identifiera och specificera möjliga nyttor med e-arkiv och gemensamma specifikationer. 1 Arbetet i delprojektet användes som utgångspunkt för den verksamhetsbeskrivning som var beslutsunderlag för avsiktsförklaring om gemensam arkivorganisation i Kronoberg och Blekinge. 2 Workshopen tog avstamp i de utvecklingsinsatser som identifierats och som är nödvändiga för att åstadkomma förändringar som i sin tur leder till att det är möjligt att realisera identifierade nyttor med e-arkiv och en gemensam arkivorganisation. Utvecklingsinsatserna illustreras i effektkedjan nedan. 1 Tero Päivärinta m.fl., Slutrapport delprojekt 2 Nyttorealisering av FGS:er, projektet e-arkiv och e-diarium, Dnr RA /5329, Riksarkivet Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation beslutsunderlag till Avsiktsförklaring, Konceptstudie gemensamt e-arkiv (dnr KS/2013:550),

2 ägare 2 Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) De förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) som tagits fram i projektet eard beskriver krav på märkning och paketering av information för leverans till ett e-arkiv. Det kan beskrivas som ett utbytesformat för arkivinformation. För att jämföra med traditionell arkivering så är det e-arkivets motsvarighet till arkivbeständigt papper och bläck tillsammans med metoder för sortering och märkning av arkivboxar. FGS:erna består dels av en beskrivning av hur element och attribut ska struktureras och formateras och dels av ett XML-schema som gör det möjligt att automatiskt kontrollera om ett XML-dokument följer specifikationen. De framtagna FGS:erna är framförallt avsedda att användas i arkivsystem uppbyggda enligt OAIS-modellen, men kan också användas som utgångspunkt för kravställning av verksamhetssystem och överföring av information från verksamhetssystem till arkivsystem. Under året arbetar Riksarkivet med att fastställa FGS:erna som tagits fram under projektet. Specifikationerna publiceras på: XML-scheman finns på: Förvaltningsorganisationen för FGS:er för e-arkiv och e-diarium inrättades den 1 juli Till förvaltningsorganisationen knyts ett förvaltningsråd som leds av riksarkivarien bestående av omkring tolv medlemmar från myndigheter, kommuner och landsting. Under 2014 är målsättningen att fastställa de FGS:er som tagits fram under projektet eard. 3 Informationskartläggning och säkerhetsklassning För att redovisa digital information rekommenderar Riksarkivet verksamhetsbaserad arkivredovisning. Genom att knyta information till dess verksamhetssammanhang så underlättas sökning och förståelse för informationens värde (bevara uppgifter om det ursprungliga sammanhanget, proveniensen). För att kunna göra detta skapas en klassificeringsstruktur med verksamhetsområden, verksamhetsprocesser och grupper av handlingar (dokument och uppgifter) samt hanteringsanvisningar (bevarande, gallring, sekretess mm). Informationen behöver också klassas ur informationssäkerhetssynpunkt med avseende på konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet. Säkerhetsklassningen är underlag för att bestämma lämpliga skyddsåtgärder. 4 3 Läs mer på Riksarkivets webbsida: Här hittar du bland annat ett kort informationsblad framtaget i september Bilden är hämtad från webbsidan. 4 Vägledning för processorienterad informationskartläggning, Myndigheten för samhälsskydd och beredskap (MSB )och Riksarkivet, november 2012

3 ägare 3 Digital arkivering och krav på nya verksamhetssystem För att skapa ett informationspaket för arkivering krävs förberedande arbete. Det förberedande arbetet sker i samarbete mellan verksamheten, systemförvaltaren, arkivorganisationen och leverantörer. För gamla verksamhetssystem kan det vara ett omfattande arbete. I samband med upphandling av nya verksamhetssystem har kommunerna en möjlighet att ställa krav som leder till en utveckling mot system som är konstruerade för att kunna leverera information till ett arkivsystem i enlighet med gemensamma specifikationer. Om nya system som upphandlas redan från början är anpassade för arkivering innebär det på sikt minskade kostnader och större säkerhet. Vid upphandlingar är det många faktorer att ta hänsyn till verksamhetens behov, tekniska förutsättningar, informationssäkerhet med mera. Det innebär att flera olika professioner behöver arbeta tillsammans för att lägga grund för en långsiktig informationshantering. I korthet var detta bakgrunden till att workshopen genomfördes. Genomförande av workshopen Workshopen inleddes med en kort introduktion om Konceptstudien e-arkiv, informationskartläggning för informationsredovisning och säkerhetsklassning samt nyttorealisering och de förvaltningsgemensamma specifikationerna (FGS). Deltagarna på workshopen delades in i fyra olika grupper och personer med olika bakgrund och organisationstillhörighet blandades. Det kom en del sena återbud, vilket gjorde att arkivarierna blev något överrepresenterade. I varje grupp fanns någon person som var insatt i konceptstudien och de förvaltningsgemensamma specifikationerna (FGS). En del personer hade arbetat tillsammans tidigare i olika konstellationer, men många träffades för första gången på workshopen. Grupp 1 Mats Porsklev Kanslichef Älmhults kommun Anki Heimonen Arkivarie ITSAM Jenny Johansson Kommunsekreterare Alvesta kommun Ellen Bringevik Upphandlare Växjö Kommun Grupp 2 Magdalena Nordin Kommunarkivarie Karlskrona kommun Evalis Einarsson Förvaltningssekreterare Alvesta kommun Richard Duncranz Nätchef och säkerhetsansvarig ITSAM Johan Hermansson Teknisk projektledare Anders Karlsson Arkivarie Ronneby kommun Grupp 3 Anna Petersson Max Säkerhetshandläggare Christian Jarnekrantz Arkivarie Helsingborgs kommun Kerstin Johansson Arkivarie Ulf Gustavsson Kommunsekreterare Mörbylånga kommun Annie Jonsson registrator Grupp 4 Anders Danielsson Informationssäkerhetschef Karlskrona kommun Pontus Berglund IT-arkitekt Olivia Simson Arkivarie Karlskronas kommun Helene Blomqvist Upphandlare Magnus Nilsson Arkivarie Sölvesborgs kommun

4 ägare 4 Varje deltagare fick ett formulär på papper med instruktioner. Deltagarna informerades om att de ifyllda formulären skulle samlas in efter workshopen. Det var 14 deltagare av 19 som lämnade in sitt formulär. Resultatet av gruppdiskussionerna redovisades genom att grupperna hade förbetett post-it lappar som sattes upp på den vita tavlan. Lapparna monterades sedan på stora papper som också samlades in och fotograferades. Bilderna delades i gruppen informationshantering på den gemensamma nätverket E-arkiv på Yammer. Tero ledde grupparbetet och gick runt i grupperna och kompletterade med instruktioner. Grupperna arbetade självständigt och var i stort sett självinstruerande., biträdande projektledare i konceptstudien, dokumenterade och hanterade det praktiska under workshopen. Rapporten har skickats ut till deltagarna för komplettering och bekräftelse av att redovisningarna sammanställts korrekt. Redovisning av förmiddagspass problem/utmaningar och lösningar Den fråga som diskussionerna under förmiddagen skulle besvara var: - Hur kan vi arbeta för att göra det enklare att arkivera information framöver? Uppgift #1 Individuell tänkande -> brainstorming Deltagarna uppmanades att skriva ned tre av de svåraste problemen eller största utmaningarna när det gäller effektiv och säker informationshantering på lång sikt. Till exempel i samband med systembyte och vid leverans till e-arkiv. Deltagarna skulle utgå från sina egna erfarenheter. Deltagarna uppmanades också att skriva ned idéer om hur kommunerna skulle kunna arbeta för att lösa problemen och göra arkivering enklare framöver. Till exempel vad som behöver göras inför en upphandling av nya verksamhetssystem. Uppgift #2 Presentera och diskutera i gruppen Nästa steg var att i respektive grupp diskutera de problem som identifierats och också möjliga lösningar eller viket arbete som måste utföras. Grupperna instruerades att välja minst tre och max fem av de viktigaste problemen tillsammans med de relaterade lösningsidéerna inom gruppen. Uppgift #3 Redovisa gruppens prioritering Därefter redovisade grupperna kortfattat sina prioriterade problem och lösningsidéer/arbetsinsatser för de andra grupperna. Det skedde genom att lapparna sattes upp på tavlan. Uppfattningen var att redovisningen direkt gav en tydlig bild av arbetsinsatser och lösningsidéer. Förmiddagspasset hade också dragit ut på tiden något. Vi hoppade därför över uppgift 4 som var att fortsätta diskussionen i hela gruppen för att analysera och prioritera vidare. I tabellen på nästa sida sammanfattas redovisningarna gruppvis. Underlaget består dels av anteckningar som gjordes under själva presentationen och dels av de lappar som sattes upp på tavlan under redovisningen.

5 ägare 5 Grupp 1 (Mats) Problem/utmaningar Dålig kontroll över upphandling. Undermåliga eller dåligt genomarbetade kravspecifikationer. Brist på ekonomiska och personella resurser. Inga processer är kartlagda vilket innebär att underlaget är dåligt inför upphandling. Kunskapsbrister när det gäller juridiken vad arkivlag, kommunallag och tryckfrihetsförordning egentligen säger. Lösningar Förarbete krävs i alla led i samband med upphandling. Organisering, analys av behov, specificering av krav, implementation, enhetligt sätt att arbeta. Ekonomiska och personella resurser måste frigöras och tydliggöras av beslutsfattare. Komma överens om en lägsta godtagbar standard för en processkartläggning. Strukturera processkartläggning - beskrivning av vilka steg men behöver ta för att komma vidare. Utbilda, utbilda, utbilda Grupp 2 (Magdalena) Bristande kunskaper i verksamheten och inom upphandling om vad som krävs av system. Det saknas rutiner och ofta köps verksamhetssystem direkt. Saknas rutiner och kunskaper så blir det många olika lösningar som påverkar tillgänglighet och säkerhet. Arkiv är inget prioriterat område. Det finns inte de kunskaper som krävs ute i organisationerna. Det saknas förståelse för området även hos ledningen. Okunskap om hur man får information ur verksamhetssystem till ett e-arkiv. Viktigt att veta vad man har för system och hur man får ut information. Saknas kunskap om vilken information som hanteras. Informera och utbilda både ledning, ny personal och befintlig personal om vad som gäller. Övergripande policydokument krävs för att man ska få generella riktlinjer för informationssäkerhet och upphandling. Uppföljning måste göras för efterlevnad. Utbildning och information - säkrare flöden, uppmuntrar till informationskartläggning för att veta vilken information man har. Informationskartläggning ger kunskap av vilken information som finns. Medveten om att det finns generella gemensamma standarder (FGS) Revidera vad det innebär att vara systemförvaltare och systemägare

6 ägare 6 Problem/utmaningar Riktigt genomförd migrering och konvertering. Hitta rätt information vid rätt tillfälle Lösningar Genomföra och förvalta processkartläggning, klassificeringsstruktur och hanteringsanvisningar Organisation som tydliggör informationsägaransvar. Grupp 3 (Christian) Utbildningsinsatser i kombination med tydliga och klara styrdokument som är lätta att komma åt. Lyfta fram informationen och inte specifik organisatorisk funktion. Sekretess i samband med teknikutveckling. Obligatoriska remissinstanser inför systemupphandling. Lyfta fram gemensamt som en fråga om hur vi hanterar information. Enkla medel för att hantera det. Grupp 4 (Anders) Avsaknad av gemensamma rutiner vilket leder till att varje arbetsplats gör på sitt sätt. Riktlinjer för informationsklassning före upphandling. Nå fram till en icke-personbunden överlämning inom informationsförvaltning. När någon nyanställs sker ofta en överlämning från företrädaren ( så här brukar jag göra ). Vision om hur det ska gå till att arbete i ett framtida arbetssätt (mot kund) vid upphandling. Kommunicera visionen via upphandling. Bättre introduktion/överlämning som inte är beroende av företrädaren. Introduktion till nyanställda baserad på den typ av information som kommer att hanteras. Behöver vara enkel och tydlig då det är mycket som ska hända i samband med introduktionen. Riktlinjer för informationsklassning inför upphandling. Gemensam struktur kring riktlinjer och klassning som är informerad och accepterad. Lednings- och personalfråga att se till så att kommunerna arbetar mer med frågor om informationshantering och informationssäkerhet.

7 ägare 7 Eftermiddagspass arbetsinsatser, förutsättningar och genomförande Den fråga som diskussionerna under förmiddagen skulle besvara var: - Hur kan kommunerna arbeta för att förbättra sina rutiner när det gäller informationskartläggning och förberedelser inför upphandling? Uppgift # 5 Individuellt tänkande Deltagarna uppmanades att skriva upp sina idéer eller förslag för att säkerställa säkerhet och långsiktighet när det gäller information som hanteras i olika verksamhetssystem. 1. Idé - Vilken arbetsinsats måste utföras? 2. Förutsättningar - Krävs beslut, kunskaper eller resurser? Vem, vilka behöver vara involverade? 3. Genomförande och samverkansmöjligheter - Behöver arbetsinsatsen utföras på hemmaplan och/eller inom ramen för den gemensamma arkivorganisationen? Uppgift # 6 Presentera och diskutera idéerna i grupp Grupperna uppmanades att diskutera och välja ut 3-5 av idéerna skrivits ned. Grupperna skulle diskutera om och i så fall hur idéerna relaterar till varandra. Till exempel om arbetsinsatserna måste genomföras i en viss ordning. Uppgift # 7 Redovisa gruppens idéer Till sist redovisade grupperna sina idéer för de andra grupperna och diskuterade tillsammans. Önskat resultat var ett utkast till en gemensam process/rutin att utgå ifrån i konceptstudiens fortsatta arbete. Redovisning grupp 2 (Magdalena) Grupp 2 hade enats om en prioriterad lista med idéer: 1. Policy/riktlinjer för arbete med informationsförsörjning - till exempel upphandling, drift och kontinuitet. Riktlinjen beslutas i kommunfullmäktige eller kommunstyrelse. Dokumentet kan tas fram av den gemensamma organisationen och antas av respektive förbundsmedlem. 2. Utbildning om informationskartläggning. Börja med utbildning först på ledningsnivå och därefter nedåt i organisationen. Förutsättning för att kunna få effektivitet och kvalitet på informationskartläggningen. Genomförandet både på hemmaplan och dels med hjälp av den gemensamma arkivorganisationen. 3. Producera visuell bild av hur informationsflödena ser ut i verksamheten. En förutsättning för att göra detta är att kartlägga och klassificera information. Arbetet genomförs på hemmaplan med stöd av den gemensamma arkivorganisationen. 4. Väl dokumenterat hur system fungerar med instruktioner, guider och teknisk beskrivning. Förutsättning är att kartläggning är genomförd och att man vet hur man arbetar i systemet och vad informationen betyder. Arbetet behöver genomföras på hemmaplan, men med stöd och feedback från den gemensamma arkivorganisationen och andra kommuner som gör samma arbete.

8 ägare 8 5. Framtagande av kravspecifikationer för verksamhetssystem per informationstyp. De övriga stegen behöver vara genomförda för att få effektivitet och kvalitet på upphandling och system. Kan tas fram av den gemensamma arkivorganisationen. Redovisning grupp 4 (Olivia): Grupp 4 hade kommit fram till att arkivprocessen borde vara en del av förvaltningsmodellen för offentlig verksamhet. har arbetat med en modell för systemförvaltning som ursprungligen kommer från privat verksamhet. Där finns inget krav på långsiktigt bevarande. En idé som gruppen presenterade var att arkivprocessen ska in som en del i en förvaltningsmodell. En framgångsfaktor ansågs av gruppen vara att arkivfunktionen tar plats i sin organisation eller verksamhet. Arkivfunktionen har ansvaret för att säkerställa långsiktigt bevarande och behöver utbilda bland andra it-funktionen om grunderna och tankarna kring långsiktigt bevarande. Det behövs ett gemensamt språk för att förstå varandra. Gruppen poängterade vikten av utbildning. Ett förslag var filmer för introduktionsutbildningar för nyanställda. Olika korta filmer att ta del av beroende på vad man jobbar med. Olika verksamhetsområden står inför olika probleminställningar. Gruppen hade också diskuterat begränsningar för vad kommunerna kan göra i och med lagen om offentlig upphandling. Kommunerna har inte möjlighet att kommunicera med leverantörer som deltagare i upphandlingsprojekt ibland kan önska. Det finns svårigheter att kommunicera en tydlig vision om hur man vill arbeta i verksamheten. Det är viktigt att veta vad vi vill och hur vi ska jobba och kommunicera detta tydligt till anbudsgivare. Visualisering av problemet kan underlätta vid upphandling, till exempel flödesbeskrivningar. Det är viktigt att alla har samma målbild. Det behövs bra sammansatta referensgrupper med tillräckligt stor och specialiserad kompetens vid upphandling. Oavsett vilken verksamhet det gäller. Utmaningen är att förklara för någon så bra i början av en offentlig upphandling så verksamheten får det man behöver. Lagen om offentlig upphandling ställer hårda krav och sannolikheten att lyckas uppnå det man vill ha är låg. En upphandling måste ske på visst sätt och de finns olika förfaranden. Vid en förhandlad upphandling finns möjlighet att försöka förstå varandra vid upphandlingstillfället. Något som annars inte är möjligt. Förhandlad upphandling är dock en väldigt lång process som kräver väldigt mycket arbete. Tero kommenterade att samma diskussion förts i Norge om hur ramavtalen kan bli mer flexibla och möjliggöra agil utvecklingsprocess. När det gäller genomförande betonade gruppen vikten av att börja med ledningen. Uppbackning av förvaltningsledning och chefer är en förutsättning för att sätta igång ett strukturerat arbete med informationskartläggning. Gruppen framförde också vikten av att kommunicera och prata med varandra inom och mellan olika yrkesgrupper. Det är nödvändigt för att få varandra att förstå vad vi egentligen är ute efter. Gruppen föreslog att titta på olika sätt att förmedla kunskapen. Skriftlig dokumentation är inte alltid det som fungerar bäst. Det är viktigt att träffas, prata, umgås och diskutera. Detta såg gruppen som en jätteutmaning att tänka kring hur vi får varandra att förstå. Inom och mellan olika yrkesgrupper, beställare och leverantörer och så vidare. Diskussion fördes också vid redovisningen om vikten av att

9 ägare 9 förstå grundläggande psykologi och beteendevetenskap. Kanske är det svårare att kommunicera i skrift idag än vad det var för några år sedan. En möjlighet kan vara att arbeta med olika scenarion user cases. Kanske använda mer grafisk presentation, bilder och filmer. Redovisning grupp 1 (Mats): Alla deltagare i guppen hade lyft fram samma idéer. Beslut, kunskap, resurser och utbildare behövs för att genomföra processkartläggning och klassificering. När det gäller själva kartläggningen bör modeller och verktyg som är så enkla som möjligt användas. Syftet är att få en förståelse i organisation och ledning för att komma fram till bra beskrivningar som behövs för till exempel upphandling och informationsredovisning. Det behövs resurser och kompetens samt en förvaltning av resultatet. Arbetet genomförs på hemmaplan men med utgångpunkt från gemensamma mallar. Arbetet kan sammanställas och utvärderas inom den gemensamma organisationen. Kunskapshöjande åtgärder på olika nivåer, vilket förutsätter beslut på ledningsgrupps- /förvaltningsnivå. Paket för utbildningar behöver sammanställas med rätt typ av utbildningar för olika målgrupper. Utbildningarna utförs på hemmaplan och kan samordnas av den gemensamma organisationen. Det kan vara olika utbildningspaket som till exempel offentlighet och sekretess. Därefter genomförs ett arbete för att ta fram rutiner, modeller, mallar och kravspecifikationer. Till exempel gemensam dokumentstruktur, modell för att arbeta tillsammans, genomföra gemensamma upphandlingar och liknande. Grupper av handlingar strukturerade på ett sätt att det blir enklare att upphandla i slutändan. Under redovisningen diskuterades möjligheterna att minska sårbarheten i organisationen genom samverkan mellan kommuner. Det blir möjligt att dela på resurser och det finns tydliga stordriftsfördelar. Vissa frågor behöver lyftas upp ytterligare en nivå ovanför förvaltnings- och kommunledningsnivå. Det är inte alltid klart vad den övergripande nivån är. En gemensam nämnare kan bli den kommande gemensamma e-arkivorganisationen på regional nivå. Det finns inte etablerade nätverk idag mellan kommunerna. Arkivorganisationen kan bidra till att bli drivande i processer, men det måste också finnas ett driv på hemmaplan. Det finns en samverkan i Kronobergs län när det gäller upphandling. Genom samverkan i samband med upphandling finns större möjligheter att få bra anbud. Hur man ska samverka måste vara klart innan man går till upphandling. Det är mycket som behöver redas ut innan ett upphandlingsprojekt startar. En viktig aspekt är samordning och strategiska beslut. Det är viktigt med bra referensgrupper i upphandlingsprojekt. Personer som arbetar i de olika verksamheterna måste vara med när det gäller verksamhetskunskap. Den kommande gemensamma arkivorganisationen kommer att kunna vara med som experter när det gäller långsiktigt hållbar informationshantering och det organisationen är bäst på, det vill säga att arkivera saker. Redovisning grupp 3 (Ulf): Gruppen hade pratat om samma saker som de övriga grupperna som redovisat. Vikten av att förankra beslut högst upp i ledningarna betonades. Det är viktigt att förankra i chefsgruppen över huvudtaget. Inte bara de högsta cheferna. Det är inte så lätt att förklara chefernas roll och ansvar i

10 ägare 10 processen. Informationshantering har inte alltid högsta prioritet. Det är en utmaning att nå olika chefsnivåer ute i organisationerna. Om inte cheferna är med så händer det inte mycket. Det kan handla om signaler om att prioritera andra arbetsuppgifter framför informationshantering. Det finns många saker som kan kopplas till informationskartläggning. Utbildningar och rutiner till exempel. Det kan vara bra med stöd utifrån, som till exempel lite press från en gemensam arkivorganisation. Det kan vara svårt att upprätthålla disciplinen i organisationen när det gäller informationsförvaltning utan att det finns ett tryck utifrån. Avslutande diskussion Paketering av utbildningar diskuterades. Det är viktigt hur materialet ser ut och presenteras. Alla utsätts för en informationsflod idag och det är viktigt att vara tydlig och till exempel använda bilder för att kommunicera. Information behöver vara enkel och kortfattad med till exempel bilder och filmer. Personer med olika roller och befattningar anser oftast att det egna område är viktigast och det gör att det är en utmaning att komma fram till bästa sätt att nå till exempel chefer och användare. Det kan behövas en omstart för en kommun för att förbättra informationshanteringen. Det positiva behöver lyftas fram med lite uppträde, tjo och tjim, dans på kvällen. Det är ingen idé att ta fram underlag om ingen läser det. Det är viktigt att lyfta fram det som är intressant för olika målgrupper. Den politiska ledningen är framförallt intresserad av effektmålen. De administrativa cheferna är mer intresserade av de organisatoriska effekterna och nyttan av en förbättrad informationshantering. En förutsättning för att lyckas är att bygga upp en bättre förståelse för informationshantering i stort. Deltagarna på workshopen önskade att kommunerna skulle inse vilken resurs verksamhetsinformationen är och att process- och informationskartläggning skulle kunna bli en gemensam nämnare. Kompletterande underlag från de insamlande formulären Under workshopen prioriterade grupperna bort vissa problem, lösningsförslag och arbetsinsatser. En hel del av det som prioriterades bort var problem/utmaningar som har med verksamheten för att säkerställa långsiktigt digitalt bevarande att göra. Med långsiktigt menas även efter det ursprungliga verksamhetssystemets livslängd. Bevarandeplanering är en del av arkivets verksamhet som till exempel går ut på att värdera hur viktig information är för olika målgrupper och intressenter. Till bevarandeplaneringen hör också att välja metoder och åtgärder för att säkerställa läsbarhet över tid samt att ge rekommendationer för lämpliga bevarandeformat. Andra problem och lösningsförslag som inte berördes i detalj under redovisningarna handlade om mer tekniska lösningar för informations- och it-säkerhet: säker överföring av data, redundans, kontinuitetsplanering, konsekvens- och riskanalyser, versionshantering av dokument, certifiering med utgångspunkt från olika standarder och liknande. Vikten av att hantera bland annat konfidentialitet och sekretess i form av metadata betonades av en av deltagarna. Även en generisk metadatastruktur lyftes fram som ett lösningsförslag. Likaså vikten av beskrivning av system,

11 ägare 11 processer och begrepp på ett tydligt och kontrollerat sätt (semantik). Att dessa idéer inte framhävdes berodde möjligen på att det identifierades ett betydande behov av kunskapshöjande åtgärder på grundläggande nivå i samtliga grupper. Det kan också ha berott på att personer med lösningsinriktat/tekniskt perspektiv och kompetens var underrepresenterade i grupperna. En idé som är viktig att nämna i sammanhanget är vikten av att återanvända erfarenheter inför nästa upphandling. Utvärdering En kort enkät delades ut och deltagarna ombads att gradera ett antal påståenden från 1 till 5. Där 1 motsvarar instämmer inte alls och 5 motsvarar instämmer helt. Svar lämnades in av 15 deltagare, totalt deltog 19 personer i grupparbetet. Över lag fick workshopen mycket goda omdömen av de som svarat. Utbildningen/aktiviteten motsvarade mina förväntningar (4,1): Jag kommer att ha nytta i mitt arbete av det jag har lärt mig (3,9): Fika och lunch var trevligt och gott (4,2): Lokalen och de praktiska arrangemangen fungerade bra (3,8): Fungerade bra att rekommendera: Formen för workshopen fungerade bra och det blev bra diskussioner. Flera av dem som svarat på enkäten tyckte att det var bra grupper och en bra blandning i grupperna med personer med olika bakgrund. Upplägget med kortare uppgifter där både individen och gruppen gavs möjlighet till eftertanke fungerade bra. Det var uppskattat både att först individuellt skriva ner idéer och därefter sitta i grupperna och diskutera. Det var bra struktur på uppgifterna och lapparna som delades ut fungerade också bra. Det var lagom med tid och varken för långt och utdraget eller för kort. Snabblunch på plats fungerade bra. Fungerade mindre bra bör förbättras till nästa tillfälle: Även om vissa tyckte det var lagom med tid, så var det också någon som tyckte att det hade behövts mer tid. Det fanns också de som tyckte att det hade behövts en bättre förklaring till upplägget och de frågor som ställdes. Några av dem som svarat på enkäten hade inte riktigt sett hur deras kompetens och infallsvinklar skulle vara till nytta i workshopen. Det var också någon grupp där inte blandningen hade blivit lika bra. Ett tips till förbättring som lämnades in var att inte placera inte personer som jobbar ihop eller på samma arbetsplats i samma grupp. Att tänka på till nästa gång: Ett förslag som lämnades i utvärderingen var att be om avstängning av mobiler och tänka på att vara flexibla under hela dagen. Nästa gång ska vi också tänka på att ställa iordning lokalen dagen innan.

12 ägare 12 Kronobergsrummet fungerade bra då det finns möjlighet att använda soffgrupper och grupprum i entrén och kan med fördel användas för kommande workshopar. Slutsatser och rekommendationer En slutsats av grupparbetet i sig är att det är en framgångsfaktor att olika specialister som arbetar med informationshantering arbetar tillsammans, som till exempel personer som arbetar med informationssäkerhet, systemförvaltning, projektleding, registrering, offentlighet- och sekretess, upphandling och arkiv. Först och främst kan konstateras att grupperna kom fram till i hög grad samstämmiga resultat. De idéer som presenterades kan översiktligt sammanfattas i ett flöde: Kravställa och införa nya tillämpningar Analysera nuläge och utvärdera Ta fram gemensamma riktlinjer och specifikationer Förankra och höja kunskap på olika nivåer Kartlägga och klassa informationsflöden Målsättningen att sammanställa underlag till rutinbeskrivning inför upphandling uppnåddes inte. Däremot har vi fått en tydlig bild av arbetsinsatser som behöver genomföras. Slutsatsen av workshopen var att det förberedande arbetet måste påbörjas på en helt annan nivå, nämligen med förankring och utbildning. Samtliga grupper såg förankring hos ledningen och utbildning av ledning och personal på olika nivåer som en arbetsinsats som behövde utföras för att komma igång. Först när kommunerna påbörjat arbete med process- och informationskartläggning och vet vilka arbetssätt och rutiner som fungerar är det möjligt att ta fram gemensamma styrdokument. För att kunna fortsätta diskussionerna och utbyta erfarenheter mellan olika yrkesgrupper skapades en gemensam grupp på nätverket E-arkiv på Yammer. Gruppen kallas informationshantering. Deltagare från workshopen har erbjudits möjlighet att delta i gruppen. I gruppen finns möjlighet att dela dokument, ställa frågor och fortsätta diskussionen som påbörjats på workshopen. Att dela goda exempel är ett bra sätt att ta till vara på varandras erfarenheter och undvika att börja om från

13 ägare 13 början. Detta sparar resurser för kommunerna. Nätverket kan också fungera för att sprida kunskap om fungerande metoder och vägledningar som redan finns framtagna av till exempel statliga myndigheter som Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Riksarkivet med flera. Även e- delegationen har tagit fram ett stort antal vägledningar. Inom privat sektor finns också etablerade metoder och modeller för systemförvaltning, informationskartläggning med mera som kan anpassas även för offentlig verksamhet. Det var tydligt att uppfattningen är att kommunerna i dagsläget inte ser information som en resurs på samma sätt som pengar och personal. En förutsättning för att lyckas med arbetet att förbättra informationshanteringen är att kommunicera detta på ett tydligt sätt till både den politiska och den administrativa ledningen i kommunerna. Under workshopen framfördes att säker och långsiktig informationshantering borde lyftas fram som något positivt i hur kommunerna framställer sig själva att det är ordning och reda och det går att lita på att kommunen hanterar informationen på ett bra sätt. Ett handlingsprogram kommer att fastställas av kommunalförbundet Sydarkivera som kommunerna i Kronoberg och Blekinge samt Region Blekinge planerar att bilda första januari Handlingsprogrammet dokumenterar den strategiska inriktningen för arbetet i förbundet och bör kunna innehålla ramverk för gemensam inriktning när det gäller arbetet med att säkerställa långsiktigt hållbar informationshantering ute i verksamheterna. Arbetet med informationshantering behöver finnas med redan i samband med verksamhetsutveckling och i samband med förberedelser inför upphandling av nya system. Det finns ett stort behov av att höja kunskapen i den kommunala förvaltningen när det gäller informationssäkerhet, process- och informationskartläggning samt långsiktigt hållbar informationshantering. Utgångspunkten bör vara nationella och internationella standarder samt etablerade metoder. Samverkan är en förutsättning men mycket måste genomföras på hemmaplan och då behövs utbildning som är målgruppsanpassad och metoder och verktyg som är enkla att använda. Förslag till konkreta åtgärder för att kunna komma igång med process- och informationskartläggning är att ta fram ett utbildningspaket som kan samordnas inom ramen för olika gemensamma projekt och initiativ. Utbildningsinsatser behöver genomföras på olika nivåer inom den kommunala organisationen. 1. Introduktion till nyanställda när det gäller informationshantering i offentlig förvaltning. 2. Grundläggande utbildning om arkiv, informationshantering, offentlighet och sekretess för olika målgrupper. 3. Kort introduktion om informationshantering för de administrativa ledningsgrupperna hos samverkande organisationer. 4. Utbildning i process- och informationskartläggning för relevanta målgrupper på förvaltningar och bolag.

14 ägare Utbildning i informationssäkerhet för personer utsedda att samordna arbetet med informationssäkerhet. 6. Utbildning om gemensamma specifikationer (FGS) för arkivorganisationens personal och deltagare i aktuella arkiveringsprojekt. Introduktion för nyanställda bör kunna genomföras av kanslichef, jurist eller arkivarie i den egna organisationen. Kommunalförbundet Sydarkivera planerar att tillhandahålla grundläggande utbildningar om arkiv och informationshantering, efter samma modell som Anki Heimonen genomför i Kalmar län under hösten De mer specialiserade delarna av utbildningspaket skulle kunna utvecklas tillsammans med universitet/högskola. Dessa utbildningar bör genomföras på distans som webbutbildningar så att deltagarna kan samlas på olika orter i regionen för att minska restid. Utbildningspaketen bör vara möjliga att återanvända även inom annan offentlig verksamhet.