Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen

Transkript

1 Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, POLICY Antagen av (66), Reviderad 273, Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen v:\klk\kansli\dokumenthanteringsplan\dokumenthanteringsplan ks beslutad doc

2 2 Dokumenthanteringsplan Varje myndighet ska, enligt Riksarkivets allmänna råd om arkivreglemente för kommuner, upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. En dokumenthanteringsplan är nödvändig för att åstadkomma en effektiv dokumentstyrning. Dokumenthanteringsplanen ska beskriva myndighetens handlingar samt innehålla uppgifter om handlingarnas benämning och gallningsfrister. Dokumenthanteringsplanen ökar också möjligheterna till insyn i myndighetens verksamhet. Gallring Allmänna handlingar som finns hos kommuner och landsting utgör en betydande del av dessa myndigheters arkiv. Gallring innebär förstörande av handlingar i en myndighets arkiv eller att information som ingår i ljudupptagning eller elektronisk upptagning raderas. Avsikten med gallringen är att begränsa tillväxten av de allmänna handlingarna för att möjliggöra ett bevarande av de viktigaste handlingarna för framtiden. Det är tillåtet att förstöra allmänna handlingar, men det finns restriktioner. Grundprincipen är att allmänna handlingar ska och att gallring är ett undantag från denna huvudregel. gallring ska dessutom beaktas att arkiven är en del av vårt kulturarv. till eller avställning av inaktuella handlingar inte är liktydigt med gallring. All gallring måste grundas på lag och beslut. Om gallring sker på ett felaktigt sätt eller i för stor utsträckning går betydelsefull information förlorad. För att avgöra vikten och innebörden av informationen ska bedömningen göras utifrån allmänhetens rätt till insyn, rättsskipning, framtida forskning samt myndigheten och kommunen i stort. De grundläggande bestämmelserna om bevarande och gallring finns i tryckfrihetsförordningen och arkivlagen. Varje gallringsbeslut måste föregås av en analys, där handlingarnas betydelse prövas ur olika synvinklar. När det gäller elektroniska medier får begreppet gallring en utökad betydelse. Gallring innebär inte enbart att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, utan även att ta till åtgärder som medför förlust av betydelsebärande data, möjliga sammanställningar, sökmöjligheter eller möjlighet att bedöma handlingarnas äkthet. En pappersutskrift som skrivs ut i bevarandesyfte av till exempel ett elektroniskt register kan anses vara en gallring, då man vid utskrift avgränsar informationen på ett visst sätt. Om handlingar som kommer in till en myndighet i pappersform skannas måste myndigheten ta ställning till vad som är att betrakta som original. sförlagan kan eventuellt gallras om man beslutat att systemet ska och säkerställer att

3 3 detta är möjligt enligt gällande standarder. Ett beaktande kring ett eventuellt bevarande av pappershandlingar måste göras med hänsyn till eventuella juridiska krav på egenhändigt undertecknande. Beslut om gallring Varje myndighet ansvarar för sina allmänna handlingar och gallringen av dessa. Det framgår av arkivreglementet vem som fattar beslut om gallring. Gallring får inte ske utan att beslut har fattats. Arkivmyndigheten beslutar i frågor som berör upphörda myndigheters arkiv samt arkiv och handlingar som har överlämnats till arkivmyndigheten för fortsatt vård. gallring av de sistnämnda arkiven och handlingarna bör den myndighet som har överlämnat dokumenten höras innan beslut om gallring tas. Beslut om bevarande och gallring gäller tills vidare. Möjligheten till att fatta retroaktivt gällande gallringsbeslut finns också. Enskilda tjänstemän får inte besluta om gallring. Socialtjänstlagen, patientdatalagen och lagen om genetisk integritet innehåller regler kring bevarande och gallring som påverkar den kommunala beslutanderätten, men även andra lagar kan innefatta bestämmelser som reglerar gallring. Omprövning av gallringsbeslut Gallringsbeslut kan behöva omprövas med jämna mellanrum. Såväl organisationsförändringar som revideringar i rutiner kan förändra premisserna för gallringen. Digitalisering av en tidigare manuell rutin samt förändrad lagstiftning kan medföra att ett gallringsbeslut måste omprövas. Gallringsfrist Gallringsfrist är den tidsperiod som ska passera innan gallringsbara handlingar får gallras ut. framräknande av en gallringsfrist utgår man i regel från utgången av det år under vilket handlingen har kommit in eller upprättats. Gallringsfristens längd avgörs bland annat av verksamhetens behov, eventuella preskriptionstider och revisionskrav. Så korta gallringsfrister som möjligt och ett begränsat antal olika frister är att eftersträva. Uttrycket vid används för att beteckna en gallringsfrist som är kort och som kan bestämmas av förvaltningen själv utifrån dess behov av informationen vilket kan variera beroende på lokala förhållanden. När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år så betyder det att gallring utförs på det elfte året, det vill säga tio kalenderår utöver det år som handlingen kom in eller upprättades. Gallringsfristen kan också börja löpa efter det att ett ärende har avslutats, efter sista anteckningen i ett ärende eller efter det att ett avtal har upphört.

4 4 Verkställande av gallring och gallringsprotokoll Gallring bör utföras regelbundet, gärna i början av året, eftersom många gallringsfrister upphör vid årsskiftet. Gallringen underlättas om gallringsbara handlingar kan avskiljas redan vid arkivläggningen. Gallrade handlingar ska förstöras. Sekretesskyddade handlingar ska förstöras under kontroll. Ett översiktligt protokoll bör upprättas i samband med gallring, där det framgår vilka handlingar som har förstörts samt vilka gallringsbeslut som tillämpats. Protokollet undertecknas av ansvarig tjänsteman. Rensning Senast i samband med att ett ärende avslutas, ska man ta ställning till om minnesanteckningar, utkast och andra motsvarande handlingar ska arkiveras och därmed bli allmänna handlingar enligt bestämmelserna i 2 kap 9 tryckfrihetsförordningen. Att förstöra handlingar som inte ska arkiveras är en åtgärd som ska göras oberoende av gallringsregler. Rensning innebär att arbetsdokument som endast är av tillfällig betydelse och som är obehövliga för förståelsen av ärendet ska kasseras. Det kan gälla minnesanteckningar som inte tillför ärendet sakuppgift, utkast och övertaliga kopior. Rensningen avser handlingar som inte är allmänna handlingar och är därför inte någon gallringsåtgärd trots att resultatet är det samma. Rensning ska utföras av handläggaren när ärendet är avslutat.

5 5 Dokumenthanteringsplan... 2 Gallring... 2 Beslut om gallring... 3 Omprövning av gallringsbeslut... 3 Gallringsfrist... 3 Verkställande av gallring och gallringsprotokoll... 4 Rensning... 4 Kommungemensamt... 8 Administrativ verksamhet... 8 Kommunledningskontoret Politisk administration/ärendehantering Förtroendevalda Information Projekthandlingar Ekonomi Personal IT Räddningstjänst Samhällsbyggnadsenhet Fastighetsfrågor Planarbete Byggprojekt Interkommunal ersättning/samverkan & skolskjutsar Teknik, lokalförsörjning och intern service... 29

6 6 Teknikservice Gator och vägar Städservice Vatten och avlopp Fjärrvärme Renhållning Barn, utbildning, fritid och kultur Förskola Grundskola Gymnasium Elevhälsa grundskola och gymnasium Elevhälsa gymnasium (ej skolhälsovård) Komvux Musikskola Bibliotek och kultur Fritidskontor Arbetsmarknadsenhet Vård, omsorg och IFO Äldreomsorgen biståndsbedömning Äldreomsorg avgiftshandläggning m.m Äldreomsorg verkställighet i hemtjänst Äldreomsorg särskilt boende Bostadsanpassning Äldreomsorg - vårdplanering Läkemedelshantering m.m

7 7 Avvikelser och anmälningar Individ- och familjeomsorg LSS-verksamhet... 62

8 8 Kommungemensamt Administrativ verksamhet Aktförvaringsexemplar Närarkiv När ärendet avslutats hos berörd instans. Arkivbeskrivning Närarkiv 10 år Arkivförteckning Närarkiv 10 år Avtal/kontrakt Närarkiv 10 år Beredskap/dagböcker server Beredskapsplaner Närarkiv 10 år Broschyrer, kataloger, cirkulär Tjänsterum, server Diarieplan Pärm hos registrator Diarielistor Närarkiv 10 år Årsvis Dokumenthanteringsplan Närarkiv 10 år Enkäter tjänsterum, server 10 år Förvaras med händelseakt. 10 år Andras enkäter av betydelse för verksamheten. Fotografier från externa aktörer Tjänsterum, server om det finns historiskt intresse eller om de har betydelse i ett ärende. Fotografier från verksamheten Digitalt Server i urval om det finns historiskt intresse. Följesedlar Tjänsterum Kan gallras efter avstämning mot fakturan. Föreskrifter och råd Tjänsterum, server Handböcker, instruktioner, bruksanvisningar och liknande Tjänsterum, server Inbjudningar Tjänsterum, server Information från myndigheter Tjänsterum server Juridik Tjänsterum, server

9 9 Korrespondens (brev, e-post, sms, mms eller liknande) - av betydelse - av ringa eller tillfällig betydelse - övriga inkomna eller upprättade handlingar av ringa betydelse Närarkiv Server Pärm i tjänsterum, server Kurser/konferenser Tjänsterum, server Minnesanteckningar interna möten Tjänsterum Mål och handlingsplaner Närarkiv 10 år Policys och styrdokument Digitalt Server Presentationer Digitalt Server Allmän handling skrivs ut och diarieförs. E-post, sms, mms får raderas efter en vecka, förutsatt att de har diarieförts. Allmän handling av ringa/tillfällig betydelse behöver inte diarieföras. De kan raderas från inkorg/brevlådan efter en vecka. Om handlingen inte är att anse som allmän handling kan den raderas omedelbart. Prislistor, offerter Tjänsterum, server Antagna offerter finns i akt. Remisser Tjänsterum, server Remisser av betydelse följer akten. Statistik Tjänsterum, server Statliga remisser, SOU, DS mm Tjänsterum, server Handlingar av betydelse följer akten. Svensk författningssamling Närarkiv 10 år Icke inbundna exemplar gallras vid Tjänsteskrivelser Digitalt Server Original finns i akt. Underlagsmaterial Tjänsterum, server Utredningar, inkomna Tjänsterum, server Utredningar av betydelse följer akt. Verksamhetsplaner Tjänsterum

10 10 Kommunledningskontoret Politisk administration/ärendehantering Allmänna röstlängder Närarkiv 10 år Anslagslappar Anslagstavla Diarieförda handlingar Akter Närarkiv 10 år Diarielistor server. 10 år Årsvis, tillsammans med diarieförda handlingar. Förteckning pågående uppdrag/ärendebalanslistor Handlingar av betydelse för verksamheten Handlingar av betydelse för verksamheten ej diarieförda Handlingar av tillfällig, ringa eller ingen betydelse för verksamheten Handlingar som överlämnas till annan nämnd som handhar ärendet Tjänsterum Närarkiv 10 år Tjänsterum Kronologisk ordning Tjänsterum, server Handlingar finns hos berörd nämnd Kallelser Tjänsterum, server 2 år Digitalt gallras vid Kungörelser KF Anslagstavla, server Digitalt gallras vid Meddelanden till politiska instanser Närarkiv 10 år Minnesanteckningar ledningsgruppen Närarkiv 10 år Minnesanteckningar politiska sammanslutningar Närarkiv 10 år Minnesanteckningar styrgrupp KLK Närarkiv 10 år Mål och handlingsplaner Närarkiv 10 år Policys och styrdokument Digitalt Server Presentationer Digitalt Server Prislistor, offerter Tjänsterum, server Antagna offerter finns i akt.

11 11 Protokoll: Kommunfullmäktige s utskott Styrgrupp EKA Krisledningsnämnd Valnämnd Valberedning Fullmäktigeberedningar Delegationsprotokoll Arbetsmarknadsnämnd Folkhälsorådet Kommunala pensionärsrådet Rådet för kommunala funktionsnedsättnings- och funktionshindersfrågor Övriga politiska organ Protokoll och kallelser från kommunalförbund Närarkiv 10 år Kopior och digitalt gallras vid Tjänsterum, server Meddelanden till politisk instans. Utan betydelse för verksamheten kan gallras vid Protokoll från kommunala bolag Närarkiv 10 år Meddelanden till politisk instans. Protokoll och kallelser från stiftelser, föreningar eller liknande Närarkiv 10 år Meddelanden till politisk instans. Utan betydelse för verksamheten kan gallras vid Register Valman Digitalt Server Register Intraman Digitalt Server Remisser Tjänsterum, server Remisser av betydelse följer akten. Statistik Tjänsterum, server Statliga remisser, SOU, DS mm Tjänsterum, server Handlingar av betydelse följer akten. Svensk författningssamling Närarkiv 10 år Icke inbundna exemplar gallras vid Tjänsteskrivelser Digitalt Server Original finns i akt. Underlagsmaterial Tjänsterum, server

12 12 Utredningar, inkomna Tjänsterum, server Utredningar av betydelse följer akt. Verksamhetsplaner Tjänsterum Ärendeystem Diabas Digitalt Server Förtroendevalda Arvodesbestämmelser Närarkiv 10 år Förtroendemannaregister Troman Digitalt Server slistor dras ut vid varje mandatperiods slut. Historik Digitalt Server slistor dras ut vid varje mandatperiods slut. Ersättning förtroendevalda Närarkiv 10 år 5år Intyg från arbetsgivare på förtroendevaldas inkomst Pärm/tjänsterum 10 år Sekretessbevis Tjänsterum PUL-brev om hemsida och liknande Tjänsterum Gallras när personen/ informationen inte är aktuell Information Affischer Tjänsterum, server Digitalt gallras vid Allmänna informationsutskick Tjänsterum, server Annonsunderlag Tjänsterum, server Digitalt gallras vid Brevmallar digitalt Tjänsterum, server 10 år Ett arkivexemplar av varje egenproducerad produkt Handlingar angående olika evenemang Tjänsterum, server

13 13 Hemsida Bengtsfors kommun Digitalt Server byte av system dras papperskopia ut. Intranet Digitalt Server Digitalt gallras vid Informationsmaterial eget Tjänsterum, server Digitalt gallras vid Informationsmaterial ej eget Tjänsterum, server Pressklipp om kommunen Närarkiv 10 år Periodiska tidningar Tjänsterum Insändare, egna Tjänsterum, server Insändare, svar Tjänsterum, server Pressmeddelanden server 10 år Digitala gallras vid Pressmeddelanden inkomna Tjänsterum, server Sociala medier: handlingar/inlägg - av betydelse - av ringa eller tillfällig betydelse Digitalt Digitalt Server, tjänsterum Server Trycksaker server, tjänsterum Allmän handling av betydelse skrivs ut och diarieförs. Allmän handling av ringa/tillfällig betydelse behöver inte diarieföras. Om handlingen/inlägget inte är att anse som allmän handling kan den raderas omedelbart. 10 år Digitala gallras vid Projekthandlingar Ansökan Närarkiv 10 år Ansökan ur strukturfonder Närarkiv 10 år Avisering om utbetalt belopp Närarkiv 10 år Beslut om beviljade medel papper Närarkiv 10 år Beslut om stöd Närarkiv 10 år Dokumentation av projektet Tjänsterum, server

14 14 Ekonomisk slutredovisning Närarkiv 10 år Fakturakopior med bilagor Tjänsterum 10 år på ekonomienheten Granskningsrapport Närarkiv 10 år Kontrakt/intyg Närarkiv 10 år Lägesrapport Tjänsterum Redogörelse för medfinansiär Tjänsterum Rekvisition Närarkiv 10 år Slutrapport Närarkiv 10 år Tidredovisning Pärm, tjänsterum Underlag för ansökan Tjänsterum, server Utredningar till grund för projektet server 10 år Digitalt gallras vid Ekonomi Slutlig budget Nämndsförslag Budget KS Budgetanvisningar Prognoser KS Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år Bokslut/delårsbokslut Närarkiv 10 år Delårsrapport Närarkiv 10 år Delårsrapporter kontoansvariga Närarkiv 10 år Handlingar följer akten för delårsrapport. Verksamhetsberättelser kontoansvariga Närarkiv 10 år Fakturor Närarkiv 10 år Kopior gallras vid och betalda fakturor förvaras hos ekonomienheten. Fakturajournal/debiteringslistor Tjänsterum 10 år 2 år

15 15 Faktureringsunderlag/ fakturaspecifikation Tjänsterum 10 år 2 år Lista på avskrivna fordringar Närarkiv 10 år Avskrivna fakturor Närarkiv 10 år 2 år Plusgiro- och bankgirolistor Närarkiv 10 år 2 år Makulering av fakturor Närarkiv 10 år 2 år Särskild pärm för reversering Autogiro betalningsbevakning Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna Dagjournaler Närarkiv 10 år 2 år Ordnade efter verifikationsnummer Girering till alla plusgirokonton, insättningsuppgift Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna, hämtas via Internet Inkassoärenden, ej e Närarkiv 10 år Kassakvitton vid kontant in- och utbetalning Förteckningar över kuponger och reversaler Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna Närarkiv 10 år Kontoutdrag från bank- och plusgiro Närarkiv 10 år 2 år Kvittenskopior på diverse inbetalningar Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna Bankgiro och plusgiro, utlandsbetalningar Bankgiro och plusgiro, utbetalningslistor Sammanställning över utbetalda fakturor, hela kommunen Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationer Återredovisning Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna Slutlig dagrapport Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna, används vid kontroll och avstämning Följesedlar Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna Rättelser, makulering av fakturor Närarkiv 10 år 2 år Särskild pärm, reversering

16 16 Avstämningslista, leverantör Närarkiv 10 år 2 år Särskild pärm Avstämningslista, förfallodag Närarkiv 10 år 2 år Särskild pärm Betalningsförslag Närarkiv 10 år 2 år Särskild pärm Betalningsbekräftelse Närarkiv 10 år 2 år Särskild pärm Bokföringsorder, postback Närarkiv 10 år 2 år Ordnade efter verifikationsnummer Kvittenslista, avstämda registreringar, verifikationsjournal Närarkiv 10 år 2 år Ingår i verifikationerna Attestregister Tjänsterum 2 år Kontoplaner Tjänsterum Revisionsberättelser Närarkiv 10 år Räkenskapssammandrag Tjänsterum 10 år Systemdokumentation Tjänsterum Tilläggsbudget Närarkiv 10 år Årsredovisning Närarkiv 10 år Verifikationer server 2 år Digitalt gallras vid Statsbidragsansökningar Tjänsterum 10 år 3 år Aktier, andelar Närarkiv 10 år Borgensförbindelser Närarkiv 10 år Försäkringsbrev Tjänsterum Inlämningskvitton Tjänsterum lika länge som värdehandlingens giltighetstid Inteckningar Närarkiv 10 år Låneakter/skuldebrev Närarkiv 10 år Pantbrev, egna Närarkiv 10 år Följer med vid eventuell försäljning Skuldebrev, utlämnade lån Närarkiv 10 år Returneras till låntagare efter slutbetalning och makulering Skattedeklarationer, kopia Tjänsterum 10 år Till närarkiv efter 2 år Fastighetsdeklarationer Tjänsterum Efter ny taxering Fastighetstaxering Tjänsterum Efter ny taxering

17 17 Inkomstdeklaration Närarkiv 7 år Registreringsbevis Närarkiv 7 år Finansiella instrument Närarkiv 10 år Efter upphörande Upphandlingar (kompletta akter) Närarkiv 10 år Ej antagna anbud kan gallras efter 2 år Likviditetsplaner Tjänsterum 2 år Handkassor förteckning Tjänsterum 7 år Anläggningsregister Tjänsterum, server 10 år Digitalt gallra vid Skadeanmälningar Tjänsterum Personakter skuldrådgivning Närarkiv Längre bevarandetid vid exempelvis skuldsanering Konsumentrådgivning Tjänsterum 2 år Personal PA/Lönesystem - Personec - PS Utdata - Winlas Digitalt Server Skyddsombud anmälan, förteckning Tjänsterum. Facklig tid rapporter, sammanställningar Tjänsterum. 10 år Protokoll, personalfrågor Närarkiv 10 år Kallelser gallras vid Personalekonomisk redovisning Närarkiv 10 år Personalhandbok Digitalt Server Varsel om strejk Närarkiv 10 år Diarieförs Löpande avtal Närarkiv 10 år Medarbetarsamtal Tjänsterum Minnesanteckningar APT Tjänsterum, server 2 år Digitalt gallras vid, LAS-listor, företrädesrätt, turordningslista Tjänsterum, server Skickas till respektive enhetschef.

18 18 Anställningsmatrikel Personakt, server 70 års ålder alt. anställning Arbetsgivarintyg Personakt 70 års ålder alt. anställning Intyg/betyg på tjänstgöring Personakt 70 års ålder alt. anställning Beslut angående ny lön Personakt 70 års ålder alt. anställning Uppdragstagare Personakt 70 års ålder alt. anställning Betyg utbildning/ Utbildning i tjänsten Personakt 70 års ålder alt. anställning Läkarutlåtande inför ny anställning Personakt 70 års ålder alt. anställning Beslut om varaktig sjuk-ersättning Personakt 70 års ålder alt. anställning Annons om ledig tjänst Tjänsterum 10 år Diarieförs med ansökningshandlingar. Ansökningshandlingar från person som sökt och fått tjänsten Närarkiv 10 år Handlingar finns även i.

19 19 Ansökningshandlingar från person som sökt och inte fått tjänsten Närarkiv 10 år Endast personligt brev. Övrigt kan skickas tillbaka eller gallras när tjänsten tillstatts. Personakt Närarkiv 70 års ålder alt. anställning. Anställningsbeslut Personakt 70 års ålder alt. anställning. Sekretessbevis Personakt 70 års ålder alt. anställning. Utdrag ur belastningsregister Personakt 70 års ålder alt. anställning. Bisyssla Närarkiv 70 års ålder alt. anställning. Begäran om högre sysselsättningsgrad Uppsägning från arbetstagaren/ansökan om pension Tjänsterum, 70 års ålder alt. anställning. Personakt 70 års ålder alt. anställning. Varsel/Underrättelse Personakt 70 års ålder alt. anställning. Original och betyg i. Finns även hos respektive enhet. Läggs i vid individärenden gällande disciplinära åtgärder, uppsägning av personliga förhållanden, avsked.

20 20 Omplaceringsutredning Personakt 70 års ålder alt. anställning. Uppsägning från arbetsgivaren Personakt 70 års ålder alt. anställning. Månadsersättning från AGS-KL Personakt 70 års ålder alt. anställning. Arbetsgivaruppgift KFA och försäkringsuppgift AMF Tjänsterum, närarkiv Flexrapporter Närarkiv Ansökan/underrättelse om ersättning för särskilt högriskskydd (AMOS) Närarkiv Skatteuppgifter Tjänsterum 2 år Beslut om tidsbegränsad sjukersättning 70 års ålder alt. anställning. Personakt 70 års ålder alt. anställning Förskott Närarkiv 10 år Ledighetsansökningar som semester, föräldraledighet och tjänstledighet Bilaga till ev. förhandling. Närarkiv 10 år Längre ledigheter i (ej semester) Läkarintyg kopior Närarkiv Tjänstgöringsrapporter Närarkiv/Server 10 år Reseräkningar med bilagor Närarkiv/Server 10 år Sjukanmälan/vård av barn Försäkran för sjuklön Närarkiv/Server 10 år Scheman Tjänsterum, server

21 21 Personligt utlägg enligt kvitto Närarkiv 10 år Lönelista/Lönespecifikationer Digitalt Server Körjournaler Tjänsterum 10 år Inkomstförfrågningar Tjänsterum Hem-PC Personakt Utmätningsbeslut Närarkiv 2 år Avdrag kost/motorvärmare mm Närarkiv 10 år Anmälan till AFA sjukdom/arbetsskada/ olycksfall Närarkiv 70 års ålder alt. anställning Rehabiliteringsbeslut Närarkiv Månatlig sjukavisering till RSV Digitalt Server Kortperiodisk sysselsättningsstatistik Tjänsterum/server Konjunkturstatistik SCB Kommun/Privat Omprövningsbeslut, arbetsgivaravgift/avdrag av skatt Tjänsterum, server Närarkiv 10 år Påförda skatteuppgifter RSV Digitalt Server Sammandrag av kontrolluppgifter Tjänsterum Skattedeklaration/kopia Tjänsterum 10 år Inläsning av kontrolluppgifter från RSV CD/Digitalt Server Skattsedlar, skattebefrielse ungdom Tjänsterum Ekonomifil, inkl. ombokningar Digitalt Server Ombokningar av löneposter Tjänsterum 1 år Genomsnittlig ssg ferie/uppehåll Digitalt Server Semesteromställningar Digitalt Server Kontering/löneartsregister Digitalt Server Novemberstatistik Digitalt Server Lönefil till bank Digitalt Server Tabeller uppgradering lönesystem Digitalt Server Arbetsskada i tjänsterum 2 år, därefter i

22 22 Underlag utbetalning retroaktiv lön Server/Närarkiv 10 år Digitalt gallras vid Arbetstidsjournal Digitalt Server Underlag för semesterlöneskuld mm Server, tjänsterum 10 år Digitalt gallras vid Sökregister Digitalt Server Kan ändras vid byte av system. Arbetsår helgarbetstid Server, tjänsterum Bokslutsunderlag Tjänsterum 10 år Arbetsställekod Tjänsterum 10 år Rehabilitering; - rehabiliteringsutredning - dokumentation - avslut rehabilitering - omplaceringsutredning - övrigt Lönebidrag, Stöd till personligt biträde. Trygghetsanställning - beslutsunderlag - beslut - rekvisition av bidrag - avisering om utbetalt belopp Friskvårdsgymnastik - redovisning Hedersgåvor, anställda och förtroendevalda Tjänsterum, Tjänsterum, 70 års ålder alt. anställning. 70 års ålder alt. anställning. Förvaras i slutet kuvert i efter avslut. Rekvisition av bidrag samt avisering om utbetalt belopp sparas i 10 år. Tjänsterum. Anbud och avtal diarieförs. Tjänsterum, 70 års ålder alt. anställning. Kristallskål, notering Personakt 70 års ålder alt. anställning. Utbildning, intern, extern Tjänsterum. Anmälan TGL-KL Personakt 70 års ålder alt. anställning. Förteckning finns digitalt.

23 23 Pensionsbrev Personakt 70 års ålder alt. anställning Dödsfallsanmälan/intyg och släktutredning samt bouppteckningsintyg Tömning av årslöner till KPA och Pensionsvalet Personakt 70 års ålder alt. anställning Digitalt Server Tömning av anställningstid till KPA Digitalt Server Signallista tömningar Server, tjänsterum Bevakningslista pensioner Tjänsterum Simulering av pensionsberäkning Personakt Meddelande om pensionstagare som avlidit Engångsersättning avgångsförmåner för anställda hos kommuner och landsting Utbetald ersättning enligt Avgångsförmåner för anställd hos kommuner och landsting AGF-KL Personakt 70 års ålder alt. anställning Personakt Personakt IT Skadeanmälningar Närarkivet 10 år Passerkortslista Tjänsterum Passerlogg Digitalt, diskett Inpasseringsdator 15 mån Maillogg Digitalt Server 1 år

24 24 CSSlogg Digitalt, skiva Server, skiva utrymmesbrist Surflogg Digitalt Server utrymmesbrist In och utloggning i systemet, ej applikationer Inloggningsdokument Digitalt, papper Server, kassaskåp Systemuppgifter Installationsanvisningar Digitalt, papper Server, pärm IP-plan Digitalt, papper Server, tjänsterum Anknytningsförteckning Digitalt Server Samtalslogg, detaljerad Digitalt Server 3 mån Samtalslogg, total Digitalt Server 1 år Avtal, löpande Tjänsterum Avtal av vikt för verksamheten diarieförs. Handböcker Digitalt, papper Server, tjänsterum Licenser Tjänsterum, datarum Fakturaförteckning Digitalt, papper Server, tjänsterum Cookiefiler Digitalt Datorer, servrar Spam Digitalt Server utrymmesbrist Kommunikationsdokument Digitalt, papper Server, tjänsterum Programvaror Digitalt, skivor Server, tjänsterum Telefonanvändarförteckning Digitalt, papper Server, tjänsterum Växelarbetsverktyg + internkatalog Räddningstjänst Adresskartor Tjänsterum Analyslistor, kommundata Tjänsterum Automatiska brandlarm avtal, provningar Tjänsterum Beredskapsanläggning Tjänsterum 10 år

25 25 Besiktningsinstrument brandbilar Tjänsterum Brand- och tillsynsprotokoll Digitalt Server 10 år Till närarkiv efter 1 år Brandfarlig vara tillstånd Tjänsterum 2 år Brandpostkartor Tjänsterum Brandskyddsdokumentation Tjänsterum Bygglovsgranskning Tjänsterum 2 år Till närarkiv efter 1 år Fastighetsregister Tjänsterum Fordonsförsäkringar Tjänsterum Heta arbeten, deltagarlistor kurs Tjänsterum Insatsplaner Tjänsterum Insatsapporter Digitalt Server 10 år Till närarkiv efter 1 år Inventarieförteckning Tjänsterum 10 år Polis och trafiknämnd tillstånd o dyl Tjänsterum Riskanalys Tjänsterum Handlingsplan/räddningsplan Tjänsterum SOS AB, LAC-OP, avtal och protokoll Tjänsterum Övningsrapporter Tjänsterum 2 år Till närarkiv efter 1 år Samhällsbyggnadsenhet Samrådshandling Närarkiv 10 år Utställningshandling Närarkiv 10 år Antagandehandling Närarkiv 10 år Yttranden, synpunkter Närarkiv 10 år Samrådsredogörelse Närarkiv 10 år Kungörelse Närarkiv 10 år Sändlista samråd/utställning Närarkiv 10 år Miljökonsekvensbeskrivning Närarkiv 10 år Fastighetsförteckning Original Närarkiv 10 år

26 26 Lägesrapport Tjänsterum Redogörelse för medfinansiär Tjänsterum Tidredovisning Pärm, tjänsterum Fastighetsfrågor Anbud fastigheter Närarkiv 10 år Arrendeavtal Fastighetsarkiv Exploateringsavtal Närarkiv 10 år Kopia fastighetsarkiv Informationsmaterial om fastigheter/mark/byggnader till salu Tjänsterum, server Intresseanmälningar Tjänsterum, server Intresseanmälningar av vikt följer akt. Jaktavtal Fastighetsarkiv Köpeavtal, köpebrev Närarkiv 10 år Kopia fastighetsarkiv Lantmäteriförrättningsakt papper Fastighetsarkiv Ledningsrättsavtal Fastighetsarkiv Nyttjanderättsavtal Fastighetsarkiv Optionsavtal Närarkiv 10 år Kopia fastighetsarkiv Samverkansavtal Fastighetsarkiv Servitutsavtal Fastighetsarkiv Överenskommelse om fastighetsreglering Fastighetsarkiv Planarbete Antagandehandling Närarkiv 10 år Fastighetsförteckning Original Närarkiv 10 år

27 27 Kungörelse Närarkiv 10 år Miljökonsekvensbeskrivning Närarkiv 10 år Samrådshandling Närarkiv 10 år Samrådsredogörelse Närarkiv 10 år Sändlista samråd/utställning Närarkiv 10 år Utställningshandling Närarkiv 10 år Yttranden, synpunkter Närarkiv 10 år Byggprojekt Avvikelserapport Närarkiv 10 år Besiktningsprotokoll Närarkiv 10 år Bygghandlingar Närarkiv 10 år Bygglov/marklov Närarkiv 10 år Byggmötesprotokoll Närarkiv 10 år Förstudie/utredning Närarkiv 10 år Projekteringshandlingar Närarkiv 10 år Slutredovisning Närarkiv 10 år Undersökningar Närarkiv 10 år Interkommunal ersättning/samverkan & skolskjutsar Interkommunal ersättning Digitalt Ekonom Se Original till ekonomikontoret. Kopior gallras vid. Förteckning/register över elever, vilka går i skola i annan kommun Digitalt Ekonom Uppgift om skolkommun bör finnas i registret eftersom uppgifter rörande eleven kan behöva sökas även efter mycket lång tid.

28 28 Förteckning över elever hemmahörande i annan kommun. Till kommunen inkomna rapporter med uppgift om elevs skolgång i annan kommun. Tillstånd till skolgång i skoldistrikt utom kommunen. Fakturor rörande interkommunal ersättning, skolkommunräkningar Övriga handlingar angående ersättning och avtal rörande elev. Ekonom efter skolgång 2 år, se Ekonom skolgång Elevkort och betygskataloger bör däremot. Under förutsättning att betalning erlagts och ansvarsfrihet för året beviljats. Digitalt Server 10 år Överförs till Ekonomikontoret. Ekonom 2 år efter skolgång Skolskjutsreglemente Tjänsterum Årsstatistik över skolskjutsverksamheten Elevförteckningar scheman, mm angående skolskjutsar Närarkiv 10 år Tjänsterum, se Skolskjutsregister Tjänsterum 3 år efter senaste anteckning Övriga handlingar rörande skolskjutsverksamheten Skolskjutsar: avtal med tecknade firmor Efter att ansvarsfrihet beviljats. Utdrag ur ProCapita Med uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid mm. Tjänsterum Med undantag av fakturor Närarkivet

29 29 Teknik, lokalförsörjning och intern service Teknikservice Hyres- och arrendekontrakt, Tjänsterum 2 år efter avslut Debiteringslistor hyror Tjänsterum 10 år Jourlista snöröjning Tjänsterum Körjournaler Tjänsterum, närarkiv Protokoll, byggmöte Tjänsterum 7 år Protokoll, anbud Tjänsterum Offerter Tjänsterum Underhållsplaner, fastigheter Tjänsterum Skadeanmälningar Tjänsterum, närarkiv 10 år 10 år 1 år Underlag för utbetalning av ersättningar för tiden före riskhanteringsenheten Gator och vägar Avtal Tjänsterum Besiktningsprotokoll efter sprängning, grävning m m Tjänsterum 10 år Handlingar/ritningar från egna projekt Tjänsterum Polisrapporter Tjänsterum Trafikmätningar, statistik, enkäter Tjänsterum 10 år Tillstånd vid sprängning, grävning m m Tjänsterum 1 år Felparkeringsavgifter Tjänsterum 2 år Originalet skickas till Vägverket

30 30 Städservice Byggnadsritningar för drift och skötsel, anvisningar Tjänsterum Rekvisitioner, t.ex. nyckelkvittenser Tjänsterum Kvalitetsuppföljning, sammanställning Tjänsterum 7 år Städavtal Tjänsterum 7 år Vatten och avlopp Körjournaler, blanketter, anvisningar, original och kopior Pärm, närarkiv VA anslutning Pärm teknisk assistent, närarkiv Alltid VA avläsningar Pärm Offert Pärm, närarkiv Efter garantitiden, se anmärkning SOS-rapport Pärm teknisk assistent, närarkiv Ritningar och handlingar angående ledningar och VA-byggnader 2 år Pärm, närarkiv När byggnadens verksamhet upphör Driftinstruktioner Pärm, närarkiv Handlingar diarieförda Närarkiv 7 år Anläggningsregister Pärm, närarkiv Original till debiterande BEHAB Endast antagna offerter i anbudsprotokollet.

31 31 VA taxor Pärm, närarkiv Index Pärm Förfrågningar klagomål Pärm 2 år efter avslut Ledningstillstånd Pärm, närarkiv 7 år Driftstörningar VA Pärm teknisk assistent, närarkiv Byggmötesanteckningar Pärm, närarkiv Körjournaler Pärm, närarkiv 10 år Miljörapport Pärm, närarkiv 7 år Driftrapporter för VV och RV samt prov rapport för VA Pärm, närarkiv 7 år Tillståndsärende Länsstyrelsen Pärm, närarkiv Vattenskyddsområde Pärm, närarkiv Original finns hos Länsstyrelsen. Faktura underlag intern/extern Pärm, närarkiv 10 år Se även ekonom kontoret Servitut/ ledningsavtal Pärm, närarkiv Egna utredningar och planer Pärm, närarkiv 7 år Statistik Pärm, närarkiv Jourlistor för VA samt snöröjning Pärm, teknisk assistent, närarkiv

32 32 Fjärrvärme Energiplan med miljökonsekvensbeskrivning Närarkiv Taxor Närarkiv 10 år Ledningskartor Närarkiv 10 år Fjärrvärme årsrapport Närarkiv 10 år Utredningar Närarkiv 10 år Driftrapporter och statistik från produktionsanläggningar Miljödata från produktionsanläggningar Tjänsterum 10 år Tjänsterum 10 år Servitut/ledningsavtal Tjänsterum Kontrollbesiktningar för fjärrvärmeanläggningar Tjänsterum 10 år Efter upphörande Mätaravläsningar Tjänsterum 2 år Abonnent-/kundregister Tjänsterum Statistik till myndigheter Tjänsterum 2 år Uppdateras kontinuerligt Renhållning Renhållningsordning Närarkiv 10 år Avfallsplan Närarkiv 10 år Renhållningstaxan Närarkiv 10 år

33 33 Upphandling av entreprenör för renhållning Närarkiv 10 år Utredningar Närarkiv 10 år Kund/abonnentregister Tjänsterum Dispenser från sop- och latrinhämtning Tjänsterum Uppsagda renhållningsavtal Tjänsterum 2 år Uppdateras kontinuerligt Efter giltighetstidens utgång. Avtal av mindre betydelse Tjänsterum 2 år Efter giltighetstidens utgång. Förfrågningar och klagomål av rutinartad karaktär Tjänsterum 2 år

34 34 Barn, utbildning, fritid och kultur Förskola Förteckning över förskolebarn Assistent 2 år Anmälan om förskoleplatser Förskolechef, assistent Inkomstuppgifter vilka ligger till grund för förskoleplacering/ kontrakt med vårdnadshavare 1 år efter uppsägning av plats Assistent Gallras/, se Ansökan om nedsatt förskoleavgift Förskolechef Underlag om barns frånvaro Förskolan 2 år Handlingar avseende fakturerings-/ debiteringsunderlag förskola samt underlag för korrigering av förskolefakturor Avstängning av förskoleplats på grund av obetald faktura Assistent 10 år Närarkiv Enkäter, sammanställningar Rektor, assistent Kopia av handling som återfinns i original inom förvaltningen. Förskolechef, assistent Rektor, assistent Förskolechef, assistent Kvalitetsredovisning Rektor Förskolechef Gallras,, se, se Inkomstuppgifter gallras vid anmälan om ny inkomst. Sista inkomstuppgiften i närarkiv efter förskoleplacering. Enkäter gallras när sammanställning är gjord. Sammanställning gallras efter. Lämnas till förvaltningen, där sammanställning görs. Verksamhetsberättelser Förskolechef Lämnas till förvaltningen, där sammanställning görs.

35 35 Underlag enkäter/utvärdering från t ex personal, elever, målsmän av verksamheter inom resp. förskoleenhet Förskolechef, assistent Barnkonferensprotokoll Förskolechef 1 år efter skolstart/ avslut. Handlingar rörande barn med särskilda behov, fysiska, psykiska eller andra skäl Förskolechef 1 år efter skolstart/ avslut. Handlingsplan Förskolechef 1 år efter skolstart/ avslut Förteckning över enhet/år, typ klasslista Digitalt Assistent 2 år 2 år Uppgifter ingår i sammanställning, vilken ingår i verksamhetsberättelse/ kvalitetsredovisning Offentlighets- och sekretesslagen Offentlighets- och sekretesslagen Offentlighets- och sekretesslagen Förteckning över beläggningsstatistik Digitalt Assistent 2 år Kan ingå i verksamhets-/ årsberättelserna. Förteckning över köstatistik Digitalt Assistent Kölistor. Ansökan om förskoleplatser. Placeringsmeddelande och svar. Vårdnadshavarens inkomst och uppgifter. Assistent Förskolechef, assistent Uppsägningar av förskoleplats Assistent 3 år 10 år Skolfoto 1 ex/år Fotooriginal Förskolan på förskolan Skriftlig information sammanställd i samband med barns utvecklingssamtal Av vårdnadshavare begärd skriftlig information. Skriftlig information sammanställd i samband med barns utvecklingssamtal Förskolechef, förskolan Förskolechef, förskolan 1 år efter skolstart/ avslut 1 år efter skolstart/ avslut Kan ingå i verksamhets-/ årsberättelserna. Dateras, namnges OBS! Kan innehålla sekretessuppgifter. Offentlighetsoch sekretesslagen OBS! Kan innehålla sekretessuppgifter. Offentlighetsoch sekretesslagen

36 36 Kontaktböcker och liknande korrespondens som rör förskolans kontakt med enskilt barn/målsman t ex PUL-lagen Lokala kurs- och arbetsplaner, som visar tillämpningen av läroplanen Likabehandlingsplan, plan mot kränkande särbehandling Planer på lokal organisation, ekonomisk fördelning, utvecklingsområden eller liknande Personalschema eller motsvarande som redovisar personaltäthet, öppettider mm. Förskolechef, förskola Förskolechef 3 år Förskolechef, förskolan, se Förskolechef Se Förskolechef Portfolio med handlingar Förskolan Personal tjänstgöringsbetyg/intyg Förskolechef Se Sekretessbevis, tystnadspliktsförsäkring. Utdrag ur belastningsregistret Förskolechef, se Kan överlämnas till barn/ målsman 1 ex översänds till förvaltningen för arkivering. Redovisas i kvalitetsredovisningen Återlämnas till barn Löpande till en på personalkontoret. Sekretess ingår med automatik i tjänsten och uppdrag. Offentlighets- och sekretesslagen Utdrag ur belastningsregistret till på personalavdelningen. Grundskola Underlag till register, förteckningar, anmälningar och aviseringslistor. Förteckning av fördelning av premier och stipendier Tjänsterum, expedition Rektor Kvalitetsredovisning Rektor Inskickas till förvaltningen, där sammanställning görs.

37 37 Underlag enkäter/utvärdering från t ex personal, elever, målsmän av verksamheter inom respektive skolenhet Sammanställning av underlag enkäter/ utvärdering. Tjänsterum, se Tjänsterum 2 år Gallras vid om uppgifter ingår i sammanställning. Statistik till SCB, Skolverket Handläggare 2 år Underlaget gallras då sammanställning gjorts. Sekretessbevis, tystnadspliktsförsäkring. Utdrag ur belastningsregistret. Beslutskonferens rörande enskild elevs skolgång - protokoll Digitalt Rektor, se Sekretess ingår med automatik i tjänsten och uppdrag. Offentlighets- och sekretesslagen. Utdrag ur belastningsregistret till på personalavdelningen. Rektor Offentlighets- och sekretesslag Elevdokumentation Expedition Skolkataloger 1 ex/år Expeditionen 3 år Klasslistor för kommunens samtliga elever och skolor Betygskataloger, prövningsliggare, utbildningsbevis och intyg, som inte ingår i betygskatalog eller annan förteckning Systemansvarig ProCapita skola, se Rektor/expedition 3 år Utdrag vid läsårets slut. Slutbetyg kopior, Digitalt Expedition Obs! Elev som slutat före åk 9. Övriga betygskopior, Digitalt Expedition Skriftliga omdömen i stället för betyg. Avgångsintyg som slutbetyg saknas. Skriftliga omdömen sammanställda i samband med elevs utvecklingssamtal (se Av vårdnadshavare begärd skriftlig information) Kontaktböcker och liknande korrespondens som rör skolans kontakt med enskild elev/ målsman Expedition Arkiveras tillsammans med slutbetygen Tjänsterum, Expedition Tidigast efter 1 år, se Handläggare Senast vid grundskola. För åk 9 gallring efter 1 år. Av vårdnadshavare begärd skriftlig information. Kan överlämnas till eleven/ målsman

38 38 Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Elevers frånvaro, klassböcker e.d. Frånvaroregister och handling som tjänar till underlag till register Tjänsterum, Expedition Tjänsterum, Expedition Ledighetsansökningar från elever Tjänsterum, Expedition Handlingsplaner för elever födda 5, 15, 25 i varje månad och för elever med behov av särskilt stöd Rektor, handläggare Handlingsplaner för övriga elever Rektor, Handläggare IUP Individuell utvecklingsplan Elevdokumentation Intyg rörande webbpublicering och regler för IT, elever Rektor, Handläggare, Närarkiv 1 ex/år, se, se efter skolgång efter skolgång i kommunen. Handläggare efter skolgång Anhörighetsuppgifter rörande elev Handläggare Likabehandlingsplan, plan mot kränkande behandling Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval t ex Skolans val, Elevens val Förteckning över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering PRAO Tjänsterum Tjänsterum/ expedition Tjänsterum, expedition efter skolgång Dock tidigast efter läsårets slut Dock tidigast efter läsårets slut Handlingsplanen följer med eleven till aktuell skola inom kommunen. Handlingsplanen följer med eleven till aktuell skola inom kommunen. OBS! Kan innehålla sekretessuppgifter. Gallras successivt. För att kunna se elevens utveckling skall minst de tre senaste årens IUP sparas på skolan. byte av skola inom kommunen bestäms tillsammans med elev och förälder vad, förutom elevens två senaste IUP, som skall föras vidare.

39 39 Praoersättning, underlag Tjänsterum, expedition Resultat, sammanställning Expedition, närarkiv Samtliga svar i nationella prov i svenska Samtliga svar i nationella prov i övriga ämnen Expedition, närarkiv Expedition, närarkiv Diagnostiska prov mm Expedition, närarkiv Skriftliga prov och förhör eller motsvarande, ej officiella Se, se Tjänsterum läsårets slut eller vid, se Portfolio med handlingar Tjänsterum/ klassrum Ansökningar och beslut om inskrivning och utskrivning. Handlingar i överklagandeärenden. Psykologiska och pedagogiska utredningar med bilagor. Övriga utredningar journaler med sammanfattade anteckningar. Omdömen. Hälsokort eller journaler. Väsentlig korrespondens. Expeditionen, se, se Svar på nationella prov i svenska Expeditionen, se, se efter avslut Överförs till ekonomikontoret årsvis. Kopior gallras vid Sänds till SCB årligen Överlämnas i personnummerordning Kan återlämnas till elev. Återlämnas till elev Original finns hos skolans elevhälsa. Övriga svar på nationella prov Tjänsterum Gallras efter provtillfället. Förteckning över fritids- och familjefritidsbarn Handlingar avseende fakturerings-/ debiteringsunderlag fritidshem, samt underlag för korrigering av fritidshemsfakturor Assistent 2 år Assistent 10 år

40 40 Avstängning av fritidshemsplats på grund av obetald faktura Förteckning över enhet/år, typ klasslista Närarkiv Digitalt Assistent 2 år Förteckning över beläggningsstatistik Digitalt Assistent 2 år Kan ingå i verksamhets-/ årsberättelserna. Förteckning över köstatistik Digitalt Assistent Kölistor. Ansökan om fritidshemsplatser. Placeringsmeddelande och svar. Vårdnadshavarens inkomst och uppgifter. Assistent Förskolechef assistent Uppsägningar av fritidshemsplats Assistent 3 år 10 år Kan ingå i verksamhets-/ årsberättelserna. Gymnasium Sekretessbevis, tystnadspliktsförsäkring. Utdrag ur belastningsregistret. Digitalt Rektor, se Sekretess ingår med automatik i tjänsten och uppdrag. Offentlighets- och sekretesslagen. Utdrag ur belastningsregistret till på personalavdelningen. Elevvårdskonferens protokoll Rektor Offentlighets- och sekretesslag Elevdokumentation (tidigare Elevkort kompletta) Expedition Skolkataloger 1 ex/år Expeditionen 3 år Klasslistor för kommunens samtliga elever och skolor Systemansvarig ProCapita skola, se 3 år Utdrag vid läsårets slut.

41 41 Betygskataloger, prövningsliggare, utbildningsbevis och intyg, som ej ingår i betygskatalog eller annan förteckning Rektor/expedition Slutbetyg kopior, Digitalt Expedition Obs! Elev som slutat före åk 9. Övriga betygskopior, Digitalt Expedition Skriftliga omdömen i stället för betyg. Avgångsintyg som slutbetyg saknas Skriftlig information sammanställd i samband med elevs utvecklingssamtal (se Av vårdnadshavare begärd skriftlig information) Kontaktböcker och liknande korrespondens som rör skolans kontakt med enskild elev/ målsman Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Elevers frånvaro, klassböcker e.d. Frånvaroregister och handling som tjänar till underlag till register Expedition Arkiveras tillsammans med slutbetygen Tjänsterum, Expedition Tidigast efter 1 år, se Handläggare Tjänsterum, Expedition Tjänsterum, Expedition Ledighetsansökningar från elever Tjänsterum, Expedition Åtgärdsprogram för elever födda 5, 15, 25 i varje månad och för elever med behov av särskilt stöd Rektor, handläggare Åtgärdsprogram för övriga elever Rektor, Handläggare Elevmapp med kunskapsprofil och social profil Rektor, handläggare 1 ex/år, se, se efter skolgång efter skolgång Senast vid grundskola. För åk 9 gallring efter 1 år. Av vårdnadshavare begärd skriftlig information. Kan överlämnas till eleven/ målsman Dock tidigast efter läsårets slut Dock tidigast efter läsårets slut Åtgärdsprogrammen följer med eleven till aktuell skola inom kommunen. Åtgärdsprogrammen följer med eleven till aktuell skola inom kommunen. Se åtgärdsprogram.

42 42 IUP Individuell utvecklingsplan Elevdokumentation Intyg rörande webbpublicering och regler för IT, elever Rektor, Handläggare, Närarkiv efter skolgång i kommunen. Handläggare efter skolgång Anhörighetsuppgifter rörande elev Handläggare Egenproducerade läromedel, i den mån det produceras på skolan och för att användas allmänt i undervisning. Lokala kurs- och arbetsplaner, som visar tillämpningen av läromedel även riktlinjer, organisationsplaner. Invandrarundervisning: Lokala handlingsprogram och riktlinjer, som upprättats inom kommunen. Tjänsterum, se Tjänsterum/ expedition Likabehandlingsplan Tjänsterum Planer på lokal organisation, ekonomisk fördelning utvecklingsområden e.d. Handlingar i urval angående studieresor, skolresor och lägerskolor Handlingar som presenterar de ämnen eleverna kan välja som tillval t ex Skolans val, Elevens val Förteckning över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering PRAO Tjänsterum/ expedition Tjänsterum/ expedition Tjänsterum/ expedition Tjänsterum, expedition OBS! Kan innehålla sekretessuppgifter. Gallras successivt. För att kunna se elevens utveckling skall minst de tre senaste årens IUP sparas på skolan. byte av skola inom kommunen bestäms tillsammans med elev och förälder vad, förutom elevens två senaste IUP, som skall föras vidare. Ett exemplar lämnas till expeditionen för arkivering. Exemplaret årtalsmärks. 1 ex/ år, om förändring skett Se Redovisas i kvalitetsredovisningen

43 43 Praoersättning, underlag Tjänsterum, expedition Resultat, sammanställning Expedition, närarkiv Samtliga svar i svenska Expedition, närarkiv Samtliga svar i övriga ämnen Expedition, närarkiv Diagnostiska prov mm Expedition, närarkiv Övriga skriftliga prov och förhör eller motsvarande, ej officiella Se, se Tjänsterum läsårets slut eller vid, se Portfolio med handlingar Tjänsterum/ klassrum Inventarier: förteckning för specialmaterial för verksamheterna Ansökningar och beslut om inskrivning och utskrivning. Handlingar i överklagandeärenden Psykologiska och pedagogiska utredningar med bilagor. Övriga utredningar journaler med sammanfattade anteckningar. Omdömen. Hälsokort eller journaler. Väsentlig korrespondens. Rektor Se Expeditionen, se, se, se, se efter avslut Överförs till ekonomikontoret årsvis. Kopior gallras vid Sänds till SCB årligen Överlämnas i personnummerordning Kan återlämnas till elev. Återlämnas till elev Första förteckningen och sedan vart 10:e jämnt år. Original finns hos skolans elevhälsa.

44 44 Personbevis Individuella undervisningsplaner, se pedagogisk journal, elevakt. Yrkesvalshandlingar, under förutsättning att anteckningar gjorts i pedagogisk journal (motsvarande) som. Kopior av handlingar, som finns i original någon annanstans hos myndigheten. Elevvårdskonferens protokoll/ minnesanteckningar Arbetsenhetskonferens protokoll/ minnesanteckningar Minnesanteckningar från familjesamtal för specialundervisning Tjänsterum Expedition Expedition Tjänsterum Protokoll med beslut om intagning Rektor Personregister över samtliga sökande med personnummer, klass, studieväg, behörighet, sammanfattningsbetyg och ansökan om intagning Expeditionen, se Intagningsstatistik (sammanfattning) Expeditionen, se Ansökningshandlingar, elever Expeditionen Intagningslistor Expeditionen Se Svarskort Expeditionen Se Lokala arbetsplaner, kurs- eller timplaner. SYV Individuella studieplaner SYV, expeditionen Svar på standardprov, centrala prov och nationella ämnes- och kursprov i svenska. Expeditionen När sammanfattning gjorts, denna i elevakt. Finns på intagningsnämnden i Åmål. Finns på intagningsnämnden i Åmål. Gallras vid skolgång 1 år efter reservintagning 1 år efter reservintagning

45 45 Övriga svar på standardprov, centrala prov och nationella ämnes och kursprov. Tjänsterum Gallras efter provtillfället. Elevers svar på skriftliga prov Tjänsterum Resultat av prövning med anteckning om givet betyg. Har samma betydelse som betygskatalog Tjänsterum Lokalt utarbetade betygskriterier Rektor Betygskatalog i original Rektor Handlingar som presenterar kurser och ämnen elever kan välja som tillval etc, 1 ex av skolans broschyr eller motsvarande som presenterar kurser och ämnen per läsår bör. Sammanställning av projekt som genomförts under läsåret. Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro Statistik och rapporter till Statistiska centralbyrån angående särskild undervisning samt underlag för dessa. Expeditionen Tjänsterum Tjänsterum läsårets slut. Rektor 2 år Centrala prov/nationella prov se ovan. Elevhälsa grundskola och gymnasium Skolhälsovårdsjournaler med handlingar Tjänsterum, närarkiv Sjukintyg/läkarintyg Tjänsterum, närarkiv, se 1 år efter skolgång Offentlighets- och sekretesslagen. Offentlighets- och sekretesslagen.

46 46 BHV-journaler för barn som flyttar och inte förväntas komma tillbaka. Barn som avlider. BHV-journaler för barn som avslutat grundskolan. Intyg om att elev har besökt skolläkare, skolsköterska, kurator, specialpedagog eller rektor Skolhälsovårdens kvalitetssäkring och metoder Statistik/sammanställning av olika slag, t ex olycksfall. Tjänsterum, närarkiv, se Handläggare Skolläkares expedition uppdatering Handläggare, se Skolpsykologjournaler. Handläggarens kontor, närarkiv Journalanteckningar Anmälningar socialtjänst polis Yttranden socialtjänst tingsrätt åtgärder angående kränkande behandling Utredningar Tjänsteanteckningar Protokoll från beslutskonferens rörande enskild elevs skolgång Pedagogiska kartläggningar Handlingsplaner Åtgärdsprogram Elevakter Tjänsterum, närarkiv Tjänsterum, närarkiv Ljud- och bildupptagningar Digitalt Tjänsterum, närarkiv Förskoleplacering, barn i behov av särskilt stöd Fritidshemsplacering, barn i behov av särskilt stöd 10 år, se Se Expedition, se Skickas till Regionarkivet enligt avtal med Regionarkivet. Digitala utskrifter ska förstöras. Offentlighets- och sekretesslagen. Gallras senast vid läsårets slut Underlagen gallras då sammanställning gjorts. 4 år efter avslut Pliktskyldighet enligt HSL/ Patientjournallagen Offentlighets- och sekretesslagen. Gallras 10 år efter sista noteringen eller avslut. Gallras 1 år efter eleven slutar i årskurs 9 eller flyttar från kommunen. Åtgärdsprogram för elever födda den 5, 15, 25 i varje månad. Övriga gallras efter. Upptagning kan återlämnas till elev eller gallras vid. Handlingar för barn födda 5, 15 eller 25 i respektive månad,. Övriga gallras.