en intervjustudie av eva dalenstam, Miljöstyrningsrådet Mars 2009

Transkript

1 Erfarenheter från EPC-projekt en intervjustudie av eva dalenstam, Miljöstyrningsrådet Mars 2009

2 SAMMANFATTNING Denna intervjustudie lyfter fram olika upphandlande myndigheters egna erfarenheter av EPC, Energy Performance Contracting. EPC är en funktionsupphandling av energibesparing med prestandagaranti. Stora miljövinster kan göras, exempelvis minskas mängden av klimatpåverkande koldioxidutsläpp, utsläpp av försurande och övergödande ämnen. Deltagande i studien är Akademiska Hus, Landstingsfastigheter i Kalmar län, Lundafastigheter, Kommunfastigheter i Nyköpings kommun, Regionfastigheter Skåne, Kommunfastigheter Örebro. Materialet kan tjäna som inspiration för andra att genomföra EPC eller andra former av energitjänster. I studien belyses både de intervjuade personernas upplevda framgångsfaktorer, men också vilka fallgropar som kan uppstå. Något av det de intervjuade är mest nöjda med i EPC-projekten är energibesparingarna och miljövinsterna, bättre inomhusklimat och förhöjd standard på byggnaderna, att det blir ett stort projekt istället för många små (och bara en upphandling) samt att den helheten gör att det kommer upp till politiker och ledning på ett helt annat sätt. De är minst nöjda med exempelvis brist på personalresurser, pressad tidplan (p.g.a. att statliga bidrag har haft tidsbegränsningar), bristfällig detaljgrad från analysfasen, svår uppföljning och oenighet kring vinstdelning. Den utbildning som vanligtvis ingår i ett EPC-projekt har setts som mycket positiv då denna möjliggör att egen personal kan sköta driftoptimeringarna själva. Den ökade kunskapen om detta gör att mer tid läggs på optimering vilket sparar pengar. Avseende projektförberedelserna anser de intervjuade bland annat att det är viktigt att förankra tidigt politiskt, att ha bra statistik till både beslutsfattare och kommande entreprenör, och att fokusera på kundens behov samt få med sig hela den egna organisationen. I upphandlingen tycker de att det kan vara en god idé att exempelvis ta hjälp av andra upphandlande myndigheter som redan genomfört EPC, att genomföra kundintervjuer som kan ingå som underlag vid upprättande av förfrågningsunderlag, inkludera klimatkrav, samt att vara noggrann och tydlig med utvärdering och kompetensprofiler. I de olika faserna av EPC-projektet anses det betydelsefullt att bland annat se entreprenören som en samarbetspartner, få god detaljgrad från entreprenören vid analysen, göra egen besparingskalkyl, bryta ner investeringskostnaderna, att planera för tillräckligt stora personalinsatser under hela projektet, ha god kommunikation ut till kund, samt skapa en engagerad och införstådd organisation. Andra tips som lyfts fram är exempelvis att ha en tät kommunikation med entreprenören, bra dokumentation tillgänglig såsom ritningar m.m., egna projektledare för varje objekt, god projektledningsförmåga hos entreprenör samt generös tidsplanering. Erfarenheterna visar också att det är viktigt att engagera energileverantörerna, för att få en god statistikinsamling vid uppföljningen. En annan erfarenhet är minskade drift- och underhållskostnader och ökad kontroll av mediaförbrukning. Läs om mer ingående beskrivningar av framgångsfaktorer och fallgropar på följande sidor, om projektförberedelser, EPC-faserna, genomförda energieffektiviseringsåtgärder, miljövinster, ekonomi, utbildning och personal, kvalitetsresultat m.m. Det finns inte endast goda erfarenheter av EPC, tyvärr har inte dessa upphandlande myndigheter valt att delta i intervjustudien. Det som kan nämnas som dåliga erfarenheter är oenighet kring vinstdelningen dvs. vilka energieffektiviseringsåtgärder som ska räknas, minskad engagemang från entreprenör under uppföljningsfasen, att man inte har fått ta del av köpt energianalys, att man blir insåld på att entreprenören tar hand om det mesta i EPCprojektet men att det i realiteten krävs stora egna personalinsatser.

3 SYFTE Syftet med denna intervjustudie är att lyfta fram olika upphandlande myndigheters egna erfarenheter av EPC, Energy Performance Contracting. Fokus har lagts på att belysa vad de har upplevt som framgångsfaktorer men också fallgropar som kan uppstå, och intervjupersonerna tipsar om vad som kan göras för att undvika dessa. Intervjustudien omfattar hela processen kring EPC, från förberedelserna till uppföljningen, och förhoppningen är att den ska inspirera andra att ta steget att genomföra EPC eller andra former av energitjänster. Deltagande i studien är Akademiska Hus, Landstingsfastigheter i Kalmar län, Lundafastigheter, Kommunfastigheter i Nyköpings kommun, Regionfastigheter Skåne, Kommunfastigheter Örebro. EPC kan resultera i att stora miljövinster görs, varför det är ett prioriterat område för Miljöstyrningsrådet att arbeta med. För kort information om vad EPC innebär och beskrivning av de olika faserna, samt Miljöstyrningsrådets rekommendationer för upphandling av EPC, se Miljöstyrningsrådets Vägledning för EPC, på

4 AKADEMISKA HUS Intervju med Roland Larsson Roland Larsson arbetar som förvaltare och chef för den tekniska förvaltningen på Akademiska Hus och arbetar med fastighetsutveckling. BEFINTLIGT SKEDE I EPC-PROJEKTET Akademiska Hus är helt färdiga med sitt EPC-projekt och kör numera helt i egen regi kvm i Kristianstad omfattades projektet av. Det hela började med att Akademiska Hus identifierade problem med styr- och ventilationssystemen. Systemen var i behov av optimering. PROJEKTFÖRBEREDELSERNA Framgångsfaktor: Fokus på kundens upplevelse All inventering av byggnaderna kompletterades med kundintervjuer om upplevt inomhusklimat. - Vid inventeringen besvarades bland annat frågorna: Vad ska byggas om, rättas till? Hur ska vi mäta? berättar Roland. Förutom resultatet från kundintervjuerna ställdes en rad parametrar upp som exempelvis temperatur, luftfuktighet etc. - Kundintervjuerna var viktiga för att fastställa vad som skulle upplevas som ett gott inomhusklimat. Detta grundas på upplevelsen och inte mätningar, fortsätter Roland. Förberedelsefasen tog ca 1 år. Kundinter vjuer Kundintervjuer är bra att genomföra under hela projektets gång. Innan upphandlingen är det bra att göra för att kunna författa kraven i förfrågningsunderlaget på ett tillfredställande sätt. Framgångsfaktor 3: Förhandla om incitamentsavtalet och garantin - Beräkna först själva vad som kan sparas ni kanske kommer fram till att 22 % är möjligt, rekommenderar Roland. Förhandla sedan med entreprenören som kanske presenterar 17 % som ett förslag. I detta skede är det viktigt att man själv har gjort en analys och beräkning för att kunna veta vad som borde vara en acceptabel nivå. Om inte kunskap och resurser för detta finns inom den egna organisationen rekommenderar Roland att man tar konsulthjälp. Framgångfaktor 4: Kompetensprofiler En rekommendation är att ställa skall-krav på exakt vilka personer som ska utföra de olika delarna i EPCprojektet, exempelvis en viss person som är ansvarig för anläggningarna, en viss person som hanterar datorarbetet, och att dessa personer är desamma under hela projektets gång. Detta ska vara inskrivet i avtalet. Kompetensprofilerna ska specificeras noggrant. UPPHANDLINGEN Kravställandet Det är viktigt att noga tänka igenom de krav man ställer i upphandlingen. Användarperspektivet är mycket viktigt och måste slå igenom vid kravställandet, annars kan entreprenören spara mycket energi genom att bara sänka temperaturerna. Krav kan ställas på temperaturer, optimering av system samt att ställa funktionskrav är ett bra sätt att nå fram. Energibesparingen ska optimeras med ett bibehållet eller optimerat inomhusklimat. Det är ytterst viktigt att ha ett genomtänkt klimatkrav. Fel systemval görs En fallgrop kan vara att få en entreprenör som gör fel systemval. Detta kan regleras i avtalet. EPC FAS 1: ANALYSFASEN God kommunikation ut till kund Det är väldigt viktigt att ha mycket bra information till kund. - Det är viktigt att ha många möten med kund, säger Roland. Vi startade en energigrupp som träffades ofta i början för att berätta om vilka åtgärder som var på gång exempelvis att drifttider på ventilationen hade

5 ställts om, temperaturen hade sänkts eller att rörelseautomatik hade installerats. Blev det för långt mellan mötena kunde en ökad förekomst av felanmälningar inträffa. Det tog tid att vara ute i 15 byggnader och få tag på de klagande för att utreda. Entreprenörens insikt och kännedom Det är viktigt att den blivande samarbetspartnern (entreprenören) vet vad projektet går ut på, att denne har god kännedom om anläggningarna, exempelvis hur de är uppbyggda, vilka system de har och hur dessa samverkar. EPC FAS 2: ÅTGÄRDSFASEN Egen god kännedom Det är bra om man har en egen god kännedom om byggnaderna när åtgärderna görs eller att man köper in den tjänsten. Akademiska Hus gjorde egna LCC-kalkyler på allt (exempelvis ventilationsaggregaten och fönster) inom byggnaderna och beräknade pay-off-tider. På så sätt visste man hur entreprenörens åtgärdsförslag skulle bemötas, ifall man skulle få ekonomi i dessa. EPC FAS 3: UPPFÖLJNINGSFASEN Akademiska Hus var själva ansvariga för uppföljningen. Denna fungerade mycket bra. MEST NÖJD MED I EPC-PROJEKTET Efter 3 år fick Akademiska Hus de besparingar de satt upp som mål, och med det inomhusklimatet de ville ha. MINST NÖJD MED I EPC-PROJEKTET Sättet entreprenören genomdrev sitt EPC-projekt. Personalen fanns nämligen inte på plats, utan körde på distans. Det var svårt att få ut entreprenören till byggnaderna. Rekommendationen för att undvika detta tycker Roland är att man skriver in i avtalet att entreprenörens personal som ingår i projektet ska vara tillgängliga på plats alternativt inom kort varsel kunna finnas på plats. DET VÄRSTA SOM KAN HÄNDA Det är att få en entreprenör som går sin egen väg, arbetar enkelspårigt, som inte uppfyller det de sagt. Det är viktigt att det är en samarbetspartner man handlar upp! Man ska inte se varandra som fiender. Roland rekommenderar därför att man sätter sig ner med entreprenören och med informationsgruppen, driftpersonal m m från början. Det är viktigt med tät kommunikation och att entreprenören får höra inte bara problemen från projektledaren på Akademiska Hus utan direkt från kunden. Information är viktigt, både via mail, hemsida och personlig, muntlig information. - En fallgrop med ett EPC-projekt är också att det bara blir en engångsföreteelse och att det inte lever vidare, kommenterar Roland. GENOMFÖRDA ENERGIEFFEKTIVISERINGSÅTGÄRDER De stora åtgärderna innefattade ombyggnad av ventilationssystemet. Detta renoverades och en totalinjustering av luftflöden gjordes. Även optimering av temperatursystemen gjordes. Systemen optimerades efter behovet exempelvis ventileras skolbyggnaderna bara när det behövs, vilket justeras enligt skolans bokningssystem. UTBILDNING OCH PERSONAL Det ingick i EPC-projektet att personalen skulle utbildas, de gick parallellt med entreprenörens personal. Detta är oerhört viktigt så att man kan driva anläggningen helt själv sedan. - Nu lägger vi mer tid på optimering av systemen än tidigare på grund av större kunskap, och de pengarna har man igen, säger Roland. TIDSÅTGÅNG EPC-projektet tog längre tid än beräknat, det tog totalt 3 år. VERIFIERBARHET Eftersom Akademiska Hus mäter alla systemen: fjärrvärme, el, vatten, med både huvudmätare och undermätare har de mycket god uppföljning av projektet. Roland rekommenderar att vilka mätare som ska väljas ingår i förfrågningsunderlaget. EKONOMI EPC-projektet innebar besparingar som kunde investeras i nya projekt. Projektet var återbetalt på 3,5 år och nu sparar Akademiska Hus ca kr/ år. MILJÖVINSTER Akademiska Hus har sparat 25 % energi, dvs MWh/år (normalårskorrigering: 3185 MWh/år), sedan år 2000 och satsar på ytterligare besparingar om 25 % till år Besparingen skiljer sig från år till år eftersom skolbyggnadernas användning skiljer sig från år till år. GARANTI Garantin på 21 % hölls, samt att ytterligare besparingar gjordes (totalt 25 %). Incitamentsavtalet var uppbyggd enligt en trappa, dvs. att en viss bonus betalades ut ifall x % extra sparades, ännu mer bonus betalades ut ifall y % extra sparades, etc.

6 LANDSTINGSFASTIGHETER I KALMAR LÄN Intervju med Stefan Westblom Stefan Westblom är huvudansvarig för EPC-projektet i Landstingsfastigheter i Kalmar län och arbetar också som chef för styr/regler/driftavdelningen. Entreprenörens projektledningsförmåga Ställ höga krav på entreprenörens projektledningsförmåga inför fas 2 i EPC-projektet. - De ska ha mycket god kompetens och erfarenhet, råder Stefan, annars blir det lätt förseningar i tidsplanen. Stefan Westblom, Landstingsfastigheter i Kalmar Län BEFINTLIGT SKEDE I EPC-PROJEKTET Kalmar befinner sig i slutskedet av fas byggnader ingick i fas 1 av EPC-projektet och analysen resulterade i att ett 70-tal byggnader valdes ut för energieffektiviseringsåtgärder i fas 2. Byggnaderna omfattade ca kvm. PROJEKTFÖRBEREDELSERNA Tidig kontakt med politiker En framgångsfaktor är att ha tidig kontakt med politiker och landstingsstyrelsens ledningsgrupp, att informera tidigt att projektet kommer att kräva pengar utanför normal budget. Bilda styrgrupp Bilda en styrgrupp tidigt med både personal från el, styr, regler och drift eftersom arbetet omfattar många olika slags frågor. Otillräcklig energistatistik Beställaren måste ha god energistatistik innan projektstart annars garanterar inte entreprenören besparingen. Man måste ha mätt i god tid innan, minst 6 månader, med hjälp av verifierbara mätmetoder. Om detta inte är fallet får entreprenören och beställaren komma överens om en teoretisk modell - men beställaren får ingen garanti om besparingen inte uppnås. UPPHANDLINGEN Ta hjälp av oberoende part Eftersom det förekommer en del överprövningar inom området, kan en extra säkerhetsåtgärd vara att ta hjälp av en oberoende part för att upprätta förfrågningsunderlaget. Det är då viktigt att ställa krav på den oberoende partens kompetens avseende EPCprojekt. Framgångsfaktor 3: Krav på ekonomiska resurser För att undvika att entreprenören inte har tillräckligt med ekonomiska resurser, är det viktigt med ett utvärderingskriterium där man granskar deras tre senaste bokföringar. Ett skall-krav redan i kvalificeringen är att de ska tillhöra ett tillräckligt stabilt företag/koncern, så att man kan sortera bort ickekreditvärdiga redan då. Framgångsfaktor 4: Detaljgrad i förfrågningsunderlaget Det kan uppstå konflikter mellan entreprenör och beställare avseende utförandet i fas 2, som grundar sig på analysrapporterna från fas 1, vilket kan leda till att man blir oense om avtalsfrågorna. Det är därför väldigt viktigt att entreprenören beskriver åtgärderna tydligt och konkret och tillräckligt omfattande. Istället för magra texter om varje del i varje byggnad bör dessa texter ha ett noggrant åtgärdsinnehåll för att undvika framtida tvister i fas 2. I anslutning till kravet är det god idé att ge ett tydligt exempel på vilken detaljgrad man menar. Trots att man tar upp detta på varje byggmöte så är risken att det inte hjälper om man inte har ett avtal att hänvisa till. Framgångsfaktor 5: Juridisk kompetens tillgänglig Det är en god idé att ha tillgång till en duktig juridisk kompetens utifall att man skulle råka ut för överprövning eller andra avtalsrättsliga frågor. Denna advokat måste vara duktig i offentlig upphandling och på avtalsrätt. - Det är svårt att klara av en sådan resa själv som exempelvis en överprövning innebär, anser Stefan. Framgångsfaktor 6: Tillräcklig återbetalningstid För Kalmar som hade rätt så bra status på sina byggnader så rekommenderar Stefan för andra i samma situation att inte välja för kort återbetalningstid. - Risken är då att man inte hittar tillräckligt många intressanta besparingsmöjligheter eftersom de inte går att bekosta på alltför kort återbetalningstid, berättar Stefan. Återbetalningstiden får vägas mot energikostnaderna och byggnadens status ju bättre utgångsläge man har, desto längre återbetalningstid krävs.

7 Framgångsfaktor 7: Återbetalningsansvar Entreprenören blir återbetalningsskyldig beställaren för den garanti som inte uppnås. Fallgrop 1: Entreprenören gör förfrågningsunderlag Detta är inte bra av många skäl, exempelvis finns risk för att beställarens intressen inte tillvaratas på ett riktigt sätt utan att EPC:n kommer att genomföras på entreprenörens villkor. Fallgrop 2: Otydliga utvärderingskriterier Det är viktigt att utvärderingskriterierna inte är subjektiva, de måste vara konkreta och lätta att bedöma. Vidare ska skillnaden i poängbedömningen vara Extra interna personalresurser Det är viktigt att sätta av extra tid utöver ordinarie arbetsinsatser. Exempelvis kräver 70 byggnader minst en halvtidstjänst. Framgångsfaktor 3: Bra dokumentation Se till att ha bra dokumentation tillhanda: ritningar, drift- och skötselinstruktioner, energistatistik. Det är mycket dokumentation som beställaren ska tillhandahålla entreprenören under tiden, både under fas 1 och fas 2. - Lägg tid på att fastställa systemkrav för exempelvis styrsystem och fastighetsövervakningssystem och försök dokumentera dessa så väl som möjligt, säger Stefan. Att ha noggranna specifikationer på systemen så pass stor att en tydlig vinnare utses, annars kan anbudsgivaren som förlorade med tiondels poäng bli sugen på att överpröva. - I vårt fall hade vi valt ut fyra försöksobjekt i byggnadsbeståndet som utvärderingskriterium i upphandlingen, och utslaget blev inte entydigt, berättar Stefan. EPC FAS 1: ANALYSFASEN Framgångsfaktor: Tillräcklig kompetent entreprenör Det är viktigt att ställa noggranna kvalificeringskrav och utvärderingskriterier avseende entreprenörens analyspersonals kompetens inför analysfasen. Annars kan det både bli tidsförseningar och merarbete. Tidsförseningar En noggrann genomtänkt tidplan är essentiell fas 1 tar mycket längre tid än vad man tror. Dessutom hade Kalmar en mycket pressad tidplan då de skulle få statligt bidrag men att detta var tidsbegränsat. EPC FAS 2: ÅTGÄRDSFASEN God tidplan Återigen, även för fas 2 är det ytterst viktigt med en noggrann, genomtänkt tidplan. är viktigt för att säkerställa kompabilitet när energieffektiviseringsåtgärderna genomförs i EPC-projektet. Fallgrop 1: Entreprenörens projektledningsförmåga Under fas 2 är det viktigt att entreprenören har en god projektledningsförmåga, då de ska ha koll på och styra alla underentreprenörer. - Detta är ett viktigt utvärderingskriterium att ha med i förfrågningsunderlaget, kommenterar Stefan. Vår entreprenör hade inte tillräckligt stor erfarenhet av projektledning av underentreprenörerna och detta ledde till förseningar. 70 byggnader ingick i EPC-projektet, vilket resulterade i 70 delprojekt. Entreprenörens tidplaner för underentreprenörerna var inte samordnade, och det blev mycket dötid i projektet som följd tiden drog iväg. EPC FAS 3: UPPFÖLJNINGSFASEN För att underlätta projektuppföljningen är det bra att ha en bra mätinsamling av mediaförbrukning månadsvärden ska tillhandahållas entreprenören för varje byggnad avseende el, vatten och värme. Fas 3 kommer också att innebära arbetsinsatser av de interna resurserna. - I och med garantin finns det detaljkrav på oss hur vi ska sköta anläggningen, det finns en särskild handling för detta om vi inte sköter oss enligt denna kan entreprenören säga att garantin inte gäller, berättar Stefan.

8 MEST NÖJD MED I EPC-PROJEKTET Stefan är mest nöjd med att energideklarationerna blir utförda i och med EPC-projektet. - EPC är också ett mycket effektivt projektverktyg, anser Stefan. Det är ett organiserat, strukturerat sätt att genomdriva ett projekt på. Det kommer också upp till politiker/ledning på ett helt annat sätt. De blir intresserade av helhetsgreppet jämfört med att få flera små projekt presenterade för sig. MINST NÖJD MED I EPC-PROJEKTET - Det har varit en väldigt pressad tidplan, tycker Stefan. Det statliga bidraget hade en tidsbegränsning vilket gjorde att Kalmar var tvungna att bli färdiga innan ett visst datum för att kunna ta del av bidraget. DET VÄRSTA SOM KAN HÄNDA Det värsta som skulle kunna hända i ett EPC-projekt enligt Stefan är att få en entreprenör som går i konkurs, som har för dåliga ekonomiska resurser. Eftersom Kalmar hade avbeställningsrätt efter fas 2, låg entreprenören ute med kostnaderna under hela fas 1, ända till ett nytt avtal skrevs under. Detta innebar att entreprenören måste ha tillräckligt med ekonomiska resurser för att ligga ute med kostnaderna i ca 1 år. Detta kan regleras med tydliga krav i förfrågningsunderlaget. GENOMFÖRDA ENERGIEFFEKTIVISERINGSÅTGÄRDER Åtgärder som genomfördes omfattade: Oljekonvertering av värmeanläggningar till fjärrvärme och bergvärmepump samt biobränsle i form av pellets. Belysningsstyrning i lokaler Byte av belysningsarmaturer Vattenbesparande åtgärder, exempelvis byte av bottenpackning i WC-stolar (detta gav omedelbar effekt om sänkt kallvattenförbrukning på 1000 kubikmeter per månad) Värmeåtervinning i ventilation Tidsstyrning av delar av ventilationen Datorisering av styr- och övervakningssystem (detta göra att man får larm när exempelvis temperaturen över/underskrids, man kan göra optimeringar mycket bättre utan att vara på plats samt att det underlättar uppföljningen) MILJÖVINSTER I och med EPC-projektet sparas 1900 MWh/år i elförbrukning och 3400 MWh/år i värmeförbrukning. Koldioxidutsläppen minskas med 640 ton per år. EKONOMI Eftersom Kalmar befinner sig i slutet av fas 2 har de ännu inte följt upp utfallet av projektet. Ett råd som Stefan ger dock är att när utfallet presenteras till ledningsgruppen är att det då är viktigt att särredovisa energiprisökningen. Energiprisökningen äter lätt upp fastighetsbudgeten. Ledningsgruppen kanske kommer med invändningar om att de utlovade minskade kostnaderna inte hålls och då är det viktigt att särredovisa och peka på energiprisökningarna. - Då kan man istället visa på ifall man inte hade genomfört EPC-projektet, vilka totalkostnader man hade legat på då, med den driften utan genomförda energieffektiviseringsåtgärder och med de nya energipriserna, säger Stefan. Stefan är väldigt nöjd med de extra anslag utöver fastighetsbudgeten som antogs inför EPC-projektet. De kommer att få tillbaka pengarna redan vid första besparingen, och vad gäller vattenförbrukningen har de redan sett omedelbar effekt. Stefan tycker att den billigaste finansieringslösningen är att finansiera i egen regi. Man tar ett lån och betalar tillbaka detta med besparingarna som görs i och med EPC-projektet. Detta istället för att entreprenören investerar och tar tillbaka detta i besparingarna. På så sätt får man en helt annan koll på den verkliga kostnaden. UTBILDNING OCH PERSONAL Utbildningen av personalen fungerade mycket bra. Både personal och ledning är mycket nöjda. Detta kommer att innebära att driftpersonalen kan ta över fastighetsskötseln helt och hållet efter fas 2, de har i och med utbildningen fått ökad förståelse för systemen. ENERGIDEKLARATION Kalmar har uppfyllt lagen om energideklarationer i och med EPC-projektets fas 1. Det var en extra morot i arbetet. TIDSÅTGÅNG Varje del av EPC-processen tog längre tid än förväntat. Det gäller att inte ha en alltför snål tidsram gentemot entreprenören. Dock hade Kalmar planerat för tillräckligt mycket interna arbetsresurser, så detta blev aldrig något problem. VERIFIERBARHET Garantin ges bara ifall mätsystemen är verifierbara. Detta är en mycket viktigt fråga när man ger sig in i ett EPC-projekt. Mätuppföljningssystemen måste startas upp tidigt. POLITISKA MÅL Kalmar uppfyller lanstingets politiska mål i och med EPC-projektet. Det mål som skulle uppnåtts 2011 är uppfyllt redan i år, KVALITET Den tekniska standarden på byggnaderna har moderniserats, främst med avseende på övervaknings- och styr/reglersystemen samt ventilationen. Inomhusklimatet har blivit bättre.

9 LUNDAFASTIGHETER Intervju med Patrik Sjöstrand Patrik Sjöstrand arbetar som energioptimerare för Lundafastigheter i EPC-projektet. Rådhuset i Lund BEFINTLIGT SKEDE I EPC-PROJEKTET Lundafastigheter är i slutskedet av fas kvm fördelat på 380 fastigheter ingick i projektets analysfas, och åtgärder genomförs för kvm av dessa, totalt 104 fastigheter. En del byggnader som kräver större ombyggnader och tillbyggnader lämnades utanför projektet. PROJEKTFÖRBEREDELSERNA Statistik till beslutsfattare Att visa statistik på energiförbrukningen inom kommunen till beslutsfattarna är ett bra sätt att motivera till beslut. Oftast ligger energiförbrukningen över riksgenomsnittet. De beräknade möjliga energi- och koldioxidbesparingarna kan illustreras med antalet enfamiljsvillor detta skulle motsvara. Förankra politiskt tidigt I ett tidigt skede måste politikerna informeras, eftersom det är en lång beslutsprocess som måste passa in i EPC-projektets tidplan. Fallgrop 1: Att inte få med sig hela den egna organisationen Det är viktigt att gå ut med tillräckligt mycket information till alla i den egna organisationen så att de förstår projektmodellen. Det räcker inte bara med att fokusera med den mesta informationen till beslutsfattarna. Informationen kan också vinklas på olika vis beroende på ifall den riktas till den egna organisationen eller externt. Fallgrop 2: Bristfällig statistik till EPC-entreprenören Inför EPC-projektet är det viktigt att se till att man har bra (energi)statistik att kunna tillhandahålla den kommande EPC-entreprenören. Ifall statistiken är bristfällig, kan man riskera att komma i konflikt med entreprenören. UPPHANDLINGEN Ta hjälp av andra som genomfört EPC - Vi hade inte klarat av upphandlingen helt själva, så vi gick ut med ett förfrågningsunderlag för att upphandla en kunnig konsult, berättar Patrik. Konsulten började med att intervjua oss för att ta reda på hur vi ville ha det i våra fastigheter, och utifrån intervjuresultaten hjälpte konsulten oss att upprätta ett förfrågningsunderlag för EPC-projektet. Vi fick också hjälp av Regionfastigheter Skåne, som hade kommit längre än oss i EPC-processen. När en konsult upphandlas för hjälp i upphandlingen, är ett råd från Patrik att man begär in referenser från tidigare EPC-projekt, eftersom det är viktigt att personen är väl förtrogen med vad EPC innebär. Det är också bra att ha en kontakt med en juridisk kunnig person som kan tolka kontrakten och förfrågningsunderlagen ifall konflikt skulle uppstå mellan beställare och entreprenör. Tänk efter före Det är viktigt att tänka noggrant innan vad man vill ha ut av projektet, innan förfrågningsunderlaget iordningställs. Att gå på lägsta pris är inte att rekommendera. Framgångsfaktor 3: Klimatkrav För att kunna säkerställa goda besparingar som inte görs på bekostnad av exempelvis inneklimatet, är det viktigt att ställa upp ett antal klimatkrav. Lundafastigheter utgick från BBR och ställde krav på temperaturen, radonhalt, koldioxidhalt, luftflöden osv. - När det gällde temperaturen utgick vi från egna kunskaper om var smärtgränsen går, och adderade en grad till det värdet, berättar Patrik. Det är viktigt med klimatkraven, annars kan det finnas en risk att entreprenören bara sänker temperaturerna för att uppnå besparingarna. Framgångsfaktor 4: Vite avseende tidsplan Lundafastigheter införde ett kraftigt vite vid tidsförsening. Från dag ett, skulle en 356-del av årsbesparingen betalas till kommunen. Detta innebar dock att priset blev lite dyrare. Tidsaspekten var viktig för Lundafastigheter p.g.a. OFFrot-bidraget. Framgångsfaktor 5: Bruttolista på referenser Uppgifter på alla tidigare kunder begärdes in. Sedan kontaktades 10 olika referenser per anbudsgivare. Referenserna gav både ris och ros. Utifrån detta fick

10 Lundafastigheter reda på vad de olika entreprenörerna gick för. Framgångsfaktor 6: Egen personal utvärderade entreprenören Vid utvärderingen av de fyra testbyggnaderna, iakttog egen personal hur entreprenörerna betedde sig i fastigheterna, hur de behandlade hyresgästerna m m. Det var ett krav att just de personerna från entreprenören som genomförde denna del också var de som skulle genomföra EPC-projektet. Fallgrop 1: Svår utvärdering Lägsta pris fick väldigt liten viktning, vilket är bra. Övriga kriterier var dock lite snåriga, och utfallet gav inte alltför stora skillnader. Ett kriterium var att 4 fastigheter med skilda status från beståndet skulle analyseras och åtgärder skulle presenteras, samt tid när åtgärderna skulle vara färdiga. Tidskriteriet vägde tungt, eftersom Lundafastigheter skulle få OFFrot-bidrag och detta var tidsbegränsat. EPC FAS 1: ANALYSFASEN Framgångsfaktor: Tillräckligt med personal i egna organisationen Entreprenören kanske ger intryck av att de sköter allting själva, men det är viktigt att redan innan projektet dras igång att det finns en god och genomtänkt planering för hur mycket resurser som kan behövas. I Lundafastigheters fall arbetar 3 driftspersonal samt 1 projektledare heltid i projektet, och inklusive administration, ekonomi och förvaltning arbetar totalt 7,5 personer i projektet. Det är viktigt att i tid planera för att projektet tar mycket mer resurser än vad man tror, och att förankra detta i den egna organisationen. Ej utförliga rapporter från EPC-entreprenören Från analysfasen levereras en rapport per fastighet från entreprenören. Dessa kan vara väldigt allmänt skrivna, bäst är ifall dessa kan vara så detaljerade som möjligt annars blir det svårt att utvärdera prislappen som entreprenören sätter. Det är därför viktigt att redan i förfrågningsunderlaget begära detaljerade rapporter från fas 1. Å andra sidan kan det vara förståeligt att rapporterna inte är alltför detaljerade, eftersom entreprenören upplever en risk att beställaren slutför projektet efter fas 1 för att istället i egen regi genomföra åtgärdsförslagen. EPC FAS 2: ÅTGÄRDSFASEN Framgångsfaktor: Tillräckligt med personal Även i denna fas av projektet krävs mycket personalresurser i den egna organisationen många snabba beslut måste tas. Fallgrop 1: Tidsförseningar Projektet går i ett rasande tempo, och då kan sådana moment som bygglov stanna upp hela processen och orsaka tidsförseningar. Patrik råder andra att i ett tidigt skede kontakta stadsbyggnadsnämnden och informera om att man kommer att komma in med många byggärenden. Möjligen kan man kanske till och med få en egen handläggare för att få en sådan smidig process som möjligt. Det är också viktigt att klargöra för EPC-entreprenören i god tid att bygglov i projektet kan ta tid, så att de kan planera för detta, så att det inte står stilla någon gång i projektet. MEST NÖJD MED I EPC-PROJEKTET - Det är en väldigt bra projektform, tycker Patrik. Man får mycket åtgärdat under kort tid. Det är också lättare att få genomföra gigantiska projekt än många små inför politikerna är det bra att tänka på helheten. Dessutom har EPC-projektet inneburit att statusen har höjts på fastigheterna. MINST NÖJD MED I EPC-PROJEKTET Det Patrik är minst nöjd med i EPC-projektet är projektrapporterna från fas 1. Dessa var en förväntansfälla. Detta skulle gå att åtgärda genom att skriva in krav avseende dessa i förfrågningsunderlaget. - Dessutom insåg vi inte vilka resurser som krävdes, säger Patrik. Vi skulle lagt in fler resurser redan från början. DET VÄRSTA SOM KAN HÄNDA Det värsta som skulle kunna hända i ett EPC-projekt enligt Patrik är att entreprenören går i konkurs. För att undvika detta är det viktigt att ta ut ekonomiska rapporter från anbudsgivarna samt titta på omsättningarna för koncernerna som anbudsgivarna tillhör. En annan farhåga är ifall man kommer i konflikt med entreprenören, fortsätter Patrik. Det är viktigt att redan från början inse att det inte är något konventionell energieffektiviseringsprojekt det är frågan om, utan entreprenören kommer ju med funktionsgaranti. Ifall inte detaljerade rapporter lämnas, kan man ändå lita på att de har en plan och att det blir goda åtgärder, eftersom de har garanterat besparingarna (enligt uppställda klimatkrav). GENOMFÖRDA ENERGIEFFEKTIVISERINGSÅTGÄRDER Åtgärder som genomfördes omfattade: Uppbyggnad av styr- och reglerteknik, Värmejusteringar såsom injustering av radiatorkretsar, Utbyggnad och ombyggnad av ventilationssystem, Lite byggåtgärder såsom tilläggsisolering.

11 Dessutom har oljepannorna fasats ut i den mån det har gått. Dessa har bytts ut till: Pelletspannor, Värmepumpar, Rapsfettsyra, en restprodukt från tillverkningen av rapsolja (det mest kostnadseffektiva, eftersom befintlig panna kan användas) EKONOMI Lundafastigheter finansierade projektet i egen regi. De får 20 % av kostnaderna i statligt bidrag (s.k. OFFrot-bidrag). Även utan bidraget hade projektet varit lönsamt, återbetalningstiden hade förlängts dock. EPC-projektet har inneburit nya investeringsmöjligheter. Driftteknikerna har hittat nya åtgärder som de förmedlar, och en hel del av dessa har blivit genomförda. I och med projektet har hela verksamheten fått upp ögonen för energibesparingar, även de förvaltare som inte har ingått i EPC-projektet kommer att genomföra energibesparingsåtgärder. FÖRVÄNTAD ENERGI- OCH KOSTNADSBESPARING Energibesparingen förväntas bli MWh vilket resulterar i minskade kostnader om kronor/år. MILJÖVINSTER Följande utsläppsminskningar görs i och med EPCprojektet: ton/år CO2, ton/år NOX 532 kg/år CO 176 kg/år svavel 37 kg/år stoft UTBILDNING OCH PERSONAL Eftersom förkunskaperna hos driftpersonalen såg olika ut, passade inte nivån på utbildningen alla. - Utbildningen skulle kunna delas upp i två omgångar, råder Patrik. Vissa kan få spetskompetens och resten baskunskaper. De som hjälper de huvudansvariga för energioptimeringen skulle kunna få spetskompetensen medan övriga ute i fastigheterna skulle kunna få baskunskap. ENERGIDEKLARATION Lundafastigheter har uppfyllt lagen om energideklarationer i och med EPC-projektets fas 1. TIDSÅTGÅNG - Förberedelserna och upphandlingen tog längre tid än vad vi hade tänkt oss, berättar Patrik. Men det verkar som vi blir färdiga i tid med fas 2. VERIFIERBARHET Resultaten kommer att vara mätbara och verifierbara. Lundafastigheter har dock valt att inte ha en automatiserad nätavläsning, eftersom de ändå måste ha driftteknikerna ute i fastigheterna minst 1 gång/månad. På detta sätt håller de samtidigt koll på fastigheterna. Lundafastigheter har istället valt en halvautomatiserad nätavläsning. KVALITET I och med EPC-projektet moderniserades byggnaderna till en bättre standard och bättre inomhusklimat uppnåddes tack vare att många gamla tekniska system nu är uppdaterade.

12 KOMMUNFASTIGHETER I NYKÖPINGS KOMMUN Intervju med Bo Flinkberg Bo Flinkberg var ansvarig för EPC-projektet för Kommunfastigheter i Nyköpings kommun. Nyköpings kommun var de första i Sverige att genomföra en EPC. UPPHANDLINGEN Samma personal under hela projektet Entreprenören behöll ursprungspersonalen så gott det gick under hela projektet. Vad som krävdes av Kommunfastigheter i Nyköpings kommun var att projektledaren skulle vara densamma under projektets alla år. Möjlighet till avbeställning Första steget var att genomföra en fullständig energiutredning. Efter det redovisades projektförslag utifrån utredningen, men om Kommunfastigheter inte var nöjd med förslaget kunde de hoppa av. Bo Flinkberg, Kommunfastigheter i Nyköpings kommun Befintligt skede i EPC-processen Projektet är avslutat och omfattade 123 fastigheter, kvm, och både skolor, boende, kontor, badhus, industrilokaler och barnstugor ingick. Återbetalningstiden var 8 år och implementeringstiden ca 2 år. Eftersom Kommunfastigheter i Nyköpings kommun hade begränsat med resurser, stagnerad kompetensutveckling, krav på sig att minska utsläppen, inga enhetliga systemlösningar samt begränsad tillgång till investeringsmedel togs beslutet att genomföra ett EPC-projekt. Målet med EPC-projektet var att: Få en effektivare hantering av drift och underhåll Ta med hela byggnadsbeståndet Få en mer attraktiv arbetsplats höja medarbetarnas kompetens Genomföra energibesparingar och miljöförbättringar PROJEKTFÖRBEREDELSERNA Presentera ett tydligt koncept för beslutsfattarna Bo berättar att det är viktigt att presentera ett tydligt koncept för politikerna, vad bristerna är med nuvarande status, att visa en riktig besparingsprognos, att visa på att kompetensen kommer att höjas så att driften kan köras i egen regi sedan. Fokus ska ligga på fördelarna med projektet och att EPC innebär en möjlighet för kommunen att ligga i topp avseende energi- och miljöfrågorna, samtidigt som det är mycket ekonomiskt fördelaktigt. Framgångsfaktor 3: Vikta kompetensen högt - Kompetensen och erfarenheten borde viktas högt, råder Bo. Det är viktigt att entreprenören har energieffektivisering som sin nisch och att de har erfarenhet av projekt av liknande storlek och omfattning. Även kvalitet- och miljöaspekter är viktiga. Ekonomin däremot borde viktas lågt. För liten entreprenör Bo råder till att inte satsa på ett för litet företag, som inte har energieffektivisering som nisch, eftersom det kan finnas risk att företaget säljer ut den delen av företaget. KONSULTHJÄLP VID UPPHANDLING Kommunfastigheter i Nyköpings kommun tog inte hjälp av en konsult vid upphandlingen. EPC FAS 1: ANALYSFASEN Se entreprenören som samarbetspartner - Det är viktigt att se entreprenören som en samarbetspartner och inte bara ett företag som vill tjäna pengar, säger Bo. För oss så löstes alla uppkomna problem under projektets gång över sammanträdesbordet, det har varit ett mycket bra samarbete. Gör en egen besparingskalkyl - Det kan vara en stor fördel att göra en egen besparingskalkyl, berättar Bo. Vi gjorde en egen kalkyl på några egna byggnader. Vi valde ut olika typer och räknade ut ett medelvärde och kom fram till att ca 16 % av energin kunde sparas. Sedan fick entreprenören räkna på besparingspotentialen, de kom fram till 17 % besparingspotential. - Om man har utvärderat byggnaderna själv först, så är man bättre insatt, menar Bo.

13 Fallgrop 1: Brister hos entreprenören Kommunfastigheter var tvungna att hjälpa entreprenören med vissa produkter, som exempelvis att ta fram digitala mätare för vatten. Fallgrop 2: Policy hos elbolag Kommunfastigheters elbolag hade en policy som innebar att kommunen var tvungen att installera egna elmätare eftersom de inte fick använda elbolagets mätare. Det hade varit smidigare ifall två utgångar hade använts på de befintliga mätarna istället. EPC FAS 2: ÅTGÄRDSFASEN Ta med samtliga byggnader i projektet - Genomför EPC:n för samtliga byggnader och inte bara de som ger vinst, råder Bo. Vissa byggnader kanske man inte tjänar en krona på men andra mer lönande byggnader betalar problembyggnaderna. Tillräckligt med tid för den egna driftspersonalen Det var viktigt att vara medveten om tidsåtgången för den egna driftspersonalen. Det var bra att från början sätta av tillräckligt många timmar för EPC-projektet. Framgångsfaktor 3: Samarbete med underentreprenörer - Vår entreprenör nyttjade de entreprenörer som vi hade årsavtal med inom vatten, värme och el, vilket var väldigt bra eftersom det kunde ha blivit problematiskt att samarbeta med andra, berättar Bo. EPC FAS 3: UPPFÖLJNINGSFASEN Inga färdiga system Eftersom Kommunfastigheter var de första som genomförde EPC fanns det inga färdiga system vid uppföljningsfasen, därför fick de skapa egna system. MEST NÖJD MED - Vi är väldigt nöjda med att energi- och miljövinsten blev bättre än räknat, säger Bo. Det är också roligt att Nyköpingsmodellen har fått spridning. MINST NÖJD MED Bo är minst nöjd med att elbolagets policy förorsakade att de var tvungna att lägga in egna elmätare. DET VÄRSTA SOM KAN HÄNDA Det värsta som skulle kunna ha hänt var ifall ett ickeseriöst företag hade vunnit upphandlingen, eller ett företag som inte hade energieffektivisering som sin nisch och som sedan hade upphört under projektets tid. ENERGIEFFEKTIVISERINGSÅTGÄRDER OCH SYSTEMLÖSNINGAR Följande är exempel på energieffektiviseringsåtgärder och systemlösningar som blev ett resultat av Kommunfastigheter i Nyköpings kommuns EPCprojekt: Web-baserad systemlösning, grafiskt tillgängliga via kommunens datanät Bakåt- och framåtkompabilitet för system och produkter Ca 600 mätare för fjärrvärme, kallvatten, varmvatten, elmätare, oljeförbrukning Ny värmepumpsanläggning Nya ventilationsspjäll- och torkbatterier Ombyggnad av varmvattenvärmningen och ventilationsanläggningar Installation av frånluftåtervinning Nya kulvertar Utbytta reglerventiler Miljövinster Energibesparingen var år %, %, % samt %. I september 2008 var projektet nästan färdigt och den garanterade besparingen på 11,9 GWh (17 %) överträffades, den uppnådda besparingen blev 20,6 GWh (28 %). Detta innebär en minskning av koldioxidutsläppen med ca 8300 ton per år. INVESTERING OCH BESPARING Det blev mer besparing än förväntat (28 % istället för 17 %), och del av överskottet gick till ändringar och tillägg samt att resurser frigjordes till fler projekt. Bo berättar att orsakerna till överprestationen har varit det stora engagemanget och fokusen på projektet från personal och hyresgäster, att entreprenören har kompletterat med ytterligare investeringar till egen kostnad (de hittade lönsamma investeringar eftersom överskottet delades 50/50), samt snabbare implementering av vissa byggnader. Pay-offtiden kan minskas med över ett år. Nya projekt som är på gång är värmepumpsprojektet där 90% av all olja försvinner. Kommunen beräknar att minska koldioxidutsläppen med ca ton per år samt beräknar att spara ca kr per år. Ett annat projekt är installation av solceller på fem offentliga byggnader inom kommunen, vars mål är att minska energikostnaden, koldioxidutsläppen samt stimulera integrationen av solceller som en naturlig del i byggprocessen. FINANSIERING Kommunfastigheter i Nyköpings kommun finansierade projektet själva.

14 UTBILDNING OCH PERSONAL Det gjordes först en förstudie av personalens kompetens. Utifrån denna samt personalens önskemål gjordes en utbildningsplan. Höga krav ställdes på entreprenören. Varje person fick 14 dagars utbildning som omfattade EPC, vvs, el, m m. Halva tiden tillbringades i skolbänken och halva tiden ute i anläggningarna detta varvat om vartannat. All personal stod därefter på samma nivå. Personalen var mycket nöjda. - Det är mycket viktigt att all personal är involverad från dag ett, råder Bo. EPC är ju inte ett system man har köpt utan ett verktyg att arbeta med. Personalen är medbestämmande. Driftoptimeringen har skett på egen hand. ENERGIDEKLARATION Energideklarationen upphandlades separat, eftersom när Kommunfastigheter genomförde EPC:n fanns inte lagen om energideklarationer. TIDSÅTGÅNG Tidplanen hölls, denna gjordes upp tillsammans med entreprenören efter analysfasen. - Det är viktigt med regelbundna byggmöten för att stämma av behövs mer personal eller ska byggtiden förlängas? Förklarar Bo. - Vi valde att ta in mer personal. POLITISKA MÅL Förutom att uppfylla kommunens politiska miljömål (bland annat att sänka energiförbrukningen med 10 % innan 2006), har underhållskostnaderna minskat med 5 %. Nyköpings kommun kommer i och med EPC-projektet och värmepumpsprojektet att vara en av Sveriges mest energieffektiva samt miljöanpassade kommuner på energisidan. VERIFIERBARHET OCH ÖKAD KVALITET EPC-projektet resulterade i kontinuerlig uppföljning och ökad kontroll av energiförbrukning, bättre inomhusklimat för hyresgästerna och ökad energimedvetenhet hos anställda och hyresgäster. Klimatkrav fanns med i projektet, och alla byggnader knöts ihop. - Att mäta är att veta, konstaterar Bo. Det är viktigt med bakåt- och framåtkompabilitet. Vi har ca 600 mätare. Vi sparar ca 1 miljon på drift och underhåll med t ex fjärravläsning då upptäcker vi snabbare exempelvis läckor. När det blir fel i kurvorna så får vi larm om detta. Det har också skett en värdeökning av fastighetsbeståndet tack vare den tekniska uppgraderingen.

15 REGIONFASTIGHETER SKÅNE Intervju med Peter Jansson Peter Jansson arbetar som projektledare för Regionfastigheter Skåne i EPC-projektet. BEFINTLIGT SKEDE I EPC-PROJEKTET Regionfastigheter Skåne har genomfört alla faserna i EPC-projektet för ett fastighetsbestånd om kvm, och är nu i slutet av fas 3, uppföljningsfasen. Dessutom har Regionfastigheter Skåne avslutat fas 1, analysfasen, för ett bestånd om kvm, som inväntar beslut om fortsättning och start av fas 2, åtgärdsfasen. UPPHANDLINGEN Gör en ordentlig prekvalificering Eftersom det är en väldigt stor summa pengar som anförtros åt EPC-entreprenören, som inte exakt kan tala om fullt ut vad denne tänker göra (endast exempelvis att vissa angivna system ska uppdateras), krävs en riktigt kompetent, stor och ekonomisk stark partner. Därför är det viktigt att göra en ordentlig prekvalificering och ställa tuffa krav på ekonomi och kompetens hos den blivande EPC-entreprenören. Följande byggnader har genomgått EPC PROJEKTFÖRBEREDELSERNA Framgångsfaktor: Förbered den egna organisationen väl Eftersom Regionfastigheter Skåne är en väldigt stor organisation, med ungefär 250 personer som arbetar med driftfrågor, är det väldigt viktigt att förbereda dem väl på att det kommer in en partner i och med EPC-projektet som behöver hjälp att hitta i byggnaderna samt som de kommer att behöva samarbeta med den nästkommande tiden. Driftpersonalen kommer att utbildas av entreprenören och är med i diskussioner med entreprenören om åtgärdsförslag för energieffektiviseringar. Att inte få med sig den egna organisationen Om den egna organisationen inte förbereds på vad det innebär att ta in en EPC-entreprenör, kan denna tas emot på fel sätt. - Personalen kanske inte är van vid att arbeta på det sätt som ett EPC-projekt innebär, säger Peter. Det är ett partnerskap man ingår i. Noggrann bedömning av kostnader Det är också viktigt att hitta en rimlighet i vad anbudsgivarna presenterar att projektet kommer att kosta (analysfasens pris/kvm exempelvis). Det är en god idé att bedöma detta tillsammans med dem som känner till byggnaderna väl, Regionfastigheter Skåne gjorde det tillsammans med de projektledare som ansvarar för respektive byggnadsobjekt. För att undvika att entreprenören uppger orimliga investeringskostnader, råder Peter att investeringskostnaderna bryts ner så långt som möjligt. - Undvik att få investeringskostnaderna presenterade i en klump där massor av byggnader ingår, säger Peter. Varje investering ska istället anges per byggnad och bedöms sedan med hjälp av projektledarna som har god kännedom om byggnaderna. Entreprenören gör dåliga investeringar Om man får in en entreprenör som misslyckas med investeringarna, inte når målen och går i konkurs blir

16 beställaren oerhört lidande. Därför är det mycket viktigt med en ordentlig prekvalificering för att få en kompetent och stark ekonomisk partner i EPCprojektet. EPC FAS 1: ANALYSFASEN Framgångsfaktor: Engagerad organisation och personalresurser Det är viktigt att ha med hela den egna organisationen och att ha tillräckligt med personalresurser för det innebär mycket arbete att hjälpa entreprenören med att tillhandahålla ritningar, energistatistik m.m. EPC FAS 2: ÅTGÄRDSFASEN Egna projektledare för varje objekt Regionfastigheter Skåne hade egna projektledare som ansvarade för varsitt sjukhus, dessa var kontaktpersoner gentemot verksamheten och kunde på så vis underlätta kommunikations- och informationsflödet. Egna besiktningsmän Egna besiktningsmän fanns också på plats för att kontrollera att entreprenören hade gjort rätt, att ritningarna blev uppdaterade och att det blev byggt som överenskommet. Fallgrop 1: Tidsförsening Projektgenomförandet tog mycket längre tid än vad det var tänkt. Det är viktigt att följa projektplanen, vilket organisationen försökte göra. Fallgrop 2: Att inte samarbeta Det är viktigt att se entreprenören som sin samarbetspartner. Många kanske kan vara rädda att de ska bli lurade på pengar, men i ett EPC-projekt handlar det om vinner de, så vinner vi. EPC FAS 3: UPPFÖLJNINGSFASEN Framgångsfaktor: Engagerad och införstådd personal I projektuppföljningen är det viktigt med en engagerad organisation som deltar på uppföljningsmötena, exempelvis deltar driftpersonalen på dessa möten. Det är viktigt att personalen är införstådda i att projektet innebär långsiktighet, uppföljningen varar under hela återbetalningstiden som i Regionfastigheter Skånes fall är 7 år. Under hela denna tid måste personalen ställa upp. Dålig information om genomförda åtgärder Det kan vara svårt att isolera EPC-projektets vinster, eftersom nya energieffektiviseringsåtgärder görs under de sju år som uppföljningen varar. Dessa nya åtgärder, som t ex fönsterbyten, ska inte tillgodoräknas entreprenören. Det är dock svårt att få in information om alla åtgärder som görs, eftersom Regionfastigheter Skånes sjukhus är mycket stora. MEST NÖJD MED I EPC-PROJEKTET - Vi är mest nöjda med att vi har minskat värmeförbrukningen med 25 %, konstaterar Peter. Väldigt många åtgärder gjordes på en och samma gång, vilket gjorde att brytningen på energikurvan syntes relativt omgående. Projektet har gett trovärdighet åt Regionfastigheter Skåne, så de har dessutom fått nya medel till andra projekt också. Dessutom är ett nytt EPC-projekt igång. - En annan viktig aspekt som vi är mycket nöjda med är att endast en upphandling krävdes i och med EPCprojektet. Annars hade vi fått göra väldigt många små upphandlingar för alla åtgärder som gjorts, tillägger Peter. MINST NÖJD MED I EPC-PROJEKTET Det var svårt att följa upp projektet i uppföljningsfasen, eftersom det skulle göras under så lång tid. Svårigheten låg i att beräkna ifall besparingar berodde på enbart EPC-projektet eller ifall det även fanns andra åtgärder som borde räknas in. Bra rutiner för att få in information från projektledarna som också är med på uppföljningsmötena skulle kunna förhindra denna osäkerhet. - Ett annat problem som kan uppstå är då vinstdelningen ska göras med entreprenören, säger Peter. Det kan bli en diskussion med entreprenören om att exempelvis temperaturen ligger fel eller att fel luftflöden har angivits. DET VÄRSTA SOM KAN HÄNDA Det värsta som skulle kunna hända i ett EPC-projekt enligt Peter är att entreprenören tar investeringspengarna, gör inte besparingarna och går i konkurs. Att apparater har installerats men inte rätt apparater. För att förhindra att detta sker betonar Peter återigen vikten av att skaffa en partner med gott rykte, stark ekonomi och att inte bara upphandla den entreprenör som lovar mest besparing eller har lägst pris/kvm. GENOMFÖRDA ENERGIEFFEKTIVISERINGSÅTGÄRDER Åtgärder som genomfördes omfattade förbättringar av: värme- och kylsystem, ventilationssystem, styr-, regler- och övervakningssystem, byggnadsskal (fönster, dörrar, isolering, tätningar). I och med EPC-projektet moderniserades byggnaderna till en betydligt bättre standard. EKONOMI Den beräknade investeringen i och med EPC-projektet överskreds inte, utan blev exakt på kronan enligt

17 beräkningen. Inga tilläggsbeställningar uppkom. En fallgrop kan annars vara att entreprenören tar in en billigare lösning eller något dåligt fabrikat trots att de lovat annat. Detta har inte skett i Regionfastigheter Skånes EPC-projekt. Regionfastigheter Skåne fick statligt bidrag på 20 miljoner kronor för energieffektiviseringsåtgärder. Dessa räknades inte in i EPC-projektets lönsamhetskalkyl. Istället för att korta ner återbetalningstiden till entreprenören, gjordes istället ytterligare energieffektiviseringsåtgärder för att nå ännu lägre energiförbrukning på sikt. I och med EPC-projektet upptäcktes flera ytterligare åtgärder som behövdes göras. Dessa genomfördes EPC-projektet, då mer spetskunskap ska ingå i utbildningen. Det var svårt i det första projektet att veta på vilken nivå utbildningen skulle läggas på, vilket resulterade i att det blev en något för låg nivå driftpersonalen kunde mycket redan. I och med EPC-projektet kunde personalresurser frigöras, eftersom projektet resulterade i mindre larmutryckningar och att byggnaderna blev lättare att styra och sköta. Därmed kunde underhållsbudgeten läggas på annat. ENERGIDEKLARATION Regionfastigheter Skåne fick den första energideklarationen i Sverige. Alla deras byggnader över 1000 kvm kommer att ha en energideklaration innan årets slut, mycket tack vare EPC-projektet. också, men med hjälp av underhållsbudgeten. Energibesparingarna resulterade i minskade kostnader om 15 respektive 4 miljoner kronor/år. Spin-offeffekterna bestod i att andra inom Regionfastigheter Skåne, som inte var med i EPC-projektet, började spara även de. För enbart EPC-projektet blev besparingen 13 miljoner kronor/år. Det blev den kostnadseffektiva lösning som Regionfastigheter Skåne hade tänkt sig. MILJÖVINSTER Hittills har EPC-projektet samt dess spin-off-effekter gett en besparing på 30 GWh värme och 5 GWh el. GARANTI Till årsskiftet vet Regionfastigheter Skåne ifall entreprenören har uppfyllt garantin. Troligtvis gör de det, garantin ligger på 85 %. För en del av byggnadsbeståndet kommer entreprenören troligtvis uppfylla besparingar utöver den garanterade nivån. UTBILDNING & PERSONAL Utbildningen av driftpersonalen i EPC-projektet var bra. Den kommer att göras ännu bättre nu i det nya TIDSÅTGÅNG Alla olika stegen i EPC-projektet tog längre tid än beräknat. Beslutsprocessen inkluderat. Det skulle verka i organisationen, alla skulle förstå modellen, innan beslut kunde tas. Analysfasen och åtgärdsfasen blev försenade. Totalt försenades hela projektet från början till slut med ca två år. VERIFIERBARHET Detta är en mycket viktig del av projektet. Det har fungerat väldigt bra för Regionfastigheter Skåne. - Vi mäter i alla hus, säger Peter. Vi som mäter förser entreprenören med alla mätvärden. Sedan omvandlar entreprenören dessa till en kurva och kollar av resultatet mot sin besparingsgaranti. Regionfastigheter Skåne gör även egna kurvor för att följa utvecklingen av byggnadernas prestanda. KVALITET EPC-projektet har inneburit en förhöjd teknisk standard på byggnadsbeståndet samt har bibehållit ett gott inomhusklimat och på vissa ställen förbättrat inomhusklimatet.

18 KOMMUNFASTIGHETER I ÖREBRO Intervju med Mats Brantsberg och Arne Hermansson Mats Brantsberg är fastighetschef och Arne Hermansson arbetar som projektledare för Kommunfastigheter i EPC-projektet. Mats Brantsberg och Arne Hermansson, Kommunfastigheter i Örebro BEFINTLIGT SKEDE I EPC-PROJEKTET EPC-projektet startades upp år Det delades sedan upp i två delar, första delen som innefattade ett byggnadsbestånd som skulle åtgärdas under 2006 och andra delen resten av det utvalda byggnadsbeståndet som skulle åtgärdas under 2007 och Att de delade upp EPC-projektet i två delar beror på att de fick statligt bidrag som endast betalades ut för år Möjligheten till bidrag förlängdes senare att gälla även 2007 och De har nu nått fas 3 för del 1 och är i slutskedet av fas 2 för del 2. Kommunfastigheter förvaltar 600 byggnader totalt och av dessa ingick 400 i projektet. Avskrivningstiden är 15 år, medel-pay-off-tiden är 9 år och internräntan ligger på 5 %. Det drivande motivet för att starta EPC-projektet vara ekonomin, att få loss mer pengar till underhåll. Energipriset dubblades under några år, fjärrvärmepriset hade högre utveckling än vad hyrorna tilläts öka, akuta åtgärder behövdes alldeles för ofta eftersom det förebyggande underhållet hade släpat efter. EPC kom in i diskussionen som en lösning för att bryta denna negativa trend. Det var en fördel att göra projektet så stort de byggnader som innebar mindre lönsamhet kunde tas med och betalas av de byggnader som hade kortare pay-off-tid. Det var ett fantastiskt fastighetsutvecklingsprojekt, byggnaderna har moderniserats - de har en helt annan status idag jämför med innan projektet. De nya styr- och reglerfunktionerna har gett rationell övervakning och ökad kontroll på driften och kostnaderna. Komforten är säkerställd i byggnaderna, såsom temperaturer och drifttider. Kompetensen har höjts hos personalen. Alla har fått utbildning minst en dag, totalt utgjorde utbildningarna 280 mandagar. Driftspersonalen känner ett större engagemang. Det finns även ett coach -system för att lära andra i personalen den nya apparaturen. Det är roligt med uppmärksamheten som Örebro får genom projektet. Många kommer på studiebesök för att inspireras och lära sig. Från början var motivet med projektet förbättrad ekonomi (garanterad energibesparing), men under projektets gång, har det blivit mer och mer ett miljöprojekt. Klimatfrågan är minst lika viktig i kommunfullmäktige. Projektet uppfyllde även lagkrav om energideklarationer. EPC-formen på avtalet effektiviserade det administrativa arbetet. Istället för många små upphandlingar för att genomföra energieffektiviseringsåtgärder i kommunens alla olika byggnader, genomfördes en enda stor upphandling. Totalentreprenören skötte allt och plockade in underentreprenörer. Totalentreprenören frågade Kommunfastigheter om rekommendationer. Många av underentreprenörerna var lokala. En fördel med att de var lokala var vid projektets slut, känner dessa väl till byggnaderna. Att underentreprenörerna sköter sig ligger i totalentreprenörens intresse, då denna har utlovat en besparingsgaranti som den blir betalningsskyldig om denne inte uppfyller garantin. Mest nöjd med: En stor fördel var att man upphandlade ett samarbete, det var en ständigt pågående process där EPC-företaget trimmade in inställningar, utbildade tekniker, följde upp, kom med kompletterande förslag. Exempelvis hittade Kommunfastigheters entreprenör saker som borde åtgärdas och betalade själva för dessa. Drivkraften för företaget var den utlovade garantin och incitamentsavtalet. Hölls inte garantin betalades mellanskillnaden av EPC-företaget. MILJÖVINSTER Den sammanlagda minskningen av växthuspåverkande koldioxid genom EPC-projektet är ca 3600 ton/år (minskning med 31 % beräknat på samtliga byggnader respektive 36 % beräknat på byggnader som ingick i projektet, jämfört med totala utsläppen innan projektets start). Det motsvarar utsläppen från Örebro kommuns samlade transporter. Försurande svaveldioxid minskas med 750 kg/år (15 % resp. 25 %). Försurande och övergödande kväveoxider mins-

19 kas med 1950 kg/år (17 % resp. 24 %). Den energianvändning som minskas är fjärrvärme 12,5 GWh, olja 4,5 GWh, och el 3,5 GWh. 3 GWh biobränsle tillkommer i nya pelletsanläggningar. ATT TÄNKA PÅ: RESURSKRAV Att tänka på vad gäller ett så stort projekt med många byggnader, är att det innebär att det tar mycket resurser från den egna organisationen. Detta måste man räkna med. Det är dock bara resurskrävande under en begränsad tid. För Kommunfastigheters del innebär EPC-projektet sammanlagt en heltidsanställd projektledare, en driftansvarig som arbetar % och en energiingenjör som arbetar 25 % samt en informatör som arbetar %. Dessutom har driftteknikernas arbete fått koncentrerats på att följa arbetet med installationer i de byggnader som ingår i projektet. SAMARBETSSVÅRIGHETER En risk som Mats och Arne ser med ett EPC-projekt är ifall man får in en totalentreprenör som samarbetet inte fungerar med. Lyckligtvis har så inte varit fallet för Örebro. De tänker sig att det är viktigt med tydlig vilja, ödmjukhet och engagemang för att undvika att sådant inträffar. PROJEKTFÖRBEREDELSERNA Gör en förstudie Den första rekommendationen som Arne och Mats ger gällande förberedelsefasen är att göra en förstudie (Örebro lät extern part göra denna). Många gånger tänker en kommun att vi har jobbat så mycket med energieffektivisering här finns inget mer att göra. Så tänkte även Örebro först. De låg på snittet vad gällde nyckeltal för energiförbrukning exempelvis. Man hade jobbat i 15 år med energieffektiviseringsarbete. En förstudie är så pass billig att göra och blir en kontroll samt ger bra information om statusläget. - Resultatet från förstudien visade att vi kunde göra ytterligare energibesparingar uppåt 20 %. Det kom som en överraskning, säger Mats. Få med politikerna tidigt Då förstudien var gjord, presenterades denna på ett möte, dit bland annat politiker var inbjudna. Kommunfastigheter arbetade mycket med att presentera själva EPC-modellen. Ibland kan personer tycka att här kommer någon och kostar pengar av organisationen när vi kan göra det själva. Det var därför viktigt att förklara hur finansieringen går till. Även studiebesök, med politiker och andra aktörer inbjudna, gjordes till en annan kommun där EPC-projektet redan var igång. De kunde dela med sig av sina erfarenheter av projektet. Andra viktiga aktörer att få med utöver politikerna, är den centrala finansen och sin egen organisation. En fördel med ett sådant projekt som EPC är att oftast är politikerna överens p.g.a. ekonomiska fördelar och miljöfördelar, det blir en blocköverenskommelse. Detta är nödvändigt eftersom projektet kan pågå över flera mandatperioder. För snäv tidsplan En fallgrop är tidsaspekten. Det är viktigt med en väl tilltagen tidsplan så att man hinner få förankring hos politiker och få beslut innan nästa steg är planerad att starta. EPC-projektets genomförandeåtgärders starttid är oftast anpassad till eldningssäsongen exempelvis, eftersom analysen av byggnaderna måste göras under eldningssäsong. Eftersom modellen är så komplex, tar det tid att förklara och visa upp. Modellen visar ju att förutom en besparing, får man dessutom lönsamhet och extra åtgärder. Många kan tycka att det låter för bra för att vara sant. UPPHANDLINGEN Kommunfastigheter Örebro gjorde förfrågningsunderlagen själva, de tog hjälp av andra kommuners underlag. De tog sedan hjälp av en extern konsult vid utvärderingen. En förstudie bör göras, som visar vad själva upphandlingen ska handla om. Nästa viktiga steg är att tillämpa föranmälan med prekvalificering då man ställer krav på själva företaget. Två saker är viktiga i detta steg: 1. Att de har tillräckliga personella resurser, antingen själva eller genom samarbetsavtal. 2. Modersbolagsborgen ställs. Inte bara 10 % krävs, utan hela kontraktsbeloppet. Det är ett väldigt viktigt krav eftersom det visar vilka ekonomiska muskler företaget har. Detta krav minskar risken för problem vid en ev. konkurs, EPC-projektet kan genomföras oavsett dotterbolagets fortlevnad. Det är sedan nödvändigt med upphandlingsförfarandet förhandlad upphandling eftersom man inte vet omfattningen när man antar entreprenör. Besparingskraven sätts utifrån entreprenörens beräkningar eftersom de står för dessa kan de garantera en viss besparing. I Kommunfastigheters fall garanterades 85 % av beräknad besparing. Incitamentsavtal tecknades också på besparing utöver det beräknade. Kommunen svarade för investeringskostnaden med egen upplåning. Kommunfastigheter Örebro ansåg kostnaden rimlig. Det är viktigt att titta på hela konceptet, att upphandla EPC innebär att man köper kunskap, samarbete och installation i ett.

20 Lundby skola, fläktrum Vad gällde tidplanen fanns en klausul i avtalet, att om de bidrag som kunde sökas för den här typen av projekt inte skulle förlängas, kunde Kommunfastigheter Örebro avbryta EPC-projektet efter en första etapp. Det är viktigt att ställa krav på hög kompetens hos entreprenören. Detta bör viktas mycket högt. Kravet ska gälla att de dels att har tillräckligt mycket kompetens och också relevant kompetens, dvs. erfarenhet av de olika delarna i EPC-projektet. Ta hjälp En rekommendation är att ta hjälp av en konsult tidigare i upphandlingsskedet. Marknaden har nämligen utvecklats och blivit svårare. Företagen är mer benägna att överpröva ifall man inte gör rätt från början. Omfattningen av konsulthjälpen kan dock bero på den egna organisationens kompetens inom området: Organisation med mycket kompetens: konsulten kan agera mer som bollplank. Organisation med lite kompetens: konsulten kan hjälpa till att upprätta förfrågningsunderlag, som kommunen sedan granskar. Betydelsefullt är att konsulten har erfarenhet av denna typ av upphandling eller projekt. Val av upphandlingsförfarande Det är viktigt att välja förhandlad upphandling (med föregående kvalificering alt. urval) eftersom man på förhand inte vet om omfattningen av projektet och därmed inte heller prissumman. Framgångsfaktor 3: Val av krav och viktning Ekonomisk labilitet - Ett viktigt krav att ha med är att anbudsgivarens organisation (exempelvis moderbolaget) ska ha fullständig täckning av hela projektet. Det är viktigt att moderbolaget ställer borgen ifall dotterbolaget inte klarar garantin och blir betalningsskyldiga till kommunen i flera års tid. Viktning - Det är också viktigt att inte vikta priset för högt. Det som på förhand kan utvärderas är analysfasens (fas 1) kvadratmeterpris, men denna är av väldigt liten betydelse i jämförelse med hela EPCprojektets totala pris. - Att upphandla ett EPC-projekt handlar inte bara om att upphandla en arbetsinsats, utan ett långvarigt samarbete, menar Arne och Mats. Därför är kvalitativa aspekter mycket viktiga för att få till stånd en så pass stor energibesparing som möjligt. Aspekter som ska viktas högt är entreprenörens kompetens, resurser, organisation, erfarenheter samt finansiella styrka över tid. Kommunfastigheter hade även som krav att åtgärderna i åtgärdsfasen (fas 2) skulle vara märkesoberoende. Vad detta skulle innebära förhandlades. Först gick man igenom alla anbuden och sedan skedde genomgång vid möten med de olika anbudsgivarna. Förhandlingen skedde vid dessa tillfällen samt efter mötena. Tilldelningsbeslut skickades till alla, inte bara de som fick lämna anbud. Detta är inte ett krav enligt LOU. Fallgrop 1: Överprövning Kommunfastigheter Örebros tilldelningsbeslut blev överprövat (med avseende på pre-kvalificeringen). Kommunfastigheter fick dock rätt i länsrätten, dvs. de hade inte gjort något fel i sin upphandling. Ett av företagen som hade ansökt om att få komma in med inbjudan ansåg att valet av upphandlingsförfarande var felaktigt samt att förutsättningarna för prekvalificeringen var diskriminerande och icke-transparenta. Det Mats och Arne kan möjligen tänka sig som skulle