PROJEKTPLAN. Boknings- och bidragslösning för kultur- och fritidsverksamheten Upphandling. SKL projektnummer

Transkript

1 PROJEKTPLAN Boknings- och bidragslösning för kultur- och fritidsverksamheten Upphandling SKL projektnummer

2 Projektplan Boknings- och bidragslösning Upphandling Sida 2(17) Version 2.1 Förändringshistorik Version Datum Förändring Ansvarig DA Ny projektplan för genomförandet 2017 och framåt DA utifrån direktiv Uppdaterad utifrån styrgruppsmöte DA Uppdatering av avsnitten: 11. Resurser, 12. Organisation DA och uppdatering av 13. Budget. Kompletterad med bilaga Handlingsplan för team metodstöd och uppdaterad bilaga Upphandlingstrategi Projektplan antagen av styrgruppen efter revision av 13. Budget och uppdatering av bilaga Kommunikationsplan vad gäller avsändare DA

3 Projektplan Boknings- och bidragslösning Upphandling Sida 3(17) Version 2.1 Relaterade dokument Version Datum Namn Projektdirektiv Boknings- och bidragslösning för kultur- och fritidsverksamheten - Upphandling 2011 Strategi för esamhället, Sveriges Kommuner och Landsting Slutrapport IT-stöd för boknings- och bidragsfunktioner, Göteborgs stad, Malmö stad och Umeå kommun Slutrapport FAS 2 IT-stöd för boknings- och bidragsfunktioner, Göteborgs stad, Malmö stad och Umeå kommun Gemensamma kravspecifikationer, Sveriges Kommuner och Landsting Analys av kravspecifikation bokning- och bidragsfunktioner, IRM Genomförandeplan bokning- och bidragsfunktioner, IRM Enkät Digitala bokningssystem, Sveriges Kommuner och Landsting Vägledning för digital samverkan 4.0, edelegationen Nationell tjänstekatalog, edelegationen, Kravspecifikation -Boknings- och bidragssystem för kultur och fritidsverksamheten Handlingsplan för gemensamma förutsättningar för digital utveckling Risklista - Boknings- och bidragslösning Intressentlista - Boknings- och bidragslösning Öppna frågor och ärenden - Boknings- och bidragslösning Organisation och resurser - Boknings- och bidragslösning Bilagor Namn Upphandlingsstrategi Boknings och bidragssystem för kultur och fritidsverksamheten Kommunikationsplan Boknings- och bidragslösning Handlingsplan för team metodstöd Ändringshanteringsprocessen

4 Projektplan Boknings- och bidragslösning Upphandling Sida 4(17) Version 2.1 Innehållsförteckning 1. Bakgrund 6 2. Beställare 6 3. Mål Effektmål Projektmål Prioritering 7 4. Avgränsningar 7 5. Antaganden 7 6. Utgångspunkter 7 7. Beroenden 7 8. Påverkan 8 9. Risker Tidsplan Beslutspunkt Extern beslutspunkt Milstolpe Huvudtidplan Detaljtidplan Resurser Organisation Team arkitektur Team metodstöd Team kommunikation Team upphandling Team förvaltningsorganisation Budget Metodik 17

5 Projektplan Boknings- och bidragslösning Upphandling Sida 5(17) Version Kommunikation Kvalitetssäkring Projektkvalitet Produktkvalitet Dokumenthantering Ändringshantering 18

6 Projektplan Boknings- och bidragslösning Upphandling Sida 6(17) Version Bakgrund Sveriges kommuner använder olika IT-stöd för att hantera bokning av lokaler och anläggningar samt bidrag inom kultur och fritidsområdet. De system som finns på marknaden har funnits länge och utvecklades ursprungligen som verksamhetsstöd till kommunernas handläggare. Utvecklingen av digitala tjänster för föreningar, privatpersoner och företag ställer nya krav på systemen som de befintliga systemen har svårt att leva upp till. Projektet initierades av Göteborgs stad, Malmö stad och Umeå kommun. Under 2015 anslöt SKL till projektet då intresset från övriga kommuner visade sig vara stort. April oktober 2015 formades den kravspecifikationen för boknings- och bidragslösningar som ligger till grund för upphandlingen. I denna process involverades ett 50-tal kommuner genom en workshopdag som genomfördes. November 2015 till februari 2016 har ägnats åt att förbereda upphandlingen dels genom att fördjupa delar av underlaget och dels genom att undersöka alternativa upphandlingsformer. Under hela perioden har även aktiviteter genomförts för att bredda projektet till att omfatta flera kommuner. Under 2016 har projektet haft en omfattande dialog med kommunerna. En grov systemarkitektur har arbetats fram och stämts av i flera leverantörsdialoger, både i grupp och enskilt. I slutet av året har upphandlingsstrategin och projektplanering för projektet 2017 och framåt varit i fokus. 200 kommuner har beslutat att ansluta till det gemensamma upphandlingsprojektet. Det finns stora fördelar med att så många kommuner gemensamt genomför upphandlingen då detta skapar incitament för många leverantörer att utveckla det boknings- och bidragslösningar för kultur och fritidsverksamheten som beskrivs i kravspecifikationen. 2. Beställare Åsa Zetterberg, Sveriges Kommuner och Landsting 3. Mål 3.1 Effektmål Det är enklare för föreningar, privatpersoner och företag att använda kommunala lokaler och söka bidrag. Öppnare tillgång till information ger ett effektivare utnyttjande av kommunala lokaler och en ökad möjlighet att få insyn i beslutsprocessen kring lokalbokning och bidrag Boknings- och bidragsprocesserna är effektivare både för privatpersoner, föreningar, företag och för den kommunala förvaltningen.

7 Projektplan Boknings- och bidragslösning Upphandling Sida 7(17) Version Projektmål De kommuner som är med i projektet kan avropa boknings- och bidragslösningar för kultur och fritidsverksamheten som uppfyller framtagen kravspecifikation Det finns en handlingsplan för införandet av boknings- och bidragslösningar som kan användas i den enskilda kommunen. Ett antal pilotkommuner har infört boknings- och bidragslösningarna. Pilotkommunerna har fått stöd vid införandet av boknings- och bidragslösningarna. Det finns en gemensam organisation för långsiktig förvaltning, finansiering och utveckling av boknings- och bidragslösningarna. Ansvaret för den långsiktiga förvaltningen, finansieringen och utvecklingen av den upphandlade boknings- och bidragslösningarna har överlämnats till den gemensamma organisationen Prioritering 1. Funktion 2. Resurs 3. Tidpunkt 4. Avgränsningar - 5. Antaganden - 6. Utgångspunkter Upphandlingen ska ske genom en innovativ upphandlingsprocess där definitiva krav arbetas fram under upphandlingen i dialog med leverantörerna. Det ska finnas mer än en leverantör av lösningarna. Lösningarna ska fungera tillsammans med nationella tjänster som geodata.se, Svensk elegitimation, Mina meddelanden och Skatteverkets Navet. 7. Beroenden -

8 Projektplan Boknings- och bidragslösning Upphandling Sida 8(17) Version Påverkan - 9. Risker Aktuella risker finns i Risklista Boknings- och bidragslösning. Risklistan uppdateras vid veckovisa projektmötet och vid behov. Förändrade risker sammanställs i statusrapporten till styrgruppen. 10. Tidsplan Projektet levererar (BP3) senast och avslutas (BP4) senast Beslutspunkt Beslutspunkt är ett tillfälle när styrgruppen ska fatta beslut innan projektet kan gå vidare. Styrgruppen ansvar för sina beslut. Projektmodellens beslutspunkter BP1- BP4 ska alltid beslutas i styrgruppen. Projektets beslutpunkter framgår av huvudtidplanen Extern beslutspunkt Vid en extern beslutspunkt fattar en extern part beslut innan projektet kan gå vidare. Externa beslutspunkter där SKL Kommentus Inköpscentral(SKI) fattar beslut är: Godkännande av ansökningsinbjudan Urval av leverantörer att bjuda in till dialog Godkännande av anbudsförfrågan Godkännande av upphandlingsprotokoll och tilldelningsbeslut 10.3 Milstolpe En milstolpe är en händelse som projektet styr mot och som avrapporteras till styrgruppen. Styrgruppen fattar inga beslut vid milstolpen. Däremot krävs ett styrgruppsbeslut för att flytta eller ta bort en milstolpe som ingår i huvudtidplanen.

9 Projektplan Boknings- och bidragslösning Upphandling Sida 9(17) Version Huvudtidplan Milstolpe (MS)/Beslutspunkt (BP)/ Extern beslutspunkt (EBP) Planerad klar BP 2 - Projektplan klar MS - Ansökningsinbjudan klar BP - Godkännande av ansökningsinbjudan EBP - Godkännande av ansökningsinbjudan MS - Krav definierade inför leverantörsdialog MS - Förslag till urval av leverantörer att bjuda in till dialog. Verkligt klar/prognos

10 Projektplan Boknings- och bidragslösning Upphandling Sida 10(17) Version 2.1 BP - Förslag till urval av leverantörer att bjuda in till dialog godkänt. EBP - Urval av leverantörer att bjuda in till dialog MS - Verktyg och metoder för stöd till digital förändring är identifierade MS - Krav fastlagda MS - Anbudsförfrågan klar BP - Godkännande av anbudsförfrågan EBP - Godkännande av anbudsförfrågan MS - Anbuden öppnade MS - Verktyg och metoder för stöd till digital förändring är utvecklade och tillgängliga för användning i pilotkommunerna. MS - Gemensamma informationstjänster i drift MS - Utvärdering av anbud klar, utvärderingsresultat och tilldelningsbeslut BP - Godkännande av upphandlingsprotokoll och tilldelningsbeslut EBP - Godkännande av upphandlingsprotokoll och tilldelningsbeslut MS - Tecknande ramavtal och klart för avrop MS - Avropsstöd tillgängligt MS - Första lösningen godkänd för leverans MS - Första pilotkommunen driftsatt BP3 - Leverans av samtliga projektleverabler BP4 - Projektet överlämnat och avslutat

11 Projektplan Boknings- och bidragslösning Upphandling Sida 11(17) Version Detaljtidplan Detaljerad tidsplan upprättas av projektledaren. Detaljtidplanen är ett levande dokument och uppdateras ständigt. 11. Resurser En viktig framgångsfaktor för projektet är att pilotkommunerna känner sig engagerade och vill vara delaktiga och bidra med resurser som involveras i projektets arbetsgrupper och aktiviteter. Förutom kunskap om verksamheten finns det i projektet behov av kompetens inom t ex verksamhetsutveckling och arkitektur. Kostnaden för dessa resursers medverkan bärs av den egna kommunen. SKL Kommentus bidrar med upphandlingsresurser. Dessa finansieras genom ett påslag i % vid avrop från det avtal som blir ett resultat av upphandlingen. SKL ansvarar för att bemannar projektledning och ev konsulter som knyts till projektet. Dessa kostnader belastar den gemensamma projektbudgeten. Projektets resurser anpassas kontinuerligt till behovet. Projektplanen innehåller de resurser som beslutas av styrgruppen. Dokumentet Organisation och resurser Boknings- och bidragslösning beskriver samtliga resurser som är knutna till projektet och ska uppdateras vid varje förändring. Nya resurser ska introduceras i projektets mål, ramar, organisation och rutiner. Resurser som tillhör den fasta bemanningen i projektgruppen tidrapporterar kontinuerligt. Projektets tidrapporter sammanställs månadsvis. Enskilda projektresurser arbetstid kan variera över tid arbetstiden i tabellen nedan är den maximala arbetstiden som belastar projektbudgeten. Variationen i tid hanteringen i dialog mellan resursen och projektledaren. Resurs/kompetens Arbetstid Säkrad Övrigt Daniel Antonsson/projektledare 80% Ja Kostnad för projektet Pia Witting/ verksamhetsutvecklare 60% Ja Kostnad för projektet Ida Engberg/ upphandling 20% Ja Kostnad bärs av SKI Anna Larsson och Anna Person/ upphandling 100% fördelat på de två resurserna Ja Kostnad bärs av SKI vak /arkitektur 100% Ja Kostnad för projektet Linda Tidekrans Möller/ kommunikation 20% Ja Kostnad för projektet

12 Projektplan Boknings- och bidragslösning Upphandling Sida 12(17) Version Organisation Projektets strävan är att ha få fasta resurser och istället tillfälligt nyttja de resurser som finns i pilotkommunerna och har specifika kunskaper för den aktivitet som ska genomföras. För att få kontinuitet i arbetet krävs en viss fast bemanning. Projektgrupp och team tillhör den fasta delen av projektet medan referensgrupper, aktivitetsgrupper och delprojekt anpassas kontinuerligt till behovet. Fem team bildas: arkitektur, metodstöd, upphandling, kommunikation och förvaltningsorganisation. Varje teamen leds av en person från projektgruppen och bemannas med personer från projektgruppen och pilotkommunerna. Projektplanen innehåller den del av organisationen som beslutas av styrgruppen. Dokumentet Organisation och resurser Boknings- och bidragslösning beskriver hela organisationen och ska uppdateras vid varje förändring. Roll Ansvarsområde Person Styrgrupp Projektledare Projektgrupp Åsa Zetterberg, SKL, ordf. Tomas Forsberg, Umeå kommun Ulf Högberg, Göteborgs stad Malin Eggertz Forsmark/ Gert-Ove Gren, Malmö stad Katrien Vanhaverbeke, SKL Eva-Lotta Löwstedt Lundell, SKL Kommentus Daniel Antonsson Daniel Antonsson Pia Witting Ida Engberg Linda Tidekrans-Möller vakant arkitekt

13 Projektplan Boknings- och bidragslösning Upphandling Sida 13(17) Version 2.1 Specificera teamledare: tydlighet i vad som ska levereras av respektive team. Koppling till milstolpar 12.1 Team arkitektur Team arkitektur ansvarar för att definiera: de kopplingspunkter, APIer, som finns mellan olika delar av boknings- och bidragslösningen. Dessa symboliseras av de gröna pilarna i bilden ovan. Exempel på sådana kopplingspunkter kan vara gränssnitt för hantera bokningar av lokaler och rapportering av närvaro. Till dessa kan också externa intressenter ansluta appar och webbtjänster. eventuella gemensamma informationstjänster för kommunerna. I den juridiska analys som gjorts i projektets inledning har konstaterats att det är att föredra att utbyta information i kopplingspunkter framför att skapa gemensamma informationstjänster. Av denna anledning kommer de gemensamma informationstjänsterna som definieras att vara få. kopplingar mot övriga informationstjänster. Dessa kan vara både gemensamma nationella informationstjänster som exvis Svensk elegitimation, Mina meddelanden, geografisk information, betaltjänster och gränssnitt mot kommunernas egna system för ekonomihantering och låssystem för byggnader.. Teamet ansvarar för att i första läget identifiera och tydliggöra systemarkitekturen så att denna kan ligga till grund för dialogen med leverantörerna. Utifrån dialogen med leverantörerna kravställs sedan de lösningar som ska upphandlas och eventuella gemensamma informationstjänster. Teamets arbete leds av en arkitekt kopplad till den kommunala arkitekturgrupp på SKL. Projektets arkitekturarbete ska utgå från riktlinjerna i Handlingsplan för gemensamma förutsättningar för digital utveckling i kommuner och landsting belsutad av SKL styrelse i novmber 2016.

14 Projektplan Boknings- och bidragslösning Upphandling Sida 14(17) Version Team metodstöd Den digitala förändringen och ny teknik påverkar organisationens alla delar och ger stora utvecklingsmöjligheter. För att nå full effekt behöver ledare och medarbetare vara med på tåget och ha en samsyn kring vart organisationen är på väg, vilka nyttor och mål som digitaliseringen skall bidra till. Ofta hamnar fokus på tekniken i sig, när förändringen egentligen är omöjlig att genomföra utan dialog, delaktighet och engagemang. Metodstöd är ett samlingsnamn för de komponenter som ska stödja kommunernas införande av nya digitaliserade boknings-och bidragsprocesser. Detta stöd kommer att levereras i form av en verktygslåda med metoder, övningar, text, bild och film i syfte av att underlätta under hela den digitala förändringsresan. Målsättningen är att ge kommunerna de bästa möjliga förutsättningarna för att driva och förankra sina lokala projekt för att smidigt koppla ihop sina önskade nya arbetssätt med den kommande tekniska lösningen. Kommunerna ska i och med detta uppnå den effektivisering de planerat för i delaktighet med sin organisation. Teamet leds av projektgruppens verksamhetsutvecklare. En utförligare beskrivning av teamets leveranser finns i bilaga Handlingsplan för Team Metodstöd 12.3 Team kommunikation I ett projekt med många parter är kommunikationen extra viktig. Kommunikationsteamet leds av en kommunikatör från SKL och ansvarar för att utifrån kommunikationsplanen, bilaga, skapa en god kunskap om projektet. Kommunikationsteamet bidrar både med att skapa strukturer för kommunikationen och specifika kommunikationsaktiviteter. Team kommunikations arbete beskrivs i bilagan Kommunikationsplan 12.4 Team upphandling Team upphandling ansvarar för genomförandet av upphandlingsprocessen och leds av upphandlare från SKL Kommentus. Teamet specificera dokument som är nödvändiga för upphandlingsprocessen. Valet av konkurrenspräglad dialog som metod innebär att detta team har en aktiv dialog med leverantörerna. I detta team ingår nyckelpersoner från övriga team för att säkerställa att det ramavtal som blir ett resultat av upphandlingen svarar upp mot de behov som identifieras i de övriga teamens arbete. En utförlig beskrivning av teamets uppdrag finns i bilagan Upphandlingsstrategi.

15 Projektplan Boknings- och bidragslösning Upphandling Sida 15(17) Version Team förvaltningsorganisation De avtal med leverantörer som blir ett resultat av upphandlingen kommer att förvaltas av SKL Kommentus Inköpscentral. Inom ramen för team arkitektur definieras gemensamma gränssnitt och ev infrastruktur som behöver förvaltas långsiktigt. Det pågår också en process där Sveriges kommuner kommer att erbjudas att bli delägare i Inera som hittills enbart haft landsting som ägare. Utifrån utfallet av den leverantörsdialog som genomförs i upphandlingsprocessen, resultatet av projektets arkitekturarbete och den pågående process kring Inera lyfts frågan om den framtida förvaltningsorganisationen inför planeringen av projektets arbete 2017.

16 Projektplan Boknings- och bidragslösning Upphandling Sida 16(17) Version Budget Kostnadspost Totalt Kostnader för projektledning och projektgrupp Konsultkostnader, kommunikation och övriga kostnader kkr kkr kkr -90 kkr kkr -300 kkr -900 kkr -800 kkr kkr Totalt kkr kkr kkr -90 kkr kkr Kostnaden för utvecklingen av eventuella gemensamma tjänsterna, t ex anläggnings- och föreningsinformation ingår inte i budgeten. Förslagsvis finansieras dessa genom att kommunerna betalar en avgift för nyttjandet av dessa tjänster när de finns tillgängliga. 14. Metodik Projektet tillämpar projektmodellen som utvecklats av Västernorrlands kommuner - Projektet tillämpar metoden för upphandling framtagen av SKL Kommentus inköpscentralen. 15. Kommunikation Kommunikationen beskrivs i bilaga Kommunikationsplan Boknings- och bidragslösning. Statusrapportering till styrgruppen sker skriftligt månadsvis och ska finnas tillgänglig senast 5 arbetsdagar efter månadsslut. 16. Kvalitetssäkring Strategin för projektets kvalitetssäkring baseras på följande grund: Göra rätt från början genom god planering och vedertagna metoder Granska, formellt och informellt, samtliga underlag Testa och verifiera i test- och verklig miljö Kvalitetssäkringsaktiviteterna planeras och följs upp i projektets detaljtidplan Projektkvalitet Projektet tillämpar en projektmodell Projektet tillämpar en upphandlingsmodell från SKL Kommentus Inköpscentralen. Projektstyrningen genomlyses regelbundet av extern granskare som återkopplar till

17 Projektplan Boknings- och bidragslösning Upphandling Sida 17(17) Version 2.1 projektledningen Produktkvalitet Utvalda representanter från pilotkommuner granskar framtaget underlag. Leverantörernas synpunkter tas omhand i en formaliserad upphandlingsdialog. Leverantörernas förmåga säkras genom godkännande av Proof-Of-Concept (POC) innan avtal. Leverantörernas system genomgår certifiering innan de kan avropas. Synpunkter inhämtas från andra med erfarenheter inom området exempelvis Sveriges Föreningssystem, Riksidrottsförbundet och Riksteatern. Projektet är öppen för extern forskning och återvinning. Upphandlingsmyndigheten bistår projektet med kompetens kring konkurrenspräglad dialog. 17. Dokumenthantering Projektets dokument hanteras på GoogleDrive. Vid förändring ska alla dokument märkas med versionsnummer och en kort beskrivning av vad som ändrats. Beslutade versioner av dokument sparas som pdf. 18. Ändringshantering Ändringshanteringen följer process i bilaga. Ändringslogg och ändringsbegäran finns i styrgruppens samarbetsrum. Projektledaren Daniel Antonsson är ändringsråd. Projektplanens huvuddokument och upphandlingsstrategin ställs under ändringskontroll i och med fastställandet i beslutspunkt 2 (BP2). Övriga bilagor utelämnas från ändringskontroll om inte styrgruppen beslutar annat.

18 Upphandlingsstrategi Boknings- och bidragssystem för kultur- och fritidsverksamhet

19 Innehållsförteckning 1 Bakgrund Behovsanalys Marknadsanalys Leverantörsdialog Köpenhamns kommun Förfrågan om information (RFI) Intresserade leverantörer Delområden av intresse Synpunkter gällande tidsplan Sammanfattning av övriga synpunkter på utskickat underlag Uppdelning och avgränsningar Avgränsning e-tjänsteplattform Avgränsning Integrationsplattform Boknings- och bidragslösning Omfattning Kundens processtöd Kommunens processtöd Arkitektur och teknik Leverantörer Upphandlingsformalia Upphandlingsförfarande Tilldelningskriterier Kvalificering av leverantörer Volymer Projektorganisation Tidplan Förvaltningsorganisation Ramavtalsförvaltning... 13

20 Bakgrund Sveriges kommuner använder olika IT-stöd för att hantera bokning av lokaler och anläggningar samt bidrag inom kultur och fritidsområdet. De system som finns på marknaden har funnits länge och utvecklades ursprungligen som verksamhetsstöd till kommunernas handläggare. Utvecklingen av e- tjänster för föreningar, privatpersoner och företag ställer nya krav på systemen som de nuvarande systemen har svårt att leva upp till. Göteborgs stad, Malmö stad och Umeå kommun har tillsammans tagit initiativ till att skapa ett bokningsoch bidragslösning som svarar upp mot dagens krav. SKL har undersökt intresset hos Sveriges övriga kommuner och funnit att detta är stort. Inom ramen för SKLs uppdrag för gemensamma lösningar och kravspecifikationer har därför en plattform skapats för arbetet med att forma en gemensam kravspecifikation för lokalboknings- och bidragsprocesserna. På detta sätt blir de tre kommunernas innovativa arbete ett lok för landets övriga kommuner. Tidigare har Göteborgs stad, Malmö stad och Umeå kommun tillsammans med SKL tagit fram en kravspecifikation för ett boknings- och bidragslösning. SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) har bjudits in till projektet för att leda delprojekt upphandling av detta IT-stöd för boknings och bidragslösning. Under hösten har projektet genomfört en gedigen leverantörsdialog med leverantörer på marknaden, för att testa vad de tycker och tänker om framtagen kravspecifikation samt indelningen i tårtbitarna nedan. I den blå tårtbiten finns det stöd som föreningar, privatpersoner och företag möter. - Den röda tårtbiten symboliserar det processtöd som handläggningen i respektive kommun behöver. - De gemensamma informationstjänsterna i botten kan vara gemensamma för alla kommuner och användas för kommuner när de vill få tillgång till lokaler och föreningar som finns i andra kommuner. - De gröna pilarna symboliserar integrationer mellan alla tårtbitar som ska möjliggöra informationsutbyte mellan olika komponenter i lösningen.

21 Behovsanalys Under 2015 formulerades kommunernas behov av en digital boknings- och bidragslösning ner i en gemensam kravspecifikation. I detta arbete var ett 50-tal kommuner involverade. Förstudien konstaterade att de system som fanns på marknaden utvecklats utifrån de kommunala handläggarnas behov av IT-stöd. Medborgarnas och föreningarnas gränssnitt mot dessa lösningar var begränsade. De frågor som de 50 kommunerna ansåg viktigast var: - att medborgare kan boka kommunala lokaler och söka bidrag på ett enkelt sätt - att förenkla bokningsprocesserna kring lokaler och anläggningar så att de nyttjas bättre - att boknings- och bidragsprocesser blir tydligare och effektivare för både handläggare och medborgare - att kommunala beslutsprocesser är transparanta för medborgarna - att det ska vara möjligt att dela information digitalt mellan kommuner och mellan förvaltningar i samma kommun I analysen som gjordes innan projektet startade konstaterades att de system som fanns på marknaden byggde på gammal teknik. Bedömningen var att en gemensam kravställning från kommunerna ger möjligheter för både befintliga och nya aktörer att leverera lösningar som svarar upp mot de behov som finns. I förstudien konstaterades även att det finns behov av att utveckla kommungemensamma nationella informationstjänster som möjliggör tillgång till grundläggande information oavsett kommun. Det finns även olika digitala stödsystem för föreningar som med fördel skulle kunna lämna information digitalt genom öppna API:er direkt till de kommunala verksamhetssystemen. Den utveckling vi ser framför oss innebär att användningen av den efterfrågade boknings och bidragslösningen till stor del kommer att ske utanför kontorstid. Vi ser därför framför oss att lösningen köps som en tjänst med tillgänglighet 24 timmar per dygn. Den boknings och bidragslösning som efterfrågas ska kännetecknas av öppenhet, transparens och delaktighet där föreningar, privatpersoner, systemutvecklare och kommuner tillsammans ska verka för en lösning som ständigt utvecklas för att uppfylla användarnas behov. 3 Marknadsanalys Förstudiefasen har också inkluderat marknadsanalys som vi i stort genomfört i en nära dialog med leverantörer på marknaden men också varit på besök hos Köpenhamns kommun för att ta lärdomar av deras projekt för motsvarande lösning. Det finns idag tre leverantörer av generella lösningar för kommunala boknings och bidragssystem. Därutöver finns ett antal specialister på bokningslösningar för privatpersoner (inom besöksnäringen ) och en uppsjö av leverantörer som är beredda att utveckla olika typer av lösningar för detta ändamål. Existerande lösningar uppfyller inte dagens behov av lösning men är en god bit på väg.

22 Vad gäller konkurrens på marknaden för boknings- och bidragslösningar så är den ganska begränsad i nuläget. Det finns tre existerande aktörer varav en utmärker sig bland landets kommuner. Vi ser dock ett stort intresse för ökad konkurrens på området och flera leverantörer som vill vara med och skapa bättre lösningar i framtiden. 3.1 Leverantörsdialog Under hösten 2016 träffade projektgruppen ett 20-tal intresserade leverantörer för dialog inför kommande upphandling. Först bjöd vi in leverantörer till ett gemensamt möte i workshopform för och efter det träffade vi intresserade leverantörer i enskilda möten för att stämma tårtbilden med marknaden. Det finns ett stort intresse hos Leverantörerna har olika syn på hur uppdelningen kan se ut och vilka delar man vill/kan leverera på och flera av leverantörerna visar intresse för att leverera helheten. Vissa ser att e-tjänster och Kundens processtöd samt Kommunens processtöd hänger ihop och bör upphandlas tillsammans och andra menar att de bör separeras. Anledningen till detta är att det finns olika mognad hos leverantörerna vad avser boknings- och bidragslösningar. Det finns exempelvis gott om företag som kan erbjuda lösning för bokning, men marknaden för bidragshantering är relativt omogen. Vissa leverantörer vill endast leverera på vissa tårtbitar, andra på helheten, men flera gör detta konstaterande med förbehållet att de ännu inte vet hur det tekniska ramverket är tänkt att se ut. Det är tydligt efter leverantörsdialogen att arkitekturfrågan är den springande punkten. Eftersom inte ramverket eller arkitekturen omkring de gemensamma informationstjänsterna är definierade ansåg flera leverantörer att det i nuläget inte var möjligt att lämna konkreta förslag på lösningar, men många angav att utifrån ett konkurrensperspektiv är en uppdelning i någon form att föredra. Vad som ytterligare är gemensamt för alla leverantörer är att man ser det som ytterst viktigt att beställaren (dvs SKL och kommunerna gemensamt) tydligt definierar processerna centralt och hittar en minsta gemensamma nämnare som alla parter agerar utifrån. Leverantörerna ser det som viktigt att beställaren sätter tydliga ansvarsområden och vilka parter som ska ansvara för vad. Öppna APIer/transparens anses som en nyckel till framgång, men dessa måste definieras, ägas och förvaltas av en gemensam part. Alla leverantörer har därutöver pekat på att inblandningen av många parter kan bli kostnadsdrivande eftersom utveckling m.m. blir beroende av att flera parter ska agera samtidigt, vilket påverkar smidigheten i utvecklingsprocessen. I övrigt vad gäller kostnadsbilden för kommande lösning så är den högst oklar i nuläget. Detta bör beaktas i kommande val av upphandlingsförfarande.

23 Köpenhamns kommun Som en del i marknadsanalysen besökte projektet Köpenhamns kommun för att ta lärdom av deras erfarenheter från ett pågående projekt motsvarande vårat för boknings- och bidragslösning, fast enbart för Köpenhamns kommun. En lärdom som kom fram för Köpenhamn var att inga leverantörer kunde leverera helheten i ett flow för deras projekt. De har därför i nästa steg delat upp lösningen i följande delar: - privatpersoners bokningar - föreningsbokningar/bidrag Dessa delar levereras av två olika leverantörers lösningar som i sin tur kopplas mot en gemensam databas i mitten som Köpenhamns kommun driftar. 4 Förfrågan om information (RFI) SKI har på uppdrag av styrgruppen skickat ut en förfrågan om information (request for information, RFI) avseende upphandlingen av boknings- och bidragslösning för kultur- och fritidsverksamhet. RFI:n skickades ut i syfte att få en bekräftelse av marknaden på framtagen upphandlingsstrategi och preliminära tidsplan. Förfrågan om information publicerades den 13 januari 2016, dels via TendSign och dels via Samarbetsrummet för leverantörer, med begäran om svar via e-post senast den 27 januari Intresserade leverantörer Vi har fått svar från 17 leverantörer som bekräftar fortsatt intresse att delta i kommande upphandling av boknings- och bidragslösning för kultur- och fritidsverksamhet. Av dessa 17 leverantörer så har projektgruppen träffat 14 av dem i tidigare leverantörsdialoger och 3 leverantörer ha alltså tillkommit med visat intresse. 4.2 Delområden av intresse Första frågan i RFI:n avser vilket område eller vilka områden leverantörerna är intresserade av att leverera en lösning för. Svarsalternativen är Kundens processtöd, Kommunens processtöd eller både Kundens och Kommunens processtöd. Samtliga leverantörer, utom en, är intresserade av att leverera en lösning för båda områden och en leverantör endast intresserad av delområdet för kundens processtöd. 4.3 Synpunkter gällande tidsplan Vi ställde också fråga om leverantörernas möjlighet att färdigställa sin lösning inom ramen för vår preliminära tidsplan. Majoriteten av leverantörerna bedömer att tidsplanen är realistisk. Några har flaggat för behov av utökad tidsplan men vår bedömning är att de sannolikt inte fullt ut uppfattat att utvecklingsfasen ingår som en del i upphandlingen.

24 Sammanfattning av övriga synpunkter på utskickat underlag Flera leverantörer anger att de inte har något ytterligare att tillägga utöver vad som uppgetts vid tidigare dialogmöten hösten Synpunkter på kvalitetsaspekter som vi bör beakta har främst pekat på leverantörernas tidigare erfarenheter från andra typer av lösningar, leverantörernas kunskap om och hantering av informationssäkerhet, tjänstens förvaltningsbarhet och modifierbarhet m.m. Leverantörerna ställer sig generellt positiva till upphandlingsförfarandet konkurrenspräglad dialog och i många av svaren tackar man för den transparens och öppenhet projektet haft fram till dags dato. Några leverantörer kommenterar särskilt att Proof of Concept är ett bra sätt att utvärdera kvalitet och samtidigt testa lösningen i skarpt läge. Gemensamt för många av svaren är att man efterfrågar APIer vid ett tidigt skede i processen, så man vet vad man som leverantör har att förhålla sig till avseende utveckling och anpassningar till redan existerande lösningar. Det blir återigen tydligt att arkitekturfrågan är av hög prioritet för de intresserade företagen och att öppna APIer är en framgångsfaktor för projektet. En synpunkt som framkommit även under tidigare dialoger är vikten av att möjliggöra för mindre kommuner att kunna välja mindre avancerade lösningar i kommande ramavtal. 5 Uppdelning och avgränsningar Vi ser att både marknadsanalysen och behovsanalysen påvisar att tårtbitarna delvis bör delas upp, där gemensamma informationstjänster separeras från Kundens- och Kommunens processtöd. Dessa delar skiljer sig markant från varandra vad gäller antal leverantörer, förvaltningsmässigt samt avtals- och avropsform. Det finns ett genomgående behov/krav på att det måste finnas öppna API:er för integration mellan olika tårtbitar och att någon form av regelverk för dessa ska ägas och förvaltas av en gemensam part. Det framgår också att denna gemensamma part bör vara SKL eller någon motsvarande organisation som kan vara en part för samtliga kommuner. Detta rimmar mycket väl med vad vi sett inom ramarna för projektet, dvs. att under upphandlingen så är själva huvudprojektet denna gemensamma part som när det är klart överlämnar för långsiktig förvaltning, finansiering och utveckling av den upphandlade lösningen till en gemensam organisation. Med anledning av det så rekommenderas följande avgränsningar för denna upphandling: 5.1 Avgränsning e-tjänsteplattform Många kommuner har idag e-tjänsteplattformar kopplade till sin hemsida. Vi anser inte att denna upphandling inkluderar e-tjänsteplattform dvs. att man inte kommer kunna avropa e- tjänsteplattform från ett kommande ramavtal. Däremot så kan e-tjänster som upphandlas komma att kravställas för att anslutas till kommunernas befintliga e-tjänsteplattformar.

25 Avgränsning Integrationsplattform De gemensamma informationstjänsterna kommer på sikt att hanteras via en nationell integrationsplattform som arbetas fram parallellt med denna upphandling. Integrationsplattformen och de gemensamma infrastrukturtjänsterna definieras parallellt med upphandlingen och fastställande av gränssnitt mellan tårtbitarna kommer att ske i dialogen under upphandlingen. Denna arkitektur och gränssnitten för integrationerna blir en del av kravställningen i upphandlingen, men de gemensamma informationstjänsterna kommer inte utgöra ett eget delområde i upphandlingen. 6 Boknings- och bidragslösning Leverantörsdialogen och övriga kontakter inom branschen har uttryckt ett stort gillande av både kravspecifikationen i stort och projektets innovationsvänliga inriktning inför kommande upphandling. Projektet har också fått tårtbilden bekräftad samt god insikt i att det finns flera leverantörer som kan och vill arbeta för ny gemensam lösning inom alla tårtbitar som helhet eller inom enskild tårtbit. 6.1 Omfattning Boknings- och bidragslösningen omfattar både kundens och kommunens processtöd för denna lösning samt olika nivåer på krav för integration mellan dessa. I nuläget är det ovisst om ytterligare uppdelning mellan den blå och den röda tårtbiten kommer att ske och på vilket sätt, bl.a. kopplat till olika integrationer som krävs mellan dessa tårtbitar. Beroende på del av integration, så kan den hanteras av samma leverantör på bägge sidor eller mellan olika leverantörer. Exakt kravfördelning för respektive integration och uppdelning mellan tårtbitarna behöver utkristalliseras i ett senare skede under upphandlingen. Upphandlingen omfattar även support, utbildning, projektledning, implementationsstöd, drift och utveckling etc. som funktioner och tjänster kopplade till bokningsoch bidragslösningen. Tilläggas kan också att ca hälften av landets kommuner har e-tjänsteplattformar som kan nyttjas för att kravställa emot. I stort är det två leverantörer som levererar dessa e-tjänsteplattformar. Vad gäller behov av en central förvaltningsorganisation, så är det inte aktuellt för dessa tårtbitar i sig, men visst beroende finns till förvaltningsorganisationen samt integrationer med gemensamma informationstjänster. Nedan beskriver vi upphandlingsföremålen mer uppdelat för respektive tårtbit, men tänker oss att det i stort kommer att handla om en och samma upphandling där krav på integrationerna fastställs i upphandlingen.

26 Kundens processtöd För denna tårtbit tänker vi oss lösningar som Appar, e- tjänster och applikationer för att kunna söka/boka lokaler samt ansöka om bidrag. Dessa lösningar ska kunna anslutas mot och kommunicera med Kommunens processtöd. Kundernas processtöd ska bland annat stödja följande funktioner: - Söka bidrag - Söka lokal eller evenemang - Boka lokal - Boka en aktivitet som t.ex. ridlektion eller simbana (och motsvarande för en mängd olika användningsområden) - Betalning av bokad aktivitet/lokal Samtliga funktioner som upphandlas för detta delområde framgår av framtagen kravspecifikation. Kunder som kan vara användare av detta processtöd är privatpersoner och personer som företräder juridiska personer eller andra grupper av personer Kommunens processtöd Denna tårtbit avser verksamhetsstöd för bokning av lokaler, handläggning och utbetalning av bidrag, rapporter och statistik. Kommunens processtöd ska bland annat stödja följande funktioner: - Handläggning av bidragsansökningar - Utbetalning av bidrag - Ansökan av bidrag - Sökning efter lokaler, utifrån verksamhet och/eller öppettider, geografi - Hantering av både egna och inhyrda lokaler. 6.2 Arkitektur och teknik Inom kultur och fritidsområdet finns flera leverantörer och intresseorganisationer som utvecklat webbsystem/appar för specifika kundgruppers behov, ex aktiva inom racketsporter eller kommunikationsplattformar för föreningar. Dessa upphandlas inte av kommunen utan tillhandahålls av en annan part. Majoriteten av Sveriges kommuner har även någon form av e-tjänsteplattform på sin webbsida för att erbjuda dess kunder digitala tjänster. Ett modernt kommunalt verksamhetsstödsystem behöver därför kunna fungera med flera olika lösningar för e-tjänster och appar. Detta ställer krav på att enas om gemensamma standarder för utbyta av informationen som kopplar till olika boknings- och bidragsprocesser.

27 Detta sätt att bygga lösningar är etablerat inom t.ex. resebranschen men inom boknings och bidragsområdet för kultur och fritidsområdet är utvecklingen precis påbörjad. Det finns ett etablerat öppet gränssnitt, DAK-formatet, som förvaltas av branschföreningen Sveriges Föreningssystem. Detta är en god inspirationskälla för den fortsatta utvecklingen. För att den framtida lösningen ska bli på detta sätt är det viktigt att de potentiella leverantörerna involveras i processen att skapa de gemensamma gränssnitten för informationsutbytet. Utifrån behovsanalysen och marknadsanalysen konstaterar vi att det inte är möjligt att på ett rimligt sätt kravställa de identifierade gränssnitten i förväg utan att detta bör bli en naturlig del av upphandlingen. Förutom gränssnitt för informationsutbyte mellan kundens processtöd och verksamhetens finns behov av att enas om ett antal grundläggande informationstjänster för anläggningar och föreningar som kan fungera för alla kommuner. Verksamhetssystemet behöver vara en webbtjänst och fungera 24-timmar per dygn och ska därför upphandlas som en molntjänst. Tjänsten kräver också kopplingar mot de gemensamma informationslösningarna och kundens processtöd. 6.3 Leverantörer Leverantörsdialogen och övriga kontakter inom branschen har uttryckt ett stort gillande av både kravspecifikationen i stort och projektets innovationsvänliga inriktning inför kommande upphandling. Projektet har också fått tårtbilden bekräftad samt god insikt i att det finns flera leverantörer som kan och vill arbeta för ny gemensam lösning inom alla tårtbitar som helhet eller inom enskild tårtbit. Gällande kundsidan så finns det gott om potentiella leverantörer för leverans av olika webbtjänster, appar och e-tjänsteplattformar etc. Även vissa leverantörer av verksamhetssystem levererar den här typen av tjänster. Utöver det så producerar både föreningsliv och andra leverantörer verktyg för hantering av processtöd för kundsidan. Lösningar för kundens processtöd kan uppstå på två sätt, dels i form av att Kommunen själv vill köpa en specifik e-tjänst för att hantering av visst behov och dels av nationella förbund eller någon extern aktör som vill införa en ny app eller e-tjänst till boknings- och bidragslösningen. Anslutning av e-tjänst bör ske genom någon form av certifiering via den gemensamma förvaltningsorganisationen. Verksamhetssystem för boknings- och bidragslösningar levereras av en något mer begränsad skara leverantörer, men ändå tillräckligt för att vi ska nå en bra konkurrens och ett flertal uppstickare som är på gång. Leverantörsdialogen påvisade att det idag finns möjligheter att köpa systemlösningar för bokningsoch bidragslösning på olika sätt, t.ex. genom utvecklingstimmar, som en helhetstjänst, som produkt m.m. vilket innebär att en uppdelning är lämplig. Samtliga leverantörer förespråkar också en öppenhet och användning av öppna APIer för att undvika inlåsningseffekter.

28 Upphandlingsformalia Denna upphandling kommer att genomföras som en ramavtalsupphandling inom SKL Kommentus Inköpscentrals regi. Finansiering av upphandlingen och avrop från kommande ramavtal kommer att hanteras enligt SKI:s sedvanliga processer Upphandlingsförfarande Sammantaget efter förstudiefasen så är det några särskilda aspekter som grundar vårt val om upphandlingsförfarande. - Behov av att förnya och öppna upp för konkurrens på marknaden - Behov av en gemensam nationell tjänst där flera leverantörer ska kunna kommunicera via API (undvika inlåsningseffekter) - Informationsbyte över kommungränser och mellan olika aktörer (föreningar, myndigheter, förbund m.fl.) - Flera leverantörer på marknaden kan leverera lösningar för en eller flera tårtbitar - Oklar kostnadsbild för kommande lösning För att nå i mål med önskad behovsbild under de oklarheter som kvarstår gällande bästa lösning, så föreslår projektet att boknings- och bidragslösning upphandlas innovativt och i fortsatt nära dialog med leverantörer för att på så sätt landa i en mest optimal lösning. Konkurrenspräglad dialog (KPD) är ett upphandlingsförfarande som lämpar sig väl för att främja innovationsvänlig upphandling där dialogen kan öppna upp för nytänkande, kreativa lösningar samt genomgående förbättra upphandlingens kvalitet ifråga om finansiering, rättsförhållanden och tillvaratagande av ny teknik. Förfarandet lämpar sig för att genomföra upphandlingen i nära samarbete med näringslivet, där vi kan bjuda in till fortsatt dialog och arbeta vidare från en mer övergripande kravspecifikation med en tydlig målbild under mer styrda former. Detta förfarande är dock ett undantagsförfarande som endast kan användas i de situationer då en upphandlande myndighet bedömer att ett kommande kontrakt är att anses som särskilt komplicerat. Dvs. att upphandlande myndighet är osäker på exakt vilken typ av lösning man vill ha eller hur man kan/vill betala för den och där man önskar bidragande och innovation från leverantörsmarknaden. Med anledning av det så måste upphandlande myndighet motivera skäl till att använda detta undantagsförfarande. Eftersom projektet syftar till att finna nya lösningar som är långsiktigt och tekniskt hållbara och kan följa med i digitaliseringen av samhället ser vi att konkurrenspräglad dialog är det bästa förfarandet för upphandling av boknings- och bidragslösningen.

29 Skäl som i vårt fall kan vara att anse att kommande kontrakt är särskilt komplicerat är att projektet har en mål-/behovsbild som inte är möjlig att omsätta till en detaljerad teknisk specifikation. Dels så finns det idag inga standarder vi kan använda oss av för specificering av tekniska egenskaper för denna på flera sätt gränsöverskridande nationella tjänst. Dels saknar projektet möjlighet att bedöma vilken (om ens någon) av befintliga lösningar som marknaden erbjuder som bäst kan tillgodose kommunernas behov Tilldelningskriterier Vid användande av upphandlingsförfarandet konkurrenspräglad dialog så kräver det att tilldelningsgrund är ekonomiskt mest fördelaktigt. Detta med anledning av att förfarandet endast får användas vid särskilt komplicerade kontrakt där upphandlingsföremålet inte låter sig utvärderas med endast lägsta pris. Användning av tilldelningskriterierna skiljer sig generellt sett inte från andra förfaranden. Vid konkurrenspräglad dialog är dock den upphandlande myndighetens krav helt eller delvis odefinierade vid inledningen av processen där dialogen just syftar till att identifiera och definiera hur den upphandlande myndighetens behov bäst kan tillgodoses. Det är viktigt att lägga fokus på att ta fram funktionsinriktade kriterier, det vill säga kriterier som till exempel mäter kvalitet i form av hur väl en lösning tillgodoser den upphandlande myndighetens behov. Till exempel skulle detta kunna vara kvalitetsaspekter i form av lösningens användbarhet och tillgänglighet, flexibilitet m.m. SKI ser gärna att tilldelningskriterierna kopplar till projektets mål och syfte. Projektet har inte kommit så långt att vi fastställt vad som ska utvärderas under upphandlingen än, så vilka tilldelningskriterier som ska användas i upphandlingen behöver fastställas innan upphandlingen annonseras. Däremot behöver inte viktningen mellan kriterierna pris och kvalitet vara fastställda på förhand, utan kan bestämmas under dialogens gång Kvalificering av leverantörer Krav avseende kvalificering av leverantörer samt urvalskriterier måste fastställas innan upphandlingen annonseras. 6.5 Volymer I dagsläget har totalt 200 kommuner (referenskommuner) involverat sig i detta projekt. Av dessa så är 15 kommuner pilotkommuner som deltar mer aktivt i projektet. Samtliga 290 kommuner kommer dock ges möjlighet att kunna avropa från kommande ramavtal om de önskar. Det faktiska antalet avropsberättigade kommuner fastställs innan upphandlingen annonseras.

30 Projektorganisation Beställare av denna ramavtalsupphandling hos SKI är Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och avdelningen för Digitalisering. SKI använder sig av avtalsgrupper för en bredare delaktighet i upphandlingen och för kommande ramavtal. I det här fallet kan pilotkommunerna anses motsvara avtalsgrupp. För denna upphandling krävs följande organisation: - Delprojektledare Upphandling, SKI: 1 st - Upphandlare, SKI: 2 st - Kravställare IT/teknik: 1-2 st - Kravställare verksamhet/användare: 2-3 st - Innovationsstöd, UHM: 1 st 6.7 Tidplan Tidplan enligt Konkurrenspräglad dialog uppskattas enligt följande och med beskrivning av faser: Förberedelsefas (1-2 mån) Annonseringsfas (2-3 mån) Dialogfas (5-7 mån) Anbudsfas (4-5 mån) Utvärderingsfas (3-4 mån) Tilldelningsfas (1-4 mån) Det gör att tidplanen för upphandling av boknings- och bidragslösningen uppskattas starta i februari 2017 och pågå till q Då inkluderar planen utveckling och test av lösningar för ett urval pilotkommuner. Ramavtal bör då vara klart för avrop av färdiga lösningar q Förvaltningsorganisation Det finns ett klart uttalat behov från både leverantörer och kommuner gällande att det bör finnas en central förvaltningsorganisation som äger och ansvarar för regelverk och standarder för dessa gemensamma informationslösningar. Detta rimmar mycket väl med vad vi sett inom ramarna för projektet, dvs. att under upphandlingen så är själva huvudprojektet denna gemensamma part som när det är klart överlämnar för långsiktig förvaltning, finansiering och utveckling av den upphandlade lösningen till en gemensam organisation. Ett av boknings och bidragsprojektets projektmål är att säkerställa en långsiktig förvaltningsorganisation för boknings- och bidragslösningen. SKL s pågående förvärv av Inera har öppnat dörrar för att denna organisation skulle kunna rymmas inom Inera. 7.1 Ramavtalsförvaltning Som upphandlande part kommer SKI att vara avtalspart och ansvara för kommande ramavtal och förvaltningen av detta gällande juridiska och kommersiella frågor.

31 Kommunikationsplan för bokning- och bidragslösning inom kultur och fritidsverksamheter senast reviderad

32 Innehåll Bakgrund 3 Verksamhetsmål 3 Syfte och övergripande mål med kommunikationen 3 Målgrupper 3 Pilotkommuner 3 Referenskommuner 4 Leverantörer 4 Föreningar, medborgare 4 Avsändare i text 4 Avsändare med logotyp 4 Gemensamt grafiskt manér 4 Kanaler 5 Inom projektet 5 Utanför projektet 6 Budskap 6 Övergripande tidplan 7 Aktivitetsplan

33 Bakgrund Syftet med projektet är att göra en upphandling av en ny boknings- och bidragslösning för kultur- och fritidssektorn i kommunerna samt införa lösningen i de 15 pilotkommunerna. En kravspecifikation för upphandlingen har tagits fram av SKL tillsammans med kommunerna Göteborg, Malmö och Umeå. Lösningen ska erbjuda självservice för föreningar, privatpersoner och företag samt stöd för handläggare i de aktuella verksamheterna. Så långt som möjligt ska självservice eftersträvas för dem som bokar lokaler och söker bidrag för sin verksamhet. Samtliga kommuner i Sverige har erbjudits att delta i det gemensamma upphandlingsarbetet som genomförs i samarbete med SKL Kommentus Inköpscentral, mot att de betalar en summa i förhållande till antalet invånare. I januari 2017 har 200 kommuner anmält intresse och de bidrar tillsammans med drygt 5 miljoner kronor till utvecklingsarbetet. I de 200 kommunerna bor drygt 8 miljoner av Sveriges invånare. Verksamhetsmål upphandla en gemensam boknings- och bidragslösning för kultur- och fritidsverksamheten som medverkande kommuner kan avropa ta fram en handlingsplan för införandet av systemet i den enskilda kommunen stödja pilotkommunerna i deras införande av systemet säkerställa en gemensam organisation för långsiktig förvaltning, finansiering och utveckling av systemet överlämna ansvaret för den långsiktiga förvaltningen, finansieringen och utvecklingen av det upphandlade systemet till den gemensamma organisationen. Syfte och övergripande mål med kommunikationen Projektet sker i nära samarbete med kommuner på ett öppet sätt. Detta förhållningssätt ska prägla kommunikationen. Projektet pågår under en lång period och involverar många kommuner. Kommunikationen behöver vara kontinuerlig för att skapa en känsla av trygghet och delaktighet. För att projektet ska blir framgångsrikt behöver pilotkommunerna lyckas med sina förberedelser och införande av det upphandlade systemet. Kommunikationen ska därför stötta detta. Det är också väsentligt att de lärdomar som dokumenteras under projektets slutfas kommer till nytta vid breddinförandet till referenskommuner. Målgrupper Pilotkommuner Vi har utpekade kontaktpersoner hos pilotkommunerna. Dessa kommer ha en aktiv roll i upphandlingsarbetet och de utgör en viktig målgrupp i projektet. De 15 pilotkommunerna som utsågs den 12 maj 2016 är: Borås, Enköping, Falun, Göteborg, Huddinge, Kalmar, Karlstad, Kumla, Ljusdal, Lund, Malmö, Nacka, Stockholm, Umeå och Uppsala. Pilotkommunerna är indelade i team och de olika teamen får olika arbetsuppgifter. En kommun kan ingå i flera team och vilka team som finns kan variera under projektets gång.

34 Referenskommuner Övriga 185 kommuner, förutom pilotkommunerna, som anslutit sig till upphandlingen ingår i projektets referensgrupp. Vi har utpekade kontaktpersoner i referenskommunerna. Dessa ska löpande informeras om vad som händer i projektet men de förväntas inte ta en aktiv roll. Leverantörer De leverantörer som deltar i upphandlingen är viktiga. De ska se värdet i att producera en kvalitativ lösning och behöver hållas informerade under arbetets gång. Föreningar, medborgare Projektet kommunicerar inte direkt med föreningar och privatpersoner, men projektet ska bistå kommunerna med underlag som de i sin tur kan använda gentemot denna målgrupp. Avsändare i text Bokning och bidrag är ett samarbete mellan SKL, SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) samt 200 kommuner. I texter om projektet ska det framgå att dessa parter ingår i samarbetet. Av kommunerna är det ett antal som tar en mer aktiv roll. När det finns utrymme kan dessa kommunnamn lyftas fram i text. Framöver kan även Inera bli en part i samarbetet. Avsändare med logotyp Vi är många organisationer som kommunicerar i projektet. Den sammanhållande avsändaren, som alla parter har en koppling till antingen som dotterbolag eller som kommun inom organisationen, är SKL. Därför använder vi SKL:s logotyp som avsändare vid övergripande, gemensam kommunikation. När en organisation inom samarbetet kommunicerar utifrån sin roll får organisationen använda sin egen logotyp som avsändare tillsammans en text som beskriver samarbetet. Gemensamt grafiskt manér Det finns ett grafiskt manér i form av illustrationer för Bokning och bidrag. Dessa illustrationer får alla organisationer i samarbetet använda när de kommunicerar projektet. Detta grafiska manér kommer fungera som igenkänning.

35 Kanaler Inom projektet Google drive Här samlar projektgruppen och teamen sina dokument. Samarbetsrum Samarbetsrum är den allra främsta kanalen till medverkande kommuner. Det är viktigt att strukturen i samarbetsrummen är tydlig och att kommunikationen sker regelbundet. Samarbetsrummen skapas utifrån projektets organisation. I starten av 2017 är det följande rum som är aktuella: 1. Projektgrupp bokning och bidragssystem - Projektgruppen. Uppdateras vid behov. 2. Pilotkommuner Bokning och bidragssystem för kultur och fritid - Pilotkommuner Minst ett samlat inlägg i slutet av varje månad. Vid behov görs fler inlägg. 3. Bokning och bidragssystem för kultur och fritid - Referenskommuner. Svarar på frågor och kommunicerar allt som berör webbmöten. Uppdateras vid behov. 4. Verktygslåda för digitalisering av bokning och bidrag - 15 projektledare hos pilotkommunerna Inlägg efter behov. Här publiceras allt färdigt material. 5. Leverantörer Bokning och bidragssystem - Leverantörer Svara på frågor. Inlägg vid behov. 6. Styrgruppens rum. Detta rum har endast styrgruppen och några i projektgruppen tillgång till. - Styrgruppen Fysiska möten Pilotkommunerna kan komma att samlas i helgrupp 1-2 gånger/år. Det kan vara i form av workshop eller rena dialogmöten. Webbsända möten Referens- och pilotkommunerna får ta del av webbsända möten 3-4 gånger/år. (17 januari, 23 maj, 25 oktober) Dessa direktsänds med möjlighet till frågor och går även att se i efterhand. Samtal/mejl/möten Löpande arbete med pilotkommuner kan ske via mejl, telefon och mindre möten. Vi jobbar i team efter arbetsområde. Film om bokning och bidrag Den animerade filmen förklarar grundläggande projektet och dess nytta. Kan med fördel spridas för att presentera arbetet. Verktyg och införandestöd till bokning och bidrag

36 Under projektets gång kommer olika verktyg och metoder som stöd till kommunerna att produceras. Utanför projektet SKL:s webbplats Sidan om bokning och bidrag hålls uppdaterad om projektets status. Kommunernas webbplatser Huvudsaklig kanal för föreningar och medborgare. Dessa förfogar inte projektet över men vi kan förse kommuner med underlag. Facebookkonton SKL och SKL Smartare välfärd SKL:s facebookkonton tar upp aktuella frågor från SKL. Sidan har många följare bland tjänstemän på kommuner, landsting och regioner. Twitterkonton SKL och SKL Smartare välfärd SKL:s Twitterkonton #skl, #smartarevälfärd och #vivässarvälfärden tar upp aktuella frågor från SKL som rör välfärden. SKL:s veckobrev Nyhetsbrev via mejl som skickas en gång per vecka. Nyheter från SKL och omvärlden som berör kommuner, landsting och regioner. Krönika från SKL:s vd. Går till dem som aktivt prenumererar. Främst politiker och andra beslutsfattare inom offentlig sektor. Nyhetsbrevet digitalisering SKL:s nyhetsbrev Smartare välfärd tar upp aktuella frågor från SKL och omvärlden som rör digitalisering. Det skickas regelbundet till mottagare som valt att prenumerera. Främst tjänstemän på kommuner, landsting och regioner. Budskap Detta är grundbudskap som kan användas till olika målgrupper. De behöver kompletteras utifrån användningstillfälle. Grundbudskapet är Kan det bli enklare - gör vi det enklare. Om lösningen: Enklare för föreningen. Genom boknings- och bidragslösningen får du en överblick över föreningens alla bokningar, kan enkelt boka av eller boka nytt och hålla koll på vilka bidrag som är aktuella. Smartare för kommunen.

37 Genom den smarta boknings- och bidragslösningen får du som administratör i kommunen koll på hur föreningar bokar och vilka bidrag som söks. Du har enkelt tillgång till kontaktpersoner och kan följa utnyttjande och betalningar. Du slipper registrera samma uppgifter gång på gång, och du får snabbt fram statistik och nyckeltal till beslutsunderlag. Kan det bli enklare? Det ska vara lika enkelt att boka en tennistid i Umeå som en flygresa till Tokyo. Den nya boknings- och bidragslösningen ger möjlighet till både privatpersoner och föreningar att enklare boka tränings- eller mötestider i kommunens anläggningar och lokaler samt se vilka bidrag som är möjliga att söka. Kan själv! Boknings- och bidragssystemet erbjuder självservice för föreningar, privatpersoner och företag. Om projektet: Vi vill göra det enkelt. Boknings- och bidragslösningen syftar till att göra det enkelt för alla som vill använda sig av lokaler och anläggningar i alla kommuner. Genom tjänsten kan föreningen eller privatpersonen hitta lediga lokaler och tider och boka, betala och söka bidrag i ett och samma lösning. Administratörer inom kommunens kultur- och fritidssektor får i samma lösning tillgång till uppgifter för fakturering, uppföljning och utbetalning av bidrag. Vi utvecklar smart tillsammans. Det finns behov av en smart boknings- och bidragslösning i många kommuner. Därför utvecklar vi den nya lösningen tillsammans, för att spara tid och pengar och för att få en lösning som ser likadan ut, oavsett geografi. Övergripande tidplan Kommunikationen har olika inriktning under åren projektet pågår Tre kommuner påbörjade samarbetet med SKL som blev huvudansvarig. Ett förankringsarbete mot landets övriga kommuner påbörjades Involvera kommuner till att aktivt delta i projektet i första steget upphandling till projektet och ta fram grundläggande kommunikationsmaterial Upphandling pågår. Samarbeta med pilotkommuner och leverantörer. Hålla referenskommuner uppdaterade. Påbörja arbetet med verktyg och metodstöd Upphandling och testning pågår. Samarbete med pilotkommuner och leverantörer. Förse pilotkommuner med verktyg och metodstöd. Fortsätta hålla referenskommunerna uppdaterade Pilotkommunernas införandefas. Ge pilotkommunerna det stöd som de behöver vid införandet Breddinförande där övriga kommuner kan avropa

38 Aktivitetsplan 2017 Aktivitet Syfte och målgrupp Tid Kanal Ansvarig Projektgruppsmöten Styra arbetet vidare. Hålla varandra informerade. Löpande onsdagar Möte SKL Daniel Webbsändning Informera referens- och pilotkommuner 17 januari Samarbetsrum Daniel Ta fram kommunikationsplan Styrande dokument januari 2017 Google drive Pia/Linda Uppdatera samarbetsrummen med korrekt deltagare. Referenskommunernas kontaktpersoner ska ligga med löpande. januari 2017 Samarbetsrum Elin/Pia/Dani el Process för intresseanmälan. Elin lägger med dem i samarbetsrummet Uppdatera skl.se Ta bort anmälningsmöjlighet, kommunicera vilka som deltar. januari Linda Uppdatera animerad film med rätt antal kommuner. Även den textade versionen. Visa projektets omfattning korrekt jan-feb Linda Kommunicera beslut från projektstyrgrupp. Publicera styrande dokument. Informera och involvera referens- och pilotkommuner. efter 7 feb Samarbetsrum Daniel Eventuell extern kommunikation om projektet och antalet kommuner Visa hur stort intresset är hos kommuner. Visa vilken nytta projektet skapar. februari ev SKL veckobrev och facebook Linda Månadsinlägg till pilotkommuner Kommunicera läget i projektet i samarbetsrum i slutet av varje månad månadsvis Samarbetsrum pilotkommun Linda

39 Pilotmöte Möta pilotkommuner. Lägga upp arbetet. 13 februari Möte SKL Daniel Webbsändning Informera referens- och pilotkommuner 23 maj Samarbetsrum Daniel Webbsändning Informera referens- och pilotkommuner 25 oktober Samarbetsrum Daniel Arbeta med metodstöd för digital transformation. Producera texter och material som behövs, t.ex. mall för kommunikationsplan och lathund för intern kommunikation. Stöd till projektledarna i pilotkommunerna. Löpande 2017 Pia, Linda Stödja arbetet med leverantörer Klarlägga vilken information som kan behövas etc. Löpande 2017 Samarbetsrum Linda, Pia, Anna Svara på frågor och inlägg i samarbetsrummen Hålla pilot- och referenskommuner informerade Löpande 2017 Samarbetsrum Daniel, Pia

40 Handlingsplan för Team Metodstöd senast reviderad

41 Innehåll 1 Handlingsplan för Team Metodstöd 3 Inledning och syfte 3 Team metodstöd bidrar till tre av huvudprojektets mål 3 Avgränsat 3 Etappindelning 3 Etapp 1, Identifiera verktyg och metoder 4 Etapp 2, Förberedelser piloter 4 Etapp 3, Drift piloter 4

42 Handlingsplan för Team Metodstöd Inledning och syfte Den digitala förändringen och ny teknik påverkar organisationens alla delar och ger enorma utvecklingsmöjligheter. För att nå full effekt i dessa projekt måste ledare och medarbetare vara med på tåget och ha en samsyn kring vart organisationen är på väg, vilka nyttor och mål som digitaliseringen skall bidra till. Ofta hamnar fokus på tekniken i sig, när förändringen egentligen är omöjlig att genomföra utan ledar- och medarbetar dialog, delaktighet och engagemang. Metodstöd är ett samlingsnamn för de komponenter som ska stödja kommunernas införande av nya digitaliserade boknings-och bidragsprocesser. Detta stöd kommer att levereras i form av en verktygslåda med metoder, övningar, text, bild och film i syfte av att underlätta under hela den digitala förändringsresan. Målsättningen är att ge kommunerna de bästa möjliga förutsättningarna för att driva och förankra sina lokala projekt för att smidigt koppla ihop sina önskade nya arbetssätt med den kommande tekniska lösningen. Kommunerna ska i och med detta uppnå den effektivisering de planerat för i delaktighet med sin organisation. Team metodstöd bidrar till tre av huvudprojektets mål Det finns en handlingsplan för införandet av boknings- och bidragslösningar som kan användas i den enskilda kommunen. Pilotkommunerna har fått stöd vid införandet av boknings- och bidragslösningarna. Ett antal pilotkommuner har infört boknings- och bidragslösningarna. Avgränsat Den tekniska införandeplanen för pilotkommunerna Etappindelning